elaboraciÓn de nÓmina educacion

ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓN

Elaborado por:

María Cristina Duque Vargas

Revisado por:

Gloria Marín Montealegre

Aprobado por:

Luis Janil Avendaño Hernández Cargo: Profesional Universitario

Cargo: Director

Cargo: Secretario de Despacho

ELABORACIÓN DE NÓMINA EDUCACION

PROCEDIMIENTO Código: P-EDU-12

Versión: 02

Fecha: 05/07/2011

Elaboración de nómina Educación

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO............................................................................................................ 3

2. ALCANCE ......................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES................................................................................................. 3

4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 3

5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 5

6. CONTENIDO..................................................................................................... 7

7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 9

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 10

9. ANEXOS .......................................................................................................... 10


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1. OBJETO Este procedimiento tienen por objeto analizar, aprobar y reportar al software de nómina las novedades que afecten la liquidación de salarios y prestaciones de los servidores docentes, directivos docentes y administrativos de la planta viabilizada por el Ministerio de Educación para el Departamento del Quindío y cancelada con recursos del Sistema General de Participaciones. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la Secretaría de Educación del Departamento, inicia con la recepción de los actos administrativos que reflejan las novedades administrativas y laborales de personal, analizando previamente la cantidad y calidad de los documentos presentados como insumos para el este procedimiento, su ingreso al sistema de nómina para afectación del pago, su revisión, corrección en los casos necesarios y termina con el envío de los soportes a las hojas de vida de los funcionarios, mediante el procedimiento de archivo de hojas de vida. 3. DEFINICIONES 3.1 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES - SGP El Sistema General de Participaciones corresponde a los recursos que la Nación transfiere, por mandato de los artículos 356 y 357 de la Constitución Política (reformados por el Acto Legislativo 01 de 2001), a las entidades territoriales – departamentos, distritos y municipios, para la financiación de los servicios a su cargo, en salud, educación y los definidos en el Artículo 76 de la Ley 715 de 2001. 4. NORMATIVIDAD - Ley 165 de 24 de diciembre de 1941, sobre protección al salario. - Ley 91 de 29 de diciembre 1989. Por la cual se crea el Fondo Nacional de

Prestaciones Sociales del Magisterio. - Ley 100 de 23 de diciembre de 1993. Por la cual se crea el sistema de

seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. - Ley 715 de 21 de diciembre de 2001. Por la cual se dictan normas orgánicas en

materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288,


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356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.

- Ley 734 de 05 de febrero de 2002. Por el cual se expide el Código disciplinario Único.

- Ley 755 de 23 de julio de 2002. Por la cual se modifica el parágrafo del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo - Ley María.

- Ley 776 de 17 de diciembre de 2002. Por la cual se dictan normas sobre la organización, administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales.

- Ley 789 de 27 de diciembre de 2002. Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo.

- Ley 1280 de 2009 artículo primero que adiciona el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo. Licencia remunerada por luto.

- Decreto ley 2351 de 4 de septiembre de 1965. Por el cual hacen unas reformas al Código Sustantivo del Trabajo.

- Decreto 3135 de 26 de diciembre de 1968. Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado, y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.

- Decreto 3148 del 26 de diciembre de 1968. Por el cual se adiciona el Decreto Número 3135 de 1968.

- Decreto 1848 de 4 de noviembre de 1969. Por el cual se reglamenta el decreto 3135 de 1968.

- Decreto 663 del 10 de abril de 1974. Por el cual se determina las asignaciones del personal de planteles nacionales dependientes del Ministerio de Educación Nacional.

- Decreto 710 de abril de 1978. Bonificación por servicios prestados. - Decreto 1042 de 7 de junio de 1978. Por el cual se establece el sistema de

nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondiente a dichos empleos y se dictan otras disposiciones.

- Decreto 1045 del 7 de junio de 1978. Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional.

- Decreto Ley 2277 de 24 de septiembre de 1979. Por el cual se adoptan normas sobre el ejercicio de la profesión docente.

- Decreto 451 del 23 de febrero de 1984. Por el cual se dictan unas disposiciones en materia salarial para el personal que presta servicios en los Ministerios, departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Públicos y Unidades Administrativas del orden nacional.


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- Decreto 1158 de 3 de junio de 1994. Por el cual se modifica el artículo 6o del

Decreto 691 de 1994. - Decreto 1724 de 4 de julio de 1997. Por el cual se modifica el régimen de Prima

Técnica para los empleados públicos del Estado. - Decreto 1381 del 26 de mayo de 1997. Por medio del cual se establece la

prima de vacaciones para los docentes de los servicios de Educativos Estatales.

- Decreto Ley 1278 de 19 de junio de 2002. Por el cual se expide el Estatuto de Profesionalización Docente.

- Decreto 3222 de 10 de noviembre de 2003. Por el cual se reglamenta el artículo 22 de la Ley 715 de 2001, en relación con traslados de docentes y directivos docentes de los establecimientos educativos estatales.

- Decreto 1171 de 19 de abril de 2004. Por el cual se reglamenta el inciso 6 del artículo 24 de la Ley 715 de 2001 en lo relacionado con los estímulos para los docentes y directivos docentes de los establecimientos educativos estatales ubicados en áreas rurales de difícil acceso.

- Decreto 2831 de 16 de agosto de 2005. Por el cual se reglamentan el inciso 2° del artículo 3° y el numeral 6° del artículo 7° de la Ley 91 de 1989, y el artículo 56 de la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones.

- Pago de pensiones alimenticias de conformidad con el artículo 411 del código civil, así como para satisfacer las obligaciones legales referentes a la protección de la mujer y de los hijos. En estos casos el salario puede embargarse en un 50%.

- Decretos de salarios vigentes

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Educación. SUBPROCESO: Administración y Financiera Educativa. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Dirección Técnica Administrativa y Financiera de la Secretaria de Educación, Juzgados, entidades con código autorizado en la nómina(Cooperativas, Entidades Financieras); Ministerio de Educación Nacional, Ministerio de Protección Social, Entidades Promotoras de Salud, Fondos de Pensiones y Cesantías, Fondo Nacional de Ahorro, ARS, Instituciones Educativas.


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CLIENTE: Personal administrativo, docente y directivos docentes financiados con recursos del SGP. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos - Pago de nóminas por mayor o menor valor. 5.3.2 Puntos de control - Reporte de novedades. - Relaciones de novedad mensual. - Nómina del mes anterior. - Actos Administrativos. - Revisión modulo confirmación de vinculación del sistema humano.


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6. CONTENIDO

No. DESCRIPCIÓN PRODUCTOS RESPONSABLE TIEMPO

1 Recibir y clasificar novedades de talento humano

Novedades recibidas,

radicadas y clasificadas

P.U. y Técnico O. (Nóminas) 10 días

2

Recibir novedades de terceros (cooperativas, entidades bancarias) y Entidades de salud(incapacidades)

Novedades recibidas,

radicadas y clasificadas


3

Verificar documentación de la novedad frente a los requisitos del cliente

Documento verificado


4

Ingresar novedad. Confirmar en el aplicativo de planta del sistema humano

Novedades ingresadas

P.U. Nóminas 10 días

5

Verificar errores en el cargue de novedades. Revisar de manera aleatoria la validación de novedades y confrontar contra el acto administrativo que la determina.

Novedades registradas verificadas

P.U. y Técnico O. (Nóminas)

2 días

6

Corregir Novedades que registraron inconsistencia en la verificación Novedades

corregidas

P.U. y Técnico O. (Nóminas)

2 días

7

Liquidar la pre nómina utilizando los módulos de planta y compensaciones laborales del sistema humano

Pre Nómina liquidada

P.U. (Nóminas) 1 día

8

Revisar la nómina liquidada Nómina revisada


9

Revisar, verificar y corregir inconsistencias

Inconsistencias revisadas y verificadas


10

Liquidar nuevamente la nómina Nómina liquida


11

Generar Nómina Resumen de administrativos, docentes y directivos docentes

Nómina resumen



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12

Confrontar la información de los archivos planos con los reportes de Fondos de pensiones, salud y parafiscales. Corregir inconsistencias determinadas en la validación del archivo plano

Archivos planos confrontados

P.U. (Servicios Informáticos) y

Técnico O. Nóminas

2 días

13

Cargar el archivo plano en la página del Operador de validación Archivo cargado y

validado

P.U. (Servicios Informáticos) y

Técnico O. Nóminas

2 horas

14

Confrontar el reporte de la planilla de pago del operador de Fondos y EPS de validación con los reportes de la nómina Sistema Humano

Reportes confrontados

P. U. (Servicios Informáticos) y

Técnico de nóminas

3 días

15

Reportar las planillas de pago del operador de Fondos y EPS generadas y validadas Presupuesto para el registro presupuestal

Planillas remitidas para pagos

Técnico Operativo Nóminas 1 día

16

Hacer un filtro a los reportes de Embargos generados por la Oficina de Servicios Informáticos en el archivo plano contra el reporte de terceros de la Nómina

Verificación de consistencia en

los datos registrados de

embargos

Profesional Universitario

(Nómina) 1 día

17

Cargar y validar el archivo plano al Banco Agrario de Embargos de acuerdo al resumen de la nomina Archivo cargado

P.U. (Servicios Informáticos) P.U., Nóminas y Banco

Agrario

1 día

18

Validar el Archivo Plano de Embargos frente a reportes de Nómina Archivo Plano

Pr. U Nominas y P.U(Servicios Informáticos)

1 día

19

Remisión a tesorería del archivo plano validado para el pago de los embargos

Archivo plano remitido

P.U(Servicios Informáticos 15 minutos


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20 Entrega de la nómina y planillas de EPS y ARP a Presupuesto Nomina y cuadros

P.U. y Técnico O. (Nóminas) 1dia

21 Generar y validar archivos planos para pagos a funcionarios en la cuenta del banco habilitada para pago de nómina

Archivo Plano P.U (Servicios Informáticos) 1 día

22 Entrega a Tesorería de los informes de terceros

Pagos terceros

Profesional Universitario y

Técnico Operativo

2 día

23 Publicar desprendibles de salarios página Web Desprendibles

publicados


Nóminas 1 día

24 Confirmar liquidación de la nómina (cierre) Nómina liquidada y

cerrada

Ingeniero Sistemas/

Profesional Universitario –

Nóminas

1 día

25 Apertura de la nómina y novedades mes siguiente. Sistema P U. (Servicios

Informáticos 1 día

26 Remitir nómina vía Internet a la Ministerio de Educación Nacional para el control respectivo. (Primeros 5 días de cada mes

Nóminas reportadas MEN


(Servicios Informáticos)

5 día

27 Generar reporte de novedades y remitir a la Fiduprevisora informe, en medio físico (Primeros 10 días de cada mes

Cuadro reporte Técnico

Operativo Nóminas

1 día

28 Archivar (Archivo de Gestión)

Archivo


Técnico Operativo

30 min

29 Registrar información en el formato de Control de validación de liquidación de la nómina para su control

Formato Validación de liquidación

nómina


Técnico 3 días

7. REGISTROS DE CALIDAD

IDENTIFICACIÓN

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN

FINAL


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Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal

Autorizado Tiempo de Retención Método

F-EDU-03

Planilla Control de Novedades


y Técnico Operativo

Carpeta Cronológica Oficina de Nóminas

2 años Selección y eliminación

(Archivo Central)

F-EDU-04

Reporte Horas Extras

Docentes

Técnico Operativo

Carpeta Cronológica Oficina de Nóminas


(Archivo Central) F-EDU-

05 Reporte

Recargos, dominicales y

festivos Auxiliares Servicios Generales

Técnico Operativo

Carpeta Cronológica Oficina de Nóminas, Dirección Técnica

administrativa


(Archivo Central)

N.A. Reporte de incapacidades

docentes y adm

Técnico Operativo

Carpeta Cronológica Oficina de nóminas


(Archivo Central)

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Guía Nº 8. Guía para la administración de los recursos del sector educativo.

2004. 1ra edición. 8.2 Requerimientos de entidades públicas y privadas. 8.3 Actos administrativos. 8.4 Requerimientos de entidades públicas y privadas. 9. ANEXOS 9.1 F-EDU-03 Planilla Control de Novedades. 9.2 F-EDU-04 Reporte Horas Extras Docentes. 9.3 F-EDU-05 Reporte Recargos, dominicales y festivos Auxiliares Servicios

Generales. 9.4 Planilla de reporte EPS, ARP y parafiscales 9.5. Planilla de incapacidades 9.6 Planilla Fiduprevisora

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