Héctor Sanín - Consultor ILPES
Gestión de Proyectos
C U R S O I N T E R N A C I O N A L
Las 12 Reglas de Orodel Gerente de Proyecto©
Décima regla
Controle los costos
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Novena reglaControle los costos
“En la vida hay que escoger entre ganar dinero o gastarlo. No hay tiempo suficiente para ambas cosas.”
Edouard Bourdet
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Control de costos
Fondos
Fuentes
1DISPONIBILIDAD
DE FONDOS
DESEMBOLSOS
2
DESEMPEÑODE COSTOS
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Control de Costos
CONTROL DE COSTOS
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El presupuesto ejecutado del proyecto hasta la fecha de control es de $8,000
El presupuesto programado hasta la fecha de control es de de $7,000
¿Cómo ha sido el desempeño de costos?
Evolución de costos
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Evolución de Costos
Presupuesto ejecutado $8,000Presupuesto programado $7,000
Presupuesto ejecutadoPresupuesto programado
=
= 1.143
¿Qué significa este resultado?
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Índice de Avance de Costos
IAC: Presupuesto ejecutadoPresupuesto programado
IAC = PE/PP = 1.143.IAC, también llamado ICC
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Índice de Avance Físico
• AFR es la cantidad de obra ejecutada (avance físico realizado) al momento del control
• AFP es la cantidad de obra programada (avance físico programado) hasta el momento del control.
• AFR = 42%• AFP = 48%• Hasta el momento de control estaba previsto realizar
el 48% de la obra, pero sólo se ha ejecutado el 42%
¿Cuál es el Índice de Avance Físico?
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Índice de Avance Físico
Índice de Avance Físico = IAF
IAF = AFR / AFP
IAF = 42% / 48% = 0.875
¿Qué significa este resultado?
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Índice de Desempeño de Costos
Índice de Avance de Costos: IACIAC = PE/PP = 1.143IAF = AFR/AFP= 0.87.5
IDC = 1.143/0.875 = 1.31
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Índice de Desempeño de Costos
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Índice de Desempeño de Costos
? Si IDC > 1, implica SOBRECOSTO, los costos de lo ejecutado están superando lo presupuestado.
? Si IDC < 1, implica EFICIENCIA EN COSTOS, pues hay economía en relación con lo presupuestado.
? Si IDC ? 1, implica que los costos reales de la obra se están comportando según lo presupuestado.
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COSTOS
Escala (%)
Sistema de control semaforizado (sistema de alertas)Índice de Desempeño de Costos (IDC)
100
¡Ojo! ¿Hay riesgo de calidad?
©GERENCIAL LTDA
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Control de Costos• Actualización de costos reales• Estimativo de costos por ejecutar
(inercia actual-i.a)• Actualización del presupuesto global (i.a.)• Estimación de la Desviación Presupuestal• Medidas correctivas• Reprogramación presupuestal
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Seguimiento gráfico del avance del proyecto
Tiempo
Desempeño
Programado
IAF
IAC = ICC
IDC
Momentodel control Qué significa
cuando el indicador se encuentra:1. ¿En la línea de lo programado? 2. ¿Por encima?3. ¿Por debajo?
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Al final del primer trimestre, el seguimiento financiero arroja las siguientes cifras para un proyecto:
Cantidad obra programada: 1,200 m3Cantidad obra realizada: 1,080 m3Costos presupuestados para el trimestre: $43,650Costo real de lo ejecutado: $42,180
? Calcular el IAC? Calcular el IAF? Calcular y analizar el resultado del IDC
EJERCICIO
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Diseño del Sistema de Información y Seguimiento Gerencial del Proyecto
SISEG
Pautas de diseño
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SISEG - Pautas de diseño 1/3
1. Consideraciones básicas
• EAP (WBS) (Componentes, Macroactividades) y Organización del Proyecto
• Definir un esquema de hitos o de eventos determinantes (Fases, productos parciales, fechas estratégicas)
• ¿Quiénes son los usuarios relevantes que requieren información de avance del proyecto?
• ¿Qué tipo de información requieren?• Sistema de indicadores y rangos de alerta• C4
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Defina un Sistema Interno de Información y Seguimiento (Para el equipo gerencial del Proyecto) basado en:
• Objetos de seguimiento y análisis• Un conjunto básico de Indicadores• Tipos de informes y frecuencias• Flujo interno de la información para seguimiento• Instancias de análisis – decisión (reuniones, comités,
grupos)• Fuentes internas y externas de información• Mecanismos y frecuencia de recolección (periódicos
y esporádicos)• Responsables por la gestión de la información• Monitoreo de supuestos y gestión de riesgos
SISEG - Pautas de diseño 2/3
2. Sistema Interno
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Piense esencialmente en Indicadores, frecuencias y tipos de informes para los siguientes involucrados– Sistema de información Proyecto-Contratista– Sistema de información Proyecto-Gerencia
Superior (Autoridad Institucional)– Sistema de información Proyecto-Entidad
financiera (Cooperante, banco)– Proyecto-Proveedores de recursos de
contrapartida– Sistema de información Proyecto-Comunidad– Otro(s) involucrado(s) importantes(s)
Sistema de evaluación de Medio TérminoReuniones Externas de análisis de avance de proyectoRelaciones con el supervisor (interventor, auditor)Recomendaciones para el cierre de proyecto y el ITP
SISEG - Pautas de diseño 3/3
3. Sistema Externo y otros
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Las 12 Reglas de Orodel Gerente de Proyecto©
Reglas 9 y 10Controle costos y ejecución
TallerSeguimiento a la ejecución
Atención a Menores
©