Estrategias y habilidades para dirigir reuniones efectivas

Estrategias y habilidades para dirigir reuniones efectivas

Preparacin

Prembulo o toma de contactoFacilitar el contacto y el conocimiento mutuoComenzar puntualmente

Encuadre: dar nfasis y significacin a la reunin

Saludos y presentaciones.Revisamos, en su caso, las actas de reuniones anteriores y preguntamos si se necesita agregar o corregir algo.Nos aseguramos de que todos han recibido la documentacin. Establecemos con claridad el objetivo de la reunin.Damos la oportunidad de que los participantes comuniquen sus opiniones y expectativas acerca de la reunin.Anticipamos y centramos los temas que se van a tratar, el orden en que se van a tratar, el tiempo disponible y la hora de terminacin.Desarrollo de la agenda

Revisemos el progreso realizado hasta la fecha desde la ultima reunin.Lo antes posible, obtenemos informacin de cada uno de los miembros acerca de la tarea que les fue asignada con anterioridad.En el plan de desarrolloHacemos uso de medios auxiliares de informacin audiovisual (pizarra, retroproyector, rotafolios, diapositivas, video, planos, grficos, etc.).Aseguramos que alguien haga funciones de secretario y tome notas de los asuntos tratados, de las propuestas y, sobre todo, de las conclusiones y de la asignacin de tareas.

Evitemos que la dinmica de la reunin se centralice en quien la dirige y promovemos el potencial de participacin y de corresponsabilidad de los asistentes.Establecemos la equidad como norma, asegurando la contribucin proporcional que cada uno puede hacer al asunto que se esta tratando o a la decisin que hay que tomar en funcin de su informacin y capacitacin tcnica.

Favorecer una participacin democrtica y equitativa de todos

Cierre de la reunin

Dejamos tiempo suficiente para resumir sin precipitaciones las conclusiones o lo que se ha conseguido y avanzado en relacin con los objetivos que estaban fijados.Sealamos en donde queda el grupo en relacin con el tema que se esta tratando y cual ser la tarea del grupo en la siguiente reunin.Concretamos las decisiones y los compromisos y la asignacin de responsabilidades y tareas a los participantesSi un punto del orden del da no esta preparado para el cierre en el tiempo previsto, tomamos una decisin respecto a que hacer con el. Si procede, preparamos el plan de la reunin o reuniones siguientes, lo cual facilitara que quienes van a asistir a ellas puedan preparar los temas de la agenda con antelacin.Comunicamos agradecimientos y hacemos la despedida.

Despus de la reunin Evaluamos la reunin, la preparacin, los aspectos materiales y de escenario, el grado de cumplimiento de los objetivos, la dinmica del grupo, el comportamiento del moderador/a y de los asistentes, la satisfaccin de los asistentes u otros aspectos y determinar que se puede hacer para mejorar. Aseguramos que los asistentes a la reunin reciban el acta, que elaborara el secretario de la reunin. Hacemos seguimiento de los acuerdos y compromisos alcanzados y aseguramos su cumplimiento.

Comportamientos que conviene evitar

Ser el ultimo en llegar.Demorar en exceso el comienzo de la reunin.Comenzar la reunin sin objetivos Intentar hacerse el gracioso hasta el extremo de trivializar excesivamente temas que merecen otro acercamiento.Permitir que alguien avasalle o intimide a otro.Permitir que la reunin transcurra ms all del tiempo fijado.Dejar que la reunin transcurra desordenadamente sin un plan.Permitir que una reunin termine sin conclusiones, acuerdos y compromisos.

PODEMOS MEJORARNUESTRAS REUNIONESFUERZA Y ENTUSIASMO!SI QUEREMOSPODEMOS!!