empalme 2007 sesion ii. objetivos generales la siguiente presentación será realizada para...

EMPALME 2007

SESION II

OBJETIVOS GENERALES

• La siguiente presentación será realizada para facilitar el empalme entre la actual administración y la recién elegida, de acuerdo a las instrucciones del cuadernillo de empalme del Departamento Nacional de Planeación.

TEMAS A TRATAR SESION II

• 1. MARCO NORMATIVO PROCEDIMIENTOS• 2. PROCESOS EN CURSO DEL MUNICIPIO• 3. FUNCIONES SECRETARIA DE GOBIERNO• 4. RELACION SECRETARIA DE GOBIERNO

OTRAS DEPENDENCIAS• 5. PROCEDIMIENTOS INTERNOS• 6. EJEMPLO PROCEDIMIENTO

CONTRATACION• 7. ARCHIVO• 8. RECOMENDACIONES

MARCO NORMATIVO SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

1. CONSTITUCION POLITICA2. LEY 80 Y 1150 DE 20073. DECRETOS REGLAMENTARIOS4. NORMAS MUNICIPALES5. LEYES PRESUPUESTALES6. NORMAS DE PLANEACION7. CODIGO DE POLICIA DE CUNDINAMARCA8. CODIGO DEL MENOR9. CODIGO CONTENSIOSO ADMINISTRATIVO10. CODIGO CIVIL11. CODIGO DE COMERCIO12. NORMAS CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA13. CODIGO DISCIPLINARIO UNICO LEY 734 DE 2002

PROCESOS EN CURSO MUNICIPIO

Nº ASUNTO AUTORIDAD EXPEDIENTE DEMANDANTE DEMANDADO ESTADOFOLIOS COPIA

1 ACCIÓN POPULAR CONSEJO DE ESTADO 25000-23-15-000-2001-00479--02

GUSTAVO

MOYA ANGEL Y

OTROS MUNICIPIO GACHANCIPA

SE ENCUENTRARESOLVIENDO RECURSO DEAPELACION. (ESTARPENDIENTE) 31

2 ACCIÓN POPULAR CONSEJO DE ESTADO 25000-23-15-000-2004-00371-01

JOSE OMARCORTES QUIJANO YSERGIO SANCHEZ MUNICIPIO GACHANCIPA

SE APELO DECISIÓN Y

ESTA EN SEGUNDA

INSTANCIA (ESTAR

PENDIENTE) 146

3 ACCIÓN POPULAR

JUSGADO

ADMINISTRATIVO

ZIPAQUIRA 2005-02084

NELSY YANIRA

MATALLAN

CUERVO MUNICIPIO GACHANCIPA

PENDIENTE PARA

AUDIENCIA, SOLICITAR

COTIZACION AL AGUSTIN

CODAZZI PARA PODER

COBRAR LA PLUSVALIA 38

4 ACCIÓN POPULAR

JUZGADO 7

ADMINISTRATIVO DE

BOGOTA 2006-0799

LUIS OMAR

MARIN BEDOYA MUNICIPIO GACHANCIPA

CONSORCIO SOLARTESOLARTE INTERPUSORECURSO Y NO HA SIDODECIDIDO, PENDIENTEFECHA PARA CELEBARAUDIENCIA DECUMPLIMIENTO 42

PROCESOS EN CURSO MUNICIPIO

5 ACCIÓN POPULAR

JUZGADO

ADMINISTRATIVO

ZIPAQUIRA 2006-0448

JAIRO ROJAS

CASTRO MUNICIPIO GACHANCIPA

PERIODO PROBATORIO,EL MUNICIPIO DEBEENVIAR PRUEBAS PARAQUE SE PROFIERASENTENCIA 139

6

ACCIÓN DENULIDAD YRESTABLECIMIENTO DE DERECHOLABORAL

TRIBUNAL

ADMINISTRATIVO DE

CUNDINAMARCA 25000-23-25-000-2000-02951-01

ESPERANZA

ASTRID

CARDENAS

RUBIO MUNICIPIO GACHANCIPA

ESTA AL DESPACHOCON EL FIN QUE ELTRIBUNAL DICTESENTENCIA DE PRIMERAINSTANCIA 321

7 ACCIÓN POPULAR

JUZGADO

ADMINISTRATIVO

ZIPAQUIRA 2006-1238

DUVIER ALIRIO

GOMEZ TORO Y

OTRO MUNICIPIO GACHANCIPA

PENDIENTE FECHAAUDIENCIA PACTO DECUMPLIMIENTO (ESTARPENDIENTE) 7

8 ACCIÓN DE GRUPO

TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE

CUNDINAMARCA 2003-1891

MIGUEL ANGEL

CHAVEZ MUNICIPIO GACHANCIPA

ESTA EN PROCESO DENOTIFICACION A LOS

DEMANDADOS NA

9 ACCIÓN DE REPARACION DIRECTA

TRIBUNAL

ADMINISTRATIVO DE

CUNDINAMARCA 1990219

ALVARO ERNESTO DEJESUS CADENAGUZMAN MUNICIPIO GACHANCIPA

ARCHIVADO

15

10 IMPUGNACION ACUERDO 31 DE 2005

TRIBUNAL

ADMINISTRATIVO DE

CUNDINAMARCA SIN

ERNESTO

PINEDA

GUEVARA MUNICIPIO GACHANCIPA

EL SECRETARIO DEGOBIERNO DELDEPARTAMENTO ENVIOCOMUNICACIÓN A ALAALCALDIA EN FECHA 31MAYO DE 2006 13

FUNCIONES SECRETARIA DE GOBIERNO

11.. MMIISSIIOONN YY OOBBJJEETTIIVVOOSS GGEENNEERRAALLEESS DDEE LLAASS SSEECCRREETTAARRIIAASS

Son dependencias de nivel directivo, que de acuerdo con sus competencias específicas, el plan de desarrollo y el programa de gobierno su misión y objetivos generales están dirigidos a la orientación, dirección, coordinación y control de la gestión pública y administrativa del sector y/o sistema administrativo bajo su responsabilidad. Deben planear, formular, dirigir, coordinar, evaluar y controlar la política, planes, estrategias, programas y proyectos correspondientes a su área de gestión y asesoran al despacho del alcalde en la adopción de políticas y formulación de planes estratégicos, con fundamentos en las directrices generales de la administración pública.

FUNCIONES SECRETARIA DE GOBIERNO

MISION

Asesorar y Asistir al Despacho del Alcalde en asuntos:

Policivos, Contravencionales

Administrativos

VISION Buscar el logro de los objetivos de la administración, optimizando los recursos financieros y aprovechando el talento humano.

RELACION CON LAS DEPENDENCIAS

Despacho del Alcalde Inspección de Policía Comisaría de Familia Oficina de Asesoría Personería Municipal Comando de Policía Demás órganos de la Administración

ORGANOS DE ASESORÍA Y

CONSULTA Comisión de personal Comité Institucional de Incentivos Comité Técnico de archivo municipal Comité de desarrollo administrativo Comité municipal de atención y

prevención de desastres

AREA DE PLANEACION ADMINISTRATIVA Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

Manejo general de la Planeación administrativa y desarrollo organizacional.

Ejecución de políticas para la modernización de la entidad, de los servicios y desarrollo organizacional.

Ejecución de planes y programas del sistema local de atención y prevención de desastres a nivel municipal.

Procedimientos para atención y orientación del usuario.

AREA DE ASUNTOS POLICIVOS Y CONTRAVENCIONALES

Asesoría y asistencia en los asuntos de competencia del despacho del Alcalde y asuntos del área jurídica en las demás dependencias

Coordina, asesora y asiste el sistema de orden

público y seguridad ciudadana bajo la dirección del Despacho del Alcalde.

Asesora y asiste en asuntos policivos que

provengan de otras unidades

AREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS

Manejo de la provisión de bienes suministros y servicios administrativos internos con base en el plan anual de requerimientos.

Manejo y control para mantenimiento y

conservación de edificaciones públicas y aseguramiento de bienes del municipio

Manejo integral de los servicios de aseo, limpieza,

mantenimiento, cafetería, vigilancia y transporte interno para la administración municipal.

Diseño e implementación de sistemas de

administración documental y biblioteca Jurídica de administración. Municipal a nivel interno

AREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Manejo general del archivo del Municipio y la administración municipal.

Manejo integral de la administración documental

tanto histórica como de gestión.

AREA DE ADMINISTRACION Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

Control y manejo de planes, programas y procesos relacionados con la selección, vinculación, administración, gestión, promoción, desarrollo, evaluación, control y remuneración del talento humano de la entidad.

Dirección, desarrollo evaluación de los sistemas

de carrera administrativa, régimen de trabajadores oficiales, empleados públicos y sistema de vinculación de personal externo de carácter transitorio.

Organización evaluación y control con la base de

datos relacionados con la administración de personal en general, régimen salarial, prestacional y pensional

Programas y proyectos relacionados con el

sistema de estímulos, el sistema de bienestar laboral y de incentivos de carácter institucional para el nivel central de la administración.

Manejo de los sistemas seguridad industrial, salud ocupacional, riesgos profesionales, protección y servicios sociales para talento humano de la entidad.

Manejo de los programas y proyectos relacionados con la cultura y clima organizacional.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

o PROCESO DE CONTRATACIÓN LICITACIÓN O CONCURSOS DE MERITOS

PARA CONTRATOS DE BIENES Y SERVICIOS

CONTRATOS SIN FORMALIDADES PLENAS, CON MINIMO DOS COTIZACIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS CUYO OBJETO DIRECTO NO SE RELACIONA CON EL CONTRATO DE OBRA PUBLICA

3.1.3 CONTRATOS CON FORMALIDADES PLENAS QUE NO SE RELACIONAN CON EL CONTRATO DE OBRA PUBLICA 3.2 PROCESO DE ARCHIVO 3.2.1 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO CENTRAL 3.2.2 PRESTAMO DE EXPEDIENTES Y/O DOCUMENTOS 3.3 PROCESO DE BIENESTAR SOCIAL 3.3.1 CAPACITACION A FUNCIONARIOS 3.3.2 COMISION DE SERVICIOS 3.3.3 COMISION PARA ADELANTAR ESTUDIOS 3.4 PROCESO DE NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES 3.4.1 CONCESIÓN DE VACACIONES

o PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENO HUMANO

3.5.1 LICENCIA ORDINARIA PARA FUNCIONARIOS Y ALCALDE 3.5.2 LICENCIA POR MATERNIDAD O ENFERMEDAD 3.5.3 CONCESIÓN DE PERMISO 3.5.4 NOMBRAMIENTO ORDINARIO 3.5.5 REALIZACIÓN DE TRASLADOS 3.5.6 REALIZACIÓN DE ENCARGOS 3.5.7 RETIRO DE EMPLEADOS PÚBLICOS 3.5.8 DESVINCULACION DE TRABAJADORES OFICIALES POR DECISIÓN DEL TRABAJADOR 3.5.9 DESVINCULACION DE TRABAJADORES OFICIALES POR DECISIÓN DE LA ENTIDAD 3.5.10 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 3.6 PROCESO DE ORGANIZACIÓN 3.6.1 MANEJO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA E INTERNA 3.6.2 FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOS

EJEMPLO PROCEDIMIENTO CONTRATACIONOBJETIVO: SELECCIONAR EL MEJOR OFERENTE PARA CONTRATAR LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS QUE REQUIERA LA ENTIDAD PARA SU ADECUADO FUNCIONAMIENTO CUYO VALOR TOTAL SEA SUPERIOR A CINCO (5) SALARIOS MINIMOS LEGALES VIGENTES DE CONFORMIDAD CON EL ESTATUTO CONTRACTUAL VIGENTE.

BASE LEGAL: ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA

ADMINISTRACIÓN PUBLICA (LEY 80/1993)

INFORMES: INFORMES DE CONTROL FISCAL

Se rendirán en forma, presentación y con la periodicidad establecida por la Contraloría Nacional, Departamental. Su diligenciamiento será coordinado por el Secretario de Despacho, asesoría Jurídica o Secretaria General y de Gobierno.

PUBLICACIÓN DE CONTRATOS CELEBRADOS Y LICITACIONES DESIERTAS PARA CONTROL SOCIAL:

Se contempla en virtud de lo dispuesto en el artículo 51 de la Ley 190 de 1995, según la cual se deben publicar en las cartelera de la entidad mensualmente la relación de bienes y servicios contratados, el objeto y el valor de los mismos, su destino y el nombre del adjudicado, así como las licitaciones declaradas desiertas. Será diligenciado por la Secretaria General y de Gobierno (Responsable de la contratación).

RIESGOS: 1. Ordenación del gasto sin existir disponibilidad presupuestal 2. Proceso de contratación muy demorado 3. Falta de idoneidad del contratista 4. Documentación y requisitos legales incompletos o mal viabilizados 5. Realización de adquisiciones y programación de formas de pago de difícil cumplimiento 6. Incumplimiento o mala calidad de los productos o servicios adquiridos, mal uso de anticipos

MEDIDAS Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL:

Consulta y expedición de la disponibilidad presupuestal, previa a la iniciación del proceso licitatorio y la autorización del Alcalde (ordenador) - Responsabilidad fiscal y disciplinaria,

incluyendo la posibilidad de repetir contra los responsables de la falta Interventoría del contrato en los términos de la

Ley 80 de 1993 y sus derechos reglamentarios - Exigencia y constitución de las pólizas que amerite el contrato para proteger la entidad. - Idoneidad profesional y experiencia del Responsable del proceso de contratación.

Consulta y cumplimiento del Plan de Compras y del Plan Anual Mensualizado de Caja –PAC-, antes de contratar.

Contratación de suministros para periodos anuales, o semestrales como mínimo, pactado entregas parciales. - Verificación selectiva de procesos por parte de Control Interno para observar moral injustificadas y posibles cuellos de botella. - Acción disciplinaria para funcionarios que demoren, omitan u oculten injustificadamente información.

FORMATOS: FORMATOS DE DISPONIBILIDAD Y REGISTROS DE AFECTACION PRESUPUESTAL (Ver procedimientos de Ejecución presupuestal de Gastos). FORMATO DE ORDEN PREVIA Puede ser el mismo formato contemplado en el procedimiento en original y dos (2) copias y contentivo de la siguiente información: Tipo de orden (Suministros, prestación de servicios, obras), Beneficiario, Objeto, valor y forma de pago, igualmente con número de consecutivo, valor total, periodo de inicio y entrega del servicio, obra o suministro, Retenciones por renta, IVA, imputación contable, No. De cheque, Banco, No. De cuenta, firma del ordenador del pago, firma del Tesorero y firma del beneficiario. TIEMPO TOTAL DEL PROCESO: El trámite de este proceso conlleva un tiempo promedio de tres (03) meses

No. RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD SOPORTE

1 Secretario Despacho

Dependencia Responsable

Realizar la solicitud para adquirir bien o servicio remitiendo especificaciones técnicas posibles al Secretario General y de Gobierno

Solicitud, Documento de especificaciones técnicas



Radicación de la solicitud de contratación en la Secretaria General y de Gobierno, solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal. Registro


Secretaria General y de Gobierno

Verificación en el Plan de Compras, PAC y Disponibilidad Presupuestal Formato

4 Auxiliar Tesorería

Expedir disponibilidad presupuestal y hacer su respectivo registro tomando en cuenta las disposiciones legales vigentes Calificaciones



Presentar a consideración del Alcalde y demás interesados las necesidades de abrir licitación para la adquisición de algún bien o servicio, cuidando de que el objeto a tratar estén contenidos en los planes, programas y proyectos de la Entidad.

Actuación y Acta



Elaborar términos de referencia técnicos para incluir en pliego de Condiciones Documento



Coordinar la compilación y concreción de evaluaciones y estudios técnicos que soporten el proceso de contratación.

Registro de Ley



Coordinar con la secretaria General y de Gobierno el desarrollo del proceso

Actuación y Cronograma



Coordinar revisión de términos de referencia técnicos con la secretaría de Planeación, obras y servicios Públicos

Actuación y/ o Acta

10 comité de licitaciones

Somete a consideración del Alcalde y/ o comité de licitaciones los pliegos y las condiciones propuestas y hacer los ajustes necesarios con los funcionarios del área responsable del objeto a contratar. Acta

Hoja 2 de 7

11 Secretaria


Coordinar con la elaboración del proyecto de Resolución de apertura de licitación y coordinar su digitación en original y dos (2) copias y pasarlo al Alcalde Resolución

12 Alcalde Despacho del Alcalde

Suscribir resolución y pasarla a la Secretaría General y de Gobierno Actuación

13 Secretaria Privada


Radicar, numerar, fechar y archivar copia de la resolución y pasar original y copia restante al Alcalde y/o Secretario de Despacho P.O. y S.P. Registro

14 Secretaria Diferentes Dependencias

Reporte a cámara y comercio en formato y disquete y publicación en la pagina www.contratos.gov.co Reporte

15 Comité de Licitaciones

Coordinar con el comité Evaluador de licitaciones, la elaboración de avisos de prensa y solicitar el visto bueno del Alcalde para su publicación. Acta y Vo.Bo.


Gestionar la publicación de los avisos de conformidad con el procedimiento de contratación de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3o del artículo 30 de la ley 80 de 1993 y sus normas complementarias y/o modificatorias. Actas y Avisos

17 Secretaria Despacho


Coordinar la reproducción de pliegos y de conformidad con las disposiciones del comité Evaluador de Licitaciones coordinar con Secretaria de Hacienda el proceso de venta de los mismos. Pliegos

18

Secretaria Hacienda

Secretaria Hacienda

Verificar cuenta denominación de rubro compra de pliegos Cuenta

19 Auxiliar

Secretaria Hacienda

Entregar los pliegos a las personas que presenten el respectivo comprobante de pago, anotando el nombre de la persona jurídica o natural que compra el pliego y la fecha y hora de entrega del mismo. Registro

20

Comité de Licitaciones

Realizar acta de iniciación del plazo de la licitación o concurso de conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones

Acta


Realizar audiencia de ser requerida por cualquiera de las personas que adquirieron pliegos, para aclarar los términos de éstos y escuchar sugerencias y observaciones de los posibles proponentes, de tal forma que se despejen todas las posibles dudas e inexactitudes que puedan influir en la transparencia y objetividad del proceso, de conformidad con el numeral 4o. del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y sus normas complementarias y/o modificatorias. De esta se dejará acta por escrito.

Acta de Audiencia

22 Secretaria


Elaborar la resolución modificando plazos y condiciones si fuera del caso, como resultado de la audiencia, en los términos del estatuto contractual y según proyecto presentado por la Secretaría General y de Gobierno. Resolución


Disponer lo necesario para realizar la recepción de ofertas de conformidad con lo dispuesto en el pliego de condiciones de apertura del plazo; en todo caso el funcionario responsable de recepcionar las ofertas registrará y radicará el proponente, fecha y hora de presentación de la oferta sin abrir ningún sobre de las propuestas, en estricto orden de llegada. Actuación Urna


Suscribir acta de cierre del plazo de presentación de ofertas en la que consten las ofertas recibidas, proponentes y propuestas económicas si es el caso, y/o cumplimiento de otros requisitos expresamente fijados como necesarios para participar en la Licitación que se considere conveniente revisar en ese momento para cumplir con los principios de transparencia y selección objetiva contemplados en el estatuto contractual. Acta


realizar el estudio y evaluación de las propuestas presentadas según los términos y condiciones del pliego de condiciones.

Actuación, Evaluación comparativa

Hoja 3 de 7


Producir las recomendaciones resultado de la evaluación en los términos del pliego y poner a disposición de los proponentes durante cinco (5) días hábiles los informes respectivos, para que estos presenten las observaciones que estimen convenientes, sin posibilidades de modificar sus ofertas.

Actuación


Poner a disposición del Alcalde los informes de autoevaluación y las observaciones formuladas por los proponentes en el plazo mencionado. Informe

28 Despacho Alcalde

Diferentes Dependencias

Realizar audiencia publica de adjudicación iniciando con el pronunciamiento sobre las observaciones presentadas al informe de evaluación y notificado por estrados a los diferentes contratistas respecto a la adjudicación. U ordenar por parte del Alcalde al Secretario general y de Gobierno proyectar la resolución declarándola desierta; la cual debe ser motivada y fundarse solo en los aspectos que permitan las normas legales vigentes. Acta

29 Alcalde Despacho del Alcalde

Suscribir la resolución declarando desierto la licitación o adjudicarla en los términos establecidos por el pliego de condiciones, de acuerdo a la adjudicación realizada en audiencia pública.

Actuación y Resolución

30 Secretario de Despacho


Disponer lo necesario para notificar la resolución declarando desierta la invitación o adjudicando al proponente favorecido de conformidad con el procedimiento de notificación personal establecido en el código contencioso administrativo. Actuación

31 Secretario de Despacho


Publicar en la pagina WEB www.contratos.gov.co el acta de la audiencia publica y la resolución declarando desierto la licitación o adjudicarla en los términos establecidos por el pliego de condiciones, de acuerdo a la adjudicación realizada en audiencia pública.

Publicacion en pagina WEB de contratación.

Hoja 4 de 7 67

32 Secretaria Secretaria General y de Gobierno

Alternativa 1: Proyectar y coordinar la digitación de la minuta de contrato en original y dos (2) copias, de conformidad con el modelo incluido en el pliego de condiciones y/o desarrollado por la secretaria General y de Gobierno y pasar para la revisión de está. Al proyectar la minuta tomará en cuenta exigir las garantías que merezca el contrato de conformidad con la Ley 80 y las políticas del Alcalde y los plazos fijados en el pliego de condiciones. Alternativa 2. Pasar a la Secretaría General y de Gobierno el expediente de las cotizaciones aprobadas, registro presupuestal y especificaciones técnicas para que ésta realice la minuta y pase al Alcalde para firma.

Actuación

33 Alcalde Despacho del Alcalde Revisar y firmar la minuta del contrato. Actuación

34 Secretaria privada

Despacho del Alcalde

Radicar, numerar y fechar el contrato y pasarlo a la Secretaria General y de Gobierno para el archivo Registro

35 Secretaria


Comunicar al contratista y hacer firmar los originales y copias del contrato y entregar una de ellas para que realice los procesos de publicación en el Diario Oficial y constituya las pólizas a las que haya lugar. Actuación

36 Secretaria


Solicitar el registro de afectación presupuestal tomando en cuenta, los datos del contratista seleccionado, el objeto, los valores y la forma de pago seleccionada. Actuación

37 Auxiliar Secretaria de Hacienda

Expedir el registro de afectación presupuestal, incluido como compromiso y realizar los registro en los formatos de control del PAC. Registro

38 Contratista

Presentar certificaciones de publicación y pólizas requeridas, dentro del terminado fijado en los pliegos de condiciones. En caso contrario se procederá a llamar a la segunda propuesta clasificada y aplicar las pólizas de seriedad de la oferta. Documentos

39 Secretaria


Revisar pólizas y si las halla conforme al contrato proyectar y coordinar la digitación de la resolución y aprobación de pólizas. Resolución

Hoja 5 de 6

Hoja 5 de 7

40 Secretaria


Adelantar trámite de firma de la resolución aprobatoria de pólizas, por parte del Alcalde y su radicación, numeración y archivo de una copia por parte de la Secretaria General y de Gobierno

Actuación y Registro

41 Secretaria


Conformar expediente de contrato, comunicar a contratista de que el contrato se encuentra perfeccionado y legalizado para iniciar su ejecución, así como al interventor designado,; enviar copia a la Tesorería para control de pagos y archivar originales. Expediente

42 Secretaria


Coordinar la publicación de los contratos, montos y contratistas celebrados en el mes respectivo en las carteleras de la Entidad, en Imprenta Nacional y Cámara de Comercio y la publicación en la pagina WEB www.contratacion.gov.co Actuación

43 Interventor Dependencia responsable

Iniciar el proceso de interventoría y expedir las certificaciones necesarias para la realización de los pagos de conformidad con los términos del contrato y rendir informes periódicos del mismo.

Informe de Interventoría

44 Contratista

Realizar la labor contratada y una vez finalizada solicitar el recibo a satisfacción del interventor y de la Dependencia responsable Solicitud

45 Interventor

Entrega el informe a la Dependencia responsable Informe

46 Secretaria Dependencia Responsable

Revisa el informe entregado por el interventor, certifica a satisfacción y procede a liquidar y envía a la Secretaria General y de Gobierno

Certificación y Documento de Liquidación

47 Secretaria


Revisa y da visto bueno a la liquidación para el respectivo pago y envía al Despacho del Alcalde para la firma Actuación

Hoja 6 de 7

48 Secretaria Despacho Alcalde

Liquida el contrato y lo envía a la Secretaria de Gobierno

Actuación

49 Secretaria General y de Gobierno

Registra y envía a la Secretaria de Hacienda para realizar el pago Actuación

50 Secretaria Secretaria de Hacienda

Realiza el cheque para el respectivo pago y envía al Despacho del Alcalde para la firma.

Cheque y Actuación

51 Secretaria

Secretaria de Despacho Alcalde

Firma y envía a la Secretaria de Hacienda para el pago al contratista. Actuación

52 Secretaria


Realiza el informe a la Contraloría General de la Republica dentro de los dos meses siguientes.

Presentación informe pagina C G R.

Hoja 7 de 7

ARCHIVOOBJETIVO : CONTAR CON UNA METODOLOGÍA QUE PERMITA DESCONGESTIONAR LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DEL IDEP, UNA VEZ FINALIZADA SU VIGENCIA, ASÍ COMO RECIBIR LOS EXPEDIENTES GENERADOS, DE UNA MANERA ADECUADA, GARANTIZANDO SU CONSERVACIÓN Y CONSULTA. BASE LEGAL Ley 4 de 1913. (Arts. 316, 320 y 337) Obligación de las entidades oficiales de

entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos Ley 57 de 1985. (Arts. 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 y 27)

Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. Ley 190 de 1995 (Arts. 27 y 79) Sobre faltas y delitos en archivos Decreto 2150 de 1995. (Arts. 1, 13, 16, 18, 26, 28 y 29) Se prohíbe exigir copias o

fotocopias que la entidad tenga en su poder; Prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; Autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y trasmisión de datos.

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos INFORMES: Los incluidos en el procedimiento

No. RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD SOPORTE

1

Auxiliar de Archivo y correspondencia

Secretaria General y de gobierno

Prepara el calendario de transferencias documentales y lo distribuye en todas las Dependencias. Calendario

2

Auxiliar de Archivo y correspondencia


Prepara los expedientes de cada Dependencia, de acuerdo a los parámetros del Instructivo de Transferencias Documentales, elaborado por la División. Una vez se encuentre en las fechas estipuladas en el calendario de transferencias, debe remitir los expedientes al Archivo Central, debidamente organizados e identificados en cajas para archivo, tal y como se indica en el instructivo.

Actuación y Planilla de transferencia

3

Auxiliar de Archivo y Correspondencia Secretaría General

y de Gobierno

Recibe los expedientes dentro de sus respectivas cajas y verifica que el contenido de las mismas concuerde con los datos consignados en la planilla de transferencias documentales.

Registro y Actuación

4

Secretario de Despacho y Auxiliar de Archivo y Correspondencia

Secretaría General y de Gobierno

Realiza una revisión aleatoria, donde verifica el orden cronológico, la foliación y la identificación de los expedientes y las cajas, entre otros aspectos. Posteriormente ingresa la información de cada caja en la base de datos del Archivo Central.

Actuación y registro

5

Auxiliar de Archivo y Correspondencia

Secretaría General y de Gobierno

Una vez se cuente con el Vo. Bo. del Jefe de la División, procede a ingresar las cajas en la ubicación física que le corresponde dentro las estanterías del Archivo Central

Actuación

RECOMENDACIONES

1. PROCEDIMIENTO CONTRATACION2. CAMBIO NORMATIVIDAD3. PROCESOS PENDIENTES4. PROCEDIMIENTOS GENERALES EN

MOVIMIENTO5. FUNCIONES SECRETARIA GENERAL Y DE

GOBIERNO6. ARCHIVO7. RELACIONES LABORALES Y

PROCEDIMEINTO

empalme 2007 sesion ii. objetivos generales la siguiente presentación será realizada para...

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