Empreender no setor de food service, ou alimentação

fora do lar, é o desejo de muitas pessoas, afinal essa é

uma área lucrativa, mesmo em época de crise e reces-

são. Para se ter uma ideia, somente em 2014, o merca-

do faturou R$ 140 bilhões, de acordo com a Associação

Brasileira de Bares e Restaurantes e foi responsável

por 2,4% do PIB.

Todos esses dados significam mais de 1 milhão de em-

presas no ramo em todo o país, 2 milhões de pequenos

empresários e quase 6 milhões de empregos gerados,

afinal quase 32% dos orçamentos de uma família bra-

sileira é gasto com alimentação – e a estimativa é que

essa taxa aumente para 40% até 2025.

Porém, é preciso atenção, porque os mesmos dados

revelam que a cada 100 restaurantes abertos, apenas

3 sobrevivem mais de 10 anos, sendo que 35 fecham

em menos de um ano.

E o que isso significa? Que nem sempre os empresários

estão preparados para enfrentarem os inúmeros desa-

fios que empreender no setor pode trazer, e nem para

gerirem de maneira profissional os seus negócios.

E quem deseja entrar nesse ramo que não se engane,

os desafios na gestão são vários, mas hoje já existem

soluções tecnológicas interessantes, como o ERP para

restaurantes, que podem lhe ajudar a superar essas

dificuldades e a tornar o seu empreendimento um su-

cesso de vendas e de lucro.

Quer saber como? Continue a leitura desse e-book. Nele, você entenderá:

Boa leitura!

f A importância de uma gestão eficiente

para a área de food service;

f Os desafios mais importantes do controle

financeiro;

f Como melhorar o seu estoque e evitar o

desperdício;

f Por que contar com um software de

gestão pode lhe ajudar;

f Como definir o ERP para restaurantes mais

adequado ao seu negócio.

Introdução1

Pelos números que apresentamos no início desse

e-book, você já deve ter notado que o setor é bastan-

te aquecido, mas também é capaz de fazer com que

muitas empresas acabem não prosperando.

E isso se deve, principalmente, pelo despreparo de al-

guns empresários que podem acabar se assustando

com a quantidade de informações que precisam ser

gerenciadas e que, quando ignoradas, podem trazer

grandes problemas. Os principais pontos que você

deve se atentar são:

A importância de uma gestão eficiente para a área de food service

2

f Controle financeiro (contas a pagar e receber, fluxo

de caixa, margem de lucro, valor dos serviços, etc.);

f Controle do estoque e dos fornecedores;

f Controle do desperdício de comida;

f Controle de todas as lojas da cadeia;

f Formas de atrair mais clientes;

f Controle dos funcionários, horas extras e outras

demandas de RH;

Entre outros.

Todas essas são informações vitais

no dia a dia de qualquer negócio

no ramo de food service e que não

podem ser ignoradas, porém, com

tantas exigências, nem sempre é

fácil ter noção de tudo o que está

acontecendo no seu estabeleci-

mento.

Se você oferece serviços agrega-

dos, como o delivery, por exemplo,

é preciso ter ainda cuidados adicio-

nais, garantindo que o valor cobra-

do pela entrega realmente cobre

os seus custos com locomoção,

motoboy, central de atendimento

e outros que você possa ter.

Já deu para perceber que, sem

uma gestão eficiente, fica fácil se

perder e acabar desconsiderando

algum dado vital para o seu negó-

cio, não é mesmo?

Por isso, entender muito bem como

a sua empresa funciona, quem é o

seu principal cliente, quais serviços

oferece e com qual margem de lu-

cro e quais são as suas demandas

financeiras é essencial.

Uma boa gestão garante que tudo

funcionará de maneira adequada,

que os valores cobrados pelos seus

serviços conseguem pagar pelos

seus custos fixos e variáveis e ainda

manterem o seu fluxo de caixa, que

a quantidade de itens comprados é

exatamente a mesma do que será

usada no período analisado, que

você não será surpreendido com

problemas e questões trabalhistas

e que o seu restaurante estará sem-

pre com mesas ocupadas.

Somente com uma gestão eficien-

te é possível não cair na estatísti-

ca que mostramos na introdução e

manter o seu restaurante ou outro

estabelecimento na área de food

service crescendo e lucrando por

muitos anos.

O controle financeiro é, sem dúvida, um dos principais

desafios dos empresários do setor, afinal são várias as

informações que precisam ser pensadas e analisadas

com cuidado.

Veja alguns pontos essenciais para ter um controle fi-

nanceiro efetivo no seu food service.

Os desafios do controle financeiro

3

A importância do planejamento financeiro

Antes de investir na compra de um equipamento novo

ou em reformas pontuais no seu negócio, por exemplo,

é essencial consultar o seu planejamento financeiro,

entendendo quais contas você precisa pagar naquele

período, qual o valor a receber, qual é o seu contingen-

te para emergências, entre outros.

O planejamento financeiro ajuda você a prever cená-

rios e a planejar ações antecipadamente, evitando que

alguma mudança no mercado lhe pegue de surpresa.

Você poderá pensar em como agir caso as vendas se-

jam superiores ao esperado, ou também o que cortar

em casos de recessão, evitando dar “um passo maior

que a perna”, por exemplo.

Como você pode estimar em quanto tempo o seu ne-

gócio começará a dar lucro, ou quais os gastos e inves-

timentos necessários para que ele prospere, ou ainda

se este é o momento certo de abrir uma nova filial, por

exemplo, se você não tiver um bom planejamento fi-

nanceiro?

Ele é o responsável por oferecer um controle adequa-

do de todos os lucros e despesas do seu negócio, per-

mitindo que você entenda exatamente onde, quando

e como deverá investir, sem que isso coloque em risco

a sua estrutura financeira.

Um bom planejamento financeiro deverá contar com:

f Controle de contas a pagar e receber;

f Capital de giro;

f Estoque (quantidade de produtos e valor financei-

ro deles);

f Lucro ou prejuízo por período;

f Preço de venda e margem de lucro;

f Pró-labore dos sócios;

f Custos fixos e variáveis;

f Valor patrimonial da sua empresa.

Somente com um controle adequado de

todas essas informações, você poderá co-

meçar a entender como funciona a parte fi-

nanceira da sua empresa, qual a quantida-

de você pode poupar todos os meses para

investimentos, quanto deve guardar para

possíveis emergências e quais os setores

que podem ser passíveis de corte caso seja

necessário.

Fluxo de caixaO fluxo de caixa é o controle de todas as receitas e

despesas do seu negócio dentro de um determinado

período. Como ele é algo extremamente importante

na sua gestão financeira, a recomendação é que seja

feito diariamente, permitindo que você tenha contro-

le sobre as contas a pagar e receber.

Se você ainda não faz um controle do seu fluxo de

caixa, o ponto de partida é fazer um levantamento

de quanto você tem em caixa no momento, somando

todos os saldos disponíveis, como: contas bancárias,

caixas registradoras, cofre e outros.

A partir de então, comece a analisar a quantidade de

contas que você tem a pagar na próxima semana, den-

tro do mês vigente ou para um período maior. Some

tudo dentro do período analisado. Se você for anali-

sar o mês vigente e tiver créditos de parcelamento

a receber dos seus clientes, inclua esse valor no seu

saldo. O mesmo vale para as dívidas parceladas.

Diante desse controle, você já começará a ter uma no-

ção mais clara de como serão os seus próximos dias

ou meses. Atualizar diariamente esses dados, evi-

ta que você perca o controle da situação, ou que se

esqueça de alguma conta importante que, caso seja

paga antecipadamente, por exemplo, pode lhe gerar

descontos importantes.

Outra dica é não confundir dinheiro a ser recebido

com dinheiro em conta. O que isso significa? Que no

seu fluxo de caixa devem apenas estar presentes os

valores já recebidos. Aquela parcela que o cliente ain-

da vai lhe pagar deve ser lançada no mês equivalente

ao pagamento (e de preferência depois de ele já ter

sido feito).

Como você pode notar, o fluxo de caixa e o plane-

jamento financeiro andam sempre “de mãos dadas”.

Afinal é a partir de um que você consegue ter mais

informações para o outro.

Contas do dono x contas do negócioEssa parece uma dica óbvia, mas muitos empresários

ainda se perdem no controle financeiro justamente

por não fazerem essa separação entre o que é dinhei-

ro da empresa e o que é seu pró-labore.

Por isso, nunca use o seu dinheiro pessoal para cobrir

despesas da sua empresa, e nem o contrário. Estipule

um salário para você e para os seus sócios, que seja

adequado com a realidade do seu negócio, e inclua

esse valor no seu planejamento financeiro, como pa-

gamento dos funcionários.

Ter essa distinção clara ajuda a manter o controle

e evita a falta de caixa na empresa para decisões

importantes, devido a retiradas não programadas,

por exemplo.

Controle dos fornecedoresUm dos pontos específicos do planejamento finan-

ceiro no food service diz respeito ao controle dos

fornecedores, afinal é comum que muitas das “maté-

rias-primas” sejam compradas semanalmente ou até

diariamente, oferecendo sempre alimentos frescos

aos seus consumidores.

Mas, nem sempre esse pagamento é feito dessa for-

ma. Alguns fornecedores podem trabalhar com um sis-

tema diferenciado, entregando todos os pedidos an-

tecipadamente, para só receberem no final do mês – e

sem um controle adequado isso pode significa muita

dor de cabeça para o empresário.

Por isso, é essencial que você consiga gerir todas as

demandas feitas junto ao fornecedor, analisando a real

necessidade de se fazer uma nova solicitação. Além dis-

so, vale à pena pesquisar por diferentes fornecedores

antes de fechar o negócio.

Lembre-se que nem sempre um fornecedor com pre-

ço mais baixo pode ser o melhor. É preciso considerar

também as condições de pagamento, a capacidade

de suprir as suas necessidades, a qualidade do produ-

to oferecido e a rapidez de entrega.

Um fornecedor com preço baixo, mas que não ofe-

rece descontos para as compras altas ou pagas den-

tro do prazo, ou ainda que não tem uma entrega

rápida, por exemplo, pode significar custos extras

com compras feitas diretamente no varejo, preju-

dicando o seu caixa e o serviço que oferece ao seu

cliente. Assim, ter controle sobre todas essas vari-

áveis também é indispensável.

Se a parte financeira costuma deixar muitos empre-

sários perdidos, é em relação ao estoque e ao desper-

dício que vários restaurantes podem ver suas contas

se complicarem.

No mercado de food service, ter um estoque grande

pode significar prejuízo, já que os alimentos são pere-

cíveis e itens estragados são compras que não se trans-

formam em lucros.

Como melhorar o estoque e evitar o desperdício4

Por isso, é essencial que você conheça muito bem os

seus clientes, os serviços oferecem e a demanda que

costuma ter diariamente. Quanto mais conhecimento

sobre o seu negócio, mais fácil será estimar um esto-

que adequado.

Um método bem interessante para o controle de es-

toque em food services é o CMV (Custo de Mercado-

ria Vendida), um índice usado para estimar o custo da

operação, ou seja, o quanto você gasta para manter

o seu estoque.

Em geral, na gestão de um restaurante, é recomendado

que você tire entre 25% e 30% do seu lucro bruto para

manter o seu estoque em dia. Por exemplo, se você fa-

turou R$ 150 mil em um mês, é possível gastar entre R$

37.500 a R$ 45 mil com compras de mercadorias.

Um CMV abaixo de 20% indica que os produtos com-

prados não são de boa qualidade, CMV acima de 35%

é sinal de que uma parte significativa do seu lucro está

sendo direcionada para a compra de mercadorias.

O desperdícioO desperdício é uma realidade em inúmeros negócios

na área de food service e pode acontecer por vários

motivos, desde hábitos dos proprietários que não in-

vestem em equipamentos de qualidade capazes de

evitar esse desperdício, até em formas de produzir os

pratos que nem sempre levam em consideração algu-

mas boas práticas na cozinha.

Se o seu desperdício é alto, veja algumas dicas para

reduzi-lo:

f Prazo de validade: ter um controle sobre a data

de vencimento de todos os itens do seu estoque

é essencial, e pode ajudar você a pensar nos

cardápios e no que será servido para seus clientes;

f Alimentos congelados: determinados alimentos

podem ser mais sensíveis e estragarem

rapidamente, nesses casos uma boa saída pode ser

congelá-los, como por exemplo, legumes, frutas

e carnes – que sempre devem ser congelados

fracionados;

f Reaproveite determinados alimentos: você

pode reaproveitar alguns alimentos para elaborar

pratos mais simples, gerando economia e ainda

diversificando o que você oferece aos seus clientes;

f Reduza a quantidade de comida em dias de

menos público: todo restaurante tem dias

de baixa de cliente, nesses períodos faça uma

quantidade menor de comida e use recipientes

menores para deixar a comida a mostra.

Como você pode notar, existem inúmeros pontos

que merecem a atenção na gestão adequada de um

food service. Muito além do que apenas a vida fi-

nanceira do seu negócio, você precisa ter controle

sobre o estoque, as compras, as vendas, as margens

de lucro, os custos agregados, o atendimento e inú-

meras outras variáveis.

Nem sempre é possível ter controle sobre todos es-

ses itens manualmente, afinal são muitos pontos re-

cheados de detalhes – e se esquecer de algum deles

pode se configurar em problemas em longo prazo.

Como um software de gestão pode ajudar a superar esses desafios?5

Justamente por tudo isso, contar com um software

de gestão específico para o setor de food service,

como um ERP para restaurantes, pode ser a solução

que faltava no seu negócio, capaz de modificar a for-

ma como você entende e administra a sua empresa,

favorecendo a tomada de decisões mais acertada e,

claro, o seu crescimento sustentável.

Com um ERP para restaurantes, você pode:

f Monitorar vários dos seus es-

tabelecimentos com um mes-

mo sistema, obtendo informa-

ções sobre cada loja e também

sobre a realidade macro do

seu negócio;

f Ter acesso a inventários, requi-

sições, entradas e conferência

de mercadorias, além do fe-

chamento diário caixa;

f Monitorar todas as notas fiscais

eletrônicas emitidas, capturar e

armazenar os XMLs de todas as

transações, evitando que infor-

mações contábeis e fiscais im-

portantes sejam perdidas;

f Gerir de maneira integrada os

estoques dos seus estabele-

cimentos, fazendo uma leitu-

ra automática dos itens que

estão em baixa, dos que es-

tão com a data de vencimen-

to próxima e muitas outras

ações programáveis;

f Conciliar pagamentos como

cartões de crédito, débito e

de alimentação, mantendo os

arquivos recebidos das opera-

doras, tornando o seu fluxo de

caixa mais rápido e eficiente.

Como você pode notar, um bom ERP

para restaurantes pode ajudar você a

ter acesso a dados muito mais precisos

e ainda acompanhar os pontos mais crí-

ticos e que precisam de cuidado dife-

renciado, melhorando a sua tomada de

decisões e o seu controle sobre setores

importantes para a saúde financeira e

o crescimento do seu negócio.

f Integrar as informações dos

principais fornecedores da sua

cadeia dentro do seu sistema;

f Gerir de maneira integrada to-

das as suas rotinas financei-

ras, como estoque, compras,

dados estatísticos e relatórios

completos que facilitam a sua

tomada de decisões;

f Integrar informações sobre

documentos fiscais e contá-

beis, garantindo que todas as

exigências legais estão sendo

cumpridas e que nenhum pra-

zo importante será esquecido;

Depois de ler todo esse e-book, você acredita que um

ERP para restaurantes pode ajudar a tornar o seu negó-

cio mais eficiente, produtivo e lucrativo? Porém, para

conseguir todos esses benefícios, é muito importante

que você considere alguns pontos fundamentais, fa-

zendo uma escolha certeira.

Como escolher o ERP para restaurantes

mais adequado para o meu negócio?

6

Entenda o foco do softwareSoftwares de gestão não são novidades e é pos-

sível encontrar uma gama variada de opções

no mercado, contudo, a grande maioria não é

pensada e nem construída para a realidade dos

foods services.

Como você pode notar ao longo desse e-book,

esse é um setor com inúmeras peculiaridades

e diversidades que precisam ser entendidas e

analisadas e um software de gestão que não in-

corpora esses dados pode não ser tão eficiente.

Credibilidade da marcaQuem é a empresa responsável pela criação do

ERP para restaurantes? Essa é uma informação

extremamente importante e que precisa ser

considerada antes de você se decidir por algu-

ma opção.

É essencial que a marca esteja acostumada a

criar e desenvolver bons softwares de ERP e

gestão e tenha experiência e expertise aten-

dendo a área de food service, estando acostu-

mada com as questões diárias dessa área.

Busque saber também sobre a reputação da

marca, conversando com outros usuários ou

fazendo uma pesquisa pela internet (nas re-

des sociais da empresa ou em sites específicos

como o Reclame Aqui).

Diferenciais do ERP para restaurantesNão se esqueça de analisar o que o software

apresenta de diferenciais dos concorrentes –

e como essas funções podem ser realmente

aproveitadas no seu negócio.

Um bom diferencial, por exemplo, pode ser

um monitor exclusivo de compras, pelo qual o

sistema automaticamente gera a necessidade

de compras do estabelecimento, baseado no

consumo médio e nas requisições anteriores,

além de outras variáveis importantes, como:

prazo de entrega, giro médio, programação

de vendas, etc.

Facilidade de usoDe nada adianta o ERP para restaurantes ter uma tecno-

logia avançada e recursos incríveis se você, ou seus fun-

cionários, não conseguirem utilizá-lo. Um bom software

de gestão deve ter uma interface intuitiva, ser fácil de

integrar com as tecnologias que a sua empresa já possui

e de ser incluído em suas rotinas diárias.

Por isso, tente negociar uma versão Trial sem custos para

testes ou peça para usar o software antes da compra.

Relatórios diversificadosUm bom ERP para restaurantes é aquele que oferece

uma vasta quantidade de informações que ajudem na

tomada de decisão dos administradores da empresa.

Assim, confira quais são os tipos de relatórios possí-

veis de serem criados – e o quanto esses dados são

realmente essenciais para o dia a dia da sua empresa.

Como você pode notar, a gestão adequada de um

food service possui vários desafios que precisam ser

considerados e analisados continuamente, uma vez

que, infelizmente, o número de estabelecimentos

que acabam fechando nesse setor é alto.

Para conseguir crescer e prosperar na área é indis-

pensável ter um bom controle financeiro, um ótimo

gerenciamento do seu estoque, bons fornecedores e,

claro, uma estratégia clara de combate ao desperdí-

cio. Em todas essas situações, um bom ERP para res-

taurantes pode ser a solução.

Conclusão7 Esses sistemas ajudam você a ter um controle mais

preciso sobre todos os seus estabelecimentos, contas

a pagar e receber, fluxo de caixa, conciliação de recebi-

mentos, controle de estoque e muito

mais. É claro que, além dessas dicas,

entender muito bem quem são seus

clientes, ficar de olho na concorrên-

cia e nas principais tendências do se-

tor e prestar um ótimo atendimento

também ajudam a diferenciar a sua

marca e o seu negócio.

Com essas informações, ficou mais

fácil gerir o seu food service? Se

você se interessou pelos softwares

de gestão, entre em contato com

um dos nossos consultores e des-

cubra os diferenciais exclusivos do

nosso ERP para restaurantes!

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