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Preparando Archivos Ascii
Preparando Archivos AsciiI
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Contenido
Parte I Archivos ASCII 1
................................................................................................................................... 41 Preparando el Archivo en EXCEL
................................................................................................................................... 112 Inserción de carácter PIPE
................................................................................................................................... 153 Preparando el archivo final de texto
................................................................................................................................... 254 Posibles errores durante la importación
Archivos ASCII 1
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1 Archivos ASCII
Herramientas AdicionalesVersión 7.1
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1.1 Preparando el Archivo en EXCEL
Para importar un archivo ASCII se debe elegir uno de los formatos contenidos en el
Módulo de Utilerías \ Archivos ASCII.
Se debe ordenar la información que se quiera meter, conforme a los campos
especificados en el formato elegido. Si se quisieran meter las clases, el formato a
elegir sería el de Clases Mexicanas, y los campos a ordenar serían los que se
muestran en la siguiente foto,
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Incluir todos los campos de la pantalla, en una hoja en excel
Deberá acomodar en esas columnas la información que se le pide, si no cuenta con
algún dato, deberá dejar el espacio del campo en blanco, cuando termine de meter
la información el número de campos que tiene en excel, deberá ser el mismo que el
de la pantalla del archivo que este metiendo. Para este ejemplo el número total de
campos del formato de Clases son 7, entonces en excel se deberán tener esos 7
campos, aunque en alguno de ellos no se cuente con la información y este vacío.
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Insertar una columna de caracteres PIPE ‘|’ (ALT 124) entre cada campo y eliminar
los encabezados, ver Inserción de carácter Pipe.
El numero total de caracteres '|' (PIPE), debe ser constante en todos los registros
independientemente de si contienen información o no.
Si el campo se desconoce en ese momento se puede dejar en blanco, pero
respetando el espacio.
4545 | 10000 | | | N |
Todas las columnas deberán estar centradas, debe dejarse un espacio entre campo
y campo, ya que si se cierran mucho, se puede perder la integridad de la
información. No debe dejar que pase lo siguiente,
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Observe como el código, la descripción y la fracción tienen los datos cortados, lo
que provocará un error al momento de meter el archivo ó meterá información
incorrecta.
Recomendaciones importantes
** SE RECOMIENDA LO SIGUIENTE:
- Los campos alfanumericos (campos que no sean cantidades o
importes), esten identados a la izquierda.
- Los campos numericos (cantidades/importes), esten identados a la
derecha con el mismo numero de decimales
El archivo no debe tener colores, tipos de letra extraños, (se recomienda: arial 10),
no debe tener ningún borde marcado.
Según el campo requerido, deberá ser el formato de celda, ejemplo si la columna
es una cantidad, el tipo de dato debe ser numérico, si es fecha, el tipo de dato es
fecha (MM/DD/AA), los otros campos deben ser tipo texto, la manera de hacerlo es
la siguiente:
Posicionar el mouse sobre la columna a la que se le vaya a dar formato, y pulsar el
botón derecho para que aparezca la siguiente pantalla:
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Si la columna en excel a la que se va a dar formato de celda, es una cantidad (ya
sea de peso o importe), seleccionar la categoría de tipo Número / Number, al elegir
esa opción, aparecerán campos a la derecha, para indicar cuantos decimales
tomará en cuenta, a lo que habrá que teclear el número de decimales deseado,
como a continuación se muestra:
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Si el campo al que se esta dando el formato es al de fecha, la categoría a
seleccionar es Personalizada / Custom, en type caturar: MM/DD/YY.
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Los demás campos deberán ser de tipo texto,
También es importante cerciorarse que el tamaño de los campos sea lo
suficientemente grande para que la información no quede incompleta (esto no
quiere decir que el espacio entre los campos debe ser demasiado grande, solo lo
necesario.)
Se deberá verificar que todos los registros de cada campo se encuentren completos
(sin datos cortados, como se mostró anteriormente.) Este proceso de verificación es
muy importante, ya que aparentemente la columna aparece con espacio suficiente
en los primeros renglones del campo, pero a veces se presenta el caso que en los
últimos registros, la información se encuentra incompleta.
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1.2 Inserción de carácter PIPE
Primero se debe insertar una fila en blanco para posteriormente llenarla de PIPES,
para hacerlo seleccione la segunda columna, posicionarse sobre la letra y oprima el
botón derecho del mouse, aparecerá un menú, donde deberá escoger Insertar /
Insert,
seguido a esto aparecerá una fila en blanco, como se muestra en la pantalla:
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El siguiente paso es insertar los pipes en la columna en blanco que se tiene
seleccionada, lo primero es en el menú principal, en Edición / Edit, seleccionar
Reemplazar / Replace como a continuación se muestra:
Luego aparecerá una ventana que pregunta que es lo que se quiere buscar, ese
espacio debe quedar en blanco, (así cuando encuentre una celda en blanco, lo
va a sustituir por el carácter |), en el segundo espacio pregunta con que se
desea reemplazar esa celda, a lo que se indicará el carácter pipe, quedando así:
El siguiente paso es oprimir el botón que dice Reemplazar Todas / Replace All,
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al hacer esto se obtendrá la fila de pipes,
Por último se debe agregar a los demás campos su correspondiente fila de pipes,
con el mouse posicionarse sobre la fila que ya esta con pipes, (igual que el proceso
anterior, sobre la letra de esa fila), pulsar el botón derecho del mouse, y elegir la
opción de Copiar / Copy,
Con el mouse posicionarse en la fila a la que se desea insertar la fila de pipes (la
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fila a pegar se insertará del lado izquierdo, de la fila seleccionada), dar clic con el
botón derecho, y seleccionar la opción Insertar Celdas Copiadas / Insert Copied
Cells.
Repetir este proceso, hasta que entre cada campo quede una fila de pipes,
quedando como sigue:
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1.3 Preparando el archivo final de texto
Se deberán realizar los siguientes pasos para dejar el archivo en formato texto (.txt),
que es como el sistema Millennium puede hacer la conversión.
1. Guardar el archivo con formato .prn (espacios delimitados por espacios).
Esto se hace en File, escoger Save As / Salvar Como,
2. Escoger en Save as Type, Formatted Text (Space delimited) (*.prn)
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Si le aparecen los siguiente mensaje, seleccionar OK
seleccionar Yes,
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Después deberá salirse de excel y abrir el archivo *.prn con el NotePad, en la
pantalla que se muestra a continuación indica como accesar al Notepad.
Abrir el archivo en File / Archivo, seleccionar Open / Abrir, aparecerán solo los
archivos texto, para ver los archivos con terminación .prn, deberá seleccionar en
Files of Type: All Files.
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Dar doble clic sobre el archivo .prn que se quiera importar a Millennium, deberá
hacer lo siguiente:
1. Contar que el número de columnas sea igual al número de campos que se
requieren en el formato de Millennium, independientemente de si se tenga o
no información, para este ejemplo en las Clases Mexicanas se piden 7
campos, por lo tanto en este archivo también deben haber 7 campos, en caso
de que sean menos o mas columnas, obtendrá error al momento de importar
el archivo.
2. Posicionarse al final de el archivo (poner el cursor en el ultimo dato), y borrar
el espacio en blanco que haya quedado (presionar la tecla delete o supr,
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hasta que ya no se pueda borrar ningún espacio). Esto se hace para que al
momento de importar el archivo no se vaya a ir basura.
3. Verificar que los datos esten correctos, ya que algunas veces en excel no se
deja suficiente espacio en las columnas y los datos se cortan, lo que
provocará que al momento de importar el archivo le marque error porque
algún código no sea igual al que ya está en el sistema, o simplemente se
meterá un valor que no era el correcto, lo que podría causarle muchos
problemas posteriormente. Para solucionar esto debe regresar a excel, a el
archivo *.xls), dar mas el espacio a las columnas, y repetir de nuevo el
proceso (hacer archivo .prn, abrirlo con el notepad, etc.).
Observe como en la siguiente imagen la segunda columna, que es el codigo
de la clase, los datos son diferentes a los datos que se mostraron en images
anteriores, en el primer renglon el código es TO00 y debería ser TO001, por
lo que al meter el archivo los códigos serán diferentes a como se pretende
que sean. Lo mismo pasa con la columna 2, la descripción sale cortada, en la
columna 6 las fracciones arancelarias no estan completas.
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Revisando el archivo en excel podría verse algo como lo siguiente,
Ya que se haya revisado el archivo conforme los 3 pasos anteriores, y que esté libre
de errores, deberá guardarlo, y salir del Notepad.
El siguiente paso es renombrar el archivo con terminación .prn a terminación.txt. Dar
clic con el botón derecho al archivo y seleccionar del submenú la opción Rename /
Renombrar,
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El archivo se pondrá en modo edición, deberá posicionarse al final de el,
Después deberá borrar prn
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Seleccionar Enter, para guardar el cambio. Aparecerá un mensaje de advertencia al
que deberá seleccionar Yes / Si
El archivo ya está listo para importarse a Millennium, deberá entrar a utilerías,
Archivos ASCII, seleccionar el formato del archivo que desee importar, para este
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ejemplo sería el de clases mexicanas,
En el espacio donde dice Archivo Fuente ASCII, deberá ir el archivo txt que se
preparó, buscarlo con la carpeta, y seleccionar Aceptar.
El archivo podrá importarse solo cuando esté libre de errores, si se pudo importar le
marcará un mensaje como el siguiente,
De lo contrario le aparecerá un reporte con los errores que hubieron al tratar de
convertir.
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1.4 Posibles errores durante la importación
En caso de que durante la importación del archivo marque algún error probar lo
siguiente:
· Que las columnas de el archivo que se haya preparado, sean
exactamente el número de campos que indica el formato a importar
· Que el archivo que se haya elegido sea exactamente el archivo que
se desee importar.
· En caso de que el archivo a importar necesite códigos de otros
archivos (por ejemplo para importar partes, es necesario tener las
clases capturadas) verificar que estén capturados, sino el sistema
no podrá hacer la importación.
· Poner las unidades de medida con su correspondiente código (Por
ejemplo las unidades de medida de las clases son 01-kilo,
02-gramo, las unidades de medida de las partes el código es con
letras EA, KG, etc.)