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TÍTULO DEL CASO Fundesem mejora el control de su gestión estratégica gracias a la solución de cuadro de mando SisCMI de Sistel Empresa Consultora Sistel

(www.sistel.es)

Empresa Cliente Fundesem Categoría Sistemas de información Fecha SITUACIÓN INICIALSITUACIÓN INICIALSITUACIÓN INICIALSITUACIÓN INICIAL El exceso de información es algo comúncomúncomúncomún en muchas empresas. Fundesem necesitaba simplificarsimplificarsimplificarsimplificar el mecanismo de búsqueda en su base de datos, repleta de información. RESULTADO FINALRESULTADO FINALRESULTADO FINALRESULTADO FINAL Una herramienta eficaz que permite ser mmmmás rápidosás rápidosás rápidosás rápidos en la toma de decisiones y como consecuencia más flexibles y eficaces ante cambios en el entorno. SOLUCIÓN PROPUESTASOLUCIÓN PROPUESTASOLUCIÓN PROPUESTASOLUCIÓN PROPUESTA Una solución de CMIsolución de CMIsolución de CMIsolución de CMI que le permitiría gestionar los sistemas de información. DESARROLLO DEL PROYECTODESARROLLO DEL PROYECTODESARROLLO DEL PROYECTODESARROLLO DEL PROYECTO Se ha trabajando en la integración de esta herramientaintegración de esta herramientaintegración de esta herramientaintegración de esta herramienta en su base de datos adaptándose a las necesidades concretas manifestadas por la institución. Con esta solución se reduce el tiempo de consulta de los indicadores de gestión de 7 de 7 de 7 de 7 días a apenas minutosdías a apenas minutosdías a apenas minutosdías a apenas minutos. RELACIÓN CON EL CLIRELACIÓN CON EL CLIRELACIÓN CON EL CLIRELACIÓN CON EL CLIENTEENTEENTEENTE Fundesem es cliente de Sistel desde hace más de seis años.

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TÍTULO DEL

CASO

Fundesem mejora el control de su gestión estratégica gracias a la solución de cuadro de mando SisCMI de Sistel Empresa Consultora Sistel Empresa Cliente Fundesem

Categoría Información Fecha 2010

1) Problema / Oportunidad a la que se enfrenta el cliente

Fundesem necesitaba datos muy precisos, indicadores de su base de datos que utilizarían luego

para la toma de decisiones; saber el número de matriculados en su institución en cualquier

momento o, por ejemplo, la cantidad de alumnos que solicitaban información sobre sus cursos

(candidatos) y luego cuántos de ellos se convertían efectivamente en alumnos o se

desestimaban. Con el volumen de datos que poseen sus sistemas de información, tener esta

cifra tan importante requería al menos una semana de trabajo; hacerlo en tiempo “era

simplemente imposible” tal como nos afirma Ramón Mañas, Director General de Fundesem.

2) Antecedentes

Uno de los problemas más comunes de las empresas hoy en día es el “exceso de información”.

Conforme la organización crece, aumenta la complejidad de sus SI, se incrementan los datos, se

hace complejo el seguimiento y se pierden de vista los resultados en la inmensidad de una base

de datos que termina por ser sólo un gran fichero de consulta.

Adolfo Espinoza, Director Financiero, nos comenta que sí que estimaban los índices para

mejorar la gestión, obviamente porque son necesarios para la toma de decisiones. Sin embargo,

para ello empleábamos Access cuyo uso y visualización de datos tiene ciertas limitaciones.

3) Solución Propuesta

Sistel recomienda a Fundesem una solución de CMI que le permitiría gestionar los sistemas de

información. Éste se integraría a su base de datos adaptándose luego a las necesidades

concretas manifestadas por la institución. Con esta solución se reduce el tiempo de consulta de

los indicadores de gestión de 7 días a apenas minutos que era lo requerido.

4) Desarrollo del proyecto

1) El reconocimiento explícito de la cadena de valor de las organizaciones y la fijación de objetivos

para cada uno de los niveles (y alineados con su misión y visión), es lo que da lugar a una

estrategia empresarial definida. Cuando tenemos esto claro, se propone la elección de una serie

de indicadores numéricos que reflejen adecuadamente esta estrategia y cuyo conjunto es lo que

constituirá el Cuadro de Mando Integral (CMI).

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2) El CMI está orientado al beneficio como único criterio de éxito empresarial. De esta manera pasa

a convertirse en una poderosa arma de control de la eficacia empresarial. Cada indicador o ratio

se convierte en la medición de una actividad o conjunto de actividades; y es escogida porque

refleja un aspecto importante de la estrategia formulada por la dirección y porque mide un

aspecto concreto de la cadena causativa indicada.

3) El Cuadro de Mando Integral se diferencia de otras herramientas de Business Intelligence, como

los Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS) o los Sistemas de Información Ejecutiva (EIS), en

que está más orientado al seguimiento de indicadores que al análisis minucioso de información.

En muy común que un CMI sea controlado por la dirección general de una compañía, frente a

otras herramientas de BI más enfocadas a la dirección departamental. Por lo tanto, el CMI

requerirá que los directivos analicen el mercado y la estrategia para construir un modelo de

negocio que refleje las interrelaciones entre los diferentes componentes de la empresa (plan

estratégico). Una vez que lo han construído, los responsables de la organización utilizan este

modelo como mapa para seleccionar los indicadores del CMI.

4) Resultado final

Todos los empleados de esta escuela de negocios trabajan en base a indicadores de gestión

que se convierten en evaluadores del desempeño de cada uno. Fundesem, puede saber

diariamente cuántos alumnos son admitidos en sus procesos, cuántos de ellos son extranjeros,

cuánta publicidad han invertido a nivel nacional para aumentar el número de matrículas; inclusive

puede establecer comparaciones entre años para medir fallos o errores; lo que les ha hecho ser

una institución más ágil, adaptable y dinámica.

Fundesem sigue trabajando con la solución de Sistel, y han hecho todo un desarrollo informático

basado en ella. Cada una de las áreas de negocio o líneas estratégicas de la escuela son

evaluadas a través de un sencillo sistema de Cuadro de Mando que les permite fijar objetivos

perfectamente alineados con su visión y misión