empresa de servicios pÚblicos de el libano tolima

Junio 2019

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Comité de archivo

EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE

EL LIBANO TOLIMA

Programa de Gestión Documental

VIGENCIA 2019

Junio 2019


I. ASPECTOS GENERALES

1. INTRODUCCIÓN

El Programa de Gestión Documental, (PGD), es el documento estratégico, con él

se identifican las estrategias y que recoge las acciones institucionales

encaminadas a normalizar los procedimientos y lineamientos necesarios para la

producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos

públicos.

La Gestión Documental está definida según la Ley 594 de 2000 – Ley General de

Archivos como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por

las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su

utilización y conservación, de igual manera.

La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de El Líbano Tolima (EMSER

E.S.P), ha estudiado como se gestionan sus documentos y de acuerdo con los

hallazgos realizados formula en este instrumento las estrategias, acciones y

lineamientos que le permitan modelar el proceso de Gestión Documental, para

desarrollar su proceso archivístico en forma sistemática.

El Plan Estratégico de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de El

Líbano Tolima (EMSER E.S.P., en materia de Gestión Documental contempla

dentro del objetivo estratégico: “Consolidar un talento humano competente con

vocación de servicio y orientación al logro que trabaje en condiciones seguras”; la

acción de Implementar el programa de gestión de archivos, con el objeto de dar

cumplimiento de la Ley General de Archivo en un 70%”.

En este marco la Empresa ha desarrollado diversas acciones para lograr la meta

propuesta, entre las que se contempla la elaboración del Programa de Gestión

Documental y otros instrumentos archivísticos que normalicen este proceso

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1.2. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Empresa ha adoptado la siguiente política de gestión documental:

“La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de El Líbano Tolima (EMSER

E.S.P), está comprometida con la implementación y buenas prácticas, para la

Gestión de sus documentos físicos y electrónicos, buscando la integridad y

confidencialidad de los documentos, mediante la optimización a su acceso y

consulta; el uso de las técnicas y tecnologías de la información, y la preservación

de los documentos en un entorno seguro”.

1.3. ALCANCE

El Programa de Gestión Documental (PGD) tiene como alcance las áreas

administrativas, los procesos y todos los documentos de la Empresa. Involucra

desde la creación hasta la disposición final de los documentos.

1.4. OBJETIVOS

1.4.1. Objetivo General

Garantizar el control de los documentos en cualquier soporte, estandarizando su

gestión para que contribuyan al logro de los objetivos estratégicos de la Empresa;

prueben sus decisiones, y apoyen la prestación de los servicios a la ciudadanía

del municipio de El Líbano.

1.4.2. Objetivos Específicos

Optimizar el servicio de correspondencia, lo que contempla la

recepción/envío, la radicación y la distribución de comunicaciones oficiales.

Normalizar los procesos archivísticos de la Empresa en armonía con los

requerimientos internos y la Ley General de Archivos.

Fomentar la cultura organizacional que asegure la gestión técnica y la

preservación de los documentos de la Empresa.

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Facilitar el acceso público a los documentos físicos y electrónicos de la

Empresa en los términos establecidos por las leyes de Transparencia y

Gobierno en Línea.

Evaluar el uso y adopción de tecnologías para gestionar los archivos de

gestión y central de tal manera que faciliten la búsqueda de documentos

activos y semiactivos.

1.5. A QUIÉN ESTÁ DIRIGIDO ESTE DOCUMENTO

El Decreto 2609 de 2012 indica que “los servidores públicos que desempeñen

empleos o cargos de manejo y confianza y los responsables de los archivos de la

entidad, deberán rendir las correspondientes cuentas fiscales e inventarios y

efectuar la entrega y/o transferencia de los bienes y archivos a su cargo, conforme

a las normas y procedimientos establecidos por la Contraloría General de la

República, la Contaduría General de la Nación y el Archivo General de la Nación.”

El PGD está dirigido a directivos, funcionarios y colaboradores de la EMSER E.S.P

y a quienes presten sus servicios, involucrados en la creación, tramite,

mantenimiento, almacenamiento y disposición final de los documentos en

cualquiera de sus soportes físico o electrónico en busca de que participen en

forma activa en el funcionamiento del modelo adoptado por la Entidad.

1.6. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de El Líbano Tolima (EMSER

E.S.P), es una empresa industrial y comercial del estado del orden municipal,

prestadora de los servicios públicos domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y

Aseo.

La EMSER E.S.P está en proceso de certificación bajo las normas ISO 9001:2008

y NTCGP 1000:2009 por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y

Certificación ICONTEC- para la prestación de los servicios públicos domiciliarios

de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, en todos los procesos.

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1.6.1. NORMATIVOS

La Empresa como organismo de la administración pública se encuentra regulada

por la Ley General de Archivos y sus normas reglamentarias en cuanto a su

política archivística.

Por otra parte, la creación, trámite, mantenimiento y disposición final de los

documentos está regulada por normas administrativas, penales y laborales

contenidas en el Anexo 7. Listado de Control de Normas.

1.6.2. ECONÓMICOS

Al incorporar en el Plan Estratégico la consolidación del proceso archivístico, ha

sido asignado dentro de su presupuesto el rubro correspondiente a la

implementación del PGD.

1.6.3. ADMINISTRATIVOS

La ejecución del Programa de Gestión Documental (PGD), demanda del

compromiso de la alta gerencia a través del Comité Institucional de Gestión y

Desempeño del cual es presidente el Gerente, en la medida que todas las áreas

de la Empresa deben participar como líderes, operadores y/o usuarios.

A nivel técnico el liderazgo del Programa de Gestión Documental (PGD), reposa

en la Jefe Dirección Administrativa, Financiera y Comercial y el área de Gestión

Documental asesora a las áreas y dependientes del Grupo de Talento Humano y

Servicios Administrativos.

La Oficina de Correspondencia cuyas funciones se reflejan en la Unidad de

Gestión Documental, es responsable de la gestión de entrada y salida de

comunicaciones, funciones que coordina con la Oficina de Servicio al Cliente de la

Unidad Administrativa, financiera y Comercial, en lo relacionado con peticiones y

notificaciones.

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La Estructura orgánica para el funcionamiento administrativo que requiere la

Gestión Documental es la siguiente:

JUNTA DIRECTIVA

GERENTE

SECRETARIA GENERALOFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

DIRECCION OPERATIVA Y TECNICA DIRECCION ADMINISTRATIVA , FINANCIERA Y COMERCIAL

PLANTA DE TRATAMIENTO AGUA

POTABLE

FONTANERIAPLANTA DE

TRATAMIENTO DE AGUA RESIDUALES

RECOLECCION Y DISPOSICION DE

RESIDUOS SOLIDOS

RECOLECCION, TRANSPORTE Y

DISPOSICION DE RESIDUOS ORGANICOS Y

COMPOSTAJE

GESTION FINANCIERA GESTION COMERCIAL GESTION DEL TALENTO

HUMANOCONTRATACION Y TIC´S

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - SST

EMBELLECIMIENTODE ZONAS VERDES

GESTION DOCUMENTAL

CONTABILIDAD

PRESUPUESTO

CARTERA

TESORERIA O CAJA MENOR

FACTURACION

PQR, PETICIONES,QUEJAS,

RECLAMOS.

RECAUDO

ATENCION AL CLIENTE

CONTRATACION DE PERSONAL

ADQUISICION DE BIENES, OBRAS O SERVICIOS

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

CONFIGURACION SE SOFTWARE

REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS

Para la ejecución del Programa es necesaria la articulación de diferentes áreas y

conformar un Equipo de Ejecución del Proyecto conformado por:

Secretaría Gerencia

(Orientación legal y estratégica)

Grupo de Desarrollo Organizacional

(Responsable tecnológico, técnico y operativa de la ejecución del PGD.)

Dirección Administrativa,

Financiera y Comercial (Presupuesto y asignación de

recursos).

Dirección Técnica y de Planeación

(Articulación de los sistemas de gestión)

Control Interno

(Seguimiento del proyecto y control de ejecución)

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1.6.4. TECNOLÓGICOS

El área de Sistemas, que depende de Dirección Administrativa, Financiera y

Comercia, lidera la evaluación e implementación de tecnologías de la información

para dar soporte a los procesos misionales y de apoyo.

Dentro de las acciones de desarrollo tecnológico se deben contemplar los

recursos que soporten la gestión, trámite y mantenimiento de documentos, su

publicación, acceso controlado por parte de funcionarios y usuarios. Lo anterior

articulando el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos y

los procesos Antitrámites y gobierno en línea y los demás sistemas de gestión.

II. LINEAMIENTOS DEL PROGRAMA

El Programa de Gestión Documental (PGD), alineado con las estrategias

institucionales, plantea el modelo de administración de la información documental

de la Empresa.

Los requisitos con los que debe cumplir la Gestión de Documento pueden ser de

carácter administrativo, legal, funcional o tecnológico. El Cuadro a continuación,

esta describe los requisitos a los que responden las estrategias propuestas. Este

cuadro encabezará cada lineamiento del PGD.

Administrativo (A) Legal (L) Funcional (F) Tecnológico (T)

Necesidades cuya solución implica actuaciones organizacionales.

Necesidades recogidas explícitamente en normativa y legislación.

Necesidades que tienen los usuarios en la gestión diaria de los documentos.

Necesidades en cuya solución interviene un importante Componente Tecnológico.

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Los lineamientos estratégicos que se plantean en el Programa de Gestión Documental (PGD), se refiere a los siguientes componentes del proceso documental:

Producción de documentos

Recepción de documentos

Distribución de documentos

Trámite de documentos

Organización de documentos

Transferencia Documental

Consulta oportuna de documentos

Preservación de documentos a largo plazo

Valoración Documental

Para cada uno de los componentes anteriores se definen las acciones a seguir,

dando respuesta a los hallazgos que contenidos en el Diagnóstico de Gestión

Documental (Anexo a este documento) en términos de: Procedimientos,

Actividades o Proyectos requeridos para abordar la solución.

2.1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Este procedimiento busca documentar los requisitos para la creación de los

documentos y su incorporación al Sistema de Gestión Documental.

OBJETIVO

Controlar los documentos que la EMSER E.S.P crea como resultado de su

gestión administrativa y la prestación de los servicios públicos, garantizando su

preservación y acceso.

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ALCANCE

Involucra desde el diseño de los formatos, hasta su adopción por parte del

Sistema de Gestión MIPG- Calidad. El Grupo de Calidad lidera el diseño de

formatos.

TIPO DE REQUISITO

Los requisitos a los que responde este proceso son:

Administrativo A Legal L Funcional F Tecnológico T

DESCRIPCIÓN

CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR

PROCEDIMIENTOS

Las acciones en el corto, mediano y largo plazo orientadas a la normalización de este procedimiento son:

A. Actualizar el procedimiento para normalizar formatos

Establecer los criterios para adoptar formatos incluyendo el diseño, su trámite y uso de acuerdo con las necesidades y requisitos de la Empresa.

Adoptar los parámetros de control de comunicaciones internas y mecanismos de verificación.

B. Determinar cuáles documentos internos y/o recibidos se pueden tramitar e incorporar en medio electrónico a la gestión de la Empresa, de acuerdo con la legislación vigente.

C. Formalizar la creación de documentos y determinar cuáles

documentos ingresan al Sistema de Gestión Documental y cuáles se administrarán en otras plataformas.

PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS

Requiere la actualización y normalización en el corto plazo del Instructivo de envío y recibo de comunicaciones y los respectivos instructivos.

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INSTRUMENTOS RELACIONADOS

El desarrollo del proceso está soportado por la incorporación del: Control de registro en los Procedimientos de los Sistemas

de Gestión Implementados.

Cuadro de Clasificación Documental, CCD.

Tabla de Control de Acceso, TCA.

Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos.

DOCUMENTOS

La Empresa debe adoptar los siguientes documentos:

Política de Seguridad de la Información.

Política Antitrámites y Gobierno en Línea.

Documentar los flujos documentales y trámites.

2.2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Hace referencia a las actividades que identifican, verifican y controlan que la

Empresa admita los documentos que le son enviados por una persona natural o

jurídica.

OBJETIVO

Optimizar el proceso de ingreso de las comunicaciones físicas y/o electrónicas

que la Empresa recibe de autoridades, colaboradores, usuarios y proveedores.

ALCANCE

Involucra desde el ingreso de la comunicación hasta su registro y radicación.

TIPO DE REQUISITO



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DESCRIPCIÓN


ACTIVIDADES

Para optimizar este procedimiento se deben adoptar las siguientes acciones en el corto y mediano plazo:

A. Dotar técnicamente la Oficina de Correspondencia para consolidar el centro de control del ingreso de comunicaciones oficiales.

Dotar el área de recepción de documentos con los equipos

técnicos y tecnológicos requeridos. Parametrizar Programa de Ventanilla Única de Correspondencia

con los flujos y atributos que faciliten el registro de las comunicaciones.

Definir e incorporar de metadatos, con los términos que permitan la posterior localización de los documentos.

Capacitar a los responsables de la recepción y envío de comunicaciones.

B. Coordinar con la Oficina de Atención al Cliente los procesos de

radicación y registro de peticiones y notificaciones.

C. Estudiar y adoptar la política para la gestión de los correos electrónicos y comunicaciones recibidas a través de la página Web y las peticiones, quejas y reclamos de usuarios para incorporarlos en el proceso.

PROCEDIMIENTOS

Requiere a corto plazo:

Actualizar el Procedimiento de envío y recibo de comunicaciones. Elaborar y adoptar el procedimiento de diseño y adopción de

formatos.


El procedimiento se apoya en los siguientes instrumentos: Cuadro de Clasificación Documental, CCD.

Tabla de Control de Acceso, TCA. Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos

Electrónicos.

PROGRAMAS ESPECIFICOS

El desarrollo del procedimiento se apoya en la elaboración del: Programa para la Gestión del Cambio Cultural.

Programa de Auditorías y Control.

Programa de Documentos Especiales y esenciales.

PROYECTOS RELACIONADOS

Desarrollar el Proyecto de Antitrámites y gobierno en Línea.

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DOCUMENTOS

Requiere en el corto plazo:

Adoptar la Política Antitrámites y Gobierno en Línea.

Documentar los flujos de conformación de expedientes.

2.3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Actividades operativas y de control para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario oportunamente.

OBJETIVO

Optimizar el proceso de distribución de las comunicaciones que ingresan o salen de la Empresa garantizando que se cumpla con los tiempos de entrega establecido.

ALCANCE

Involucra desde la clasificación de los documentos en Correspondencia hasta su entrega al destinatario final.

TIPO DE REQUISITO



DESCRIPCIÓN


ACTIVIDADES

Las actividades encaminadas a optimizar el proceso son:

Dotar a la Dependencia que hace las veces de Oficina de Correspondencia con los equipos técnicos y tecnológicos necesarios para distribuir los documentos.

Parametrizar de Programa de Ventanilla Única de Correspondencia con los flujos y atributos requeridos para la entrega de las comunicaciones, alerta de trámites y formas de entrega.

Capacitación de responsables.

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PROCEDIMIENTOS

Con respecto a los procedimientos se debe:

Actualizar Procedimiento de envío y recibo de comunicaciones.

Incorporar en los procedimientos la administración de Programa de

Ventanilla Única de Correspondencia.

Contemplar las políticas antitrámites y Ley de transparencia. Elaborar y adoptar el Procedimiento para el Diseño de Formatos.



Adoptar e implementar:

Política de Gestión de Documental.


Tabla de Control de Acceso, TCA. Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos

Electrónicos.

PROGRAMAS ESPECIFICOS A DESARROLLAR

El desarrollo del proceso está soportado por la incorporación de:

Programa de Digitalización de Documentos.

Programa de Documentos especiales y esenciales.

PROYECTOS

El desarrollo del proceso está soportado por la elaboración de los: Documentar el Sistema Integrado de Conservación de

Documentos (SIC) contemplando los documentos físicos y

electrónicos.

Estudiar y evaluar la atención en ventanilla única y usuarios, adaptándola a la regulación nacional y las necesidades de los usuarios.

DOCUMENTOS

El desarrollo del proceso está soportado por la incorporación de:

Política de Seguridad de la Información Ajuste Formatos de Control de Entrega y Recibo de

correspondencia Actualización del Listado Maestro de Control de Registros

2.4. GESTIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Comprende el recorrido de los documentos, desde su creación o recepción, hasta el cumplimiento o gestión que debe adelantar el responsable de tramitarlos o darles respuesta.

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OBJETIVO

Optimizar el tiempo de respuesta a los asuntos o requerimientos que ingresan o salen de la EMSER E.S.P.

ALCANCE

Involucra desde la recepción del asunto o trámite por el responsable hasta su respuesta.

TIPO DE REQUISITO

El desarrollo de este procedimiento responde a los siguientes requisitos:


DESCRIPCIÓN


ACTIVIDADES

La normalización y control de los trámites requiere:

A. Documentar los plazos para responder asuntos o trámites, dando cumplimiento a los requisitos internos o externos, es decir:

Identificar el plazo máximo para el trámite oportuno de las

comunicaciones y notificaciones. Establecer el trámite de las respuestas o comunicaciones

en relación con el primer documento. Validar los anexos que podrían requerir.

B. Parametrizar Programa de Ventanilla Única de Correspondencia con los flujos y atributos requeridos para la gestión de las respuestas.

PROCEDIMIENTOS Se deben actualizar los procedimientos e instructivos para la gestión de comunicaciones.


Adoptar la Política Antitrámites y Gobierno en Línea.

Adoptar el Procedimiento para el Diseño de Formatos Contemplar el control de registros en los Procedimientos

de los Sistemas de Gestión Implementados.

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PROGRAMA ESPECÍFICO RELACIONADO

Desarrollar los siguientes programas:

Programa de Gestión del Cambio de Cultura.

Programa de Digitalización Documental.


El desarrollo del proceso está soportado en:

La Tabla de Control de Acceso, TCA Cuadro de Clasificación Documental, CCD.

DOCUMENTOS

La ejecución de las actividades requiere el:

Esquema de funcionamiento de Correspondencia.

Documentar los flujos para la conformación de expedientes.

Planillas de Control de correspondencia.

PROYECTOS

Se debe desarrollar los siguientes proyectos: Documentar el Sistema Integrado de Conservación de

Documentos (SIC) contemplando los documentos físicos y electrónicos.

2.5. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de actividades para procesar técnicamente los documentos; entre las que se encuentran la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la EMSER E.S.P.

OBJETIVO Procesar técnicamente los documentos que tienen valor para la Empresa, de tal manera que soporten sus decisiones y la respalden frente a requerimientos de autoridades y reclamaciones de usuarios y ciudadanos en general.

ALCANCE Se inicia con el registro de los documentos y finaliza con la disposición final.

TIPO DE REQUISITO

El desarrollo de este procedimiento responde a los siguientes requisitos:


DESCRIPCIÓN


Las actividades que requiere la gestión de los archivos son las siguientes:

A. A corto plazo. Socializar y capacitar a los funcionarios en la utilización de los instrumentos archivísticos.

Socializar la Tabla de Retención Documental, TRD y el Cuadro de

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ACTIVIDADES

Clasificación Documental, CCD. Asesorar las áreas en la aplicación de los instrumentos archivísticos.

B. A corto y mediano plazo. Conformar los archivos de gestión centralizados

Elaborar del plan de Organización de Archivos de Gestión.

Conformar bases de datos con los atributos para el registro de documentos, conformación de expedientes, localización física, flujo de transferencia y eliminación documental.

C. Optimizar la gestión del Archivo Central

Capacitar y especializar el equipo de trabajo del área, asegurando su estabilidad proveyéndolo con los recursos para asesorar y hacer seguimiento a la gestión de archivos en la Empresa.

Dotar el Archivo Central con los recursos técnicos y tecnológicos para soportar la prestación de servicios.

Elaborar la Tabla de Valoración Documental, TVD con el objeto intervenir el fondo acumulado y conformar el Archivo Histórico.

Restaurar los documentos con valor histórico que se encuentran deteriorados.


PROCEDIMIENTOS Actualizar el Procedimiento y los instructivos de gestión documental.

PROGRAMA ESPECÍFICO

RELACIONADO

Este proceso requiere elaborar y adoptar los siguientes programas:

Programa para la Gestión del Cambio de Cultura.



El proceso se apoya en los siguientes instrumentos: Política de Gestión Documental


Tabla de Retención Documental, TRD.


PROYECTOS

Se debe elaborar los siguientes proyectos:

Proyecto Tabla de Valoración Documental (TVD). Documentar el Sistema Integrado de Conservación de Documentos

(SIC) contemplando los documentos físicos y electrónicos.

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2.6. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

Conjunto de actividades encaminadas al traslado de los documentos entre los

archivos de gestión y central atendiendo las diferentes fases de su ciclo de vida.

OBJETIVO

Preservar los documentos que tienen valor para la Empresa, asegurando su

preservación a lo largo del tiempo.

ALCANCE

Se inicia con la planeación de la transferencia y finaliza con la recepción en el

Archivo Central o histórico, de acuerdo con la fase del ciclo de vida de los

documentos.

TIPO DE REQUISITO

El desarrollo del procedimiento responde a los siguientes requisitos:


DESCRIPCIÓN


ACTIVIDADES

El desarrollo de este procedimiento, requiere la ejecución de las siguientes actividades:

1. A corto plazo. Programar la transferencia de los

documentos, identificando cronograma, recursos y responsables y contemplar:

Socializar el Programa de transferencia documental. Asesorar las áreas en la preparación de los

documentos para la transferencia. Destinar los recursos para el traslado seguro de los

documentos.

2. Crear herramienta tecnológica con los atributos para el registro y gestión de los documentos recibidos en el Archivo Central.

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PROCEDIMIENTOS Actualizar el Procedimiento de Archivo y de disposición final.


RELACIONADO

Adoptar el Programa de Gestión de Cambio Cultural.



Los Instrumentos que apoyan el proceso:

Política de Gestión Documental


Tabla de Retención Documental, TRD. Tabla de Control de Acceso, TCA.

PROYECTOS

Se requiere del desarrollo del:

Sistema Integrado de Conservación de Documentos.

2.7. CONSULTA DE DOCUMENTOS

Establece los parámetros para acceder a los documentos de acuerdo con normas y legislación aplicables durante el tiempo en que los documentos puedan ser requeridos.

OBJETIVO Asegurar el acceso oportuno y regulado a los documentos, basado en los requisitos de los procesos internos y la legislación pertinente.

ALCANCE

Se inicia con la identificación de los usuarios y finaliza con el control de la consulta.

TIPO DE REQUISITO

El procedimiento responde a los siguientes requisitos:


DESCRIPCIÓN


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ACTIVIDADES

El desarrollo del procedimiento requiere la ejecución de las siguientes actividades:

Identificar los usuarios y los permisos de acceso a los

documentos.

Definir e implementar el Esquema Institucional de Metadatos.

Diseñar los Formularios de Consulta.

Parametrizar Programa de Ventanilla Únicade Correspondencia

con los perfiles de usuarios y permisos de acceso.


El desarrollo del proceso está soportado en la actualización del: Procedimiento de Archivo y Envío y Recibo de Comunicaciones.

PROGRAMAS ESPECIFICOS

El desarrollo del proceso requiere en el corto y mediano plazo la ejecución:

Programa de Gestión del Cambio de Cultura

PROYECTOS

Desarrollar los siguientes proyectos:

Política Antitrámites y Gobierno en Línea. Documentar el Sistema Integrado de Conservación de

Documentos (SIC) contemplando los documentos físicos y electrónicos.

Estudiar y mejorar la atención en ventanilla única y usuarios de acuerdo con la reglamentación vigente

2.8. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Conjunto de actividades y estándares aplicados a los documentos; desde su creación para asegurar su preservación durante su ciclo de vida.

OBJETIVO Preservar técnicamente los documentos que tienen valor para la Empresa, de tal manera que soporten sus decisiones y la respalden frente a requerimientos de autoridades y reclamaciones de usuarios y ciudadanos en general.

ALCANCE Se inicia con la adopción de formatos y finaliza con la disposición final.

TIPO DE REQUISITO El procedimiento responde a los siguientes requisitos:


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DESCRIPCIÓN


DOCUMENTOS

La protección de los documentos requiere que se desarrolle el Sistema Integrado de Conservación de Documentos (SIC) contemplando los documentos físicos y electrónicos, identificando:

Condiciones técnicas de mantenimiento de documentos físicos

y electrónicos. Criterios que aseguren la protección de los documentos

durante su gestión y trámite.


RELACIONADO

Elaborar los siguientes programas:



Los instrumentos que soportan los proceso son:





2.9. VALORACIÓN DOCUMENTAL

Es el proceso de análisis que permite determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, estableciendo para las series documentales los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.

OBJETIVO Preservar técnicamente los documentos que tienen valor para la Empresa, de tal manera que soporten sus decisiones y la respalden frente a requerimientos de autoridades y reclamaciones de usuarios y ciudadanos en general.

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ALCANCE Se inicia con la finalización del trámite documental y finaliza con la disposición final.

TIPO DE REQUISITO El procedimiento responde a los siguientes requisitos:


DESCRIPCIÓN


DOCUMENTOS

El desarrollo de este proceso requiere la elaboración de la Tabla de Valoración Documental (TVD) y la intervención del fondo acumulado para conformar el archivo histórico de la Entidad.

PROGRAMA ESPECÍFICO RELACIONADO

Elaborar los siguientes programas: Programa de Digitalización Documental. Programa de restauración documental.


Los instrumentos que soportan los proceso son:





Sistema Integrado de Conservación de documentos.

III. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

El Programa de Gestión Documental debe acompañarse con los siguientes programas que apuntan al desarrollo de aspectos específicos. 3.1. Programa para la Gestión del Cambio Organizacional

CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN RESPONSABLES

PROPÓSITO

Fortalecer la convicción de los funcionarios de la EMSER E.S.P para ejecutar sus actividades y funciones en el contexto de la gestión documental normalizada.

Área administrativa -

Talento Humano

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PROGRAMA

El Programa debe elaborarse e iniciar su implementación en el corto plazo. tiene los siguientes componentes: 1. Lograr el compromiso de los directivos y jefes de

área de la Empresa. 2. Socialización el modelo de Gestión Documental

enfatizando los beneficios del nuevo contexto de gestión.

3. Comunicación la visión de cambio y el efecto institucional, es de recordar que se articula con Gobierno en Línea.

4. Formación del equipo líder del cambio.

5. Elaboración programa de Capacitación e inducción.

6. Seguimiento y mejoramiento.

3.2. Programa de normalización de formatos electrónicos


PROPÓSITO

Establecer los parámetros para la producción y gestión de documentos electrónicos.

Dirección Operativa y

Técnica –

Unidad de Sistemas

ACTIVIDADES

1. Evaluar los formatos y tramites que se pueden adelantar electrónicamente.

2. Definir los parámetros de técnicos para el trámite de documentos electrónicos.

3. Normalizar los tramites de la Empresa. 4. Dotar con los recursos técnicos y tecnológicos necesarios

para asegurar el acceso y la preservación de los documentos. 5. Implementar el Modelo de Requisitos para la Gestión de

Documentos electrónicos.

PROYECTOS

Sistema Integrado de Conservación de Documentos (SIC) contemplando documentos físicos y electrónicos.

3.3. Programa de gestión de documentos electrónicos


PROPÓSITO

Facilitar la gestión de los documentos electrónicos como soporte de la gestión administrativa, la prestación de los servicios y la atención de los usuarios de la Empresa.

Secretaria General

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ACTIVIDADES

1. Planear el programa de acuerdo con los parámetros fijados por la Empresa.

2. Implementar los tramites electrónicos en los sistemas electrónicos de documentos.

3. Parametrizar el software con los requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

4. Asegurar la interoperabilidad con otras entidades del Estado.

Dirección Operativa

y Técnica

Unidad de Sistemas

PROYECTOS

Desarrollar el Proyecto para integrar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y el Sistema de Documentos Electrónicos de Archivo.

3.4. Programa de Auditoria


PROPÓSITO

Revisar la aplicación de los procesos, procedimientos y herramientas adoptadas por el Proceso de Gestión documental.

Oficina de Control Interno Unidad de Gestión Documental Unidad de Sistemas

ACTIVIDADES

1. Elaborar el cronograma de auditorías y

seguimiento. 2. Realizar el Monitoreo periódicos de las

herramientas adoptadas. 3. Incluir dentro de los procesos de

autoevaluación los requisitos de la gestión documental.

4. Incorporar los procesos de Correspondencia y archivo en las auditorias.

5. Consolidar los hallazgos y retroalimentar el proceso para generar las acciones de mejoramiento.

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IV. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN La implementación del Programa de Gestión Documental (PGD), de desarrolla en las siguientes fases: 4.1. FASE 1. PLANEACIÓN DEL PROGRAMA Para iniciar el proceso de planeación se evalúa la situación actual de la administración de los documentos en la EMSER E.S.P y se consolidan los resultados en el Informe de Diagnóstico. 4.1.1. Documentos de planeación Posteriormente el equipo de trabajo elabora:

La Política de Gestión Documental

Define el Programa de Gestión Documental (PGD): contiene los lineamientos estratégicos que orientan el desarrollo del proceso.

Se actualiza la Tabla de Retención Documental (TRD) y el Cuadro de Clasificación Documental (CCD): registran los documentos que se producen o tramitan en la Empresa y los clasifica de acuerdo con su estructura administrativa asignándoles tiempo de retención.

Elabora la Tabla de Control de Acceso, (TCA), que clasifica el nivel de confidencialidad de los documentos y quienes tienen acceso a ellos.

Define el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos, que establece los parámetros para incorporarlos en los trámites de la Empresa.

Los documentos mencionados se alinean con las obligaciones fijadas por la Ley de Transparencia 1712 de 2014, que en el Artículo 35. Los instrumentos para la gestión de la información pública, conforme con lo establecido en la Ley. Una vez aprobados por parte del Comité Interno de Archivo, Antitrámites y Gobierno en Línea que ordena su adopción e implementación.

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4.1.2. Conformación Equipo La Conformación del Equipo que lidera el Proyecto tiene asignada las siguientes responsabilidades que se detalla en la Matriz RACI (Anexo 1. Matriz de Responsabilidades y Recursos).

El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, presidido por la Gerencia, en la adopción e implementación de los planes y herramientas archivísticas y tecnológicas.

Dirección Administrativa, Financiera y Comercial dirige la ejecución, socialización y puesta en operación a través del área de Sistemas, la Unidad de Gestión Documental.

La Dirección Administrativa, Financiera y Comercial y la Oficina de PQR en conjunto con Secretaria de Gerencia participan en la optimización del proceso de envío y recepción de comunicaciones externas.

La Dirección Técnica y Operativa contribuye a la alineación de los sistemas de gestión y su articulación con los procesos archivísticos.

La Dirección Administrativa, Financiera y Comercial en la sistematización y asignación de recursos presupuestales.

La Oficina de Control Interno en la implementación del Programa de Auditoría.

4.1.3. Comunicaciones de ejecución del Proyecto El equipo del proyecto generara comunicaciones internas entre los integrantes del equipo y Comunicaciones externas dirigidas a los usuarios y clientes de proyecto.

Las comunicaciones internas circulan a través de los correos electrónicos oficiales de los integrantes del equipo.

Para las comunicaciones externas se podrán utilizar los medios de socialización de la Empresa.

Los temas discutidos y los resultados de las reuniones del Comité del Proyecto, se registran en actas de reunión.

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4.2. FASE 2. DE IMPLEMENTACIÓN En esta etapa se contemplan las etapas de ejecución del Programa de Gestión Documental (PGD), se describen las acciones a adoptar. 4.2.1. ETAPA 1. CONTROLAR LOS DOCUMENTOS EN SOPORTE FÍSICO La ejecución de esta etapa tiene como meta la normalización de la administración de los documentos físicos y el inicio de la incorporación del documento en medio electrónico

Metas de Corto Plazo Las actividades obtienen resultado en un corto plazo (entre 1 y 12 meses) y las metas son:

La consolidar la Ventanilla Única de Correspondencia, controlando el 100% de las comunicaciones oficiales externas.

Socializar y capacitar los colaboradores en la aplicación de la TRD.

Organizar el 70% de los archivos de gestión, aplicando la TRD actualizada. 4.2.2. ACTIVIDADES EJECUTADAS A CORTO PLAZO (ENTRE 1 Y 12 MESES) En esta etapa se busca crear las bases para el desarrollo del proceso archivístico de la Empresa, impactando la gestión de los documentos en soporte físico y preparar la incorporación de los documentos electrónicos.

Junio 2019


ORDEN OBJETIVO ACTIVIDADES RESPONSABLE META/

PRODUCTO

1.

Optimizar el servicio de correspondencia, (recepción/envío, radicación y distribución de comunicaciones).

Adoptar el Modelo de Correspondencia:

1. Implementar el proceso normalizado de radicación y registro generando un consecutivo único para la correspondencia externa.

área de comunicación y Sistemas de Información

Control del 100% de las comunicaciones externas.

2. Parametrizar Programa de Ventanilla Única de Correspondencia con los criterios requeridos para el recibo, despacho, trámite y distribución de correspondencia.

Área de comunicación y Sistemas de información- Oficina PQRS

3. Documentar los flujos documentales, datos de terceros y controles de fechas perentorias.

Dirección Técnica y Operativa– Grupo de Calidad Jefes de Áreas

4. Fortalecer el equipo de trabajo, asegurando la prestación del servicio.

Talento Humano

5. Capacitar al equipo de correspondencia en el uso de las herramientas técnicas.

Unidad de comunicación y Sistemas de información

6. Implementar en el área criterios de seguridad para la protección de los documentos, dotándola con los recursos necesarios.

Unidad de Sistemas

2.

Normalizar los procesos archivísticos de la Empresa en armonía con los requerimientos internos y la Ley General de Archivos.

1. Capacitación de los funcionarios de la Empresa.

a. Socializar los instrumentos archivísticos elaborados y/o actualizados.

b. Publicar en los medios de comunicación de la Empresa las herramientas adoptadas.

c. Capacitar a los funcionarios sobre la aplicación de la TRD y el CCD en la organización de los archivos de gestión y la transferencia.

Área Administrativa, Financiera y Comercial

40% de los funcionarios responsables capacitados.

2. Actualizar los procedimientos e instructivos de Gestión Documental.

Dirección Administrativa, Financiera y Comercial

100% del proceso actualizado.

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PRODUCTO

3. Ejecutar el Plan Institucional de Archivos (PINAR).

Unidad de Gestión Documental

20% de archivos de gestión dotados técnicamente.

a. Conformar los archivos de gestión como centros integrados de servicios.

b. Conformar el Archivo Histórico (Tabla de Valoración Documental).

3.

Fomentar la cultura organizacional que asegure la gestión técnica de los documentos de la Empresa.

Elaborar el Programa de Gestión del Cambio de Cultura Organizacional.

Talento Humano y Servicios Administrativos

Documento publicado.

4.

Facilitar la recuperación y acceso de los documentos físicos y electrónicos de la Empresa en los términos establecidos por las leyes de Transparencia y Gobierno en Línea.

Puesta en Funcionamiento Servicios de Consulta del Archivo Central.

1. Consolidar los inventarios en herramientas técnicas y tecnológicas los inventarios documentales.

Unidad de Gestión Documental Unidad de Sistemas

20% de avance en la consolidación de la prestación de servicios archivísticos.

2. Adoptar las herramientas técnicas y tecnológicas para facilitar el acceso a los documentos.

3. Diseño e implementación de formularios de consulta y préstamos de acuerdo con el tipo de usuarios (interno y externo).

4. Dotar al Archivo Central con TIC´s para gestionar sus servicios a los usuarios.

Junio 2019



PRODUCTO

5.

Incorporar el uso de documentos electrónicos de acuerdo con los trámites y procesos de la Empresa.

1. Normalización del Diseño

y Adopción de

Formatos:

a. Elaboración y publicación del procedimiento.

b. Análisis y evaluación de los formatos para realizar los ajustes, contemplando el soporte físico y/o electrónico.

c. Publicación de los formatos.

Dirección Operativa y Técnica – Grupo de Calidad Unidad de Sistemas

10% de los formatos actuales evaluados y ajustados.

2. Articular el PGD con

las políticas

Antitrámites y Gobierno

en Línea.

Dirección Operativa y Técnica – Grupo de Calidad Jefe Unidad de Sistemas

5% de avance en la evaluación de documentos.

a. Identificar los documentos que se pueden tramitar en medio electrónico.

b. Elaborar el Programa de digitalización de los documentos que genera o tramita la Empresa.

4.2.3. ACTIVIDADES EJECUTADAS EN EL MEDIANO PLAZO (ENTRE 13 Y 24 MESES) Esta etapa se desarrolla en el mediano plazo y con su ejecución se busca asegurar la administración normalizada de los documentos generados o tramitados por la EMSER E.S.P, incorporando los soportes electrónicos que garanticen el control y acceso a la información de la Entidad.

Junio 2019



PRODUCTO

1.

Optimizar el servicio de correspondencia, (recepción/envío, radicación y distribución de comunicaciones).

Adoptar el Modelo de Correspondencia:

1. Implementar el proceso normalizado de radicación y registro generando un consecutivo único para la correspondencia interna.

Unidad de Sistemas Oficina de Servicio al Cliente

Control del 100% de las comunicaciones internas.

2. Parametrizar Programa de Ventanilla Única de Correspondencia con los criterios requeridos para el recibo, despacho, trámite y distribución de correspondencia interna.

Unidad de Sistemas Líder de Correspondencia y Servicio al Cliente

3. Documentar los flujos documentales, para el trámite de documentos internos en soporte electrónico.

Dirección Operativa y Técnica - Grupo de Calidad

2.

Normalizar los procesos archivísticos de la Empresa en armonía con los requerimientos internos y la Ley General de Archivos

Ejecutar el Plan Institucional de Archivos (PINAR).

Unidad de Gestión Documental Jefes de área

50% de los archivos técnicamente dotados.

100% de TVD elaborada.


b. Conformar el Archivo Histórico (Tabla de Valoración Documental).

3.


Adoptar e implementar el Programa de Gestión del Cambio de Cultura Organizacional.


70% avance del proceso de capacitación de los funcionarios de la Empresa.

4.

Facilitar la recuperación y acceso de los documentos físicos y electrónicos de la Empresa en los términos establecidos por las leyes de Transparencia y el Derecho de Acceso a la Información


1. Consolidar los inventarios en herramientas técnicas y tecnológicas los inventarios documentales.


40% de los servicios de los archivos normalizados y puestos en funcionamiento

Junio 2019



PRODUCTO


3. Diseño e implementación de formularios de consulta y préstamo de acuerdo con el tipo de usuarios (interno y externo).

4. Dotación técnica de los archivos físicos y electrónicos con los recursos tecnológicos que optimicen su gestión.

5.


1. Normalización del Diseño y Adopción de Formatos en medio electrónico:

a. Elaboración y publicación del procedimiento.

Dirección Operativa y Técnica -– Grupo de Calidad

30% en los formatos actualizados publicados.

b. Análisis y evaluación de los formatos para realizar los ajustes, contemplando el soporte físico y/o electrónico.

c. Publicación de los formatos.

2. Consolidar los Proyectos Antitrámites y Gobierno en Línea, articulándolo con el proceso de gestión documental.

Comité Interno de Archivo, Antitrámites y Gobierno en Línea Dirección Operativa y Técnica -– Grupo de Calidad Unidad de Sistemas

100% de los documentos que pueden tramitarse en medio electrónico identificados.

3. Articular el PGD con las

políticas Antitrámites y

Gobierno en Línea.



Junio 2019


4.2.4. ACTIVIDADES EJECUTADAS EN EL LARGO PLAZO (A 60 MESES) En esta Etapa se consolida la gestión documental orientada hacia la

administración de documentos electrónicos.

ORDEN OBJETIVO ACTIVIDADES RESPONSABLE META/ PRODUCTO

1.

Optimizar el servicio de correspondencia, (recepción/envío, la radicación y la distribución).

Documentar los flujos documentales, datos de terceros y controles de fechas perentorias

Grupo de Calidad Áreas

Control del 100% de los trámites.

2.

Normalizar los procesos archivísticos de la Empresa en armonía con los requerimientos internos y la Ley General de Archivos.

Ejecutar el Plan Institucional de Archivos (PINAR).

Unidad de Gestión Documental

70% de los archivos técnicamente organizados.


b. Conformar el Archivo Histórico (Tabla de Valoración Documental)

3.


Actualizar el Programa de Gestión del Cambio de Cultura Organizacional.


95% de los funcionarios reconoce los requisitos del proceso de gestión documental.

4.

Facilitar la recuperación y acceso de los documentos físicos y electrónicos de la Empresa en los términos establecidos por las leyes de Transparencia y el Derecho de Acceso a la Información.




70% de los documentos de archivo con acceso automatizado.

2. Diseño e implementación de formularios de consulta y préstamos de acuerdo con el tipo de usuarios (interno y externo).

3. Dotar al Archivo Central con TIC´s para gestionar sus servicios a los usuarios.

Junio 2019


ORDEN OBJETIVO ACTIVIDADES RESPONSABLE META/ PRODUCTO

5.

Adoptar tecnologías para gestionar los archivos de gestión y central de tal manera que faciliten la gestión de documentos activos y semiactivos.

1. Elaborar el Sistema Integrado de Conservación de Documentos físicos y electrónicos.


Los servicios de los archivos integrados en el SGDE.

2. Diseñar las estrategias y planes institucionales relacionados con fases de desarrollo, implementación de tecnologías y cambio cultural.

3. Dotar los archivos físicos y electrónicos con los recursos que optimicen su gestión.

6.


1. Normalización del Diseño y Adopción de Formatos:

a. Análisis y evaluación de los formatos para realizar los ajustes, contemplando el soporte físico y/o electrónico.

Dirección Operativa y Técnica – Grupo de Calidad

40% de avance en la integración del SGDE/SGDEA

b. Publicar los formatos.

2. Consolidar los Proyectos Antitrámites y Gobierno en Línea, articulándolo con el proceso de gestión documental.

Comité Interno de Archivo, Antitrámites y Gobierno en Línea Dirección Operativa y Técnica – Grupo de Calidad Unidad de Sistemas

70% de documentos tramitados electrónicamente implementados.



Junio 2019


Documental y Comité Interno de

Auditoría

V. SEGUIMIENTO Y MEJORAMIENTO

En la medida en que los documentos soportan como evidencia las actividades y

operaciones de la Organización, se debe garantizar el funcionamiento del Sistema

de Gestión Documental y el compromiso de la Empresa con el mantenimiento; el

seguimiento y mejoramiento, por este motivo la evaluación debe estar integrada

en los procesos de auditoría institucional.

De otra parte, la Unidad de Gestión Documental debe elaborar reportes

periódicos, y a partir de los hallazgos, formular las propuestas de mantenimiento y

mejoramiento del Proceso, que deben ser presentados a través de la Secretaría

Técnica el Comité de Interno de Archivo, Antitrámites y Gobierno en Línea, para

su aprobación.

La Oficina de Control Interno debe desarrollar el Programa de Auditoría que

verifique el cumplimiento de los requisitos adoptados por la Entidad.

Estructura del Seguimiento y Mejoramiento del proceso.

Junio 2019


VI. ARTICULACIÓN CON OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN

La Empresa tiene entre sus objetivos facilitarle al ciudadano el acceso a los

trámites y servicios, y dentro de sus acciones para el 2020 está adelantando el

proceso de simplificación, estandarización, eliminación, optimización y

sistematización de los trámites existentes.

Mediante Resolución de Gerencia se estableció el Comité Interno de Archivo,

Antitrámites y de Gobierno en Línea, el cual se reunirá cada dos meses y se

desarrollará durante la presente vigencia el plan de acción para el levantamiento o

revisión de la información detallada de trámites y servicios existentes en la

entidad, minimización de tiempos, pasos y optimización en los procesos,

procedimientos que permitan mayor accesibilidad al usuario y uso de tecnologías

de la información y satisfacción del usuario.

Se contempla también lo estipulados en el Plan Estratégico se está fortaleciendo

el proceso de gestión documental y se han asignado el presupuesto requerido. El

Comité trabaja en forma articulada en los temas.

De otra parte, los procesos de gestión documental se encuentran contemplados

en el Programa de Calidad-MiPG.

JAIME ANDRES MORENO SIERRA. GERENTE EMSER E.S.P Presidente Comité.

Junio 2019


GLOSARIO

Los términos corresponden al vocabulario técnico definido por la Ley 594 de 2000 y el Banco Terminológico del Archivo General de la Nación. Recuperado de: http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/. CAPTURA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Registro y salvado ─fijado de

manera sintácticamente estable en un medio de almacenamiento digital no volátil─

de una instanciación o estado particular de objetos digitales internos o externos

elaborados por un creador en un sistema de creación de documentos de archivo

de acuerdo con las especificaciones de actividades, procedimientos documentales

y privilegios integrados emanados por ese creador

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación

temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Proceso archivístico mediante el cual se

identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental

(fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico- funcional de la

entidad.

CONTENIDO ESTABLE. El contenido del documento no cambia en el tiempo: los

cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y

controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que, al ser

consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción

genere siempre el mismo resultado.

DEPÓSITO DE ARCHIVO. Local especialmente equipado y adecuado para el

almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo

DIGITALIZACIÓN. Técnica que permite la reproducción de información que se

encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta,

película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por

computador.

Junio 2019


DISPONIBILIDAD. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su

presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los

documentos debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria

para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser

posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las

funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre los

documentos que reflejan una secuencia de actividades. Propiedad de que la

información sea accesible y utilizable por solicitud de una entidad autorizada.

DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio

utilizado.

DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por

una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor

administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto

de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO. Registro de información

generada, producida o recibida o comunicada por medios electrónicos, que

permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida,

producida, por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que

tiene valor administrativo, fiscal, legal, o valor científico, histórico, técnico o cultural

y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

ESTAMPADO CRONOLOGICO. Es un mensaje de datos firmado digitalmente por

una entidad de certificación que sirve para verificar que este no haya sido

cambiado en un periodo que comienza en la fecha y hora en que se presta el

servicio de estampado cronológico y termina en la fecha en que la firma del

mensaje de datos generado por la entidad de certificación pierde validez. lo

anterior hace referencia a que la estampa cronológica tiene una vigencia asociada

a la validez de la firma digital del prestador del servicio.1

EVIDENCIA DIGITAL. Evidencia Digital: Aplica a cualquier información en formato

digital que pueda establecer una relación entre un delito y su autor siempre y

cuando tenga los siguientes elementos: autenticidad, precisión y suficiencia con

relación a un evento determinado.

Junio 2019


EXPEDIENTE. Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el

desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona,

dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se

conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su

inicio hasta su resolución definitiva.

GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación

producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con

el objeto de facilitar su utilización y conservación.

NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA. El Estado garantizará la libre adopción de

tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los

organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan

fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal

competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental

sostenible, En la gestión de documentos electrónicos así como en los sistemas de

gestión documental se deben utilizar estándares abiertos que no dependan de una

tecnología en particular

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO. Conjunto de principios, políticas, medidas,

planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la

estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la

integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o

almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico

(documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo y

formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.

Junio 2019


BIBLIOGRAFÍA

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA.

Colombia. Archivo General de la Nación. Protocolo para Digitalización de Documentos con

Fines Probatorios. Comité de Reprografía y Automatización del Sistema Nacional de Archivos.

Bogotá, 2011.

----. Circular Externa Nº 005, septiembre 11 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo

procesos de digitalización.

COLOMBIA. MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. DIRECCIÓN DE GOBIERNO EN

LÍNEA. Documentos Electrónicos. (Cero Papel en la Administración Pública). Bogotá, 2009. 21

p. Guía 2.

COLOMBIA. MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS

COMUNICACIONES. DIRECCIÓN DE GOBIERNO EN LÍNEA. Digitalización de documentos.

(Cero Papel en la Administración Pública). Bogotá, 2009. 19 p. Guía 3.

GTC-ISO-TR 18492. Titulo Preservación a Largo Plazo de la Información Basada en

Documentos Electrónicos. Fecha de ratificación 20/11/2013. DOCUMENTO NORMATIVO

INTERNACIONAL ISO/TR 18492:2005.

NTC-ISO 15489-1. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1 y 2.

NTC-ISO 30301. Información y documentación: Sistemas de Gestión de Registros que busca

apoyar la Organización en el logro de sus estrategias y objetivos.

NTC 4436. Titulo información y documentación. Papel para documentos de archivo.

Requisitos para la permanencia y durabilidad. Fecha de ratificación 22/07/1998 DOCUMENTO

NORMATIVO INTERNACIONAL ISO 11108: 1996

NTC-ISO 14533-1. Título procesos, elementos de datos y documentos en comercio, industria

y administración. Perfiles de firma a largo plazo. PARTE 1: PERFILES DE FIRMA A LARGO

PLAZO PARA FIRMAS ELECTRÓNICAS AVANZADAS CMS (CADES).

NTC 5985. Título información y documentación. Directrices de implementación para

digitalización de documentos. Fecha de ratificación 17/04/2013 DOCUMENTO NORMATIVO

INTERNACIONAL ISO/TR 13028:2010

empresa de servicios pÚblicos de el libano tolima

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