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DIRECCCIÓN: Consiste en la capacidad de influir en los trabajadores para desarrollar las actividades, tomando la responsabilidad sobre el comportamiento humano necesario para cumplir con las metas, ejerciendo un liderazgo sobre el personal \ de la organización y motivándolo a cumplir con las labores asignadas.

-) CONT~- - -_/ ­I Es asegurar el cumplimiento de los objetivos, verificando que la organización esta

en la dirección correcta en la obtención de sus metas. Es el seguimiento de ) actividades para asegurarse de que el plan se ejecute correctamente. ---- - ---_.- ­

Es importante resaltar que la administración cumple un papel importante en la historia, desde épocas remotas el hombre con muy poco conocimiento científico ha tratado de administrar sus recursos para mejorar su nivel de vida y el de su comunidad. La creencia de que la administración es sólo para las empresas esta pasando a la historia, es necesaria en cualquier parte de la vida del hombre, desde su hogar, en su relación de pareja, en su trabajo, en su sistema de vida, en su paso por las organizaciones y hasta en las relaciones afectivas.

1.1 ADMINISTRADORES

Para tener claridad en la administración, es necesario identificar los llamados a ejercerla, es decir, los encargados de cumplir con esta función. Los administradores.

/

En las organizaciones se encuentran dos clases de trabajadores, unos encargados de cumplir una 'labor específica por la cual tienen que responder ante el superior inmediato, y otros que deben responder por el capital más importante de la organización como es el Recurso humano es decir, las personas. En la actualidad algunos autores hablan del TALENTO HUMANO, como el elemento esencial en las organizaciones. En la tabla 1 se puede apreciar las diferencias entre operarios y administradores.

Sin desconocer el valor que tienen los operarios se estudiará cómo se clasifican los administradores . . En la actualidad, los diversos nombres que se utilizan para ellos son muchos, gerentes, directores, jefes, entre otros y en general se les puede clasificar en tres niveles: En primer lugar_s . encuentran los de pri~ línea, llamados también supeLVisores re~onsables de dirigir a los operario~.!l sus actividades cotidianas, es decir son las personas que están en permanente contacto con los trabajadores y quienes conocen el funcionamiento operativo de la compaQia.

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TABLA 1. Diferencia entre administradores y operarios.

OPERARIOS ADMINISTRADORES

Generalmente no están preparados ILo ideal es que hayan cursado niveles de

académicamente, o su formación es I preparación mínimo universitarios.

Iincompleta o empírica.

IDeben cumplir con un horario En algunas entidades No es condición

Ideterminado y una tarea específica a cumplir con horario, aunque es importante

ejecutar. el ejemplo a los subordinados y las tareas a

desarrollar varían.

No tienen la responsabilidad de Dirigen las actividades de otros, en

supervisar el trabajo del otro. ocasiones también ejecutan alguna labor

operativa.

Luego se encuentran los de nivel intermedio, conocidos ca : mandos medios, je es e epartamento o de en enCla, Ilder de proyectos, jefe de unidad, administrador e distrito, decano, obispo o gerente de división. Estos gerentes están encargados de una de las funciones mas complicadas diri ir a otros aaministra ores primera !nea o cole a sables de traducir las metas de la organización' er) ob·etivos eSRe~íficos que otros administradores p~e an -realizar.

En~1 nivel su erior o Qunto más de la or anización se encuentra la alta gerencia, la cual tiene nombres como: Presidentes, \licepresidentes, canciller, director general, directo~9_presidente ~deLc.onsejo. La función orinci al de - e nivel es establecererríJ"mbo que debe tomar la organiza ión. En este grado, se sabe que el ingreso de cada a mmistrador o gerente alcanza escalafones muy altos, unas 50 veces el sueldo de un obrero, o en el mejor de los casos llegan a tener acciones de la compañía. Lo peligroso en esta posición es caer en lo que , algunos consultores califican como el síndrome de la affluenza, el cual consist eIL ser rico ero infeliz, llegar a esta osició ·mpli~ uchas veces acrifJcar la amilia no tener un horari p_alJ descansar, sobrevalorar la organización y subvalorar I Qar1e...afectiva del individuo, no dedicar tiempo a otras actividades de orden social , cultural , deportiva, es iritual, entre o se e~unta

¿ ES In Ispensa e e ar a esas PQsicione.S? es mejor _asc_.....".'"'---"~~"""""'"~. sacrl Icar os valores familiar s?

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En la figura 2, se observa un ejemplo claro de los diferentes niveles en una compañía de construcción: los trabajadores se encuentran por fuera de la administración de la organización y son quienes ejecutan la labor, quienes hacen verdaderamente el trabajo, luego se encuentra el primer nivel de dirección , generalmente profesionales egresados recientemente, los llamados "ingenieros residentes", luego están sus colegas, los cuales tienen más experiencia que los anteriores y probablemente tienen formación avanzada o alguna especialización, llamados " directores de obra" y en la cima de la compañía están los profesionales de mayor trayectoria dentro de la organización, las personas que seguramente la crearon y su experiencia hace que estén definiendo el horizonte de la compañía, puede ser el dueño, el gerente general o el presidente.

FIGURA 2. Nive.les gerenciales

En esta clasificación por niveles de administradores o gerentes, es importante resaltar, que para llegar a una posición de dirección dentro de la organización , lo lógico es recorrer todo el camino, es decir, iniciar si es posible como un trabajador, luego con esfuerzo y estudio lograr posición en el primer nivel gerencial , después con experiencia y más capacitación ubicarse en el nivel medio, con mayor dedicación y un recorrido acompañado de éxitos lograr ubicarse en la alta gerencia. Con esta trayectoria se presume dar cada paso con seguridad.

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Otros profesionales con mas suerte o con más influencia pueden llegar a las posiciones mas altas en un corto tiempo, pero no hay seguridad sobre el futuro desempeño.

1.2 DESEMPEÑO GERENCIAL

La ventaja que tienen los ingenieros, a diferencia de otras profesiones es que su trabajo se puede materializar. El resultado final es importante, pero no menos prioritario es cómo se llega al cumplimiento de las metas de la organización.

El desempeño de un gerente o un administrador surge como factor para evaluar a los gerentes en las organizaciones. Muchos de ellos se basan en dos conceptos propue~tos por eter Drucker, los cuales son: Eficiencia y Eficacia.

Eficiencia Se puede definir como "hacer las cosas bien" o lo que es lo mismo "hacer correctamente las cosas", este concepto se refiere a la relación que existe entre los Insumas y la producción, busca minimizar los costos de los recursos.

La ingeniería es principalmente una actividad productora que tiene su razón de I

ser en la satisfacción de los deseos humanos. Su objetivo es alcanzar el mayor resultado final por unidad de recursos gastados. Este es esencialmente un proceso físico cuyo objetivo es la maximización de la eficiencia física.

El objetivo de la utilización de la ingeniería es obtener el mayor resultado final por unidad de recursos entregados, es decir, que la eficiencia se puede enunciar como:

I Eficiencia Física = Producto I Insumo

Es decir, se mide el éxito de las actividades de la ingeniería en el medio físico. Sin embargo, el ingeniero debe preocuparse por los dos niveles de eficiencia; En el segundo nivel están las eficiencias que se expresan en unidades económicas de resultados (salidas) divididas por unidades económicas de insumas (entradas) cada una expresada en términos de un medio de intercambio como el dinero. La eficiencia económica puede ser expresada:

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Se sabe que no es posible obtener eficiencias físicas por encima del 100%. Las eficiencias económicas sí pueden exceder del 100% Y es más, deben excederlo para que las organizaciones sean exitosas.

La eficiencia física esta relacionada con la económica. Un ejemplo, una planta de potencia eléctrica puede ser rentable en términos económicos aún a pesar de que su eficiencia física, al convertir unidades de energía de carbón a energía eléctrica, pueda ser relativamente baja.

Eficacia Se puede definir como "hacer lo correcto". Alcanzar la meta. "hacer las cosas correctas", es decir, es la ca acidad ue se tiene de escoger las cosas que se deben hacer. ­

Un ingeniero es eficaz cuando sabe tomar las decisiones apropiadas que van a ser útiles para el progreso de la orgamzación.

,'"'-"

La eficiencia y la eficacia, tienen una relación permanente, es más fácil ser eficai si se ignora la eficiencia. Se puede ser muy eficaz siendo ineficiente, es decir, s

I hace el trabajo pero a un precio muy alto. La falta de eficacia no puede ser compensada con la eficiencia, por grande que ésta sea.

~------------------------------~ Se espera que los ingenieros sean eficientes y eficaces, siendo la eficacia más decisiva.

Se plantea entonces un concepto que surge de la eficiencia más la eficacia y es la Efectividad, la cual puede interpretarse como el ideal, Ingeniero efectivo. -En ;libro de Stephen ;-Covey, Los siete hábitos de la gente altamente efectiva, ¡se plantea, que el hábito es la intersección entre el conocimiento, la capacidad y , el deseo, siendo el conocimiento un paradigma teórico (que hacer y ¿por qué?), la \ capacidad: cómo hacer y el deseo: la motivación.

llirimer hábito, ser roactivo es decir ser res nsable uno mismo de ~s acto_s, uno es quien tiene la responsabilidad de actuar. Segundo hábito: mpiece con un fin en la mente, así es como se comprende el destino, significa que existen dos creaciones una mental y otra física, en la medida en que comprendemos las dos creaciones se actuará y ampliará el círculo de influencia.

El tercer hábito plantea: Primero lo Primero, es la segunda creación, la física, en la administración ael tiempo "ejecutar y organizar según prioridades". Las cosas no urgentes pero importantes requieren más proactividad.

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Según Peter Drucker: "Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas sino hacia las oportunidades".

El cuarto hábito: Piense en Ganar/Ganar, se fundamenta en que existe una tercer alternativa; un éxito mejor, un camino superior. Ganar/ Ganar o no hay trato, significa que si no se puede encontrar una solución que sea beneficiosa para las partes, es mejor no hacer el acuerdo. Quinto Hábito: Procure primero comprender, y después ser comprendido, Cuando más comprendemos a los demás, más los apreciamos, más respeto tenemos por ellos. Cuando existe una verdadera comprensión se dan soluciones creativas y mayores alternativas.

El sexto hábito: Sinergice, la sinergia como una actividad superior, es poner a prueba, la esencia de la sinergia consiste en valorar las diferencias, las personas efectivas reconocen sus límites. La sinergia es, la suma de las partes es más productiva que cada una de ellas.

El séptimo hábito: Afile la sierra, hace posible los demás hábitos, es decir, el crecimiento personal, estar dispuesto en cuatro dimensiones básicas:

Dimensión física: El cuerpo y

Dimensión espiritual: Orientar hacia el liderazgo nuestras vidas .. ­Dimensión mental: Educación, leer, escribir. \... Dimensjón social/emocional: Comunicación. No escuchar con la intención de responder sino de comprender. \..

1.3 HABILIDADES GERENCIALES

Todos los administradores tienen ciertas capacidades para desempeñar su trabajo efectivamente, Además todos realizan funciones similares por ejemplo: planear, organizar , tomar decisiones, dirigir y controlar, pero la cantidad de tiempo que invierten nO es constante. Así , el contenido de las funciones administrativas cambia con el nivel del administrador, no es lo mismo un gerente de la alta gerencia enfocado a definir las metas de la organización que un gerente de primer nivel orientado a la supervisión del trabajo.

En la década de los setenta, el investigador Robert L. Katz intentó responder esta pregunta. Encontraron que las habilidades decisivas son: habilidades conceptuales, humanas, técnicas y políticas.

• 'Habili ades conceptuales: Son la capacidad y agilidad mental que tiene un gerente para integrar y coordinar los intereses y las actividades de la

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organización. Es entender el funcionamiento de cada parte y su relación con otras y cómo afecta el comportamiento en general.

• Habilidaoes humanas· Hace referencia a la capacidad que tiene un gerente para ra ajar con otras personas, dentro de un ambiente propicio para entenderlas y comprenderlas. Cualidad que poseen algunas personas para motivar al trabajo con sus relaciones humanas.

• ~a~nic~Es la capacidad que tiene un individuo de utilizar herramientas, procedimientos y técnicas de una disciplina específica. Es conocer y aplicar el conocimiento de una forma correcta para el beneficio general.

• Habilidades políticas: Es la capacidad personal que tiene un gerente para aumentar la influencia sobre otras personas construyendo una base sólida en beneficio de la organización.

Estas cuatro habilidades se encuentran en los tres niveles gerenciales pero su importancia particular, radica en el nivel en que se encuentre.

La habilidad humana, debe ser el eje sobre el cual giren todas las actividades que desarrollan los gerentes, pues son las personas quienes ejecutan el trabajo. El éxito de la mayoría de las grandes empresas está en las relaciones humanas que han tenido sus líderes con todo el personal de la cornpañía.

La habilidad conceptual, es dinámica, en el primer nivel se entiende que no es muy utilizada debido a la actividad operativa que desarrolla para la organización. Cuando se ha logrado subir de nivel se torna más importante, su capacidad de interpretar el lenguaje de la alta gerencia lo debe transmitir al nivel inferior para su ejecución. Ya en la alta erencia esta habilidad es la mas desarrollada, porque permite visualizar el comportamiento e a or crón frente al medio competitivo que lo rodea.

la habilidad técnica, es esencial en el rimer nivel, porque es allí donde radica el éxito del supervisor, producir; en el nivel intermedio no es tan In ispensable porque a tí se elega esta función, y en el nivel superior tiende a desaparecer.

La ha ilidad olítica, es importante en los tres niveles, pero se estima que es es ecial en la alta gerencia, ya que la influencia lograda en otras personas para obtener el apoyo en las decisiones será la evaluación de su gestión.

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Políticas Técnicas

En la figura 3, se observa la distribución de las habilidades gerenciales en los diferentes niveles, no es una camisa de fuerza, puede variar de acuerdo a la función de cada organización .

FIGURA 3. Habilidades Gerenciales

GERENTES PRIMER NIVEL

Políticas

Técnicas

Humanas

Conceptuales

ALTA GERENCIA

Conceptuales

Humanas

GERENTES NIVEL INTERMEDIO

Técnicas Concept

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1.4 HISTORIA DE LA ADMINISTRACiÓN

La administración, a pesar de la importancia que reviste para el ser humano, es una de las más complejas funciones en todas las sociedades, se encuentra en el gobierno, el ejercito, en la iglesia, en las familias, en organizaciones al margen de la ley y en organizaciones económicas de todos los pueblos; por esto se puede apreciar la importancia que tiene para el desarrollo y bienestar de toda la humanidad.

Su historia es bastante compleja de reconstruir, pero se hace un recuento desde su aparición con los sumerios hasta finales del siglo XX, para mostrar como han evolucionado algunos aspectos que aún hoy, están vigentes.

La teoría moderna de la administración aparece principalmente a finales del siglo XIX y principios del siglo XX, (ver Anexo 1). La cronología de la administración, donde aparecen los principales aportes en su momento.

Cabe anotar, que a pesar de la falta de claridad y la relativa imperfección en la teoría y ~ a ciencia de la administración, la evolución del pensamiento administrativo se remonta a los primeros intentos del hombre por alcanzar objetivos grupales. Aunque la teoría de la administración operacional data principalmente a principios del siglo XX, ya desde la filosofía antigua se había hecho planteamientos al respecto.

En este recorrido se observa que a la época actual no son ajenos algunos temas que se han venido estudiando por diferentes autores desde años atrás, por ejemplo: la motivación, el liderazgo, el recurso humano, la organización y los procesos entre otros, como tampoco se ha escrito el modelo definitivo e ideal de administrar para lograr el éxito en las organizaciones.

Es importante anotar que ha habido movimientos que permiten clasificar o agrupar algunos pensamientos o tendencias en este recorrido y han formado escuelas del pensamiento administrativo, dentro de las cuales se pueden destacar: la escuela clásica, la de las ciencias del comportamiento y la cuantitativa.

• Escuela clásica: La escuela clásica consta de dos ramas, La administración científica y la teoría

clásica de la organización.

El aporte de la administración científica radica en que un equipo de personas trabajando juntas, donde cada una de ellas realiza una tarea, puede producir más, que si e~ mismo número de personas hacen la tarea en forma aislada. La

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productividad que alcanza una línea de montaje es muy elevada, ya que permite que las bandas transportadoras entreguen un producto en proceso y cada operario aporta una parte hasta terminarlo.

Las técnicas de eficiencia, entre ellas el estudio de tiempos y movimientos, hacen\ que se optimice el uso de los recursos de la organización. La importancia que se I le da a la selección y desarrollo científicos de los trabajadores, reconoce lo indispensable que es la habil.Ldª-9 y la c~pacitación del trabajador. (

También el diseño del trabajo hace que los gerentes busquen la forma optima de ejecutar una tarea.

De los precursores de la administración científica se destacan, Robert Owen, Charles Babbage , los esposos Frank y Lillian Gilbreth y su más representativo exponente, Frederick W. Taylor.

La administración científica buscaba incrementar la productividad de la fábrica y la de cada emp'leado. La otra rama de la escuela clásica, la teoría clásica, nació de la necesidad de dirigir organizaciones complejas como las fábricas.

El aporte de esta rama son los conceptos de que las habilidades administrativas se aplican a toda clase de actividad colectiva. Hizo conscientes a los gerentes de los tipos básicos de problemas que afrontarán en una organización cualquiera.

Su fundador fue Henry Fayol, un ingeniero de minas que dedicó toda su vida al estudio de la administración, siempre creyó que la habilidad gerencial podía ser aplicada al hogar, la ig,lesia, la milicia, la política y también a la industria.

• Escuela de la ciencia del comportamiento: Nació en parte porque los administradores comprobaron que la teoría clásica no lograba una eficiencia completa en la producción ni en la armonía en el lugar de trabajo.

Los aportes de la ciencia del comportamiento tienen que ver con el conocimiento de la motivación individual, comportamiento de grupo, relaciones interpersonales en el trabajo y la importancia que tiene el trabajo para el ser humano.

Han logrado que los gerentes sean más sensibles con sus trabajadores, han encontrado postulados sobre el liderazgo, resolución de conflictos, la adquisición y uso del poder, el cambio organizacional y la comunicación.

Sus principales exponentes son: Hugo Münsterberg y el nacimiento de la sicología industrial y Elton Mayo con el movimiento de las relaciones humanas.

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• La escue,la Cuantitativa: Los Británicos por los problemas que tenían en la segunda guerra mundial , formaron los llamados equipos de investigación de operaciones, grupos de matemáticos, físicos y otros científicos que fueron reunidos para resolver dichos problemas.

Con el paso del tiempo y la creación del computador los procedimientos se fueron formalizando y se constituye lo que hoy se conoce como escuela de la ciencia administrativa. Las técnicas de esta escuela son una parte bien establecida de la metodología de la solución de problemas que es utilizada en la mayoría de las organizaciones de Ilas ramas civiles, militares y gubernamentales. Estas técnicas se aplican en actividades como la elaboración del presupuesto de capital y la administración del flujo de efectivo, la programación de la producción, el desarrollo de estrategias de producto, la planeación del desarrollo de programas de recursos humanos, el mantenimiento de los niveles óptimos de inventario y la programación de vuelos.

Se han descrito las tres escuelas principales del pensamiento administrativo, en la actualidad, las tres siguen vigentes y conservan su importancia, no existe una que domine o que sea la verdadera, lo importante es que se han generado bases para nuevas formas de administrar y se espera una evolución de acuerdo a las exigencias del mercado.

1.5 CONCEPTOS ACTUALES ----~----~ ~-

A continuación se describen algunos conceptos administrativos más comunes empleadas por Ilas organizaciones en la última década del siglo XX, como son: Gestión del conocimiento, maquila, Justo a tiempo, clusters industriales, globalización, alianzas estratégicas, organizaciones virtuales y franquicias.

1.5.1 Gestión del conocimiento

La Gestión del conocimiento y el sistema nervioso digital es un aporte nuevo a la teoría administrativa, es común usar este término pero realmente los usuarios no comprenden su significado.

Se puede definir como: O~i !..!!~a!--t:!!.m iz~r .2!.~~~...!!..!.!~~~!...!....-~~~~~~aJ.JJI..W-'~ ersonas de forma

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capacidades intelectuales de los empleados, individual y colectivamente, de forma que las compañías puedan mejorar a su vez el proceso de toma decisiones.

Las tecnologías de la información juegan un papel fundamental en la gestión del conocimiento. Entre estas tecnologías informáticas se pueden · destacar, -el aumento sin límites de los espacios de almacenamiento informático, la mayor potencia de las aplicaciones y el crecimiento de las redes, en particular el Internet, ya que permiten a las organizaciones capturar y compartir rápidamente grandes cantidades de información. La gestión del conocimiento no es necesariamente hablar de software.

La gestión del conocimiento, Inicia por los objetivos empresariales de la organización y con el reconocimiento por parte de ésta de que es necesario de que los empleados y socios comerciales puedan compartir su información y conocimientos, el software sólo es un medio para mejorar la forma en que la información es administrada.

Son cuatro las áreas donde la gestión del conocimiento ayuda a las organizaciones a incrementar su operatividad:

Análisis y planifiación empresarial. ~

Diseño y desarrollo de productos. /

Servicios de atención al cliente.

Administración, formación y educación de los empleados. /

Cuando las empresas se comprometen con estas áreas pueden utilizar el software para afinar al máximo sus procesos, gestionar la información y mejorar los sistemas de colaboración. Las empresas que ofrezcan a sus empleados las mejores herramientas digitales para maximizar su creatividad contaran con una mayor probabilidad de tener éxito en el muy competitivo panorama empresarial del siglo que esta comenzando.

Se entiende por sistema nervioso digital a los rocesos di ita les internos dentro de la em resa. En los próximos años la tecnología digital será la encargada de incrementar la velocidad en la realización de los negocios. Esto lo realizará cambiando la relación de las empresas con sus clientes y transformando el papel de los empleados dentro de ella. El sistema nervioso digital esta constituido por una combinación de hardware y software, además transforma los tres elementos principales dentro de la empJesa:

Las relaciones con los clientes y socios comerciales. /

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El flujo de la información y las relaciones entre trabajadores de la compañía. V-­

Los procesos empresariales internos. ~

La economía ha entrado en la era digital, lo cual obliga a las organizaciones a reaccionar ante los cambios del mercado a una velocidad y flexibilidad jamás vista. Como efecto de ésta se puede afirmar que el lapso de tiempo que transcurre entre el inicio de un proceso y el lanzamiento al mercado ha disminuido en la mayoría de las industrias de años a semanas y, e incluso días a horas.

Las herramientas y tecnologías necesarias para crear organizaciones perfecta mente integ radas son: o~ redesL-.lla web~rd~e!!Jnlf!aQU[e.::il-..peJ::s.onal.e.S",-.D~~~ ~.J~~aplicaciones de productividad desktop, correo electrónico.

1.5.2 Maquila /

La maquila es un sistema de subcontratación internacional rea izado por una empresa llamada maquiladora, que importa temporalmente materias primas e insumos y después de agregarles un valor son exportadas para que otra empresa en el exterior las incorpore a un proceso productivo o a su vez las envíe a un tercer país. _ _ - ----, Para Colombia, la maquila se enmarca entre los sistemas especiales de importación y exportación, yen guarda similitudes con el plan Vallejo.

En el plano internacional la maquila es, principalmente, producto de cuatro factores del fenómeno de globalización de la producción internacional:

.,. El desarrollo tecnológico de los procesos productivos, que permite separar geográfi'camente las diferentes fases, para obtener economías de escala.

? Las innovaciones tecnológicas en materias de transporte y comunicaciones, que permiten reducir los tiempos y los costos de las transferencias de productos e información.

¡r Las grandes diferencias de salarios entre los países en vía de desarrollo y los industrializados.

)r- La creciente competencia en los mercados internacionales, que plantea el imperativo de reducir costos de producción para mantener los niveles de competitividad.

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