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7/26/2019 Empalme de Bienes JAC
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PROCESOS DE EMPALME- JUNTAS DE ACCIN COMUNAL 2012-2016
MDULO 4: EMPALME SOBRE LOS BIENES DE LA JAC
Para este proceso debemos tener en cuenta tanto los bienes como el inventario fsico e inventario de
documentos.
Corresponde a la funcin del presidente, tesorero y secretario recibir los bienes de la junta, pero es
necesario que todos los dignatarios conozcan cules son estos bienes:
1. Inventario fsico: es necesario tener el inventario en detalle de lo existente en la Junta,
contemplando las referencias, series, el estado actual, la composicin y caractersticas, existencias
(cantidad), documentos soportes como facturas, manuales, garantas, fecha de adquisicin y las
dems que se considera en necesarias.
Bienes inmuebles: son las sedes, los terrenos y bienes similares; por ello se debe conocer cules
son los bienes inmuebles, si son propiedad de la junta o estn en concesin, si es as, se debe
detallar la direccin del bien, el rea total, si hay escritura registrada, certificado de tradicin y
libertad, impuesto predial al da, si hay una deuda actual (relacionarlo en $), si los servicios
pblicos estn al da o si tiene una deuda (relacionarlo en $ y tiempo), si estn en comodato, si est
legalizado, el nmero de comodato, entidad otorgante, vencimiento. Asimismo es necesario anotar el
estado del bien inmueble, observaciones y recomendaciones a lugar.
Saln Comunal: No todas las juntas de accin comunal tienen el saln o la caseta
comunal, pero si existe hay que tener en cuenta cul es su estado actual, los planos, las
licencias y todos los documentos relacionados con el mismo.
Muebles y enseres: sillas, mesas, computadores, televisores, VHS, DVD, vdeo proyector,
archivadores, escritorios, herramientas, tableros, carteleras, telfono, lnea telefnica, servicios
pblicos, implementos de oficina, objetos de ornato, biblioteca y dems bienes muebles. Sellos o firmas registradas: es importante relacionar los sellos que tiene la Junta, si los hay, que
quede constancia del nmero de sellos, la utilidad para cada uno, en custodia de quin se
encontraban y plasmarlos en el acta o informe de entrega.
Para llevar esta relacin lo podemos realizar con el siguiente cuadro:
REGISTRO ESTADO ACTUAL
REFERENCIAS.
SERIES.
DOCUMENTOS.
FIRMAS.
COMPOSICIN.
APARIENCIA.
CONSISTENCIA.
CANTIDAD.
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Inventario de documentos:es importante relacionar los sellos que tiene la Junta, si los hay, que quede
constancia del nmero de sellos, la utilidad para cada uno, en custodia de quin se encontraban y
plasmarlos en el acta o informe de entrega.
Original y copia de los estatutos de la junta
Certificado que acredite la personera Jurdica
Original y copia del NIT y el RUT
Los autos de reconocimiento
Libros de la Junta: de todos se debe determinar de forma precisa
El nmero y fecha del registro
El nmero de libros existentes,
El estado en el que se encuentran los libros (malo, bueno, regular),
El nmero de folios (# de hojas que contiene cada libro).
Libro de Afiliados:
El nmero de afiliados y nmero de afiliados activos,
La fecha y resolucin de la ltima depuracin aprobada,
Todos aquellos documentos relacionados con la afiliaciones que nos entregan
Si se ve que el libro tiene tachones, enmendaduras, corrector, salto en el nmero consecutivo de la
afiliacin, que le faltan hojas o estn rotas, afiliaciones sin nmeros de cdula, sin firma o huella u
otras anomalas, se debe hacer la observacin pertinente.
Si no existe el libro se debe anotar la irregularidad, por quno est, bajo custodia de quin estaba,
si lo informaron a la entidad competente, por quno hicieron reposicin y la dems informacin que
sea necesaria para aclarar lo sucedido.
Libro de Actas:
El nmero total de actas registradas de la junta directiva especificando cul es el nmero de
la primera y de la ltima con fechas.
El nmero total de actas registradas de la asamblea general especificando cul es el nmero
de la primera y de la ltima con fechas y las observaciones que sean pertinentes.
Si se ve que el libro tiene tachones, enmendaduras, corrector, salto en el nmero consecutivo de
actas, sin las firmas correspondientes u otras anomalas, se debe hacer la observacin pertinente.
Si no existe el libro anotar la irregularidad, por quno est, bajo custodia de quin estaba, si lo
informaron a la entidad competente, por quno hicieron reposicin y la dems informacin que sea
necesaria para aclarar lo sucedido.
Libro de Inventarios:documentos de archivo general, relacione la siguiente informacin:
El nmero y fecha en que se recibila personera jurdica y el Rut
El nmero y la fecha de la resolucin de la ltima actualizacin de estatutos, si se sugiere
realizar actualizacin de los mismos.
Si existe un archivo, cuntas carpetas tiene, stiene y en qucantidad, cartillas, libros, cd,
casetes, vdeos, usb, back up del computador (si lo hay) o de la informacin magntica de la
JAC, y todos los documentos existentes en el mismo como la correspondencia enviada, la
recibida, los procesos declarativos, documentos de elecciones, documentos de gestin
institucional, informes y dems.
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Recomendaciones Generales:
Contar con un grupo consultor que nos ayude a resolver las inquietudes presentadas
Se debe lograr una buena relacin entre la junta saliente y la entrante para facilitar el proceso y no
caer en discusiones que perjudiquen la armonizacin
Mantener la calma en todo momento y tratar de argumentar todo lo que manifestemos de acuerdo alos estatutos de la JAC y a la ley.
Si hay inconvenientes que no se pueden solucionar fcilmente podemos acudir a la Comisin de
Conciliacin y Convivencia o con la entidad competente.
Involucremos a la comunidad en el empalme, una rendicin de cuentas, sin subestimar a la Junta
saliente y mucho menos a las personas
Realicemos las observaciones que consideremos necesarias por pequeas que parezcan
En caso de encontrar muchas irregularidades, sobretodo en el manejo financiero podemos solicitar
una auditora a la junta, a la cual se le denomina solicitud de Inspeccin al manejo administrativo
y contable de la Junta, la cual se debe realizar ante la entidad competente, para que no tengamos
problemas en nuestra gestin, el modelo lo podrn encontrar en MiWeb.