SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE

BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DEL

DEPARTAMENTO DE SINIESTROS AUTOS DE SEGUROS

ATLAS Y SU DIGITALIZACIÓN

I N F O R M E

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A :

R O D O L F O G U I L L É N R A M Í R E Z

ASESOR: Lic. Arturo Hernández Rojas

MÉXICO, D. F. 2008

REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DEL DEPARTAMENTO DE SINIESTROS AUTOS DE SEGUROS ATLAS Y

SU DIGITALIZACIÓN

TABLA DE CONTENIDO Pág. Introducción 1

CAPÍTULO 1

1. SEGUROS ATLAS Y SU ARCHIVO DE TRÁMITE 1.1 Antecedentes 3 1.2 Misión, visión 4 1.3 Organización administrativa 5 1.4 Unidad de archivo de Seguros Atlas 7

1.4.1 Servicios y Usuarios 8 1.4.2 Fondo Documental 9

CAPÍTULO 2 2. CONCEPTOS TEÓRICOS DE ARCHIVO DE TRAMITE,

ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA Y DIGITALIZACIÓN 2.1 Administración documental 11

2.1.1 Definición 11 2.1.2 importancia 12 2.1.3 Factores importantes dentro de la administración de documentos 13

2.2 Ciclo vital del documento 14 2.2.1 esquema del ciclo vital del documento 14 2.2.2 Fase activa 16 2.2.3 Fase semiactiva 16 2.2.4 Fase inactiva 17

2.3 Valoración y Transferencia documental 19 2.4 Sistema red de archivos (tipos de archivo modelo teórico del AGN) 20

2.4.1Archivo de trámite 21 2.4.2 Archivo de concentración 23 2.4.3 Archivo histórico 24

2.5 Archivo de trámite 25 2.5.1 Definición e importancia 25 2.5.2 Estructura y sus Funciones 26 2.5.3 Organización archivistica 27 2.5.4 Identificación del Fondo 28 2.5.5 Principio de procedencia 28

2.5.6 Principio de orden original 29 2.5.7 Expurgo documental y Transferencia Primaria 30 2.5.8 Clasificación 30 2.5.9 Método de ordenación 31 2.5.10 Digitalización 32

CAPÍTULO 3

3. REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE SINIESTROS AUTOS Y SU DIGITALIZACIÓN 3.1Archivo de trámite estructura 36

3.1.2 Funciones 37 3.2 Procedimiento integral de Archivo y Digitalización 37

3.2.1 Origen e inicio de un siniestro en autos 38 3.2.2 Identificación de los tipos documentales 38 3.2.3 Tipologia Documental 39 3.2.4 Proceso administrativo de los documentos 40 3.2.5 Requisitos indispensables para la digitalización de los documentos 42 3.2.6 Recepción documental 43 3.2.7 Clasificación 44 3.2.8 Método de Ordenación 47 3.2.9 Expurgo documental 47 3.2.10 Digitalización Escaneo de los documentos 48 3.2.11 Indexación de los documentos 48 3.2.12 Creación de los lotes documentales y su método de ordenación 49 3.2.13 Recuperación de la información y documentación 49 3.2.14 Elaboración del inventario como instrumento de descripción del archivo 50 3.2.15 Servicio al usuario 51 3.2.16 Transferencia documental 52

Conclusiones 54 Bibliografía 55 Anexos

Prefacio Realizar el presente informe nos lleva a la reflexión y confrontación de todas aquellas

cuestiones aprendidas en materia de archivo dentro de las aulas, de ahí que el motivo

principal de realizar dicho trabajo, es el procurar que la organización del archivo de

trámite de siniestros autos, se desarrolle con una eficiente administración documental

que asegure el buen funcionamiento de este, y de las funciones laborales que de el se

necesiten; ya que recientemente la organización de los archivos, ha sido impulsada, más

con buenas intenciones que con proyectos bien planeados y estructurados, esta es la

realidad que se ha observado.

En el desarrollo de este trabajo el camino no fue fácil, ya que nos encontramos con

diferentes situaciones que hicieron detener momentáneamente mi trabajo, situaciones

como la resistencia al cambio por parte del usuario y el escepticismo de algunos jefes,

situación que me llevo a sentirme más comprometido a presentar este trabajo, y alcanzar

la profesionalización en mi carrera.

Por lo tanto, se hace necesario mantener una perspectiva profesional en materia de

archivos, que permita su evolución a través de la implementación de manuales de

organización, los cuales sean sometidos a constantes revisiones enfocadas al

mejoramiento e implementación de nuevas tecnologías.

1

Introducción Es evidente que tanto en las instituciones publicas como privadas se ha despertado el

interés por el manejo y control de sus archivos, implementando e introduciendo cada día

sistemas archivísticos, que se adecuen a sus necesidades, mediante una eficiente

administración documental.

En muchas de las empresas del sector privado todavía encontramos archivos que cuentan

con una organización administrativa, que resulta funcional a medias, solventando los

requerimientos documentales básicos, con poca calidad y con los problemas que se han

vuelto una costumbre como son. El extravió de los documentos, retraso en la localización

documental, conflictos entre el personal de archivo y los usuarios, etc.

Seguros Atlas siguiendo una línea de introducción de mejoras y tratando de innovar con

nuevas tecnologías ha implementado dentro de su archivos de siniestros autos una

reorganización, partiendo de la digitalización de documentos de dicha unidad documental,

en la cual el enfoque archivistico prevalece con sus procesos adecuados de acuerdo a los

tipos documentales que manejamos.

Se establecieron técnicas de archivo e instrumentos descriptivos como es el inventario

documental. Los registros diarios de recepción, los sistemas de clasificación, expurgo, etc.

complementando con el sistema digital de expedientes la reorganización de la unidad de

archivo.

Con una nueva perspectiva sobre el manejo, uso y distribución de la documentación; se

asegura dentro de los distintos departamentos a quienes brinda sus servicios la entrega

oportuna y precisa de la información requerida, para la toma de decisiones y la solución de

los requerimientos fiscales y legales de documentación que toda empresa de acuerdo a sus

funciones adquiere.

2

Se asegura de la misma manera alcanzar el correcto desahogo documental por medio de las

transferencias, primaria y secundaria, o en dado caso la depuración y eliminación definitiva

de los documentos, con la finalidad de abrir espacios en el local y eliminar costos de

almacenaje innecesarios para la empresa Seguros Atlas.

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CAPÍTULO 1 1. SEGUROS ATLAS Y SU ARCHIVO DE TRÁMITE 1.1 Antecedentes

“¿Que es el seguro? El seguro responde a una necesidad de previsión para amortiguar o compensar las consecuencias económicas de acontecimientos dañosos. Dado el carácter masivo que reviste la industria aseguradora, se ha convertido en una función de interés público” 1

La historia del Seguro se remonta a las antiguas civilizaciones de donde se utilizaban prácticas que constituyeron los inicios de nuestro actual sistema de seguros. Las formas más antiguas de Seguros fueron iniciadas por los Babilonios y los Hindúes. Estos primeros contratos eran conocidos bajo el nombre de Contratos a la Gruesa y se efectuaban, esencialmente, entre los banqueros y los propietarios de los barcos.

El propietario del barco o armador tomaba a préstamo una suma igual al valor de la mercancía transportada. Si llegaba a puerto pagaba el capital más elevados intereses (15%). En caso de naufragio no pagaba nada.

El seguro propiamente dicho nace en el siglo XIII con el seguro marítimo. Surge al modificarse el préstamo a la gruesa sustituyéndose el pago de los intereses por una prima y aplazándose el pago de la indemnización hasta cuando el daño ocurriese. Esto se debe a un decreto del Papa Gregorio IX dictado en 1230 que prohíbe como usuario el pago de todo tipo de intereses.

Del siglo XlV al siglo XVll aparecen los primeros antecedentes del contrato de seguro marítimo Existe testimonio escrito de un contrato suscrito en Génova en 1347 por el que se aseguraba el buque "Santa Clara" desde Génova hasta Mallorca. Los contratos formalizados se llamaban “polizzas”

El asegurador empezó siendo una persona individual, pero pronto surgen la agrupación de personas y las sociedades anónimas, en 1668 se fundo en Paris la primer sociedad por acciones, a esta época corresponde la creación de Lloyds (inglesa) una corporación de aseguradores individuales, acostumbraban reunirse en el cafetín de Edward Lloyd, se funda formalmente en 1769.

En el siglo XVlll y XlX junto a los siniestros ya existentes surgen los causados por la naturaleza y el hombre, se crea así los seguros para personas que requieren de una mayor base científica. Cabe destacar, en este sentido, los trabajos desarrollados por pascal y Fermat sobre el cálculo de probabilidades y estudios como los de Halley sobre mortalidad, a través de estos principios se asentaron las bases científicas para actividad aseguradora.

1 www.geseguros.com

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Ya en el siglo XIX la actividad aseguradora se desarrolla de forma paralela a la vida económica mucho más compleja. Las modificaciones en las condiciones de vida influyen en el desarrollo del seguro. En esta etapa surgen fenómenos sociales como la urbanización y la industrialización, con ello surgen nuevos riesgo y se cubren otros que anteriormente no se cubrían, aparece también la intervención del estado debido a que muchas compañías se constituyen sin reunir las garantías necesarias, en esta época la institución aseguradora se va adecuado a las exigencias de la economía, con el seguro como garantía ante las crecientes industrias.

Seguros Atlas. Inicia operaciones en Noviembre de 1942, expidiendo sus primeras pólizas en los ramos incendio, marítimo, transportes, automóviles, responsabilidad civil y diversos

Desde su inicio se caracterizo por cubrir riesgos altamente tecnificados como son los de la aviación y los ingenios azucareros. En el año de 1951, diez años después de la constitución de la compañía, se incorpora al servicio de la clientela el ramo de Vida, y en 1954 comenzó a operar la cobertura de Accidentes y Enfermedades, ofreciendo una gama de productos que permitieran cubrir las necesidades de una economía mexicana en expansión.

En la década de los años setenta, y como resultado de la integración del Consorcio Financiero Atlas, formado por Banca Confía S.A., Fianzas Confía S.A., y Arrendadora Confía S.A., nuestra institución cambió su denominación a la de Seguros Atlas Confía S.A. y en 1981 a Seguros Confía S.A.

Posteriormente, y como resultado de la nacionalización del sistema bancario mexicano, cambia nuevamente su razón social a Seguros Atlas S.A., al igual que las empresas con las que ha mantenido estrecha relación como son: Fianzas Atlas S.A., Arrendadora Atlas S.A., y Factoraje Atlas S.A.

La empresa ha logrado adaptarse a los cambios, tanto internos como externos, lo que le a valido para ocupar hoy un lugar respetable dentro de las empresas del sector asegurador en México.

1.2 Misión y visión “Seguros Atlas S.A. tiene como razón de ser, proporcionar a la sociedad, por una contraprestación económica, servicios que cubran sus necesidades de seguridad ante los imprevistos que atenten contra su patrimonio y su vida.” 2 “Buscando siempre proporcionar las coberturas idóneas para situaciones generales y a su situación particular, proporcionando atención, oportuna y eficaz, dando un servicio personalizado y de calidad en el mercado; logrando en este proceso la realización y satisfacción de los empleados y agentes que la conforman, contribuyendo con esto a la estabilidad y desarrollo de la compañía.” 3 2 www.segurosatlas.com.mx 3 Ibidem

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Desde su fundación, ha mantenido la política de trato personalizado, que consiste en promover la comunicación entre directivos, personal, productores y clientes, proporcionando así un conocimiento adicional al intercambiar juicios, exponer puntos de vista y decidir acciones. Su visón se amplia con un concepto muy claro del servicio, ofreciendo productos diversos a una amplia cartera de clientes. Seguros atlas basa su solvencia profesional y moral en valores tales como:

1. Espíritu de servicio 2. Responsabilidad 3. Justicia 4. Honestidad 5. Productividad 6. Creatividad

Seguros Atlas ha podido ampliar su mercado a distintas ciudades de la republica mexicana como por ejemplo, Aguascalientes, Cancún, Cd. Juárez, Reynosa, Chihuahua, Culiacán, Guadalajara, Hermosillo, León, Mérida, Monterrey, Morelia, Puebla, Querétaro, entre otras. Gracias a su prospectiva la empresa ha logrado mantenerse por más de 6 décadas ocupando un lugar importante dentro del sector asegurador en México.

1.3 Organización administrativa Seguros Atlas cuenta con una organización administrativa integrada por niveles jerárquicos, de dirección, subdirección, gerencias, supervisiones, personal administrativo y operativo respectivamente a continuación veremos en que consiste cada uno de estos niveles. Dirección de Siniestros Autos Siendo el nivel jerárquico mas importante dentro del área de autos. Es responsable de planear y coordinar las actividades relacionadas con el área de siniestros autos en las oficinas locales y foráneas así mismo, se encarga de verificar la procedencia de un siniestro y vigilar que los costos se apeguen a lo establecido. Debe apegarse a los métodos y procedimientos adecuados para incrementar la productividad del área, con objeto de optimizar la calidad del servicio que proporciona la compañía a sus agentes y asegurados. Subdirección de Siniestros Autos Otro de las niveles jerárquicos de suma importancia, tiene como objetivo procurar al asegurado un servicio de calidad en la atención del siniestro, asegurando el pago justo y oportuno, brindando un trato ético en busca de satisfacer plenamente sus necesidades a través de la administración de los recursos asignados, contribuyendo con esto a la estabilidad y desarrollo de la empresa. Gerencia Siniestros Autos Locales Las gerencias son también de vital importancia tal es el caso de la gerencia de autos, debido a que deben asegurar el servicio y/o pago oportuno y eficiente a los asegurados en la

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atención, autorización y reparación de sus vehículos siniestrados, a nivel local, vigilando se cumplan los requisitos y normas correspondientes y cuidando la rentabilidad de la empresa Gerencia de Operaciones Siniestros Autos Su cometido principal es elevar los estándares de productividad del área y coordinar los proyectos para la sistematización, organización y control de las funciones del área a nivel nacional Subgerencia Siniestros Autos Foráneos Es la siguiente en la cadena de mando dentro de la organización, cuya función es brindar un servicio de calidad, oportuno y eficiente a los asegurados y agentes de seguros, a nivel nacional, salvaguardando los intereses de la empresa Subgerente de Recuperación Autos Robados Su función a desempeñar consiste en supervisar y coordinar las actividades relacionadas con las reclamaciones de asegurados por robo a sus vehículos, estableciendo las acciones necesarias para asegurarse de la veracidad del evento y elevar la probabilidad de recuperación del auto. Subgerencia Administrativa de Siniestros Es una de las mas dinámicas en cuanto al funcionamiento administrativo del área de autos y debe realizar una administración adecuada de los siniestros desde la creación hasta la cancelación de reserva y liquidación de siniestros, verificando que las aplicaciones contables se efectúen de manera correcta y oportuna a fin de generar la información estadística necesaria para la toma de decisiones. Supervisor de Talleres Tal como su nombre lo indica su cometido es supervisar y autorizar las reparaciones de los vehículos siniestrados, comprobando que la calidad del servicio y refacciones empleadas cumplan con lo establecido en los convenios, buscando en todo momento salvaguardar los intereses de la compañía, así como la completa satisfacción de los asegurados, contribuyendo con esto a la optimización de los recursos y estabilidad de la compañía. Supervisor de ajustadores Se encarga también de Supervisar y autorizar si un siniestro es improcedente o procedente de acuerdo a la comprobación de hechos manifestados por los asegurados, según las condiciones de la póliza y las coberturas que ampara dicha póliza, evitando así gastos inapropiados para la empresa, proporcionando un servicio justo y eficiente al asegurado. Analista de Siniestros Autos Dentro de la fuerza laboral son quienes que realizan el análisis de los siniestros automovilísticos, brindando una atención de calidad al asegurado, a fin de garantizar su satisfacción, y asegurando que los pagos efectuados por la empresa son los requeridos para la reposición del daño correspondiente, verificando que dichos daños se encuentren amparados por la póliza

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Archivista Su función principal es administrar la documentación generada por el proceso administrativo y de análisis de siniestros autos, organizando y controlando la labor de archivo físico y lógico de este departamento. Personal administrativo Debe apoyar en las labores administrativas de su departamento, realizando actividades eficientes que ayuden a un mejor desempeño laboral, manteniendo buenas relaciones con sus compañeros y jefes de área. Valuadores También se cuenta con personal de campo quienes deben procurar que los costos de las reparaciones de autos, así como las refacciones se apeguen a los costos preestablecidos en el sistema de valuación actual y a los estándares de fabricación que manejan las agencias autorizadas de servicio. Ajustadores Dentro del personal de campo se encuentran estos, los cuales brindan el servicio de atención al asegurado proporcionándole la información necesaria y la documentación pertinente de acuerdo al tipo de evento que se suscito. Operadores de cabina Se encuentran en el Call-center su labor principal es atender todas las llamadas de los reportes de siniestros, dándole seguimiento vía telefónica hasta que el ajustador llegue al lugar del siniestro y tenga contacto con el asegurado. 1.4 Unidad de Archivo de Seguros Atlas La Unidad de Archivo de Siniestros Autos ha resultado ser una de las mas innovadoras en la actualidad, siendo la primera en llevar acabo un sistema de archivo digital, ajustando las tecnologías de informática, a los requerimientos archivisticos de empresas modernas quienes necesitan mantenerse a la vanguardia en el ambiente competitivo en el que se desempeñan. A continuación se describen algunas características de dicha Unidad de Archivo. En lo referente a los recursos humanos son dos personas las que laboran en el archivo y una más que apoya en la labor de recepción de documentos. Sus niveles de estudios son preparatorios y pasantes de la Lic. En Archivonomia, también contamos con un jefe de área al cual se le reportan los avances y/o problemas que existen. De acuerdo al valor y características de los documentos contamos tres principales tipos que son los documentos administrativos, esenciales para lo toma de decisiones de los usuarios, documentos contables, cuyo objetivo principal es la comprobación de una transacción financiera y por ultimo la documentación jurídica o legal su objetivo principal es servir como testimonio de un hecho jurídico.

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Dentro del mobiliario contamos con tres baterías con 15 anaqueles de 4 entrepaños cada anaquel, 2 escritorios 1 mesa, 2 computadoras HP Windows XP, 253.424 KB de RAM; 3 escáneres con capacidad de 50 documentos. Por minuto, 2 engrapadoras eléctricas, además de disposición semanal de papelería y artículos de escritorio. Como medidas de seguridad tenemos una puerta reforzada con doble cerradura, además de que el edificio cuenta con elementos de seguridad privada, también se cuenta con medida contra incendios, alarmas detectores de humo, espersores de agua y 2 extinguidores. El aseo se realiza dos veces por semana en el área de archivo y en el área de digitalización se realiza a diario. Por ultimo pero no menos importante se describe la infraestructura de la Unidad de Archivo, que es importante para la conservación y guarda de los documentos. Esta construida de concreto y metal, cuenta con aproximadamente 36 metros cuadrados de espacio; 24 de estos destinados al archivo de la documentación digitalizada, los restantes al área donde se lleva acabo la digitalización documental. 1.4.1 Servicios y Usuarios Los servicios que se llevan a cabo dentro del archivo de trámite son principalmente: 1.- Consulta y soporte sobre el sistema imaxfile: Una vez digitalizados los documentos los usuarios por medio de sus pantallas accesan a la documentación con un campo llave que es en N° del Siniestro y año de ocurrido, si al revisar el expediente electrónico, faltara un documento que no les permita tomar una decisión, deben comunicarse al área de archivo y solicitar que dicho documento sea digitalizado, además de recibir una explicación de por qué aun no se encontraba ese documento dentro del expediente electrónico. Soporte técnico sobre el sistema de imaxfile: Este servicio se lleva a cabo cuando los usuarios no están bien relacionados con el uso del sistema y le surgen dudas, ya sea por que no pueden acceder al expediente, por que no ubican un documento dentro del expediente o necesitan darle al documento una característica especial como agrandarlo, obscurecerlo, aclararlo, ponerle una anotación etc. 2._ El préstamo de documentos electrónicos: La forma de realizarlo es vía E-mail, existe personal que debido a sus funciones no tienen acceso al sistema de archivo digital. Cuando este personal necesita consultar un documento hace su solicitud al departamento de archivo previamente autorizada por alguno de los gerentes de siniestros autos y el documento solicitado es enviado al solicitante vía E-mail. 3.- El préstamo de los documentos físicos: Es también un servicio proporcionado por el archivo, debido a que el archivo físico de los documentos tiene un carácter especial por su método de ordenación es necesaria la autorización de un gerente de autos y la autorización de la Jefa departamental a la que pertenece el archivo, además de llenar un formato de préstamo documental, para el control de los mismos.

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Tipos de Usuarios. Internos Atención a clientes: Los cuales se encargan de dar información a los asegurados sobre las dudas que tengan para proceder respecto a su siniestro, estos usuarios tiene la característica de ser los que requieren la documentación digitalizada más inmediata. Por lo que hay que prestarles el servicio de manera oportuna. Analistas de egresos de siniestro: Quienes se encargan de analizar y elaborar los pagos correspondientes a los asegurados quienes han sufrido el percance. Supervisores de ajuste y valuación: Los cuales se encargan de dar seguimiento a las reparaciones y pagos realizados al asegurado de acuerdo a las coberturas afectadas en el siniestro ocurrido al asegurado. Gerentes de autos: Encargados de asegurar el servicio oportuno y eficiente al asegurado en la atención, autorización y reparación de sus vehículos siniestrados. Subdirección: Responsable de asegurar un servicio de calidad en la atención del siniestro, asegurando el pago justo y oportuno, brindando un trato ético en busca de satisfacer plenamente sus necesidades a través de la administración de los recursos asignados. Dirección del Área: quien es responsable de coordinar las actividades relacionadas con el área de siniestros autos a nivel nacional y se encarga de verificar la procedencia de un siniestro y vigilar que los costos se apeguen a lo establecido. Externos. Existen otros usuarios que solicitan información de manera más esporádica, como son los agentes de ventas quienes realizan la negociación de las pólizas de seguros y explican al asegurado las condiciones de su póliza en caso de existir alguna discrepancia en un siniestro ocurrido. 1.4.2 Fondo Documental Contamos con un solo fondo, Seguros Atlas al cual se integra la documentación de siniestros autos, misma que se encuentra archivada en cajas de archivo de cartón de 70 cm. De largo por 40 cm. De ancho, su volumen fluctúa entre 85 y 95 Mts. Lineales de documentación anual.

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Cuadro de clasificación Fondo: Seguros Atlas (SA) Sección: Departamento siniestros autos (SA) Subsecciónes: Series documentales Documentación Administrativa ( DA ) - Ajuste.

- Valuación. - Complementos de ajuste y valuación

Documentación Contable ( DC )

-Pólizas de egreso -Pólizas de ingreso -Pólizas de diario -Finiquitos

Documentación Jurídica ( DJ ) -Robo Por ultimo la fecha de lote digitalizado 01/01/2007 Formula de clasificadora: SA/SA/DA/fecha de lote SA/SA/DC/fecha de lote SA/SA/DJ/fecha de lote

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CAPITULO 2 2. CONCEPTOS TEÓRICOS DE ARCHIVO DE TRÁMITE,

ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA Y DIGITALIZACIÓN. 2.1 Administración Documental Todo país o estado tiene la necesidad de administrarse como tal. Organizar su territorio, su patrimonio, sus leyes, etc. Para lograr dicha administración el estado crea instituciones públicas ya sean federales o estatales, con el objetivo de administrar eficientemente sus recursos y sus obligaciones con la sociedad, su función depende en gran medida de contar con una buena administración. “Uno de los aspectos que concierne a la administración publica, entre muchos otros mas son los archivos, que nacen de la propia naturaleza del desarrollo de los trámites institucionales, es decir, no existe trámite que no genere un documento y no existe documento que no genere un trámite.” 4 No es un secreto que existen aun muchos archivos de instituciones gubernamentales que se encuentran todavía en situaciones deplorables, debido principalmente a la falta de interés por parte de los funcionarios públicos, una vez que se logra poner énfasis en la importancia del los archivos es necesario implementar un adecuado sistema de administración documental. “El concepto de administración documental se comenzó a utilizar en los años cuarenta en países como estados unidos, Francia, España, etc. el concepto implicaba criterios normas y métodos para aumentar la eficiencia y reducir los costos de operación, debido a la aparición de un fenómeno que se daba a nivel mundial que es la explosión documental.” 5 2.1.1 Definición El Archivo General de la Nación en su guía para la organización y control del expediente define así a la administración de documentos como el “Conjunto de métodos y practicas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final, de los documentos de archivo, con el propósito de lograr eficiencia y eficacia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.”6 Para algunos autores como Blanca Castro de Badillo “La administración de documentos es el control sistemático de los documentos desde su creación hasta su destino final, este enfoque sistemático al control de todas las fases de la vida de un documento es esencial para que una organización pueda:

4 AMPUDIA MELO, E. Institucionalidad y Gobierno: Ensayo Sobre la Dimensión Archivistica de la Administración Pública. México. AGN. 1988, p.7 5 Ibidem, p.56 6 BARNARD AMOZORRUTIA, A. Guía para la Organización y Control del Expediente de Archivo. México. AGN. 2002. p.11

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1. Controlar el exceso de papel. 2. Tener acceso a la información que se solicita en forma eficiente. 3. Disponer de documentos obsoletos. 4. Proveer documentación de conformidad con los tribunales y agencias estatales y

federales. 5. Mantener una documentación histórica de la organización.”7

El autor Manuel Vázquez Murillo, menciona que el sistema de administración de documentos “es un conjunto orgánico de archivos que se reúne para proponer y conducir la política de servicio de los documentos, de la información en ellos contenida y del patrimonio documental.” 8 Una vez analizadas las definiciones anteriores podemos entender que la administración de documentos son el conjunto de métodos, técnicas, procedimientos y políticas encaminados a optimizar al máximo los recursos asignados a las funciones de archivo y a la información contenida dentro de los documentos, a través de un eficiente manejo y control de los mismos. 2.1.2 Importancia. Surge por la necesidad de conservar los documentos, ya que estos constituyen una fuente de información, debido a sus diversas funciones administrativas, financieras, jurídicas, etc. que efectivamente se encuentran plasmadas en los soportes documentales, por lo cual sin ellos las instituciones gubernamentales se ven incapacitadas para dar resolución a dichos requerimientos, por parte de los ciudadanos o de otras instancias federales. Por tal razón los documentos no pueden ser solamente almacenados, hay que darles el tratamiento adecuado, motivo por el cual esta responsabilidad debe ser otorgada a un profesionista que reúna los requisitos de un administrador de documentos que aplique métodos y técnicas para la conservación de los documentos, ya que la improvisación de archivistas solo nos lleva a la confusión y el desorden en cualquier unidad de archivo. Los costos en la conservación de documentos son un aspecto relevante para la administración documental, no se debe conservar solo a sí, ya que eso resulta esencial dentro del ciclo vital de los documentos, que sienta las bases para evitar en el futuro la explosión documental. Es así como se ve reflejada en la problemática misma que tanto ha afectado a los archivos públicos y privados a cualquier nivel y en cualquier sector, ya sea gubernamental o de la iniciativa privada.

7 CASTRO DE BADILLO, B. Administración de Documentos, Recurso de Información. Illinois Chicago. Ed Scott, Foresman and Company. p.4 8 VAZQUEZ MURRILO, M. Administración de Documentos y archivos. Buenos Aires. Ed. Alfagrama. 2004. p.77

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2.1.3 Factores Importantes Dentro de la Administración de Documentos Dentro de la administración de documentos se necesita contar con una legislación que regule la actividad archivistica dentro de un marco jurídico, es decir una ley que se aplique tanto a archivos públicos como privados, de trámite, de concentración e históricos. De acuerdo a las fases o etapas de los documentos archivísticos. Se hace necesario también para la administración de documentos contar también con Normas internas que reglamenten El Uso que se les va a dar a los documentos, de acuerdo a los fines para los que fueron creados estos. El Flujo que deberán seguir dentro de su alcancé, a quienes se debe hacer llegar la información contenida, también como profesionales debemos conocer El Manejo que debe darse a cada tipo de documento de acuerdo a su valor, ya sea administrativo, fiscal o jurídico, por otra parte es necesario contar con normas que procuren La Conservación de los documentos en su carácter de patrimonio histórico y fuente de cultura e información para la humanidad. Por ultimo y no menos importante es la creación de un Reglamento que fije responsabilidades y sanciones para quienes no acaten lo dispuesto dentro de la normatividad. Dentro de la administración de documentos es factor vital contar con una Estructura lógica y funcional compuesta por: Oficialia de partes. Es la encargada de recibir toda la documentación que ingresa a la institución, dicha recepción constituye un acto jurídico que comprometa una dependencia a la realización de un tramite, por lo tanto será la encargada de hacer llegar la documentación a la oficina correspondiente para que sea realizado este tramite. Archivos de trámite. Unidad de archivo donde se inicia la gestión de la información, se procesa y conservan los documentos mientras concluye su vigencia en esta etapa. Archivos de concentración. Es la unidad de archivo donde se encuentra la documentación que ha concluido su trámite y su consulta es muy esporádica. Archivo histórico. Es la unidad de archivo donde se conservan permanentemente los documentos, después de haber concluido su vida semiactiva. Coordinador de archivos. Es la persona encargada como su nombre lo dice de coordinar las funciones del personal de las jefaturas de las distintas unidades archivisticas, mantener entre estas, los adecuados canales de comunicación e integrar a la normatividad y a las políticas vigentes ambos elementos en un proceso funcional, para una eficiente administración de documentos.

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2.2 Ciclo Vital del Documento. Son las etapas, fases o edades por las que pasa el documento de acuerdo a su uso, valor y ubicación, activa, semiactiva e inactiva; dentro de los tres tipos de archivo que generalmente conocemos como tramite, concentración e histórico. La teoría del ciclo vital de los documentos fue expuesta por primera vez por la administración norteamericana como resultado de los trabajos llevados a cabo por la comisión Hoover, creada por el presidente Truman en 1947 para buscar solución a las enormes cantidades documentales generadas en ese país. En el ciclo vital de los documentos, se controla y regula el paso de la documentación desde el lugar de su producción hasta su destino final, ya sea para que se conserve o elimine en primera o ultima instancia. Corresponde a cada institución de acuerdo sus políticas el establecer los criterios, que aplicaran a los documentos para asignar a estos los valores primarios y secundarios dentro de su vida útil, ya que cada organización genera diferentes tipos documentales, con diversos fines y propósitos. 2.2.1 Esquema del Ciclo Vital del Documento De acuerdo a lo mencionado en el punto anterior, ilustramos con el siguiente esquema el ciclo vital del documento. “A cada fase de la vida del documento corresponde un tipo de archivo diferente donde se conserva la documentación. Véase esquema N° 1” 9

9 ESCALONA RIOS, Javier. Valoración documental. Guía de Auto Aprendizaje: Modalidad de Educación Abierta y a Distancia. Dirección General de Educación Superior. ENBA. México. 2003 p.15

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

FASE ACTIVA

FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA

Depuración

Depuración

ESQUEMA 1

Archivo de Trámite

Selección

Expurgo

Selección

Valoración Primaria

Transferencia Primaria

Archivo de Concentración

Valoración Secundaria

Transferencia Secundaria

Archivo Histórico

Conservación Permanente

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2.2.2 Fase Activa del los Documentos. Comienza desde el momento en que son creados y/o recibidos los documentos en la Unidad de Archivo hasta que es concluido el asunto o trámite, como mencionamos anteriormente existen diferentes tipos documentales que sirven a diversos propósitos u objetivos. En estos documentos encontramos implícitos los valores primarios: Administrativo. Para apoyar en la toma de decisiones de asuntos cotidianos de una institución. Contable. Dar respuesta a las operaciones contables de un organismo institucional. Fiscal. Para solventar requerimientos fiscales. Legal o jurídico. Para documentar los asuntos competentes a las obligaciones y derechos legales de individuos e instituciones. Estos documentos los encontraremos ubicados en archivos departamentales, centrales y archivos de trámite, exactamente para tenerlos a una rápida y oportuna disposición, debido a que el uso y consulta de los documentos en esta fase es de manera constante, pues el trámite se entiende no ha concluido. En este caso los principales usuarios serán los generadores de la documentación y el personal administrativo de las dependencias gubernamentales u organismo privados en las que se realiza el proceso del trámite. Para el tiempo de conservación corresponde a la aplicación de las políticas establecidas por la propia institución, de acuerdo a las características y función de los documentos. Existen instituciones que los conservan el año en curso y un año más según el espacio con el que cuenten en sus instalaciones. En esta fase se cuenta con instrumentos técnicos como son:

→ Los registros archivísticos → Se elabora el cuadro de clasificación → El inventario → Tabla de vigencia documental. → Control de préstamo documental

Como último paso de esta fase de los documentos y una vez aplicada la valoración se procede a la eliminación o transferencia primaria de los documentos. 2.2.3 Fase Semiactiva En esta etapa los documentos han concluido su trámite, sin embargo sus valores primarios siguen presentes y pueden ser requeridos por instancias legales o para aclaraciones

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posteriores, por ello tales documentos siguen siendo propensos a consulta aunque de una manera más esporádica. La ubicación de estas series documentales será dentro del archivo de concentración, quien se encargara de su conservación, manejo y control. Los principales usuarios que demandaran la consulta de la documentación transferida serán las instancias fiscales, legales y/o algún empleado de la empresa o institución. La conservación de los documentos que se encuentran en este archivo será hasta cumplir con su vigencia de acuerdo a las tablas de retención documental y cumplir con el proceso establecido de valoración documental, para determinar su baja o transferencia al archivo histórico. En esta fase de los documentos como en la anterior se llevará:

→ Un control de los registros de transferencia. → La elaboración de la tabla de vigencias documentales. → La elaboración de un inventario descriptivo. → La realización de formatos de préstamo documental y el control de estos.

2.2.4 Fase Inactiva. La tercera fase del ciclo vital se refiera a la perdida de los valores primarios de los documentos, podemos decir que administrativamente el asunto al que pertenecen se ha dado de baja, que han cumplido con lo que establece la legislación, fiscalmente su plazo concluyo, jurídicamente se ha dado resolución o dictado sentencia a un asunto. Una vez realizado el proceso de valoración se determinará si estos documentos causan baja o transferencia al archivo histórico, que es donde los ubicaremos físicamente. Para que sean transferidos deberán contar con los valores secundarios q1ue son los siguientes:

→ Informativo: son documentos que contiene información esencial, de personas asuntos, instituciones etc.

→ Testimonial: son documentos que no solo contiene información de un hecho, sino que constituyen un testimonio, de hechos trascendentales.

→ Evidencial: Contiene los hechos que evidencia la existencia de una dependencia, sus normas, su programas y realizaciones, que darán continuidad a sus acciones. Los principales usuarios en esta fase son: periodistas, investigadores y el público en general que desee solicitarlo. La conservación será permanente una vez que lleguen al archivo histórico y los instrumentos descriptivos que se elaboran para la consulta de estos documentos son:

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→ Registros. → Guías. → Inventarios. → Catálogos. → Y labores de difusión sobre la información que se puede encontrar en dichos fondos

documentales. Documento Electrónico. Las nuevas tecnologías han permitido la reproducción de los documentos en papel a medios electrónicos convirtiéndolos en imágenes susceptibles de consulta. Con lo que se genera un nuevo soporte para los documentos y nace el Documento Electrónico el cual también tiene su ciclo vital. Etapa administrativa. Esta etapa del documento comienza “desde que es generado, registrado en una base de datos, utilizado para el trámite que se creo, hasta que concluye dicho tramite y termina su vigencia documental de acuerdo, a los valores primarios del documento.” 10 Podrán consultar estos documentos todos los usuarios que tengan autorización para accesar al sistema donde se encuentre la base de datos, habrá usuario con privilegios que podrán consultar toda la información disponible y habrá quienes no, los cuales estarán restringidos a solo la parte autorizada por la institución. “La ubicación de estos documentos será el servidor central de de la institución o los servidores, de las unidades administrativas, que cuenten con los sistemas de manejo y conservación de dichos archivos una vez validados.” 11 El tiempo de conservación será el establecido de acuerdo a las vigencias, para este tipo de series documentales. Y los instrumentos técnicos utilizados son: manuales de usuario, cuadros de clasificación y tabla de vigencias. Etapa histórica. Una vez que los documentos electrónicos concluyen su fase de trámite y al no ocupar un espacio físico como tal, solo se hará una migración de datos a un servidor de mayor capacidad para la conservación permanente de archivos institucionales, es ahí donde se ubicaran estos documentos. En esta fase los usuarios serán el público en general, investigadores, etc. El tiempo de conservación será permanente y los instrumentos técnicos a utilizar serán: Sistemas de manejo y conservación de archivos, controles adicionales a los que contiene el sistema de reproductor de estos documentos. 10 AGN. Introducción a la Organización de Archivos. México. AGN. 2002. p.43 11 Ibidem

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2.3 Valoración y La Transferencia Documental. La valoración documental es un elemento importantísimo para definir el ciclo de vida de los documentos. La administración de documentos de archivos nacionales de E.U. la define como: “El proceso para determinar tanto el valor como la disposición final de los documentos, evaluando si son temporales o permanentes, la disposición temporal se aplica a los expedientes que pueden ser legalmente destruidos en un determinado periodo de tiempo o cuando ocurra un evento especifico, la disposición permanente se aplica los expedientes que son legalmente transferidos para su custodia a un repositorio para documentación archivistica.” 12 Cruz Mundet dice. “La valoración es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar los valores inherentes a los documentos y su degradación.”13 De acuerdo a algunos autores en materia de Archivonomia, para realizar una adecuada valoración documental, es necesario establecer criterios de valoración los cuales deberán ser cuidadosamente instrumentados respetando los lineamientos fijados por las instancias legales como por ejemplo la SHCP o la SECODAM a quienes compete legislar sobre ciertas tipologias documentales. Se debe también respetar los lineamientos y políticas de la empresa, así como sus necesidades y requerimientos de información. Para establecer los criterios de valoración es indispensable basarnos en los valores primarios de los documentos:

o Valor administrativo o Valor contable y fiscal o Valor legal

Así como también en los valores secundarios de los documentos:

o Informativo o Evidencial o Testimonial

Dichos valores nos darán la pauta para la realización de procesos archivisticos como el expurgo, la transferencia y la depuración de las distintas series documentales que integran el fondo documental.

12 LOGAN, W. Meryland E.U. Los Archivos Nacionales De Estados Unidos. 1993. p.119 13 CRUZ MUNDET, J. Ramón. Manual de archivistica. Madrid. 1996. ed,. Pirámide. p.210

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Transferencia documental. Dentro de la etapa activa y semiactiva de los documentos existe un proceso archivistico de suma importancia que ayuda a dar el correcto desahogo al flujo documental que ha terminado su ciclo en cada una de estas, dicho procedimiento es la transferencia documental que: Es el procedimiento mediante el cual las series documentales, que han cumplido el plazo fijado por las normas y políticas de valoración para cada una de las etapas del ciclo vital del documento son trasladadas al archivo correspondiente. La transferencia documental es el proceso archivistico mediante el cual, se realiza el traslado sistemático de la documentación que deja de tener una utilidad inmediata. El AGN dice: “Procedimiento archivistico, a través del cual y conforme a su ciclo vital, los documentos de archivo son trasferidos de un archivo de trámite a un archivo de concentración (transferencia primaria) y de esta aun archivo histórico (transferencia secundaria). Según las políticas y criterios de vigencia.”14 Entendemos por transferencia primaria, aquellas que se realiza en el archivo de trámite, toda vez que dicha documentación ha concluido, con sus valores primarios. Y transferencia secundaria es aquella que se realiza en el archivo de concentración y será únicamente transferida aquella documentación que conserva sus valores secundarios (Informativo, Evidencial, Testimonial) 2.4 Sistema Red de Archivos. (Tipos de archivo de acuerdo al modelo teórico del AGN) México como muchos otros países se ha visto afectado por la explosión documental, debido a la falta de atención que los archivos del gobierno federal han sufrido, con la intención de sacar adelante uno de los factores que integran la administración publica como es el sistema archivístico institucional, se implementa El Sistema de Modernización Archivistica del Gobierno Federal, para llevar acabo el desarrollo de un alto nivel de eficiencia, sustentado en la convicción de que la modernización archivistica constituye un proceso necesario y viable, que debe conducir a la transformación profunda de los servicios archivisticos del gobierno federal. Con un esfuerzo aun mayor para alcanzar la modernización archivistica se crea el sistema integral de archivos del gobierno federal en el cual se han querido precisar las normas generales y procedimientos operacionales a que deben sujetarse las instituciones de la administración publica, para la organización y funcionamiento de sus servicios archivísticos. 14 BARNARD AMOZORRUTIA, A. op cit, p.16

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Es así como el Sistema Red de Archivos constituye el máximo mecanismo de coordinación y cooperación de institucional de los servicios y sistemas archivisticos con los que se cuenta en México. “Objetivo General. Establecer las políticas y normas que observaran las dependencias del gobierno federal en la organización y funcionamiento del servicio red de archivos institucional, así como de sus componentes internos, para el seguimiento de la gestión gubernamental y correcta administración de documentos.”15 Objetivos.

♦ Su objetivo es integrar a las instituciones archivisticas, públicas y privadas del país para lograr la homogenización y normalización de los procesos archivisticos.

♦ Determinación de las políticas que observaran las dependencias gubernamentales en

la recepción manejo y control de la documentación.

♦ Desarrollar la modernización integral de los servicios de archivo.

♦ Impulsar la difusión y fomento del material documental y su acceso a la información.

Dentro de todo sistema integral de archivos, encontraremos los tres tipos de archivo comúnmente manejados en este ámbito. 2.4.1 Archivo de Trámite Dentro del sistema integral de archivos. “Es la unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.”16 Tomemos en cuenta que dentro de cualquier sistema archivistico, el proceso organizacional comienza desde la producción y recepción de los documentos, Es aquí donde las series documentales inician su ciclo de vida, una vez recibidas o generadas, recibirán el tratamiento lógico y adecuado, serán revisadas de acuerdo a los requisitos necesarios para su recepción. Dentro de este sistema es importante preservar ordenadamente los antecedentes documentales, ya que no solo es indispensable. Para la correcta y oportuna toma de decisiones que se llevan acabo cotidianamente, sino que garantizan la continuidad institucional, siendo un gran apoyo para la acción administrativa cuyos procesos de

15 AGN, Políticas y Normas del Sistema Red de Archivos. 2° Ed. México DF. AGN. 2002. p.11 16 AGN. Introducción a la Organización de Archivos. op. cit. p.6

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planeación organización y control permitirán el adecuado acceso a fuentes de información pertinente y completa. Con el propósito de garantizar la organización y conservación de los documentos activos se llevaran a cabo las siguientes políticas:

→ Será necesario para brindar un servicio de calidad por la unidades de trámite y regionales, apegarse a los lineamientos e instrumentos establecidos por la dependencia en materia de clasificación y catalogación con la máxima precisión a las categorías existentes institucionales.

→ Dentro de la unidades de trámite y regionales es necesario que existan un inventario

preciso y completo, que se actualicé constantemente, que sea difundido y usado como instrumento de control operacional.

→ Todos los documentos que se integren a los acervos deben recibirse por los causes

preestablecidos perfectamente clasificados, cada expediente deberá estar debidamente catalogado, de tal manera que los documentos que captados para la unidades regionales puedan ser integrados rápidamente a su expedientes.

→ Todos los expedientes del acervo de las unidades de trámite estarán a disposición de

las áreas de la dependencia para préstamo, previa autorización. Deberán establecer los mecanismos adecuados para garantizar una rápida localización y recuperación una vez concluido el plazo del préstamo documental.

→ En las unidades de documentación en tramite deberán analizarse los expedientes,

para determinar de manera oportuna el tratamiento correspondiente para optimizar los recursos asignados para el manejo de la documentación, así mismo determinar de acuerdo a las vigencias documentales que expedientes deben ser transferidos a otras áreas de acuerdo al sistema red de archivos.

→ Todas las unidades de tramite y regionales deberán practicarle a los expedientes

dados de baja el expurgo correspondiente, no así la depuración, que de acuerdo al sistema red de archivos corresponde a la Unidad de Archivo de Concentración. Dicho expurgo deberá realizarse con estricto apego a las normas y lineamientos referentes a la disposición documental de la dependencia.

→ Dentro de las unidades de tramite y regionales, la conservación de la documentación

activa se apegará a las necesidades y características de la institución, captando y organizando las documentación, para brindar de manera ágil los antecedentes necesarios para la gestión cotidiana, y al mismo tiempo que permita de acuerdo al sistema red de archivos el optimo manejo de la documentación, además deberá observar una transferencia documental sistemática de los materiales preescritos a las áreas de conservación precautoria.

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2.4.2 Archivo de Concentración. Es también conocido en algunos países como archivo intermedio y se considera que es aquí donde se realiza la valoración, selección y expurgo a fin de conservar lo más pertinente. “Edificio diseñado específicamente para el almacenamiento de bajo costo, mantenimiento y comunicación de documentos semiactivos en transito a su ultima etapa disposicional también llamado intermedio o limbo.”17 “Es la sección de una institución o de un sistema integrado, de archivos que aprecia el valor primario de los documentos, e sede de la comisión evaluadora y si tiene local, reúne los documentos que tienen largo plazo precaucional y poca cantidad de uso.”18 Otra definición sería: “Unidad de archivo encargada del proceso y operaciones para el manejo de archivos semiactivos. Recibe de las oficinas de archivos de trámite y los conserva precautoriamente hasta que cumplen su vigencia.”19 Dentro del sistema integral de archivos para darle el seguimiento adecuado a los documentos institucionales, el archivo de concentración será la siguiente instancia encargada de su manejo y control, cumplirá con los siguientes principios y funciones:

→ Será responsable de la captación y conservación, de la documentación semiactiva, recibirá directamente de las unidades de documentación en tramite y regionales, la correspondencia de las serie documentales que hayan concluido su utilidad inmediata.

→ Deberá promover en coordinación con las instancias correspondientes del sistema

integral de archivos las trasferencias que de las unidades de trámite deban hacerse de la documentación semiactiva.

→ La unidad de archivo de concentración capacitara de acuerdo a sus recursos y su

infraestructura disponibles a las instancias regionales de correspondencia y archivo.

→ Realizara todas las transferencias de la documentación semiactiva de manera organizada, con la relación completa y precisa, bajo una adecuada revisión de los materiales.

→ Deberá entrar lo mas rápido posible a su acervo la documentaron que reciba,

ordenándola y registrando topográficamente, de manera que los métodos establecidos respondan a la rápida localización según las necesidades y características propias del archivo.

17 NÚÑEZ FERNÁNDEZ, E. Organización y Gestión de Archivos. España. Ed. Trea. 1999. p.288 18 VAZQUEZ MURRILO, M. op. cit. P.290 19 BARNARD AMOZORRUTIA, A. op. cit. p11

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→ Pondrá a disposición de las diversas áreas y dependencias la documentación que tiene bajo su resguardo para su préstamo y consulta, responsabilizándose junto con le solicitante, de la oportuna entrega del material solicitado.

→ Deberá llevar el registro completo y preciso de los movimientos que realice tanto de

transferencia primaria como de transferencia secundaria

→ Valoración secundaria. Es la identificación y aplicación de los usos que lo documentos tendrán para la investigación científica y social, en todos sus campos así como su utilidad como fuentes de información en su carácter único permanente.

→ La unidad de archivo de concentración será la única responsable de la selección

final de los documentos que deban ser transferidos, una vez que el plazo de conservación haya concluido.

→ La unidad de archivo de concentración deberá registrar en el calendario de

caducidades la documentación que de las unidades de trámite reciba, para detectar la documentación caduca que conserva y sea retirada oportunamente.

→ Para la depuración de los documentos se apegara al catalogo de disposición

documental, elaborado, por el comité técnico de la administración de documentos, antes de proceder a la depuración se solicitara la aprobación de las unidades que transfirieron dicha documentación.

→ Así mismo será la encargada de seleccionar la documentación que deba ser

eliminada, la que deberá ser transferida al archivo histórico y la que deba ser microfilmada entes de ser destruida, deberá llevar un registro de en donde constará que documentación se elimino, cual se microfilmo y cuál se transfirió al archivo histórico, todo ello apagado a las normas y políticas establecidas por las instancias pertinentes de acuerdo al sistema red de archivos.

2.4.3 Archivo Histórico. Dentro del sistema red de archivo podemos decir que termina su labor con la conservación adecuada de la documentación histórica que ha sido generada. En el sistema red de archivos para promover, conservar y difundir los archivos históricos se llevaran a cabo los siguientes puntos:

→ El archivo histórico será la instancia encargada de la conservación y difusión de los documentos que se hayan identificado como tal, coadyuvará en su correcta valoración y se hará responsable por su manejo.

→ Deberá incorporar lo mas rápido y correctamente posible dicha documentación a su acervo y formara volúmenes, archivándoles en el arden establecido dentro del acervo.

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→ La organización de la documentación recibida se hará respetando concienzudamente el principio de orden original, siguiendo las categorías de fondo, sección y serie, de acuerdo a la dependencia productora, así como la clasificación original de la unidad de archivo histórico.

→ El archivo histórico elaborara y mantendrá actualizado el inventario y el catalogo de los volúmenes que se encuentran en el mismo, para facilitar su localización y consulta del usuario.

→ Con el propósito de difundir con mayor eficacia los servicios ofrecidos para la investigación, el archivo elaborar y editara los índices y guías descriptivos de los materiales documéntales con que cuenta, además de realizar publicaciones antológicas de interés para las dependencias institucionales y el país en su conjunto.

→ Todo el material documental deberá estar a disposición del publico en general, proporcionara la orientación adecuado para la localización del objeto investigación y designara un local para uso de consulta, también garantizara la integridad de la documentación consultada a través de un adecuado control de préstamo y consulta.

→ El archivo histórico realizara programas difusión de su acervo por medio de conferencias, explosiones, investigaciones, etc. y mantener comunicación y coordinación con otras instituciones archivisticas del país con el propósito de enriquecer y ampliar la cultura en el ámbito nacional archivistico.

→ Para la conservación de los documentos, se establecerá de acuerdo al presupuesto las condiciones para el mantenimiento preventivo del material documental, de ser posible crear un taller de restauración y conservación con el apoyo y asesoramiento del AGN. 2.5 Archivo de Trámite Como hemos visto anteriormente dicho archivo dentro de una institución forma parte esencial para el desarrollo de sus actividades, como un enlace entre los diferentes departamentos y la secuencia activa de los trámites llevados a cabo. Es el encargado de organizar eficientemente la documentación que ingresa bajo su responsabilidad, siguiendo los lineamientos y políticas establecidas. 2.5.1 Definición e Importancia. Estas son algunas definiciones del Archivo de Trámite “Es la unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.”20

20 AGN. Introducción a la organización de archivos. op. cit. p.6

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Revisando el diccionario de terminología española nos dice: “Dentro del ciclo vital de los documentos es el archivo de la oficina que reúne los documentos en tramite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normatividad vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de edad.”21 El archivo de trámite como punto de inicio dentro del curso que siguen la documentación y dentro de la empresa es esencial e importante, ya que:

♦ Contribuye a una administración efectiva en una institución o corporación sobre sus actividades y decisiones en el curso de su desarrollo.

♦ Constituye un depósito adecuado para organizar a través del método apropiado los

documentos en función de su actividad y/o utilidad dentro de una empresa o institución.

♦ Protege y respalda los derechos y obligaciones vigentes de una institución mediante

el contenido de los documentos que lo integran.

♦ Es importante por su participación en las líneas de colaboración y comunicación, entre las distintas áreas de trabajo propiciando el eficiente desempeño laboral de la institución.

2.5.2 Estructura y sus Funciones. Podemos considerar como un estándar la siguiente estructura, para un archivo de trámite.

21Diccionario de Terminología Archivistica. Madrid España. Ministerio de Cultura. Subdirección General de Archivos Estatales. 1995. p.22. 7

Unidad de Clasificación y

Ordenación

Unidad de Archivo y Préstamo

Documental

Unidad de Expurgo y

Transferencia Documental

Unidad de Recepción y Apertura de Expediente

Jefatura de Archivo

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Jefatura de Archivo.

Se encarga de organizar y supervisar el desarrollo las actividades dentro del Archivo de Tramite.

Administrar eficiente y racionalmente los recursos destinados a la propia unidad de archivo.

Hacer cumplir la normatividad técnica y jurídica que aplique tanto a la documentación como a la unidad de archivo.

Promover las relaciones ínterdepartamentales con los departamentos que interactúa el archivo

Promover y coordinar la implementación de mejoras en los procesos archivísticos, técnicos y tecnológicos que propicien una mayor calidad en el funcionamiento del Archivo de Trámite.

Unidad de Recepción y Apertura de Expedientes Se encarga de realizar la recepción de los documentos revisando que estos cumplan con los requisitos establecidos para su entrega, abrirá los expedientes de trámites gestionados registrando su ingreso al archivo, el cual formará parte del inventario documental de la unidad de archivo. Unidad de Clasificación y Ordenación. Realizara las funciones de clasificar la documentación de acuerdo al sistema establecido dentro de la unidad de archivo, además se hará cargo de la ordenación de dichos documentos a través de los métodos establecidos para cada una de las series que formarán parte de acervo documental Unidad de Archivo y préstamo Documental Será responsable de llevar a cabo las funciones de archivo de documentos, así como del servicio de préstamo y consulta de los mismos. Unidad de Expurgo y Transferencia Documental. Se hará cargo de practicarles el correcto expurgo a las series documentales de acuerdos los lineamientos establecidos, realizará la preparación de los documentos y llenará los formatos de transferencia designados para el traslado de la documentación. 2.5.3 Organización Archivistica La organización del archivo debe abarcar dentro de su contexto toda la problemática en cuestión y sus actividades, bajo los parámetros archivisticos y las fases correspondientes.

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Con la implementación de una organización archivistica, obtendremos una estructura documental, que permita la clasificación idónea de los documentos, para una fácil localización de las series documentales, así como una correcta y eficiente disposición, conservación y control documental. Una organización archivistica debe llevar a la ejecución del procedimiento que permita conjugar el respeto a la entidad productora y al mismo tiempo la optimización y máximo aprovechamiento del los recursos informativos del archivo. No implica la separación de las series, para una supuesta mejora, sino al contrario mantiene la identidad original del fondo sin alterar su estructura organizacional interna. El grado de organización que se observe dentro de un archivo puede ser en parte reflejo del grado de organización que existe dentro de una institución y viceversa. 2.5.4 Identificación del Fondo. “Es el proceso de investigación y sistematización de categorías archivisticas en las que se sustenta la estructura de un fondo documental. Cuyo objetivo es asegurar a través de sus resultados la valoración de las series documentales.”22 Dicho proceso:

♦ Permite la identificación de las actividades de la entidad productora ♦ Permite la identificación de los procesos administrativos. ♦ Permite la identificación de las series documentales derivadas de los procesos

descritos anteriormente. ♦ Permite la identificación y valoración de las series documentales.

Cinco criterios básicos de identificación de un fondo: 1.- el productor del fondo debe tener una existencia legal. 2.- debe tener asimismo unas competencias oficialmente reconocidas 3.- debe disponer de una ubicación concreta dentro en una determinada jerarquía administrativa 4.- debe poseer un cierto nivel de autonomía. 5.- debe contar con una organización interna fijada por un organigrama. 2.5.5 Principio de Procedencia. Los franceses lo señalan con el término de respect des fonds y entienden por él “el principio que consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos que

22 AGN. Introducción a la organización de archivos. op. cit. p.66

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provienen de una administración, de un establecimiento o de una persona natural o moral determinadas.”23 Herman Hardenberg recoge el principio de procedencia como “aquel principio fundamental según el cual los archivos de un mismo origen, no deben ser mezclados con aquellos de otro origen.”24 Antonia Heredia menciona que “consiste en mantener agrupados los fondos procedentes de una institución, separados de los de otras.”25 2.5.6 Principio de Orden Original. Toda vez que lo estudiosos de la archivística definen el principio de procedencia, nace como consecuencia de la organización del acervo la necesidad de establecer divisiones de acuerdo a la estructura o asuntos de los que trata determinado fondo documental. Y nace a colación un nuevo principio que será el del orden original de las series documentales. Se dice que en 1881 H Von Seybel anunció un nuevo principio: el de orden original. En términos generales, este dispone que los documentos de un fondo deben mantenerse, a lo largo de su vida, en el orden otorgado por su entidad de origen o sea clasificados de acuerdo a las acciones desarrolladas por la entidad o a sus propias estructuras administrativas. Los autores estadounidenses T. Schelleberg y Frank B. Evans, exponen que además de no mezclar los fondos entre si, es necesario respetar la clasificación estructural y temática de las series documentales. En conclusión el principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse de acuerdo a las instituciones o entidades que los generaron. El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el orden que recibió durante su función administrativa y estructural. Por consiguiente para llevar a cabo los anteriores principios es necesario:

♦ Proteger la identidad y origen de los documentos siguiendo su ordenación. ♦ Entender el funcionamiento existencial de la institución. ♦ Proporciona al archivista una guía rápida para ordenar, analizar y describir la

documentación a su cargo.

23 NÚÑEZ FERNÁNDEZ, E. op.cit. p.50 24 HARDENBERG, Adolf. Algunas Reflexiones Sobre los Principios para el Ordenamiento de Archivos, 16, 1967, pp.36-44 25 HEREDIA HERRERA, A. Archivística General. Teoría y Practica. Sevilla: diputación Provincial de Sevilla 1989, p.15

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2.5.7 Expurgo Documental y Transferencia Primaria Algunas corrientes archivísticas como la española, definen al expurgo como el retiro de expedientes de asuntos concluidos de archivo de trámite. El diccionario de términos archivisticos lo define como: “Depurar un archivo de trámite separando los expedientes de asuntos terminados. Eliminar de un archivo central para su baja, los expedientes o piezas de archivo cuyo plazo de permanencia haya concluido.” 26 En México el archivo de Coahuila lo define como: “Expurgo es la eliminación de copias duplicados e impresos innecesarios, documentos de apoyo informativo, así como de cualquier otro documento que carezca de valores primarios.” 27 El archivo de Hidalgo lo conceptualiza como “el retiro de los documentos de archivo repetidos e inútiles, contenidos en un expediente determinado, durante la formación previa a su transferencia al archivo de concentración.” 28 Transferencia primaria. Dentro del archivo de tramite se lleva acabo dicho proceso archivistico que consiste en: “Procedimiento archivistico a través del cual y conforme a su ciclo vital, los documentos de archivo son transferidos de un archivo de tramite a un archivo de concentración.” 29 2.5.8 Clasificación. Con la introducción de un perspectiva funcional los autores pertenecientes a las escuelas norteamericana, inglesa e india inciden en la exposición de la utilidad de la clasificación tanto para facilitar la colocación física de los documentos de un sistema de información documental, de acuerdo con una técnica que contempla por igual su contenido temático, con la forma elegida de acceso a su colección y las características y preparación intelectual de los usuarios, como para garantizar una recuperación rápida y eficaz de la información, que contiene, gracias a la construcción de un fichero con un orden sistemático basado en un esquema de clasificación que permite establecer una concordancia entre la notación que se asigna a los documentos para su identificación y los términos con que se formula una búsqueda. 26 AREVALO J., V. HUGO. Diccionario de términos archivisticos. Sta Fe, Argentina. 2000. Asociación de Archiveros de Sta. Fe. p.260 27 WWW.ICAI.ORG.MX 28 ARCHIVO ESTATAL DE HIDALGO. Lineamientos para la organización, conservación y custodia de los archivos públicos del poder ejecutivo del gobierno del estado de Hidalgo. Hidalgo, México. 2007. p.6 29 BARNARD AMOZORRUTIA, A. op. cit. p 16

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Con la clasificaron se busca dotar al fondo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados, pero además proporcionando con su estructura organizativa la información suficiente para orientar la búsqueda con acierto, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún género porque todas y cada una de las unidades archivísticas tienen asignada una ubicación conceptual posible y no otra “La clasificación consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, acuerdo a los principios de procedencia y orden original.” 30 “Es dividir o separa un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo = FONDO.” 31 Entonces la clasificación es un proceso en el cual se separa por sus diferencias y se agrupa por sus similitudes, dentro de la clasificación documental existirán dudas, debido a la irregularidad de la composición documental de las series, sin embargo con el paso anterior de la identificación podremos auxiliarnos de manera convincente para la adecuada selección de los asuntos y los temas tratados dentro de las estructura organizacional. Podemos decir que dentro de la clasificación son importantes tres aspectos:

1. El análisis de los documentos para determinar el concepto del asunto o la materia en cuestión.

2. El raciocinio para la definición de la clase en la que entrará la serie documental. 3. La asignación física para la ubicación de las series dentro del local archivístico.

Para establecer una clasificación es necesario desarrollar un lenguaje documental lógico y representativo del fondo documental, así como de sus divisiones, secciones, subsecciones, series, etc. Lo anterior quedará esquematizado dentro del cuadro de clasificación que se diseñe para dicho fondo documental. 2.5.9 Métodos de Ordenación “Los sistemas de codificación empleados datan de épocas remotas al considerar cualquier método de ordenación implica una agrupación sistemática que se ha apoyado en la evolución de la escritura, y en forma particular en el perfeccionamiento del alfabeto y uso de los sistemas numéricos.” 32

30 CRUZ MUNDET, J. op. cit. p.238 31 AGN. Introducción a la organización de archivos. op. cit. p.35 32 JIMENEZ RODRIGUEZ, M. Archivos administrativos. México. El Autor. 1983. p.128

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A continuación mencionaremos algunos métodos de ordenación. Alfabético. Este método consiste prácticamente en integrar alfabéticamente las series documentales de acuerdo al título o encabezado que se anota en la pestaña del expediente o legajo. Numérico. Consiste en ordenar los expedientes asignándoles un número progresivo que permite su rápida recuperación. Topográfico. Consiste en señalar el lugar en el que se encuentran los expedientes dentro del local, pasillo, batería, anaquel, entrepaño etc., por lo regular es utilizado en archivos de concentración e históricos. Cronológico. Consiste en ordenar los documentos en razón de las fechas, año, mes y día que les han sido asignados por la unidad administrativa o institución. Cromático. Se caracteriza por la utilización de colores a efecto de organizar las series documentales, con este método es muy fácil la detección de errores, pues no es necesario revisar la documentación, únicamente observando el color de una serie con respecto al conjunto de las otras series documentales donde se encuentra ubicado. Onomástico. Se utiliza cuando las series documentales o legajos están identificados con nombres de personas. En ocasiones por las propias necesidades del archivo se llegan a utilizar métodos mixtos por ejemplo, alfanumérico, cromático-numérico, etc. todo de acuerdo al grado de ordenación que se requiera para el archivo documental. 2.5.10 Digitalización. “Es el proceso mediante el cual es posible convertir cualquier tipo de documento en imagen electrónica digital dosificada. El documento digitalizado es inmediatamente accesible y reproducible a través de un ordenador, sin que exista perdida alguna de calidad en sucesivas copias o accesos.”33 La inclusión de documentos de archivo en una base de datos electrónica se ha hecho cada vez mas utilizada por los administradores de documentos y archivos. Como una herramienta que proporciona mayor disponibilidad y capacidad de almacenamiento de los

33 CORDON ARROYO. A. Empresas Documentales de Gestión de Archivos: Estudio, Análisis y Descripción de Servicios. Gijón, Asturias. Ed. Trea. 2004. p.106

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documentos, la inclusión del documento dentro de un sistema electrónico se conoce actualmente como un sistema documental, refiriéndonos al documento en un sentido amplio, que puede abarcar, desde un texto, una imagen estática, hasta una imagen con movimiento y sonido. Ventajas de la inclusión de la digitalización al Archivo de Trámite. Existen diversos tipos de documentos en los acervos, desde aquellos que son partes de colecciones valiosas, por su contenido cultural e histórico, hasta documentos que únicamente se necesitan como requisito para la realización de un trámite administrativo. En ambos casos la digitalización representa una herramienta destacable. Conservación: Se puede preservar para un mayor tiempo una colección documental al reducir al mínimo la manipulación de los originales en los procesos de préstamo y consulta de estos. Difusión. Se hace fácil al disponer de copias para su manejo, son accesibles a los usuarios debido a que varios usuarios pueden consultar el mismo documento en distintas partes del mundo. Rápido de acceso. Proporciona acceso inmediato al documento, permitiendo en gran medida la autonomía del usuario, ya que puede consultar los documentos a cualquier hora, sin ayuda del encargado del acervo documental. Disminución de tiempo. Elimina el tiempo requerido para archivar los documentos consultados Reducción de costos. Se refiere al ahorro económico en el almacenamiento de los documentos de archivo. Digitalización de los documentos en blanco y negro “Cuando el documento a digitalizar es un texto o grafico en una sola tinta (digamos negra) sobre una superficie monocroma (digamos blanca), el proceso de conversión a formato digital se lleva a cabo descomponiendo la imagen en los puntos de una cuadrícula, llamados píxeles (o dots) y asignando a cada píxel un valor o 0 1 en función de que el punto corresponda a una zona blanca o negra en el documento. La información de cada punto se almacena en un bit. A mayor número de puntos mayor calidad tendrá la imagen digital. La palabra píxel viene de Picture Element, un píxel es el componente mínimo de una imagen digital. Dot significa punto en inglés. El proceso suele denominarse digitalización. La imagen es un mapa de bits (bitmap) que en su conjunto reproducen la sensación visual del documento original.”34

34 PEÑA, R. Y BAEZA, R. Y RODRÍGUEZ MUÑOZ, V. Gestión digital de la información: de Bits a Bibliotecas Digitales y la Web. Madrid. RA-MA. 2002. p.321

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Una vez digitalizada la imagen será almacenada en un fichero informático utilizando un formato para imágenes electrónicas, existen varios tipos de formato como son: TIFF; .JPG; TGA; BMP y GIF. dicho formato especifica la manera en que esta estructurad la información. Digitalización de documentos en escala de grises. En fotografías en blanco y negro encontramos zonas más obscuras y zonas menos obscuras, se selecciona un conjunto fijo en escala de grises y se asocia un código a cada uno de ellos. El color de cada píxel de la imagen se compara con la tabla de colores preseleccionados y se la asigna el color de dicho código. Estos códigos requerirán de mayor espacio de memoria, por lo general las combinaciones de grises que encontramos para digitalizar documentos son 256 distintas combinaciones. La calidad en las imágenes digitalizadas depende básicamente de dos factores:

1. Capacidad cromática; es decir del número de diferente colores que pueden estar presentes simultáneamente.

2. Resolución. Que es el número de puntos por unidad de superficie representados. Digitalización de documentos a color. Para digitalizar una imagen en color se definen 256 niveles de rojo, 256 niveles de verde, y 256 niveles de azul y se pueden representar así 256*256*256 = 16, 777, 216 colores distintos, se necesitarán 3 bytes para almacenar la información de cada píxel El escáner. Es el instrumento sistemático de digitalización que proporciona las mejores condiciones para la de documentos, utiliza un haz luminoso para detectar los patrones de luz y oscuridad o los colores de la superficie del papel, convirtiendo la imagen en señales digitales, que se pueden manipular por medio de un software de tratamiento de imágenes o de Reconocimiento Óptico de Caracteres. El escáner más utilizado es el de cama plana, ahora con rodillo que agiliza en gran medida la operación de escaneo documental. Además del escáner se cuenta con otros instrumentos para la captura de imágenes de documentos; como son, la fotografía y la cámara de video que se utilizan para formatos de mayor tamaño al convencional del papel utilizado (carta u oficio). Una vez que los documentos han sido convertidos a imágenes, ya sea vía escáner o cualquier otro instrumento de conversión, se procede a la indización de dicha documentación por medio de un lenguaje documental, conocido comúnmente como clave o código, ya sea numérico, alfabético o combinado alfanumérico, la indización automática proporciona el acceso directo a los documentos digitalizados que se encuentran integrados en la base de datos de la institución.

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Se conocen dos grupos de bases documentales, las que facilitan el acceso a copias digitalizadas de documentos en soporte de papel, lienzo u otro y las que contienen documentos que no se encontraban en un soporte diferente. Como las de origen digital.

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CAPÍTULO 3 3. REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE SINIESTROS AUTOS Y SU DIGITALIZACIÓN. La unidad de archivo de siniestros autos presenta una incipiente organización, a pesar de que se llevan a cabo los procesos elementales de archivo como son, recepción documental, clasificación, ordenación, transferencia, etc. dichos procesos son llevados a cabo inconscientemente como una labor meramente administrativa, sin ese enfoque archivistico indispensable que se requiere. 3.1 Archivo de Trámite Estructura A partir de la digitalización del archivo de autos se mencionan puntos indispensables que se deben llevar a cabo, para la adecuada función del archivo y de la digitalización documental, entre ellos está

♦ una clara definición de los procesos archivisticos (recepción documental, clasificación, archivar, etc.)

♦ la separación de la función que llevará acabo la unidad de archivo y las funciones que desempeñará el departamento administrativo,

El diseño de la estructura organizativa tanto del Archivo como del Departamento Administrativo quedó en manos del Departamento de Organización de la empresa, dejando la estructura siguiente.

Subgerencia Administrativa

Departamento Administrativo Archivo y Digitalización

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3.1.2 Funciones Subgerencia Administrativa. “Es responsable de la liquidación de siniestros, verificando que las aplicaciones contables se efectúen de manera correcta y oportuna a fin de generar la información estadística necesaria para la toma de decisiones, además es responsable de llevar al día el proceso de archivo y digitalización de manera oportuna y eficiente, para que los usuarios de la documentación cuentan los elementos informativos necesarios para una adecuada toma de decisiones.” 35 Departamento Administrativo. “Se encarga de la captura y la elaboración del proceso de egresos generado de los siniestros de autos, así como de proporcionar información a los asegurados de la siniestralidad de sus pólizas y notificar a los proveedores la fechas de sus pagos. También se encarga de emitir las pólizas de ingresos y pólizas de diario, cuando el siniestro así lo requiere.” 36 Archivo y Digitalización. Nos encargamos de recibir de parte de la unidad de Recepción la documentación de los siniestros ocurridos en la Cd. México y en los estados aledaños (Hidalgo, Morelos, Edo. México, etc.) que son registrados en la oficina matriz. Así mismo se encarga de validar que los documentos cumplan con los requisitos establecidos, una vez dado el visto bueno a dicha documentación, es responsable de llevar a cabo todo el procedimiento de la digitalización y archivo de los documentos. 3.2 Procedimiento Integral de Archivo y Digitalización El procedimiento integral de nuestra unidad archivística, lo consideramos especial e innovador por sus características de archivo. Manejamos dos alternativas para la documentación, un método de archivo cronológico para la documentación en papel y un método numérico para la documentación electrónica, ambas alternativas están a disposición de los empelados del departamento de autos. Cada una por supuesto con sus respectivas condiciones de uso. Contamos con dos soportes diferentes para la misma documentación, un disco duro y un acervo documental en papel. Esto permite una funcionalidad más acorde a los nuevos requerimientos institucionales, de acuerdo a la rapidez con la que es requerida la información dentro del departamento de autos, implica claro esta, implementar nuevos métodos de archivación, no en esencia pero si en su forma.

35 FERNÁNDEZ, R. Maria. Manual de organización. México. El Autor 2002. p.17 36 Ibidem. p.18

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Como en todos los procedimientos, es necesario respetar y cumplir con los lineamientos establecidos para su realización, para el archivo de siniestros autos, dichos lineamientos quedaron plasmados dentro de un manual que pone de manifiesto básicamente cuatro aspectos fundamentales:

Lineamientos para la Entrega de documentación. Lineamientos para el Proceso de la documentación. Lineamientos para la Distribución de la documentación. Lineamientos para el Uso de la documentación.

Tales lineamientos se observan en el flujo procesal de la documentación de los siniestros. Desde su recepción hasta su transferencia primaria. 3.2.1 Origen e Inicio de un Siniestro en Autos Como se origina un siniestro. En el momento que el asegurado reporta al call center (cabina), la ocurrencia de un accidente sufrido en su automóvil, se está dando origen a un siniestro. Una vez ocurrido el accidente y habiéndose dado aviso a la cabina por parte del asegurado, ésta procede a generar en el sistema electrónico del Call Center un Reporte de Siniestros, el cual una ves validado como siniestro, podemos decir que constituye el acta de nacimiento de este, llamada “Orden de Trabajo”. 3.2.2 Identificación de los Tipos Documentales. Cuando hablamos de tipos documentales no solo nos referimos al contenido de estos, sino también a su forma, soporte y composición; es decir, encontramos dentro de los acervos documentos personales, institucionales, financieros etc.,. En soportes de papel, cintas magnéticas, microfilm entre otros. Algunos pueden estar compuestos en unidades documentales, series, volúmenes etc. Por lo general cuando hablamos del término Tipo documental nos estamos refiriendo a algo más que las características y estructura física del documento, ya que este muestra tanto el contenido, valor y estructura física del documento. Una parte sumamente importante para poder organizar el archivo fue tener perfectamente bien identificados los tipos documentales, que se generan dentro del departamento de siniestros autos. Por tal motivo entonces al integrar a un nuevo personal al archivo se le muestra la tipología documental que contiene la unidad de archivo, también se le informa el origen y el valor de dichos documentos para que pueda establecer juicios razonables sobre la importancia de la documentación que tiene en sus manos.

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Con ello garantizamos la integridad de la documentación que está manejando. 3.2.3 Tipología Documental Dentro de Siniestros Autos. Documentación con valor Administrativo ( Primaria) Ajuste. (Por asunto)

→ Orden de Trabajo. → Declaración. → Volantes: pase médico, pase al taller, asistencia legal, vale de grúa. → Notificación de rechazo de siniestro. → Cuestionario de servicio. → Actas y declaraciones levantadas en el ministerio público. → Convenio GxG → Inventarios. → Fotografías

Valuación.

→ Valuación de la orden de reparación al taller → Vales de refacciones → Presupuesto de reparación → Fotografías.

Documentación con valor contable Póliza de egresos. (Por asunto)

→ Solicitud de egreso. → Factura o recibo de honorarios. → Recibo de retención de impuestos → Finiquito.

Póliza de ingreso

→ Solicitud de la póliza. → Recibo de recuperación de terceros → Copia de ficha de depósito.

Póliza de diario

→ Copia del movimiento corregido → Copia de movimiento de ajuste → Desglose de vales de grúa → Vales de grúa. → Desglose de primas en depósito → Facturas que integran el desglose.

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→ Finiquito firmado. Documentación con valor jurídico o legal Localización (Por asunto)

→ Oficios de localización → Inventario → Fotografías

Liberación

→ Oficios de liberación → Inventarios → Fotografías

Documentos anexos en caso de robo y pérdida total

→ Factura original y endoso → Tarjeta de circulación → Tenencias → Comprobantes de verificación vehicular → Baja de placas → Oficio de acreditación de la propiedad → Duplicado de Llaves

3.2.4 Proceso Administrativo de los Documentos (Cómo se Generan) Todos los documentos que son recibidos por la unidad de archivo, son generados de un proceso administrativo, consideramos acertado explicar dicho proceso, mediante el cual son generados los diferentes tipos documentales en siniestros autos, respetando la secuencia cronológica de los eventos que se desarrollan dentro del mismo. Función de Cabina (Call Center). El proceso que realiza la cabina para el departamento de autos se desarrolla de la siguiente forma: “Una vez reportado el accidente, el operador de cabina se encarga de recabar la información necesaria por parte del asegurado, para que éste pueda recibir la atención adecuada. En el momento en que el Call Center valida los datos de la información proporcionada por el asegurado, información que va a ser plasmada en la Orden de Trabajo, (documento con el que nace un siniestro) el operador de cabina procede a localizar vía telefónica a un ajustador, el mas próximo al lugar del accidente.

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En cuanto se localiza al ajustador se le indica que acuda a la dirección proporcionada por el asegurado, para asistirlo en el accidente ocurrido y genere la documentación pertinente al servicio de ajuste (declaraciones, volantes de admisión, cuestionarios, etc.)”37 Servicio de Ajuste. “Al momento de realizar dicho servicio, el ajustador procede a llenar toda la documentación correspondiente al ajuste, que indica los procedimientos establecidos (verificar número de serie, revisar daños, Etc.), recabando del asegurado y los terceros involucrados toda la información necesaria que deberá anotar en la declaración, volantes, cuestionarios, etc. “38 Una vez completada su labor el ajustador acude a las instalaciones de Seguros Atlas, para entregar la documentación correspondiente a los siniestros que ha atendido, debe dirigirse a la unidad de recepción documental con la finalidad que ésta realice una primera revisión de la integridad de la documentación. Función de valuación Toda vez que los asegurados y/o terceros reciben los volantes de pase al taller, llevarán su automóvil al taller indicado, donde se evaluaran los daños por personal especializado en valuación y reparación, tanto de la empresa como del taller. Una vez realizada la evaluación de reparación y costo, con el sistema especializado llamado “Valuadata” se emitirán los siguientes documentos:

→ Presupuesto estimado, → Hojas de resultados de costeo → Vale de refacciones → Fotografías

Los cuales servirán de apoyo, para que el personal analista de la empresa pueda procesar adecuadamente los pagos a los distintos proveedores. Departamento de análisis El departamento de análisis recibe de la unidad de recepción documental, las facturas, recibos de honorarios, o cualquier otra documentación soporte, susceptible de análisis, provenientes de los distintos proveedores de servicios, como consecuencia de los gastos que ocasiona un siniestro. Toda vez que el analista tiene los documentos antes mencionados, y ha realizado su análisis, procede a tramitar los egresos correspondientes dentro del sistema contable de siniestros autos. Departamento Administrativo. Este departamento emite las pólizas de ingresos y de diario, las cuales pasan al departamento de digitalización y archivo. 37 HERNÁNDEZ, J. Manual del Proceso de Digitalización, Sinistros Autos. México. El Autor. 2002. p.26 38 Ibidem. p.28

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También recibe de parte de los analistas el soporte documental (facturas, recibos de honorarios etc.) que se anexa a las pólizas de egreso que ha impreso del sistema. Dichas pólizas pasan al departamento de digitalización y archivo para que sean digitalizadas y formen parte del expediente electrónico y del archivo físico. Departamento de Robo En el caso de Robo. Los documentos generados de Ajuste se limitan regularmente a la declaración que da el asegurado de cómo ocurrió el robo y el acta levantada en el ministerio público. Pago de la indemnización por robo. Momento en el que se genera el egreso (requiriendo al asegurado los documentos de propiedad, mismos que se requieren para la indemnización de la pérdida total por la colisión) y el finiquito que será necesario presentar al momento de la liberación del vehículo Existen otros eventos que se realizan en el proceso de los siniestros de robo que son: La localización. Donde se genera el oficio de dicha localización, el inventario y las fotografías que muestran el estado en el que se encuentra el vehículo. La liberación. Se genera el oficio de liberación en el ministerio público y se requiere del finiquito firmado por el asegurado para dicha liberación. 3.2.5 Requisitos Indispensable para la Digitalización de Documentos. Documentación primaria o administrativa

1. Los documentos correspondientes a un siniestro deberán presentarse siempre con su Orden de Trabajo como documento inicial.

2. Todos los documentos deben contener el N° de siniestro, es importante también

revisar que el número de siniestro es el correcto.

3. La documentación debe contar con una adecuada legibilidad textual antes de pasar

al proceso de escaneo, en el caso de las fotografías es importante que cuentan con

una adecuada resolución para poder ser apreciadas adecuadamente en el sistema.

4. Las fotografías deben presentarse por separado, pegadas o impresas en una hoja

blanca y con el N° correspondiente de siniestro, no empalmadas o encimadas una

sobre la otra.

5. entregar la documentación en orden ascendente de menor a mayor

6. Evitar en la mayor medida posible el exceso de copias o duplicado de documentos.

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7. Evitar en la mayor medida posible el exceso de grapas, con una grapa por siniestro

es suficiente.

8. Utilizar hojas tamaño carta para las fotocopias y fotografías

Documentación contable.

1. Legibilidad. Las facturas deben ser completamente legibles para tener una imagen adecuada del documento en las pantallas del sistema de digitalización. 2. Las facturas deben cumplir con todos los requisitos fiscales que se requieren para un comprobante deducible de impuestos. 3. Los datos que contienen las facturas deben ser los correctos, por ejemplo la razón social de Seguros Atlas, el R.F.C., las cantidades, etc. 4. Las facturas deberán ser correctamente relacionadas para su entrega y sello de recibido. 3.2.6 Recepción Documental.

La recepción documental se lleva a cabo por unidades administrativas que apoyan al departamento de archivo sin formar parte de este, un modulo que se realiza la recepción de la documentación primaria o administrativa y otro modulo realizando la recepción de la facturación que formará parte de los egresos y así mismo de la documentación contable. Para la recepción de la documentación administrativa. Se reciben los documentos de ajuste los cuales se anexan a la orden de trabajo emitida por el Call Center, una vez que se ha revisado que cumplen con los requisitos necesarios establecidos para su digitalización y archivo. Cuando la documentación no cumple con tales requisitos la unidad de recepción se encarga de realizar las acciones pertinentes para que la documentación llegue al departamento de digitalización y archivo tal y como se determinó. Estas acciones pueden ser la corrección de las desviaciones que presentan los documentos, llamadas de atención y/o las sanciones al personal que entrega documentación sin los requisitos establecidos. Lo anterior aplica tanto para la documentación administrativa como para la contable. Nosotros como archivistas y digitalizadores de la documentación somos lo encargados de monitorear que los lineamientos para la recepción se cumplan en tiempo y forma.

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3.2.7 Clasificación. Consideramos la clasificación de la documentación física (papel) como un instrumento de vital importancia para la colocación y recuperación posterior de la misma, cuando así se requiera. Analizando los tipos documentales y los procesos administrativos de generación documental, y debido a que el procedimiento de digitalización y archivo permite establecer una separación física, de acuerdo al valor de los documentos. Se determinó más apropiado, para la unidad de archivo, tomar como Fondo documental a la empresa generadora de los documentos; es decir , Seguros Atlas, como una Sección el departamento al que pertenece la unidad de archivo Siniestros Autos, como una subsección, el valor y tipologia de los documentos. Documentación Administrativa Documentación Contable Documentación Jurídica Debido a que el sistema de digitalización emite un registro de documentos digitalizados por día, sin importar la tipología documental, se determinó tomar como parte de la clasificación este registro de lotes digitalizados diariamente. Ej. Lote 10/Feb/2006 Por último se tomaron las series documentales de los asuntos contenidos en éstas, que son para la documentación local y foránea que se registra en la Cd. de México como sigue:

→ Ajuste. → Valuación. → Complementos de ajuste y valuación → Robo → Pólizas de egreso → Pólizas de ingreso → Pólizas de diario → Finiquitos

Esta documentación conforma la siguiente clave: SA= Seguros Atlas SA = Siniestros Autos DA = Documentación Administrativa DC = Documentación Contable DJ = Documentación Jurídica Fecha de Lote. La fecha del lote se integra por la documentación digitalizada, de cuales- quiera de los asuntos citados en la clasificación mencionada al inicio de este punto. Fórmula clasificadora = SA/SA/DA/ 01/01/07 para la documentación administrativa

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Fórmula clasificadora = SA/SA/DC/ 01/01/07 para la documentación contable Fórmula clasificadora = SA/SA/DJ/ 01/01/07 para la documentación jurídica Para la documentación dentro del expediente electrónico se realizó un clasificación donde encontramos, en primer término, una carpeta llamada “Información Primaria” que contiene los documentos de ajuste, valuación, otra carpeta donde encontramos las fotografías, tanto de ajuste como de valuación. Posteriormente se abrieron carpetas de acuerdo a las coberturas del seguro que pagan los analistas, a los proveedores de servicios. Quedando la clasificación que se muestra en el esquema siguiente, Véase esquema N° 2

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ESQUEMA 2

N° de Siniestro

Inf. Primaria

Fotografías

Gastos Médicos

Daños a Terceros

Daños Materiales

Robo

GM Ingresos

GM Egresos

GM Documentos Generales

DT Ingresos

DT Egresos

DT Documentos Generales

Cristales Reparación N/A

Grúa

CR Ingresos

CR Egresos

CR Doctos. Grales.

NA Ingresos

NA Egresos

NA Doctos. Grales.

GR Ingresos

GR Egresos

GR Doctos. Grales.

RB Ingresos

RB Egresos

RB Doctos Generales

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3.2.8 Método de Ordenación. Al hablar de ordenación, nos referimos a la agrupación sistemática de los elementos que conforman un todo, y casi podríamos decir que en nuestro universo todo tiene ya un orden preestablecido, solo es cuestión de descubrir el método indicado. Dentro de Siniestros Autos. Antes de pasar por el proceso de digitalización los documentos de ajuste, valuación, localización, liberación y finiquitos. Son ordenados numéricamente por número de siniestro. Las pólizas de egreso, ingreso, diario son ordenadas de acuerdo a su fecha de emisión y el número consecutivo asignado por el sistema contable de siniestros autos. El método de ordenación que utilizamos una vez digitalizados los documentos dentro de la unidad de archivo es cronológico, ya que se realiza por fechas progresivamente, de acuerdo a la fecha del lote digitalizado, esto es con la documentación física (papel). Para la documentación electrónica el método de ordenación es mixto. Numérico y Cronológico, de acuerdo al N° del expediente y año en que fue generado dentro de la base de datos del sistema de digitalización y archivo. 3.2.9 Expurgo Documental Es un proceso sencillo, pero no por ello deja de ser importante dentro del proceso de digitalización y archivo, una vez que éste se realiza facilita ampliamente la función del escaneo documental. El expurgo en la unidad de archivo se realiza en primera instancia por la unidad de recepción, retirando los documentos duplicados acuses de recibo, anotaciones y recados adheridos a la documentación, y en una segunda instancia por los archivistas encargados de realizar el proceso de archivo y digitalización, con la finalidad de tener en el archivo electrónico y físico únicamente la documentación necesaria para la toma de decisiones, sin llegar a causar confusión con la duplicidad de la documentación y evitar la ocupación de espacio innecesario, tanto en disco duro como en el local de archivo. Antes de ser ecaneados los documentos pasan por un breve lapso de limpieza documental. la cual consiste en eliminar post it, clips, grapas y el exceso de copias que pueden duplicar un documento, forma parte de la preparación de la documentación que será digitalizada, una vez realizada, facilita enormemente la labor de escaneo de los documentos.

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3.2.10 Digitalización Escaneo de los Documentos Existen diferentes tipos de formatos documentales, oficio carta, media carta, etc. y en distintas presentaciones blanco y negro, en escala de grises y a color. Para cada un de ellos la configuración del escáner es distinta. Dentro de la documentación administrativa, contamos con documentación que contiene información por un solo lado, información por los 2 lados, ambos en blanco y negro. Con documentación con imágenes a color por un solo lado y documentación con imágenes en escala de gris de igual forma por un solo lado. Una vez recibida la documentación, por el área de digitalización y archivo se procede al escaneo de los documentos, se cuenta con un sistema de escaneo llamado masivo, debido a que este sistema resulta ser más ágil, para los grandes volúmenes documentales. Para poder llevar a cabo el proceso de digitalización masiva es necesario separar la documentación para su escaneo de acuerdo a las características mencionadas en el párrafo inicial. Y se escanea en el siguiente orden: Primero la documentación que tiene información por un solo lado. Segundo la documentación que tiene información por ambos lados Tercero la documentación que tiene información en imágenes a color y en escala de grises. Esto con la finalidad de no perder demasiado tiempo en estar configurando el escáner para cada tipo de documentos. Debemos mencionar que los complementos de la documentación administrativa, son escaneados sin hacer esta separación, ya que son relativamente pocos en cuanto a su volumen. La documentación contable. Contiene en mayor volumen documentación con información por un solo lado, y muy ocasionalmente documentación con imágenes a color, por lo que no se realiza una separación de documentos, ya que la configuraron del escáner es muy esporádica y se puede avanzar rápidamente en el proceso de escaneo de esta documentación. Para escaneo de documentos en blanco y negro se utiliza una resolución de 150 dpi’s Para escaneo de documentos a color (fotografías) se utiliza una resolución de 200 dpi’s Para el escaneo de documentos en escala de grises se utiliza una resolución de 200 dpi’s

3.2.11 Indexación de los Documentos

Cabe mencionar que cuándo decimos que un reporte ha sido validado como siniestro, es por que se le ha asignando un número y una fecha que lo identificarán consecuentemente.

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Dicho siniestro mediante un proceso de sistematización, es dado de alta en la base de datos del archivo digital por lo tanto de esta forma ya se ha abierto el expediente electrónico con su respectiva clave o código de acceso, que seria su numero de siniestro y el año de ocurrido. Una vez que se ha escaneado la documentación dentro del sistema de digitalización, se procede a indexar la documentación por medio de un lenguaje documental que permitirá su recuperación, en este caso será el numero y la fecha del siniestro correspondiente a la documentación que se va a digitalizar. Dentro del expediente electrónico se integra una estructura que permitirá al usuario una recuperación de la información más específica de acuerdo a las labores desempeñadas por dicho usuario. Como lo muestra la estructura del punto 3.2.7. 3.2.12 Creación de los Lotes y su Método de Ordenación. Una vez que la documentación ha sido digitalizada dentro de la base de datos en expedientes electrónicos, se crean los lotes con los documentos en papel. Dichos lotes son conformados por sublotes integrados por grupos de documentos ya clasificados con anterioridad:

o Por sublotes de documentación de ajuste o Por sublotes de documentación valuación, o Por sublotes de documentación de pólizas de egreso, o Por sublotes de documentación de pólizas de ingreso, etc.

Estos lotes como mencionamos en el punto 3.10 son ordenados de manera cronológica de acuerdo a la fecha en que fueron indexados dentro de los expedientes electrónicos. En estos lotes documentales, no se deben mezclar documentos de valor administrativo con los documentos de valor contable. Con el fin de realizar en el futuro una depuración más precisa del archivo de siniestros autos. Los lotes documentales se archivan por separado en cajas especialmente, unas para la documentación administrativa y otras para la documentación contable, teniendo así una prefecta separación e identificación de la documentación con distinto valor documental. 3.2.13 Recuperación de la Información y Documentación. La recuperación de la documentación empieza desde el momento en el que son indexados los documentos, mediante un código asignado (N° de Siniestro y año de ocurrido) para identificar a que expediente corresponden los documentos; es decir, en el momento en que se asigna un número para indexar, estamos definiendo el numero mediante el cual vamos a recuperar dicha información y documentación, tanto física como electrónicamente,

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Ese número asignado nos mostrará un expediente electrónico, donde se encontrarán las imágenes virtuales de sus respectivos documentos. Dentro del sistema de digitalización de la unidad de archivo de siniestros autos, existe una herramienta, la cual registra todos lo documentos indexados por día. Lo que llamamos un Lote. Por otra parte, con la aplicación de una variante de esta herramienta obtenemos los registros de los documentos que se han indexado con un cierto código o número de sinistro, y la fecha en que se realizó dicha indexación, Proporcionándonos la ubicación física de los documentos en papel, que pertenecen a un mismo código o número de siniestro dentro de los lotes digitalizados. 3.2.14 Elaboración del Inventario como Instrumento de Descripción del Archivo. “Los trabajos de descripción documental en el archivo de gestión deben plantearse siempre sin perder de vista la referencia de que se trata de una labor necesaria, que debe integrarse en las actividades ordinarias de los empleados y jefes de oficina, pero nunca al margen de ellas.”39 Como mencionamos en el punto anterior el sistema de digitalización contiene un registro de todo el material digitalizado por día y por número de siniestro. Aun así se hace necesario complementar dicha información con un instrumento de descripción tan útil como lo es el inventario analítico. Para llevar a cabo el inventario se diseñó un formato con los campos necesarios de información, primero para describir el contenido de la unidad de archivo y segundo para darle mayor efectividad a la recuperación de la documentación en papel; es decir, a la ubicación física del documento. Los campos requeridos en el formato de inventario son:

1. Fecha del lote 2. N° de sublote 3. Tipología documental 4. Fechas y consecutivos de la tipologia documental 5. N° de caja. 6. Observaciones

La labor de descripción de documentos en la unidad de archivo de siniestros autos, y en cualquier archivo de trámite, tiene una importante consecuencia, ya que al integrar esta a las labores de transferencia al archivo de concentración se hace más eficaz el manejo de la documentación transferida, partiendo de la idea de que si ya se ha hecho una descripción de los documentos, no tiene por que repetirse posteriormente. 39 NÚÑEZ FERNÁNDEZ, E. op. cit. p. 215.

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3.2.15 Servicio al Usuario. Un punto importante para el servicio a usuarios definitivamente lo es el estudio y conocimiento de los mismos. Considerando usuario a todo a aquél que necesita información para el desarrollo de sus funciones profesionales. Dentro de las instituciones existen básicamente dos tipos de usuarios, los internos y los externos. Los usuarios internos dentro de la unidad de archivo y de seguros atlas son los de mayor importancia. A ellos esta enfocado en gran parte el funcionamiento del archivo. Para los usuarios externos habrá siempre condiciones de autorización y restricciones, para los servicios documentales. Contamos dos tipos de documentación para el servicio al usuario.

→ La digital, documentación en imágenes electrónicas → La textual, documentación física o en soporte de papel

Los servicios prestados dentro de la unidad de archivo son: Asesoría a usuarios Es decir, orientamos al personal usuario, en cuanto el manejo del sistema digital del archivo, es decir, se orienta en la localización y recuperación de un documento dentro de la estructura del expediente electrónico, con la finalidad de reducir tiempos en la localización de la información. Consulta. Dentro de la unidad de archivo de siniestros autos se aplica más comúnmente cuando un documento recién llegado a la unidad de archivo es solicitado por algún usuario, y este documento no ha sido digitalizado, se le facilita una fotocopia quedando documento original en poder del archivo para evitar extravió de documentación que no ha sido digitalizada. Préstamo. Se realiza cuando se hace necesaria la exhibición de un documento original ante alguna dependencia jurídica o legal, ya sea por alguna demanda o reclamación hecha por algún asegurado de la empresa. Dicho préstamo se realiza mediante un vale de archivo firmado por personal debidamente autorizado. Cuando la documentación es solicitada por alguna sucursal foránea de la empresa, la consulta se realiza Vía E-mail proporcionado al usuario las imágenes de los documentos solicitados.

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3.2.16 Transferencia Documental Dentro de la unidad de archivo de siniestros autos se lleva a cabo la transferencia primaria por ser una unidad de archivo de trámite. Para realizar la transferencia documental al archivo de concentración, se ha tomado una política de acuerdo al volumen y espacio dentro del local de archivo, por lo tanto se ha fijado un periodo de 1 año y medio como plazo de guarda de la documentación activa. Sin embargo pienso que el plazo más conveniente para esta transferencia es de 2 años, debido a que es el periodo que tiene un asegurado para realizar una reclamación de su siniestro, por lo que dicho expediente esta sujeto a ser requerido, incluso por instancias legales. Ya que de haber una demanda por parte del cliente los documentos cobran un valor jurídico ante el ministerio publico de la entidad federativa correspondiente. Se debe tomar en cuenta también, que es una empresa externa la encargada de conservar los documentos, por lo cual el costo del servicio de préstamo de la documentación que aun sigue activa repercute de manera importante cuando no se respetan lo plazos adecuados para la retención documental. Se realizó un formato para la transferencia documental que contiene los datos más importantes de esta operación, con el fin de dejar un registro confiable, para la empresa generadora de la documentación. Auspiciando una mayor efectividad en el control documental, en esta nueva etapa del ciclo de vida de los documentos archivisticos. (Ver anexo 2) Actualmente existe la propuesta en la que alguno de los archivistas que estamos dentro del archivo del departamento de siniestros autos, quede como encargado de dicha unidad archivistica, se tomará en cuenta los conocimientos y experiencia de cada uno de los candidatos. Personalmente pienso que puede ser una buena oportunidad para alcanzar una meta más dentro de nuestra vida como profesionistas de la documentación.

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OBSERVACIÓN AL MÉTODO DE ARCHIVO POR LOTES Sobre este método personalmente planteo la siguiente observación en la cual recae una contradicción conceptual en cuanto al Principio de “Orden Original” de los documentos físicos. Al momento qué dejamos de utilizar el fólder como instrumento para reunir y conjuntar la documentación física de los expedientes de siniestros, los documentos que pertenecen a un expediente quedan completamente segregados dentro de distintos lotes documentales, por lo que al llegar a ser requeridos los documentos originales por alguna dependencia jurídica o fiscal, resulta demasiado lento y complicado el proceso de recuperación de la documentación original. Si bien es cierto que el ahorro en cuanto a tiempo y personal, para la labor de archivo es significativo, cabe mencionar que en la recuperación de la información, sobre todo cuando el número de expedientes es considerable y/o cuando un expediente contiene numerosos movimientos documentales, se ve reflejada la falta de esa labor archivistica, poniendo de manifiesto las debilidades que aun tienen los sistemas electrónicos de archivo en cuanto al manejo de documentación física o en soporte de papel. Lo anterior provoca a los usuarios, procesadores y generadores de la documentación una cierta credibilidad de ineficacia de la inclusión de los sistemas electrónicos al archivo. Es necesario concebir a los medios electrónicos dentro del archivo como una herramienta de apoyo y no como una maravilla tecnológica que nos va a dar la solución a los procesos de archivo de manera instantánea. Debemos ser cuidadosos al momento de seleccionar los sistemas que introduciremos al procedimiento del archivo, y ser concientes para no eliminar o suprimir con el fin de economizar recursos, una función básica de archivo que pueda resultarnos contraproducente en el futuro. Desafortunadamente en muchas de las ocasiones las decisiones dentro de las empresas privadas son demasiado verticales y no esta en manos del archivista la aplicación de los sistemas que complementan la labor de archivo y manejo documental.

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Conclusiones El manejo y control de documentos dentro de los archivos es fundamental y aplica a todo tipo de unidades documentales; la misma evolución de las empresas va necesitando que los sistemas y procedimiento se adecuen cada vez con mayor eficiencia a los requerimientos que la organización empresarial adquiere. Tan es así que en las instituciones o empresas donde antes solo existían procedimientos administrativos que de forma superficial hacían referencia del archivo documental, ahora cuentan con procedimientos archivísticos completos y enfocados específicamente al control documental. Dentro de la unidad de archivo de siniestros autos de la empresa Seguros Atlas, se dio una reorganización, aplicando un enfoque archivístico al procedimiento administrativo que existía. Es de vital importancia la introducción de dichos procesos, que ayuden a la organización y el buen funcionamiento. Dentro del departamento de siniestros autos y sobre todo de la unidad de archivo de fue muy interesante, la implementación de dichos procesos, ya que para llevarlos acabo se necesito de la cooperación de los usuarios, quienes por momentos se mostraban escépticos y con poca disposición para aceptar los cambios. Más aun, con la introducción de una nueva tecnología y métodos de archivo, que se generaron a partir de la digitalización documental, la resistencia al cambio fue un factor que se debió superar, ganando la credibilidad y la confianza del personal de cada departamento que recibe el servicio de archivo, tanto físico como electrónico, todo esto a base de un gran esfuerzo para encontrar los procedimientos adecuados a los requerimientos departamentales. Hoy en día los usuarios del archivo de siniestros autos, hacen uso del sistema electrónico de archivo a través de las pantallas de las computadoras, tal como lo hacían anteriormente con el expediente en papel. Sin embargo es necesario mencionar que aunque la nueva tecnología dentro de los archivos es una herramienta muy útil, no resolverá instantáneamente los problemas que aquejan a las unidades de archivo, y no podrán suplir al 100% los procesos archivísticos, ni los principios de Archivonomia que bien justificados están.

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ANEXOS

Anexo 1 FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

LOTE 26 DE FEBRERO 2007

SL documentos contenidos Fecha de siniestralidad Consecutivo Caja Observaciones

Siniestros faltantes en base de datos

Del Al

LOTE 27 DE FEBRERO 2007

SL documentos contenidos Fecha de siniestralidad Consecutivo Caja Observaciones

Siniestros faltantes en base de datos

Del Al

Anexo 2

FORMATO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SEGUROS ATLAS S.A. AREA DE SINIESTROS AUTOS Fecha: Relación de Documentación Enviada a Safedata

N° C. Año Caja Lote Valor Documental Código de Barras Numero Tipo del al

Jefe de archivo Autorizo