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I
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
LA ARCHIVONOMÍA Y SUS CIENCIAS AUXILIARES
TESINA QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA
P R E S E N T A :
NORMA EUGENIA AVILA SAUCEDO
ASESOR: LIC. ARMANDO FLORES VALDERRAMA
ASESOR: LIC. GEORGINA FLORES PADILLA
MÉXICO, D.F., 2005.
II
Mi agradecimiento a:
El Lic. Armando Flores Valderrama
Y
La Lic. Georgina Flores Padilla
Por su valiosa colaboración y acertada dirección en la realización del
presente trabajo.
Mi familia
Por su apoyo, interés y cariño, ya que sin ustedes no lo hubiera
logrado
III
A mis padres: Gabriel y Beatriz
Con amor y agradecimiento,
por su enseñanza, cariño y por ser lo que soy.
A mis hermanos
Con cariño
IV
“Gracias a la sabiduría se construye una casa, merced a la
experiencia se la consolida”
Proverbios 24:3
Un ser inteligente que libremente se forja su futuro, eso es el
hombre
V
TABLE DE CONTENIDO
PREFACIO…………………………..…………………………………… INTRODUCCIÓN.……………………………………………………….
V
VII
CAPÍTULO 1
1. LA PROFESIÓN DE ARCHIVONOMÍA
1.1 Definición de Archivonomía..................................................................
1.2 Antecedentes de la Archivonomía……….…………………..….…….
1.3 Objeto de Estudio de la Archivonomía…….…………………..……...
1.4 Finalidad de la Archivonomía………..………….……………………
1
5
15
20
CAPÍTULO 2
2. CIENCIAS AUXILIARES
2.1 Breve Reseña Histórica de la Ciencia………………..………….……
2.2 Definición de Ciencia…………………………………………………
2.3 Definición de Ciencias Auxiliares………………………………….…
2.4 Función de las Ciencias Auxiliares……………………………………
21
23
28
31
CAPÍTULO 3
3. LA ARCHIVONOMÍA Y SUS CIENCIAS AUXILIARES
3.1 Archivonomía Ciencia Interdisciplinaria………………...……………
3.2 Archivonomía y las Ciencias y Técnicas Historiográficas….………..
3.3 La Archivonomía y la Ciencia de la Administración……………...…
3.4 La Archivonomía y las Ciencias de la Información………………….
32
34
43
47
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES……………….……........
BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………
56
58
VI
PREFACIO
A lo largo de mi formación académica profesional en la Licenciatura en
Archivonomía en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, he
adquirido los conocimientos impartidos durante los ocho semestres que tienen
los estudios.
Estos conocimientos aunados a la práctica adquirida durante el Servicio Social
y Estancia Profesional, me proporcionaron los elementos necesarios para
poder descubrir los problemas en las unidades de información o en la
Archivonomía, además que también ser capaz de presentar las posibles
soluciones a estos mismos, por ésta razón me permití realizar una
investigación documental aplicada a las de las Ciencias Auxiliares de la
Archivonomía ya que las considero indispensables para el buen desarrollo de
la profesión archivística en el campo laboral, y así presentar los resultados
sustentados en elementos metodológicos y bibliográficos, esto mismo
permitirá ver la importancia que existe y la relación de la Archivonomía con
sus Ciencias Auxiliares y las aportaciones que éstas le brindan.
Los objetivos personales que pretendo lograr con la realización de éste trabajo
son dos como primer instancia, conocer más a fondo cual es la aportación de
otras ramas del conocimiento hacia la Archivonomía, en particular las ciencias
y técnicas historiográficas ya que las considero muy interesantes e importantes
en el ámbito de los archivos históricos. Y en segunda instancia y no por eso de
menor importancia, es contar con un trabajo recepcional para cumplir con uno
de los requisitos y así poder obtener el título en la Licenciatura de
Archivonomía.
VII
Respecto a las dificultades que se presentaron para la realización de éste
trabajo fueron varias, la primera fue definir a la Archivonomía, si se considera
¿ciencia o disciplina?. Otra dificultad que en lo personal no me había
percatado, sino en una plática con la asesora, me hizo reflexionar en la
verdadera finalidad de la Archivonomía. La carencia de bibliografía respecto
a las Ciencias Auxiliares, no enfocadas a la Archivonomía sino de forma
general, son pocos los conceptos que existen al respecto y no están registradas
las funciones específicas de las Ciencias Auxiliares. Ya en el tercer capítulo,
la dificultad fue identificar las Ciencias Auxiliares de la Archivonomía, ya que
ésta se apoya de muchas Ciencias y Disciplinas, aquí se retoman las
principales, de acuerdo a mi criterio personal.
Finalmente quiero agradecer a la Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía, ya que sin ella no existiría la Licenciatura que escogí como
profesión la: Archivonomía, también por poner a disposición sus
instalaciones y académicos; de igual forma un agradecimiento a los profesores
que brindaron y contagiaron sus conocimientos y pasiones sobre la profesión y
las diferentes áreas de conocimiento relacionadas con ella. Y por último en
forma especial quiero agradecer a mis asesores: Lic. Georgina Padilla y el Lic.
Armando Flores, por su dedicación en las asesorías ya que sin ello no hubiera
podido realizar el presente trabajo.
VIII
INTRODUCCIÓN
La Archivonomía tiene su propio conjunto de conocimientos y procedimientos
para lograr su finalidad, pero como cualquier otra profesión, requiere de
apoyarse en otras ciencias o disciplinas, para alcanzar sus objetivos.
La documentación que se resguarda en los archivos es muy extensa y variada
en tiempo, en los soportes que están plasmados y en sus caracteres internos y
externos, por está razón la Archivonomía requiere de Ciencias Auxiliares que
le ayuden ha analizar e identificar la tipología documental, especificar sus
fechas de creación, identificar la finalidad para la cual fueron creados, así
como lograr una adecuada organización, conservación y distribución de la
información documental.
El objetivo principal de éste trabajo es investigar cuáles y cuántas son las
Ciencias Auxiliares de la Archivonomía, las aportaciones y la forma en que
éstas la apoyan. Para lograr éste objetivo, fue necesario en esta investigación
emplear el método analítico, ya que el objeto de estudio (Ciencias Auxiliares
de la Archivonomía) se dividió, para estudiar cada parte y posteriormente se
integraron para establecer la relación entre cada una de ellas.
Para reunir los elementos necesarios se consideró importante, realizar una
investigación bibliográfica, para tener los datos y el siguiente paso fue recabar
información en libros, artículos de revistas, la Web, preguntar a especialistas
en el tema, y por último elaborar las fichas de trabajo.
IX
En el presente trabajo se abordaron diversos aspectos considerados
importantes para la comprensión y complemento del tema central, tales como:
la definición de la Archivonomía, sus antecedentes, su objeto de estudio y una
visión general de su finalidad. En el segundo capítulo se expone una breve
reseña de los antecedentes, clasificación y diferentes definiciones de Ciencia,
esto para introducirnos hacia lo que son las Ciencias Auxiliares, de las cuales
se presentan diferentes definiciones, actividades y funciones que realizan. Con
esto se da un panorama del tema en investigación y así posteriormente se
abordan cada una de las Ciencias Auxiliares y la forma en que éstas realizan
las aportaciones a la Archivonomía.
CAPÍTULO 1 1. LA PROFESIÓN DE ARCHIVONOMÍA
En este primer capítulo se abordan algunos aspectos que permiten
introducirnos a lo que es la Archivonomía, tales como: su definición desde la
percepción de diferentes autores, una revisión a grandes rasgos, de sus
antecedentes: de su evolución a través de la historia, su objeto de estudio y
una visión general de su finalidad.
1.1Definición de Archivonomía
La palabra archivo deriva de las raíces griegas Arche, Archeión y latinas
Archivum que significa depósito, principio, origen.
La palabra Archivonomía es del Latín Archivum y del griego Nomos (ley)
“Ley de los archivo, neologismo de Archivonomía”.
X
El término archivística es, a nivel internacional, el que se ha consagrado
definitivamente. El Diccionario de Terminología Archivística publicado por el
Consejo Internacional de Archivos ha contribuido decisivamente al ofrecer
una definición normalizada.
“El término archivonomía está hoy descartado como denominación global,
entre archivología y archivística, siendo éste último de uso generalizado y
unánime durante todo el presente siglo, además de ser el término aceptado por
el mayor número de profesionales en este ámbito” 1.
En el presente trabajo se manejan los términos archivonomía y archivística
como sinónimos, tomando como sustento el Diccionario de Terminología
Archivística “en donde a las acepciones de archivología y archivonomía las
deja vacías de contenido, remitiendo al lector al término de archivística” 2.
Por lo general cuando se busca algún significado de un término se consultan
diferentes fuentes y una de las primeras son los diccionarios y estos pueden
ser generales o especializados.
En un diccionario de terminología archivística es común encontrar
definiciones como: Disciplina que trata los aspectos técnicos y prácticos
(tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y
el tratamiento archivístico de sus formas. Pero trataremos de obtener una
definición más completa revisando otros autores.
1 RODRÍGUEZ LÓPEZ, María del Carmen. “La delimitación de la Archivística como ciencia”. Primer Congreso Universitario de Ciencias de la Documentación. http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num10/paginas/pdfs/Mcrlopez.pdf 2 “Dioctionary of Archival Terminolgy”. Alemania, E.U.A., Inglaterra, Francia: C.I.A., 1988, 2da edición, p. 20.
XI
Antonia Heredia define que la Archivística es “La ciencia que estudia la
naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y
los medios para su utilización” 3.
Sin embargo para Cruz Mundet la definición más válida es la propuesta por el
Consejo Internacional de Archivos (CIA) y la podemos ubicar en el
Diccionario de Terminología Archivística: "El estudio teórico y práctico de
los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de
los archivos" 4. Aquí engloba dentro de los archivos a los documentos, los
pone al mismo nivel de importancia.
Las dos definiciones coinciden en que la Archivística estudia los principios de
organización y conservación de los archivos, pero en la definición de la CIA
se hace hincapié en dos vertientes teoría y práctica, y Heredia menciona que
no solo es estudiar principios para organizar y conservar sino estudiar el
origen y función de las instituciones productoras de documentos.
“La Archivonomía tiene dos vertientes que se sustentan una a la otra: la teoría
y la práctica” 5. Y el ámbito de trabajo de cada uno sería:
La teoría: comprende su propia historia, su objeto de estudio y su
metodología para conseguir sus fines.
La práctica: compuesta por las técnicas y procedimientos empleados
para la preservación de los documentos y así difundir la información
contenida en ellos.
3 HEREDIA HERRERA, Antonia. “Archivística General: Teoría y Práctica”. Sevilla: Diputación Provincial, 1995, p.30. 4 CRUZ MUNDET, José Ramón. “Manual de Archivística”. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez: Pirámide, 2001.p. 57 5 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op Cit., .p.25
XII
Según Cruz Mundet, la práctica, es decir los procedimientos es la vertiente
que más se ha desarrollado, ya que orienta y ofrece respuestas para solucionar
problemas, y que es posible y necesario desarrollar una base teórica más
completa.
El aspecto metodológico esta lejos de tener uniformidad de criterios, debido al
poco tiempo que lleva desarrollándose autónomamente y a que su objeto de
estudio presenta una complejidad para uniformarla normativamente.
Con relación a lo anterior, Aurelio Tanodi, dice que la Archivística es una
“Disciplina joven y moderna, en pleno desarrollo y formación de conceptos
generalmente valederos o reconocidos y prácticas experimentadas” 6, pero a
pesar de ser joven constituye un conjunto de conocimientos y procesos
específicos para alcanzar sus fines y que para Cruz Mundet ninguna otra
disciplina o ciencia los han llevado a cabo.
La primera función de los archivos fue la administrativa, que se había
olvidado durante el siglo XIX al centrarse la atención en la función histórica,
pero a partir del los años treinta del siglo XX, se desarrolla nuevamente su
original función la administrativa. Por tal motivo se puede definir también
como:
“Ciencia que permite manejar y hacer accesible la información de grandes
masas documentales generadas por el quehacer cotidiano de una
organización” 7.
En base a lo expuesto anteriormente se puede decir que la Archivonomía es la
Disciplina que se ocupa de la creación, historia, organización, conservación de
6 TANODI, Aurelio. “Manual de Archivología Hispanoamericana. Teorías y Prncipios”. Cordoba: Universidad Nacional de Cordoba, 1961, p.1 7 RUÍZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel. “Manual de Archivística”. Madrid: Síntesis, 1995, p.34
XIII
los archivos y de ésta manera el archivo pueda ser fuente de información a los
usuarios que recurran a ellos.
XIV
1.2 Antecedentes de la Archivonomía
Muchas profesiones se originaron en las universidades, otras surgieron de
diversas actividades, cuyo desarrollo fue logrado fuera de instituciones
académicas, bajo tradiciones y necesidades de la época y de la sociedad, pero
con el paso del tiempo aumentaron las exigencias de la modernidad y de la
ciencia y esto obligó a ciertos profesionales a fundamentar sus actividades.
Para llevar a cabo esto, primero fue buscar la incorporación de estos oficios a
las instituciones de enseñanza superior.
Por esta fase pasaron las siguientes: Tenedores de libros, Maestros, Parteras,
Escritores, Enfermeras, Administradores, Boticarios y Encargados de los
archivos, estos mismos realizaron una vieja e importante tarea en la sociedad y
la habían realizado sin más acreditación; pero basados en tres premisas: su
saber común, su experiencia y su vocación.
A raíz de las exigencias del avance científico y tecnológico, surgieron
diferentes ocupaciones en la sociedad, las cuales requerían conocimientos
transmitidos por la universidad aunque aplicados a nuevas formas para las
actuales prácticas.
La profesión, se ha definido como un saber especializado sobre un campo
determinado, con fundamento teórico y una clara función respecto al objeto de
estudio. Lo que posibilita normar la práctica. Todo esto es reconocido
socialmente y por lo consiguiente remunerado.
La razón fundamental para incluir una carrera en educación superior es que
proporcione los fundamentos teóricos. En otros casos se incorporan por
razones de estatus social, otras han surgido por una diferente organización del
trabajo y del mercado y algunas más han elevado su rango de carreras técnicas
a licenciaturas.
XV
La Archivonomía pasó de ser un viejo oficio a una nueva profesión, porque
empezó como un oficio de quienes eran encargados de conservar los
documentos, pero con el paso del tiempo y la falta de visión y aprecio
institucional de los archivos, el volumen documental aumento y su
desorganización también; además profesionales de distintas áreas necesitaban
tener acceso a la información que estos contenían; para solucionar lo anterior
se desarrollaron los fundamentos de la Archivonomía.8
El origen de los archivos (objeto de estudio de la Archivonomía) se remota al
propio inicio de la escritura (siglo IV a.C.), aunque la profesión de la
Archivonomía es realmente reciente. Para situar a la Archivonomía en el
tiempo debemos situarnos en el siglo XIX9.
Según Cruz Mundet, la organización de los archivos y por consiguiente la
evolución de la Archivonomía ha pasado por dos periodos: Prearchivístico y
Desarrollo archivístico. Y el primero a su vez se divide en cuatro
subperiodos, esquematizados en el siguiente cuadro sinóptico.
a) Antigüedad
A) Prearchivístico b) Edad Media
EVOLUCIÓN DE LA c) S. XVI al comienzo del S. XIX
ARCHIVONOMÍA d) S. XIX a mediados del S. XX
B) Desarrollo archivístico: Mediados del S. XX a nuestros días Fuente: CRUZ MUNDET, José Ramón. “Manual de Archivística”. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez: Pirámide, 2001.
8 RAMÍREZ LÓPEZ, Celia. “La Archivística: un viejo oficio, una nueva profesión”. En: VILLANUEVA BAZÁN, G. Teoría y Práctica Archivística I. México: UNAM, 2000. P.13-16 9 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit., p.10
XVI
A continuación se retoma cada uno de los periodos del cuadro sinóptico anterior, describiendo las características más representativas de cada etapa de la evolución de la Archivonomía. A) Prearchivístico.
En este periodo su principal característica es que la organización de los
archivos estaba sometida a otras ciencias o disciplinas.
También se caracteriza por la existencia de procedimientos prácticos apenas
sistematizados, que han evolucionado por la necesidad administrativa.
a) Antigüedad.
Edad antigua abarca desde el Imperio Egipcio hasta el Imperio Romano,
abarcando las civilizaciones de Mesopotamia, Hebreos, el Imperio Persa,
Chinos y el nacimiento de la civilización griega.10
La historia demuestra que el hombre desde la antigüedad ya sabía de la
importancia de los archivos, y podemos constatar a través de archivos de
carácter religioso, gubernamental, económicos, locales y privados.
Se analizara las incipientes actividades archivísticas realizadas en aquella
época:
Egipto.
Los documentos del Imperio Egipcio eran los papiros, este soporte fue el más
empleado en espacio y tiempo, cuando menos a partir del siglo III a.c hasta el
siglo I de nuestra era, se utilizó en toda la Zona Mediterránea.
Los rollos de papiros11 para protegerlos y guardarlos se cubrían con una funda
de tea o cuero y se colocaban en jarras de barro, cajas, arcones de madera o
10 Enciclopedia AUTODIDÁCTICA OCÉANO. España: Océano, tomo 7 11 Papiro: planta de la familia de las ciperáceas, de tres metros de altura y diez centímetros de grueso, crece en las riveras del Río Nilo. Fue el soporte más empleado en toda la Zona Mediterránea.
XVII
bolsas de cuero, el ataque de insectos era muy frecuente por lo tanto también
la fumigación se realizaba, sumergiendo la hoja de papiro en aceite de cedro;
sin embargo la mejor conservación para estos documentos fue el manejo
cuidadoso que les daban.
En Egipto, existió un Funcionario Público encargado específicamente de los
archivos y se le llamaba Agoranomo que fungió como superintendente del
archivo y como notario.
En el Imperio Medio de Egipto (2050-1750), comenzaron a organizarse los
depósitos documentales, dividiéndolos por materia, los documentos de ésta
época manifiestan el control que existía sobre censos, registros de
contabilidad, extractos de compraventa y constituciones de dotes. Aquí los
archivos y la Archivonomía (auque no como tal todavía) manifiestan su labor
administrativa.
En esta civilización no existió distinción entre bibliotecas y archivos, a las
primeras se les llamaba casas de la vida y a los segundos casas de los libros,
ya que libros y documentos tenían igual forma. Estos repositorios se
encontraban adscritos a centros religiosos o templos.
Mesopotamia.
La Cultura Mesopotámica, se integró por varias civilizaciones, tales como: los
Asirios, Babilonios y los Sumerios, el soporte escriptorio para sus
documentos fueron principalmente las tablillas o tabletas de arcilla y en menor
cantidad las de cera. Los principales asuntos contenidos en ellos fueron
registros de los ciudadanos, que debían pagar a las autoridades o de lo que ya
habían pagado, cartas, contratos, inventarios, testamentos, sentencias
judiciales, tratados políticos y comerciales, registros de transacciones y en
general, para todos los actos que pudieran tener una repercusión en el futuro,
XVIII
sin dejar de lado los géneros astronómicos, religiosos y literarios. Lo
importante archivísticamente hablando es que los materiales documentales
estaban clasificados, contaban con una signatura en el lomo de las tabletas
para su pronta localización y había estantería donde se calificaba por
contenido y forma del material
Destinaron un lugar especial donde almacenar (archivo) la documentación y
mantener separadas las diferentes materias, a este lugar se le llamaba E-Du-
BA en sumerio, que significaba la casa de las tabletas. Dentro del local
diseñaron tipos de estantería de madera y recipientes que servían para
mantener agrupadas las tabletas referentes a un mismo asunto
Las culturas mesopotámicas se puede decir que fueron los primeros en
diseñar medios para que la documentación se conservara y fuera más fácil de
localizar.
Hebreos.
La institución de los archivos es tan vieja para los judíos como la institución
estatal. Los primeros archivos se ubicaron en los templos.
En los archivos se guardaban las Tablas de Alianza y los Códigos de Leyes,
pactos políticos y el Libro de Derechos y Deberes de los Reyes de Samuel (1-
Sam.10,25); el tratado de la alianza de Jefté (Jue. 11, 7-11). Nehemías inicio
un archivo reuniendo los libros referentes a los Reyes, y a los Profetas, los de
David y las cartas de los reyes relativas a las ofrendas, de igual manera Judas,
reunió todos los libros dispersos a consecuencia de la guerra y los puso a
disposición de quién los necesitará. (2-Mac. 2, 13-14).12
12 Biblia
XIX
También resguardaban documentos diplomáticos, históricos y políticos,
genealogías, inventarios, contabilidad del templo, listas de jefes, cortesanos y
hombres ilustres. Los archivos estaban al cuidado de los antecesores de los
archivónomos.
Grecia.
Los Griegos guardaron sus documentos de Estado, obras literarias, y actas de
interés general en los templos. Originalmente el archivo era el centro de
reunión de los magistrados donde generaban disposiciones y leyes, ahí mismo
se guardaban para usar como referencias, por ello comenzó la asociación de la
palabra archivo y la guarda de documentos. Hasta el siglo IV se instituye un
verdadero archivo de Éstado en el templo de Remeter (Metrón) en Atenas, en
el se conservaron leyes, plebiscitos, protocolos de consejo y de la asamblea
popular, actas procesales, contabilidad e inventarios.
La disposición de documentos del Metrón permitía a los ciudadanos el tener
una visión de la política y la administración de la ciudad. Así mismo, en varias
ciudades griegas se crearon archivos privados.
Roma.
Los primeros archivos romanos fueron de los colegios sacerdotales,
conservados como en la mayoría de las civilizaciones antiguas en el templo.
En el periodo monárquico las actas permanecían en posesión de los
magistrados, los documentos relativos a la plebe se conservaban en el templo
del Cesar y los reportes internacionales del estado se conservaban y
publicaban en el edificio público del Campidoglio.
En el periodo del imperio se generó una gran masa de documentos, como
leyes, consultas al senado, protocolos de actas del senado, actas
XX
administrativas de diferentes temas y eran depositados en el erario que se
encontraba en el templo.
Esta explosión documental generó necesidades de guardia y custodia, por lo
que se crearón el Atrium Libertatis vecino al erario, el cual era custodiado por
el Censor. En él se depositaban documentos relativos a sus mansiones. En el
Aedes Nympharum, en el campo Marte, se conservaban las tablas relativas al
censo de los ciudadanos. El Tabularium era el catastro y todo alto funcionario
debía tener su archivo.
En los archivos las actas eran ordenadas cronológicamente, por asunto, las
copias de las actas se autentificaban. El trabajo material era confiado a
servidores públicos y a esclavos.
b) Edad Media.
Por lo que respecta a la situación de los archivos en la Edad Media, la
información existente es casi nula, pero se puede rescatar algunas
características que influirán en el desarrollo de la Archivonomía13:
1. Fortalecimiento entre el campo de la biblioteconomía y la
Archivonomía, hasta el punto que la documentación de archivo por
motivos de utilidad y conservación adopta el formato códice.
2. La Cancillería Pontificia pudo ser la única que conservaba la tradición
administrativa romana y continua con algunas actividades archivísticas
realizadas por los romanos
3. La organización archivística de algunos reinos medievales, siguió la
organización romana ya que antiguamente fueron tributarios del sistema
romano.
13 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit., p.30.
XXI
Las personas que realizaban la labor archivística estaban fundamentalmente al
servicio de las oficinas y tenían formación jurídica, mientras que en los países
de América Latina su formación es en historia.
c) Siglo XVI al comienzo del Siglo XIX
En los siglos XVI y XVII por primera vez en la historia archivística existe un
interés en torno al archivo, centrándose en su naturaleza jurídica y en la
clasificación de sus fondos.
Y la mayor aportación al mundo de la Archivonomía fue la descripción
documental durante el siglo XVIII. Se destaca la realización de un buen
análisis, exacto y extracto conciso para la descripción, creando inventarios,
que en la actualidad se siguen utilizando para facilitar el acceso a los
documentos de archivo.
B) Desarrollo archivístico: Siglo XIX a mediados del Siglo XX
En varios países europeos se crearon los Archivos Nacionales, que no eran
otra cosa sino grandes depósitos documentales, en los cuales se concentraron
los fondos procedentes de las instituciones gubernamentales centrales y un
sistema de archivos encargados de los fondos de instituciones regionales.
El verdadero avance fue la teoría que consiste en mantener agrupados los
documentos provenientes de una administración o de una persona física o
moral. Ésta teoría fue aceptada oficialmente en abril de 1841, creada por el
historiador francés Natalis de Wailly en donde enunció el Principio de
Procedencia, complementando el Principio de Procedencia H. Von Seybel
enunció el Principio de Orden Original, que se define como: “Ordenación
interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante su
XXII
servicio activo”14, hasta nuestros días siguen vigentes, universalmente
válidos y aceptados.
“De la aplicación del Principio de Procedencia se derivan tres premisas” 15:
1. Todo fondo es producto natural de la actividad de una entidad, persona
física o moral; por lo tanto se debe identificar al autor, su naturaleza,
estructura y área de actividad.
2. La concepción de un fondo viene dada por su estructura interna, por la
institución que lo ha creado y por la forma en que los documentos han
sido generados a lo largo del tiempo.
3. La estructura de un fondo de acuerdo al Principio de Procedencia exige
el conocimiento de los procedimientos administrativos del autor y su
evolución histórica.
En la primera mitad del siglo XX se han consolidado los principios teóricos
de la Archivonomía, así como un mayor surgimiento de profesionales de esta
misma, los cuales hasta ese tiempo, se ocuparon principalmente de los
documentos históricos, olvidando los administrativos, aunque no por mucho
tiempo, ya que día con día crecía la actuación de las administraciones, los
nuevos procedimientos de producción y reproducción de documentos y las
sociedades industrializadas trayendo como consecuencia grandes masas
documentales imposibles de conservarse, extendiendo así el campo de acción
de la Archivonomía al área de Administración 16.
14 BERARDA SALABARRÍA, A; ANDIÓN HERRERO, M.A.; FRADES SANTOS, L.. “Diccionario de Archivología”. Cuba: Academia, 1990, p.49. 15 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. cit., p.48 16 Ibid. p. 49-51
XXIII
Otro aspecto a destacar es la necesidad que surge de investigar y difundir el
conocimiento por medio de los archivos; la expansión de la Democracia tiene
la obligación de transparentar las actividades de la Administración Pública,
dando posibilidad a la sociedad de acceder a sus archivos, ya sea con fines
informativos históricos, científicos, culturales o contables.
Podemos decir que el nacimiento de la Archivonomía como tal se asumió
cuando se llevó a la práctica la teoría de que los documentos deben
organizarse de acuerdo con la estructura orgánica de la institución de donde
provienen: Principio de Procedencia.
La Archivonomía es una disciplina que se ha desarrollado a partir del análisis,
el trabajo de campo y la investigación operativa sobre las organizaciones que
producen documentos y los acumulan, constituyendo así los archivos, ya sea
con fines materiales o culturales. Así a llegado al establecimiento de
principios esenciales, procedimientos y un lenguaje propio que la identifican y
distinguen de otras ciencias o disciplinas afines, con las que integran el
conjunto de las Ciencias de la Documentación y la Información 17.
Está Disciplina debe dictar normas válidas para los archivos de todos los
tiempos, aplicables en todas las sociedades organizadas, ya sean de antigua o
de reciente formación. Esto quiere decir que debe desarrollar los
procedimientos e instrumentos que permitan al archivónomo conservar,
custodiar y difundir los documentos.
17 RUÍZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel. Op. Cit., p. 34
XXIV
1.3 Objeto de Estudio de la Archivonomía
El objeto de estudio de la Archivonomía es el “binomio
archivos/documentos” 18. Aunque no olvida los complementos de éstos, como
son los edificios donde se encuentran, las instalaciones de seguridad para su
adecuada conservación y el personal para lograr su finalidad.
La Archivonomía tiene su campo de acción (objeto) en los archivos y los
documentos y tiene sus principios universalmente válidos. Tiene el fin de
saber, conocer profunda y sistemáticamente todo lo relacionado a su objeto de
estudio de manera práctica, todo esto le otorga la categoría de disciplina muy
cercana a la ciencia, además se define a sí misma y no por referencias de
terceros.
Para complementar definiremos cada uno de los componentes del binomio
archivos/documentos:
Archivo
Se entiende por archivo: “Local donde se guardan los documentos que forman
la historia completa de un país, un estado, ciudad, institución publica o
privada, familia, persona o cosa” 19.
Antonia Heredia propone una definición más completa: “Archivo es uno o
más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando
18 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. cit., p.58 19 MONTERO MORADO Nicolas. “Archivonomía Didáctica”. (S.P.I) p. 7
XXV
aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o
institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de
historia”20
Mundet, retoma la definición de Antonia Heredia y señala determinadas
funciones de los archivos:
Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa,
durante ese período de máxima utilidad para la gestión administrativa de
las oficinas y para la toma decisiones.
Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos.
Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para,
transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a
ser conservados indefinidamente, y destruir el resto.
Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus
distintas etapas, de acuerdo con los principios de la Archivística.
Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la
información, mediante los distintos instrumentos de descripción
documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas
tecnologías.
Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento
que garanticen su conservación íntegra en el tiempo.
Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo,
queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento
del servicio.
20 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op.cit., p.89
XXVI
La creación de los archivos no constituye un fin en sí misma, sino responde a
una necesidad de utilidad: la de tener a la mano información auténtica que
permita decidir y actuar con todo el conocimiento de causa, así como probar,
certificar, mantener o restablecer derechos a estudiar hechos y acciones
pasadas y presentes.
Actualmente los archivos se han convertido y se utilizan como verdaderas
fuentes de información, como soporte a la administración, la ciencia, la
historia y la cultura, dejando atrás el concepto que se tenia de ellos (ser un
almacenamiento de documentos muertos y estorbosos).
Clasificación de archivos.
La autora Heredia en este punto explica que los archivos, según el productor
pueden dividirse en:
Públicos: según su actividad puede ser judiciales, militares, municipales.
Privados: personales, nobiliarios, eclesiásticos y de empresas.
La Archivonomía se enfoca a todos los archivos de todas las épocas y
condición tanto los históricos como los administrativos, los públicos o lo
privados.
Documento
El documento es el otro componente del binomio archivo/documento en el
cual centra su objeto de estudio la Archivonomía, aunque éste sea por
consecuencia del archivo, ya que éstos están integrados por documentos y sin
estos no existirían.
XXVII
Un concepto sencillo de documento es: “Información plasmada en un soporte
escriptorio”.
Pero si se requiere de uno más completo: “Representación de la información
sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad intelectual del hombre
por medio de la escritura, la gráfica, la fotografía, la grabación u otro medio
en cualquier portador” 21
Para definir documento, Mundet utiliza el diccionario de terminología
Archivística: " La combinación de un soporte y la información registrada
en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta".
Antonia Heredia va a definir ésta de varias formas:
• En un sentido amplio es todo registro de información independiente de
su soporte físico. Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento
humano: (libros, revistas, fotografías, filmes, microfilmes etc.)
• En un sentido más concreto es el testimonio de la actividad del hombre
fijado en un soporte perdurable que contiene información, que sirve
para dar noticia de un hecho.
Heredia afirma que los archivos y la información son dos términos
indisolubles, en cambio puede haber documentos sin existir archivos. Los
documentos son el objeto sobre el cual el archivero realiza su actividad
profesional.
21 BERARDA SALABARRÍA, A.; ANDIÓN HERRERO, M.A.; FRADES SANTOS, L. “Diccionario de Archivología”. Cuba: Academia, 1990, p.19.
XXVIII
Existen otras Ciencias o Disciplinas que estudian al documento como la
Paleografía, la Diplomática, la Sigilografía y la Historia pero cada una tiene
su propia finalidad y sus diferencias. Por ejemplo la Paleografía analiza la
grafía, la escritura; la Diplomática estudia la tipología y las diferentes partes
del documento; la Sigilografía se enfoca a los sellos o escudos y a la Historia
le interesa el contenido informativo de los documentos; por su parte la
Archivonomía considera a todos los documentos como un conjunto
estructurado procedente de una institución.
La Archivonomía pretender ser activa, es decir, los documentos no son
solamente el problema cuando la entidad productora se desentiende de ellos,
sino que busca integrarse en su proceso de creación, controlando el documento
desde el momento en que nace en la oficina, hasta que se integra en el fondo
de un archivo, también debe atender los fondos que ya estén acumulados sin
ninguna organización. Por tales razones debe plantear normas para la
elaboración de instrumentos de trabajo como manuales de organización,
procedimientos, políticas e instrumentos de descripción, para que así el
archivónomo pueda controlar la masa documental que custodia y ponerla a
disposición de los usuarios.
XXIX
1.4 Finalidad de la Archivonomía
Cruz Mundet al decir la finalidad de la Archivística hace referencia al autor
A. Arad y dice que: debe ser el almacenamiento de la información y hacerla
recuperable para su uso. Mundet le otorga un tono más humano diciendo que
está debe estar al servicio de la sociedad, ofreciendo la información ya sea a
las instituciones productoras o a los ciudadanos. 22
El fin último de la Archivonomía es la de organizar y mantener organizados
los documentos que se conservan en el archivo y para esto es necesario crear
un cuadro de clasificación, manuales de procedimientos y políticas, catálogo
de disposición documental.
Como consecuencia de una adecuada organización al archivo mantendrá viva
la memoria de la institución o persona al cual pertenece y servirá como fuente
de información a la sociedad.
En conclusión, se puede decir que la finalidad es la de proporcionar los
principios teóricos para una organización de los archivos, así como emplear
las técnicas más apropiadas para su adecuada conservación y establecer los
criterios más válidos para ordenar las secciones y las series documentales,
teniendo como consecuencia, facilitar la consulta.
22 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. cit., p.58
XXX
CAPÍTULO 2 2. CIENCIAS AUXILIARES
En el presente capítulo se expone una breve reseña de los antecedentes,
clasificación y diferentes definiciones de Ciencia. Así mismo se reseña lo que
son las Ciencias Auxiliares, que también se abordan en éste capítulo, con
definiciones, actividades y funciones que realizan.
2.1 Breve Reseña Histórica de la Ciencia
La ciencia inició de con las observaciones elementales realizadas por
hombres primitivos (a veces subjetivas) en las cuales basaban sus reglas de
actividad práctica, ya que estas observaciones se han desarrollado a lo largo de
los siglos. Los primeros conocimientos de carácter científico de los Egipcios
derivan de las técnicas que usaron en la construcción y en la agricultura,
también contaban con un sistema decimal de numeración, conocían las
operaciones de aritmética elementales, observaron los movimientos de los
astros y determinaron la posición de los cuatro puntos cardinales.
“Los Griegos clasificaron y sistematizaron los conocimientos de su época,
para realizar esta actividad casi siempre aplicaron el método deductivo, a
partir de las bases metafísicas y sin verificación experimental”23.
En la época Medieval los árabes contribuyeron a la ciencia aportando sus
conocimientos en las siguientes ciencias: Matemáticas, Astronomía y
Medicina, “transmitieron la ciencia griega a Occidente, cultivaron y
23 DICCIONARIO ENCICLOPÉDICO ILUSTRADO. México D.F: Reader´s Digest, 1979, tomo 3, p.748
XXXI
difundieron los conocimientos de álgebra que tomaron de la India, en
particular la invención del cero”.24
A principios del siglo XVII Francis Bacón25 explicó el valor del método
inductivo y experimental, con él se inició una tradición de acumulación de
datos, de observaciones y formulación de hipótesis, basados en la realidad
objetiva y racional. Bacón rechazaba todo aquello que no estaba basado en la
experiencia. El empirismo de Bacón influirá en todas las formas de abordar la
realidad: la observación y la experimentación son las fuentes del
conocimiento.
La Ciencia moderna marca su nacimiento en el siglo XVII, con Galileo26 y
Newton27 que le da un carácter racional y empírico a la ciencia, los
argumentos de la autoridad ceden paso a la verificación.
En este mismo siglo la física y la química se incorporaron al estudio de la vida
y nacieron la bioquímica y la fisiología, ya en el siglo XIX surgieron las
teorías del origen de las especies y su evolución dadas por Lamarck (Basada
en la adaptación activa de las condiciones de vida) y Darwin (basada en la
selección natural).
24 ENCICLÓPEDIA SALVAT, Diccionario. España: Salvat Editores S.A, tomo 3, 1976, p. 759. 25 Francis Bacón: (1561-1626) sabio filósofo ingles, iniciador de la ciencia experimental moderna y de la tradición del empirismo y del positivismo. 26 Galileo Galilei: (1564-1642), astrónomo y físico italiano uno de los fundadores de la mecánica moderna, introdujo las matemáticas para la explicación de la física. Formuló la Ley de la caída de los cuerpos y demostró el isocronismo de las oscilaciones del péndulo. 27 Isaac Newton: (1642-1727), físico y matemático ingles. Realizó descubrimientos científicos tales como: el cálculo infinitesimal y la gravitación universal.
XXXII
2.2 Definición de Ciencia
Para establecer una idea clara de lo que es la Ciencia se considera necesario
recurrir a diferentes fuentes, en las cuales se analizan varias definiciones y así
elegir una o varias de ellas y poder comprender todo lo que ésta implica.
La definición más sencilla de la palabra Ciencia se deriva de las raíces latinas
“scientia que significa saber, conocer” 28.
En otras fuentes de información se encontró que:
• El Diccionario de la Lengua Española plantea que la Ciencia es:
“conjunto de conocimientos obtenidos mediante la observación y el
razonamiento, sistemáticamente estructurados y de los que se deducen
principios y leyes generales” 29.
• En la red se encuentra la siguiente definición de Ciencia, “desde un punto
de vista totalizado, como un sistema acumulativo, metódico y provisional
de conocimientos, producto de una investigación científica concerniente a
determinada área de objetos y fenómenos. Las principales características
que posee la ciencia, así concebida son las siguientes: sistemática,
acumulativa, metódica, provisional, comprobable, especializada, abierta y
producto de una investigación científica” 30.
• Conjunto de acciones encaminadas y dirigidas hacia un determinado fin,
que no es otra, que el obtener un conocimiento verificable sobre los
hechos que nos rodean.
• Conjunto sistematizado de conocimientos, métodos y conceptos con que
el hombre describe y explica los fenómenos que observa31.
28 MATEOS MUÑOS, Agustín. “Etimologías Grecolatinas del Español”. México: Esfinge, 1994, p.63. 29 Diccionario de la Lengua Española. España: Real Academia Española, 2001, tomo3. 30 http://www.monografías.com/trabajos12/ciencia/ciencia.shtml 31 DICCIONARIO ENCICLOPÉDICO ILUSTRADO. Op.Cit.,p.748
XXXIII
• Conjunto de conocimientos sobre la realidad observable obtenidos
mediante la aplicación de métodos científicos32.
Tomando en cuenta las definiciones anteriores se puede concluir que la
Ciencia es un conjunto de conocimientos adquiridos por medio de una
investigación teórica y práctica, aplicando distintos métodos.
Profundizando un poco más en las definiciones Carrizo Sainero, plantea que
“la Ciencia tiene tres elementos esenciales” 33 y estos son:
1. Contenido: conjunto de conocimientos sobre la realidad en forma de
términos y enunciados y son los que conforman la teoría.
2. Campo de actuación: es la realidad que observamos.
3. Procedimiento o forma de actuar: es el método científico que se
utiliza para desarrollar los estudios.
Cuando se revisan las definiciones de Ciencia, anotadas en líneas anteriores se
puede observar que los tres elementos formulados por Carrizo Sainero existen
en casi todas las definiciones, por lo tanto no existe alguna duda, en que estos
son los elementos esenciales de la Ciencia, debido a que sin conocimientos no
existiría la teoría, sin campo de actuación no habría objeto de estudio y si no
se lleva un procedimiento o método, no se puede realizar investigación,
experimentación y por lo tanto obtener algún resultado.
Después de haber definido y determinado los elementos de la Ciencia, como
siguiente paso se buscaron las características, estas mismas son cinco:
32 CARRIZO SAINERO, Gloria. “La información en Ciencias Sociales”. España: Trea, 2000, p.1 33 Ibid, p.1
XXXIV
“Objetividad
Racionalidad
Sistematicidad
Generalidad
Falibilidad”34
A continuación se describen brevemente cada una de ellas:
Objetividad: Esta relacionada con el objeto que se desea conocer. La
objetividad significa el intento por obtener un conocimiento que concuerde
con la realidad del objeto que lo describa tal cual es y no como nosotros
desearíamos que fuese.
Racionalidad: Se refiere al hecho de que la ciencia utiliza la razón como alma
esencial para llegar a sus resultados. Por eso los científicos trabajan siempre
con conceptos, juicios y razonamientos y no con sensaciones, imágenes o
impresiones.
La racionalidad aleja a la Ciencia de la religión, y de todos los sistemas donde
aparecen elementos no racionales y donde se apela a principios explicativos
extra o sobre naturales.
Generalidad: Por medio de ésta característica el investigador trata de llegar a
lo general, no dando importancia exclusivamente a lo particular. Se encaminan
preponderantemente a establecer las leyes y normas generales que nos
describen la totalidad de nuestro mundo.
Falibilidad: Con esto se demuestra que ninguna ley o teoría es absoluta sino
que puede estar sujeta a revisiones y correcciones, que permiten
perfeccionarla y modificarla para hacerla cada vez más objetiva, racional,
sistemática y general. 34 Historia de la Ciencia. http://html.rincondel vago.com/historia-de-la-ciencia.html
XXXV
Siguiendo con el análisis del tema de la Ciencia se considera importante
investigar la división de la Ciencia.
Para Carrizo Sainero la ciencia tiene tres categorías o divisiones: “las físico-
naturales, las humanas y las sociales”35.
Las físico-naturales, son las realidades que se pueden observar.
Las humanas, estudian lo concerniente al hombre.
Las sociales, se dedican al estudio del entorno social.
Sin embargo para el Diccionario Enciclopédico la Ciencia tiene 5 divisiones:36
Aplicadas: Se aplican especialmente a la economía y la industria como
ingeniería, agricultura, geografía y geología.
Exactas: las Matemáticas, la Física y la Biología.
Naturales: estudian fenómenos de la naturaleza en oposición a las políticas y
sociales.
Sociales: estudian la sociedad humana, como la sociología, la educación y la
psicología social.
Políticas: estudian el Derecho y la Administración Pública.
Existen otras aportaciones basadas en las apreciaciones sobre como se divide
una Ciencia, en ésta división se plantea como: Formales o ideales y en
Fácticas o materiales.
Las formales: Son las que se ocupan de objetos ideales y en las que operan
deductivamente, como las matemáticas. Las ciencias formales se concentran
con la lógica para demostrar rigurosamente sus teoremas. 35 CARRIZO SAINERO, Gloria. Op. Cit., p.2 36 DICCIONARIO ENCICLOPÉDICO ILUSTRADO. Op.Cit., p.749
XXXVI
Las fácticas: Se ocupan de los hechos del mundo físico que nos rodea,
incluyéndose entre ellas la física, la química y la biología.
Las ciencias que tratan a los seres humanos, de sus creaciones son, en
principio, también fácticas; entre ello cabe mencionar a la psicología, la
historia, la economía, la sociología y mucha otras.
Las ciencias fácticas, más que la lógica formal, para confirmar sus conjeturas,
necesitan de la observación y el experimento.
La Archivonomía, auque no es una Ciencia propiamente dicha, se puede
agrupar de acuerdo a la división de Carrizo Sainero, dentro de las Ciencias
Humanas y Sociales, ya que dicha profesión estudia los archivos y los
documentos que lo conforman y estos son generados o creado por el hombre
como producto de las actividades que realiza, ya sean de carácter personal o
laboral, en individual o en conjunto.
La profesión de la Archivonomía juega un papel importante dentro del
desarrollo de todas las Ciencias, ya que les proporciona una base primordial al
procesar la información de cada una de ellas, seleccionando, organizando,
conservando y recuperando la información que generan las Ciencias, todo ello
con el fin de facilitarla a los investigadores, científicos, profesores,
estudiantes, etc.
Al igual que la Archivonomía ayuda al desarrollo de otras ciencias, estas
mismas, ayudan a que la Archivonomía se mantenga en constante evolución.
XXXVII
2.3 Definición de Ciencias Auxiliares
Después de revisar la literatura con respecto a las Ciencias auxiliares, se
encontraron algunos conceptos, por ejemplo: un Diccionario de
Terminología Archivística define a las Ciencias Auxiliares: “El carácter de
auxiliar viene de la toma de postura de una ciencia con respecto a las otras de
tal manera que sí la Archivística estima como auxiliar a la Paleografía, a la
Diplomática e incluso a la Historia, aquella puede convertirse en auxiliar
desde la perspectiva de éstas” 37.
Para complementar y tener otro punto de vista, se decidió hacerlo por
separado, analizando cada una de las palabras que la integran y así poder
construir una definición para ésta investigación.
Por todo lo anterior se inicia con la definición de Ciencia, se retoma el
concepto plasmado en el subcapítulo 2.2:
“Es un conjunto de conocimientos adquiridos por medio de una investigación
teórica y práctica, aplicando distintos métodos”.
Y para el término auxiliar: “Se aplica a las acciones o servicios que completan
o ayudan a una función” 38.
Tomando en cuenta la definición del término ciencia y la palabra auxiliar se
llega a la conclusión que las Ciencias Auxiliares: son aquellas que nos ayudan
37 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. “Diccionario de Términos Archivísticos”. Argentina: Ediciones del Sol, 2003, p.65. 38 DICCIONARIO ENCICLOPÉDICO ILUSTRADO. Op. Cit. tomo 1, p.315
XXXVIII
a realizar un trabajo específico, logrando cumplir los objetivos de éste y así
alcanzar la finalidad.
Es importante aclarar que al término Ciencia Auxiliar no se debe
menospreciar, ni considerar de menor nivel respecto al término Ciencia,
puesto que sólo se emplea o se aplica para lograr cumplir los objetivos de las
Ciencias.
Dentro de la Archivística se encontró que la autora Antonia Heredia habla
sobre las Ciencias Auxiliares y menciona que son “las disciplinas cuyos
métodos o resultados son utilizados por otro profesional o por otro científico
en su trabajo o en su investigación, pueden ser consideradas por éste, como
auxiliares” 39, como conclusión a todo lo anterior se puede decir que cualquier
Ciencia o Disciplina puede ser auxiliar de otra, todo depende de la perspectiva
que se tenga.
También Cruz Mundet, opina que a todas las Ciencias o Disciplinas les sucede
que “necesitan recurrir a otras ramas del conocimiento humano, sin las cuales
no podría alcanzar plenamente sus objetivos: las ciencias auxiliares” 40.
No todas las Ciencias tiene la finalidad de ser auxiliares, esto solo surge de las
necesidades que se le presenten a cualquier Ciencia o Disciplina para apoyarse
en otra, como es el caso de la Archivonomía, que se apoya de otras ciencias y
que ésta, a la vez, puede auxiliar a la Historia, la Administración, etcétera.
De igual manera para todas las ciencias sociales, sus auxiliares podrían ser o
39 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit., p.59 40 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit., p. 79
XXXIX
son la psicología social, la demografía, la economía social, la antropología
general, etc.
Después de haber analizado las diferentes perspectivas de lo que plantean los
autores de lo que son las Ciencias Auxiliares, se concluye que: son aquellas
que necesitamos para complementar nuestros estudios y realizar un mejor
trabajo de investigación.
XL
2.4 Función de las Ciencias Auxiliares
Para determinar cual es la función de la Ciencias Auxiliares es necesario
definir el término función, para esto se retoma la definición de un diccionario
enciclopédico: “Capacidad de acción o acción de un ser apropiada a su
condición natural (para lo que existe) o al destino dado por el hombre (para lo
que se usa)” 41.
Como se ha planteado anteriormente en el subcapítulo 2.3 ninguna Ciencia o
Disciplina surgió o fue creada con el fin o con la función de ser auxiliar de
otra, es por eso que cada una de ellas tiene su propia función.
Tomando en cuenta la definición anterior la función de las Ciencias Auxiliares
es dada por el hombre de acuerdo a sus necesidades y no es otra cosa que lo
que dice Cruz Mundet: apoyar con sus métodos y resultados a otros
profesionales a realizar su trabajo o investigación.
En este caso la Archivonomía puede tener la función de ser utilizada como
auxiliar de la Historia, facilitando la información cuando los historiadores la
requieren y a su vez la Archivonomía se auxilia de otras Disciplinas para
lograr su fin, como son: la Diplomática, la Paleografía, la Estadística, la
Administración, entre otras.
41 DICCIONARIO ENCICLOPÉDICO ILUSTRADO. Op. Cit. tomo 5, p.1554.
XLI
CAPÍTULO 3 3. LA ARCHIVONOMÍA Y SUS CIENCIAS AUXILIARES
En este tercer capítulo se analiza a cada una de las ciencias que de una u otra
manera comparten las investigaciones con la Archivonomía y apoya en las
mismas a las ciencias auxiliares.
3.1Archivonomía Ciencia Interdisciplinaria
Se inicia por definir lo que el término Interdisciplinario significa, para esto se
busco la definición básica en un diccionario es:
“Dicho de un estudio o de otra actividad: Que se realiza con la cooperación
de varias disciplinas” 42
“Que implica relaciones entre varias disciplinas o ciencias” 43
Un estudio interdisciplinario significa abordar un problema con la visión de
distintas disciplinas o ciencias observando sus diversos componentes y de ese
modo conseguir una visión más completa, al trabajar con distintas disciplinas
al mismo tiempo, se obtienen diferentes puntos de vista.
En la red se encontró que todas las Ciencias de la Información son
interdisciplinarias en ella estarían presentes todas las disciplinas relacionadas
con la Documentación y la Información, tales como la Archivonomía y la
Biblioteconomía y las definen de la siguiente manera:
42 Diccionario de la Lengua Española. España: Real Academia Española, 2001, tomo 6, p. 874. 43 Diccionario Enciclopédico Monitor. Colombia: Trébol, 1996, tomo 1, p. 502.
XLII
"Una ciencia interdisciplinaria que investiga las propiedades y
comportamiento de la información, las fuerzas que gobiernan el flujo y el uso
de la información, y las técnicas, manuales y mecánicas, del proceso
informativo para el más eficaz almacenamiento, recuperación y
diseminación...” 44
44 FLORES MORALES, Elisa. “La Gestión y los gestores de la información”. http://www.google.com.mx/search?q=cache:Yh_M7fZIF1EJ:www.sje.cl/cra/bibliodocencia/4/4_6.pdf+archiv%C3%ADstica+ciencia+interdisciplinaria&hl=es&lr=lang_es
XLIII
3.2 Archivonomía y las Ciencias y Técnicas Historiográficas
El mundo de los archivos es muy completo por los diversos contenidos de los
documentos que lo componen, por tal motivo se necesitan a parte de los
principios de la Archivonomía, otros principios y técnicas para poder
clasificar, ordenar, describir y poner a disposición la información para el
usuario, contenida en los archivos.
En este sentido, la Paleografía, la Diplomática, la Sigilografía, la Epigrafía, la
Heráldica, la Genealogía, la Cronología y la Historia General, son
instrumentos indispensables para un completo desarrollo y la consecución de
los objetivos de otras ciencias, en este caso los de la Archivonomía.
Para conocer un poco más de dichas ciencias y disciplinas y las aportaciones
que realizan al desarrollo de las actividades de la Archivonomía, así como la
importancia que existe en dicha relación, se analiza cada una de ellas,
tomando en cuenta su concepto, objeto de estudio y su finalidad.
Cronología.
Proviene del griego cronos (tiempo) y logos (tratado)
Como primera fuente en consultar se remitió a un diccionario enciclopédico
el cual la define como: “Ciencia que estudia el orden y fechas de los sucesos
históricos” 45
De igual manera, se consulto una fuente especializada en la materia de
Archivonomía, como lo es el Diccionario de Archivología y plantea que la
Cronología es la “Computación del tiempo para establecer la fecha de
45 DICCIONARIO ENCICLOPÉDICO ILUSTRADO. México D.F: Reader´s Digest, 1979, tomo 3, p.935.
XLIV
redacción del documento” 46, para la profesión archivística ésta definición es
la más acertada o por lo menos la que se utiliza para sus fines.
Ninguna actividad humana esta libre en el tiempo, por lo tanto, ningún
testimonio que de constancia de las actividades, como son los documentos,
por tal motivo la Cronología como disciplina encargada de identificar la fecha
correspondiente en los documentos es importante y útil para la Archivonomía,
porque la fecha del documento es uno de los elementos indispensables para su
identificación, descripción y ordenación.
Diplomática.
La Diplomática, desde el punto de vista etimológico es la ciencia que estudia
los diplomas, y ha pasado a ser la ciencia de los documentos. Actualmente la
definición de Diplomática hace referencia a todo tipo de documentos y no solo
a los diplomas, como se encontró en otras fuentes y se observa en los
siguientes conceptos:
“Estudio científico de los diplomas y otros documentos, tanto en sus
caracteres internos como externos, principalmente para establecer su
autenticidad o falsedad” 47
“Ciencia que estudia el documento, su estructura, sus cláusulas para
establecer las diferentes tipologías y su génesis dentro de las instituciones
públicas, con el fin de analizar su autenticidad” 48
“Tratado del documento que lo analiza críticamente en todo su conjunto,
pero especialmente en su forma, génesis, evolución, tradición y 46 BERARDA SALABARRÍA, A.; ANDIÓN HERRERO, M.A.; FRADES SANTOS, L. Op. Cit., p.14. 47 Diccionario de la Lengua Española. Op. Cit., tomo 4, p. 560. 48 BERARDA SALABARRÍA, A.; ANDIÓN HERRERO, M.A.; FRADES SANTOS, L. Op. Cit., p.18.
XLV
conservación; disponiendo dicho análisis en orden a averiguar su
autenticidad, saber si es verdadero o falso, si lo es todo o en parte, y
establecer su valor como fuente histórica” 49
Siguiendo con el análisis de la Diplomática, al entender que es la ciencia de
los documentos su objeto de estudio son: todos los documentos, su
contenido, su génesis, sus distintas fases por las que pasa: desde se propia
formulación hasta su estado actual.
La finalidad que persigue es aprovechar y explotar el documento como
fuente histórica escrita.
En base a todo lo antes mencionado se puede decir que la Diplomática es: la
encargada de analizar el documento en todo su conjunto y especialmente en
su forma, génesis, evolución, tradición, estructura, conservación e incluyendo
también el estudio de los caracteres internos o externos (como la data, los
sellos o la lengua): con este análisis se demostrará su autenticidad y ayudará a
establecer su valor como fuente histórica.
La Diplomática tiene relación estrecha con la Archivonomía, a la cual apoya
en calidad de ciencia auxiliar, suministrándole información que el
archivónomo puede aprovechar para sus fines, ya que para ambas su objeto
de estudio son los documentos, con la diferencia que la “Diplomática analiza
los testimonios escritos en sí mismos, uno por uno, la Archivística los
49 CRUZ MUNDET, José Ramón. “Manual de Archivística”. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez: Pirámide, 2001.p.83.
XLVI
considera como un conjunto documental formando un todo procedente de un
mismo origen” 50
Las aportaciones que hace la Diplomática a al Archivonomía son:
La construcción de la historia en torno a hechos, personas, instituciones
que se encuentren en los documentos.
Establecer la autenticidad del documento.
Identificar si es original o copia y en este caso si es simple o certificada.
Extracción del contenido del documento.
Identificar la tipología documental, para su organización y descripción.
Descripción de sus características.
De esta manera la Diplomática pone a disposición del archivónomo
conclusiones y criterios para que éste pueda llevar acabo su labor de
clasificar, describir, catalogar y conservar correctamente los documentos en
el archivo y así poder accesar a la información plasmada en los
documentos.
Epigrafía.
La investigación bibliográfica, se puede resumir en la forma siguiente:
La Epigrafía puede definirse como una “Ciencia cuyo objeto es conocer e
interpretar las inscripciones” 51
“Disciplina auxiliar histórico-filológica que estudia las inscripciones antiguas
en materiales duros -metal, piedra, cerámica, vidrio- con el objetivo de
utilizarlas en calidad de fuentes históricas” 52 50 HEREDIA HERRERA, Antonia. “Archivística General: Teoría y Práctica”. Sevilla: Diputación Provincial, 1991, p.36. 51 Diccionario de la Lengua Española. Op. Cit., tomo 5, p. 637.
XLVII
La importancia que tiene la Epigrafía para la Archivonomía es muy similar a
la de la Paleografía (ver pag.9), porque gracias a ella el archivónomo puede
descifrar e interpretar escrituras antiguas, logrando con esto organizar los
documentos, clasificarlos y ponerlos a disposición de los usuarios
(historiadores, estudiantes, etc.)
Su objetivo es dar a conocer todo lo referente a civilizaciones pasadas.
Genealogía.
Otra de las ciencias a estudiar es la Genealogía la cual se puede definir como:
“Disciplina que estudia la genealogía 53 de las personas” 54
“Disciplina auxiliar de la historia y la sociología que estudia el origen,
desarrollo y filiación de los seres humanos y el orden de las generaciones en el
tiempo” 55
El carácter más formal y tradicional de formar esquemas genealógicos y tablas
de filiaciones y linajes con métodos rigurosos es una tarea vinculada tanto a
los archivos de las familias, como a los genealógicos de las Ordenes Militares,
Eclesiásticos, Nobiliarios etc.
Historia.
El hombre siempre ha tenido la necesidad de comprenderse así mismo, y para
esto es necesario que estudie su pasado y presente y esto es posible gracias a
52 BERARDA SALABARRÍA, A.; ANDIÓN HERRERO, M.A.; FRADES SANTOS, L. Op. Cit., p.23. 53Genealogía: Serie de progenitores y ascendientes de cada persona. 54 Diccionario de la Lengua Española. Op. Cit., tomo 5, p. 764. 55 BERARDA SALABARRÍA, A.; ANDIÓN HERRERO, M.A.; FRADES SANTOS, L. Op. Cit., p.33.
XLVIII
que existe la historia. Con esto se quiere decir que la historia no es otra cosa
que todos los acontecimientos de los seres vivos.
Sin embargo para crear una idea más clara sobre la Historia se analizarán
diferentes fuentes documentales:
“Narración y exposición verdadera de los sucesos públicos y políticos de
los pueblos y de los hechos o manifestaciones de la actividad humana” 56
“Historia como suceso o acontecer, es precisamente el conjunto de procesos
reales que han ocurrido en la transformación de las sociedades” 57
Para el autor Cruz Mundet la historia es la “Memoria de la evolución de la
humanidad” 58 y es indispensable para todas las ciencias y disciplinas ya que
está unida con el hombre y sus acontecimientos.
La historia cumple con varias funciones59, en primer lugar, es una forma de
conocimiento científico de la realidad, o sea, una ciencia que estudia las leyes
o tendencias que rigen la transformación de las sociedades; también nos ayuda
a comprender la realidad en que vivimos y nuestro pasado para así lograr
mejorar nuestra sociedad.
Esta ciencia quizá sea el recurso primario para todas las ramas del
conocimiento porque es el recuerdo de todos los sucesos relacionados con el
ser humano visto desde la perspectiva que le convenga a cada una.
56 DICCIONARIO ENCICLOPÉDICO ILUSTRADO. México: Reader´s Digest, 1979, tomo 6, p.1840. 57 COLMENARES, Israel; DELGADO, Arturo; GALLO, Miguel Ángel; GONZÁLEZ, F. “De la Prehistoria a la Historia”. México: Quinto Sol, S, 1994, p.11. 58 CRUZ MUNDET, José Ramón. “Manual de Archivística”. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez: Pirámide, 2001.p.86. 59 COLMENARES, Israel; DELGADO, Arturo; GALLO, Miguel Ángel; GONZÁLEZ, F. Op. Cit., p.16.
XLIX
Y al igual que otras ciencias y disciplinas se apoyan en la Historia, la
Archivonomía no podría ser la excepción, ya que ambas tienen una relación de
ayuda recíproca. Por ejemplo:
La Archivonomía ayuda a la Historia teniendo los documentos de archivo
organizados, clasificados y en buenas condiciones físicas, porque éstos son la
fuente básica de investigación e información para el historiador. Y por el otro
lado la Historia auxilia a la Archivonomía suministrando la historia de las
personas o instituciones que crearon los documentos, así se podrá realizar la
organización de los archivos.
Para la organización de un archivo es necesario conocer la historia del
creador:
1. “Comprender la forma y el orden que se han producido los documentos.
2. Conocer su estructura orgánica, las funciones y actividades
desarrolladas.
3. Comprender el significado de los documentos y de las agrupaciones
documentales especialmente cuando están desorganizados para dotarles
de un organigrama objetivo y establecer en el tiempo” 60
Paleografía.
Su significado etimológico es: Disciplina que se ocupa del estudio de las
escrituras antiguas, proveniente de las raíces griegas: palaios = antiguo y
grafos = escribir, ía (sufijo) = disciplina.
Actualmente la Paleografía no solo es la disciplina que estudia los documentos
antiguos sino la “disciplina que permite leer y transcribir correctamente los
60 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit., p.86.
L
documentos manuscritos”,61 no importando la edad, ni los soportes
escriptorios de éstos.
Mabillon62 esbozo un concepto preciso y claro: ciencia de los objetos o
monumentos escritos, considerados en todo el conjunto de sus caracteres
externos. En esta definición abarca todos los elementos que influyen en la
formación de aquellos: los signos gráficos, el soporte y el procedimiento de
ejecución de los signos.
El objeto material de la paleografía no es otra cosa que todos los soportes
escritos.
“El Objeto formal radica en tres acciones” 63:
1. Leer y descifrar los signos gráficos de los documentos, para saber el
contenido de ellos.
2. Hacer un examen sistemático de los caracteres externos de los textos
escritos para tratar de situarlos en el tiempo y en el espacio.
3. Analizar la naturaleza de los signos gráficos, para conocer el desarrollo
de la escritura (su origen, evolución y variantes).
La Paleografía tiene varias finalidades como lo plantea; Ma. Elena Bribiesca:
lograr la lectura de los textos; auxiliar de la Diplomática, la Historia, la
Filología, la Numismática y la Archivonomía y conocer la historia, desarrollo
de las diferentes escrituras.
61 SILVA PRADA, Natalia. “Manual de Paleografía y Diplomática hispanoamericana, siglos XVI, XVII y XVIII”. México: UAM, 2001, p.17. 62 MABILLON, Jean : (Saint-Pierremont, 1632-París, 1707) Erudito francés. Monje benedictino, fue uno de los primeros en utilizar la crítica histórica en la diplomática y la paleografía. Entre sus obras destacan Sobre la diplomacia (1681) y Anales de la orden de san Benito (1703-1707). 63 Paleografía y Diplomática. España: UNED, 1991, P.21,22.
LI
Importancia de la Paleografía. Radica en que por medio de sus principios y
reglas se puede conocer: instituciones pasadas, la vida social, creencias,
literatura, ciencia y costumbres.
“Son los archivos históricos, una de las más valiosas fuentes que nos
proporcionan información de primera mano para la estructura de la
Historia” 64, por tal motivo es necesario que el archivónomo deba tener
suficientes conocimientos paleográficos para poder leer y comprender los
manuscritos y así poder analizarlos, describirlos para su clasificación y
catalogación.
Sigilografía.
“Estudio de los sellos empleados para autorizar documentos, cerrar pliegos,
etc.” 65
El diccionario especializado en Archivonomía define que la Sigilografía es:
“Disciplina auxiliar de la Historia que estudia los sellos antiguos” 66
Es auxiliar de la Archivonomía en cuanto que el sello es parte de los
documentos de archivo, a los que valida, cierra o marca. Como tal sus técnicas
deben ser conocidas por la Archivonomía para que el sello sea recogido,
conservado, descrito y puesto a servicio de consulta en el archivo.
64 BRIBIESCA SAMANO, Ma. Elena. “Notas Introductorias al Estudio de la Paleografía”. México: SEP, 1980, p.12. 65 Diccionario de la Lengua Española. Op. Cit., tomo 9, p. 1401. 66 BERARDA SALABARRÍA, A.; ANDIÓN HERRERO, M.A.; FRADES SANTOS, L. Op. Cit., p.53.
LII
3.3 La Archivonomía y la Ciencia de la Administración
La Administración es otra Ciencia que juega un papel importante y
trascendental en el desarrollo de la profesión de Archivonomía. Las
aportaciones de esta ciencia no van encaminadas tanto a lo técnico sino en la
planeación de ¿como organizar el archivo? ¿Qué recursos materiales y
humanos se necesitan? y ¿Cómo lograr que todas las actividades realizadas en
el archivo marchen correctamente?.
Para entender como la Administración es auxiliar de la Archivonomía, es
preciso empezar resolviendo la interrogante de saber que es la Administración:
El término Administración viene del latín ad = dirección, tendencia y
minister = subordinación u obediencia = cumplimiento de una función bajo el
mando de otro.
Para Reyes Ponce es: “un conjunto sistemático de reglas, para lograr la
máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo
social” 67
El concepto desde el punto de vista de una empresa: es un sistema que se lleva
acabo para alcanzar objetivos comunes, por medio del esfuerzo de un
conjunto de personas en coordinación con todos los recursos materiales.
El procedimiento administrativo “es un elemento auxiliar importante para la
Archivística en cuanto que ayuda a estudiar la tipología documental de los
testimonios o expedientes que se producen hoy que nos llevará a la
67 REYES PONCE, Agustín. “Administración de empresas; Teoría y Práctica”. México: Limusa, 2001, p. 26.
LIII
delimitación de las diferentes series que se forman en cada dependencia de
cualquier institución” 68
La Administración comprende varias fases o etapas y esto es conocido como
el Proceso Administrativo que es: “El conjunto de fases o etapas sucesivas a
través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso integral” 69
“Las fases del proceso administrativo son dos: la mecánica y la dinámica” 70
las cuales se esquematizan en el siguiente cuadro sinóptico:
Mecánica: parte teórica, Previsión Planeación Organización ADMINISTRACIÓN Dinámica: práctica, Integración llevar a cabo Dirección la teoría Control Fuente: REYES PONCE, Agustín. “Administración de empresas; Teoría y Práctica”. México: Limusa, 2001, p.60, 61. Los elementos de las dos fases del proceso administrativo que se muestran en
el cuadro sinóptico (previsión, planeación, organización, integración,
dirección y control) son en las que el archivónomo se va apoyar para la
organización de los archivos, como se explica a continuación:
68 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit., p.46. 69 MÜNCH GALINDO. “Fundamentos de la Administración”. México: Trillas, p.29. 70 URWICK, Lyndall: n 1891. Participo en la corriente corriente de los anatomistas y fisiologistas, cuya preocupación básica es aumentar la eficiencia de la empresa, a través de la forma y disposición de los órganos componentes de la organización (departamentos) y de sus interrelaciones estructurales se denomina teoría clásica.
LIV
• Previsión: es la investigación y valoración de las condiciones; fijar los fines
(objetivos) y cursos alternativos (cuantas posibilidades de acción existen).
Para la organización de los archivos es equivalente al diagnóstico de la
situación actual, la evaluación de la documentación, de los recursos
materiales, financieros y humanos con los cuales se cuenta, fijar los objetivos
que se pretenden lograr en pocas palabras ¿que se quiere hacer? y plantear
distintas alternativas de solución.
• Planeación: determinación del curso que habrá de seguir fijando políticas,
procedimientos (secuencia de operaciones) y estableciendo programas de
tiempos (cronogramas) y presupuestos.
Una vez realizado el diagnóstico del archivo y se ha identificado la
problemática y su origen, se deberá elaborar un programa donde se
especifiquen todas las actividades a desarrollar donde, cuando, como y quién
las va a realizar, y además se debe precisar el tiempo en el cual se llevarán
acabo y los recursos que se requieren (materiales: papelería, oficina,
mobiliario; humanos y financieros), también establecer manuales de políticas
y procedimientos.
• Organización: es la estructura de jerarquías, funciones y obligaciones que
debe existir en una empresa.
En todo proyecto de organización de archivos se debe delegar
responsabilidades y por lo consiguiente funciones, por ejemplo: puede existir
el líder del proyecto, el que planea todo, debajo de él esta el coordinador
responsable de los operativos que son los que realizan los procesos técnicos de
la Archivonomía, como la recepción, organización, descripción ya sea a nivel
de inventario o catálogo, etc.
LV
• Integración: reunir a los elementos humanos y materiales necesarios.
Suministrar los recursos humanos y materiales para poder iniciar con el
proyecto, ya que si hay retraso en esta etapa todo el proyecto se desplazara a
más días y el costo será mayor.
• Dirección: es impulsar, coordinar y vigilar que todos los empleados cumplan
con su trabajo, para esto debe existir: mando, comunicación y supervisión.
• Control: es establecer estándares que permitan medir los resultados pasados
y actuales para compararlos con los establecidos, con el fin de saber si se ha
obtenido lo que se esperaba.
En un proyecto de realización de un inventario general se puede establecer una
media estándar del tiempo en el que se describe un expediente y con eso
comparar el tiempo real en el cual se realiza la descripción.
Para realizar una buena administración en los archivos se requiere de
una buena definición de funciones, una planificación de los servicios
técnicos y la coordinación de ambos. Una adecuada administración
dentro de los archivos persigue el funcionamiento óptimo de aquéllos, y
para esto se basa en varios elementos esenciales: un sistema de archivos y
una legislación de archivos, apoyados ambos en unos presupuestos
económicos y en un personal suficiente, con una formación especializada.
LVI
3.4 La Archivonomía y las Ciencias de la Información
Se buscaron diferentes definiciones de Ciencias de la Información se
encontró que existe una confusión, por así llamarla, sobre lo que son las
Ciencias de la Información y las Ciencias de la Documentación, por tal
motivo se investigo en diferentes fuentes para poder tomar una opinión o
postura sobre lo que engloban ambas definiciones.
En Internet se encontró la siguiente definición de las Ciencias de la
Información como: “Ciencia y arte empleados en la identificación,
recolección, organización, diseminación y uso de libros, otros documentos
impresos y manuscritos, materiales audiovisuales y legibles por máquina,
información” 71
En el Diccionario de Términos Archivísticos define a la Ciencia de la
Información como una “ciencia interdisciplinaria que investiga el
comportamiento y propiedades de la información, las fuerzas que
gobiernan su flujo y el uso de la información así como las técnicas tanto
manuales como mecánicas del procesamiento de la información para un
óptimo almacenamiento, recuperación y diseminación” 72
La Ciencia de la Información es una disciplina relativamente joven, surgida
ante la necesidad de organizar y controlar el enorme flujo de información
científica y tecnológica que, a causa del fin de la segunda Guerra Mundial,
estuvo a disposición de la sociedad. Su nacimiento ocurre durante la llamada
Guerra Fría. Es aquí donde la información comienza a verse como un recurso
71 http://www.r020.com.ar/ 72 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. “Diccionario de Términos Archivísticos”. Argentina: Ediciones del Sol, 2003, p.65.
LVII
estratégico y vital, capaz de acelerar el progreso científico, tecnológico y
económico.
Los norteamericanos fueron los cristalizadores de la llamada Information Science (Ciencia de la información) y en Alemania surge una corriente
bajo influencia de la ya desaparecida Unión Soviética de la Ciencia de la
Información y Documentación, que tiene como fin investigar los orígenes
y evolución de la información y documentación y sobre la base del
conocimiento obtenido, desarrollar principios teóricos y métodos para
perfeccionar la actividad en las áreas de planificación, gestión,
investigación y desarrollo en educación, producción, comercio, y
promoviendo el progreso social y ayudar a la sociedad a cumplir sus
objetivos.
Entendiendo con esto que la Ciencia de las Información esta relacionada
o es lo mismo que la Ciencia de las Documentación, solo que el primer
término es utilizado en algunos países del bloque capitalista y el segundo
en los países comunistas que están o estaban bajo la influencia de la ex
Unión Soviética.
El término Ciencias de la Información, para algunos autores es sinónimo
de las Ciencias de la Documentación y están conformadas por el conjunto
de disciplinas y ciencias que se dedican a la recopilación, ordenación,
organización, conservación de los documentos y así realizar difusión de
la información, como pueden ser: la Biblioteconomía, la Archivonomía, la
Documentación e inclusive por la Museología. Pero para otros las
Ciencias de la Documentación son las disciplinas antes mencionadas y la
Ciencia de la Información (en singular) es una ciencia independiente,
pero que cuenta con conocimientos de las Ciencias de la Documentación.
LVIII
Después de analizar varios autores y textos se llego a la conclusión que las
Ciencias de la Documentación y las Ciencias de la Información son
sinónimos, lo que es diferente es el término “Ciencia de la Información”
que es una sola, e inclusive es una licenciatura para algunas escuelas.
Para la autora Antonia Heredia la “Archivística, Biblioteconomía y
Documentación están englobadas en las Ciencias de la Información” 73, y
en el Manual de Ciencias de la Documentación engloban a las tres
disciplinas anteriores y además a la Museología.
Para este trabajo se tomarán como sinónimos a las Ciencias de la
Información y las Ciencias de la Documentación, tomando como
referencia a Antonia Heredia y Víctor Hugo Arévalo Jordán, y las
Ciencias de la Información la integran la: Archivonomía,
Biblioteconomía, Documentación y Museología.
Toda empresa o institución sea cual sea su tamaño, su finalidad o su
actividad, tiene necesidad de una serie de recursos para existir, funcionar
adecuadamente y desarrollarse. En este sentido se puede afirmar que la
información constituye un elemento vital para esta institución como los
recursos humanos, materiales y financieros, sin los cuales no podría sobrevivir
ni funcionar. Naturalmente, como todo recurso, la información debe ser
gestionada eficazmente, organizando y clasificando los documentos que
contengan dicha información, esta función es tarea de la Archivonomía y en
73 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit., p.156.
LIX
esta vertiente, la Archivonomía estaría relacionada con las Ciencias de la
Información.
A continuación se analizarán las Ciencias de la Información por
separado:
Archivonomía. Retomando y capitulando la información plasmada en el capítulo 1 del
presente trabajo la Archivonomía se define como:
Disciplina que se ocupa de la creación, historia, organización, conservación
de los archivos y de ésta manera pueda servir como fuente de información a
los usuarios que recurran a ellos.
El objeto de estudio de la Archivonomía es el binomio archivos/documentos.
Para dar el concepto de archivo nos remitimos al de Antonia Heredia:
“Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la
persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de
fuentes de historia” 74
74 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op.cit., p.89
LX
La finalidad de la Archivonomía no es otra cosa que organizar la
documentación de los archivos y mantenerla así, para preservar viva la
memoria de la institución o persona al cual pertenece.
Para Elio Lodolini la Archivística no pertenece a las Ciencias de la
Información, puesto que sus principios (procedencia y orden original) no
toman en cuenta la información que contiene el documento, en cambio para la
ordenación por materias, la información es la base.
“Para la Archivística tienen importancia los dos elementos constitutivos del
archivo, y esto es el conjunto de los documentos y el conjunto de las
relaciones que, desde el origen, median entre aquellos documentos” 75
Biblioteconomía.
Existen varios términos utilizados para definir a la ciencia bibliotecaria y los
más conocidos son: Biliotecología y Bilioteconomía.
Bibliotecología se deriva los vocablos griegos biblion = libro, theke = caja y
logos = palabra, verbo. El término Bilioteconomía viene de biblion = libro,
theke = caja y nomos = regla, ley.
En el presente trabajo se tomara el término biblioteconomía ya que es el
empleado en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía en la
cual curse mi educación superior.
Se encontraron varias definiciones para el término Biblioteconomía, se
analizarán y retomarán para concluir en uno:
“Trata de la administración y funcionamiento de las bibliotecas” 76
75 LODOLINI, Elio. “Archivística Principios y Problemas”. España: Anabad, 1993. p.268
LXI
“Disciplina encargada de la conservación, organización y administración de
las bibliotecas” 77
“Estudio de la ciencia biblitecónoma con teoría y principios encaminados al
establecimiento, organización, administración, clasificación y uso del acervo
bibliográfico” 78
Se puede decir que la Biblioteconomía es la disciplina encargada de la
organización y administración de las bibliotecas, para lograr su buen
funcionamiento.
“La Biblioteconomía tiene como objeto de estudio la Biblioteca” 79 la cual
tiene varias definiciones:
“Local donde se guardan libros, generalmente ordenados para facilitar su
lectura y consulta. Concepto teórico que se refiere la conjunto de todas las
producciones literarias y documentos reunidos en un mismo lugar” 80
“Institución cuya finalidad consiste en la adquisición, conservación, estudio
y exposición de libros y documentos” 81
Siendo los libros, revistas y diarios los componentes de la biblioteca, también
serán base de estudio para la Bilioteconomía, como en el caso de la
Archivonomía con los archivos y los documentos.
76 ARÉVALO JORDÁN, Victor Hugo. “La Archivología en las Ciencias de la Documentación”. Argentina: Asociación de Archiveros de Santa Fe, 3era reproducción 2000, p.20. 77 Diccionario de la Lengua Española. Op. Cit., tomo 2, p. 212. 78 GUY, Meter, MASSA, Beatriz, TRAUTMAN, Ray. “Diccionario técnico de Biblioteconomía”. México: Trillas, 1964, p. 29. 79 ORERA ORERA, Luisa. “Biblioteconomía”. En: LÓPEZ YEPEZ, José. “Manual de Ciencias de la Documentación”. España: Pirámide, 2000, p.94. 80 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Op. Cit., p.43. 81 Diccionario de la Lengua Española. Op. Cit., tomo 2, p. 212.
LXII
Documentación.
Rama de la ciencia o del conocimiento que estudia las bases teóricas de la
actividad documentológica, su metodología y técnica.
Bradford indica que la documentación “es el arte de coleccionar, clasificar y
hacer inmediatamente accesibles los documentos de todos los tipos de
actividades intelectuales” 82
La Documentación es una disciplina científica denominada así por “su
objetivo de brindar información en materia científica o técnica” 83
“Existen tres etapas que componen las técnicas documentarias:” 84
1. Receptiva: finalidad de reunir información.
2. Ordenativa: organizar
3. Recuperativa: extraer la información para aprovechamiento del
investigador.
El objeto de estudio de la Documentación son los centros de documentación:
que son “documentos procesados y de diferente naturaleza utilizados para un
determinado fin” 85, existen centros de documentación públicos, privados y
especializados y son utilizados a niveles profesionales: editoriales, institutos
de investigación, etc.
La finalidad principal que persigue dicha disciplina es la de almacenar y
suministrar información precisa y adecuada a los investigadores.
82 BRADFORD, 83 ARÉVALO JORDÁN, Victor Hugo. “La Archivología en las Ciencias de la Documentación”. Argentina: Asociación de Archiveros de Santa Fe, 3era reproducción 2000, p.23. 84 Ibid. p. 22. 85 Ibid. P. 23.
LXIII
Museología.
La definición etimológica del término museo, proviene del griego mouseion y
del latín museum, que significa lugar consagrado a las musas, lugar donde se
estudian las ciencias, las letras y las artes. Y la Museología proviene de
mouseion y logos que es palabra y tratado y por lo tanto significa tratado o
estudio del museo.
La definición actual de museología puede ser:
“Ciencia que trata las ciencias, el arte y objetos no convencionales de
nuestra historia” 86
“Ciencia que trata de los museos, su historia, su influjo en la sociedad, las
técnicas de conservación y catalogación” 87
Para la Museología el objeto de estudio son los museos y los documentos
no tradicionales (piezas u objetos) que se conservan ahí, entendiendo por esto
no solo los documentos convencionales de papel y escritura, sino todos los
que expresa un mensaje y pueden servir como fuente de información histórica
y pueden ser estatuas, pinturas, vestimentas, documentos en cualquier soporte,
libros, estampas, fotografías, etc.
Su principal función o finalidad es la de cuidar o conservar el acervo
constituido por materiales autentificados en continua exposición.
Por la extensa variedad de objetos que coleccionan los museos, se tiene un
interés especial por ellos como auxiliares de todas las ciencias, sobre todo en
el aspecto histórico.
La Museología tiene una estrecha relación con la Archivonomía y la
Biblioteconomía por que en la Museología se pueden exponer documentos y
86 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Op. Cit., p. 171. 87 Diccionario de la Lengua Española. Op. Cit., tomo 7, p. 1055.
LXIV
libros y cada archivo o biblioteca puede contar con un museo propio, como
escaparate de los libros o documentos de gran interés.
Desde el punto de vista de Celia Navarro “existen tres grupos considerados
como profesionales de la información: Archiveros, Bibliotecarios y
Documentalistas y cada uno de ellos tiene sus ocupaciones específicas y
diferentes líneas de formación, con algunas características en común:
Tratar los documentos y la información, para esto se debe dominar las
técnicas para su organización y conservación.
Estar al servicio de los usuarios
Aplicar un orden y un método para la organización” 88.
En conclusión se puede decir que las cuatro Ciencias de la Información tienen
en común el objeto de estudio que es el documento en diferentes aspectos: los
documentos de archivo (Archivonomía) constituyen fondos documentales y
excepcionalmente colecciones, los libros (Biblioteconomía) forman
colecciones bibliográficas de una biblioteca, los documentos científicos
(Documentación) son equivalentes a una bibliografía especializada y las
piezas u objetos (Museología) constituyen una colección cultural e histórica.
De igual manera las Ciencias de la Información tienen un objetivo en común:
conservar y facilitar la información precisa, difundirla en las áreas de
investigación que se requiera.
88 NAVARRO CHAÍN, Celia. “Gestión de la Información en las organizaciones”. España: DM ICE Universidad de Murcia, 2000, p. 45.
LXV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Partiendo de lo expuesto en los tres capítulos que conforman este trabajo se
puede concluir que la Archivonomía es una Disciplina se ocupa de conocer la
historia y las funciones de las instituciones a los cuales pertenecen los
archivos, y así organizar la documentación de acuerdo a sus principios
universales: Principio de Procedencia y Principio de Orden Original, de igual
manera debe establecer reglamentos y manuales de organización y
procedimientos para mantener dicha organización. Y para logra todo lo
anterior se requiere tener un método propio y apoyarse en ciertos principios y
técnicas de otras Ciencias y Disciplinas denominadas Auxiliares, y así llegar a
su cometido y seguir desarrollándose continuamente. Por ejemplo para el buen
funcionamiento del archivo es necesario realizar un plan de trabajo de acuerdo
a los procesos administrativos y administrar los recursos materiales, humanos
y técnicos que se requieren en le archivo. Es por eso que la Archivonomía es
considerada como interdisciplinaria, porque los archivónomos conocen otros
campos de conocimientos.
Actualmente en el mundo existe la sociedad de la información, y como su
nombre lo dice la información es un elemento importante para el desarrollo de
los países y más específicamente de las instituciones y empresas. Por este
motivo se dice que la Archivonomía entra dentro de las Ciencias de la
Información, porque organiza y conserva los documentos que brindan dicha
información.
LXVI
Aunque para algunos autores como Antonia Heredia, Víctor Hugo Arévalo,
consideran a la Archivística como Ciencia de la Información, en opinión de
Lodolini la Archivística abarca más que solo información, ya que le interesa
la organización de los documentos en conjunto, no en individual, esta
disyuntiva nos marca una pauta para abrir la interrogante de ¿por que la
Archivonomía es considerada como Ciencia de la Información?.
Se debe de dar más interés hacia las Ciencias Auxiliares, porque nunca
sabemos cuando se requerirá de conocimientos de la administración, historia,
paleografía, etcétera. De igual forma hacer conciencia de la importancia que
tiene la Archivonomía para el buen funcionamiento de las instituciones y para
el desarrollo de otros campos del conocimiento.
LXVII
BIBLIOGRAFÍA
LIBROS
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LXIX
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LXX
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