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CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA
1.1. DATOS GENERALES
Razón Social : GLORIA S.A
Nº RUC : 20100190797
Domicilios : AV. REPUBLICA DE PANAMA RO.
2461 URB. SANTA CATALINA -LIMA
Oficina Administrativa
Av. República de Panamá 2461, Santa Catalina, Lima 13, Perú
Teléfono: (0051 1) 470 7170
Fax: (0051 1) 470 9837
E-mail: [email protected]
Pagina web: http://www.gloria.com.pe
Planta Industrial
Lima (Huachipa) Complejo Industrial de recepción y
procesamiento de leche, en donde se produce leche evaporada,
derivados lácteos (yogurt, quesos, mantequillas, entre otros) y
jugos de frutas, y en donde además se producen envases y
embalajes.
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← Arequipa, donde funciona una unidad de evaporización de
leche y de producción de leche evaporada para la región sur del
país.
← Arequipa (Majes), donde se concentra, evapora y pre-trata la
leche fresca proveniente de los ganaderos de la zona, la cual es
transportaa a las plantas industriales de Huachipa o Arequipa.
← Cajamarca, donde concentran la leche fresca y se elaboran
derivados lácteos, como quesos, mantequilla y manjar blanco.
← Trujillo, donde se concentra la leche fresca proveniente de la
región (Chiclayo y Viru) para ser trasladada al Complejo
Industrial de Huachipa.
La sede principal se encuentra ubicada en la Planta Industrial
de Arequipa, la misma que será objeto de la presente auditoria.
1.2. RESEÑA HISTÓRICA
1941-1978
El 5 de febrero de 1941, la empresa General Milk Company Inc.
constituyó la empresa Leche Gloria S.A. en la ciudad de Arequipa. Ese
mismo año emprendió la construcción de la planta industrial e inició el 4
de mayo de 1942 la fabricación de la leche evaporada Gloria a un ritmo
de 166 cajas por día, totalizando 52,000 cajas durante el primer año de
producción. En ese entonces, la fuerza laboral estaba constituida por 65
personas entre empleados y obreros. Posteriormente General Milk
Company Inc. fue adquirida por Carnation Company y en el año 1978
Leche Gloria S.A. cambió su denominación a Gloria S.A.
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El crecimiento vertiginoso de la producción tuvo como soporte la
constante labor de renovación de los equipos de su planta de producción
y la ampliación de la capacidad instalada, así como la expansión de las
zonas de recojo de leche fresca, qué tenían como soporte la instalación
de plantas de acopio y refrigeración que servían al mismo tiempo como
núcleos de promoción al desarrollo ganadero.
Al ofrecer un mercado seguro y brindar apoyo técnico a los productores
proveedores, la empresa logró que la ganadería se constituyera en una
actividad productiva importante en zonas en las que sólo se producía
leche para autoconsumo debido a su alejamiento de las zonas urbanas y
falta de mercado para su comercialización. La hoy floreciente Cuenca
Lechera del Sur fue el resultado de una política bien estructurada a favor
de la producción nacional de leche fresca.
Gloria inició una paulatina construcción de centros de acopio y
enfriamiento en los diferentes valles del sur, así se tuvo el siguiente
crecimiento:
El 11 de septiembre de 1945 empezó a funcionar la planta de
enfriamiento de Vitor, para atender la naciente Irrigación de Vitor, primera
etapa de toda la Irrigación de La Joya.
El 17 de abril de 1956 hizo lo propio la planta de Pampacolca, teniendo
como zona de influencia toda la zona alta de la Provincia de Castilla.
El 1° de julio de 1961 empezó a operar la planta de Camiara en el
departamento de Tacna.
El 11 de abril de 1962, en el departamento de Moquegua, la planta de
Puquina inició el acopio de leche de la entonces ganadería criolla de la
zona.
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Así mismo, en diciembre 1964 se instaló la planta de Mejía en la provincia
de Islay en el departamento de Arequipa, para atender y recibir la
producción del Valle de Tambo y las Irrigaciones de Mollendo, Mejía y La
Ensenada.
El 24 de abril de 1968, se puso en funcionamiento en el Valle de Majes la
planta enfriadora de Aplao, capital de la Provincia de Castilla.
Al haberse iniciado la tan ansiada Irrigación de Majes en octubre de 1970
y dado el avance que se lograba en la construcción de canales de
regadío, en 1978 la empresa instala una planta de recepción y
enfriamiento de la Irrigación de Santa Rita de Siguas, que inició su
operación el 5 de noviembre de ese mismo año.
Estos centros se constituyeron en núcleos de promoción y desarrollo del
ganado lechero.
Durante los años 60, se continuó con innovaciones importantes en la
planta de fabricación de Arequipa, entre las que se destaca la puesta en
marcha de modernos esterilizadores de proceso continuo que
incrementaron la capacidad productiva y así lograr satisfacer la creciente
demanda de la población nacional. Hacia fines de los años 70 se adquirió
un nuevo evaporador que se instaló en la Planta de Vítor para procesar
leche de las zonas de las rutas habituales de recojo.
1985 - 1999
En 1985, Nestlé de Suiza, se convierte en propietaria por mayoría de
Gloria S.A. al adquirir la empresa Carnation Company a nivel
internacional.
En marzo de 1986, José Rodríguez Banda S.A. adquirió el porcentaje
mayoritario de las acciones de Gloria S.A., de propiedad de accionistas
nacionales. Asimismo, en agosto de este año, se adquirió la mayoría de
acciones de propiedad de Nestlé de Suiza, y el 5 de agosto de 1986, José
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Rodríguez Banda S.A. propietario mayoritario de las acciones de Gloria
S.A. asumió la dirección de la empresa.
Desde esta fecha la mejora continua, el perfeccionamiento y manejo de la
calidad integral en todas las actividades en las que se incursiona fueron y
son elementos claves para el desarrollo y las inversiones futuras de la
nueva gestión, aspecto que se mantiene hasta la actualidad.
La empresa continuó con la producción y comercialización de la leche
evaporada como su principal producto e incursionó en otros productos
lácteos como los yogures cuando adquirió en 1993, la empresa Sociedad
Agraria Ganadera Luis Martín, en el distrito de Puente de Piedra en Lima
y en 1994 con la compra de Industrial Derivados Lácteos S.A.
(INDERLAC) se ingresó en el mercado de las leches listas para tomar
UHT, crema de leche, quesos y jugos.
Como el mercado principal radicaba en la capital, se tomó la decisión de
construir la primera etapa del Complejo Industrial en Huachipa - Lima y el
11 de enero de 1999, se inició la producción de la leche evaporada,
constituyendo una de las mejores plantas de su tipo en el mundo, con
tecnología de punta. Un año más tarde concluyó la construcción de la
planta de derivados lácteos para la fabricación de yogures, quesos, leche
y jugos en caja y bolsa UHT.
En 1999 Gloria S.A. absorbió por fusión, la empresa Carnilac S.A. de
Cajamarca, añadiendo a su producción propia de quesos, los quesos
madurados y también amplió la frontera de recolección de leche fresca
para el abastecimiento del Complejo Industrial, trasladando leche desde
Cajamarca
En septiembre de 1999, compró los activos de la empresa Friesland Perú
S.A. ubicada en el valle de Lurín, en Lima. Con esta compra, se
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incrementó la oferta de leche evaporada en envases de cartón UHT, y
paralelamente, suscribió un convenio para la producción y
comercialización de productos con las marcas Bella Holandesa y Yomost
para el Perú,
2000
En el año 2000 Gloria expandió su mercado hacia el mundo y
actualmente abastece a 39 países de Sudamérica, América Central, El
Caribe, Medio Oriente y África. El éxito alcanzado por los productos de
exportación, como la leche evaporada y la leche UHT comercializados
con marcas de los clientes y propias, ha sido por la calidad asegurada con
estrictos controles de fabricación, la facilidad de adaptarse a las
necesidades del cliente con el desarrollo de productos especiales para
cada uno de ellos y la asesoría en las áreas de logística y de mercadeo.
Desde el año 2002 y cumpliendo 60 años de operación, Gloria S.A. logró
el Certificado ISO 9001, el cual fue otorgado por tener los estándares de
calidad más altos tanto en las áreas de producción, comercialización así
como en gestión empresarial y organizacional.
En los últimos años Gloria viene ampliando constantemente su cartera de
productos con el afán de satisfacer mejor a sus consumidores nacionales
y es así que a la fecha cuenta con las marcas Gloria, Bonlé, Pura Vida,
Bella Holandesa, Mónaco, Chicolac, Yomost, Yogurello y La Mesa, y con
una diversidad de productos como leche evaporada, leche fresca UHT en
caja y en bolsa, yogures, quesos, base de helados, crema de leche,
manjarblanco, mantequilla, mermelada, jugos, refrescos, café y conservas
de pescado.
Sin embargo, no sólo estos hechos y fechas pueden considerarse
históricos. Todos y cada uno de los días laboriosamente vividos hicieron
propiamente la historia de la actual empresa Gloria S.A., al contribuir
positivamente a la alimentación de la población nacional desde hace más
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de seis décadas, que son el corolario del esfuerzo desplegado por los
hombres y mujeres que contribuyeron a su engrandecimiento.
1.3. ACTIVIDAD ECONÓMICA
El Grupo Gloria ES um conglomerado industrial de capitales peruanos
conformado por empresas con presencia en Perú, Bolivia, Colombia y
Puerto Rico y tiene su sede principal en Perú. Debido a una estrategia de
diversificación de sus negocios, el Grupo se ha convertido en uno de los
mayores conglomerados industriales del país. Las actividades de Gloria
S.A. son la produccion y comercializacion de produtos lácteos, cafés,
refrescos, entre otros
El crecimiento y fortalecimiento estratégico del Grupo Gloria se sustenta a
base del liderazgo de sus marcas en los mercados donde opera.
1.4. PERFIL COORPORATIVO
El Grupo Gloria es un conglomerado industrial de capitales
peruanos con negocios presentes en Perú, como también en
Bolivia, Colombia, Ecuador, Argentina y Puerto Rico. Nuestras
actividades se desarrollan en los sectores de lácteos y
alimentos, en cemento, papeles, agroindustria, transporte y
servicios; todos ellos focalizados en la calidad del producto o
servicio que se entrega al consumidor en todo momento.
El crecimiento y fortalecimiento estratégico del Grupo Gloria se
sustenta a base del liderazgo de sus marcas en los mercados
donde operan. La variedad y calidad de los productos que
fabrica y comercializa, aunado a la eficiente capacidad de
distribución y transporte para llegar a todos los mercados que
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abastece, le permiten al Grupo Gloria generar sinergias que
garantizan una estructura diversificada de negocios, capaz de
desempeñarse con éxito en un entorno altamente competitivo.
Es así que, con calidad, innovación y competitividad ayudamos a
elevar los estándares de la región y contribuimos con nuestro
esfuerzo a apoyar el desarrollo de la economía del Perú.
1.5. MISIÓN
Mantener el liderazgo en cada uno de los mercados en que participamos
a través de la producción y comercialización de bienes con marcas que
garanticen un valor agregado para nuestros clientes y consumidores.
Los procesos y acciones de todas las empresas de la Corporación se
desarrollarán en un entorno que motive y desarrolle a sus colaboradores,
mantenga el respeto y la armonía en las comunidades en que opera y
asegure el máximo retorno de la inversión para sus accionistas.
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1.6. VISIÓN
Somos una corporación de capitales peruanos con un portafolio
diversificado de negocios, con presencia y proyección internacional.
Aspiramos satisfacer las necesidades de nuestros clientes y
consumidores, con servicios y productos de la más alta calidad y ser
siempre su primera opción.
1.7. VALORES
Las empresas del Grupo cimientan su éxito y crecimiento en la siguiente
declaración de valores.
Cumplimiento de las obligaciones
Todos nuestros actos se rigen por una conducta honesta, transparente y
ética, así como por el fiel cumplimiento de nuestras obligaciones y el
estricto acatamiento de las leyes de los mercados en que operamos.
Dedicación al trabajo
Fomentamos una cultura de trabajo donde el esfuerzo y dedicación de
nuestros colaboradores se oriente a brindar servicios y productos de la
más alta calidad para asegurar la satisfacción de nuestros clientes y
consumidores
Prudencia en la administración de los recursos
Reconocemos la importancia de planificar y gestionar racionalmente los
recursos de la Corporación para asegurar su solidez y continuidad en
beneficio de sus proveedores, clientes, colaboradores, accionistas y las
comunidades en las que actúa.
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Cultura del éxito
Nos trazamos objetivos exigentes y trabajamos tenazmente hasta
alcanzarlos. Buscamos mantener y/o alcanzar posiciones de liderazgo en
todas las actividades que desarrollamos.
Orientación a la persona
Reconocemos el valioso aporte de nuestro personal al crecimiento y éxito
de nuestra Corporación. Fomentamos el trabajo en equipo y valoramos el
profesionalismo, iniciativa y creatividad de nuestros colaboradores.
Responsabilidad social
Reconocemos que somos partícipes de un sistema social con el cual
interactuamos. Todas nuestras decisiones y actos son congruentes con
dicho sistema social. Contribuimos a la permanencia y renovación de los
recursos naturales, así como al progreso de las comunidades en las que
actuamos.
1.8. OBJETIVO
Dotar a la organización de una estructura funcional que permita
cubrir todo el ámbito de su actividad comercial. Que sea ágil,
dinámica, flexible, y que nos permita brindar respuestas rápidas
a las necesidades de nuestros clientes y del mercado.
Asignación de funciones y responsabilidades a todos los
puestos, desde la Gerencia General, hasta los operarios de
Planta.
en las cuales se aprecia quq Gloria S.A. cuenta con asesores
de campo en los temas de forrajes, alimentación, genética y
veterinaria, que visitan a los ganaderos con una frecuencia
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predeterminada, siendo todo esto parte de una bien planificada
política de apoyo técnico.
OBJETIVOS GENERALES
La empresa GLORIA busca satisfacer las necesidades de los
clientes del mercado nacional a través de su producto leche
evaporada de etiqueta azul dirigida a las familias.
La empresa GLORIA promueve la alta calidad a su producto
con el fin de fidelizar a nuestros clientes que existen dentro del
mercado nacional (mini markets, supermercados, mayoristas y
minoristas).
La empresa GLORIA provee el stock e insumos de sus
productos para la lealtad de sus clientes, brindándole seguridad
y tiempo de entrega en el momento oportuno.
Tiene como objetivo (planeación a largo plazo) realizar
inversiones a nivel local por 200 millones de dólares.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
La empresa GLORIA ofrece su producto “leche evaporada de
etiqueta azul” con vitaminas A, C y D que les sirve mucho para el
desarrollo y crecimiento de los niños.
Motivar al consumo de los clientes a través de los beneficios y
bondades nutricionales de los productos de GLORIA para la
familia.
Tiene como objetivo seguir fortaleciendo su presencia en el
mercado local de lácteos y derivados y su posición competitiva
mediante una estrategia multimarcas, a la vez de diversificar el
mix de productos para reducir la dependencia al negocio lácteo.
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OBJETIVOS PROPUESTOS:
Disminuir el precio en 4.5% en el primer trimestre del año 2011.
Establecer un programa de incentivos en un 30% de sus
distribuidores que tengan el mayor record de ventas en el primer
semestre del año 2011.
Incrementar la participación en el mercado nacional en un 10%
para Julio del 2011.
Aumentar al producto proteínas, vitaminas, antioxidantes
incrementando sus beneficios en un 15 % más de lo normal.
1.9.ELEMENTOS FÓRMULA EMPRESARIAL
1.9.1. SISTEMA COMPETITIVO
Actualmente, los competidores son: Gloria, Nestlé y Laive. Pesar de la
presencia de fuertes competidores, Gloria continúa incrementando su
participación en el mercado de leche industrializada, UHT y fresca. En el
caso del yogur, Gloria ha alcanzado el liderazgo en este mercado,
obteniendo una participación de 78.4% (38.0% en el 2001) en desmedro
de Laive, su más cercano competidor.
Asimismo, en el mercado de jugos néctares, el ingreso de la marca Pulp
del Grupo Ajeper (grupo enfocado al sector de gaseosas y refrescos) en
el 2005 afectó la participación de todos los competidores.
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Empresas Productos
Nestlé Perú S.A. Leche evaporada, productos lácteos
Laive S.A Leche, mantequilla, productos lácteos, queso,
Yogurt.
Agraria El Escorial S.A. Leche condensada, crema de leche, leche cultiva,
Mantequilla, queso, yogurt.
Estancias Ganaderas Asociadas Leche, yogurt, productos lácteos.
Friesland Perú S.A. Productos lácteos, Mantequilla, yogurt
Negociación Ganadera Bazo Velarde Crema de leche, mantequilla,
quesos, productos lácteos
Asoc. Centro. Educ. Superior Unión Productos lácteos. Mantequilla,
yogurt.
New Zealand Milk Productos Perú S.A Leche, mantequilla, quesos, yogurt
Lácteos Peruanos S.A Crema de leche, mantequilla, quesos
Carnilac S.A Productos lácteos
1.9.2. PRECIOS
La empresa ofrece precios más bajos que la competencia, por la
reducción de costos al COMPRAR SUS PRODUCTOS DIRECTOS EN
EL CENTRO DE ACOPIO.
El acopio de leche fresca, constituye para Gloria S.A. una de las
actividades más rev1|elantes dentro de su meticulosa cadena de
producción, sobre todo por el incremento del acopio a más de mil
toneladas métricas de leche por día, actividad que se extiende desde
Tacna, al extremo sur del Perú, hasta Chiclayo y Cajamarca en el norte.
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La empresa cuenta con centros de acopio en cada zona, promoviendo un
efecto multiplicador que se ha visto reflejado en el crecimiento y desarrollo
de estas regiones. El objetivo de esta actividad diaria es más allá que
recoger leche de los ganaderos, procesarla y devolverla al mercado con
un valor agregado se trata de un negocio seguro pues ha contribuido a
que los ganaderos trabajen confiados en que Gloria S.A. les comprará
toda su producción, recibiendo una retribución puntual y regular.
1.9.3. CLIENTES OBJETIVOS
Gloria confirma su posición de liderazgo en el mercado con la producción
de leches industrializadas y de derivados lácteos a nivel nacional, siendo
su principal producto la leche evaporada, contando con una participación
de 83.1% en el mercado de leche evaporada.
GLORIA S.A. exporta leche evaporada a 40 países en el Caribe, América
Latina, El Medio Oriente y el Oeste de África.
Cabe destacar que la Empresa ha logrado este liderazgo no sólo en
aquellos mercados en dónde Cuenta con una experiencia adquirida a
través de muchos años, como es el caso de la leche evaporada, sino
también en mercados en los cuales ha incursionado recientemente.
1.9.4. ESPACIO
La empresa GLORIA SAC, abarca en el sector ALIMENTOS un 70% de
posición a diferencia de las competencias en el mercado nacional.
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1.9.5. SISTEMA DE SERVICIO
Líneas de Producción:
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1.9.6. ESTRUCTURA
Oficina Administrativa:Av. República de Panamá 2461, Santa
Catalina, Lima 13, Perú
AREA INDUSTRIAL, Con plantas industriales : Complejo Industrial de
Huachipa (Lima), Planta de evaporación Majes ( Arequipa), Planta
Industrial de Arequipa, Planta de derivados lácteos (Cajamarca),
Planta de concentración (Trujillo). Tiene 15 plantas de recepción y
enfriamiento en diversas regiones del Perú. En forma general cuenta
con1916 trabajadores.
1.9.7. SISTEMA DE ACTORES SOCIALES
Los actores sociales con los que cuenta la empresa son las siguientes:
Proveedores: Gloria agrupa procesos a través de toda la cadena
productiva de productos lácteos, desde el acopio de leche fresca en
diferentes puntos del país, hasta la venta de productos finales, lo
cual ha permitido realizar Economías de escala, logrando consolidar
y fortalecer su posición de liderazgo, e incluso sacando del mercado
a algunos competidores. De esta manera, Gloria cuenta con cinco
plantas industriales, dos de ellas ubicadas en Arequipa, mientras
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que las otras se encuentran en Lima, Trujillo y Cajamarca,
respectivamente.
Adicionalmente la Empresa cuenta con 23 centros de acopio y
enfriamiento, en donde recibe y enfría la leche fresca para luego ser
transportada a las plantas industriales.
El principal insumo de los productos elaborados por Gloria es la leche
fresca, la cual proviene de más de 11 mil proveedores ubicados en
las zonas norte, centro y sur del Perú.
Asimismo, la leche en polvo se constituye como otra de las principales
materias primas en la elaboración de la leche evaporada y otros
productos. Gloria se abastece principalmente de este insumo a
través de las plantas del Grupo ubicadas en Bolivia y Argentina.
Entidades Bancarias: Trabajamos con el Banco de Crédito, Banco
BBVA, Banco Scotiabank).
Socios: Los socios que conforman la empresa son tres, José
Rodríguez Banda S.A. PERÚ 75,55% ;Silverstone Holdings Inc.
ESTADOS UNIDOS 11,22% ;Racionalización Empresarial S.A.
PERÚ 8,84
%
Trabajadores. 1916
1.9.8. PROPUESTA SOCIAL
Trabajadores – Sueldos: La empresa cumple con todas las
obligaciones laborales según ley (pago de haberes, beneficios
sociales, seguro de salud, SCTR, Gratificaciones, etc.)
Proveedores: La empresa cumple puntualmente los pagos, según el
acuerdo pactado.
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Comunidad Local- Presencia y colaboración: Cumple con el pago de
los impuestos, arbitrios, a las instituciones locales. Genera puesto de
trabajo en las áreas operativas de la empresa para los pobladores
de las comunidades de las cuales se acopian sus materias primas.
1.9.9. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
El principal factor crítico de éxito de GLORIA SAC, ha sido diseñar una
estrategia para llegar a una alta calidad en la prestación de servicio,
para lograr sus objetivos cuenta con las instalaciones pertinentes y
con procesos exigentes. El esfuerzo de todas las personas, la
cultura y los valores compartidos por quienes conformamos Gloria
S.A. nos permite unificar los objetivos corporativos, integrar nociones
de calidad, economía, servicio y sentido de la vida para conservar
las facultades de adaptación a los cambios y así, generar resultados
satisfactorios. Esto ha permitido mantener el liderazgo de la empresa
en el mercado de las leches industrializadas y particularmente en el
mercado de las leches evaporadas y listas para tomar.
Las innovaciones aplicadas en la empresa han permitido lograr ventajas
competitivas y captar oportunidades en un mercado complejo,
haciéndose evidente gracias a los lanzamientos de nuevos
productos, con el compromiso de su gente y con las inversiones en
tecnología apropiada e infraestructura adecuada.
Gloria S.A. desplegó un marcado liderazgo en la producción y venta de
leches y yogures gracias a una campaña de marketing racional de
gran impacto orientada a niños, adolescentes y jóvenes que no sólo
impulsó las ventas de la compañía sino que contribuyó también a
desarrollar el mercado de lácteo.
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Por otro lado, en el marco de una política de puertas abiertas y total
transparencia para con la comunidad, se vigorizó el programa de
visitas guiadas a las plantas de producción para escolares,
universitarios y público en general.
en las cuales se aprecia que Gloria S.A. cuenta con asesores de campo
en los temas de forrajes, alimentación, genética y veterinaria, que
visitan a los ganaderos con una frecuencia predeterminada, siendo
todo esto parte de una bien planificada política de apoyo técnico.
1.9.10. COMPETENCIAS DISTINTIVAS
El Posicionamiento de LOS ALIMENTOS EN EL SECTOR LACTEO,
CAFÉ, BEBIDAS Y SARDINAS y la combinación aceptada en la
reducción de costos y en el enfoque hacia la calidad diferencian a
grupo gloria, del resto del a competencia
1.9.11. CULTURA EMPRESARIAL
Siempre buscan mantener y fomentar ventajas competitivas que les
fortalezcan en el sector.
Su disposición al cambio es positiva.
Siempre realizan un manejo responsable y eficiente de los recursos,
lo cual garantizará el bienestar de los proveedores, empleados y
accionistas.
Cuenta con un estricto control de la calidad y con las últimas
innovaciones tecnológicas en el mercado, pero eso sí, manteniendo
una política de precios justo
1.9.12. CONTROL DE MERCADO
Antes del éxito de GRUPO GLORIA SAC, en el mercado nacional inicio
sus actividades en el año 1941 contando con 65 trabajadores y una
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sola planta industrial, produciendo 166 cajas por día, actualmente
cuenta con 1916 trabajadores y con más de 15 plantas industriales a
nivel nacional.
El crecimiento vertiginoso de la producción tuvo como soporte la
constante labor de renovación de los equipos de su planta de
producción y la ampliación de la capacidad instalada, así como la
expansión de las zonas de recojo de leche fresca, qué tenían como
soporte la instalación de plantas de acopio y refrigeración que
servían al mismo tiempo como núcleos de promoción al desarrollo
ganadero.
En los últimos años Gloria viene ampliando constantemente su cartera de
productos con el afán de satisfacer mejor a sus consumidores
nacionales y es así que a la fecha cuenta con las marcas Gloria,
Bonlé, Pura Vida, Bella Holandesa, Mónaco, Chicolac, Yomost,
Yogurello y La Mesa, y con una diversidad de productos como leche
evaporada, leche fresca UHT en caja y en bolsa, yogures, quesos,
base de helados, crema de leche, manjarblanco, mantequilla,
mermelada, jugos, refrescos, café y conservas de pescado.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION
1.10. ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica que refleja toda la estructura organizacional
de una empresa, ya que los distintos niveles o puestos se ubican de
arriba o bajo o de izquierda a derecha; dándonos a conocer su
interior a nivel de estructura, donde se detalla la función específica
de cada uno. Es una herramienta fundamental sobre todo para los
analistas, ya que les permite la descripción clara de los cargos; es
decir las diferentes operaciones que se realizan en la empresa.
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ORGANIGRAMA DE GRUPO GLORIA
1.10.1. GERENTE GENERAL
El Gerente General es el Sr. JORGE COLUMBO RODRIGUE,Z
RODRIGUEZ, quien es el representante legal de la empresa y tiene
como función principal administrar los recursos humanos, financieros
y materiales asignados a la empresa. Así como también realizar
evaluaciones acerca del cumplimiento de las funciones que se les ha
sido asignada a cada área; además, debe planear y desarrollar un
ambiente agradable de integración entre el grupo humano que forma
parte de la empresa.
1.10.2. FINANZAS
El área de finanzas está a cargo del Sr.PILKINGTON RIOS FRANCIS
ALBERT, quien se encarga de la emisión de los cheques, control de
caja chica, pago de préstamos, además evalúa y aprueba las líneas
de crédito que las entidades bancarias les ofrecen.
1.10.3. CONTABILIDAD
El área de contabilidad está a cargo de la C.P.C. NUÑEZ FERNANDEZ
ALEJANDRO FRANCISCO, a su a vez SUB GERENTE
CONTABILIDAD VELANDO SAAVEDRA JUAN WILFREDO
quienes controlan las labores contables. Esta área mediante el
sistema OSIS se encarga de registrar las compras, ventas, elaborar
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los PDT’s, entre otros; y finalmente elabora los Estados Financieros
periódicamente.
1.10.4. RECURSOS HUMANOS
El área de recursos humanos está a cargo del DIR. CORP. R. HUMANOS
AMADO GALVAN JOSE MARIA quien se encarga de reclutar
personal para las diferentes áreas de la empresa; tiene como
responsabilidad elaborar la planilla mensual para el pago al personal
de la empresa y el pago de los beneficios sociales.
1.10.5. ADMINISTRACIÓN
El área de administración está a cargo del Sr. Juan Briseño Ponte, quien
debe planificar, organizar, ejecutar, coordinar y controlar las
actividades de gestión administrativa de los recursos humanos,
logísticos, contable, financiero, bienes y servicios de la empresa; que
permitan lograr con eficiencia y eficacia los objetivos y metas.
1.10.6. PRODUCCIÓN
El área de producción está a cargo del GERENTE PRODUCCION
TEJADA DIAZ LUIS ALBERTO quien tiene a su cargo las tres
áreas de producción que son: área de electricidad, área de
electrónica y el área de mecánica. Verifica el proceso de producción
de los productos que se elaboran; supervisando que la calidad de los
insumos sea óptima para que se logre satisfacer las necesidades de
nuestros clientes. Además, se tiene personal capacitado para brinde
un servicio adecuado y le dé solución inmediata.
bienes y servicios. Verificar que almacén cuente con productos
necesarios para la satisfacción de los clientes; revisar el kardex.
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Área funcional de Producción
El área de producción de Gloria S.A. cuenta con una diversidad de
productos lácteos y sus derivados tales como quesos, yogures,
leche evaporada, etc. En vista de ello estos productos son
debidamente codificados antes de pasar al almacenaje, ello implica
un sistema con una serie de dígitos ya sea por color, tamaño, tipo de
envase, entre otros. En este proceso de traslado la cantidad objetiva
no es debidamente registrada, por lo que ocasiona distorsiones en el
momento de producir las cantidades demandas, esto a su vez
conlleva a la sustitución de un producto parecido por otro.
El problema principal es que el área de producción esta a la intemperie
del nivel de stock, es decir; no mantiene un volumen constante de
producción (exceso y déficit), ya que está supeditado a atender el
complemento de los pedidos. No obstante, se complica el
abastecimiento de la demanda, ya que se crea una sobrecarga de
expectativas de producción por variedad de producto, sin contar con
un volumen constante de producción por variedad de producto, que
incluye sabor, tamaño, etc. Sin embargo el almacén con el que se
cuenta, trata de equilibrar el volumen de productos solicitados,
siendo cada vez mas indefinido el nivel de stock con el que se
cuenta.
Ante los pedidos que se solicitan se da prioridad a algunos de sus
clientes tales como supermercados, y canales de distribución
preferenciales según el porcentaje de beneficio para Gloria S.A.
Según la entrevista, el área de producción complementa la cantidad de
productos en el almacén, porque el nivel de stock con el que cuentan
no esta muy bien definido, especialmente los fines de año, en vista
que la demanda nacional aumenta considerablemente. Cuando se
trata de cumplir el pedido es necesario combinar productos de
parecida codificación, ya que al no contar con un margen preciso de
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cuanto se tiene y cuanto falta obtener, se opta por la alteración ya
sea de sustituir el producto por sabores o en caso de la leche
evaporada suplantar una cantidad establecida de leche de etiqueta
azul por etiqueta roja.
1.11. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GLORIA S.A.C. cuenta con un sistema de información donde se registren
las operaciones que realiza día a día, donde se pueda tener un
control detallado de todas las actividades que realiza la
organización.
1.11.1. ÁREA DE CONTABILIDAD
Si maneja un sistema contable llamado OSIS, donde se registran las
operaciones contables como: los registros de compras, registros de
ventas, solicitudes de entregas a rendir, etc. El sistema nos muestra
a detalle mediante los orígenes contables los registros mensuales,
además se puede observar los Estados Financieros.
El departamento de contabilidad es el área de la empresa donde se
clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera,
para la toma de decisiones.
En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la
realidad económica de las empresas, es por ello que su correcta
implementación dentro de las organizaciones es de vital importancia
para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad
productiva.
En este contexto la creación de un buen sistema contable surge de la
necesidad de información por parte de todos los actores que
componen el todo empresarial, ya que este sistema debe estar
estructurado y hecho para clasificar todos los hechos económicos
que ocurren en el negocio.
25
Es así que, la implementación de sistemas en contabilidad, se constituye
en la base para llevar a cabo los diversos procedimientos que
conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que
implica el constituir una empresa.
El sistema de contabilidad dentro de una organización, se constituye
como una estructura ordenada y coherente mediante la cual se
recoge toda la información necesaria de una entidad como resultado
de sus actividades operacionales, valiéndose de todos los recursos
que la actividad contable le provee y que al ser presentados a los
directivos y accionistas le permitirán tomar las decisiones operativas
y financieras que le ayuden a la gestión del negocio.
SAP AG (Systeme, Anwendungen und Produkte) (Sistemas,
Aplicaciones y Productos), con sede en Walldorf (Alemania), es
el primer proveedor de software empresarial en el mundo. Como
empresa, comercializa un conjunto de aplicaciones de software para
soluciones integradas de negocios, entre ellas mySAP Business
Suite, que provee soluciones escalables que permiten mejorar
continuamente, con más de 1.000 procesos de negocio
consideradas las mejores prácticas empresariales.
SAP es considerada como el tercer proveedor independiente de software
del mundo y el mayor fabricante europeo de software. Con 12
millones de usuarios, 100.600 instalaciones, y más de 1.500 socios,
es la compañía más grande de software Inter-empresa. A finales de
2005, SAP empleaba a 35.873 personas (fuente empleados) en más
de 50 países y sus ingresos anuales fueron de 8.513 millones de
euros (fuente ingresos). En resumen es un sistema informático
basado en módulos integrados, que abarca prácticamente todos
los aspectos de la administración empresarial.
26
Módulos de aplicación
Gestión Financiera (FI)
Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.
Controlling (CO)
Gastos generales, costes de producto, cuenta de resultados, centros de
beneficio, etc.
Tesorería (TR)
Control de fondos, gestión presupuestaria, etc
Sistema de proyectos (PS)
Grafos, contabilidad de costes de proyecto, etc.
Gestión de personal (HR)
Gestión de personal, cálculo de la nómina, contratación de personal, etc.
Mantenimiento (PM)
Planificación de tareas, planificación de mantenimiento, etc.
Gestión de calidad (QM)
Planificación de calidad, inspección de calidad, certificado de, aviso de
calidad, etc.
Planificación de producto (PP)
Fabricación sobre pedido, fabricación en serie, Kanban, etc.
27
Gestión de material (MM)
Gestión de stocks, compras, verificación de facturas, etc.
Comercial (SD)
Ventas, expedición, facturación, etc.
1.11.2. ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
Maneja el sistema contable SAP– PLANILLA, donde se elaboran las
planillas para el pago al personal y donde obtendremos las boletas
de los trabajadores. La empresa cuenta con un controlador táctil
donde se registra el ingreso y salida del personal, el cual permite
llevar un control.
1.11.3. ÁREA DE PRODUCCIÓN
La falta de un margen constante del volumen de ventas, ocasiona
mucha incertidumbre para el área de producción ya que esta a la
expectativa de lo que se requiere producir. Para esto seria necesario
mantener un control de inventario, codificando a los diversos
productos ya sea por envase, sabor, tamaño, etc. Para que así se
tenga conocimiento pleno de los productos que se maneja y evitar
suplantar este por otra codificación parecida.
1.12. PROCEDIMIENTOS EXISTENTES DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN
1.12.1. AREA DE ADMINISTRACIÓN
En GLORIA SAC la administración requiere del constante ejercicio de
ciertas responsabilidades directivas o funciones de la administración,
que están basadas en los procesos de planificación, organización,
administración de los recursos humanos y el control.
28
PLANIFICACIÓN
Mediante la planificación GLORIA SAC desarrolla sus objetivos
empresariales y elige cual va a ser el curso para lograrlos, define
actividades para traducir en acción dichos objetivos además de
definir las medidas correctivas para superar deficiencias existentes
ORGANIZACIÓN
Por medio de la organización se divide el trabajo en grupos e individuos,
se coordina las actividades individuales y se estable la autoridad
directiva.
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
A través de este proceso la empresa recluta y selecciona empleados
competentes, en algunos casos se les capacita para su mejor
desempeño en las funciones a realizar, se establece el ambiente de
trabajo y también se definen las recompensas por objetivos.
GLORIA SAC también realiza ejercicios de motivación con su personal
para ayudar voluntaria y armónicamente en el logro de los objetivos
de la empresa.
CONTROL
A través del control la empresa asegura el desempeño eficiente para
alcanzar los objetivos de la empresa, ello implica las siguientes
actividades:
Establecer metas y normas
Comparar el desempeño medido contra las metas y normas
establecidas
Reforzar los aciertos y corregir las fallas
29
1.12.2. AREA FINANZAS
El área de finanzas está a cargo del Sr.PILKINGTON RIOS FRANCIS
ALBERT, quien se encarga de la emisión de los cheques, control de
caja chica, pago de préstamos, además evalúa y aprueba las líneas
de crédito que las entidades bancarias les ofrecen
PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR
Las cuentas por cobrar en el área de finanzas se realizan primero con una
orden de compra que le envía el área de logística a esta área para
que sea evaluado si esta se aprobara o no. En el caso que se
apruebe la orden de compra logística Recepciona la compra
mediante una guía de remisión y la respectiva factura que viene
adjuntada.
El área de logística entrega la factura al área de contabilidad para que
registre la operación en el sistema contable, luego finanzas mediante
el sistema contable observa que tiene una factura pendiente de
pago, gira el cheque para el pago de la factura al proveedor.
En algunos casos, cuando el proveedor desea que no le giren el cheque
se realiza la transferencia bancaria a cuenta del proveedor.
PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar se inician con la venta de bienes y/o servicios en
el área de ventas, luego se le envía todas las facturas de ventas al
área de contabilidad para que sean registradas en el sistema
contable.
30
El área de finanzas mediante el sistema contable observa que tiene
facturas pendientes de cobro en el respectivo mes para ello realiza
un reporte de clientes pendientes de cobro.
Algunos clientes giran cheques a nombre de la empresa para cancelar la
factura y otros casos lo depositan en cuenta corriente de la
empresa.
1.12.3. AREA DE LOGISTICA
El proceso de logística de GLORIA SAC comprende los siguientes pasos.
COMPRAS DE MATERIA PRIMA Y/O PRODUCTOS FINALES:
GLORIA SAC tiene como actividad principal la fabricación, alquiler y
mantenimiento de equipos de bombeo y como actividad económica
secundaria; la comercialización de repuestos de bombas
sumergibles, supervisión, ejecución y desarrollo de proyectos de
evacuación de agua, alquiler, mantenimiento y reparación de
ventiladores mineros. Por ello necesita contar con una cartera de
proveedores que le proporcionen la materia prima para la
fabricación de equipos de bombeo y también los mejores equipos de
bombeos terminados, para que alquile a sus clientes.
Por ello el área de logística se encarga de la compra de materia prima,
para la fabricación de equipos de bombeo y/o productos finales para
alquilar. La compra de esto se realiza mediante, un requerimiento de
compra que es mandado del área de producción previamente
autorizado por la gerencia. Una vez aprobado el requerimiento, el
31
jefe de logística revisa una cartera de proveedores que maneja de
manera manual, para ver cuál es el más adecuado de acuerdo a lo
que se está necesitando. Luego se comunica con el proveedor vía e-
mail y le envía el requerimiento de compra, para que este proveedor
en el lapso de 24 horas le responda el requerimiento con los precios
incluidos. El jefe de logística se encarga de evaluar que proveedor le
conviene más de acuerdo a los precios y a las marcas de los
productos que está solicitando.
Una vez seleccionado el proveedor se coordina la fecha de entrega y las
condiciones de pago que generalmente es de 30 días.
CONTROL DE INVENTARIOS:
El almacén es el lugar donde ingresan y salen todas las materias primas y
productos requeridos por el área de producción y también de
acuerdo al área de ventas. Pero el jefe de almacén solo se encarga
del ingreso y/o salidas de los productos de acuerdo a lo que se va
requiriendo pero no lleva una clasificación de los tipos de materia
prima para la elaboración de los quipos de bombeo o de los tipos de
bombas que se tienen para ser alquiladas.
1.12.4. AREA DE VENTAS
La empresa GLORIA SAC realiza los siguientes procedimientos para
realizar sus ventas:
PROSPECCIÓN:
La fase de prospección o exploración consiste en la búsqueda de clientes
en perspectiva; es decir, aquellos que aún no son clientes de la
empresa pero que tienen grandes posibilidades de serlo.
32
La prospección involucra un proceso de tres etapas:
Identificar a los clientes en perspectiva:
Para hallar clientes se acuden a las siguientes fuentes:
Datos de la misma empresa
Referencias de los clientes actuales.
Referencias que se obtienen en reuniones con amigos, familiares y
conocidos.
Empresas o compañías que ofrecen productos o servicios
complementarios.
Periódicos y directorios.
Calificar a los candidatos en función a su potencial de compra
Los factores para calificar a los clientes en perspectiva, son:
Capacidad económica.
Disposición para comprar.
Referencias históricas.
Elaborar una lista de clientes en perspectiva:
Una vez calificados los clientes en perspectiva se elabora una lista de
acuerdo a su importancia y prioridad.
EL ACERCAMIENTO PREVIO O "PRE ENTRADA" Y PRESENTACIÓN
DEL PRODUCTO:
33
Luego de elaborada la lista de clientes se realiza el acercamiento previo
o pre entrada, será a través de citas o visitas con los clientes donde
se ofrecerá los productos con los que cuenta
Luego de presentar el producto, de acuerdo a las objeciones que se
obtengan del cliente, se harán las mejoras y nuevas proposiciones
de productos, de tal modo que éste alcance las necesidades del
cliente
Finalmente, el cierre de venta que será mediante el contrato final,
acordado y firmado por las partes, donde se estipularán los plazos
de pago y entrega del producto.
SERVICIOS POSVENTA
Los servicios de posventa tienen el objetivo de asegurar la satisfacción e
incluso la complacencia del cliente. La empresa tiene como servicio
posventa la verificación en la entrega del producto, instalación,
asesoramiento para el uso de los productos, y servicio y soporte
técnico especializado (Garantía de 1 año y luego con un pago
adicional).
1.12.5. AREA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
El área de RR.HH. se encarga de:
Capacitación y desarrollo
Remuneraciones y Compensaciones
Control de Asistencia
También cumplen con las siguientes funciones básicas:
Planificadores del Recursos humanos
Analistas de Puestos
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Reclutadores
Remuneraciones
Capacitación
PROCESO DE ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS DE
TRABAJO:
Analizar el puesto, realiza una descripción de las tareas y
responsabilidades que configuran un puesto.
Mediante entrevistas obtiene información sobre todos los aspectos
del puesto, naturaleza y secuencia de diversas tareas.
Luego, se realiza la descripción del puesto en un informe escrito que
explica: ¿Qué hace?, ¿Quién lo hace?, ¿Cómo lo hace? y ¿En qué
condiciones lo realiza?, también se redacta actividades diarias,
periódicas y esporádicas.
PROCESOS PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL:
Se redacta un anuncio de convocatoria externo, el cual se realiza por
páginas de internet, y en la misma página de la empresa.
Una vez finalizado el proceso de reclutamiento, comienza la etapa
de preselección en la cual se eliminan candidaturas que no se
ajusten a los requerimientos del puesto. Esta primera revisión de
documentos permitirá quedarse con un determinado número de
candidatos que continuaran con las fases del proceso de selección.
En la etapa de selección, una vez realizada la comparación, varios
candidatos pueden tener condiciones similares para ocupar el cargo.
Se debe decidir entre ellos, cuál es el candidato más adecuado a la
empresa y que puede resultar más eficiente. La decisión es tomada
por el departamento de personal y los responsables del área donde
el futuro trabajador realizará sus labores.
35
La etapa siguiente es el uso de pruebas de evaluación, la empresa
utiliza las siguientes pruebas: Test psicológicos, prueba de
conocimiento o de capacidad, y test de personalidad.
La última etapa es la entrevista a los candidatos, en la cual primero
preparamos a nuestro entrevistador con información base tanto
acerca del puesto como del candidato, se preparan preguntas
específicas, luego se crea un ambiente de confianza y el
entrevistador debe presentarse y explicar los motivos y objetivos de
la entrevista, luego se produce el intercambio de información que es
el desarrollo de la entrevista, una vez que se ha completado las
preguntas se dará por finalizada la entrevista.
El último paso es la evaluación, se emite un juicio de evaluación
sobre requisitos exigidos por el puesto y los puntos fuertes y débiles
del entrevistado.
GESTIÓN DE REMUNERACIONES DE PERSONAL
Objetivos de la gestión de remuneraciones
Incorporar a personal calificado, vía remuneración atractiva.
Retener a empleados actuales.
Garantizar la igualdad.
El pago debe guardar relación con el valor relativo al puesto.
Alentar el desempeño adecuado.
Control de costos.
Los pasos para determinar las remuneraciones son:
Encuesta de saldos y prestaciones
Determinar la contribución de cada puesto
Agrupar los puestos similares en rango de pagos
Valorar cada nivel de pago
36
Desarrollar niveles de salarios
Formas de pago
La empresa ha pactado que el pago se realizará únicamente en
dinero (moneda de curso legal).
El pago de las remuneraciones es en forma directa al trabajador.
Debe abonarse luego de haberse efectuado la prestación de
servicios y en el periodo acordado.
37
CAPITULO II
lEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Para diseñar un sistema de información gerencial en GRUPO GLORIA
S.A.C., es necesario conocer con exactitud los procedimientos, los
datos que se manejan y la relación entre áreas que existen dentro de
38
la organización; por ello se procederá al análisis de las áreas más
importantes, las cuales se detallan a continuación:
2.2AREA DE PRODUCCION
Datos:
VENTAS
PRODUCCION
ALMACENLOGISTICA
CONTABILIDAD
39
Nº de Orden de producción Fecha de InicioCantidad Fecha de EntregaTipo de Producto Horas TrabajadasCódigo de Producto Cantidad de Maquinarias
Información obtenida de los datos :
Orden de Producción.
Requisición de Materiales.
Planos.
Hoja de Conformidad de Control de Calidad.
Tarjeta de control de MP y MOD.
Los datos son necesarios para:
Determinar la secuencia de las operaciones
Controlar el material del que se va a trabajar,
Controlar las inspecciones y los métodos que se aplican en la
fabricación
Determinar que herramientas se utilizaran
Distribuir los tiempos,
Programación de la entrega de trabajos
Programar el mantenimiento y control de equipos
Determinar la cantidad de Producción en Proceso
Examinar los costos de mano de obra.
Investigar las áreas del problema.
Iniciar las acciones correctivas.
Registrar los retrasos, desperdicios, etc.
Procedimiento
40
ORDEN DE PRODUCCION
Nº ORDEN DE PRODUCCION
FECHA RECEPCION:
FECHA DE ENTREGA:
Nº PEDIDO CODIGO
DEL PRODUCTO
DESCRIPCION CANTIDAD OBSERVACIONES
FIRMA DEL JEFE DEL AREA DE PROCUCCION:
El área de producción de la empresa GRUPO GLORIA SAC. Presenta las
siguientes actividades.
1. El área de ventas inicia este proceso enviando la “orden de trabajo”
la cual tiene un “número de pedido”, estos datos son generados por
el área de ventas quien los envía a producción.
2. El Jefe de Producción, recibe la orden de trabajo y prepara la
“requisición de materiales”, la cual es enviada a almacén para su
conformidad de stock.
3. El Jefe de producción espera recibir de Almacén la conformidad de
materiales, si es así entonces prepara la “orden de producción”. Esta
orden recaba la mayoría de los datos que se manejan en el área, los
cuales se detallan a continuación:
Nº de Orden de producción, es el número consignado por el Jefe de
Producción, este dato numérico se genera diariamente para los
distintos pedidos que genera el ara de ventas, pero muchas veces
no es correlativo. Este número es muy diferente al “numero de
pedido” que genera el área de ventas.
41
PROCESO DE PRODUCCION
TALLER QUE RECIBE
FECHA DE
INICIO
FECHA DE
TERMINO
Nº MAQUINARIAS
HORAS UTILIZADAS
TOTAL HORAS
Taller de Electricidad 18/10/2012 18/10/2012 4 8 32
Taller de Electrónica 19/10/2012 19/10/2012 2 2 4 Taller de Mecánica 19/10/2012 19/10/2012 1 2 2
TOTAL HORAS: 38
Cantidad; este dato es numérico y especifica las unidades a
producir, se genera diariamente, es proporcionado por el cliente,
este dato es obtenido de la orden de trabajo que proporciona el área
de ventas.
Tipo de Producto; como la empresa fabrica más de un producto, en
este campo se recaba el nombre del producto a fabricar, esta
clasificación de tipos lo informa la misma empresa por medio del
área de ventas al momento de recepcionar el pedido.
Código de Producto, cada orden de producción generara un código
de producto, este será de uso interno para el área de producción el
cual es determinado por el Jefe de producción al termino del
proceso, esto lo realiza para tener un reconocimiento secuencial y
descriptivo de los productos que se van entregando. Este código es
muy diferente al generado en otras áreas como Ventas o almacén.
Fecha de Inicio: Esta fecha es colocada por el Jefe de Producción,
pero no es la misma fecha que producción recibe la orden de trabajo
del área de ventas, ya que el inicio de la fabricación dependerá de la
fecha en que almacén confirme la disponibilidad de los materiales.
Fecha de Entrega: Este dato se calcula a partir de la fecha de inicio
de la orden de producción, es generado por esta área y transmitido
al área de ventas para su confirmación de entrega con el cliente. En
muchas ocasiones estos datos ventas los confirma al cliente antes
42
HOJA DE COSTOS
HOJA DE COSTOS Nº : FECHA DE INICIO: ORDEN DE PRODUCCION Nº: FECHA DE TERMINO: CLASE DE PRODUCTO:
UNIDADES TERMINADAS:
UNIDADES ENCARGADAS:
MATERIA PRIMA DIRECTA MANO DE OBRA DIRECTA
FECHA DESCRIPCION VALOR FECHA DESCRIPCION VALOR
SUMA TOTAL: SUMA TOTAL:
TOTAL M.P. D. :
TOTAL M. O. D. :
FIRMA
COSTO PRIMO
JEFE DE PRODUCCION
C. I. F.
COSTO FABRICACION
COSTO UNITARIO
de consultar con producción, lo cual ocasiona retrasos y molestias
con los clientes.
Horas Trabajadas; aquí se coloca diariamente el tiempo que
demoran en cada proceso los trabajadores, así mismo se distribuyen
las horas para cada departamento del área de producción como:
electricidad, electrónica y mecánica.
Cantidad de Maquinarias; este dato servirá para realizar la
depreciación, el ara de contabilidad solicita al área de producción
recoger este dato por cada orden de producción y por cada proceso.
Especificaciones técnicas, aquí se detallan las características de
cada producto, tanto cualitativas (modelo, formas) como
cuantitativas (voltajes, Kw, etc.)
43
N°PROCESO
1 Inicio del Proceso
2 Recibe orden de compra
3 Envia orden de trabajo
4 Emite informe sobre los materiales a usar
5 Recibe materiales
6 Elabora orden de produccion
7 Emite informe de costode produccion
8 Envia informe de costos
9 Recibe, verifica y traslada
al centro de costro
10 Fin del proceso
ContabilidadLEYENDA Ventas Produccion Almacen
4. Posteriormente el Jefe de Producción prepara un informe de costos
la cual es enviada al área de contabilidad. Este informe más que
informar los costos monetarios es informativo, aquí se detallan
cantidades tanto de materia prima, mano de obra directa y CIF. El
área de contabilidad es la que se encarga de determinar el costo
monetario de cada orden de producción
5. Cuando la orden de producción es terminada y revisada, es enviado
un informe de termino y calidad al área de ventas para que pueda
programar la distribución y una copia a contabilidad
Flujograma
44
Relación de los datos e información con otras áreas
Para programar la distribución del producto – El dato de la “Fecha de
entrega “es necesario para que el área de ventas pueda programar
la distribución de los productos a entregar diariamente.
Para llevar el control de recepción de MP.- Las solicitudes de “
requisición de materiales” que genera producción , son necesarios
para el área de almacén para llevar el control de los niveles de sus
inventarios y llevar el control del personal que recibe estas materias
primas para cualquier reclamo a futuro
Para calcular el costo unitario de cada producto-. Los datos
recogidos y entregados por el Jefe de Producción, en el informe de
costos y en la orden de producción, son necesarios para el área de
contabilidad pues con estos generara y distribuirá los costos según
correspondan.
2.3ÁREA DE ALMACÉN
Datos:
45
TOMOCORP S.A.C.
PRODUCTO:CÓDIGO:MÉTODO:
CANT P.U. TOTAL CANT P.U. TOTAL CANT P.U. TOTAL
TOTALESUNIDADES NETAS
DOCFECHA ENTRADAS SALDOSSALIDASDESCRIPCIONNUMERO
KARDEX DE MERCADERÍA
Nombre del producto N° RUC del proveedor Costo Unitario Cantidad de Ingreso N° de nota de ingreso
N° orden de pedido Código del proveedor Cantidad solicitada Fecha de Ingreso Cantidad de Salida
Código de producto Nombre del proveedor Unidad de Medida Fecha de Salida N° de orden decompra
Información obtenida de los datos :
Kardex de mercadería
Fechas de ingreso y salida
Orden de Compra de requisición de materiales
Nota de Ingreso a almacén
Los datos son necesarios para:
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TOMOCORP N°________
SOLICITANTEFECHA DE PEDIDOFECHA DE ENTREGA
CANT. UNIDAD
V°B° PRODUCCION RECIBIDO
DESCRIPCIÓN
REQUISICION DE MATERIALES
DESPACHADO POR
Mantener un Kardex por producto y permitir su fácil identificación por
código.
Mantener un control de fechas de ingresos y salidas del almacén.
Saber el tiempo de cada producto en almacén.
Verificar que la mercadería que ingresa sea acorde a lo solicitado.
Contar con un sustento de las personas que reciben las mercaderías
y evitar problemas a futuro.
Procedimientos de salida de mercaría
1. El área de producción emite una Orden de requisición de materiales
a almacén, éste verificará en su stock, en caso contar con el
producto ir al paso 03, de lo contrario el paso 02.
En la requisición de materiales generada por almacén se obtienen los
siguientes datos:
47
TOMOCORP N°________
SOLICITANTEFECHA DE PEDIDOFECHA DE ENTREGA
CANT. UNIDAD CODIGO DESCRIPCIÓN
V°B° ALMACEN
ORDEN DE COMPRA DE REQUISICION DE MATERIALES
JEFE DE LOGISTICA
Cantidad solicitada por el área producción, ésta cantidad puede ser
una cantidad mayor o menor a lo que se tiene en almacén, de ser
una cantidad mayor, se solicita a logística su adquisición.
Unidad de medida solicitada por producción, ésta puede ser Kilos,
unidades, metros, Gr, galones, etc., debe especificarse para no
incurrir en errores.
Descripción del material requerido, en algunas ocasiones se anexara
especificaciones técnicas.
Fecha del pedido, es importante para saber el tiempo de demora para
la entrega de los materiales
Fecha de entrega, es la fecha en que se hace efectiva la requisición
de materiales
Solicitante, contiene el nombre completo de quién solicita los
materiales.
La requisición de materiales debe estar visada por producción, y al
momento de la entrega de los materiales debe consignarse el nombre
de la persona que lo recibe.
48
2.Si no cuenta con la cantidad ni el producto requerido, este emitirá una
orden de compra de requisición de materiales a logística.
Normalmente los datos son similares a los de la Requisición de
materiales emitida por producción, sólo se adiciona el código de
producto generado por almacén. Los datos obtenidos son los siguientes.
Cantidad solicitada, Unidad de medida, Descripción del material
requerido, en algunas ocasiones se anexara especificaciones técnicas.
Código del producto, éste es un código interno generado para el control
del almacén.
Fecha del pedido, fecha de entrega, es la fecha en que se solicita y se
hace efectiva la entrega de materiales. Muchas veces no se consigna la
fecha de entrega en la orden.
Solicitante, contiene el nombre completo de quién solicita los materiales,
es decir el área de producción.
La orden de compra de requisición de materiales debe ser visada por
logística, como conformidad de recepción de tal documento.
3.Si cuenta con el pedido, procederá a la preparación de los materiales.
4.Luego entrega los materiales al área solicitante quedándose.
5.Finalmente se hace el descargo en el kardex. (El cargo y descargo en el
kardex no siempre es continuo, existiendo incongruencias entre el
inventario permanente y el inventario físico)
Procedimiento de ingreso de mercadería:
49
TOMOCORP N°________
PROVEEDOR CODIGO:N° ORDEN DE COMPRAFECHA DE INGRESON°FACTURAN°GUIA DE R.
ITEM CODIGO DESCRIPCIÓN CANTIDAD P.UNIT TOTAL OBSERVACIONES
NOTA DE INGRESO AL ALMACEN
V°B° ALMACENRECIBIDO POR
1.El supervisor de almacén recibe y verifica que la orden recibida cumpla
con los requerimientos establecidos en la “orden de compra”
correspondiente
2.Si el producto no cumple con las especificaciones de la “orden de compra”
ir al paso 03 caso contrario ir al paso 04
3.El supervisor de almacén realiza la devolución correspondiente e informa
de la situación a logística para que establezca el tiempo para una nueva
entrega o la suspensión de la orden de compra.
4.El supervisor de almacén elabora “Nota de Ingreso al Almacén” en base
a la verificación de pedido y permite el ingreso del producto a almacén.
En la nota de ingreso, se obtienen los siguientes datos:
Nombre del proveedor, nombre completo o razón social del proveedor
Código, almacén genera un código interno para identificar a los
proveedores, éste no es el mismo que el que genera logística.
Nº de orden de compra, se consigna el numero de la orden de compra
generada por logística
Nº de Factura y/o Guía de remisión
ITEM, según la cantidad de productos ingresados
50
Código, es el código interno generado por almacén para el control por
producto, éste no es el mismo que el de logística.
Descripción del producto, se consigna el nombre del producto
Cantidad, es el total de mercadería que ingresa a almacén
P.UNIT, Es el costo unitario por cada producto ingresado, éste debe ser el
mismo que el consignado en la Orden de compra que genera logística.
Total, es el costo total por producto ingresado a almacén
Observaciones, se detalla en caso excepcionales.
5.Luego se descargar y almacena los materiales
6.Por último se hace el cargo en el kardex por código de producto.
Flujogramas
51
INGRESO DE MERCADERÍA ALMACEN PRODUCCION LOGISTICA
RECEPCION
VERIFICACION DE DOCUMENTOS (ORDEN DE COMPRA Y FACTURA)
DEVOLUCION(DE NO CUMPLIR CON LAS CONDICIONES)
NOTA DE INGRESO AL ALMACEN
ALMACENAR
INGRESO A KARDEX
2.4AREA DE LOGISTICA
Datos:
Información obtenida de los datos :
52
El número de orden de compra Código de proveedorFecha de pedido Nombre de proveedorFecha de recepción TeléfonoCantidad DirecciónProducto Condicion de pago
TOMOCORP S.A. Nº ___________
SEÑORES: CODIGO:DIRECCIÓN:TELEFONO: FECHA: ATENCION:E-MAIL:
ITEM CANT UNID. MATERIALES P.UNIT. COSTO
SUBTOTALIGV
TOTAL ORDEN DE COMPRA
DIRECCION ALMACEN:CONDICIONES DE PAGO:FECHA DE ENTREGA:
APROBADO POR: _________________ FIRMA: ____________________
ORDEN DE COMPRA
Como documentos que sustenten el proceso tenemos: la cotización,
órdenes de compra, guía de remisión por la recepción de la mercadería,
facturas, etc.
Procedimiento de Logística (Compras)
Se realiza varios procesos:
1.Inicia cuando el área de almacén emite la “orden de compra de
requisición de materiales”, en dicha orden se detalla la fecha del pedido,
la fecha en que se recibirá, la persona que lo solicita, la cantidad, unidad
de medida y la descripción de los materiales que se solicitan.
2.De contar con proveedores se procede al paso 4, de lo contrario al paso
03.
3.Si se cuenta con los proveedores de dichos materiales, se procede a la
cotización de los materiales que se requieren.
4.En caso de ser un proveedor nuevo se solicitará 03 cotizaciones como
mínimo y se seleccionará a la más conveniente según lo que se busca.
5.El área de logística redacta una orden de compra y se le envía a finanzas,
para que la evalué. La orden de compra requiere los siguientes datos:
53
El número de la orden de compra en muchas ocasiones no lleva un orden
correlativo
Se coloca la fecha, que es la fecha donde se solicita la requisición de la
compra así como la fecha de entrega, que viene a ser la fecha en que se
entrega las materias primas luego que se realiza la compra.
Se considerará en Atención, el nombre de la persona con la que se
realizo la compra.
Dirección, Teléfono, E-mail, son datos para que el jefe de logística o de
almacén puedan comunicarse con el proveedor en caso de percances
en la entrega de materiales
Se coloca la cantidad de los materiales solicitados; en algunas ocasiones
se realiza una descripción de los materiales detallando características
adicionales que se requiera
Condición de pago, se detallará si el pago será contra entrega, anticipado,
o al crédito
Código del proveedor, muchos de los proveedores no tiene un código y
solo se coloca su nombre o razón social.
Toda orden de compras debe estar debidamente firmada por el jefe del
área de logística, ya que es la persona responsable del proceso a
realizar y debe estar aprobada por el área de finanzas.
6.El área de finanzas aprueba y firma la orden de compra, en algunas
ocasiones puede negarse a firmar la orden de compras, de ser así se
realizará nuevamente el proceso de selección de proveedores.
7.Se envía la orden de compra al proveedor.
8.En caso de ser un nuevo proveedor o un nuevo producto, se procederá a
generar un código que lo identifique, dicho código no es el mismo que
54
genera almacén.
9.Logística envía una copia de la orden de compra a almacén, para que
ésta recepcione la mercadería.
10.El proveedor envía las facturas al área de contabilidad y la guía de
remisión a almacén, muchas veces no emiten la guía de remisión, y la
conformidad de recepción de materiales se da por la nota de ingreso que
genera el área de almacén.
11.Contabilidad registra la documentación en el sistema y envía a finanzas.
12.El área de finanzas Recepciona la factura por la compra y la cancela.
Flujograma
55
2.5AREA DE CONTABILIDAD
Datos:
Número de registro único del Contribuyente (R.U.C.):
Este dato es muy importante en el área de contabilidad, porque el
asistente de contabilidad ingresa al sistema SAP, todos los
comprobantes que le llegan del área de logística y ventas. Todos los
comprobantes de pago son analizados e ingresados al sistema previa
revisión del número de RUC, para poder declarar estos ante la
administración tributaria. Esta verificación no so es importante para el
área de contabilidad, esta información también les va a servir al área de
ventas cuando tengan que emitir facturas.
Razón Social del Cliente:
Este dato es verificado por el área de contabilidad para dar conformidad
en cuanto a la situación tributaria de los clientes, también son ingresados
al sistema uno por uno para que posteriormente sean declarados ante la
administración tributaria.
56
N° RUC Razon Social del Cliente Razon Social del ProveedorTasa del IGV. Fecha Tipo de Cambio
Razón Social del Proveedor:
Este dato es verificado por el asistente de contabilidad para poder usar
ese gasto, como crédito fiscal e ingresarlo en el sistema y en la
declaración PDT 621.
Tasa de IGV:
Este es un dato que es ingresado al sistema, para poder desglosar la
base imponible del IGV.
Fecha:
La fecha, es ingresado uno por uno al sistema SAP, junto a cada uno de
los comprobantes de pago, esta fecha es útil para saber cuándo se han
emitido las facturas pendientes de cobro y a quien se le ha sido emitida.
Tipo de Cambio:
El tipo de cambio se ingresa mes por mes de acuerdo al tipo de cambio
que publica SUNAT, Este dato es importante para las transacciones
comerciales que se realizan en moneda extranjera, y poder tener el
importe equivalente en moneda nacional.
Información obtenida de los datos:
Registro de Compras
Registro de Ventas
Liquidación de Impuestos
Balance de situación Económica
Estado de Resultados
Estados Bancarios
Los datos son necesarios para:
57
TOMOCORP S.A.C. REGIMEN: GENERAL
REGISTRO DE COMPRAS MES DE: MARZO DEL 2,011 (CIFRAS EN NUEVOS SOLES)
1
Nº FECHA COD. R.U.C. PROVEEDOR TOTAL T.C. V.COMPRA I.G.V. 18 y 19% INAF. P.COMPRA PERCEP. TOT.PAGO
SUN. SERIE NUMERO S/. Ó US$ S/. S/. S/. 2% S/.
313 25/03/11 01 714 0003093 20502433629 PEPSICO ALIMENTOS PERU S.R.L 277.58 1.000 235.24 42.34 0.00 277.58 0.00 277.58
314 25/03/11 01 001 023552 20499102071 CAZTELLNI S.A. 160.00 1.000 135.59 24.41 0.00 160.00 0.00 160.00
315 26/03/11 01 001 005260 10288492676 ANTONIO BARRAZA RIVAS 575.00 1.000 0.00 0.00 575.00 575.00 0.00 575.00
324 28/03/11 01 001 002277 20492359689 DISTRIBUCIONES DE BIENES Y SERVICIOS ALONSO S.A.C.199.00 1.000 168.64 30.36 0.00 199.00 0.00 199.00
333 29/03/11 01 0003 000424 10407511072 ROSARIO DEL PILAR IBARRA BAZAN 90.00 1.000 76.27 13.73 0.00 90.00 0.00 90.00
374 31/03/11 01 005 011525 20297862830 PIXEL TRADING S.A. 16,568.60 1.000 14,041.19 2,527.41 0.00 16,568.60 0.00 16,568.60
375 31/03/11 01 001 0005265 20127795771 DISTRIBUIDORA Y SERVICIOS GRAFICOS LCH E.I.R.L.11,210.00 2.810 26,695.00 4,805.10 0.00 31,500.10 0.00 31,500.10
376 31/03/11 01 111 0117648 20101085199 SCHROTH CORPORACION PAPELERA19,516.83 1.000 16,539.69 2,977.14 0.00 19,516.83 0.00 19,516.83
377 01 1.000 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
378 01 1.000 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
TOTAL...S/. 57,891.62 10,420.49 575.00 68,887.11 0.00 68,887.11
COMPROBANTE
Mantener los registros ordenados y correlativos de acuerdo a su registro
Evitar la duplicidad en los registros, pagos.
Para hacer los asientos más sencillos, sólo usando códigos de
proveedores, clientes, etc.
Procedimientos
El ciclo contable se inicia con el registro de las operaciones en el
software contable SAP que utiliza el área, pero solo para obtener los
resultados totales de las compras y ventas. El asistente de contabilidad
recepciona los comprobantes de pago del área de ventas y compras, La
información obtenida se clasifica y ordena, resumiéndola en dos
documentos: registro de Compras y Registro de Ventas.
1.Proceso de registro de compras: El asistente de contabilidad recepciona
una vez por mes, los documentos del área de logística, revisa si todos
los comprobantes de pago cumplen todos los requisitos para ser
considerados como documentación contable, es decir que se puedan
usar como sustento de gasto y que sean aceptados por la
Administración Tributaria.
58
FACTURAS REGISTRO DE VENTAS MES: Mar-11 (CIFRAS EN NUEVOS SOLES)PCGR FECHA COD. R.U.C. CLIENTES IMPORTE T.CAMBIO VALOR I.G.V. INAF. IMPORTE
SUN. SERIENUMERO S/. / US$ VENTA 18% S/. S/.VIENEN... SIN MOVIMIENTO 38,829.98 6,989.40 0.00 45,819.38
70 01/03/11 01 001 179 20505378629 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER IL ZERI564.00 1.000 477.97 86.03 0.00 564.0070 02/03/11 01 001 180 20505378629 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER IL ZERI1,346.57 1.000 1,141.16 205.41 0.00 1,346.5770 02/03/11 01 001 181 20505378629 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER IL ZERI1,534.50 1.000 1,300.42 234.08 0.00 1,534.5070 02/03/11 01 001 182 20505378629 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER IL ZERI21.60 1.000 18.31 3.29 0.00 21.6070 14/03/11 01 001 183 20505378629 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER IL ZERI600.00 1.000 508.47 91.53 0.00 600.0070 15/03/11 01 001 184 20507042628 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER IL ZERI1,500.00 1.000 1,271.19 228.81 0.00 1,500.0070 23/03/11 01 001 185 20507042628 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER IL ZERI980.00 1.000 830.51 149.49 0.00 980.0070 24/03/11 01 001 186 20507042628 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER IL ZERI1,000.00 1.000 847.46 152.54 0.00 1,000.0070 25/03/11 01 001 187 20507042628 ASSOCIAZIONE VOLUNTARI PER IL ZERI1,250.00 1.000 1,059.32 190.68 0.00 1,250.00
TOTAL S/. 46,284.79 8,331.26 0.00 54,616.05
COMPROBANTE
2.Proceso de registro de ventas: El asistente contable recepciona una vez
por mes los facturas y/o boletas que han emitidos en área de venta,
revisa y les da conformidad para poder ingresarlos al sistema.
3.Proceso de Liquidación y pagos de impuestos:
El proceso de pagos se inicia cuando el asistente contable realiza los
cálculos en una hoja Excel, ingresa los datos obtenidos por el sistema,
los totales de compras y ventas, luego calcula los montos a pagar de
IGV y renta de tercera categoría. Una vez con los resultados de este
cálculo hace entrega de la guía de pagos al área de administración para
que realicen el pago, el asistente de administración procede a ir a
pagarlos al Banco Interbank. Una vez que se encuentre en este
establecimiento entregan las guías a la cajera y a su vez el dinero, para
la cancelación de los impuestos. Luego entrega el voucher de pagos al
área de contabilidad, el asistente de contabilidad Engrampa el voucher
59
PDT 621 LIQUIDACION TRIBUTARIASUNAT
Declaración Pago PERIODO: Jul-11 REGIMEN: GENERAL
FECHA LIQUIDACION: 20-JulDOMICILIO : FECHA VENCIMIENTO: 21-Jul
LIQUIDADO POR:EMPRESA: TOMOCORP SACRUC: 20492259897 NNYWORDACIIU: icolecomyREP.LEGAL: DNI: LOCAL: 1128- 7B5B - 9632
1.- IMPUESTO GENERAL A LAS VENTAS Cód.: 1011B.IMPONIB. TASA TRIBUTO TOTALES SERVICIOS SALDO
V.VENTA AFECTA 220,902.00 0.18 39,762.00 260,664.00V. COMPRAS AFECTA 0.00 0.19 0.00V. COMPRAS AFECTA 95,786.00 0.18 -17,241.00V.COMP.INAFECTA 12,430.00 12,430.00
SUB-TOTAL 22,521.00Menos: C.F.Mes Anterior -2,916.00
Retenciones de IGV (6%) declaradas en periodos anteriores 0.00Percepción de IGV (2%) declaradas en periodos anteriores -530.00
Retencion de IGV (6%) del mes 0.00Percepcion de IGV (2%) del mes -148.00
SALDO A PAGAR 18,927.00
SALDO A FAVOR 0.00
TOTAL SALDO A PAGAR O A FAVORPA' SGTE. MES: 0.00PARA PDT 621 0
2.- IMPUESTO A LA RENTA REGIMEN GENERAL Cód.: 3031 TASA B.IMPONIBLE A PAGARVENTA DE BIENES Y SERVICIOSSIST B 0.0200 220,902.00 4,418.04Imp.Declarado: 0Ingresos 2008 0
3.- IMPUESTO A LA RENTA 4TA CAT. (RETENCIONES) Cód.:3042Cuenta Terceros: RTA.4ª 10% IMPORTES
RUC NOMBRES Serie Número Fecha Importes Afecto Inafecto10413887441 CASTILLO J IMENEZ ARACELY1 81 11/06/2011 800.0010806456166 PALACIOS GARCIA SANTOS EDITA1 33 01/06/2011 800.0010448156554 ARANDA QUISPE AURORA ESPERANZA1 6 02/06/2011 1,400.00
0.000.00
TOTALES 3,000.00 0.00 0.00
4.- IMPUESTO A LA RENTA 5TA CAT. ( RETENCIONES ) Cód.:30520.00 0.00
5.- SEGURO REGULAR - LEY 26790 ( ESSALUD ) Cód.: 521042,573.33 9% 3,831.60
6.- PENSIONES LEY 19990 ( ONP ) Cód.: 531019,590.00 13% 2,546.70
RESUMEN TRIBUTOS A PAGAR MES: Jul-11 IMPORTES A FAVOR PDT1 IGV 18,927.00 0.00 18,9272 RTA 3RA 4,418.04 4,4183 RTA 4TA 0.00 04 RTA 5TA 0.00 05 ESSALUD 3,831.60 3,8326 ONP 2,546.70 2,547
TOTAL A PAGAR 29,723.34 0.00 29,723
de pago a las guías de pagos a la declaración del mes y se da por
finalizada el proceso. Posteriormente la administradora archiva las guías
en un folder junto con las guías anteriores.
60
2.6ÁREA DE VENTAS
Datos:
Nombre del
cliente
Dirección del
Cliente
Teléfono del
cliente
del
cliente
Cantidad de
unidades
requeridas
por el cliente
Número de
RUC del cliente
Precio
unitario de
los productos
Los datos son necesarios para:
Que se registren los datos del cliente en contabilidad.
Poder tener contacto con los clientes más importantes.
Para poder mostrar a los clientes nuestra publicidad y promociones.
Que almacén y producción sepan cuantas unidades se van a producir.
Procedimiento de ventas:
En este departamento se prepara día a día el pedido de ventas a
manufactura según su requerimiento. Este departamento es muy
importante, ya que a través de su buena gestión la empresa puede
vender.
a)Se establece el contacto del cliente con la empresa a través del agente de
ventas.
61
b)El agente de ventas asesora al cliente sobre el producto que ofrece
GRUPO GLORIA, y sobre las diferentes formas de compra, al crédito o
al contado.
c)El cliente especifico el pedido que realizará.
d)El cliente decide si comprará al crédito o al contado.
e)Si el cliente compra al contado, el agente de ventas realiza el llenado de
la requisición de mercancía de acuerdo a la orden de pedido realizado
por el cliente.
f) El agente pide autorización del jefe del departamento de ventas para
proseguir con la venta del producto.
g)Una vez obtenida la autorización, la requisición de mercancía pasa al
encargado de almacén.
h)El encargado de almacén envía la mercancía requerida al departamento
de venta.
i) El agente de venta elabora la factura de contado.
j) Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del
valor de la mercancía.
k)El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando una copia en
contabilidad y una copia en el departamento de venta.
l) El agente de venta hace entrega de la mercancía al cliente.
m) El cliente revisar la mercancía antes de salir de las instalaciones del
local.
n)Si el cliente decide comprar a crédito, el agente de venta comprueba que
el cliente llene los requisitos, si los cumple, lo remite al jefe del
departamento de venta.
o)El jefe del departamento de venta recibe al cliente y revisa en el archivo
de listado de clientes, si el cliente ya ha realizado transacciones con la
empresa., para que esta información forme parte del archivo del cliente.
p)El cliente define la cantidad de artículos y la forma de pago.
q)El jefe del departamento de venta envía el archivo del cliente junto con la
orden de pedido al gerente propietario, para que este autorice el crédito.
62
FLUJOGRAMA:
Nº PROCESO
LEYENDA CLIENTE FINANZAS PROCESAMIENTO
DE PEDIDO DE VENTAS
ALMACÉN
1. Inicio del proceso
2. Solicitud de
pedido
3. Analizar el
pedido
4. Entrada de
pedido
5. ¿Crédito?
6. Se verifica el crédito
7.
Si se concede el crédito se expide el
doc. a almacén
8. Se confirma el despacho
9. Mercadería despachada
10. Expide de
factura
11. Factura
expedida
12. Fin del
proceso
r) Si el gerente propietario aprueba el crédito, envía la orden de pedido al
jefe del departamento de ventas para que este apruebe el crédito.
s)El agente de ventas realiza la factura de crédito acorde a la orden de
pedido.
t) Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del 50
% del valor de venta de la mercancía.
u)El cliente recibe la copia de la factura de crédito, quedando una copia en
contabilidad y el original en el departamento de venta.
v)El agente de venta hace entrega de la mercancía al cliente.
w) El cliente revisar la mercancía antes de salir de las instalaciones del
local.
x)El cliente realiza el pago del 50% restante de la factura, para cancelar el
crédito después del tiempo pactado, según las políticas de venta a
crédito de la empresa.
y)Se hace entrega de la factura de crédito original, junto con la copia del
recibo de abono del último pago.
63
CAPITULO III
DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACION
3.1ORGANIGRAMA AL INICIO
64
ASISTENTESCONTADORA
LOGISTICAVENTAPRODUCC.ADMIN.RRHH.CONTAB.FINANZAS
GERENTE GENERAL
El organigrama de la empresa GRUPO GLORIA SAC presentado al
inicio estaba estructurado por siete áreas las cuales son: finanzas,
contabilidad, recursos humanos, administración, producción, ventas y
logística.
Además el área de contabilidad está conformado por una contadora y
dos asistentes y el área de producción se divide en tres sub áreas las
cuales son: electricidad, electrónica y mecánica.
Ante un análisis a los procesos que se realizaban en la empresa se
determino que el organigrama debería ser cambiado, para reducir
algunos procesos que en algunos casos eran demasiado largos y
acarreaban mayores costos.
3.2ORGANIGRAMA MEJORADO
Luego de un análisis a los procesos de la empresa GRUPO GLORIA
SAC se determino que el organigrama debería estar estructurado por
cuatro áreas las cuales son: administración, proyectos, operaciones y
marketing
Las áreas de contabilidad y recursos humanos se unieron debido a que
entre ellas se realizaban varios procesos que en muchas ocasiones se
repetían y hemos considerado como innecesarios los cuales acarreaban
costos a la empresa.
Por otro lado se considero aperturar una nueva área que es el área de
marketing debido a que la publicidad actualmente es importarte para
atraer a los clientes.
65ALMACEN
LOGISTICA
VENTASPRODUCCION
ADMINISTRACION
CONTABILIDAD
FINANZAS
GERENTE
GENERAL
3.3
DATOS DATOS DATOS DATOS
Nº de orden de producción. – Nombre del cliente. - Nº orden de compra. - Nº orden de pedido.
Cantidad solicitada MP. – Dirección del cliente. – Fecha de pedido. – Código de producto.
Tipo de producto. – Teléfono del cliente. - Fecha de recepción. – Tipo de producto.
Código de producto. – E-mail del cliente. – Cantidad – Código del proveedor.
Fecha de inicio. – Cantidad unidades solicitadas. – Código del proveedor. - Nombre del proveedor.
Fecha de entrega. – RUC del cliente. – Nombre del proveedor. – RUC del proveedor.
Horas trabajadas. – Precio unitario de los productos. – Tipo de producto. - Tipo de producto. –
Cantidad maquinarias. – Teléfono proveedor. - Cantidad solicitada MP.
- Dirección del proveedor -Fecha de ingreso.
- Condición de pago. - Fecha de salida.
- Cantidad de ingreso.
- Cantidad de salida.
- Nº orden de compra.
- Nº nota de ingreso.
PRODUCCION VENTAS LOGISTICA ALMACEN
66
APRECIACIÓN CRÍTICA
GRUPO GLORIA maneja sus procesos en un sistema de archivos físicos
y también automatizados en algunas áreas. Este manejo de la
información provoca varias deficiencias en el control de la información en
la empresa. Algunas de estas son:
Cada área maneja sus propios códigos y en ocasiones se duplican los
datos
Se realizan cálculos erróneos de saldos y pronósticos
Existen muchos retrasos en la obtención de la información.
Demoras en las entregas a los clientes
Por tales motivos el cambio organizacional que se propone a tener en
cuenta para la implementación del sistema es una REINGENIERIA
DE PROCESOS, con la cual se simplificarían y rediseñarían los
procesos para obtener :
Mejoras en el servicio y la calidad
Eliminar las tareas repetitivas en cada área
Reorganizar las actividades de cada proceso.
Para ello primero se debe de seguir ciertos pasos:
1° La empresa debe determinar que procesos de negocio más
importantes para el éxito de la empresa.
Siendo GRUPO GLORIA una empresa que se dedica a la fabricación y
comercialización de productos lácteos, cafes, refrescos entre otros sus
procesos más importantes son los desarrollados por las áreas de
PRODUCCION Y VENTAS.
2°Se deben determinar los procesos que producen la mayor parte de
quejas
1
Los procesos de abastecimiento a l área de ALMACEN, presenta varias
deficiencias debido a que esta área depende directamente de
LOGISTICA.
3.4DIAGRAMA DE FLUJOS PARA BASE DE DATOS
AREA DE PRODUCCION
INPUT PROCESO OUTPUT DESTINO
Descripción del Diagrama – Esquema del área de Producción
2
HORAS
Nº PEDIDO
COD. PROD.
TIPO PROD.
Nº ORDEN
CANTIDAD
FEC. RECEP.
FEC. ENTRE.
REGISTRO DE ÓRDENES DE PRODUCCIÓN
SEGUIMIENTO Y COSTOS DE
PRODUCCIÓN
CONTROL
CÓDIGO DE PEDIDOS
PROGRAMA. DE
PRODUCCIÓN
DISTRIBUCIÓN DE TIEMPOS
INFORME DE COSTOS DE
MO
INFORME DE COSTOS DE
MP
REPORTE DE PRODUCCIÓN EN PROCESO
ALMACÉN
VENTAS
CONTABILIDAD
En el área de producción de la empresa GRUPO GLORIA SAC mediante
el programa Access se realiza el INPUT es decir, el ingreso de
información en la base de datos como es el numero de ordenes de
producción, el tipo de producto que requiere el cliente, el código del
producto para identificarlo en la base de datos, el numero de pedido que
debe ser correlativo, la fecha de recepción del documento en el área de
producción, la fecha que se entregara los productos terminados por el
área de producción, la cantidad de productos que requiere el cliente y la
cantidad de horas que se utilizara para producir determinado pedido.
Luego de ingresar la información en la base de datos se realiza el
PROCESO donde se elabora el registro de órdenes de producción, se
realiza el seguimiento y los costos de producción, y se logra llevar un
adecuado control de los códigos de los pedidos y la programación de
producción. Además, se logra controlar los tiempos por cada orden de
pedido.
Como paso siguiente se tiene el OUTPUT es decir, la salida de
información, donde se obtiene los reportes de producción en proceso, los
informes de los costos de la mano de obra y materia prima, los cuales
deben ser exactos para determinar el precio de venta.
Por último, toda esta información tiene como DESTINO llevar información
certera a las áreas de contabilidad donde realizara el registro de los
costos entre otros, ventas donde se le informara acerca de los precios de
los productos y almacén donde se llevara un adecuado control de
inventarios.
REA DE ALMACEN
3
INPUT PROCESO OUTPUT DESTINO
Descripción del Diagrama – Esquema del área de Almacén
4
CantidadFechaTipo de productoCódigo de proveedorCódigo del productoN° de orden de pedido
INVENTARIOS EN ALMACENES*CÓDIGO DE INVENTARIO
*KARDEX DE INVENTARIO
*CONTROL DE STOCK
MATERIALESREQUERIMIENTOS DE PROVISIÓNMOVIMIENTOS DE MATERIALES (ING. Y SAL.)
KARDEX POR ITEMS
PRODUCCIONINVENTARIOSLOGISTICACONTABILIDAD
En el área de Almacén de la empresa GRUPO GLORIA SAC mediante el
programa Access se realiza el INPUT es decir, el ingreso de información
en la base de datos como es el número de orden de pedido, el código del
producto, el código del proveedor, el tipo de producto, las cantidades
solicitadas o ingresadas, los precios unitarios, la fecha de ingreso y salida
dicha información será de utilidad para poder desarrollar las actividades
dentro del área.
Luego de ingresar la información en la base de datos, se realiza el
PROCESO donde se elabora el kardex de inventarios por materiales, se
hace un control del material en stock y además se codifica todos los
materiales en stock por un código que es conocido por toda la
organización.
Como paso siguiente se tiene el OUTPUT es decir, la salida de
información, donde se obtiene los reportes de los materiales en stock, los
kardex por ítems, los movimientos de ingresos y salidas de materiales y la
lista de los materiales más solicitados en el periodo.
Por último, toda esta información tiene como DESTINO llevar información
certera a diferentes áreas tales como; al área de producción, Para que así
se conozca los materiales en stock; al área de contabilidad, para que
haga los descargos de los materiales consumidos en el periodo; al área
de logística, para que obtenga un reporte detallado de los materiales más
solicitados y también al área de contabilidad, para que proceda a hacer
los descargos de los materiales consumidos.
AREA LOGISTICA
5
INPUT PROCESO OUTPUT DESTINO
Descripción del Diagrama – Esquema del Área de Logística
6
REQUERIMIENTO DE INSUMOS
SISTEMA
PROVEEDORES
INVENTARIOS
REVISIÓN Y DETERMINACIÓN DE LA CANTIDAD
DE MATERIA PRIMA
CÁLCULO DE MATERIALES
SELECCIÓN DE PROVEEDOR Y ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE PRESUPUESTOS
REQUERIMIENTO DE MATERIALES MEDIANTE ORDEN DE COMPRA
REPORTE DE SOLICITUDES DE COMPRA
FACTURAS
MOVIMIENTO DE MATERIALES
PROVEEDOR
FINANZAS
CONTABILIDAD
ALMACÉN
En el área de Logística de la empresa GRUPO GLORIA SAC con el
sistema Access se realizan los requerimientos de los insumos que sean
necesarios para el área de producción, el cual usara ello para su
fabricación de maquinarias u otros. A la vez que el sistema cuenta con la
data de los proveedores (INPUT).
Se hará la revisión y la determinación de los insumos de la materia prima
adjuntando la solicitud de los presupuestos para la adquisición de estos
insumos; en el sistema se elige a un proveedor y se elabora la orden de
compra (PROCESO).
Luego se realizará el requerimiento de materiales de mediante la orden de
compra, verificándose la aceptación del presupuesto para la compra de
los insumos (OUTPUT).
Al realizarse la compra los materiales serán destinados a almacén, la
factura emitida para el área de contabilidad, el reporte de las solicitudes
para el área de finanzas y el requerimiento de los materiales para el
proveedor (DESTINO).
AREA DE VENTAS
7
INPUT PROCESO OUTPUT DESTINO
Descripción del Diagrama – Esquema del área de Ventas
8
NOMBRE DEL CLIENTE
RUC
DIRECCIÓN
CORREO
FECHA PEDIDO
COD. PRODUCC.
CANTIDAD
PRECIO UNIDAD
ID FACTURA
FECHA FACTURA
REGISTRO DE VENTAS
REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS
CONTROL
EMISIÓN DE FACTURAS.
PROGRAM. DE ENTREGAS
GENERACIÓN DE REPORTES POR
FACTURAS
BOLETAS
ORDEN PEDIDO
REPORTE DE REGISTRO DE VENTAS
PRODUCCIÓN
CONTABILIDAD
En el área de ventas de la empresa GRUPO GLORIA SAC mediante el
programa Access se realiza el INPUT es decir, el ingreso de información
en la base de datos como es el nombre del cliente, su número de ruc, la
dirección del cliente, el correo electrónico, la fecha que se realiza el
pedido, los códigos de los productos que solicita el cliente, la cantidad de
productos requeridos, detalle de los precios de cada producto requerido,
el ID factura y la fecha en que realiza la elaboración de la factura.
Luego de ingresar la información en la base de datos se realiza el
PROCESO donde se elabora el registro de ventas, los registros y
actualizaciones de datos, se realiza un control de la emisión de las
facturas así como la programación de las entregas de los pedidos.
Además, se genera los reportes por cada factura emitida.
Como paso siguiente se tiene el OUTPUT es decir, la salida de
información, donde se obtiene las facturas, las boletas y las ordenes de
pedido, asimismo se obtiene los reportes de registro de las ventas.
Por último, toda esta información tiene como DESTINO llevar información
certera a las áreas de Producción y Contabilidad.
3.5PREPARACIÓN DE LA BASE DE DATOS
9
Luego de determinar los diferentes datos de cada área, se procede a
realizar la creación de tablas, donde se almacenaran los bloques de
información con características comunes .Imagen 1
Cada tabla tendrá un conjunto de información del mismo tipo,
dependiendo el área y la necesidad de cada una.
Imagen 1
Cada tabla tendrá los campos necesarios y además se podrá indicar en la
vista diseño las propiedades que se desea para cada campo para que de
10
Tablas creadas en la base de datos
esta manera los registros posteriormente ingresados tengan uniformidad.
Por ejemplo para uniformizar los datos correspondientes al RUC solo se
debe permitir el ingreso de 8 dígitos, lo cual se indica en las propiedades
del campo. (Imagen 2)
Este tipo de descripción ayuda al área encargada, en este caso Ventas, a
recoger los datos de manera correcta para mantener la uniformidad en los
registros
Imagen 2
Luego de realizar las tablas, se procede con la creación de la relación de
estas. (Imagen 3)
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Para GRUPO GLORIA uno de los principales problemas en el manejo de
sus datos es la redundancia de datos, ya que cada una de las áreas
recopilaba los datos con un criterio de independencia es decir, no
tomaban en cuenta si estos eran necesarios para otras áreas o si se
deberían usar en otra área, por eso mediante este procedimiento la
empresa tendrá un mejor control sobre la redundancia de datos y así
reducir el riesgo de las inconsistencias.
Imagen 3
Este procedimiento de relacionar las tablas creadas para cada área es de
mucha importancia en la creación del sistema de información ya que
facilita a la organización y a sus usuarios a obtener la información
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necesaria en el momento oportuno y además a tenerla actualizada ya que
se trabaja en red.
Cuando las tablas ya se encuentran relacionadas los usuarios podran:
Realizar consultas en cualquier momento, obteniendo la
informacionactualizada y correcta.
En la imagen 4, por ejemplo se puede observar como una consulta
desarrollada por el area de ventas ayuda a localizar el distrito de los
clientes que solo estan ubicados en el distrito de San Borja.
En la imagen 5, por ejemplo se puede observar el resultado que el area
de ventas obtuvo al solicitar la informacion de todos los pedidos
atendidos solo en el mes de Noviembre
Imagen 4
Imagen 5
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Obtener informes, los cuales son utiles para que la areas puedan
tomas decisiones oportunas.
En la imagen 6, por ejemplo se puede observar como el area de
logistica obtiene los datos necesrios de cada trabajador para poder
archivarlos o verificar si se encuentran actualizados.
En la imagen 7, por ejemplo se puede observar como el area de ventas
puede obtener un informe que le ayude a clasificar los pedidos por
cliente en el transcurso del año.
Imagen 6
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Imagen 7
Manejar formularios, los cuales permitiran a cada area ingresar la
informacion de una maner mas facil y amigable, lo cual permitira que
el levantamiento de la informacion ya no sea engorroso.
En la imagen 8, se puede observar como se puede visualizar la
informacion recopilada en la base de datos pero a traves de un
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formulario , en este caso uno creado para el area de ventas. Este
formulario permite que el ingreso de los datos de los clientes sea mas
dinamico, permitiendo a los vendedores realizar el llenado de
informacion de manera mas rapida.
En la imagen 9, se puede observar como el area de produccion puede
visualizar y seguir ingresando el detalle de pedidos producidos,
acceder a los codigos creados por ellos mismos y facilitando el
ordenamiento de pedidos entre esta area y ventas.
Imagen 8
Imagen 9
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