envío masivo de certificados (manual)

Sr. Francisco J. Mari Acevedo

©2016: Universidad de Puerto Rico en Aguadilla | Centro de Tecnología Educativa en Multimedios

Envío masivo de certificados

Manual de procedimientos

© 2016, primera edición

Nota: Los nombres de las compañías que aparecen en este manual de instrucción son para

efectos de identificación solamente y son una marca registrada ® de sus respectivos dueños.

Universidad de Puerto Rico

Recinto de Aguadilla

Creado por:

Francisco J. Mari Acevedo

Revisado por:

Edwin E. González Carril, MBA

Coordinador de Servicios Técnicos al Usuario

Centro de Tecnología Educativa en Multimedios

Imprenta:

Universidad de Puerto Rico en Aguadilla

Centro de Tecnología Educativa en Multimedios

PO Box 6150, Aguadilla, PR 00604-6150 Teléfono: (787) 890-2681, extensiones: 5531, 5527, 5529, 5535

Correo electrónico: [email protected] Páginas Web: www. cetem.upr.edu | www.upragvirtual.upr.edu

Manual de procedimientos de procedimiento para envío masivo de certificados Uso intermedio

Manual de procedimiento para envío masivo de certificados ii

Tabla de contenido

Propósito y justificación ......................................................................................................................... 1

Objetivo .................................................................................................................................................. 1

Solución .................................................................................................................................................. 1

Configurando Microsoft Outlook 2013 .................................................................................................. 1

Instandalando Adobe Acrobat Professional 9.0 ..................................................................................... 6

Realizando el Mail Merge en Microsoft Word 2003 ............................................................................ 10

Manual de procedimiento para envío masivo de certificados 1

Propósito y justificación

El propósito de este proyecto se creó para la necesidad de envío masivo de certificados a los

estudiantes que asisten de los talleres de CETEM por medio del correo electrónico.

Objetivo:

Identificar una manera de convertir un certificado de formato .jpg a .pdf y que la misma

envíe en inmediato al correo electrónico del estudiante.

Solución:

La solución del mismo se logró con la integración Microsoft Access 2003, Microsoft Word

2003, Adobe Acrobat 9.0 Professional y Microsoft Outlook 2013.Configurando Microsoft

Outlook 2013

Configurando Microsoft Outlook 2013

1. Presione el botón de File en la parte superior del programa.

2. Presione Account Settings en la pantalla siguiente.


3. Vuelva a presionar Account Settings en la lista mostrado.

4. Presione New…

5. Presione en la opción de Manual setup or additional server types y presionamos Next.


6. Presione en la opción POP or IMAP y presionamos Next.

7. Llene la información del usuario e información del POP y SMTP del correo electrónico de

la UPR y presione More Settings…

8. Vaya a la pestaña de Outgoing Server y marque la opción de My outgoing server

(SMTP) requires authentication.


9. Vaya a la pestaña de Advanced y marque la opción de This server requires an

encrypted connection (SSL). Asegúrese de que se escriba automáticamente los números 995

en el campo de Incoming server (POP3):

10. Escriba en el campo de Outgoing Server (SMTP): los números 587.

11. En el listado de Use the following type of encrypted connection: seleccione TLS.


12. Presione OK.

13. Presione Next.


14. El programa estará probando la conexión de POP y SMTP. De ser aceptado aparecerá

√Log into incoming mail server (POP3) Completed y √Send test e-mail message

Completed. Luego presione Close.

15. Presione Finish para finalizar el proceso.

Instalando Adobe Acrobat Professional 9.0

1. Inserte el disco de Adobe Acrobat 9.0 Professional y presione Run Autorun.exe cuando

se le muestre la ventana.


2. Presione Install Adobe Acrobat 9.

3. Presione Next.

4. Asegúrese que se esté instalando Adobe Acrobat 9 y presione Next.


5. Escriba el número de serie en el campo marcado en la imagen y presione Next.

6. Escoja el tipo de instalación. Para instalar el paquete completo de Adobe Acrobat 9.0

marque la opción Complete y presione Next.


7. Se le mostrará la ruta donde el programa estará guardándose. Luego presione Next.

8. La instalación está preparada para instalarse en su máquina. Presione Install de no tener

ningún cambio de ruta en guardar el programa.


9. La instalación estará en proceso. Después de instalarse, mostrará una ventana de

confirmación que el programa fue instalado con éxito. Presione Finish para finalizar.

Realizando el Mail Merge en Microsoft Word 2003 1. Para empezar el Mail Merge en Microsoft Word 2003, arrastre su cursor a la pestaña de

Tools y vaya a la opción de Letters and Mailings. Luego presione la opción de Mail

Merge…

2. Se le preguntará en la parte derecha de la pantalla qué tipo de documento de Word quisiera

utilizar para el Mail Merge. Si está de acuerdo con la opción seleccionada, presione Next:

Starting document.


3. Se le preguntará si quiere crear el Mail Merge en el documento que está trabajando. Si está

de acuerdo con la opción seleccionada presione Next: Select recipients.

4. Se le preguntará de dónde va a sacar los datos. Si creaste la base de datos en Microsoft

Access o en otro programa de base de datos antemano, presione Browse…

5. Se le abrirá la ventana para usted localizar la base de datos que usted creó. Haga doble clic

cuando usted lo ha localizado.


6. Se le abrirá una ventana mostrándole los datos guardados en la base de datos que usted

creó, luego presione OK.

7. Presione Insert nuevamente. Arrastre su cursor a Picture y escoja la opción From File…

8. Localice la localización de donde guardó su certificado. Luego presione OK.


9. Vuelva a Insert y arrastre su cursor hasta Text Box.

10. Su cursor aparecerá de forma de una cruz. Presione en su mouse el botón izquierdo y

arrastre su cursor de izquierda a derecha en donde usted quiera tener el campo hasta que el

campo esté creado.

11. Arrastre su mouse hasta la pestaña de Insert Merge Field y haga clic. Aparecerán los

campos creados que usted hizo en Microsoft Access o en su base de datos.

12. Al finalizar de insertar los campos, haga clic dentro de la caja y arrastre el texto

completo. Este se enegrecerá para indicar los textos fueron seleccionados.


13. Usted puede enegrecer las letras que usted marcó presionando la B en la parte superior de

la pantalla.

14. A lado de la opción de enegrecer su texto, también aparecerá opciones para centralizar

Center el texto seleccionado.

15. Para engrandecer su texto, presione los números alado de la B .


16. Al finalizar su editación del formato de texto, puedes dar un clic a View Merged Data

para ver si todo cuadró como usted quiso.

17. Para ver sus otros datos presione a la flecha “Next Record” que se presenta a lado.

Aparecerá un número identificando el lugar que se encuentra el dato en la base de datos.

18. Para remover el cuadro alrededor del texto insertado, haga clic con el botón derecho del

mouse y seleccione Format Text Box…


19. Arrastre su mouse hasta Color y haga clic en el cuadro siguiente. Escoja la opción de No

Line. Luego presione OK.

20. Cuando esté satisfecho con el certificado para el envío, arrastre su mouse hasta Mail

Merge to Adobe PDF.

21. Llene el campo de Specify PDF file name: con el nombre del .pdf que vas a enviar.


22. Seleccione la opción de Automatically send Adobe PDF files to Email.

23. Seleccione la lista de To: y busque la columna de la base de datos que tenga los correo

electrónicos.

24. Escriba lo que quiera que tenga su mensaje para identificarlo en el Subject Line:


25. Escriba el mensaje que quiera que el receptor lea ante de leer el documento en el

Message: y presione OK al finalizar.

envío masivo de certificados (manual)

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