DIRECCIÓN DE FINANZAS

NOMBRE Y CLAVE DEL DOCUMENTO

Procedimiento para el registro de las operaciones contables de los bienes de consumo a través de la interfaz SAI-PREI

6110–003–016

AUTORIZACIÓN

Aprobó

Dr. Eduardo González Pier Director de Finanzas

Revisó

__________________________ C.P. Carlos E. Benítez de la Rosa

Coordinador de Contabilidad y Tramite de Erogaciones

Elaboró

C.P. Noé Rojo Hernandez Titular de la División de Contabilidad

Página 2 de 12

Clave: 6110-003-016

ÍNDICE

Página 1 Base normativa 3 2 Objetivo 3 3 Ámbito de aplicación 3 4 Políticas 3 5 Definiciones 4 6 Descripción de actividades 6 7 Diagrama de flujo 9 8

Relación de documentos que intervienen en el procedimiento Anexo 1

Oficio mancomunado número 960

12

Página 3 de 12

Clave: 6110-003-016

Procedimiento para el registro de las operaciones contables de los bienes de consumo a través de la interfaz SAI-PREI

1 Base normativa

Ley General de Contabilidad Gubernamental, Título Primero, Capítulo Único, Artículo 2; Título Tercero, Capítulo I, Artículos 16, 20 y 21.

Normas Específicas de Información Financiera Gubernamental para el Sector Paraestatal NEIFGSP 001.

Norma de Información Financiera Gubernamental NIFG 012—INVENTARIOS.

Manual de Organización de la Dirección de Finanzas, apartados 8.1, 8.4 y 8.4.1.

2 Objetivo Establecer las políticas y actividades para el registro contable de las operaciones de los bienes de consumo del Instituto generados a través de la Interfaz SAI-PREI. 3 Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de cumplimiento obligatorio para el Área de Catálogos Financieros y Bienes de Consumos de la División de Contabilidad, dependiente de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, del Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones de las Delegaciones, y del Departamento de Finanzas en la Unidad Médica de Alta Especialidad. 4 Políticas 4.1 El Personal de la División de Contabilidad, el Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones de las delegaciones y el Departamento de Finanzas en la Unidad Médica de Alta Especialidad, serán los responsables de coordinar, verificar y vigilar mensualmente que el área de abastecimientos envíe la información de salidas, traspasos y reclasificaciones de los bienes de consumo del Instituto, a efecto de registrar su información financiera en forma oportuna, con base a lo establecido en el oficio mancomunado número 960, de fecha 22 de septiembre de 2006, dirigido a los CC. Delegados Estatales, Regionales, Distrito Federal y Directores en la Unidad Médica de Alta Especialidad, signado por el Coordinador de Contabilidad y Tramite de Erogaciones y el Coordinador de Abastecimiento y Equipamiento. (anexo No. 1) 4.2 El personal de la División de Contabilidad, del Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones de las delegaciones y del Departamento de Finanzas en la Unidad Médica de Alta Especialidad será el responsable de ejecutar el proceso de interfaz SAI-PREI, más no de la información contenida en el archivo de texto (.txt) enviado por las Áreas de Abastecimiento.

Página 4 de 12

Clave: 6110-003-016

4.3 EL personal del Área Catálogos Financieros y Bienes de Consumo de la División de Contabilidad, será responsable de la contabilización de las pólizas generadas a Nivel Nacional derivadas del proceso de interfaz SAI-PREI. 4.4 El presente documento actualiza el “Procedimiento para el registro de las operaciones contables de los bienes de consumo a través de la interfaz SAI-PREI” clave 6113-003-001 registrado el 25 de enero de 2008.

5 Definiciones

Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 5.1 AB: Área de Suministro de Nivel Central dependiente de la Coordinación de Control del Abasto, la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento en delegaciones y el Departamento de Abastecimiento de la Unidad Médica de Alta Especialidad.

5.2 ACFBC: Área de Catálogos Financieros y Bienes de Consumo.

5.3 DC: División de Contabilidad.

5.4 documentación soporte: Elementos que justifican los registros contables a realizar.

5.5 DFUMAE: Departamento de finanzas en la UMAE.

5.6 DPCYE: Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones en delegaciones.

5.7 guía funcional: Documento que muestra el desarrollo de las actividades que se deberán seguir para operar el Sistema PREI Millenium. 5.8 IMSS o instituto: Instituto Mexicano del Seguro Social. 5.9 interfaz: Elemento, actividad o evento de interconexión de sistemas. 5.10 registro contable: Es la afectación o póliza que se realiza en los libros de contabilidad en un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo. 5.11 SAI: Sistema de Abasto Institucional.

Página 5 de 12

Clave: 6110-003-016

5.12 sistema PREI Millenium: Sistema de Planeación de Recursos Institucionales. Sistema informático aplicativo financiero que provee información integral y en línea, a través de un software financiero denominado ERP (Enterprise Resource Planning Planeación de los Recursos Empresariales).

5.13 UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad.

Responsable Actividad Documentos involucrados

Página 6 de 12

Clave: 6110-003-016

6. Descripción de actividades del procedimiento para el registro de las operaciones contables de los bienes de consumo a través de la interfaz SAI-PREI

División de Contabilidad, Área de Catálogos Financieros y Bienes de Consumos, Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones en delegaciones y Departamento de Finanzas en la UMAE

Etapa I

1. Recibe “Correo electrónico” del Área de Abastecimientos correspondiente en el cual anexan “Archivo en formato de texto (.txt)” que incluye los movimientos contables de traspasos, bajas y reclasificaciones del Área de Abastecimientos.

2. Recibe “Oficio” del Área de Abastecimientos,

en el cual debe venir anexo el reporte que arroja el sistema Prei-Millenium del proceso prevalidación y la “Documentación Soporte” del registro contable.

3. Verifica que la información contenida en el

“Archivo de texto (.txt)” sea correcta en base a la “Documentación Soporte” del registro contable.

Es correcta la información No

4. Elabora y envía “Correo electrónico” dirigido

al Área de Abastecimientos, solicitando corrección del archivo de texto (.txt) de la información enviada.

5. Recibe “Correo electrónico” en el cual debe venir adjunto “Archivo de texto (.txt)” con las correcciones efectuadas.

Continúa en la actividad 3.

Correo electrónico con archivo de texto (.txt) Oficio Reporte de prevalidación Documentación soporte Archivo de texto (.txt) Documentación Soporte Correo electrónico Correo electrónico respuesta con Archivo de texto (.txt)

Responsable Actividad Documentos involucrados

Página 7 de 12

Clave: 6110-003-016

División de Contabilidad, Área de Catálogos Financieros y Bienes de Consumos, Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones en delegaciones y Departamento de Finanzas en la UMAE Área de Catálogos Financieros y Bienes de Consumos División de Contabilidad, Área de Catálogos Financieros y Bienes de Consumos, Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones en delegaciones y Departamento de Finanzas en la UMAE

Es correcta la información Si

6. Accede al sistema PREI Millenium, con base

a la “Guía Funcional 00: Conexión al Sistema PREI People Soft.”

7. Ejecuta el proceso de interfaz SAI-PREI con

base a la “Guía funcional: Interfaz SAI-PREI para bienes de consumo, GF_GL_IMSS_SAI_01” y edita la o las pólizas generadas.

8. Contabiliza las pólizas a nivel nacional

generadas en el proceso de Interfaz SAI-PREI, para ser incluidas en la contabilidad del Instituto, Generadas de la actividad 7.

Etapa II

9. Ejecuta y deposita en el servidor

correspondiente del sistema Prei-Millenium, el reporte denominado “Listado de existencias de los bienes de consumo” con base a la “Guía Funcional: Ejecución del Listado de Existencias, GF_GL_IMSS_SAI_02” para consultas posteriores.

10. Verifica con base en la “Guía Funcional:

Consulta del listado de existencias, GF_GL_IMSS_SAI_03” que las unidades de información y los centros de costos sean los correctos, así como que las cuentas contables no representen saldos contrarios de acuerdo a la naturaleza de estas.

Guía Funcional 00: “Conexión al Sistema PREI People Soft” Guía funcional: “Interfaz SAI-PREI para bienes de consumo, GF_GL_IMSS_SAI_01” Pólizas Pólizas Listado de existencias de los bienes de consumo Guía Funcional: GF_GL_IMSS_SAI_02 Guía Funcional: Consulta del listado de existencias, GF_GL_IMSS_SAI_03

Responsable Actividad Documentos involucrados

Página 8 de 12

Clave: 6110-003-016

División de Contabilidad, Área de Catálogos Financieros y Bienes de Consumos, Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones en delegaciones y Departamento de Finanzas en la UMAE

No es correcta la información de unidades de información y centro de costos

NO 11. Elabora “Oficio” y se envía por “Correo

electrónico” dirigido al Área de Abastecimientos, correspondiente, en el cual reporta las inconsistencias detectadas en el “Listado de existencias de los bienes de consumo” y se solicita su corrección.

12. Recibe “Correo electrónico” y “Oficio” del Área de Suministro de Área de Abastecimientos, correspondiente, en el cual debe venir anexo “Archivo en formato de texto (.txt)”, con las correcciones efectuadas. Continúa en la actividad 3.

Es correcta la información de unidades de información y centro de costos

SI

Fin del procedimiento

Correo electrónico Oficio saldos contrarios Listado de existencias de los bienes de consumo Correo electrónico Respuesta Oficio Respuesta Archivo de Texto (.txt)

Página 9 de 12

Clave: 6110-003-016

7. Diagrama de flujo del procedimiento para el registro de las operaciones contables de los bienes de consumo a través de la interfaz SAI-PREI

INICIO

DC, ACFBC, DPCYE y

DFUMAE

Archivo

de texto

Recibe

información

electrónica

Hoja

Prevalidación

Oficio

Documentación

SoporteRecibe

documentación

Archivo

de texto

Documentación

SoporteVerifica

información

¿Es correcta la

información?

Archivo

de texto

Elabora y Envía

información para

corrección

Recibe

información

corregida

Guía Funcional

00

Accede al

Sistema PREI-

Milenium

A

Etapa I

1

2

3

5

12

NO

SI

4

5

6

3

|

Página 10 de 12

Clave: 6110-003-016

A

PolizaGF_GL_IMSS_

SAI_03

Ejecuta guía y

Edita poliza

ACFBC

PolizaContabiliza

GF_GL_IMSS_

SAI_02

Listado de

Existencias

Sistema PREI-MilleniumLstado de

Existencias

Ejecución y

Deposita

DC, ACFBC, DPCYE y

DFUMAE

B

7

8

9

Etapa II

|

Página 11 de 12

Clave: 6110-003-016

B

GF_GL_IMSS_

SAI_03Verifica

informacion

¿Es correcta la

información?

Listado de

ExistenciasOficio

Archivo

de texto

Oficio

Elabora y Envía

información para

su corrección

Recibe

información

corregida

FIN

10

NO

SI

11

12

3

8. Relación de documentos que intervienen en el procedimiento para el registro de las operaciones contables de los bienes de consumo a través de la interfaz SAI-PREI

Clave

Título del documento

Observaciones

Página 12 de 12

Clave: 6110-003-016

Oficio mancomunado 960

Página 1 de 4

Clave: 6110-003-016

ANEXO 1 “Oficio mancomunado número 960”

Página 2 de 4

Clave: 6110-003-016

Página 3 de 4

Clave: 6110-003-016

Página 4 de 4

Clave: 6110-003-016