de procedimientos manual · 2017-03-15 · reclamación de siniestros de edificios y contenidos ......

Junio 2016Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos AdministrativosSFA/DGA/SCGARA-P-04-A3

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Departamento de Administración de Riesgos

Subsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos

COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

ÍNDICE

JUNIO 2016

Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos

Manual de Procedimientos

1

2

3

5

11

17

28

34

38

46

56

65

73

79

85

Presentación

Estructura Orgánica de la Secretaría ............................................................................................................................

Estructura Orgánica del Departamento........................................................................................................................

Simbología de Diagramas................................................................................................................................................

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Administración de Riesgos

Contratación del Seguro Institucional....................................................................................................................

Contratación de Fianzas de Fidelidad......................................................................................................................

Contratación de Seguros Patrimoniales.................................................................................................................

Contratación del Seguro contra Desastres Naturales............................................................................................

Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración

Pública Centralizada.................................................................................................................................................

Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres...............................................................................................

Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales...............................................................................................

Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.............................................................................................

Reclamación de Fianzas de Fidelidad.......................................................................................................................

Pago de la Indemnización del Seguro Institucional del Sector Educativo .....................................................................

Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.......................................................................................

Firmas de Autorización...................................................................................................................................................

COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN

JUNIO 2016



La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.

Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.

La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.

La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Administración de Riesgos ofrece unarespuesta a las necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentesque lo integran:

Estructura Orgánica de la Secretaría: Representa la estructura general de la Dependencia con el registro estatal,autorizada por el Secretario de Finanzas y Planeación y el Contralor General de conformidad con la normatividadvigente.

Estructura Orgánica del Departamento: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manualen cuestión.

Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.

Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.

Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.

Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

Nombre del procedimiento. Objetivo que se persigue en la realización del mismo. Frecuencia de realización. Procedimientos con los que conecta. Normas que rigen el procedimiento. Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades que

deben llevarse a cabo para operar el proceso. Diagrama correspondiente.

COPIA NO CONTROLADA

JUNIO 2016 1PÁG.

Enero 2016

SECRETARÍADE FINANZAS

Y PLANEACIÓN

SUBSECRETARÍADE INGRESOS

SUBDIRECCIÓN DEINFRAESTRUCTURA

TECNOLÓGICA

SUBDIRECCIÓNDE POLÍTICA

INFORMÁTICA

SUBDIRECCIÓNDE GOBIERNOELECTRÓNICO

SUBPROCURADURÍADE ASUNTOS

CONTENCIOSOS

DIRECCIÓNGENERAL DE

FISCALIZACIÓN

SUBDIRECCIÓNDE OPERACIÓN

FINANCIERA

TESORERÍA

SUBDIRECCIÓNDE REGISTROY CONTROL

SUBDIRECCIÓN DEPROGRAMACIÓN DELA FISCALIZACIÓN YCONTRIBUYENTES

ESPECIALES

SUBDIRECCIÓNDE RECURSOSMATERIALESY SERVICIOSGENERALES

SUBDIRECCIÓNDE RECURSOS

HUMANOS


ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS YACTIVOS

SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN

Y PROCESOSADMINISTRATIVOS


RECAUDACIÓN

SUBPROCURADURÍADE LEGISLACIÓN

Y CONSULTA

PROCURADURÍAFISCAL

DIRECCIÓNGENERAL DEINNOVACIÓN

TECNOLÓGICA

SUBPROCURADURÍADE ASUNTOSFISCALES Y

PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS

SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO

PÚBLICODE CARRERA

SUBDIRECCIÓN DEFINANCIAMIENTO

Y APOYOINSTITUCIONAL

DIRECCIÓN GENERALDE FINANCIAMIENTO

Y SEGUIMIENTODE PROGRAMASDE DESARROLLO

SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN

SUBDIRECCIÓN DESEGUIMIENTO Y

EVALUACIÓN DELSISTEMA INTEGRALDE INFORMACIÓN

DIRECCIÓN GENERALDE PLANEACIÓN Y

EVALUACIÓN PARAEL DESARROLLO

SUBDIRECCIÓN DEINFORMACIÓNPRESUPUESTAL

SUBDIRECCIÓNDE CONTROL

PRESUPUESTAL

SUBDIRECCIÓNDE PRESUPUESTO

SUBDIRECCIÓNDE CONTROLFINANCIERO

SUBDIRECCIÓN DEEVALUACIÓN DE

INVERSIONES

DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTO

DIRECCIÓN GENERALDE INVERSIÓN

PÚBLICA

SUBDIRECCIÓNDE ANÁLISIS EINTEGRACIÓNDE LA CUENTA

PÚBLICA

SUBDIRECCIÓNDE FIDEICOMISOS

DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y

DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS

SUBDIRECCIÓN DEGESTIÓN PARA LA

DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS

SUBDIRECCIÓNDE BIENESINMUEBLES

SUBDIRECCIÓNDE ADQUISICIÓN

DE SUELO YCONTRATACIÓN

SUBDIRECCIÓN DEREGULARIZACIÓNDE LA TENENCIA

DE LA TIERRA

DIRECCIÓNGENERAL DELPATRIMONIODEL ESTADO

SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

COORDINACIÓNDE ASESORES

UNIDAD DEACCESO A LA

INFORMACIÓNPÚBLICA

UNIDADDE GÉNERO

SUBSECRETARÍADE EGRESOS

SUBDIRECCIÓNDE POLÍTICA

FISCAL

OFICINAS DEHACIENDA

DEL ESTADO

DELEGACIONESREGIONALES DEL

PATRIMONIODEL ESTADO

DIRECCIÓN GENERALDE VINCULACIÓNY COORDINACIÓN

HACENDARIA

SUBDIRECCIÓNDE POLÍTICA DECOORDINACIÓN

HACENDARIA

SUBDIRECCIÓNDE COMERCIO

EXTERIOR

INSTITUTO DEPENSIONES DEL

ESTADO

ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

ÓRGANO DESCENTRALIZADO

LIC. ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSecretario de Finanzas y Planeación

DR. RICARDO GARCÍA GUZMÁNContralor General

SUBDIRECCIÓNDE REGISTRO Y

CONSOLIDACIÓNCONTABLE

SUBDIRECCIÓN DESEGUIMIENTO DE

AUDITORIAS

SUBDIRECCIÓN DEINTEGRACIÓN Y

ANÁLISIS DEINFORMACIÓN

SUBDIRECCIÓN DESEGUIMIENTO DEPROGRAMAS DE

DESARROLLO

SUBDIRECCIÓNDE VISITAS

DOMICILIARIAS YREVISIONES DE

GABINETE

SUBDIRECCIÓNDE REGISTRO

Y CONTROL DEOBLIGACIONES

SUBDIRECCIÓNDE EJECUCIÓN

FISCAL

Secretaría de Finanzas y PlaneaciónEstructura Orgánica



COPIA NO CONTROLADA


Manual de OrganizaciónESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO

JUNIO 2016 2PÁG.

SECRETARÍA DEFINANZAS YPLANEACIÓN

COORDINACIÓNDE ASESORES

UNIDAD DEGÉNERO

SUBSECRETARÍADE INGRESOS

DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA

TESORERÍA

DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS YDESINCORPORACIÓN

DE ACTIVOS

DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO

DEL ESTADO

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SUBDIRECCIÓN DERECURSOSHUMANOS

SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS

SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y

PROCESOSADMINISTRATIVOS

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIO PÚBLICO DE

CARRERA

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS

MATERIALES YSERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO DECONSOLIDACIÓN,

REGISTRO YEVALUACIÓN DE LAS

ADQUISICIONES

DEPARTAMENTO DEPROCEDIMIENTOS DE

CONTRATACIÓN

DEPARTAMENTO DEFORMALIZACIÓN,

CONTROL YSEGUIMIENTO DECONTRATACIONESADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE

ACTIVOS

ANALISTAADMINISTRATIVO

DE SEGUROSPATRIMONIALES


DE SEGUROSINSTITUCIONALES

UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN

PÚBLICA

PROCURADURÍAFISCAL

SUBSECRETARÍADE EGRESOS

SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN

SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

DEPARTAMENTO DECONTROL

PRESUPUESTAL


RIESGOS

ANALISTAADMINISTRATIVO DE

REGISTRO Y CONTROLPATRIMONIAL

COPIA NO CONTROLADA

JUNIO 2016

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS



3PÁG.

Inicio y fin

Actividad

Documento

Sistema y/o archivo informático

Decisión

Pasa el tiempo

Conector de actividad

Conector de página

Conector de procedimientos

Cinta magnética

Archivo temporal: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Archivo definitivo: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Efectivo o cheque

Objeto o cosa

Actividades que se realizan demanera continua

Actividades que se realizan demanera simultánea

Indicadores de texto

Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)

USB

COPIA NO CONTROLADA

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS



JUNIO 2016 4PÁG.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE RIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO ALMISMO.

FIRMA DE VALIDACIÓN

5PÁG.

JUNIO 2016

FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y

PLANEACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

Anual.

Contratación del Seguro Institucional.

La contración del Seguro Institucional debe realizarse con apego a lo establecido en el artículo 228 fracción IV delCódigo Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y en el artículo 77 de las Condiciones Generalesde Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado.

La Base de datos de la colectividad asegurable impresa debe estar rubricada en cada una de las hojas por el áreaadministrativa solicitante.

La Base de datos de la colectividad asegurable en medio electrónico debe ser elaborada en el programa excelconteniendo los siguientes datos: número consecutivo, nombre completo del(de la) empleado(a) (empezando por elapellido paterno, materno y nombre(s)), Registro Federal de Contribuyentes, sexo y sueldo mensual del(de la)empleado(a).

La contración del Seguro Institucional debe realizarse con las compañías aseguradoras en el ramo de vida yautorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

El(La) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos es el(la) encargado(a) de revisar las condiciones deaseguramiento con el(la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, contenidas en la Propuesta de aseguramiento recibidas de la compañía aseguradora.

Proporcionar a los(as) empleados(as) del Poder Ejecutivo del Estado, el seguro de vida por fallecimiento o incapacidadtotal y/o permanente.

- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

COPIA NO CONTROLADA

ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD

JUNIO 2016 6PÁG.


Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.

Analista Administrativo(a) deSeguros Institucionales.

Recibe el Oficio de solicitud de aseguramiento con firma autógrafaen original y la Base de datos de la colectividad asegurable enoriginal y medio electrónico de la Subdirección de RecursosHumanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación o de la OficialíaMayor de la Secretaría de Educación.

Analiza el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en original y acuerda lascoberturas, sumas aseguradas y las condiciones de aseguramientoconvenientes a favor de los empleados, con el(la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Turna el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en original y medioelectrónico al Analista Administrativo(a) de Seguros Institucionales.

Recibe el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en original y medioelectrónico del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos.

Elabora el Anexo técnico y el Oficio de solicitud de cotización a lacompañía de seguros del ramo de vida en dos tantos, con base en lainformación analizada.

Integra el Anexo técnico al Oficio de solicitud de cotización a lacompañía de seguros del ramo de vida en dos tantos y recaba firmadel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos en el Oficio.

Envía el Oficio de solicitud de cotización en primer tanto a lacompañía aseguradora, recabando acuse de recibo en el segundotanto.

Pasa el tiempo.

Recibe la Propuesta de aseguramiento en original de la compañíaaseguradora a través del(de la) Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.

Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y copiay recaba visto bueno del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos y firma delTitular del Sector a través del(de la) Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 7PÁG.




Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en medio electrónico, a lacompañía aseguradora adjudicada, y recaba acuse de recibo en lacopia.

Pasa el tiempo.

Recibe la Póliza de seguro en original, el Recibo de pago de prima enoriginal y las Condiciones generales de la póliza en original de lacompañía aseguradora, y verifica si están correctos los documentos.

¿Están correctos los documentos?

En caso de no estar correctos los documentos:

Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicando loserrores u omisiones y recaba firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Envía el Oficio de observaciones en un tanto a la compañíaaseguradora y recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe la Póliza de seguro en original, el Recibo de pago de prima enoriginal y las Condiciones generales de la póliza en original de lacompañía aseguradora a través del(de la) Jefe(a) de Departamentode Administración de Riesgos y archiva de manera cronológicatemporal, el Oficio de observaciones en copia desechando ladocumentación anterior.

Continúa con la actividad No. 12.

En caso de estar correctos los documentos:

Obtiene copia de los originales de la Póliza de seguro, el Recibo depago de prima y de las Condiciones generales de la póliza.

Elabora el Oficio de entrega de documentos en original y copia, yrecaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

10.

11.

11A.

11A.1.

11A.2.

12.

13.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 8PÁG.




Turna a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría deFinanzas y Planeación o de la Oficialía Mayor de la Secretaría deEducación, los iguiente:- Oficio de entrega de documentos en original.- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.Y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia de laSubdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas yPlaneación o de la Oficialía Mayor de la Secretaría de Educación através del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos.

Integra el Expediente del seguro institucional con los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento en original.- Base de datos de la colectividad asegurable en original.- Oficio de solicitud de cotización en segundo tanto.- Propuesta de aseguramiento en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza de seguro en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente delseguro institucional.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

14.

15.

16.

17.


COPIA NO CONTROLADA

C

COMPAÑÍAASEGURADORA

1

OFICIO DEOBSERVACIONES

CONDICIONES GENERALES DELA PÓLIZA

RECIBO DE PAGO DE PRIMA

PÓLIZA DE SEGURO

RECIBE CORREGIDA YDESECHA LA

DOCUMENTACIÓNANTERIOR

O

O

O

( 11A.2 )

CONTRATACIÓN DEL SEGURO INSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRIMONIALES

JUNIO 2016

INICIO

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOSHUMANOS DE LA SEFIPLAN ODE LA OFICIALÍA MAYOR DE

LA SECRETARÍA DEEDUCACIÓN

OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN

ANEXO TÉCNICO

ELABORA

1-2T

1-2T

SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR DEL

SECTOR



BASE DE DATOS

BASE DE DATOS

OFICIO DE SOLICITUD DEASEGURAMIENTO

TURNA

O

O

BASE DE DATOS

BASE DE DATOS


RECIBE

O

O

SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS Y ACTIVOS

( 1 )

BASE DE DATOS

BASE DE DATOS


RECIBE

O

O

BASE DE DATOS


ANALIZA Y ACUERDA

O

O

( 2 )

( 3 )

ANALISTAADMINISTRATIVO(A) DE

SEGUROS INSTITUCIONALES

JEFE(A) DEDEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS

( 4 )

CON BASE A LAINFORMACIÓN

ANALIZADA

( 5 )



PÓLIZA DE SEGURO

RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁNCORRECTOS

O

O

O

¿ESTÁN CORRECTOS LOSDOCUMENTOS?

NO

SI




1

1


( 11 )

OFICIO DE OBSERVACIONES

ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBO

O

1

( 11A.1 )

ANEXO TÉCNICO


INTEGRA YRECABA FIRMA

( 6 )

1-2T

1-2T

( 7 ) OFICIO DE SOLICITUD DECOTIZACIÓN


1T

2T


( 8 ) PROPUESTA DEASEGURAMIENTO

RECIBE

O

CON EL(LA)SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES


BASE DE DATOS

OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE PÓLIZA

ENVÍA Y RECABA ACUSE DERECIBIDO

O

1

( 10 )


ELABORA, RECABA VISTOBUENO Y FIRMA

( 9 )

O-1


ELABORA Y RECABA FIRMA

( 11A )

O-1

A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO

DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS





COPIA NO CONTROLADA

CONTRATACIÓN DEL SEGURO INSTITUCIONAL


ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRIMONIALES

JUNIO 2016

1



1



PÓLIZA DE SEGURO

OBTIENE

O

O

O

1

1

1

( 12 )



COMPROBANTE DE PAGO DELA PÓLIZA

RECIBE

1

( 15 )



EXPEDIENTE DEL SEGUROINSTITUCIONAL

ORDENA

C

FIN

( 17 )

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS.- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS.

( 14 )

OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTOS



PÓLIZA DE SEGURO


TURNA Y ERCABA ACUSE DERECIBO

1

O

O

O

O



CONDICIONES GENERALES DEPOLIZA


PÓLIZA DE SEGURO


PROPUESTA DEASEGURAMIENTO


BASE DE DATOS


INTEGRA EL EXPEDIENTE DELSEGURO INSTITUCIONAL

O

O

2T

O

1

1

1

1

1

1

( 16 )



( 13 )

O-1



COPIA NO CONTROLADA



NORMAS



OBJETIVO


ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.


11PÁG.

JUNIO 2016




ADMINISTRACIÓN

Anual.

Contratación de Fianzas de Fidelidad.

La contración de las Fianzas de Fidelidad debe realizarse con apego a lo establecido en el artículo 178 y 228 fracciónIV del Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

La contración de las Fianzas de Fidelidad debe realizarse con las compañías afianzadoras autorizadas por la Secretaríade Hacienda y Crédito Público.

La Base de datos impresa debe ser rubricada en cada una de las hojas por el área administrativa solicitante.

El archivo electrónico de la Base de datos debe contener los siguientes datos: número consecutivo; nombrecompleto del(de la) empleado(a) (empezando por el apellido paterno, materno y nombre(s), puesto y desglosadapor sector).

Caucionar a los servidores públicos que manejan fondos y valores del Gobierno del Estado, a fin de salvaguardar sucorrecta administración.

- Reclamación de siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 12PÁG.



Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.

Recibe el Oficio de solicitud de afianzamiento con firmaautógrafa en original y la Base de datos de los servidores públicosafianzables en original y archivo electrónico, del áreaadministrativa solicitante y analiza.

Elabora el Oficio de solicitud de cotización a las compañíasafianzadoras y el Anexo técnico ambos en original y copia conbase a la información analizada, y recaba firma del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos en el Oficio.

Envía el Oficio de solicitud de cotización en original y el Anexotécnico ambos en original a las compañías afianzadoras y recabaacuse de recibo en las copias.

Pasa el tiempo.

Recibe las Propuestas de afianzamiento en original de lascompañías afianzadoras y elabora el Cuadro comparativo depropuestas en un tanto.

Turna el Cuadro comparativo de propuestas en un tanto al(a la)Jefe(a) del Departamento de Administración de Riesgos, para elanalisis, determinación de la compañía afianzadora a adjudicar yautorización del(de la) Titular del Sector.

Recibe el Cuadro comparativo de propuestas en un tanto y demanera verbal la compañía afianzadora a adjudicar del(de la)Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.

Pasa el tiempo.

Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original ycopia, y recaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.

Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y laBase de datos de la colectividad a afianzar en archivo electrónicoa la compañía afianzadora adjudicada, y recaba acuse de recibo enla copia.

Pasa el tiempo.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 13PÁG.




Recibe la Póliza de fianza en original, el Recibo de pago de primaen original y las Condiciones generales de la póliza en original dela compañía afianzadora, y verifica si están correctos losdocumentos.



Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones y recaba firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos a través del(de la) Jefe de(a) Departamento deAdministración de Riesgos.

Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva demanera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe la Póliza de fianza en original, el Recibo de pago de primaen original y las Condiciones generales de la póliza en original dela compañía afianzadora, desechando la documentación anterior.



Obtiene una copia de los siguientes documentos:- Póliza de fianza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.

Elabora el Oficio de entrega de documentos en original y copia, yrecaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel(de la) Jefe(a) del Departamento de Administración de Riesgos.

Turna el Oficio de entrega de documentos en original, la Pólizade fianza en original, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original al áreaadministrativa solicitante, recabando acuse de recibo en el Oficioen copia.

Pasa el tiempo.

9.

9A.

9A.1

9A.2.

10.

11.

12.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 14PÁG.




Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia del áreaadministrativa solicitante.

Elabora el Expediente del afianzamiento e integra los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de afianzamiento en original.- Base de datos de servidores públicos afianzables en original.- Oficio de solicitud de cotización en copia.- Anexo técnico en copia.- Propuestas de afianzamiento en original.- Cuadro comparativo de propuestas en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza de fianza en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel afianzamiento.



13.

14.

15.


COPIA NO CONTROLADAC

CONTRATACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD



JUNIO 2016

INICIO

ÁREAADMINISTRATIVA

SOLICITANTE



( 1 )

BASE DE DATOS

BASE DE DATOS

OFICIO DE SOLICITUD DEAFIANZAMIENTO

RECIBE Y ANALIZA

O

O



PÓLIZA DE FIANZA


O

O

O


NO

SI


1

( 9 )



O

1

( 9A.1 )

CUADRO COMPARATIVO DEPROPUESTAS

TURNA

1T

PARA EL ANÁLISIS,DETERMINACIÓN DE LA

COMPAÑÍA AFIANZADORA AADJUDICAR Y AUTORIZACIÓN

DEL TITULAR DEL SECTOR


RIESGOS


RECIBE

1T

DE MANERAVERBAL, LA

COMPAÑÍA AADJUDICAR


RIESGOS COMPAÑÍAASEGURADORA



PÓLIZA DE SEGURO

RECIBE CORREGIDA YDESECHA LA

DOCUMENTACIÓNANTERIOR

O

O

O

( 9A.2 )

( 5 )

( 6 )



( 3 )


ANEXO TÉCNICO



O

1

1

O


PROPUESTA DEAFIANZAMIENTO

RECIBE Y ELABORA

O

1T

( 4 )

SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONESGUERNAMENTALES,

ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS




1



PÓLIZA DE FIANZA

OBTIENE

O

O

O

1

1

1

( 10 )

1

ANEXO TÉCNICO



O-1

O-1

( 2 )



( 7 )

O-1

BASE DE DATOS



( 8 )

O

1



( 9A )

O-1





COPIA NO CONTROLADA

CONTRATACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD



JUNIO 2016

1



ÁREA ADMINISTRATIVASOLICITANTE


RECIBE

1

( 13 )

ÁREA ADMINISTRATIVASOLICITANTE

EXPEDIENTE DELAFIANZAMIENTO

ORDENA

C

FIN

( 15 )



CONDICIONES GENERALES DEPOLIZA


PÓLIZA DE FIANZA

1

1

1

1

1

OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE POLIZA


PROPUESTA DEAFIANZAMIENTO

ANEXO TÉCNICO


BASE DE DATOS

OFICIO DE SOLICITUD DEAFIANZAMIENTO

INTEGRA EL EXPEDIENTE DELAFIANZAMIENTO

O

O

1

1

O

O

( 14 )

1

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS.- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS.



O

1

( 11 )




PÓLIZA DE SEGURO


TURNA Y ERCABA SELLO DERECIBIDO

O

1

O

O

O

( 12 )



COPIA NO CONTROLADA



NORMAS



OBJETIVO


ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.


17PÁG.

JUNIO 2016




ADMINISTRACIÓN

Anual.

Contratación de Seguros Patrimoniales.

La contratación del Seguro Patrimonial que determinen las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado debencontener la disponibilidad presupuestal conforme a lo establecido en el artículo 10 de Ley de Adquisiciones,Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Los montos para determinar la modalidad en la cual se llevará la contratación deben ser los establecidos en elartículo 27 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles delEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

La contración del Seguro Patrimonial debe realizarse con apego a lo establecido en el artículo 85 de la Ley deAdquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave, artículo 228 fracción IV del Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llavey en el artículo 16 de los Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz.

Para el aseguramiento de vehículos terrestres, las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado deben anexar elformato Único de requisición de seguros para vehículos terrestres de las Dependencias del Poder Ejecutivo(F-URS).

Las solicitudes de aseguramiento para bienes inmuebles y muebles (edificios y contenidos) deben adicionar unAnexo en el programa excel que contenga los siguientes datos:- Ubicación del inmueble.- Descripción del inmueble (materiales de construcción, números de pisos, otros).- Valor catastral.- Inventario de contenidos.- Valor de los contenidos.

Salvaguardar la integridad del patrimonio del Poder Ejecutivo del Estado o de aquel sobre el cual tengaresponsabilidad.

- Inherentes al Departamento de Licitaciones.- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

COPIA NO CONTROLADA

JUNIO 2016 18PÁG.



NORMAS

En las solicitudes de aseguramiento para aeronaves deben adicionar un Anexo en el programa excel que contengalos siguientes datos:- Descripción de las aeronaves: número consecutivo, marca, tipo, modelo, número de serie, matrícula,

capacidad (tripulación y otros), valor asegurado, uso, límites geográficos, aeropuertos y empresas que les danmantenimiento.

- Datos de los pilotos: nombre, número de licencia y vigencia, vigencia de examen médico, indicación de lasaeronaves para las cuales está capacitado y las horas de vuelo por aeronave.

El(La) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos en el caso de realizar una ampliación a unaLicitación, debe verificar que no haya expirado el plazo de la vigencia de la póliza y que no rebase el 20% de lamisma, asimismo debe realizar el Oficio de solicitud de ampliación recabando firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

El(La) Analista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales debe recibir de la compañía adjudicada el Escrito enoriginal y verificar en éste, que el representante legal de la compañía acepte las condiciones especiales deaseguramiento


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 19PÁG.




Recibe los siguientes documentos de la Dependencia a travésdel(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos:- Oficio de solicitud de aseguramiento en original con firma

autógrafa.- Base de datos de los bienes asegurables en original y vía

electrónica.- Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP) con el Registro de

Procedimientos de Adquisición e Inversión (RPAI) en copia.

Analiza el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y laBase de datos de los bienes asegurables en original, elabora elAnexo técnico en dos tantos, y obtiene visto bueno del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.

Identifica la modalidad en la que se llevará a cabo la contratacióndel seguro.

¿En qué modalidad se llevará a cabo la contratación?

En caso de ser una licitación:

Turna el Anexo técnico en un tanto y archivo electrónico alDepartamento de Procedimientos de Contratación a travésdel(de la) Jefe(a) del Departamento de Administración de Riesgos,para la elaboración de las bases de licitación.

Conecta con los procedimientos:- Inherentes al Departamento de Procedimientos de Contratación.

Recibe las Propuestas técnicas y económicas en original delDepartamento de Procedimientos de Contratación a travésdel(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos,para su análisis.

Elabora el Cuadro comparativo de propuestas en original, conbase en las Propuestas técnicas y económicas en original y recabafirma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Turna las Propuestas técnicas y económicas en original y elCuadro comparativo de propuestas en original y en electrónico alDepartamento de Procedimientos de Contratación a travésdel(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.

1.

2.

3.

3A.

3A.1

3A.2

3A.3


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 20PÁG.




Conecta con los procedimientos:- Inherentes al Departamento de Procedimientos de Contratación.

Recibe la Póliza en original, el Recibo de pago de prima enoriginal, las Condiciones generales de la póliza en original, elEscrito en original de la compañía adjudicada y verifica si estáncorrectos los documentos, validando que el monto de los reciboscoincida con la propuesta económica presentada por el licitanteadjudicado.



Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones y recaba firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora y recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradora através del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos:- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.- Escrito en originalDesecha los documentos anteriores y archiva de maneracronológica temporal, el Oficio de observaciones en copia.

Continúa con la actividad No. 3C.


Obtiene una copia de la Póliza original, el Recibo de pago de primaoriginal y de las Condiciones generales de la póliza en original.

Solicita y recibe el Acta de la junta de presentación y apertura deproposiciones en copia, Dictamen técnico-económico en copia yNotificación de fallo de la compañía adjudicada en copia delDepartamento de Procedimientos de Contratación

3A.4

3B.

3B.1.

3B.2.

3C.

3C.1.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 21PÁG.






Envía los siguientes documentos a la Dependencia solicitante:- Oficio de entrega de documentos en original.- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.- Acta de la junta de presentación y apertura de proposiciones en

copia.- Dictamen técnico-económico en copia.- Notificación de fallo de la compañía adjudicada en copia.Y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia de laDependencia solicitante.

Elabora el Expediente del seguro patrimonial e integra lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento con firma autográfa en

original.- Base de datos de los bienes asegurables en original.- Anexo Técnico en un tanto.- DSP con el RPAI en copia.- Póliza en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Escrito en original.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel seguro patrimonial.

Fin.

Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Finanzas.

3C.2

3C.3

3C.4

3C.5

3C.6

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 22PÁG.





En caso de ser una adjudicación directa:

Elabora el Oficio de solicitud de cotización a las compañíasaseguradoras en original y copia, con base en la informaciónanalizada, integra el Anexo técnico en un tanto y recaba firmadel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos en el Oficio.

Envía el Oficio de solicitud de cotización en original y el Anexotécnico en un tanto y vía electrónica a las compañíasaseguradoras, recabando acuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe las Propuestas de aseguramiento en original de lascompañías aseguradoras a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos y elabora el Cuadrocomparativo de propuestas en un tanto.

Analiza y determina la compañía de seguros a adjudicar con base alCuadro comparativo de propuestas en un tanto.

Pasa el tiempo.

Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original ycopia y recaba visto bueno del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del(de la) Titular del Sector.

Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y laBase de datos en archivo electrónico a la compañía adjudicada,recabando acuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe los siguientes documentos de la compañía adjudicada:- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en originalY verifica si están correctos los documentos.


4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 23PÁG.




Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones y recaba firma del(de la) Subdirector(a)de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora y recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradora através del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos:- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en originalDesecha los documentos anteriores y archiva de maneracronológica temporal el Oficio de observaciones en copia.



Obtiene una copia de la Póliza en original, el Recibo de pago deprima en original y de las Condiciones generales de la póliza enoriginal.


Envía los siguientes documentos a la Dependencia solicitante:- Oficio de entrega de documentos en original.- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.Y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia de laDependencia solicitante.


10A.

10A.1

10A.2.

11.

12.

13.

14.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 24PÁG.



Elabora el Expediente del seguro patrimonial e integra lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento en original.- Base de datos en original.- DSP con el RPAI en copia.- Oficio de solicitud de cotización en copia.- Anexo técnico en segundo tanto.- Propuestas de aseguramiento en original.- Cuadro comparativo de propuestas en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel seguro patrimonial.



15.

16.



COPIA NO CONTROLADADICTAMEN DE SUFICIENCIAPRESUPUESTAL (DSP) CONEL REGISTRO DEPROCEDIMIENTOS DEADQUISICIÓN E INERSIÓN(RPAI)

CONTRATACIÓN DE SEGUROS PATRIMONIALES



JUNIO 2016

ANEXO TÉCNICO

BASE DE DATOS

INICIO

BASE DE DATOS


RECIBE

O

O

DEPENDENCIA



IDENTIFICA LA MODALIDADEN LA QUE SE LLEVARÁ A

CABO LA CONTRATACIÓNDEL SEGURO

¿EN QUÉ MODALIDAD SELLEVARÁ A CABO LA

CONTRATACIÓN?

ANEXO TÉCNICO

TURNA

1T


CONTRATACIÓN


CONTRATACIÓN



O

CON BASE EN LASPROPUESTASTÉCNICAS Y

ECONÓMICAS


CONTRATACIÓN

VALIDANDO QUE ELMONTO DE LOS RECIBOS

COINCIDA CON LAPROPUESTA ECONÓMICA

PRESENTADA POR ELLICITANTE ADJUDICADO





NO

SI

1

LICITACIÓN

2

ADJUDICACIÓNDIRECTA

C

1

( 1 )

( 3 )

( 3A )

INHERENTES ALDEPARTAMENTO DEPROCEDIMIENTOS DE

CONTRATACIÓN

PROPUESTAS TÉCNICAS YECONÓMICAS

RECIBE PARA ANÁLISIS

O

( 3A.1 )

( 3A.2 )

CUADRO COMPARATIVODE PROPUESTAS


PROPUESTAS TÉCNICAS YECONÓMICAS

TURNA

O

O

( 3A.4 )

INHERENTES ALDEPARTAMENTO DEPROCEDIMIENTOS DE

CONTRATACIÓN

ESCRITO



PÓLIZA


O

O

O

COMPAÑÍAADJUDICADA

O

( 3A.5 )

INDICANDOLOS ERRORES U

OMISIONES



O

1

1

OFICIO DEOBSERVACIONES


ESCRITO



PÓLIZA

RECIBE Y DESECHA LAANTERIOR

O

O

O

O

( 3B.1 )

( 3B.2 )

( 3C )

CONDICIONES GENERALES DELA ´PÓLIZA


PÓLIZA

OBTIENE

O

O

O

1

1

1

ANEXO TÉCNICO

1-2T

BASE DE DATOS


ANALIZA, ELABORA YOBTIENE VISTO BUENO

O

O

( 2 )SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN




( 3B )

O-1













COPIA NO CONTROLADA




JUNIO 2016

1



DEPENDENCIASOLICITANTE


RECIBE

1


EXPEDIENTE DEL SEGUROPATRIMONIAL

ORDENA

C

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS

2

CON BASE EN LAINFORMACIÓN

ANALIZADA



COMPAÑÍASASEGURADORAS


DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL(DE LA)TITULAR DEL SECTOR





PÓLIZA


O

O

O

3

FIN


CONTRATACIÓN

NOTIFICACIÓN DE FALLO

DICTAMEN TÉCNICO-ECONÓMICO

ACTA DE LA JUNTA

SOLICITA Y RECIBE

1

1

1

( 3C.1 )


NOTIFICACIÓN DE FALLO

DICTAMEN TÉCNICO-ECONÓMICO

ACTA DE LA JUNTA



PÓLIZA



O

O

O

O

1

1

1

1

( 3C.3 )

( 3C.4 )

( 3C.6 )


( 10 )

COMPROBANTE DE PAGO DEPÓLIZA


ESCRITO


RECIBO DE PAGO DE RPIMA

PÓLIZA

DSP CON EL RPAI

ANEXO TÉCNICO

BASE DA DATOS


ELABORA EL EXPEDIENTE DELSEGURO PATRIMONIAL E

INTEGRA

O

O

2T

1

1

1

1

O

1

( 3C.5 )

1

( 5 )


ANEXO TÉCNICO

ANEXO TÉCNICO



O

1T

1


PROPUESTAS DEASEGURAMIENTO

RECIBE Y ELABORA

O

1T

( 6 )


ANALIZA Y DETERMINA LACOMPAÑÍA DE SEGUROS A

ADJUDICAR

( 7 )

1T


BASE DE DATOS


ENVPIA Y RECABA SELLO DERECIBIDO

( 9 )

O

1



( 3C.2 )

O-1

ANEXO TÉCNICO


ELABORA, INTEGRA YRECABA FIRMA

O-1

1T

( 4 )



( 8 )

O-1



COPIA NO CONTROLADA




JUNIO 2016

3




SI





C

NO


EXPEDIENTE DEL SEGUROPATRIMONIAL

ORDENA

C

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS



O

1

( 10A.1 )



PÓLIZA

OBTIENE

O

1

O

1

O

1

( 11 )

DEPENDENCIAOFICIO DE OBSERVACIONES

1



PÓLIZA

RECIBE CORREGIDAS YDESECHA LA ANTERIOR

O

O

O

( 10A.2 )

( 14 ) COMPROBANTE DE PAGO DELA PÓLIZA

RECIBE

1

1F





PÓLIZA


1

1

1

1

1

1


PROPUESTAS DEASEGURAMIENTO

ANEXO TÉCNICO


1

2T

O

O

DSP CON EL RPAI

BASE DE DATOS


ELABORA EL EXPEDIENTE DELSEGURO PATRIMONIAL E

INTEGRA

O

O

1

( 15 )

( 16 )




PÓLIZA



O

O

O

O

1

( 13 )



( 10A )

O-1


ELABORA, IMPRIME Y RECABAFIRMA

( 12 )

O-1



COPIA NO CONTROLADA



NORMAS



OBJETIVO




28PÁG.

JUNIO 2016




ADMINISTRACIÓN

Anual.

Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.

La contratación del seguro debe realizarse con las compañías aseguradoras en el ramo de daños y autorizadas porla Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

El(La) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos debe mencionar en la Tarjeta de autorización lainformación del Cuadro resumen de la infraestructura a asegurar, coberturas, sumas aseguradas, costo de la primay demás condiciones de la póliza.

El(La) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos debe incluir en el Oficio de solicitud de emisión depóliza que se envía a la compañía aseguradora adjudicada, los valores de la infraestructura asegurada por sector.

Salvaguardar la infraestructura propiedad del Gobierno del Estado o aquella sobre la cual tenga responsabilidaddirecta o indirecta, así como garantizar apoyos para la población de bajos ingresos.

- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 29PÁG.




Recibe la instrucción de llevar a cabo la contratación del segurodel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, define las coberturas, sumasaseguradas y las condiciones de aseguramiento convenientes yacuerda los sectores a asegurar con el(la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Elabora el Oficio de solicitud de información a los diversossectores de la infraestructura a su cargo, susceptible deaseguramiento en original y copia, y recaba firma del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Envía a los sectores respectivos el Oficio de solicitud deinformación en original y recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe la Información de la infraestructura susceptible deaseguramiento en original y en archivo electrónico de los sectoresrespectivos, analiza y acuerda con el(la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, la infraestructura asegurable.

Elabora el Cuadro resumen en dos tantos con los datos de lainfraestructura asegurable, y el Oficio de solicitud de cotización ala compañía de seguros en original y copia, y recaba firma en elOficio del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Envía el Oficio de solicitud de cotización en original y el Cuadroresumen en dos tantos a la compañía aseguradora, recabandoacuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe la Propuesta de aseguramiento en original de la compañíaaseguradora y revisa las condiciones de contratación con el(la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Elabora la Tarjeta de autorización en original y turna al(a la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, para recabar la autorizacióndel(de la) Titular del Sector.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 30PÁG.




Pasa el tiempo.

Recibe la Tarjeta de autorización en original del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, con la autorizaciónrespectiva.

Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original ycopia, recaba visto bueno del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del( de la) Titular(a) del Sector.

Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original a lacompañía aseguradora adjudicada y recaba acuse de recibo en lacopia.

Pasa el tiempo.

Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradoraadjudicada:- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.Y verifica si están correctos los documentos.



Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones y recaba firma del(de la) Subdirector(a)de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora adjudicada y recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradoraadjudicada:- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en originalDesecha los documentos anteriores y archiva de maneracronológica temporal, el Oficio de observaciones en copia.


9.

10.

11.

12.

12A.

12A.1

12A.2

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 31PÁG.







Obtiene una copia de los siguientes documentos:- Carátula de la Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Tarjeta de autorización en original.

Turna los siguientes documentos al Departamento deConsolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones, para queefectúe el pago correspondiente:- Carátula de la Póliza de seguro en copia.- Recibo de pago de prima en original.- Tarjeta de autorización en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia delDepartamento de Consolidación, Registro y Evaluación deAdquisiciones.

Elabora el Expediente del seguro contra desastres naturales eintegra los siguientes documentos:- Oficio de solicitud de información en copia.- Información de la infraestructura en original.- Oficio de solicitud de cotización en copia.- Cuadro resumen en segundo tanto.- Propuesta de aseguramiento en original.- Tarjeta de autorización en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en original.- Comprobante de pago de la póliza en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel seguro contra desastres naturales.



13.

14.

15.

16.

17.

COPIA NO CONTROLADA

CONTRATACIÓN DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALES


JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

JUNIO 2016

INICIO

RECIBE LA INSTRUCCIÓN,DEFINE Y ACUERDA LOSSECTORES A ASEGURAR





SECTORESRESPECTIVOS

SECTORESRESPECTIVOS





RECIBE Y REVISA

O


TARJETA DE AUTORIZACIÓN

ELABORA Y TURNA

O




RECIBE

O



SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR

DEL SECTOR


1

A LOS DIFERENTESSECTORES DE

INFRAESTRUCTURA ASU CARGO SUSCEPTIBLE

DE ASEGURAMIENTO

OFICIO DE SOLICITUD DEINFORMACIÓN


O

1

INFORMACIÓN DE LAINFRAESTRUCTURA


RECIBE, ANALIZA Y ACUERDALA INFRAESTRUCTURA

ASEGURABLE

O

( 1 )

( 3 )

( 4 )

( 7 )

( 8 )

AUTORIZADAPOR EL TITULAR

DEL SECTOR



O

1


( 9 )

( 11 )




1

CUADRO RESUMEN



O

1-2T

( 6 )




O


PÓLIZA DE SEGURO


O

O

( 12 )





C



CARÁTULA DE LA PÓLIZADESEGURO

OBTIENE

O

1

O

O

1

1


INDICANDOLOS ERRORES U

OMISIONES



O

1




PÓLIZA DE SEGURO

RECIBE Y DESECHA LOSDOCUMENTOS ANTERIORES

O

O

O

1

( 12A.1 )

( 12A.2 )

( 13 )

NO

SI



( 2 )

O-1

1


CUADRO RESUMEN


( 5 )

1-2T

O OFICIO DE SOLICITUD DEEMISIÓN DE PÓLIZA


( 10 )

O-1



( 12A )

O-1

COPIA NO CONTROLADA

CONTRATACIÓN DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALES



JUNIO 2016

1



CARÁTULA DE LA PÓLIZA DESEGURO

TURNA

DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN,REGISTRO Y EVALUACIÓN DE LAS

ADQUISICIONES


RECIBE

1

DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN,REGISTRO Y EVALUACIÓN DE LAS

ADQUISICIONES

EXPEDIENTE DEL SEGUROCONTRA DESASTRESNATURALES

ORDENA

C

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS

Y FIANZAS

1

O

1




PÓLIZA DE SEGURO




CUADRO RESUMEN




ELABORA EL EXPEDIENTE DELSEGURO CONTRA DESASTRES

NATURALES E INTEGRA

1

O

1

2T

O

O

1

O

1

O

1

PARA QUE EFECTÚEEL PAGO

CORRESPONDIENTE

( 14 )

( 15 )

( 16 )

( 17 )

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS



OBJETIVO




34PÁG.

JUNIO 2016




ADMINISTRACIÓN

Mensual, en los siniestros de auto y vida.Semestral, en los siniestros de edificios, contenidos y fianzas de fidelidad.Eventual, en los siniestros por desastres naturales.

Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.

En las contrataciones de seguros mediante procesos licitatorios y de adjudicación directa, el Departamento deAdministración de Riesgos debe establecer el medio de envío y la periodicidad del informe de los siniestrosocurridos durante la vigencia de la póliza, mismo que debe remitir la compañía adjudicada.

La compañía de seguros o de fianzas y las Dependencias del Poder Ejecutivo deben enviar durante los primeros 5días del mes, según les corresponda, el Reporte de siniestros conforme al formato de Registro mensual desiniestros al(a la) Jefe(a) del Departamento de Administración de Riesgos.

El Analista Administrativo(a) de Registro y Control Patrimonial debe comparar el Reporte mensual de siniestrosactual con el Reporte anterior, y en caso de registrar movimientos y elaborar las gráficas respectivas.

Mantener actualizada la estadística de los siniestros ocurridos durante la vigencia de las pólizas de seguros y fianzasde fidelidad.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 35PÁG.




Analista Administrativo(a) deRegistro y Control Patrimonial.

Recibe los Reportes de siniestros en un tanto y archivoelectrónico de la compañía de seguros o de fianzas y de lasDependencias del Poder Ejecutivo, revisa y turna al AnalistaAdministrativo(a) de Registro y Control Patrimonial.

Recibe los Reportes de siniestros en un tanto del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos y verifica que todaslas Dependencias hayan entregado el respectivo reporte.

¿Todas las Dependencias entregaron el reporte respectivo?

En caso de no haber entregado todas las Dependencias el reporterespectivo:

Solicita y recibe el Reporte de siniestros en un tanto y archivoelectrónico de la Dependencia correspondiente.


En caso de haber entregado todas las Dependencias el reporterespectivo:

Analiza los Reportes de siniestros en un tanto y verifica sicoincide la información de la siniestralidad de las Dependenciascon lo informado por las compañías de seguros o fianzas.

¿Coincide la información?

En caso de no coincidir la información:

Establece comunicación con la compañía de seguros o fianzas y/ocon la Dependencia que corresponda y concilia la información.


En caso de coincidir la información:

Elabora el Reporte mensual de siniestros en un tanto y en caso deregistrar movimientos, elabora las gráficas respectivas.

Informa el comportamiento de la siniestralidad al(a la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos

Pasa el tiempo.

1.

2.

2A.

3.

3A.

4.

5.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 36PÁG.




6.

7.

8.

9.

Elabora el Reporte anual de siniestralidad en un tanto, con baseen el Reporte mensual de siniestros.

Informa el comportamiento de la siniestralidad durante la vigenciade la póliza al(a la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.

Elabora el Expediente de la siniestralidad e integra los siguientesdocumentos:- Reportes de siniestros en un tanto.- Reporte mensual de siniestros en un tanto.- Reporte anual de siniestralidad en un tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la siniestralidad.



COPIA NO CONTROLADA

INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA



JUNIO 2016

( 1 )

ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE REGISTRO Y CONTROL PATRIMONIAL

INICIO

ANALISTA ADMINISTRATIVO(A)DE REGISTRO Y CONTROL

PATRIMONIAL

JEFE(A) DE DEPARTAMENTODE ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS

¿TODAS LAS DEPENDENCIASENTREGARON EL REPORTE

RESPECTIVO?

NO

DEPENDENCIACORRESPONDIENTE

SI

¿COINCIDE LA INFORMACIÓN?ESTABLECE COMUNICACIÓN

Y CONCILIA LAINFORMACIÓN

NO

SI

INFORMA ELCOMPORTAMIENTO DE LA

SINIESTRALIDAD



REPORTE ANUAL DESINIESTRALIDAD

ELABORA

1T

CON BASE ENEL REPORTEMENSUAL DESINIESTROS

INFORMA ELCOMPORTAMIENTO DE LASINIESTRALIDAD DURANTELA VIGENCIA DE LA PÓLIZA



REPORTE ANUAL DESINIESTRALIDAD

REPORTE MENSUAL DESINIESTROS

REPORTES DE SINIESTROS

ELABORA EL EXPEDIENTE DELA SINIESTRALIDAD E

INTEGRA

1T

1T

1T

EXPEDIENTE DE LASINIESTRALIDAD

ORDENA

C

FIN

COMPAÑÍAS DE SEGUROS OFIANZAS Y DE LAS DEPENDENCIAS

DEL PODER EJECUTIVO

REPORTES DESINIESTROS


RECIBE, REVISA Y TURNA

1T



RECIBE Y VERIFICA QUETODAS LAS DEPENDENCIAS

HAYAN ENTREGADO ELRESPECTIVO REPORTE

1T



SOLICITA Y RECIBE

1T

Y EN CASO DE REGISTRARMOVIMIENTOS, ELABORA AS

GRÁFICAS RESPECTIVASREPORTE MENSUAL DESINIESTROS

ELABORA

1T


ANALIZA Y VERIFICA SICOINCIDE LA INFORMACIÓN

1T

( 2 )

( 3 )

( 4 )

( 5 )

( 2A )

( 3A )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

( 9 )

COMPAÑÍA DESEGUROS O FIANZAS

Y/O CON LADEPENDENCIA





COPIA NO CONTROLADA



NORMAS



OBJETIVO




38PÁG.

JUNIO 2016




ADMINISTRACIÓN

Eventual.

Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.

El Departamento de Administración de Riesgos debe presentar la reclamación de los daños a la compañía de seguros,cuando el monto de los daños sea superior al deducible que corresponda.

Cuando se trate de daños materiales, el Analista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales debe verificar losiguiente:- Entrega por el ajustador del volante de admisión para la reparación de la unidad siniestrada.- Entrada de la unidad al taller o agencia que corresponda.- Realización del levantamiento del inventario de la recepción de la unidad.

Cuando la unidad haya sido determinada como pérdidad total, las áreas administrativas deben entregar alDepartamento de Administración de Riesgos, el Expediente del siniestro con la siguiente documentación deacuerdo al tipo de siniestro.

Por daños materiales:- Factura endosada a favor de la compañía aseguradora en original.- Licencia de manejo en copia.- Constancia de tenencias y/o Pago de derechos en original.- Baja de placas y Recibo de pago en original.- Comprobante de domicilio de la Dependencia en copia.- Tarjetón del registro federal de vehículos (modelos anteriores 1990) en original.- Póliza en original.- Llaves del vehículo.- Identificación oficial de la persona que endose la factura en copia.- Registro federal de contribuyentes de la Dependencia en copia.- Nombramiento de la persona que endose la factura en copia.

Por responsabilidad civil por daños a terceros y responsabilidad civil de viajero:- Credencial oficial del afectado en copia.- Comprobante de domicilio del afectado en copia.

Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante la compañía de segurosla indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los terceros afectados.

- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.

COPIA NO CONTROLADA

JUNIO 2016 39PÁG.



NORMAS

- Documento del ministerio público en copia certificada o el Documento que levante la Policía Federal, Local oTránsito.

- Cotización o Factura de los daños afectados.

El Departamento de Administración de Riesgos debe verificar que el ajustador otorgue las órdenes de admisiónmédica e indique los hospitales a los cuales puede ingresar el lesionado, así como confirmar el ingreso, estancia yalta de los lesionados con la atención correspondiente, cuando existan Gastos médicos de ocupantes yconductor en el siniestro.

El Departamento de Administración de Riesgos debe tramitar el reembolso de los gastos médicos, cuando por laurgencia y lesión del Afectado, éste sea ingresado a un hospital diferente al de la compañía de seguros, y solicitara los familiares del mismo, los siguientes Documentos:- Factura del sanatorio en original.- Recibos de honorarios médicos, en original.- Estudios médicos que se hayan practicado por motivo del accidente.- Identificación oficial del lesionado, en copia.- Comprobante de domicilio del lesionado, en copia.

En caso de fallecimiento, debe solicitar lo siguiente:- Acta de defunción y Comprobantes de gastos en original, en caso de afectar gastos funerarios.- Identificación oficial con fotografía del fallecido, en copia.- Identificación oficial con fotografía del beneficiario, en copia.- Comprobante de domicilio del beneficiario, en copia.

En el caso de que exista el Robo total de la unidad, el área administrativa que tiene a cargo el vehículo debeentregar al Departamento de Administración de Riesgos la siguiente Documentación:- Factura endosada a favor de la compañía aseguradora, en original.- Constancia de tenencias y/o Pago de derechos, en original.- Comprobante de domicilio de la Dependencia, en copia.- Tarjetón del registro federal de vehículos (modelos anteriores 1990), en original.- Póliza en original.- Identificación oficial del Jefe de la Unidad Administrativa, en copia.- Registro federal de contribuyentes de la Dependencia, en copia.- Nombramiento del Jefe de la Unidad Administrativa, en copia.- Averiguación previa del Agente del Ministerio Público, en copia certificada.- Constancia de la policía federal, en copia certificada.- Constancia de la policía estatal y tránsito o policía judicial, en copia certificada.

El Departamento de Administración de Riesgos debe verificar, cuando exista Rotura de cristales de la unidad,que el área administrativa que tiene a cargo el vehículo, ingrese el mismo a la cristalería designada por lacompañía de seguros.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 40PÁG.





Recibe de manera verbal la notificación del siniestro del(de la)afectado(a) y notifica al Analista Administrativo(a) de SegurosPatrimoniales.

Recibe de manera verbal la notificación del siniestro del(de la)Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos, y verificasi ya fue reportado el siniestro a la aseguradora.

¿Fue reportado el siniestro a la aseguradora?

En caso de no haber sido reportado el siniestro:

Asesora e indica al(a la) afectado(a) que debe reportar el siniestroa la aseguradora.


En caso de haber sido reportado el siniestro:

Solicita el número de siniestro, número de póliza, inciso y nombredel conductor, al(a la) afectado(a).

Verifica la atención en tiempo y forma de la compañía de seguros yel tipo de siniestro.

¿Qué tipo de siniestro es?

En caso de ser por robo total:

Solicita y recibe los Documentos correspondientes del áreaadministrativa que tiene a cargo el vehículo, revisando que esténdebidamente integrados y los archiva de manera cronológicatemporal.

Fin.

En caso de ser por daños materiales:

Verifica lo siguiente:- Entrega por el ajustador, del volante de admisión para la

reparación de la unidad siniestrada.- Entrada de la unidad al taller o agencia que corresponda.- Realización del levantamiento del inventario de la recepción de la

unidad.

1.

2.

2A.

3.

4.

4A.

5.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 41PÁG.




6.

7.

7A.

7A.1.

7B.

7C.

7C.1.

7C.2.


Solicita y recibe el Volante de admisión en copia y el Vale derecepción de la unidad en copia del área administrativa.

Pasa el tiempo.

Verifica la entrega y envío de la evaluación de daños a la compañíaaseguradora por el taller o agencia y si la unidad será reparada odeterminada como pérdida total.

¿La unidad será reparada o determinada como pérdida total?

En caso de que la unidad sea reparada:

Confirma la reparación total de los daños a la unidad siniestrada,así como la fecha programada de entrega de la unidad, con lacompañía de seguros.

Pasa el tiempo.

Verifica la entrega de la unidad reparada en la fecha programadacon la compañía de seguros.

¿Fue entregada la unidad reparada?

En caso de no haber sido entregada la unidad reparada:

Investiga las razones del incumplimiento y gestiona la entrega de launidad.

Continúa con la actividad No. 7C.

En caso de haber sido entregada la unidad reparada:

Investiga el monto del deducible a pagar con la compañía deseguros e informa el monto al área administrativa que tiene acargo el vehículo.

Pasa el tiempo.

Solicita y recibe el Pago del deducible en copia del áreaadministrativa que tiene a cargo el vehículo, y confirma con esta, laentrega-recepción del vehículo.

Solicita y recibe el Finiquito en copia y la Carta garantía en copiadel área administrativa que tiene a cargo el vehículo.

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 42PÁG.





7C.3.

7C.4.

8.

9.

9A.

10.

11.

Elabora el Expediente del siniestro e integra el Pago deldeducible en copia, el Finiquito en copia y la Carta garantía encopia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel siniestro.

Fin.

En caso de que la unidad sea pérdida total:

Verifica que el área administrativa que tiene a cargo el vehículo,reciba de la compañía aseguradora la notificación de ladeterminación de la pérdida total por colisión y que inicie laintegración del expediente respectivo.

Pasa el tiempo.

Recibe el Expediente del siniestro del área administrativa quetiene a cargo el vehículo, de acuerdo a las causas de origen delsiniestro y verifica esté debidamente integrado.

¿Está debidamente integrado el Expediente del siniestro?

En caso de no estar debidamente integrado el Expediente delsiniestro:

Solicita y recibe la Documentación faltante del áreaadministrativa que tiene a cargo el vehículo.


En caso de estar debidamente integrado el Expediente delsiniestro:

Obtiene una copia del Expediente de siniestro y elabora el Oficiode cobro de indemnización por pérdida total en original y copia, yrecaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Envía el Oficio de cobro de indemnización por pérdida total enoriginal y el Expediente del siniestro en copia a la compañíaaseguradora, recabando acuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 43PÁG.




Recibe el Cheque de indemnización de la compañía aseguradora,revisa los datos y verifica que estén correctos.

¿Están correctos los datos?

En caso de no estar correctos los datos:

Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones del cheque, y recaba firma del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Envía el Oficio de observaciones en original, el Cheque deindemnización a la compañía aseguradora y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.

Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de observaciones encopia.


En caso de estar correctos los datos:

Elabora el Oficio de entrega de cheque por indemnización enoriginal y copia dirigido al Tesorero, y recaba firma del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Turna el Oficio de entrega de cheque por indemnización enoriginal y el Cheque de indemnización al(a la) Tesorero(a),recabando acuse de recibo en el Oficio en copia.

Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de entrega decheque por indemnización en copia y el Oficio de cobro deindemnización en copia.



Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las

Dependencias de la Administración Pública Centralizada.

12.

12A.

12A.1

12A.2

13.

14.

15.

16.

Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.

COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE VEHÍCULOS TERRESTRES


JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

JUNIO 2016

ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRONALES

RECIBE NOTIFICACIÓN DELSINIESTRO Y VERIFICA SI YA

FUE REPORTADO A LAASEGURADORA


RIESGOS

¿FUE REPORTADO ELSINIESTRO A LAASEGURADORA?

ASESORA E INDICA QUE DEBEREPORTAR EL SINIESTROA LA

ASEGURADORA

AFECTADO(A)

SOLICITA EL NÚMERO DESINIESTRO, NÚMERO DE

PÓLIZA, INCISO Y NOMBREDEL CONDUCTOR

NO

SI

AFECTADO(A)

VERIFICA LA ATENCIÓN ENTIEMPO Y FORMA DE LACOMPAÑÍA Y EL TIPO DE

SINIESTRO

¿QUÉ TIPO DESINIESTRO ES?

DOCUMENTOSCORRESPONDIENTES

SOLICITA Y RECIBEROBOTOTAL

ÁREAADMINISTRATIVA

REVISANDO QUEESTÉN

DEBIDAMENTEINTEGRADOS

FIN

VERIFICA

ÁREAADMINISTRATIVA

VERIFICA LA ENTREGA YENVÍO DE LA EVALUACIÓN

DE LOS DAÑOS Y SI LAUNIDAD SERÁ REPARADA O

DETERMINADA COMOPERDIDA TOTAL

¿LA UNIDAD SERÁ REPARADAO DETERMINADA COMO

PÉRDIDA TOTAL?

EN CASO DE SERREPARADA

VERIFICA RECIBA LANOTIFICACIÓN DE LA

DETERMINACIÓN DE LA PÉRDIDATOTAL POR COLISIÓN E INICIE LAINTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE

RESPECTIVO

EN CASO DE SERPÉRDIDA TOTAL

EXPEDIENTE DEL SINIESTRO

RECIBE Y VERIFICA ESTÉDEBIDAMENTE INTEGRADO

ÁREAADMINISTRATIVA

¿ESTÁDEBIDAMENTE INTEGRADO

EL EXPEDIENTE DELSINIESTRO?

DOCUMENTACIÓNFALTANTE

SOLICITA Y RECIBENO

ÁREAADMINISTRATIVA

SI

2

C

DAÑOSMATERIALES

INICIO

RECIBE NOTIFICACIÓN DELSINIESTRO Y NOTIFICA

AFECTADO(A)

DE MANERAVERBAL

DE MANERAVERBAL

( 1 )

( 2 )

( 2A )

( 3 )

( 4 )

( 4A )

( 5 )

- ENTREGA POR ELAJUSTADOR DEL VOLANTE

DE ADMISIÓN- ENTRADA DE LA UNIDADAL TALLER O AGENCIA QUE

CORRESPONDA- REALIZACIÓN DEL

LEVANTAMIENTO DELINVENTARIO DE LA RECEPCIÓN

DE LA UNIDAD

VALE DE RECEPCIÓN

VOLANTE DE ADMISIÓN

SOLICITA Y RECIBE

1

1

( 6 )

( 7 )

DE LACOMPAÑÍA

ASEGURADORA

( 8 )

( 9 )

DE ACUERDO A LASCAUSAS DE ORIGEN

DEL SINIESTRO

CONFIRMA LA REPARACIÓNTOTAL DE LOS DAÑOS Y LAFECHA DE ENTREGA DE LA

UNIDAD

VERIFICA LA ENTREGA DE LAUNIDAD EN LA FECHA

PROGRAMADA

1

¿FUE ENTREGADA LA UNIDADREPARADA?

INVESTIGA LAS RAZONES DELINCUMPLIMIENTO Y

GESTIONA LA ENTREGA DELA UNIDAD

NO

INVESTIGA EL MONTO DELDEDUCIBLE A PAGAR E

INFORMA EL MONTO QUETIENE A CARGO EL VEHÍCULO

SI

ÁREAADMINISTRATIVA

( 7A )

( 7A.1 )

( 7B )

( 7C )

( 9A )



COMPAÑÍA DESEGUROS

ÁREAADMINISTRATIVA

( 10 )

OFICIO DE COBRO DEINDEMNIZACIÓN

EXPEDIENTE DE SINIESTRO

OBTIENE, ELABORA YRECABA FIRMA

1

1

O

SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES


ANALISTAADMINISTRATIVO(A)


COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE VEHÍCULOS TERRESTRES


JUNIO 2016

ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRONALES

ÁREAADMINISTRATIVA


ORDENA

FIN

C

ÁREAADMINISTRATIVA

1 2

CHEQUE DEINDEMNIZACIÓN


RECIBE, REVISA LOS DATOS YVERIFICA ESTÉN CORRECTOS


INDICANDO LOSERRORES U OMISIONES

DEL CHEQUE




1

1

¿ESTÁN CORRECTOS LOSDATOS?

PAGO DEL DEDUCIBLE

SOLICITA, RECIBE YCONFIRMA LA ENTREGA-

RECEPCIÓN DEL VEHÍCULO

1

( 7C.1 )

CARTA GARANTÍA

FINIQUITO

SOLICITA Y RECIBE

1

1

( 7C.2 )

CARTA GARANTÍA

FINIQUITO

PAGO DEL DEDUCIBLE

ELABORA EL EXPEDIENTE DELSINIESTRO E INTEGRA

1

1

1

( 7C.3 )

( 7C.4 )




O

1

1F

( 11 )

( 12 )




O

1

( 12A.1 )


INTEGRA AL EXPEDIENTE DELSINIESTRO

1

( 12A.2 )

NO

SI

DIRIGIDO ALTESORERO(A)



TESORERO(A)

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS

DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA


( 14 ) OFICIO DE ENTREGA DECHEQUE PORINDEMNIZACIÓN

TURNA

O

1


ORDENA

( 16 )

OFICIO DE ENTREGA DECHEQUE PORINDEMNIZACIÓN



1

1

( 15 )

OFICIO DE ENTREGA DECHEQUE PORINDEMNIZACIÓN


( 13 )

O-1



( 12A )

O-1

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS



OBJETIVO




46PÁG.

JUNIO 2016




ADMINISTRACIÓN

Eventual.

Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.

El(La) Jefe(a) de Departamento de Seguros y Fianzas, en caso de ser necesario, debe realizar el recorrido deinspección de daños con los representantes de los sectores asegurados y con el Despacho de ajustadores, asítambién participar en la revisión de la información recabada del recorrido en mención.

Una vez recibido el Oficio de desastre natural de la Secretaría de Protección Civil, donde el(la)C. Gobernador(a) solicita a las instancias federales la corroboración del desastre natural, el(la) Jefe(a) deDepartamento de Seguros y Fianzas debe notificar mediante Oficio a la compañía de seguros, la presencia delfenómeno en la Entidad, así como los Municipios afectados.



COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 47PÁG.




Recibe el Oficio de desastre natural en copia de la Secretaría deProtección Civil, donde el(la) C. Gobernador(a) solicita a lasinstancias federales la corroboración del desastre natural.

Elabora el Oficio de notificación a la compañía de seguros en originaly copia y recaba visto bueno del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del(de la) Titular(a) del Sector.

Envía el Oficio de notificación en original a la compañía de seguros yrecaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Oficio de corroboración del desastre natural por lasinstancias técnicas federales en copia de la Secretaría de ProtecciónCivil.

Solicita y recibe el Acta de entrega de resultados en copia de laComisión Estatal de Rescate, Reconstrucción y Atención de Zonas deDesastre y Damnificados.

Recibe el Oficio de solicitud de desastre natural en copia de laSecretaría de Protección Civil, donde el(la) C. Gobernador(a)solicita a las instancias federales la emisión de declaratoria dedesastre natural.

Verifica en el Acta de entrega de resultados en copia, las cifras delos daños cuantificados en los sectores respectivos y determina sirebasa el deducible.

¿La cuantificación de los daños rebasa el deducible?

En caso de que la cuantificación de los daños no rebase el deducible:

Elabora el Oficio de no reclamo por daños en original y copia, en cualse menciona la no reclamación de los daños por las cifras de los dañoscuantificados, y recaba visto bueno del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del(de la) Titular del Sector.

Envía el Oficio de no reclamo por daños en original a la compañía deseguros y recaba acuse de recibo en la copia.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

7A.

7A.1


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 48PÁG.




7A.2

7A.3

8.

9.

10.

10A.


Elabora el Expediente del desastre natural e integra los siguientesdocumentos:- Oficio de desastre natural en copia.- Oficio de notificación en copia.- Oficio de corroboración en copia.- Acta de entrega de resultados en copia.- Oficio de solicitud de desastre natural en copia.- Oficio de no reclamo por daños en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente deldesastre natural.

Fin.

En caso de que la cuantificación de los daños rebase el deducible:

Elabora el Oficio de solicitud de información en original y copiadirigido a los sectores asegurados, para que desglosen los dañoscuantificados, y recaba firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Envía el Oficio de solicitud de información en original a los sectorescorrespondientes y recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe la Información solicitada en original de los sectorescorrespondientes, analiza y verifica con el(la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, si el contenido de la misma está completo.

¿Está completo el contenido de la Información solicitada?

En caso de no estar completo el contenido de la Informaciónsolicitada:

Solicita y recibe la Información solicitada pendiente en original delos sectores correspondientes.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 49PÁG.





11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

En caso de estar completo el contenido de la Información solicitada:

Elabora el Oficio de reclamación formal de daños a la compañía deseguros en original y copia, conforme a los montos proporcionadospor los sectores afectados, y recaba visto bueno del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y firma del(de la) Titular delSector.

Envía el Oficio de reclamación en original a la compañía de seguros yrecaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Oficio de designación de despacho de ajustadores enoriginal de la compañía de seguros, los cuales se harán cargo delajuste de la reclamación de daños.

Participa en coordinación con el Despacho de ajustadores en lostrabajos de ajuste del siniestro y recaba la Información necesaria.

Elabora el Oficio de soporte al monto de los daños reclamados enoriginal y copia, y recaba firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Entrega el Oficio de soporte en original, la Información necesaria alDespacho de ajustadores, y recaba acuse de recibo en el Oficio encopia.

Elabora el Expediente de desastre natural e integra el Oficio desoporte en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe invitación del Despacho de ajustadores y participa en lareunión.

Recibe el Convenio de ajuste del monto reclamado de daños en trestantos del Despacho de ajustadores y verifica si existe acuerdo con elConvenio de ajuste del monto reclamado de daños.

¿Existe acuerdo con el Convenio de ajuste?

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 50PÁG.





En caso de no existir acuerdo con el Convenio de ajuste:

Elabora el Oficio de inconformidad en original y copia, integrandoinformación complementaria al ajustador, y recaba firma delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.

Entrega el Oficio de inconformidad en original y el Convenio deajuste en tres tantos al Despacho de ajustadores, y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.

Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio deinconformidad en copia.


En caso de existir acuerdo con el Convenio de ajuste:

Verifica los datos del Convenio de ajuste en tres tantos, paracorroborar que estén correctos.

¿Están correctos los datos del Convenio de ajuste?

En caso de no estar correctos los datos del Convenio de ajuste:

Elabora el Oficio de observaciones en original y copia indicando loserrores u omisiones, y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Entrega el Oficio de observaciones en original, el Convenio deajuste en tres tantos al Despacho de ajustadores y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.

Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio deobservaciones en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Convenio de ajuste en tres tantos del Despacho deajustadores.


19A.

19A.1

19A.2

20.

20A.

20A.1

20A.2

20A.3

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 51PÁG.



En caso de estar correctos los datos del Convenio de ajuste:

Recaba visto bueno en el Convenio de ajuste en tres tantosdel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y firma del(de la) Titular delSector.

Distribuye el Convenio de ajuste de la siguiente manera:- Primer tanto al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto a la compañía de seguros.- Tecer tanto al Expediente del desastre natural.

Pasa el tiempo.

Recibe el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos de la compañía de seguros.

Verifica si están correctos los datos del Cheque de indemnización ydel Finiquito de pago en tres tantos.



Elabora el Oficio de errores u omisiones en original y copia, y recabafirma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Entrega el Oficio de errores u omisiones en original, el Finiquito depago en tres tantos y el Cheque de indemnización a la compañía deseguros, y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.

Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio de errores uomisiones en copia.



Recaba visto bueno en el Finiquito de pago en tres tantos del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y firma del(de la) Titular delSector.



21.

22.

23.

24.

24A.

24A.1.

24A.2.

25.

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 52PÁG.




Distribuye el Finiquito de pago de la siguiente manera:- Primer tanto al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto a la compañía de seguros.- Tecer tanto al Expediente del desastre natural.

Elabora el Oficio de entrega en original y copia dirigido al(a la)Tesorero(a), y recaba firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Turna el Oficio de entrega en original y el Cheque de indemnizaciónal(a la) Tesorero(a), y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Oficio en original y el Comprobante de depósito de laindemnización en original del(de la) Tesorero(a).

Integra al Expediente del desastre natural los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de información en copia.- Información solicitada en original.- Oficio de reclamación en copia.- Oficio de designación de despacho en original.- Oficio de entrega en copia.- Oficio en original.- Comprobante de depósito de la indemnización en original.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente deldesastre natural.


Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias

de la Administración Pública Centralizada.


26.

27.

28.

29.

30.

31.

COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE SINIESTROS POR DESASTRES NATURALES


JUNIO 2016

JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

INICIO

OFICIO DE DESASTRENATURAL

RECIBE

1

SECRETARÍA DEPROTECCIÓN CIVIL

SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR

DEL SECTOR


OFICIO DE CORROBORACIÓN

RECIBE

1


COMISIÓN ESTATAL DERESCATE, RECONSTRUCCIÓN Y

ATENCIÓN DE ZONAS DEDESASTRE Y DAMNIFICADOS

OFICIO DE SOLICITUD DEDESASTRE NATURAL

RECIBE

1


¿LA CUANTIFICACIÓN DE LOSDAÑOS REBASA EL

DEDUCIBLE?

NO

SUBDIRECTOR(A) CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN



FIN

C

SI



SECTORESCORRESPONDIENTES


¿ESTÁ COMPLETO ELCONTENIDO DE LA

INFORMACIÓNSOLICITADA?

NO


SI




1

( 1 )

POR LASINSTANCIAS

TÉCNICASFEDERALES

( 4 )

ACTA DE ENTREGA DERESULTADOS

SOLICITA Y RECIBE

1

( 5 )

( 6 )


VERIFICA LAS CIFRAS DE LOSDAÑOS CUANTIFICADOS

1

( 7 )

( 7A.1 ) OFICIO DE NO RECLAMO PORDAÑOS


O

1

OFICIO DE NO RECLAMO PORDAÑOS

OFICIO DE SOLICITUD DEDESASTRE NATURAL


OFICIO DE CORROBORACIÓN

OFICIO DE NOTIFICACIÓN

OFICIO DE DESASTRENATURAL

ELABORA EL EXPEDIENTE DELDESASTRE NATURAL E

INTEGRA

1

1

1

1

1

1

( 7A.2 )


ORDENA

( 7A.3 )

DIRIGIDO A LOSSECTORES

ASEGURADOS

INFORMACIÓN SOLICITADA

RECIBE, ANALIZA Y VERIFICASI EL CONTENIDO ESTÁ

COMPLETO

O

( 10 )

CON EL SUBDIRECTOR(A)DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS


SOLICITA Y RECIBE

O

( 10A )

OFICIO DE RECLAMACIÓN

ENVÍA Y RECABA SELLO DERECIBIDO

O

1

( 12 )




PARTICIPA EN LOS TRABAJOSDE AJUSTE DEL SINIESTRO YRECABA LA INFORMACIÓN

NECESARIA

( 14 )

OFICIO DE DESIGNACIÓN DEDESPACHO

RECIBE

( 13 )

O

EN COORDINACIÓNCON EL DESPACHODE AJUSTADORES



( 2 )

O-1



( 8 )

O-1

OFICIO DE NO RECLAMO PORDAÑOS


( 7A )

O-1



( 9 )

O-1



( 11 )

O-1



( 3 )

O-1

OFICIO DE SOPORTE


( 15 )

O-1

COPIA NO CONTROLADA



JUNIO 2016


DESPACHO DEAJUSTADORES

1

RECIBE INVITACIÓN YPARTICIPA EN LA REUNIÓN

¿EXISTE ACUERDO CON ELCONVENIO DE AJUSTE?

NO

INTEGRANDO LAINFORMACIÓN

COMPLEMENTARIADEL AJUSTADOR




1

1

SI

¿ESTÁN CORRECTOS LOSDATOS DEL CONVENIO DE

AJUSTE?

NO INDICANDOLOS ERRORESU OMISIONES




CONVENIO DE AJUSTE

RECIBE

1-3T


2

2

SISUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR

DEL SECTOR


( 18 )

CONVENIO DE AJUSTE

OFICIO DE INCONFORMIDAD

ENTREGA Y RECABA ACUSEDE RECIBO

O

1

( 19A.1 )

1-3T

OFICIO SOPORTE

ELABORA EL EXPEDIENTE DELDESASTRE NATURAL E

INTEGRA

1

( 17 )


INTEGRA EL EXPEDIENTE DELDESASTRE NATURAL

1

( 19A.2 )

CONVENIO DE AJUSTE

VERIFICA LOS DATOS

1-3T

( 20 )



O

1

( 20A )


INTEGRA AL EXPEDIENTE DELDESASTRE NATURAL

1

( 20A.2 )

( 20A.3 )

CONVENIO DE AJUSTE

RECABA VISTO BUENO YFIRMA

1-3T

( 21 )

DESPACHO DE AJUSTADORES,COMPAÑÍA DE SEGUROS,EXPEDIENTE DEL DESASTRENATURAL


3

FINIQUITO DE PAGO


RECIBE

1-3T

( 23 )

FINIQUITO DE PAGO


VERIFICA SI ESTÁNCORRECTOS LOS DATOS

1-3T

( 24 )

2

CONVENIO DE AJUSTE

RECIBE Y VERIFICA SI EXISTEACUERDO CON EL CONVENIO

DE AJUSTE

1-3T


( 19 )

CONVENIO DE AJUSTE

DISTRIBUYE

1-3T

( 22 )

INFORMACIÓN NECESARIA

OFICIO SOPORTE


( 16 )

O

1



( 19A )

O-1

CONVENIO DE AJUSTE



( 20A.1 )

O

1

1-3T

COPIA NO CONTROLADA

2



JUNIO 2016






OFICIO DE ERRORES UOMISIONES

INTEGRA EL EXPEDIENTE DELDESASTRE NATURAL

1

3

NO

SISUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN


( 24A.2 )

FINIQUITO DE PAGO


1-3T

( 25 )

DIRIGIDO AL(A LA)TESORERO(A)



TESORERO(A)

TESORERO(A)

EXPEDIENTE DEL DESASTRENATURAL

ORDENA

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIASDE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA

COMPROBANTE DEDEPÓSITO DE LAINDEMNIZACIÓN

OFICIO

RECIBE

O

O

DESPACHO DE AJUSTADORES,COMPAÑÍA DE SEGUROS,EXPEDIENTE DEL DESASTRENATURAL

COMPROBANTE DEDEPÓSITO DE LAINDEMNIZACIÓN

OFICIO

OFICIO DE ENTREGA

OFICIO DE DESIGNACIÓN DEDESPACHO




INTEGRA AL EXPEDIENTE DELDESASTRE NATURAL

1

O

1

O

1

O

O

( 29 )

( 30 )

( 31 )

FINIQUITO DE PAGO

DISTRIBUYE

1-3T

( 26 )

OFICIO DE ENTREGA


( 27 )

O-1


OFICIO DE ENTREGA

TURNA Y RECABA ACUSE DERECIBO

( 28 )

O

1



( 24A )

O-1


FINIQUITO DE PAGO



( 24A.1 )

O

1

1-3T

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS



OBJETIVO




56PÁG.

JUNIO 2016




ADMINISTRACIÓN

Eventual.

Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.

El Departamento de Administración de Riesgos debe integrar el Expediente del siniestro de acuerdo al tipo decobertura afectada.

Incendio, rayo, explosión, fenómenos hidrometeorológicos, terremoto y/o erupción volcánica.

Daño al Inmueble:- Informe detallado del siniestro en un tanto.- Fotografías a color de los daños afectados.- Documento expedido por las autoridades que hayan tomado conocimiento del siniestro en copia certificada.- Presupuesto de reparación detallando los costos unitarios en un tanto.

Daño a Contenidos (mobiliario y equipo electrónico):- Inventario anterior e Inventario posterior al siniestro en un tanto.- Oficio técnico signado por el Técnico que corresponda en un tanto, para determinar si los contenidos son

reparables.

Pérdidas consecuenciales.- Factura en original, de los gastos que se originaron para remover los escombros de los bienes afectados.

Robo con violencia.- Inventario anterior e Inventario posterior al siniestro en un tanto.- Relación de bienes robados especificando su valor de reposición en un tanto.- Oficio de solicitud a la Procuraduría Fiscal en un tanto, solicitando copia de la documentación de las

actuaciones legales ante las autoridades.

Responsabilidad civil.- Carta de reclamación del tercer afectado dirigido al asegurado(a) en original, explicando las causas y orígenes

del siniestro.- Identificación oficial con fotografía del tercer afectado en copia.



COPIA NO CONTROLADA

JUNIO 2016 57PÁG.



NORMAS

En caso de existir lesionados:- Certificado médico del lesionado en original.- Comprobantes y Gastos médicos en original.- Alta médica o Diagnóstico de salud expedido por el médico correspondiente en original.

En caso de existir bienes muebles e inmuebles afectados:- Presupuesto de reparación o en su caso el Presupuesto de reposición del bien afectado(a) en original,

detallando los costos unitarios.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 58PÁG.





Recibe de manera verbal la notificación del siniestro del áreaadministrativa afectada e informa del mismo a la compañíaaseguradora correspondiente.

Recibe de manera verbal el nombre del Despacho de ajustadoresdesignado para el caso, de la compañía aseguradora.

Realiza la verificación de los daños en coordinación con elDespacho de ajustadores, y entrevista y recaba información delsiniestro de la Subdirección de Recursos Materiales y ServiciosGenerales.

Solicita de manera verbal la elaboración del oficio correspondientepara la reclamación de siniestros al Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales.

Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración del oficiocorrespondiente para la reclamación de siniestros del(de la)Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.

Elabora el Oficio informativo del siniestro en original y copiadirigido a la compañía de seguros, y recaba visto bueno del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y firma del(de la) Director(a)General de Administración a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.

Envía el Oficio informativo del siniestro en original a la compañíade seguros y recaba acuse de recibo en la copia.

Elabora el Expediente del siniestro de acuerdo a la coberturaafectada e integra el Oficio informativo del siniestro en copia yverifica si las cifras de las daños cuantificados rebasan el deducibleo los días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.

¿Las cifras de los daños rebasan el deducible o los días de salariomínimo general vigente?

En caso de que las cifras no rebasen el deducible o los días desalario mínimo general vigente:

Elabora el Oficio de no reclamación de daños indicando el motivoen original y copia, y recaba visto bueno del(de la) Subdirector(a)de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del(de la) Director(a) General de Administración através del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

8A.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 59PÁG.




8A.1

8A.2

8A.3

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.



Envía el Oficio de no reclamación de daños en original a lacompañía de seguros y recaba acuse de recibo en la copia.

Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de no reclamaciónen copia.


Fin.

En caso de que las cifras rebasen el deducible o los días de salariomínimo general vigente:

Elabora el Oficio de entrega de documentación en original ycopia, para el cobro de la indemnización, gastos médicos por dañosa terceros y/o reembolso de gastos médicos, y recaba firmadel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Integra la Documentación pertinente con la que se gestionará elcobro correspondiente.

Envía el Oficio de entrega de documentación en original y laDocumentación pertinente a la compañía de seguros, recabaacuse de recibo en el Oficio en copia, y notifica al(a la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.

Recibe de manera verbal la notificación de envío de ladocumentación correspondiente a la compañia de seguros delAnalista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales.

Pasa el tiempo.

Define las cifras del ajuste final en coordinación con el(la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y las presentan al Despachode ajustadores.

Participa en la reunión de verificación de daños con el Despacho deajustadores y con los representantes de las áreas afectadas, ypresenta las cifras de ajuaste final.

Verifica si está de acuerdo el Despacho de ajustadores con las cifraspresentadas.

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 60PÁG.







15A.

15A.1

15A.2

15A.3

15A.4

15A.5

16.

17.

18.

¿Está de acuerdo el Despacho de ajustadores con las cifraspresentadas?

En caso de no estar de acuerdo el Despacho de ajustadores con lascifras presentadas:

Convoca, reúne a los representantes de las áreas afectadas yaclaran los puntos de desacuerdo del Despacho de ajustadores.

Solicita de manera verbal la elaboración de la minuta de trabajo alAnalista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales.

Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración de la minuta detrabajo del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos.

Elabora la Minuta de trabajo en un tanto, estipulando losacuerdos convenidos en la reunión y el Oficio de informacióncomplementaria en original y copia, recaba firma en el Oficiodel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Envía el Oficio de información complementaria en original alDespacho de ajustadores a través del(de la) Jefe(a) delDepartamento de Administración de Riesgos y recaba acuse derecibo en la copia.

Integra al Expediente del siniestro, la Minuta de trabajo en untanto y el Oficio de información complementaria en copia.


En caso de estar de acuerdo el Despacho de ajustadores con lascifras presentadas:

Recibe los Resultados del ajuste del monto final de laindemnización en original del Despacho de ajustadores.

Pasa el tiempo.

Recibe el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos del Despacho de ajustadores.

Turna el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos al Analista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales.

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 61PÁG.




Recibe el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos y verifica si están correctos los datos.



Elabora el Oficio de errores u omisiones en original y copia, yrecaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Entrega el Oficio de errores u omisiones en original, el Cheque deindemnización, el Finiquito de pago en tres tantos a la compañíade seguros y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.

Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de errores uomisiones en copia.



Recaba visto bueno en el Finiquito de pago en tres tantosdel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y firma del(de la) Director(a)General de Administración.

Distribuye el Finiquito de pago de la siguiente manera:- Primer tanto al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto a la Compañía de seguros.- Tecer tanto al Expediente del siniestro.

Elabora el Oficio de entrega en original y copia dirigido al(a la)Tesorero(a) y recaba firma del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos a través del(de la) Jefe(a) del Departamento deAdministración de Riesgos.

Turna el Oficio de entrega en original y el Cheque deindemnización al(a la) Tesorero(a), recabando acuse de recibo enel Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

19

19A.

19A.1.

19A.2.

20.

21.

22.

23.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 62PÁG.



Recibe el Escrito de notificación del depósito del cheque deindemnización en original del área asegurada a través del(de la)Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.

Integra al Expediente del siniestro los siguientes documentos:- Oficio de entrega de documentación en copia.- Resultados del ajuste en original.- Oficio de entrega en copia.- Escrito de notificación del depósito del cheque de

indemnización en original.





24.

25.

26.



COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE EDIFICIOS Y CONTENIDOS


JUNIO 2016


INICIO

ÁREAADMINISTRATIVA

AFECTADA

RECIBE EL NOMBRE DELDESPACHO DE AJUSTADORES

DESIGNADO


REALIZA LA VERIFICACIÓN DELOS DAÑOS, ENTREVISTA YRECABA INFORMACIÓN DEL

SINIESTRO

SUBDIRECTOR(A)CONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y

ACTIVOS Y DEL DIRECTORGENERAL DE ADMINISTRACIÓN

COMPAÑÍADE SEGUROS

¿LAS CIFRASDE LOS DAÑOS

REBASAN EL DEDUCIBLEO LOS DÍAS DE SALARIOS

MÍNIMOS?

NO

SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL DIRECTOR

GENERAL DE ADMINISTRACIÓN


FIN

SISUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES



CON EL DESPACHO DEAJUSTADORES Y CON LOSREPRESENTANTES DE LAS

ÁREAS AFECTADAS


1

C

1

( 2 )

( 3 )

SOLICITA LA ELABORACIÓNDEL OFICIO PARA LA

RECLAMACIÓN DESINIESTROS

( 4 )

DE MANERAVERBAL

RECIBE LA SOLICITUD DEELABORACIÓN DEL OFICIO

PARA LA RECLAMACIÓN DELSINIESTRO

( 5 )

DE MANERAVERBAL




RIESGOS

OFICIO INFORMATIVO DELSINIESTRO


O

1

( 7 )

SI LAS CIFRAS DE LOSDAÑOS REBASAN EL

DEDUCIBLE O LOS DÍASDE SALARIO VIGENTE

EN EL D.F.

( 8A.1 )OFICIO DE NO RECLAMACIÓN


O

1


ELABORA EL EXPEDIENTE DELSINIESTRO, INTEGRA y

VERIFICA

( 8 )

1

OFICIO DE NO RECLAMACIÓN


1

( 8A.2 )


ORDENA

( 8A.3 )

DE MANERAVERBAL

DE MANERAVERBAL

DOCUMENTACIÓNPERTINENTE

INTEGRA CON LO QUE SEGESTIONARÁ EL COBRO

( 10 )

RECIBE LA NOTIFICACIÓNDE ENVÍO

( 12 )



DE MANERAVERBAL

DEFINE LAS CIFRAS DEL AJUSTEFINAL Y LAS PRESENTA

( 13 )

PARTICIPA EN LA REUNIÓNDE VERIFICACIÓN DE DAÑOS

( 14 )


VERIFICA SI ESTÁ DEACUERDO, EL DESPACHO DE

AJUSTADORES CON LASCIFRAS PRESENTADAS

( 15 )

( 1 )

RECIBE LA NOTIFICACIÓNDEL SINIESTRO E INFORMA A

LA COMPAÑÍAASEGURADORA





¿ESTÁ DE ACUERDO ELDESPACHO DE AJUSTADORES

CON LAS CIFRAS?

NO

SI

CONVOCA, REÚNE A LOSREPRESENTANTES DE LAS

ÁREAS AFECTADASY ACLARAN LOS PUNTOS DE

DESACUERDO

( 15A )

SOLICITA LA ELABORACIÓNDE LA MINUTA DE TRABAJO

( 15A.1 )



DE MANERAVERBAL

2

EN COORDINACIÓNCON EL DESPACHO DE

AJUSTADORES



( 6 )

O-1

OFICIO DE NO RECLAMACIÓN


( 8A )

O-1

OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTACIÓN


( 9 )

O-1

DOCUMENTACIÓNPERTINENTE


ENVÍA, RECABA ACUSE DERECIBO Y NOTIFICA

( 11 )

O

1

COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE EDIFICIOS Y CONTENIDOS


JUNIO 2016

JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS PATRIMONIALES


1



2

2

RECIBE LA SOLICITUD DEELABORACIÓN DE LAMINUTA DE TRABAJO

( 15A.2 )

ESTIPULANDOLOS ACUERDOSCONVENIDOS

EN LA REUNIÓN

OFICIO DE INFORMACIÓNCOMPLEMENTARIA


( 15A.4 )

O

1

( 15A.5 )


MINUTA DE TRABAJO


1T

1

RESULTADOS DEL AJUSTE

RECIBE

O

( 16 )

FINIQUITO DE PAGO


RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁNCORRECTOS LOS DATOS

( 17 )

1-3T

FINIQUITO DE PAGO


TURNA

( 18 )

1-3T



FINIQUITO DE PAGO


RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁNCORRECTO LOS DATOS

( 19 )

1-3T


NO




2

SI


GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y

ACTIVOS Y DEL(DE LA)DIRECTOR(A) GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

DESPACHO DEAJUSTADORES,COMPAÑÍA DESEGUROS,EXPEDIENTE DELSINIESTRO



O

1

( 19A )



1

( 19.2 )

FINIQUITO DE PAGO


1-3T

( 20 )

ÁREAASEGURADA

FIN

C

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LASDEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICACENTRALIZADA

ESCRITO DE NOTIFICACIÓNDEL DEPÓSITO DEL CHEQUEDE INDEMNIZACIÓN

RECIBE

O



A TRAVÉS DEL(DELA) JEFE(A) DE


RIESGOS( 24 )


ORDENA

( 26 )

ESCRITO DE NOTIFICACIÓNDEL DEPÓSITO DEL CHEQUEDE INDEMNIZACIÓN

OFICIO DE ENTREGA

RESULTADOS DEL AJUSTE



1

O

1

O

( 25 )

O-1

SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES ADMINISTRACIÓN





RIESGOS


RIESGOS

DE MANERAVERBAL

FINIQUITO DE PAGO

DISTRIBUYE

1-3T

( 21 )

1

TESORERO

OFICIO DE ENTREGA

1


OFICIO DE ENTREGA

O


( 23 )

( 15A.3 )


MINUTA DE TRABAJO

1T


OFICIO DE ENTREGA


O-1

( 22 )

A TRAVÉS DEL(DELA) JEFE(A) DE


RIESGOS


FINIQUITO DE PAGO



( 19A.1 )

O

1

1-3T

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS



OBJETIVO




65PÁG.

JUNIO 2016




ADMINISTRACIÓN

Eventual.

Reclamación de Fianzas de Fidelidad.

La Procuraduría Fiscal debe entregar al Departamento de Administración de Riesgos, las Actuaciones legalescorrespondientes, las cuales pueden ser:- Denuncia y/o Querella, debidamente ratificada.- Oficio y Pliego de consignación.- Auto de formal prisión.

El Analista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales debe solicitar la siguiente información a través de lossiguientes oficios:Oficio de solicitud dirigido al área afectada, solicitando lo siguiente:- Monto del daño patrimonial.- Nombre del servidor público, presunto responsable del hecho ilícito.- Narración suscrita de los hechos.- Fecha del descubrimiento del ilícito, especificando el acto que lo originó.- Elementos que demuestran la presunta responsabilidad del acto.

Oficio de información del fiado dirigido a la Subdirección de Recursos Humanos, solicitando lo siguiente:- Documentación que demuestre la existencia laboral del fiado con la Dependencia.- Datos de localización del fiado.

Oficio de aviso previo dirigido a la compañía afianzadora, con los siguientes datos:- Nombre del beneficiario.- Número de fianza.- Nombre del fiado (en caso de conocerse).- Monto reclamado (en caso de estar definido).- Fecha del descubrimiento del ilícito.

Oficio de solicitud de documentación dirigido a la Procuraduría Fiscal, solicitando las actuaciones legales contrael fiado.

Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante la compañía afianzadorala indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los terceros afectados.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 66PÁG.





Recibe de manera verbal instrucción del(de la) Subdirector(a) deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, para presentar la reclamación respectiva a la compañíaafianzadora.

Notifica a la compañía afianzadora la ocurrencia del siniestro einforma de manera verbal al Analista Administrativo(a) deSeguros Patrimoniales, el siniestro y solicita la elaboración de ladocumentación correspondiente.

Recibe de manera verbal del(de la) Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos, información del siniestro y la solicitudde elaboración de la documentación correspondiente.

Elabora los siguientes documentos:- Oficio de solicitud en original y copia.- Oficio de información del fiado en original y copia.- Oficio de aviso previo en original y copia.- Oficio de solicitud de documentación en original y copia.Y recaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel(de la) Jefe(a) del Departamento de Administración de Riesgos.

Distribuye los Oficios de la siguente manera:- Oficio de solicitud en original al área afectada.- Oficio de información del fiado en original a la Subdirección de

Recursos Humanos.- Oficio de aviso previo en original a la compañía afianzadora.- Oficio de solicitud de documentación en original a la

Procuraduría Fiscal.Y recaba acuse de recibo en las copias.

Pasa el tiempo.

Recibe la Información solicitada del área afectada, de laSubdirección de Recursos Humanos y de la Procuraduría Fiscal, yelabora el Expediente de reclamación e integra la Informaciónsolicitada.

Revisa el Expediente de reclamación y verifica si está completo.

¿Está completo el Expediente de reclamación?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 67PÁG.




7A.

8.

9.

10.

11.

11A.

11B.

En caso de no estar completo el Expediente de reclamación:

Solicita y recibe la Información requerida del área afectada, de laSubdirección de Recursos Humanos y/o de la Procuraduría Fiscal,e integra al Expediente de reclamación.


En caso de estar completo el Expediente de reclamación:

Elabora el Oficio de reclamación en original y copia, integra laDocumentación de la reclamación y recaba visto bueno y firmadel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.

Envía el Oficio de reclamación en original a la CompañíaAfianzaora, recaba acuse de recibo en la copia y notifica de maneraverbal al(a la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos.

Recibe de manera verbal la notificación de envío del Oficio dereclamación del Analista Administrativo(a) de SegurosPatrimoniales.

Pasa el tiempo.

Recibe el Oficio de respuesta de la reclamación presentada enoriginal de la compañía afianzadora y verifica si procedió lareclamación presentada.

¿Procedió la reclamación presentada?

En caso de no haber procedido la reclamación presentada:

Analiza el Oficio de respuesta en original con el(la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, y verifica si es factiblesolventar la improcedencia.

¿Es factible solventar la improcedencia?

En caso de no ser factible solventar la improcedencia:

Solicita de manera verbal la elaboración del Oficio informativo alAnalista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales.



COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 68PÁG.




11B.1

11B.2

11B.3

11B.4

11B.5

11C.

11C.1

11C.2

11C.3

11C.4

Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración del Oficioinformativo del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administraciónde Riesgos.

Elabora el Oficio informativo en original y copia, determinandoque la reclamación presentada es improcedente de acuerdo a lascondiciones generales de la compañía afianzadora, recaba vistobueno y firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Envía el Oficio informativo en original al área afectada y recabaacuse de recibo en la copia.

Integra al Expediente de reclamación, el Oficio de reclamación encopia, el Oficio de respuesta en originaly el Oficio informativo encopia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expediente.

Fin.

En caso de ser factible solventar la improcedencia:

Solicita y recibe la Documentación correspondiente del áreacorrespondiente.

Turna la Documentación correspondiente y solicita de maneraverbal la elaboración del Oficio de reclamación complementario alAnalista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales.

Recibe la Documentación correspondiente y de manera verbal lasolicitud de elaboración del Oficio de reclamacióncomplementario del(de la) Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.

Elabora el Oficio de reclamación complementado en original ycopia, recaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Envía el Oficio de reclamación complementado en original juntocon la Documentación correspondiente a la compañíaafianzadora, y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.




COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 69PÁG.




11C.5

12.

12A.

12A.1

12A.2

12A.3

12A.4

13.

14.

Integra al Expediente de reclamación el Oficio de reclamacióncomplementado en copia.


En caso de haber procedido la reclamación presentada:

Recibe el Cheque de indemnización de la compañía afianzadora yverifica si están correctos los datos.



Solicita de manera verbal la elaboración del Oficio de errores uomisiones al Analista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales.

Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración del Oficio deerrores u omisiones del(de la) Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.

Elabora el Oficio de errores u omisiones en original y copia,recaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Entrega el Oficio de errores u omisiones en original y el Chequede indemnización a la compañía afianzadora y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.

Integra al Expediente de reclamación, el Oficio de errores uomisiones en copia.



Turna el Cheque de indemnización y solicita de manera verbal laelaboración del Oficio de entrega e integración del expediente alAnalista Administrativo(a) de Seguros Patrimoniales.

Recibe el Cheque de indemnización y de manera verbal lasolicitud de elaboración del Oficio de entrega e integración delexpediente del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administraciónde Riesgos.






COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 70PÁG.



Elabora el Oficio de entrega dirigido al Tesorero(a) en original ycopia, y recaba firma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Turna el Oficio de entrega en original y el Cheque deindemnización al Tesorero(a) y recaba acuse de recibo en el Oficioen copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Escrito de notificación del depósito del cheque deindemnización en original del área asegurada a través del(de la)Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.

Integra al Expediente de reclamación los siguientes documentos:- Oficio de reclamación en copia.- Oficio de respuesta en original.- Oficio de entrega en copia.- Escrito de notificación del depósito del cheque de

indemnización en original.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la reclamación.





15.

16.

17.

18.

19.


COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD


JUNIO 2016


INICIO


DE RIESGOS Y ACTIVOSSUBDIRECTOR(A)

CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES,

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOSY ACTIVOS Y DEL(DE LA)

DIRECTOR(A) GENERAL DEADMINISTRACIÓN

NOTIFICA LA OCURRENCIA DELSINIESTRO, E INFORMA DELSINIESTRO Y SOLICITA LA

DOCUMENTACIÓNCORRESPONDIENTE

( 2 )

DE MANERAVERBAL

RECIBE INFORMACIÓN DELSINIESTRO Y SOLICITUD DE

ELABORACIÓN DE LADOCUMENTACIÓN

CORRESPONDIENTE

( 3 )

DE MANERAVERBAL

COMPAÑÍA AFIANZADORAANALISTA

ADMINISTRATIVO(A) DESEGUROS PATRIMONIALES


RIESGOS

DE MANERAVERBAL

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES

( 1 )

RECIBE INSTRUCCIÓN PARAPRESENTAR LA

RECLAMACIÓN RESPECTIVAA LA COMPAÑÍAAFIANZADORA

EXPEDIENTE DERECLAMACIÓN


RECIBE, ELABORA E INTEGRA

( 6 )

ÁREA AFECTADA, SUBDIRECCIÓNDE RECURSOS HUMAOS Y DE LA

PROCURADURÍA FISCAL


REVISA Y VERIFICA SI ESTÁCOMPLETO

¿ESTÁ COMPLETO ELEXPEDIENTE DERECLAMACIÓN?

NO

ÁREA AFECTADA,SUBDIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOSY/O PROCURADURÍA

FISCAL

SI



RECIBE, ELABORA E INTEGRA

( 7A )

( 7 )

1



DOCUMENTACIÓN DE LARECLAMACIÓN


ENVÍA, RECABA ACUSE DERECIBO Y NOTIFICA

( 9 )

O

1

COMPAÑÍAAFIANZADORA

OFICIO DE RESPUESTA

RECIBE Y VERIFICA SIPROCEDIÓ

O


2

( 10 )

RECIBE LA NOTIFICACIÓN DEENVÍO DEL OFICIO DERECLAMACIÓN Y LA


( 11 )

DE MANERAVERBAL

¿PROCEDIÓ LA RECLAMACIÓNPRESENTADA?

SI

3



RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁNCORRECTOS LOS DATOS

( 12 )



OFICIO DE RESPUESTA

ANALIZA Y VERIFICA SI ESFACTIBLE SOLVENTAR LA

IMPROCEDENCIA

O

( 11A )

1

2

OFICIO DE SOLICITUD DEDOCUMENTACIÓN

OFICIO DE AVISO PREVIO

OFICIO DE INFORMACIÓNDEL FIADO

OFICIO DE SOLICITUD

DISTRIBUYE Y RECABA ACUSEDE RECIBO

( 5 )

1T

1F

1T

1T

1T

1F

1F

1F

ÁREA AFECTADA

DE MANERA VERBALAL(A LA) JEFE(A) DEDEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS




NO

SI



( 12A )

SOLICITA LA ELABORACIÓNDEL OFICIO DE ERRORES U

OMISIONES

3

4



¿ES FACTIBLE SOLVENTAR LAIMPROCEDENCIA?

NO

SI

( 11B )

SOLICITA LA ELABORACIÓNDEL OFICIO INFORMATIVO

NO

1

A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE


RIESGOS

OFICIO DE SOLICITUD DEDOCUMENTACIÓN

O-1

OFICIO DE AVISO PREVIO

O-1

OFICIO DE INFORMACIÓNDEL FIADO

OFICIO DE SOLICITUD


O-1

O-1

( 4 )

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS


PROCURADURÍAFISCAL



ELABORA, INTEGRA YRECABA

O-1

( 8 )



COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD


JUNIO 2016

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES

FIN

C

2

OFICIO INFORMATIVO


O

1

( 11B.3 )

ÁREAAFECTADA

OFICIO INFORMATIVO

OFICIO DE RESPUESTA


INTEGRA AL EXPEDIENTE DERECLAMACIÓN

1

O

1

( 11B.4 )


ORDENA

( 11B.5 )

ÁREACORRESPONDIENTE


SOLICITA Y RECIBE

( 11C )SUBDIRECTOR(A) DECONTRATACIONES


2


RIESGOS

OFICIO DE RECLAMACIÓNCOMPLEMENTADO


1

( 11C.5 )

4

( 12A.1 )

RECIBE LA SOLICITUD DEELABORACIÓN DEL OFICIODE ERRORES U OMISIONES


RIESGOS



3



O

1

( 12A.2 )



( 12A.4 )

1


TURNA Y SOLICITA LAELABORACIÓN DEL OFICIO

DE RECLAMACIÓNCOMPLEMENTARIO

( 11C.1 )




TURNA Y SOLICITA LAELABORACIÓN DEL OFICIO

DE ENTREGA E INTEGRACIÓNDEL EXPEDIENTE

( 13 )




RIESGOS

DIRIGIDOAL(A LA)

TESORERO(A)



DE ENTREGA E INTEGRACIÓNDEL EXPEDIENTE

( 14 )

ESCRITO DE NOTIFICACIÓNDE DÉPOSITO DEL CHEQUEDE INDEMNIZACIÓN

RECIBE

( 17 )

O

3

1



( 11B.1 )


INFORMATIVO


RIESGOS

DETERMINANDO QUELA RECLAMACIÓN ES

IMPROCEDENTE





( 12A.3 )

O

1C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDADDE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓNPÚBLICA CENTRALIZADA

EXPEDIENTE DE LARECLAMACIÓN

ORDENA

( 19 )





( 11C.4 )

O

1

TESORERO(A)


OFICIO DE ENTREGA


( 16 )

O

1

ESCRITO DE NOTIFICACIÓNDE DÉPOSITO DEL CHEQUEDE INDEMNIZACIÓN

OFICIO DE ENTREGA

OFICIO DE RESPUESTA


INTEGRA AL EXPEDIENTE DELA RECLAMACIÓN

1

O

1

O

( 18 )

OFICIO INFORMATIVO


O-1

( 11B.2 )

DOCUMENTACIÓN SOPORTE


DE RECLAMACIÓNCOMPLEMENTARIO

( 11C.2 )



O-1

( 11C.3 )



DEMANERAVERBAL

OFICIO DE ENTREGA


O-1

( 15 )

A TRAVÉSDEL(DE LA) JEFE(A)DE DEPARTAMENTODE ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS

ÁREAASEGURADA

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS



OBJETIVO




73PÁG.

JUNIO 2016




ADMINISTRACIÓN

Diaria.

Pago de la Indemnización del Seguro Institucional del Sector Educativo.

Los Requisitos documentales que debe recibir el Analista Administrativo(a) de Seguros Institucionales, para dartrámite a la reclamación de seguro de indemnización del sector educativo, es la siguiente:

En caso de reclamación del seguro institucional por Invalidez, debe recibir del(de la) asegurado(a), los siguientesdocumentos:- Identificación oficial (Credencial de elector, Pasaporte vigente o Cédula profesional, no mayor a 10 años) en

original para cotejo y dos copias.- Acta de nacimiento en original y copia.- Clave Única de Registro Poblacional (CURP) impreso en del Portal de internet, en un tanto.- Dictamen de invalidez en original, adjunta la Nota médica en original o en su caso, copia certificada del Dictamen

de invalidez expedida por el IMSS o ISSSTE con sellos y firmas originales.- Hoja única de servicios en original, con especificación de baja por invalidez o en su caso, copia certificada de Baja

por invalidez expedida por la SEP con sellos y firmas originales.- 3 últimos Talones de cheques anteriores, contando la fecha del Dictamen de invalidez.- Comprobante de domicilio actual en original y copia, no mayor a 2 meses de antigüedad.- Designación de beneficiarios (Póliza de seguro) en original, con sellos y firmas originales de la Secretaría de

Educación Pública (SEP) o de la Secretaría de Educación (SEV).- Aviso de baja en original o en su caso, copia certificada de Aviso de baja expedido por la SEP.

En caso de reclamación del seguro institucional por jubilación, debe recibir del(de la) asegurado(a), los siguientesdocumentos:- Identificación oficial (Credencial de elector, Pasaporte vigente o Cédula profesional (no mayor a 10 años)) en

original para cotejo y dos copias.- Acta de nacimiento en original y una copia.- Clave Única de Registro Poblacional (CURP) impreso en del Portal de internet, en un tanto.- Hoja única de servicios en original, con especificación de baja por jubilación, edad o cesentía.- 3 últimos Talones de cheques anteriores, contando la fecha de la jubilación.- Comprobante de domicilio actual en original y copia, no mayor a 2 meses de antigüedad.- Designación de beneficiarios (Póliza de seguro) en original, con sellos y firmas originales de la Secretaría de

Educación (SEV).- Aviso de baja en original o en su caso, copia certificada de Aviso de baja expedido por la SEV.

Atender y trámitar el pago del seguro institucional a los empleados administrativos y docentes activos federales yestatales y jubilados estatales adscritos a la Secretaría de Educación o en su caso a los beneficiarios designados.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS

JUNIO 2016 74PÁG.

En caso de reclamación del seguro institucional por fallecimiento, debe recibir del beneficiario(a) del(de la)asegurado(a) los siguientes documentos:Del(de la) asegurado(a):- Identificación oficial (Credencial de elector, Pasaporte vigente o Cédula profesional) en original para cotejo y

copia.- Acta de nacimiento en original y copia.- Clave Única de Registro Poblacional (CURP) en copia.- Acta de defunción en original y copia.- Hoja única de servicios en original, con especificación de baja por fallecimiento, copia certificada de Baja por

fallecimiento expedida por la SEP con sellos y firmas originales.- 3 últimos Talones de cheques anteriores, contando la fecha de fallecimiento o en su caso, Constancia de sueldos

del ISSSTE en original.- Comprobante de domicilio actual en original, no mayor a 2 meses de antigüedad.- Designación de beneficiarios(Póliza de seguro) en original, certificado por el Sindicato Nacional de

Trabajadores de la Educación (SNTE) e ISSSTE.- Aviso de baja en original o en su caso, copia certificada de Aviso de baja expedido por la SEP.- Acta de matrimonio en original en su caso.

Del(de la) beneficiario(a) del(de la) asegurado(a):- Identificación oficial (Credencial de elector, Pasaporte vigente o Cédula profesional) en original para cotejo y

dos copias.- Clave Única de Registro Poblacional (CURP) en copia.- Acta de nacimiento en original y copia.- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) en dos copias en su caso, Alta ante el Sistema de Administración

Tributaria(SAT), Recibo de nómina o cualquier formato oficial donde este impresa su homoclave.- Comprobante de domicilio actual en original, no mayor a 2 meses de antigüedad.

En caso de presentarse el(la) beneficiario(a) del(de la) asegurado(a) a realizar el trámite, el AnalistaAdministrativo(a) de Seguros Institucionales debe corroborar que éste se encuentre como beneficiario en laDesignación de beneficiarios (Póliza de seguro).

En caso de no presentar la Designación de beneficiarios (Póliza de seguro), el(la) beneficiario(a) del(de la)asegurado(a) debe promover un Juicio Sucesorio Intestamentario ante el Tribunal Estatal de Conciliación yArbitraje.

Para el caso del(de la) beneficiario(a) del(de la) asegurado(a) que sea menor de edad, además de los Requisitosdocumentales deben presentar la Carta de responsabilidad de tutoría para cada menor en original.

Para el caso de que los Requisitos documentales presenten errores se debe requerir la Fe testimonial emitida porNotario Público.

Para el caso de que los Requisitos documentales sean ilegibles, deben presentar al reverso, la certificación elaboradapor la Institución que expidió dicho documento.

El Analista Administrativo(a) de Seguros Institucionales debe registrar en la Base de datos de la siniestridad delejercicio correspondiente, el número de cheque o bono, la cantidad pagada y la fecha.

El Analista Administrativo(a) de Seguros Institucionales debe realizar un Expediente de pago de seguro deindemnización personalizado por asegurado(a).


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 75PÁG.




Atiende al(a la) Asegurado(a) o al(a la) Beneficiario(a) del(de la)Asegurado(a), recibe y verifica los Requisitos documentalescorrespondientes.

Accesa al disco duro en la Base de datos de la siniestridad delejercicio correspondiente y verifica que se encuentre el(la)Asegurado(a).

¿Se encuentra el(la) Asegurado(a) ?

En caso de no encontrarse el(la) Asegurado(a):

Notifica al(a la) Asegurado(a) o al(a la) Beneficiario(a) del(de la)Asegurado(a) que no se encuentra en la Base de datos de lasiniestridad del ejercicio correspondiente, y devuelve losRequisitos documentales correspondientes.

Fin.

En caso de encontrarse el(la) Asegurado(a):

Accesa al disco duero e imprime el Formato de beneficiario enoriginal y solicita al(a la) Asegurado(a) o al(a la) Beneficiario(a)del(de la) Asegurado(a) lo requisite.

Elabora el Oficio para el pago de indemnización en original parasolicitar la disponibilidad presupuestal, recaba rúbrica del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, del(de la) Director(a) Generalde Administración y firma del(de la) Subsecretario(a) de Finanzas yAdministración a través del(de la) Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos.

Obtiene tres copias del Oficio para el pago de indemnización enoriginal y lo distribuye de la siguiente manera:- Original al(a la) Subsecretario(a) de Egresos.- Primera copia al(a la) Secretario(a) de Finanzas y Planeación.- Segunda copia al(a la) Director(a) General de Administración.Y recaba acuse de recibo en la tercera copia, la cual archiva demanera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

1.

2.

2A.

3.

4.

5.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 76PÁG.




6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Recibe de la Subsecretaría de Egresos a través del Departamento deConsolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones, el Oficio deautorización de pago de seguro de indemnización en original.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Consolidación, Registro y Evaluación deAdquisiciones, el Oficio con el código presupuestal e importe enoriginal y le solicita complete el número de beneficiario en elFormato de beneficiario en original.

Gestiona a través del Departamento de Consolidación, Registro yEvaluación de Adquisiciones, el pago del seguro por indemnizacióndel sector educativo.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Caja a través del Departamento deConsolidación, Registro y Evaluación de Adquisiciones, el Cheque oBono con Póliza de cheque.

Notifica vía telefónica al(a la) Asegurado(a) o al(a la)Beneficiario(a) del(de la) Asegurado(a), que esta listo su Cheque oBono.

Atiende al(a la) Asegurado(a) o al(a la) Beneficiario(a) del(de la)Asegurado(a), le solicita y recibe una Identificación oficial.

Elabora el Oficio de devolución de la póliza de seguro deindemnización en original y completa el Formato de finiquito depago en original.

Recaba firma del(de la) Asegurado(a) o del(da la) Beneficiario(a)del(de la) Asegurado(a), en los siguientes documentos:- Oficio de devolución de la póliza de seguro de indemnización en

original.- Formato de finiquito de pago en original.- Cheque o Bono con Póliza de cheque.

Accesa al disco duro en la Base de datos de la siniestridad delejercicio correspondiente, identifica al(a la) Asegurado(a) o al(a la) Beneficiario(a) del(de la) Asegurado(a) y registra los datoscorrespondientes.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 77PÁG.




15.

16.

17.

18.

19.


Obtiene una copia del Oficio de devolución de la póliza de seguro deindemnización en original y de la Identificación oficial y dos copiasdel Cheque o Bono con Póliza de cheque con firma de recibido.

Desprende la Póliza de cheque del Cheque o Bono.

Entrega los siguientes documentos:Al(a la) Asegurado(a) o al(a la) Beneficiario(a) del(de la)Asegurado(a).- Cheque o Bono.- Identificación oficial.Al Departamento de Caja:- Oficio de devolución de la póliza de seguro de indemnización en

original.- Póliza de cheque con firma de recibido en original.- Identificación oficial en fotocopia.- Cheque o Bono con firma de recibido en primera copia.

Elabora el Expediente de pago de seguro de indemnización eintegra los siguientes documentos:- Requisitos documentales.- Oficio de autorización de pago de seguro de indemnización en

original.- Oficio de devolución de la póliza de seguro de indemnización en

copia.- Cheque o Bono con Póliza de cheque en segunda copia.- Formato de finiquito de pago en original.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente depago de seguro de indemnización.


COPIA NO CONTROLADA

PAGO DE LA INDEMNIZACIÓN DEL SEGURO INSTITUCIONAL DEL SECTOR EDUCATIVO


JUNIO 2016

INICIO A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPARTAMENTO

DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO YEVALUACIÓN DE ADQUISICIONES

SUBSECRETARÍA DEEGRESOS

ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE SEGUROS INSTITUCIONALES

SECRETARIO(A) DEFINANZAS Y PLANEACIÓNDIRECTOR(A) GENERAL DEADMINISTRACIÓN

SUBSECRETARIO(A)DE EGRESOS

REQUISITOS DOCUMENTALES

ATIENDE, RECIBE Y VERIFICA

( 1 )

ACCESA Y VERIFICA

DISCO DURO: BASE DEDATOS DE LA SINIESTRIDAD

DEL EJERCICIOCORRESPONDIENTE

( 2 )

¿SE ENCUENTRA EL(LA)ASEGURADO(A)?

NO

SI


NOTIFICA Y DEVUELVE

( 2A )

ASEGURADO(A) OBENEFICIARIO(A) DEL(DE LA)

ASEGURADO(A)


ASEGURADO(A)

FIN


ASEGURADO(A)

OFICIO PARA EL PAGO DEINDEMNIZACIÓN

ELABORA, RECABA RÚBRICAY FIRMA

( 4 )

O

SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS Y ACTIVOS, DIRECTOR(A)

GENERAL DE ADMINISTRACIÓN YSUBSECRETARIO(A) DE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE


RIESGOS

OFICIO PARA EL PAGO DEINDEMNIZACIÓN

OBTIENE Y DISTRIBUYE

O

1-2

( 5 )

3

C

FORMATO DE BENEFICIARIO

OFICIO CON EL CÓDIGOPRESUPUESTAL E IMPORTE

RECIBE Y LE SOLICITACOMPLETE

O

O

( 7 )

DEPARTAMENTODE CONSOLIDACIÓN,

REGISTRO Y EVALUACIÓNDE ADQUISICIONES

CON EL NÚMERODEL BENEFICIARIO

GESTIONA, EL PAGO DELSEGURO POR

INDEMNIZACIÓN DELSECTOR EDUCATIVO

( 8 )

A TRAVÉS DELDEPARTAMENTO

DE CONSOLIDACIÓN,REGISTRO Y EVALUACIÓN

DE ADQUISICIONES

CHEQUE O BONO CONPÓLIZA DE C HEQUE

RECIBE

( 9 )

DEPARTAMENTODE CAJA

A TRAVÉS DELDEPARTAMENTO

DE CONSOLIDACIÓN,REGISTRO Y EVALUACIÓN

DE ADQUISICIONES


ASEGURADO(A)

NOTIFICA QUE ESTA LISTOSU CHEQUE O BONO

( 10 )

VÍATELEFÓNICA

CHEQUE OBONO CON PÓLIZA DE

CHEQUE

FORMATO DE FINIQUITO DEPAGO

O

OFICIO DE DEVOLUCIÓN DELA PÓLIZA DE SEGURO DEINDEMNIZACIÓN

RECABA FIRMA

O

( 13 )


ASEGURADO(A)

ACCESA, IDENTIFICA YREGISTRA

DISCO DURO: BASE DEDATOS DE LA SINIESTRIDAD

DEL EJERCICIOCORRESPONDIENTE

( 14 )

O

EXPEDIENTE DE PAGO DESEGURO E INDEMNIZACIÓN EINTEGRA

ORDENA

( 19 )

C


ASEGURADO(A),DEPARTAMENTO DE CAJA

O

FORMATO DE BENEFICIARIO

ACCESA, IMPRIME Y SOLICITALO REQUISITE

DISCO DURO: FORMATODE BENEFICIARIO

( 3 )

O

OFICIO DE AUTORIZACIÓNDE PAGO DE SEGURO DEINDEMNIZACIÓN

RECIBE

( 6 )

O

IDENTIFICACIÓN OFICIAL

ATIENDE, LE SOLICITA YRECIBE

( 11 )

O



ELABORA Y COMPLETA

O

O

( 12 )

PÓLIZA DE C HEQUE

CHEQUE O BONO

DESPRENDE

( 16 )


CHEQUE O BONO CONPÓLIZA DE CHEQUE

2


OFICIO DE AUTORIZACIÓNDE PAGO DE SEGURO DEINDEMNIZACIÓN

1


ELABORA EL EXPEDIENTE DEPAGO DE SEGURO E

INDEMNIZACIÓN E INTEGRA

O

( 18 )

O

FIN

1-2

CHEQUE OBONO CON PÓLIZA DE

CHEQUE

( 15 )



OBTIENE Y DESPRENDE LAPÓLIZA DE CHEQUE

O

1

1

O

CHEQUE O BONO CONPÓLIZA DE CHEQUE


1

PÓLIZA DE CHEQUE CONFIRMA DE RECIBIDO


O


O

1

CHEQUE O BONO

ENTREGA

( 17 )


ASEGURADO(A)

COPIA NO CONTROLADA



NORMAS



OBJETIVO




79PÁG.

JUNIO 2016




ADMINISTRACIÓN

Periódica.

Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

Las modificaciones a las Pólizas deben realizarse en los primeros 30 días a partir de la entrega de la misma, conformelo establecido en el artículo 25 de la Ley sobre el Contrato del Seguro.

La cancelación de las Pólizas únicamente son procedentes cuando éstas estén debidamente finiquitadas, en casocontrario, el Departamento de Administración de Riesgos debe realizar el Oficio correspondiente comunicando a laDependencia la improcedencia de la misma.

En el caso de vehículos, el Analista Administrativo(a) de Registro y Control Patrimonial debe registrar en la Base dedatos de control: el número de póliza y el inciso correspondiente, así también lo relativo a otros bienes o fianzas deberegistrarse la modificación del endoso.

En los movimientos de bajas, el Departamento de Administración de Riesgos, debe gestionar mediante Oficio, ladevolución de la cantidad no devengada por la Póliza correspondiente, así como su devolución a la Dependenciacorrespondiente.

Mantener actualizado el archivo documental de las altas, bajas y modificaciones de las pólizas de seguros y fianzas, con elfin de integrar la base de datos respectiva.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 80PÁG.




Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente decontratación respectivo.

Analiza la información, obtiene los datos correspondientes y generala Base de datos de control con base en el Expediente decontratación.

Pasa el tiempo.

Recibe el Oficio de solicitud de gestión en original y laDocumentación soporte de las Dependencias del Poder Ejecutivo através del(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración deRiesgos, verifica el Oficio y determina si el tipo de solicitud es pormodificación de datos o por una alta o baja.

¿La solicitud es por modificación de datos o por una alta o baja?

En caso de ser por modificación de datos:

Prepara la Documentación soporte, elabora el Oficio demodificación a la compañía correspondiente en original y copia,señalando los errores o cambios, y recaba visto bueno y firmadel (de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.

Envía el Oficio de modificación en original junto con laDocumentación soporte a la compañía correspondiente y recabaacuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe los Documentos de endoso con los cambios solicitados de lacompañía correspondiente a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos y verifica si estáncorrectos.

¿Están correctos los Documentos de endoso?

En caso de no estar correctos los Documentos de endoso:

Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, recaba firmadel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.

Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíacorrespondiente y recaba acuse de recibo en la copia.

1.

2.

3.

3A.

3A.1.

3A.2.

3B.

3B.1.


COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 81PÁG.




3B.2.

3C.

3C.1.

3C.2.

3C.3.

3C.4.

3C.5.

4.

5.


Integra al Expediente de contratación respectivo, el Oficio deobservaciones en copia.

Continúa con la actividad No. 3A.2.

En caso de estar correctos los Documentos de endoso:

Elabora el Oficio de contestación en original y copia, y recaba firmadel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.

Obtiene copia de los Documentos de endoso.

Envía el Oficio de contestación en original, junto con losDocumentos de endoso a la Dependencia correspondiente a travésdel(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos yrecaba acuse de recibo en las copias.

Accesa y registra en la Base de datos de control la modificacióncorrespondiente.

Integra al Expediente de contratación respectivo, los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de gestión en original.- Oficio de modificación en copia.- Documentos de endoso en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente decontratación respectivo.

Fin.

En caso de ser una alta o baja:

Elabora el Oficio de solicitud de alta o baja a la compañíacorrespondiente en original y copia, y recaba firma del(de la)Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.

Envía a la compañía correspondiente, el Oficio de solicitud enoriginal, junto con la Documentación soporte y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

COPIA NO CONTROLADA


JUNIO 2016 82PÁG.



Recibe los Documentos de la alta o baja de la compañíacorrespondiente a través del(de la) Jefe(a) de Departamento deAdministración de Riesgos y verifica si están correctos.

¿Están correctos los Documentos?

En caso de no estar correctos los Documentos:

Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, y recabafirma del(de la) Subdirector(a) de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel(de la) Jefe(a) de Departamento de Administración de Riesgos.

Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíacorrespondiente y recaba acuse de recibo en la copia.

Integra al Expediente de contratación respectivo, el Oficio deobservaciones en copia.


En caso de estar correctos los Documentos:

Elabora el Oficio de contestación en original y copia, y recaba firmadel(de la) Subdirector(a) de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del(de la) Jefe(a) deDepartamento de Administración de Riesgos.

Obtiene copia de los Documentos de la alta o baja.

Envía el Oficio de contestación en original, junto con losDocumentos de la alta o baja a la Dependencia correspondiente, yrecaba acuse de recibo en las copias.

Accesa y registra en la Base de datos de control el alta o bajacorrespondiente.

Integra al Expediente de contratación respectivo, los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de gestión en original.- Oficio de solicitud de baja o alta en copia.- Oficio de contestación en copia.- Documentos de la alta o baja en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente decontratación respectivo.




6.

6A.

6A.1

6A.2

7.

8.

9.

10.

11.

12.

COPIA NO CONTROLADA

CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS


JUNIO 2016


INICIO

C

DEPENDENCIAS DELPODER EJECUTIVO

¿LA SOLICITUD ES PORMODIFICACIÓN DE DATOS O

POR UNA ALTA O BAJA?



COMPAÑÍACORRESPONDIENTE


NO

SUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS Y ACTIVOS



INTEGRA AL EXPEDIENTE DECONTRATACIÓN

RESPECTIVO

1

1

1


C

FIN

MODIFICACIÓNDE DATOS

1

ALTA O BAJA

EXPEDIENTE DECONTRATACIÓN

OBTIENE

( 1 )


ANALIZA LA INFORMACIÓN,OBTIENES LOS DATOSCORRESPONDIENTES Y

GENERA

BASE DE DATOS DECONTROL

( 2 )


OFICIO DE SOLICITUD DEGESTIÓN

RECIBE, VERIFICA YDETERMINA EL TIPO DE

SOLICITUD

1T

( 3 )

DOCUMENTOS DE ENDOSO

RECIBE CON LOS CAMBIOSSOLICITADOS Y VERIFICA SI

ESTÁN CORRECTOS

( 3A.2 )



O

1

( 3B.1 )

( 3B.2 )


OBTIENE

1

( 3C.1 )

ACCESA Y REGISTRA LAMODIFICACIÓN

CORRESPONDIENTE


( 3C.3 )


OFICIO DE MODIFICACIÓN



RESPECTIVO

O

1

1

( 3C.4 )


ORDENA

( 3C.5 )







¿ESTÁN CORRECTOS LOSDOCUEMNTOS DE ENDOSO?

SISUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES ADMINISTRACIÓN


OFICIO DE SOLICITUD


O-1

( 4 )

OFICIO DE CONTESTACIÓN


O-1

( 3C )








( 3A.1 )

O

1



O-1

( 3B )



O-1

PREPARA, ELABORA, RECABAVISTO BUENO Y FIRMA

( 3A )

( 3C.2 )




O

1

1





COPIA NO CONTROLADA

CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS


JUNIO 2016


1


1


NO




1


C

FIN

DOCUMENTOS


( 6 )



O

1

( 6A.1 )



RESPECTIVO

1

( 6A.2 )

DOCUMENTOS

OBTIENE

1

( 8 )

ACCESA Y REGISTRA


( 10 )

DOCUMENTOS


OFICIO DE SOLICITUD


INTEGRA EL EXPEDIENTE DECONTRATACIÓN

RESPECTIVO

1

O

1

1

( 11 )


ORDENA

( 12 )


SISUBDIRECTOR(A) DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN



OFICIO DE SOLICITUD


( 5 )

O

1



O-1

( 7 )


ELABORA Y RECABA

O-1

( 6A )

( 9 )

DOCUMENTOS



O

1

1







COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN



JUNIO 2016 85PÁG.

EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

ELABORACIÓN

REVISIÓN

VERÓNICA ADRIANA REYNAUD ORNELASSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

IGNACIO GARCÍA LEYVASUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS

PEDRO ARTURO GARCÍA RODRÍGUEZJEFE DE DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN



JUNIO 2016 86PÁG.

Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave, Junio de 2016.

ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

AUTORIZACIÓN

de procedimientos manual · 2017-03-15 · reclamación de siniestros de edificios y contenidos ......

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