Departamento de compras

GRUPO NO.1

Es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir al mínimo costo con la calidad adecuada y en el momento oportuno.

Sus funciones son:• Detección de la necesidad, solicitud y análisis de

alternativas de compra negociación con los proveedores, colocación de orden de compra.

• Seguimiento y activación de ordenes de compra.• Verificar la entrega del producto.

IMPORTANCIA DE LA FUNCION DE COMPRAS:

Es la unidad encargada de abastecer de insumos que cumplan con las condiciones de los productos/servicios de los que formarán parte, en las condiciones lo más ventajosas posibles.

Condiciones ventajosas para la compra son:

• El Precio de compra,• El Plazo de Entrega• El Servicio de Posventa que realiza el proveedor al comprador,• Servicio Técnico garantizado• La calidad obtenida en lo que se compra y• La Estabilidad de ese proveedor.

RELACIONES CON OTRAS AREAS DE LA EMPRESA

• Dirección General• Producción• Finanzas• Recepción y

Almacenes• Contabilidad

POLITICA DE COMPRAS:

Se le denomina a los criterios generados desde la dirección de una empresa con respecto a las condiciones, plazos de pago, tipo de proveedores, etc., que se aplican para realizar todas las adquisiciones de la compañía.

PLANEAMIENTO DE COMPRAS

Es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a dirigir las compras dentro de la empresa.

Sus especificaciones son:

• Según las necesidades• Según la cantidad económica.• Según los descuentos y rebajas.

EL PLAN DE COMPRAS DEBE CONTENER

• Procedimiento de compra e importancia monetaria• Política de compra• Investigación Verbal• Investigación Escrita• Convocatoria a ofertas por invitación• Convocatoria Pública de ofertas• Necesidades de los consumidores.• Necesidades de producción.• Elección de los proveedores• Interpretaciones comerciales• Comprar, fabricar o alquilar.

PRESUPUESTO DE COMPRAS:

Un presupuesto de compras proporciona una representación de lo que la empresa planea comprar para el inventario y la cantidad de inventario que planea aumentar o mantener durante un período determinado de tiempo.

PROCESAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES DE COMPRAS

Un proceso habitual de compra se inicia con la identificación de la necesidad de abastecimiento y finaliza con el registro de los bienes y/o servicios y adquiridos.

Las Etapas en este proceso son:

1. Detección de la necesidad de comprar y requerimiento de bienes/servicios.

2. Selección de proveedores.3. Seguimiento y recepción de los pedidos.4. Almacenamiento y registro de las compras.

1. Detección de la necesidad de comprar y requerimiento de bienes/servicios.

• Incidencia de las compras en el manejo de Stock. En otras palabras compras de Urgencia y se deben tomar en cuenta las condiciones de negociación.

• Sector• Gerencia• Compra• Proveedores• Compras

2. Selección de Proveedores.

Es el proceso cuando se definen los posibles proveedores evaluando los siguientes aspectos: precio y condiciones de pago plazos de entrega, capacidad técnica y real de producción calidad de los productos controles de calidad, mercado, fiabilidad, posibilidades futura de evolución, formas de contratación, líneas de productos que manejan.

ALIANZAS ESTRATEGIAS CON PROVEEDORES: estas son necesarias por la diversidad de recursos como materias primas y repuestos para la producción, fondos (préstamos) energía, gas, equipamientos y servicios variados para fabricar sus productos o realizar sus servicios.

LA INTEGRACION VERTICAL: es aquella oportunidad que tienen las empresas en términos económicos, convirtiéndose en sus propios proveedores desarrollando una empresa nueva que provea algunas materias primas principales a la empresa cliente, lo que genera un proceso denominado, que permite asimismo controlar nivel de calidad, tiempos de entrega y costos.

3. SEGUIMIENTO Y RECEPCION DE LOS PEDIDOS:

• Control de Ingresos y Egresos de las compras.• Un sólido plan de materiales• El Compromiso para llevar a cabo el plan• Una Evaluación constante.• La insistencia en mantener registros exactos de inventarios

• Favorecer el servicio al cliente• Facilitar la flexibilidad en la producción• Promover la certeza en la producción y en las operaciones.• Fomentar beneficios a través de especulación de los precios.

4. ALMACENAMIENTO Y REGISTRO DE LAS COMPRAS:

Esto se da cuando se han recibido conforme, se entregan al deposito o Almacén, conjuntamente con el informe de calidad y el parte de recepción.

Inmediatamente se da informe al área de compras, área administrativa para que se proceda a liquidar el pago a los proveedores, luego se archiva la documentación correspondiente.

El almacén acomoda los nuevos bienes y los registra actualizando el inventario de existencias (sistema de Stock) para informar a las áreas solicitantes sobre su arribo.

MODALIDADES DE COMPRA

• Compra habitual de pedidos locales.

• Compras en el exterior• Compra de Bienes de uso• Compras por fondo fijo.• Compra por Licitaciones.