EXPOSICIÓN EJE TEMATICO Nº 5

ALUMNOS

Marcela Malaver RamírezLeidy Carolina Maya

Gloria Cecilia GonzálezJavier Suárez Gómez

Olga Lucía Uribe Márquez

TUTOR

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

Ingeniero de Sistemas Especialista En Desarrollo de Software

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA

DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

TABLA DE CONTENIDO

Nº Diapositiva

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS 4

OBJETIVOS 5

RESPONSABLES6

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO7 - 11

EXPEDIENTE MIXTO O HIBRIDO12

PROCESO GESTION DOCUMENTAL13 – 20

PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES21 – 28

DOCUMENTOS ORGANIZACIÓN Y SERVICIO (Consejos Prácticos) 29 - 36

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO37 -42

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 43 - 47

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

La organización debe establecer estrategias de conservación para este tipo de documentos y así mismo crear un espacio físico con condiciones ambientales adecuadas para su conservación.Se deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos finales no se puedan modificar.Hacer una selección de documentos para determinar cuales se van a guardar y por cuanto tiempo.

Estar informado sobre avances tecnológicos e ir adquiriendo equipos de almacenamiento para trasladar documentos a los nuevos soportes y así evitar la pérdida de información ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.Mantener defensas frente a los virus informáticos.

OBJETIVOS

Acceso adecuado Agilizar la búsqueda y facilitar el acceso a la información Conservar documentos auténticos y fiables como testimonio de la organización.Mantener la integridad de los documentosControlar el acceso a la información por niveles de seguridad.Contribuir al control y reducción del daño ambiental.Permitir una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.simultaneidad de usuarios para el mismo documentoGarantizar la disposición final del documento

¿QUE ES UN EXPEDIENTE ELECTRONICO?

Es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad.

CUALES SON LAS PRINCIPALES CARACTERISTICAS DE UN EXPEDIENTE

ELECTRONICO• Rapidez. Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajar sobre ellos (sean oficinas, organismos u organismos diferentes), que pueden estar ubicadas en lugares distantes; el trámite se vuelve más rápido y económico, y la gestión más eficiente. Evita el extravío de expedientes en papel, lo que usualmente genera grandes retrasos. La búsqueda y recuperación de los expedientes deja de ser un problema. • Descentralización. El soporte electrónico permite que los expedientes sean iniciados desde distintas ubicaciones geográficas, sin estar limitados por restricciones horarias (de atención al público, horarios laborales o husos horarios). Permite la interacción y el trabajo sin requerir de la presencia física de los usuarios. De este modo se favorece la descentralización y se acerca el trámite al usuario.• Validez legal. El expediente electrónico se regula por un marco legal que legitima y legaliza los procesos documentales electrónicos. Cada actuación en el expediente que esté firmada electrónicamente, reviste el mismo valor legal y documental que en el soporte papel.

• Transparencia. El expediente electrónico puede ser seguido por el interesado paso a paso, conociendo su estado, en qué etapa se encuentra y cuáles son las siguientes. Esta información es actualizada cada vez que el expediente se mueve en la organización, pudiendo estar a disposición del interesado las 24 horas del día, a través de Internet.

 • Interoperabilidad e intercambio de expedientes. Los

expedientes 100 % electrónicos pueden ser inter/operados entre diversos organismos o empresas sin necesidad de trasiego de papeles ni demoras por traslados. Además se evita el riesgo de deterioro y de extravío de documentos durante su transferencia.

 • Del papel al digital. El expediente electrónico funciona con

documentos electrónicos capaces de circular entre personas, pudiendo ser modificados según protocolos de autorización previamente estipulados y firmados electrónicamente. Así es posible pasar del uso del papel como soporte documental hacia el soporte digital, sin perder garantías de calidad y validez, ni opciones en la diversidad de trámites disponibles.

• Rápida localización y fácil almacenamiento. El expediente electrónico puede ser localizado rápidamente en bases de datos indexadas. Su inmaterialidad permite que puedan ser almacenados sin necesidad de grandes espacios físicos. La tecnología permite que los documentos de diversos tipos de expedientes se almacenen en un repositorio único organizado y centralizado, que pueda ser accedido por todos los usuarios autorizados y que cuente con un mecanismo de respaldo que asegure su contingencia.

• Heterogeneidad documental. Los usuarios y funcionarios pueden incorporar al expediente diferentes tipos de documentos, tales como documentos de procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, PDF, fotos e imágenes, faxes, etc. Todos ellos podrán ser firmados electrónicamente, de forma de garantizar su validez. El expediente funciona como un contenedor único de todos los elementos relevantes para el pronunciamiento administrativo. Una solución de primer nivel de expedientes electrónicos como INTEGRADOC, permitirá a los propios funcionarios definir los tipos de expedientes disponibles y los datos asociados a los mismos.

• Copias fieles. Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea necesario, y obtener cada vez copias fieles del original. En el caso del expediente que se inicia a través de formularios o cartas en formato papel las copias que de ellos se generen deberán atravesar un nuevo proceso administrativo para ser autenticados, resultando en procedimientos largos y engorrosos. Sin embargo, con el soporte electrónico estas nuevas etapas en el flujo documental no son necesarias.  • Seguro. El expediente electrónico es mucho más seguro que el que emplea soporte papel. No es posible que se extravíen páginas o se las elimine sin que haya registro sobre quién y cuándo sucedió. No es necesaria su impresión en papel a modo de respaldo, sino que se enmarca en las políticas de respaldo de bases de datos disponibles en la organización. No existe deterioro de los documentos electrónicos. Los mecanismos de firma electrónica descritos a continuación garantizan que el trámite electrónico sea aún más seguro que uno en papel.  • Firma electrónica. En los expedientes electrónicos se suele emplear la firma electrónica en procura de que: Quien firma una actuación en alguna etapa del expediente, sea quien dice ser (concepto de “no repudio”) Todo aquello que sea firmado sea cifrado hasta que llega a su destinatario, no pudiendo accederse a su contenido por personas no autorizadas. En caso de interceptación no autorizada del expediente, e intento de modificarlo, ello se detecte automáticamente.

QUE ES UN EXPEDIENTE HIBRIDO O MIXTO

Es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en un soporte electrónico, en parte como expediente físico. La aplicación de los sistemas híbridos o mixtos, son la de producir, almacenar y mantener documentos en soporte físicos y otros soportes que la tecnología nos ofrece, como puede ser el microfilme o los medios electrónicos, que se relacionan entre sí, de manera que llegado a este punto de convergencia para garantizar una conservación de los documentos archivísticos por todo el tiempo que se les necesite.

Los sistemas híbridos son utilizados como una forma de garantizar la preservación de la información, para no tener tropiezos y aumentar su eficiencia en la atención de los ciudadanos y el orden jurídico en general que los documentos públicos sustentan y para respaldar la legalidad de la gestión de la actividad privada.

DISPOSICIÓNFINAL

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Trámite

Producción y/o Recepción

Distribución

Consulta Eliminación Conservación

Permanente

RetenciónArchivo Central

RetenciónArchivo de

Gestión Almacenamiento Recuperación

Conservación Preventiva

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación

Ley General de Archivos, Titulo I, Articulo 3°

CONCEPTOS GENERALESCONCEPTOS GENERALESARCHIVO

En términos generales podemos decir que ARCHIVO es la conjunción o sumatoria de varios elementos:

1. El lugar, sitio, repositorio o depósito

2. Los Documentos, acervo documental o Archivalía.

3. La Función o actividad de administrar o manejar los Archivos

4. El Funcionario, Administrador Documental, archivista o Archivero

5. El servicio de los documentos y la información en ellos contenida

Artículo 251 de C.P.C.

“Son Documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.

EL DOCUMENTO

Documento de Archivo: Es el registro de la información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

EL DOCUMENTO

Valores Documentales

Contable

• Administrativo Legal

Fiscal

Técnico Histórico

CICLO VITAL DEL DOCUMENTOEnfoque Sistémico

Archivo de Gestión Archivo Central

Archivo Histórico

Transferencias Primarias

Tra

ns

fere

ncia

s s

ecu

nd

arias

Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

PROCESOS TECNICOS

DOCUMENTALES

Planeación

Normalización

Producción

Trámite

Clasificación

Ordenación

Descripción

Selección

Preservación

Servicio

PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES

Manuales de Funciones Manuales de Procedimientos

2. Planeación

Conocimiento de los fines y objetivos de la Entidad Conocimiento de la Estructura de la Entidad Conocimiento de las Actividades de la Entidad

1. Gestión Documental

PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES

Normatividad Jurídica Normatividad Administrativa Normatividad Técnica

• Icontec (La carta, la circular, el memorando, el comunicado, el acta, los informes, el sobre)

3. Producción Es la aplicación y puesta en ejecución de lo

planeado y normalizado

2. La Normalización

PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES

4. El trámite La Producción o el recibo La Clasificación La Radicación o el registro La Distribución El Seguimiento El Archivo

PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES

5. La Clasificación Teorías sobre la Clasificación El Principio Archivístico de:

Procedencia Tipos de Clasificación

PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES

6. La Ordenación Teorías sobre la

Ordenación El Principio Archivístico

de: Orden Original

Tipos de Ordenación

PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES

7. La Selección Generalidades El Ciclo Vital de los documentos Los Valores documentales Las Tablas de Retención La Selección, el Expurgo y el descarte documental La Transferencia documental

PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES

8. La descripción Análisis de la Información La codificación Instrumentos de recuperación de la información

Los Inventarios

PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES

9. La Conservación y Preservación Historia de la Escritura y de los soportes Química del Papel Agentes de degradación Controles de preservación Controles de conservación La Restauración

Consejos Prácticos

No me maltrates al colocarme ganchos.

Quítame con sutileza los ganchos y clips sin dañarme para archivarme.

Quiérame y colócame en orden alineada para verme mejor.

Perfórame adecuadamente.

Archívame siempre en orden cronológico.

Al archivarme sácame legajo por legajo no todos al tiempo me puedes hacer daño.

Ubícame cerca del archivado.

Archívame diariamente para estar al día.

No abras más de una gaveta puedes dañarme y hacerte daño.

Consejos Prácticos

¿Sabias que me hacen daño los resaltadores?

Si quieres que me conozcan muchas dependencias basta con que me subrayes con un lapicito

suave.

Consejos Prácticos

•Asegúrate de tener tus manos limpias y secas cuando me vayas a manipular.

•Piensa en mi comodidad, soy tu amigo, no me estreches en una carpeta con muchos documentos, guárdame como máximo con 180 amiguitos más.

Consejos Prácticos

No me des de tus alimentos, me hace daño y arruina mi apariencia.

Recuerda… YO ME ALIMENTO DE TUS BUENOS CUIDADOS.

Consejos Prácticos

No humedezcas tus dedos con agua o saliva para pasar mis folios.

Te quiero mucho……………….………………..pero me hace daño la humedad.

Consejos Prácticos

Si tienes que hacerlo, coloca sobre el sitio elegido un pedacito de papel y luego el gancho.

* Te lo sabré agradecer * !Oye! No me adulteres, no escribas notas sobre mí.

Consejos Prácticos

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

El área de trabajo debe mostrar el bue manejo de los elementos y las buenas prácticas archivísticas dentro de la organización, este constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentos de archivo en una organización, además es un principio básico de seguridad. Se deben tener en cuenta algunas recomendaciones para minimizar los riesgos de salud a los que nos vemos expuestos al estar tanto tiempo desarrollando la misma actividad:

Eliminar de nuestra área los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de las actividades e inducen a cometer errores.

Reorganice sus equipos de acuerdo a su orden de importancia de tal forma que los más utilizados queden dentro de la zona de alcance funcional de miembros superiores.

Organice los objetos de acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza. Es decir, ubique en el lugar de más fácil acceso, aquellas cosas que requieren para el ciclo de la tarea.

No llene el escritorio de papeles o documentos que no utiliza frecuentemente.

Es preferible una iluminación tenua, que no provoque deslumbramiento o reflejos.

Debe ajustar la altura de la silla para que los pies toquen el suelo. Colocar el mouse a la misma altura dl teclado. Posicionar el monitor ligeramente por debajo del nivel de los ojos. Ajuste el nivel de brillo y color del monitor de modo que no

deslumbren la vista. Mantener limpia la pantalla/filtro del monitor. Situar el escáner o impresora en un área ventilada y asegúrate que

reciba mantenimiento con regularidad. Alternar el trabajo en el computador con uno que requiera otro tipo

de movimiento muscular. Tomar breve descansos a cada hora para que descansen los ojos y

se estiren los músculos.

PAUTAS BÁSICAS PARA TENER EN CUENTA

Mantener la mesa de trabajo completamente ordenada. No debe haber nada encima de la mesa excepto lo necesario para el asunto en el que se esté trabajando. Esta sencilla medida permite concentrarse exclusivamente en el trabajo en curso.Es prácticamente obligatorio tener la mesa libre de documentos, agendas, etc. puesto que, en su condición de custodios de la documentación, deben ser especialmente precavidos en relación con los documentos que puedan quedar a la vista.

- Utilizar bandejas de entrada / salida: Hay que asegurarse de que toda la información nueva esté en un lugar específico, por ello se sugiere la bandeja de entrada, como elemento más común en todas las oficinas. La utilización de la bandeja de entrada ayuda a encontrar lo que se precisa en cada momento y evita mezclar la información nueva con tareas que se están llevando a cabo o que estén acabadas. Por otra parte, la bandeja de salida permite tener juntos todos los asuntos resueltos y de alguna manera también actúa como elemento motivador.

Clasificar los asuntos nuevos

Los documentos de la bandeja de entrada deben clasificarse en tres categorías:

a)Asuntos en los que hay que trabajar. Estos asuntos deben guardarse inmediatamente, clasificados por temas en subcarpetas para tener agrupados todos los documentos correspondientes a una misma cuestión.

b) Asuntos que se está seguro que no se van a tratar. Todo aquello que no se va a tratar en absoluto (publicidad, folletos, documentos que se han duplicado, etc.) debe ir inmediatamente a la papelera. Esto evita tener papeles inútiles y facilita la búsqueda de aquellos que sí se necesitan.

c) Asuntos "dudosos" o que no se sabe si se van a tratar o no. En este caso, hay que aprender a tomar decisiones rápidas y colocarlos en la categoría "a) o b)"

No acumular papeles:

Hay que ir procesando los asuntos, de acuerdo con las prioridades establecidas, esto evita que las tareas se acumulen y produzcan confusión mental.Es muy importante no acumular montones de papeles que realmente no se sabe cómo tratar. Guardar todo lo que llega al puesto de trabajo es casi imposible, en primer lugar por razones de espacio físico y en segundo, pero no por ello menos importante, si se acumulan demasiados papeles sobre la mesa y alrededores, es posible que no se encuentre lo que verdaderamente se necesita.

Mantener el archivo organizado y al día

Una de las razones por las que a veces se dificulta el trabajo cotidiano es por la falta de una buena organización en el archivo, lo que produce pérdidas de tiempo y errores, además de posibles extravíos de documentos importantes.

De igual forma, los montones de documentos pendientes de archivo producen confusión y tiempos dedicados a la recuperación de información que, de estar clasificadas y archivados, no supondría ningún trabajo. La razón y la lógica indican que aquellos archivos que quedan obsoletos, deben destruirse puesto que si se van acumulando documentos que no es necesario conservar, ocuparán el sitio necesario para la documentación en vigor o la que por razones legales o fiscales debe conservarse como mínimo cinco años.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El archivo del documento electrónico se define como el registro de información generada, recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. “La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o sub/serie a la que pertenece la cual ha sido definida en el cuadro de clasificación documental”.

La gestión de documentos electrónicos requiere sistemas de archivo que cumplan con las siguientes funciones:

1.Organizar racionalmente los directorios informáticos y los accesos a los mismos, estableciendo las normas o sistemas para el almacenamiento de los documentos.2.Controlar la reproducción indiscriminada de copias.3.Eliminar las copias y versiones de un mismo documento.4.Establecer sistemas para salvaguardar la integridad de los documentos.5.Establecer un sistema que permita recuperar la información eficazmente.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

La organización facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como recursos colectivos.

Seguridad y fiabilidad de información, documentos etc, de gran valor para la organización, pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.

Para la organización de los documentos electrónicos se debe:

Clasificar: registrar los datos básicos en el documento producido o recibido.Ordenar: conformación de expedientes.Describir: se dan niveles de descripción.

EN LA GESTIÓN DE RECURSOS ELECTRÓNICOS SE IDENTIFICAN TRES FASES

1)Fase de diseño: Se trata de intervenir en el diseño de los documentos y de los procesos en los que se insertan para garantizar la incorporación de requisitos archivísticos, que en buena medida trascienden más allá:

• Fiabilidad: Que los documentos puedan demostrar los efectos que contienen, es decir, que tengan un contenido fidedigno.• Autenticidad: que los documentos sean inmunes a todo tipo de manipulación y alteración a lo largo del tiempo. Asimismo que evidencien la procedencia.

• Integridad: Que mantengan íntegros y completos su estructura y contenido.• Accesibilidad: que sean recuperables para su uso en todo momento y circunstancia.

• Descripción: Debe ser incorporada al diseño de los documentos para que la contengan durante todo el ciclo de vida, y debe comprender su contenido, la descripción del proceso y la del contexto en el que ha sido registrado.

• Selección: La valoración y la consiguiente selección debe incorporarse en este momento, lo que no significa alterar las estrategias en el sentido de hacerlo pieza a pieza, sino que las series documentales deben ser evaluadas, o su evaluación incorporada, en la fase de diseño de los procedimientos de las que son reflejo.

2) Fase de utilización: En la que los documentos fiables, auténticos, íntegros y accesibles deben conservar estas características inalteradas mediante fórmulas de autentificación, limitando el acceso a los individuos que han de intervenir en un proceso, sea como meros consultantes, sea para incorporar datos. Además, el uso de los documentos implica otros requisitos archivísticos, fundamentalmente:

• Interconexión: De unos documentos con otros en el lugar y orden que les corresponda en el procedimiento, de modo que se pueda seguir su marcha y mantener íntegro en todas sus fases.

• Interrelación: Con los documentos no electrónicos creados por la organización, ya sea en el pasado, ya sea simultáneamente. En el primer caso se puede lograr mediante la clasificación, en el segundo integrándolos en sistemas híbridos o mixtos.

• Transferencia: Cuando ya no sean necesarios para el sostenimiento de las actividades que reflejan, los documentos pueden ser conservados en los mismos sistemas donde han sido creados y utilizados; sin embargo, por motivos de control y de conservación, es preferible su transferencia a servidores destinados a la conservación perpetua.

3. Fase de conservación: a diferencia de los documentos no electrónicos, que conservan su autenticidad si se les mantiene en la misma forma y estado de transmisión en el que han sido creados, recibidos o guardados, los electrónicos conservan su autenticidad mediante la renovación constante y la migración periódica: • La renovación: genera una reproducción completa tanto del contenido como de los elementos formales de un documento, la cual puede ser considerada copia fidedigna del original.

• La migración: consiste en la transferencia periódica entre configuraciones o entre generaciones de tecnología, que permite conservar la información en un modo que no garantiza ser una réplica exacta del original. Reproduce el contenido del documento, pero cambia la configuración y el formato. La migración incluye la renovación.

• La conservación implica también el desarrollo de procedimientos de control de los documentos electrónicos desde el momento en que dejan de ser necesarios para la gestión, en el sentido de proteger su integridad. Procedimientos integrados por rutinas, pero también por una autoridad que verifique y certifique los resultados de la migración. Desde una concepción sistémica, la gestión de los documentos electrónicos se da en tres niveles: el organizacional, el archivístico y el ecnológico.