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DIRECCIÓN DE FINANZAS

NOMBRE Y CLAVE DEL DOCUMENTO

Procedimiento para la revisión de la operación contable de tiendas y obtención de reportes

en el Sistema PREI Millenium 6110–003–010

AUTORIZACIÓN

Aprobó

Dr. Eduardo González Pier Director de Finanzas

Revisó

_________________________ C.P. Carlos Benítez de la Rosa

Coordinador de Contabilidad y Trámite de Erogaciones

Elaboró

C.P. Noé Rojo Hernández

Titular de la División de Contabilidad

jose.rodriguezi

Sello

de 11

Clave: 6110-003-010

ÍNDICE

Página 1 Base normativa 3 2 Objetivo 3 3 Ámbito de aplicación 3 4 Políticas 3 5 Definiciones 4 6 Descripción de actividades 5 7 Diagrama de flujo 8 8 Relación de documentos que intervienen en

el procedimiento

11

Anexo 1 Guía Contabilizadora

Anexo 2 Oficio de entrega de estado de resultados de tiendas y de balanza de existencias de tiendas

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Clave: 6110-003-010

Procedimiento para la revisión de la operación contable de tiendas y obtención de reportes en el Sistema PREI Millenium

1 Base normativa Ley General de Contabilidad Gubernamental, Título Primero, Capítulo Único, Artículo 2; Título Tercero, Capítulo I, Artículos 16; 20; y 21. Ley del Impuesto al Valor Agregado, Capítulo I, Artículos 1, Párrafos I-III; 2; 2ª incisos a)- c), inciso i). Normas Específicas de Información Financiera Gubernamental para el Sector Paraestatal NEIFGSP 001. Norma para la prestación de información para la elaboración de la cuenta anual de la Hacienda Pública Federal, párrafos 6 y 13.

2 Objetivo Establecer las actividades que deberá desarrollar el personal de la División de Contabilidad, para la revisión, corrección, verificación y razonabilidad de la información financiera de las tiendas IMSS-SNTSS en el Sistema PREI Millenium; así como informar mensualmente a la División de Evaluación de Centros Vacacionales, Velatorios, Unidad de Congresos y Tiendas sobre la situación financiera que guardan las tiendas IMSS-SNTSS. 3 Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de cumplimiento obligatorio para el personal de la División de Contabilidad de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones. 4 Políticas 4.1 El personal de la División de Contabilidad será responsable de contabilizar en el

Sistema PREI Millenium, durante el periodo mensual correspondiente, los asientos contables generados en las tiendas, a más tardar los primeros cinco días posteriores al mes del que se está informando.

4.2 El personal de la División de Contabilidad, será responsable de obtener el estado de

resultados de las tiendas y enviarlo mensualmente a la División de Evaluación de Centros Vacacionales, Velatorios, Unidad de Congresos y Tiendas.

4.3 El personal de la División de Contabilidad será responsable de obtener la balanza de existencias de tiendas y enviarlo mensualmente a la División de Evaluación de Centros Vacacionales, Velatorios, Unidad de Congresos y Tiendas.

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Clave: 6110-003-010

4.4 El presente documento actualiza al “Procedimiento para la revisión de la operación contable de tiendas y obtención de reportes en el Sistema PREI Millenium”, clave 6114-003-010, registrado el 07 de mayo de 2008.

5 Definiciones

5.1 DC: División de Contabilidad.

5.2 DPCE: Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones.

5.3 DECVVUCT: División de Evaluación de Centros Vacacionales, Velatorios, Unidad de Congresos y Tiendas.

5.4 guía funcional: Documento que muestra los pasos a seguir para operar en el sistema

PREI Millenium.

5.5 guía contabilizadora: Documento que muestra el criterio contable a seguir en las actividades de tiendas.

5.6 IEPS: Impuesto Especial sobre Producción y Servicios.

5.7 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social.

5.8 IVA: Impuesto al Valor Agregado.

5.9 sistema PREI-Millenium: Sistema de planeación de recursos institucionales. Sistema informático aplicativo financiero que provee información integral y en línea, a través de un software financiero denominado ERP (Enterprise Resources Planning; Planeación de Recursos Empresariales.

5.10 SNTSS: Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social.

Responsable Actividad Documentos involucrados

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6. Descripción de actividades del procedimiento para la revisión de la operación contable de tiendas y obtención de reportes en el Sistema PREI Millenium

División de Contabilidad, Área de Operaciones Diversas.

1. Accede diariamente al sistema PREI Millenium, con base en la “Guía funcional 00: Conexión al Sistema PREI People Soft”.

2. Revisa que los asientos contables registrados por las tiendas IMSS-SNTSS con base en la información contenida en la “Guía contabilizadora” clave 6110-006-001 (anexo 1), cumplan con los siguientes criterios:

Guía funcional 00: Conexión al Sistema PREI People Soft 6110-006-001 anexo 1

• Descripción larga del asiento contable, que sea congruente con el registro en las líneas, así como la fecha con el periodo.

• Registro contable de acuerdo a reglas de combinación de PREI Millenium, cuentas contables adecuadas y de acuerdo a la operación realizada.

• El cálculo del impuesto registrado (IVA e IEPS) sea el correcto.

Asiento contable correcto

No

3. Envía “correo electrónico” y/o realiza llamada telefónica al Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones, informando que se han detectado errores en la captura del asiento contable y solicita su corrección para la inclusión en el período que se encuentre en proceso actual.

Correo electrónico de corrección

Continúa en la actividad 1

Asiento contable correcto Si

4. Contabiliza los asientos contables

registrados por las tiendas IMSS-SNTSS y el

Proceso de contabilización en


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Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones, que se encuentran en estado “válido”, en el sistema PREI People Soft”.

5. Recibe mensualmente “correo electrónico”

con las bases fiscales del Área Fiscal en el cual debe venir anexo el archivo de “cuadros de impuestos” generados en el sistema PREI-Millenium.

IMGL085 IVA tiendas

IMGL086 IEPS tiendas

el sistema PREI People Soft Correo electrónico de bases fiscales Cuadro de impuestos IMGL

6. Revisa que los importes incluidos en el cuadro de impuestos efectuados en el cálculo de asientos revisados, se les identifica como bases fiscales e impuestos de tiendas, sean congruentes y no muestren diferencias.

Existen diferencias

Si 7. Envía “correo electrónico” y/o realiza llamada

telefónica al Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones, indicando que se han encontrado inconsistencias y solicita su corrección.

8. Recibe respuesta del Departamento de

Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones, en donde indican las correcciones realizadas a los importes de las bases fiscales e impuestos.

9. Envía correo electrónico al Área Fiscal

informando que las correcciones han sido realizadas.

Continúa en la actividad 4

Existen diferencias No

Correo electrónico de corrección de impuestos Correo electrónico (confirmación de corrección)


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10. Accede al Sistema PREI Millenium al cierre

del periodo, con base en la “Guía funcional 00: Conexión al Sistema PREI People Soft”.

11. Ejecuta “Reporte de estado de resultados de

tiendas” y “Reporte de balanza de existencias de tiendas”.

12. Elabora “Oficio de entrega de estado de

resultados de tiendas y de balanza de existencias de tiendas” clave 6110-010-002 (anexo 2), dirigido a la División de Evaluación de Centros Vacacionales, Velatorios, Unidad de Congresos y Tiendas, anexando:

“Reporte del estado de resultados de tiendas”

“Reporte de balanza de existencias de tiendas”.

13. Recaba firma del Titular de la División de

Contabilidad en el “Oficio de entrega de estado de resultados de tiendas y de balanza de existencias de tiendas”.

14. Envía el oficio a la División de Evaluación de

Centros Vacacionales, Velatorios, Unidad de Congresos y Tiendas, anexando una minuta, en donde recabará sello que comprueba la entrega a la División de Evaluación de Centros Vacacionales, Velatorios, Unidad de Congresos y Tiendas

15. Archiva minuta en el expediente de reportes

de tiendas mensualmente.

Fin de Procedimiento

Guía funcional 00: Conexión al Sistema PREI People Soft 6110-010-002 anexo 2 Reporte del estado de resultados de tiendas Reporte de balanza de existencias de tiendas Minuta de 6110-010-002 anexo 2 Minuta de 6110-010-002 anexo 2 Minuta de 6110-010-002 anexo 2

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7. Diagrama de flujo del procedimiento para la revisión de la operación contable de tiendas y obtención de reportes en el sistema PREI Millenium

Cuadro de impuestos

Bases fiscales

5

4

Proceso de contabilización Sistema PREI

Millenium

9

¿Asiento contable correcto?

Contabiliza los asientos contables

A

3

Recibe mensualmente

cuadro de impuestos

Corrección

de asientos contables

Envía correo a DPCE

Si

2

1

3

INICIO

Personal de la DC Área de Operaciones

Diversas

Guía funcional 00

Accede al Sistema PREI-

Millenium

Guía contabilizadora 6110-006-001

(anexo 1)

Revisa asientos contables

registrados

No

1

de 11

Clave: 6110-003-010

Reporte de balanza de

existencias de tiendas de 6110-

010-002 (anexo 2)

Envía correo electrónico al Área Fiscal

Corrección de

impuestos

Confirmación de corrección

9

7

Reporte de edo. de resultados de

tiendas de 6110-010-002 (anexo 2)

Envía a DPCE indicando

inconsistencia

8

4

Recibe respuesta del

DPCE

11

12

B

13

10

Si

No

6

Guía funcional 00

Accede al Sistema PREI-

Millenium

A

Revisa cuadro de impuestos

IVA-IEPS

¿Existen diferencias?

Minuta de 6110-

010-002 (anexo 2)

Recaba firma del Titular de la

DC

Elabora “Oficio de entrega”

Ejecuta los reportes

de 11

Clave: 6110-003-010

Minuta de

6110-010-002 (anexo 2)

14

B

FIN

15

Envía oficio a la DECVVUCT

de 11

Clave: 6110-003-010

8. Relación de Documentos del procedimiento para la revisión de la operación contable de tiendas y obtención de reportes en el Sistema PREI Millenium

6110-006-001

Guía contabilizadora

anexo 1

6110-006-002

Oficio de entrega de estado de resultados de tiendas y de balanza de existencias de tiendas

anexo 2

de 12

Clave: 6110-003-010

ANEXO 1 “Guía contabilizadora”

6110-006-001

de 12

Clave: 6110-003-010

de 3

Clave: 6110-003-010

ANEXO 2 “Oficio de entrega de estado de resultados de tiendas y de balanza de existencias de

tiendas” 6110-006-002

de 3

Clave: 6110-003-010

15 de marzo de 2012

Oficio No. 09 90 01 610014/DC/

Licenciada Isis Angélica Bautista Serrano Titular de la División de Evaluación de Centros Vacacionales, Velatorios, Unidad de Congresos y Tiendas Presente Con la intención de que esa División a su cargo cuente con la información oportuna para su análisis, revisión y fines correspondientes, me permito enviar los siguientes reportes oficiales de las Tiendas IMSS/SNTSS, emitidos por el Sistema PREI-Millenium.

Estado de resultados del sistema nacional de tiendas global del 1 de enero al 30 de abril de 2012.

Balanza de existencias por unidad de información al 29 de abril de 2012.

Sin otro particular, le envío un cordial saludo.

Atentamente C.P. Noé Rojo Hernández Titular Anexos: (2)

c. c. p

C. P. Carlos Benítez de la Rosa.- Coordinador de Contabilidad y Trámite de Erogaciones.

C. P. Miguel Ríos Martínez.- Jefe del Área de Operaciones Diversas.

1

2

3

4

5

6

7

8

de 3

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ANEXO 2

“Oficio de entrega de estado de resultados de tiendas y de balanza de existencias de tiendas”

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Fecha Día, mes y año de elaboración del oficio.

2 Folio Consecutivo que se otorga en la División de Contabilidad.

3 Nombre del Titular de la División de Evaluación de Centros Vacacionales, Velatorios, Unidad de Congresos y Tiendas

El nombre a quien va dirigido el oficio al que se entera.

4 Reportes Reportes que se envían del periodo inmediato anterior.

5 Firma Firma del Titular de la División de Contabilidad.

6 Anexos Indicar el número de anexos que se adjuntan en el oficio.

7 Nombre Nombre completo de la persona a la que se le entregará copia del documento.

8 Nombre Nombre completo de la persona a la que se le entregará copia del documento.

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