En esta parte, es la oportunidad para hacer el primer registro de las cifras correspondientes a los indicadores al momento de iniciar el proceso de mejoramiento.

Estos valores serán la línea de base contra la cual se compararán los indicadores en cada momento de seguimiento al plan, lo que permitirá dimensionar los avances.

El seguimiento al desarrollo de cada una de las acciones del plan se hará en las reuniones de los órganos de dirección del establecimiento educativo. El estado de cada actividad se revisará y registrará de acuerdo con categorías como: “no iniciada”, “en ejecución”, “en espera”, “finalizada” o “cancelada”.

Estimar un porcentaje de ejecución para las actividades que se encuentran “en ejecución”, “en espera”, o a fin de contar con un parámetro adicional para identificar su estado de avance.

Se deberán registrar las causas por las que algunas acciones se encuentran clasificadas en las categorías “no iniciada”, “en espera” y “cancelada”.

Al finalizar la revisión del estado de las actividades el rector o director y su equipo de gestión harán un balance general de los avances. La discusión sobre este punto puede basarse en las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son las actividades que se están ejecutando oportunamente?

• ¿Qué factores inciden en esta situación? • ¿Cuáles son las actividades que

presentan retrasos en la ejecución? • ¿Cuáles son las principales causas de

estos retrasos?

• ¿Qué actividades no se están ejecutando? • ¿Cuáles son las principales causas por las que

no se ejecutan estas actividades? • ¿Estas causas se relacionan con los factores

críticos de riesgo identificados durante la elaboración del plan?

• Con base en el estado de ejecución de las actividades, ¿cuáles metas del plan de mejoramiento presentan las mayores dificultades en cuanto a su cumplimiento?

• ¿Qué medidas deben tomarse para subsanar las dificultades de ejecución de ciertas actividades?

• ¿Estas medidas implican la reasignación de funciones, recursos o plazos?

Para la recolección de la información sobre el estado de ejecución de las actividades del plan de mejoramiento se propone usar un formato como el siguiente:

FECHA DE SEGUIMIENTO: día / mes / año

METAS ACTIVIDADES PLAZA ESTADO EJECUCIÓN OBSERVACIONES INICIO FINAL NI ESP CANC FIN EJ %EJ 

CONVENCIONES: ESP: en espera, CANC: cancelada, FIN: finalizada, NI: no iniciada, EJ:

en ejecución, % EJ: porcentaje de ejecución.

Al finalizar este paso el establecimiento educativo contará con un sistema de seguimiento a las actividades del plan de mejoramiento implementado. Los resultados de este proceso serán registrados, analizados y consignados en actas.

Las reuniones de seguimiento deben ser consideradas por los participantes como espacios de aprendizaje institucional donde todos analizan y reflexionan sobre los resultados, dentro de una atmósfera propicia y motivadora. Así, todos se sienten cómodos al expresar sus puntos de vista, se indican los errores sin señalar culpables y se formulan las acciones correctivas. Este tipo de reuniones contribuye al fortalecimiento de una cultura institucional enfocada al mejoramiento.