cross corp implementacion de comunidades

www.crosscorp.com.ar Pág 1

Creando comunidades en su corporación con CrossCorp

Índice

ÍNDICE ............................................................................................................................1

INTRODUCCIÓN.................................................................................................................2

PLAN DE ACCIÓN...............................................................................................................2

A. PLANIFICACIÓN .............................................................................................................3

B. ENTRENAMIENTO ...........................................................................................................4

C. DESARROLLO DE CONFIGURACIONES COMUNES .....................................................................5

D. PLAN DE ADOPCIÓN........................................................................................................6

F. LANZAMIENTO...............................................................................................................8

SUMARIO.........................................................................................................................9


Introducción Implementar una solución de colaboración empresarial implica más que una mera instalación. Si bien la tecnología tiene que cumplir los requerimientos técnicos y empresariales, la aplicación de esa tecnología y sus métodos para su implementación, promoción, capacitación y cumplimiento por parte de la comunidad de usuarios finales son los que determinan su éxito. Por este motivo, CrossCorp ha desarrollado una estrategia para el diseño, creación y lanzamiento de comunidades sociales empresariales en una empresa. Siga leyendo este documento para conocer como.

Plan de acción Para llevar a cabo esta empresa, hemos creado este proyecto de implementación basado en las siguientes etapas. Como cada cliente tiene necesidades diferentes, la duración de cada etapa podrá cambiar para cumplir mejor cada requerimiento.

B.2 Curso técnico

Testing finalizado C. Desarrollo de

configuraciones

comunes

G. Acompañamiento Post Lanzamiento

A.1 Planeamiento Gral.

A.2 Taller de diseño

B.1 Curso administradores

E. Promoción de lanzamiento

B.3 curso usuarios finales

F. Lanzamiento

H. Comunidad operando completamente

Día 10 Día 0 Día 20 Día 30

D. Plan de adopción


A. Planificación A.1) Planeamiento General (Día 0) Antes de instalar el software, los servicios profesionales de CrossCorp trabajarán con su equipo en la definición de funciones y la planificación del proyecto. Esto incluirá la definición responsabilidades necesarias para el éxito de su implementación, aplicación en tiempos deseados, agendar el taller de diseño, y revisar contractos de confidencialidad. A.2) Taller de diseño (Día 1-2-3) El primer paso en la implementación es el diseño de las comunidades. El taller está pensado para realizarse en 2 días en el cliente para abordar los siguientes temas:

• Objetivos de la comunidad o departamento o Ej.: Crear un sitio de documentación online para soporte o Crear blogs con información la visión de nuestro gerente

• Audiencia de la comunidad y sus necesidades o Ej: ¿Qué necesitan ver otros departamentos sobre nuestro grupo?

• Promoción de la Comunidad y plan de adopción • Lanzamiento de la Comunidad y entrenamiento

Nuestra estrategia como consultores de software social, es facilitar las reuniones con sus ejecutivos de cuentas, gerentes, administradores de la comunidad, las principales partes interesadas, y los usuarios finales para entender los principales segmentos de audiencia, es decir: que necesitan poder visualizar en la herramienta cada sector. Al final del taller, su organización desarrollará con la asistencia de CrossCorp un plan para comprender:

1. Estructura de la Comunidad / Diseño / Navegación 2. Estrategia de implementación 3. Formas de promoción 4. Medición de éxito


B. Entrenamiento Si bien la solución de colaboración social CrossCorp es altamente intuitiva, parte de nuestra estrategia para una óptima adopción es facilitar reuniones con las personas adecuadas para un pequeño entrenamiento técnico, sean: ejecutivos, key users, administradores de la comunidad o usuarios finales. Nuestro plan de capacitación esta pensado básicamente para dichos tres segmentos de personal de su organización: B.1) Curso para administrador de la comunidad (Día 4) Este es un curso avanzado de la solución, de un día de duración, que cubre la administración del sistema, incluyendo configuración de la comunidad, permisos, administración de usuarios y grupos, la moderación de blogs, foros, panel de control y un panorama general de la consola de administración. Este curso se realizará antes del lanzamiento de la aplicación. B.2) Curso para el equipo técnico (Día 5) Este curso proporciona una introducción a varios puntos de integración y personalización, incluidos los temas, widgets, plugins, servicios web y API del producto. El objetivo del curso es proporcionar a los desarrolladores y técnicos avanzados, conocimiento de los distintos puntos de integración y personalización que CrossCorp dispone, en vista de ayudar al desarrollo de la integración de la herramienta con otras aplicaciones empresariales. Este curso de formación se llevara a cabo antes del desarrollo de aplicaciones particulares. B.3) Curso para usuario final (Día 6) Este curso de una hora de duración, cubre la formación en la utilización básica de CrossCorp incluidas las mejores practicas en (cómo y cuándo crear un blog, crear debates, utilizar los documentos, editar los perfiles de usuario, cambiar los avatares, moderación de comentarios, etc.) Este curso se lleva a cabo antes de del lanzamiento de la comunidad. Esta formación está dirigida a los usuarios finales, de manera que tengan mejor conocimiento sobre la aplicación antes de su implementación, ayudándoles a ser autosuficientes en la utilización de la misma. Ahora estamos preparados para comenzar la implementación.


C. Desarrollo de configuraciones comunes (Día 7-8-9) Cada cliente tiene requisitos particulares para el desarrollo de integraciones. Sin embargo, casi todos los clientes tienen requerimientos comunes sobre varios componentes. Anticipándonos a los requerimientos comunes de la mayoría de los clientes, CrossCorp ha desarrollado paquetes de servicios que incluyen cuestionarios, requisitos y mejores prácticas para garantizar que el desarrollo de nuevas funcionalidades sea coherente y rentable. Estos son los servicios incluidos en función de las necesidades más comunes: Centralización de Log In Integración de CrossCorp con su tecnología Single Sign On de elección. SSO otorga al usuario final una experiencia de navegación coherente desde la ventana principal de varios sitios corporativos hacia el sitio de colaboración CrossCorp y viceversa. En caso de registrarse, el usuario será reconocido en CrossCorp y si no inicia la sesión, CrossCorp lo obligara loguerse. Temas de apariencia El look and feel de cada comunidad es un elemento esencial para la adopción del usuario. Las personas quieren tener una experiencia familiar con la herramienta. El alto grado de versatilidad en la modificación de temas de apariencia de CrossCorp le permite modificar el aspecto y estilo del sitio para que este en con consonancia con su marca corporativa y otras aplicaciones web internas. Carga de información inicial Si los usuarios no encuentran información útil al entrar a su comunidad, no verán ningún valor en ella. El equipo de CrossCorp se encargará por lo tanto de crear un contenido de ‘inicio’ para facilitar el lanzamiento inicial y fomentar la participación. A estos datos de inicio también será posible agregar datos de otros sistemas transacciones, como por ejemplo datos de ocurrencia diaria que puedan ser útiles de ver en tiempo real: como por ejemplo una nueva venta, un caso de soporte cerrado, etc. Integraciones específicas Algunos clientes requerirán integrar CrossCorp con aplicaciones internas. CrossCorp proporciona distintas posibilidades de integración con otras herramientas, entre las cuales es posible que ambas herramientas dialoguen en forma bi-direccionalmente a su Framework. Otro tipo de integración es posible mediante una integración de las demás aplicaciones internas hacia CrossCorp a través de rss, de forma que toda la información que la compañía produzca en tiempo real se vea reflejada en CrossCorp. El alcance de cada integración será determinado individualmente para determinar un enfoque y el nivel de esfuerzo adecuado para su desarrollo. Otras Si existieran otros requerimientos más allá de los requisitos antes mencionados, se podrán establecer sus alcances durante el taller de diseño.


D. Plan de adopción (Día 10-12)

La vitalidad y el éxito en la adopción de una comunidad dentro de su empresa, se determinarán por el uso y las contribuciones de los usuarios finales. Si estos no lo utilizan, por la razón que sea, el software por útil que fuese, no cumplirá sus expectativas.

Existen múltiples formas de abordar el despliegue de una plataforma de colaboración interna. Estos son algunos Ejemplos:

1. Amplia y superficial – Implementar el CrossCorp con un amplio apoyo general de distintos sectores y funciones de la empresa (por ejemplo, la implementación de perfiles de todos los empleados, inducción online para empleados nuevos, organigrama vivo, documentación pública de cada sector)

2. Focalizada y profunda - Aplicación de CrossCorp para soportar un sector o proceso determinado (Ej: para el sector de IT o soporte interno) Este tipo de implementación podrá incluir integración con aplicaciones, como por ejemplo un sistema de sistema de relevamiento de casos, en un equipo de venta, integración con el CRM)

3. Big Bang – Implementación de todas funcionalidades para todos los sectores.

4.

CrossCorp recomienda un híbrido entre las metodologías número 1 y 2. Implementar una comunidad focalizada para una parte concreta de la organización, y aún así poder contar con un vehículo tecnológico para el uso de toda la empresa, aunque sea a un nivel más superficial. (Ej: Blog del CEO, Pregúntele al equipo gerencial, Grandes ideas para la empresa, nuevo personal)

Grupo Piloto

El primer grupo que seleccione para la implantación debe contar por lo menos con algunas de las siguientes características:

• Un área de dolor donde la implementación de una comunidad pudiera aliviar. • La necesidad de un espacio donde preguntar y contestar rápidamente • Sea abierta al cambio y la próxima generación tecnológica para mejorar la eficiencia de trabajo

La elección de un grupo piloto que tenga un éxito inicial es fundamental para el resto de la implementación. Esta establece el tono adecuado para el resto de la implementación y también el boca a boca dentro de la empresa. La metodología que empleamos está pensada para permitir a nuestros clientes a ser autosuficientes en el despliegue subsiguiente de las nuevas comunidades. Todas las fases y los criterios detallados en el presente documento se volverán a repetirse y aplicarse para garantizar el éxito de cada fase de su aplicación.


E. Promoción de Lanzamiento La promoción de la nueva comunidad antes de su lanzamiento es esencial. Nosotros creemos que existen tres aspectos principales a tener en cuenta al desarrollar un plan de puesta en exitoso. El Aval Ejecutivo La mayor parte de la gente imitara las acciones y actitudes de su propio equipo ejecutivo y as imitara. Su apoyo será alentar a otros a participar. Las siguientes, son algunos ejemplos de tácticas eficaces relacionadas a los ejecutivos de su compañía.

• Blog del CEO sobre por qué se está llevando a cabo la implementación. • Anuncios dentro de la plataforma CrossCorp acerca de las problemáticas de la comunicación vía

email. • Crear un espacio denominado "Pregúntele al equipo gerencial " para proporcionar un foro donde los

empleados puedan hacer preguntas acerca de la empresa y su dirección estratégica.

El Marketing Interno La gente necesita estar consciente acerca de la puesta en marcha de la comunidad, para anunciarles con anticipación y que no sientan que algo nuevo les cae encima. Involucrar a su equipo de marketing interno puede ayudar mucho a la promoción del sitio. Déjelos hacer uso de su creatividad, junto con el envío de noticias internas por mail, intranet, o llamadas de conferencia para anunciar el lanzamiento. Mitigue posibles obstáculos en forma proactiva Realice una lista de todos los obstáculos posibles para lograr un inicio exitoso a lo largo de la fase piloto. Adicionalmente, cree una lista de obstáculos que puedan impedir un buen despliegue a lo largo del resto de la implementación. Luego, piense de qué formas podrían superarse. Sea creativo. Obstáculos ejemplo:

• "Uno de los más influyentes gerentes de nivel medio en nuestra comunidad piloto nunca nos apoyará - le parecerá a una pérdida de tiempo".

• "Nuestra PYME nunca documenta " • "Nuestra cultura es tan cerrada, temerosa, y desconfiada, que nadie colaborará" • "Si dejamos que la gente escriba blogs, todo lo que hará es quejarse" • "Este es un negocio, la gente debería estar haciendo este tipo de actividad social en la en su propio

tiempo libre". • "La gente en las oficinas externas son tan diferentes de nosotros que nunca lo utilizarán"

Cada cultura es diferente. Algunas de las técnicas para superar obstáculos podrían ser aplicables a su organización, es posible que algunas no. Nosotros lo acompañaremos a superarlas con las que se determinemos juntos que puedan ser las más adecuadas para su organización.


F. Lanzamiento Es tiempo de comenzar! Y cuanto mas rápido se adopte el sistema, más rápido será la realización acerca del valor de la colaboración de la Empresa. Para generar impulso en el inicio, hemos pensado varias técnicas para la aceleración de la puesta en marcha. Perfiles de los empleados Son de vital importancia para participación de la gente en el sistema. La forma más sencilla de hacerlo es alentar a los mismos a crear sus perfiles. Los hace participar activamente en el sistema, es una actividad con un aspecto divertido, y lo mejor es que a la mayoría de la gente le gusta hablar de sí mismos! Asista a los usuarios con documentación online, preguntas frecuentes, y "Cómo hacerlo" para que la experiencia del usuario sea simple y practica. Líderes naturales como moderadores Los recursos de la organización que otros ven como líderes y como los principales propietarios de conocimiento capital están ocultos en el organigrama formal. Estos recursos deben participar activamente y ser primeros participantes en el sistema, aprovechando su capital para con las demás personas. Para ello:

• Espacio de ‘pregúntele al experto’ donde crear preguntar sobre el funcionamiento y posibilidades del portal. • Crear una página donde reconocer contribuciones impactantes. • Haga que el espacio ‘pregúntele al experto’ tenga un blog donde los mismos comenten experiencias.

Recompensar la Participación Ofrecer recompensas para aquellos que hacen el esfuerzo de participar con la solución. Las recompensas pueden asumir muchas formas, estos son algunos ejemplos:

• Creación de espacio de participación y desafío: • Mejores participantes de la semana • Más profundo del sistema de acceso basado en la participación • Premiar el completar perfiles • Mejor blog • Mejor perfil • Mejor articulo de enciclopedia • Sección de empleados nuevos

Temas de participación En forma proactiva comprometa a su comunidad con temas y contenido que sabe que será atractivo. No sólo para informar y notificar noticias, sino también para hacer participar y solicitar ideas y opiniones. Una vez más, a la gente le gusta expresar sus ideas y opiniones, sentirse escuchados. Aproveche el deseo inherente. CrossCorp puede ser utilizado en múltiples maneras para la participación temática en el lanzamiento de las comunidades. Estos son algunos ejemplos: • Encuesta interna de la compañía, varias temáticas • Sección de ideas de mejora del trabajo, raiting mejor idea • Espacio de esparcimiento y/o encuesta • Las 5 características de CrossCorp que la mayoría no conoce y puede beneficiarlos El método más eficaz puede variar de una compañía a otra, pero la premisa básica es que hay que buscar las temáticas que a las personas le resultan de gran interés y apasionamiento, para que se sientan atraídos a colaborar. Es importante hacerles saber lo importante que son para la organización.


G. Post Lanzamiento Las mediciones de Éxito de la Comunidad Aproximadamente 30 días después de su lanzamiento, se tendrán que evaluar los niveles de actividad de la comunidad en relación a los indicadores identificados en el Taller de diseño. Estos indicadores suelen ser tanto cualitativos como cuantitativos. Estos son algunos ejemplos:

• Número de perfiles nuevos • Número de blogs creados • Número de debates creados • Número de documentos vistos • Número de Inicios de sesión • Número preguntas hechas y respuestas • Cantidad de creación y visualización de los cuestionarios por Departamento • Encueste a los usuarios que no participaron y haga una encuesta: ¿por qué no están usando? • Realice una evaluación previa anticipando los resultados esperados, de esta forma, usted tendrá

una medición con la cual comparar expectativas vs logros realizados. Basándose en estos resultados, se podrán realizar correcciones sobre el curso de evolución de la comunidad. CrossCorp trabajará con usted para refinar las técnicas utilizadas para la promoción y adopción necesarias para alcanzar los resultados deseados.

H. Acompañamiento post lanzamiento Llegar a la fecha de lanzamiento de su comunidad no es el final del recorrido. La comunidad debe ser alimentada y ayudada a crecer durante los primeros 12 meses para luego, hacerlo durante intervalos cada vez menos frecuentes. CrossCorp puede ayudarlo durante todo este proceso si Ud. lo requiere. En forma adicional, nuestro personal de expertos en software social puede asesorarlo durante un número limitado de horas cada mes para revisar la comunidad, para así ver estadísticas y formular recomendaciones.

Sumario El lanzamiento con éxito de una iniciativa social dentro de su empresa demanda un tiempo y compromiso. Se requiere conocimiento del negocio, un esfuerzo por parte del cliente, y la experiencia y tecnología de CrossCorp a su lado. Ambos son esenciales para el éxito. Este documento es parte del enfoque que hemos diseñado para su implementación, pensado para garantizar el cumplimiento de objetivos basados en nuestra experiencia en la construcción de comunidades sociales empresariales en nuestros clientes

cross corp implementacion de comunidades

Business