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ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007
Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
SUBASTASSUBASTAS
José Graciano Santiago
Auditor Senior
2Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores
Internos del Gobierno 2007
Ley y Reglamentación Aplicable
• Ley de Municipios Autónomos (Capítulo X)
• Reglamento Revisado sobre normas Básicas (Capítulo VIII, Parte I y III )
• Reglamentación Interna de la Junta de Subasta (si existe)
• Memorandos emitidos por la OCAM
• Cartas Circulares emitidas por OCPR
• Órdenes Ejecutivas
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Constitución de la Junta de Subasta (Art. 10.004)
• Cinco miembros nombrados por el término del Alcalde
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Compras mediante Subasta Públicas (Art. 10.001)
• Compras > $40,000• Obras o mejoras >$100,000• Cualquier venta de propiedad mueble e
inmueble
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Compras excluidas de Subasta Pública (Art. 10.002)
• Compras a otros municipios, al gobierno de P.R. ó al gobierno federal
• Compras anuales < $40,000• Compras ó servicios que requieran entrega inmediata• Compras que solamente exista un suplidor de ese bien
ó servicio• Cuando no concurran licitadores y exista el peligro de
perder la oportunidad de adquirir los bienes o servicios• Contratos de construcción de obras, reparación, o
mejora < $100,000• Alteraciones o adiciones < 30% del total del costo de la
obra
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Compras excluidas de Subasta Pública (Art. 10.002)
• Obras realizadas por administración
• Adquisición de equipo pesado fuera de Puerto Rico
• Contratación de servicios de mecánica para reparación de vehículos, equipos municipales y la reparación de equipo computarizado < $25,000
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Funcionamiento Interno de la Junta (Art. 10.005)
• Quórum• Actas
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Funciones y deberes de la Junta(Art. 10.006)
• Publicación del Anuncio
• Criterios – Adjudicación• 2000 DTS 074 IM Winner v. Junta de
Subastas• 2001DTS 041 Punta Arena v. Junta de
Subastas
• Rechazar Pliegos
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Funciones y deberes de la Junta(Art. 10.006)
• Establecer y requerir garantías y fianzas
• Declarar una subasta desierta
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Cotizaciones o subastas (Art. 10.007)
1.Escribir nombre completo y título
2.Firmar en cada etapa del proceso
Tienen que:
• Solicitan• Reciben• Aceptan cotizaciones• Adjudican las subastas
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Cotizaciones o subastas (Art. 10.007)
Prohibido
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Pruebas a realizar por el Auditor
• Solicitar certificación de los miembros de la Junta de Subastas
• Verificar confirmación de la Legislatura Municipal
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Pruebas a realizar por el Auditor
• Solicite una relación de las subastas celebradas
• Seleccione una muestra
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Pruebas a realizar por el Auditor
• Examinar lo siguiente:– Crédito Presupuestario
– Publicación del anuncio
– Las especificaciones
– Actas de las subastas
– Expedientes de las subastas
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Pruebas a realizar por el Auditor
• Pruebas adicionales– Registro de asistencia
– Entrevistas
– Confirmaciones
– Impugnaciones
– No se otorgó al mejor postor
– Declarada desierta
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Hallazgos más comunes
• Adquisición de bienes y servicios y construcción de obras sin celebrar subastas o sin solicitar cotizaciones
• Fraccionamiento de las compras de bienes y servicios y de la construcción de obras para obviar el requisito de subasta. Para adjudicar las subastas se utilizó el método de solicitar cotizaciones.
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Hallazgos más comunes
• Adjudicaciones a licitadores cuyas ofertas excedían a las presentadas por otros licitadores
• Cotizaciones falsas consideradas en la adjudicación de compras y otras que no se pudo corroborar su autenticidad
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Hallazgos más comunes
• Constitución de la Junta de Subasta sin el ciudadano particular y presidida por el Alcalde
• Órdenes de cambio relacionadas con la construcción de una obra sin someterse a la aprobación de la Junta de Subastas
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Hallazgos más comunes
• Defiencias relacionadas con las actas– No se incluye información importante
– Actas sin firmar
– Actas no encuadernadas
– Actas no transcritas
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Hallazgos más comunes
• Expedientes sin:– Aviso de subasta
– Hojas de asistencia
– Cotizaciones
– Cartas de adjudicación
– Minuta de las reuniones relacionadas