manual de normas y procedimientos del departamento de compras

FUNDACIÓN INSTITUTO CARABOBEÑO PARA LA SALUD (INSALUD)

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Versión:

Actualización: Elaboración: marzo 2015

DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA

Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Página: 1 de: 19

Elaborado por: Revisado por: Lic. Laura León

Vicepresidencia de Planta INSALUD

Aprobado por: Dr. Raul Falcón

Presidente de INSALUD

Fecha de Implementación:

01/06/2015

T.S.U. Lissett Moreno Comprador Jefe I

CÓDIGO

TÍTULO DEL MANUAL

FECHA DE

APROBACIÓN

FECHA DE

IMPLEMENTACIÓN

INSA-VP-DLOG-DPL-MNP

Manual de Normas y

Procedimientos del Departamento de Compras

15/05/2015

01/06/2015

HOJA DE FORMALIZACIÓN

Versión:





Página: 2 de: 19






01/06/2015


Nº de Revisión

Fecha de Revisión

Código

Nombre del Documento

Nº de página a sustituir

Descripción de la

Modificación

CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES

Versión:





Página: 3 de: 19






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NOMBRE DEL DOCUMENTO

CÓDIGO

VERSIÓN O REVISIÓN

FECHA DE

ENTREGA

RECIBIDO POR:

DEPENDENCIA

NOMBRE

FIRMA Y

SELLO

CONTROL DE DOCUMENTOS (COPIA CONTROLADA)

Versión:





Página: 4 de: 19






01/06/2015


NOMBRE DEL DOCUMENTO

CÓDIGO

VERSIÓN O REVISIÓN

FECHA DE

ENTREGA

RECIBIDO POR:

DEPENDENCIA

NOMBRE

FIRMA Y

SELLO

CONTROL DE DOCUMENTOS (COPIA NO CONTROLADA)

Versión:





Página: 5 de: 19






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CAPITULO I GENERALIDADES

Versión:





Página: 6 de: 19






01/06/2015


Los manuales constituyen documentos que sirven como medios de comunicación

y coordinación dentro de una organización, pues en ellos se concentran las

instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor

desempeño de las actividades. En este sentido, el Manual de normas y

procedimientos tiene como finalidad apoyar al Departamento de Compras adscrito

a la Dirección de Logística en el proceso de compras para la adquisición de bienes

y suministros, estableciendo los lineamientos organizacionales, que controlen el

desarrollo y cumplimiento de las funciones que se llevan a cabo en la Fundación

Instituto Carabobeño para la Salud INSALUD, con el fin de eliminar la duplicidad

de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con información oportuna y

claridad en la ejecución de las actividades y contar con todos los recursos

necesarios para tal fin.

Para documentar el manual se tomo en cuenta bases legales, instrucciones

específicas y el desarrollo objetivo del paso a paso que acompaña el

procedimiento.

INTRODUCCIÓN

Versión:





Página: 7 de: 19






01/06/2015


1. El Manual debe estar a disposición de todo el personal que labora en los distintos

Departamentos adscrito a la Dirección de Logística y todas las Dependencias

que forman parte de Insalud.

2. En la aplicación del presente manual, los departamentos adscritos a la Dirección

de Logística, velarán por el cumplimiento de los procedimientos aquí descritos.

3. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las políticas de la

Dirección de Logística que en materia de procedimientos afecte la estructura del

Manual y generen también un cambio en su contenido, debe ser notificado al

Departamento de Organización y Documentación adscrito a la Dirección de

Informática con el fin de adaptarlo a las nuevas políticas emitidas.

4. El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda

encontrar una información clara y precisa, tanto de las unidades que intervienen

en los procedimientos como en las responsabilidades y acciones que deben

cumplirse durante el desarrollo de los mismos.

POLÍTICAS DE USO DEL MANUAL

Versión:





Página: 8 de: 19






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Objetivos:

Establecer los procedimientos o pautas del Departamento de Compras de la

Dirección de Logística, adscrito a la Fundación Instituto Carabobeña para la Salud

(Insalud); con el fin de establecer los pasos a seguir para la gestión de Compras,

estableciendo responsabilidades de cada uno de los involucrados en los procesos

a fin de garantizar una gestión eficaz y eficiente.

Alcance:

Este manual está dirigido al personal responsable con competencia para la

compra y adquisición de bienes, insumos y materiales.

OBJETIVOS Y ALCANCES DEL MANUAL

Versión:





Página: 9 de: 19






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La base Legal que regula al presente manual está contemplada en las siguientes

Leyes:

• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

• Ley de Contrataciones Públicas

• Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas

• Ley de Farmacia.

• Ley de Almacenes Generales de Depósito.

• Ley de Salvaguarda del Patrimonio Público.

• Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

• Ley del Estatuto de la Función Pública.

• Ley contra la Corrupción.

• Ley Orgánica de la Contraloría general de la República y del Sistema

Nacional de Control Fiscal

• Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público

• Ley reforma parcial de la ley de la Administración Financiera del Sector

Publico

• Ley de licitaciones de la República Bolivariana de Venezuela

• Ley de Impuesto al Valor Agregado

• Ley sobre Simplificación de tramites administrativos

MARCO LEGAL

Versión:





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CAPITULO II

Normas y Procedimientos del Departamento de Compras

Versión:

Actualización: Elaboración: Marzo 2015




Elaborado por:

t.s.u. Lissett Moreno Comprador Jefe I

Revisado por: Lic. Laura León





01/06/2015

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INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

1.- NOMBRE:

Elaboración de Orden de Trabajo

2.- CÓDIGO:

INSA-VP-DLOG-DPL-P-001

3.- OBJETIVO:

Fijar las normas y procedimientos necesarios para la estandarización y

organización de las fases y/o pasos para la adquisición de bienes, materiales e

insumos, con el propósito de garantizar el correcto funcionamiento de la Red

Hospitalaria, Ambulatoria Adscritos a la Fundación Instituto Carabobeño para la

Salud INSALUD y todas aquellas áreas administrativas provistas por la gestión de

Compras.

4.- ALCANCE:

El contenido y procedimiento descrito en este manual está orientado al personal

responsable de la Elaboración de la Orden de Trabajo.

5.- NORMAS:

.- La Requisición debe venir firmada y sellada de Recibida por la Dirección de

Compras.

.-Es obligatorio que la Orden de Trabajo este firmada por:

.-Jefe de Compras.

.-Director de Logística.

.-Proveedor.

Versión:





Elaborado por:







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.-El horario de atención a proveedores son los días martes y jueves en el horario

comprendido de 9:00am a 11:30am y de 2:00pm a 4:00pm.

Las Facturas deben indicar:

• Nombre de la Empresa o Cooperativa.

• Dirección fiscal.

• Número de R.I.F.

• Firma y Sello húmedo de la empresa.

• Fecha de Emisión.

Las Notas de entrega deben indicar:

• Nombre de la Empresa o Cooperativa.

• Dirección fiscal.

• Número de R.I.F.

• Firma y Sello húmedo de la empresa.

• Fecha de Emisión.

• Las cantidades y descripción deben ser igual en la Nota de Entrega,

Factura, y la Orden de Trabajo.

• Firma y Sello Húmedo de Recibido por el Centro

• Las Notas de Entrega deben indicar fechas de Vencimiento de los

productos.

Versión:





Elaborado por:







01/06/2015

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• Para el caso de las medicinas y material médico quirúrgico, deben venir con

nombre de productos genéricos.

• El proveedor deberá entregar, los materiales e insumos, en el sitio señalado

en la Orden de Trabajo, salvo acuerdo distinto con el Departamento de

Compras.

• Todo despacho autorizado por el Departamento de Compras deben

efectuarse dentro del plazo máximo de 3 días.

• 6.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

• No aplica

7.- RESPONSABLES:

• Director de Logística.

• Jefe del Departamento de Compras.

• Comprador.

8.- EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

• Computadora

• Material de Oficina

Versión:





Elaborado por:







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9.- REGISTROS:

• Requisición con formato sistema Kerux

• Orden de Trabajo formato sistema Kerux

• Libro de Control de Requisiciones

• Instructivo de “Preparación de Documentos” INSA-VP-DLOG-DPL-I-001

• Instructivo de “Preparación de Documentos” INSA-VP-DLOG-DPL-I-002

• Manual de usuarios sistema kerux según código INSA-PR-DIN-MU-006

10.- DEFINICIONES:

• Requisición: Es una forma de uso por medio de la cual el Centro

Asistencial o la Vice Presidencia Médica, según sea el caso, hace llegar las

necesidades de las unidades solicitantes a la Dirección de Logística

departamento de Compras.

• Orden de Trabajo: Una orden de trabajo es un documento que emite la

organización o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y

cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente. Este documento

formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestación que por

lo general corresponde al pago del bien o servicio.

Elaborado por:







01/06/2015

Código del Procedimiento: INSA-VP-DLOG-DPL-P-001 Nombre del Procedimiento: ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO

RESPONSABLE ACTIVIDAD

Versión:


DIRECCIÓN DE LOGISTICA



Página: 15 de 19

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Asistente Administrativo Dirección de

Logística

1.-Recibe la Requisición.

2.-Asigna según Libro de Requisiciones de la

Dirección, un número correlativo de Control Interno

y coloca la fecha de recepción en la requisición de

compras y en dicho libro.

3.-Entrega la Requisición al Jefe de Compras.

Jefe de Compras

4.-Recibe la Requisición y verifica la disponibilidad

presupuestaria.

5.-Se envía correo a los proveedores para solicitar

disponibilidad de productos.

6.-Según la disponibilidad de productos de los

proveedores se asignan dichos productos.

7.-Entrega la Requisición al Comprador

Correspondiente según el Área o Rubro.

Comprador

8.-Recibe la Requisición.

9.-Elabora la Orden de Trabajo en el Sistema

kerux en el módulo de Adquisiciones.

10.-Imprime el formulario emitido por el sistema

Kerux de Orden de Trabajo en Original y tres (03)

copias.

11.- Se entrega al Jefe de Compras para su Firma

y Sello.

Elaborado por:







01/06/2015



Versión:





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Jefe de Compras 12.-Recibe y Revisa la Orden de Trabajo,

12.1.- esta conforme Firma y Sella, luego envía al

Director de Logística para su firma y sello.

12.2.- De no estar conforme va al paso Nº 7.

Director de Logística

13.-Recibe la Orden de Trabajo, Firma y entrega al

Asistente Administrativo, para que sea llevado a la

Dirección de presupuesto.

Asistente Administrativo de la Dirección de

Logística


Logística

14.-Recibe la Orden de Trabajo carga por el

Sistema Kerux Modulo Localizador y envía en

físico a la Dirección de Presupuesto para sello y

firma.

15.-Retira la Orden de Trabajo de la Dirección de

Presupuesto y la recibe por el Sistema Kerux

Localizador, en el momento que la Dirección de

Presupuesto notifique.

16.-Carga la Orden de Trabajo por el Sistema

Kerux Localizador y lleva en físico dicha la Orden

de Trabajo para que sea recibida en la

Vicepresidencia de Planta, para firma y sello.

17.Retira la Orden de la Vicepresidencia de Planta

y la recibe por el sistema Kerux Localizador.

Elaborado por:







01/06/2015



Versión:





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Logística

18.- Carga la Orden de Trabajo por el Sistema

Kerux Localizador y lleva en físico dicha Orden de

Trabajo para que sea recibida en Presidencia

Ejecutiva, para firma y sello.

19.- Retira la Orden de Trabajo de Presidencia

Ejecutiva y Entrega al Jefe de Compras.

Jefe de Compras

20.-Recibe la Orden de Trabajo y notifica vía

telefónica y por correo electrónico al proveedor

para que retire la(s) Orden(es).

21.-Entrega al Proveedor la Orden de Trabajo,

para que este firme y la distribuye de la siguiente

manera:

• Original y copia 1: Proveedor recibe para

sus archivos y realizar gestiones

administrativas.

• Copia 2: Archivo de la Dirección de

Logística.

Jefe de Compras/Comprador

22.- Envía vía correo copia de la Orden de Trabajo

para el control de despacho y recepción de los

productos.

Elaborado por:







01/06/2015



Versión:





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Jefe de Compras/Comprador

23.- Se Recibe correo comprobando recepción.

24.-Se Indica al Proveedor el Despacho.

25.-Se hace seguimiento del despacho en el

tiempo establecido en la norma.

Proveedor 26.-Entrega original y copias de facturas y notas

de entrega al Comprador de la Dirección de

Logística.

Comprador

27.-Recibe facturas y notas de entrega del

proveedor.

28-.-Revisa según Instructivo INSA-VP-DLOG-

DPL-I-002

28.1.- Esta conforme continua

28.2.- No está conforme: devuelve para corrección

29.-Crea en el Localizador KERUX según manual

de usuario código INSA-PR-DIN-MU-006 la

Recepción de las Facturas.

30.-Carga en Kerux modulo adquisiciones de las

facturas correspondientes.

31.- Firma y sella las Facturas y Renuncias (si

fuera el caso)

Elaborado por:







01/06/2015



Versión:





Página: 19 de 19


Comprador

32.-Prepara los soportes de la documentación que

va de la siguiente manera: ver Instructivo INSA-

VP-DLOG-DPL-I-001.

33.-Envía por sistema kerux modulo Localizador

las Facturas a Control Administrativo.

34.-Entrega al Jefe de Compras la(s) factura(s)

nota(s) de entrega y soportes, para su revisión y

envío a Control Administrativo.

35. fin de procedimiento

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ANEXOS

Elaborado por: t.s.u. Lissett Moreno

Comprador Jefe I

Fecha:



Fecha:

Aprobado por: Dr. Raúl Falcón


Fecha:


01/06/2015

Versión:

Actualización: Elaboración:




INSTRUCCIONES

Código del Formularios: INSA-VP-DLOG-DPL-I-001

Nombre del Formulario: Documentación para expediente de compras

Para Preparar los soportes de la documentación de las facturas va de la siguiente manera:

a. Para Control Administrativo:

• Factura (original).

• Nota de entrega (original).

• Orden de Trabajo (original)

• Copia de contrato (primera pagina).

• Copia de la requisición.

• Original de Renuncia (si fuera el caso).

b. Para Comprador (archivo):

• Factura (copia).

• Nota de entrega (copia).

• Orden de Trabajo (copia)

• Copia Renuncia (si fuera el caso)

Elaborado por: t.s.u. Lissett Moreno Comprador Jefe I Fecha:



Fecha:

Aprobado por: Dr. Raúl Falcón


Fecha:


01/06/2015

Versión:





INSTRUCCIONES

Código del Formularios: INSA-VP-DLOG-DPL-I-002

Nombre del Formulario: Documentación para expediente de compras

REVISIÓN DE FACTURAS Y NOTAS DE ENTREGA

1.- Revisa y verifica que la Factura tenga firma y sello de la empresa.

2.- Revisa y verifica que la Nota Entrega tenga las siguientes firmas y sellos:

2.1.- Sello de Almacén de Recibido con todos los datos legibles.

2.2.- Sello de Control Perceptivo que debe tener: Nombre Legible del

Administrador y Número de Cedula.

3.-Revisa y Coteja en factura que las cantidades y descripción de los productos

correspondan con la nota de entrega y orden de trabajo.

4.-Revisa y Verifica las renuncias de productos en caso de que hubiere, Sello de la empresa y Firma.

Versión: 1.0


DIRECCION DE INFORMÁTICA

Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Página: 1

Actualización por: Lic. Egleé Grudas

Jefe de Documentación y Organización






MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX

ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA

1.- 1.- Una vez generada la solicitud, se selecciona el módulo de “Adquisiciones”.

2.- El usuario introduce clave de acceso:

Versión: 1.0













3.- Selecciona la opción de recibir

4.- Se coloca el número de la solicitud de compra o número de solicitud de suministro,

que desea recibir y presiona el botón “Recibir”

Versión: 1.0













5.- Se le asigna el tipo de comprador y presiona el botón “Asignar Comprador”

6.- Se despliega la siguiente pantalla y pulsa el botón de “Cerrar”

Versión: 1.0













7.- Selecciona en el menú la opción Solicitudes de de compra/Emitir solicitud cotización:

8.- Selecciona la solicitud y presiona el botón de “Ficha”

Versión: 1.0













9.- Marca los renglones a cotizar y selecciona al proveedor,

10.- Con F9 se despliega la lista de proveedores, selecciona y pulsa el botón de “Generar cotización”

Versión: 1.0













11.- Se genera el siguiente mensaje:

12.- Selecciona la pestaña de Reporte y selecciona la opción de “Formatos de cotización”.

Versión: 1.0













13.- Coloca el número de la solicitud al que desea generarle la cotización, si no la conoce pulsa F9 y se despliega lista de valores, luego de seleccionar, pulsa el botón de “Generar” e imprime las cotizaciones.

14.- Una vez que los proveedores devuelvan las cotizaciones, se ingresan al módulo de adquisiciones y selecciona las opciones de “Solicitudes de Compra/Cargar respuesta del proveedor” , como se muestra en la siguiente pantalla:

Versión: 1.0













15.- Registra las respuestas de cada proveedor, este procedimiento se hace tantasveces como proveedores se le haya emitido una solicitud de cotización en este caso son dos proveedores Maxipapel y global Graphic, se posiciona en el primer proveedor y pulsa el botón de “Ficha”.

16.- En esta pantalla llena la respuesta de las cotizaciones del proveedor y pulsa el botón de “procesar”, se hacen tantas veces como cotizaciones se tengan.

Versión: 1.0













17.- Una vez procesadas todas las cotizaciones se imprime el análisis de las mismas para seleccionar al proveedor que resulto ganador.

18.- Para imprimir el análisis, colocar el Nr. De la solicitud y pulsa el botón de “Generar”

Versión: 1.0













19.- Se genera el siguiente reporte, donde se observa el proveedor ganador

20.- El siguiente paso es emitir la orden de compra/servicio al proveedor que resulto ganador, para eso se ingresa en la pestaña de “Orden de Compra/Emitir ”.

Versión: 1.0













21.- Se selecciona al proveedor ganador y pulsa el botón “Ficha” como se indica en la pantalla siguiente:

22.- Se le asigna todos los renglones pulsando el botón “Asignar todos”, en el caso de que sea un mismo proveedor, de lo contrario si son varios proveedores se le asignara un proveedor a cada renglón. Y pulsa el botón de “Generara O/C ”

Versión: 1.0













23.- Una vez que la orden de compra/servicio se ha generado satisfactoriamente, se despliega la siguiente pantalla, donde se coloca de ser necesario el anticipo, retención de fiel cumplimiento o clausula penal. En caso de la orden maneje anticipo se pulsa el botón de “Asignar ” y automáticamente las demás cotizaciones quedan rechazadas.

Versión: 1.0













24.- Seleccione en la pestaña de mensajero la opción de “Documentos por enviar”

25.- Se posiciona en la orden de compra/servicio, pulsa el botón de “Sol. Aprob.” Para ser aprobada, posteriormente se activa el botón “Afectación Presupuestaria”, el cual debe pulsar.

Versión: 1.0













26.- Pulsa el botón “Cuentas ” y coloque la acción interna, centro de costo y cuentas y pulse el botón “OK”

Versión: 1.0













27.-Posteriormente, se imprime la Orden de Compra/Servicio, por el módulo de

adquisiciones, una vez impresa, se va al módulo de presupuesto y se envía el

documento para que sea verificado.

28.- Luego de verificado el documento por Presupuesto, se despliega el mensaje

indicando que el documento fue enviado a compras.

29.- En el módulo de adquisiciones en la pestaña de mensajero selecciona la opción

de Documentos Recibidos .

Versión: 1.0













30.- Se posiciona en la orden y pulsa el botón “Confirmar recepción” y genera el mensaje que es el fin del proceso del compromiso de la orden.

manual de normas y procedimientos del departamento de compras

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