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Ramon Costa i Pujol

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Gestión de ProyectosPrincipales Conceptosy Procesos de Gestión

EUETII - Igualada

Curso 2009-10

Presentación

Ramon Costa i Pujol

Diplomado en Dirección General por EADA e Ing. en Informática y Master en Pedagogía por UPC.

Business Productivity Advisor del Centro de Innovación para la Productividad de Microsoft.

Ha trabajado en compañías de Consultoría de Tecnologías de la Información, Ingeniería del Software y I+D+i

Profesor asociado de Dirección de Proyectos y SSII de la UPC, EADA y las Escuelas Gimbernat (adscritas a la UAB) en donde codirige un postgrado en Gestión de Proyectos.

Miembro del Project Management Institute y de la Junior Chamber International. Vocal del Colegio Oficial de Ingeniería en Informática de Catalunya, de la UEA y Presidente de TICAnoia y asesor de la Cámara de Comercio de Sabadell.

http://ramoncosta.blogspot.com

http://innovacionyproductividad.spaces.live.com

- Proyectos. Definición y características

- Proyectos y Operaciones

- Portfolio, Programas y Proyectos

- Ciclo de Vida

- Dirección de Proyectos. Stakeholders.

- Ámbitos y Momentos de Gestión de Proyectos

- Técnicas y Herramientas.

- Sistemas de Información

- Implantación Metodologías Gestión

- Principales Procesos Gestión Proyectos

- Gestión Integrada de Proyectos

Agenda

Las principales características de un proyecto son la

temporalidad, la consecución de un producto o servicio

único y su ejecución por fases.

Un proyecto se puede definir como un conjunto de esfuerzos, temporales y delimitados por unos costes, unos plazo y unos objetivos finales, dedicados a crear un servicio o

producto único.

Qué es un Proyecto?

Ejemplos

-La construcción de un local, edificio,…

-El lanzamiento de un nuevo producto

-El desarrollo de un nuevo producto

-La organización de desarrollos deportivos o culturales

-El desarrollo de una aplicación informática

-La instalación de un sistema informático

Todas las actividades llevadas a cabo en una

organización se pueden clasificar

en proyectos o operaciones.

Proyectos y Operaciones

Actividades

Operaciones

-Administración y Soporte de los Sistemas de Información

-Call Center-Administración de los Recursos Humanos

-Administración de las Finanzas-Producción en cadena-...

Proyectos

-Implementación de un nuevo Sistema de Información

-Definición y Ejecución de un Plan de Comunicación o Márketing.

-Puesta en marcha de una nueva Política de RRHH

-Plan Anual de Formación-Diseño de un nuevo Producto o Servicio

-Implementación de un nuevo Proceso Organizativo

Proyectos y Operaciones (2)

Portfolio, Programas y Proyectos (2)

Portfolio, Programas y Proyectos. Procesos

Actividades

Hitos

Entregables

Responsables

El „Ciclo de Vida de un Proyecto‟ consiste en las Fases en

las que se divide su trabajo, así como las Actividades,

Hitos y Entregables a generar y sus Responsables.

Ciclo de Vida de un Proyecto

Producto o Servicio

Existen diferentes metodologías de trabajo. Algunas han sido desarrolladas por terceros, aconteciendo “estándares de facto”. En otros casos, las empresas utilizan las suyas

propias

“Estándares”

Propias

Metodologías desarrolladas por organizaciones oficiales o fabricantes y adaptadas para la casuística de la empresa.

Metodologías de trabajo desarrolladas por la propia organización para la consecución de sus proyectos.

• Desarrollo de Sistemas de Información: Metrica • Proyectes de T.I.: Microsoft Solutions Framework.• Gestión de los procesos de venta: Enterprise Selling

Process, Target Account Selling (SIEBEL).• ....

• Elaboración de un Plan Director para la Sociedad de la Información (ICT).

• Gestión de los procesos de innovación a la compañía (CIDEM).

• ...

EjemplosDefinición

Ciclo de Vida/Naturaleza proyectos

La naturaleza del proyecto y el equipo de trabajo

determinarán el uso de una metodología estándar, su

adaptación o la creación de una particular.

Manten. de SSII

Planificaciónde SSII

Análisis Sistema

Diseño Sistema

Construc. Sistema

Implantación y aceptación

Estudio de Viabilidad

ACTIVIDADESAnalizar un conjunto concreto de necesidades para proponer una solución a corto plazo.Los criterios utilizados son tácticos y relacionados con aspectos económicos, técnicos, legales y operativos.

ENTREGABLES• Contexto del sistema• Impacto en la organización• Coste/beneficio• Enfoque y planificación• Solución propuesta• ....

HERRAMIENTAS / TÉCNICAS

• Análisis Coste / Beneficio

• Modelos de procesos de la organización

• ...

“Técnicas de Gestión de Proyectos” (Estimación y Planificación)

Métrica: Ciclo de vida del software

METRICA define las etapas/procesos, sus actividades y

envíos y propone técnicas y métodos de trabajo y guías

de “gestión del proyecto”.

Desarrollode SSII

MSF Process Model MSF Team Model

Risk Management Discipline

ENTREGABLES• Visión y ámbito• Asunción riesgo• Estructura proyecto

Project Management Discipline

Readiness Management Discipline

Microsoft Solutions Framework

MSF propone unos modelos de trabajo (procesos y

equipo), unas disciplinas (gestión de proyectos, riesgo,...)

con unas prácticas y recomendaciones.

Se utilizantécnicas de creatividad paraproponerproyectos

Se seleccionan los proyectos más adecuados a la estrategia de la empresa

Se planifican las fases para ejecutar cada proyecto

Se analizan las desviaciones de la ejecución respecto al plan inicial

Se definen con detalle los requisitos de los proyectos seleccionados

Se monitoriza y se controla la ejecución del plan inicial

Proceso de innovación CIDEM

La metodología propuesta para la gestión de la innovación

del CIDEM parte de la generación de ideas hasta el cierre

de los proyectos.

PMI: Ejemplos




- Ciclo de Vida








Agenda

Independientemente del ciclo de vida,

se tienen que aplicar un conjunto de procesos de gestión

para asegurar la correcta ejecución del proyecto.

La Gestión de Proyectos tiene como objetivo asegurar la correcta ejecución de todas las actividades del mismo, siguiendo la definición del ciclo de vida, y gestionando todos los

aspectos relacionados como los hitos, entregables,…

Gestión de Proyectos‏

Dirección de Proyectos

PMI - PMBOK

Aplicación de los conocimientos, herramientas y técnicas

en las actividades para asegurar que se cumplen las

necesidades y expectativas de los stakeholders.

Coste Tiempo

Calidad

Alcance

Gestión de Proyectos (2)‏

StakeholdersExpectativas: Requisitos No Identificados

Necesidades: Requisitos Identificados

Ámbitos de Gestión

La Gestión de un Proyecto implica la gestión

de ocho diferentes ámbitos/aspectos y su integración.

Integración

Equipo

Calidad

Costes

Tiempo

Alcance

Terceros

Comunicación

Riesgos

La dirección de un proyecto tiene 5 „momentos‟

desde su inicio hasta el cierre.

Momentos Dirección Proyectos

Planificación

Control y Seguimiento

Ejecución

Cierre

Inicio

Para gestionar los diferentes procesos,

el equipo Gestor de Proyectos tiene a su disposición

un conjunto de herramientas y técnicas.

Herramientas y Técnicas

Planificación (Ejemplo)‏

-Definición y Planificación Alcance

-Definición y Estimación Duración Actividades

-....

-Planificación Coste y Elaboración Presupuesto

-Definición Plan Comunicaciones

-....

-Plan de Proyecto

Técnicas y Herramientas de Apoyo

Gantt

PERTWork Breakdown Structure

..........

Herramientas y Aplicaciones

Ejemplo: MSFT EPM

La Solución EPM de Microsoft está basada en la

integración de diferentes aplicaciones y servidores.




- Ciclo de Vida








Agenda

Para el departamento

• Guía común y estandarizada para la gestión de todos los proyectos.

• Unificación de criterios de aplicación y seguimiento.

• Facilidad de incorporación y substitución responsables de proyectos.

Para el equipo de trabajo

• Marco de referencia para las actividades y procesos de trabajo del proyecto.

• Uso de herramientas y guías comunes para la gestión de proyectos.

• Facilidad de incorporación de nuevos miembros al equipo de trabajo.

Para la organización

• Establecimiento de prácticas comunes para el trabajo de todos los departamentos.

• Visión unificada e integrada de todos los proyectos de la compañía y la información relacionada (costes, tiempo, recursos,...) y de los criterios de selección y priorización.

• Credibilidad interna y externa.

• Disminución de desviaciones y reducción de costes.

Beneficios Gestión Proyectos

La necesidad de gestionar correctamente los proyectos,

convierte a su dirección en una herramienta clave de

gestión empresarial.

Independientemente del ciclo de vida,

se tienen que aplicar un conjunto de procesos de gestión

para asegurar la correcta ejecución del proyecto.

La Gestión de Proyectos tiene como objetivo asegurar la correcta ejecución de todas lasactividades del mismo, siguiendo la definición del ciclo de vida, y gestionando todos

los aspectos relacionados como los hitos, entregables,…

Gestión de Proyectos‏

Fase 2 Fase 3 ....... Fase NFase 1

Dirección de Proyectos




Fase 2 Fase 3 ....... Fase NFase 1

Planificación


Ejecución

Cierre

Inicio




Planificación


Ejecución

Cierre

Inicio

¿Cómo invierten las organizaciones su tiempo

en la dirección de los proyectos?

Tiempo dedicado

Planificación

20%

Ejecución

43%

Cierre

7%

Control

18%

Iniciación

12%

Iniciación

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Fuente: Encuesta publicada en PM Network. Dec 2006

Ámbitos de Gestión

La Gestión de un Proyecto implica la gestión

de ocho diferentes ámbitos/aspectos y su integración.

Integración

Equipo

Calidad

Costes

Tiempo

Alcance

Terceros

Comunicación

Riesgos

Ejerc.

Al inicio del proyecto se tiene que definir su alcance,

restricciones y supuestos, asignar el Jefe de Proyectos y

redactar el “Project Charter”.

Inicio

- P1. Project Charter Definición Preliminar del Alcance del Proyecto Planificación

Control y Seguimiento Ejecución

Cierre

Inicio

La planificación del proyecto se lleva a cabo al inicio del

proyecto, en cada fase y cuando las desviaciones durante

la ejecución comporten una replanifación.

Planificación

- P2. Definición y Planificación Alcance (WBS)‏

- P3. Definición Actividades, Orden, Recursos, Duración y Calendario

- P4. Definición y Planif. del Equipo y compras

- P5. Plan Comunicaciones

- P6. Estimación del Coste y elaboración Presupuesto

- P7. Planificación Calidad

- P8. Evaluación Riesgos

- P9. Definición Gestión Plan Proyecto

Planificación


Cierre

Inicio

Ejerc.

Durante el día a día del proyecto se tiene que verificar el

cumplimiento del alcance del proyecto, gestionar el

equipo y distribuir la información según la planificación.

Ejecución

- P10. Ejecución y Gestión del Proyecto

- P11. Adquisición y Desarrollo del Equipo de Proyecto

- P12. Distribución de la Información

- P13. Aseguramiento Calidad

- P14. Gestión Adquisiciones

Planificación


Cierre

Inicio

El principal foco está en los cambios de alcance

y calendario, el seguimiento del equipo

y el rendimiento del proyecto.


- P15. Informe de Rendimiento y Gestión Stakeholders

- P16. Control y Seguimiento de los Riesgos

- P17. Gestión Equipo Proyecto

- P18. Verificación y Control de Cambios (alcance, calendario, costes, calidad)‏

- P19. Administración contratos con terceros

- P20. Control del Proyecto e Integración de Cambios

Planificación


Cierre

Inicio

Al final del proyecto, se debe llevar a cabo el cierre

administrativo, gestionar la aceptación por parte del

cliente y recoger toda la documentación del proyecto.

Cierre

- P21. Cierre del Proyecto y Contratos con Terceros

- P22. Project Post-mortem

Planificación


Cierre

Inicio

Etapa 2 Etapa 3 .......Etapa N

Etapa 1

Planificación proyecto: Esquema

Ej. MSFT PM Discipline, Project Plan




- Ciclo de Vida








Agenda

“Project Integration Management”

Comprende los procesos y actividades necesarios para

identificar, definir, combinar, unificar y coordinar todos los

procesos y actividades en la gestión de un proyecto.

Integración

Equipo

Calidad

Costes

Tiempo

Alcance

Terceros

Comunicación

Riesgos

Procesos propuestos

Aplicación de estos procesos

Planificación

Control Ejecución

Cierre

Inicio

- Desarrollar el Project Charter

- Desarrollo preliminar del alcance del proyecto

- Desarrollo del Plan de Gestión del Proyecto

- Dirección y Eejecución del Proyecto

- Monitorizacióny Control del Trabajo del Proyecto

- Control de Cambios Integrado

- Cierre del Proyecto

Relación entre todos los procesos

Ramon Costa i Pujol

[email protected]

Gestión de ProyectosGracias por la atención

y la participación

EUTEII - Igualada

Curso 2009-10