direcciÓn de control interno y evaluaciÓn de gestiÓn

Ing. SONIA CRISTINA GARCÍA RINCÓN

Directora Control Interno y Evaluación de Gestión Mayo de 2011

DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO

Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN

REUNIÓN DE APERTURA

AUDITORÍAS I SEMESTRE 2011

NORMATIVIDAD

Procedimiento de Auditoría Interna

Res 111 de 2006

Plan de Auditoría I Sem_2011

Res 645 de 2011

AUDITORÍAS I SEMESTRE 2011

Presentación y Aprobación del Plan de Auditoría

Presentación de Auditoría

Ejecución

Retroalimentación

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA

Mejoramiento


• Presentación del Plan de Auditorías

A

• Revisión y Aprobación del Plan

B

Presentación y Aprobación del Plan de Auditoría

• Planificación de las Actividades de Auditoría

○

• Comunicación de la Apertura○

• Reunión de Apertura y Presentación del Plan de Auditoría

○

Presentación de Auditorías


• Ejecución del Plan de Auditoría.

◘

• Evaluación de Hallazgos◘

• Elaboración del Informe de Auditoría

◘


Ejecución

Reunión de cierre (Presentación y entrega

del informe de auditoría.

Presentación de observaciones a los

hallazgos (Jefe o Director de la Unidad –

5 días hábiles).

Evaluación y validación de los soportes.


Retroalimentación

Presentación del Plan de

Mejoramiento (Jefe o Director de

la Unidad)

Observaciones al Plan (20 días

hábiles) ¿Ajustes?

Manejo y seguimiento del Plan de

Mejoramiento. ( 1 Año)

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

Mejoramiento

PLAN DE AUDITORÍA 2011

ESCUELA DE ARTES

DPTO. GINECOBSTETRICIA

DPTO. EDUCACIÓN FÍSICA Y DEPORTES

ESCUELA ING. METALÚRGICA Y CIENCIA

DE LOS MATERIALES

DECANATO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS

ESCUELA DE ARTES

COORDINACIÓN UIS GUATIGUARÁ Y BUCARICA

DIRECCIÓN DE ADMINISIONES Y

REGISTRO ACADÉMICO

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

INSTITUTO DE LENGUAS

INSTITUTO PROINAPSA

AUDITORÍAS EQUIPOS

SERVIDORES DE DATOS

TOTAL EQUIPOS: 61

TOTAL DEPENDENCIAS: 23

CINTROP


INSTITUTO PROINAPSA

MISIONAL FINANCIERO SISTEMAS GESTIÓN

ESCUELA DE FILOSOFÍA

ESCUELA DE FISIOTERAPIA

ESCUELA DE IDIOMAS

ESCUELA DE MEDICINA

ESCUELA DE ESTUDIOS INDUSTRIALES Y EMPRES.

ESCUELA DE FÍSICA

ESCUELA DE ING. DE SISTEMAS

ESCUELA DE DERECHO Y CIENCIA POLÍTICA

ESCUELA DE HISTORIA


DECANATO FACULTAD DE SALUD

DIVISIÓN PLANTA FÍSICA

ESCUELA DE NUTRICIÓN

DIRECCIÓN DE POSGRADOS

Contratación

ACCIONES INMEDIATAS

Se gestiona por parte

de la unidad auditada

y/o DCIEG ante los

distintos procesos o

UAA, los casos que

requieren soluciones

inmediatas o a corto

plazo.

Acciones Inmediatas

RECURSOS HUMANOS

SERVICIOS DE INFORMACIÓN

PLANTA FÍSICA

SANEAMIENTO CONTABLE

TESORERÍA

CONTRATACIÓN

RESULTADOS DEL PROCESO

•Informe de hallazgos para las unidades auditadas1• Informe para otras unidades

administrativas2• Propuesta a la Dirección de la

Universidad3

METODOLOGÍA

Verificación de registros (Sistemas de Información o Registros Físicos)

Observación Directa

Entrevistas al personal de interés

Aplicación de encuestas a grupos de interés

EJES DE AUDITORÍA

Misional Financiero Sistemas Gestión

AUDITORÍA INTERNA EJE

PROCESOS MISIONALES

AUXILIAR:

NUBIA MIREYI ARIAS GALINDO

DIANA CASTELLANOS OLAYAProfesional Equipo Auditor de Procesos

Misionales

OBJETIVOS

Evaluar el cumplimiento de las actividades académicas desarrolladas por

los docentes de planta, cátedra y estudiantes, en articulación con la

Normatividad establecida y de acuerdo a los criterios y alcance de la

auditoría.

Determinar el estado actual de las actividades de investigación

desarrolladas al interior de la Unidad, en armonía con lo establecido en

el Plan de Desarrollo Institucional.

Evaluar el cumplimiento de las actividades misionales y de apoyo,

desarrolladas por las Unidades Administrativas, conforme a la

normatividad aplicable.

Identificar oportunidades de mejora en la gestión misional realizada por

la Unidad auditada.

ALCANCE

• Docentes Planta- Actividad Docente- Plan de Formación- Comisiones (Est-Adm)- Tenencias- Periodo de prueba- Registro y publicación de notas

• Docentes Cátedra- Banco Elegibles- Cumplimiento de actividades

• Estudiantes

• PDI, Dimensión Académica, Objetivo

Estratégico 1

- Agendas estratégicas

- Solicitudes y registros de propiedad intelectual

- Convenios y contratos de licencia de

propiedad intelectual

- Grupos de Investigación consolidados

- Publicación de artículos en revistas indexadas

- Revistas indexadas, libros

- Recursos externos para la actividad

investigativa

- Proyectos gestionados con financiación

externa

- Gestión de recursos con instituciones

extranjeras

DOCENCIA INVESTIGACIÓN

• Funciones según Estatuto General- Funciones del Decano- Funciones del Consejo de Facultad

• Resultados de la Unidad

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

ALCANCE

Reglamento del Profesor, A.S. 063 de 1994

Reglamento Profesor de Cátedra, A.S. 068 de 2008 y A.S. 033 de 2009

Plan de Formación Docente 2005 – 2010, A.S. 093 de 2005

Reglamento General de Posgrado, A.S 090 de 2010

Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado, A.S 072 de 1982

Reglamento de Educación Continua, A.A. 046 de 1998

Reglamento Bonificaciones, A.S. 065 de 2003 y A.S. 30 de 2004

Normatividad para el periodo de prueba del personal docente, A.S. 059 de 2008

CRITERIOS

Plan de Desarrollo Institucional 2008 - 2018, Dimensión Académica,

Objetivo Estratégico 1, A.S. 080 de 2007.

Estatuto General, A.S. 166 de 1993

• DEPARTAMENTO DE GINECOBSTETRICIA

• ESCUELA DE ARTES • DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN FÍSICA Y

DEPORTES

• ESCUELA DE INGENIERÍA

METALÚRGICA Y CIENCIA DE LOS

MATERIALES

• DECANATO FACULTAD DE

CIENCIAS HUMANAS

CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS

MAYO 4

Reunión de apertura

MAYO 10, 11, 12

Auditoría

MAYO 30

Reunión de cierre

DEPARTAMENTO DE GINECOBSTETRICIA

JUNIO 20

Reunión de cierre

MAYO 31 - JUNIO 1, 2

Auditoría

MAYO 4

Reunión de Apertura

ESCUELA DE ARTES

• Reunión de aperturaMAYO 4

• AuditoríaJUNIO 21, 22, 23

• Reunión de cierreJULIO 13

DEPARTAMENTO EDUCACIÓN FÍSICA Y DEPORTES

MAYO 4

• Reunión de apertura

JULIO 14, 18, 19, 21

• Auditoría

AGOSTO 8

• Reunión de cierre

ESCUELA DE ING. METALÚRGICA Y CIENCIA DE LOS MATERIALES

MAYO 4

Reunión de apertura

AGOSTO 9, 10, 11

Auditoría

AGOSTO 30

Reunión de cierre

DECANATO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS

AUDITORÍA INTERNA

EJE FINANCIERO

AUXILIAR:

STEFANO FILOMENA DE LA ROSA

GLORIA ISABEL ROMÁN PINILLA

Profesional Equipo Auditor Financiero

OBJETIVOS

Determinar la conformidad de la gestión financiera realizada por

la unidad con los criterios y alcance de auditoría.

Evaluar la actividad financiera realizada por la unidad para

asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la

normatividad aplicable y vigente.

Identificar oportunidades de mejora en la gestión financiera

realizada por la Unidad auditada.

ALCANCE

Movimiento presupuestal y de efectivo: se contempla las vigencias

2010 y 2011.

Gestión de Cartera: se incluye la cartera generada hasta la fecha, por

todos los Fondos de la Unidad.

Contratos y/o Convenios Interadministrativos: se revisa

aleatoriamente los que generen cuantía y estén vigentes a la fecha de

auditoría.

Cuentas por pagar a proveedores: se revisa las cuentas generadas a la

fecha, que se encuentran pendientes de pago.

Órdenes de Pago Manual: se revisa aleatoriamente las órdenes

generadas en el SIF durante las vigencias 2010 y 2011.

CRITERIOS

Proceso Financiero (Presupuesto, Tesorería)

Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero – MFI.01

Manual Plan de Cuentas Presupuestales – MFI.03

Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera

UIS – MFI.04

Normatividad de Austeridad en el Gasto Público

Sistema de Información Financiero UIS

COMPONENTES EJE FINANCIERO

AUDITORÍA FINANCIERA

GESTIÓN PRESUPUESTAL Y

DE EFECTIVO

GESTIÓN DE CARTERA

• Presupuesto

• Ingresos

• Egresos

• Cuentas Por Cobrar

• Cartera Vencida

• Seguimiento Cartera

Vencida

CUENTAS POR PAGAR A

PROVEEDORES

CONVENIOS Y/O CONTRATOS

ADMINISTRATIVOS

REVISIÓN ALEATORIA

ÓRDENES DE PAGO MANUAL

MAPA DE PROCESOS

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

CRONOGRAMA EJE FINANCIERO

• VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

• DIRECCIÓN DE ADMISIONES Y

REGISTRO ACADÉMICO

• ESCUELA DE ARTES

• INSTITUTO PROINAPSA

• INSTITUTO DE LENGUAS

• COORDINACIÓN UIS GUATIGUARÁ

Y BUCARICA



MAYO

4


MAYO

10, 11

Auditoría

MAYO

25

Reunión de Cierre

ESCUELA DE ARTES


MAYO

30, 31

Auditoría

JUNIO 15

Reunión de Cierre

MAYO

4


DIRECCIÓN DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO


MAYO

4


JUNIO

16, 20

Auditoría

JULIO

7

Reunión de Cierre

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA


• MAYO 4


• JULIO 11, 12

Auditoría

• JULIO 27

Reunión de Cierre



• MAYO 4


• AGOSTO 1, 2

Auditoría

• AGOSTO 17

Reunión de Cierre

PROINAPSA


• MAYO 4


• AGOSTO 18, 22

Auditoría

• SEPTIEMBRE 5

Reunión de Cierre

AUXILIAR:

LEYDY JOHANA LUNA MARTÍNEZ

JORGE ELIÉCER VIDAL RODRÍGUEZProfesional Equipo Auditor Sistemas

COMPONENTES

SISTEMAS INFORMÁTICOS (LEGALIDAD DE SOFTWARE)

Contratación menor a 50 SMLMV.

ETAPAS: Pre-contractual Contractual Post-Contractual

Adquisición , Administración e Instalación. Sistemas de Información Capacitación/Actualización Planes de contingencia (copias de respaldo) Servicios complementarios Documentación

PROCESO DE CONTRATACIÓN

OBJETIVOS

Registrar y evaluar los controles

aplicados por la UAA para el manejo

del software y sistemas de

información utilizados, frente a la

conformidad con los criterios

establecidos para esta auditoría.

Evaluar el cumplimiento de la

normatividad aplicable para el trámite

y administración de la contratación

menor a 50 SMLMV en las UAA, en

todas las etapas del contrato.

ALCANCE

Está definido para todas las UAA, objeto de este plan de

auditoría, por los siguientes componentes y elementos:

Administración y Legalidad de Software

Manejo de Licencias

Número de usuarios

Mantenimiento del Software

Muestra aleatoria de contratos menores a

50 SMLMV de las vigencias 2010 y 2011

CRITERIOS (1)

Normatividad relacionada con los Derechos de Autor

(Ley 44 de 1993, Ley 1032 de 2006, Circulares, Artículos

31 de la ley 23 de 1982 y 22 de la Decisión Andina 351

de 1993, etc.).

Ley 603 de 2000 (Art. 47 Num. 4, Informes de Gestión,

cumplimiento de normas sobre propiedad intelectual y

derechos de autor).

CRITERIOS (2)

Manual y Reglamento de Contratación de la UIS (Res.

809/2005 y AS 019/2005).

Procedimientos, Normas y Reglamentos establecidos en el

Proceso Contratación del Sistema de Gestión Integrado de

la UIS, relacionadas con el trámite y la administración de

contratos menores a 50 SMLMV.

MAPA DE PROCESOS

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD


CINTROP

PROINAPSA

INSTITUTO DE

LENGUAS

CINTROP

MAYO

4


JULIO 13, 14

• Ejecución Auditoría

AGOSTO

2



MAYO

4

Reunión de

apertura

AGOSTO

3, 4

Ejecución Auditoría

AGOSTO 17

Reunión de cierre

PROINAPSA


MAYO 4

• Ejecución Auditoría

AGOSTO 23, 24


SEPTIEMBRE 5

AUDITORÍA INTERNA

EJE DE GESTIÓN

AUXILIARES:

DIANA ALEXANDRA GRANADOS FORERO

LEIDY JOHANA CERÓN CHAPARRO

DORA MEJÍA GUARÍN

Profesional Equipo Auditor de Gestión

OBJETIVOS

Verificar el estado de avance de los proyectos registrados por la

Unidad en el módulo del Programa de Gestión correspondiente al

año 2011

Verificar el estado de avance de los proyectos de mejoramiento

de la gestión adicionales que desarrolla la unidad, no registrados

en el PAG 2011.

Identificar las actividades de extensión que desarrolla la unidad.

ALCANCE

Programa de Gestión 2011 de la Unidad:

• Actividades

• Indicadores

• Responsables

Proyectos adicionales de la Unidad no

registrados en el PG 2011.

Actividades de extensión desarrolladas por

la unidad en los años 2010 y 2011.

CRITERIOS

Plan de Desarrollo Institucional

Acuerdo Superior N°080 de 2007

Programa Anual de Gestión 2011

Acuerdo Superior N°098 de 2010

Proyectos registrados en el módulo Programa de

Gestión - Página Web institucional.

Política de Extensión UIS

Acuerdo Consejo Superior N°006 de 2005

COMPONENTES EJE DE GESTIÓN

EJE DE GESTIÓN

Programa de Gestión 2011

Actividades de Extensión (2010 – 2011)

Proyectos Adicionales

2011

Asesoría y Consultoría

Profesional

Servicios Tecnológicos

Servicios Educativos

Servicios Docente Asistenciales

Servicios Culturales, Artísticos y

Deportivos

Servicios de Comunicación e

Información

Nombre del Proyecto Adicional

Logros Alcanzados

Porcentaje de Avance

Actividades

Indicadores

Responsables

METODOLOGÍA

1. AUDITORÍA DE CAMPO: PROGRAMA DE GESTIÓN 2011

NOMBRE OBJETIVO DESCRIPCIÓNFecha

Finalización

Ponderación

PRESENTACIÓN DEL TEXTO A PUBLICAR ANTE

EL CONSEJO DE ESCUELA PARA SU ESTUDIO DE

PUBLICACIÓN

2011-09-09 40.00%

ENVÍO DEL TEXTO A PUBLICAR PARA

EVALUACIÓN

2011-05-27 30.00%

PRESENTACIÓN DEL TEXTO A PUBLICAR CON LA

EVALUACIÓN, A TRAVÉS DEL DECANO DE

FACULTAD, ANTE EL COMITÉ EDITORIAL DE LA

UIS

2011-07-08 30.00%

PROGRAMA DE GESTIÓN 2011 - ESCUELA DE FILOSOFIA

PROYECTO ACTIVIDADES

INDICADOR - META

PROPUESTA

DE

CREACIÓN

DE UN LIBRO

POR PARTE

DE LA

ESCUELA DE

FILOSOFÍA

(2236)

SOLICITAR LA

PULBICACIÓN

DE LIBROS DE

LOS

PROFESORES DE

PLANTA ANTE

EL COMITÉ

EDITORIAL DE

LA UIS

Presentación de

un libro resultado

de investigación

ante el comité

editorial de la

UIS

1 (UNIDAD)

METODOLOGÍA

2. INFORMACIÓN A REMITIR VÍA CORREO ELECTRÓNICO: PROYECTOS

ADICIONALES

NOMBRE DEL PROYECTO ADICIONAL LOGROS ALCANZADOS (Verificables) PORCENTAJE DE AVANCE

DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN

FORMATO PARA PROYECTOS ADICIONALES DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN

UNIDAD:

CÓDIGO:

FECHA:

METODOLOGÍA

3. INFORMACIÓN A REMITIR VÍA CORREO ELECTRÓNICO:

ACTIVIDADES DE EXTENSIÓN 2010 -2011

Inicio Finalización

1. ASESORÍA Y CONSULTORÍA PROFESIONAL

1.1 Modalidad Asesoría

1.2 Modalidad Consultoría

1.3 Modalidad Asistencia Técnica

1.4 Modalidad Interventoría

1.5 Modalidad Veeduría

2. SERVICIOS TECNOLÓGICOS

3. SERVICIOS EDUCATIVOS

3.1 Prácticas Académicas

3.2 Educación no formal

4. SERVICIOS DOCENTE ASISTENCIALES

5. SERVICIOS CULTURALES, ARTÍSTICOS Y

DEPORTIVOS

6. SERVICIOS DE COMUNICACIÓN E

INFORMACIÓN

Productos o

servicios que se

ofrecen

(objeto)

Población

beneficiaria

(descripción y

cuantificación)

FechaPRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE EXTENSIÓN

(Política de Extensión, Acuerdo CS 006 de 2005)

Aplica

(x)

Nombre del

servicio o

convenio

METODOLOGÍA

UAA - EJE DE GESTIÓN Correos

ESCUELA DE FILOSOFÍA [email protected]; [email protected]

ESCUELA DE IDIOMAS [email protected]; [email protected]

ESCUELA DE ESTUDIOS INDUSTRIALES Y

[email protected]; [email protected]

ESCUELA DE FISIOTERAPIA [email protected]; [email protected]

ESCUELA DE MEDICINA [email protected], [email protected]

ESCUELA DE FÍSICA [email protected]; [email protected]

ESCUELA DE DERECHO Y CIENCIA POLÍTICA [email protected]; [email protected]

ESCUELA DE HISTORIA [email protected]; [email protected]

COORDINACIÓN UIS BUCARICA Y GUATIGUARÁ [email protected]; [email protected]

DIVISIÓN DE PLANTA FÍSICA [email protected]; [email protected]

ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS [email protected] ; [email protected]

DECANATO FACULTAD DE SALUD [email protected]; [email protected]

ESCUELA DE NUTRICIÓN [email protected]; [email protected]

DIRECCIÓN DE POSGRADOS [email protected]; [email protected]


• Auditoría

Mayo 10 – Martes

• N Proyectos: 5

• Auditoría

Mayo 16 – Lunes

• N Proyectos: 8

• Auditoría

Mayo 19 – Jueves

• N Proyectos: 5

• Auditoría

Mayo 25 – Miércoles

• N Proyectos: 7

• Auditoría

Junio 1 – Miércoles

• N Proyectos: 9


• Auditoría

Junio 8 – Miércoles

• N Proyectos: 7

• Auditoría

Junio 21 – Martes

• N Proyectos: 9

• Auditoría

Junio 28 – Martes

• N Proyectos: 6

• Auditoría

Julio 6 – Miércoles

• N Proyectos: 7

• Auditoría

Julio 12 – Martes

• N Proyectos: 6


• Auditoría

Julio 18 – Lunes

• N Proyectos: 3

• Auditoría

Julio 25 – Lunes

• N Proyectos: 4

• Auditoría

Agosto 1 – Lunes

• N Proyectos: 4

• Auditoría

Agosto 9 – Martes

• N Proyectos: 3

direcciÓn de control interno y evaluaciÓn de gestiÓn

Documents