COLEGIO JOSE CELSTINO MUTIS

DIANA CAROLINA RAMIREZ RACHE

11-2BUCARAMANGA

2011

Base De Datos!

Su estructura! Una Base de Datos está compuesta por un conjunto de tablas o

archivos. Para una mayor comprensión podemos ejemplificar la siguiente Base de Datos de compras.

Ejemplo:

Esta Base de Datos contiene información de tres Entidades:•Datos sobre productos (Entidad producto), almacenados en el archivo de PRODUCTOS;•Datos sobre proveedores (Entidad proveedores), almacenados en el archivo PROVEEDORES •Datos sobre el origen de los productos (Entidad origen del producto), o sea, los productos son provistos por cada proveedor y viceversa, almacenados en el archivo de ORIGEN DEL PRODUCTO.

La información almacenada en cada uno de estos archivos se conoce con el nombre de Entidad. Por lo tanto una entidad es cualquier persona, cosa o evento, real o imaginario, de interés para la organización y acerca del cual se capturan, almacenan o procesan datos. Además, cada uno de estos archivos está formado por un conjunto de registros que describe, a través de los atributos o datos (columna), cada entidad en él almacenado. Un atributo es pues, cualquier detalle que sirve para identificar, clasificar, cuantificar o expresar el estado de una entidad.

Todos los registros de un archivo, identificados por las filas de cada tabla, poseen el mismo formato, o sea tienen el mismo conjunto de datos o atributos, identificados por las columnas, que describen a las entidades.

En otras palabras los registros están formados por un conjunto de datos almacenados en los campos de cada atributo; y cada registro debe contener el conjunto de atributos necesarios, para describir completamente cada entidad sobre la cual una organización necesita almacenar y obtener información.

DIFERENCIAS!

Entre Base de Datos y Sistema de Gestión de Base de Datos…

La base de datos es un archivo (o varios, dependiendo de como trabaje y esté configurado el SGBD o el motor) que contiene las tablas, con sus respectivos datos físicos. Además de almacenar los datos, almacena las vistas, procedimientos almacenados, disparadores o triggers, los índices, etc.

Por otra parte, el SGBD es el sistema que administra las bases de datos. Se encarga de ofrecer una comunicación con las bases de datos de forma transparente, y de este modo se asegura de brindar un acceso seguro a la información y evita que otras aplicaciones puedan dañar y/o alterar la información dañando al archivo.Mediante el SGDB es posible crear, eliminar y/o modificar las bases de datos, indicar los permisos de acceso, crear copias de seguridad o backups, realizar instrucciones SQL, etc.

Por decirlo de algún modo, el sistema de gestión, ofrece una interfaz de conexión y comunicación con la bases de datos.

Veamos un ejemplo: Access vendría a ser el sistema de gestión... y los archivos mdb las bases de datos. O por ejemplo, Firebird (sistema, motor) y los archivos FDB (bases de datos).

Entre Hoja de Calculo y Sistema de Gestión de Base de Datos…

Una hoja de calculo es un software a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla. También es posible automatizar cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo.

•un sistema de gestión de base de datos también es un software pero este consiste en una colección de datos interrelacionados y un conjunto de programas para acceder a esos datos.  un SGBD proporciona un entorno que sea a la vez conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer y almacenar información de la base de dato el cual no lo proporciona la hoja de calculo en la hoja de calculo ya interactúa con una serie de datos.

Qué es una Base de Datos Relacional?

En una computadora existen diferentes formas de almacenar información. Esto da lugar a distintos modelos de organización de la base de datos: jerárquico, red, relacional y orientada a objeto.Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de procesos de datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, períodos cortos de aprendizaje y las consultas de información se especifican de forma sencilla.Las tablas son un medio de representar la información de una forma más compacta y es posible acceder a la información contenida en dos o más tablas. Más adelante explicaremos que son las tablas.Las bases de datos relacionales están constituidas por una o más tablas que contienen la información ordenada de una forma organizada. Cumplen las siguientes leyes básicas:Generalmente, contendrán muchas tablas. Una tabla sólo contiene un número fijo de campos. El nombre de los campos de una tabla es distinto. Cada registro de la tabla es único. El orden de los registros y de los campos no está determinados. Para cada campo existe un conjunto de valores posible.

COMÓ DISEÑAR

UNA BASE DE DATOS?

Un buen diseño de base de datos garantiza su fácil mantenimiento. Los datos se almacenan en tablas y cada tabla contiene datos acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando se actualiza una parte de los datos concreta, como una dirección, se hace en un solo lugar, pero ese cambio aparece automáticamente en toda la base de datos.

Una base de datos bien diseñada suele contener distintos tipos de consultas que muestran la información necesaria. Una consulta puede mostrar un subconjunto de datos, como todos los clientes de Londres, o combinaciones de datos de tablas diferentes, como la información de pedidos combinada con la información de clientes.

Esta consulta recupera la información de Id. de pedido, nombre de la compañía, ciudad y fecha de entrega para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

Los resultados que se desea obtener de una base de datos , es decir, los formularios y las páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.) que se desea utilizar, y los informes que se desea imprimir , no siempre ofrecen una pista acerca de la estructura de las tablas de la base de datos, ya que normalmente los formularios, los informes y las páginas de acceso a datos se basan en consultas en lugar de basarse en tablas.

Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas, consultas, formularios y otros objetos definitivos, se recomienda realizar un esquema en papel y trabajar el diseño primero. También puede examinar bases de datos bien diseñadas que sean similares a la suya, o puede abrir la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ficha de objeto en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.) de la base de datos de ejemplo Neptuno para examinar su diseño.

PASOS!

DETERMINAR LA FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS!

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar su finalidad y cómo se va a utilizar.

Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piensen detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos.

Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.

Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.

En cuanto determine la finalidad de su base de datos, comenzarán a surgir ideas acerca de la información que desea obtener de ella. Entonces ya puede determinar qué hechos necesita almacenar en la base de datos y a qué tema corresponde cada hecho. Estos hechos se corresponden con los campos (columnas) de la base de datos y los temas a los que pertenecen los hechos son las tablas.

DETERMINAR LOS CAMPOS NECESARIOS EN LA BASE DE DATOS!

Cada campo es un hecho acerca de un tema determinado. Por ejemplo, puede que sea necesario almacenar los hechos siguientes acerca de los clientes: nombre de la organización, dirección, ciudad, estado o provincia, y número de teléfono. Deberá crear un campo independiente para cada uno de estos hechos. A la hora de determinar qué campos son necesarios, tenga presentes estos principios de diseño:

Incluya toda la información que necesite.

Almacene información en partes lógicas que sean lo más pequeñas posibles. Por ejemplo, los nombres de los empleados suelen repartirse en dos campos, Nombre y Apellidos, para que sea más fácil ordenar los datos por Apellidos.

No cree campos para datos que estén formados por listas de múltiples elementos. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores se crea un campo Productos que contenga una lista con los productos que se reciben del proveedor separados mediante una coma, después será más difícil encontrar los proveedores que suministren un producto determinado.

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No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones pueden realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.)). Por ejemplo, si tiene un campo Precio Unitario y un campo Cantidad, no cree otro campo que multiplique los valores de ambos.

No cree campos que sean similares entre sí. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores crea los campos Producto1, Producto2 y Producto3, será más difícil encontrar todos los proveedores que suministran un producto determinado. Asimismo, será necesario cambiar el diseño de la base de datos si un proveedor suministra más de tres productos. Sólo necesitará un campo para los productos si coloca dicho campo en una tabla Productos en lugar de en una tabla Proveedores.

DETERMINAR LAS TABLAS QUE SE NECESITAN EN LAS BASES DE DATOS!

Cada tabla debe contener información sobre un asunto. Su lista de campos le dará pistas acerca de las tablas que necesita. Por ejemplo, si tiene un campo Fecha Contratación, su asunto es un empleado y, por tanto, pertenece a la tabla Empleados. Puede tener una tabla para Clientes, una tabla para Productos y una tabla para Pedidos.

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DETERMINAR A QUE TABLA PERTENECE CADA CAMPO!

A la hora de decidir a qué tabla pertenece cada campo, tenga presentes estos principios de diseño:

Agregue el campo a una sola tabla. No agregue el campo a una tabla si, como resultado, la misma

información va a aparecer en varios registros de esa tabla. Si determina que un campo de una tabla va a contener mucha información duplicada, seguramente ese campo se encuentra en una tabla que no le corresponde.

Por ejemplo, si coloca el campo que contiene la dirección de un cliente en la tabla Pedidos, probablemente esa información se va a repetir en más de un registro, porque seguramente el cliente va a realizar más de un pedido. Sin embargo, si coloca el campo de dirección en la tabla Clientes, aparecerá una sola vez. A este respecto, una tabla de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. es diferente de una tabla de base de datos de archivos simples, como una hoja de cálculo.

Cuando cada elemento de información se almacena una sola vez, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente.

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IDENTIFICAR EL CAMPO O LOS CAMPOS CON VALORES UNICOS

EN CADA REGISTRO Para que Microsoft Access

conecte información almacenada en tablas distintas  (por ejemplo, para conectar un cliente con todos los pedidos del cliente) , cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.)

DETERMINAR LAS RELACIONES EN LAS TABLAS

Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.), necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello se definen relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) entre las tablas.

Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos existente bien diseñada, como la base de datos de ejemplo Neptuno.

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PERFECCIONAR EL DISEÑO!

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desea. Cree bocetos de los formularios e informes, y compruebe si muestran los datos esperados. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.

INTRODUCIR DATOS Y CREAR OTROS OBJETOS DE LA BASE

DE DATOS Cuando considere que la

estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. Después, puede crear otros objetos de base de datos  (consultas, formularios)

UTILIZAR LAS HERRAMIENTAS DE ANALISIS DE MICROSOFT

ACCESS!

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¿Cuáles son las operaciones

básicas que se pueden realizar en una BD?

Las operaciones que vamos a ver están basadas en el algebra relacional. Los operandos de cada operación lo constituyen una o varias tablas y el resultado es una nueva tabla. Dentro de las operaciones básicas tenemos

las operaciones unarias (se utiliza una sola tabla) y las operaciones binarias (se utilizan dos tablas). 

 Operaciones unarias  Selección: Mediante esta operación se obtiene un conjunto de filas con todas las columnas de la tabla. Se seleccionan determinadas filas incluyendo una condición. Se utilizan los operadores booleanos “and” (Y),” or” (O), “not” (NO). La representación sería la siguiente:  O  Condición (Tabla) Proyección: esta operación nos devuelve una nueva tabla con las columnas seleccionadas de otra. La representación sería la siguiente: O col1, col2,…(tabla)

Operaciones binarias Unión: Esta operación solo se puede hacer si las tablas tienes las mismas columnas, es decir, por ejemplo si tuviéramos una tabla llamada empleados2 con las mismas columnas tan solo tendríamos que añadir las filas de ambas tablas en una única tabla.  Su representación sería la siguiente: Tabla1  U   Tabla2 Producto cartesiano: se realiza con dos tablas distintas pero relacionadas por alguna columna, siempre y cuando el nombre de la columna no sea el mismo. Su representación sería la siguiente: Tabla1  X  Tabla2

 

Otras operaciones en las BD! OTRAS OPERACIONES EN LA BASE DE DATOS: CREATE Este comando crea un objeto dentro de la base de datos.

Puede ser una tabla, vista, índice, trigger, función, procedimiento o cualquier otro objeto que el motor de la base de datos soporte.

ALTER Este comando permite modificar la estructura de un objeto. Se pueden agregar/quitar campos a una tabla, modificar el tipo de un campo, agregar/quitar índices a una tabla, modificar un trigger, etc.

DROP Este comando elimina un objeto de la base de datos. Puede ser una tabla, vista, índice, trigger, función, procedimiento o cualquier otro objeto que el motor de la base de datos soporte.

TRUNCATE Este comando trunca todo el contenido de una tabla. La ventaja sobre el comando DROP, es que si se quiere borrar todo el contenido de la tabla, es mucho más rápido, especialmente si la tabla es muy grande.La desventaja es que TRUNCATE sólo sirve cuando se quiere eliminar absolutamente todos los registros, ya que no se permite la cláusula WHERE.

OBJETOS DE ACCESS Tablas: Conjunto de datos estructurados que forman el contenido de

una base de datos. Consultas: Permiten catalogar, ordenar, extraer y modificar la

información contenida en una tabla o en un conjunto de tablas relacionadas, dependiendo de los tipos de consulta y de las condiciones que en ella se establezcan.

Formularios: Son diseños que realizamos para poder introducir, modificar o visulaizar los registros de una tabla o consulta. En los formularios podemos insertar campos calculados e imágenes.

Informes: Son extractos de datos procedentes de tablas o consultas y que tienen como propósito prinicipal el ser impresos en papel, aunque también pueden simplemente visualizarse en pantalla.

Páginas: Una página de acceso a datos es un tipo especial de páginas web, diseñada para ver los datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una red local.

Macros: Son conjuntos de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier momento para realizar de forma automática tareas repetitivas.

Módulos: Son programas escritos especialmente para Access mediante un lenguaje de programación llamado Visual Basic para aplicaciones.

EJEMPLOS:1. 1.TABLAS :Toda la información que el usuario introduce en una

base de datos de Access queda almacenada en tablas. A continuación se mostrará la figura de una tabla que pertenece a una base de datos.

2.CONSULTAS: Se emplean para hacer preguntas sobre los datos. Pueden realizar preguntas en las que solo hay que buscar algún registro en la tabla o consultas que afecten a varias tablas y criterios. Ejemplos de preguntas que podemos realizar en las consultas son:

¿Qué clientes han encargado pedidos en los tres meses últimos?

¿Con cuántos clientes nuevos he contactado esta semana? 3. FORMULARIOS: Cuando el usuario abre una tabla en Access se

presenta en una hoja de datos. En Vista Formulario el usuario puede ver todos los campos para el

registro que escoja al mismo tiempo. Al contrario que el la hoja de datos que el usuario tiene que recorrer toda la tabla para encontrar el registro. El empleo de formularios nos facilita algunas tareas como añadir, editar o ver datos.

Asistente para formularios y Autoformularios

Los formularios se pueden hacer con mayor rapidez utilizando la opción de Autoformularios, que permite crear los siguientes tipos de formularios sin la necesidad de dar más información que la del nombre de la tabla o de la consulta:

En columnas: Crea un formulario con un registro por página y los campos dispuestos en una columna de la forma siguiente:

Tabular: Los campos se disponen en formato tabular, alineados en filas en vez de en columnas:

Hoja de datos: Muestra registros múltiples en la ventana formulario, al igual que en la ventana Tablas:

Objetos de formularios para fines específicos Los formularios pueden incluir: hipervínculos con páginas Web u

otros datos, objetos OLE, y otros tipos de objetos con fines específicos

4.INFORMES:Los informes son otro tipo de objeto que se pueden usar en Access para ver o imprimir datos.

Con Access se pueden crear informes en blanco, aunque esto no será necesario debido a todas las herramientas disponibles para ayudar al usuario:

El Asistente para informes guía al usuario a través de todos los pasos necesarios para diseñar un informe.

El Auto informe puede crear informes en columnas o tabulares El Asistente para gráficas le ayuda a crear todo tipo de gráficas,

desde gráficas circulares, hasta gráficas en 3 dimensiones El Asistente para etiquetas crea informes para imprimir etiquetas

que se ajustan a formatos predefinidos

Web grafía: http://

puertolas.espacioblog.com/post/2008/05/28/objetos-access

http://html.rincondelvago.com/access-97_1.html http://

office.microsoft.com/es-hn/access-help/disenar-una-base-de-datos-HP005189136.aspx

http://html.rincondelvago.com/base-de-datos-relacional.html

http://www.maestrosdelweb.com/principiantes/%C2%BFque-son-las-bases-de-datos/

http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/proyectoinformatico/libro/c3/c3.htm