el proceso de digitalización de los documentos

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MÓDULO 5

DIANA RODRÍGUEZ Capacitaciones y Servicios de información digital


Planificación y gestión

de Bibliotecas Digitales

Módulo 5 (Resumen)

EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN


Cuestiones previas


¿Por qué? ¿Para qué?

• Preservar los documentos impresos

• Hacer los documentos más accesibles

• Reutilizar los documentos

¿Qué material?

• Evaluar impresos candidatos

• Cantidad de páginas

¿Para quién?

• Audiencia real y potencial

¿Con qué? • Recursos necesarios

• Presupuestos

¿Cómo será?

• Proyecto único y a término

• Proyecto continuo

¿Qué digitalizar?


Eval

uar

si…

Hay demanda

Particular

Usuarios

Vale la pena

Fácil de escanear

Es pertinente Con los objetivos de la biblioteca

Está libre de derechos de autor


No vale la pena digitalizar

• Obsoletos o desactualizados

• Con impresión de calidad pobre

• Difíciles de digitalizar

• No pertinente con los objetivos de la colección

• Con protección de derechos de autor

• Material ”sensible”

• Ya está digitalizado y se puede compartir o enlazar

Requerimientos


Equ

ipam

ien

to

Depende de la cantidad de hojas

Se necesitan

Escáneres

Planos

Alimentador de hojas

Profesionales

Computadoras Adecuada robustez

Dispositivos almacenamiento

Discos

Memorias varias

Redes


Soft

war

e Escaneo

OCR Reconocimiento

Óptico de Caracteres

Procesador de textos

Edición de textos y

Corrección ortográfica

Conversión de archivos

Manejo y edición de imágenes

Visor de PDF

Adaptado al

idioma


• Coordinar el equipo y el flujo de trabajo

Un gestor

• Escanear

• OCR

• Corrección de pruebas y diseño

• Asignación de metadatos

Bibliotecarios y documentalistas

• Manejo del material impreso

• obtener los documentos

• limpiarlos y ordenarlos

• cortar las encuadernaciones y reencuadernarlos

• devolverlos a su sitio original.

Personal administrativo

Rec

urs

os

Hu

man

os

Costos y presupuestos


• Escáner, software, computadores, mobiliario de oficina

Equipo y software

• Registro, categorización, costos de correo y transporte, tiempo del personal

Adquisición de documentos

• Cantidad de páginas (MUY IMPORTANTE)

Documentos

Co

sto

s


• Tiempo del personal

Escaneo

• Tiempo del personal, insumos de oficina

OCR, Corrección de pruebas y Diseño

• Tiempo del personal (depende del número de documentos, la dificultad del tema y los salarios de los especialistas)

Asignación de metadatos

Co

sto

s


Capacitación del personal

• Administración, gastos generales, salarios del personal y de especialistas

Administración y gastos generales

Contingencias. Imprevistos

Co

sto

s


Costo Final Costos de Equipamiento

• Tipo y Cantidad

Costos de Personal

• Tiempo y Salario

Cantidad de páginas

Determina


PÁGINAS TAREA JORNADA TIEMPO APROX.

EQUIPAM. BÁSICO

NIVEL DE RRHH

1000 Escaneo ½ jornada Un mes Escáner plano, modelo económico Una computadora adecuada Una grabadora DVD u otro dispositivo para almacenar copias de resguardo

Novatos

OCR, Corrección de pruebas y Diseño

½ jornada

Seis meses

Fuente Tabla: Imark-FAO)



EQUIPAM. BÁSICO

NIVEL DE RRHH

5000 Escaneo ½ jornada Un mes Escáner con alimentador de hojas Varias computadoras adecuadas Varias grabadoras DVD u otros dispositivos para almacenar copias de resguardo

Novatos Intermedios OCR, Corrección

de pruebas y Diseño

½ jornada

Entre 8 meses y 33 meses (depende del nivel de RRHH)



EQUIPAM. BÁSICO

NIVEL DE RRHH

10.000 Escaneo Jornada completa

Dos a tres meses

Escáner dúplex profesional Varias computadoras adecuadas Varias grabadoras DVD u otros dispositivos para almacenar copias de resguardo

Intermedios Experimentados OCR, Corrección


½ jornada

170 meses

Etapas de la digitalización


Selección de documentos

Registro de documentos

Escaneado

OCR y Corrección


Producción de la versión

final


Sele

cció

n

Volver a diapositivas 5 y 6


Reg

istr

o

Datos y metadatos del documento

Autor, título, edición etc

Datos del proceso

Responsable de cada etapa

Fecha de cada etapa

Lugar actual del documento

Versiones

etc


Guardar las versiones separadas de cada

archivo en diferentes subdirectorios

Mantener las versiones anteriores de un archivo

hasta que se haya terminado de digitalizar

el documento

Hacer copias de seguridad de todos los documentos en cada

fase

Guardar las copias de seguridad en

computadoras o dispositivos diferentes.

TIPS


Acciones Previas

Limpiar los documentos

Verificar que todas las páginas estén presentes y

en el orden correcto

Si el documento está deteriorado, cambiar por

una copia si existe

Esca

neo


Si el documento

contiene

texto y gráfico

Escanear dos veces • una vez para

escanear el texto en blanco y negro

• y la otra para escanear las fotos de color

Guardar texto y gráfico

como archivos

separados

Se reincorporarán al documento

en la etapa final


Imág

en

es Escanear y guardar con esta configuración Guardar en este formato de

archivo

Profundidad de color

Resolución Para preservación y utilización

Para acceso

Para ver en pantalla

Para impresión

Dibujo de líneas en blanco y negro

Blanco y negro o escala de grises (16 grises)

72 ppp 300 ppp Si las líneas son muy finas, 600 ppp.

GIF o TIFF GIF

Gráfico en colores con áreas del mismo color

8 bit (256 colores) ó 24 bit (16 millones de colores)

72 ppp

300 ppp Si las líneas son muy finas, 600 ppp

GIF o TIFF

GIF

Fotografías en blanco y negro

8 bit gris (256 grises)

72 ppp

300 ppp Para fotos de alta calidad, 600 ppp.

GIF o TIFF JPG o GIF

Fotografías a color

24 bit (16 millones de colores)

72 ppp

300 ppp Para fotos de alta calidad, 600 ppp

JPG o TIFF JPG


TABLAS PROCEDIMIENTO COMENTARIO

CASO 1 Trate la tabla como texto. Escanee y haga OCR en ella. Después corrija y verifique el diseño.

Esta tarea requiere tiempo y es susceptible a errores, por lo que se necesita una corrección de pruebas cuidadosa.

CASO 2 Escanee las tablas y trátelas como fotos en lugar de texto.

Este procedimiento es rápido, fácil y libre de errores, pero toma mucho espacio en el disco. A veces es imposible mostrar las tablas grandes en el monitor de la computadora y la reducción de su tamaño puede ocasionar que sea difícil leer las figuras.

CASO 3 Vuelva a escribir las tablas en lugar de escanear e intentar hacerlas OCR.

Esto lleva tiempo y puede producir errores.


OC

R

= Reconocimiento Óptico de Caracteres

convierte una imagen escaneada en un archivo

de texto

Para que puede ser leído y editada por un

procesador de textos

Posible problema: IDIOMA

Diccionario adecuado en su procesador de texto

Unicode

Reescribir el texto

Escanear como imagen

Después de escanear, guarde

Formato adecuado

De texto para producir PDF

HTML para producir HTML

Nombre que ya tenía


Co

rrec

ció

n d

e p

rueb

as

Verificar y corregir

Texto

Diseño

Tablas

Gráficos

Imágenes Documento destinado

a ser PDF

Editar en procesador de texto

Guardar como PDF

Documento destinado a ser HTML

Editar en el procesador de textos

Guardar como texto sin formato

Abrir con editor web

Guardar con HTML


Ver

sió

n f

inal

Agregar Metadatos

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Hasta el próximo módulo….

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