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DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONALDEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

INFORME DE INSPECCIÓN N° 018-2015SUPERINTENDENCIA DE TELECOMUNICACIONES DE COSTA RICA

MARÍA SOLEDAD HERNÁNDEZ CARMONA

FEBRERO 2016

INFORME DE INSPECCIÓN N° 018-2015SUPERINTENDENCIA DE TELECOMUNICACIONES

Informe de Inspección N° 018-2015Superintendencia de Telecomunicaciones

DE COSTA RICAI. Justificación:

Con el propósito de dar cumplimiento a las disposiciones de los artículos 23, inciso j) y 51 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y los artículos 156, 157 y 158 de su Reglamento, se presenta el siguiente informe de inspección.

Por lo tanto, se efectuó una visita de inspección al Archivo Central de la Superintendencia de Telecomunicaciones –SUTEL-, ubicado Guachipelín de Escazú, Oficentro Multipark, edificio Tapantí, 3er piso. II. Fuentes utilizadas:

Ley del Sistema Nacional de Archivos N°7202 y su Reglamento N° 24023-C. Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos

Nº 8220. Ley General de Control Interno, Nº 8292 de 31 de julio de 2002 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Nº 8454 de 30 de

agosto de 2005. Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos,

Decreto Nº 33018 de 20 de marzo de 2006. Política de formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente,

emitida por la Dirección de Certificados de Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicado en el alcance 92 de La Gaceta No. 95 de 20 de mayo de 2013.

Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015.

Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008.

Directriz Nº 040 MICIT de 23 de junio 2005. Expedientes de asesoría, inspecciones, transferencias, valoración y correspondencia

del Superintendencia de Telecomunicaciones, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional (DSAE); y la Comisión Nacional de Selección Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED).

Sitio web de la Superintendencia de Telecomunicaciones (http://www.SUTEL.go.cr)III. Alcance:

El presente informe de inspección tiene como objeto de análisis el funcionamiento del Departamento de Gestión Documental del Superintendencia de Telecomunicaciones de Costa Rica, su papel como ente rector del Sistema Archivístico Institucional; así como, las actividades, lineamientos, directrices y políticas que esta unidad ha emitido e implementado.

IV. Metodología:

Se revisaron los expedientes correspondientes a la Superintendencia de Telecomunicaciones de Costa Rica, custodiados en el archivo de gestión del Departamento de Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional (DSAE) y de la Comisión Nacional de Selección Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED).

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Se coordinó la visita con la señora Alba Rodríguez, Jefe de Gestión Documental de la Superintendencia de Telecomunicaciones, mediante correo electrónico de 07 de julio de 2015.

Se efectuaron tres visitas de inspección a la Superintendencia de Telecomunicaciones de Costa Rica, según se detalla a continuación:

El 23 de julio: Se realizó una inspección al Departamento de Gestión Documental de SUTEL.

El 13 de agosto: Se inspeccionó la bodega de la empresa Document Management Solutions DMS Sociedad de Responsabilidad Limitada conocida como RETRIEVEX, lugar contratado por SUTEL para la custodia de la documentación de la institución.

El 14 de diciembre: Se coordinó esta última visita con el objetivo de corroborar la información recopilada con anterioridad, y actualizar lo referente a valoración documental.

Se entrevistó a los siguientes funcionarios de la Superintendencia de Telecomunicaciones: Alba Rodríguez Varela, Jefa del Departamento de Gestión Documental y al señor Alexander Herrera Céspedes, Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información1.

También, se entrevistó a la señora Hahilling Estrada Sanabria, Gerente de Servicio al Cliente y Proyectos de la empresa RETRIEVEX. La señora Estrada Sanabria fue la encargada de mostrar los depósitos y de atender las consultas realizadas durante la visita efectuada en las instalaciones de la empresa RETRIEVEX.

Se tomaron fotografías de las áreas visitadas.

La redacción de este informe se realizó con base en las evidencias y observaciones hechas en las tres visitas de campo, la información suministrada por los funcionarios de la Superintendencia durante las entrevistas, y los documentos facilitados por la señorita Tatiana Bejarano Muñoz, funcionaria de Gestión Documental de SUTEL mediante correo electrónico de 20 de agosto de 2015.

V. Identificación de la entidad:

5.1. Acerca de la Superintendencia de Telecomunicaciones de Costa Rica2

5.1.1 Reseña HistóricaLa SUTEL es un órgano de desconcentración máxima, adscrito a la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP); creada mediante la Ley 8660, publicada el 13 de agosto del 2008.

1 Véase anexo dos2 Superintendencia de Telecomunicaciones de Costa Rica (s.f). Disponible en el sitio web: https://www.SUTEL.go.cr. Consultado el 30 de mayo de 2015.

3

https://www.sutel.go.cr/


A la SUTEL le corresponde la aplicación de la regulación al sector de telecomunicaciones y asegurar la eficiencia, igualdad, continuidad, calidad, mayor y mejor cobertura e información, así como mejores alternativas en la prestación de los servicios de telecomunicaciones.

La SUTEL está conformada por un Consejo (órgano administrativo superior), cuyas principales funciones son:

- Imponer a los operadores la obligación de dar libre acceso a redes y servicios- Incentivar la inversión en el sector.- Otorgar autorizaciones y rendir dictámenes técnicos al Poder Ejecutivo para otorgar,

ceder, prorrogar o extinguir concesiones o permisos.- Administrar y controlar el uso eficiente del espectro radioeléctrico.- Resolver conflictos entre operadores y proveedores de servicios de

telecomunicaciones.- Homologar contratos de adhesión entre proveedores y abonados.- Elaborar las normas técnicas.- Fijar las tarifas de telecomunicaciones, según la ley.-

5.1.2. Misión

Regular el mercado de las Telecomunicaciones de manera independiente y transparente, promover la competencia al establecer reglas claras y procurar la protección de los derechos de los usuarios finales.

5.1.3. Visión

Ser la autoridad técnica en el mercado de las telecomunicaciones, afianzada por un equipo altamente especializado, motivado y comprometido con la sociedad, que aplica permanentemente la innovación tecnológica.VI. Resumen de la relación archivística entre la Superintendencia de Telecomunicaciones de Costa Rica y la Dirección General del Archivo Nacional (DGAN)

De acuerdo con la revisión de los expedientes correspondientes a la Superintendencia de Telecomunicaciones de Costa Rica custodiados en el Departamento de Servicios Archivísticos Externos y en la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, se determinó que por ser SUTEL una institución de reciente creación, solamente se cuenta con los expedientes correspondientes a Informes Archivísticos y valoración documental. De conformidad con lo anterior, se evidencia que existe relación entre ambas instituciones a partir del año 2014.

6.1. Informes Archivísticos:

Mediante oficio 01819-SUTEL-DGO-2014 de 25 de marzo de 2014, se remitió el Informe Archivístico correspondiente al año 2014.

Mediante oficio 01930-SUTEL-DGO-2015 de 18 de marzo de 2015, se remitió el Informe Archivístico correspondiente al año 2015.

6.2. Valoración documental:

A continuación se presenta el cuadro resumen con el detalle de los documentos de la SUTEL que han sido declarados con valor científico cultural hasta la fecha:

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Superintendencia de Telecomunicaciones: Documentos declarados con valor científico cultural por la CNSED

Informe de valoración/

sesión CNSED

Subfondo Series declaradas con valor científico cultural

Informe de valoración N°

IV 01-2011-VP, conocido en la sesión CNSED 31-2011 del 28 de setiembre

de 2011.

Fondo: ARESEP/ SUTEL/

Registro Nacional de Telecomunicaciones

Expedientes de otorgamiento de frecuencias del espectro radioeléctrico (radiofonía televisiva y sonora) (1955-2010)

Expedientes de otorgamiento de frecuencias del espectro radioeléctrico (espectro radioeléctrico servicios comerciales) (1955-2010)

Expedientes de otorgamiento de frecuencias del espectro radioeléctrico (servicios no comerciales oficiales y para seguridad, socorro y emergencia) (1955-2010)

Expedientes de otorgamiento de frecuencias del espectro radioeléctrico de radioaficionados (1955-2010)

Informe de valoración N° IV 018-2015-TP, conocido en la sesión

CNSED No. 06-2015 del 09 de abril de 2015.

Consejo Directivo

Secretaría del Consejo

Unidad jurídica

Comunicación

Informe Anual de Labores (2012-2014)

Informes de fin de gestión (2013-2014)

Correspondencia (2009-2014)Documentos de respaldo de las sesiones (2009-2014)

Convenios Institucionales (2009-2014)

Material audiovisual (2009-2014)

Estudios Específicos (2013-2014)

Expediente de autorización de Telecomunicaciones (2009-2014)

Expedientes de prácticas monopolísticas (2011-2014)

Indicadores de mercado (2012-2014)

Modelos tarifarios (2012-2014)

Tarifas mayoristas (2009-2014)

Tarifas minoritarias (2009-2014)

Mercados

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Registro Nacional de Telecomunicaciones Registro de autorizados (2012-2014)

Correspondencia (2013-2014)

Expediente de administración del fideicomiso (2012-2014)

Expedientes de proyectos (2012-2014)

Informes de administración (2013-2014)

Informes de auditoría externa (2013-2014)

Correspondencia (2013-2014)

Dirección General de FONATEL

Dirección General de Calidad

En relación con las declaratorias de valor científico cultural, es importante apuntar que mediante oficio 07998-SUTEL-DGO-2015, de 16 de noviembre de 2015, suscrito por el señor Mario Campos Ramírez, Presidente del Comité de Selección y Eliminación de Documentos de la SUTEL, la institución presentó ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), nueve tablas de plazos según el organigrama institucional: Área de Calidad, Área de Espectro, Dirección General de Operaciones; Presupuesto, Planificación y Control Interno, Tecnologías de la Información, Recursos Humanos, Finanzas, Gestión Documental y Proveeduría, las cuales se encuentran pendientes de valoración.

De acuerdo con la presentación del trámite mencionado, es necesario retomar el antecedente establecido mediante oficio CNSED-462-2014, de 19 de diciembre de 2014, oportunidad en la cual la CNSED le señaló a la SUTEL lo siguiente:

(…)De acuerdo con los antecedentes de valoración relacionados con la SUTEL, se observó que en la sesión de la CNSED N°31-2011, de 28 de setiembre de 2011 se conoció una valoración parcial correspondiente al subfondo “Registro Nacional de Telecomunicación” y en esta ocasión se declaró con valor científico cultural las siguientes series documentales: Expedientes de otorgamiento de frecuencias del espectro radioeléctrico (radiofonía televisiva y sonora); Expedientes de otorgamiento de frecuencias del espectro radioeléctrico (espectro radioeléctrico servicios comerciales); Expedientes de otorgamiento de frecuencias del espectro radioeléctrico (servicios no comerciales oficiales y para seguridad, socorro y emergencia) y Expedientes de otorgamiento de frecuencias del espectro radioeléctrico de radioaficionados, todos correspondientes al período 1955-2010.

Sobre el asunto expuesto, es relevante mencionar que en la sesión CNSED-06-2015 de 09 de abril de 2015, la CNSED le solicitó a la señora Alba Rodríguez Varela, Jefe del Departamento de Gestión Documental y secretaria del Cised de la SUTEL, aclarar porqué la serie documental perteneciente al “Registro Nacional de Telecomunicaciones” denominada “Expedientes de otorgamiento de frecuencias del espectro radioeléctrico” no se incluyó en

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el trámite de tablas de plazos de documentos presentado mediante oficio 08425-SUTEL-DGO-2014 de 27 de noviembre de 2014.

Al respecto, la señora Alba Rodríguez Varela, Jefe del Departamento de Gestión Documental y en calidad de secretaria del Cised de la SUTEL, indicó que esto se debía a que las funciones de espectro radioeléctrico eran realizadas por el Área de Espectro perteneciente a la Dirección General de Calidad, no por el área “Registro Nacional de Telecomunicaciones”, como fue el caso de la ARESEP.

En concordancia con lo anterior, en el trámite presentado ante la CNSED mediante oficio 07998-SUTEL-DGO-2015, de 16 de noviembre de 2015, conocido en la sesión CNSED N°31-2015 de 09 de diciembre de 2015, (cuyas 9 tablas de plazos están en proceso de análisis); sí se incluyó la serie documental “Expedientes de otorgamiento de frecuencias del espectro radioeléctrico (1955-2010)”, pertenecientes al subfondo Espectro de la Dirección General de Calidad.

VII. Situación archivística de la Superintendencia de Telecomunicaciones

El Departamento de Gestión Documental de la Superintendencia de Telecomunicaciones –SUTEL- fue creado en enero de 2012, y está vinculado orgánicamente con la Dirección de Operaciones3, que depende directamente del Consejo Directivo de la SUTEL. El departamento está a cargo de la señora Alba Rodríguez Varela, quién es bibliotecóloga y cuenta con una licenciatura con énfasis en Ciencias de la Información por la Universidad de Costa Rica.

En la actualidad, el Departamento de Gestión Documental funciona como un macro proceso dentro del cual se integran los subprocesos de: recepción de información y documentación, indexación de la información, digitalización de documentos y archivo de información y documentos4. La distribución de las funciones de los subprocesos obedece a que las tareas de administración de documentos del departamento fueron adecuadas para que cada funcionario ejecute una función específica de acuerdo con el sistema de información automatizado que implementó la SUTEL para el desarrollo de las labores archivísticas, denominado “Gestor Documental”, un sistema a la medida diseñado en Laserfiche Client 9.25

En referencia a lo anterior, la señora Alba Rodríguez Varela, Jefe del Departamento de Gestión Documental de SUTEL, explicó que este departamento ha trabajado en el fortalecimiento y consolidación de un sistema de gestión de flujos de trabajo mediante el cual la prioridad ha sido el servicio al cliente y la normalización de los procesos de gestión de documentos de la institución.

Por otra parte, la SUTEL elaboró recientemente un Plan Estratégico Institucional (2016-2020), en el que se destacan aspectos como el impulso a la implementación de normas técnicas internacionales y la transferencia de conocimiento. En seguimiento al citado plan, para el año 2016 el Departamento de Gestión Documental tiene como meta el diseño de un “Plan Estratégico sobre Documentación e Información”, mediante el cual se pretenden establecer parámetros para realizar proyecciones sobre el nivel de crecimiento documental de la SUTEL durante el período 2016-2020, la automatización de los procesos de interacción con las empresas prestarías de servicios, la implantación de un módulo que

3 Véase anexo dos.4 La información sobre los subprocesos se ampliará en el apartado 8.4. sobre descripción documental conforme a la estructura del informe.

5 La información sobre el sistema de información Laserfiche Client 9.2 se ampliará en los apartados de descripción y sistemas de información conforme a la estructura del informe.

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permita determinar los plazos de conservación de los documentos y su valor científico cultural; así como la implementación de la firma digital en los documentos producidos en el Gestor Documental y la homologación de procesos de certificación de la Norma para la Gestión de la Calidad, ISO-9001, proceso que está gestionando el Departamento de Mercados de la SUTEL desde el año 2015.

En relación con el fondo documental de la SUTEL, la señora Alba Rodríguez Varela, Jefe del Departamento de Gestión Documental explicó que una parte de la custodia la realiza la institución en un depósito acondicionado para estos fines, en el que se resguardan 142.1 metros de documentos; el resto de la documentación se custodia en los depósitos de RETRIEVEX y corresponde a 148.8 metros de documentos aproximadamente. Sin embargo, para la custodia del resto de la documentación, se contrató a la Empresa RETRIEVEX desde el año 2012. El contrato con la Empresa DOCUMENT MANAGMENT SOLUTIONS DMS (RETRIEVEX), denominado “Servicio de Apoyo Técnico Externo de custodia y almacenaje de cajas con documentos de SUTEL”, fue adjudicado según oficio 3010-SUTEL-2012, contratación directa 2012CD-000098-SUTEL, mediante orden de compra de bienes y servicios No. OC-0177-12 de 06 de agosto de 20126 y continúa vigente en la actualidad.

Sobre el particular, la señora Alba Rodríguez Varela, Jefe del Departamento de Gestión Documental, indicó que en el cartel se incluyeron una serie de cláusulas en relación con las condiciones mínimas respecto a: espacio físico y limpieza, calidades de la estantería, cuidado, estibación máxima y renovación de cajas libres de ácido, así como las medidas de conservación necesarias conforme al artículo 71 del Reglamento a la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

Los términos de la contratación inicial estipularon que la empresa RETRIEVEX debía realizar un inventario completo de todas las cajas con el contenido documental y su correspondiente etiquetado, controles que se establecieron para lograr un mejor control del traslado y custodia de la documentación de la SUTEL; y que se actualiza de forma periódica, conforme al envío de nuevas cajas a los depósitos de esta empresa de custodia.

En atención a lo anterior, se realizó una visita al depósito de la empresa RETRIEVEX7, ubicada en Lagunilla de Heredia, donde se custodian aproximadamente 148.8 metros lineales pertenecientes a la Superintendencia de Telecomunicaciones de Costa Rica.

Al respecto, es necesario aclarar que el Departamento de Gestión Documental es la dependencia encargada de dirigir las políticas archivísticas a nivel institucional y asume la totalidad de las funciones estipuladas por la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento, con excepción de la custodia de los documentos correspondientes al período 1955-2013. En este mismo sentido, hay que advertir que si bien se utilizan los servicios de custodia de la empresa RETRIEVEX, la SUTEL cuenta con un área de depósito documental en la que se resguardan los documentos que se encuentran en trámite, especialmente aquellos que corresponde al período 2014 y 2015.

En relación con los documentos producidos en medios digitales, la institución cuenta con diversos sistemas de información diseñados a la medida para ejecutar funciones específicas desarrolladas por los distintos órganos de la Superintendencia. De estos sistemas, se analizó el Laserfiche Client 9.2, que es el que utiliza el Departamento de Gestión Documental para la administración de documentos de la institución, el cual se detalla en el apartado 8.8. de este informe.

6 Véase anexo tres.7 Véase anexo uno.

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Finalmente, en materia de valoración documental esta institución cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) conformado de acuerdo con lo que establece el artículo 33 de la Ley 7202. El Cised de la SUTEL se conformó en el año 2014 y a la fecha ha remitido dos solicitudes de tablas de plazos de conservación de documentos, según se detalla en el apartado 8.7 de este informe.

VIII. Fondo documental

8.1. Organización documental

El fondo documental de la SUTEL comprende un período de años entre 1955 y 2015. Se destacan los siguientes tipos documentales como: correspondencia, contratos de homologación, expedientes de numeración, expedientes de homologación, expedientes de contratos, expedientes de interconexión, expedientes de café internet; expedientes de sancionatorios, expedientes de prácticas monopolísticas, expedientes de reclamaciones, indicadores de calidad, indicadores de mercado y reportes de averías. Se custodian también actas y expedientes de actas, expedientes de personal, planillas, estados financieros, informes legales, entre otros.

En cuanto a las características del acervo documental del Archivo Institucional del Superintendencia de Telecomunicaciones se destacan las siguientes:

Cantidad de documentos: Textual: 142.1 metros (depósito SUTEL) y 148.8 metros (depósito RETRIEVEX) aproximadamente. Electrónico: 18 TB Fechas extremas: 1955-2015 Clase: Textual y gráfica (fotografías, mapas, planos y afiches).Soporte papel y electrónico: Existen documentos electrónicos con firma digital validable (avanzada). Unidad de conservación: Cajas libres de ácido (documentos soporte tradicional) y Data Center (documentos electrónicos con firma digital y sin firma digital). Forma: Originales y copias. 8.2. Normalización

En el caso de la SUTEL, los procesos de normalización están definidos a partir de la implementación del Sistema de Gestión Documental, diseño hecho a la medida en el software Laserfiche Client 9.2, mediante el cual se administra tanto la documentación que produce la institución, como la que se recibe de otras instituciones o empresas.

En razón de ello y con el objetivo de regular los procesos de gestión de documentos, la SUTEL ha creado y difundido distintas políticas y lineamientos relacionados con la materia archivística, entre los más destacados se encuentran los siguientes:

Política Archivística de la SUTEL8: El documento consta de cuatro capítulos, el primero abarca las generalidades (justificación, objetivos, marco legal, funciones de la gestión documental, funciones de los archivos de gestión), el segundo las políticas sobre clasificación y ordenación documental, identificación y descripción documental, facilitación, reproducción y transferencias de documentos, el tercero las disposiciones finales y el cuarto la implementación de las políticas.

8 Véase anexo cuatro.

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Circular No. 001-2013, sobre la aplicación de lineamientos para la producción documental9: Estipula los parámetros de normalización para la producción de cartas u oficios, informes técnicos y notificaciones que se producen en el Sistema de Gestión Documental.

Manual para el uso del Sistema de Gestión Documental10: Este manual constituye una guía para que los funcionarios puedan accesar al sistema institucional de información y familiarizarse con la producción de documentos en entornos electrónicos, revisar la correspondencia recibida, generar oficios y consultar toda la información contenida en expedientes o gestiones. Contiene los procedimientos detallados para ingresar al Sistema de Gestión Laserfiche, conocer el proceso de distribución de la correspondencia recibida, la creación de consecutivos y nomenclaturas, la indexación de datos para el oficio, la notificación y la búsqueda de documentos.

En cuanto al Sistema de Gestión Documental utilizado por la SUTEL, destacan las ventajas que ofrece en cuanto a la creación de documentos con número consecutivo único y la incorporación de la nomenclatura de identificación de la oficina productora, control y trazabilidad de los documentos que se producen y se reciben; y la organización de la documentación en carpetas digitales que abarcan las principales funciones de la institución. Adicionalmente, es importante advertir que el acceso a esta herramienta informática está restringida por funciones y competencias, de modo que el trabajo se ejecuta por procesos, los cuales finalizan con el control de calidad que realizan las funcionarias Tatiana Bejarano, Archivista y Alba Rodríguez Varela, Jefa del Departamento de Gestión Documental de la institución.

Respecto al cumplimiento de la normativa legal vigente11, la señora Alba Rodríguez Varela, Jefa del Departamento de Gestión Documental, señaló que la Superintendencia de Telecomunicaciones ha velado por la difusión y aplicación de la Ley No.7202 del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento, la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº 61 de 28 de marzo 200812; y la Directriz General para la producción de documentos en soporte de papel de conservación permanente; publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015.

8.3. Clasificación y ordenación documental

La Superintendencia de Telecomunicaciones de Costa Rica, utiliza un cuadro de clasificación orgánico funcional13 conforme a la distribución jerárquica establecida en el organigrama institucional14, aunque no se distinguen ámbitos. De hecho el tipo de clasificación utilizada en la institución está estrechamente ligado a la operatividad del sistema de información que utiliza el Departamento de Gestión Documental.

El inventario de los tipos y series documentales producidos en la institución se encuentra contenido en el Sistema de Gestión de Documentos Laserfiche, el cual a su vez, se encuentra conformado por tres carpetas principales: funciones ordinarias, gestión del conocimiento y regulados, carpetas en las que se clasifican los documentos enviados y

9 Véase anexo cinco.10 Véase anexo seis11 El componente relacionado con el cumplimiento de la normativa vigente y las directrices citadas, se expone con amplitud en los apartados 8.4, 8.7 y 8.8 de este informe.12 Los aspectos desarrollados para cumplir con la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, se detallan en los apartados 8.3, 8.4 y 8.8 de este informe.13 Véase anexo nueve.14 Véase anexo dos.

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recibidos de forma orgánica, funcional o por asuntos, según corresponda. En consecuencia, los archivos de gestión utilizan este mismo sistema de clasificación, ya que las oficinas productoras crean, elaboran y distribuyen su documentación a través del gestor documental.

En cuanto a los métodos de ordenación, en la inspección “in situ” se constató que el Departamento de Gestión Documental y los archivos de gestión emplean los método numérico, alfabético y cronológico; procedimientos que se encuentran debidamente normalizados en el documento sobre “Política Archivística de la SUTEL”15.

8.4. Descripción

Para la descripción documental la única herramienta que se utiliza es el sistema de información “Laserfiche Client 9.2”16, denominado como “Gestor Documental” por la institución. Este sistema consiste en un software flexible de diseño a la medida que permite administrar los contenidos y documentos empresariales, automatizar los procesos de negocio, operar la información mediante flujos de trabajo, digitalizar documentos, indexarlos, realizar múltiples búsquedas, trabajar en el sitio de trabajo o bien a través de la web.

En el caso de la Superintendencia, el proceso de descripción en el “Gestor Documental” se realiza mediante dos macro procesos: el de la documentación recibida y el de la documentación enviada.

- Documentación recibida (NI)

En el caso de la documentación recibida, la persona encargada de recibir los documentos en la ventanilla única, ingresa al Sistema Gestor Documental y anota los primeros metadatos: fecha, hora y número de identificación o NI (numeración única con la que luego se rastreará el documento a lo largo del ciclo de trazabilidad).

Posteriormente se procede a clasificar el documento según el tipo o categoría a la que pertenece: funciones ordinarias, gestión del conocimiento o regulados, y se coloca en la carpeta correspondiente dependiendo del asunto. Inmediatamente, el usuario debe señalar si se trata de una gestión nueva o si es una ya existente. Si la gestión es nueva, en la plantilla descriptiva del “Gestor Documental” aparece una opción para seleccionar a cual regulado pertenece el documento en trámite y se le asigna un número de expediente compuesto por una nomenclatura de letras y números. Luego, el sistema crea una subcarpeta para archivar el o los documentos que vayan ingresando, se cumplimentan otros metadatos (asunto, remitente, destinatario, entre otros), se procede a digitalizar el documento y finalmente, se sube la imagen al expediente digital.

Si la gestión ya existe, se digitaliza el documento para incluirlo en el expediente digital y folia el documento en soporte papel para agregarlo al expediente en físico, pues todavía no se ha incorporado al sistema de información la firma digital.

Es importante señalar, que cada expediente tiene su propio número o Ni, estos se van generando en forma consecutiva. Además, cada oficio o documento creado está normalizado con una serie de siglas según el departamento o dirección a la que

15 Véase anexo cuatro.16 Véase anexo cuatro.

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correspondan, por lo que el Departamento de Gestión Documental creó un documento divulgativo17 para el uso de los funcionarios de la SUTEL.

Una vez generado el número de expediente o NI, el Departamento de Gestión Documental debe notificar a la persona o departamento que corresponda la resolución del trámite.

- Documentación enviada (NO)

En el caso de la documentación enviada y producida por la institución, el funcionario responsable de crear el documento, debe ingresar al sistema de información “Gestor Documental” e indicar qué tipo de documento va a crear y dónde se almacenará en funciones ordinarias, gestión del conocimiento o regulados. Seguidamente, se digitan los metadatos que quedan ligados al documento, tales como: fecha, hora, quien lo hace, destinatario, área con su código (nomenclatura o sigla), asunto, a quien o quienes se les envía copia, entre otros. Si el documento se produce en seguimiento a un trámite abierto mediante expediente electrónico, se debe vincular el oficio o la nota al número de gestión existente o caso contrario, se debe abrir un nuevo expediente. Una vez finalizado el documento electrónico, el funcionario que produjo el documento lo imprime, lo firma y lo entrega para que la unidad, departamento o dirección responsable proceda a colocarlos en la bandeja de notificaciones del Departamento de Gestión Documental, y de esta forma los oficios sean remitidos a los entes regulados o particulares. De este modo, se digitaliza el documento y se procede a enviarlo por correo electrónico o bien en físico, dependiendo de lo que el usuario/a haya anotado en el formulario de reclamación. Si el oficio va con copias internas, se notifica a los funcionarios interesados electrónicamente. El documento original firmado se folia, se le incorpora el comprobante de notificación y se incorpora al expediente en papel.

Como parte del control de calidad, el Departamento de Gestión Documental verifica que los metadatos del documento están correctos, de modo que si se detecta algún fallo se corrige inmediatamente.

Finalmente, es relevante mencionar que este sistema incluye información relacionada con algunos campos de la Norma Internacional General de Descripción Archivística, ISAD-G, tales como: unidad productora, tipo documental, contenido y fechas extremas; sin embargo, el “Gestor Documental” no fue diseñado con base alguna de las normas internacionales de descripción archivística (ISAD-G, ISAAR (cpf), ISDF o ISDIAH).

8.5. Facilitación documental

El procedimiento escrito para la consulta de documentos18 de la SUTEL fue aprobado en octubre del año 2014, y es de acatamiento obligatorio para todas las unidades, departamentos y direcciones de la institución.

Los documentos para uso interno se facilitan mediante una solicitud que se cumplimenta en el “Gestor Documental”, denominada Laserfiche form. Esta solicitud es revisada por funcionarios del Departamento de Gestión Documental, quienes se encargan de facilitar al usuario el documento, para lo cual se utiliza además una boleta testigo. De igual forma, el sistema almacena un historial que permite verificar qué documentos se han prestado, cuándo y a quién (es), por lo que se mantiene un estricto control de los documentos en préstamo.

En el caso de que una persona particular o institución requiera que le facilite un documento, puede apersonarse a la Superintendencia y llenar un registro de préstamo, o 17 Véase anexo siete. 18 Véase anexo cuatro.

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bien puede solicitar con antelación el documento o documentos al correo electrónico [email protected].

El Departamento de Gestión Documental es el encargado de realizar la coordinación con la empresa RETRIEVEX en caso de que el o los documentos solicitados se encuentren en los depósitos de esta empresa. Una vez que RETRIEVEX despacha la documentación solicitada, se generan 3 boletas de préstamo: una que se coloca en el lugar donde se encontraba la caja de documentos en préstamo en el depósito de RETRIEVEX, otra que debe firmar el funcionario que recibe la documentación con un recibido conforme, y una tercera que conserva el Departamento de Gestión Documental como medida de control y monitoreo de los documentos en préstamo.

Adicionalmente, el sistema realiza un seguimiento de los documentos en préstamo, mediante un control cruzado que se hace entre el historial de documentos prestados y la boleta que se cumplimentó previamente en Laserfiche form.

8.6. Transferencias

Las transferencias documentales de los archivos de gestión al Departamento de Gestión Documental, se encuentran reguladas y cronogramadas en la “Política Archivística de la SUTEL (2014)19”, según expresó la señora Alba Rodríguez Varela, Jefe de ese departamento.

En este instructivo se determina que los responsables de las oficinas productoras deben transferir su documentación una vez al año según el calendario de transferencias preestablecido. Asimismo, deberán trasladar los documentos físicos o electrónicos debidamente organizados (clasificados y ordenados), numerados, libres de clips, grapas o elementos que afecten su adecuada conservación, y mediante una lista de remisión (original y copia) firmada por el responsable de la Unidad Administrativa.

Como parte del protocolo de transferencia, el Departamento de Gestión Documental coteja la información y le devuelve a la unidad administrativa la copia de la lista de remisión para que se utilice como referencia en la solicitud de información o préstamo.

Una vez completada esta fase, el Departamento de Gestión Documental traslada los documentos al depósito documental mientras formen parte de algún trámite abierto, o en su defecto, se coordina su traslado a los depósitos de la empresa RETRIEVEX.

En relación con la custodia de documentos de la SUTEL, la señora Hahilling Estrada Sanabria, Gerente de Servicio al Cliente y Proyectos de RETRIEVEX, indicó que la empresa cuenta con su propio inventario20 de la documentación bajo su custodia, para lo cual se utiliza un sistema de información donde se consigna información relevante relacionada con la empresa contratista, fechas, asunto, posición en la estantería y código de barras asignado. Este inventario, que es propiedad de la empresa RETRIEVEX puede ser accesado por la SUTEL mediante un usuario y contraseña que RETRIEVEX asigna a sus clientes y que se encuentra disponible en la web.

8.7. Valoración, selección y eliminación documental

De acuerdo con lo indicado por la Jefa del Departamento de Gestión Documental, el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) se conformó el 13 de agosto de 2014, según consta en el acuerdo 101-050-2014 de 05 de setiembre de 2014. Actualmente, este órgano se encuentra conformado por el señor Mario Campos Ramírez, 19 Véase anexo cuatro.20 El inventario reportado en el momento de la visita de inspección fue de 930 cajas con documentos.

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mailto:[email protected]


Director de Operaciones, y las señoras Mariana Brenes Akerman, Asesora Legal y Alba Rodríguez Varela, Jefe del Departamento de Gestión Documental de la SUTEL.

La Superintendencia de Telecomunicaciones ha sometido a conocimiento de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos -CNSED- dos trámites de tablas de plazos. El primer trámite de tablas de plazos se presentó mediante oficio 08425-SUTEL-DGO-2015 de 27 de noviembre de 2014, del que derivó el Informe de valoración No. IV-018-2015-TP, conocido en la sesión CNSED-06-2015 de 09 de abril de 2014. El segundo trámite, presentado mediante oficio 07998-SUTEL-DGO-2015 de 16 de noviembre de 2015, fue conocido en la sesión CNSED N°31-2015 de 09 de diciembre de 2015, cuyas tablas están pendientes de analizar.

En este mismo sentido, cabe destacar que en la sesión CNSED-31-2011 de 29 de setiembre de 2011, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, conoció un trámite de valoración parcial, presentado por la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos -ARESEP-, dado que la SUTEL no contaba todavía con un Archivo Central, ni con un Cised en ese momento.

Al respecto, es importante señalar que en las sesiones CNSED-31-2011 de 29 de setiembre de 2011, y CNSED-06-2015 de 09 de abril de 2014 la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos declaró con valor científico cultural varias series documentales de la SUTEL, tal y como consta en el IV apartado de este informe.

En ese sentido, cabe señalar que durante la inspección “in situ” se observó que los libros de actas del Consejo Directivo de la SUTEL se encuentran en óptimas condiciones de conservación y se custodian bajo estrictas medidas de seguridad.

En cuanto a los documentos declarados con valor científico cultural que se custodian en los depósitos documentales de la empresa RETRIEVEX, durante la visita a las instalaciones de estos depósitos en Lagunilla de Heredia, se verificó que estos documentos se encuentran ubicables y se mantienen en condiciones aceptables de conservación.

La SUTEL no ha realizado eliminaciones, sin embargo, la señora Alba Rodríguez Varela, Jefa del Departamento de Gestión Documental indicó que sí se cuenta con un formato establecido para elaborar actas de eliminación.

Finalmente, en lo relativo a la normativa emitida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos -CNSED-, la Jefe del Departamento de Gestión Documental informó que en la institución se conoce y se difunde esta normativa.

8.8. Sistemas de Información

La Superintendencia de Telecomunicaciones de Costa Rica cuenta con varios sistemas de información, para lo cual ha realizado una importante inversión de capital en la adquisición de software para impulsar la gestión del conocimiento y la eficiencia en la respuesta al usuario. La mayoría de estos sistemas son de diseño a la medida y creados con el objetivo de operativizar las gestiones desarrolladas por la superintendencia, según comentó el señor Alexander Herrera Céspedes, Jefe de Tecnologías de la Información de la institución.

En el caso del Departamento de Gestión Documental, tal y como se expuso en el apartado 8.4 sobre descripción, se utiliza el “Gestor Documental” Laserfiche Client 9.221. Este sistema consiste en un software flexible de diseño a la medida que permite administrar los contenidos y documentos empresariales, automatizar los procesos de negocio, operar la información mediante flujos de trabajo, digitalizar documentos, indexarlos, realizar 21 Véase anexo cuatro.

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múltiples búsquedas, trabajar en el sitio de trabajo o bien a través de la web, y que fue adaptada a la medida para facilitar la administración y los flujos de trabajo asociados con la documentación enviada y recibida por la SUTEL.

Adicionalmente, la SUTEL cuenta con otros sistemas de información destinados al funcionamiento y cumplimiento de las funciones operativas de la institución, entre ellos el RP, un sistema de administración financiero contable que contiene una serie de módulos integrados para el control y ejecución de la contabilidad, el presupuesto, las compras, los pagos ordinarios y de nómina. Destaca también, la implementación del sistema “Felino”, un sistema diseñado para que la Secretaria del Concejo Directivo administre la información más relevante que produce el Consejo de la SUTEL, tanto en materia de comunicados, como en la producción de actas y acuerdos.

Según comentó el señor Alexander Herrera Céspedes, Jefe de Tecnologías de la Información de la SUTEL, la entidad sigue altos estándares de seguridad y monitoreo de los sistemas que utiliza, lo cual se refleja en la inversión de un Data Center propio, ubicado en el cuarto piso de la SUTEL, y un Data Center Internacional con sede en

Alajuela, en los que se siguen los parámetros de la Norma ISO/IEC 27001:2013 sobre los requisitos para la implantación de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

Además, dado el valor estratégico de la información que produce la Superintendencia, los respaldos a los sistemas de información, las bases de datos, el intranet y otros, se realizan a diario en forma automática. Se producen réplicas cada 5 minutos con transferencia de información sincronizada y se cuenta con repositorios de respaldo.

En cuanto a la producción de documentos electrónicos con firma digital, el señor Herrera Céspedes señaló que los funcionarios que cuentan con firma digital son los miembros del Consejo, las jefaturas y los directores; no obstante, la mayor parte de los documentos que se firman digitalmente son trámites de oficio con la Contraloría General de la República o la Imprenta Nacional. Se informó además que actualmente se firman en forma digital los acuerdos de actas del Consejo Directivo de la SUTEL, pero no se aplica en su totalidad la Política de formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente, emitida por la Dirección de Certificados de Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicada en el alcance 92 de La Gaceta No. 95 de 20 de mayo de 2013. En adición a lo anterior, el señor Alexander Herrera Céspedes, Jefe de TI de SUTEL informó que la institución se encuentra en el proceso de estudio para la implementación de la firma digital en el “Gestor Documental”, lo cual daría pie a la creación de políticas internas y la normalización de su uso a nivel institucional.

Por otra parte, cuando se consultó acerca de la organización y la gestión de documentos electrónicos, el señor Alexander Herrera Céspedes, Jefe de Tecnologías de la Información de la SUTEL, indicó que a lo interno de la institución existen políticas de respaldos de la información y de buenas prácticas en materia de tecnologías de la información. No obstante, está pendiente la creación de políticas o lineamientos internos sobre la gestión de documentos firmados digitalmente, acciones que se están coordinado con el Departamento de Gestión Documental.

8.9. EL LOCAL

El Departamento de Gestión Documental de la Superintendencia de Telecomunicaciones posee un área administrativa y un depósito ubicado en el quinto piso, del tercer edificio del complejo Multipark en Escazú. El área administrativa cuenta con 8 estaciones de trabajo estilo modular donde los funcionarios encargados de las tareas archivísticas realizan el

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trabajo de indexación, digitalización y archivo de la información digital producida y recibida por la institución.

En cuanto al depósito documental, el Departamento de Gestión Documental de la SUTEL posee un local de aproximadamente 45 m2 en el que se custodian los documentos correspondientes a los años 2014-2015; el resto de la documentación permanece en los depósitos de la Empresa RETRIEVEX en Lagunilla de Heredia.

CUADRO Nº 1:Entorno en el que se encuentran los documentos en el depósito del Departamento de

Gestión Documental de la SUTEL22 y el depósito de la empresa RETRIEVEX

Depósito Estado de limpieza

Iluminación natural

Iluminación artificial

SistemaEléctrico

Ventilación, contaminación

ambiental y aguas

SUTEL

El depósito se limpia todos los días por lo que el local permanece limpio. La estantería utilizada es la compacta y se encuentra en buen estado de limpieza

Los documentos no están expuestos directamente a la luz natural

La iluminación en el área administrativa y el depósito es apropiada

El sistema eléctrico presenta condiciones óptimas.

El local se fumiga tres veces al año.

No hay presencia de plagas.

El depósito cuenta con aire acondicionado, detector de humo y alarma contra incendios. No hay deshumificadores

RETRIEVEX23

En general, el estado de limpieza es aceptable. El local se limpia diariamente, según comentó la señora Hahilling Estrada Sanabria, Gerente de Servicio al Cliente de RETRIEVEX La estantería es metálica y las parrillas son cromadas. La

Los documentos no están expuestos en forma directa a la luz natural.

Iluminación artificial: se utilizan bombillas fluorescentes y están en buen estado.

Estado general: Muy bueno.

Forma de instalación: expuesta.

Cableado: entubado.

El local se fumiga cada cuatro meses.

No hay presencia de plagas.

El depósito no cuenta con aire acondicionado, por lo que se procedió a verificar la temperatura del local al momento de la visita y se encontró que estaba en 26°C y una humedad de

22 Véase anexo uno.23 Véase anexo dos.

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limpieza de la estantería es regular, pues se detectó polvo en las cajas

52%.

El depósito no cuenta con deshumificadores

CUADRO Nº 2:

Condiciones de seguridad de los documentos conservados en el depósito del Departamento de Gestión Documental de la SUTEL y el depósito de la empresa RETRIEVEX

Depósito Acceso a los documentos Prevención contra incendios y robos

Salidas de emergencias de los depósitos

SUTEL

El acceso a los depósitos está regulado y están autorizadas para ingresar las señoras Alba Rodríguez Varela, Jefe del Departamento de Gestión Documental, y Carmen Ulate Venegas, funcionaria encargada de archivar y facilitar los documentos institucionales.

El depósito cuenta con vigilancia permanente, tiene circuito cerrado de televisión y está resguardado por una alarma de seguridad.

Existe un plan de emergencia para toda la institución, sin embargo no se cuenta con un plan de rescate de documentos esenciales.

Materiales:

Piso: Cerámico

Techo: Gypsum

Paredes: Concreto y Fibrolit en buen estado.

Sí posee extintores

Alarmas contra incendios: Sí.

Detectores de humo: Sí.

Existe una única puerta de salida, sin embargo hay una escalera en el pasillo de baños por si se presenta una emergencia y se debe evacuar.

RETRIEVEX

El acceso a los depósitos se encuentra restringido, solamente pueden ingresar funcionarios y personas autorizadas.

El depósito cuenta con vigilancia permanente, tiene circuito cerrado de televisión y está resguardado por una alarma de seguridad.

La empresa cuenta con un Plan de Contingencia24, no de salvamento de documentos esenciales.

Materiales:

Piso: Concreto y plywood

Techo: zinc

Paredes: Concreto y zinc.

Posee extintores de polvo químico

Alarmas contra

Si existen, se encuentra ubicadas a mano izquierda, al fondo del depósito.

24 Véase anexo ocho.

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incendios: Sí.

Detectores de humo: Sí.

CUADRO Nº 3:

Mobiliario y equipo con que cuenta el Departamento de Gestión Documental de la SUTEL

Mobiliario Equipo8 estaciones de trabajo modulares y 13 sillas2 mesa de trabajo

8 laptops y 8 monitores extendidos.

Estantería (6 compactos y 3 metálicos) 4 escáneres

Aire acondicionado (área administrativa y área de depósito)Tampoco hay detectores de humo.

8.10. RECURSO HUMANO

El Departamento de Gestión Documental está dirigido por la señora Alba Rodríguez Varela desde el año 2012. La señora Rodríguez Varela es bibliotecóloga y licenciada con énfasis en Ciencias de la Información por la Universidad de Costa Rica, ha participado en distintas capacitaciones de actualización profesional en materia archivística, impartidas por la Dirección General del Archivo Nacional; así como en cursos internacionales ofrecidos por el Ministerio de Cultura de España y la Agencia Española para la Cooperación Internacional y el Desarrollo –AECID-.

En la actualidad el Departamento de Gestión Documental de la SUTEL lo conforman los siguientes funcionarios:

CUADRO NO. 4Personal del Departamento de Gestión Documental

Nombre Cargo Estudios realizadosTatiana Bejarano Muñoz Profesional 5 Licenciada en ArchivísticaCarmen Ulate Venegas Secretaria 2 Técnico Superior en ArchivísticaKaren Quirós Alvarado Secretaria 2 SecretariadoMarinelly Artavia Castro Gestor apoyo SecretariadoTeresa Mujica Agüero Gestor apoyo Secundaria / Estudios de informática

8.11. Apoyo institucional

En lo referente al apoyo institucional, la señora Alba Rodríguez Varela, Jefa del Departamento de Gestión Documental, resaltó el respaldo y el interés de la administración por dotar al departamento de las condiciones necesarias para llevar a cabo una gestión documental responsable y acorde con los avances tecnológicos, así como la contratación de personal para atender las funciones propias de esta unidad.

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Por otra parte, destacó el compromiso del Departamento de Gestión Documental en capacitar a los funcionarios de las direcciones y los departamentos de la institución en el manejo del Gestor Documental Laserfiche Client 9.2. Estas capacitaciones se impartieron en los meses de marzo y abril del año 2015, y mediaron como facilitadoras, las señoras Alba Rodríguez Varela, Jefa del Departamento de Gestión Documental y Tatiana Bejarano Muñoz, profesional del Departamento de Gestión Documental.

VIII. CONCLUSIONES GENERALES

1. El Departamento de Gestión Documental de la Superintendencia de Telecomunicaciones forma parte de la Dirección de Operaciones, y es la dependencia encargada de dictar políticas y velar por el cumplimiento de la normativa legal vigente en materia archivística.

2. Desde el año 2012, el Departamento de Gestión Documental se encuentra a cargo de la señora Alba Rodríguez Varela, bibliotecóloga y licenciada en Ciencias de la Información por la Universidad de Costa Rica.

3. Actualmente, la institución está iniciando un plan piloto para la certificación de la Norma ISO 9001:2008, sobre requisitos para implementar un Sistema de Gestión de Calidad (SGC), proceso que inició en el Departamento de Mercados de Telecomunicaciones en el año 2015.

4. En cuanto a normalización, el Departamento de Gestión Documental ha elaborado políticas, lineamientos y directrices institucionales para que las unidades administrativas conserven, clasifiquen, ordenen, describan, seleccionen, administren y faciliten los documentos producidos o recibidos en las oficinas productoras. Estos procedimientos se encuentran normalizados y disponibles en la plataforma de la Intranet institucional, a la cual se puede acceder mediante usuario y clave, conforme a las funciones y competencias asignadas a cada funcionario.

5. La Superintendencia de Telecomunicaciones ha desarrollado diferentes aplicaciones en línea y sistemas de información, para lo cual se han implementado políticas de migración, respaldos y repositorios de la información, así como políticas de metadatos para la recuperación de la información.

6. La SUTEL utiliza un cuadro de clasificación “orgánico-funcional”, de acuerdo con la distribución jerárquica del organigrama institucional. Asimismo, este instrumento responde a la organización de los tipos y series documentales que conforman los expedientes de funciones ordinarias, gestión del conocimiento y regulados en el sistema informático denominado “Gestor Documental”, mediante la cual se controla la producción documental de la institución.

7. La descripción del fondo documental se ejecuta directamente en el sistema de información denominado “Gestor Documental”, organizado en carpetas y subcarpetas en las cuales se almacenan los documentos producidos y recibidos por la SUTEL. La plantilla diseñada para estos fines cuenta con metadatos suficientes para garantizar la recuperación de la información ahí contenida, no obstante, no se diseñó con base en los elementos para descripción que establece la norma internacional ISAD-G, u otras normas de descripción tales como la ISAAR (CPF), ISDIAH o la ISDF.

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8. La utilización de listas de remisión en el proceso de transferencias de los archivos de gestión al Departamento de Gestión Documental se encuentran normalizadas, y existe un cronograma de transferencias anual para las oficinas productoras.

9. En cuanto a las condiciones de conservación de los depósitos documentales, es importante señalar que el local contratado a la empresa RETRIEVEX cumple con la mayoría de las disposiciones establecidas en el artículo 71 del Reglamento de la Ley No. 7202; pero no cuentan con equipos que permitan regular la temperatura y la humedad de los depósitos (deshumidificadores y equipos de aire acondicionado).

10. Por otra parte, aunque la señora Hahilling Estrada Sanabria, Gerente de Servicio al Cliente y Proyectos de RETRIEVEX indicó que la limpieza de los depósitos se realiza diariamente, durante la visita se observó polvo tanto en la estantería como en las cajas con documentos.

11. En relación con el desempeño de la institución sobre valoración documental, se constató que la Superintendencia de Telecomunicaciones de Costa Rica ha sometido a conocimiento de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos -CNSED-, tablas de plazos de conservación de documentos.

12. En cuanto a los sistemas de información, se determinó que existen controles rigurosos y respaldos apropiados de los sistemas de información, y que en términos generales la institución lleva a cabo una buena administración de los documentos digitales; acorde con la normativa vigente en esta materia; no obstante, mediante el análisis de la información aportada por el Departamento de Gestión Documental se determinó que en muchos casos, estos sistemas de información no se han desarrollado contemplando el criterio archivístico de la unidad competente.

13. El uso de la firma digital no se encuentra normalizado mediante políticas o directrices institucionales, aunque los documentos con firma digital que ha producido la institución hasta la fecha, se encuentran debidamente respaldados, tal y como se desprende de la entrevista realizada al señor Herrera Céspedes, Jefe de TI de la SUTEL. En este sentido, el Departamento de Gestión Documental de la SUTEL informó que la implementación de la firma digital es una meta de primer orden que se incluirá en el Plan Estratégico de Documentación e Información (2016-2020).

14. Respecto al cumplimiento de las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas sobre administración de los documentos producidos por medios automatizados, publicada en La Gaceta No. 61 de 28 de marzo 2008 y su fe de erratas publicada en La Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008, así como la Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015, se indicó que el Departamento de Gestión Documental las conocen y se han difundido en la institución a través del de comunicados oficiales.

IX. DISPOSICIONES DE ACATAMIENTO OBLIGATORIO

1. La Superintendencia de Telecomunicaciones debe ponerse a derecho con lo establecido en la siguiente normativa y prestar especial atención a los aspectos subrayados:

Se debe cumplir con lo estipulado en la Ley General de Control Interno No. 8292, específicamente el artículo 16:

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“Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.

En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un Archivo Institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico”.

En relación con este artículo, es relevante insistir en la difusión de políticas archivísticas relacionadas con el manejo de la información independientemente del soporte en que se produzcan los documentos a fin de garantizar la transparencia y el acceso a la documentación institucional.

Por otra parte, es indispensable que se tome en consideración el criterio del Departamento de Gestión Documental durante el diseño, adquisición e implementación de los distintos sistemas de información que se vayan a utilizar en la Superintendencia. Esto con el fin de cumplir a cabalidad los lineamientos archivísticos que permitan a la SUTEL tener una adecuada gestión documental electrónica, así como asegurar que los documentos sean confiables, íntegros, auténticos y usables tanto para la administración como para los usuarios de la institución.

2. Es de vital importancia, que en lo referente a los sistemas de información y la producción de documentos electrónicos se cumpla con lo establecido en la siguiente normativa:

Ley No. 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.

“Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008.

“Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE)”, emitidas por la Contraloría General de la República y publicadas en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007.

“Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados”, de 20 de mayo de 2013.

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“Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente”, emitida por la Dirección de Certificados y Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT), publicada en el diario oficial La Gaceta N° 95 del 20 de mayo de 2013.

“Directriz de masificación de la implementación y el uso de la firma digital en el sector publico costarricense”, emitida por los Ministerios de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT) y el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC), publica en el diario oficial La Gaceta N° 79 de 25 de abril de 2014.

De conformidad con la legislación antes citada, la Superintendencia de Telecomunicaciones debe procurar que los documentos digitales contengan los metadatos necesarios para su adecuada recuperación, que se adquieran los repositorios digitales y los insumos necesarios para su preservación a largo plazo, que se potencie la interoperabilidad entre los sistemas institucionales y se utilicen formatos compatibles con otros sistemas utilizados por la administración pública; y que se establezcan las políticas y directrices necesarias para que los documentos firmados digitalmente conserven su valor administrativo-legal y aquellos que se declaren con valor científico cultural, sean accesibles en el tiempo.

Por otra parte, se debe considerar que el documento textual y electrónico poseen equivalencia funcional e igual valor probatorio de acuerdo con las disposiciones estipuladas en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley Nº 8454 de 30 de agosto de 2005. Asimismo, los documentos firmados digitalmente deben crearse contemplando todos los estándares de seguridad, respaldos, migración, recuperabilidad y preservación a largo plazo, de forma tal que contribuyan al acceso y la transparencia en la gestión pública.

Los documentos en soporte electrónico declarados con valor científico cultural, deben conservarse en un repositorio digital creado para este fin, contemplando para ello la aplicación de políticas de migración y de metadatos, y debe ser administrado por el Departamento de Gestión Documental.

3. En relación con las funciones del Archivo Central, se deben cumplir con las señaladas en el artículo 42 de la Ley 7202:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.f) Los archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.

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i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.l) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.” (El subrayado no es del original)

Tal como se estipula en el artículo antes transcrito, el Departamento de Gestión Documental tiene la obligación de velar por el cumplimiento de las políticas archivísticas en los archivos de gestión. En este sentido, es necesario continuar con los procesos de capacitación y mejora continua en concordancia con la política de transferencia del conocimiento de la SUTEL.

4. De conformidad con el artículo 71 del Reglamento de la Ley Nº 7202, sobre las condiciones de conservación que debe tener el local del Archivo Central, el Departamento de Gestión Documental de la SUTEL debe supervisar que las condiciones de conservación y seguridad de los documentos custodiados en los depósitos de la empresa RETRIEVEX cumplan con los requisitos legales establecidos, ya que la subcontratación del servicio no exime de responsabilidad a la administración ni a la Encargada del Departamento de Gestión Documental.

Artículo 71 – La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales del Sistema deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos y sus locales:

a. Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización.b. Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC.i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.l. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.m. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.ñ. La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante.o. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.

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p. Debe velarse porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.”

En este sentido, se recomienda solicitar a la empresa RETRIEVEX, la utilización de equipos como deshumidificadores y aires acondicionados con el fin de regular estos factores atmosféricos en caso de presentarse incrementos en los niveles permitidos para la adecuada conservación de los documentos. También, se debe insistir en la necesidad de mantener las cajas limpias y libres de polvo.

En cuanto a los documentos en soporte papel que fueron declarados con valor científico cultural por la CNSED, es importante que se custodien en depósitos que contemplen las medidas de conservación que señala el artículo 71 del Reglamento a la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos. A su vez, cumplidos los 20 años de producción y culminada su fase en Archivo Central, la institución deberá transferir estos documentos a la Dirección General del Archivo Nacional.

5. En cuanto a la valoración documental, se les recuerda lo estipulado en los artículos N° 131 y 139 de su reglamento:

Artículo 131: “Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos:

La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.

b) Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinara cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural”.

Artículo 139 “Los comités institucionales podrán integrar miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, en calidad de observadores”

Igualmente, se le recuerda que el artículo 36 de la Ley 7202 especifica lo siguiente:

Artículo 36: “Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor”.

Se debe continuar con la elaboración de las tablas de plazos de las diferentes subfondos de la institución siguiendo los lineamientos establecidos en el instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales, así como las resoluciones emitidas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) y la Guía de Trámites del Archivo Nacional, publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 112 de 11 de junio de 2015, disponibles en el sitio web del Archivo Nacional: http://www.archivonacional.go.cr.

Al respecto se debe mencionar, que la valoración documental es un proceso riguroso que requiere de investigación previa para definir con certeza las series documentales producidas y recibidas en los distintos subfondos de la institución, lo cual es el primer paso para determinar si los documentos deben transferirse al Departamento de Gestión Documental; al Archivo Nacional por su valor científico cultural, o si deben eliminarse al finalizar su valor administrativo y legal.

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http://www.archivonacional.go.cr/


Asimismo, la Superintendencia de Telecomunicaciones debe transferir a la Dirección General del Archivo Nacional todos los documentos declarados con valor científico cultural y que cuentan con más de 20 años de producidos.

6. Es necesario que se difunda e implemente la Directriz emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional sobre la producción de documentos de conservación permanente en soporte papel, publicada en la Gaceta N° 39 del 25 de febrero de 2015. Para estos efectos es necesario que las unidades administrativas conozcan claramente los documentos de sus oficinas que han sido declarados con valor científico cultural, esto con el fin de que se utilicen los materiales de producción documental que permitan la perdurabilidad de dicha información en el tiempo. Esta Directriz se encuentra disponible en el sitio web del Archivo Nacional: www.archivonacional.go.cr.

X. RECOMENDACIONES TÉCNICAS

1. La Superintendencia de Telecomunicaciones debe continuar impulsando una gestión documental eficiente, transparente y normalizada, de conformidad con la legislación vigente y las normas internacionales atinentes a la materia.

2. Dado el contexto inicial de implementación de la Norma ISO 9001:2008 sobre un Sistema de Gestión de la Calidad en el Departamento de Mercados, es importante valorar la posibilidad de aprovechar el contexto e implementarla en el Departamento de Gestión Documental. Asimismo, se recomienda estudiar y analizar la Norma ISO 15489-1 Gestión de Documentos, Generalidades e ISO 15489-2 Gestión de Documentos, Directrices. Además, las normas ISO 30300 Sistemas de Gestión para los documentos; fundamentos y vocabulario e ISO 30301 Sistema de gestión para los documentos; Requisitos, las cuales pueden ser un excelente complemento al trabajo realizado por la SUTEL.

3. La institución debe normalizar la aplicación del cuadro de clasificación de la SUTEL para todas las dependencias de esta institución. En este sentido, es recomendable consultar la Norma ISO 26122: Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajos para la gestión de los documentos.

4. En cuanto al procedimiento de descripción documental se recomienda homologar el sistema utilizado de acuerdo con la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD-G (2000). En lo atinente a la gestión de los documentos electrónicos, es importante considerar la creación de un archivo digital que contemple la metodología OAIS propuesta en la norma ISO-14721. De igual forma, se recomienda acceder a la aplicación web para descripción archivística normalizada del Consejo Internacional de Archivos denominada ICA-AtoM, la cual se encuentra disponible gratuitamente.

5. En relación con los sistemas de Información denominados “Gestor Documental y Felino”, es necesario dar continuidad al diseño y difusión de políticas relacionadas con estándares de digitalización e incorporación de metadatos al documento digital. Con este propósito, es recomendable consultar las normas ISO 13028: Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos; ISO 18492: Conservación a largo plazo de la información basada en documentos; y la ISO 23081: Metadatos para la gestión de documentos; de modo que la SUTEL dé continuidad a las políticas de metadatos y migración para la documentación digital.

6. Es importante, comunicar el resultado de esta inspección a los siguientes funcionarios del Superintendencia de Telecomunicaciones de Costa Rica: el señor Gilberth Camacho Mora, Presidente Consejo Directivo, la señora Mariana Brenes Akerman, Asesora Legal, la señora Anayansie Herrera Araya, Auditora Interna, el señor Mario Campos Ramírez,

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http://www.archivonacional.go.cr/


Director de Operaciones, el señor Alexander Herrera Céspedes, Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, la señora Alba Rodríguez Varela, Jefa del Departamento de Gestión Documental. También, a la señora Amelia Jiménez Rueda, Gerente de División a.i. de Fiscalización Operativa y Evaluativa y al señor German Mora Zamora, Gerente del Área de Desarrollo Local, ambos funcionarios de la Contraloría General de la República.

Finalmente, se comunica que el Departamento Servicios Archivísticos Externos continuará verificando el cumplimiento de las recomendaciones realizadas a la Superintendencia de Telecomunicaciones, a partir del sexto mes de la fecha de emisión de este informe.

DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

María Soledad Hernández CarmonaProfesional11 de enero de 2016Corregido 02 de febrero de 2016

Anexo número uno. Fotografías del Departamento de Gestión Documental de la Superintendencia de Telecomunicaciones

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1. La fotografía corresponde al área administrativa del Departamento de Gestión Documental.

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2. Módulos de trabajo interdepartamental de la SUTEL

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3. Estantería compacta utilizada en para el almacenamiento de la documentación. Obsérvese que se utilizan cajas libres de ácido, debidamente rotuladas.

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4. En la fotografía adjunta se aprecia la organización de carpetas colgantes en el archivo de gestión.

5. Nótese los libros de actas del Consejo Directivo de la SUTEL se encuentran debidamente empastados y organizados.

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Depósito de la Empresa Document Managment Solutions S.R.L. conocida como RETRIEVEX25

25 Las fotografías adjuntas fueron proporcionadas por RETRIEVEX, ya que por razones de seguridad y confidencialidad no se nos permitió tomar fotografías del depósito.

6. Entrada principal a los depósitos documentales de Empresa RETRIEVEX

7. Ingreso de ingreso de vehículos para el transporte de cajas con documentación bajo custodia.

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8. Vista de los depósitos documentales y las cajas utilizadas para el almacenamiento de documentos en RETRIEVEX.

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Anexo número dos.

Organigrama Institucional

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Anexo número tresOrden de compra de bienes y servicios No. OC-0177-12 de 06 de agosto de 2012

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Anexo número cuatroPolítica Archivística de la SUTEL (octubre 2014)

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Anexo número cincoCircular No. 001-2013, sobre lineamientos para la producción documental

Anexo número seis

Vistas sugeridas en el Manual para el uso del Sistema de Gestión Documental

PLANTILLA INGRESO DE DATOS DEL GESTOR DOCUMENTAL

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37


GENERACIÓN OFICIO NO

38


GENERACIÓN OFICIO NI

PANTALLA DE BÚSQUEDA

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CONSECUTIVO

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SEGUIMIENTO DE LA TRAZABILIDAD EN EL GESTOR DOCUMENTAL

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Anexo número sieteSiglas para nomenclatura

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43


Anexo número ochoPlan de contingencia Document Managment Solutions S.R.L.

RETRIEVEX

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Anexo número nueveCuadro de clasificación de la SUTEL

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