DISEÑO DE ARCHIVOS Y USO DE ARCHIVO Y USO DE DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO SECUNDARIO

ESTUDIANTES:LUZ ANGELA JOYA ALMEYDA

ARMANDO MASMELAS BOJACÁCESAR TULIO RIVERA ZULUAGA

YEIMY ANDREA GARAY MORALESCAMILO ANDRÉS BRAVO FLÓREZ

LEIDY YOJANA CASTAÑEDA HURTADONATALIA CAROLINA RODRIGUEZ CARDENAS

DOCENTE:JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIADELA INFORMACIÓN Y LA DOUMENTACIÓN BILIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSITICAARMENIA, QUINDIO

2016

CONTENIDO

INTRODUCCION

OBJETIVO

DISEÑO DE ARCHIVO

1. Terminología básica

2. Diagrama de estructura de datos

3. Tipos de archivo

4. Respaldo y recuperación de archivo

DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO SECUNDARIO

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFIA

INTRODUCCION

Los sistemas de información de las entidades, están encaminados hacia el uso de archivos y bases de datos. Los datos son acumulados en los archivos, los cuales son procesados o mantenidos por el sistema; las bases de datos se encargan de acumular los datos producto de las transacciones y otros archivos generados por cada entidad, con el fin de ser usados bajo diferentes aplicaciones.

En este trabajo se pretende conocer algunos de los términos que hacen parte del lenguaje de archivos y el papel que juegan dentro de un sistema de información

OBJETIVOS

GENERALAdquirir un panorama de diseño de archivos y el uso de los dispositivos de almacenamiento secundarios.

ESPECIFICOS Familiarizarnos con el lenguaje de diseño de archivos. Conocer los dispositivos de uso secundario para el almacenamiento de datos.

DISEÑO DE ARCHIVOS¿Qué es?

Es la recopilación de datos, los cuales son ordenados y procesados en un programa de archivos dentro de un sistema, teniendo en cuenta que las entidades de hoy en día están encaminadas al uso de archivos sistematizados y bases de datos. Estos datos se acumulan en archivos que son procesados y mantenidos por el sistema.

Se debe tener en cuenta: Los datos que se van a incluir La longitud de cada registro, con base en las características de los datos La secuencia de los registros dentro del archivo. No obedecen a un tamaño predeterminado, pueden ser archivos pequeños o

grandes

1.TERMINOLOGÍA BÁSICA DE ARCHIVOS

Dato: cada uno de los elementos de un archivo, conocido como campos. Como por ejemplo los campos que hay que llenar en un cheque

Registro: Conjunto completo de datos relacionados, pertenecientes a una entrada

Llave de registro: Dato del registro cuyo valor es único en todos los registros del archivo, es utilizado con fines de identificación

1.Terminología básica de archivos

Entidad: Es cualquier persona, lugar, cosa o evento de interés para la organización, acerca de la cual se capturan, almacenan o procesan datos. Ejemplo: Los pacientes y los exámenes son entidades de interés en los hospitales.

Archivo: Es una colección de registros relacionados, se incluye cada registro en un archivo, ya que pertenece a la misma entidad.

Bases de datos: Colección integrada de datos almacenados en distintos tipos de registros, de forma que sean accesibles para múltiples aplicaciones.

2. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS

Los diagramas de estructuras de datos, son herramientas básicas que muestran los requerimientos lógicos, para la aplicación n de un sistema de información. Tienen cuatro finalidades:

1. Verificar los requerimientos de información

2. Describir los datos asociados con las entidades

3. Mostrar la relación entre entidades

4. Comunicar los requerimientos de datos a un diseñador de archivo o administrador de la base de datos.

5. Construir un modelo lógico del sistema que facilite su comprensión.

FASES PARA LA CONSTRUCCION DE LA ESTRUCTURA DE DATOS

Identificar las entidades dentro del sistema, pueden ser: personas, objetos, actividades etc.

Determinar las claves de las entidades Establecer las relaciones entre las entidades Diseñar el modelo de datos Identificar y describir los atributos de las

entidades Verificación sobre el diagrama

EJEMPLO DE ESTRUCTURA DE DATOS PARA UN CHEQUE

NOMBRE DE LA ENTIDAD

LLAVE DE REGISTRO

CAMPOS

CHEQUE

NOMBRE DE LA CUENTA

Número de chequeFechaPortadorMonto de la transacción

3. TIPOS DE ARCHIVO

ARCHIVO MAESTRO: Es un conjunto de registros importantes acerca de las actividades de una organización. Por ejemplo:

El archivo maestro de un sistema de pagos de cuenta, muestra el balance de cada vendedor o proveedor, al cual se le compra provisiones o servicios.

ARCHIVO MAESTRO

Información del estado actual

Resumen histórico del año

Vendedor N° 1258 NombreHECHO EN COLOMBIA

Balance actual13.846.450

Compras desde el 1° de Enero hasta la fecha5.234.678

fecha compras compras pagos

3. TIPOS DE ARCHIVO

ARCHIVOS DE TRANSACCIONES: Es un archivo temporal con dos propósitos: Actualizar datos al momento en el que ocurran Actualizar los archivos maestros para reflejar los resultados de las

transacciones actuales.CARPETAS DE EVENTOS

COMPRASDatos de

documento fuente

PROCESO DE ACTUALIZACIÓ

NLas

transacciones se procesan

para actualizar el archivo maestro

pagosDetalles

de la transacció

n

Archivo maestro actualiz

ado

Cambios de

registros

Archivosmaestro

s

Transacción de la Cía.

proveedora

datos con balance inicial

datos del nuevo

balance

Transacciones de la Cía.

TRANSACCIONES

TIPOS DE ARCHIVO ARCHIVO DE TABLAS: Los archivos de tablas contienen datos de

referencia utilizados en el procesamiento de transacciones, actualización de los archivos maestros o producción de salidas.

.

TIPOS DE ARCHIVO ARCHIVO DE REPORTES: Son

archivos temporales, que se utilizan cuando el tiempo de impresión no está disponible para todos los reporte producidos.

La computadora escribe el documento a un archivo en disco o cinta magnética, donde permanece hasta que pueda imprimirse.

los archivos de reporte se pueden usar con dispositivos de salida como: graficadoras,

unidades de microfilm, y microficha o sistema tipográfico comercial.

TIPOS DE ARCHIVO

También se encuentran de acuerdo a: ELMENTOS: Archivos de entrada: estos

archivos están compuestos por una serie de datos almacenados en un dispositivo de entrada.

Archivos de salida: estos archivos contienen aquella información que se la visualiza desde la computadora.

Archivos de situación: estos archivos contienen información que es actualizada constantemente.

Archivos constantes: estos archivos están conformados por registros cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variación.

Archivos históricos: está compuesto por  datos que varían en el tiempo y con información de los archivos actualizados.

Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y poseen en común algún campo.

Archivos de maniobra: estos se crean en el momento en que se ejecuta algún programa y se borran una vez que finaliza la ejecución, son auxiliares.

TIPOS DE ARCHIVO DATOS QUE ALMACENA: ASCII: en este tipo de archivo los

datos son almacenados a través de un simple texto. Esto permite intercambiar a los datos que contienen así como también para crear archivos que el propio usuario pueda  modificar.

BINARIO: esta clase de archivos, en cambio, almacena información en un lenguaje al que sólo la propia computadora comprende, por ejemplo colores, sonidos, imágenes u órdenes. Estos archivos son de menor peso que los anteriores.

TIPOS DE ARCHIVO MECANISMO ACCEDER A LOS

ARCHIVOS: Archivos directos: en estos cada

registro puede leerse y escribirse directamente. Esto se logra con la expresión de su dirección en el fichero.

Archivos secuenciales: en estos archivos los registros se organizan de manera secuencial de manera tal que para leer uno, se deben haber leído los anteriores.

Archivos de índices: en estos archivos se puede acceder a los registros a partir de la contraseña que posean.

4. RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS

Debido a que los sistemas de información son vulnerables a problemas que pueden causar la perdida accidental de los datos, los analistas, en su tarea de preservación de los datos de los archivos tanto maestros como de transacción, desde la fase de diseño y durante toda la vida del sistema.

Los archivos de respaldo duplican el conjunto original de datos

La naturaleza de los archivos con archivo secuencial, proporciona un esquema listo y virtualmente automático de respaldo.

Método de respaldo de archivos

,

GENERACION DE UN ARCHIVO MAESTRO

Técnica del padre- hijo: Esta técnica desarrolla las dos generaciones de archivos maestros que generalmente existen como resultado del ciclo de actualización normal, en archivos secuenciales, por lo menos tres generaciones

ARCHIVO

MAESTRO

CREADO AYER

ACTUALIZACION DEL PROCESO CON

LAS TRANSACCIONES

DEL LUNES

ARCHIVO MAESTR

O CREADO

EL MARTES

ACTUALIZACION DEL PROCESO CON LAS TRANSACCIONES

DEL MARTES

ACTUALIZACION DEL PROCESO CON LAS TRANSACCIONES DEL MIERCOLES

ARCHIVO MAESTRO CREADO

EL MIERCOLE

S

ARCHIVO MAESTRO CREADO

EL JUEVES

TRANSACCIONES ACUMULADAS

DEL LUNES

TRANSACCIONES

ACUMULADAS DEL MARTES

TRANSACCIONES

ACUMULADAS DEL

MIERCOLES

Lunes

Martes

Miércoles

abuelo

padre

hijo

GENERACION DE UN SISTEMA DE RESPALDOPARA ARCHIVOSSECUENCIALES

MÉTODO DE RESPALDO DE ARCHIVOS

VACIADO DE UN ARCHIVO MAESTROEs el proceso de duplicar un archivo para crear otra copia e él. Un programa aparte del sistema se ejecuta para leer los datos del archivo maestro y escribe los datos de este en un archivo de respaldo.

MÉTODO DE RESPALDO DE ARCHIVOS

COPIAS IMÁGENES DEL REGISTRO

En entidades grandes, por ejemplo los registros del seguro social.

DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO SECUNDARIO

DISCOS FLEXIBLES:

Se utilizan para almacenar información de naturaleza informática, para lo cual

se insertan en un dispositivo —la unidad de disco— donde una cabeza de lectura/escritura puede

escribir información alterando la orientación

magnética de las partículas de su superficie

DISCOS DUROEs un dispositivo de

almacenamiento el cual, para almacenar los datos o los

programas, utiliza un conjunto de discos rotatorios con un recubrimiento magnético,

llamados platos [platters]. En el uso cotidiano, los términos disco duro, unidad de disco

duro y unidad dura [hard disk, hard disk drive y hard drive]

son intercambiables, debido a que el disco y el mecanismo de la unidad conforman una

misma entidad

CINTAS MAGNÉTICASSoporte flexible de

almacenamiento o medio utilizado para guardar

información, esta se graba en pistas sobre una banda plástica donde se deposita

una fina película magnética, generalmente óxido de hierro, Cr, Fe-Co,

Co-Ni. Es posible almacenar información

variada como vídeo, audio y datos.

DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO SECUNDARIO

ALMACENAMIENTO OPTICO

Las grandes cantidades de documentos y archivos que producen y reciben las entidades, han creado la necesidad de dispositivos de almacenamiento con mayor capacidad.

Los dispositivos de almacenamiento óptico hacen posible que la localización de la información sea precisa porque actúan rayos laser.

Escribir información en un medio óptico es algo complicado ya que ellos perforan físicamente la superficie para reflejar la luz del laser.

DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO OPTICO

 CD y DVD. Los discos ópticos son medios de almacenamiento movibles que tienen la capacidad de guardar grandes cantidades de datos en espacio reducido. Los discos ópticos son un plástico de forma circular con picos y valles, que son leídos por un rayo láser.

CONCLUSION

Para nosotros como futuros profesionales de la información, es importante tener conocimiento sobre como se forman los archivos sistematizados, su alcances dentro de una compañía, así como la forma de operar de estos, la manera de respaldo de estos archivos, los dispositivos existentes para guardar información . Esto hará de nuestro trabajo de salvaguardas de la información más sencillo, rápido, eficaz tanto para nosotros, como para los usuarios a la hora de acceder a la información.

El correcto diseño de archivos es necesario para preservar la información y facilitarla a los usuarios, si esto se hace de una manera organizada ayuda a la productividad de las entidades donde se lleva a cabo

Los dispositivos de almacenamiento secundario son necesarios para conservar la información frente a posibles daños en los equipos o en su memoria primaria

BIBLIOGRAFIA

https://www.ecured.cu/images/b/b6/Soporte_CD_01_1.jpghttps://www.google.com.co/search?q=diagrama+de+estructura+de+datosEnciclopedia de Clasificaciones. (2016). Tipos de archivos. Recuperado de: Fuente: http://www.tiposde.org/informatica/105-tipos-de-archivos/#ixzz4Nph9xxbJ

Senn, J. A, Análisis y diseño de sistemas de información, México, McGraw-Hill