de retenc… · cÓdigo de serie serie codigo subserie/tipologia unidad 3 actas 3.1 actas asamblea...

CÓDIGO DE

SERIESERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD

3 ACTAS 3.1 Actas Asamblea General Direccion

16 CIRCULARES 16.1 Circulares Direccion

31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia Direccion

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

48.1 Derechos de Peticion Direccion

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Direccion

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Direccion

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Direccion

*Solicitud

*Respuesta

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Direccion

*Formato Informe de Actividades

*Formato Lista Maestra de Documentos Externos


*Listado Maestro de Registros

*Formato de Medicion de Politica y Calidad

65 SISTEMAS DE GESTION

31ENTES DE CONTROL Y

VIGILANCIA

48PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y SUGERENCIAS

CCD-CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION GENERAL CODIGO: 10000

UBICACIÓN ESTRUCTURA

ORGANICA: CODIGO:

Archivo

Gestión

Archivo

CentralC.T E D S

3 ACTAS

3.1 Actas Asamblea General 2 3 X

16 CIRCULARES

16.1 Circular Interna

31 ENTES DE CONTROL

31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia 1 4 X X

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

3

16.1 Circulares 2 3 X

TRD - TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

HOJA ___ 1___ DE ___2_____

CODIGO SERIE Y

SUBSERIENOMBRE SERIE, SUBSERIE/TIPOLOGiA

AÑOS DE

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

48PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

48.1 Derechos de Peticion 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


65.2 Sistema de Gestion de Calidad 2 8 X X






Elaboró: Leyda Duarte-

Acd Sistemas IntegradosCONVENCIONES

Revisó: CT: Conservación Total

Aprobó: E: Eliminación Firma:

D: Digitalización Nombre:

S: Selección Cargo:

RESPONSABLE DEL PROCESO

CÓDIGO: SO-GDO-F008

VERSIÓN: N° 04

2017

Esta subserie es considerada de carácter

Administrativo, se establece su

Conservación Total de acuerdo a la Ley

594 de 2000 (Art. 19, Parág.2).







594 de 2000 (Art. 19, Parág.2).

HOJA ___ 1___ DE ___2_____

OBSERVACIONES

Serie documental de valor Administrativo

y Fiscal, al perder sus valores primarios se

digitaliza y se elimina dejando un Acta

del Comité de Archivo.

Documentos electronicos en el Aplicativo

Eureka, se eliminan despues de dar

respuesta a las PQRS.


Serie documental de valor Administrativo,

al perder sus valores primarios se



CÓDIGO DE


3.18 Actas de Capacitacion Planeacion y Gestion

3.50 Actas de Comite Primario Planeacion y Gestion3.27 Actas de Comite de Eficacia Planeacion y Gestion3.50 Actas de Comite Primario Planeacion y Gestion3.62 Actas de Entrega de Premios Planeacion y Gestion

3.68 Actas de Formato Revision de

Capacitacion Planeacion y Gestion

3.91Actas de Revision de La Politica

Integral de la GestionPlaneacion y Gestion

3.93Actas de Seguimiento de

ResultadosPlaneacion y Gestion

31.1Requerimientos Entes de Control y

VigilanciaPlaneacion y Gestion

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

35.1 Gestion de La Informacion Planeacion y Gestion

*Evidencia del Cargue de la

Informacion

*Solicitudes y Requerimientos de la

SSF

*Respuesta

35.4Gestion de Negocios Corporativos

de los NegociosPlaneacion y Gestion

*Prospectiva Corporativa:

*Vision, Mision y Objetivos

*Estrategias

*Cadena de Valor

*Competencias

35 GESTIONES

3 ACTAS

31

ENTES DE

CONTROL Y

VIGILANCIA


*BSC

*Prospectiva Negocio:

*Cadena de Valor

*Metas

*Matriz de Metas

*BSC Directivo

38.46Informes de Indicadores

Satisfaccion del ClientePlaneacion y Gestion

*Informe

*Encuestas de Satisfaccion al Cliente

*Sugerencias, Quejas, Reclamos o

Reconocimientos

*Te Endoso Mi Cliente

*Proactivos

38.48 Informes de Interventoria Planeacion y Gestion

*Carta Remisoria

*Informe

*Soporte Ejecucion del Contrato

38.52Informes de Oportunidad de

RespuestaPlaneacion y Gestion

*Carta Remisoria

*Informe

38.69Informes Oportunidad de

RespuestaPlaneacion y Gestion

*Carta Remisoria

*Informe

48.1 Derechos de Peticion Planeacion y Gestion

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Planeacion y Gestion

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Planeacion y Gestion

*Solicitud

48

PETICIONES,

QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

38 INFORMES

35 GESTIONES

*Respuesta

48.4 Sugerencias Planeacion y Gestion

*Solicitud

*Respuesta

59.4 Proyectos Corporativos Planeacion y Gestion

*Factibidad de Proyectos

*Solicitud o Requerimiento de la SSF

*Respuesta a los Requerimientos

*Informes de Seguimiento

61.2

Reportes Estadisticos a la

Superintendencia de Subsidio

Familiar

Planeacion y Gestion

*Informe

*Estadistica Reportadas a

Supersubsidio

*Reporte Recurso Humano Semestral

*Variables Trazadores del Sistema

Subsidio Familiar Mensual

*Costos Presupuestados Servicios

Subsidiados CAJASAN Anual

*Variables Servicios Sociales

Trimestral

*Variables Infraestructura Semestral

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Planeacion y Gestion


*Formato Lista Maestra de

Documentos Externos*Formato Lista Maestra de

Documentos Externos


*Formato de Medicion de Politica y

65SISTEMAS DE

GESTION

59 PROYECTOS

61 REPORTES

48

PETICIONES,

QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE PLANEACION Y GESTION CODIGO: 10100


ORGANICA: DIRECCION GENERAL CODIGO: 10000

Archivo GestiónArchivo

CentralC.T E D S

3 ACTAS

3.18 Actas de Capacitacion

3.50 Actas de Comite Primario

3.27 Actas de Comite de Eficacia


3.62 Actas de Entrega de

Premios

3.68Actas de Formato Revision

de Capacitacion

3.91

Actas de Revision de La

Politica Integral de la

Gestion

3.93Actas de Seguimiento de

Resultados31 ENTRES DE CONTROL

31.1Requerimientos Entes de

Control y Vigilancia1 4 X X

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

35 GESTIONES

35.1 Gestion de La Informacion 1 4 X X

1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___2_____

CODIGO SUBSERIENOMBRE

SUBSERIE/TIPOLOGiA

AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

*Evidencia del Cargue de la

Informacion*Solicitudes y Requerimientos

de la SSF*Respuesta

35.4Gestion de Negocios

Corporativos de los

Negocios

2 3 X X

*Prospectiva Corporativa:

*Vision, Mision y Objetivos

*Estrategias

*Cadena de Valor

*Competencias

*BSC

*Prospectiva Negocio:

*Cadena de Valor

*Metas

*Matriz de Metas

*BSC Directivo38 INFORMES

38.46Informes de Indicadores

Satisfaccion del Cliente2 3 X X

*Informe

*Encuestas de Satisfaccion al

Cliente*Sugerencias, Quejas,

Reclamos o Reconocimientos

*Te Endoso Mi Cliente*Proactivos

38.48 Informes de Interventoria 1 19 X X

*Carta Remisoria

*Informe

*Soporte Ejecucion del

Contrato

38.52Informes de Oportunidad de

Respuesta1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe




*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta


65.2Sistema de Gestion de

Calidad2 8 X X

*Formato Informe de

Actividades



Documentos Externos


*Formato de Medicion de

Politica y Calidad

Elaboró: Acd Sistemas

IntegradosCONVENCIONES

Revisó: Jorge Andres Triana CT: Conservación Total

Aprobó: Comité de Archivo E: Eliminación Firma:




Norma Yolanda Hernandez

Gerente Unidad de Planacion y Gestion


VERSIÓN: N° 04

2017

Documentos con valor Jurídico,

Legal y Administrativo, que no

desarrolla valores secundarios, se

establece digitalizar y eliminar.

En la Eliminación se deja en Acta

del Comité de Archivo, según lo

establece el Acuerdo 039-2002

del AGN-Archivo General de la

Nación.

Serie documental de valor

Administrativo y Fiscal, al perder

sus valores primarios se digitaliza

y se elimina dejando un Acta del

Comité de Archivo.

HOJA ___ 1___ DE ___2_____

OBSERVACIONES

A los documentos se les aplica el

proceso de Digitalización según

lo establecido la Circular Externa

005 de 2012-AGN. En la

Eliminación se deja en Acta

firmada por el Presidente y Jefe

de Archivo del Comité de

Archivo, según lo establece el

Acuerdo 039-2002 del AGN-

Archivo General de la Nación.




















Nación.









Nación.


Norma Yolanda Hernandez

Gerente Unidad de Planacion y Gestion

Documentos electronicos en el

Aplicativo Eureka, se eliminan

despues de dar respuesta a las

PQRS.


Administrativo, al perder sus

valores primarios se digitaliza y

se elimina dejando un Acta del

Comité de Archivo.

CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA UNIDAD

3.18 Actas de Capacitacion Alianzas y Relacionamiento

3.50 Actas de Comite Primario Alianzas y Relacionamiento

3.76 Actas de Mesas de Trabajo Alianzas y Relacionamiento

7.1 Alianza Corporativa Alianzas y Relacionamiento

*Envio de Novedades*Envio de Facturas

*Memos de Registro Contable

*Entradas y Salidas Tarjetas TIC *Alianza Comercial

19.1 Comite Alianzas y Convenios Alianzas y Relacionamiento

19.2 Comite Comercial Alianzas y Relacionamiento


VigilanciaAlianzas y Relacionamiento

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

38.48 Informes de Interventoria Alianzas y Relacionamiento

*Carta Remisoria

*Informe


48.1 Derechos de Peticion Alianzas y Relacionamiento

*Solicitud

*Respuesta

48

PETICIONES,

QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

38 INFORMES

19 COMITES

31

ENTES DE

CONTROL Y

VIGILANCIA

3 ACTAS

7 ALIANZAS


48.2 Quejas Alianzas y Relacionamiento

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Alianzas y Relacionamiento

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Alianzas y Relacionamiento

*Solicitud

*Respuesta

50.5 Plan Integral de Bienestar Alianzas y Relacionamiento

*Encuestas

*Caracterizacion de la Empresa

*Actas Plan Integral de Bienestar

*Diagnostico

*Propuesta

*Contrato

*Estadisticas de Cobertura

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Alianzas y Relacionamiento


*Formato Lista Maestra de Documentos

Externos*Formato Lista Maestra de Documentos

Externos*Listado Maestro de Registros


Calidad

65SISTEMAS DE

GESTION

50 PLANES

48

PETICIONES,

QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE ALIANZAS Y RELACIONAMIENTOCODIGO: 10300



Archivo

Gestión

Archivo

CentralC.T E D S

3 ACTAS


3.50Actas de Comite

Primario

3.76Actas de Mesas de

Trabajo 7 ALIANZAS

7.1 Alianza Corporativa 2 2 X X

*Envio de Novedades

*Envio de Facturas

*Memos de Registro

Contable

*Entradas y Salidas

Tarjetas TIC

*Alianza Comercial

19 COMITES

19.1Comite Alianzas y

Convenios

19.2 Comite Comercial

31 ENTRES DE CONTROL



lo establecido la Circular

Externa 005 de 2012-AGN. En la



1 3 X X







Esta serie tiene valores

contables. A los documentos se

les aplica el proceso de

Digitalización según lo

establecido en el Estatuto

Tributario con el Artículo 771-1,

Ley 6 de 1992 (Art.74) y la

Circular Externa 005 de 2012-

AGN. Se establece su

eliminación una vez cumplido

1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___3_____


SUBSERIE/TIPOLOGiA


OBSERVACIONES

31.1Requerimientos Entes

de Control y Vigilancia1 4 X X

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

38 INFORMES

38.48Informes de

Interventoria1 19 X X

*Carta Remisoria

*Informe


Contrato

48

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

50 PLANES

50.5Plan Integral de

Bienestar1 3 X X

*Encuestas

*Caracterizacion de la

Empresa














PQRS.



desarrolla valores secundarios,

se establece digitalizar y

eliminar. En la Eliminación se

deja en Acta del Comité de



Administrativo y Fiscal, al

perder sus valores primarios se

digitaliza y se elimina dejando

un Acta del Comité de Archivo.

*Actas Plan Integral de

Bienestar

*Diagnostico

*Propuesta

*Contrato

*Estadisticas de

Cobertura



Calidad2 8 X X

*Formato Informe de

Actividades

*Formato Lista Maestra

de Documentos Externos*Formato Lista Maestra

de Documentos Externos*Listado Maestro de

Registros*Formato de Medicion de

Politica y Calidad

Elaboró: Leyda Duarte-Acd

Sistemas IntegradosCONVENCIONES










Comité de Archivo.











CÓDIGO DE


3.18 Actas de Capacitacion Auditoria

3.50 Actas de Comite Primario Auditoria

3.54Actas de Compromiso de

AplicaciónAuditoria

3.99 Actas Entrega de Cargo Auditoria

3.101 Actas Externas Auditoria

3.104 Actas Internas Auditoria

3.107 Actas Socializacion de Informes Auditoria

25 CONTROLES 25.21Control de Prestamos

DocumentalesAuditoria


VigilanciaAuditoria

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

38.15Informes de Auditoria Basados en

RiesgosAuditoria

38.16Informes de Auditoria Control

InternoAuditoria

38.17Informes de Auditoria en Tiempo

RealAuditoria

38.18 Informes de Auditoria Interna Auditoria

38.20 Informes de Calidad Auditoria

38.22 Informe de Comite Primario Auditoria

38.48 Informes de Interventoria Auditoria

38 INFORMES

3 ACTAS

31

ENTES DE

CONTROL Y

VIGILANCIA


*Carta Remisoria

*Informe


38.49 Informes de Investigacion Auditoria

38.62 Informes Finales Auditoria

43 MATRICES 43.1 Matriz de Riesgos Auditoria

48.1 Derechos de Peticion Auditoria

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Auditoria

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Auditoria

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Auditoria

*Solicitud

*Respuesta

49.1 Planeacion Anual de Auditoria Auditoria

49.2Planeacion Anual de Auditoria de

CalidadAuditoria

49.9 Planeacion Trimestral de Auditoria Auditoria

50 PLANES 50.3 Plan de Riesgos Auditoria

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Auditoria




Documentos Externos*Listado Maestro de Registros*Formato de Medicion de Politica y

49PLANEACIONE

S

48

PETICIONES,

QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

38 INFORMES

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA CODIGO: 10400



Archivo

Gestión

Archivo

CentralC.T E D S

3 ACTAS



3.54Actas de Compromiso de

Aplicación

3.99 Actas Entrega de Cargo

3.101 Actas Externas

3.104 Actas Internas

3.107Actas Socializacion de

Informes

25 CONTROLES

25Control de Prestamos

Documentales1 1 x




*Requerimiento

*Pliego de cargos*Respuesta

38 INFORMES

1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___2_____


SUBSERIE/TIPOLOGiA


38.15Informes de Auditoria

Basados en Riesgos1 9 x x


Control Interno1 9 x x

38.17Informes de Auditoria en

Tiempo Real1 9 x x


Interna1 9 x x

38.20 Informes de Calidad 1 9 x x

38.22 Informe de Comite Primario 1 9 x x


*Carta Remisoria

*Informe*Soporte Ejecucion del

Contrato43 MATRICES

43,1 Matriz de Riesgos 1 9 x x




*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

49 PLANEACIONES

49.1Planeacion Anual de

Auditoria1 9 X

49.2Planeacion Anual de

Auditoria de Calidad1 9 X

49.9Planeacion Trimestral de

Auditoria1 9 X

50 PLANES

50.3 Plan de Riesgos 1 9 X



Calidad2 8 X X

*Formato Informe de

Actividades



Documentos Externos



Politica y Calidad

Elaboró: ACD CONVENCIONES

Revisó: Jorge Triana CT: Conservación Total

Aprobó: comité de archivo E: Eliminación Firma:




ANA MILENA SERRANO VESGA

Gerente Auditoria Interna


VERSIÓN: N° 04

2017

Se elimina por perdida de Vigencia


proceso de Digitalización según lo

establecido la Circular Externa 005 de

2012-AGN. En la Eliminación se deja en

Acta firmada por el Comité de

Archivo, según lo establece el Acuerdo

039-2002 del AGN-Archivo General de la

Nación.


Administrativo y Fiscal, al perder sus

valores primarios se digitaliza y se

elimina dejando un Acta del Comité de

Archivo.

HOJA ___ 1___ DE ___2_____

OBSERVACIONES

Pasado su tiempo de retencion se

digitliza y se elimina


Aplicativo Eureka, se eliminan despues

de dar respuesta a las PQRS.

Documentos con valor Jurídico, Legal y

Administrativo, que no desarrolla

valores secundarios, se establece

digitalizar y eliminar. En la

Eliminación se deja en Acta del Comité

de Archivo, según lo establece el

Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo

General de la Nación.

Se elimina por perdida de vigencia


ANA MILENA SERRANO VESGA

Gerente Auditoria Interna

Se elimina por perdida de vigencia


Administrativo, al perder sus valores

primarios se digitaliza y se elimina

dejando un Acta del Comité de Archivo.


3.5 Actas Calidad de Datos Aportes y Cuota Monetaria

3.18 Actas de Capacitacion Aportes y Cuota Monetaria

3.50 Actas de Comite Primario Aportes y Cuota Monetaria

3.83 Actas de Reunion Aportes y Cuota Monetaria

6.1 Afiliaciones de Empleadores Aportes y Cuota Monetaria

*Formulario Solicitud

Afiliacion

*Fotocopia Documento de

Identidad Representante *Relacion de Trabajadores y

Salarios*Certificado Paz y Salvo (Otra

Caja de Compensacion)

*Pantallazo de correo de

Aceptacion

*Certificado de Existencia y

Representacion Legal

(Camara de Comercio) *Resolucion de Aprobacion

del Ministerio de Proteccion

Social y Subregimen de

Compensacion (Sector

6.2Afiliaciones Independientes

y/o PensionadosAportes y Cuota Monetaria

*Solicitud Afiliacion

*Solicitud del Independiente

o Pensionado *Fotocopia Documento de

Identificacion Pensionado o

Independiente (Personas a

Cargo)*Registro Cilvil Beneficiarios

3 ACTAS

6 AFILIACIONES


*Pantallazo Correo de

*Reporte Mesada Pensional

*Certificado Paz y Salvo (Otra


6.3Afiliacion de Trabajadores

y/o Personas a CargoAportes y Cuota Monetaria

*Formulario de Afiliacion


identidad Trabajador y

Conyuge*Constancia Laboral del

Conyuge*Declaracion Juramentada

(Formato Ministerio

Proteccion Social)*Registro Civil Personas a

Cargo y/o el Trabajador

Afiliado *Fotocopia Tarjeta Identidad

(Niños Mayores de 7 Años)

*Certificado Estudio (Niños

Mayores de 12 Años)*Certificado Medico EPS

(Personas a Cargo

Discapacitados)

*Partida de Defuncion Padre

o Madre Natural *Partida de Defuncion Padres

del Hermano(a) Huerfano(a)

*Certificado Padres de EPS

(Tipo de Afiliacion)*Certificacion de Custodia

(ICBF, Fiscalia, Comisaria u

otros)


Control y VigilanciaAportes y Cuota Monetaria

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

38.48 Informes de Interventoria Aportes y Cuota Monetaria

38 INFORMES

31

ENTES DE

CONTROL Y

VIGILANCIA

6 AFILIACIONES

*Carta Remisoria

*Informe*Soporte Ejecucion del

Contrato46.1 Novedad de Empleados Aportes y Cuota Monetaria

*Formato de Control

46.2 Novedades Aporte Aportes y Cuota Monetaria

46.3

Novedades de Suspension y

Expulsion de Empresas

Afiliadas

Aportes y Cuota Monetaria

*Carta de Aviso de

Incumpliento*Carta de Cobros Persuasivos

*Informe de Visitas

*Liquidacion de Aportes*Plantilla de Liquidacion

Intereses*Acuerdo de Pago*Cobro Prejuridico

*Solicitud de Documentos

*Cobro Persuasivo

*Control del Acuerdo *Evidencias de Fiscalizacion*Carta Notificacion Expulsion

*Guias de Entrega de Cartas

*Formato Suspensión*Formato Expulsados

(Citacion Notificacion

Personal)*Notificacion de Aviso

62.6Recaudo Aportes

ParafiscalesAportes y Cuota Monetaria

*Cupones Manuales

*Reintegros

*Apropiaciones

*Conciliaciones

48.1 Derechos de Peticion Aportes y Cuota Monetaria

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Aportes y Cuota Monetaria

*Solicitud

62

SEGURIDAD

SOCIAL Y

PARAFISCALES

48

PETICIONES,

QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

38 INFORMES

46 NOVEDADES

*Respuesta

48.3 Reclamos Aportes y Cuota Monetaria

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Aportes y Cuota Monetaria

*Solicitud

*Respuesta


CalidadAportes y Cuota Monetaria

*Formato Informe de

Actividades*Formato Lista Maestra de

Documentos Externos


Documentos Externos*Listado Maestro de Registros


Politica y Calidad70.1 Visitas Aportes y Cuota Monetaria

*Informe de Visitas (Formato

de Visita)

48

70 VISITAS

65SISTEMAS

DE GESTION

PETICIONES,

QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE APORTES Y CUOTA MONETARIA CODIGO: 10510


ORGANICA: SUB DIRECCION DE ARTICULACION SOCIAL CODIGO: 10500

Archivo

Gestión

Archivo

CentralC.T E D S

3 ACTAS

3.5 Actas Calidad de Datos



3.83 Actas de Reunion

6 AFILIACIACIONES

6.1 Afiliaciones de Empleadores 1 19 X X X

*Formulario Solicitud Afiliacion


Identidad Representante Legal

(Persona Natural)*Relacion de Trabajadores y

Salarios*Certificado Paz y Salvo (Otra

Caja de Compensacion)*Pantallazo de correo de

Aceptacion *Certificado de Existencia y

Representacion Legal (Camara

de Comercio) *Resolucion de Aprobacion del

Ministerio de Proteccion Social y

Subregimen de Compensacion

(Sector Solidario)

1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___5_____

CODIGO SERIE Y SUBSERIENOMBRE SERIE,

SUBSERIE/TIPOLOGiA


6.2Afiliaciones Independientes y/o

Pensionados1 19 X X X

*Solicitud Afiliacion

*Solicitud del Independiente o

Pensionado *Fotocopia Documento de

Identificacion Pensionado o

Independiente (Personas a

Cargo)*Registro Cilvil Beneficiarios

*Pantallazo Correo de

*Reporte Mesada Pensional

*Certificado Paz y Salvo (Otra


6.3Afiliacion de Trabajadores y/o

Personas a Cargo1 19 X X X

*Formulario de Afiliacion


identidad Trabajador y Conyuge*Constancia Laboral del Conyuge

*Declaracion Juramentada

(Formato Ministerio Proteccion *Registro Civil Personas a Cargo

y/o el Trabajador Afiliado

*Fotocopia Tarjeta Identidad

(Niños Mayores de 7 Años)

*Certificado Estudio (Niños

Mayores de 12 Años)

*Certificado Medico EPS

(Personas a Cargo

Discapacitados)*Partida de Defuncion Padre o

Madre Natural *Partida de Defuncion Padres del

Hermano(a) Huerfano(a)

*Certificado Padres de EPS (Tipo

de Afiliacion)

*Certificacion de Custodia (ICBF,

Fiscalia, Comisaria u otros)




*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

38 INFORMES


*Carta Remisoria

*Informe


46 NOVEDADES

46.1 Novedad de Empleados 2 3 X X X

*Formato de Control

46.2 Novedades Aportes

46.3Novedades de Suspension y

Expulsion de Empresas Afiliadas

*Carta de Aviso de Incumpliento

*Carta de Cobros Persuasivos

*Informe de Visitas

*Liquidacion de Aportes

*Plantilla de Liquidacion

Intereses

*Acuerdo de Pago

*Cobro Prejuridico

*Solicitud de Documentos

*Cobro Persuasivo

*Control del Acuerdo

*Evidencias de Fiscalizacion

*Carta Notificacion Suspension *Carta Notificacion Expulsion

1 4 X X X

*Guias de Entrega de Cartas

*Formato Suspensión

*Formato Expulsados (Citacion

Notificacion Personal)

*Notificacion de Aviso




*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

62SEGURIDAD SOCIAL Y

PARAFISCALES

62.6 Recaudo Aportes Parafiscales 1 9 X X X

*Cupones Manuales

*Reintegros

*Apropiaciones

*Conciliaciones




*Formato Lista Maestra de *Formato Lista Maestra de

Documentos Externos


*Formato de Medicion de Politica 70 VISITAS

70.1 Visitas 2 X

*Informe de Visitas (Formato de

Visita)

Elaboró: Acd Sistemas

IntegradosCONVENCIONES






Nathalia Jimena Perez

Gerente Unidad de Aportes y Cuota Monetaria


VERSIÓN: N° 04

2017

Por tratarse de

documentos que tienen

que ver con la mision dela

entidad dentro de la

evolución administrativa,

al finalizar su tiempo de

retención en el Archivo

Central, se hace selección

por muestreo aleatorio del

2% para Conservación Total

en el Archivo Histórico, los

documentos sobrantes de

este proceso se eliminan

dejando Acta firmada por

el Presidente y Jefe de

Archivo del Comité de

Archivo, según lo

HOJA ___ 1___ DE ___5_____

OBSERVACIONES

A los documentos se les

aplica el proceso de


establecido la Circular

Externa 005 de 2012-AGN.

En la Eliminación se deja

Por tratarse de















Por tratarse de
















Archivo, según lo

establece el Acuerdo 039-

2002 del AGN-Archivo


Por tratarse de
















Archivo, según lo




Documentos con valor

Jurídico, Legal y

Administrativo, que no

desarrolla valores

secundarios, se establece



perder sus valores

primarios se digitaliza y se

elimina dejando un Acta


Por tratarse de
















Archivo, según lo





Administrativo, al perder

sus valores primarios se

digitaliza y se elimina

dejando un Acta del

Comité de Archivo.

Por tratarse de


que ver con la mision de la







Documentos electronicos

en el Aplicativo Eureka, se

eliminan despues de dar


Por tratarse de
















Archivo, según lo




Esta subserie hace

referencia a una

herramienta metodológica

de trabajo en el

seguimiento a la gestión.

Se elimina despues de su

tiempo de retencion en el


Nathalia Jimena Perez

Gerente Unidad de Aportes y Cuota Monetaria





dejando un Acta del

Comité de Archivo.

CÓDIGO DE


3.18 Actas de Capacitacion Programas de Impacto Social

3.36 Actas de Comite del Proyecto Programas de Impacto Social

3.50 Actas de Comite Primario Programas de Impacto Social

3.75 Actas de Mejoramiento Programas de Impacto Social

3.76 Actas de Mesas de Trabajo Programas de Impacto Social

3.83 Actas de Reunion Programas de Impacto Social

8.1Asignacion Auxilio por Atencion Integral a

la NiñezProgramas de Impacto Social

*Formulario Inscripcion AIN Jardines

*Recibo Servicio Público

*Fotocopia Registro Civil

*Certificacion de Ingresos de P adres o

Acudientes*Fotocopia Registro Civil

*Fotocopia Carne Afiliado CAJASAN y/o

*Carta Solicitud Beca

*Registro de Adjudicacion Anual de Becas

8.2Asignacion Subsidio al Desempleo

(FONEDE)Programas de Impacto Social

Postulación Subsidio de Desempleo

*Formulario Unico de Postulación Subsidio

Desempleo *Carta Terminacion Contrato del

Desempleado*Declaracion Extrajuicio y/o Certificado

de Pertenencia de Asociación Escritores,

Artístas y/o Deportistas*Documento de Identidad del Postulante

*Certificado Dependencia Economica

*Certificado Caja de Compensacion

3 ACTAS

8 ASIGNACIONES


*Estudio Postulacion Subsidio al Desempleo

*Carta y/o Certificado EPS

*Certificado Institución Educativa

*Carta de Beneficiario Traslado de Bono

*Autorizacion a Terceros

*Carta de Renuncia al Beneficio

*Ficha Verificación de Informacion al

Postulante o Beneficiario del Subsidio

*Carta de Renuncia o Aplazamiento a

CapactiacionAsignacion

*Cruce de Información

*Archivo Plano

*Archivo Excel

*Recibido Bonos Alimenticio

*Planillas Recibido del Bono

*Soportes Pago EPS y/o Educacion*Carta y/o Denuncio de Perdida de Bono

Seguimiento a Beneficiarios al Subsidio

de Desempleo

*Control Entrega de Bonos en Custodia

Seguimiento a los beneficiarios del Subsidio

de Desempleo*Novedades en la Asignación Semestral

(Anulación)*Reporte a Contabilidad

*Arqueo de Bonos


VigilanciaServicios Administrativos

*Requerimiento*Pliego de cargos

*Respuesta

38.41Informes de Gestion al Comite de Control

de la Gestion (Digital)Programas de Impacto Social

38 INFORMES

31

ENTES DE

CONTROL Y

VIGILANCIA

8 ASIGNACIONES

*Carta Remisoria

*Informe

38.42 Informes de Gestion al Consejo(Digital) Programas de Impacto Social

*Carta Remisoria

*Informe38.48 Informes de Interventoria Servicios Administrativos

*Carta Remisoria

*Informe


38.56Informes de Proyectos Aprobados por el

Consejo Directivo de CAJASANPorgrama de Impacto Social

*Carta Remisoria

*Informe

*Acta del Consejo Directivo

*Certificacion del Revisor Fiscal

38.70 Informes Planes de Mejora Programas de Impacto Social

*Carta Remisoria

*Informe

48.1 Derechos de Peticion Programas de Impacto Social

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Programas de Impacto Social

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Programas de Impacto Social

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Programas de Impacto Social

*Solicitud

*Respuesta

49 PLANEACIONES 49.10 Planeacion y Ejecucion de Visitas Programas de Impacto Social

48

PETICIONES,

QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

38 INFORMES

54.1 Programa 40.000 Primer Empleo Programas de Impacto Social

1. Documentacion Inicial

*Hoja de Vida

*Certiificado del PILA

*Calculadora de Vacante

*Carta de Compromiso

*Certificado de Capacitacion en

Habilidades Transversales2. Documentacion para el Marco del

Convenio*Camara de Comercio No Mayor a 30 Dias

*RUT Actualizado

*Copia de Cedula del Representante Legal

*Antecedentes Fiscales

*Antecedentes Disciplinarios*Certificado de No Reorganizacion

*Copia de Planillas de Seguridad Social de

los Trabajadores*Certificado Bancario (Reciente)

3. Monitoreo de la Relacion Laboral (Mes

1)*Marco Convenio Legalizado

*Calculo del Convenio

*Copia Contrato Laboral

*Copia Manual de Funciones

*Carta de Asignacion del Tutor

4. Monitoreo de la Relacion Laboral (Mes

3)

*Certificado de Nomina (Firmado por

Representante Legal)

*Certificado del Tutor de Joven

*Planilla de Pago Seguridad Social

*Encuesta de Satisfaccion (Aplicada por el

Tutor)*Certiicado de Capacitacion en Habilidades

Transversales

54 PROGRAMAS

*Certificado de Capacitacion Interna de la

Empresa5. Monitoreo de la Relacion Laboral (Mes

6)Jovenes Vinculados;

*Certificado de Renovacion del Contrato

Laboral por los siguientes 6 meses*Certificado de Nomina Firmado por el

Representante Legal

*Certificado Firmado por el Tutor


Tutor)*Encuesta de Satisfaccion (Aplicada por los

Jovenes del Programa)*Certificado de Visita a la Empresa Firmado

por el Gestor de Seguimiento

Jovenes No Vinculados:

*Certificado de Previo Aviso de

Desvinculacion del Joven*Certificado de Nomina Firmado por el

Representante Legal

*Certificado Firmado por el Tutor


*Encuesta de Satisfaccion (Aplicada por el *Encuesta de Satisfaccion (Aplicada por los

Jovenes del Programa)

*Certificado de Visita a la Empresa Firmado

por el Gestor de Seguimiento6. Monitoreo de la Relacion Laboral (Mes

9)*Certificado de Nomina Firmado por el

Representante Legal*Certificado Firmado por el Tutor





por el Gestor de Seguimiento7. Monitoreo de la Relacion Laboral (Mes

12)*Certificado de Nomina Firmado por el

Representante Legal*Certificado Firmado por el Tutor

54 PROGRAMAS





por el Gestor de Seguimiento

54.3 Programas de Alianzas Programas de Impacto Social

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Programas de Impacto Social



Externos


Externos



65SISTEMAS

DE GESTION

54 PROGRAMAS

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE PROGRAMAS DE IMPACTO SOCIAL CODIGO: 10520

UBICACIÓN

ESTRUCTURA

ORGANICA: SUB DIRECCION DE ARTICULACION SOCIAL CODIGO: 10500


CentralC.T E D

3 ACTAS




3.36 Actas de Comite del Proyecto


3.75 Actas de Mejoramiento

3.76 Actas de Mesas de Trabajo


8 ASIGNACIONES

8.1Asignacion Auxilio por

Atencion Integral a la Niñez2 8 X X

*Formulario Inscripcion AIN

Jardines*Recibo Servicio Público


*Certificacion de Ingresos de P

adres o Acudientes*Fotocopia Registro Civil

1 4 X X


CODIGO SUBSERIE NOMBRE SUBSERIE/TIPOLOGIA


*Fotocopia Carne Afiliado

CAJASAN y/o SISBEN

*Carta Solicitud Beca

*Registro de Adjudicacion

Anual de Becas

8.2Asignacion Subsidio al

Desempleo (FONEDE)2 8 X X

Postulación Subsidio de

Desempleo

*Formulario Unico de

Postulación Subsidio *Carta Terminacion Contrato

del Desempleado*Declaracion Extrajuicio y/o

Certificado de Pertenencia de

Asociación Escritores, Artístas

*Documento de Identidad del

Postulante

*Certificado Dependencia

Economica*Certificado Caja de

Compensacion *Estudio Postulacion Subsidio

al Desempleo

*Carta y/o Certificado EPS

*Certificado Institución

Educativa*Carta de Beneficiario Traslado

de Bono

*Autorizacion a Terceros*Carta de Renuncia al

Beneficio

*Ficha Verificación de

Informacion al Postulante o

Beneficiario del Subsidio

*Carta de Renuncia o

Aplazamiento a CapactiacionAsignacion

*Cruce de Información

*Archivo Plano

*Archivo Excel

*Recibido Bonos Alimenticio

*Planillas Recibido del Bono

*Soportes Pago EPS y/o

Educacion

*Carta y/o Denuncio de

Perdida de Bono

Seguimiento a Beneficiarios al

Subsidio de Desempleo

*Control Entrega de Bonos en

Custodia

Seguimiento a los beneficiarios

del Subsidio de Desempleo*Novedades en la Asignación

Semestral (Anulación)

*Reporte a Contabilidad

*Arqueo de Bonos




*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

38 INFORMES

38.41

Informes de Gestion al Comite

de Control de la Gestion

(Digital)

1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.42Informes de Gestion al

Consejo (Digital)1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe


*Carta Remisoria

*Informe


Contrato

38.56

Informes de Proyectos

Aprobados por el Consejo

Directivo de CAJASAN

1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe


*Certificacion del Revisor

Fiscal

38.70 Informes Planes de Mejora 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe




*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

49 PLANEACIONES

49.10Planeacion y Ejecucion de

Visitas2 X

54 PROGRAMAS

54.1Programa 40.000 Primer

Empleo2 8 X X

1. Documentacion Inicial

*Hoja de Vida

*Certiificado del PILA

*Calculadora de Vacante

*Carta de Compromiso

*Certificado de Capacitacion

en Habilidades Transversales

2. Documentacion para el

Marco del Convenio

*Camara de Comercio No Mayor

a 30 Dias

*RUT Actualizado

*Copia de Cedula del

Representante Legal

*Antecedentes Fiscales

*Antecedentes Disciplinarios

*Certificado de No

Reorganizacion

*Copia de Planillas de

Seguridad Social de los

Trabajadores*Certificado Bancario

(Reciente)3. Monitoreo de la Relacion

Laboral (Mes 1)

*Marco Convenio Legalizado

*Calculo del Convenio

*Copia Contrato Laboral

*Copia Manual de Funciones

*Carta de Asignacion del Tutor

4. Monitoreo de la Relacion

Laboral (Mes 3)

*Certificado de Nomina

(Firmado por Representante

Legal)

*Certificado del Tutor de Joven

*Planilla de Pago Seguridad

Social

*Encuesta de Satisfaccion

(Aplicada por el Tutor)

*Certiicado de Capacitacion en

Habilidades Transversales

*Certificado de Capacitacion

Interna de la Empresa


Laboral (Mes 6)

Jovenes Vinculados;

*Certificado de Renovacion del

Contrato Laboral por los

siguientes 6 meses


Firmado por el Representante

Legal

*Certificado Firmado por el

Tutor




(Aplicada por los Jovenes del

Programa)

*Certificado de Visita a la

Empresa Firmado por el Gestor

de Seguimiento

Jovenes No Vinculados:

*Certificado de Previo Aviso de

Desvinculacion del Joven



Legal


Tutor


Social*Encuesta de Satisfaccion




Programa)*Certificado de Visita a la


de Seguimiento6. Monitoreo de la Relacion

Laboral (Mes 9)



Legal


Tutor


Social





Programa)



de Seguimiento


Laboral (Mes 12)



Legal


Tutor


Social





Programa)



de Seguimiento

54.3 Programas de Alianzas 1 4 X X



*Formato Informe de

Actividades


Documentos Externos


Documentos Externos



Politica y Calidad

Elaboró: CONVENCIONES






Alba Yaneth Gomez Meza

Gerente Unidad Programas de Impacto Social


VERSIÓN: N° 04

2017

S

A los documentos se les aplica

el proceso de Digitalización

según lo establecido la Circular



firmada por el Presidente y

Jefe de Archivo del Comité de





HOJA ___ 1___ DE ___6_____

DISPOSICIÓN FINAL

OBSERVACIONES











Esta subserie hace referencia a

una herramienta metodológica

de trabajo en el seguimiento a

la gestión. No tiene valores

secundarios por lo que se

procede a eliminar.




PQRS.


















Alba Yaneth Gomez Meza

Gerente Unidad Programas de Impacto Social





Comité de Archivo.












3.18 Actas de Capacitacion Credito Social

3.50 Actas de Comite Primario Credito Social

28.1 Otorgamiento Creditos Persona Natural Credito Social

*Lista de Chequeo

*Solicitud de Credito

*Documento de Identidad Deudor y Codeudor

*Desprendibles dos (2) iltimos Descuentos Nomina

Deudor y Codeudor

*Certificacion Laboral Deudor y Codeudor

*Reporte Centrales de Riesgo

*Novedades (Documentos Adicionales)

*Cotizacion

*Analisis de credito

*Pagare y Carta de Instruccion

*Contrato de Prenda (Vehiculo)

*Cruce de Cuentas

*Orden de Desembolso

*Gestion de Cobro (Sistema SIACC)

28.2 Otorgamientos Creditos sobre Cuota Monetaria Credito Social


*Novedades

*Cotizacion

*Análisis del Credito

*Pagare Cuota Monetaria y Carta de Instrucciones



3 ACTAS

28 CREDITOS

28.3 Otorgamientos Créditos Persona Jurídica Credito Social

*Lista de Chequeo


*Certificado de Camara de Comercio

*Declaracion de Renta y/o Carta No Declarable

*Copia Balance General

*Copia Estado de Resultados*Autoliquidacion (Seguridad Social)

*Reporte de Centrales de Riesgo*Pagare y Carta de Instruccion

*Novedades

*Analisis de Credito

*Pagare y Carta de Instruccion

*Acta de Visita


*Gestion de Cobro (Sistema SIACC)

31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia Credito Social

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

38.48 Informes de Interventoria Credito Social

*Carta Remisoria

*Informe


48.1 Derechos de Peticion Credito Social

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Credito Social

*Solicitud

*Respuesta

38 INFORMES

48

PETICIONES,

QUEJAS, RECLAMOS

Y SUGERENCIAS

31ENTES DE CONTROL

Y VIGILANCIA

28 CREDITOS

48.3 Reclamos Credito Social

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Credito Social

*Solicitud

*Respuesta

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Credito Social






65SISTEMAS

DE GESTION

48

PETICIONES,

QUEJAS, RECLAMOS

Y SUGERENCIAS


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE CREDITO SOCIAL CODIGO: 10530


ORGANICA: SUB DIRECCION DE ARTICULACION SOCIALCODIGO: 10500

Archivo

Gestión

Archivo

CentralC.T E D S

3 ACTAS



28 CREDITOS

28.1Otorgamiento Creditos

Persona Natural2 8 X X

*Lista de Chequeo


*Documento de Identidad

Deudor y Codeudor

*Desprendibles dos (2)

iltimos Descuentos Nomina

Deudor y Codeudor*Certificacion Laboral

Deudor y Codeudor*Reporte Centrales de

Riesgo *Novedades (Documentos

Adicionales)

*Cotizacion

*Analisis de credito

*Pagare y Carta de

Instruccion *Contrato de Prenda

(Vehiculo)*Cruce de Cuentas


*Gestion de Cobro (Sistema

SIACC)




2012-AGN. En la Eliminación se deja en

Acta firmada por el Presidente y Jefe de

Archivo del Comité de Archivo, según lo

Esta serie tiene valores contables. A los

documentos se les aplica el proceso de

Digitalización según lo establecido en el

Estatuto Tributario con el Artículo 771-

1, Ley 6 de 1992 (Art.74) y la Circular

Externa 005 de 2012-AGN. Se establece

su eliminación una vez cumplido sus

valores Administrativos y Contables, en

cumplimiento con la Ley 962 de 2005

(Art. 28), se deja en Acta firmada por el

Presidente y Jefe de Archivo del Comité



General de la Nación. Codigo del

Comercio Art. 60 y Estatuto Organico

del Sistema Financiero Art. 96

2 8 X X

1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___3_____


SUBSERIE/TIPOLOGIA


OBSERVACIONES

28.2Otorgamientos Creditos

sobre Cuota Monetaria


*Novedades

*Cotizacion

*Análisis del Credito

*Pagare Cuota Monetaria y

Carta de Instrucciones


28.3Otorgamientos Creditos

Persona JurIdica

*Lista de Chequeo


*Certificado de Camara de

Comercio

*Declaracion de Renta y/o

Carta No Declarable

*Copia Balance General

*Copia Estado de

Resultados

*Autoliquidacion (Seguridad

Social)

*Reporte de Centrales de

Riesgo

*Pagare y Carta de

Instruccion

*Novedades

*Analisis de Credito

*Pagare y Carta de

Instruccion

*Acta de Visita


*Gestion de Cobro (Sistema

SIACC)




*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

38 INFORMES





Archivo.











Presidente y Jefe de Archivo del Comité



General de la Nación. Codigo del

Comercio Art. 60 y Estatuto Organico

del Sistema Financiero Art. 96

2 8 X X











2 8 X X


*Carta Remisoria

*Informe


Contrato




*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta



Calidad2 8 X X

*Formato Informe de

Actividades


Documentos Externos


Documentos Externos

*Listado Maestro de

Registros


Politica y Calidad

Elaboró: s CONVENCIONES






Diana Marcela Camacho

Gerente Unidad de Credito Social






Aplicativo Eureka, se eliminan despues

de dar respuesta a las PQRS.





Eliminación se deja en Acta del Comité



CÓDIGO DE SERIE SERIE CODIGO SUBSERIE/TIPOLOGiA DEPENDENCIA

3 ACTAS 3.50 Actas de Comite Primario Gestion Comercial


Control y VigilanciaGestion Comercial

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

38.40 Informes de Gestion Gestion Comercial

*Carta Remisoria

*Informe

38.48 Informes de Interventoria Gestion Comercial

*Carta Remisoria

*Informe


46.1 Novedad de Empleados

*Formato de Control

46.4 Novedades del Trabajador

*Incapacidades de Trabajador

*Certificaciones Bancarias

Trabajador y/o Embargos

46 NOVEDADES

38 INFORMES

31

ENTES DE

CONTROL Y

VIGILANCIA


*Solicitudes Varias (Certificados

Escolares, Discapacidad,

Defuncion Trabajador y/o

Personas a Cargo)

*Cartas Autorizacion Trabajador

y/o Embargos

*Retiros Personas a Cargo

*Cambios Medio de Pago

*Novedades Trabajador y/o

Nominas

*Pago Cuota Monetaria

(Reintegros y Demandas

Judiciales Aportes)

*Actualizacion de Datos

Trabajador y/o Persona a Cargo

48.1 Derechos de Peticion Gestion Comercial

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Gestion Comercial

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Gestion Comercial

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Gestion Comercial

*Solicitud

46 NOVEDADES

48

PETICIONES,

QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

*Respuesta

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Gestion Comercial

*Formato Informe de

Actividades


Documentos Externos


Documentos Externos



Politica y Calidad

70.1 Visitas Gestion Comercial

*Informe de Visitas (Formato de

Visita)

70 VISITAS

65SISTEMAS DE

GESTION

48

PETICIONES,

QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE GESTION COMERCIAL CODIGO: 10610

UBICACIÓN

ESTRUCTURA SUB DIRECCION DE SERVICIO SOCIAL CODIGO: 10500


CentralC.T E D S

3 ACTAS





*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

38 INFORMES


*Carta Remisoria

*Informe


Contrato

46 NOVEDADES

46.1 Novedad de Empleados 2 3 X X X

*Formato de Control

46.4Novedades del

Trabajador2 3 X X X

*Incapacidades de

Trabajador



Por tratarse de documentos que

tienen que ver con la mision

dela entidad dentro de la

evolución administrativa, al

finalizar su tiempo de retención

en el Archivo Central, se hace

selección por muestreo

aleatorio del 2% para

Conservación Total en el

Archivo Histórico, los

documentos sobrantes de este

proceso se eliminan dejando

Acta firmada por el Presidente

y Jefe de Archivo del Comité de

















HOJA ___ 1___ DE ___2____


SUBSERIE/TIPOLOGIA


OBSERVACIONES

*Solicitudes Varias

(Certificados Escolares,

Discapacidad, Defuncion

Trabajador y/o Personas a

Cargo)

*Cartas Autorizacion




*Novedades Trabajador

y/o Nominas



Judiciales Aportes)


Trabajador y/o Persona a

Cargo

48

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta



Calidad2 8 X X

*Formato Informe de

Actividades


Documentos Externos





Comité de Archivo.

Por tratarse de documentos que

tienen que ver con la mision

dela entidad dentro de la

evolución administrativa, al

finalizar su tiempo de retención

en el Archivo Central, se hace

selección por muestreo

aleatorio del 2% para

Conservación Total en el

Archivo Histórico, los

documentos sobrantes de este

proceso se eliminan dejando

Acta firmada por el Presidente

y Jefe de Archivo del Comité de







PQRS.


Documentos Externos

*Listado Maestro de

Registros


Politica y Calidad







Maria Margarita

Gerente Unidad de Gestion Comercial





Comité de Archivo.


3.16 Actas de Boletin Encaja Comunicaciones

3.18 Actas de Capacitacion Comunicaciones

3.39 Actas de Comite Editorial Comunicaciones

3.50 Actas de Comite Primario Comunicaciones

3.53 Actas de Compromiso Comunicaciones

3.64Actas de Equipo de

ComunicacionesComunicaciones

3.90Actas de Reuniones Unidades de

CAJASANComunicaciones

12 BOLETINES 12.1 Boletines de Prensa Comunicaciones

31.1Requerimientos Entes de Control

y VigilanciaComunicaciones

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

37.1Autorizacion Uso de Imagen

PersonalComunicaciones

37.2 Archivos Fotograficos Comunicaciones

37.3Diseño y Produccion de Material

ImpresoComunicaciones

*Portafolio de Servicios

*Machote Aprobado

3 ACTAS

31

ENTES DE

CONTROL Y

VIGILANCIA


37IMAGEN

CORPORATIVA

37.4 Elementos Publicitarios Comunicaciones

*Piezas Publicitarias Graficas

38.48 Informes de Interventoria Comunicaciones

*Carta Remisoria

*Informe


48.1 Derechos de Peticion Comunicaciones

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Comunicaciones

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Comunicaciones

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Comunicaciones

*Solicitud

*Respuesta

53.1 Articulos Corporativos Comunicaciones

53.2 Banco de Fotografias Comunicaciones

*Registro Fotografico de Eventos

53.3 Folletos Corporativos Comunicaciones

53.4 Publicaciones Corporativas Comunicaciones

53.5 Revistas Corporativas Comunicaciones

56.1 Propuestas Comerciales Comunicaciones

*Orden de Publicidad

53PRENSA

CORPORATIVA

56 PROPUESTAS

38 INFORMES

48

PETICIONES,

QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

37IMAGEN

CORPORATIVA

*Copias de la Contratación con

Medios Masivos


*Recepcion de Solicitud del

Servicio

*Planilla Solicitud del Servcio

*Planifiacion del Servicio

56.2Propuestas de Participacion en

EventosComunicaciones

60.10

Registros de Eventos

Institucionales en Medios

Audiovisuales

Comunicaciones

60.18Registro de Marcas Propias

CAJASANComunicaciones

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Comunicaciones



Documentos Externos


Documentos Externos



Calidad

56 PROPUESTAS

60 REGISTROS

65SISTEMAS

DE GESTION


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE COMUNICACIONES CODIGO: 10620

UBICACIÓN

ESTRUCTURA SUB DIRECCION DE SERVICIO SOCIAL CODIGO: 10600


CentralC.T E D S

3 ACTAS

3.16 Actas de Boletin Encaja


3.39 Actas de Comite Editorial


3.53 Actas de Compromiso


Comunicaciones

3.90Actas de Reuniones

Unidades de CAJASAN

12 BOLETINES

1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___3_____


SUBSERIE/TIPOLOGiA


OBSERVACIONES



según lo establecido la


AGN. En la Eliminación se deja

en Acta firmada por el

Presidente y Jefe de Archivo

del Comité de Archivo, según

lo establece el Acuerdo 039-

2002 del AGN-Archivo General

de la Nación.

12.1 Boletines de Prensa 3 7 X X

Esta serie hace referencia a

los Comunicados de Prensa en

diferentes géneros

periodísticos y formatos. Esta

serie es considerada de

actividades y misional, se

establece su conservación

total ya que es parte del

patrimonio histórico, cultural

e investigativo de CAJASA de

acuerdo a la Ley 594 de 2000,

artículo 19, parágrafo 2. Por

ser una serie documental

considerada de valor 31 ENTRES DE CONTROL



*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

37 IMAGEN CORPORATIVA

37.1Autorizacion Uso de

Imagen Personal

37.2 Archivos Fotograficos

37.3Diseño y Produccion de

Material Impreso


*Machote Aprobado

37.4 Elementos Publicitarios 3 7 X X

*Piezas Publicitarias

Graficas38 INFORMES


*Carta Remisoria

*Informe


Contrato

48

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


Jurídico, Legal y


desarrolla valores






diferentes géneros







e investigativo de CAJASA de

acuerdo a la Ley 594 de 2000,

artículo 19, parágrafo 2. Por

ser una serie documental

considerada de valor

3 7 X X



perder sus valores primarios

se digitaliza y se elimina

dejando un Acta del Comité

de Archivo.


*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

53 PRENSA CORPORATIVA

53.1 Articulos Corporativos

53.2 Banco de Fotografias

*Registro Fotografico de

Eventos

53.3 Folletos Corporativos

53.4Publicaciones

Corporativas

53.5 Revistas Corporativas

56 PROPUESTAS

56.1 Propuestas Comerciales 2 X

*Orden de Publicidad

*Copias de la Contratación

con Medios Masivos


*Recepcion de Solicitud

del Servicio

*Planilla Solicitud del

Servcio

*Planifiacion del Servicio

56.2Propuestas de

Participacion en Eventos2 X

60 REGISTROS

X

Esta subserie hace referencia

a una herramienta

metodológica de trabajo en el

seguimiento a la gestión. No

tiene valores secundarios por

lo que se procede a eliminar.



diferentes géneros







3 7 X X

3 7 X




PQRS.

60.10

Registros de Eventos

Institucionales en Medios

Audiovisuales

60.18Registro de Marcas

Propias CAJASAN



Calidad2 8 X X

*Formato Informe de

Actividades


Documentos Externos


Documentos Externos

*Listado Maestro de

Registros


Politica y Calidad







Jalia Bibiana Guacaneme

Gerente Unidad de Comunicaciones

Esta subserie hace referencia

a una herramienta

metodológica de trabajo en el

seguimiento a la gestión. No

tiene valores secundarios por

lo que se procede a eliminar.



valores primarios se digitaliza

y se elimina dejando un Acta



3.18 Actas de Capacitacion Recreacion, Deportes y Hoteleria

3.50 Actas de Comite Primario Recreacion, Deportes y Hoteleria

3.57 Actas de Consejo Recreacion, Deportes y Hoteleria

3.61 Actas de Entrega de Cargo Recreacion, Deportes y Hoteleria

3.77 Actas de Plenaria Recreacion, Deportes y Hoteleria

17.1 Presupuesto de Cobertura Recreacion, Deportes y Hoteleria

17.2 Seguimiento de Cobertura Recreacion, Deportes y Hoteleria

25.15 Control de Mantenimiento Físico Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Cronograma de Mantenimiento

*Control de Mantenimiento de

Aseo

*Control Mantenimiento de

Piscinas-Certificado de Piscina

25 CONTROLES

3 ACTAS

17 COBERTURA


*Control Medicion del PH

*Monitoréo de Caracteristicas del

Hotel

*Control de Plagas

25.25 Control de Reservas Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Control de Reserva de Huespedes

*Registro de Ingreso de Huespedes

25.31 Control en Costos y BPM Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Control Materia Prima no

Perecedera

*Control de Temperatura

*Bajas de MercancIa

*Plan de Alimentación Cocina

*Control de Calidad Alimentos

*Control de Comandas

Restaurante

25.40 Control Mantenimiento Aseo Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Plan de Aseo por Zonas

*Lista Verificacion

Mantenimiento Sede

*Lista Verificacion de Salones

*Lista Verificacion Aseo en Baños

25 CONTROLES

25.43Control Planta de Tratamiento

de Agua ResidualRecreacion, Deportes y Hoteleria

*Lista de Chequeo

*Medicion Diaria de Parametros

25.49

Control Servicios de Alquileres

y/o Prestamos de Espacios o

Implementos Deportivos

Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Prestamos Equipos e Insumos

Electricos Salones

*Control Prestamos de Juegos

*Prestamos Implementos

Deportivos

*Control Reserva de Salones

*Alquiler de Salones y Auditorios

*Reserva de Espacios de la Sede


Control y VigilanciaRecreacion, Deportes y Hoteleria

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

35.2 Gestion de Redes y Alianzas Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Seleccion Red Persona Natural

*Seguimiento a Proveedores

35 GESTIONES

31

ENTES DE

CONTROL Y

VIGILANCIA

25 CONTROLES

*Evaluacion Red Persona Natural

35.3Gestion de Alojamiento por

Intercambio Cajas de

Compensacion

Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Solicitud de Alojamiento por

Intercambio

*Carta de Presentacion del

Cliente

*Evaluacion Satisfacción del

Cliente Alojamiento

35.6 Gestion de Redes y Alianzas Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Seleccion Red Persona Natural


*Evaluacion Red Persona Natural

35.7 Gestion de Restaurantes Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Solicitudes de Restaurante

*Apoyo Logistico

35.10 Gestion Hotelera Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Planeacion Mensual de Eventos

*Logistica de Eventos

*Entrega Recepcion de Salones

35.11 Gestion Logistica Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Apoyo Logistico

35 GESTIONES

*Asistencia Sedes

*Control Anulacion Facturas

36.19Historias Participantes Escuelas

DeportivasRecreacion, Deportes y Hoteleria

*Formato de Inscripcion

*Formato Compromiso de

Vinculacion

*Formato Autorizacion de Abeas

Data

*Formato Autorizacion Registro

Fotografico

*DI

38.48 Informes de Interventoria Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Carta Remisoria

*Informe


38.66 Informes Mensuales Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Carta Remisoria

*Informe

48.1 Derechos de Peticion Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Recreacion, Deportes y Hoteleria

48

PETICIONES,

QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

38 INFORMES

36 HISTORIAS

35 GESTIONES

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Solicitud

*Respuesta

49.8Planeacion Operativa

Alojamiento Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Reservas

*Registro de Ingreso de Huespedes

*Control Objetos Olvidados

*Rotacion de Colchones

*Limpieza y Desinfeccion Diaria

54.2 Programas de Adulto Mayor Recreacion, Deportes y Hoteleria


*Cronograma de Actividades

*Asistencia Semanal

*Encuesta de Satifaccion Cliente

Adulto Mayor


49 PLANEACIONESS

54 PROGRAMAS

48

PETICIONES,

QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

54.10Programas de Escuelas

DeportivasRecreacion, Deportes y Hoteleria


*Asistencia

*Diagnostico Seguimiento y

Evaluacion Deportiva

*Control Escuelas Deportivas

*Aplicacion de Excedentes

*Ejecucion Ajuste 55%

*Encuesta de Satifaccion Cliente

Escuelas de Formacion Deportiva


54.11 Programas de Eventos Turisticos Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Recepcion Solicitud del Servicio

*Cotizaciones

*Carta Aceptacion de Actividad

del Cliente

*Planificacion del Servicio

*Confirmacion Logistica

*Boucher

*Recomendaciones Guia en el

Evento

*Acta de Entrega de la Actividad

*Listado

*Polizas de Seguro

54 PROGRAMAS

*Evaluacion Satisfaccion del

Cliente Operador Turistico

*Facturacion y Pago

54.12 Programas de Olimpiadas Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Control Entrega de Invitacion

Participacion

*Carta o Correo de Aceptacion

Participacion de Empresa

*Inscripcion

*Copia Factura

*Acta Reunion de Congreso

*Programacion

*Planilla de Resultados

*Acta de Entrega de Premios


*Encuestas Olimpiadas

Interempresas

54.14 Programas de Torneos Abiertos Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Control Entrega de Invitacion

Participacion

*Carta o Correo de Aceptacion

*Inscripcion

*Copia Factura

*Acta Reunion de Congreso

*Programacion

*Planilla de Resultados

54 PROGRAMAS

*Acta de Entrega de Premios


*Encuestas Satisfaccion Cliente

Olimpiadas Interempresas Torneo

Abierto

54.17 Programa Vacaciones Deportivas Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Inscripcion

*Asistencia

*Validacion de Ruta


*Encuesta Satisfaccion Cliente

Vacaciones Deportivas

54.18Programa Vacaciones

RecreativasRecreacion, Deportes y Hoteleria

*Inscripcion

*Asistencia Semanal

*Validacion de Ruta


*Encuesta Satisfaccion Cliente

Vacaciones Recreativas

59.7Proyectos de Recreacion y

DeportesRecreacion, Deportes y Hoteleria

*Ficha Formulacion de Proyectos

*Cronograma del Proyecto

*Reporte de Novedades

*Entregables Proyecto

59 PROYECTOS

54 PROGRAMAS

60.11Registros de Huespedes

Nacionales y/o ExtranjerosRecreacion, Deportes y Hoteleria

60.23 Registros de Redes y Alianzas Recreacion, Deportes y Hoteleria

60.28Registros Ingreso de Usuarios

Sedes RecreacionalesRecreacion, Deportes y Hoteleria

*Reserva Hospedaje

*Registro Ingreso de Huespedes

*Apoyo Logistico

*Paz y Salvo

60.29 Registros Nacionales de Turismo Recreacion, Deportes y Hoteleria

*Inscripcion

*Registro Nacional de Turismo

60.30Registros Servicios de

Enfermeria Sede RecreacionalRecreacion, Deportes y Hoteleria

*Registro de Actividades Sede

Recreativa

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Recreacion, Deportes y Hoteleria



Documentos Externos


Documentos Externos

65SISTEMAS DE

GESTION

60 REGISTROS

*Listado Maestro de Registros*Formato de Medicion de Politica

y Calidad

65SISTEMAS DE

GESTION


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE RECREACION, DEPORTE Y HOTELERIA CODIGO: 10630


ORGANICA: SUB DIRECCION DE SERVICIO SOCIAL CODIGO: 10600


CentralC.T E D S

3 ACTAS



3.57 Actas de Consejo

3.61 Actas de Entrega de Cargo

3.77 Actas de Plenaria

17 COBERTURA

17.1 Presupuesto de Cobertura

17.2 Seguimiento de Cobertura

25 CONTROLES

25.15Control de Mantenimiento

Físico2 X

*Cronograma de

Mantenimiento

*Control de Mantenimiento

de Aseo

*Control Mantenimiento de

Piscinas-Certificado de

Piscina

*Control Medicion del PH

*Monitoréo de

Caracteristicas del Hotel

*Control de Plagas

Esta subserie hace

referencia a una


de trabajo en el


No tiene valores


procede a eliminar.






En la Eliminación se deja en

Acta firmada por el

Presidente y Jefe de

2 1 X X






1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___4_____


SUBSERIE/TIPOLOGiA


OBSERVACIONES

25.25 Control de Reservas 2 X

*Control de Reserva de

Huespedes

*Registro de Ingreso de

Huespedes

25.31 Control en Costos y BPM 2 X

*Control Materia Prima no

Perecedera

*Control de Temperatura

*Bajas de MercancIa

*Plan de Alimentación

Cocina

*Control de Calidad

Alimentos

*Control de Comandas

Restaurante

25.40Control Mantenimiento

Aseo2 X

*Plan de Aseo por Zonas

*Lista Verificacion

Mantenimiento Sede

*Lista Verificacion de

Salones

*Lista Verificacion Aseo en

Baños

25.43

Control Planta de

Tratamiento de Agua

Residual

2 X

*Lista de Chequeo

*Medicion Diaria de

Parametros

25.49

Control Servicios de

Alquileres y/o Prestamos

de Espacios o

Implementos Deportivos

2 X

*Prestamos Equipos e

Insumos Electricos Salones

*Control Prestamos de

Juegos

Esta subserie hace

referencia a una


de trabajo en el


No tiene valores


procede a eliminar.

*Prestamos Implementos

Deportivos

*Control Reserva de

Salones

*Alquiler de Salones y

Auditorios

*Reserva de Espacios de la

Sede




*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

35 GESTIONES

35.2Gestion de Redes y

Alianzas2 3 X X

*Seleccion Red Persona

Natural

*Seguimiento a

Proveedores

*Evaluacion Red Persona

Natural

35.3

Gestion de Alojamiento

por Intercambio Cajas de

Compensacion

2 3 X X

*Solicitud de Alojamiento

por Intercambio

*Carta de Presentacion del

Cliente

*Evaluacion Satisfacción

del Cliente Alojamiento

35.6Gestion de Redes y

Alianzas2 3 X X

*Seleccion Red Persona

Natural







Acta firmada por el



Archivo, según lo establece

el Acuerdo 039-2002 del

AGN-Archivo General de la

Nación.






de Archivo.

Esta subserie hace

referencia a una


de trabajo en el


No tiene valores


procede a eliminar.

*Seguimiento a

Proveedores

*Evaluacion Red Persona

Natural

35.7 Gestion de Restaurantes 2 3 X X

*Solicitudes de Restaurante

*Apoyo Logistico

35.10 Gestion Hotelera 2 3 X X

*Planeacion Mensual de

Eventos

*Logistica de Eventos

*Entrega Recepcion de

Salones

35.11 Gestion Logistica 2 3 X X

*Apoyo Logistico

*Asistencia Sedes

*Control Anulacion

Facturas

36 HISTORIAS

36.19Historias Participantes

Escuelas Deportivas4 6 X X


*Formato Compromiso de

Vinculacion

*Formato Autorizacion de

Abeas Data

*Formato Autorizacion

Registro Fotografico

*DI

38 INFORMES


*Carta Remisoria

*Informe


Contrato

38.66 Informes Mensuales 2 X

*Carta Remisoria

Esta subserie hace

referencia a una


de trabajo en el


Jurídico, Legal y


desarrolla valores


digitalizar y eliminar. En

la Eliminación se deja en

Acta del Comité de




Nación.


Jurídico, Legal y


desarrolla valores










Acta firmada por el






Nación.

*Informe

48

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS48.1 Derechos de Peticion 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta



Calidad2 8 X X

*Formato Informe de

Actividades


Documentos Externos


Documentos Externos

*Listado Maestro de

Registros


Politica y Calidad







Leidy Marcela Carvajal

Gerente Unidad de Recreacion Deportes y Hoteleria

Documentos electronicos en

el Aplicativo Eureka, se








de Archivo.

Esta subserie hace

referencia a una


de trabajo en el

CÓDIGO DE


2.2.Acreditacion para Funcionamiento como

Establecimiento EducativoEducacion Formal

*Acta de Inicio Contrato de Aporte con ICBF

*Certificacion de Bomberos *Certificaciones de Calidad

*Certificaciones y Licencias de Uso y

Funcionamiento de Infraestructura

*Concepto Sanitario

*Concepto Uso del Suelo

*Contrato de Aporte con ICBF

*Documentos Legales

*Escritura

*DANE

*Aprobacion de Costos Educativos

*Registro SIMAD

*PEI (Proyecto Educativo Institucional)

*Resoluciones Secretaria de Educacion

3.18 Actas de Capacitacion Educacion Formal

3.20 Actas de Comite Educacion Formal

3.23 Actas de Comite Consejo Directivo Educacion Formal

3.24 Actas de Convivencia Escolar Educacion Formal

3.29 Actas de Convivencia Escolar y Pedagogica Educacion Formal

3.41Actas de Comite Evaluacion y Promocion de

Centros EducativosEducacion Formal

3.49 Actas de Comite Paritario (SG SST) Educacion Formal

3.50 Actas de Comite Primario Educacion Formal

3.52 Actas de Comportamiento Educacion Formal

3.58 Actas de Consejo Academico Educacion Formal

3.59 Actas de Consejo Directivo Escolar Educacion Formal

2 ACREDITACIONES

3 ACTAS


3.66 Actas de Estandares de Calidad (ICBF) Educacion Formal

3.67 Actas de FONIÑEZ Educacion Formal

3.70 Actas de Informe de Satisfaccion al Cliente Educacion Formal

3.72 Actas de Izada de Bandera Educacion Formal

3.82 Actas de Recuperacion Educacion Formal

3.87 Actas de Reunion Padres de Familia Educacion Formal

3.96 Actas de Visita de Supervision Educacion Formal

3.106 Actas Proceso de Seleccion Niñas y Niños Educacion Formal

25.1 Control Bitacora de Medicamentos Educacion Formal

25.2 Control de Aguas Educacion Formal

*Monitoreo Cracteristicas del Agua

*Mantenimiento Tanques y Filtros

25.13 Control de Inventarios Educacion Formal

25.17 Control de Mantenimientos Educacion Formal

25.26 Control de Servicio No Conforme Educacion Formal

25.30 Control de Vectores Educacion Formal

*Registro Semanal Estado Control de Plagas

*Diagnostico Estado Control de Plagas

25.32 Control Entrega de Bienestarina a Beneficiarios Educacion Formal

25.33 Control Entrega de Material Pedagogico Educacion Formal

25.34Control Evaluacion Organoleptica de

Preparaciones Educacion Formal

25.35 Control Faltantes de Mercado Educacion Formal

25.36 Control Fichas Tecnicas e Insumos de Aseo Educacion Formal

25.37Control Gestion y Articulacion de Entes

TerritorialesEducacion Formal

25.38 Control Insumos Educacion Formal

*Botiquin

*Material Pedagogico

3 ACTAS

25 CONTROLES

25.39 Control Limpieza y Desinfeccion Educacion Formal

Registro de verificación de limpieza y

desinfecciónCronograma de desinfectantes

25.41 Control Muestras Microbiologicas de Alimentos Educacion Formal

25.44 Control Porcion Servida de Alimentos Educacion Formal

25.45 Control Prestamo Sala de Informatica Educacion Formal

*Formato de Horarios

*Formato Prestamo Activos Fijos

*Formato Préetamo Areas Especializadas

25.46 Control Recoleccion Manejo de Residuos Educacion Formal

*Registro Recoleccion Manejo de Residuos

25.48 Control Semanal de Alimentos Educacion Formal

25.50Control Soporte de Bienestarina Unidad de

Ejecucion Educacion Formal

25.51 Control Temperaturas Educacion Formal

31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia Retail

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

32.1 Evaluacion del Servicio Educacion Formal

*Visitas Cajasan

*Visitas de Foniñez

32.2 Evaluacion del Servicio Academico Educacion Formal

*Seguimiento por Asignatura

*Lista de Verificacion de Caliificaciones

*Seguimiento a Estudiantes con Bajo Rendimiento

Academico32.3 Evaluacion del Servicio Educativo Educacion Formal

*Evalucion de Desempeño del Docente

*Evalucion Institucional

36.3 Historias Clinicas de Estudiantes Educacion Formal

36 HISTORIAS

32 EVALUACION

31

ENTES DE

CONTROL Y

VIGILANCIA

25 CONTROLES

*Hoja de Remision

*Ficha de Orientacion

*Atencion Consulta Psicologica

*Historia Clinica

*Hoja Seguimiento

*Pruebas Psicologicas Aplicadas

*Resultados de Remisiones a Especialistas

36.12Historias Estudiantes Educacion Basica

Primaria, Secundaria y Media TecnicaEducacion Formal

*Formulario Inscripcion

*Copia Documento de Identidad

*Copia Observador (Cuando Aplique)

*Certificado Estudios

*Entrevista Ingreso

*Matriz Resultado Entrevista

*Orden Matricula

*Copia Contrato Prestacion Servicios Educativos

*Pagaré

*Carta Autorizacion Pagare

*Autorizacion Consultas Centrales de Riesgos

*Autorizacion Uso Fotografias de Menores

*Paz y Salvo

*Constancia Retiro SIMAT

*Copia de Documento Identidad del Obligado

Principal (Responsable)*Copia de Documento Identidad Deudor Solidario

*Actas Convivencia Escolar

*Resoluciones Rectoriales

36.13Historias Estudiantes Educacion Formal de

AdultosEducacion Formal


*Fotografias

*Prueba Clasificatoria (Primaria)

*Certificado Estudios (4ª Primaria)

*Orden Matricula


*Pagaré


36 HISTORIAS



*Paz y Salvo*Copia de Documento Identidad del Obligado



*Formato de Anecdotario


36.14 Historias Estudiantes Jardines en Convenio Educacion Formal


*Acta Compromiso Padres de Familia


*Copia Registro Civil

*Criterio de Priorizacion

*Afiliacion Seguridad Social

*Copia Carne Vacunas

*Copia Carne Crecimiento y Desarrollo

*Certificado Medico

*Carta Dental

*Copia Documento Identidad Padres de Familia

*Copia Recibo Servicio Publico

*Ficha de Caracterizacion

*Rejilla Talla y Peso

*Formato de Observacion

*Escala Valoracion Cualitativa Individual

*Orden Matricula No Hogar


*Autorizacion de consultas a las centrales de

riesgos


*Paz y Salvo



Principal (Responsable)

36 HISTORIAS

*Copia de Documento Identidad Deudor Solidario

*Actas Comite Conciliacion Disciplinaria


36.15 Historias Estudiantes Preescolar Educacion Formal

*Formulario de inscripcion

*Fotocopia de Registro Civil

*Fotocopia Carne Vacunas

*Certificado Medico

*Fotocopia Carne Crecimiento y Desarrollo

*Carta Dental con Esquema

*Constancia de Retiro SIMAT (Desde Prejardin)

*Carta Visual (Desde Jardin)

*Entrevista de Ingreso

*Orden de Matricula


*Pagare

*Carta Autorizacion Pagaré



*Paz y Salvo




*Actas Comite Conciliacion Disciplinaria


38.47 Informes de Indice Sintetico Calidad Educativa Educacion Formal

*Carta Remisoria

*Informe

38.48 Informes de Interventoria Educacion Formal

*Carta Remisoria

*Informe


38.64 Informes FONIÑEZ Educacion Formal

38 INFORMES

36 HISTORIAS

*Carta Remisoria

*Informe

38.71Informes Tecnicos, Administrativos y

FinancierosEducacion Formal

*Carta Remisoria

*Informe

41.1 Libro de Calificaciones Educacion Formal

41.4 Libro Diario de Clase o Diario de Campo Educacion Formal

48.1 Derechos de Peticion Educacion Formal

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Eduacion Formal

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Educacion Formal

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Educacion Formal

*Solicitud

*Respuesta

49.5 Planeacion de servicios Jardines Convenio Educacion Formal

*Cronogramas

*Lista de Chequeos

*Seguimiento de Aula

54.6Programas de Capacitacion Afiliados y

ParticularesEducacion Formal

*Inscripciones

*Matricula

*Registro Diario de Clases

*Registro Diario de Asistencia

*Control Mensual de Asistencia

*Control de Evaluaciones

*Informe Final

54 PROGRAMAS

41 LIBROS

48

PETICIONES,

QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

38 INFORMES

54.7 Programas de Capacitación a Beneficiarios Educacion Formal

*Convocatoria

*Oferta Cursos




54.8 Programa de Capacitacion Talento Humano Educacion Formal

*Planeaciones

*Formato de Capacitaciones

*Evaluación del Evento Formativo

54.9 Programa de Emergencias y Evacuacion Educacion Formal

*Plan de Emergencias y Evacuacion

*Simulacros de Evacuacion

*Capacitaciones a Brigaditas

*Conformación de Brigadistas

54.15 Programa Formacion para Familias Educacion Formal

*Planeacion

*Registro de Asistencia

*Evaluacion del Evento Formativo

54.16 Programa Jornada Escolar Complementaria JEC Educacion Formal

*Presentacion de la Ficha Tecnica de las

Propuestas

*Evidencias de la Ejecucion

55.1 Promocion y Proclamacion de Estudiantes Educacion Formal

*Acta Genereral de Graduacion de Bachilleres

*Libro de Registro de Diplomas de Bachilleres

57.1Protocolizacion Nomina de Secretaria de

EducacionEducacion Formal

*Escritura de Protocolizacion

*Formatos Protocolizacion de Nomina

57.2 Protocolo de Salud y Nutricion Educacion Formal

*Protocolo

*Protocolo de Seguridad y Procedimientos para

Casos Fortuitos

59.10 Proyecto Educativo Institucional - PEI Eduacion Formal

59 PROYECTOS

57 PROTOCOLOS

55 PROCLAMACION

54 PROGRAMAS

*Proyecto Educativo Institucional - PEI

*Estructuras Curriculares

*Plan de Estudios

*Resolucion Aprobacion

*Proyectos Academicos

*Proyecto de Aula de Aprovechamiento de Tiempo

Libre*Programa de Educacion para la Sexualidad y

Construccion de la Ciudadania*Programa para la Educacion y el Ejercicio de los *Proyecto Etica y Valores

*Proyecto Democracia

*Programa Educacion Ambiental

*Proyecto de Educacion Vial

*Proyecto de Educacion Financiera

*Proyecto Pedagogico

*Actas PEI

50.11 POAI-Plan Operativo de Atencion Integral Educacion Formal

*Matrices del POAI

*Actas

60.1 RAM-Registro Asistencia Mensual Educacion Formal

60.2Registro de Remisiones de Niños y Niñas ICBF -

SNBF Educacion Formal

*Libro de Registro de Huespedes

*Estadíiticas

*Libro Registro de Huespedes

*SCH Sistema Control Hotelero

*Estadíiticas

60.4 Registros Atencion y Estimulacion Educacion Formal

60.5 Registros de Atencion Psicologia Educacion Formal

60.9 Registros de Entrada y Salida del Personal Educacion Formal

60.12 Registros de Visitantes Educacion Formal

60.13 Registros Niños y Niñas (Salida fuera horario) Educacion Formal

60.14 Registros Visitas Domiciliarias Educacion Formal

60.15 Rregistros Atencion Salud y Nutricion Educacion Formal

60.20Registro de Novedades y Situaciones Especiales

de los Niños y Niñas Educacion Formal

*Bitacora de Novedades y Situaciones Especiales

de Niños y Niñas

60 REGISTROS

59 PROYECTOS

60.26 Registros de Visitantes Educacion Formal

61 REPORTES 61.1 Reportes de Novedades Educacion Formal

63.2 Seguimiento a Estudiantes Educacion Formal

*Prueba de Dagnostico por Asignatura


*Control de Asistencia Diaria

*Actas

*Autoevalucion de Desempeño

*RAM-Registro de Asistencia Mensual

*Niños y Niñas Retirados

*Directorio de Niños y Niñas

*Seguimiento Novedades Niños y Niñas

63.3 Seguimiento al Diseño Curricular Educacion Formal

*Acta de Consejo de Academico

*Esquema de Dimensiones Obligatorias para

Preescolar

*Esquema de Areas Academicas Obligatorias y

Optativas para Educacion Basica y Media Tecnica*Esquema de Areas Academicas Obligatorias y

Optativas para Educacion Formal de Adultos

*Diseño General de Planes Especiales de Apoyo

*Informes de Avance de Proyectos

*Plan de Estudio

*Plan de Area o Dimension

*Formulacion de Proyectos

*Tecnologia de Informacion y su Impacto en los

63.4 Seguimiento a la Cobertura Educacion Formal

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Educacion Formal





*Formato de Medicion de Politica y Calidad65SISTEMAS DE

GESTION

60 REGISTROS

63 SEGUIMIENTOS

65.3Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el

Trabajo Educacion Formal

*Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo

*Planeaciones Actividades de Bienestar

*Capacitaciones Talento Humano

67.1 Aprobacion de Tarifas Educacion Formal

*Acta Aprobacion Tarifas de Consejo Directivo

*Certificacion Revisoria Fiscal

*Certificacion Contable

*Circular Rectorial del Cronograma de Matriculas

*Circular Rectorial del Calendario Academico

*Cicular de Aprobacion Institucion

*Indice Sintetico de Calidad

*Aplicativo Electronico de Autoevaluacion

*Circular Aprobacion Tarifas

67 TARIFAS

65SISTEMAS DE

GESTION


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE EDUCACION FORMAL CODIGO: 10640



Archivo

Gestión

Archivo

CentralC.T E D S

2.2

Acreditacion para

Funcionamiento como

Establecimiento Educativo

2 4 X

*Acta de Inicio Contrato de

Aporte con ICBF

*Certificacion de Bomberos

*Certificaciones de Calidad

*Certificaciones y Licencias de

Uso y Funcionamiento de

Infraestructura*Concepto Sanitario



*Documentos Legales

*Escritura

*DANE

*Aprobacion de Costos

Educativos

*Registro SIMAD

*PEI (Proyecto Educativo *Resoluciones Secretaria de

Educacion

3 ACTAS


3.20 Actas de Comite

3.23Actas de Comite Consejo

Directivo

1 4 X X



establecido la Circular Externa 005

de 2012-AGN. En la Eliminación se

deja en Acta firmada por el Documentos con valor




Eliminación se deja en Acta del

Comité de Archivo, según lo

establece el Acuerdo 039-2002 del

AGN-Archivo General de la Nación.

A partir de la fecha de egreso del

estudiante, se mantendrá el

expediente en el Archivo de

Gestión, con fines de verificación

de antecedentes para la

3 7 X X


HOJA ___ 1___ DE ___3____

CODIGO SERIE Y

SUBSERIE

NOMBRE SERIE,

SUBSERIE/TIPOLOGiA


OBSERVACIONES

Esta subserie es considerada de

carácter Administrativo y con

valores secundarios como

testimonio de la gestion de la

entidad, se establece su

Conservación Total de acuerdo a la

Ley 594 de 2000 (Art. 19, Parág.2).

3.24 Actas de Convivencia Escolar

3.29Actas de Convivencia Escolar y

Pedagogica

3.41

Actas de Comite Evaluacion y

Promocion de Centros

Educativos

3.49Actas de Comite Paritario (SG

SST)2 8 X X



sus valores primarios se digitaliza y

se elimina dejando un Acta del 3.50 Actas de Comite Primario

3.52 Actas de Comportamiento

3.58 Actas de Consejo Academico

3.59Actas de Consejo Directivo

Escolar

3.66Actas de Estandares de Calidad

(ICBF)

3.67 Actas de FONIÑEZ

3.70Actas de Informe de

Satisfaccion al Cliente

3.72 Actas de Izada de Bandera

3.82 Actas de Recuperacion

3.87Actas de Reunion Padres de

Familia

3.96 Actas de Visita de Supervision

3.106Actas Proceso de Seleccion

Niñas y Niños

25 CONTROLES

25.1Control Bitacora de

Medicamentos

25.2 Control de Aguas

*Monitoreo Cracteristicas del

Agua*Mantenimiento Tanques y

Filtros

Esta subserie hace referencia a una

herramienta metodológica de

trabajo en el seguimiento a la

gestión.

Se establece su eliminación ya que

no se constituye en información de

carácter administrativo.

2 X






1 4 X X





deja en Acta firmada por el

Presidente y Jefe de Archivo del




3 7 X X














1 4 X XA los documentos se les aplica el



3 7 X X

25.13 Control de Inventarios

25.17 Control de Mantenimientos

25.26Control de Servicio No

Conforme

25.30 Control de Vectores

*Registro Semanal Estado Control

de Plagas

*Diagnostico Estado Control de

Plagas

25.32Control Entrega de

Bienestarina a Beneficiarios

25.33Control Entrega de Material

Pedagogico

25.34Control Evaluacion

Organoleptica de Preparaciones

25.35 Control Faltantes de Mercado

25.36Control Fichas Tecnicas e

Insumos de Aseo

25.37Control Gestion y Articulacion

de Entes Territoriales

25.38 Control Insumos

*Botiquin

*Material Pedagogico

25.39Control Limpieza y

Desinfeccion

Registro de verificación de

limpieza y desinfección

Cronograma de desinfectantes

25.41Control Muestras

Microbiologicas de Alimentos

25.44Control Porcion Servida de

Alimentos

25.45Control Prestamo Sala de

Informatica




gestión.




2 X

*Formato de Horarios

*Formato Prestamo Activos Fijos

*Formato Préetamo Areas

Especializadas

25.46Control Recoleccion Manejo de

Residuos

*Registro Recoleccion Manejo de

Residuos

25.48 Control Semanal de Alimentos

25.50

Control Soporte de

Bienestarina Unidad de

Ejecucion

25.51 Control Temperaturas


VIGILANCIA



*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

32 EVALUACION

32.1 Evaluacion del Servicio

*Visitas Cajasan

*Visitas de Foniñez

32.2Evaluacion del Servicio

Academico


*Lista de Verificacion de

Caliificaciones

*Seguimiento a Estudiantes con

Bajo Rendimiento Academico

32.3Evaluacion del Servicio

Educativo

*Evalucion de Desempeño del

Docente

*Evalucion Institucional

36 HISTORIAS

36.3Historias Clinicas de

Estudiantes5 10 X X X










Cada historia clínica a eliminar,

deben estar relacionadas en un

acta de eliminación, en la cual

deberá consignarse la siguiente

información. Cuando el paciente

no se encuentre afiliado a una EPS,

los registros asistenciales deberán

entregarse y relacionados en acta

a la entidad Distrital o Territorial

de Salud de acuerdo a la

Resolucion 839 de 2017 del

Ministerio de Salud y Proteccion

1 4 X X





Comité de Archivo.




gestión.




2 X

*Hoja de Remision

*Ficha de Orientacion

*Atencion Consulta Psicologica

*Historia Clinica

*Hoja Seguimiento

*Pruebas Psicologicas Aplicadas

*Resultados de Remisiones a

Especialistas

36.12

Historias Estudiantes Educacion

Basica Primaria, Secundaria y

Media Tecnica

3 7 X X



*Copia Observador (Cuando

Aplique)

*Certificado Estudios

*Entrevista Ingreso

*Matriz Resultado Entrevista

*Orden Matricula

*Copia Contrato Prestacion

Servicios Educativos

*Pagaré


*Autorizacion Consultas

Centrales de Riesgos

*Autorizacion Uso Fotografias de

Menores

*Paz y Salvo


*Copia de Documento Identidad

del Obligado Principal

(Responsable)


Deudor Solidario



36.13Historias Estudiantes Educacion

Formal de Adultos3 7 X X














expedición de certificados y

constancias que solicite el propio

interesado, que en este caso debe

ser el mismo egresado o su

delegado debidamente autorizado.

Agotado el tiempo de retención en

el Archivo Central se aplica el

proceso de digitalizacion y el

soporte papel podrá eliminarse.




























no se encuentre afiliado a una EPS,

los registros asistenciales deberán

entregarse y relacionados en acta

a la entidad Distrital o Territorial

de Salud de acuerdo a la

Resolucion 839 de 2017 del

Ministerio de Salud y Proteccion


*Fotografias

*Prueba Clasificatoria (Primaria)

*Certificado Estudios (4ª

Primaria)

*Orden Matricula



*Pagaré





Menores

*Paz y Salvo



(Responsable)


Deudor Solidario


*Formato de Anecdotario


36.14Historias Estudiantes Jardines

en Convenio3 7 X X


*Acta Compromiso Padres de

Familia


Menores

*Copia Registro Civil

*Criterio de Priorizacion

*Afiliacion Seguridad Social

*Copia Carne Vacunas

*Copia Carne Crecimiento y

Desarrollo

*Certificado Medico

*Carta Dental













































*Copia Documento Identidad

Padres de Familia

*Copia Recibo Servicio Publico

*Ficha de Caracterizacion

*Rejilla Talla y Peso

*Formato de Observacion

*Escala Valoracion Cualitativa

Individual

*Orden Matricula No Hogar



*Autorizacion de consultas a las

centrales de riesgos


Menores

*Paz y Salvo




(Responsable)


Deudor Solidario

*Actas Comite Conciliacion

Disciplinaria


36.15Historias Estudiantes

Preescolar3 7 X X

*Formulario de inscripcion

*Fotocopia de Registro Civil

*Fotocopia Carne Vacunas

*Certificado Medico

*Fotocopia Carne Crecimiento y

Desarrollo

*Carta Dental con Esquema

*Constancia de Retiro SIMAT

(Desde Prejardin)

*Carta Visual (Desde Jardin)

*Entrevista de Ingreso

*Orden de Matricula















































*Pagare

*Carta Autorizacion Pagaré




Menores

*Paz y Salvo




(Responsable)


Deudor Solidario

*Actas Comite Conciliacion

Disciplinaria


38 INFORMES

38.47Informes de Indice Sintetico

Calidad Educativa2 3 X X

*Carta Remisoria

*Informe


*Carta Remisoria

*Informe


38.64 Informes FONIÑEZ 2 3 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.71Informes Tecnicos,

Administrativos y Financieros2 8 X X

*Carta Remisoria

*Informe

41 LIBROS

41.1 Libro de Calificaciones

41.4Libro Diario de Clase o Diario

de Campo





3 7 X X




digitalizar y eliminar. En la Documentos con valor Jurídico,










Eliminación se deja en Acta del Documentos con valor Jurídico,































*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

49 PLANEACIONES

49.5Planeacion de servicios

Jardines Convenio2 X

*Cronogramas

*Lista de Chequeos

*Seguimiento de Aula

49.6Planeacion de Actividades

Pedagogicas

49.7 Planeacion Pedagogica

*Bitacora Elaboracion del

Proyecto Pedagogico del Aula

*Proyecto Pedagogico de Aula

*Banco Recursos Locativos

54 PROGRAMAS

54.6Programas de Capacitacion

Afiliados y Particulares3 7 X X

*Inscripciones

*Matricula



*Control Mensual de Asistencia


*Informe Final


























gestión. No tiene valores

secundarios por lo que se procede

a eliminar.

2 X




gestión. Se establece su

eliminación ya que no se

constituye en información de




PQRS.

54.7Programas de Capacitación a

Beneficiarios 3 7 X X

*Convocatoria

*Oferta Cursos




54.8Programa de Capacitacion

Talento Humano 3 7 X X

*Planeaciones

*Formato de Capacitaciones

*Evaluación del Evento

Formativo

54.9Programa de Emergencias y

Evacuacion 3 7 X X

*Plan de Emergencias y

Evacuacion

*Simulacros de Evacuacion

*Capacitaciones a Brigaditas

*Conformación de Brigadistas

54.15Programa Formacion para

Familias 3 7 X X

*Planeacion


*Evaluacion del Evento

Formativo

54.16Programa Jornada Escolar

Complementaria JEC3 7 X X

*Presentacion de la Ficha

Tecnica de las Propuestas

*Evidencias de la Ejecucion

55 PROCLAMACION

55.1Promocion y Proclamacion de

Estudiantes3 7 X X

*Acta Genereral de Graduacion

de Bachilleres































*Libro de Registro de Diplomas

de Bachilleres

57 PROTOCOLOS

57.1Protocolizacion Nomina de

Secretaria de Educacion2 3 X X

*Escritura de Protocolizacion

*Formatos Protocolizacion de

Nomina

57.2 Protocolo de Salud y Nutricion 2 3 X X

*Protocolo

*Protocolo de Seguridad y

Procedimientos para Casos

Fortuitos

54 PROGRAMAS

59.10Proyecto Educativo

Institucional - PEI

*Proyecto Educativo Institucional

- PEI

*Estructuras Curriculares

*Plan de Estudios

*Resolucion Aprobacion

*Proyectos Academicos

*Proyecto de Aula de

Aprovechamiento de Tiempo

Libre

*Programa de Educacion para la

Sexualidad y Construccion de la

Ciudadania

*Programa para la Educacion y el

Ejercicio de los Derechos

Humanos

*Proyecto Etica y Valores

*Proyecto Democracia

*Programa Educacion Ambiental

*Proyecto de Educacion Vial

*Proyecto de Educacion

Financiera









NaciónAgotado el tiempo de

retención en el Archivo Central se

aplica el proceso de digitalizacion

y el soporte papel podrá

eliminarse.

















*Proyecto Pedagogico

*Actas PEI

50.11POAI-Plan Operativo de

Atencion Integral2 3 X X

*Matrices del POAI

*Actas

54 PROGRAMAS

60.1RAM-Registro Asistencia

Mensual2 3 X X







60.2Registro de Remisiones de

Niños y Niñas ICBF - SNBF 2 X

*Libro de Registro de Huespedes

*Estadíiticas

*Libro Registro de Huespedes

*SCH Sistema Control Hotelero

*Estadíiticas

60.4Registros Atencion y

Estimulacion

60.5Registros de Atencion

Psicologia

60.9Registros de Entrada y Salida

del Personal

60.12 Registros de Visitantes

60.13Registros Niños y Niñas (Salida

fuera horario)

60.14 Registros Visitas Domiciliarias

60.15Rregistros Atencion Salud y

Nutricion

60.20

Registro de Novedades y

Situaciones Especiales de los

Niños y Niñas

*Bitacora de Novedades y

Situaciones Especiales de Niños y 60.26 Registros de Visitantes 2 X






Esta Serie hace referencia a una



gestión.




2 X









NaciónAgotado el tiempo de

retención en el Archivo Central se

aplica el proceso de digitalizacion

y el soporte papel podrá

eliminarse.

54 PROGRAMAS

61.1 Reportes de Novedades 2 3 X X








AGN-Archivo General de la Nación.63 SEGUIMIENTO

63.2 Seguimiento a Estudiantes 2 3 X X

*Prueba de Dagnostico por

Asignatura


*Control de Asistencia Diaria

*Actas

*Autoevalucion de Desempeño

*RAM-Registro de Asistencia

Mensual

*Niños y Niñas Retirados

*Directorio de Niños y Niñas

*Seguimiento Novedades Niños y

Niñas

63.3Seguimiento al Diseño

Curricular2 3 X X

*Acta de Consejo de Academico

*Esquema de Dimensiones

Obligatorias para Preescolar

*Esquema de Areas Academicas

Obligatorias y Optativas para

Educacion Basica y Media

Tecnica

*Esquema de Areas Academicas

Obligatorias y Optativas para

Educacion Formal de Adultos

*Diseño General de Planes

Especiales de Apoyo

















*Informes de Avance de

Proyectos

*Plan de Estudio

*Plan de Area o Dimension

*Formulacion de Proyectos

*Tecnologia de Informacion y su

Impacto en los Estudiantes

63.4 Seguimiento a la Cobertura 2 3 X X





Documentos Externos


Documentos Externos


*Formato de Medicion de Politica

y Calidad







Beatriz Solano

Gerente Unidad de Educacion Formal





Comité de Archivo.










2.2.

Acreditacion para

Funcionamiento como

Establecimiento

Educativo

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Acta de Inicio Contrato

de Aporte con ICBF

*Certificacion de

Bomberos *Certificaciones de

Calidad

*Certificaciones y

Licencias de Uso y

Funcionamiento de *Concepto Sanitario


*Contrato de Aporte con

ICBF

*Documentos Legales

*Escritura

*DANE


Educativos

*Registro SIMAD


2 ACREDITACIONES

*PEI (Proyecto Educativo

Institucional)

*Resoluciones Secretaria

de Educacion

3.18 Actas de CapacitacionEducacion para el

Trabajo y

Desarrollo

3.21Actas de Comite

Academico Disciplinario

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

3.22Actas de Comite

Comercial

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

3.34

Actas de Comite de

Trabajo con otras

Unidades

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

3.48Actas de Comite

Operativo

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo


Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

3.58Actas de Consejo

Academico

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo


Mejoramiento

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo3.84

Actas de Reunion con

Alumnos

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

2 ACREDITACIONES

3 ACTAS

3.85Actas de Reunion con

Docentes

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

3.86Actas de Reunion de

Seguimiento

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo3.87

Actas de Reunion Padres

de Familia

Educacion para el

Trabajo y

3.88Actas de Reuniones de

Trabajo

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

3.89Actas de Reuniones

Internas

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

3.92 Actas de Seguimiento

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

3.103 Actas InformativasEducacion para el

Trabajo y

Desarrollo

3.108 Actas Varias

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

7.2 Alianzas Educativas

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Becas CERES/CAJASAN

*Formato de Postulados a

*Formato de Estudiante

*Formulario de Postulacion

de Becas para la

Educacion Superior*Formato Relacion de

Estudiantes Postulados

7 ALIANZAS

3 ACTAS

*Formato Certificacion

Liquidacion Informacion

11.1 Becas CERES

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Formato Postulacion a

Becas

30.1Educacion Informal

Menos 160 Horas

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Formato Plan Cursal

*Formato de Registro

Semanal*Retiro de Clases

*Informe Final del Curso

*Formulario de Inscripcion

30.2Formacion Tecnico

Laboral

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Formato Acuerdo de

Practica*Registro de Asistencia

*Formato Ficha Educativa

*Modulo Lista de Chequeo

*Informe Final

*Induccion (Lista de

Chequeo)*Evaluacion Induccion

*Informe Final

30 EDUCACION INFORMAL

7 ALIANZAS

11 BECAS


Control y Vigilancia

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

35.8Gestion Eventos

Empresariales

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Formato Solicitud Eventos

Empresariales y Sociales *Formato Liquidacion

Eventos Centro

Empresarial*Formato Control de

Entrega y Recepcion de

Auditorios

35.12 Gestion ProveedoresEducacion para el

Trabajo y

Desarrollo*Cotizaciones

36.10Historias de Vida

Estudiantes

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo



Identidas Estudiante

*Documento de Identidad

Afiliado

*Certificados de Estudio

*Hoja de Matricula

36 HISTORIAS


VIGILANCIA

35 GESTIONES

38.7 Informes BSC

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Carta Remisoria

*Informe

38.48 Informes de Interventoria

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Carta Remisoria

*Informe


Contrato

38.51Informes de Observatorio

Laboral

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Carta Remisoria

*Informe

41.8

Libros Registro de

Certificados Otorgados

por Formacion

Academica

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

41.9

Libros Registro de

Certificados Otorgados

por Formacion Laboral

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

41.10

Libros Registro de

Constancias Asitencia de

Educacion Informal

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

41 LIBROS

38 INFORMES

48.1 Derechos de Peticion

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Solicitud

*Respuesta


Calidad

Educacion para el

Trabajo y

Desarrollo

*Formato Informe de

Actividades


Documentos Externos65 SISTEMAS DE GESTION




Documentos Externos

*Listado Maestro de

Registros


Politica y Calidad



VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE EDUCACION PARA EL TRABAJO Y DH CODIGO: 10650


ORGANICA: SUB DIRECCION DE SERVICIOS SOCIALES CODIGO: 10600


CentralC.T E D S

2.2.

Acreditacion para

Funcionamiento como


2 4 X

*Acta de Inicio Contrato de Aporte

con ICBF



*Certificaciones y Licencias de Uso

y Funcionamiento de *Concepto Sanitario



*Documentos Legales

*Escritura

*DANE

*Aprobacion de Costos Educativos

*Registro SIMAD


Institucional)*Resoluciones Secretaria de

3 ACTAS


3.21Actas de Comite Academico

Disciplinario

3.22 Actas de Comite Comercial

3.34Actas de Comite de Trabajo con

otras Unidades

3.48 Actas de Comite Operativo


3.58 Actas de Consejo Academico

3.65 Actas de Equipo de Mejoramiento

3.84 Actas de Reunion con Alumnos












HOJA ___ 1___ DE ___4_____


SUBSERIE/TIPOLOGiA


OBSERVACIONES






Conservación Total de acuerdo a

la Ley 594 de 2000 (Art. 19,

Parág.2).

1 2 X X

3.85 Actas de Reunion con Docentes

3.86 Actas de Reunion de Seguimiento

3.87Actas de Reunion Padres de

Familia

3.88 Actas de Reuniones de Trabajo

3.89 Actas de Reuniones Internas


3.103 Actas Informativas

3.108 Actas Varias

7 ALIANZAS

7.2 Alianzas Educativas 2 3 X X

*Becas CERES/CAJASAN

*Formato de Postulados a Becas

*Formato de Estudiante

*Formulario de Postulacion de

Becas para la Educacion Superior

*Formato Relacion de Estudiantes

Postulados

*Formato Certificacion Liquidacion

Informacion Postulantes

11 BECAS

11.1 Becas CERES 2 3 X X

*Formato Postulacion a Becas

30 EDUCACION INFORMAL

30.1Educacion Informal Menos 160

Horas2 8 X X

*Formato Plan Cursal

*Formato de Registro Semanal

*Retiro de Clases

*Informe Final del Curso

*Formulario de Inscripcion

30.2 Formacion Tecnico Laboral 2 8 X X

*Formato Acuerdo de Practica


*Formato Ficha Educativa

*Modulo Lista de Chequeo

*Informe Final

*Induccion (Lista de Chequeo)

*Evaluacion Induccion

*Informe Final

31 ENTES DE CONTROL Y VIGILANCIA


y Vigilancia1 4 X X

*Requerimiento
























Comité de Archivo,





Comité de Archivo.

1 2 X X

*Pliego de cargos

*Respuesta

35 GESTIONES

35.8 Gestion Eventos Empresariales

*Formato Solicitud Eventos

Empresariales y Sociales

*Formato Liquidacion Eventos

Centro Empresarial

*Formato Control de Entrega y

Recepcion de Auditorios

35.12 Gestion Proveedores

*Cotizaciones

38 HISTORIAS

36.10 Historias de Vida Estudiantes 3 7 X X



Identidas Estudiante

*Documento de Identidad Afiliado

*Certificados de Estudio

*Hoja de Matricula

38 INFORMES

38.7 Informes BSC 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe


*Carta Remisoria

*Informe


38.51 Informes de Observatorio Laboral 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

48PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS

Y SUGERENCIAS


*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta







Comité de Archivo.




PQRS.






deja en Acta del Comité de Documentos con valor














Comité de Archivo.









Nación. A partir de la fecha de

2 3 X X








Documentos Externos


Documentos Externos



Calidad





S: Selección Cargo: Gerente Unidad de Educacion para el Trabajo y Desarrollo Humano





Comité de Archivo.


Mercedes Galeano


2 ACREDITACIONES 2.2

Acreditacion para

Funcionamiento como


Cultura y Eventos

3.18 Actas de Capacitacion Cultura y Eventos

3.50 Actas de Comite Primario Cultura y Eventos

3.76 Actas de Mesas de Trabajo Cultura y Eventos

3.84 Actas de Reunion con Alumnos Cultura y Eventos

3.89 Actas de Reuniones Internas Cultura y Eventos

3.92 Actas de Seguimiento Cultura y Eventos

3.103 Actas Informativas Cultura y Eventos

3.108 Actas Varias Cultura y Eventos


y VigilanciaCultura y Eventos

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

35.8 Gestion Eventos Empresariales Cultura y Eventos

35.12 Gestion Proveedores Cultura y Eventos

36 HISTORIAS 36.11 Historias de Vida Estudiantes Cultura y Eventos

38.21 Informes de Cartera Cultura y Eventos

35 GESTIONES

38 INFORMES

3 ACTAS


VIGILANCIA


38.48 Informes de Interventoria Cultura y Eventos

*Carta Remisoria

*Informe


48.1 Derechos de Peticion Cultura y Eventos

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Cultura y Eventos

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Cultura y Eventos

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Cultura y Eventos

*Solicitud

*Respuesta

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Cultura y Eventos



Documentos Externos


Documentos Externos



Calidad

65SISTEMAS

DE GESTION

48

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

38 INFORMES


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE CULTURA Y EVENTOS CODIGO: 10660



Archivo

Gestión

Archivo

CentralC.T E D S

2 ACREDITACIONES

2.2

Acreditacion para

Funcionamiento como


2 4 X

*Acta de Inicio Contrato de

Aporte con ICBF



*Certificaciones y Licencias de

Uso y Funcionamiento de

Infraestructura

*Concepto Sanitario



*Documentos Legales

*Escritura

*DANE


Educativos

*Registro SIMAD


Institucional)

*Resoluciones Secretaria de

Educacion

3 ACTAS












1 4 X X






Conservación Total de acuerdo a la

Ley 594 de 2000 (Art. 19, Parág.2).


HOJA ___ 1___ DE ___2_____

CODIGO SUBSERIE NOMBRE SUBSERIE/TIPOLOGiA


OBSERVACIONES


3.84 Actas de Reunion con Alumnos

3.89 Actas de Reuniones Internas


3103 Actas Informativas

3108 Actas Varias




*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

38 INFORMES


*Carta Remisoria

*Informe





*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta






dejando un Acta del Comité de

Archivo.




PQRS.




establece digitalizar y eliminar. En

la Eliminación se deja en Acta del
















Comité de Archivo.

1 4 X X

*Formato Informe de

Actividades


Documentos Externos


Documentos Externos



Politica y Calidad







Mercedes Galeano





Archivo.


2.1Acreditacion para Funcionamiento como

Establecimiento de Comercio Retail

*Licencia de Funcionamiento

*Concepto Sanitario Produccion

2.3 Licencia de Uso de Suelos Retail

2.4 Licencia de SAYCO Y ASIMPRO Retail

3.8 Actas de Actividades Retail

3.11 Actas de Arqueo Retail

3.18 Actas de Capacitacion Retail

3.19 Actas de Cartera Retail

3.26 Actas de Comite de Calidad Retail

3.32 Actas de Comite de Mercadeo Retail

3.37 Actas de Comite de Inventario Retail

3.50 Actas de Comite Primario Retail

3.60 Actas de Destruccion o Entrega de Mercancia Retail

3.92 Actas de Seguimiento Retail

3.94 Actas de Toma Fisica de Inventario Retail

3.100 Actas Entrega de Premios Retail

25.12 Control de Facturacion Retail

*Relacion Bonos BIG PASS

*Relacion Recaudos de Servicios

*Planilla Control Bonos Empresariales

*Control y Elaboracion Entrega Facturas por

Deducciones a Concesiones

*Memorando Cuenta de Cobro Consecion

*Facturas POS

*Soportes Factura o Documento REF. Oc Creditos

*Factura de Venta Credito

*Facturacion a Concesiones

*Facturacion Energia

*Descuentos a Proveedor

25.20 Control de Plagas Retail

*Cronograma Actividades Control de Plagas

25.23 Control de Recoleccion Residuos Solidos Retail

2 ACREDITACIONES

3 ACTAS

25 CONTROLES


*Recoleccion Residuos Solidos

31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia Retail

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

36.1 Historias de Equipos Retail

36.10 Historias de Equipos Retail

*Hoja de Vida Equipos

*Listado de Equipos


*Registro de Mantenimiento

*Registro de Calibración

36.18 Historias Parque Automotor Retail

*Hoja de Vida Vehiculos

*Revision Tecnicomecanica

*Fotocopia Factura

*Polizas

*Seguro

* Trabajos Mantenimiento

*Ordenes de Compra

*Tarjeta de Propiedad

*Seguro Sbligatorio-SOAT

38.48 Informes de Interventoria Retail

*Carta Remisoria

*Informe


39.2 Impuesto de Industria y Comercio Retail

39.3 Impuesto de Regristro Mercantil Retail

39.4 Impuesto Predial Retail

40.5 Toma Fisica de Inventarios Retail

*Planilla de Asistencia del Personal en Inventario

*Mercancias sin Cargar en el Sistema

*Planilla de Gastos de Inventario

*Registro de Capacitacion

*Corte de Documentos de Inventario

41 LIBROS 41.3Libro de Medicamentos de Control Especial

Secretaria de SaludRetail

44.1 Despacho de Mercancia Retail

*Remision de Mercancia

44.2 Devolucion a Bodega o Proveedores Retail

40 INVENTARIOS

44 MERCANCIAS

38 INFORMES

41 IMPUESTOS


VIGILANCIA

36 HISTORIAS

25 CONTROLES

*Devolucion a Bodega General o Proveedor

*Documento Devolucion de Mercancia

*Notas Debito y Credito

44.3 Intercambio de Mercancia Retail

*Relacion de Intercambio de Mercancia

44.4 Monitoreo de Precios Retail

*Shopping de Precios

*Memorando

44.5 Recepcion de Mercancia Retail

*Factura

*Documentos de Entrada

44.6 Ventas Institucionales Retail

*Planilla Control de Recorrido de Trazabilidad

48.1 Derechos de Peticion Retail

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Retail

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Retail

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Retail

*Solicitud

*Respuesta

56.3 Portafolio de Proveedores Retail

*Actualizacion de Portafolio y Registro de Novedades

58.3 Inscripcion de Proveedores Retail

*Formulario Inscripcion de Proveedores

*Camara de Comercio

*RUT-Registro Unico Tributario

*Fotocopia de Cedula Representante Legal

*Copia Factura

*Certificado de Cuenta Bancaria

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Retail





65SISTEMAS

DE GESTION

56 PROPUESTAS

58 PROVEEDORES

48

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

44 MERCANCIAS


65SISTEMAS

DE GESTION


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE RETAIL CODIGO: 10700


ORGANICA:

DIRECCION GENERAL CODIGO: 10000

Archivo

Gestión

Archivo

CentralC.T E D S

2 ACREDITACIONES

2.1

Acreditacion para

Funcionamiento como

Establecimiento de Comercio

2 4 X

*Licencia de Funcionamiento

*Concepto Sanitario Produccion

2.3 Licencia de Uso de Suelos

2.4 Licencia de SAYCO Y ASIMPRO

3 ACTAS

3.8 Actas de Actividades

3.11 Actas de Arqueo


3.19 Actas de Cartera

3.26 Actas de Comite de Calidad

3.32 Actas de Comite de Mercadeo

3.37 Actas de Comite de Inventario


3.60Actas de Destruccion o Entrega

de Mercancia


3.94Actas de Toma Fisica de

Inventario

3100 Actas Entrega de Premios

25 CONTROLES

25.12 Control de Facturacion 2 8 X X

*Relacion Bonos BIG PASS

*Relacion Recaudos de Servicios

*Planilla Control Bonos

Empresariales

Esta subserie hace referencia a los Estados

Financieros, hechos y operaciones que afectan

la situación financiera de la entidad de

acuerdo al Código de Comercio (Art. 59 y 60).

Esta serie tiene valores fiscales y contables. A

los documentos se les aplica el proceso de


Estatuto Tributario con el Artículo 771-1, Ley

6 de 1992 (Art.74) y la Circular Externa 005 de

2012-AGN. Se establece su eliminación una

vez cumplido sus valores Administrativos y

Contables, en cumplimiento con la Ley 962 de

2005 (Art. 28), se deja en Acta firmada por el

Presidente y Jefe de Archivo del Comité de

Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-

2002 del AGN-Archivo General de la Nación.

Codigo del Comercio Art. 60 y Estatuto

Organico del Sistema Financiero Art. 96


Jurídico y Legal. En concordancia Ley 80 de

1993 Art. 50, 51, 52, 53 y 55. Se digitaliza

antes de su eliminacion y se deja Acta

1 4 X X

A los documentos se les aplica el proceso de

Digitalización según lo establecido la Circular

Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se

deja en Acta firmada por el Presidente y Jefe

de Archivo del Comité de Archivo, según lo

establece el Acuerdo 039-2002 del AGN-


2 3 X X


Administrativo, se establece su Conservación

Total de acuerdo a la Ley 594 de 2000 (Art.

19, Parág.2).


HOJA ___ 1___ DE ___5_____


SUBSERIE/TIPOLOGIA


OBSERVACIONES

*Control y Elaboracion Entrega

Facturas por Deducciones a

Concesiones

*Memorando Cuenta de Cobro

Consecion

*Facturas POS

*Soportes Factura o Documento

REF. Oc Creditos

*Factura de Venta Credito

*Facturacion a Concesiones

*Facturacion Energia

*Descuentos a Proveedor

25.20 Control de Plagas 2 X

*Cronograma Actividades Control

de Plagas

25.23Control de Recoleccion

Residuos Solidos2 X

*Recoleccion Residuos Solidos




*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

36 HISTORIAS

36.8 Historias de Equipos 2 8 X X


*Listado de Equipos


*Registro de Mantenimiento

*Registro de Calibración

36.1 Historias Parque Automotor 2 8 X X



*Fotocopia Factura

*Polizas

*Seguro


*Ordenes de Compra



38 INFORMES


*Carta Remisoria

*Informe



Administrativo, que no desarrolla valores

secundarios, se establece digitalizar y

eliminar. En la Eliminación se deja en Acta

del Comité de Archivo, según lo establece el

Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de
















herramienta metodológica de trabajo en el

seguimiento a la gestión. Se elimina despues

de su tiempo de retencion en el archivo de

gestion.

Serie documental de valor Administrativo y

Fiscal, al perder sus valores primarios se

digitaliza y se elimina dejando un Acta del

Comité de Archivo.

Esta subserie hace referencia a los Estados

Financieros, hechos y operaciones que afectan

la situación financiera de la entidad de

acuerdo al Código de Comercio (Art. 59 y 60).















39 IMPUESTOS

39.2Impuesto de Industria y

Comercio

39.3Impuesto de Regristro

Mercantil

39.4 Impuesto Predial

40 INVENTARIOS

40.5 Toma Fisica de Inventarios 2 8 X X

*Planilla de Asistencia del

Personal en Inventario

*Mercancias sin Cargar en el

Sistema

*Planilla de Gastos de Inventario

*Registro de Capacitacion

*Corte de Documentos de

Inventario

41 LIBROS

41.3

Libro de Medicamentos de

Control Especial Secretaria de

Salud

1 3 X X

Serie documental de valor Administrativo, y

Legal. En concordancia Ley 80 de 1993 Art.

50, 51, 52, 53 y 55. Se digitaliza antes de su

eliminacion y se deja Acta firmada por el




44 MERCANCIAS

44.1 Despacho de Mercancia

*Remision de Mercancia

44.2Devolucion a Bodega o

Proveedores

*Devolucion a Bodega General o

Proveedor

*Documento Devolucion de

Mercancia

*Notas Debito y Credito

44.3 Intercambio de Mercancia

*Relacion de Intercambio de

Mercancia

44.4 Monitoreo de Precios

*Shopping de Precios

*Memorando

44.5 Recepcion de Mercancia

*Factura

*Documentos de Entrada

44.6 Ventas Institucionales

*Planilla Control de Recorrido de

Trazabilidad















2 3 X X


Digitalización según lo establecido en la

Circular Externa 005 de 2012-AGN. Se

establece su eliminación una vez cumplido sus


cumplimiento con la Ley 962 de 2005 (Art.












2 8 X X




*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

56 PROPUESTAS

56.3 Portafolio de Proveedores 1 X

*Actualizacion de Portafolio y

Registro de Novedades

58 PROVEEDORES

58.3 Inscripcion de Proveedores 2 3 X X

*Formulario Inscripcion de

Proveedores

*Camara de Comercio


*Fotocopia de Cedula

Representante Legal

*Copia Factura






Documentos Externos


Documentos Externos



Politica y Calidad







Nubia Esther

Gerente Unidad de Retail

Serie documental de valor Administrativo, al

perder sus valores primarios se digitaliza y se


Archivo.


herramienta metodológica de trabajo en el

seguimiento a la gestión. Se elimina despues

de su tiempo de retencion en el archivo de

Serie documental de valor Administrativo, al

perder sus valores primarios se digitaliza y se


Archivo.


Eureka, se eliminan despues de dar respuesta

a las PQRS.


3.18 Actas de Capacitacion Salud

3.20 Actas de Comite Salud

3.26 Actas de Comite de Calidad Salud

3.50 Actas de Comite Primario Salud

3.56 Actas de Conciliacion Salud

3.83 Actas de Reunion Salud

31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia Salud

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

36.2 Historia de Equipos Biometricos Salud

36.4 Historias Clinicas Medicas Salud

36.5 Historias Clinicas Ocupacionales Salud

36.6 Historias Clinicas Odontologicas Salud

38.10 Informes Consolidados de Procedimientos Salud

*Carta Remisoria

*Informe

40.2 Inventarios Leches Salud

40.3 Inventarios Vacunas Salud

40.4 Reporte de Inventarios Fisicos Salud

48.1 Derechos de Peticion Salud

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Salud

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Salud

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Salud

*Solicitud

*Respuesta

54.4 Programa de Ambiente Fisico Salud

54 PROGRAMAS

40 INVENTARIOS

48

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

36 HISTORIAS

38 INFORMES

3 ACTAS


VIGILANCIA


54.13 Programa de Odolologia Extramural Salud

*Adulto Mayor

*Coberturas

*Financiero

*Ingresos por Lineas de Servicios

60.3 Registros Administrativos Salud

60.19 Registros de Medicina General y Especializada Salud

60.21Registros de Odontologia General y

EspecializadaSalud

60.22 Registros de P y P Salud

60.25 Registros de Seguridad y Salud en el Trabajo Salud

63 SEGUIMIENTOS 63.1Seguimiento a Contratos, Convenios,

Licitaciones y OtrosSalud

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Salud






66 SUBSIDIOS 66.3 Subsidios en Especie Salud

54 PROGRAMAS

60 REGISTROS

65SISTEMAS

DE GESTION


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE SALUD CODIGO: 10800



Archivo

Gestión

Archivo

CentralC.T E D S

3 ACTAS


3.20 Actas de Comite

3.26Actas de Comite de

Calidad

3.50Actas de Comite

Primario

3.56 Actas de Conciliacion





*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

36 HISTORIAS

36.2Historia de Equipos

Biometricos

36.4Historias Clinicas

Medicas

36.5Historias Clinicas

Ocupacionales

38 INFORMES

38.10Informes Consolidados

de Procedimientos1 2 X X

*Carta Remisoria






no se encuentre afiliado a una

EPS, los registros asistenciales







5 10 X X X






1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___4_____


SUBSERIE/TIPOLOGiA


OBSERVACIONES










*Informe

40 INVENTARIOS

40.2 Inventarios Leches

40.3 Inventarios Vacunas

40.4Reporte de Inventarios

Fisicos


RECLAMOS Y

SUGERENCIAS48.1 Derechos de Peticion 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

54 PROGRAMAS

54.4Programa de Ambiente

Fisico

54.13Programa de Odolologia

Extramural

*Adulto Mayor

*Coberturas

*Financiero

*Ingresos por Lineas de

Servicios

60 REGISTROS

60.3Registros

Administrativos

60.19Registros de Medicina

General y Especializada

60.21Registros de Odontologia

General y Especializada

60.22 Registros de P y P



de trabajo en el seguimiento a la





2 X











2 3 X X




PQRS.







60.25Registros de Seguridad y

Salud en el Trabajo

63 SEGUIMIENTOS

63.1

Seguimiento a

Contratos, Convenios,

Licitaciones y Otros

3 X







carácter administrativo.65 SISTEMAS DE GESTION


Calidad2 8 X X

*Formato Informe de

Actividades


de Documentos Externos


de Documentos Externos

*Listado Maestro de

Registros


Politica y Calidad







Monica Jerez

Gerente Unidad de Salud













2 X


3.18 Actas de Capacitacion Vivienda y Construccion

3.23 Actas de Comite Consejo Directivo Vivienda y Construccion

3.42 Actas de Comite Externo Vivienda y Construccion

3.47 Actas de Comite Interno Vivienda y Construccion

3.50 Actas de Comite Primario Vivienda y Construccion

3.78 Actas de Procesos de Visita Vivienda y Construccion

3.83 Actas de Reunion Vivienda y Construccion

3.95 Actas de Vecindad Vivienda y Construccion

3.97 Actas de Visitas Tecnicas Vivienda y Construccion

3.101 Actas Externas Vivienda y Construccion

3.104 Actas Internas Vivienda y Construccion

15.1 Certificados de Elegibilidad Vivienda y Construccion

15.3 Certificados de Proyectos Vivienda y Construccion

15.4 Certificados de Viabilidad Vivienda y Construccion

15.5 Certificados de Vivienda Vivienda y Construccion

15.8 Certificados Viabilidad de Proyectos Vivienda y Construccion

31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia Vivienda y Construccion

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

38.1 Informes a Consejo Directivo Vivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38.2 Informes a Direccion Vivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38.4Informes a la Superintendencia de Cajas de

SubsidioVivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38.5 Informes a Ministerio de Vivienda Vivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38.9 Informes Clima Laboral Vivienda y Construccion

31ENTES DE CONTROL

Y VIGILANCIA

38 INFORMES

3 ACTAS

15 CERTIFICADOS


*Carta Remisoria

*Informe

38.14 Informes Cronograma Anual de Postulaciones Vivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38.23 Informes de Comites Vivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38.39 Informes de FOVIS Vivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38.43 Informes de Gestion Financiera Vivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38.45 Informes de Habilidades Vivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38.48 Informes de Interventoria Vivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe


38.53 Informes de Presupuesto Anual Vivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38.55 Informes de Procesos del Proyecto Vivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38.57 Informes de Resultados Vivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38.59 Informes del Fondo FOVIS Vivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38.65 Informes FOVIS Trimestral Vivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38.71Informes Seguimiento Visita Entes de Control y

VigilanciaVivienda y Construccion

*Carta Remisoria

*Informe

38 INFORMES

48.1 Derechos de Peticion Vivienda y Construccion

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Vivienda y Construccion

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Vivienda y Construccion

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Vivienda y Construccion

*Solicitud

*Respuesta

58.3 Inscripcion de Proveedores Vivienda y Construccion


*Camara de Comercio



*Copia Factura


59.1 Certificaciones de Proyectos Vivienda y Construccion

59.3 Proyectos Construccion de Vivienda Vivienda y Construccion

*Estudio de Factibilidad

*Estudio Tecnico Financiero

*Acta Aaprobacion Consejo Directivo

*Copia Escritura Compra Terreno

*Resolucion Promocion de Oferta

*Reglamentacion de Compras y Contratacion para

el Proyecto

Tramite Documentacion Legal

*Licencia de Demolicion

*Licencia Construccion y Urbanismo

*Boletin Nomenclatura

*Permiso de Ventas

*VºBª Propiedad Horizontal

*Aprobacion Diseño Servicios Publicos

*Disponibilidad Servicios PUblicos

*MatrIcula Servicios Publicos

*Actas Comision de Consejo

*Informes Interventora Tecnica y Financiera

*Informe de Interventoria

*Actas Comite de Obra

58 PROVEEDORES

59 PROYECTOS

48

PETICIONES,

QUEJAS, RECLAMOS

Y SUGERENCIAS

Compraventa de Vivienda

*Orden de Promesa de Compraventa

*Autorizacion Pago Subsidio de Vivienda Afiliados

Cajasan

*Fotocopia Cedula


*Partida de Matrimonio Original

*Carta al Beneficiario Asignación Subsidio de

Vivienda

*Certificacion de Fondos de Cesantias

*Plano Vivienda

*Afiliacion CAJASAN

*Formulario Información Personal

*Certificado de Ingresos y Retenciones

*Certificado Laboral

*Certificado del Banco Cuenta de Ahorro

Programado

*Promesa de Compraventa

*Consignaciones

*Acta de Entrega

59.6Proyectos de Mejoramiento de Vivienda y

ConstruccionVivienda y Construccion

59.8 Proyectos de Vivienda Rural Vivienda y Construccion

*Calificacion de Proyectos

*Elegibilidad de Proyectos

59.9 Proyectos de Vivienda Urbana Vivienda y Construccion



65.2 Sistema de Gestion de Calidad Vivienda y Construccion






66.1Asignacion Subsidio Vivienda de Interes Social

para AfiliadosVivienda y Construccion

Postulacion al Subsidio de Vivienda Afiliados:

Vivienda Nueva, Usada, Construccion en Sitio

Propio y Mejora

65SISTEMAS DE

GESTION

66 SUBSIDIOS

59 PROYECTOS

*Actas de Asignacion de Subsidio

*Postulacion al Subsidio de Vivienda Afiliado

*Convocatoria


*Documentos Soportes del Formulario

*Renuncia a la Postulacion

*Fotocopia Cedula de Ciudadania

*Carne de Afiliado

Asignacion Subsidio de Vivienda Afiliados:

Vivienda Nueva, Usada, Construcción en Sitio

Propio y Mejora

*Carta Asignacion del Subsidio

*Acta de Asignacion del Subsidio

Renuncia a la Asignacion

*Formato Renuncia

*Carta Original de Subsidio

*Carta de Autorizacion

*Solicitud Movilizacion

*Consignacion

Aplicacion Subsidio de Vivienda Afiliados:


Propio y Mejora

Adquisicion de Vivienda Nueva VI-FOV-FO31

Adquisicion de Vivienda Usada G-VI-04

*Autorizacion de Compra del Inmueble por parte

de CAJASAN

*Carta de Asignacion del Subsidio (Original)

*Fotocopia Ampliada de la Cedula de Ciudadania

para mayores de 18 años del Grupo Familiar

*Formato Autorizacin para Pago de Subsidio

Familiar de Vivienda F-VI-13

*Carta Solicitud de Pago (Cuenta de Cobro) y

Documento Equivalente (CAJASAN)

*Copia de Cedula del

Vendedor/Oferente/Constructor

*Copia de la Certificacion Bancaria del


*Copia del Formulario del RUT del


66 SUBSIDIOS

*Recibos de Servicios Publicos (Agua y Luz)

*Certificado de Tradicion y Libertad (No superior a

30 dias)

*Certificado de Existencia y Habitabilidad

(CAJASAN)

*Acta de Entrega de la Vivienda (Original firmado

por los mayores de 18 años del Grupo Familiar)

*Copia de Escritura Publica Expedida por Notaria

Mejoramiento de Vivienda Urbana VI-FOV-FO30

Documentos Primarios


*Forotocopia de Cedula de Ciudadania

*Fotocopia del Registro Civil de Matrimonio

*Certificacion Laboral

*Declaracion Extrajuicio

*Declaracion de Asistencia Talle ABC Vivienda

Documentos Secundarios

*Certificado Medico

*Certificado Fondo de Empleados

*Certificado de Fondo Nacional

Informacion de Cruces de Postulacion

*Certificado

*Cruce Presta Propiedad

*Cruce de Beneficio Familiar Vivienda

Construccion Sitio Propio VI-FOV-FO30



*Fotocopia de Cedula de Ciudadania






*Certificado Medico




*Certificado

66 SUBSIDIOS



Postulacion al Subsidio de Nacional de Vivienda

Urbana y Rural a CCFF

No Postulados o No Asignados

Cobro Contraescritura 100%

*Cuenta de Cobro de la Constructora

*Carta de Asignacion de Subsidio Original

*Autorizacion Pago Subsidio Familiar de Vivienda

Familiar (F-VI-13)

*Fotocppia de Cedula Mayores de Edad

*Certificado de Tradicion y Libertad No Mayor a 30

Dias

*Acta de Entrega de Vivienda Firmadda por la

Partes (Vendedor/Comprador)

*Copia de Recibos o Disponibilidad de Servicios

Publicos

*Certificado de Visita de Existencia y

Habitabilidad

*Ficha Tecnica de la Visita de Existencia y

Habitabilidad

*Copia de la Escritura de la Vivienda

*Certificado de Representacion Legal de la

Empresa

*RUT de la Empresa Constructora u Oferente

*Tarjeta Profesional

*Copia Cedula Representante Legal Constructora

*Copia Licencia de Construccion del Proyecto

*Certificacion de la Cuenta Banacaria del

Constructor/Oferente

Cobro Anticipado

*Carta Remisoria para el Cobro

*Acta de Iniciación de Obras

*Certificado de Libertad y Tradicion

*Elegibilidad o Licencia de Construccion

*Contrato de Encargo Fiduciario

*Fotocopia del Documento de Identidad Ampliada

del Representación Legal

*Fotocopia del NIT de la Fiducia

66 SUBSIDIOS

*Fotocopia del NIT del Fondo Comun Ordinario

*Certificacion de la Cuenta donde se

Administraran los Recursos Expedida por la

Entidad Bancaria.

*Promesas de Compraventa

*Autorizacion del Giro Firmada por el Beneficiario

*Póliza de Cumplimiento

*Recibo Original del Pago de la Poliza de

Cumplimiento.

*Certificacion de Compania Reaseguradora

Calificacion AA

*Condiciones Generales de la Poliza

*Representación Legal del Oferente

*Fotocopia Ampliada de la Cedula del

Representante Legal

*Contrato de Interventoria

*Representacion Legal del Interventor

*Poliza de Cumplimiento del Interventor

*Fotocopia Ampliada de la Cedula del Interventor

*K de Contratacion

*Fotocopia de la Tarjeta Profesional

*Terna de Eleccion del Interventor Certificada por

la Fiducia

*Certificacion de Disponibilidad de los Servicios

Publicos

Cobro 20% Contra Escritura

*Carta Remisoria

*Fotocopia de Escritura

*Cuenta de Cobro


*Licencia de Construcción o Elegibilidad

*Certificado de Existencia y Habitabilidad (Visita)

*Acta de Entrega de la Vivienda

66.2Asignacion Subsidio de Vivienda de Interes

Social-FONVIVIENDAVivienda y Construccion

66 SUBSIDIOS

Postulacion Subsidio de Vivienda

Independientes: Vivienda Nueva, Usada,

Mejora y Arrendamiento

*Convocatoria




*Movilizacion Cesantias y/o Ahorro Programado

*Captura de Bolsas

*Recursos de Reposicion

*Tramite de Elegibilidad del Proyecto


*Carne de Afiliado

Preseleccion Subsidio a Independientes

*Resolucion de Preseleccion Emitida por el

Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo

Territorial (MAVDT)

*Carta Remisoria de Preseleccion

*Formulario con sus Documentos

*Carta de Aprobación del Credito

*Certificado de Auditoria

Asignacion Subsidio de Vivienda Independientes

*Resolución de Asignacion

*Carta Asignacion

*Listado de Beneficiarios

*Renuncia a la Asignación

*Carta Remisoria

*Anexo 10 (Listado de Renuncia)

*Formato de Solicitud de Renuncia

Movilización de Cesantías y/o Ahorro

Programado:



*Consignacion

Corrección de Datos

*Carta Remisoria a CAVIS UT

*Carta Solicitud de Corrección de Datos

*Copia Carta Asignación

*Cédulas y/o Registros Civíles

66 SUBSIDIOS

*Formatos Impresos

Aplicacion Subsidio de Vivienda Independientes

Cobro contra escritura 100%:

*Forocopia de la Escritura

*Elegibilidad del Proyecto o Licencia de

Construccion (Desplazados No Aplica)

*Camara de Comercio, NIT y Cedula del

Representante Legal de la Constructora

(Desplazado No Aplica)

*Certificado de Obra de Planeacion

*Certificado de Tradicion y Libertad


*Recibos de Servicios Publicos

*Autorizacion de Giro



*Certificado de Existencia de Habitabilidad

(CAJASAN)

Pagos de Subsidio Contra Escritura para Enviar a

CAVIS

*Carta Remisoria

*Formatos Impresos

*Anexo 32

*Certificacion Bancaria


Cobro Anticipado

*Acta de Iniciacion de Obras




*Representacion Legal


Representante Legal



*Certificacion de la Cuenta donde se

Administraran los Recursos Expedida por la

Entidad Bancaria


66 SUBSIDIOS


*Carta de Asignación del Subsidio

*Poliza de Cumplimiento

*Recibo Original de Pago de la Poliza de

Cumplimiento

*Certificacion de Compania Reaseguradoea

Calificacion AA


*Representacion Legal del Oferente


Representante Legal

*Contrato de Interventoria Igual al del

FONVIVIENDA




*K de Contratacion


*Terna de Elección del Interventor Certificada por

la Fiducia


Publicos


*Pagare

*Carta de instrucciones

*Anexo 14

Formatos para Enviar a Cavis para el Cobro:

*Carta Remisoria


*Formatos Impresos


*Poliza de Cumplimiento y sus Anexos

*Pagare y Carta de Instrucciones

*Anexo 14

*Carta del Oferente

Proceso de Cobro 20% Contra Escritura

*Escritura

*Poliza de Cumplimiento y Listado de

Beneficiarios

66 SUBSIDIOS

*Cuenta de Cobro

*Carta Remisoria



*Certificado de Existencia y Habitabilidad

(FONEDE)

*Certificado de Cumplimiento de Norma Tecnica

(Anexo 32)

Movilizacion 20% Contra Escritura para Enviar a

CAVIS


*Formatos Impresos

*Prueba de Vigencia de la Poliza

*Carta del Oferente

*Anexo 32

Novedad de Poliza

*Carta Remisoria

*Formato de la Novedad

Aplicacion Subsidio Desplazados Modalidad

Arrendamiento

*Contrato de Arrendamiento

*Carta Asignacion Subsidio del Gobierno Nacional

*Cedulas Arrendador y Arrendatario

*Autorizacion para Movilizacion de la Cuenta del

Ahorro Programado a la Cuenta del Arrendador


*Desprendible de Apertura de la Cuenta del Banco

Agrario

*Constancia de Vigencia del Contrato Sucrito por

las Partes

Movilizacion del Subsidio Familiar de Vivienda

Modalidad de Arrendamiento

*Carta Remisoria

*Formatos Impresos


*Certificado de AuditorIa

68.1Talleres de Formacion y Educacion para el

Trabajo y Desarrollo HumanoVivienda y Construccion

68.2 Talleres Informativos ABC Vivienda y Construccion68 TALLERES

66 SUBSIDIOS

*Formato de Asistencia del Taller

*Formato de Encuesta de Satisfaccion del Cliente

68 TALLERES


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE VIVIENDA Y CONSTRUCCION CODIGO: 10900

UBICACIÓN ESTRUCTURA ORGANICA: DIRECCION GENERAL CODIGO: 10000

Archivo

Gestión

Archivo

CentralC.T E D S

3 ACTAS


3.23 Actas de Comite Consejo Directivo

3.42 Actas de Comite Externo

3.47 Actas de Comite Interno


3.78 Actas de Procesos de Visita


3.95 Actas de Vecindad

3.97 Actas de Visitas Tecnicas

3101 Actas Externas

3104 Actas Internas

15 CERTIFICADOS

15.1 Certificados de Elegibilidad

15.3 Certificados de Proyectos

15.4 Certificados de Viabilidad

15.5 Certificados de Vivienda

15.8 Certificados Viabilidad de Proyectos


31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia 1 4 X X

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

38 INFORMES

1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___12_____



OBSERVACIONES

Serie documental de valor Administrativo y Fiscal,

al perder sus valores primarios se digitaliza y se

elimina dejando un Acta del Comité de Archivo.



Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se deja

en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo


Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la

Nación.

2 X

Esta subserie hace referencia a una herramienta

metodológica de trabajo en el seguimiento a la

gestión. No tiene valores secundarios por lo que se

procede a eliminar.

38.1 Informes a Consejo Directivo 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.2 Informes a Direccion 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.4Informes a la Superintendencia De Subsudio

Familiar1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.5 Informes a Ministerio de Vivienda 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.9 Informes Clima Laboral 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.14 Informes Cronograma Anual de Postulaciones 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.23 Informes de Comites 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.39 Informes de FOVIS 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.43 Informes de Gestion Financiera 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.45 Informes de Habilidades 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe


*Carta Remisoria

*Informe


38.53 Informes de Presupuesto Anual 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.55 Informes de Procesos del Proyecto 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe







Nación.



secundarios, se establece digitalizar y eliminar.

En la Eliminación se deja en Acta del Comité de

Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-2002

del AGN-Archivo General de la Nación.







Nación.

38.57 Informes de Resultados 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.59 Informes del Fondo FOVIS 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.65 Informes FOVIS Trimestral 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.71Informes Seguimiento Visita Entes de Control y

Vigilancia1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

48 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS


*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

58 PROVEEDORES

58.3 Inscripcion de Proveedores 2 X


*Camara de Comercio



*Copia Factura


59 PROYECTOS

59.1 Certificaciones de Proyectos

59.3 Proyectos Construccion de Vivienda

*Estudio de Factibilidad

*Estudio Tecnico Financiero

*Acta Aaprobacion Consejo Directivo

*Copia Escritura Compra Terreno

*Resolucion Promocion de Oferta




procede a eliminar.







Nación.

2 3 X X

Documentos electronicos en el Aplicativo Eureka,

se eliminan despues de dar respuesta a las PQRS.







Nación.

*Reglamentacion de Compras y Contratacion para el

Proyecto

Tramite Documentacion Legal

*Licencia de Demolicion

*Licencia Construccion y Urbanismo

*Boletin Nomenclatura

*Permiso de Ventas

*VºBª Propiedad Horizontal

*Aprobacion Diseño Servicios Publicos

*Disponibilidad Servicios PUblicos

*MatrIcula Servicios Publicos

*Actas Comision de Consejo

*Informes Interventora Tecnica y Financiera

*Informe de Interventoria

*Actas Comite de Obra

Compraventa de Vivienda

*Orden de Promesa de Compraventa

*Autorizacion Pago Subsidio de Vivienda Afiliados

Cajasan

*Fotocopia Cedula


*Partida de Matrimonio Original

*Carta al Beneficiario Asignación Subsidio de Vivienda

*Certificacion de Fondos de Cesantias

*Plano Vivienda

*Afiliacion CAJASAN

*Formulario Información Personal

*Certificado de Ingresos y Retenciones

*Certificado Laboral

*Certificado del Banco Cuenta de Ahorro Programado

*Promesa de Compraventa

*Consignaciones

*Acta de Entrega

59.6Proyectos de Mejoramiento de Vivienda y

Construccion

59.8 Proyectos de Vivienda Rural



59.9 Proyectos de Vivienda Urbana 2 3 X X










66 SUBSIDIOS

2 3

Serie documental de valor Administrativo, al perder

sus valores primarios se digitaliza y se elimina


X X







Nación.

66.1Asignacion Subsidio Vivienda de Interes Social para

Afiliados3 2 X X

Postulacion al Subsidio de Vivienda Afiliados:


Propio y Mejora

*Actas de Asignacion de Subsidio

*Postulacion al Subsidio de Vivienda Afiliado

*Convocatoria





*Carne de Afiliado

Asignacion Subsidio de Vivienda Afiliados: Vivienda

Nueva, Usada, Construcción en Sitio Propio y

Mejora


*Acta de Asignacion del Subsidio

Renuncia a la Asignacion

*Formato Renuncia

*Carta Original de Subsidio



*Consignacion

Aplicacion Subsidio de Vivienda Afiliados: Vivienda

Nueva, Usada, Construccion en Sitio Propio y

Mejora

Adquisicion de Vivienda Nueva VI-FOV-FO31

Adquisicion de Vivienda Usada G-VI-04

*Autorizacion de Compra del Inmueble por parte de

CAJASAN

*Carta de Asignacion del Subsidio (Original)

*Fotocopia Ampliada de la Cedula de Ciudadania para

mayores de 18 años del Grupo Familiar

*Formato Autorizacin para Pago de Subsidio Familiar

de Vivienda F-VI-13

*Carta Solicitud de Pago (Cuenta de Cobro) y

Documento Equivalente (CAJASAN)

*Copia de Cedula del Vendedor/Oferente/Constructor

*Copia de la Certificacion Bancaria del


*Copia del Formulario del RUT del


*Recibos de Servicios Publicos (Agua y Luz)

*Certificado de Tradicion y Libertad (No superior a 30

dias)







Nación.

*Certificado de Existencia y Habitabilidad (CAJASAN)

*Acta de Entrega de la Vivienda (Original firmado por

los mayores de 18 años del Grupo Familiar)

*Copia de Escritura Publica Expedida por Notaria

Mejoramiento de Vivienda Urbana VI-FOV-FO30



*Forotocopia de Cedula de Ciudadania






*Certificado Medico




*Certificado



Construccion Sitio Propio VI-FOV-FO30



*Fotocopia de Cedula de Ciudadania






*Certificado Medico




*Certificado



Postulacion al Subsidio de Nacional de Vivienda

Urbana y Rural a CCFF

No Postulados o No Asignados

Cobro Contraescritura 100%


*Carta de Asignacion de Subsidio Original







Nación.

*Autorizacion Pago Subsidio Familiar de Vivienda

Familiar (F-VI-13)

*Fotocppia de Cedula Mayores de Edad

*Certificado de Tradicion y Libertad No Mayor a 30

Dias

*Acta de Entrega de Vivienda Firmadda por la Partes

(Vendedor/Comprador)

*Copia de Recibos o Disponibilidad de Servicios

Publicos

*Certificado de Visita de Existencia y Habitabilidad

*Ficha Tecnica de la Visita de Existencia y

Habitabilidad

*Copia de la Escritura de la Vivienda

*Certificado de Representacion Legal de la Empresa

*RUT de la Empresa Constructora u Oferente


*Copia Cedula Representante Legal Constructora

*Copia Licencia de Construccion del Proyecto

*Certificacion de la Cuenta Banacaria del

Constructor/Oferente

Cobro Anticipado

*Carta Remisoria para el Cobro

*Acta de Iniciación de Obras




*Fotocopia del Documento de Identidad Ampliada del

Representación Legal



*Certificacion de la Cuenta donde se Administraran

los Recursos Expedida por la Entidad Bancaria.



*Póliza de Cumplimiento







Nación.

*Recibo Original del Pago de la Poliza de

Cumplimiento.

*Certificacion de Compania Reaseguradora

Calificacion AA


*Representación Legal del Oferente

*Fotocopia Ampliada de la Cedula del Representante

Legal

*Contrato de Interventoria




*K de Contratacion


*Terna de Eleccion del Interventor Certificada por la

Fiducia


Publicos

Cobro 20% Contra Escritura

*Carta Remisoria

*Fotocopia de Escritura

*Cuenta de Cobro



*Certificado de Existencia y Habitabilidad (Visita)


66.2Asignacion Subsidio de Vivienda de Interes Social-

FONVIVIENDA3 2 X X

Postulacion Subsidio de Vivienda Independientes:

Vivienda Nueva, Usada, Mejora y Arrendamiento

*Convocatoria




*Movilizacion Cesantias y/o Ahorro Programado

*Captura de Bolsas

*Recursos de Reposicion

*Tramite de Elegibilidad del Proyecto


*Carne de Afiliado

Preseleccion Subsidio a Independientes

*Resolucion de Preseleccion Emitida por el Ministerio

de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial

(MAVDT)

*Carta Remisoria de Preseleccion

*Formulario con sus Documentos

*Carta de Aprobación del Credito


Asignacion Subsidio de Vivienda Independientes







Nación.







Nación.

*Resolución de Asignacion

*Carta Asignacion

*Listado de Beneficiarios

*Renuncia a la Asignación

*Carta Remisoria

*Anexo 10 (Listado de Renuncia)

*Formato de Solicitud de Renuncia

Movilización de Cesantías y/o Ahorro Programado:



*Consignacion

Corrección de Datos

*Carta Remisoria a CAVIS UT

*Carta Solicitud de Corrección de Datos

*Copia Carta Asignación

*Cédulas y/o Registros Civíles

*Formatos Impresos

Aplicacion Subsidio de Vivienda Independientes

Cobro contra escritura 100%:

*Forocopia de la Escritura

*Elegibilidad del Proyecto o Licencia de Construccion

(Desplazados No Aplica)

*Camara de Comercio, NIT y Cedula del

Representante Legal de la Constructora (Desplazado

No Aplica)

*Certificado de Obra de Planeacion



*Recibos de Servicios Publicos

*Autorizacion de Giro



*Certificado de Existencia de Habitabilidad

(CAJASAN)

Pagos de Subsidio Contra Escritura para Enviar a

CAVIS

*Carta Remisoria

*Formatos Impresos

*Anexo 32



Cobro Anticipado

*Acta de Iniciacion de Obras




*Representacion Legal


Legal








Nación.


*Certificacion de la Cuenta donde se Administraran

los Recursos Expedida por la Entidad Bancaria



*Carta de Asignación del Subsidio


*Recibo Original de Pago de la Poliza de

Cumplimiento

*Certificacion de Compania Reaseguradoea

Calificacion AA


*Representacion Legal del Oferente


Legal

*Contrato de Interventoria Igual al del FONVIVIENDA




*K de Contratacion


*Terna de Elección del Interventor Certificada por la

Fiducia


Publicos


*Pagare

*Carta de instrucciones

*Anexo 14

Formatos para Enviar a Cavis para el Cobro:

*Carta Remisoria


*Formatos Impresos


*Poliza de Cumplimiento y sus Anexos

*Pagare y Carta de Instrucciones

*Anexo 14

*Carta del Oferente

Proceso de Cobro 20% Contra Escritura

*Escritura

*Poliza de Cumplimiento y Listado de Beneficiarios

*Cuenta de Cobro

*Carta Remisoria



*Certificado de Existencia y Habitabilidad (FONEDE)







Nación.

*Certificado de Cumplimiento de Norma Tecnica

(Anexo 32)

Movilizacion 20% Contra Escritura para Enviar a

CAVIS


*Formatos Impresos

*Prueba de Vigencia de la Poliza

*Carta del Oferente

*Anexo 32

Novedad de Poliza

*Carta Remisoria

*Formato de la Novedad

Aplicacion Subsidio Desplazados Modalidad

Arrendamiento

*Contrato de Arrendamiento

*Carta Asignacion Subsidio del Gobierno Nacional

*Cedulas Arrendador y Arrendatario

*Autorizacion para Movilizacion de la Cuenta del

Ahorro Programado a la Cuenta del Arrendador


*Desprendible de Apertura de la Cuenta del Banco

Agrario

*Constancia de Vigencia del Contrato Sucrito por las

Partes

Movilizacion del Subsidio Familiar de Vivienda

Modalidad de Arrendamiento

*Carta Remisoria

*Formatos Impresos


*Certificado de AuditorIa

68 TALLERES

68.1Talleres de Formacion y Educacion para el Trabajo

y Desarrollo Humano

68.2 Talleres Informativos ABC

*Formato de Asistencia del Taller

*Formato de Encuesta de Satisfaccion del Cliente







Carlos Martin Diaz

Gerente Unidad de Vivienda y Construccion




procede a eliminar.

2 X







Nación.


.

3.2 Actas Baja de Cartera Subdireccion de Soporte Estrategico

3.23 Actas de Comite Consejo Directivo Subdireccion de Soporte Estrategico

3.46 Actas de Comite de Seguimiento Subdireccion de Soporte Estrategico

3.55Actas de Compromisos con Gerentes

de NegociosSubdireccion de Soporte Estrategico

3.77 Actas de Plenaria Subdireccion de Soporte Estrategico

18.1 Cobro de Cartera Subdireccion de Soporte Estrategico

*Seven (Digital)

*Carta Gestion de cobro 1ª

18.2 Cobro Industrial Subdireccion de Soporte Estrategico

18.3 Cobro Juridico Subdireccion de Soporte Estrategico

18.4 Cobro Prejuridico Subdireccion de Soporte Estrategico

18.5 Cruce de Cuentas Gestion Humana Subdireccion de Soporte Estrategico

18.6 Paz y Salvo Subdireccion de Soporte Estrategico

20.1 Compras de Bienes y Servicios Subdireccion de Soporte Estrategico

*Solicitudes

*Cotizaciones

*Orden de Compra y/o de Trabajo

*Copia de FacturaCOMPRAS20

3 ACTAS

18 COBROS


*Documento Equivalente

*Copia de Ingreso (cuando aplique)

*Orden de Servicio


VigilanciaSubdireccion de Soporte Estrategico

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

35.9 Gestion Financiera Subdireccion de Soporte Estrategico

*Egresos Contables

*Ingresos Contables

*Ejecucion Finanicera

38.13 Informes Coomeva Subdireccion de Soporte Estrategico

*Carta Remisoria

*Informe

38.21 Informes de Cartera Subdireccion de Soporte Estrategico

*Carta Remisoria

*Informe

38.26 Informes de Ejecucion de Inversiones Subdireccion de Soporte Estrategico

*Carta Remisoria

*Informe

38.48 Informes de Interventoria Subdireccion de Soporte Estrategico

*Carta Remisoria

*Informe


38.58 Informes de Revisoria Fiscal Subdireccion de Soporte Estrategico

*Carta Remisoria

*Informe

35 GESTIONES

38 INFORMES

COMPRAS


VIGILANCIA

20

38.63 Informes Financieros a Entes de

ControlSubdireccion de Soporte Estrategico

*Carta Remisoria

*Informe Anual Financiero

*Informe Gestión Trimestral

*Copia Acta Consejo Directivo

*Ejecucion de Inversiones

*Comparativo Ejecucion

*BSC

*Gestión Adelantada

*Ejecucion Ingresos Trimestre

*Ejecucion Egresos Trimestre

*Ejecucion Informacion Financiera

*Ejecucion Trimestral de Inversiones por

Proyecto*Estado P y G de Mercadeo

*Estado P y G de Salud

*Informe de Ejecucion de Inversiones

*Gestion Adelantada en el Trimestre

Frente a los Programas Relacionados con

el Plan ColombiaInforme de Cumplimiento de Gestion

48.1 Derechos de Peticion Subdireccion de Soporte Estrategico

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Subdireccion de Soporte Estrategico

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Subdireccion de Soporte Estrategico

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Subdireccion de Soporte Estrategico

*Solicitud

48

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

38 INFORMES

*Respuesta

51 PRESUPUESTOS 51.1 Presupuesto Anual Subdireccion de Soporte Estrategico

54.5Programas de Atención Integral a la

NiñezSubdireccion de Soporte Estrategico

*Informe Cumplimiento de Gestion

*Pliego de Cargos

*Jornada Escolar Complementaria

59 PROYECTOS 59.2 Proyecto de Costos ABC Subdireccion de Soporte Estrategico

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Subdireccion de Soporte Estrategico



Externos


Externos



Calidad


54 PROGRAMAS

48

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: SUB DIRECCION DE SOPORTE ESTRATEGICO CODIGO: 11000

UBICACIÓN ESTRUCTURA ORGANICA: DIRECCION GENERAL CODIGO: 10000

Archivo

Gestión

Archivo

CentralC.T E D S

3 ACTAS



3.2 Actas Baja de Cartera

3.23 Actas de Comite Consejo Directivo

3.46 Actas de Comite de Seguimiento

3.55Actas de Compromisos con Gerentes

de Negocios

3.77 Actas de Plenaria

18 COBROS

18.1 Cobro de Cartera

*Seven (Digital)


18.2 Cobro Industrial

18.3 Cobro Juridico

18.4 Cobro Prejuridico

18.5 Cruce de Cuentas Gestion Humana

18.6 Paz y Salvo


20.1 Compras de Bienes y Servicios 2 8 X X

*Solicitudes

*Cotizaciones

*Orden de Compra y/o de Trabajo

*Copia de Factura


*Copia de Ingreso (cuando aplique)

*Orden de Servicio



Vigilancia1 19 X X

*Requerimiento

*Pliego de cargos




eliminar. En la Eliminación se deja en

Acta del Comité de Archivo, según lo





Estatuto Tributario con el Artículo 771-1,

Ley 6 de 1992 (Art.74) y la Circular

Externa 005 de 2012-AGN. Se establece su

eliminación una vez cumplido sus valores

Contables, en cumplimiento con la Ley

962 de 2005 (Art. 28), se deja en Acta

firmada por el Presidente y Jefe de




Comité de Archivo.

2 8 X X






Externa 005 de 2012-AGN. Se establece su

eliminación una vez cumplido sus valores

Contables, en cumplimiento con la Ley

962 de 2005 (Art. 28), se deja en Acta

firmada por el Presidente y Jefe de

1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___4_____


SUBSERIE/TIPOLOGiA


OBSERVACIONES

*Respuesta


35.9 Gestion Financiera 2 8 X X

*Egresos Contables

*Ingresos Contables

*Ejecucion Finanicera

38 INFORMES


*Carta Remisoria

*Informe


48PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta





Documentos Externos


Documentos Externos



Calidad




D: Digitalización Nombre: Martha Liliana Quintero

S: Selección Cargo: Subdirectora Soporte Estrategico


al perder sus valores primarios se


Comité de Archivo.






















3.6 Actas Comite de Archivo Servicios Administrativos

3.10Actas de Adjudicacion de

Bienes Dados de BajaServicios Administrativos

3.18 Actas de Capacitacion Servicios Administrativos

3.50 Actas de Comite Primario Servicios Administrativos

3.79 Actas de Proveedores Servicios Administrativos

3.80 Actas de Proyectos Servicios Administrativos

3.98Actas Eliminacion

DocumentalServicios Administrativos

3.102Actas Feria del Bien

UsadoServicios Administrativos

9.1 Auditoria Externa Servicios Administrativos

9.2 Auditoria Interna Servicios Administrativos

23 CONSECUTIVOS 23.1Consecutivos de

Comunicaciones EnviadasServicios Administrativos

25.5

Control de Apertura y

Cierre de Instalaciones o

Sedes

Servicios Administrativos

*Lista de Apertura y

Cierre de Supermercados

*Formato de Inspeccion de

Apertura y Cierre de Sede

Puerta del Sol

*Inspeccion, Apertura y

Cierre Instalaciones y

Sedes

25.16

Control de

Mantenimiento y

Reparacion


25.18 Control de Pagos Servicios Administrativos

25.19 Control de Parqueadero Servicios Administrativos

25.21Control de Prestamos

DocumentalesServicios Administrativos

25.27Control de Servicios

PublicosServicios Administrativos

25.47Control Salida e Ingreso

de ActivosServicios Administrativos

*Salida de Activos Fijos y

o Bienes Devolutivos para

Mantenimiento

*Traspaso de Activos

25.55Minutas de Control de

Servicio Servicios Administrativos


Control y VigilanciaServicios Administrativos

*Requerimiento

*Pliego de cargos


VIGILANCIA

25 CONTROLES

3 ACTAS

9 AUDITORIAS


*Respuesta

36.7 Historias de Activos Fijos Servicios Administrativos

*Mantenimiento

*Traspaso de Activos Fijos

o Bienes Devolutivos

*Manual de Equipos

36.8Historias de Bienes

InmueblesServicios Administrativos

*Historico de

Mantenimiento

*Registro de Proveedor de

Elaboración del

Mantenimiento

*Planos

36.9Historias de Bienes

MueblesServicios Administrativos

*Histórico de

Mantenimiento

*Registro del Proveedor

del Mantenimiento

36.18Historias Parque

AutomotorServicios Administrativos


*Revision

Tecnicomecanica

*Fotocopia Factura

*Polizas

*Seguro


*Ordenes de Compra



38.1Informes a Consejo

DirectivoServicios Administrativos

*Carta Remisoria

*Informe

38.2 Informes a Direccion Servicios Administrativos

*Carta Remisoria

*Informe

38.5Informes a Ministerio de

ViviendaServicios Administrativos

*Carta Remisoria

*Informe

38.6

Informes a

Superintendencia de

Cajas de Compensacion


*Carta Remisoria

*Informe

38.8Informes BSC de

Indicadores de GestionServicios Administrativos

*Carta Remisoria

*Informe

38.9 Informes Clima Laboral Servicios Administrativos

*Carta Remisoria


VIGILANCIA

36 HISTORIAS

38 INFORMES

*Informe

38.12Informes Contables

MensualesServicios Administrativos

*Carta Remisoria

*Informe

38.14Informes Cronograma

Anual de PostulacionesServicios Administrativos

*Carta Remisoria

*Informe

38.48Informes de

InterventoriaServicios Administrativos

*Carta Remisoria

*Informe


Contrato

40.1 Inventarios de Activos Servicios Administrativos

*Reporte de Activos

*Carta Remisoria

42.1 Licencias Uso de Radios Servicios Administrativos

Licencias Ministerio

Comunicaciones

48.1 Derechos de Peticion Servicios Administrativos

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Servicios Administrativos

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Servicios Administrativos

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Servicios Administrativos

*Solicitud

*Respuesta

50.1Plan de Mantenimiento

de InfraestructuraServicios Administrativos

*Cronograma

*Certificado de Recibido

de Trabajos Ejecutados

50.6Planes de Mantenimiento

de Maquinas y EquiposServicios Administrativos

*Cronograma

58.3Inscripcion de

ProveedoresServicios Administrativos


Proveedores

*Camara de Comercio

*RUT-Registro Unico

Tributario


Representante Legal

*Copia Factura

*Certificado de Cuenta

Bancaria

60.6Registros de

CapacitacionesServicios Administrativos

58 PROVEEDORES

60 REGISTROS



50 PLANES

42 LICENCIAS

38 INFORMES

40 INVENTARIOS

60.7Registros de

Comunicaciones EnviadasServicios Administrativos

60.8Registros de

Comunicaciones InternasServicios Administrativos

60.24Registro de Seguimiento

Camaras de SeguridadServicios Administrativos

60.27Registros Electronicos de

CorrespondenciaServicios Administrativos

65.1Sistema de Gestion

AmbientalServicios Administrativos

*Variables Ambientales

*Seguridad Ambiental

*Normas de Seguridad y

Esctructuas

*Analisis Laboratorio

Factores Ambientales

*Entrega Resultados

Caracterizacion de Aguas

*Resoluciones


CalidadServicios Administrativos

*Formato Informe de

Actividades


Documentos Externos


Documentos Externos

*Listado Maestro de

Registros


Politica y Calidad


DocumentalServicios Administrativos

*Encuestas Estudio Unidad

Documental

*PGD-Programa de

Gestion Documental

*RIA-Reglamento Interno

de Archivo

*CCD-Cuadro de

Clasificiacion Documental

*TRD-Tablas de Retencion

Documental

*TVD-Tablas de Valoracion

Documental

*FUID-Formato Unico de

Inventario Documental

*Folium

69.1Titulos de Propiedades

de Bienes InmueblesServicios Administrativos

*Escrituras

*Registro Instrumentos

Publicos

69 TITULOS

65SISTEMAS

DE GESTION

60 REGISTROS

CÓDIGO: SO-GDO-F008 VERSIÓN: N°

04 2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CODIGO: 11010

UBICACIÓN

ESTRUCTURA SUB DIRECCION SOPORTE ESTRATEGICO CODIGO: 11000


CentralC.T E D S

3 ACTAS

3.6 Actas Comite de Archivo


Bienes Dados de Baja



3.79 Actas de Proveedores

3.80 Actas de Proyectos

3.98 Actas Eliminacion Documental

3.102 Actas Feria del Bien Usado

9 AUDITORIAS

9.1 Auditoria Externa

9.2 Auditoria Interna

23 CONSECUTIVOS

23.1Consecutivos de

Comunicaciones Enviadas2 3 X X

Esta subserie es considerada de carácter Administrativo, se establece

su Conservación Total de acuerdo a la Ley 594 de 2000 (Art. 19,

Parág.2).

Por ser una subserie documental considerada de valor histórico, se

deberá garantizar su conservación de acuerdo al tipo de activo o

soporte en que haya sido generado el documento (físico, electrónico

o digital).

25 CONTROLES

25.5Control de Apertura y Cierre

de Instalaciones o Sedes2 X X

*Lista de Apertura y Cierre de

Supermercados

*Formato de Inspeccion de

Apertura y Cierre de Sede

Puerta del Sol

*Inspeccion, Apertura y Cierre

Instalaciones y Sedes

25.16Control de Mantenimiento y

Reparacion

25.18 Control de Pagos

25.19 Control de Parqueadero

25.21Control de Prestamos

Documentales

25.27 Control de Servicios Publicos

25.47Control Salida e Ingreso de

Activos2 8 X X

A los documentos se les aplica el proceso de Digitalización según lo

establecido la Circular Externa 005 de 2012-AGN. En la Eliminación se

deja en Acta firmada por el Presidente y Jefe de Archivo del Comité

de Archivo, según lo establece el Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo


X X2

2 8 X XA los documentos se les aplica el proceso de Digitalización según lo



1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___ 6___



OBSERVACIONES






*Salida de Activos Fijos y o

Bienes Devolutivos para

Mantenimiento

*Traspaso de Activos

25.55Minutas de Control de

Servicio 2 X




*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta


36.7 Historias de Activos Fijos 2 8 X X

*Mantenimiento

*Traspaso de Activos Fijos o

Bienes Devolutivos

*Manual de Equipos

36.8 Historias de Bienes Inmuebles 2 8 X X

*Historico de Mantenimiento

*Registro de Proveedor de

Elaboración del Mantenimiento

*Planos

36.9 Historias de Bienes Muebles 2 8 X X

*Histórico de Mantenimiento

*Registro del Proveedor del

Mantenimiento

36.18 Historias Parque Automotor 2 8 X X



*Fotocopia Factura

*Polizas

*Seguro


*Ordenes de Compra



38 INFORMES

38.1 Informes a Consejo Directivo 2 3 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.2 Informes a Direccion 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.5Informes a Ministerio de

Vivienda2 3 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.6Informes a Superintendencia

de Cajas de Compensacion2 3 X X

*Carta Remisoria






Esta serie evidencia la administración de los Activos Fijos, Bienes

Muebles e Inmuebles a través de las historias individuales, en

concordancia con la Ley 769 de 2002 capítulos VII y VIII, Decreto 410

de 1971 Código de Comercio artículos 922 y 953.

Conservar en medio físico durante los 10 primeros años de retención

documental y posteriormente, a partir del año 11, reproducir por

cualquier medio técnico (microfilm) o tecnológico (imagen digital)

observando el cumplimiento de las disposiciones legales que regulan

este procedimiento podrán ser destruidas en el soporte papel,

siempre y cuando se haya garantizado su reproducción dando alcance

al tiempo de retención establecido en la fase de Archivo Central.

Se establece su eliminación una vez cumplido sus valores legales y

administrativos, ya que no desarrolla valores secundarios.

Serie documental de valor Administrativo y Fiscal, al perder sus

valores primarios se digitaliza y se elimina dejando un Acta del

Comité de Archivo.






*Informe

38.8Informes BSC de Indicadores

de Gestion1 2 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.9 Informes Clima Laboral 2 78 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.12 Informes Contables Mensuales 2 8 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.14Informes Cronograma Anual

de Postulaciones1 X

*Carta Remisoria

*Informe


*Carta Remisoria

*Informe


Contrato

40 INVENTARIOS

40.1 Inventarios de Activos 2 8 X X

*Reporte de Activos

*Carta Remisoria

42 LICENCIAS

42.1 Licencias Uso de Radios 5 5 X X

Licencias Ministerio

Comunicaciones




*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

50 PLANES

50.1Plan de Mantenimiento de

Infraestructura2

*Cronograma

*Certificado de Recibido de

Trabajos Ejecutados

50.6Planes de Mantenimiento de

Maquinas y Equipos2

*Cronograma

58 PROVEEDORES



Proveedores

*Camara de Comercio

Esta subserie hace referencia a una herramienta metodológica de

trabajo en el seguimiento a la gestión. No tiene valores secundarios

por lo que se procede a eliminar.




Documentos con valor Jurídico, Legal y Administrativo, que no

desarrolla valores secundarios, se establece digitalizar y eliminar.

En la Eliminación se deja en Acta del Comité de Archivo, según lo

establece el Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la Nación.

Documentos electronicos en el Aplicativo Eureka, se eliminan

despues de dar respuesta a las PQRS.

Esta serie tiene valores contables. A los documentos se les aplica el

proceso de Digitalización según lo establecido en el Estatuto

Tributario con el Artículo 771-1, Ley 6 de 1992 (Art.74) y la Circular

Externa 005 de 2012-AGN. Se establece su eliminación una vez

Documentos con valor Jurídico, Legal y Administrativo, que no

desarrolla valores secundarios, se establece digitalizar y eliminar.

En la Eliminación se deja en Acta del Comité de Archivo, según lo

establece el Acuerdo 039-2002 del AGN-Archivo General de la Nación.




Esta serie tiene valores contables. A los documentos se les aplica el

proceso de Digitalización según lo establecido en el Estatuto

Tributario con el Artículo 771-1, Ley 6 de 1992 (Art.74) y la Circular

Externa 005 de 2012-AGN. Se establece su eliminación una vez

cumplido sus valores Administrativos y Contables, en cumplimiento








Representante Legal

*Copia Factura

*Certificado de Cuenta

Bancaria

60 REGISTROS

60.6 Registros de Capacitaciones

60.7Registros de Comunicaciones

Enviadas

60.8Registros de Comunicaciones

Internas

60.24Registro de Seguimiento

Camaras de Seguridad

60.27Registros Electronicos de

Correspondencia


65.1 Sistema de Gestion Ambiental 2 8 X X

*Variables Ambientales

*Seguridad Ambiental

*Normas de Seguridad y

Esctructuas

*Analisis Laboratorio Factores

Ambientales

*Entrega Resultados

Caracterizacion de Aguas

*Resoluciones


*Formato Informe de

Actividades


Documentos Externos


Documentos Externos



Politica y Calidad


Documental2 8 X X

*Encuestas Estudio Unidad

Documental

*PGD-Programa de Gestion

Documental

*RIA-Reglamento Interno de

Archivo

*CCD-Cuadro de Clasificiacion

Documental

*TRD-Tablas de Retencion

Documental

*TVD-Tablas de Valoracion

Documental




Serie documental de valor Administrativo, al perder sus valores

primarios se digitaliza y se elimina dejando un Acta del Comité de

Archivo.

2 X




*FUID-Formato Unico de

Inventario Documental

*Folium

69 TITULOS

69.1Titulos de Propiedades de

Bienes Inmuebles2 8 X

*Escrituras

*Registro Instrumentos Publicos








Serie documental de carácter misional por ser parte de la

Documentacion Legal de la entidad, se establece su conservación

total ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo

de CAJASAN, Ley 594 de 2000.

Serie documental de valor Administrativo, al perder sus valores

primarios se digitaliza y se elimina dejando un Acta del Comité de

Archivo.


3.9 Actas de Adaptacion Laboral Gestion Humana

3.18 Actas de Capacitacion Gestion Humana

3.25 Actas de Comite Convivencia Laboral Gestion Humana

3.35 Actas de Comite de Vivienda Gestion Humana

3.38 Actas de Comite Dotacion Gestion Humana

3.40 Actas de Comite Educacion Gestion Humana

3.44 Actas de Comite Gestion Humana Gestion Humana

3.49 Actas de Comite Paritario (SG SST) Gestion Humana

3.50 Actas de Comite Primario Gestion Humana

3.51 Actas de Comite Relaciones Laborales Gestion Humana


27.3 Libranzas Gestion Humana

*Creditos Permisos Sindicales

31.1 Requerimientos Entes de Control y Vigilancia Gestion Humana

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

36.16 Historias Laborales Gestion Humana

*Solicitud de Talento Humano

*Hoja de Vida

*Pruebas Psicotecnicas

*Pruebas Tecnicas

*Informe Resultados de Pruebas

*Examenes de Ingreso

31ENTES DE CONTROL

Y VIGILANCIA

36 HISTORIAS

3 ACTAS

27 CREDITOS


*Afiliacion ARL, EPS, AFP y CCF

*Apertura de Cuenta

*Contrato Laboral

*Fotocopia Documento de Identidad

*Referencias Personales y Laborales

*Hoja Testigo Capacitacion

36.17 Historias Laboral de Aprendices Gestion Humana

*Carta de Presentacion Aprendices

*Autorizacion Datos Personales

*Hoja de Vida

*Soportes de la Hoja de Vida


*Examenes de Ingreso (Etapa Productiva)

*Afiliacion EPS

*Afiliciacion ARL(Etapa Productiva)

*Apertura de Cuenta

*Contrato de Aprendizaje

38.48 Informes de Interventoria Gestion Humana

*Carta Remisoria

*Informe


46.4 Novedades del Trabajador Gestion Humana


*Certificaciones Bancarias Trabajador y/o

Embargos

*Solicitudes Varias (Certificados Escolares,

Discapacidad, Defuncion Trabajador y/o Personas

a Cargo)

*Cartas Autorizacion Trabajador y/o Embargos



*Novedades Trabajador y/o Nominas

*Pago Cuota Monetaria (Reintegros y Demandas

Judiciales Aportes)

*Actualizacion de Datos Trabajador y/o Persona a

Cargo

48.1 Derechos de Peticion Gestion Humana

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Gestion Humana

*Solicitud

48

PETICIONES,

QUEJAS, RECLAMOS

Y SUGERENCIAS

38 INFORMES

46 NOVEDADES

36 HISTORIAS

*Respuesta

48.3 Reclamos Gestion Humana

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Gestion Humana

*Solicitud

*Respuesta

62.1 AFP-Administradora Fondo de Pensiones Gestion Humana

62.2 ARL-Administradora de Riesgos Laborales Gestion Humana

62.3Autoliquidaciones de Seguridad Social y

ParafiscalesGestion Humana

*Planilla de Pago Unica (PILA)

*Autorizacion Descuento Incapacidad

62.4 CCF-Caja de Compensacion Familiar Gestion Humana

62.5 EPS-Empresa Promotora de Salud Gestion Humana

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Gestion Humana






62SEGURIDAD SOCIAL

Y PARAFISCALES

65SISTEMAS

DE GESTION

48

PETICIONES,

QUEJAS, RECLAMOS

Y SUGERENCIAS


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE GESTION HUMANA CODIGO: 11030


ORGANICA: SUB DIRECCION DE SOPORTE ESTRATEGICOCODIGO: 11000

Archivo

Gestión

Archivo

CentralC.T E D S

3 ACTAS

3.9 Actas de Adaptacion Laboral


3.25Actas de Comite Convivencia

Laboral

3.35 Actas de Comite de Vivienda

3.38 Actas de Comite Dotacion

3.40 Actas de Comite Educacion

3.44Actas de Comite Gestion

Humana

3.49Actas de Comite Paritario (SG

SST)


3.51Actas de Comite Relaciones

Laborales


27 CREDITO


HOJA ___ 1___ DE ___4_____


AÑOS DE

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

OBSERVACIONES













Nación.

1 4 X X

27.3 Libranzas 2 8 X X

*Creditos Permisos Sindicales




*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

36 HISTORIAS

36.16 Historias Laborales 2 78 X X

*Solicitud de Talento Humano

*Hoja de Vida


*Pruebas Tecnicas

*Informe Resultados de

Pruebas

*Examenes de Ingreso

*Afiliacion ARL, EPS, AFP y CCF

*Apertura de Cuenta

*Contrato Laboral


Identidad

*Referencias Personales y

Laborales

*Hoja Testigo Capacitacion

Esta subserie documental

evidencia las actuaciones

de los trabajadores desde

su vinculación laboral

hasta el momento de su

retiro ya sea por renuncia,

terminación de contrato

laboral o por el

reconocimiento de la

pensión, en concordancia

con la Constitución Política

de Colombia artículos 15,

25, 29, 39, 43, 48, 53, 55,

56, 123, 125 y 130, Ley 190

de 1995, Ley 594 de 2000

artículo 25, Ley 100 de

1993, Ley 909 de 2004,

Decreto Ley 2663 de 1950

Código Sustantivo del

Trabajo, Decreto 1145 de

2004, Circular 004 de 2002

del Departamento

Administrativo de la





Tributario con el Artículo



perder sus valores

primarios se digitaliza y se

elimina dejando un Acta


36.17Historias Laboral de

Aprendices2 18 X X

*Carta de Presentacion

Aprendices

*Autorizacion Datos Personales

*Hoja de Vida

*Soportes de la Hoja de Vida


*Examenes de Ingreso (Etapa

Productiva)

*Afiliacion EPS

*Afiliciacion ARL(Etapa

Productiva)

*Apertura de Cuenta

*Contrato de Aprendizaje

38 INFORMES


*Carta Remisoria

*Informe


Contrato

NOMINA

Nomina 2 78 x x Transferir únicamente la

nómina al Archivo Central,*Novedades de Nomina conservar muestra del 1%

para Archivo Histórico46 NOVEDADES

46.4 Novedades del Trabajador 2 78 X X




Esta subserie evidencia las

posibles reclamaciones de

los derechos laborales,

sobre todo en lo

relacionado con los

reconocimientos de

pensiones, reliquidaciones,

bonos pensiónales, cálculos

actuariales, sustituciones

pensiónales, entre otros,

en concordancia con la

Constitución Política de

Colombia artículos 15, 25,

29, 48, 53, 55, 56, 123 y

125, Ley 190 de 1995


1993, Ley 909 de 2004,



Trabajo artículo 264,

Resolución 1242 de 2010

del ICBF artículo 3,

numerales 6, 8 y 14.


Jurídico, Legal y


desarrolla valores




Acta del Comité de

Esta subserie documental

evidencia las actuaciones

de los Aprendice desde su

vinculación laboral hasta el

momento de su retiro ya

sea por renuncia o

terminación de contrato

laboral. A los documentos

se les aplica el proceso de










*Solicitudes Varias

(Certificados Escolares,

Discapacidad, Defuncion

Trabajador y/o Personas a

Cargo)

*Cartas Autorizacion




*Novedades Trabajador y/o

Nominas



Judiciales Aportes)


Trabajador y/o Persona a

Cargo




*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

Documentos electronicos

en el Aplicativo Eureka, se



Esta subserie evidencia las

posibles reclamaciones de

los derechos laborales,

sobre todo en lo

relacionado con los

reconocimientos de

pensiones, reliquidaciones,

bonos pensiónales, cálculos

actuariales, sustituciones

pensiónales, entre otros,

en concordancia con la

Constitución Política de

Colombia artículos 15, 25,

29, 48, 53, 55, 56, 123 y

125, Ley 190 de 1995


1993, Ley 909 de 2004,



Trabajo artículo 264,

Resolución 1242 de 2010

del ICBF artículo 3,

numerales 6, 8 y 14.

62SEGURIDAD SOCIAL Y

PARAFISCALES

62.1AFP-Administradora Fondo de

Pensiones

62.2ARL-Administradora de

Riesgos Laborales

62.3

Autoliquidaciones de

Seguridad Social y

Parafiscales

*Planilla de Pago Unica (PILA)

*Autorizacion Descuento

Incapacidad

62.4CCF-Caja de Compensacion

Familiar

62.5EPS-Empresa Promotora de

Salud



*Formato Informe de

Actividades


Documentos Externos


Documentos Externos



Politica y Calidad

X X





dejando un Acta del

Comité de Archivo.

Por tratarse de

















2 8

2 8 X X








Damaris Shirley Porras

Gerente Unidad de Gestion Humana


3.7 Actas con Unidades Tecnologia

3.12 Actas de Auditoria Tecnologia

3.18 Actas de Capacitacion Tecnologia

3.28 Actas de Comite de Compras Tecnologia

3.30Actas de Comite de Gestion de

ProyectosTecnologia

3.31 Actas de Comite de la Demanda Tecnologia

3.33 Actas de Comite de Tecnologia Tecnologia

3.45Actas de Comite de Gestion de

ProyectosTecnologia

3.50 Actas de Comite Primario Tecnologia

3.71 Actas de Interventoria Contractual Tecnologia

3.73Actas de Levantamiento de

Requerimientos FuncionalesTecnologia

3.76 Actas de Mesas de Trabajo Tecnologia

3.88 Actas de Reuniones de Trabajo Tecnologia

3.105 Actas Mesa de Servicio Tecnologia

4.1 Activos Fijos Tecnologia

*Formato de Plan de Mantenimiento de

Activos Fijos

*Formato de Traspaso y Baha de Activos

Fijos

*Formato de Ingresos de Recursos

Informaticos

*Formato Orden de Salida

*Acta de Traslado de Recursos

Informaticos

5.1 Administracion de Bases de Datos Tecnologia

Copias de Seguridad de:

*SISAFI (Subsidio, Afiliaciones y Aportes)

*SIACC (Sistemas de Ingresos

Administrativos., Crédito y Cartera)

*POS Mercadeo (Tarificador Dali)

*SCM (Sistema Ccentral de Mercadeo)

5

ADMINISTRACION DE

TECNOLOGIAS

INFORMATICAS

3 ACTAS

4 ACTIVOS


*Caktus

*Tarificador Dali

5.2Administracion de Redes y

ComunicacionesTecnologia


*Red (Incluye Fuentes de Aplicaciones)

*Discos Compartidos

*Mantenimiento de Plataforma

*Contrato

*Factura

*Informe Final

5.3 Administracion de Software Tecnologia

*Requerimientos de Software Existente

*Control de Cambios

*Formato de Capacitacion y Entrega

*Manual Software

*Pruebas del Software

*Instalacion del Software

*Requerimiento Nuevo Software

25.14 Control de Licenciamientos Tecnologia

*Evidencia de Software Libre

*Informes Anuales de Consolidacion de

Licencias

*Copia de Facturas de Licencias

*Licencias (Registro en Internet)


VigilanciaTecnologia

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

34 FACTURACION 34.4 Facturacion Cocentradores Tecnologia

35.5 Gestion de Proyectos Tecnologia Tecnologia

*Contrato

*Cronograma

*Actas de Aceptacion de Entregables

*Acta de Entendimiento

*Entregables del Proyecto

*Capacitaciones

35 GESTIONES

25 CONTROLES


VIGILANCIA

5

ADMINISTRACION DE

TECNOLOGIAS

INFORMATICAS

*Memorando Autorizaciones de Pago

*Comunicaciones

*Facturacion

*Informes de Cierre Contrato

35.13 Gestion Recursos Informaticos Tecnologia

*Adquisicion Nuevas Tecnoloigias


*Software Inventarios Tecnología IT

*Copias Facturas Compra

*Cartas de Garantia

*Remisiones de Entrega

*Ordenes de Compra

38.19 Informes de Avance Tecnologia

*Carta Remisoria

*Informe

38.24 Informes de Concentradores Tecnologia

*Carta Remisoria

*Informe

38.48 Informes de Interventoria Tecnologia

*Carta Remisoria

*Informe


38.60 Informes del Plan Anual Tecnologia

*Carta Remisoria

*Informe

48.1 Derechos de Peticion Tecnologia

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Tecnologia

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Tecnologia

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Tecnologia

*Solicitud

*Respuesta

49 PLANEACIONES 49.3 Planeacion de la Unidad Digital Tecnologia

50.2 Plan de Proyectos(Digital) Tecnologia

48

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

50 PLANES

38 INFORMES

35 GESTIONES

50.4 Plan Estrategico de Tecnologia(Digital) Tecnologia

*Proyectos de Tecnologia

59.5 Gestios de Proyectos de Tecnologia Tecnologia

*Propuesta y/o Documentacion Proyecto

y/o Viabilidad

*Cotizacion

*Avances de Proyectos

*Pruebas

*Entrega de Solucion y/o Equipos

60.17Registros de Mantenimiento Preventivo

y Correctivo de Plataforma InstaladaTecnologia

*Plan Mantenimiento Preventivo de

Recursos Informaticos (Incluye Todos los

Recursos Informaticos de CAJASAN)

*Solicitud de Soporte

*Ingresos de Recursos Informaticos

*Control de Soporte

*Instalacion Partes

*Orden de Salida

*Cronograma Mantenimientos Preventivos

*Diagnosticos

*Instalacion de Software

*Informes y Estadisticas de Soportes


*Acta Traslado Recursos Informaticos

Activos Fijos (Posterior Baja)

*Tiempo y Materiales Instalacion,

Adecuacion y Mantenimiento de Red

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Tecnologia



Externos


Externos



Calidad

60 REGISTROS


50 PLANES

59 PROYECTOS


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE TECNOLOGIA CODIGO: 11040


ORGANICA: SUB DIRECCION SOPORTE ESTRATEGICO CODIGO: 11000


CentralC.T E D S

3 ACTAS



3.7 Actas con Unidades

3.12 Actas de Auditoria



Compras


Gestion de Proyectos

3.31Actas de Comite de la

Demanda


Tecnologia


Gestion de Proyectos


3.71Actas de Interventoria

Contractual

3.73

Actas de Levantamiento

de Requerimientos

Funcionales


Trabajo











1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___5_____


SUBSERIE/TIPOLOGiA


OBSERVACIONES

3.88Actas de Reuniones de

Trabajo

3.105 Actas Mesa de Servicio

4 ACTIVOS

4.1 Activos Fijos 2 3 X X

*Formato de Plan de

Mantenimiento de Activos

Fijos

*Formato de Traspaso y

Baja de Activos Fijos

*Formato de Ingresos de

Recursos Informaticos

*Formato Orden de Salida

*Acta de Traslado de

Recursos Informaticos

5

ADMINISTRACION DE

TECNOLOGIAS

INFORMATICAS

5.1Administracion de Bases

de Datos2 8 X X


*SISAFI (Subsidio,

Afiliaciones y Aportes)

*SIACC (Sistemas de

Ingresos Administrativos.,

Crédito y Cartera)

*POS Mercadeo

(Tarificador Dali)

*SCM (Sistema Ccentral de

Mercadeo)

*Caktus

*Tarificador Dali

5.2Administracion de Redes

y Comunicaciones2 3 X X


*Red (Incluye Fuentes de

Aplicaciones)

*Discos Compartidos

Esta serie tiene valores Tecnicos

y Administrativos. Se establece

su eliminación una vez cumplido

sus valores Tecnicos y

Administrativos, en

cumplimiento con la Ley 962 de

2005 (Art. 28), se deja en Acta
























AGN. Se establece su eliminación

una vez cumplido sus valores

Administrativos y Contables, en




1 4 X X

*Mantenimiento de

Plataforma

*Contrato

*Factura

*Informe Final

5.3Administracion de

Software2 3 X X

*Requerimientos de

Software Existente

*Control de Cambios

*Formato de Capacitacion

y Entrega

*Manual Software

*Pruebas del Software

*Instalacion del Software

*Requerimiento Nuevo

Software


25.14Control de

Licenciamientos2 8 X X

*Evidencia de Software

Libre

*Informes Anuales de

Consolidacion de Licencias

*Copia de Facturas de

Licencias

*Licencias (Registro en

Internet)




*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

34 FACTURACION










Administrativos, en












Administrativos, en








34.4Facturacion

Concentradores2 8 X X









AGN. Se establece su eliminación

una vez cumplido sus valores









Codigo del Comercio Art. 60 y

Estatuto Organico del Sistema

Financiero Art. 96

35 GESTIONES

35.5Gestion de Proyectos

Tecnologia1 19 X X

*Copia del Contrato

*Cronograma

*Actas de Aceptacion de

Entregables

*Acta de Entendimiento

*Entregables del Proyecto

*Capacitaciones

*Memorando

Autorizaciones de Pago

*Comunicaciones

*Facturacion

*Informes de Cierre

Contrato

35.13Gestion Recursos

Informaticos

*Adquisicion Nuevas

Tecnoloigias






Administrativos, en








*Software Inventarios

Tecnología IT

*Copias Facturas Compra

*Cartas de Garantia

*Remisiones de Entrega

*Ordenes de Compra

38 INFORMES

38.19 Informes de Avance 1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.24Informes de

Concentradores1 4 X X

*Carta Remisoria

*Informe


*Carta Remisoria

*Informe


Contrato

38.60 Informes del Plan Anual

*Carta Remisoria

*Informe

48

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

49 PLANEACIONES




PQRS.
























Administrativos, en








49.3Planeacion de la Unidad

Digital1 2 X




gestión. Se elimina despues de

su tiempo de retencion en el

archivo de gestion.

50 PLANES

50.2Plan de Proyectos

(Digital)

50.4Plan Estrategico de

Tecnologia(Digital)

*Proyectos de Tecnologia

59 GESTIONES

59.5Gestios de Proyectos de

Tecnologia2 8 X X

*Propuesta y/o

Documentacion Proyecto

y/o Viabilidad

*Cotizacion

*Avances de Proyectos

*Pruebas

*Entrega de Solucion y/o

Equipos

60 REGISTROS

60.17

Registros de

Mantenimiento

Preventivo y Correctivo

de Plataforma Instalada

2 8 X X

*Plan Mantenimiento

Preventivo de Recursos

Informaticos (Incluye

Todos los Recursos

Informaticos de CAJASAN)

*Solicitud de Soporte

*Ingresos de Recursos

Informaticos

*Control de Soporte

*Instalacion Partes

*Orden de Salida






archivo de gestion.

1 2 X






archivo de gestion.






archivo de gestion.

*Cronograma

Mantenimientos

Preventivos

*Diagnosticos

*Instalacion de Software

*Informes y Estadisticas de

Soportes


*Acta Traslado Recursos

Informaticos Activos Fijos

(Posterior Baja)

*Tiempo y Materiales

Instalacion, Adecuacion y

Mantenimiento de Red



Calidad2 8 X X

*Formato Informe de

Actividades


Documentos Externos


Documentos Externos

*Listado Maestro de

Registros


Politica y Calidad







Rebeca Mejia

Gerente Rebeca Mejia





Comité de Archivo.






archivo de gestion.

CÓDIGO: SO-GDO-F008 VERSIÓN:

N° 04

2017

OFICINA

PRODUCTORA: UNIDAD DE JURIDICA CODIGO: 11050

UBICACIÓN

ESTRUCTURA SUB DIRECCION SOPORTE ESTRATEGICO CODIGO: 11000


CentralC.T E D S

1 ACCIONES CONSTITUCIONALES

1.1 Acciones de Tutela 1 9 X

*Tutela y Anexos

*Respuesta Fallo

*Recursos

3 ACTAS



24 CONTRATOS

24.1 Contratos de Arrendamiento 2 8 X X X

Etapa Precontractual

*Formato de Requisicion de Contratos

y/o Convenios

*Copia Documento Identidad

(Arrendador o Representante Legal)


Vigente (En caso en que CAJASAN sea

Arrendatario)

*RUT Actualizado

*Certificado de Boletin de Responsables

Fiscales - Contraloria- (Persona JurIdica

y Representante Legal – Persona

Natural)

*Autorizacion Previa de la SSF (Cuando

el Canon de Arrendamiento supere los

60 SMMLV incluido IVA)

Etapa Contractual

*Contrato (firmado)

*Pagare, Carta de Instruccion y

Autorizacion a Reporte de Centrales de

Riesgo (firmadas)

A los documentos se les aplica el proceso

de Digitalización según lo establecido la

Circular Externa 005 de 2012-AGN. En la

Eliminación se deja en Acta firmada por

el Presidente y Jefe de Archivo del

Comité de Archivo, según lo establece el



Serie documental de valor administrativo,

jurídico y legal, se establece seleccionar

una muestra aleatoria del 10% por cada

10 años de producción documental, de

aquellos contratos que reflejen el

desarrollo de los procesos misionales y

estratégicos de la entidad.

1 2 X X

Serie documental de valor Legal, se

establece eliminar ya que no se

constituye en información de carácter

misional de acuerdo con los lineamientos

establecidos por el AGN. Despues de su


HOJA ___ 1___ DE ___18____

CODIGO SERIE Y

SUBSERIENOMBRE SERIE, SUBSERIE/TIPOLOGiA


OBSERVACIONES

*Acta de Inventario del Inmueble dado

en Arrendamiento y Registros

Fotográfico

Documentacion Otrosi Modificatorio

y/y Adicion al Contrato


y/o Convenios

*Formato Informe de Interventoria y

Evaluacion de Proveedor o Contratista


Fiscales - Contraloria- (Persona Juridica


Natural)

*Etapa Post Contractual



24.2 Contratos Comodatos 2 8 X X X



*Resolución Aprobación SSF

Etapa Contractual

*Escritura Publica de Comodato

*Actas de Reuniones - Mesas de Trabajo-

Seguimiento

Etapa PostContractual



24.3 Contratos Prestacion Servicios 2 8 X X X



y/o Convenios

*Invitacion a Cotizar el Proceso de

Contratacion (Documento obligatoria

cuando la contratación supere los 400

SMMLV)

*Propuesta Economica (Propuesta

Presentada o Propuestas Anexas según

Manual de Compras)


(Contratista o Representante Legal)


Representacion Legal (Persona Juridica)

*Certificado de Matricula Mercantil

*RUT Actualizado




Natural)















*Hoja de Vida con soportes de estudios

(Persona Natural)


*Certificado Medico de Salud

Preocupacional (Persona Natural)

*Acta de Comite de Compras (Segun

Manual de Compras)

*Acta de Consejo Directivo (según

Manual de Compras)

Etapa Contractual

*Contrato (Firmado)

*Acta de Inicio (Firmada)

*Polizas Originales Firmadas (Conforme

lo exigido en la Minuta)

*Recibo de Pago de la Polizas

*Factura y/o Cuenta de Cobro

*Informe de Actividades y/o Entregables

*Comprobantes de Afiliación y Pago al

Sistema de Seguridad Social Integral

(Salud, Pensión, ARL) y Aportes

Parafiscales (SENA, ICBF, Cajas

Compensación)


Seguimiento

*Reclamaciones

*Acta de Ssuspension

*Acta de Reinicio

*Polizas Ajustadas a la Suspension

(firmadas) y Recibo de Pago




y/o Convenios




Fiscales - ContralorIa- (Persona Juridica


Natural)

*Acta de Comite de Compras (según

Manual de Compras y siempre que el

Otrosi sea por Valor)

*Acta Consejo Directivo (segun Manual

de Compras y siempre que el Otrosi sea

por Valor)

*Otrosi Modificatorio y/o Adicional al

Contrato

*Polizas Actualizadas (firmadas) Recibo

de Pago


Representacion Legal (Persona Juridica) -

Certificado de Registro Mercantil

(Persona Natural) - Documentos

requerido cuando la Adición u Otrosi

sea por una Nueva Vigencia

Etapa Poscontractual



24.4Contrato Prestacion Servicios

Educativos

24.5Contrato Prestacion Servicios Medicos

Salud



y/o Convenios

*Propuesta Economica






*RUT Actualizado




Natural)

*Hoja de Vida con soportes de estudios

(Persona Natural)

*Constancia de Habilitacion en el

Registro Especial de Prestadores de

Servicios de Salud (Persona Juridica)




Etapa Contractual

*Contrato

*Acta de Inicio

*Polizas Originales Firmadas (Según lo

exigido en el Contrato)

*Recibo de Pago


*Relacion Detallada de los Servicios

Prestados

*Comprobantes de Afiliacion y Pago al




Compensación)








2 8 X X




y/o Convenios






Natural)


Contrato


de Pago





requerido cuando la Adicion u Otrosi


*Constancia de Habilitacion en el

Registro Especial de Prestadores de

Servicios de Salud (Persona Juridica)

Documento requerido cuando el que

se presento inicialmente ya no se

encuentra vigente

Etapa Post Contractual



24.6Contratos de Prestacion de Servicios

de Vigilancia2 8 X X X



y/o Convenios




SMMLV)

*Propuesta Economica (Propuesta Según

Manual de Compras)






*Documento de Constitucion de la Union

Temporal y/o Consorcio








*RUT Actualizado




Natural)

*Licencias para OperaciOn del Servicio

Emitida por la Superintendencia de

Vigilancia

*Acta de Comite de Compras (según

Manual de Compras)

*Acta de Consejo Directivo (según

Manual de Compras)

Etapa Contractual

*Contrato (Firmado)





*Factura y/o Cuenta de Cobro relacion

de Servicios Prestados





Compensación)




y/o Convenios






Natural)

*Acta de Comite de Compras (siempre

que el Otrosi sea por valor y exigible

según el Manual de Compras)

*Acta Consejo Directivo (siempreque el

Otrosi sea por valor y exigible según el

Manual de Compras)


Contrato


de Pago













sea por una nueva vigencia

Etapa Post contractual



24.7Contrato de Prestacion de Servicio de

Transporte2 8 X X X



y/o Convenios




SMMLV)



Manual de Compras)






*RUT Actualizado




Natural)

*Hoja de Vida con soportes de Estudios

(Persona Natural)

*Tarjeta de Propiedad Vehiculo

*Licencia de Conduccion

*Seguro Obligatoria de Accidente de

Transito SOAT

*Certificado Revisión Tecnico MecAnica

y de Gases (conforme lo establecido en

el Decreto 019 de 2012, Artículo 52)

*Registro de Habilitacion para la

Prestacion del Servicio Publico de

Transporte Terrestre emitido por el

Ministerio de Transporte




Manual de Compras)















*Acta de Consejo Directivo (Segun

Manual de Compras)

Etapa Contractual

*Contrato (Firmado)






*Planillas por Recorrido





Compensación)


Seguimiento

*Reclamaciones

*Acta de Suspension

*Acta de Reinicio






y/o Convenios






Natural)


Manual de Compras y siempre y cuando

el Otrosi sea por valor)

*Acta Consejo Directivo (Segun Manual

de Compras y siempre y cuando el

Otrosi sea por valor)




*Acta de Liquidacion (si aplica)

24.8 Contratos de Concesion 2 8 X X X



y/o ConveniosSerie documental de valor administrativo,







*Propuesta Especifica que

EstablezcaCondiciones y Actividades a

Desarrollar en el Espacio dado en

Concesión


(Concesionario o Representante Legal)


Representacion Legal (Persona JurIdica)


(Persona Natural)

*RUT Actualizado




Natural)

*Licencias y/o Permisos (para el

Ejercicio de la Actividad)

Etapa Contractual

*Contrato (Firmado)

*Pagare, Carta de Instruccion y

Autorizacion Reporte a Centrales de

Riesgo (firmadas)

*Acta de Inventario del Inmueble dado

en Arrendamiento y Registros

Fotograficos




y/o Convenios






Natural)




24.9 Contratos de Obras Civiles 2 8 X X X



y/o Convenios


Contratacion (Documento obligatorio


SMMLV)

















Manual de Compras)

*Copia de Documento de Identidad







*RUT Actualizado




Natural)

*Hoja de Vida con Soportes de Estudios

(Persona Natural)

*Licencia de Construccion (Dependiendo

de la obra a realizar)


*Resolucion Aprobacion SSF

(construcción proyectos obras sociales,

ampliación infraestructura supere 30%

del área construida, construcción

programas de Atencion Integral a la

Niñez, construcción instituciones

técnicas profesionales, tecnológicas,

universitarias o escuelas tecnológicas)




Manual de Compras)


Manual de Compras)

Etapa Contractual

*Contrato

*Acta de Inicio

*Polizas Originales Firmadas (según lo

exigido en el Contrato)

*Recibo de Pago

*Informes de Actividades, Registros

Fotográficos y/o Entregables

*Acta de Avance de Ejecución de Obra

*Informes de Interventoria Tecnica

Externa (cuando el Contrato Contemple

Interventoria Externa)





Parafiscales (SENA, ICBF, Caja de

Compensacion)

*Acta de Comites de Obra, Reuniones de

Seguimiento

*Reclamaciones

*Acta de Suspension

*Acta de Reinicio


(Firmadas) Recibo de Pago




y/o Convenios




Manual de Compras siempre y que el

Otrosi Adicione en Valor)

*Acta Consejo Directivo (Segun Manual

de Compras siempre que el Otrosi

adicione en valor)

*Informe del Interventor Tecnico

Externo (cuando el Contrato establezca

Interventoría Externa)


Contrato

*Polizas Actualizadas (Firmadas) Recibo

de Pago


Fiscales - Contraloria- (Persona Jurídica


Natural)


*Informe de Actividades y/o Entregable

Final (Contratista)






Compensación)

*Acta Recibo Final

*Acta Liquidacion



24.10 Contratos de Suministros 2 8 X X XSerie documental de valor administrativo,









y/o Convenios




SMMLV)



Manual de Compras)








*RUT Actualizado


Fiscales - Contraloria- (Persona JurIdica


Natural)


Manual de Compras)


Manual de Compras)

Etapa Contractual

*Contrato (Firmado)




*Recibo de Pago de Polizas


*Relacion de Elementos Suministrados -

Registro Fotografico





Compensación)

*Reclamaciones

*Acta de Suspension

*Acta de Reinicio





Formato de Requisición de contratos

y/o Convenios








Formato informe de Interventoría y

Evaluación de proveedor o contratistA

Certificado de BoletIn de Responsables

Fiscales - Contraloría- (Persona Juridica


Natural)

Acta de Comite de compras (según

manual de compras y siempre y cuando

el otrosi sea por valor)

Acta Consejo Directivo (según manual

de compras y siempre y cuando el otrosi

sea por valor)

Otrosi Modificatorio y/o Adicional al

Contrato

Polizas Actualizadas (firmadas) Recibo

de Pago


Formato Informe de Interventoria y


Acta Liquidacion

24.11 Contratos Maquila 2 8 X X X



y/o Convenios


*Registro Sanitario - INVIMA






*RUT Actualizado


Fiscales – Contraloria- (Persona Juridica


Natural)

Etapa Contractual

*Contrato (Firmado)










Compensación)











y/o Convenios




fiscales - Contraloria- (Persona Juridica


Natural)


Contrato


de Pago





requerido cuando la Adición u Otrosi





24.12 Contrato de Alianza Estrategica 2 8 X X X



y/o Convenios

*Propuesta Economica (propuesta

presentada por Aliado)

*Documento de identidad (Aliado o



Representacion Legal (Persona Jurídica)


*RUT Actualizado




Natural)

*Formato Caracterizacion de Alianzas

Etapa Contractual

*Documento de Alianza Estrategica

*Acta de Inicio

*Acuerdo Confidencialidad

*Informe Detallando Totalidad

de Beneficiarios que Accedieron al

Descuento Ofrecido por el Aliado








*Factura y/o cuenta de cobro




y/o Convenios












Natural)

Etapa Pos Contractual

*Formato Acuerdo de Entrega



24.13 Contratos de Acuerdo Interno 2 8 X X X



y/o Convenios


*Lista de Shopin (cuando aplique)


Manual de Compras)

Etapa Contractual

*Acuerdo Interno

*Acta de Inicio

*Informes Ejecucion y/o Entregables

Exigidos dentro de la Minuta

Contractual



Seguimiento


Acuerdo


y/o Convenios




Acuerdo









*Acta Liquidacion

*Formato informe de Interventoría y

Evaluación de proveedor o contratista

26 CONVENIOS

26.1 Convenio 40000 Primeros Empleos 2 8 X X X



y/o Convenios

*Copia del Documento de Identidad





*RUT Actualizado


Fiscales - Contraloria- (Persona Jurídica


Natural)

*Acta de Consejo Directivo (cuando el

convenio supere los 1500 smmlv)

Etapa Contractual

*Convenio (firmado)





Compensación)

*Copia del contrato de trabajo del joven

vinculado al programa donde consten

sus funciones; copia del desprendible de

pago del salario mensual; copia de la

planilla de pagos de seguridad social;

copia de la planilla de capacitación

suministrada por LA EMPRESA; copia del

informe del desempeño laboral del

joven vinculado suscrito por el tutor

asignado a éste al interior de LA

EMPRESA; copia del manual de

funciones de los diferentes cargos a

proveer; encuesta de satisfacción

debidamente aplicada por los jóvenes

del programa; certificado de visita a LA

EMPRESA firmado por el responsable del

seguimiento del programa por parte de

LA CAJA


Seguimiento

*Reclamaciones

*Acta de Suspension

*Acta de Reinicio









Seguimiento


Convenio


y/o Convenios



Justifique necesidad del Otrosi




Natural)

*Acta Consejo Directivo ( según Manual

de Compras cuando el Otrosi sea por

Valor)


Contrato




26.2 Convenio Cooperacion-FONIÑEZ 2 8 X X X



y/o Convenios

*Ficha Tecnica de Elaboracion de

Proyectos

*Acta Socializacion de Resultados de

Propuestas

*Documento de Identidad (Contratista o




*RUT Actualizado




Natural)


Manual de Compras)

Etapa Contractual

*Convenio (Firmado)





*Informe Mensual












Compensacion)


Seguimiento

*Reclamaciones

*Acta de Suspension

*Acta de Reinicio




Convenio


y/o Convenios


Evaluacion del Proveedor o Contratista




Natural)

*Acta Consejo Directivo (según Manual


Otrosi sea por valor)


Contrato


de Pago





requerido cuando la adición u Otrosi





Acta Liquidación

OBSERVACIONES:

Para la ejecución de los programas JEC

debe existir previamente los convenios

suscritos con las Secretarias de

Educación de los Municipios donde

operan los programas.

Para la ejecución de los programas AIN

previo acuerdo con el ICBF

26.3Convenio por Cooperacion y/o

Asociacion2 8 X X X



y/o Convenios

*Certificado Disponibilidad Presupuestal

– CDP

*Estudios Previos – Estudios de

Conveniencia y Oportunidad


Contratacion

*Certificacion de Gestion Humana

(Declaracion No Existencia de Personal)


*Certificado y/o Evaluacion de

Idoneidad


Representante legal

*Acta Posesion y Resolucion

Nombramiento

*RUT Actualizado


Fiscales – Contraloría (Persona Juridica


Natural)

*Acta de Consejo Directivo

*Certificado Revisor Fiscal (Origen

Aportes)

Etapa Contractual

*Convenio (Firmado)

*RP-Registro Presupuestal


*Acta Designacion de interventoria

*Acta de Anticipo (Segun establecido en

la Minuta)


exigido en la Minuta)


*Informe de Actividades y/o

Entregables, Registros Fotograficos,

Planillas Asistencias, etc.





Compensación)

*Actas de Reuniones - Mesas de

Trabajo - Seguimiento

*Acta de Suspension

*Acta de Reinicio











Convenio


y/o Convenios

*Informe del Supervisor del Convenio

(Justificada con la necesidad del Otrosi)

*CDP (Cuando el otrosi es en valor)

*RP (Cuando el otrosi es en valor)



*Certificado de Boletíi de Responsables

Fiscales – Contraloria- (Persona Jurídica


Natural)

*Acta Consejo Directivo (según Manual


Otrosi sea por Valor)


Contrato


de Pago


*Informe de Actividades y/o Entregable

Final

*Informe Final Emitido por el Supervisor

del Convenio

*Acta Recibo Final

*Acta Liquidacion



31 ENTES DE CONTROL Y VIGILANCIA


Vigilancia1 4 X X

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

33 EXPEDIENTES

33.1Expediente Gestion Asamblea General

Ordinaria2 3 X X

*Convocatoria

*Notificacion Superintendencia Subsidio

Familiar

*Notificaciones Ministerio de Trabajo

*Informes a Superintendencia del

Subsidio Familiar y Anexos

*Resolucion de la Superintendencia de

Aprobacion Asamblea

Subserie documental de carácter

misional, se establece su conservación

total ya que es parte del patrimonio

histórico, cultural e investigativo de

CAJASAN, Ley 594 de 2000.





*Recursos

33.2 Expedientes de Gestion 1 4 X

*Requerimiento a Entes de Control y

Vigilancia

*Resolucion de Apertura e Investigacion

*Pliego de Cargos

*Recursos

33.3 Expedientes de Proyectos Especiales 1 2 X X

*Estudios

33.4Expedientes Negociacion Colectiva de

Trabajo2 78 X X

*Actas

*Convencion Colectiva Negociada

38 INFORMES

38.40 Informes de Gestion 1 3 X X

*Carta Remisoria

*Informe

48 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS


*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

52 PROCESOS

52.2 Procesos Contenciosos Administrativos 1 5 X X

*Demanda

*Notificacion Demanda

*Contestacion Demanda con sus Anexos

*Autos de Tramite

*Fallo

*Recursos

52.4 Procesos Laborales 1 5 X X

*Notificacion de la Demanda

*Demanda

*Contestacion Demanda con sus Anexos

*Autos de Tramite

*Fallo

*Recursos

52.5 Procesos Penales 1 5 X X

*Denuncia


Administrativo y Legal, se establece su


594 de 2000 (Art. 19, Parág.2).

Por ser una subserie documental

considerada de valor histórico, se deberá

garantizar su conservación de acuerdo al

tipo de activo o soporte en que haya sido

generado el documento (físico,

electrónico o digital).











Eliminación se deja en Acta firmada por Documento con valor Jurídico, Legal y





Se debe conservar en su totalidad por ser

documentos que dan testimonio de la

Gestion de CAJASAN ante los Entres de

Control y Vigilancia.

Subserie documental de carácter

misional, se establece su conservación

total ya que es parte del patrimonio

histórico, cultural e investigativo de

CAJASAN, Ley 594 de 2000.

*Sentencia

52,6 Procesos Civiles 1 5 x x

*Demanda

*Notificacion de la demanda

*Constestacion de la demanda y sus

anexos

*Fallo

60 REGISTROS

60.18 Registro de Marcas Propias CAJASAN 2 X


herramienta metodológica de trabajo en

el seguimiento a la gestión.

Se establece su eliminación ya que no se

constituye en información de carácter

administrativo.

64 SEGUROS

64.1 Seguros Corporativos 2 X X

*Poliza

*Condicionamiento

64.3 Tramite de Siniestros 2 X X

*Reclamacion de Siniestros





Externos


Externos



Calidad


Acd Sistemas

Integrados

CONVENCIONES













Eliminación se deja en Acta firmada por

el Presidente y Jefe de Archivo del

Comité de Archivo, según lo establece el


Administrativo y Legal, se establece su


594 de 2000 (Art. 19, Parág.2).

Por ser una subserie documental

considerada de valor histórico, se deberá

garantizar su conservación de acuerdo al

tipo de activo o soporte en que haya sido

generado el documento (físico,

electrónico o digital).

CÓDIGO DE


3.3 Actas Baja de Proveedores Abastecimiento y Logistica

3.4 Actas Bajas de Bienes Devolutivos Abastecimiento y Logistica

3.10Actas de Adjudicacion de Bienes Dados

de BajaAbastecimiento y Logistica

3.13 Actas de Baja Abastecimiento y Logistica

3.14 Actas de Baja de Activos Abastecimiento y Logistica

3.18 Actas de Capacitacion Abastecimiento y Logistica

3.50 Actas de Comite Primario Abastecimiento y Logistica

3.74 Actas de Liquidacion Abastecimiento y Logistica

3.81 Actas de Recibo Abastecimiento y Logistica

3.83 Actas de Reunion Abastecimiento y Logistica

20 COMPRAS 20.2 Compras de Bienes y Servicios Abastecimiento y Logistica

25 CONTROLES 25.42Control Novedades de Activos

(Entregas y/o Traslados)Abastecimiento y Logistica


VigilanciaAbastecimiento y Logistica

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

38.48 Informes de Interventoria Abastecimiento y Logistica

*Carta Remisoria

*Informe


48.1 Derechos de Peticion Abastecimiento y Logistica

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Abastecimiento y Logistica

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Abastecimiento y Logistica


38 INFORMES

48

PETICIONES,

QUEJAS, RECLAMOS

Y SUGERENCIAS

3 ACTAS

31ENTES DE CONTROL

Y VIGILANCIA

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Abastecimiento y Logistica

*Solicitud

*Respuesta

58 PROVEEDORES 58.3 Inscripcion de Proveedores Abastecimiento y Logistica

Lista de chequeo

Formulario inscripción de Proveedores

Rut

Cámara de Comercio (cuando aplique)

Cédula representante legal

Hoja de vida

Documento de presentación de

productos o servicios

Referencias comerciales

Certificado de distribución exclusiva o

de representación (cuando aplique)

Soporte de pagos parafiscales

Certificaciones de calidad

Formulario de pago electronico

Certificación bancaria

Calificación de ingreso

Evaluación de proveedores

Notifiación resultado de evaluacion

Novedades

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Abastecimiento y Logistica



Externos


Externos



Calidad

65SISTEMAS DE

GESTION

48

PETICIONES,

QUEJAS, RECLAMOS

Y SUGERENCIAS


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGISTICA CODIGO: 11060


ORGANICA: SUB DIRECCION DE SOPORTE ESTRATEGICO CODIGO: 11000

Archivo Gestión Archivo Central C.T E D S


3.3 Actas Baja de Proveedores

3.4Actas Bajas de Bienes

Devolutivos


Bienes Dados de Baja

3.13 Actas de Comité de Compras

3.14 Actas de Baja de Activos



3.74 Actas de Liquidacion

3.81 Actas de Recibo


20 COMPRAS

20.2 Compras de Bienes y Servicios 2 8 X X

Esta serie tiene valores fiscales y

contables. A los documentos se les

aplica el proceso de Digitalización

según lo establecido en el Estatuto



Externa 005 de 2012-AGN. Se

establece su eliminación una vez

cumplido sus valores





de Archivo del Comité de Archivo, 25 CONTROLES

25.42Control Novedades de Activos

(Entregas y/o Traslados)2 X


una herramienta metodológica de


gestión. Se elimina despues de su

tiempo de retencion en el archivo

de gestion.




*Requerimiento

*Pliego de cargos














Comité de Archivo.

1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___3_____


SUBSERIE/TIPOLOGiA

AÑOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES

*Respuesta

38 INFORMES


*Carta Remisoria

*Informe





*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

58 PROVEEDORES


Lista de chequeo

Formulario inscripción de Proveedores

Rut

Cámara de Comercio (cuando aplique)

Cédula representante legal

Hoja de vida

Documento de presentación de

productos o servicios

Referencias comercialesCertificado de distribución

exclusiva o de representación

Soporte de pagos parafiscales

Certificaciones de calidad

Formulario de pago electronico

Certificación bancaria

Calificación de ingreso

Evaluación de proveedores

Notifiación resultado de evaluacion

Novedades






Documentos Externos






elimina dejando un Acta del

Comité de Archivo.


una herramienta metodológica de


gestión. No tiene valores

secundarios por lo que se procede

a eliminar.




PQRS.












Comité de Archivo.







YURI CAMARGO

GERENTE


3 ACTAS 3.76 Actas de Mesas de Trabajo Contabilidad

15.2Certificados de Ingresos y

Retenciones (Digital)Contabilidad

15.6 Certificados Retefuente (Digital) Contabilidad

15.7 Certificados Reteiva (Digital) Contabilidad

21.1 Comprobantes Ajustes Contables Contabilidad

21.2Comprobantes de Ajustes Notas

Contables Contabilidad

21.3Comprobantes de

Causacion(Digital)Contabilidad

21.5 Comprobantes de Ingreso Contabilidad

21.6Comprobantes de Legalizacion

de AvancesContabilidad

21.7Comprobantes de Legalizacion

de Caja MenorContabilidad

21.8 Comprobantes de Notas a Bancos Contabilidad

21.9 Comprobantes de Notas a Cajas Contabilidad

22.1 Conciliaciones Bancarias Contabilidad

22.2 Conciliaciones a Cajas(Digital) Contabilidad

22.3Conciliaciones de Cuentas por

PagarContabilidad

25 CONTROLES 25.22 Control de Recibos de Caja Contabilidad

29.1

Declaracion de Contribucion

Parafiscal para la Promocion del

Turismo

Contabilidad

22 CONCILIACIONES

29DECLARACIONES DE

IMPUESTOS

15 CERTIFICACIONES

21 COMPROBANTES


29.2Declaracion de Impuesto de

Industria y ComercioContabilidad

29.3 Declaracion de Impuesto Predial Contabilidad

29.4

Declaracion de Impuestos

Municipales y Departamentales

de Vehiculos

Contabilidad

29.5Declaracion de Impuesto SAYCO

y ASIMPROContabilidad

29.6 Declaracion de IVA Contabilidad

29.7Declaracion de Renta y

ComplementariosContabilidad

29.8 Declaracion de Retefuente Contabilidad

29.9Declaracion de Impuesto a la

RiquezaContabilidad

29.10Declaracion Impuestos al

ConsumoContabilidad

29.11Declaracion Retencion ICAS

MunicipalesContabilidad

34 FACTURACION 34.2 Resoluciones de Facturacion Contabilidad

38.3Informes a la DIAN en Medios

MagneticosContabilidad

38.37Informes de Estados Financieros

y Conformacion de CuentaContabilidad

38.61 Informes Estadisticos Contabilidad

39 IMPUESTOS 39.1 Compensacion de Impuestos Contabilidad

41 LIBROS 41.2 Libro de Inventarios Contabilidad

41.5 Libros Diarios Contabilidad

41.6 Libros Mayor y Balances Contabilidad

41.7 Libros Oficiales Contabilidad

60 REGISTROS 60.31 Registro Unico Tributario (RUT) Contabilidad

29DECLARACIONES DE

IMPUESTOS

38 INFORMES


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE CONTABILIDAD CODIGO: 11110


ORGANICA: UNIDAD DE GESTION FINANCIERA CODIGO: 11100


CentralC.T E D S

3 ACTAS




Trabajo

15 CERTIFICADOS

15.2Certificados de Ingresos y

Retenciones (Digital)

15.6Certificados Retefuente

(Digital)

15.7Certificados Reteiva

(Digital)

21 COMPROBANTES

21.1Comprobantes Ajustes

Contables

21.2Comprobantes de Ajustes

Notas Contables

21.3Comprobantes de

Causacion(Digital)

21.5 Comprobantes de Ingreso

21.6Comprobantes de

Legalizacion de Avances

21.7

Comprobantes de

Legalizacion de Caja

Menor

21.8Comprobantes de Notas a

Bancos











sus valores Administrativos y

Contables, en cumplimiento con

la Ley 962 de 2005 (Art. 28), se






Nación. Codigo del Comercio

Art. 60 y Estatuto Organico del

Sistema Financiero Art. 96

2 8 X X

2 X






procede a eliminar.

1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___5_____


SUBSERIE/TIPOLOGiA


OBSERVACIONES







21.9Comprobantes de Notas a

Cajas

22 CONCILIACIONES

22.1 Conciliaciones Bancarias

22.2Conciliaciones a Cajas

(Digital)

22.3Conciliaciones de

Cuentas por Pagar




*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

25 CONTROLES

25.22Control de Recibos de

Caja2 X






29DECLARACIONES DE

IMPUESTOS

29.1

Declaracion de

Contribucion Parafiscal

para la Promocion del

Turismo

29.2Declaracion de Impuesto

de Industria y Comercio


Predial

29.4

Declaracion de Impuestos

Municipales y

Departamentales de

Vehiculos


SAYCO y ASIMPRO

29.6 Declaracion de IVA

29.7Declaracion de Renta y

Complementarios

29.8Declaracion de

Retefuente













la Ley 962 de 2005 (Art. 28), se









2 8 X X


















la Ley 962 de 2005 (Art. 28), se









2 8 X X









2 8 X X


a la Riqueza

29.10Declaracion Impuestos al

Consumo

29.11Declaracion Retencion

ICAS Municipales

34 FACTURACION

34.2Resoluciones de

Facturacion2 8 X X













la Ley 962 de 2005 (Art. 28), se









38 INFORMES

38.3Informes a la DIAN en

Medios Magneticos

38.37

Informes de Estados

Financieros y

Conformacion de Cuenta

38.61 Informes Estadisticos


*Carta Remisoria

*Informe


Contrato

39 IMPUESTOS




















la Ley 962 de 2005 (Art. 28), se









2 8 X X









2 8 X X

39.1Compensacion de

Impuestos2 8 X X













la Ley 962 de 2005 (Art. 28), se









41 LIBROS

41.2 Libro de Inventarios

41.5 Libros Diarios

41.6 Libros Mayor y Balances

41.7 Libros Oficiales

48

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta



los Estados Financieros, hechos

y operaciones que afectan la

situación financiera de la

entidad de acuerdo al Código de

Comercio (Art. 59 y 60). Esta

serie tiene valores fiscales y

contables, se establece su

2 8 X X




PQRS.

*Solicitud

*Respuesta

60 REGISTROS

60.31Registro Unico Tributario

(RUT)2 3 X X


contables y fiscales, ademas

forma parte de la

Documentacion Legal de la

entidad. A los documentos se les








Conservacion Total.



Calidad2 8 X X

*Formato Informe de

Actividades


Documentos Externos


Documentos Externos

*Listado Maestro de

Registros


Politica y Calidad







Jeimith Alexandra Torres

Gerente Unidad de Contabilidad





Comité de Archivo.




PQRS.


3.15 Actas de Baja de Cartera Control Financiero y Presupuestal

3.18 Actas de Capacitacion Control Financiero y Presupuestal

3.43 Actas de Comite Financiero Control Financiero y Presupuestal

3.50 Actas de Comite Primario Control Financiero y Presupuestal

18.1 Cobro de Cartera Control Financiero y Presupuestal

*Seven (Digital)



Control y VigilanciaControl Financiero y Presupuestal

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

34.1 Anulacion de Facturas Control Financiero y Presupuestal

*Memorando de Anulacion

*Cierre Anulacion Facturas

*Relacion de Facturas Anuladas

38.11Informes Contables, Financieros

y de Actividades Control Financiero y Presupuestal

38.44 Informes de Gestion Trimestral Control Financiero y Presupuestal

*Carta Remisoria

*Informe


38 INFORMES

34 FACTURACION

3 ACTAS

18 COBROS


VIGILANCIA


*Analisis de la Ejecución del

Trimestre

*Ejecucion de la Informacion

Financiera del Trimestre

38.48 Informes de Interventoria Control Financiero y Presupuestal

*Carta Remisoria

*Informe


38.50Informes de Limite Maximo de

InversionesControl Financiero y Presupuestal

38.54Informes de Presupuesto,

Ingresos y EgresoControl Financiero y Presupuestal

38.67Informes Modificacion de

Presupuesto Ingresos y EgresosControl Financiero y Presupuestal

*Informe (Digital)

*Solicitud (Digital)

38.68

Informes Modificacion de

Presupuesto Limite Maximo de

Inversiones

Control Financiero y Presupuestal

47.1 Aplicacion de Pagos Control Financiero y Presupuestal

*Soportes de Pagos Electronicos

*Recibos de Caja

*Cuaderno Control

48.1 Derechos de Peticion Control Financiero y Presupuestal

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Control Financiero y Presupuestal

*Solicitud

*Respuesta



PAGOS

38 INFORMES

47

48.3 Reclamos Control Financiero y Presupuestal

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Control Financiero y Presupuestal

*Solicitud

*Respuesta

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Control Financiero y Presupuestal



Documentos Externos


Documentos Externos



y Calidad

65SISTEMAS

DE GESTION



CÓDIGO: SO-GDO-F008 VERSIÓN:

N° 04

2017

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE CONTROL FINANCIERO Y PRESPUESTALCODIGO: 11112


ORGANICA: UNIDAD DE GESTION FINANCIERA CODIGO: 11100

Archivo

Gestión

Archivo

CentralC.T E D S

3 ACTAS

3.15 Actas de Baja de Cartera


3.43 Actas de Comite Financiero


18 COBROS

18.1 Cobro de Cartera 2 3 X

*Seven (Digital)

*Carta Gestion de Cobro 1ª




*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

34.1 Anulacion de Facturas 2 8 X X

*Memorando de Anulacion

*Cierre Anulacion Facturas

*Relacion de Facturas Anuladas

38 INFORMES

38.11Informes Contables,

Financieros y de Actividades

38.44 Informes de Gestion Trimestral

Documentos con valor Contable y








2 8 X X



establecido en la Circular Externa 005

de 2012-AGN. Se establece su

eliminación una vez cumplido sus

valores Administrativos y Contables,




elimina dejando un Acta del Comité

de Archivo.




2012-AGN. En la Eliminación se deja

1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___3_____



OBSERVACIONES




2012-AGN. En la Eliminación se deja

en Acta firmada por el Presidente y

*Carta Remisoria

*Informe


*Analisis de la Ejecución del

Trimestre

*Ejecucion de la Informacion

Financiera del Trimestre


*Carta Remisoria

*Informe


38.50Informes de Limite Maximo de

Inversiones

38.54Informes de Presupuesto,

Ingresos y Egreso

38.67Informes Modificacion de

Presupuesto Ingresos y Egresos

*Informe (Digital)

*Solicitud (Digital)

38.68

Informes Modificacion de

Presupuesto Limite Maximo de

Inversiones

2 8 X X

47 PAGOS

47.1 Aplicacion de Pagos 2 8 X X

*Soportes de Pagos Electronicos

*Recibos de Caja

*Cuaderno Control




*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta


















2 8 X X

Documentos con valor Jurídico, Legal

y Administrativo, que no desarrolla














*Solicitud

*Respuesta





Documentos Externos


Documentos Externos



Politica y Calidad







Yorley Amparo Figueredo

Gerente Unidad de Control Financiero Y Presupuestal








Archivo.


3.18 Actas de Capacitacion Tesoreria

3.50 Actas de Comite Primario Tesoreria

3.61 Actas de Entrega de Cargo Tesoreria

3.63 Actas de Entrega de Puestos y Recepcion Tesoreria

3.69 Actas de Funciones Tesoreria

10.1 Bancos Tesoreria

*Solicitudes de Apertura

*Registro de Firmas

13.1 Caja Registradora Tesoreria

*Cintas de Caja Registradora

14.1 Cartera Vencida Tesoreria

14.2 Cruce Cuentas con Gestion Humana Tesoreria

14.3 Gestion de Cobro Tesoreria

21.4 Comprobantes de Egreso Tesoreria

21.5 Comprobantes de Ingreso Tesoreria

25.3 Control de Anulacion de Comprobantes Tesoreria

25.4 Control de Arqueo Tesoreria

25.6 Control de Cheques Enviados a Marketing Tesoreria

25 CONTROLES

21 COMPROBANTES

3 ACTAS

10 BANCOS


13 CAJA

14 CARTERA

25.7 Control de Cheques Enviados a Municipios Tesoreria

25.8 Control de Devolucion de Ordenes de Pago Tesoreria

25.9 Control de Entrega de Avances Tesoreria

25.10 Control de Entrega de Cheques Tesoreria

25.11Control de Entrega Documentos para

RegistroTesoreria

25.24 Control de Revision de Autorizaciones Tesoreria

25.27 Control de Servicios Publicos Tesoreria

25.28 Control de Soportes Tesoreria

25.29 Control de Validacion de Saldos Diarios Tesoreria

25.54 Controles de Arqueo Diario Tesoreria

27.1 Embargos Tesoreria

27.2 Libranzas UEN Credito Social Tesoreria


VigilanciaTesoreria

*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta

34.3 Facturacion Tesoreria

*Soportes de Facturacion de Pedido34 FACTURACION

25 CONTROLES

27 CREDITOS


VIGILANCIA

38.26 Informes de Ejecucion de Inversiones Tesoreria

*Carta Remisoria

*Informe

38.43 Informes de Gestion Financiera Tesoreria

*Carta Remisoria

*Informe

38.48 Informes de Interventoria Tesoreria

*Carta Remisoria

*Informe


45 NOTAS 45.1 Notas Contables Tesoreria

47.2 Ordenes de Pago Persona Juridica Tesoreria

*Factura

*Liquidacion de Compra de Mercancia

47.3 Ordenes de Pago Persona Natural Tesoreria


*Cuenta de Cobro

*Seguridad Social

48.1 Derechos de Peticion Tesoreria

*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas Tesoreria

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos Tesoreria

*Solicitud

*Respuesta

48.4 Sugerencias Tesoreria

*Solicitud

48

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

47 ORDENES

38 INFORMES

*Respuesta

49.6 Planeacion de Actividades Pedagogicas Tesoreria

49.7 Planeacion Pedagogica Tesoreria

*Bitacora Elaboracion del Proyecto

Pedagogico del Aula

*Proyecto Pedagogico de Aula

*Banco Recursos Locativos

58 PROVEEDORES 58.2 Cruces de Proveedores Tesoreria

60 REGISTROS 60.16 Registros de Inversiones Tesoreria

61.3 Reportes Pago de Cuotas Monetarias Tesoreria

61.4 Reportes Pago de Nomina Tesoreria

65.2 Sistema de Gestion de Calidad Tesoreria



Externos


Externos




49 PLANEACIONES

61 REPORTES

48

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


VERSIÓN: N° 04

2017

OFICINA UNIDAD DE TESORERIA CODIGO: 11111

UBICACIÓN

ESTRUCTURA UNIDAD DE GESTION FINANCIERA CODIGO: 11100


CentralC.T E D S

3 ACTAS



3.61 Actas de Entrega de Cargo

3.63Actas de Entrega de Puestos y

Recepcion

3.69 Actas de Funciones

10 BANCOS

10.1 Bancos 2 8 X X

*Solicitudes de Apertura

*Registro de Firmas

13.1 Caja Registradora 2 8 X X

*Cintas de Caja Registradora

14 CARTERA

14.1 Cartera Vencida

14.2Cruce Cuentas con Gestion

Humana

14.3 Gestion de Cobro

21 COMPROBANTES

21.4 Comprobantes de Egreso

21.5 Comprobantes de Ingreso

25 CONTROLES

25.3 Control de Anulacion de

Comprobantes

25.4 Control de Arqueo

Esta subserie hace

referencia a una


de trabajo en el


No tiene valores


procede a eliminar.

2 X


contables. A los

documentos se les aplica el

proceso de Digitalización

según lo establecido en el

2 8 X X


contables. A los



2 8 X X


contables. A los




Estatuto Tributario con el

1 4 X X


HOJA ___ 1___ DE ___5_____



OBSERVACIONES







Acta firmada por el




25.6Control de Cheques Enviados a

Aportes y cuota monetaria

25.7Control de Cheques Enviados a

Municipios

25.8Control de Devolucion de

Ordenes de Pago

25.9 Control de Entrega de Avances

25.10 Control de Entrega de Cheques

25.11Control de Entrega Documentos

para Registro

25.24Control de Revision de

Autorizaciones

25.27 Control de Servicios Publicos

25.28 Control de Soportes

25.29Control de Validacion de Saldos

Diarios

25.54 Controles de Arqueo Diario

27 CREDITOS

27.1 Embargos

27.2 Libranzas UEN Credito Social




*Requerimiento

*Pliego de cargos

*Respuesta






de Archivo.

Esta subserie hace

referencia a una


de trabajo en el


No tiene valores


procede a eliminar.

2 8 X X


contables. A los





Artículo 771-1, Ley 6 de

1992 (Art.74) y la Circular


Se establece su eliminación

una vez cumplido sus

valores Administrativos y

Contables, en cumplimiento

2 X

34 FACTURACION

34.3 Facturacion 2 8 X X

*Soportes de Facturacion de

Pedido

38 INFORMES

38.26Informes de Ejecucion de

Inversiones2 8 X X

*Carta Remisoria

*Informe

38.43 Informes de Gestion Financiera 2 8 X X

*Carta Remisoria

*Informe


*Carta Remisoria

*Informe


45 NOTAS


Jurídico, Legal y


desarrolla valores




contables. A los










contables. A los








45.1 Notas Contables 2 8 X X


contables. A los










valores Administrativos y

Contables, en cumplimiento

con la Ley 962 de 2005 (Art.

28), se deja en Acta


Jefe de Archivo del Comité

de Archivo, según lo


2002 del AGN-ArEsta serie

tiene valores contables. A

los documentos se les aplica




47 PAGOS

47.2Ordenes de Pago Persona

Juridica2 8 X X

*Factura

*Liquidacion de Compra de

Mercancia

47.3Ordenes de Pago Persona

Natural2 8 X X


*Cuenta de Cobro

*Seguridad Social




*Solicitud

*Respuesta

48.2 Quejas 1 2 X

*Solicitud

*Respuesta

48.3 Reclamos 1 2 X

*Solicitud






contables. A los










*Respuesta


*Solicitud

*Respuesta

60 REGISTROS

60.16 Registros de Inversiones 2 X

Esta subserie hace

referencia a una


de trabajo en el


No tiene valores


procede a eliminar.

61 REPORTES

61.3Reportes Pago de Cuotas

Monetarias

61.4 Reportes Pago de Nomina





Documentos Externos


Documentos Externos



y Calidad





S: Selección Cargo: Gerente USE TESORERIA

Esta subserie hace

referencia a una


de trabajo en el






de Archivo.

2 X


OLGA LUCIA SANMIGUEL





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