TI0020_M1AA3_Definicion 

 

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 

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 Definición del problema  

Por: Leticia Pureco Reyes   

Las dos primeras etapas de la Metodología de Sistemas Suaves, buscan conocer a la organización e identificar áreas de oportunidad que se puedan mejorar o bien dar solución a los problemas. Así, para el tema que nos ocupa en la presente materia, deberemos enfocar nuestro análisis a situaciones que puedan resolverse mediante la implementación de un sistema de información. Una manera de determinar si es posible corregir un problema mediante el uso de software, es verificar si la situación puede plantearse mediante con conjunto de pasos procedimentales, mejor conocido como algoritmo (Pressman, 2002). Otro aspecto a considerar es que la situación cuente con entradas, se realice un proceso y al final se tenga una salida. Por lo general en este análisis encontraremos que las entradas son datos, el proceso es lo que realizará el software y la salida será toda la información generada en diversos formatos, por ejemplo reportes o gráficas. En las etapas 1 y 2 de la Metodología de Sistemas Suaves se pretende establecer la problemática que se presenta en la organización. Para lograrlo es importante conocer la estructura organizacional, los procesos, la relación entre ellos y los flujos de información, además de conocer al cliente, a los usuarios y los objetivos organizacionales, entre otras cosas. Todo lo anterior servirá como base para lograr la identificación de los conflictos que existen en la empresa. Es aquí donde se utilizan las herramientas de recopilación de datos, entre las cuales se encuentran los cuestionarios, las entrevistas y las listas de verificación. Una vez que se tiene toda la información reunida, el analista debe revisarla y extraer los aspectos relevantes que le permitan determinar la situación actual de la organización. Por ejemplo:

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Figura 1.Tractor (aigner, 2009).

Una empresa dedicada a la venta de zapatos por catálogo cuenta con representantes que ofrecen el producto en sus comunidades. Éstos, para surtir los pedidos que reciben, deben acudir a la bodega, en donde realizan sus compras o cambios. El dueño ha notado algunos problemas en su organización por lo que decide contratar a un equipo de profesionistas para que le ayuden a resolverlos.

El analista, después de haber aplicado los cuestionarios, realizado entrevistas, revisado documentos y analizado los procesos, identifica lo siguiente:

• La persona responsable del almacén no realiza correctamente los registros de ingreso y egreso de mercancía. Esto se debe a que, por las labores que tiene asignadas, no siempre se encuentra presente cuando entran o se retiran zapatos. Este proceso debe ser registrado en un formato que contiene los siguientes datos: nombre del responsable del almacén, hora, fecha y tipo de transacción.

• Debido al mal manejo que se tiene de la mercancía dentro del almacén, la empresa ha quedado mal con los representantes, ya que quienes laboran en el área tardan mucho tiempo en surtir el zapato, lo que en ocasiones ha generado la cancelación de la venta.

• Para determinar si existe un modelo de calzado en específico, las personas que atienden el mostrador deben trasladarse hasta el almacén para poder identificar físicamente el producto. Por esta razón, algunos representantes se han quejado de que tardan mucho en atenderlos.

• Cada semana llega mercancía nueva y los vendedores de mostrador tardan en promedio cinco horas en revisar los modelos que reciben. Una vez que terminan, dicha mercancía es enviada al almacén donde es acomodada de acuerdo al modelo, talla y color.

• Cada 15 días se genera un reporte de las ventas y los cambios realizados. Cada vendedor genera el suyo de forma individual y entre todos integran el informe general que se envía al gerente.

Una vez que el analista cuenta con esa información, le es posible describir la problemática que se presenta en la organización, para posteriormente buscar elementos que puedan solucionarla. La situación podríamos describirla de la siguiente manera: La empresa tiene algunas dificultades en cuanto a la asignación de tareas de sus empleados, ya que se

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realizan procesos manuales que podrían ser automatizados, se duplican algunas tareas, se invierte tiempo en actividades innecesarias y se tienen quejas por parte de los representantes, lo que puede ser un grave problema ya que ellos son la fuerza de ventas de la organización. Si revisamos la descripción anterior, observaremos que existen aspectos que pueden ser corregidos mediante la implementación de software, como por ejemplo:

• La administración del almacén puede realizarse mediante un sistema que permita hacer uso de un lector de código de barras, para así registrar los ingresos y egresos de mercancía. De esta forma, cuando un producto esté por agotarse, el mismo sistema generará una alerta. Con lo anterior se mejoraría el manejo del almacén y se evitaría quedar mal con los clientes al negarles un producto.

• Con ese mismo sistema los vendedores de mostrador podrían verificar la existencia de un modelo sin necesidad de desplazarse, lo que reduciría el tiempo que tardan en atender a un cliente.

• El reporte de ventas y cambios podría generarse automáticamente y los vendedores, al no tener que invertir tiempo en ese proceso, podrían dedicarse a atender más clientes.

Como podemos observar en el ejemplo anterior, la etapa del desarrollo de software es muy importante, ya que a partir de ella se determinará si la situación puede resolverse utilizando un sistema de información, los alcances y limitaciones que tendrá el mismo y los requerimientos que éste debe cumplir. Por todo esto, hay que considerar esta etapa dentro del plan que se entregará al cliente, sin olvidar mencionar los tiempos y costos. Además, todo el equipo de desarrollo debe apoyar en esta actividad y participar en el análisis de información.

Referencias 

Martínez, M. E. (2005). IDEAS para el cambio y el aprendizaje en la organización. Bogotá, Colombia: Eco Ediciones. [Versión en línea]. Recuperado el 19 de abril de 2012, de http://books.google.com.mx/books?id=VU2wxjDcNBUC&printsec=frontcover#v=onepage&q&f=false

Pressman, R. S. (2002). Ingeniería del Software (5a. ed.). México: McGraw-Hill.

Referencia de imagen 

Aigner, Thomas (2009). Tractor. Recuperada el 5 de julio de 2012, de http://www.sxc.hu/photo/1250000 (imagen bajo licencia SXC.Hu Free of charge, de acuerdo a: http://www.sxc.hu/txt/license.html).