Estrategias tecnológicas deEstrategias tecnológicas de g gAd i i t ió d lAdministración delAdministración del 

tiempotiempop

Gustavo Villegas LópezGustavo Villegas López

Coordinador EAFIT Virtual

ill @ fit dgvillega@eafit.edu.co

Expectativas InicialesExpectativas Iniciales

¿Qué espero obtener al¿Qué espero obtener al pfi l d t ?final de este curso?final de este curso?

El uso del tiempoEl uso del tiempo

P tá di tPocas personas están dispuestas a reconocer que d l lgran parte del tiempo se malgasta. g p p g

ó h d l ?¿Cómo hacer un mejor uso del tiempo? j p

Pasos:

li l f h lAnalizar la forma en que se aprovecha en los q pdiferentes ambientes (hogar, trabajo, diversión, d e e tes a b e tes ( oga , t abajo, d e s ó ,

etc )etc.)

considerar cómo distribuirlo con mayor eficaciaconsiderar cómo distribuirlo con mayor eficacia

AccionesAcciones

Lleve un registro del tiempo (al menos 2 semanas)Lleve un registro del tiempo (al menos 2 semanas). 

Este registro le proporciona un punto de partida para evaluar g p p p p pen qué debe mejorar.en qué debe mejorar.

Divida cada día en secciones de 30 minutos

Registre exactamente a qué se dedicó en cada g qsecciónsección

Evalúe el tiempo utilizado en tareas productivasEvalúe el tiempo utilizado en tareas productivas e improductivase improductivas

Trace un planTrace un plan

Fíjese metas personales y profesionalesFíjese metas personales y profesionales a corto y largo plazo (mi tiempo es mia corto y largo plazo (mi tiempo es mi 

id )vida).

Cada meta supondrá llevar a cabo una serie de ptareastareas. 

Construya un horario en el que balancee lasConstruya un horario en el que balancee las ti id d (i l dí d 24 hactividades (incluya días de 24 horas y 

semanas de 7 días).semanas de 7 días).

Tomar tiempo para planificar amplia la Tomar tiempo para planificar amplia la p p p pvisión, producep p p pvisión, producevisión, produce

satisfacción personal evita el estrés yvisión, produce

satisfacción personal evita el estrés ysatisfacción personal, evita el estrés y ayuda a lograr los objetivos

satisfacción personal, evita el estrés y ayuda a lograr los objetivosayuda a lograr los objetivos.ayuda a lograr los objetivos.

Criterios para priorizar actividadesCriterios para priorizar actividades

Clasificación de tareasClasificación de tareas (adaptación a partir de(adaptación a partir de 

Covey)Covey)y)

Más urgentes Menos urgentesMás urgentes Menos urgentes

Má I t t I I t t II I t tMás Importantes I. Importantes y  II. Importantes no urgentes urgentes

Menos importantes III Urgentes no IV No importantes yMenos importantes III. Urgentes no importantes

IV. No importantes y no urgentesimportantes no urgentes

Listas de chequeoListas de chequeo

Si l i id dSirven para asegurar que las actividades p g qque se deben realizar no se olvidarán.que se debe ea a o se o da á

Deben estar visibles

No deben dejarse almacenadas en la jmemoriamemoria.

Se debe aprender a usar la lista de loSe debe aprender a usar la lista, de lo contrario se puede correr el riesgo decontrario, se puede correr el riesgo de 

terminar siendo usado por la listaterminar siendo usado por la lista.

AgendasAgendas

El uso de una agenda requiere disciplina Permite planificarEl uso de una agenda requiere disciplina. Permite planificar i ll d i i dcitas, llamadas, reuniones, compromisos, recordar 

fechas de entrega de proyectos, etc.g p y ,

Elija el tipo más adecuado a sus necesidadesElija el tipo más adecuado a sus necesidades

No escatime costos compre la mejor que puedaNo escatime costos, compre la mejor que pueda

Debe llevarla siempreDebe llevarla siempre

Úsela con eficaciaÚsela con eficacia

Separe horarios para realizar tareasSepare horarios para realizar tareas  del cuadrante II en momentos de 

máxima energíamáxima energía

Defina horarios de descansoDefina horarios de descanso

N ib ll l t hNo escriba en ella las tareas por hacer

Recuerde dejar suficiente tiempo libreRecuerde dejar suficiente tiempo libre d dí t d l icada día para atender cualquier situación inesperada que surjasituación inesperada que surja

Cambie su lugar de trabajoCambie su lugar de trabajo

Considere su escritorio como una línea de montaje. PorConsidere su escritorio como una línea de montaje. Por 

t t l t i i (un extremo entran las materias primas (en su 

mayoría en forma de papeles) para ser procesadosmayoría en forma de papeles) para ser procesados 

á i ( b ) t d lpor una máquina (su cerebro), antes de pasar a la 

etapa siguiente. Un Just in Time de su escritorioetapa siguiente. Un Just in Time de su escritorio 

i ifi t i i d l l lsignifica tomar conciencia de los papeles y las 

herramientas y el sitio donde deben estar.herramientas y el sitio donde deben estar.

Cosas que hacerCosas que hacer

Q é t t f t fí ?¿Qué representa esta fotografía?

Manejo de documentos físicos y electrónicosManejo de documentos físicos y electrónicos

Solo archive documentos que consultará en elSolo archive documentos que consultará en el futuro o que requieren algún respaldofuturo o que requieren algún respaldo.

Ordene los archivos según frecuencia de usoOrdene los archivos según frecuencia de uso. 

Separe el archivo muertoSepare el archivo muerto.

Solo tenga en la bandeja de entrada aquello queSolo tenga en la bandeja de entrada aquello que tá Al li i l testá en curso.  Almacene y elimine el resto.

Cree carpetas s bcarpetas para agr par losCree carpetas y subcarpetas  para agrupar los documentos relacionados.

Manejo del correo electrónicoManejo del correo electrónico

El correo implica siempre el desencadenamiento deEl correo implica siempre el desencadenamiento de alguna acción. Se deben planear en el día momentos 

para su lectura.p

El E‐mail debe gestionarse con agilidad: Eliminarse, g g ,responderse archivarse ó re‐enviarse de formaresponderse, archivarse ó re enviarse de forma 

inmediatainmediata.

Consejo:Consejo:Abra su correo electrónico 1 hora después de que hayaAbra su correo electrónico 1 hora después de que haya 

iniciado su trabajoiniciado su trabajo.

Al gestionar el correo electrónico…Al gestionar el correo electrónico…

Correos recibidos cada día (promedio): 30Correos recibidos cada día (promedio): 30

80% i f ti ó b (24 j )80% son informativos ó basura (24 mensajes)(Ti ti d 24 i t )(Tiempo estimado: 24 minutos)

20% Requieren responder, re-enviar con q p ,comentarios ó hacer algo (6 mensajes)comentarios ó hacer algo (6 mensajes)

(tiempo estimado: 60 minutos)(tiempo estimado: 60 minutos)

Trabajando con otrosTrabajando con otros

Al programar actividades ¿tengo en cuenta la agenda de losAl programar actividades ¿tengo en cuenta la agenda de los demás?demás?

¿Escribo demasiados informes innecesarios?¿

¿Organizo reuniones sin objetivos concretos y con resultados imprecisos?p

¿Si ll t l t l it i ?¿Siempre llego puntualmente a las citas y reuniones?

¿Con qué frecuencia suelo interrumpir a los demás?¿Con qué frecuencia suelo interrumpir a los demás? ( f l b d ñ )(mi jefe, mis colaboradores y compañeros)

Sobre las reunionesSobre las reuniones

¿R l t i i ?¿Realmente es necesario reunirse?

Podría ahorrar tiempo no convocando laPodría ahorrar tiempo no convocando la ió h bl d l treunión y hablando personalmente, por teléfono o vía e‐mail con los otrosteléfono o vía e mail con los otros.

Si todos los asistentes trabajan para la misma j pempresa es útil para todos si el tiempoempresa, es útil para todos si el tiempo 

dedicado a reunirse es el mínimo.

Planee la reunión luego de considerar otrasPlanee la reunión luego de considerar otras posibilidades.posibilidades.

Acerca de las reunionesAcerca de las reuniones

¿Quién realmente Examine los temas a¿debe estarpresente?

Examine los temas atratarp

¿Todos debenestar presentes

Piense que laspersonas entrarán yestar presentes

todo el tiempo?personas entrarán y

saldrán

¿Deberándesplazarse?

Considere otrasposibilidadesdesplazarse? posibilidades

¿Se pueden tratar A h l¿Se pueden tratarotros asuntos en la

reunión?Aproveche la

situación al máximoreunión?

¿Se puedel l Resuelva los asuntoscancelar la

reunión?Resuelva los asuntos

sin reunirse

Manejo del teléfonoManejo del teléfono

Al hacer llamadas:

Reserve una hora del día para llamarp

Haga una lista de las llamadas que debe hacer cada díaHaga una lista de las llamadas que debe hacer cada día

Tenga claro el objetivo de cada llamada y prepárela como si se tratara de una reunión

Asegúrese de tratar todos los temas durante la conversaciónAsegúrese de tratar todos los temas durante la conversación

H l ll d d d i i N l lHaga las llamadas por orden de importancia. No aplace las difí ilurgentes y difíciles

Tome nota de los aspectos discutidos durante la llamadap

Manejo del teléfonoManejo del teléfono

Al recibir llamadas:Al recibir llamadas:

Las llamadas pueden tomarlo por sorpresa e interrumpirlo cuando no está preparado.

No es descortés hacerle saber a quien llama que es un malNo es descortés hacerle saber a quien llama que es un mal momento para hablar.momento para hablar.

Indiq e a las personas el horario más apropiado para q e loIndique a las personas el horario más apropiado para que lo llamenllamen.

Si usted le pide a alguien que lo vuelva a llamar, indíquele el día y la hora mas apropiado y apúntelo en su agenda.

Siempre responda las llamadas que no contestaSiempre responda las llamadas que no contesta.

Si lo llaman a ofrecerle un producto o servicioSi lo llaman a ofrecerle un producto o servicio

No le diga que lo llamen mas tarde. Lo harán, g q ,y seguramente será en un momento menosy seguramente será en un momento menos 

apropiado.p p

No diga que usted los llamará si no piensaNo diga que usted los llamará si no piensa hacerlo

No pida detalles si no está interesadoNo pida detalles si no está interesado.

No responda a preguntas con oracionesNo responda a preguntas con oraciones l ivagas y largas, sea conciso.

Programación del tiempo libreProgramación del tiempo libre

N d b i l bl i libNo debe sentirse culpable por tomarse tiempo libre. L d á b j fi iLe ayudará a trabajar con mayor eficacia.

El ejercicio ayuda a reducir el estrés y puede ser una j y y ppausa útil en caso de que tenga las facilidades p q g

para practicarlo al mediodía.p p

Programe su tiempo libre y dedíquelo a las personasPrograme su tiempo libre y dedíquelo a las personas y actividades más gratificantes para ustedy actividades más gratificantes para usted.

Valore su tiempo libre: no lo desperdicie haciendo “zapping” con el control del TV.

Realice al menos una actividad gratificante y planeada cada día.Realice al menos una actividad gratificante y planeada cada día.

Para finalizarPara finalizar

¿Q é i¿Qué compromisos ¿Q pd i l dadquiero luego deadquiero luego de 

este Taller?este Taller?