CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

DIANA BEDOYA BARCO

LUZ ADRIANA ROJAS REINA

ANA VICTORIA PARRA SALAZAR

WENDY TATIANA VARELA MATEUS

JOEL CESAR NAVARRO OROZCO

TUTOR

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

INGENIERO DE SISTEMAS. ESPECIALISTA EN DESARROLLO DEL SOFTWARE

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAS DE CIENCIAS HUMANA Y BELLA ARTES

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA-QUINDÍO

2016

Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo

electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado

mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído,

interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores

de magnetización.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

El término conservación, en el ámbito de los archivos y bibliotecas,

hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger

adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización

en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.

CONSERVACIÓN

Decreto 2609 de 2012 - Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,

parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras

disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del

Estado.

LEY 1437 DE 2011 ARTICULO 59 las entidades públicas deberán implementar

mecanismos para el foliado de los documentos electrónicos,

LEY 527 DE 1999 - por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de

los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se

establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.,

NORMATIVIDAD

ESTRATEGIAS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS

Desde el punto de vista de la técnica archivística o de los requisitos para la organización de los

documentos, las estrategias deberían centrarse en los requisitos de diseño, uso y conservación de los

documentos, interviniendo en esas fases:

Se trata de intervenir en el diseño de los documentos y de los procesos en los que se insertan para

garantizar la incorporación de requisitos archivísticos, que en buena medida trascienden más allá:

• Fiabilidad: que los documentos puedan demostrar los efectos que contienen, es decir, que tengan un

contenido fidedigno.

• Autenticidad: que los documentos sean inmunes a todo tipo de manipulación y alteración a lo largo

del tiempo. Asimismo que evidencien la procedencia.

1. FASE DE DISEÑO:

• Accesibilidad: que sean recuperables para su uso en todo momento y

circunstancia.

• Integridad: que mantengan íntegros y completos su estructura y contenido.

• Descripción: debe ser incorporada al diseño de los documentos para que la

contengan durante todo el ciclo de vida, y debe comprender su contenido, la

descripción del proceso y la del contexto en el que ha sido registrado.

• Selección: la valoración y la consiguiente selección debe incorporarse en este

momento, lo que no significa alterar las estrategias en el sentido de hacerlo pieza

a pieza, sino que las series documentales deben ser evaluadas, o su evaluación

incorporada, en la fase de diseño

FASE DE DISEÑO

2. FASE DE UTILIZACIÓN: en la que los documentos fiables, auténticos, íntegros y accesibles

deben conservar estas características inalteradas mediante fórmulas de autentificación, limitando el

acceso a los individuos que han de intervenir en un proceso, sea como meros consultantes, sea

para incorporar datos. Además, el uso de los documentos implica otros requisitos archivísticos,

fundamentalmente:

• Interconexión: de unos documentos con otros en el lugar y orden que les corresponda en el

procedimiento, de modo que se pueda seguir su marcha y mantener íntegro en todas sus fases.

• Interrelación: con los documentos no electrónicos creados por la organización, ya sea en el

pasado, ya sea simultáneamente. En el primer caso se puede lograr mediante la clasificación, en el

segundo integrándolos en sistemas híbridos o mixtos.

• Transferencia: cuando ya no sean necesarios para el sostenimiento de las actividades que

reflejan, los documentos pueden ser conservados en los mismos sistemas donde han sido creados

y utilizados; sin embargo, por motivos de control y de conservación, es preferible su transferencia a

servidores destinados a la conservación perpetua, dotados de medidas de seguridad que

garanticen su autenticidad.

3. FASE DE CONSERVACIÓN: a diferencia de los documentos no electrónicos, que conservan

su autenticidad si se les mantiene en la misma forma y estado de transmisión en el que han sido

creados, recibidos o guardados, los electrónicos conservan su autenticidad mediante la

renovación constante y la migración periódica:

• La renovación: genera una reproducción completa tanto del contenido como de los elementos

formales de un documento, la cual puede ser considerada copia fidedigna del original.

• La migración: consiste en la transferencia periódica entre configuraciones o entre

generaciones de tecnología, que permite conservar la información en un modo que no garantiza

ser una réplica exacta del original. Reproduce el contenido del documento, pero cambia la

configuración y el formato. La migración incluye la renovación como medio de conservación, pero

es diferente como hemos visto.

• La conservación implica también el desarrollo de procedimientos de control de los

documentos electrónicos desde el momento en que dejan de ser necesarios para la gestión, en

el sentido de proteger su integridad. Procedimientos integrados por rutinas, pero también por una

autoridad que verifique y certifique los resultados de la migración

DESDE UNA CONCEPCIÓN SISTÉMICA, LA GESTIÓN

DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SE DA EN

TRES NIVELES

En el contexto organizacional los documentos electrónicos soportan tres grandes categorías de

necesidades:

1. Sirven a las necesidades operativas habituales: En esta fase el uso de las tecnologías de la

información y de las comunicaciones es muy intensivo para lograr un desarrollo más eficiente y efectivo

del trabajo, pero rara vez se contemplan las necesidades de los documentos electrónicos, lo que más o

menos también sucede con los de papel, aun cuando niveles mínimos de acción aportan soluciones

importantes

2. Servir a la responsabilidad organizacional: lo importante es asegurar la autenticidad de los

documentos electrónicos, su integridad, y la seguridad de los sistemas de almacenamiento y acceso. Ello

debe hacerse conforme a un marco normativo.

3. Documentar la historia corporativa: los documentos seleccionados deben ser mantenidos y migrados

entre plataformas tecnológicas asegurando su integridad y contexto.

Amplio: y cubrir todo el ciclo de vida de los documentos y comprender a

toda la organización.

• Aplicable a las actividades diarias: para lo que debe contemplar

procedimientos escritos claros y realistas, que puedan ser llevados

efectivamente a la práctica.

• Aprobado a alto nivel: como única vía para su efectividad en toda la

organización y garantía de su cumplimiento.

El marco de políticas corporativas debe ser:

Qué tipos de documentos deben convertirse en documentos formales, de

modo que se distingan de otros conjuntos informativos como puedan serlo

los documentos de apoyo, y para ello hay que asegurar un mismo criterio en

toda la organización.

Qué grupos de personas pueden llevar a cabo acciones sobre esos

documentos, estableciendo una jerarquía de acceso y actuación sobre los

mismos, esto es, una política precisa de roles de administradores y usuarios.

Dónde se tienen los documentos y de qué formas están estructurados y

organizados, conforme a un cuadro de clasificación integral para toda la

entidad.

Cómo son valorados y seleccionados los documentos, de acuerdo con el

calendario de conservación.

Las normas corporativas deben insertarse en un

marco normativo de mayor rango, de nivel nacional e

internacional para asegurar una gestión de

documentos electrónicos efectiva y debe centrarse en

aspectos inmediatos como:

• El cambio: centrándose en las actividades y previendo mecanismos flexibles de seguimiento y

adecuación a la realidad.

• El consenso: las normas deben ser admitidas por todos, adoptadas, facilitando la

participación y la posibilidad de influir; de otro modo no se aplican nunca.

• La escalabilidad: cuando la normativa no resuelve todas las situaciones, se aplica

escalonada y progresivamente.

• La integración: gestores, archiveros y tecnólogos deben trabajar codo con codo.

• El reparto de responsabilidades: entre los archiveros, los gestores de sistemas de

información y de tecnologías de la información y de las comunicaciones, administradores y

responsables de procesos, y usuarios finales

LA NORMATIVA DEBE POSEER UNA SERIE DE CARACTERÍSTICAS QUE PREVEAN Y POSIBILITEN

NIVEL DE GESTIÓN DOCUMENTAL COMPRENDE

TODO EL CICLO DE VIDA EN CADA UNA DE SUS

FASES

1. Creación y captura en un entorno seguro

2. Selección y disposición de conjuntos documentales:

3. . Preservación, transferencia y conservación de conjuntos documentales:

La selección de formatos debe:

• Minimizar el riesgo de bloquearse con formatos y aplicaciones propietarias.

• Limitar el número de formatos para minimizar el número de rutinas (paths) de

migración.

• Los formatos seleccionados deben poseer una mínima conexión con las aplicaciones

departamentales.

• Reducir al mínimo, en el funcionamiento diario, la intervención de la infraestructura

tecnológica de un departamento.

• Los formatos seleccionados no deberían excluir añadidos y cambios futuros a medida

que se produzcan nuevos desarrollos.

• Formatos de transferencia: deben comprender el contenido, la estructura

y el contexto del documento y documentar que también se conservan los

metadatos a nivel de documento y de expediente.

• Formatos de preservación: Asegurar la integridad del conjunto y, al

máximo posible, la estabilidad.

• Formatos de presentación: presentan los documentos en forma similar al

original

LOS TIPOS DE FORMATOS FÍSICOS

PUEDEN AGRUPARSE EN

NIVEL TECNOLOGICO

La mayoría de las organizaciones tienen dos funciones relacionadas, la Electronic

Document Management y la Electronic Records Management, que pueden

encontrarse en un mismo paquete informático y soportan la gestión de información

electrónica en dos formas diferentes pero complementarias.

Electronic Document Management ayuda a las organizaciones a explotar su información más

eficazmente proporcionando el mejor acceso a información almacenada y dando soporte a los

grupos que trabajan juntos con software de workflow. Soporta las necesidades de información de

las operaciones inmediatas.

• Electronic Records Management proporciona un entorno digital para la captura de documentos

y aplica prácticas normalizadas de gestión de documentos. Soporta las necesidades de

información a medio y largo plazo. Gestiona la estructura de archivo corporativo, clasificación,

selección y disposición, calendario de conservación…

• Sistémico: interrelacionándolo con otros sistemas de información comparables

y compatibles en el horizonte de información amplio de la organización, para

asegurar la emergencia de sistemas de gestión documental en toda la

organización como recursos corporativos valiosos.

• Escalable: que pueda crecer.

• Sostenible: que el contenido, contexto y estructura de los documentos puedan

ser mantenidos en el tiempo, de forma predecible y consistente, al margen de los

cambios de la tecnología específica utilizada.

EL DESARROLLO DE SISTEMAS DEBE INTEGRAR LA

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON

LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS:

¿Cuál es la mejor estrategia para conservar objetos

digitales a lo largo del tiempo?

Estrategias de conservación a

largo plazo de objetos digitales.

Pregunta difícil de contestar

PRINCIPALES ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN.

Copias de seguridad o de respaldo

(backup): Son la forma mas común

de preservar la información.

Renovación del soporte físico de

almacenamiento (refresco): Consiste

en pasar la información digital de un

soporte a otro nuevo o más moderno

para reducir el riesgo de pérdida

debido al deterioro del soporte físico.

• La rápida evolución de la tecnología que cada día

ofrece nuevos equipos y software con mejores

funcionalidades.

• El alto costo económico de la conservación y

mantenimiento de equipos, que la mayoría de centros

de información no están en capacidad de asumir.

• El deterioro físico de los equipos que en algún

momento hará imposible su conservación y

mantenimiento.

Preservación de la tecnología:

Esta estrategia consiste en

conservar y dar mantenimiento a

esos recursos. No obstante, al

aplicarla, debe tomar en cuenta:

Migración: consiste en convertir un recurso digital creado en un entorno

específico y codificado en un determinado formato a otro para que funcione en

una nueva plataforma informática. Por ejemplo:

Transferencia de un formato a otro (de Microsoft Word a PDF)

Transferencia de un sistema operativo a otro (de Windows a Linux)

Transferencia de un lenguaje de programación a otro (de BASIC a PHP)

Emulación:

Es otra de las estrategias más utilizadas para evitar la pérdida de información

debido a la obsolescencia del entorno digital. Para aplicar esta estrategia

debe reproducir en un entorno informático distinto al original las

características esenciales de un archivo, combinando elementos de software

y de hardware con la finalidad de que un formato obsoleto funcione en un

ambiente nuevo.

Para la emulación se necesita un nuevo software que traducirá los códigos e

instrucciones desde el entorno informático antiguo para que se ejecute

correctamente en el nuevo.

Consiste en preservar el recurso digital y toda la

información necesaria para codificarlo y

traducirlo. Se guardan datos sobre cómo

interpretar el archivo en cualquier sistema futuro.

Para aplicar esta estrategia se pueden utilizar

estructuras como archivos XML, que mantienen

la relación entre todos los componentes de la

información que se debe preservar (objeto

digital, metadatos, identificador y

especificaciones del software).

Encapsulamiento

La Ley 527 de 1999 expone en su artículo 12:

“Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean

conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes

condiciones:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se

haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que

reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el

origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el

mensaje o producido el documento.

PROBLEMÁTICA DE CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Entre las principales se encuentran:

• La obsolescencia de los programas ejecutables, códigos y formatos (software)

• La obsolescencia de los equipos físicos, mecánicos y eléctricos (hardware)

• La degradación o desuso del soporte que almacena al documento (CD, Disco

Duro, etc.).

• La necesaria capacidad del documento digital para ser transferido de un formato

a otro, las veces que sea necesario. Lo cual impone desafíos para la integridad,

autenticidad y fiabilidad.

Con lo anterior se puede afirmar que una de las

principales problemáticas que representa el uso y

gestión del documento electrónico es su

conservación, dadas las tecnologías bajo las cuales

se preserva.

Hablar en la actualidad de la preservación de los documentos electrónicos, pone en evidencia

diversos puntos de discusión, los aspectos técnicos estarán relacionados con la tecnología bajo

la cual operan.

En su base podríamos hablar de dos aspectos, mismos que son el software y el hardware, de

esta base derivaran sus diversas problemáticas por nuevas versiones de estos. La repercusión

se presenta directamente en la forma y los medios de preservación. Sin embargo esta es solo

una de varias problemáticas a las que nos enfrentamos en la preservación de los documentos

electrónicos.

A diferencia de los materiales tradicionales, en el caso de la información digital, nos

encontramos con el problema de su propia incapacidad para mantenerse estable. La diferencia

del problema de la conservación tradicional que está orientada a la estabilización del soporte, en

el caso del patrimonio digital, la obsolescencia de los formatos, de los programas (software) e

incluso del equipamiento de conversión (hardware) puede desencadenarse con mayor velocidad

que la degradación del soporte.

PROBLEMÁTICA DE CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

En la preservación digital, no actualizar constantemente la información, es sinónimo de su

destrucción. La preservación de un medio digital, en la actualidad parece no depende de

cuánto pueda durar el soporte en el que se encuentra, sino en la capacidad del documento

en ser transferido de un soporte a otro y de un formato a otro tanto como sea posible.

Los modos y las formas que se utilizan para el almacenamiento de soportes digitales y en

papel son muy diversos, aunque ambos requieren de metodologías para su preservación,

algunos aspectos como podrían ser los desastres naturales afectaran tanto a electrónicos

como en papel. Aunque en el caso de los formatos podríamos apelar al computo distribuido y

mantener copias de seguridad en diversas ubicaciones geográficas.

Para llegar al punto de utilizar recursos electrónicos debemos tener presente que para la

conservación de recursos en papel el espacio físico es vital y dado que las bibliotecas y

centros de información en la actualidad tienen problemas para lograr el máximo

aprovechamiento de espacios en muchos casos existe una tendencia por pasar a los

formatos digitales, esto como parte de un proceso evolutivo que a nuestros días se a

convertido en algo completamente normal.

Los formatos en los cuales se tendrá que hacer el almacenamiento, mismo que al paso

del tiempo pueden cambiar y en base a esos aspectos se tendrá que tomar en cuenta:

Soporte físico (CD, discos duros, etc.).

Sistema operativo (Linux, Windows, OS, etc.).

Formato de almacenamiento (Binario, ASII, sonido, video, etc.).

Codificación de los datos del sistema (HTML, XML, etc.).

Metadatos (estilo de codificación MARC, DC, PREMIS, etc.).

Además de los aspectos mencionados tendremos que verificar los aspectos

administrativos que se asocian a la selección, conformación y preservación de la

información, partiendo de la idea del ciclo de vida de la información y de los documentos,

ya que para evaluar si un documento es migrado, se tendrá que sopesar si vale la pena

hacerlo y en que plataforma se estará integrando para poder hacerlo accesible.

“La accesibilidad será una pieza vital como parte de la preservación de los

documentos en formato digital, ya que si los documentos logran sobrevivir al

paso del tiempo (la continuidad – por cuanto tiempos será un formato

“valido”) podrán ser usables y accesibles. Bien es cierto que para que esto

suceda se requerirá hablar de la autenticidad y la integridad de la

información”

La integridad de la información, plantea un desafío cuando se trabaja con documentos digitales.

En los materiales tradicionales, los equipos dedicados a la conservación agotan esfuerzos para

lograr la distinción del original respecto de las intervenciones realizadas a manera de evitar un

falseamiento histórico de los documentos originales.

En el caso de los documentos digitales, para garantizar la integridad, personal especializado

bibliotecólogos y archivistas, deberán documentar mediante metadatos toda la información

generada a partir de la documentación electrónica, además de desarrollar estándares y políticas

normalizadas que permitan el acceso, el uso y el intercambio de la estructura de la información

así como de sus modificaciones a través del tiempo.

Realidad del Archivo electrónico Los Nuevos retos a afrontar en la conservación de

los documentos

https://www.youtube.com/watch?v=gL4bPvsPt7w

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

https://www.youtube.com/watch?v=vX1k0sv5yzA

VIDEOS

http://www.unesco.org/new/fileadmin/MULTIMEDIA/HQ/CI/CI/pdf/mow/charter_preservation_digital_heritage

_es.pdf

https://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf

http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos_html/sites/default/contenidos/general/revista/numeros/Nume

ro_1/galeria/01-02_Alejandro_Delgado_Gxmez.pdf

http://cms.ual.es/UAL/universidad/serviciosgenerales/archivo/servicios/servicio/GESTIONDOC_3_DOCUME

NTOSELECTRONICOS?idioma=es

http://toolkit.cridlac.org/modulo-2-gestion-de-informacion/unidad-2-preservacion-de-colecciones-

digitales/estrategias-de-la-preservacion-digital.html

http://www.ecured.cu/Conservaci%C3%B3n_de_documentos

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/septiembre/1.pdf

http://www.edaddeplata.org/docactos/pdf/educativa/manual/CAPITULO7.pdf

BIBLIOGRAFÍA