DSpace – UGC

MANUAL USUARIO - CONSULTA DE BIBLIOTECA

Contenido 1. ¿Qué es DSpace? ......................................................................................................................... 3

2. Repositorio DSpace - UGC .......................................................................................................... 3

Objetivo DSpace - UGC ................................................................................................................... 4

Que se puede encontrar ................................................................................................................. 4

3. Arquitectura y organización de contenidos en DSPACE: comunidades, subcomunidades y

colecciones. ......................................................................................................................................... 5

Comunidades, subcomunidades y colecciones ............................................................................. 5

4. Perfiles ........................................................................................................................................ 6

Consulta, y acceso a los materiales ................................................................................................ 6

5. Búsqueda .................................................................................................................................... 6

a) Búsqueda simple ..................................................................................................................... 7

b) Búsqueda avanzada ................................................................................................................ 8

c) Búsqueda por comunidades ................................................................................................... 8

d) Búsquedas “Tipo lista” por: Autor, Títulos, Fecha de publicación, Materias, ...................... 9

6. Visualizar un ítem ..................................................................................................................... 10

7. ¿Cómo solicitar para consulta una TESIS “Item” o un OBJETO DIGITAL “Archivo o fichero”?

11

a) Hacer una búsqueda y encontrar el Item o el Objeto digital “Archivo” que el usuario

desea consultar. ............................................................................................................................ 11

b) Solicitud de consulta del Item o del Objeto digital “Archivo” ............................................ 11

c) Una vez recibida la solicitud el ADMINISTRADOR de DSPACE creara el usuario y le dará

acceso temporal a el archivo, o a los archivos. ........................................................................... 12

8. Cambio de contraseña .............................................................................................................. 12

9. Ingresar a mi perfil .................................................................................................................... 13

10. Consulta de OBJETOS DIGITALES “Archivos o ficheros” ...................................................... 15

11. Video TUTORIAL para usuarios. ........................................................................................... 16

Contenido

1. ¿Qué es DSpace? DSpace es un software de código abierto que provee herramientas para la administración de colecciones digitales, y comúnmente es usada como solución de repositorio institucional. Soporta una gran variedad de datos, incluyendo libros, tesis, fotografías, filmes, video, datos de investigación y otras formas de contenido. Los datos son organizados como ítems que pertenecen a una colección; cada colección pertenece a una comunidad. Fue liberado en el 2002, como producto de una alianza de HP y el MIT. Es liberado bajo una licencia BSD (Berkeley Software Distribution) que permite a los usuarios personalizar o extender el software según se necesite. Muchas instituciones de investigación a nivel mundial utilizan DSpace para satisfacer una variedad de necesidades de archivo digital:

Repositorios Institucionales

Repositorios de objetos de aprendizaje

Tesis Electrónicas (eTheses)

Administración de Registros Electrónicos

Preservación Digital

Publicación

2. Repositorio DSpace - UGC

Objetivo DSpace - UGC

DSpace UGC es el Repositorio Institucional de la Universidad la Gran Colombia. Su principal objetivo es permitir el acceso a la producción científica, así como garantizar la conservación de estos archivos digitales, aumentando la visibilidad de los contenidos generados por los miembros de la institución. Otros objetivos complementarios a los indicados son el archivo, almacenamiento y custodia de dichos materiales, así como el incremento de su uso y difusión. La distribución, recopilación, etc. de otros contenidos producidos en el seno de esta institución son otras actividades intrínsecas a la utilización del Repositorio Institucional de la Universidad.

Que se puede encontrar Acceso a datos y documentos Permite la consulta de todos los datos asociados a los ítems (Actualmente: TRABAJOS DE GRADO) alojados en el repositorio.

Preservación, almacenamiento, archivo, conservación... El almacenamiento y archivo del material digital producido en el seno de la institución académica o bajo su titularidad garantizan la preservación y conservación de dicho material.

Organización Cuenta con gran flexibilidad favoreciendo arquitecturas de contenidos adecuadas para instituciones académicas universitarias -comunidades, sub-comunidades, colecciones. Nota: Más información al respecto puede consultarse en los apartados comunidades y colecciones

Recuperación, uso, etc. Cuenta dentro de sus aplicaciones con herramientas de búsqueda general, avanzada, dentro de comunidades/colecciones específicas, por título, autor, etc.-. La utilización del esquema de metadatos apropiado para describir y catalogar los archivos digitales facilita que el usuario recupere de manera versátil, eficaz y fiable el material

Visibilidad, distribución, difusión, identificación... DSpace también facilita la recolección de sus contenidos mediante la implementación de protocolos utilizados internacionalmente para facilitar el acceso abierto a la producción académica y no académica. Como repositorio adscrito al movimiento Open Access, DSpace otorga de este modo gran visibilidad a sus contenidos digitales a nivel internacional,

3. Arquitectura y organización de contenidos en DSPACE:

comunidades, subcomunidades y colecciones.

Comunidades, subcomunidades y colecciones La principal unidad de organización de contenidos dentro de DSpace son las comunidades. A ellas obedece la estructuración y arquitectura general de contenidos del sistema. Estas unidades de organización pueden corresponderse con entidades administrativas tales como facultades, escuelas, departamentos, etc. o bien categorías, materias, grupos temáticos, etc. de especial relevancia a efectos de significación para la organización de contenidos. Dentro de cada comunidad puede haber un número ilimitado de subcomunidades y un número ilimitado de colecciones. Además, cada colección puede contener un número ilimitado de artículos.

La estructura de DSpace es Comunidad → Subcomunidad → Colección → Tesis

El número de artículos o ítems que integran cada una de las comunidades, subcomunidades y colecciones viene indicado a la derecha de cada una de ellas “como se aprecia en la imagen anterior”. Por último las Tesis “Items” contienen los objetos digitales “Archivos”

4. Perfiles En Dspace – UGC, se distinguen dos tipos de perfiles:

1. Usuarios registrados 2. Usuarios no registrados, anónimos.

Un usuario no registrado, anónimos: es aquel usuario que realiza búsquedas, navega por el repositorio, consulta la información asociada al registro de los materiales depositados en él y descarga cualquier material que sea de su interés si la licencia se lo permite “Actualmente el repositorio solicita que se haga una petición o requerimiento de artículos”. Ahora bien, el registro en el sistema ofrece servicios adicionales que un usuario no registrado no tiene. Como:

Asociarse a colecciones

Alertas por email de nuevas incorporaciones en el repositorio, etc.

Consulta, y acceso a los materiales El acceso a los OBJETOS DIGITALES depositados en el repositorio depende de3 elementos.

Hacer una búsqueda y encontrar el Item o el Objeto digital “Archivo” que el usuario desea consultar

Que el usuario haga una solicitud a través de la plataforma del Item o del Objeto digital “Archivo”

Que una vez recibida la solicitud el ADMINISTRADOR de DSPACE cree el usuario y le dé un acceso temporal a el archivo

5. Búsqueda DSpace, ofrece a sus usuarios varias posibilidades de búsqueda y recuperación de información:

a) Búsqueda simple

b) Búsqueda avanzada c) Por comunidades “tipo lista” d) Por autor “tipo lista” e) Por título “tipo lista” f) Por fecha “tipo lista” g) Por materias “tipo lista”

NOTA: Todas las búsquedas tipo lista son visibles en el cuadro de LISTAR que se activa al ingresar a cualquier colección de la plataforma:

a) Búsqueda simple Permite la búsqueda por cualquier término o frase a través de un campo de escritura simple. Link: http://repository.ugc.edu.co/

b) Búsqueda avanzada Permite la búsqueda término o frase en campos específicos que se pueden adicionar. Link: http://repository.ugc.edu.co/discover?query=&submit=Buscar o al ejecutar cualquier búsqueda simple.

c) Búsqueda por comunidades

Permite la navegabilidad a través de las facultades, programas y colecciones. Link: http://repository.ugc.edu.co/community-list

d) Búsquedas “Tipo lista” por: Autor, Títulos, Fecha de publicación, Materias, Todas las búsquedas tipo lista son visibles en el cuadro de LISTAR que se activa al ingresar a cualquier colección de la plataforma. Estas permiten listar los Items o TESIS registradas por este tipo de Metadato. Ej. Lista por autor, la cual nos trae la lista de autores ORGANIZADOS ALFABÉTICAMENTE, y un buscador por letra inicial. Estos principios se utilizan para todas las búsquedas por lista.

6. Visualizar un ítem Independientemente del proceso elegido para listar o buscar una TESIS o ITEM, el usuario visualizará el registro completo del ítem haciendo click en su correspondiente enlace. En la captura que sigue, por ejemplo, se ha iniciado la búsqueda por título. Ej. En la siguientes imágenes hacemos una búsqueda por autor y visualizamos la TESIS y luego el registro con los metadatos de está.

Al abrir el ITEM encontramos sus METADATOS, se resalta en el círculo TÍTULO y AUTOR y se hace visible toda la información del ITEM

7. ¿Cómo solicitar para consulta una TESIS “Item” o un OBJETO

DIGITAL “Archivo o fichero”? RECUERDE: Un usuario no registrado, anónimos: es aquel usuario que realiza búsquedas, navega por el repositorio, consulta la información asociada al registro de los materiales depositados en él y descarga cualquier material que sea de su interés si la licencia se lo permite “Actualmente el repositorio solicita que se haga una petición o requerimiento de artículos”.

El acceso a los OBJETOS DIGITALES depositados en el repositorio depende de3 elementos.

a) Hacer una búsqueda y encontrar el Item o el Objeto digital “Archivo” que el usuario desea consultar

b) Que el usuario haga una solicitud a través de la plataforma del Item o del Objeto digital “Archivo”

c) Que una vez recibida la solicitud el ADMINISTRADOR de DSPACE cree el usuario y le dé un acceso temporal a el archivo

a) Hacer una búsqueda y encontrar el Item o el Objeto digital “Archivo” que el

usuario desea consultar. “De acuerdo al punto 5”

b) Solicitud de consulta del Item o del Objeto digital “Archivo” Para hacer una solicitud de una tesis solo debe o de uno de sus archivos solo debe dar CLIC sobre el candado de uno de ellos, está acción lo llevara a diligenciar un formulario de solicitud.

La siguiente imagén corresponde a el FORMULARIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTOS, y le permite a el usuario pedir acceso a la plataforma para consultar un archivo o que este le sea enviado a su

correo, en el caso de del repositorio DSpace – UGC se le dará un acceso temporal al usuario. Señalamos la opción para solicitar acceso a TODOS LOS ARCHIVOS o UN ARCHIVO ESPECÍFICO.

c) Una vez recibida la solicitud el ADMINISTRADOR de DSPACE creara el usuario y

le dará acceso temporal a el archivo, o a los archivos.

El usuario será notificado de estas 2 acciones por vía e-mail donde recibirá:

La notificación de creación de su cuenta y solicitud de cambio de contraseña.

La notificación de autorización de consulta del fichero

8. Cambio de contraseña El usuario será notificado de la creación de su cuenta y la solicitud del cambio de contraseña a través de correo electrónico, ej. Mostramos un ejemplo en la siguiente imagen.

Una vez ingrese al link de la solicitud será direccionado a un formulario para restablecer su contraseña “Crea una contraseña”. La siguiente imagen muestra el formulario.

9. Ingresar a mi perfil El ingreso a la plataforma con el USUARIO creado para la consulta se realiza a través de la URL principal de la plataforma. http://repository.ugc.edu.co/

Y les traerá la solicitud de datos para acceso USUARIO y CONTRASEÑA para lo cual se utiliza:

USUARIO: e-mail con el que hizo la solicitud y en el cual está recibiendo las notificaciones

CONTRASEÑA: La que ha creado cuando se le solicito reestablecer contraseña

Inmediatamente el usuario ingresará a su perfil y lo sabrá pues su nombre aparecerá en la cabecera de la plataforma, así:

10. Consulta de OBJETOS DIGITALES “Archivos o ficheros” La consulta de los OBJETOS DIGITALES “Archivos o ficheros” solo puede realizarse una vez el usuario ha recibido el mail de autorización para consultarlos, como el de la siguiente imagen.

NOTA: Para consultarlos debe dar CLIC sobre el link enviado y entrar a su perfil. Los OBJETOS DIGITALES “Archivos y ficheros” quitarán la protección para ese usuario únicamente permitiéndole la consulta de acuerdo a su requerimiento. En el siguiente ejemplo se ve la diferencia de visualización:

NOTA: Los archivos digitales pueden abrirse en el computador desde donde ingrese el usuario, estos archivos se encuentran protegidos para COPIAR/PEGAR e IMPRIMIR.

11. Video TUTORIAL para usuarios. En la plataforma se encuentra un pequeño video tutorial para usuarios, para que ellos lo consulten directamente. Link: http://repository.ugc.edu.co/tutorial.html o ingresando en la opción TUTORIAL en la barra principal.