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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y

ARCHIVONOMÍA

CONVERSIÓN DE ARCHIVOS TXT AL

FORMATO DE INTERCAMBIO ISO 2709

T E S I N A

Q U E P A R A O B T E N E R E L

T Í T U L O D E L I C E N C I A D O E N

B I B L I O T E C O N O M Í A

P R E S E N T A :

G E R A R D O B E L M O N T L U N A

A S E S O R : D r . J u a n V o u t s s á s M á r q u e z

MÉXICO, D. F. 2005

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Tabla de contenido

Pág. Prefacio 4 Introducción 6 Capítulo 1 Historia y características de las computadoras y software para bibliotecas 9 1.1 Historia de la computación 9 1.2 Historia de la automatización en bibliotecas 12 1.3 Historia de la automatización de bibliotecas en México 14 1.4 Qué son las bases de datos 16

1.4.1 Tipos de bases de datos 17 1.4.1.1 Bases de datos jerárquicas 18 1.4.1.2 Bases de datos en red 18 1.4.1.3 Bases de datos relacionales 19 1.4.1.4 Tipos de relaciones 23 1.4.1.5 Bases de datos orientadas a objetos 24 1.4.1.6 Manejadores de bases de datos 24 1.4.1.7 Manejador de bases de datos SQL 24 1.4.1.8 Manejador de bases de datos Oracle 26

1.5 Qué es un software 27 1.6 Características de los principales software para bibliotecas en México 28

1.6.1 Características principales de Logicat 29 1.6.2 Características principales de SIABUC 31 1.6.3 Características principales de CD Micro/isis 34

Capítulo 2 Formatos de comunicación para el intercambio de información automatizada: MARC 21, CEPAL y FCC. 39 2.1 Esquemas de clasificación LC 40 2.2 Formato MARC 40 2.3 Formato CEPAL 41 2.4 Formato Común de Comunicaciones (FCC) 42 2.5 Protocolos de comunicación 43 2.6 Conexión al Servidor Z39.50 45 Capítulo 3 ¿Qué es ISO? 46 3.1 Antecedentes de la ISO 46 3.2 Cómo esta integrada la sociedad ISO 46 3.3 Protocolo de comunicación ISO 2709 47

3.3.1 Etiqueta líder o de registro 47 3.3.2 Directorio 50

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3.3.3 Campos variables 51 3.3.4 Registro separador o terminador 51

3.4 Fangorn: software para la conversión de archivos txt a ISO 2709 57 Capítulo 4 Metodología para la generación de datos txt a archivos ISO 2709 58 4.1 Procedimientos para generar los archivos ISO 2709 a partir de archivos TXT 58 4.2 Manejo de información y obtención de registros 59 4.3 Renombrado de etiquetas 66 4.4 Conversión de archivos TXT a ISO 2709 77 4.5 Análisis del archivo ISO 2709 generado con Fangorn 82 Conclusiones 88 Bibliografía 90 Anexo 1 A1 Aplicación de archivos ISO 2709 a Winisis 96 A1.1 Contenido del archivo mst 104 A1.2 Importación de registros en formato ISO 2709 a Winisis 109 A1.3 Nombre del archivo ISO a importar 109 A1.4 Separador de campo 110 A1.5 Flujograma de información para bases de datos ISO 2709 a Winisis 112 A1.6 Metodología de reformateo 114 A1.7 Tabla de equivalencias para formatos de descripción bibliográfica 116 Anexo 2 Importación de archivos TXT a SIABUC 118 A2.1 Tabla de equivalencias de etiquetas clave a MARC 118 A2.2 Importación del Pre-MARC a SIABUC 129 Anexo 3 Conversión de formato Excel a TXT 132 Anexo 4 Conversión de archivos Access a TXT 144

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Prefacio El propósito de este trabajo es proponer una alternativa para el tratamiento de la información de una manera muy sencilla sobre bases de datos, es decir, que cualquier bibliotecario con conocimientos básicos de Excel, Access y txt, puedan manipular su información contenida en su base de datos. Todo esto resumido en una metodología descrita paso a paso. Teniendo como principales reglas la claridad y la sencillez. Es necesario precisar de antemano, que este trabajo no pretende ser comprensivo ni exhausto. Sólo pretende sencillez y utilidad, por tal razón no esta hecho para especialistas en informática, sino para bibliotecarios. Muchas veces hemos carecido de instrumentos sencillos y aplicables a los quehaceres cotidianos de la biblioteca. Sin lugar a dudas como bibliotecario he tenido la fortuna de trabajar para muchas escuelas, empresas, que me han llenado de experiencia, de tal suerte que hoy entrego un trabajo producto de todas estas vivencias acumuladas. El atesoramiento de estas experiencias no ha sido fácil y mucho menos el realizar este proyecto, los tropiezos muchas veces han sido duros, sin embargo, la voluntad y mi obsesión por termina mi carrera y continuar estudiando es mayor. No hablaré de las dificultades, sino del agradecimiento y las oportunidades que se me han dado para hacer de mis centros de trabajo laboratorios y experimentar una y otra vez, a veces he tenido buenos resultado, en algunos otos malos. He trabajado en un sin número de proyectos, para muchas universidades de México y Américalatína, que en unas hojas no podría resumir todas aquellas dificultades y soluciones que he tenido que elaborar. Sin embargo, le agradezco al Profesor Collazo Reyes, por darme la oportunidad de participar en su equipo cuando fui alumno y que él sin pensarlo, me dirigió hacia la temática que hoy presento. De igual manera agradezco al Lic. Armando Ruiz, por darme la oportunidad de participar en el desarrollo del Software Altaír, que sin lugar a dudas a sido una experiencia en todo el sentido de la palabra.

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Este trabajo esta dedicado a:

Mis hijos: Alexandra y Luis Gerardo Con todo mi amor y cariño

A mi esposa: Sandra.

Gracias por el apoyo y cariño que nos das

A mis padres: Guillermo y Amalia

Gracias por todo

A mis Sobrinos: Brenda, Guillermo, Elizabeth, Belén

Gracias por su compañía y cariño

A mi hermana y su esposo Elizabeth y Héctor

Gracias por su apoyo

A mi hermano y su esposa: Guillermo y Paty

Gracias por su apoyo

A mis suegros: Pedro y Ma. Candelaria

Gracias por todo

A Dios: Por todas las bendiciones que me ha dado

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Introducción El presente trabajo tiene como objetivo principal, proponer una metodología que ayude en el proceso de migración de los archivos: txt, mdb y xls, que dependiendo del tipo de archivo, y de la misma información se pueda generar un archivo que permita al bibliotecario manipular su base de datos para corregir, editar y migrar su información bajo el formato de comunicación ISO 2709. Con esta metodología, el bibliotecario podrá construir, modificar, corregir y obtener el nivel de catalogación adecuado para su base de datos. Se dará cuenta del nivel de optimización que puede lograr de los recursos tanto humanos como económicos, logrando realizar trabajos de normalización y actualización con esta metodología de una manera más rápida y eficiente. Así mismo se dan a conocer algunas de las herramientas que existen en la red de Internet, dispuestas de manera gratuita en la misma. La posibilidad de plantear un proyecto de esta manera es gracias al desarrollo de la tecnología, el crecimiento y el constante mejoramiento de los servicios bibliotecarios, reflejo de usuarios cada vez más exigentes, y las contradicciones administrativas, como los presupuestos restringidos y el claro aumento de la cantidad de recursos de información en distintos formatos, por convenios o con posibilidades de intercambiar información electrónicamente.

Desde la década de los años sesentas, y con el surgimiento de software para la automatización de bibliotecas, así como la aparición de los formatos como MARC, FCC, y CEPAL en las últimas cuatro décadas; se ha tratado de establecer criterios básicos para el intercambio de información. Para este fin se desarrolló el formato de intercambio de información ISO 2709, que es el vehículo de los diferentes formatos para el intercambio de información entre los diferentes softwares.

Los formatos de catalogación tienen como función encasillar a detalle la descripción para los diferentes soportes de información, auxiliados estos por las reglas de catalogación. para dar un formato de presentación a la información que se visualiza ya no solo en fichas sino también en los OPAC´S.

Me atrevería a decir, que no es sino hasta la última década del siglo XX, tal vez un poco antes, en que las bibliotecas dan un giro en el desarrollo de sus actividades cotidianas, esto debido al desarrollo de la gran cantidad de recursos electrónicos. Viéndose afectados, el desarrollo del bibliotecario y la biblioteca en sí misma.

Todo esto es gracias a que los costos de la tecnología se vuelven accesibles, ya que en la década de los ochentas los procesadores para computadoras disminuyen sus costos, haciendo posible la adquisición masiva de estas herramientas. La consecuencia del abaratamiento de la tecnología, es el reflejo de mayor número de instituciones con procesadores más poderosos, y por consecuencia, el desarrollo de software cada día más robustos, y construidos modularmente, lo que permite adquirirlos por separado, e ir optimizando los recursos de nuestras bibliotecas. Esto no quiere decir, que todas las bibliotecas tengan las mismas posibilidades.

La introducción de las computadoras en bibliotecas, afecta las reglas y prácticas tradicionalistas.

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Las demandas de información superan a la bibliotecología habitual, es el siglo de la ruptura de paradigmas, hoy en día tenemos, de una u otra cosa a una opción múltiple, de la tecnología digital a la tecnología de alto toque, de un sí o un no a una opción múltiple. Logrando facilitar el acceso a los recursos que aumentan no solo la cantidad y la calidad sino también un sin número de recursos.

Este nuevo paradigma es complejo para el bibliotecario, del cual, no se pueden perder de vista los objetivos de la biblioteca tales como: los soportes físicos y electrónicos de información y el proceso descriptivo, ya sea este manual, local, electrónico o en red. El objetivo es la circulación de la información. Esto se puede lograr sí programamos bien nuestro software desde el principio, utilizando las reglas y los formatos adecuados. Es decir, si tenemos la idea clara de la construcción y la combinación de las reglas de catalogación y la claridad de la programación de un software con cierta plantilla de uso normalizado, y que la combinación de estos con los vehículos, nos permitan compartir nuestra información como lo son el ISO 2709 y el Z39.50, con los diferentes softwares que existen, no solo en nuestro país sino en el mundo, logrando así la posibilidad de manejar un lenguaje universal, y que realmente permita compartir la información. Así mismo, debemos ser más participativos; involucrándonos más y más en procesos esenciales y de consecuencia.

Este trabajo además, tiene como intención dar a conocer y acercar al bibliotecario recursos que desde hace muchos años se han venido desarrollando, y ayudarle en la comprensión de la estructura de su información. Muchos no saben como indiza un software y que relación tiene con el formato que utiliza, la plataforma en que esta soportado su software, las características técnicas que requiere para cambiar de un programa a otro etc., etc.

Los formatos desde su creación en los años 60´s, y la adopción de reglas internacionales como las RCA, han facilitado no solo la búsqueda y recuperación de información, no solo han dado forma a las colecciones, sino que también, siguen influyendo en el desarrollo de los OPAC´S.

El proceso de automatización y la adopción de los formatos internacionales de descripción bibliográfica, ayudan al intercambio de información y al proceso de catalogación llamada hoy en día catalogación en línea o electrónica.

Actualmente, los beneficios de contar con los protocolos de comunicación como lo son el ISO 2709 y el Z39.50 en las tareas de catalogación y clasificación, otorgan beneficios muy representativos, ya que para los niveles de catalogación y para la normalización de autoridades resultan muy útiles, entre muchos otros beneficios. La propuesta que en este trabajo se maneja es; construir una metodología que permita al bibliotecario manipular su información en infinidad de tareas dentro de la biblioteca, que él desee realizar de acuerdo a sus necesidades, ya sea normalizar sus registros, corregir faltas de ortografía, homologar nombres de autores, entidades, secretarías, etc, en fin, es un trabajo que despierta la imaginación y la posibilidad de manejar información masivamente de una base de datos. Esta propuesta, corresponde a la etapa final de normalización o estandarización, migración o actualización, ya que cualquier proceso, cualquiera tarea que se deseé hacer, terminará en archivo de tipo Access o Excel, que se convertirá en un archivo de

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extensión TXT que llamare Pre-MARC. Cabe la posibilidad de que se puedan combinar entre sí estos, dependerá del nivel y la imaginación que el bibliotecario tenga. El concepto de imaginación al que me refiero es a la capacidad de visualización que el bibliotecario tenga para tratar su información, aprovechando los mecanismos para manipular sus bases de datos.

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CAPÍTULO 1

Historia y características de las computadoras y software para bibliotecas

1.1 Historia de la computación “Uno de los principales artefactos mecánicos de calcular que se conoce es el ábaco, que aún se sigue usando en algunos países de oriente de donde es originario. Los primeros vestigios de instrumentos de cálculo en el mundo occidental se dan después del Renacimiento cuando el matemático escocés John Napier (1550-1617), basado en una teoría de que todas las cifras numéricas podían expresarse en forma exponencial, inventa los logaritmos, que permiten reducir a sumas y restas las operaciones de multiplicación y división. En 1964 publica su magna obra; las primeras tablas de logaritmos, en el libro Rabdología.”1

Más adelante ya con el descubrimiento de la electricidad y la evolución de la mecánica se combinan estos dos sistemas: mecánico y eléctrico, posteriormente, gracias al desarrollo de la tecnología, se desarrolla la lógica matemática. El desarrollo de la lógica matemática, que se logra representar físicamente con la aparición del relé (Dispositivo que sirve para la regulación, dirección y mando de la corriente principal de un circuito dado, mediante el empleo de una pequeña corriente auxiliar de que se alimenta por dicho dispositivo);”2que es el órgano clásico elemental del razonamiento automatizado, en cuanto puede tomar dos valores: sí o no, verdadero o falso, cero o uno, según un convenio de trascripción de información previamente establecido. Una vez que se logró simular físicamente un razonamiento lógico, todo el resto del desarrollo histórico de la computadora hasta hoy va a consistir en sustituir la tecnología primitiva de relés por tecnologías más avanzadas como bulbos al vacío, distintos tipos de transistores, circuitos integrados, etc. “En 1937 es fabricada la Mark I o ASCC (Automatic Sequence Controlled Calculator) Calculadora Automática de Secuencia Controlada, en Harvard, con el apoyo de la compañía IBM, por Howard Aike. Considerada la primera computadora electromecánica automática, fue utilizada durante quince años para realizar cálculos astronómicos.”3

La primera computadora que se puso en funcionamiento fue desarrollada por el alemán Konrad Zuse, en 1941, en Berlín. Primero fue la Z3 y después la Z4, eran máquinas electromecánicas, perfectamente comparables a las que en 1944 realizaron IBM y la Universidad de Harvard en Estados Unidos. La Z3 era incluso más rápida que el desarrollo de IBM, puesto que su operación de base requería de 0.43 segundos, mientras que la máquina IBM necesitaba 5 segundos

1 FERREIRA CORTES, Gonzalo (2004). Informática. México : Alfaomega. pp. 22 2 Nuevo diccionario ilustrado Sopena de la lengua española (1981). Barcelona. Ramón Sopena. pp. 856 3 Historia de la computación (199?) [En línea]. Disponible en : http://guamuchil.udo.mx/fcampos/computacion %20Ipropuesta2.htm (consultado el 15-noviembre-2004)

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El Dr. A. Aiken desarrolló, a principios de los años 40, en la Universidad de Harvard y con apoyo de IBM, otros proyectos para el diseño de un equipo de cómputo. Para el año de 1945 P. Ecket y J. W. Manuchley concluyen, en la universidad de Pensilvania, la ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Calculator) que llega a constituirse en la primer máquina computadora totalmente electrónica; fue diseñada para resolver problemas matemáticos en el área náutica. Esta limitación era una desventaja, y cambiar su programación resultaba lento y susceptible de una alta probabilidad de error.4 “El Dr. J. Von Neumann fue el precursor de las computadoras modernas y describió una filosofía básica del diseño de estos aparatos. Su filosofía sirvió de base para construir las primeras computadoras. Así que en el año de 1945, el Dr. propone diseñar y construir una computadora que trabajase en sistema binario, capaz de almacenar en su interior los datos necesarios para la resolución del problema que se le plantease, y con una memoria de mucha mayor capacidad que las conseguidas hasta ese momento. En 1949 se construyó en la Universidad de Cambridge, en Inglaterra, la primera computadora comercial destinada a la gestión; era una computadora decimal que permitía utilizar caracteres alfabéticos, la entrada y salida de datos se realizaba por medio de tarjetas perforadas y utilizaba unidades de cinta magnética como memoria auxiliar.”5

Generalidades en la historia de las computadoras: La base fundamental de la evolución de las computadoras digítales ha sido el desarrollo de los componentes que forman su memoria y unidades de cálculo. Las computadoras digitales, que son normalmente de uso general, trabajan directamente con los datos numéricos, representándolos por medidas de variables discretas, como son los impulsos eléctricos, los dientes de una rueda dentada, etc. Las computadoras analógicas dedicadas a problemas específicos, trabajan con los números, transformándolos mediante escalas en medidas de variables continuas, como son longitudes, corrientes, fuerzas magnéticas, etc. Para aprovechar la rapidez de la computadora analógica y la precisión de la digital, según los cálculos requieran una u otra característica, se han construido computadoras (híbrido) de los dos tipos anteriores. “Todo este desarrollo de las computadoras suele divisarse por generaciones y el criterio que se determinó para determinar el cambio de generación no está muy bien definido, pero resulta aparente que deben cumplirse al menos los siguientes requisitos: La forma en que están construidas. Forma en que el ser humano se comunica con ellas.”6

4 MORA, José Luis (2003). Introducción a la informática. 4 ed. México, Trillas. pp 74-75 5 Ibid 6 Historia de la Computación (200?)[En línea]. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos/histocomp/histocomp.shtml (consultado el 5-abril-2005)

http://www.monografias.com/trabajos/histocomp/histocomp.shtml

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Primera generación: (1950-1960): Corresponde a las válvulas de vacío. Donde las empresas Remington Rand (UNIVAC) e IBM, alquilan las computadoras, por los elevados costos de producción. Donde las maquinas funcionan por programas mecánicos muy rudimentarios. Segunda generación: (1960- 1964): W. Shockley va a marcar la diferencia con la primera generación; a principios de 1960 con la invención del transistor salen al mercado las primeras computadoras transistorizadas, dando lugar a la ampliación de las memorias internas, la generalización del concepto de arquitectura modificable, se usan periféricos de gran masa de memoria como los tambores y discos magnéticos, y se reduce el tamaño de las computadoras. Aparecen los lenguajes ensambladores que traducen las instrucciones del código máquina, llegando a generar lenguajes de alto nivel como FORTRAN “(del inglés Formula Translation. Lenguaje de programación diseñado en 1954 para la creación de aplicaciones científicas. Hoy en día prácticamente ya no se utiliza y ha sido sustituido por otros mucho más potentes y versátiles. Aparecieron muchas versiones posteriores.)”7, COBOL “(Acrónimo de la palabra inglesa Common Bussines Oriented Languaje = Lenguaje Orientado a Negocios Comunes). Es un lenguaje de programación de tercera generación muy empleado desde hace muchos años para la creación de aplicaciones comerciales. Actualmente empiezan a entrar en desuso y empieza a ser sustituido por otros lenguajes más potentes”8 y ALGOL “(Acrónimo de las palabras inglesas Algorithmic Languaje = Lenguaje Algorítmico). Lenguaje de programación creado en los años sesentas que se utilizaba principalmente para el diseño de aplicaciones de cálculo científico. La versión más conocida data del año 1968, que se conoció con el nombre de ALGO68”9. Tercera generación: abarca la década 1964-1974; se progresá considerablemente en la reducción de tamaño y aumento de la velocidad de cálculo, mediante la implementación de diferentes tecnologías de integración de transistores y otros circuitos de estado sólido. Se avanza mucho en software, desarrollando más lenguajes de alto nivel (PL1, BASIC, RPG, APL) y sistemas operativos, se inicia la programación estructurada, se construyen potentes compiladores e intérpretes, se generaliza el uso en las empresas de paquetes de software, bibliotecas de programas y bases de datos; aparecen las técnicas de tiempo compartido y la multiprogramación. Se generalizan los periféricos en la arquitectura de las computadoras, dotando a los sistemas informáticos de una gran modularidad; se hace uso del teleproceso, de discos flexibles y de lectoras ópticas. En este momento es cuando se estructura el mercado de las computadoras constituyéndose las compañías que llegan hasta nuestros días: IBM, Control Data, Nixdorf, Philips, ICL, Bull, Burroughs (hoy Unisys), NCR, Siemens, Fujitsu, etc. Cuarta generación: mediante las técnicas de integración a gran escala se produce la revolución del microprocesador; el tamaño de las computadoras se reduce a una décima parte con respecto a los de la anterior generación, se alcanzan velocidades multiplicadas por factores de 10, 50 y hasta 100, y se llega a grandes masas de memoria en reducidísimos tamaños; todo ello gracias a la tecnología LSI (gran escala de integración.)

7 ALARCÓN ÁLVAREZ, Enrique. Diccionario de Informática e Internet. Barcelona : Anaya ; Multimedia, 2002 pp. 149 8 Ibid. pp. 78 9 Ibidem. pp. 24-25

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En Silicon Valley, INTEL Corporation produce el primer microprocesador, es decir, un «chip», una pieza única de tamaño muy reducido que contiene miles de componentes electrónicos y que pueden realizar cualquier tarea lógica constituyéndose en la unidad central de proceso de una computadora; inmediatamente después salen al mercado los microprocesadores Z-80, 6800 de Motorola y otros. Quinta generación: hoy día existen múltiples proyectos de investigación y experiencias ya realizadas o en curso de realización en el terreno de la Inteligencia Artificial (IA) y de los Sistemas Expertos. Debido a la rápida creación de nuevas tecnologías esta generación aún no ha concluido, y continua avanzando hasta que otro adelanto marque el inicio de otra nueva. 1.2 Historia de la automatización en bibliotecas Al terminar la “Segunda Guerra Mundial, en Europa y Estados Unidos, se lleva un proceso de restauración y organización de sus acervos. En Estados Unidos se revalora el código de catalogación de la American Library Association Ante las inconsistencias catalográficas y la falta de normalización detectadas, surgió la necesidad de unificar una serie de códigos nacionales de la catalogación, para posteriormente lograr uno de carácter internacional, a través del cual se logró en un marco de globalización, la organización sistemática de la información bajo el horizonte prometedor de la naciente computación electrónica de datos. Para ello se otorga especial distinción a la Organización Internacional de Standardización (ISO) cuya función es mantener la normalización en diverso campos del conocimiento en un marco internacional. Resulta de lo anterior, una serie de normas en el contexto bibliotecario. Como son las normas ISO aplicadas a la documentación; las reglas Angloamericanas; y algunas otras como ISBD (International Standard Bibliographic Description), cuya finalidad se orienta principalmente al control bibliográfico y es llevado a trabajar al campo bibliotecario bajo criterios normalizados, como la codificación, catalogación, clasificación y recuperación de la información, utilizando un formato de intercambio.”10

“La introducción de la tecnología a las bibliotecas, en particular de las redes, nos sugiere remontarnos algunos años atrás, en 1968 aparece el formato MARC (Machine Readable Cataloging = Catalogación Legible en Máquina): Podemos decir que éste, es un conjunto de normas para identificar, almacenar, recuperar e intercambiar información bibliográfica por medios automatizados.”11

Este es el primer proyecto que surge como mecanismo regulador bajo estándares normativos, que permitió manejar la información catalográfica de una forma ordenada y codificada, surgiendo entonces, como un proyecto piloto a principios de los años 60´s. en este intervinieron varias bibliotecas de los EE.UU., que experimentaron con la manipulación de registros catalográficos legibles en máquina; como resultado de tales

10 SÁNCHEZ ESPINO, Ariel (2000). La automatización: bases teóricas y su aplicación en la biblioteca pública Jesús Reyes Heroles. México : El autor.. pp. 100-108 11 LOPEZ GUZMÁN, Clara (2000) [En línea]. Modelo para el desarrollo de bibliotecas digitales especializadas. México : UNAM Disponible en: http://bibliodgsca.UNAM.mx/tesis/testcllg.htm (consultado el 5-abril-2005)

http://bibliodgsca.unam.mx/tesis/testcllg.htm

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experimentos, apareció primeramente el formato MARC 1 que a su vez requirió de revisión para dar paso finalmente, en 1967, a MARC 2 cuya estructura permitió utilizarlo para manejar todo tipo de materiales, en forma automatizada. Fue desarrollado por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, con el propósito de distribuir la catalogación con copia en cintas magnética a las 16 bibliotecas que inicialmente participan en el proyecto. Esta catalogación en cintas magnéticas consistió en aproximadamente 50.000 registros automatizados, básicamente compuestos de la catalogación de libros en inglés, realizados por la Biblioteca del Congreso. La Biblioteca del Congreso ha desarrollado diferentes formatos MARC para diferentes tipos de materiales bibliográficos: Libros, Series, Mapas. Películas, Manuscritos, Música, etc., para toda clase de bibliotecas (pública, universitaria y especializada.) Además se puede usar en diversos equipos para la representación e intercambio de información bibliográfica, así mismo, y basándose en estas ventajas ofrecidas por MARC 2, surge el de proyecto de OCLC (Online Computer Library Center)” 12. “Este proyecto surgió en el año de 1967 cuando el presidente de la universidad de Ohio junto con otras universidades fundaron el Centro de la Biblioteca de la Universidad de Ohio (OCLC), para desarrollar un sistema automatizado a través del cual las bibliotecas de las instituciones académicas de Ohio podrían compartir recursos y reducir costos.” 13, Este proyecto consistiá en: Servicios de catalogación y préstamo interbibliotecario basado en cintas MARC, cuyos registros se pueden modificar según las necesidades del usuario, así como proporcionar fichas catalográficas a la asociación de universidades de Ohio OCLC. A partir de entonces OCLC se convirtió en un líder nacional en servicios que proveían a las bibliotecas de diversos servicios. Para el año de 1977, OCLC crea OHIONET, que fue establecido como el primer abastecedor de servicio bibliotecarios regionales de OCLC y paso de 103 bibliotecas socios que tenia en 1977 a 300 en el año 2004. Las bibliotecas asociadas son académicas, públicas, escolares y especializadas. Actualmente los servicios de OCLC son fundamentales en las actividades bibliotecarias. OHIONET ofrece un sin número de servicios para las diferentes necesidades de sus miembros o bibliotecas asociadas. OCLC, se ha convertido en una institución normativa, certificando algunos procesos como la creación de archivos ISO 2709, evaluando la estructura y compatibilidad de estos. En 1973 apareció el estándar ISO 2709 como representación informática del formato MARC. La existencia de ese estándar es el que ha posibilitado la rápida conversión de los catálogos de las bibliotecas de papel, a catálogos automatizados y consultables de manera remota.

12 Technical dictionary of library and information science : English-spanish, spanish-english = diccionario tecnico de bibliotecnologia y ciencias de la informacion (1993). [ed. by] Marta Stiefel Ayala, Reynaldo Ayala, Jesus Lau. New York : Garland. Pp. 543 13 OCLC: Historical Background (2005) [En línea]. Ohio. OHIONET. Disponible en: http://www.ohionet.org/about_history.shtml (consultada el 18-abril-2005)

http://www.ohionet.org/about_history.shtml

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A partir de los años 80´s, las bibliotecas vieron la necesidad de automatizar sus fondos para hacerlos accesibles a sus usuarios, y dar acceso a bases de datos locales o remotas. En aquella época, las bibliotecas universitarias comenzaron un lento proceso de automatización de los catálogos conforme al estándar MARC. El uso de la red era básicamente local y se empezó a utilizar para consultar catálogos de otras bibliotecas y conectar algunos de ellos entre sí. La aparición y rápida difusión de la tecnología de Internet, específicamente el Web, ha inyectado un cambio cualitativo en las bibliotecas, especialmente en la consulta de los catálogos. La mayor parte de los fabricantes de software de gestión de bibliotecas adaptaron la consulta del catálogo llamado OPAC (Online Public Access Catalog), a través del Web mediante un programa front-end, que da una visión al usuario totalmente distinta de la aplicación. El nuevo aspecto y la simplicidad del servicio propiciaron un uso mayor del recurso. Los estándares bibliotecarios no han escapado a la evolución de la tecnología, y el formato MARC, ha sido ampliado con un campo que permite la catalogación de recursos electrónicos, es decir, se pueden ahora incluir direcciones http, ftp y telnet. A través de este campo, y con el software adecuado se puede conseguir relacionar los recursos internos y externos de una biblioteca, creando la visión de una biblioteca distinta, la biblioteca digital. 1.3 Historia de la Automatización de bibliotecas en México “Los alcances de la automatización de las bibliotecas en nuestro país empiezan en 1971, en la Universidad Nacional Autónoma de México, específicamente en el Centro de Información Científica y Humanística (CICH.)”14

“Podemos decir que desde los años 70´s se ha reconocido la importancia de las bibliotecas universitarias principalmente dentro de la UNAM, ya que estas juegan un papel muy importante en el desarrollo de la docencia e investigación. En el año de 1973 se originó un proyecto en la UNAM que tenia como principal objetivo “brindar un mejor servicio” 15 uno de los proyectos fue crear un Banco de Datos que facilitara a los usuarios el acceso a los materiales bibliográficos y al mismo tiempo agilizar los servicios técnicos a los que se somete un libro.”16

“En el año de 1975, como tesis profesional, se diseño y programó un sistema automatizado de adquisiciones y procesos técnicos de libros. Este proyecto no resulta muy atractivo para las autoridades, sobre todo por la falta de experiencia e investigación. Los beneficios que proporcionó la explotación del banco de datos, no justificó la inversión necesaria para la creación de estas bases de datos. Para el año de 1977, cinco años después del proyecto original, la UNAM creció un 400% más en todas sus bibliotecas. Para mediados de ese año el rezago de material no

14 SÁNCHEZ ESPINOSA, Ariel. op. cit. pp. 99 15 Librunam : Sistema Automatizado para bibliotecas (1982). Charlotte Bronsoiler, Juan Voutssas, et al. México, UNAM. pp.21-22 16 Ibid pp 22-24

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procesado era de 66, 000 volúmenes. Perjudicando el desarrollo de la investigación y la docencia.”17 “Conscientes de este problema y aprovechando la experiencia que se había adquirido en sistemas automatizados, en junio de 1976 se reinició la investigación, en la que participaron: la Subdirección, los Departamentos de Planeación, Adquisiciones, Procesos Técnicos y el personal de Cómputo de esta Dirección.”18

Tras la necesidad y el cúmulo de experiencias en esta área, se comenzó a diseñar un sistema global y flexible que apoyara a las bibliotecas universitarias, y a su coordinación en la mayor parte de las actividades que como centros de información desempeñaban, y así realmente se amortizó el costo inicial de la programación, creación e implementación. Se proyectaba elevar la producción en los procesos técnicos, como la catalogación y clasificación, mantener los catálogos actualizados, se evitaría la duplicidad de trabajo, entre otras actividades. Hasta hace algunos años “LIBRUNAM era una base de datos confiable, compatible con la mayor parte de los catálogos de mundo. Entre sus múltiples virtudes contaba con módulos de recuperación en línea, a partir de palabras significativas en forma fonética, dentro del texto o de asientos completos en forma escrita, que permitían al usuario de la biblioteca localizar bibliografías en menor tiempo y con la mayor precisión. Además fue útil como herramienta en el proceso de pre-catalogación, catalogación y distribución del material. Contaba con rutinas para agilizar los procesos de adquisición de libros, impresión y ordenamiento de fichas catalográficas. Además de controlar simultáneamente la producción y el rendimiento de todos los departamentos y personas involucradas en estas actividades. Es así como LIBRUNAM se convirtió en uno de los sistemas pioneros, que marca el inicio de una nueva etapa para las bibliotecas de nuestro país, y para la industria, ya que compañías en nuestro país han descubierto la necesidad de esos sistemas en las bibliotecas nacionales.” 19

17 Ibidem pp. 21-22 18 Ibid pp. 24 19 Ibidem Librunam pp. 25-27

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1.4 Qué son las bases de datos “Una base de datos es una colección de datos relacionados y organizados con una lógica coherente y con significado inherente. Se diseña y se construye con un propósito específico. Puede ser utilizada por múltiples usuarios para diversas aplicaciones.” 20

Una base de datos es: el “nombre con el que se le conoce a un conjunto de datos informáticos relacionados entre sí que están almacenados de forma que son recuperables fácilmente, con la posibilidad de relacionarlos, ordenarlos según criterios, etc. Las bases de datos son unas de las aplicaciones más usadas en la actualidad. Actualmente es común encontrar dos tipos de bases de datos. Por un lado, tenemos las que almacenan los datos en columnas y filas, que es el sistema típico, y por otro, las de tipo hipertexto donde las palabras, gráficos y otros elementos pueden contener enlaces a otros datos relacionados con los mismos.21 Entre algunas características de las bases de datos están las siguientes: Independencia de datos y tratamiento Cambio en datos no implica cambio en programas y viceversa (Menor costo de mantenimiento) Coherencia de resultados Reduce redundancia Acciones lógicamente únicas Se evita inconsistencia Mejora en la disponibilidad de datos No hay dueño de datos (No igual a ser públicos) Ni aplicaciones ni usuarios Guardamos descripción (Idea de catálogos) Cumplimiento de ciertas normas Restricciones de seguridad Accesos (Usuarios a datos) Operaciones (operaciones sobre datos) Otras ventajas: Más eficiente gestión de almacenamiento. Como hemos venido observando en el desarrollo de este trabajo las bases de datos surgen desde mediados de los años sesenta, pero en 1970 Codd propone las bases de datos relacionales, modelo estudiado y desarrollado hasta nuestros días, aunque ahora se encuentran los modelos orientados a objetos. Una biblioteca es una forma de bases de datos de documentos, tradicionalmente es lo que se conoce como catálogos. Las bases de datos pueden ser tan grandes que es muy importante considerar que deben ser almacenadas tan eficientemente como sea posible. Para fines de una biblioteca digital, una base de datos de documentos debe ser capaz de almacenar más que texto.

20Introducción a las bases de datos. Disponible en: http://rinconprog.metropoliglobal.com\cursosProg\Bdatos\IntroBD\index.php?cap=1 (consultado Jueves 12 de agosto del 2002) 21. ALARCÓN ÁLVAREZ, Enrique de. op. cit. pp. 44-45

http://rinconprog.metropoliglobal.com/cursosProg/Bdatos/IntroBD/index.php?cap=1

17

Las imágenes, usualmente diagramas o fotografías, son parte importante de cualquier documento. Una base de datos debe contener el texto completo y las imágenes, o un campo que indique la referencia para tener acceso a ellos. Programación orientada a objetos La programación orientada a objetos trata a los datos y a los procedimientos que operan sobre ellos como un solo objeto. La programación estructurada se utiliza desde los setentas y es uno de los métodos más utilizados en el campo de la programación. Uno de los principales conceptos que introduce es la abstracción, que permite concentrarnos en que tarea realiza un procedimiento sin preocuparnos como esta tarea es realizada. Sin embargo a medida que los programas crecen las estructuras de datos sobre las cuales operan los procedimientos cobran mayor importancia. Los tipos de datos son procesados en muchas funciones dentro de un programa estructurado y cuando se producen cambios en estos tipos de datos, deben hacer cambios en cada sentencia que actúa sobre estos tipos dentro del programa. En conclusión con la programación estructurada podemos empaquetar código en funciones pero ¿qué sucede con los datos? La programación orientada a objetos surge como un nuevo paradigma que permite acoplar el diseño de programas en situaciones del mundo real, las entidades centrales son los objetos, que son tipos de datos que se encapsulan con el mismo nombre estructuras de datos y las operaciones o algoritmos que manipulan esos datos. Algunas de las ventajas de estas aproximaciones son la reutilización del código, el desarrollo de prototipos en forma sencilla, desarrollo de interfaces graficas en forma rápida, bases de datos más eficientes. Este paradigma de programación orientada a objetos se fundamenta en las siguientes propiedades: Abstracción: permite representar las características esenciales de un objeto, sin preocuparse de las no esenciales. Encapsulación: es la propiedad que permite asegurar que el contenido de la información de un objeto esta oculto al mundo exterior. La encapsulación permite la división de un programa en módulos. 1.4.1 Tipos de bases de datos “Las bases de datos se clasifican en tres grupos: jerárquicas, en red y relacionales. Las bases de datos jerárquicas fueron las primeras en aparecer. La información se presenta en forma de árbol. El problema con este tipo de estructura es que no todas las bases de datos se adaptan a la estructura en árbol. En el intento por eliminar la rigidez de las bases de datos jerárquicas, se desarrolló la estructura en red, en la cual se permite todo tipo de relaciones, cualquier conjunto de información es representable mediante una base de datos en red. Por último, aparecieron las bases de datos relacionales, que pretendían obtener mayor flexibilidad y rigor en el tratamiento de datos.

Nacieron en la década de los 70´s de la mano de E. F. Codd, quien planteó una alternativa a las bases de datos jerárquicas y en redes existentes hasta el momento22

1.4.1.1. Bases de datos jerárquicas “Este tipo de bases de datos solo se pueden crear con estructuras jerárquicas (estructuras en árbol.) Están formadas por una colección de registros unidos a través de relaciones de muchos a muchos. La relaciones se implementan físicamente utilizando punteros (igual que una estructura de árbol.) Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de información y datos compartidos, lo que permite crear estructuras estables y de gran rendimiento.”23

1.4.1.2 Bases de datos en red “Las bases de datos en red son muy parecidas a las jerárquicas. Se permite cualquier tipo de relaciones aunque, en principio, se distingue entre base de datos en red simple (no permite relaciones muchos a muchos y es la más usual) y la base de datos compleja. Cualquier sistema es representable en una base de datos en red. Tomemos por ejemplo, la relación PROFESOR – ALUMNO, que es una relación muchos a muchos, dicha relación se puede incluir en una base de datos en red compleja, pero, en principio no es una base de red simple. Para que esta información se pueda almacenar en una base de datos en red simple, debe expresarse sustituyendo la relación muchos a muchos por dos relaciones uno a muchos. Para ello, se introduce un nuevo registro, del que existirá una ocurrencia por cada par; profesor alumno que están relacionados (ver fig.) a los registros introducidos en una estructura, para evitar la utilización de relaciones de muchos a muchos, se le llaman enlaces (links) La inclusión de un enlace no implica introducir redundancias.”24

Profesor Profesor N

M 1 1

18

Enlace N N N

Alumno Alumno 1

Imagen C1.1 Ejemplo red compleja

La imagen C1.1 muestra la transformación de relaciones muchos a muchos en relaciones muchos a muchos mediante el uso de enlaces.25

22 UREÑA, Luis A. (1997). Fundamentos de informática. Madrid, Ra-ma. pp. 159 23 Ibid pp. 160 24 Ibidem pp. 160-161 25 Ibidem pp. 160-162

1.4.1.3 Bases de datos relacionales “Este modelo sé esta usando con mas frecuencia en la practica debido a las ventajas que ofrece sobre los modelos anteriores, entre ellas, el rápido entendimiento por parte de los usuarios que no tienen conocimientos profundos sobre sistemas de bases de datos. Una base de datos relacional esta formada por tablas. “Una tabla es una estructura bidimensional formada por una sucesión de registros del mismo tipo. Si se imponen ciertas restricciones a las tablas, se pueden tratar como relaciones matemáticas. De ahí el nombre de este tipo de bases de datos y el hecho de que a las tablas de una base de datos relacional se le denomine relaciones. Una tabla es la forma en que un usuario ve sus datos. Se divide horizontalmente en filas y verticalmente en columnas. Una fila representa un registro o un grupo de valores de campos, los cuales contienen toda la información necesaria sobre la entidad de la tabla. Una columna contiene información referente a un único campo o atributo. Se define una clave como atributo o conjunto de atributos que identifican una fila. Los requisitos que debe cumplir una clave son: identificación univoca y no-redundancia. Al conjunto de todas las claves posibles se les llama claves candidatas, y de entre ellas se eligen una, que seria la clave primaria.”26

Las tablas deben cumplir los siguientes requisitos: 1 Todos los registros son del mismo tipo 2 Para almacenar registros distintos se usan tablas distintas Como lo ilustra la Imagen C1.2

Imagen C1.2 Ejemplo de una base de datos relacional

26 PEGUERO, Elizabeth (2005) [En línea]. Administración bases de datos :sistema manejador de bases de datos (DBMS)

19Disponible en: http://elizabethpeguero.8m.com/Eliza.htm (consultado el 11-enero-2005)

http://elizabethpeguero.8m.com/Eliza.htm

3 Cada columna se identifica mediante un nombre o columna. Como lo muestra la imagen C1.3

Columna

20

Imagen C1.3 Base de datos con campo único

4 En ninguna tabla aparecen nombres de columnas repetidos. Así lo ilustra la imagen

C1.4

Imagen C1.4 Columnas diferentes entre bases

5 En ninguna tabla existen registros duplicados (filas idénticas.) Salvo cuando es la

llave para recuperar la información depende de la estructura programada. 6 El orden de los registros en la tabla es indiferente. En cada momento se pueden

recuperar los registros en un orden en particular.

7 En cada tabla hay una llave formada por uno o varios campos. Se observa claramente en la imagen C1.5

Llave Llave

Imagen C1.5 Llaves de bases de datos

8 El contenido de las tablas es independiente del almacenamiento físico de los datos. 9 El modelo relacional es uno de los mas utilizados en el diseño y gestión de bases de

datos, debido fundamentalmente a dos razones: por una parte, el modelo relacional se basa en un reducido número de conceptos que hacen de este sistema, uno de los más fáciles de entender, diseñar, cambiar, administrar y acceder, y por otra parte, posee un lenguaje de definición y manipulación de datos muy potente y flexible.”27

10 Un ejemplo muy claro de bases de datos relacionales son: SIABUC y Logicat, a

continuación en la imagen C1.6, presento como se ve la base de datos SIABUC y como se relaciona entre sí, cabe mencionar que todos sus objetos están construidos de la misma manera y para efectos de mi trabajo solo presento la base llamada análisis con sus diferentes objetos y a relación que tienen entre sí.

2127 Ibidem pp. 161

Imagen C1.6 Diagrama de relación entre bases

Como podemos observar los objetos que forman la base de datos que se muestra en la imagen anterior, es relacional, ya que se comunica de uno a muchos siendo el concentrador de la misma el objeto fwk. Los objetos que se relacionan son creados por el mismo programa para efectos de consultas y prestamos que son los objetos que se relacionan con otras bases de datos del mismo programa. Esta ilustración corresponde al software SIABUC en su versión S. XXI, así mismo SIABUC 8 esta estructurado de la misma manera solo que cambia su integración ya que una base llamada SIABUC 8, concentra todos los módulos que integran al software. Valdría la pena hacer una comparación en su estructura, pero no es el objeto de estudio de este trabajo. Lo que sí podemos decir es que SIABUC, es un software modular lo que permite esta relación por medio de llaves como lo es en su generalidad el número de ficha y el número de adquisición ya que estos son de naturaleza irrepetible. El diseño de una base de datos no es trivial, se debe llevar a cabo un buen análisis para definir adecuadamente los campos necesarios y las relaciones que habrá entre los diferentes elementos. Después de crear una base de datos, si se requiere agregar un nuevo campo, la base deberá ser creada nuevamente en su totalidad. Incluso, en varios sistemas, el traslado de una base a otra puede resultar difícil y consumir gran cantidad de tiempo En términos de espacio de almacenamiento es importante almacenar los documentos eficientemente; pero es igual de importante que al momento de hacer búsquedas, la ubicación y recuperación de información, sea ágil. Lo mejor es combinar técnicas de compresión de textos con técnicas de indizado para cubrir los dos puntos críticos en la recuperación de documentos: el espacio necesario para almacenar grandes cantidades de texto o imágenes y tiempo necesario para buscarlos.

22

23

Aún cuando la compresión de texto puede ahorrar mucho espacio, no ayuda para las búsquedas en texto completo, ni para la forma en que la información debe ser organizada. Cuando un texto es comprimido debe dejarse parte del documento sin compresión, como una referencia para que la información pueda ser localizada y extraída. Esto puede hacerse a través de la utilización de metadatos. La utilización de índices es crucial para la búsqueda eficiente dentro de una base de datos de documentos. Los índices pueden hacerse partiendo de un par de palabras o hasta la inclusión de casi todo el documento. Un término puede ser localizado en microsegundos, el buscador mostrará una lista de referencias hacia los documentos que contienen la información que deseamos. Dependiendo del tipo de disco y del tipo de comunicación que tengamos con los servidores, podremos tener el documento en microsegundos o en algunos segundos. 1.4.1.4 Tipos de relaciones En un sistema de bases de datos relacional pueden existir varios tipos de relaciones, aunque no todos manejan todos los tipos.

1. Relaciones base: Son relaciones reales que tienen nombre y forman parte directa de la base de datos almacenada, son autónomos.

2. Vistas. También llamadas Relaciones Virtuales, son relaciones con nombre y

derivadas: se representan mediante su definición en términos de otras relaciones con nombre, poseen datos almacenados propios.

3. Instantáneas. Son relaciones con nombre y derivadas. Pero a diferencia de las

vistas, son reales, no virtuales: están representadas no solo por su definición en términos de otras relaciones con nombre, sino también, por sus propios datos almacenados. Son relaciones de sólo lectura y se refrescan periódicamente.

4. Resultados de consulta. Son las relaciones resultantes de alguna consulta

especifica pueden o no tener nombre y no persisten en la base de datos.

5. Resultados intermedios. Son las relaciones que contienen los resultados de las sub-consultas. Normalmente no tienen nombre y tampoco persisten en la base de datos.

6. Resultados temporales. Son relaciones con nombre, similares a las relaciones

base o a las instantáneas, la diferencia, es que se destruyen automáticamente en algún momento.

24

1.4.1.5 Bases de datos orientadas a objetos Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informáticos orientados a objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estados y comportamientos). Una base de datos orientada a objetos, incorpora todos los conceptos importantes de la programación orientada a objetos:

• Encapsulación.- Oculta datos evitando accesos incorrectos o conflictos. • Herencia.- Reusabilidad del código • Polimorfismo.- Sobrecarga de operadores o de métodos

1.4.1.6 Manejadores de Base de Datos “Un Sistema Manejador de Base de Datos (DBMS) es una colección de numerosas rutinas de software interrelacionadas, cada una de las cuales es responsable de una tarea específica. El objetivo primordial de un sistema manejador base de datos es proporcionar un contorno que sea a la vez conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer, almacenar y manipular información de la base de datos. Todas las peticiones de acceso a la base de datos, se manejan centralizadamente por medio del DBMS, por lo que este paquete funciona como interfase entre los usuarios y la base de datos.”28

Actualmente hay una gran variedad de manejadores de bases de datos como: Access, SQL Server, Oracle, etc., pero ahora solo veremos algunas de las principales características de estos manejadores que existen en el mercado, que no son los más importantes pero sí representan a los más comunes en el mercado. 1.4.1.7 Manejador de base de datos SQL SQL: proviene del “acrónimo de las palabras inglesas Structured Query Language (Lenguaje de petición estructurada.) Es un estándar relacionado con bases de datos. Originalmente, era un lenguaje de acceso al sistema de gestión de bases de datos denominado DB2 de la plataforma IBM. En la actualidad está adoptado por la ISO y es soportado por muchas aplicaciones.”29

Podemos decir, que es un lenguaje estándar de comunicación con base de datos; Por lo tanto, SQL no es otra cosa que un lenguaje normalizado que nos permite trabajar con cualquier tipo de lenguaje ( ASP, PHP), en combinación con cualquier tipo de base de datos (MS Access, SQL Server, MySQL, etc.)

28 Introducción a los conceptos de bases de datos (1999)[En línea]. Instituto Tecnológico de la Paz: Departamento de sistemas y computación. Programa de elaboración de tutoriales. México, el tecnológico. Disponible en: http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/basedat1/index.htm (consultado el 25-septiembre-05) 29 ALARCÓN ÁLVAREZ, Enrique de. op. cit. pp. 317

http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/basedat1/index.htm

25

Mediante este lenguaje de sintaxis simple y potente, podemos realizar altas, bajas y cambios en las tablas de datos, modificar o borrar registros de las tablas de datos, con funciones muy simples que son las principales de SQL: Propiedad SELECT: Hace la selección en una tabla de la BD. SELECT * FROM datos Esta sentencia seleccionaría todos, absolutamente todos los registros dentro de la tabla datos. SELECT * FROM datos WHERE usuario='juan' Selecciona todos los registros dentro de la tabla datos que tengan como usuario a "Juan". Propiedad INSERT INTO: Agrega un nuevo registro a la tabla elegida INSERT INTO datos (usuario) VALUES ('corsa') 'Insertamos en la tabla datos en la columna usuario, un registro nuevo. INSERT INTO datos (usuario, edad) VALUES ('corsa',20) Aquí insertamos 2 registros al mismo tiempo. Propiedad DELETE: Borra registros de nuestra tabla DELETE FROM datos WHERE usuario = 'pedrito' 'Borramos los registros donde el usuario sea "pedrito". DELETE FROM datos WHERE usuario = 'Mario' AND edad = 16 'Borramos solo los usuario de nombre Mario que tiene 16 años. Propiedad UPDATE: Actualiza registros, modificando datos ya existentes. UPDATE datos SET usuario = 'pedrito' 'Esta modificación renombrará todos los usuarios a "pedrito". UPDATE datos SET usuario = 'Mario' WHERE edad = 16 'Modificamos solo los registros que tenían 16 años. Ahora todos los usuario de 16 años se llaman "Mario".

26

1.4.1.8 Manejador de bases de datos Oracle “Un manejador de base de datos (DBMS), por sus siglas en inglés, es una colección de numerosas rutinas de SW interrelacionadas, cada una de las cuales es responsable de alguna tarea específica. Entre algunas de sus funciones están:

• Crear y organizar la base de datos.

Establecer y mantener las trayectorias de acceso a la base de datos de tal forma que los datos puedan ser capturados rápidamente. Manejar los datos de acuerdo a las peticiones de los usuarios. Registrar el uso de las bases de datos. Interacción con el manejador de archivos. A través de las sentencias en DML ( Acrónimo de la palabra inglesa Data Manipulation Language. Lenguaje de Manipulación de Datos. Conjunto de comandos utilizados para almacenar, recuperar, modificar y borrar información de una base de datos) al comando del sistema de archivos. Así el Manejador de base de datos es el responsable del verdadero almacenamiento de los datos.

• Respaldo y recuperación. Consiste en contar con mecanismos implantados que permitan la recuperación fácilmente de los datos en caso de ocurrir fallas en el sistema de base de datos.

• Control de concurrencia. Consiste en controlar la interacción entre los usuarios concurrentes para no afectar la inconsistencia de los datos.

• Seguridad e integridad. Es el mecanismo que permite el control de la consistencia de los datos evitando que estos se vean perjudicados por cambios no autorizados o previstos. Oracle es una interfase entre la base de datos física y las peticiones del usuario. Éste interpreta las peticiones de entrada / salida del usuario, y las manda al sistema operativo, para la transferencia de datos entre la unidad de memoria secundaria y la memoria principal, como se muestra en la figura C1.7”30

PETICIÓN DELUSUARIO

SISTEMA

OPERATIVO

BMS

SISTEMA DE MANEJO

DE ARCHIVOS

BASE DE DATOS FÍSICA

BD

INDAGACIONES

Imagen C1.7 Manejador de bases de datos Oracle

1.5 Qué es un software “El término anglosajón software se traduce al español como logitrónica, aunque en realidad quiere decir lo contrario de duro pero se puede definir como el conjunto de instrucciones que las computadoras interpretan para realizar procesos predefinidos sobre datos. El concepto de Software se reduce a un conjunto de algoritmos para realizar una tarea específica, sin importar de qué se trate, ya sea la creación de un documento, el análisis de datos o la reproducción de un virus, toda actividad es susceptible de ser analizada y discernida en procesos más simples, incluso lineales, sin importar su complejidad, ya que esto es sólo cuestión de tiempo y por ende, de paciencia, siendo esta la razón por la cual no existe el software perfecto, provocando que las computadoras lleguen a trabarse en un momento dado debido a un error de programación que invariablemente procede de un error de percepción y análisis. El software se ha dividido en dos: El software formal se divide fundamentalmente en 4 categorías que son.”31:

27

30 Ibidem. Introducción a los conceptos de bases de datos 31 Historia de la computación [En línea] Disponible en: http:\\www.historiadelacomputacion\Software#concepto_de_instruir_una_máquina#concepto_de_instruir_una_máquina#concepto_de_instruir_una_máquina#concepto_de_instruir_una_máquina.htm (consultado el 16 de agosto del 2004)

28

1 “Sistemas Operativos,

• En memoria permanente (ROM) • En disco duro

- Programas de utilerías para obtener el directorio de programas, copiar discos, copiar archivos, etc.

- Programas de ayuda para los programadores, como editor de textos, depurador de errores, etc.

2 Lenguaje de programación

• Basic • Cobol • Fortran • Pasacal • LISP, etc.”32

1.6 Características de los principales software para bibliotecas en México Se mencionan estos softwares no por ser los mejores, sino por que, son los más representativos del mercado, además no podría dejar de decir que nos encontramos en un cambio constante de tecnologías, en los puntos anteriores he hecho referencia a esto. Los nuevos sistemas hacen uso de las tecnologías Web, y estos software que describo están sufriendo cambios hacia estas tecnologías. Antes solo eran bases de datos relacionales, y hoy tienen que abrir sus tecnologías a bases de datos en otro ambiente como la Web; que aunque se han tratado de mantener en el mercado, las exigencias y avances del mercado los están rebasando, pero aun conservan los métodos de comunicación establecidos desde su origen, como lo es el ISO 2709, y gracias a la certificación de moda ya existen instituciones que se dedican a certificar estos proceso como los es OCLC, procesos que a estos software les ha pegado en su estructura. Existen muchas bibliotecas en el país que utilizan LOGICAT, SIABUC y WINISIS, entre estos mismo no es fácil compartir la información, ya que su mecanismo de salida de información no manejan el estándar como lo establece la norma ISO 2709, muchas veces lo manejan como quieren o simplemente no lo integran; también se puede decir que hay quienes se han esforzado por lograr una comunicación como SIABUC y WINSISI y en algún momento LOGICAT y SIABUC, este último con su software LogiCon V1 (Sistema de Conversión Marc-LogiCat. Desarrollado por Sistemas Lógicos. Existe una copia de este software en la biblioteca del CUIB, el cual no me pudieron prestar por que ya no hay maquinas que leas discos de 5 ¼ , que el soporte en que se encuentra este software la referencias es CIB-6846) pero ya no debe ser entre si, por quitarse clientes en el mercado, si no por que realmente trabajen de forma profesional y son mecanismo de comunicación que sirven para el mercado.

32 NUNCIO LIMÓN, Reynaldo (1991). Todo lo que usted quiere saber sobre las computadoras personales... pero teme preguntar. México : Trillas, 1991 pp.100-102

29

1.6.1 Características principales de LOGICAT

“Logicat es un sistema de administración bibliográfica interactivo para automatización de bibliotecas.

El sistema funciona por menús, a lo largo del proceso guía al usuario, indicándole siempre el comando que esta ejecutando y proporciona constantemente información de las explicaciones necesarias para su operación a la vez que solicita órdenes para realizar un proceso. El menú principal consta de los siguientes comandos:

• CREA: Crea una nueva base de datos. • INSTALA: Instala otra bases de datos. • CAPTURA: Captura de datos. • MODIFICA: Cambios en las bases de datos. • ORGANIZA: Organiza los índices de recuperación. • RECUPERA: Consulta a la bases de datos. • PANTALLA: Cambia los atributos de la pantalla. • SERVICIO: Procesos administrativos. • TERMINA: Fin de programa.

Algunos de los menús anteriores son terminales y algunos presentan un menú secundario e inclusive hay comandos secundarios que presentan otro menú. Los módulos componentes del sistema son:

1. Registro de información bibliográfica (Catalogación) 2. Adquisiciones 3. Publicaciones periódicas 4. Circulación 5. Consulta y difusión 6. Directorios

1. De la información de la ficha catalográfica se generan:

Tarjetas catalográficas de acuerdo a las Normas Angloamericanas de Catalogación organizadas por juegos o alfabetizadas.

a) Etiquetas y tarjetas de préstamo. b) Etiquetas para el lomo del libro y para el sobre o esquinero. c) Listas de encabezamientos para el apoyo a catalogadores. d) Reportes para hacer inventarios. e) Bibliografías.

2. Adquisición:

Las adquisiciones se manejan en dos módulos diferentes:

a) Adquisiciones: para obras monográficas. b) Adquisiciones: para publicaciones periódicas.

30

En ambos módulos se mantiene y registran, en forma independiente o compartida los datos de proveedores, políticas y condiciones de venta.

Los datos de los proveedores y las bibliotecas se manejan con el módulo LogiDir, en una base de datos que se relaciona internamente con las bases de datos de adquisiciones y suscripciones.

3. Publicaciones periódicas:

En este módulo, se registran y actualizan los datos para generar los productos relacionados con:

a) Suscripciones. b) Fascículos pendientes y recibidos. c) Control del Kardex. d) Control presupuestal y estados de cuenta. e) Reclamos.

4. Circulación:

El módulo de préstamo, comando de servicio que maneja las transacciones de circulación (préstamo, renovación y circulación), considera para establecer los periodos de préstamo, la colección y demanda del material, y la categoría del usuario. En todo momento durante los procesos de servicio, se ofrece la posibilidad de consultar los datos generales y administrativos de los usuarios y de los libros.

5. Consulta:

Permite al usuario, consultar la información bibliográfica prácticamente por cualquier palabra de la ficha catalográfica en forma instantánea, en cualquier base de datos.

Existen cuatro mecanismos de consulta para todos los módulos del programa: búsqueda directa, búsqueda especial, consulta en Windows y consulta en Internet.

6. Difusión:

El sistema imprime bibliografías con formato de fichas bibliográficas con índices analíticos asociados por autor, tema y clasificación, así como boletines con la información de cualquier subconjunto de la base de datos.

31

7. Directorios:

Todos los módulos del sistema, tienen ahora acceso al módulo Logidir, que permite registrar los datos generales y actividades relacionadas con proveedores, bibliotecas, departamentos académicos, usuarios de las bibliotecas, e incluso para utilizarlo como directorio interno de la biblioteca, para dar el servicio de información de personas e instituciones o controlar las actividades de su propio personal.

Logicat está desarrollado sobre un manejador de bases de datos dBASE III Plus, lo que permite alcanzar mayor velocidad en las rutinas de verificación de datos, impresión de tarjetas y bibliografías, así como mejores tiempos de respuesta en las búsquedas en línea. Es importante resaltar que los usuarios no se encuentran limitados a las opciones que ofrece Logicat, ya que los datos capturados se pueden manipular directamente utilizando dBASE III Plus, con lo cual se logran consultas e impresiones no previstas por Logicat.”33

1.6.2 Características principales de SIABUC

“En 1983 la Universidad de Colima trabajó por primera vez en el desarrollo de los programas del paquete denominado Sistema Integral Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colima (SIABUC), con la finalidad de aplicar la tecnología computacional a sus procesos bibliotecarios.

Cronología:

En 1983 se creó la primera versión para minicomputadoras; aunque se usó de manera interna, aplicándose principalmente para la reproducción de juegos de tarjetas catalográficas.

De 1984 a 1985 se diseñaron nuevas funciones para el sistema y se desarrollaron los programas de SIABUC para microcomputadoras PC compatibles.

Para 1986 y 1987 se liberó la versión 1.1 y se dio a conocer ampliamente. Desde entonces SIABUC se ha distribuido mediante la firma de un convenio con cada institución interesada en obtenerlo, pagando una cuota para gastos de recuperación y envío. De esta forma se ha ido conformando un grupo de usuarios que se reúne periódicamente (desde 1987) con la finalidad de trasmitir sus sugerencias y aportaciones y poder así mejorar las siguientes versiones.

En el año de 1988 el sistema fue revisado por un grupo asesor en el que participaron las maestras Gloria Escamilla y Estela Morales, así como los ingenieros Enzo Molino y Juan Voutssas. Sus dictámenes permitieron preparar una nueva versión ampliamente corregida y para 1989 se liberó la versión 2.0.

Entre los años de 1990 y 1991 se trabajó en nuevas funciones del paquete y en programas que permitieron mayor velocidad de recuperación y versatilidad en el manejo de los módulos, se libero la versión 3.0 que dio a conocer en la III Reunión de Usuarios.

33 LOPEZ LEAL, Salvador (2000) [En línea]. Automatización de bibliotecas en México. México : ASVIBIDO ; No. 1. Disponible en: http://orbita.starmedia.com/~mendozap/asll.htm#A (consultado el 5-abril-2005)

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De 1992 a 1993 se desarrollaron las opciones que han conformado la versión 4.0 que se libero en noviembre de 1993. Los programas están hechos en Clipper y Lenguaje C.

A partir de 1994 a 1996 se trabajó en nuevas funciones del paquete, sobre todo en el módulo de publicaciones periódicas. Se desarrollaron ampliamente las opciones, trabajándolas en ambiente Windows y en una plataforma Cliente-Servidor, además con la ventaja de poner sus bases de datos vía Web.

En 1998 se trabajó intensamente para liberar la versión Cliente-Servidor, otorgando licencias para su ejecución. Dicha versión se liberó en el mes de junio con los requerimientos de software y hardware apropiado, así como su costo.

Finalmente en 1999 se trabajó el paquete para liberar la versión, conocida actualmente como SIABUC siglo XXI con el funcionamiento a 32 bits para windows 95, 98 y NT, funcionamiento en red mejorado, interfaz más amigable, optimizado para código de barras, publicación en el Web y corrección del error del año 2002.”34

Módulos de SIABUC siglo XXI:

1. Adquisiciones.

“Este módulo le permitirá desarrollar y mantener un catálogo de libros en proceso de adquisiciones que permite saber en cualquier momento cuáles libros están solicitados, pedidos, imposibles de adquirir.

Mantenimiento al archivo.

• Consultas por autor, título y editorial. • Impresión por editorial para pedido. • Recordatorios de solicitudes pendientes de surtir. • Reporte de obras adquiridas en el mes. • Aviso de obras adquiridas. • Avisos de obras imposibles de adquirir. • Mantenimiento al catálogo de bibliotecas. • Mantenimiento al catálogo de proveedores.

2. Análisis.

Este módulo le permitirá la captura, corrección y eliminación de fichas catalográficas para ello ir creando una base de datos con todos los registros del acervo de la biblioteca.

Otras de sus funciones que incluye son la actualización continua de dicha base de datos, la reproducción de las fichas en forma impresa, así como la exportación e importación de información catalográfica.

Para satisfacer estas necesidades, se planteó el uso de la norma ISO 2709 y del formato MARC, ya que ambos proporcionan los lineamientos necesarios para el intercambio de datos bibliográficos.

34 Veinte años de evolución de SIABUC (2003) [En línea]. México : Universidad Autónoma de Colima: DGSB. Disponible en : http://siabuc.ucol.mx/?opc=3 (Consultado el 5-abril-2005)

http://siabuc.ucol.mx/?opc=3

33

3. Consulta

Este módulo pone al alcance del usuario y del bibliotecario la información del catálogo que puede ser consultado mediante cualquier palabra o frase dentro de un registro, combinación de palabras, búsquedas mediante palabras cortadas y también por campos específicos de las fichas catalográficas.

4. Préstamos.

Este módulo ofrece la posibilidad de mantener un adecuado control de la circulación de los materiales del acervo de la biblioteca para que el préstamo se realice con la menor inversión de tiempo tanto para el usuario como para el bibliotecario. Permite el préstamo por medio de código de barras.

5. Estadísticas.

Este módulo posibilita obtener un sinnúmero de estadísticas, las cuales se convierten en una herramienta valiosa que coadyuva a la toma de decisiones. Ofrece información gráfica en barras sobre la cantidad de títulos y volúmenes existentes, cantidad y costo de la bibliografía adquirida, obras más prestadas, índices de productividad y usuarios registrados.

6. Procesos especiales.

Organiza internamente las fichas capturadas para que puedan ser consultadas posteriormente.

7. Publicaciones periódicas.

Permite la captura, corrección de las fichas del Kardex para con ello ir creando una base de datos con todos los registros de las revistas que recibe la biblioteca. También ofrece la posibilidad de capturar e imprimir fichas analíticas de publicaciones periódicas.

8. Conversiones.

Esta opción se ha desarrollado pensando en las instituciones que ya usan SIABUC en versiones anteriores a la 7.0 (SIABUC siglo XXI), su objetivo es transferir la información que ya se ha capturado en los módulos de adquisiciones, análisis y préstamos para ser utilizada en la nueva versión.

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9. Utilerías.

Este módulo de utilerías: fue creado para resolver algunos problemas específicos de mantenimiento del sistema SIABUC; en este módulo se pueden instalar o cambiar las claves de acceso al sistema, configurar en forma especial el módulo de consultas, reorganizar, reparar o compactar las bases de datos, imprimir fichas con impresora local de puntos, e imprimir los códigos de barras de los usuarios de la biblioteca y de las etiquetas de los libros clasificados.”35

1.6.3 Características principales de CD Micro/ISIS

“El primer antecedente de ISIS nace a finales de 1960 con el desarrollo en la Oficina Internacional del Trabajo, de un juego de programas informáticos ISIS (Integrated Set for Information System), diseñados para un computadora mainframe, en un IBM 360-30, que corría bajo el sistema operativo DOS.

Paralelamente, la UNESCO desarrolló otro sistema de gestión documental llamado CDS (Computarized Documentation System.) Naturalmente la falta de normalización característica de los equipos informáticos de la época, hacían incompatibles ambos sistemas, que fueron utilizados por ambas organizaciones de forma independiente, hasta 1975.

Surgieron entonces grandes dificultades para instalar el antiguo programa CDS en los nuevos equipos IBM, lo que llevo a la UNESCO a negociar con la OIT la adaptación del programa CDS con ISIS.

En dicha adaptación se produjo un enlace entre ambos sistemas, CDS de la UNESCO e ISIS de la OIT, dando lugar a un nuevo producto que se llamo CDS/ISIS, diseñado, según se ha señalado anteriormente para Mainframes con sistema operativo MVS. Un año antes, en 1974, la OIT cedió la versión DOS de su programa ISIS al International Development Research Center de Canadá, que entre 1976 y 1977 desarrolló una versión de ISIS, llamada MINI-ISIS, diseñada para computadoras personales Hawlett-Packard de la serie 3000, esta versión fue entregada a la OIT adoptándolo como sustituto del antiguo ISIS. Hasta entonces la UNESCO y la OIT seguían la política de ceder sus programas a aquellas instituciones relacionadas con sus objetivos.

A partir de los ochenta, algunos de los usuarios de la versión mainframe del CDS/ISIS de la UNESCO, solicitaron a ésta el desarrollo de una versión que fuese capaz de correr en las computadoras que empezaban a aparecer en el mercado. Entre 1982 y 1983 se trabajo en una versión CDS/ISIS para una máquina PDP11 de DEC, que fue adaptada a la computadora de IBM.

La primera versión de MICROISIS (nombre más extendido entre los países de habla hispana de la versión CDS/ISIS para computadoras personales), corrió por primera vez en un equipo IBM PC_TX de 150 Kb de memoria y 10Mb de disco duro en 1985.

35 LOPEZ LEAL, Salvador op. cit

35

A partir de entonces se inicio la distribución tal como lo conocemos hoy, solamente en el primer año la UNESCO distribuyó 1000 copias del nuevo paquete, que tubo una excelente aceptación en bibliotecas e instituciones de todo el mundo.”36

“En 1986 MICRO CDS/ISIS fue introducido a México a través del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT), para apoyar el programa de bancos nacionales de información que venía desarrollando la institución (actualmente el 80% de ellos trabajan con MICRO CDS/ISIS). En el primer trimestre de 1987 el CONACYT se encontraba en capacidad de iniciar la distribución a nivel nacional del sistema, teniendo gran aceptación entre un considerable número de instituciones de carácter no lucrativo. Hasta agosto de 1988, el CONACYT tenía registradas 179 organizaciones e instituciones que son usuarios de MICRO CDS/ISIS, lo que es un claro indicador de la gran aceptación que ha tenido el sistema en México".

Actualmente se dispone de una versión beta de MICRO CDS/ISIS bajo Windows, (Winisis) pero al ser una versión Beta-Test ( Nombre de fase de desarrollo que se da a programas que no están totalmente acabados y depurados, por lo tanto no son todavía comercializados al público...)37, ni la UNESCO ni los distribuidores nacionales se responsabilizan de los daños que puedan causar a sus bases de datos. Estos avances han conducido a nuevos desarrollos que permiten a los usuarios difundir las bases de datos creadas en ISIS a través de INTERNET.

El programa MICRO CDS/ISIS, es un sistema generalizado de almacenamiento y recuperación de información, basado en menús, diseñado especialmente para el manejo por computadora de bases de datos no numéricas, es decir, bases de datos constituidas principalmente por texto. El sistema fue diseñado para el registro de documentos en el campo bibliográfico, pero es igualmente aplicable a registros de documentos personales, historias clínicas, información jurídica, expedientes, documentación de proyectos, directorios y en general, a toda base de datos textuales.

Las características específicas más notorias que convierten al MICROISIS en un software indicado para bases de datos documentales son:

• Manejo de un número indefinido de distintas bases de datos, con información de hasta 500 millones de caracteres, estructurados en registros.

• Puede contener un máximo de 16 millones de registros de hasta 8000 caracteres desagregables en un máximo de 2000 campos diferentes, a su vez, divisibles en subcampos.

• Campos de longitud variable. No es necesario predefinir una longitud del campo, esta es variable de registro en registro, pudiendo ser nula o extenderse hasta completar la longitud máxima del registro.

• Campos repetibles. Un determinado campo puede repetirse múltiples veces en un mismo registro.

• Potentes recursos de recuperación (búsquedas) de registros seleccionados de acuerdo a su contenido en determinados campos con uso de operadores boléanos y otras expresiones condicionales. Las búsquedas se pueden efectuar por el contenido completo de un campo, por palabras aisladas o secuencia de caracteres.

36 HERNÁNDEZ, Adolfo (199?) [En línea]: MicroISIS : Diecinueve años de historia: Un sistema gratuito multilingüe, que facilita el intercambio de información y la cooperación a nivel Internacional. UNESCO. 37 ALARCÓN ÁLVAREZ, Enrique de op. cit. pp. 47

36

• Amplias posibilidades de diseño de formularios de ingreso de datos y de formatos de salida a impresora, ambos adaptados a información de tipo textual.

• Salida en formato ISO 2709 (Norma Internacional para el Intercambio de Información Documental.)

• Operación multilingüe: en todo momento y durante la operación se puede cambiar el idioma en el que se reciben los mensajes.

• Posibilidad de desarrollar programas para uso específico, utilizando los archivos y funciones del MICROISIS, mediante un lenguaje de programación, subconjunto del PASCAL denominado ISIS-PASCAL.

Características del sistema MICROISIS:

1. Cantidad de bases de datos, ilimitada. 2. Cantidad máxima de registros por base, 16 millones. 3. Tamaño máximo de información en una base, 500 Megabyte. 4. Tamaño máximo de un registro, 8.000 caracteres. 5. Máxima cantidad de campos en FDT (Tabla de definición de campos),

200.Máximo número de índices en la FST (Tabla de selección de campos), 200. 6. Máximo número de campos por página de hoja de trabajo, 19. 7. Máximo número de páginas en una hoja de trabajo, 20. 8. Máximo número de palabras vacías, 799.

Una de las características más sobresalientes de MICRO CDS/ISIS es su gran facilidad para localizar y recuperar información, sus programas han sido escritos en PASCAL, lo que facilita su transportación a futuras y diversas instalaciones, y esta compuesto por 6 módulos o programas:

Programas del usuario:

1. SIS: Administración de la base de datos.

2. ISISPRT: Producción de reportes.

3. ISISINV: Administración del archivo invertido

Programas del sistema:

4. ISISDEF: Definición de la base de datos.

5. ISISUTL: Programas de utilería.

6. ISISXCH: Comunicación con otras instalaciones de MICRO CDS/ISIS.

ISIS:

Es el módulo principal y es el encargado de los procesos de captura, mantenimiento y búsqueda de la información en la base de datos, sus principales funciones son:

• Cambio de idioma de diálogo. • Cambio base de datos. • Entrada de datos. • Lectura del archivo maestro.

37

• Visualización de resultados de búsquedas. • Ejecución de búsqueda anterior. • Cambio de formato de pantalla. • Revisión de formulaciones de búsqueda. • Guardado de resultados de búsqueda. • Salvado de los resultados de la búsqueda.

ISISPRT:

Permite la impresión y ordenamiento de datos para la generación de reportes. Los registros pueden ser clasificados virtualmente por cualquier combinación de campos o subcampos. Las opciones que proporciona ISISPRT son:

• Cambio del idioma de diálogo. • Impresión de los registros con nuestras especificaciones. • Impresión de los registros con especificaciones estándares.

ISISINV:

Es el módulo auxiliar para los procesos de mantenimiento del archivo invertido que genera los índices requeridos para su consulta, las opciones para trabajar son las siguientes:

• Cambio del idioma de diálogo. • Generación de un archivo invertido completo. • Actualización del archivo invertido. • Conversión de un archivo invertido dentro de un archivo de enlace. • Generación de un archivo de enlace. • Clasificación de un archivo de enlace. • Producción de un listado de archivo invertido, indicando cada término y las

posiciones numéricas asociadas con el mismo. • Impresión de un listado alfabético con los términos de búsqueda. • Creación de un archivo invertido desde un archivo de enlace.

ISISDEF:

Permite definir una nueva base de datos y/o modificar las bases de datos existentes. Dentro de ISISDEF se encuentran disponibles las funciones de:

• Cambio del lenguaje de diálogo. • Definición de una nueva base de datos. • Modificación de una base de datos.

ISISUTL:

Dentro de este módulo se realizan las modificaciones a los atributos del sistema, respaldados según ISO 2709, ISISUTL a través de su miscelánea de utilería, ejecuta las siguientes tareas:

• Cambio del lenguaje de diálogo. • Creación y edición de sistemas de hojas de trabajo. • Creación y edición de sistemas de menús.

38

• Impresión de hojas de trabajo y menús. • Visualización y modificación de atributos de exhibición en la pantalla. • Impresión de sistemas de mensajes.

ISISXCH:

Proporciona las condiciones y facilidades para el intercambio de información con otros sistemas. Las opciones disponibles son:

• Cambio del lenguaje de diálogo. • Copiado del archivo maestro. • Reestablecimiento del archivo maestro. • Reorganización del archivo maestro. • Recepción del archivo externo. • Envío de archivos CDS/ISIS.

Adicionalmente, cada vez que se visualiza un menú, las dos últimas líneas inferiores de la pantalla muestran el estado de la base de datos, indicando el nombre de la base con que se trabaja, el formato de visualización usado, la hoja de trabajo seleccionada, así como el último número de registro asignado o MFN.

Estando dentro del programa con cualquier menú en pantalla, es posible retornar al DOS sin abandonar la tarea, (mediante la tecla F6) y luego retornar y continuar la labor de origen.”38

38 LOPEZ LEAL, Salvador op. cit.

39

CAPÍTULO 2

Formatos de comunicación para el intercambio de información automatizada: MARC 21, CEPAL y FCC

En la actualidad, el desarrollo de software para bibliotecas están programados para posibilitar el intercambio de información ya sea por el formato ISO 2709 o el protocolo de comunicación Z39.50 (Information Retrieval), dirigidos hacia la creación de una misma estructura, logrando así el fácil acceso e intercambio a los registros catalográficos. Hoy en día existen tantos formatos como softwares para bibliotecas, razón por la cual tomaremos los más importantes. Qué es un formato: “conjunto de normas que se usan para almacenar coherentemente un determinado tipo de información de forma que sea posteriormente recuperable fácilmente. Dicho esto, sabemos que existen formatos para almacenar todo tipo de información digital, como son gráficos, documentos, sonido, etc.” 39

Entonces podemos decir que un formato es la estructura gramatical (lenguaje bibliotecario) y sintáctica (coordinación del lenguaje) para la descripción bibliografía, que incluye los elementos bibliográficos que identifican a cada documento. Qué es un Registro bibliográfico: se refiere a la información bibliográfica que describe un documento particular. Estos documentos pueden ser un libro, una revista, o genéricamente todo aquello que se denomina documento. Según Wynar, el registro bibliográfico tiene como propósito:

1. Proveer toda la información necesaria para describir un documento en forma precisa tanto física como intelectual, para distinguirlo de otros documentos, y

2. Proveer su localización en la colección.

Para describir un documento, se utilizan los formatos de comunicación para intercambio de información como: MARC (MAchine- Readable Cataloging), CEPAL o FCC (Formato Común de Comunicación), basados en las RCA2 Estos formatos tienen como misión principal recopilar y ordenar, la información, y en un segundo término, proporcionar a toda esta información una organización efectiva, de tal manera, que satisfaga las necesidades de investigación y de sus usuarios. Regulación, funcionamiento, graduación, jerarquía, clasificación, estructuración, vertebración, sistematización, sistema, método, razón, regla, simetría, máquina, subordinación, táctica...40

Comunicación: ...”información, propagación, transmisión, inoculación, acceso, intercambio.41

39 ALARCÓN ÁLVAREZ, Enrique de op. cit. pp. 148 40 Diccionario Océano de Sinónimos y Antónimos. ed. Del milenio (2000). Barcelona : Océano. pp.427 41 Ibid. pp. 100

40

2.1 Esquemas de clasificación LC

Los esquemas de clasificación que usó por primera vez la Biblioteca del Congreso datan del año de 1802. Los libros en ese catálogo se arreglaban por tamaño (Folio, cuartos, octavos, duodécimo y mapas.) Cada una de estas categorías eran a su vez ordenadas por un número consecutivo ascendente.

El primer cambio a este esquema se da hasta 1808. Cuando además del sistema anteriormente descrito se incluye su forma bibliográfica (gaceta, reportes, folletos, leyes del estado, etc.)

La Biblioteca del Congreso adoptó posteriormente (1812) el esquema de clasificación usado por la Library Company of Philadelphia, basado en el sistema de clasificación de Francis Bacon, que dividía todo el conocimiento en 2 grandes categorías: teología (información derivada de la revelación) y conocimiento humano (conocimiento derivado de los sentidos)

A su vez, el conocimiento humano se dividía en historia, poesía, y filosofía, basado en tres distintas facultades de la mente humana: memoria, la imaginación, y la razón, respectivamente a su vez se dividían en 18 clases.

En 1814 La Biblioteca del Congreso fue incendiada junto con el Capitolio, quemándose la mayoría del material. Thomas Jefferson ofreció su biblioteca personal a la Biblioteca del Congreso, y en 1815 se realizó el traspaso (6,487 libros) junto con el sistema Jefferson con el que estaban ordenados. Este consistía de 44. de las cuales 15 estaban bajo historia otras 14 bajo filosofía, 14 bajo poesía (artes) y la última mapas.

En 1897, después de evaluar esquemas como Dewey (clasificación decimal), Charles Ammi Cutteris Expansive Classification y Halle, se decidió reclasificar el esquema actual de la Biblioteca del Congreso, tomándose para ello se tomó por lo menos 2 décadas en llegar a este fin, que incluía tambien el uso de Cutter.

2.2 Formato MARC MARC (Machine Readable Cataloging.) Es un formato que permite registrar los datos bibliográficos en forma automatizada. Fue desarrollado por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos en el año de 1966, con el propósito de distribuir la catalogación con copia en cintas magnética a las 16 bibliotecas que inicialmente participan en el proyecto. Esta catalogación en cintas magnéticas consistió en aproximadamente 50.000 registros automatizados, básicamente compuestos de la catalogación de libros en inglés, realizados por la Biblioteca del Congreso. Después de 1967 dicho formato tuvo varias revisiones que se incorporaron al formato llamado MARC II. La Biblioteca del Congreso ha desarrollado diferentes formatos MARC para distintos tipos de materiales bibliográficos: libros, series, mapas, películas, manuscritos, música. La representación grafica de este formato se traduce en el archivo ISO 2709.

41

2.3 Formato CEPAL Comisión Económica para América Latina y el Caribe “Fue desarrollado por la CEPAL, el Centro Latinoamericano de Documentación Económica y Social (CEPAL/CLADES), el Sistema de Documentación sobre Población de América Latina (CELADE/DOCPAL), y la biblioteca de la CEPAL, diseñaron conjuntamente, en 1981, un sistema de gestión de información bibliográfica basado en normas internacionales, que fue ampliamente difundido en la región latinoamericana y del Caribe entre las instituciones relacionadas con la temática del desarrollo. Tanto el CLADES, creado en 1971, como el DOCPAL, creado en 1976 y la biblioteca del CEPAL, comenzaron individualmente el trabajo de organización de la información para su almacenamiento y recuperación. Los trabajos en conjunto de estas unidades dieron como resultado la creación de varias bases de datos relacionadas con el desarrollo, y un conjunto de manuales, normas de procedimientos y softwares para el almacenamiento y recuperación de información que forman actualmente el formato CEPAL para el procesamiento de información bibliográfica.”42

“Con la aplicación de normas comunes para el procesamiento y recuperación de la información bibliográfica se logró estandarizar los registros de las bases de datos, posibilitando el intercambio de información entre redes de información existentes en América Latina y el Caribe. Para el ingreso de información a las bases de datos utiliza la Hoja de Descripción Bibliográfica (HDB) y una Hoja de Análisis de Contenido (HAC). Para la descripción bibliográfica, se basan en las Reglas de Catalogación Angloamericanas segunda edición, para determinar el contenido geográfico de los países utilizan el código ISO para países, y para el idioma de los documentos, el código ISO para idiomas. El formato de la CEPAL tiene definidos 97 campos, indicando la etiqueta de cada campo, la longitud, características del campo como la longitud, indicando si es fija o variable y si es un campo repetible.” 43

“El sistema utiliza las Reglas de Catalogación Angloamericanas... en la indización temática de la documentación procesada se utiliza el Mrothesaurus para el Procesamiento de la Información Relativa al Desarrollo Económico y Social 5ª ed.

42 VERA ARENTD, Carmen (2003) [En línea]. Sistema de Información Bibliográfica de la CEPAL: manual de referencia. (serie : Manuales : 26). Santiago de Chile. Naciones Unidas, CEPAL. ISSN electrónico: 1680-8878. 8 pp Disponible en: http://www.cepal.cl/publicaciones/SecretariaEjecutiva/3/LCL1963PE/lcl1963e.pdf (Consultada el 29-abril-2005) 43 CHACÓN ALVARADO, Lucía y MIRANDA ARGUEDAS, Alice (1994)[En línea]. Base de Datos I&D Primera Experiencia con el Software Microisis, Versión 3.0 Multiusuario: Versión de Prueba. Escuela de Bibliotecología, Documentación e Información de la Facultad de Filosofía y letras. 1-5h Disponible en: http://www.una.ac.cr/bibliotecologia/boletinbiblioteca/1994/BaseDatos.doc (consultado el 29-abril-2005)

http://www.cepal.cl/publicaciones/SecretariaEjecutiva/3/LCL1963PE/lcl1963e.pdf

http://www.una.ac.cr/bibliotecologia/boletinbiblioteca/1994/BaseDatos.doc

42

El idioma básico es el español... se han desarrollado programas de conversión a los idiomas de trabajo de la Comisión (inglés, francés y portugués) que permiten generar productos de información en formatos impresos y electrónicos en estos idiomas. Las bases de datos bibliográficas desarrolladas por la CEPAL, que se han puesto a disposición de la comunidad internacional a través del catálogo en línea de la Biblioteca de la CEPAL en el sitio de la Comisión en Internet (http://www.cepal.cl) en versiones en español e inglés.”44

2.4 Formato FCC Formato Común de Comunicaciones “Fue desarrollado por la UNESCO en 1984, como parte del Programa General de Información. Tomando como base seis formatos ya desarrollados y debidamente probados internacionalmente entre ellos el formato MARC.”45 En los documentos de la FCC, se indican los tres propósitos básicos del formato: 1. Permitir el intercambio de registros bibliográficos entre grupos de bibliotecas y los servicios de resúmenes e indización. 2. Permitir a una agencia bibliográfica el uso de un único set de programas de computadora para manipular registros bibliográficos recibidos y enviados entre ambas bibliotecas y servicios de resúmenes e indización. 3. Servir como base de un formato para una base de datos bibliográfica propia, suministrando una lista de elementos útiles. La estructura del FCC sigue las normas establecidas por la ISO 2709 para el intercambio de información automatizada.

44 Ibid pp. 88 45 MIRANDA ARQUEDAS, Alice (199?) [En línea]. Experiencia de le Escuela de Bibliotecología Documentación e Información en el desarrollo de bases de datos con el programa computacional microsisis Version 3.0. Argentina : La escuela. H2 Disponible en: http://www.una.ac.cr/bibliotecnologia/boletinbiblioteca/Experiencia.doc (consultado el 30-septiembre-2005)

http://www.cepal.cl/

http://www.una.ac.cr/bibliotecnologia/boletinbiblioteca/Experiencia.doc

43

2.5 Protocolos de comunicación Le llamamos protocolo al “conjunto de reglas y métodos que hay que seguir para intercambiar información entre dos computadoras, conectadas normalmente por comunicación telefónica”46. Existen para el entorno bibliotecario dos protocolos establecidos y están organizados bajo una estructura similar: ISO 2709 y Z39.50 los cuales se describen a continuación describo en que consiste. Para el ISO 2709 he dedicado un capítulo ya que es la parte central de este trabajo. (ver capítulo 3) El protocolo Z39.50, “llamado así por que fue desarrollado por el comité número 39 de la American National Standards Institute (ANSI), y por ser el estándar número 50 por la National Information Standars Organization (NISO.) Su nombre oficial es "Information Retrieval (Z39.50); Application Service Definition and Protocol Epecification for Open Systems Interconection", a este protocolo de comunicación se le conoce mejor como Z39.5”47

“El estándar Z39.50, fue creado en 1988 y ampliado hasta su versión 3 en 1995, desde su surgimiento ha revolucionado el acceso electrónico a las bibliotecas. Pensado como un estándar general de consulta a bases de datos ha sido utilizado especialmente en el campo bibliotecario. Con este estándar, que es una capa superior de TCP/IP (Acrónimo de las palabras inglesas Transmisión Control Protocolo / Internet Protocolo = Protocolo de Control de Transmisión / Protocolo Internet. Se trata de un protocolo de comunicación estandarizado, desarrollado hace muchos años por el departamento de defensa de los Estados Unidos en el cual se basa para el funcionamiento de la red de Internet, casi todas las plataformas informáticas son compatibles con él)48; se puede usar cualquier programa cliente para consultar cualquier catálogo que cumpla con ese estándar de una forma totalmente transparente. Es más, se pueden realizar consultas simultáneas a varios catálogos totalmente dispersos en nuestra red o en Internet. Z39.50 considera que el manejo de la información posee dos componentes principales: la selección de la información basada en algunos criterios y la recuperación de la información. Su función es proporcionar un lenguaje común para ambas actividades. Más formalmente, facilita la interconexión entre los usuarios y las bases de datos donde se encuentra la información que necesitan a partir de una interfaz común y de fácil manejo, independientemente del lugar en que las bases de datos se encuentren, de la estructura de la base de datos y la forma de acceso. Para la recuperación de un documento digital completo, y no sólo su ficha bibliográfica, se debe realizar la digitalización previa del documento y almacenarlo en algún dispositivo en los formatos estándar que maneje cada biblioteca, tal como he mencionado anteriormente. En esta fase, a los registros del catálogo bibliográfico se les agrega un campo con metadatos acerca de la localización de la copia o ejemplar digital del documento (por ejemplo un URL = Localizador Universal de Recursos. Formato estandarizado a escala mundial para dar nombre de dirección a todos los servidores conectados a la red de Internet.

46 Enciclopedia didáctica de computación (2002). dir. de la obra: Joaquín Navarro ; il.: Montserrat Marcet. Barcelona : Océano. pp. 311 47 LÓPEZ GUZMÁN, Clara (2000) [En línea]. Modelo para el Desarrollo de Bibliotecas Digitales Especializadas: Protocolo Z39.50. Recuperación estructurada de la información distribuida. México. UNAM. Disponible en: http://www.bibliodgsca.unam.mx/tesis/tes7cllg/sec_30.htm (consultado el 5-abril-2005) 48. ALARCÓN ÁLVAREZ, Enrique de. op. cit. pp. 327

http://www.bibliodgsca.unam.mx/tesis/tes7cllg/sec_30.htm

44

Una URL consta de tres partes; el protocolo para extraer la información (http, html, etc.) El nombre de la computadora (el dominio) que la sirve y por último la ruta de ubicación del documento), el tipo de documento (texto, imagen, sonido, video, etc.), calidad de digitalización, etc. Esta inclusión del documento digital, involucra un incremento en la demanda de los recursos de red, tanto locales como propios del usuario. El protocolo Z39.50, especifica el formato y los procedimientos que gobiernan el intercambio de mensajes entre un cliente y un servidor. El cliente puede enviar una búsqueda, indicar una o más bases de datos, e incluir una consulta y también parámetros, los cuales determinan si los registros identificados por la búsqueda podrían ser devueltos como parte de la respuesta. El servidor responde con una cantidad de registros identificados. El cliente puede entonces recuperar los registros seleccionados. El cliente asume que los registros seleccionados forman un conjunto de resultados y los registros pueden ser referenciados por su posición dentro del conjunto. El cliente puede iniciar la solicitud por parte del usuario (en este caso a través del Web), el protocolo dirige la comunicación entre las aplicaciones para recuperación de la información correspondiente, el cliente y el servidor (que pueden ser diferentes computadoras); pero no dirige la acción entre el cliente y el usuario final. La tecnología Z39.50 es simple, aunque en algunos casos las aplicaciones son complejas y llegan lejos. Hay tres puntos importantes de las aplicaciones con este protocolo que han cambiado la actividad bibliotecaria. 1. Los modernos clientes Z39.50 pueden enviar solicitudes a varias bibliotecas simultáneamente, ya sea dentro de una misma solicitud o en varias independientes. Esto permite un ahorro de tiempo. 2. El formato básico usado para el intercambio de registros bibliográficos es el MARC. La capacidad de presentar y transferir en formato MARC, permite al cliente utilizar esa información para un procesamiento posterior. 3. A través del uso de Z39.50 muchos otros procesos bibliotecarios han llegado a ser abiertos, particularmente, la conmutación bibliográfica. Por lo anterior Z39.50 es un estándar internacional, amplio, potente y muy difundido en el mundo bibliotecario, es un protocolo que cumple con las características para ser la plataforma de desarrollo para la red de bibliotecas digitales, por lo tanto, para la implementación de una biblioteca digital debe considerarse que Z39.50 puede ser la plataforma para la intercomunicación con otras bibliotecas.”49

49 Ibid LÓPEZ GUZMÁN, Clara

2.6 Conexión al Servidor Z39.50 Los datos necesarios para conectarse a un servidor Z39.50 regularmente son los siguientes y deben proporcionarse al programa para que este pueda enlazarse: Dirección Internet o número IP del servidor Número de puerto Tipo de formato de registros Base de datos a consultar Nombre de usuario (opcional) Password (opcional)

Imagen A2.

Página con direcciones Z39.50

La imagen 2A muestra una lista de servidores a los cuales nos vamos a conectar. Bien, como podemos observar, esta opción sería una más para recuperar registros e importarlo en un formato de ISO 2709, que como ya se mencionó anteriormente, es el formato en que se basa el Z39.50 para poder recuperar la información. Este programa lo que hace es buscar la información por opciones como, autor, título o palabra clave. Permitiendo así bajar la información de nuestro interés en el formato ISO 2709. Este proceso nos permite bajar la información, y solo la podremos modificar una vez importada a nuestro software.

45

46

CAPÍTULO 3 ¿Qué es ISO? “ISO por sus siglas en inglés International Organization for Standardization, aunque podría tener algunas otras abreviaturas en diversas idiomas (IOS, OIN en francés para la Organización Internationale de Normalisation), se decidió utilizar la raíz de la palabra derivada del griego, significando igual. Por lo tanto, la forma corta del nombre de la organización es siempre ISO. El manejar estándares que regulen el correcto funcionamiento, o el mejor desempeño de algún producto, permite obtener calidad, seguridad y confiabilidad, de la eficacia y de la capacidad de intercambio. Los estándares ISO han contribuido enormemente en la mayoría de los aspectos de nuestras vidas, aunque estas contribuciones no sean visibles se llegan a percibir, un ejemplo muy claro es cuando compramos algún producto y lo llevamos a casa, pronto notamos la calidad ya sea mala o buena, en función a su compatibilidad con el equipo que tenemos y a que tan seguros o peligrosos pueden ser. Cuando los productos resuelven nuestras expectativas, tendemos a tomarlos como buenos. Generalmente somos inconscientes del papel desempeñado por estándares así como, en el abastecimiento de tales ventajas en un costo económico. La ISO (International Organization for Standardization) es el proveedor más grande del mundo de estándares. Así mismo estos tienen repercusiones tanto económicas como sociales. Los estándares de ISO han solucionado problemas ya no solo a ingenieros y fabricantes sino también a la sociedad en general.”50

3. 1 Antecedentes de la ISO “La estandardización internacional comenzó en el campo electrotécnico: la International Electrotechnical Commission (IEC) fue establecida en 1906. Iniciando el trabajo en otros campos. Fue creada por la International Federation of the National Standardizing Associations (ISA), que fue instaurada en 1926. El énfasis de ISA por estandarizar la industria eléctrica fue determinante en el campo de la ingeniería industrial. Las actividades de ISA acabaron en 1942.”51

En 1946, los representantes de 25 países reunidos en Londres decidieron crear una nueva organización internacional, la cual tenia por misión facilitar la coordinación y la unificación internacionales de estándares industriales. La nueva organización, ISO, comenzó oficialmente operaciones el 23 de febrero de 1947. 3.2 Cómo esta integrada la sociedad ISO “La ISO esta conformada por 156 países, y tiene un representante por cada país que la integra, con una secretaría central en Ginebra, Suiza, que coordina el sistema. La ISO es una organización no gubernamental: al igual que sus miembros, como el caso del sistema de Naciones Unidas, Sin embargo, la ISO ocupa una posición especial entre

50 ISO (2005) Disponible en: http://www.iso.org/iso/fr/ISOOnline.frontpage (Consultado el 23-septiembre-2005) 51 Ibid

http://www.iso.org/iso/fr/ISOOnline.frontpage

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los sectores públicos y privados. Esto es porque, muchos de sus miembros son parte de la estructura gubernamental de sus países, o es asignada por mandato de gobierno. Por otra parte, otros miembros tienen sus raíces únicamente en el sector privado, siendo instalado por sociedades nacionales de las asociaciones de la industria. Por lo tanto, la ISO actual como organización que tiende un puente sobre el cual se hace un consenso que pueda dar soluciones que resuelven los requisitos del negocio y las necesidades más amplias de la sociedad, agrupando así a consumidores y usuarios.”52

3.3 Protocolo de comunicación ISO 2709 Para la descripción bibliográfica en forma automatizada se deben seguir procedimientos estandarizados normalizados que permitan la compatibilidad entre los diferentes sistemas automatizados. La International Organization for Standarization (ISO) es el ente encargado de normalizar en forma internacional el intercambio de información automatizada a través de una estructura que se divide en cuatro áreas: a. Etiqueta Líder o de Registro b. Directorio c. Campos variables d. Registro separador o terminador La etiqueta líder tiene como propósito, permitir que cualquier programa que siga el formato ISO, identifique la estructura de cada entrada después de la identificación de la etiqueta. Por su parte, el directorio permite identificar cada una de las áreas de información en un registro. Los campos bibliográficos están relacionados con las etiquetas que identifican cada campo, los subcampos y los indicadores.

3.3.1 Etiqueta Líder o de Registro Comprende las 24 primeras posiciones (0 - 23) de cada registro y suministra información para el procesamiento del registro.

• Longitud de registro Está conformado por 5 números de la posición 0 a la 4. Aquí incluye el número total de caracteres con los que está conformado el registro. El número esta alineado a derecha y se llena con ceros a la izquierda.

52 Ibidem

48

• Estatus del registro Conformado por 1 carácter en la posición 5 y nos indica el estatus del registro con el archivo. Puede tener 5 estados diferentes: a – incremento en el nivel de codificación c – corregido o revisado p – incremento en el nivel de codificación en la prepublicación. d – registro borrado n - nuevo

• Tipo de Registro.

Esta conformado por un carácter en la posición 6 y nos indica las características de los componentes del registro, o sea, si es material impreso, música impresa, manuscritos de música, etc. Las características son las siguientes: • A-Material impreso (de idioma) • c - Música impresa • d - Manuscritos de música • e -Material cartográfico • f - Manuscritos de material cartográfico • g- Material Proyectable • i - Registros sonoros no musicales • j -Registros musicales • k -Gráficos bidimensionales no proyectables • M - Archivos de computadora • O - Kit • P - Material mixto • R - Materiales tridimensionales, objetos naturales • T - Manuscritos texto

• Nivel bibliográfico. Esta conformado por un carácter en la posición 7 y nos indica el nivel bibliográfico del registro.

o a - parte componente de una monografía o b - parte componente de una publicación seriada o c - colección o d - subunidad o i - recurso integrado o m - nivel monográfico o ítem o s – Publicación seriada

• Tipo de control No se especifica el tipo de control. Se ocupará el número cero (0) en la posición 8.

49

• Esquema de codificación de caracteres Esta conformado por un carácter en la posición 9 y nos indica el nivel bibliográfico del registro. Se ocupan específicamente dos caracteres:

o # - MARC-8 o a – UCS / Unicode

• Contador de indicadores

Esta conformado por un número fijo, que es el número dos “2” en la posición 10, nos indica la cantidad de posiciones utilizadas para identificar los indicadores en un campo de longitud variable.

• Contador de códigos de subcampos

Esta conformado por un número fijo, que es el número dos “2” en la posición 11, y que nos indicará la cantidad de posiciones utilizadas para identificar los subcampos en un campo de longitud variable.

• Dirección de base de datos

Esta conformado por 5 números de la posición 12 a la 16, e indica la primera posición dentro del registro donde inician los datos del primer campo variable. El número esta alineado a la derecha y se llena con ceros a la izquierda.

• Nivel de codificación

Esta conformado por un carácter en la posición 17 y nos indica el grado de descripción de la información bibliográfica y / o los contenidos del registro MARC. Los caracteres pueden ser: # - nivel completa 1 - nivel completo, sin examinar el material 2 - nivel menos que completo, sin examinar el material 3 - nivel abreviado 5 - nivel parcial (preliminar) 7 - nivel mínimo 8 - nivel de prepublicación u - desconocido z - no aplicable

• Descripción de la forma de catalogación.

Esta conformado por un carácter en la posición 18 que nos indica la forma de descripción que se refleja en el registro. Los caracteres son los siguientes:

a - AACR2 o manuales basados en las RCAA - 2 i - ISBD u - desconocido

• Requerimientos a nivel de links (relaciones o apuntadores.)

No se requiere información. Se ocupará el número cero (0) en la posición 19.

• Entrada para mapeo Esta conformado por 4 números de la posición 20 a la 23 y cada uno de los dígitos nos indica la estructura de cada entrada en el directorio. Los valores son fijos y son los siguientes:

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a- Posición 20. Longitud de la porción correspondiente a la longitud de campos. El valor fijo es cuatro “4”. b- Posición 21. Longitud de la posición del carácter de inicio. El valor fijo es cuatro “5”. c- Posición 22. Longitud de la porción de implementación. El valor fijo es cuatro “0”. d- Posición 23. Entrada no definida. El valor fijo es cuatro “0”.

Esta es la forma en que estará formada la cabecera o etiqueta líder o de registro. 3.3.2 Directorio.

El directorio sigue inmediatamente a la cabecera explicada anteriormente en la posición 24, y consiste en una serie de entradas de largo fijo (posiciones de 12 caracteres) que indica la etiqueta, largo y la posición de comienzo del primer carácter de cada campo variable.

• Etiqueta (TAG) Esta conformado por 3 caracteres numéricos o alfanuméricos, que deben ser mayúsculas o minúsculas, pero no ambas, en la posición 0 a la 2. Sirve para identificar un campo asociado.

• Largo del campo Esta conformado por 4 dígitos de la posición 3 a la 6 y nos indican el largo del campo, incluyendo los indicadores, códigos de subcampos, datos y el elemento de fin de campo. El número esta alineado a la derecha y se rellena a la izquierda con ceros.

• Posición de comienzo de los caracteres Esta conformado por 5 dígitos de la posición 7 a la 11 y nos indican la posición del carácter de comienzo del siguiente campo. El número se alinea a la derecha y se rellena a la izquierda con ceros.

3.3.3 Campos Variables En los campos variables es donde se vacía toda la información que se encuentra en la Base de Datos. Aunque la información aparece lineal, los datos que proporciona la cabecera y el directorio, son suficientes para determinar y saber como esta distribuida la información. A continuación se mostrará un ejemplo de cómo está distribuida la información, desde la cabecera hasta el registro separador. (Imagen C3.1).

3.3.4 Registro Separador o Terminador.

Poariminpu Ensig

Imagen C3.1 Ejemplo de un registro ISO 2709

demos apreciar en la Imagen C3.1, un ejemplo de un registro que se exportó a un chivo de texto, para poder ser importado y agregado a cualquier sistema. Es portante mencionar que la información aparece de forma lineal y consecutiva. La

formación que vemos en la imagen C3.1, se muestra en bloques de tal manera que se ede apreciar paso a paso su desglose.

primer lugar vamos ha analizar los datos de la cabecera. La cabecera nos despliega la uiente información:

01201nam--2200253-a-4500

• Primero tenemos la longitud del registro representada con 5 dígitos “01201”, esto quiere decir que en total, el registro tiene 1201 caracteres.

• Posteriormente tenemos un solo caracter, representado por la letra “n”, la cual nos indica el estatus del registro, o sea, que el registro es nuevo.

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• Después tenemos un solo carácter, representado por la letra “a”, la cual indica el

tipo del registro, o sea, que es material impreso. • Siguiendo el ejemplo hay un carácter, que representar la letra “m”, que indica el

nivel bibliográfico, es decir, que tiene un nivel monográfico o ítem.

• Después tenemos un solo carácter, representados por un guión “-”, el cual nos indica el tipo de control. Este guión se puede sustituir por un espacio en blanco o por un cero. Representan lo mismo. En nuestro caso, no se especifica el tipo de control.

• Enseguida hay dos dígitos, representado por el número “2”, el cual nos indica el

conteo de indicadores. Este valor es fijo. Y el segundo el conteo del código de subcampo

• Después tenemos 1 digito, representado también por el número “2”, el cual nos

indica el conteo del código de subcampo. Este valor es fijo.

• Posteriormente hay 5 dígitos, representados por “00253”, los que nos muestran la dirección de base de datos, o sea, el número 253 nos indica la primera posición en el registro donde inician los datos del primer campo variable.

• Nuevamente aparece un solo carácter, representado por un guión “-”, representa

el nivel de codificación. Este guión se puede sustituir por un espacio en blanco o por los valores preestablecidos. Representan lo mismo.

• A continuación se identifica un solo carácter, representado por la letra “a”,

indica la descripción de la forma de catalogación, esto quiere decir que se utilizó la forma de catalogación AACR2.

• Después tenemos un solo carácter, representado por un guión “-”, que nos indica

los requerimientos a nivel de links (relaciones o apuntadores.) Este guión se puede sustituir por un espacio en blanco o por un cero. Representan lo mismo.

• Finalmente hay 4 dígitos, representados por “4500”, entre los cuales, uno de

ellos nos indican la longitud de campos, la longitud del carácter de inicio, la longitud de la porción de implementación y una entrada no definida, respectivamente. Estos datos son fijos.

Ahora vamos a detallar la información que aparece en el directorio, pero a su vez, vamos ir analizando también los campos variables. A partir de la posición 24, viene la información del directorio y del separador. También podemos saber hasta donde esta conformado el directorio, si revisamos la dirección de la base de datos en la cabecera (posiciones 12-16.) Hay que recordar que representa la posición donde empieza el primer campo variable, o dicho de otro modo, la posición donde termina el directorio. Son entradas de 12 posiciones fijas siempre. Los datos del directorio aislados son los siguientes:

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001001300000003000700013005001800020008004100038040001900079050002200098100005500120245011400175246005000289260005600339300005100395440003200446500017000478500011600648504007200764500002000836650002700856600003500883700002900918- Ya están separados por colores los diferentes bloques del directorio. Ahora vamos a ver los datos completos de los campos variables: tes96000001 � ViArRB� 199602210153555.7� 960221s1955 dcuabcdjdbkoqu001 0deng d� aViArRBcViArRB� 4aPQ1234b.T39 1955� 2 aDeer-Doe, J.q(Jane),csaint,d1355-1401,cspirit. � 10aNew test record number 1 with ordinary datah[large print] /cby Jane Deer-Doe ; edited by Patty O'Furniture. � 1 aNew test record number one with ordinary data� aWashington, DC :bLibrary of Congress,c1955-<1957>� av. 1-<5> :bill., maps, ports., charts ;c cm. � 0aTest record series ;vno. 1� aThis is a test of ordinary features like replacement of the mnemonics for currency and dollar signs and backslashes (backsolidus \) used for blanks in certain areas. � aThis is a test for the conversion of curly braces; the opening curly brace ({) and the closing curly brace (}.)� aIncludes Bibliographies, discographies, filmographies, and reviews. � aIncludes index. � 4aTest recordxJuvenile. � 14aDoe, John,d1955- xBiography. � 1 aO'Furniture, Patty,eed. �� Los campos variables ya vienen, de igual manera que los bloques del directorio, aislados y con los colores que les corresponden según el directorio. Vamos a analizar el primer bloque del directorio con su campo variable. El directorio nos despliega lo siguiente: 001001300000 El campo variable nos arroja: tes96000001 � Hay que recordar lo que se señalo en el punto 2 de este documento, podemos apreciar que en el directorio, los primeros tres caracteres, representan la etiqueta o el TAG, en este caso vemos que es el número 001(número de control.) Los siguientes 4 dígitos que representan el largo del campo variable, en este caso es 0013, y si vamos al campo variable, el valor que representa de tes96000001 � coincide totalmente con los 13 dígitos que nos indica el directorio. Por último, los siguientes 5 dígitos del directorio

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son 00000, esto nos indica la posición en donde empieza nuestro bloque a partir del inicio del directorio. Vamos a analizar el siguiente bloque y su campo variable. El directorio nos despliega lo siguiente: 003000700013 El campo variable nos arroja lo siguiente:

ViArRB� En el directorio, los primeros tres caracteres, representan la etiqueta o el TAG, en este caso vemos que es el número 003, (identificador de número de control) Los siguientes 4 dígitos que representan el largo del campo variable, en este caso es 0007, y si vamos al campo variable, el valor que representa de ViArRB� coincide totalmente con los 7 dígitos que nos indica el directorio. Por último, los siguientes 5 dígitos del directorio son 00013, esto nos indica la posición en donde empieza nuestro bloque a partir del inicio del directorio. Vamos ha analizar el siguiente bloque y su campo variable. El directorio muestra lo siguiente: 005001800020 El campo variable arroja lo siguiente:

199602210153555.7� En el directorio, los primeros tres caracteres, representan la etiqueta o el TAG, en este caso vemos que es el número 005, (Fecha y hora de la ultima transacción) Los siguientes 4 dígitos que representan el largo del campo variable, en este caso es 0018, y si vamos al campo variable, el valor que representa de 199602210153555.7� coincide totalmente con los 18 dígitos que nos indica el directorio. Por último, los siguientes 5 dígitos del directorio son 00020, esto nos indica la posición en donde empieza nuestro bloque a partir del inicio del directorio. Vamos a analizar el siguiente bloque y su campo variable. El directorio despliega lo siguiente: 008004100038 El campo variable permite ver lo siguiente:

960221s1955 dcuabcdjdbkoqu001 0deng d�

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Si recordamos lo que viene en el punto 2 de este documento, podemos apreciar que en el directorio, los primeros tres caracteres, representan la etiqueta o el TAG, en este caso vemos que es el número 008,(Elementos de longitud fija) Los siguientes 4 dígitos que representan el largo del campo variable, en este caso es 0041, y si vamos al campo variable, el valor que representa de 960221s1955 dcuabcdjdbkoqu001 0deng d� coincide totalmente con los 41 dígitos que nos indica el directorio. Por último, los siguientes 5 dígitos del directorio son 00038, esto nos indica la posición en donde empieza nuestro bloque a partir del inicio del directorio. Vamos a analizar el siguiente bloque y su campo variable. El directorio nos despliega lo siguiente: 040001900079 El campo variable nos arroja lo siguiente:

�aViArRB�cViArRB� En Los siguientes 4 dígitos que representan el largo del campo variable, en este caso es 0019, y si vamos al campo variable, el valor que representa de �aViArRB-�cViArRB� coincide totalmente con los 19 dígitos que nos indica el directorio. Por último, los siguientes 5 dígitos del directorio son 00079, esto nos indica la posición en donde empieza nuestro bloque a partir del inicio del directorio. Vamos a analizar el siguiente bloque y su campo variable. El directorio nos despliega lo siguiente: 050002200098 En campos variables nos arroja esto:

4�aPQ1234�b.T39 1955� Los primeros tres caracteres, representan la etiqueta o el TAG, en este caso vemos que es el número 050, (Número de clasificación de la Biblioteca del Congreso) Los siguientes 4 dígitos que representan el largo del campo variable, en este caso es 0022, y si vamos al campo variable, el valor que representa de 4�aPQ1234�b.T39 1955� coincide totalmente con los 22 dígitos que nos indica el directorio. Por último, los siguientes 5 dígitos del directorio son 00098, esto nos indica la posición en donde empieza nuestro bloque a partir del inicio del directorio. Vamos a analizar el siguiente bloque y su campo variable. El directorio despliega lo siguiente: 100005500120

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El campo variable nos arroja lo siguiente:

2 �aDeer-Doe, J. �q(Jane),�csaint, �d1355-1401,�cspirit. �

En campos variables vemos que es el número 100, (Nombre Personal) Los siguientes 4 dígitos que representan el largo del campo variable, en este caso es 0055, y si vamos al campo variable, el valor que representa de 2 �aDeer-Doe, J. �q(Jane),�csaint, �-d1355-1401,�cspirit. � Coincide totalmente con los 55 dígitos que nos indica el directorio. Por último, los siguientes 5 dígitos del directorio son 00120, esto nos indica la posición en donde empieza nuestro bloque a partir del inicio del directorio. Este ejemplo en particular lo vamos a desglosar más. El carácter que se ocupa para indicar el separador, es el �, este carácter es un <ENTER>, en código ASCII es el número 13. En el bloque anterior, sin embargo, aunque aparece varias veces, la longitud total de nuestro campo variable es de 55 posiciones, o sea, que el campo variable esta conformado por varios subcampos y si lo detallamos aun más, en formato MARC quedaría así: $a-Deer-Doe, J. $q-(Jane), $c-saint, $d-1355-1401, $c-spirit. De esta manera esta formado el archivo de exportación o importación de registros, mediante el formato ISO 2709, la variación de este depende de la forma en que lo cree el software, ya que algunos lo utilizan de forma corrida y otros especifican la extensión.

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3.4 Fangorn: Software para la conversión de archivos txt a ISO 2709 Los autores del programa son: Hugo BESEMER y Paul NIEUWENHUYSEN de la UNESCO, refieren el nombre del programa a la persona y al bosque del libro del señor de los anillos de J.R.R. Tolkien. Objetivo del programa Este programa tiene como objetivo convertir los datos que se adquieren o recuperan de formatos como dbf, mdb, otros. A un formato que se pueda leer en una base de datos de la familia CDS/ISISI es decir, convierte la información en un archivo que se apega a la especificación del formato ISO 2709, con la particularidad de que la longitud del archivo es 80 caracteres como máximo. Limitaciones: El programa funciona actualmente debajo de MS/DOS, de PC/DOS y de OS/2 solamente. Características de los archivos txt: Los archivos txt deben reunir las siguientes características:

1. Un elemento fijo que indica el principio de un nuevo registro este puede ser cualquier signo o letras que no sean comunes, en este caso se usarán tres letras mayúsculas que indicaran el principio de cada registro.

2. Etiquetas de campo que comiencen al principio de una línea, estas serán las

mayúsculas dobles, seguidas de un guión para indicar la etiqueta y el comienzo de la información.

3. El número de campos a convertir puede ser especifio y es limitado por la

memoria RAM en la computadora. Si la memoria de la computadora muestra el siguiente mensaje ("error 7"), esto significa que la memoria es insuficiente para generar el archivo ISO 2709.

El programa permite:

4. Corregir la información desde el archivo de texto

5. Dar nombre a cada una de las etiquetas que se requiera generar de acuerdo al

formato que estemos utilizando.

6. Dicho programa se puede encontrar en la siguiente dirección electrónica: http://library.wur.nl/isis/software.html

http://library.wur.nl/isis/software.html

CAPÍTULO 4

Metodología para la Generación de datos en Archivos ISO 2709 El protocolo ISO 2709 establece el uso de diferentes etiquetas para nombrar a cada uno de los campos o elementos que conforman un registro de datos bibliográficos. Sin embargo, como se utilizan diversos tipos de códigos para construir el significado de las etiquetas, una etiqueta que nombra a un mismo tipo de datos puede variar en diferentes formatos, aun cuando estén basados en el mismo protocolo, por ejemplo: Puede existir una sola etiqueta para nombrar, identificar y diferenciar el título de otro tipo de datos, pero el código para representar la etiqueta, puede variar según lo presenta el cuadro siguiente:

CCF CEPAL MARC260 40 245

Existen protocolos que establecen un patrón para el diseño de formatos orientados a intercambiar datos, este es el caso del protocolo establecido por la norma ISO 2709 para la estructuración de datos bibliográficos. Dicho protocolo establece que cada campo o elemento que conforma un registro bibliográfico, debe tener una etiqueta que lo nombre e identifique de los demás. Bajo este criterio se creará el archivo Pre-MARC, donde se utilizarán letras para después, dependiendo de la necesidad del bibliotecario, a partir de este archivo se podrá crear un archivo ISO con el formato que mejor convenga. Herramientas Para generar un archivo ISO 2709 es necesario contar con las siguientes herramientas: Microsoft Office 98 o superior Microsoft Excel Microsoft Access Microsoft Word Programa Fangorn Reglas de Catalogación Angloamericanas RCA 2ª ed. 4.1 Procedimientos para generar los archivos ISO 2709 a partir de archivos TXT Es importante mencionar que lo descrito en este trabajo no es absoluto, los resultados dependerán de las habilidades y visión del bibliotecario; además de la combinación dominio y manejo del software con que cuente en su biblioteca, y las características mismas de la base de datos, a la vez, se mezclan conocimientos como: el uso de las Reglas de Catalogación Angloamericanas; y los formatos de catalogación, etc.

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4.2 Manejo de información y obtención de registros. Este punto tiene como propósito, ejemplificar la obtención de los registros desde una plantilla elaborada en Excel. La plantilla que a continuación se describe corresponde a un ejercicio que se realizó en una biblioteca del D. F. Se le pidió al personal del turno matutino y vespertino catalogar el material que se encuentra en la biblioteca, basándose en la plantilla de la tabla No.1 Solo se tomaron los elementos más indispensables que permitieron recuperar la información. No se tomo en cuenta la etiqueta 008, ya que no es un elemento migrable. La razón que obedece a este elemento, es que dicha etiqueta contiene elementos muy particulares de cada uno de los títulos variables fijos, que se editan al momento de revisar en otro sistema o en el sistema que los alberga. Es decir esta información se debe crear al momento de editar el registro una vez migrada la información. La tabla No. 1 únicamente es una guía para el registro de monografías: de esta se obtendrá el archivo denominado Pre-MARC. Observe la tabla No. 1

ISBN CLASIFICACION AUTOR (Apellidos, nombre) TITULO / AUTOR(Nombre, apellidos)EDICION PIE DE IMPRENTA

DESCRIPCION FISICA (paginación: romanos y arábigos) MATERIA SERIE NOTAS No. de EJEMPLARES Nos. de ADQUISICION

DESCRIPTORES

Tabla No. 1 Plantilla para la descripción de monografías

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Los descriptores que se muestran en la tabla No. 2, se les generan las siguientes equivalencias; nótese que aun no equivalen a ningún formato; solo estoy etiquetando para facilitar el manejo.

ISBN AA- CLASIFICACION BB- AUTOR (Apellidos, nombre) CC- TITULO / AUTOR(Nombre, apellidos) DD- EDICION EE- PIE DE IMPRENTA FF-

DESCRIPCION FISICA (paginación: romanos y arábigos) GG- MATERIA HH- SERIE II- NOTAS JJ- No. de EJEMPLARES KK- Nos. de ADQUISICION LL- DESCRIPTORES MM-

Tabla. No. 2

Equivalencias de los encabezamientos de la plantilla por clave txt

La siguiente tabla (no.3) contiene el equivalente en al formato MARC, ya que la base de datos la voy a subir a SIABUC y Winisis. La tabla no. 3 de conversión.

Etiqueta Clave MARC ISBN AA- 020 CLASIFICACION BB- 084 AUTOR (Apellidos, nombre) CC- 100 TITULO / AUTOR(Nombre, apellidos) DD- 245 EDICION EE- 250 PIE DE IMPRENTA FF- 260 DESCRIPCION FISICA (paginación: romanos y arábigos) GG- 300 MATERIA HH- 500 SERIE II- 440 NOTAS JJ- 500 No. de EJEMPLARES KK- 025 Nos. de ADQUISICION LL- 025 DESCRIPTORES MM- 650

Tabla. No. 3

Equivalencias de las claves txt a MARC

Esta tabla puede tener cualquier equivalencia, sin importar el formato, lo más importante de éste y de la información es que se llenen adecuadamente, de lo contrario se corre el riesgo de perder la información en una serie de inconsistencias. El archivo fue capturado en Excel y la razón de capturarlo en éste, es por facilita el manejo de la información, además de la capacidad que presenta para manipular la información y aplicar formulas muy básicas.

A continuación se presenta un ejemplo del formulario de la tabla No. 3 reflejada en la tabla No.4.

IS B N 9 6 8 -1 6 -6 0 5 2 -8C L A S IF IC A C IO N M a te m a tic a sA U T O R (A p e llid o s , n o m b re ) P e ñ a , J o s e A n to n io d e laT IT U L O / A U T O R (N o m b re , a p e llid o s ) A lg e b ra e n to d a s p a rte s / J o s e A n to n io d e la P e ñ aE D IC IO N 2 d a . e d .P IE D E IM P R E N T A M é x ic o : F o n d o d e C u ltu ra E c o n o m ic a , 1 9 9 9D E S C R IP C IO N F IS IC A (p a g in a c ió n : ro m a n o s y a rá b ig o s ) X X , 1 9 5 p .M A T E R IA M a te m á tic a sS E R IE L a c ie n c ia p a ra to d o s ; 1 6 6N O T A S C o n tie n e c d -ro mN o . d e E J E M P L A R E S 5 e j.N o s . d e A D Q U IS IC IO N e j.1 0 0 0 0 0 1 , e j.2 0 0 0 0 0 2 , e j.3 0 0 0 0 0 3 , e j.4 0 0 0 0 0 4 , e j.5 0 0 0

D E S C R IP T O R E S

1 . A L G E B R A \ 2 . N U M E R O S N A T U R A L E S \ 3 . N U M E R O S P R IM O S \ 4 . T R IA N G U L O S \ 5 . S IM E T R IA \ 6 . G R U P O S C R IS T A L O G R A F IC O S

IS B N 9 6 8 -1 6 -4 3 9 3 -3C L A S IF IC A C IO N L ite ra tu raA U T O R (A p e llid o s , n o m b re ) D o m ín g u e z M ic h a e l, C h ris to p h e rT IT U L O / A U T O R (N o m b re , a p e llid o s ) A n to lo g ía d e la n a rra tiva m e x ic a n a d e l s ig lo X X / C h ris to p h e r E D IC IO N 2 a . e d .P IE D E IM P R E N T A M é x ic o : F o n d o d e C u ltu ra E c o n o m ic a , 1 9 9 6D E S C R IP C IO N F IS IC A (p a g in a c ió n : ro m a n o s y a rá b ig o s ) 1 1 0 p .M A T E R IA L ite ra tu raS E R IE L e tra s m e x ic a n a sN O T A SN o . d e E J E M P L A R E S 1 0 e j.N o s . d e A D Q U IS IC IO N e j.1 0 0 0 0 0 6 , e j.2 0 0 0 0 0 7 , e j.3 0 0 0 0 0 8 , e j.4 0 0 0 0 0 9 , e j.5 0 0 0

D E S C R IP T O R E S 1 . N O V E L A M E X IC A N A – S IG L O X X

IS B N 9 6 8 -1 6 -4 3 9 -XC L A S IF IC A C IO N L ite ra tu raA U T O R (A p e llid o s , n o m b re ) D o m ín g u e z M ic h a e l, C h ris to p h e rT IT U L O / A U T O R (N o m b re , a p e llid o s ) A n to lo g ía d e la n a rra tiva m e x ic a n a d e l s ig lo X X / C h ris to p h e r E D IC IO N 2 a . e d .P IE D E IM P R E N T A M é x ic o : F o n d o d e C u ltu ra E c o n o m ic a , 1 9 9 6D E S C R IP C IO N F IS IC A (p a g in a c ió n : ro m a n o s y a rá b ig o s ) 1 7 0 5 p .M A T E R IA L ite ra tu raS E R IE L e tra s m e x ic a n a sN O T A SN o . d e E J E M P L A R E S 1 0 e j.N o s . d e A D Q U IS IC IO N e j.1 0 0 0 0 1 6 , e j.2 0 0 0 0 1 7 , e j.3 0 0 0 0 1 8 , e j.4 0 0 0 0 1 9 , e j.5 0 0 0

D E S C R IP T O R E S 1 . N O V E L A M E X IC A N A – S IG L O X X

Tabla No. 4 Ejemplo de la tabla ya con información bibliográfica capturada

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Al observar detenidamente los registros, encontramos algunos problemas como las faltas de ortografía (sí tuviéramos una base de datos grande; de unos 100 registros, el diccionario de ortografía tardaría bastante tiempo en hacer la revisión y aun tendría errores); así como la estructura misma de la información. Podemos observar que los números de adquisición están separados por una coma. Por esta razón, las tareas más comunes que debemos contemplar son: a) Corrección de ortografía b) Limpiar la base de datos de caracteres que no utilizamos y que no se muestran en la edición de los registros, como son los espacios al inicio y final de la base, dichos caracteres ocupan un espacio dentro de software, así como también provocan errores de indización, pues estos también se toman en cuenta. c) Adecuar o modificar las abreviaturas según las RCA2, para coautores, editores, compiladores, prologuista, directores, traductores, etc. d) Corregir puntuación según las RCA2 para cada etiqueta o campo. f) Homologar asientos como editoriales, autores, colecciones y descriptotes o encabezamientos temáticos. g) Cada una de las etiquetas contiene un estilo distinto, razón por la cual es importante, observar su puntuación ya que de esta depende el manejo de los subcampos y de las concatenaciones que en su caso se derive, según la necesidad de las bases. De esta manera estamos normalizando nuestra base de datos, ya que todos los cambios que podamos realizar deben estar basados en las RCA2, en el formato MARC, o al formato que se adopte; siempre debe haber consistencia y coherencia en la información; así mismo se debe obedecer a las políticas de procedimientos que se tienen dentro de la biblioteca. El método para corregir los casos anteriores es de la siguiente manera: Antes de mover cualquier tabla o información contenida en la misma, es necesario crear un índice, esto permitirá que no se pierda el orden de los datos. Tal como lo muestra la tabla No. 5:

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Tabla No. 5 Ejemplo de tabla ya con el índice insertado

1. A la tabla se le agrega un columna al principio, y esta debe un número consecutivo, el cual equivale al índice.

12 ISBN 968-16-6052-83 CLASIFICACION Matematicas4 AUTOR (Apellidos, nombre) Peña, Jose Antonio de la5 TITULO / AUTOR(Nombre, apellidos) Algebra en todas partes / Jose Antonio de la Peñ6 EDICION 2da. ed.7 PIE DE IMPRENTA México: Fondo de Cultura Economica, 1999

8DESCRIPCION FISICA (paginación: romanos y arábigos) XX, 195 p.

9 MATERIA Matemáticas10 SERIE La ciencia para todos ; 16611 NOTAS Contiene cd-rom12 No. de EJEMPLARES 5 ej.13 Nos. de ADQUISICION ej.1 000001, ej.2 000002, ej.3 000003, ej.4 000

14 DESCRIPTORES

1. ALGEBRA \ 2. NUMEROS NATURALES \ 3. NUMEROS PRIMOS \ 4. TRIANGULOS \ 5. SIMETRIA \ 6. GRUPOS CRISTALOGRAFICOS

1516 ISBN 968-16-4393-317 CLASIFICACION Literatura18 AUTOR (Apellidos, nombre) Domínguez Michael, Christopher19 TITULO / AUTOR(Nombre, apellidos) Antología de la narrativa mexicana del siglo XX 20 EDICION 2a. ed.21 PIE DE IMPRENTA México : Fondo de Cultura Economica, 1996

22DESCRIPCION FISICA (paginación: romanos y arábigos) 110 p.

23 MATERIA Literatura24 SERIE Letras mexicanas25 NOTAS26 No. de EJEMPLARES 10 ej.27 Nos. de ADQUISICION ej.1 000006, ej.2 000007, ej.3 000008, ej.4 000

28 DESCRIPTORES 1. NOVELA MEXICANA – SIGLO XX2930 ISBN 968-16-439-X31 CLASIFICACION Literatura32 AUTOR (Apellidos, nombre) Domínguez Michael, Christopher33 TITULO / AUTOR(Nombre, apellidos) Antología de la narrativa mexicana del siglo XX 34 EDICION 2a. ed.35 PIE DE IMPRENTA México : Fondo de Cultura Economica, 1996

36DESCRIPCION FISICA (paginación: romanos y arábigos) 1705 p.

37 MATERIA Literatura38 SERIE Letras mexicanas39 NOTAS40 No. de EJEMPLARES 10 ej.41 Nos. de ADQUISICION ej.1 000016, ej.2 000017, ej.3 000018, ej.4 00042 DESCRIPTORES 1. NOVELA MEXICANA – SIGLO XX

2. En la barra de herramientas de Excel, seleccionar la opción “Datos” tal como lo muestra la siguiente imagen No. 4.1

Imagen No. 4.1 Ejemplo de manejo de herramienta Excel para ordenar la información por etiqueta

En este diálogo, seleccionar la opción “Ordena”r; enseguida se muestra una ventana como la siguiente (imagen 4.1):

Imagen 4.2 Ejemplo de orden por columnas

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Se habilita un recuadro que integra tres opciones de ordenamiento, lo más conveniente es seleccionar por la columna que contenga a las etiquetas; en esta caso sería B. Con este método se pueden observar y trabajar por separado éstas para una mejor edición. De la misma forma es posible dividir la base de datos haciendo hojas por separado, tantas sean necesarias y trabajar una por una, o repartir entre el equipo de trabajo, como existen bibliotecarios especializados en catalogación, clasificación, descriptores o encabezamientos de materia. A estos bibliotecarios debemos aprovecharlos, es aquí donde se optimizan los recursos tanto económicos como humanos. La imagen 4.3 contiene por separado las etiquetas que la hoja maestra contiene. De esta manera es más fácil identificar cada una de las etiquetas y sus elementos.

Imagen 4.3

Ejemplo de orden de tablas por contenido Una vez que se ha seccionado el archivo maestro, se hará los siguiente pasos con cada una de las hojas: Se ubica el cursor en el primer cuadro de la hoja de Excel, buscando ordenar ahora por el contenido de la etiqueta, en este caso será por la columna C. En la imagen anterior se observa que el autor G.W.F., Hegel aparece tres veces, lo mismo sucederá con todos los autores que aparezcan más de una vez en la base. De tal suerte que podremos completar a los autores de una sola forma y evitar las variantes; auxiliándonos de herramientas como: Who is Who, de las reglas de catalogación, de los encabezamientos de materia; como los de Gloria Escamilla, etc. Tablas de Cutter. Este tratamiento habilitará a cada una de las etiquetas que forman la base de datos. Una vez corregidos los datos, se crea en un archivo nuevo como integración de todas las etiquetas. La forma de ordenarlos será de la misma manera en que originalmente lo empezamos a modificar; es decir, se le pide a la computadora que nos ordene la base de datos por la columna A, dicha columna es la que anexamos inicialmente para mantener el orden de la base.

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De esta manera los registros no perderán su identidad ni su orden. Como lo muestra la imagen 4.4

Imagen 4.4 Ejemplo de ordenamiento por contenido (columna C)

La imagen 4. 4 corresponde a una orden por contenido. La tabla No. 6 representa la base propiamente ordenada conforme al índice: 4.3 Renombrado etiquetas.

1 E t i q u e t a C o n t e n i d o2 I S B N 9 6 8 - 1 6 - 6 0 5 2 - 83 C L A S I F I C A C I O N M a t e m a t i c a s4 A U T O R ( A p e l l i d o s , n o m b r e ) P e ñ a , J o s e A n t o n i o d e l a5 T I T U L O / A U T O R ( N o m b r e , a p e l l i d o s ) A l g e b r a e n t o d a s p a r t e s / J o s e A n t o n i o d e l a P e ñ a6 E D I C I O N 2 d a . e d .7 P I E D E I M P R E N T A M é x i c o : F o n d o d e C u l t u r a E c o n o m i c a , 1 9 9 98 r o m a n o s y a r á b i g o s ) X X , 1 9 5 p .9 M A T E R I A M a t e m á t i c a s

1 0 S E R I E L a c i e n c i a p a r a t o d o s ; 1 6 61 1 N O T A S C o n t i e n e c d - r o m1 2 N o . d e E J E M P L A R E S 5 e j .1 3 N o s . d e A D Q U I S I C I O N e j . 1 0 0 0 0 0 1 , e j . 2 0 0 0 0 0 2 , e j . 3 0 0 0 0 0 3 , e j . 4 0 0 0 0 0 4 , e j . 5 01 4 D E S C R I P T O R E S N U M E R O S P R I M O S \ 4 . T R I A N G U L O S \ 5 . S I M E T R I A \ 6 . 1 51 6 I S B N 9 6 8 - 1 6 - 4 3 9 3 - 31 7 C L A S I F I C A C I O N L i t e r a t u r a1 8 A U T O R ( A p e l l i d o s , n o m b r e ) D o m í n g u e z M i c h a e l , C h r i s t o p h e r1 9 T I T U L O / A U T O R ( N o m b r e , a p e l l i d o s ) A n t o l o g í a d e l a n a r r a t i v a m e x i c a n a d e l s i g l o X X / C h r i s t o p h2 0 E D I C I O N 2 a . e d .2 1 P I E D E I M P R E N T A M é x i c o : F o n d o d e C u l t u r a E c o n o m i c a , 1 9 9 62 2 r o m a n o s y a r á b i g o s ) 1 1 0 p .2 3 M A T E R I A L i t e r a t u r a2 4 S E R I E L e t r a s m e x i c a n a s2 5 N O T A S2 6 N o . d e E J E M P L A R E S 1 0 e j .2 7 N o s . d e A D Q U I S I C I O N e j . 1 0 0 0 0 0 6 , e j . 2 0 0 0 0 0 7 , e j . 3 0 0 0 0 0 8 , e j . 4 0 0 0 0 0 9 , e j . 5 02 8 D E S C R I P T O R E S 1 . N O V E L A M E X I C A N A – S I G L O X X2 93 0 I S B N 9 6 8 - 1 6 - 4 3 9 - X3 1 C L A S I F I C A C I O N L i t e r a t u r a3 2 A U T O R ( A p e l l i d o s , n o m b r e ) D o m í n g u e z M i c h a e l , C h r i s t o p h e r3 3 T I T U L O / A U T O R ( N o m b r e , a p e l l i d o s ) A n t o l o g í a d e l a n a r r a t i v a m e x i c a n a d e l s i g l o X X / C h r i s t o p h3 4 E D I C I O N 2 a . e d .3 5 P I E D E I M P R E N T A M é x i c o : F o n d o d e C u l t u r a E c o n o m i c a , 1 9 9 63 6 r o m a n o s y a r á b i g o s ) 1 7 0 5 p .3 7 M A T E R I A L i t e r a t u r a3 8 S E R I E L e t r a s m e x i c a n a s3 9 N O T A S4 0 N o . d e E J E M P L A R E S 1 0 e j .4 1 N o s . d e A D Q U I S I C I O N e j . 1 0 0 0 0 1 6 , e j . 2 0 0 0 0 1 7 , e j . 3 0 0 0 0 1 8 , e j . 4 0 0 0 0 1 9 , e j . 5 04 2 D E S C R I P T O R E S 1 . N O V E L A M E X I C A N A – S I G L O X X

Tabla no. 6

Ejemplo de base organizada por índice

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El procedimiento es el siguiente: sería muy difícil ir cambiando una por una el nombre de las etiquetas. Además el orden no sería el adecuado ya que estas deben ir de menor a mayor. Es muy importante mantener el orden, de lo contrario al momento de migrarlo aparecerán desordenadas las etiquetas apareciendo primero la colección, el ISBN, las notas, etc. Para evitar este tipo de problemas la técnica es la siguiente:

1. Seleccionar la columna de las etiquetas desde la pestaña de la letra B, esta se sombreara. 2. Con el botón izquierdo del mouse, se activa el menú, donde se selecciona la opción de copiar, como lo muestra la imagen 4.5

Imagen 4.5 Selección de etiquetas para generar claves

3. Copiamos la columna, y la pasamos a una nueva hoja. La información se coloca como recomendación en la columna B de la nueva plantilla de Excel.

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4. Una vez copiada la información a la plantilla se aplicara una formula, no sin antes ordenar nuestra información por la columna B, como lo muestra la imagen 4.6.

Imagen 4.6 Ordenamiento para aplicar fórmula

El siguiente paso es aplicar la fórmula: se abre el cuadro de diálogo de la barra de tareas. Para aplicar esta formula debo estar posicionado en la columna 1C, como lo ilustra la imagen 4.7. En esta misma se mostrará la formula a aplicar:

Imagen 4.7

Ejemplo para pegar función

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La función de la formula y el resultado lo ilustra la imagen 4.8 es encontrar todos los términos iguales y marcarlos con verdadero o falso. El resultado se muestra de la siguiente manera:

Imagen 4.8 Ejemplo de fórmula buscando iguales

El programa a través de la formula a encontrado los siguientes valores: verdadero y falso. El siguiente paso es seleccionar la columna de la formula y copiarla a la columna D con el siguiente diálogo que ilustra la imagen 4.9

Imagen 4.9 Ejemplo de eliminación de fórmula

Solo valores, de lo contrario, se pegará la formula y no el contenido de los resultados. Enseguida seleccionaremos la columna C, y la eliminaremos de muestra hoja. La columna D, se recorrerá y ahora será C. Ahora se seleccionan B y C y se pide ordenar a la maquina por C, el resultado será una etiqueta de todas las que forman a la base de datos que muestra la imagen 4.10

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Imagen 4.10 Ejemplo de etiquetas a remplazar

Con estas etiquetas ahora podremos pasar a remplazar e integrar la equivalencia de las etiquetas al formato de catalogación que se va a utilizar. La equivalencia se muestra de la siguiente manera en la imagen 4.11

Imagen 4.11 Ejemplo de tablas con equivalencias al formato MARC

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Nótese, que en la imagen 4.11 se asignó un orden en la columna A, para cada etiqueta, de acuerdo al orden de aparición, según los campos de la ficha catalográfica. Enseguida se ordenan los campos por la columna A, en este momento le daremos orden de entrada a los campos y los registros, las claves a utilizar serán mayúsculas dobles con un guión sin espacio ver la imagen 4.12

Imagen 4.12 Ejemplo la aplicación del orden por índice

Con esta acción se termina la operación de obtener los campos contenidos en la base, para un mejor control, se recomienda imprimir la conversión de lo contrario es difícil ir de una pantalla a otra. La siguiente operación es renombrar propiamente las etiquetas. Para esta nos posicionamos y seleccionaremos la columna de las etiquetas, con la función CTRL+B, iremos remplazando todos los conceptos, por las claves que se imprimieron. Ver la imagen 4.13

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Imagen 4.13 Ejemplo para sustituir etiquetas al formato MARC

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A continuación se elimina la columna A, la cual agregamos en un principio para mantener el ordenamiento de nuestra base. Como lo muestra la tabla 4.7

AAA-AA- 968-16-6052-8BB- MatematicasCC- Peña, Jose Antonio de laDD- Algebra en todas partes / Jose Antonio de la PeñaEE- 2da. ed.FF- México: Fondo de Cultura Economica, 1999GG- XX, 195 p.HH- MatemáticasII- La ciencia para todos ; 166JJ- Contiene cd-romKK- 5 ej.LL- ej.1 000001, ej.2 000002, ej.3 000003, ej.4 000004, ej.5 000005MM- 4. TRIANGULOS \ 5. SIMETRIA \ 6. GRUPOS CRISTALOGRAFICOSAAA-AA- 968-16-4393-3BB- LiteraturaCC- Domínguez Michael, ChristopherDD- Antología de la narrativa mexicana del siglo XX / Christopher Domínguez MEE- 2a. ed.FF- México : Fondo de Cultura Economica, 1996GG- 110 p.HH- LiteraturaII- Letras mexicanasJJ-KK- 10 ej.LL- ej.1 000006, ej.2 000007, ej.3 000008, ej.4 000009, ej.5 000010, ej.6 000MM- 1. NOVELA MEXICANA – SIGLO XX

Tabla 4.7 Etiquetas remplazadas y codificadas

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La base de datos ha quedado ordenada y con las claves de cada etiqueta A, enseguida es necesario concatenar la columna A y B como lo ilustra la imagen 4.14

Imagen 4.14 Ejemplo de función para concatenar

Este archivo lo guarde desde Excel con la extensión TXT. El cual ilustro en la imagen 4.15

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Imagen 4.15 Ejemplo de formula aplicada a la concatenación

Nótese, que la columna C es el resultado de la concatenación, a ésta columna le diremos copiar; para descargarla en un libro nuevo con la opción de pegado especial, seleccionara solo valores. Una vez pegados los datos en el libro nuevo, se guarda la �nformación de la siguiente manera; en la barra de herramientas seleccionar Archivo, dentro de este diálogo seleccionar guardar como. Ver imagen 4.16

Imagen 4.16 Forma de guarda un documento en formato txt desde Excel

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El archivo se convertirá en un archivo de tipo TXT. El cual se mostrara de la siguiente manera: AA-968-16-6052-8 BB-Matemáticas CC-Peña, José Antonio de la DD-Álgebra en todas partes / José Antonio de la Peña EE-2da. ed. FF-México: Fondo de Cultura Económica, 1999 GG-XX, 195 p. HH-Matemáticas II-La ciencia para todos; 166 JJ-Contiene CD-ROM KK-5 ej. LL-ej.1 000001, ej.2 000002, ej.3 000003, ej.4 000004, ej.5 000005 MM-1. ALGEBRA \ 2. NUMEROS NATURALES \ 3. NUMEROS PRIMOS \ 4. TRIANGULOS \ 5. SIMETRIA \ 6. GRUPOS CRISTALOGRAFICOS AA-968-16-4393-3 BB-Literatura CC-Domínguez Michael, Christopher DD-Antología de la narrativa mexicana del siglo XX / Christopher Domínguez Michael EE-2a. ed. FF-México : Fondo de Cultura Económica, 1996 GG-110 p. HH-Literatura II-Letras mexicanas JJ- KK-10 ej. LL-ej.1 000006, ej.2 000007, ej.3 000008, ej.4 000009, ej.5 000010, ej.6 000011, ej.7 000012, ej.8 000013, ej.9 000014, ej.10 000015 MM-1. NOVELA MEXICANA – SIGLO XX AA-968-16-439-X BB-Literatura CC-Dominguez Michael, Christopher DD-Antología de la narrativa mexicana del siglo XX / Christopher Domínguez Michael EE-2a. ed. FF-México : Fondo de Cultura Económica, 1996 GG-1705 p. HH-Literatura II-Letras mexicanas JJ- KK-10 ej. LL-ej.1 000016, ej.2 000017, ej.3 000018, ej.4 000019, ej.5 000020, ej.6 000021, ej.7 000022, ej.8 000023, ej.9 000024, ej.10 000025 MM-1. NOVELA MEXICANA – SIGLO XX

4.4 Conversión de archivos TXT a ISO 2709 La conversión se hará con el programa Fangorn desarrollado por la UNESCO llamado FANGORN. Para comenzar a trabajar con Fangorn no es necesario instalarlo, basta almacenarlo en cualquier unidad que tenga capacidad para 76 KB. Algo muy pequeño como un disquete de 3½, o crear una carpeta en la unidad C. Una vez ubicado el programa, activaremos el ejecutable del programa, el cual nos mandara un menú de entrada o una ventana de diálogo donde nos pide elegir el idioma en que vamos a operar el programa, seleccionaremos el idioma inglés; Tal como lo muestra la imagen 4.17

Imagen 4.17 Imagen de menú de inicio de Fangorn

Una vez seleccionado el idioma, el sistema nos coloca en la siguiente ventana donde se realizará la conversión del archivo TXT al ISO 2709. como lo muestra la imagen 4.18

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Imagen 4.18

Ejemplo de sobre la creación de un nuevo archivo del tipo txt En la imagen anterior el programa solicita la tarea que se va desarrollar, en este caso va a ser una plantilla nueva; en la ventana de diálogo se escribe la palabra new. Enseguida se indica el número total de etiquetas que contiene el Pre-MARC: la cantidad son 13 El programa me solicita el nombre de la plantilla que utilizará como referencia para la construcción y conversión del archivo ISO 2709. el cual se ha nombrado coy.txt. Posteriormente el programa, genera el archivo TXT con el nombre de la plantilla que se ha creado (desde la carpeta donde esta alojado el programa creara la plantilla), la cual se editará conforme a la plantilla original, la conversión a MARC y las claves asignadas. Tal como lo muestra la imagen 4.19

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Imagen 4.19 Ejemplo de la tablas a convertir para ISO 2709

El texto anterior muestra una plantilla, en la cual, se darán las instrucciones en que se basará el programa Fangorn para generar el archivo ISO, conforme al Pre-MARC que se ha generado. La ventana del programa nos indica que es una nueva plantilla que consta de 13 etiquetas a transformar y la plantilla donde se describirán y darán instrucciones será en el archivo coy.txt, A continuación la imagen 4.20 presenta la carpeta donde esta almacenado Fangorn y donde también se ha creado la plantilla tesis TXT y donde se concentra el Pre-MARC:

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Imagen 4.20

Ejemplo de archivo txt a convertir

La plantilla coy.txt fue creada dentro de la carpeta donde se ubica Fangorn, a continuación hay que editarla. Y para ello solicitara una serie de instrucciones las cuales deberán corresponder a las características de nuestro archivo. La edición de la plantilla será de la siguiente forma: SPECIFICATION FILE Which conversion is specified : Number of fields :13 Text indicating start/end of record : Tag indicating start/end of record :- Line indicating start/end of record : Two texts indicating start/end of rec.: Tag in incoming file :AA Tag in ISO-2709 file :020 (The following is not mandatory) Spaces in continuation lines : Subfield delimiter in incoming file : Subfield delimiter ISO-2709 file : Delimiter occurrences incoming file : Texts to replace : La plantilla anterior se interpreta de la siguiente manera: nos pide el número de plantillas a convertir, en este caso son 13, a continuación solicita el texto de inició y fin del registro, a este no le diremos nada; Lo dejaremos en blanco ya que se refiere a un texto en específico de inicio para cada registro el cual no será siempre el mismo. En el siguiente campo pondremos la etiqueta de inicio en este caso será (guión) el cual será la entrada para un nuevo registro. Esta clave será el inicio para cada registro, nos ahorraremos las siguientes dos instrucciones y podremos entonces tener nuestro archivo origen sin saltos de línea. A continuación, las siguientes instrucciones serán para cada una de las etiquetas a transformar; siendo este el punto más importante ya que aquí es donde construiremos

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nuestro archivo de salida con subcampos o sin ellos, modificaremos texto así como le daremos nombre a cada una de las claves utilizadas para convertir al formato que deseamos. A continuación nos solicita nuevamente la etiqueta de inicio de nuestro campo el cual será doble A mayúsculas y un guión (AA-) La siguiente línea nos pide la etiqueta que deberá convertir o que contendrá en ISO 2709 en este caso se indica que son 020, 050, 082, 100,110 etc., las que vayamos a utilizar. En las siguientes dos líneas nos indican que no es necesario llenarlas con opcionales aquí es donde podremos decirle a nuestro archivo si es con o sin subcampos. Voy a agregar los subcampos, esto va a depender mucho de la consistencia de nuestra información, si estuviera manejando la etiqueta 020 que corresponde a ISBN, no tendría caso y, solo le marcaría que es repetible con un signo de porcentaje (%.) Pero si estuviera manejando la etiqueta 050 correspondiente a la clasificación LC, tendría que ver la consistencia de mis datos para poder indicar al programa. En este caso la clasificación debe estar construida conforme a la regla. LC123 B123 2005 como se puede ver la etiqueta la clasificación es LC123 ESPACIO, Cutter ESPACIO, el año, el texto presenta uniformidad ya que por cada descripción se antepone un espacio, dicho espacio se puede aprovechar para decirle al programa. Entonces a nuestra configuración le diremos: Que el limitador: será - espacio - y tendrá los siguientes subcampos: abc, de esta forma iremos programando la conversión del archivo. A la vez las etiquetas y dependiendo de la fuente será la programación del archivo. Una vez terminado la programación de nuestro archivo TXT. Se cierra wordpad guardando los cambios que le hemos hecho. Enseguida regresamos Fangorn que estará abierto y donde volveremos a escribir el nombre del archivo en este caso se llama coy.txt, enseguida daremos un enter. Aparecerá un diálogo donde especificaremos el nombre del archivo que contienen la información a convertir. En este caso será: coyo.txt y enseguida le daremos un enter. Donde nos a parecerá otra línea de diálogo pidiéndonos el nombre del archivo de salida que convertirá nuestra información en un archivo ISO 2709. en este caso lo llamaremos coy.iso. a continuación damos el enter y automáticamente el sistema empezara a generar el archivo ISO 2709, como lo muestra la siguiente imagen 4.21

Imagen 4.21

Ejemplo de la ejecución del programa Fangorn

La imagen 4.19 muestra; en el primer plano la creación del archivo coy.iso producto de los TXT de Fangorn. También se puede apreciar que están otros archivos como: archivo de conversión coyo.iso, Nombre del archivo que contiene la información: coy.txt y por último el nombre del archivo de salida coy.iso. 4.5 Análisis del archivo ISO 2709 generado con Fangorn A continuación analizaremos el archivo ISO 2709 conforme a la norma. La etiqueta líder comprende las 24 primeras posiciones (0 - 23) de cada registro y suministra información para el procesamiento del registro.

a) 005880000000001810004500

Longitud de registro, nos dice que es un registro que mide 588 caracteres y esta formada por los primeros 5 números de la posición 0 a la 4. Aquí incluye el número total de caracteres con los que está conformado el registro. El número esta alineado a derecha y se llena con ceros a la izquierda.

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005880000000001810004500

• El estatus del registro es CERO lo significa que no esta definida

005880000000001810004500 Está conformado por 1 carácter en la posición 5 y nos indica el estatus del registro con el archivo. El cual podría tener 5 estados diferentes:

o a – incremento en el nivel de codificación o c – corregido o revisado o p – incremento en el nivel de codificación en la prepublicación. o d – registro borrado o n - nuevo

• Tipo de Registro.

Esta conformado por un carácter en la posición 6, y nos indica las características de los componentes del registro, o sea, si es material impreso, música impresa, manuscritos de música, etc. El cual no esta definido en esta migración: 005880000000001810004500 pero podría tener las siguientes características: • a – material impreso (de idioma) • c – música impresa • d – manuscritos de música • e – Material Cartográfico • f – Manuscritos de Material Cartográfico • g - Material Proyectable • i - Registros Sonoros No Musicales • j – Registros Musicales • k – Gráficos bi dimensiónales No Proyectables • m – Archivos De Computadora • o – Kit • p – Material Mixto • r – Materiales Tridimensionales, objetos naturales • t – Manuscritos Texto

Para

• Nivel bibliográfico. Esta conformado por un carácter en la posición 7 y nos indica el nivel bibliográfico del registro, el cual en nuestra migración no esta definida 005880000000001810004500 pero podrían contener una las siguientes características

o a – parte del nivel monográfico o b – parte componente de publicación seriada o c – colección o d - subunidad o i – recurso inteligente

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o m – nivel monográfico o ítem o s – serie

• Tipo de control No se especifica el tipo de control. Se ocupará el número cero (0) en la posición 8.

005880000000001810004500

• Esquema de codificación de caracteres Esta conformado por un carácter en la posición 9 y nos indica el nivel bibliográfico del registro. Se ocupan un caractere que tampoco esta definido: 005880000000001810004500

o # - MARC-8 o a – UCS / Unicode

• Contador de indicadores

Esta conformado por un número fijo, que es el número dos “2” en la posición 10, que nos indicará la cantidad de posiciones utilizadas para identificar los indicadores en un campo de longitud variable. Como no usamos indicadores se marca cero por defaul

005880000000001810004500

• Contador de códigos de subcampos

Esta conformado por un número fijo, que es el número dos “2” en la posición 11, que nos indicará la cantidad de posiciones utilizadas para identificar los subcampos en un campo de longitud variable. Como no usamos indicadores se marca cero por defaul

005880000000001810004500

• Dirección de base de datos Esta conformado por 5 números de la posición 12 a la 16, e indica la primera posición dentro del registro donde inician los datos del primer campo variable. El número esta alineado a derecha y se llena con ceros a la izquierda. El cual nos dice que la descripción del registro comienza en la posición 181

005880000000001810004500 • Nivel de codificación

Esta conformado por un carácter en la posición 17 y nos indica el grado de descripción de la información bibliográfica y / o los contenidos del registro MARC. En nuestro registro no esta definido: 005880000000001810004500

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Los caracteres pueden ser:

o # - nivel completa o 1 -nivel completo, sin examinar el material o 2 - nivel menos que completo, sin examinar el material o 3 - nivel abreviado o 5 - ivel parcial (preliminar) o 7 - nivel mínimo o 8 - nivel de prepublicación o u -desconocido o z -no aplicable

• Descripción de la forma de catalogación.

Esta conformado por un carácter en la posición 18 y nos indica la forma de descripción que se refleja en el registro la cual tampoco esta definida:

Los caracteres que hasta aquí se han reconocido, corresponde a la etiqueta 008, lo cual no será posible crear, hasta la edición de los registros una vez migrada al software. Es una de las desventajas de este procedimiento, que aunque se contemplan en el Fangorn, No es posible crearla desde el archivo txt.

005880000000001810004500 Los caracteres son los siguientes:

• a – AACR2 o manuales basados en las RCAA - 2 • i – ISBD • u – desconocido

• Requerimientos a nivel de links (relaciones o apuntadores.)

No se requiere información. Se ocupará el número cero (0) en la posición 19. 005880000000001810004500

• Entrada para mapeo

Esta conformado por 4 números de la posición 20 a la 23 y cada uno de los dígitos nos indica la estructura de cada entrada en el directorio. Los valores son fijos y son los siguientes: 005880000000001810004500

o Posición 20. Longitud de la porción correspondiente a la longitud de campos. El valor fijo es cuatro “4”.

o Posición 21. Longitud de la posición del carácter de inicio. El valor fijo es cuatro “5”.

o Posición 22. Longitud de la porción de implementación. El valor fijo es cuatro “0”.

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o Posición 23. Entrada no definida. El valor fijo es cuatro “0”. b) 020001400000 c) 084001200014 d) 100002500026 e) 245005000051 f) 250000900101 g) 260004100110 h) 300001100151 i) 400001200162 j) 440002800174 k) 500001600202 l) 510000600218 m) 025006700224 n) 650011500291#

b) Nos dice que la etiqueta 020, tiene 14 caracteres incluyendo al separador de campo:

968-16-6052-8# c) Etiqueta 084 correspondiente a la clasificación esta integrada por 12 caracteres: Matemáticas# d) Etiqueta 100, esta compuesta por 25 caracteres Peña, José Antonio de la# e) Etiqueta 245, esta formada por 50 caracteres Álgebra en todas partes / José Antonio de la Peña# f) Etiqueta 250, edición esta integrada por 9 caracteres 2da. ed.# g) Etiqueta 260, equivale al pie de imprenta la cual consta de 41 caracteres México: Fondo de Cultura Económica, 1999# h) Etiqueta 300, descripción física la cual nos dice que abraca 11 caracteres: XX, 195 p.# i) Etiqueta 400, colección local la cual consta de 12 caracteres: Matemáticas# j) Etiqueta 440, nombre de la colección el cual abarca 28 caracteres:

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La ciencia para todos ; 166# k) Etiqueta 500, notas en general y esta compuesta por 16 caracteres: Contiene CD-ROM# l) La etiqueta 510, nota de contenido la cual esta integrada por 6 caracteres: 5 ej.# m) Etiqueta 025 corresponde a los números de adquisición y esta integrada por 67 caracteres: ej.1 000001, ej.2 000002, ej.3 000003, ej.4 000004, ej.5 000005# n) Etiqueta 650 corresponde a los encabezamientos de materia o descriptores temáticos y esta integrada por 115 caracteres: 1. ALGEBRA \ 2. NUMEROS NATURALES \ 3. NUMEROS PRIMOS \ 4.

TRIANGULOS \ 5. SIMETRIA \ 6. GRUPOS CRISTALOGRAFICOS -# El separador de registro es la tilde (~)

Hasta aquí hemos analizado la estructura de nuestro archivo ISO 2709, el siguiente paso es migrarlo propiamente un sistema que lo reconozca. Para esto es necesario revisar los anexos 1 y 2 ya que estos describen la metodología para migrar de archivo ISO 2709 a WINISIS, así como del Pre-MARC a SIABUC y de este generar el archivo ISO 2709. Existen otros métodos para poder importar información, mediante el archivo ISO 2709. que no se contemplan en este trabajo por diversas razones, una de ellas, es que, la metodología que se describe, permite lograr una migración con un nivel adecuado, permitiendo que muchas bibliotecas trabajen con este sistema de manera satisfactoria. Aunque algunos procesos se tienen que hacer a mano, como es la edición de la etiqueta 008. además, no necesita conexión a Internet, tampoco suscripción ni permisos especial con el administrador de la red de nuestro centro de trabajo. El uso de este software es gratuito, y muy fácil de ejecutar. Se puede realizar este mismo trabajo de importación de bibliografía a nuestro software ejecutando el Z39.50 o en la página de la LC y OCLC, este último mantienen un costo por registro recuperado. Existe una gran diferencia entre cada herramienta que en estas ultimas líneas he mencionado, basado en estas, puedo decir que antes de cualquier movimiento o gestión de nuestra base de datos es necesario, planificar, y marcar los objetivos que queremos lograr. Partiendo de estos. Sabremos cual es la metodología y procesos que más convengan para el arreglo de nuestra base de datos.

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Conclusiones A lo largo de este trabajo, nos hemos percatado que con herramientas tan básicas como Excel, Access y los archivos TXT, se puede trabajar una base de datos partiendo de cero. Es importante mencionar que aplicaciones como Fangorn, que están hechas para archivos de tipo txt, existen otras más en la red de Internet, para convertir de dBase III a ISO 270, de código ASCII al ISO, y viceversa, de igual forma hay programas de la familia de Winisis que convierten archivos ISO 2709 a tablas, etc. Si nos damos cuenta, hay una gran posibilidad de manejar nuestra información con estas herramientas, y poder mantener nuestra base de datos en un buen nivel de catalogación, así mismo, nos posibilita abrir el panorama y las formas de trabajo dentro de nuestra biblioteca y nos ofrece, como valor agregado, la posibilidad de valorar la herramienta y al software que tenemos o deseamos adquirir. Nos ofrece también una nueva línea en el mercado. Por ejemplo las editoriales manejan archivos de Excel o Acces, donde llevan sus registros y existencias de almacén; como valor agregado dan en la compra de la bibliografía, su archivo ISO 2709 para cargar al software del comprador. Representa una buena oportunidad de hacer actualizaciones, para este tipo de negocios que no son ajenos a la biblioteconomía, y bien se puede explotar este recurso. De tal suerte que el bibliotecario no debe quedarse con las cosas que le imponen; debe ser capaz de investigar y enriquecer los conocimientos fuera de su entorno cotidiano, es por esto, la importancia de asimilar los alcances de conocer, comprender y utilizar las herramientas tecnológicas de actualidad, relacionadas con su actividad. Debe buscar presencia vendiendo servicios, no solo facilitándolos. Por otra parte cuando una biblioteca cuenta con un sistema de gestión bibliotecaria automatizado y aprovechando las facilidades de éste, el usuario quiere acceder a las bases de datos y catálogos de otra biblioteca que cuente con otro sistema diferente (que no considera estructuras de datos similares), no siempre es fácil. El proceso distribuido y la necesidad de compartir datos e información, ha propiciado que se investiguen nuevas posibilidades de acceso masivo a repositorios de información y datos; como son los acervos, las bibliotecas digitales y las bases de datos de información especializada entre otros. Un sistema automatizado orientado a la solución de la problemática bibliotecaria, computacionalmente hablando, debe ser pensado para trabajar en ambientes abiertos y cooperativos; es decir, que permita fácilmente el intercambio de datos e información; apoyado por un sistema operativo que soporte su desempeño (por ejemplo UNIX, Windows, etc.) El desarrollo y aplicación de sistemas automatizados de gestión bibliotecaria, deben considerar elementos preponderantes en su operación como la transportabilidad (trabajar en diferentes plataformas); Óptimo rendimiento (tiempos de respuesta más rápidos); ambiente multiusuario, búsquedas indexadas y recuperación de texto completo; una arquitectura cliente/servidor, integridad de datos y la seguridad en los niveles de acceso y la definición de perfiles de usuarios; teniendo en cuenta la

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posibilidad del uso de interfases de aplicación programables (API´s) y principalmente mostrar una interacción gráfica, amigable y con ayudas en línea, entre otros atributos. La necesidad de interoperabilidad entre diferentes sistemas de gestión bibliotecaria considera una perspectiva, el protocolo Z39.50, un estándar utilizado en el proceso de búsqueda y selección, así como en la recuperación y consulta de información entre sistemas bibliotecarios automatizados. Que bien puede ser una alternativa al proceso que he descrito en este trabajo. Si bien es cierto que depende de la habilidad y visión que el bibliotecario dimensione para llevar a cabo un trabajo de esta naturaleza. A manera de comentario: Es necesario dimensionar este trabajo y entender que no fue hecho para un uso constante. Esta dirigido a los bibliotecarios que tienen en su quehacer el manejo y uso constante de manejo de bases de datos. Que ayude a planificar y ordenar mejor la información. Esta propuesta es una buena herramienta para quienes se interesan en jugar con sus datos. Sin lugar a dudas, la UNESCO, es clave importante de este trabajo, ya que por su programa de cooperación se lograron desarrollar un sin numero de aplicaciones para Winisis. Gracias a estos programas, muchas bibliotecas de los países Latinoamericanos y de Europa, han podido aspirar al uso de algún software, como Winisis, que es de distribución gratuita. Y que tienen en su quehacer proporcionar las herramientas necesarias para poder lograr un nivel por lo menos de manejo de base de datos estándar. Vigilando que este permita cumplir con la normatividad que la biblioteconomía adopta como ideal para el bueno funcionamiento de sus centros de información, llámense bibliotecas, archivos, etc. Regulados o auxiliados por las RCA2, Formato MARC, CEPAL, FCC. Con el fin de obtener uniformidad catalográfica entre todas las bibliotecas y permitir que en cualquier momento se puedan compartir los acervos de manera adecuada. Este trabajo solo representa una opción más, equivalente a una herramienta que, si se sabe aprovechar, planificando, organizando información, y siendo claros con los objetivos que como administradores de bibliotecas debemos tener, dará a nuestra base de datos un adecuado nivel de descripción. Así mismo, aporta la experiencia que durante 6 años llevo como migrador de bases de datos. Las rutinas explicadas en este trabajo, no son absolutas, pues cada biblioteca, cada centro de información, cada unidad de información presenta casos muy particulares. Pero que sin embargo se puede adaptar a cada necesidad. Pues siempre llegaremos a un solo punto que es la creación de Pre-Marc.

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Anexo 1 A1 Aplicación ISO 2709 : Winisis53

La descripción siguiente corresponde al proceso que hay que realizar para importar información a Winisis. Para ello es necesario crear una base de datos en Winisis, de acuerdo como se ilustra en la imagen AW1

Imagen AW1 Menú para la definición de una nueva base de datos

Daremos doble clic en Nueva (Definición), el software nos pasará a la siguiente pantalla: (imagen AW2)

53 La descripción que se maneja en este anexo es muy parecido al que aparece en la pagina del manual de WINISIS. La forma en que se describe este apartado esta basada en la experiencia que he logrado durante varios años en este campo. De igual forma no se omite la cita bibliográfica del documento original del cual hago referencia enseguida. SPINAK L., Ernesto (2005) [En línea] Manual para instructores de Winsisi : Asistente para la

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http://www.nuevamuseologia.com.ar/winisis.htm

Imagen AW2 Ejemplo se asignación del nombre a la nueva base de datos

La he nombrado TEISIS a continuación el asistente para la creación de la base me llevará de la mano con una serie de diálogos con los que contaremos para definir nuestra base de datos TEISIS. He nombrado mi base de datos TEISIS y pasaré a la siguiente pantalla (imagen AW3) donde definiré las etiquetas MARC que utilizaré en la base de datos:

Imagen AW3 Ejemplo para la definición de etiquetas

Esta pantalla corresponde al archivo fdt de winisis, que se encuentra en la dirección de C:\winisisi\datat\fdt. Esta es una carpeta que se creará en conjunto con otras más. Mismas que nos ayudaran en el proceso de conversión de nuestra base. Es importante mencionar estas carpetas de lo contrario tendríamos problemas para recuperar nuestra información.

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En la parte final de la programación de nuestra base mostraré todas las carpetas que hemos creado y destacaré las más importantes para la conversión de la base de datos. En la pantalla anterior se crearon las etiquetas MARC que contendrá nuestra plantilla de catalogación. Enseguida para terminar con este diálogo le daremos clic en la fecha verde ubicada en la parte inferior derecha de nuestra pantalla. A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo (imagen AW4):

Imagen AW4 Ejemplo para etiquetas de entrada de datos a utilizar

Este cuadro nos permite escoger los campos que se utilizaron en la captura de datos de la hoja, seleccionaré todos con el icono marcado doble flecha marcando a la derecha. Hecho lo anterior, aparecerá la pantalla como lo muestra la imagen AW5.

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Imagen AW5

Ejemplo de selección de etiquetas a utilizar

A continuación se da clic en la flecha verde que indica avance dentro del cuadro de diálogo y mostrará la pantalla que ilustra la imagen AW6.

Imagen AW6 Ejemplo de diálogo para la presentación de la base de datos por sistema

Este cuadro pregunta si se quiere utilizar el asistente para definir el formato de impresión, le diré al diálogo que si, aparecerá una nueva pantalla que ilustra la imagen AW7.

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Imagen AW7 Selección de estilo de presentación por sistema

Aquí seleccionaré el formato que se desea que aparezca en la presentación de la información en la pantalla de consulta. Para fines prácticos de este trabajo se lo dejaré Estilo Normal y daré clic en el icono de OK. Y pasaré a la siguiente pantalla que ilustra la imagen AW8.

Imagen AW8 Ejemplo de la presentación de la base de datos por sistema

En este diálogo, se puede observar que es la programación de la presentación de la información en el OPAC de esta base. La cual nos muestra que dejará toda la información en orden ascendente.

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En este diálogo le daré doble clic en la fecha verde que indica avance ubicada en la parte inferior derecha del diálogo y me enviará a la siguiente pantalla. Ver imagen AW8 .

Imagen AW8 Ejemplo para la selección de indizado

Este diálogo resulta de suma importancia, pues de él dependerá la indización de nuestra base de datos y por consiguiente los resultados de las búsquedas. Esta pantalla es el inicio de la creación del archivo fst. En esta se configuran los engranes donde se generan las formas de indizado donde nos pondrá una serie de opciones para indexar, la forma más rápida y común es la número 4, por palabra le estaremos diciendo que la forma de indizar y de recuperar será por cualquier palabra y que índice todos los campos que seleccionare con esas características.

Imagen AW9 Ejemplo de la selección de indizado

Para terminar el diálogo en la pantalla que ilustra la imagen AW9, daré un clic en OK y pasaré a la siguiente pantalla:

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Imagen AW10 Ejemplo de creación de índices manuales

Esta pantalla (Imagen AW10) es la parte final de la programación de la base de datos. Daremos clic en Terminate y se cerrará la ventana e inmediatamente nos mandará un diálogo como el que ilustra la imagen AW11.

Imagen AW11 Ejemplo de confirmación para creación de la nueva base

Este diálogo nos dice que la base de datos TEISIS será creada en la siguiente dirección, el diálogo se termina en el momento en que se acepta, y la base de datos se almacenará en la siguiente dirección C:\winisis\data. Es aquí donde se ubica la dirección para realizar los trabajos de actualización y normalización, o lo que se me ocurra hacer como bibliotecario. Enseguida aparecerá la pantalla de confirmación como lo ilustra la imagen AW12.

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Imagen AW12 Ejemplo del diálogo de confirmación de la base

El diálogo se cierra al aceptar, mismo que me enviará al menú de inicio de Winisis donde nos dirá qué base es la que se quiere abrir. Ver imagen AW13.

Imagen AW13 Ejemplo para ejecutar la base creada

En este diálogo aparecen en el lado derecho del cuadro de diálogo las bases con extensión mst que es posible abrir, del lado de directorios aparece la ubicación desde raíz de C el directorio de Winisis y la carpeta de data donde se encuentra almacenada la base Teisis. La cual seleccionaré y daremos OK. En este momento estaremos entrando a la base que hemos creado. No sin antes, mostrar la carpeta de Teisis como quedo formada dentro de data, el conocimiento de estos archivos nos ayudará en buen medida para poder manejar nuestra base como mejor nos convenga.

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Hay que observar la imagen AW14.

Imagen AW14 Menú de archivos de la base Teisis

Los archivos que se muestran en la imagen corresponden a la base de datos que se creo con las ventanas anteriores. De los cuales los más importantes son los de extensión MST, FDT y FST A1.1 Contenido del archivo MST MST contiene toda la información catalográfica de nuestra base de datos así como la programación misma para este archivo, la cual esta encriptada. El archivo FDT contiene la construcción de las bases de datos, es decir, las etiquetas y sus características individuales dentro de la base, por ejemplo si es repetible la extensión del campo o longitud, así como los subcampos que maneja. A continuación observe la imagen AW15 así se vería el fdt por dentro.

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Imagen AW15

Etiquetas que componen el archivo Tesis.mst Como se puede observar, en el archivo fdt aparecen los datos que en un principio programamos en nuestro asistente para crear la base de datos. La interpretamos de la siguiente manera: La primera columna pertenece al nombre del campo, la segunda columna, a los subcampos que la etiqueta maneja, y a continuación el número de campo, y su extensión. El siguiente archivo es el fst, que es el archivo que dará salida y entrada a los datos que exportaremos o importaremos y se presenta de la siguiente manera en la imagen AW16.

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Imagen AW16 Ejemplo par ala conversión de salida de las etiquetas

Dicho archivo contiene la configuración de entrada y salida de datos para los archivos ISO 2709, es decir, es la información que permitire exportar o importar a cualquier formato, la primera columna corresponde al número en que se convertirá la etiqueta original, el número cuatro se tendrá que remplazar por “cero” 0, el mhl,v, es la etiqueta original, y es la que se almacena en la base de datos es la que se indiza y recupera. De este archivo se pueden hacer varias versiones según el formato que se quiera convertir. Enseguida trabajaremos sobre la base de datos que hemos creado a la cual ingresaremos desde el menú de inicio de Winisis, donde le diré; abrir base de datos Teisis.mst y entraremos al menú de principal. Como lo muestra la siguiente imagen AW17.

106

Imagen AW17 Carpeta donde se almacena la base de datos teisis

La imagen AW17, ya nos marca la dirección de la base donde trabajaremos. Damos doble clic sobre el icono de OK, y esto activará la base donde vamos a trabajar.

Imagen AW18

Ejemplo de diálogo para la importación del archivo ISO 2709

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Una vez ubicados en el menú principal de nuestra base de datos Teisis.mst, importaremos el archivo generado en ISO 2709. Seleccionando Importar sobre el menú principal tal como lo muestra la imagen AW18. El archivo generado en Fangorn debe estar almacenado de preferencia en C:\winsisi\work; pues al momento de indicarle al sistema que importaremos un archivo en formato de ISO 2709, inmediatamente apunta a esta carpeta. Enseguida nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo (imagen AW19) propiamente para importación de este archivo:

Imagen AW19 Ejemplo de la selección del archivo a importar

Este cuadro nos indica que en el directorio de Winisis, en la carpeta de Work, existe un archivo ISO llamado TEISIS.ISO el cual es valido para exportar. Le daré clic al icono de OK y me pasara a la siguiente ventana representada con la imagen AW20.

108

A1.2 Importación de registros en formato ISO 2709 a Winisis El siguiente cuadro de diálogo (imagen AW20) despliega la pantalla de tareas cuando es seleccionada la opción de Importación, en caso de tener una base de datos abierta.

Imagen AW20 Ejemplo de la ruta y selección del archivo a importar

A1.3 Nombre del Archivo ISO a importar Este campo contiene el nombre del archivo que se desea importar. En este caso, se ubica en la carpeta de work dentro del directorio de Winisis. El archivo esta en el formato de ISO 2709. En esta pantalla de diálogo se selecciona el archivo teisis.iso y daré clic en OK. Como se ilustra en la imagen AW21.

Imagen AW21 Ajustes del archivo que se desea importar

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La pantalla (imagen AW21) se lee de la siguiente manera:

La primera línea indica la ruta donde se encuentra el archivo a importar, en este caso se encuentra en: C:\winisis\work\teisis.iso. La siguiente línea es para escribir a partir de que número de ficha (MFN) deseamos que empiece a incorporar las fichas a importar. En este caso le diremos que a partir del uno. En el diálogo de opciones solicita indicar que vamos a hacer, si le dijéramos la opción de añadir, lo que hará el sistema es sumar a los registros ya existentes en este caso solo le diremos cargar. Tabla de conversión GIZMO, se refiere a que existen caracteres que el sistema no reconoce como los acentos. Esto hace que el software comience a convertir la información en basura. Para que no ocurra esto es necesario alimentar la tabla GIZMO para que reconozca los caracteres y no sufra alteraciones la base de datos. A1.4 Separador de subcampo Este nos pide que le proporcionemos el carácter separador de subcampo. Sí estuviéramos usando subcampos tendríamos que definir aquí el separador de subcampo. Una vez que concluimos nuestro diálogo haremos un clic a la ventana de diálogo en OK. Y pasaremos a la siguiente ventana, como lo marca la siguiente pantalla que ilustra la imagen AW22

Imagen AW22 Ejemplo de diálogo para confirmar la importación del archivo ISO 2709

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La imagen (AW23), despliega la información cargada al manejador de bases de datos Winisis.

Imagen AW23 Presentación de la información importada desde un archivo ISO 2709

En esta pantalla podemos ver que el sistema cargó 1337 registros, y que solo despliega las etiquetas que coinciden con la programación original de la base de datos. En el cuadro de diálogo de la imagen AW23, podemos ver que en el icono que dice formato aparece una flecha hacia abajo la cual nos proporciona la opción para desplegar la información en la pantalla que estamos viendo en la imagen. A la cual yo le daré un clic a dicha flecha. Y seleccionaré el modo ALL, la pantalla se verá como lo ilustra la imagen AW24.

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Imagen AW24 Ejemplo de despliegue de información con todas sus etiquetas

Como podemos ver, ahora con el modo de ALL se despliegan todos los campos que la base contiene. Como se puede ver la información en la pantalla anterior así es como exportaríamos un archivo para poderlo migrar a SIABUC, o para generar un PREMARC y enviarlo a cualquier otro sistema, y que el archivo ISO que genera winisis es solo para este programa.

112

A1.5 Flujograma de información para bases de datos ISO 2709 a Winisis

Programación de la baseen Winisis

2

Análisis de base de datos,diagnostico

Descripción decampos?

Sí

A No

Diseño de base

Captura de todas laetiquetas originales

Captura del archivo desalida para ISO 2709

Programación para elindizado y recuperación

Actualizar base de datos ycargar base

Importación de la base dedatos ISO 2709

Generar archivo inverso

Conversión de etiquetasCEPAL, FCC, TXT aMARC21

Actualizar base, y generararchivo de importación ISO2709

Fin

Importar baseoriginal

A

A

Inicio

113

El desarrollo de cada base de datos se auxilia de programas como: Excel, Access, Word pad, etc., así como de los mismos utilitarios de winisis, que son herramienta que ayudan a desarrollar mejor las bases de datos, y al tratamiento mismo de la información. La herramienta es muy variada y muchas veces es cuestión de trabajar con diseño de programas que ayuden a convertir la información como la necesitemos. En resumen, cada base es muy diferente y cada una lleva procesos diferentes, eso es lo que las hace complicadas, desde su tamaño hasta su forma, de tal suerte que esto es solo la parte general del proceso de conversión de las bases de datos. Seria un error querer encerrar un proceso sabiendo que el tratamiento de información es variado.

Exportación e importación de archivos ISO 2709 a cualquier formato en WINISIS utilizando el archivo de reformateo FST

En este anexo complemento la información necesaria para poder actualizar la bases o bases de datos que se hayan tratado en el Capítulo Cuatro de esta tesina. En este anexo se complementa el trabajo de actualización o de importación sea el formato que sea MARC, CEPAL, etc. cualquier formato, normalizado o no, convirtiéndolas al formato de interés de la unidad de información.

A1.6 Metodología de reformateo

“El reformateo es un procedimiento automático, consiste en exportar e importar una base de datos con una FST acorde con los campos de la base de datos que interesa normalizar.” 54Ver imagen AW25.

Imagen AW25 Ejemplo de tabla de reformateo

54 Ugalde Víquez, Aracelly (1998) [En línea]. De MARC a CEPAL o cualquier otro formato y viceversa. Boletín Bibliotecas. (enero-diciembre, 2000, Vol. XVIII, No. 1-2)

114Disponible en: http://www.una.ac.cr/bibliotecologia/personal/AracellyU.pdf (consultado el 5-abril-2005)

http://www.una.ac.cr/bibliotecologia/personal/AracellyU.pdf

Este es el fst original de la tabla de conversiones Teisis.mst, la cual para poder exportarla a cualquier otro sistema haré algunos cambios. Cabe aclara que puedo hacer tantas tablas fts como se necesiten y formas de exportación requiera.

Los cambios serán los siguientes y esta es la tabla de exportación para otra base de datos que reconozca este formato.

Imagen AW26 Ejemplo de archivo de salida para exportación

Esta es la nueva tabla (imagen AW26), de reformateo para salida de un archivo ISO 2709 a otro sistema que lo reconozca.

115

116

A1.7 Tabla de equivalencias para formatos de descripción bibliográfica

La tabla AW26.1, se utiliza como auxiliar para la conversión de las etiquetas a quienes se les va a buscar una equivalencia con CEPAL y MARC. Dando las posibles equivalencias entre un formato y otro.

Etiqueta CEPAL

Nombre descriptivo de la etiqueta original Etiqueta MARC

Nombre descriptivo de la conversión a MARC

01 Nombre del archivo 902 Colección 03 Ubicación 050, 082,

084 Clasificación LC, Dewey o local

04 Tipo de literatura Únicamente determina la plantilla 06 Nivel de registro 10 Autor personal – nivel analítico 100 11 Autor institucional – nivel analítico 110 12 Título – nivel analítico 245 14 Páginas – nivel analítico 300 $a 16 Autor personal – nivel monográfico 100 17 Autor institucional – nivel monográfico 110 18 Título – nivel monográfico 245 20 Páginas – nivel monográfico 300 $a 23 Autor personal – nivel colección 100 24 Autor institucional – nivel colección 110 25 Título – nivel colección 245 27 Número de volúmenes 300 $a 29 Editor institucional de publicación

seriada 260 $b Siempre y cuando no haya campo 38 en

CEPAL, de lo contrario será una 500

30 Título de publicación seriada 245 31 Volumen de publicación seriada 262 32 Número de publicación seriada 262 33 Periodicidad de publicación seriada 310 34 Existencias de publicación seriada 555 35 ISSN 022 38 Editorial 260 $b 39 Ciudad de la editorial 260 $a 41 Edición 250 42 Información descriptiva 300 $b 43 Fecha de publicación 260 $c 44 Fecha normalización (ISO) Puede usarse una 500 45 Símbolo (Naciones Unidas) 500 47 ISBN 020 48 Número de venta (Naciones Unidas) 500 52 Conferencia: institución 500 53 Conferencia: nombre 111 58 Proyecto: institución 500 59 Proyecto: nombre 500 63 Formato 245 $h 64 Idioma del texto 041 68 Notas 500 72 Resumen 520 73 Referencias bibliográficas 504 76 Descriptores: contenido temático 650 Primer indicador 1 77 Descriptores: contenido estadístico 650 Primer indicador 1 80 Categoría temática primaria 500 81 Categoría temática secundaria 650 Primer indicador 2 83 Países primarios 651 84 Países secundarios 651 95 Indicador de publicación 500 98 Indicador de procedencia 500 ó 9XX Señala el nombre y registro de la base

original 100 Enlace a recursos electrónicos 856

Tabla AW26.1

117

Equivalencias CEPAL a MARC

La reconversión de bases de datos y el reformateo de la información son elementos indispensables para normalizar, y para compartir información. Antes de realizar estas técnicas es importante respaldar la base de datos, elaborar pruebas con rangos de registros pequeños y verificar el resultado, para luego aplicarla en forma general.

118

Anexo 2

Importación de archivos TXT a SIABUC SIABUC es un software para bibliotecas muy popular en nuestro país, hoy en día ha evolucionado tanto que ya esta disponible la versión SIABUC 8, que en esencia sigue siendo el mismo. Es decir, aun esta soportada la base de datos en Access, y las herramientas aun tienen el mismo principio y funcionan de la misma forma. No es posible importar información de Winisis a SIABUC, ya que entre el archivo ISO que genera Winisis y SIABUC existen muchas diferencias; Winisis utiliza un archivo de longitud controlada y esta equivale a 80 caracteres por línea, mientras que SIABUC es corrido y antepone algunos caracteres en el inicio de cada registro. Con esto podemos observar que tenemos un problema y nuestra información tiene que migrarse a SIABUC como sea y de cualquier soporte que sea. Por lo tanto, para poder exportar nuestra base de datos a SIABUC se procederá de la siguiente manera: En el capítulo 4, en su metodología de creación de archivos ISO 2709 de este trabajo manejamos toda la información, esta en un archivo que se denominó Pre-MARC, pues bien, es desde este como subiremos la información sólo habrá que cambiar algunas cosas; Retomare desde el punto donde se asignan las claves para las etiquetas. A2.1 Tabla de equivalencias de etiquetas clave a MARC La siguiente tabla contiene la equivalencia al formato MARC, ya que esta base de datos la voy a subir a SIABUC. La tabla de conversión AS1 es la siguiente:

Etiqueta Clave MARC ISBN AA- 020 CLASIFICACION BB- 084 AUTOR (Apellidos, nombre) CC- 100 TITULO / AUTOR(Nombre, apellidos) DD- 245 EDICION EE- 250 PIE DE IMPRENTA FF- 260 DESCRIPCION FISICA (paginación: romanos y arábigos) GG- 300 MATERIA HH- 500 SERIE II- 440 NOTAS JJ- 500 No. de EJEMPLARES KK- 025 Nos. de ADQUISICION LL- 025 DESCRIPTORES MM- 650

Tabla de conversión AS1

Se puede observar la equivalencia en MARC de la plantilla que originalmente use, estas corresponden a las etiquetas que utiliza SIABUC. Para cambiar las etiquetas se utilizará la siguiente metodología:

Columna A Columna B Columna C12 ISBN 968-16-6052-83 CLASIFICACION Matematicas4 AUTOR (Apellidos, nombre) Peña, Jose Antonio de la5 TITULO / AUTOR(Nombre, apellidos) Algebra en todas partes / Jose Antonio de la Peña6 EDICION 2da. ed.7 PIE DE IMPRENTA México: Fondo de Cultura Economica, 19998 romanos y arábigos) XX, 195 p.9 MATERIA Matemáticas

10 SERIE La ciencia para todos ; 16611 NOTAS Contiene cd-rom12 No. de EJEMPLARES 5 ej.13 Nos. de ADQUISICION ej.1 000001, ej.2 000002, ej.3 000003, ej.4 000004, ej.5 014 DESCRIPTORES NUMEROS PRIMOS \ 4. TRIANGULOS \ 5. SIMETRIA \ 6. 1516 ISBN 968-16-4393-317 CLASIFICACION Literatura18 AUTOR (Apellidos, nombre) Domínguez Michael, Christopher19 TITULO / AUTOR(Nombre, apellidos) Antología de la narrativa mexicana del siglo XX / Christoph20 EDICION 2a. ed.21 PIE DE IMPRENTA México : Fondo de Cultura Economica, 199622 romanos y arábigos) 110 p.23 MATERIA Literatura24 SERIE Letras mexicanas25 NOTAS26 No. de EJEMPLARES 10 ej.27 Nos. de ADQUISICION ej.1 000006, ej.2 000007, ej.3 000008, ej.4 000009, ej.5 028 DESCRIPTORES 1. NOVELA MEXICANA – SIGLO XX

Tabla AS2

Reconocimiento de tablas Primero agregué un índice a la tabla AS2, para poder recuperarla después (columna A), enseguida, voy a ordenar por la columna dos (B) que es la que corresponde a las etiquetas.

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120

En la tabla AS3, se observa el orden por etiqueta:

4 AUTOR (Apellidos, nombre) Peña, José Antonio de la 18 AUTOR (Apellidos, nombre) Domínguez Michael, Christopher

3 CLASIFICACION Matemáticas 17 CLASIFICACION Literatura

8 DESCRIPCION FISICA (paginación: romanos y arábigos) XX, 195 p.

22 DESCRIPCION FISICA (paginación: romanos y arábigos) 110 p.

14 DESCRIPTORES

1. ALGEBRA \ 2. NUMEROS NATURALES \ 3. NUMEROS PRIMOS \ 4. TRIANGULOS \ 5. SIMETRIA \ 6. GRUPOS CRISTALOGRAFICOS

28 DESCRIPTORES 1. NOVELA MEXICANA – SIGLO XX 6 EDICION 2da. ed.

20 EDICION 2a. ed. 2 ISBN 968-16-6052-8

16 ISBN 968-16-4393-3 9 MATERIA Matemáticas

23 MATERIA Literatura 12 No. de EJEMPLARES 5 ej. 26 No. de EJEMPLARES 10 ej.

13 Nos. de ADQUISICION ej.1 000001, ej.2 000002, ej.3 000003, ej.4 000004, ej.5 000005

27 Nos. de ADQUISICION

ej.1 000006, ej.2 000007, ej.3 000008, ej.4 000009, ej.5 000010, ej.6 000011, ej.7 000012, ej.8 000013, ej.9 000014, ej.10 000015

11 NOTAS Contiene CD-ROM 25 NOTAS

7 PIE DE IMPRENTA México: Fondo de Cultura Económica, 1999 21 PIE DE IMPRENTA México : Fondo de Cultura Económica, 1996 10 SERIE La ciencia para todos ; 166 24 SERIE Letras mexicanas

5 TITULO / AUTOR(Nombre, apellidos) Álgebra en todas partes / José Antonio de la Peña

19 TITULO / AUTOR(Nombre, apellidos)

Antología de la narrativa mexicana del siglo XX / Christopher Domínguez Michael

1 15 29

Tabla AS3

Orden de tablas por etiquetas

Este ordenamiento hará más fácil el cambio de etiquetas, ya que, se pueden tomar estas por letras he ir cambiando por números. O caso contrario, conforme a la tabla de conversión ir llamando a las letras y modificando con la ventana de buscar y remplazar. ver el ejemplo. Imagen AS4

Imagen AS4

Ejemplo de reemplazo por etiquetas al formato MARC

Una vez remplazadas las etiquetas, se hará la siguiente concatenación: Agrego un signo de llave como este }, primero la etiqueta, la llave y la información sin espacios. Como lo ilustra la imagen AS5

Imagen AS5 Ejemplo de la utilización de formulas para unir la información

121

En esta pantalla que ilustra la imagen AS6, podemos observar que en la columna D, se agrego la llave (}), y en la columna E, se aplicará la función de concatenar, donde se concatenarán, las columnas B, C y D de la siguiente manera:

Imagen AS6

Ejemplo de columna de tabla concatenada En la columna E, se puede observar la concatenación de los datos de las columnas B, C y D. Una ves obtenidos los registros concatenados, la siguiente acción es seleccionar la columna E y seleccionar en la función de copiar, como lo muestra la siguiente imagen AS7.

Imagen AS7 Selección de datos concatenados para copiar a un nuevo libro

Se abre un nuevo libro, se posiciona el cursor en la coordenada 1A y se selecciona el modo de pegar solo valores, como lo muestra la siguiente AS8.

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Imagen AS8 Ejemplo para insertar la información copiada

Se puede aprecia que las etiquetas, los separadores de etiquetas (}) y la información se encuentra concatenadas. El siguiente paso es insertar un indicador que marque el fin de cada registro; el separador que utiliza SIABUC son dos llaves encontradas ({}), este es el carácter que vamos a insertar. Esta tarea se hará de la siguiente manera: Se inserta una columna en la posición de A, y se agrega en esta un índice de números corridos, se selecciona la columna A y B y se ordena por la columna B, como lo muestra la siguiente imagen AS9; misma que representa los números 15, 29 y 43, a estos se les tiene que agregar las llaves encontradas ({}) para indicar el fin de registro.

Imagen AS9

Ejemplo para insertar el carácter indicar de fin de registro para cada registro

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Hasta este paso ya tenemos el Pre-MARC solo que es una versión para SIABUC que ilustra la tabla AS10.

1 {}2 020}968-16-6052-83 084}Matematicas4 100}Peña, Jose Antonio de la5 245}Algebra en todas partes / Jose Antonio de la Peña6 250}2da. ed.7 260}México: Fondo de Cultura Economica, 19998 300}XX, 195 p.9 400}Matemáticas

10 440}La ciencia para todos ; 16611 500}Contiene cd-rom12 510}5 ej.13 025}ej.1 000001, ej.2 000002, ej.3 000003, ej.4 000004, ej.5 00000514 650}1. ALGEBRA \ 2. NUMEROS NATURALES \ 3. NUMEROS PRIMOS \ 4. T15 {}16 020 968-16-4393-317 084 Literatura18 100 Domínguez Michael, Christopher19 245 Antología de la narrativa mexicana del siglo XX / Christopher Domínguez M20 250 2a. ed.21 260 México : Fondo de Cultura Economica, 199622 300 110 p.23 400 Literatura24 440 Letras mexicanas25 500 26 510 10 ej.27 025 ej.1 000006, ej.2 000007, ej.3 000008, ej.4 000009, ej.5 000010, ej.6 00028 650 1. NOVELA MEXICANA – SIGLO XX29 {}30 020 968-16-439-X31 084 Literatura32 100 Domínguez Michael, Christopher33 245 Antología de la narrativa mexicana del siglo XX / Christopher Domínguez M34 250 2a. ed.35 260 México : Fondo de Cultura Economica, 199636 300 1705 p.37 400 Literatura38 440 Letras mexicanas39 500 40 510 10 ej.41 025 ej.1 000016, ej.2 000017, ej.3 000018, ej.4 000019, ej.5 000020, ej.6 00042 650 1. NOVELA MEXICANA – SIGLO XX43 {}

Tabla AS10 Tabla equivalente al pre-MARC

124

125

Lo que sigue es ajustar nuestro Pre-MARC a la plantilla de importación del programa. Para esto, tomare un ejemplo de cómo exporta SIABUC en formato de ISI-UNIX. Esta es la forma en que lo exporta: AAA}00001 |001|001|001|001 008}02004 2005 0 000 0 020}968-7868-X 050}500 Bel 2005 041}Sp 100}Gerardo Belmonth Luna 245}El abc de la administración / Gerardo Belmonth Luna 250}20 ed. 260}México : Mc Graw-Hill 300}856 p. 440}Administración de los negocios : 4 500}Guía para la administración de los negocios 650}Administración {} AAA}00002 |001|002|001|002 008}0 0 000 0 020}12345 050}12345 041}es 100}xxxxxxxxxxxxxx 245}México 250}34 260}México : trillas 300}34p. 650}México desconocido {} Como se puede observar al inicio de cada ficha o registro antepone tres letras mayúsculas, una llave que indica cierre (}) y una serie de números, estos corresponden a la etiqueta 008 y siempre los va a utilizar SIABUC, como si fuera un Archivo ISO 2709. Para facilitar esta tarea y agregar la etiqueta a nuestros registros y poderlos subir a SIABUC, se hará lo siguiente: A la plantilla de Pre-MARC que se le agregó el índice, se le agregara una segunda tabla de referencia, donde el objetivo será repetir el número de índice que se le asigno a las llaves que muestran salto de ficha, de tal suerte que se repite el espacio y en este se agregará el índice que antepone SIABUC a los registros de exportación ver ejemplo en la siguiente imagen AS11.

Tabla AS11

Ejemplo de tabla con información concatenada

Se observa en la tabla AS11, que se agrego la etiqueta que pide SIABUC para poder subir los registros a este sistema.

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El siguiente paso es guardar la información en archivo de tipo TXT, dando la ubicación y el nombre por el cual se recuperará la información. Al guardar la información es importante ordenar por el índice B; así mismo eliminarlos después de haber organizado la información. Como lo ilustra la imagen AS12

Imagen AS12 Ejemplo para la eliminación del índice insertado

En esta imagen las columnas A y B, se eliminaran y solo se quedará la columna C, esta pasará a ser A. Se guarda la información en archivo TXT, la cual se presentara conforme a la imagen AS13.

Imagen AS13

Archivo txt para migración a SIABUC

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En la imagen AS13, se observan algunas comillas, éstas no deben estar pues provocan errores de identidad al momento de cargar la base de datos. Por ésta razón, en el menú principal del bloc de notas, seleccionaré la opción de Edición, y le indicaré que voy a remplazar; mandará una pantalla como la que muestra la imagen AS14.

Imagen AS14 Ejemplo de limpieza del archivo txt

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En esta pantalla (imagen AS14), estoy indicando que remplace las comillas por nada, solo las va a eliminar. La imagen AS15, muestra la base limpia sin las comillas.

Imagen AS15 Ejemplo de archivo listo para importar a SIABUC

De igual manera se puede observar que ya no existen caracteres diferentes. El siguiente paso es salvar y guardar el archivo. A2.2 Importación del Pre-MARC a SIABUC Para importar el archivo TXT a SIABUC, En menú de inicio seleccionar el icono de SIABUC S. XXI, en este se desplegará y aparecerán todos los módulos que integran a este software. Nosotros seleccionaremos el módulo de ANÁLISIS. Una vez en el módulo de análisis, se utilizará la opción de UTILERIAS; dentro de ésta Importar ISIS-UNIX, tal como lo muestra la imagen AS16.

129

Imagen AS16 Utilerías de SIABUC para importación de datos

Una vez seleccionada esta opción, aparecerá la siguiente pantalla (Imagen AS17):

Imagen AS17 Ejemplo de la selección del archivo ISIS o UNIS a importar

Lo anterior dará lugar a otra imagen, donde solicita indicar la ubicación del archivo a importar, al elegir la opción de seleccionar el archivo, desplegará la pantalla que muestra la imagen AS18.

Imagen AS18 Ejemplo de selección de archivo a importar

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El cuadro de diálogo, abre inmediatamente solo los archivos *.sbc y lo de *.exp, por lo cual se ha elegido: *.* para que localice cualquier archivo de esta carpeta, el archivo que se busca es de tipo TXT. Hecho lo anterior, ya se muestra el archivo que interesa migrar. El cual se selecciona y automáticamente se empezará a cargar en la base de SIABUC; El registro se cargara en el sistema y se verá como lo muestra la imagen AS19.

Imagen AS19 Ejemplo de información exportada a SIABUC desde un archivo txt

La migración se hizo en SIABUC Siglo XXI, de igual manera seria para SIABUC 8. a este proceso solo restaría revisar la información e ir editando la etiqueta 008 de cada registro. pues la información que se migro se recupero de un archivo de Excel, no se genero dicha etiqueta, pero en cualquier otro sistema que genere ISO 2709 y tenga la opción de exportar incluirá la etiqueta 008. y debe subir al sistema sin ningún problema. Se puede generar una etiqueta 008 para el ejercicio que se describió en este anexo, pero no serviría de mucho, pues abría que corregir registros por registro.

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Anexo 3

Conversión de formato Excel a TXT Desde cualquier base de datos construida en estos programas los podemos exportar mediante la conversión a archivos TXT. Ya sea al momento de guardarlos o exportarlos tal es el caso de Excel donde al momento de guardarlo debemos indicar la ruta y conque nombre lo vamos a guardar y sobre todo, que tipo de archivo es el que vamos a escoger para guardarlo, como lo presento en la imagen AE1:

Imagen AE1 Información soportada en Excel

Estas son nuestras tablas de Excel donde se encuentra la información, cabe señalar que Excel es muy limitado ya que solo puede almacenar hasta 65,300 líneas aproximadamente, dividida entre 15 columnas por registro nos dará un total de 5900 registros aproximadamente, dependiendo de la cantidad de volúmenes y del nivel descriptivo de nuestra base de datos, nos convendrá usar Excel o Access. Ya que para una biblioteca que cuente con más de 6,000 Vols. Tendremos que trabajarla con Access, ya que su capacidad es mayor. Retomando la forma de guardar nuestro archivo de Excel (dbf) a TXT, en necesario antes que nada concatenar nuestra información sobre todo para efectos de poder convertir nuestro archivo es necesario concatenarla. Así que con la función de concatenar en el menú de formulas de Excel, daré las coordenadas a concatenar. Como lo muestra la imagen AE2.

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Imagen AE2 Selección de función

En la imagen AE2, estamos pegando una función a las tablas de Excel que vamos a tratar. Damos clic en el cuadro de diálogo en el icono aceptar. Enseguida nos aparcera la formula con una ayuda donde pondremos las coordenadas. Como se ilustra en la imagen AE3.

Imagen AE3 Ejemplo de selección de texto a concatenar

En la siguiente imagen, se muestra como le indicamos o le damos las coordenadas al programa, para que por medio de la función nos concatene las tablas. La cual pondré en una columna para después pegar solo los valores y no perder el índice y control de las posiciones para cada campo:

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En este punto arrastramos la función

Imagen AE4

Ejemplo de aplicación de formula en toda la tabla

Como podemos observar en la imagen AE4, el cuadro de diálogo para la concatenación nos indica el texto a concatenar. Podemos hacer tantas concatenaciones como se requiera, aunque la tabla también tiene un límite. En la figura anterior podemos observar que estamos concatenando solo dos columnas A1 y B1, las cuales uniremos en C1. En el cuadro de diálogo en su parte inferior, nos muestra la suma de los dos textos, es decir que así aparecerá el resultado, es una pre-visualización del resultado de la formula. Tenemos ya concatenado nuestro texto, haremos lo mismo con las columnas siguientes. Esto es: posesionándonos en el cuadro del resultado de la concatenación, en el extremo inferior derecho del cuadro aparece un cuadrito que no se cierra, en ese punto pondremos el puntero y arrastraremos la función hasta donde lleguen nuestros datos. Como se observa en la imagen AE5.

134

Imagen AE5

Ejemplo de tablas concatenadas

Como podemos ver en la imagen AE5, en la columna C, se esta arrastrando la función para aplicarla a toda la columna hasta donde llegue la información. Una vez que es aplicada la función a todos nuestros registros, seleccionaremos únicamente la columna C, y en edición se indica que deseamos copiar la selección que hemos hecho, como lo muestra la imagen AE6.

Imagen AE6

Ejemplo de selección de tablas a concatenar

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Como lo muestra la imagen AE6, hemos seleccionado la columna C, y le he solicitado a Excel que nos copie la columna en otro archivo, el cual crearemos; seleccionando en el menú principal de Excel el icono de archivo y le pediremos que deseamos crear un libro nuevo, el sistema nos preguntará que tipo de libro o documento y le daremos un libro de Excel normal. Una vez creado un nuevo libro nos posicionamos en la primera columna, coordenadas 1 A en donde vaciaremos la información que se mantienen en la memoria temporal de nuestra computadora. Tal como lo muestra la imagen AE7.

Imagen AE7 Ejemplo de selección de pegado especial

En el cuadro anterior de diálogo previo al pegado definitivo de nuestra información, seleccionaremos la forma en que pasaremos o copiemos la información, en esta ocasión seleccionaremos el diálogo de pegar VALORES y NINGUNA operación, y daré clic en el icono de aceptar. En la acción anterior correspondiente al cuadro de diálogo de pegado, estamos limpiando la información obtenida de una suma donde solo pasaremos los valores, sin tomar en cuenta las formulas para obtenerlas. La información aparecerá como se muestra en la imagen AE8.

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Imagen AE8 Ejemplo de pegado de tablas a un libro nuevo

Como se puede observar en la imagen AE8, la información ya se encuentra en una sola columna. Lista para ser exportada o guardada en un archivo de extensión TXT. Antes de proseguir con el almacenamiento de nuestra tabla, es necesario borrar los libros 2 y 3 de nuestro presente libro, de lo contrario al momento de guardarlo nos mandara mensajes que posiblemente nos lleguen a confundir. Por lo tanto es recomendable hacerlo desde aquí. Como lo muestra la imagen AE9.

Imagen AE9 Ejemplo de hojas a ser eliminadas

En la imagen anterior observamos las hojas 2 y 3 que debemos de eliminar. Una vez eliminadas las hojas del libro, será entonces cuando mandemos a guardar nuestra información. En el icono de archivo seleccionaremos guardar como. En este momento daremos el nombre a nuestro archivo, así como el tipo de archivo en que queremos que se convierta. 137

En este caso lo llamaremos caliz tesis sin extensión, ya que esta la dará el mismo programa cuando le digamos el tipo de archivo en que lo deseamos guardar. Como muestra la imagen AE10.

Imagen AE10

Ejemplo de selección de archivo a ser guardado

Cuando se guarda el archivo, aparecerán una serie de mensajes como los siguientes: (imagen AE11.)

Imagen AE11

Ejemplo de selección para la eliminación del formato libro En el mensaje que ilustra la imagen AE11, le diremos que NO queremos mantener el formato de libro, así que daremos clic sobre el icono de NO. Y nos aparecerá nuevamente la ventana de diálogo donde esta vez cancelaremos la acción, de lo contrario estaríamos creando un documento nuevo. Como a continuación se ilustra la imagen AE12.

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Imagen AE12

Ejemplo de selección de extensión de archivo a guardar Lo mismo sucede para un archivo de Access donde al momento de guardar nuestra información le diremos que lo exporte en un formato de TXT, y le daremos los siguientes parámetro como se muestra en la siguiente ilustración. Hasta aquí hemos ya exportado nuestra información a TXT desde Excel. Pero podemos hacerlo también de Excel a Access y viceversa. Enseguida observaremos nuestro archivo tesis cáliz ya en formato de TXT. El cual se observa de la imagen AE13.

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Imagen AE13

Ejemplo de archivo txt de origen Excel con comillas insertadas al momento de la conversión

Se puede observar que hay algunas inconsistencias, que al momento de convertirlo harían un caos de nuestra información por lo que es necesario darle un formato estándar. El problema que aquí se puede observar son las comillas, mismas que hay que eliminar, utilizando el editor de pad. Seleccionaremos edición y luego remplazar, como lo ilustra la imagen AE14.

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Imagen AE14 Ejemplo de selección de función de remplazo

En la imagen anterior estamos dentro del archivo de texto caliz tesis, donde es necesario editarlo, el cual la imagen ilustra lo anteriormente sugerido. Una vez seleccionado el cuadro de edición y reemplazo, nos enviará el cuadro de diálogo que presenta la imagen AE15.

Imagen AE15 Ejemplo de selección de signos a remplazar

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En el cuadro de edición se remplazaran las comillas por eliminación y queremos remplazar todo, una vez seleccionados los caracteres a remplazar. Sobre la ventana de diálogo le diremos que remplace todo, cabe aclarar que este proceso puede tardar varios minutos. Nótese que no se debe ejecutar ninguna otra aplicación de lo contrario la acción se cancelara; esto significa volver a empezar a corre la aplicación ya que no se guardan cambios hasta que se termina de correr toda la edición. Es recomendable salir de todo las aplicaciones que se tengan abiertas en la computadora, todo esto con el fin de que no consuman memoria o recursos que solo alentarán el rendimiento de la computadora. Finalmente veremos el resultado de esta edición en la imagen AE16.

Imagen AE16 Ejemplo de base limpia de signos insertados en la exportación de Excel a txt

Hemos terminado el reemplazo y ahora nuestra información es más consistente, ya que podemos observar que, después del inicio de las dos mayúsculas le sigue un guión (-) por lo que nuestra información ya esta lista para ser transformada.

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Antes de continuar con el proceso de transformación a ISO 2709 trataremos los archivos de origen Access.

Anexo 4

Conversión de archivos Access a TXT

La siguiente imagen AA1 corresponde a un archivo de Access, regularmente estos son parte de alguna base de datos. Lo cual en la parte de los anexos explicaré como se extrae, en este capítulo solo nos interesa la transformación de TXT a ISO 2709.

Imagen AA1

Tabal de datos origen

La imagen AA1 corresponde a un archivo de Access ya etiquetado, el siguiente paso es sólo guardarlo como archivo de TXT. Para poderlo migrar debemos ir al menú principal, donde utilizaremos la opción de exportar y nos aparcera la siguiente ventana de diálogo que representa la imagen AA2.

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Imagen AA2

Selección de archivo de salida a guardar

La imagen AA2 corresponde a un archivo de tipo mdb o Access, el cual se va a exportar en forma de texto. El nombre del archivo es Celaya, el tipo de archivo es txt. Le daremos clic en el icono de guardar como, y aparece la pantalla ilustrada con la Imagen AA3.

Imagen AA3 Ejemplo de las características del archivo a guardar

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La imagen AA3, es el resultado del diálogo guardar como dentro del proceso de exportación, como podemos observar el “Ejemplo de formato de exportación” tenemos de inicio una comilla seguidas de dos caracteres, seguidas de doble comilla separa de una coma, la coma es la clave de la separación para el archivo TXT. En el icono de siguiente, el cuadro cambiara a la imagen AA4.

Imagen AA4 Ejemplo de selección de carácter a utilizar como separador de información

El cuadro de diálogo (imagen AA4), nos pregunta cuál carácter queremos utilizar como separador. En este momento esta seleccionada la casilla de la COMA, que el programa sugiere por defaul para el separador, lo cual cambiaremos por OTROS y le daremos un guión (-.) En el cuadro calificador de texto dice que el programa por defaul esta tomando las comillas, mismas que habrá que quitar indicándo en el cuadro de diálogo que no ocupará ningún calificador de texto. El cuadro de diálogo se mostrará en la imagen AA5, de la siguiente manera:

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Imagen AA5 Elementos característicos del archivo a exportar

Podemos observar en la imagen AA5, que la presentación de los datos ha cambiado a consecuencia de la modificación que hasta aquí le hemos dicho al programa como va a ser la exportación. Enseguida le daremos clic en siguiente donde nos solicitará la confirmación para exportar el archivo.

Imagen AA6 Dirección del documento donde se guardara la información

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El diálogo del cuadro que presenta la imagen AA6, nos muestra la dirección de donde será enviado y almacenado el archivo. Damos en éste finalizar. El programa exportara y creara el archivo. Enviando un mensaje de confirmación de creación y almacenamiento del archivo exportado como el que presenta la imagen AA7.

Imagen AA7 Dialogo de confirmación de archivo

Una vez creado el archivo, cerramos la aplicación y lo abriremos en Word pad o block de notas. Y lo veremos como lo muestra la imagen AA8.

Imagen AA8 Archivo exportado de Access a txt

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Se puede observar que a diferencia del archivo de origen Excel, los archivos de Access nos dan los datos limpios de comillas y de caracteres que podríamos llamar basura, esto se debe a que Access cuenta con una ventana de diálogo mucho más completa para poder decir a la computadora como queremos que se exporte y se vea nuestra información. Además de tener mayores ventajas para trabajar con Excel, aunque no con esto digo que no se deba de trabajar con los dos, al contrario una vez mecanizados los procesos, nos daremos cuenta que los programas se pueden completar y trabajar con mucho mayor limpieza, entre uno y otro.

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