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Departamento de Recreación

PROCESO DE COTIZACIÓNPROCESO DE COTIZACIÓN

Consideraciones generales:

• El volumen del requerimiento de servicios logísticos y celebraciones de

las empresas es alto.

• Los plazos para la presentación de las propuestas es corto (72 horas)

• Las técnicas académicas mantienen contacto permanente con los

asesores y estos a su vez con las empresas.

• Continuamente se presentan sobre la marcha, cambios en los

requerimientos de las solicitudes.

• La explicación del requerimiento específico a un tercer actor (Logística)

puede generar reprocesos y distorsión en la transmisión y comprensión del

mensaje.



Se propone entonces…

1.Incluir dentro del proceso de cotización, el primer contacto con el proveedor cuando:

• El portafolio de servicios no incluye el producto solicitado.• El producto necesita variaciones según requerimientos.• Se requiere negociación de precios atendiendo disponibilidad

presupuestal de las empresas.

2.Al presentarse posiblemente, que dos ó más interlocutores estén en contacto con el proveedor durante el proceso, se debe tener claridad en el registro de acuerdos mediante:

• Portafolio de servicios con costos.• Registro de acuerdos con el proveedor (costeo aprobado).• Formato de confirmación de eventos.• Comunicación en doble vía (diseño y logística)




3. Retroalimentar la base de datos de proveedores entre los dos equipos:

Diseño: •Con la interacción con los proveedores y el conocimiento de ellos desde el proceso de cotización.•Envío de la información de nuevos proveedores y productos encontrados durante el proceso de diseño para engrosar la base de datos. Logística:•Con la búsqueda de nuevos proveedores.•Visita a sedes externas.•Retroalimentación de la base de datos.•Organización de la información.




4. Poner especial atención en que sólo se propone cambiar una parte del proceso. Dejar de lado expresiones como “nosotros siempre lo hemos hecho así”, “mmm eso ya lo hemos hecho nosotros”, “por qué antes no pasaba nada y ahora todo es un problema” .

Por qué no hacer las cosas como antes?

•La dinámica de la vida y las empresas cambian.•Las personas adquieren nuevos conocimientos y experiencias que nosotros muchas veces no tenemos.•Surgen nuevas disposiciones legales.•Escasez del talento humano.•Mayor volumen de requerimiento de las empresas.•Nuevas políticas, procedimientos y estructuras (portafolio, estrategias de fidelización y servicio al cliente)•Requerimiento de informes, seguimiento, control y evaluación de la gestión del área como negocio.

Modelo del proceso logísticoModelo del proceso logísticoDepartamento de RecreaciónDepartamento de Recreación


PREPRODUCCIÓNPREPRODUCCIÓN


Cotización

ACCIÓN TAREA INSTRUMENTO RESPONSABLE

Proveedores Consulta

Contacta al proveedor

Base de datos proveedores

Requerimiento empresa

Proceso técnico y Proceso logístico

Material Consulta Base de datos Materiales (aplicativo) con costos

Proceso técnico

Espacios Caja y externos Consulta Base de datos por parques y espacios externos con costos

Proceso técnico

Talento humano Consulta Base de datos (Costos TH) Proceso técnico

Pre reserva Activar Correo electrónico y llamada verificación

Proceso logístico

ODS abiertas proveedores Seguimiento Consulta en archivo control facturación

Proceso Logístico


Confirmación


Confirmación Diligenciamiento formato con material, proveedores, espacios y recreacionistas

Formato único de confirmación con costeos

Proceso técnico

Activación reserva Activar reserva de espacios internos y externos

Diligenciamiento formato de activación

Proceso logístico

Proveedores Confirmación Proveedores con ODS y con contratos

Proceso Logístico

Talento Humano Reserva Talento Humano Comfama y P x S

Proceso logístico

ODS Solicitud elaboración Proveedores y talento humano P X S

Proceso Logístico

Información y Estadística

Subir evento al aplicativo

Formato de Información

Proceso Logístico


Reuniones Técnicas y logísticas


Proveedores Convocar a Reunión Técnica

Llamada y correo electrónico

Proceso logístico

Talento Humano Convocar reunión Técnica

Llamada y correo electrónico

Proceso logístico

Espacios Reunión técnica y logística

Agenda correo electrónico, correo electrónico y llamada

Proceso Logístico


PRODUCCIÓNPRODUCCIÓN


POSTPRODUCCIÓNPOSTPRODUCCIÓN

Informe consolidado


“ El reconocer los errores y las equivocaciones, es propio de

quienes ven en el aprendizaje y la relación diaria, un mecanismo

escencial para el crecimiento personal y la trascendencia

espiritual”

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