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DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

OBJETIVO

Garantizar que el suministro de bienes y servicios que requieren las unidades administrativas y académicas de la universidad la Gran Colombia se de bajo parámetros de calidad, agilidad y transparencia, con proveedores calificados, para el desarrollo de sus funciones institucionales.


ALGUNAS POLITICAS DE LOS PROCESOS DE COMPRAS

Toda Compra es procesada por medio de una Orden de Compra o

una orden de servicio; y esta centralizada en el departamento de

Compras.

Toda compra tiene un requerimiento o invitación formal a cotizar.

Todo proveedor debe estar inscrito en la Base de Proveedores.


DIRECTOR

MARIA DEL PILAR GALAT CHEDIAK

ASISTENTE DE COMPRAS

Y FONDO UNIGRAN

AMPARO JIMENEZ

ESTRUCTURA DEL DEPATAMENTO DE COMPRAS

ASISTENTE DE COMPRAS

Y SUMINISTROS

LUZ YADIRA VARGAS M

ASISTENTE DE

ALMACEN

MARCELA DIAZ Q.

AUXILIAR DE ALMACEN

LEONARDO BENITEZ SECRETARIA

KAREN LORENA ORJUELA


Este formato se debe diligenciar únicamente si el producto no conforme, tiene las siguientes características: a) No cumple con las

características de su solicitud.

b) se debe imprimir (opcional) y entregarlo en el almacén calle 12 3-50, al igual que el elemento físico


Este formato se debe diligenciar únicamente si el producto que va a devolver, tiene las siguientes características: a) Esta en mal estado

b) No lo necesita en su

dependencia c) se debe imprimir

diligenciar y entregarlo en el almacén calle 12 3-50 al igual que el elemento físico

1. Solicitar con tiempo suficiente el evento a realizar

2.Solicitar evento en el formato, REGISTRO SOLICITUD DE EVENTOS, con los vistos buenos correspondientes. 3.SOLO SE TRAMITARAN AQUELLAS QUE CUMPLAN LOS REQUSISTOS

1.Diligenciar el formulario

2.Imprimirlo (opcional)

3.Entregar el elemento en la calle 12 3-50


COMUNICACIÓN Y EQUIPOS DE AUDIO Y VIDEO

CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES

CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES


LICENCIAS, EQUIPO DE COMPUTO Y TECNOLOGIA

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA Y SISTEMAS



LIBROS, SUSCRIPCIONES Y BASE DE DATOS ACADEMICAS

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA



MUEBLES –MANTENIMIENTO Y ASEO Y CAFETERIA

PLANTA FISICA SERVICIOS GENERALES



PUBLICIDAD IMPRESA (FOLLETOS, PENDONES, AFICHES)

DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN Y MERCADEO

De acuerdo al procedimiento establecido por esta área



DOTACIONES DESARROLLO HUMANO



[email protected] NUEVO PROCESO

Solicitud

del usuario

1

Recepción del

suministro

2 Solicitud de

cotización a los

proveedores

3 Evaluación y

adjudicación de

ofertas

4 Aprobación por el

ordenador del

gasto

5 Recibo de producto o

servicio

6

Seguimiento y

monitoreo de la

compra

7

FIN

No aceptado

Existencia en el almacén

INICIO Tiempo promedio: 15

días.

Tiempo máximo: 2

días.

DOCUMENTO IMPRESO

mailto:[email protected]



DATOS IMPORTANTES

CONCEPTO DESTINO FUNCION

INVESTIGACION 2 111

PROYECTOS DE INVESTIGACION 2 112

DOCENCIA 2 121

BIENESTAR UNIVERSITARIO 2 131

EXTENSION O PROYECCION SOCIAL 2 141

EGRESADOS 2 142

PROYECTOS DE PROYECCION SOCIAL 2 143

APOYO ADMINISTRATIVO-ADMON 1 151

UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS PARA ACREDITACION 2 164

SISTEMA DE INFORMACION ICEBERG LISTADO

CENTRO DE COSTOS-FUENTE/FUNCION/DESTINOS

CENTROS DE COSTOS 2014

../PRESENTACIONES/CENTRO DE COSTOS REVISADO 2014.xlsx


El modulo de suministros permite que el usuario de cada dependencia realice directamente la solicitud de las referencias que requiere.

1. Al iniciar su sesión, como

usuario autorizado, encontrara el siguiente menú

2. Debe ingresar a la opción de

Elaboración de suministro

SISTEMA DE INFORMACION ICEBERG

MODULO DE SUMINISTROS


Sitio Almacenamiento: Lista de valores que contiene los sitios de almacenamiento existentes en el sistema. Se selecciona el sitio donde se va a realizar el suministro. Organización: Se muestra la organización al seleccionar el registro de Sitio Almacenamiento. Suministro: Número consecutivo del suministro. Se actualiza automáticamente cuando se guarda el registro. Elaboración: Fecha de elaboración del suministro. Al momento de guardar se asigna automáticamente la fecha del sistema. Movimiento: Fecha y hora en que se autoriza la solicitud de suministro. Se actualiza automáticamente cuando se guarda el suministro. Radicación: Número de radicación de la requisición. Campo alfanumérico de 16 posiciones Estado: Estado de la solicitud de suministro Confirmado. C.Costo: Lista de valores de los centro de costo a los cuales el usuario que se encuentra registrando el suministro tiene permiso. Al seleccionarse actualiza el código y nombre del centro de costo.

Autorizado: Identificación de la persona que esta autorizada por el Jefe Director o Decano para realizar los suministros (pedidos), contiene una lista de valores con todas las personas activas de la organización. Buscar por identificación la persona responsable de aprobar los suministros para el centro de costo, una vez sea seleccionado ésta, actualiza el nombre (nombre y apellidos). Concepto: no aplica.

Observaciones: justificación de la solicitud de suministro Autoriza. Indica el usuario que autoriza el suministro. La lista de valores mostrará aquellos usuarios que tienen permisos sobre el centro de costo del suministro.

REGISTRO DE SOLICITUD


Anular. Anula la solicitud de la referencia. Tipo: Tipo de referencia que se va a solicitar: Todos, Stock, Activos y Otros. Este campo sirve como filtro para que al consultar la referencia muestre solo las que pertenecen a este. Referencia: Código de la referencia a solicitar. Contiene una lista de valores que al consultarse muestra las referencias según el tipo solicitado. Al seleccionar la referencia, se muestra automáticamente su descripción en el siguiente campo Descripción: este campo es utilizado de forma opcional. El campo DESCRIPCION se utiliza como un detalle ADICIONAL al momento de solicitar los elementos de forma que según la codificación definida de las REFERENCIAS, sirva como complemento al momento de solicitar elementos. Cantidad: Número de referencias que se desea solicitar. La cantidad debe ser mayor a cero. Saldo Actual: Indica las cantidades actuales que se encuentran en el almacén de dicha referencia. Este saldo es en línea. Unidad: Nombre de la unidad de medida de la referencia. Este campo se actualiza al seleccionar la referencia. Presentación: Nombre de la presentación de la referencia. Este campo se actualiza al seleccionar la referencia. Destino: Código del destino de la mercancía (puede o no ser requerida). Fecha: Indica la fecha en la que la Unidad espera el suministro. Causa: Código de la causa de la transacción (puede o no ser requerida).

Responsable: Identificación del responsable de la referencia que se solicita, si ésta es un ACTIVO. Director Jefe o Decano Estado: Indica el estado del detalle del suministro y no es manipulado por el usuario, cuando se está ingresando, el estado por defecto es Grabado. Si se anula el suministro, los detalles pasan a Anulado. Fondo: Código del fondo donde se cargará el detalle solicitado. (ver listado, según destinación de la solicitud) Función: Código de la función donde se cargará el detalle solicitado. ver listado, según destinación de la solicitud) Gestor: Indica el usuario que realizará la atención de la referencia solicitada.

REGISTRO DE SOLICITUD


REPORTE SUMINISTRO


La siguiente es una forma de consulta de suministros • se podrá realizar por cualquiera

de los campos que se encuentran en esta tabla.

• se podrá observar el número consecutivo del suministro, el estado, fecha requerida, cantidad requerida, centro de costo, cantidad asignada, etc.

• Solo mostrará aquellas solicitudes de suministro donde el usuario que esta realizando la consulta tiene permisos sobre los centros de costo del suministro, ó los suministros que fueron elaborados por él.

CONSULTA DE SOLICITUD


CONSULTA DE SOLICITUD

• El usuario podrá consultar si su suministro ya fue atendido, si se hizo la salida de almacén u orden de compra


ENTREGAS El suministro (pedido) debe estar firmado por el Jefe, Director o Decano.

Carnet que lo identifique como miembro de la universidad

La persona que retira el bien o material debe estar autorizada; por el Director, Jefe, o Decano. (de acuerdo a la información registrada en el formulario de entregas en almacén

NO está autorizada: no entrega.

EN CASO DE AUSENCIA DEL DIRECTOR, JEFE O DECANO, se deberá enviar un correo electrónico desde el usuario (Director, Jefe, o Decano)informando quien va a firmar los suministros y un tiempo aproximado de encargo de esta tarea


PARA TENER EN CUENTA

Si se presenta error de asignación presupuestal en el momento de aprobar su suministro, Debe informar a la Jefatura de

Presupuesto. Aprobar nuevamente su

solicitud.

Para un código nuevo, debe solicitar la creación al correo [email protected] o al formato establecido.

Dudas o inquietudes, con el personal del Departamento de compras


RECUERDE

• Un pedido comienza su proceso , en el momento en que se recibe en el almacén.

• Solicitar sus pedidos de acuerdo al plan de compras

• Pedir los productos con todas las especificaciones y cantidades claras

• El tiempo de entrega depende del producto, que se este comprando, que máximo será de 15 días hábiles.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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