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CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS FOTOGRÁFICA DEL “FONDO ANTONIO ALZATE” DEL SIGLO XIX BAJO LA NORMATIVIDAD RDA (RESOURCE,
DESCRIPTION AND ACCESS)
Martín Ramiro Sandoval Cortés Cecilia Vilches Malagón
Universidad Nacional Autónoma de México, Dirección General de Bibliotecas
Introducción
La organización de cualquier fondo o colección fotográfica es realizada bajo diferentes
vertientes, que van desde el resguardo, preservación y restauración del material,
pasando por su registro, catalogación, digitalización y difusión. Para que el material
pueda ser consultado por los especialistas en distintas áreas del conocimiento como
historiadores, fotógrafos, periodistas, o simplemente estudiantes de carreras en diseño
gráfico, historia del arte, ciencias de la comunicación, entre otros, es imprescindible
que la institución encargada cuente con una base de datos, donde el usuario pueda
explorar las imágenes que conforman su acervo para decidir si le son útiles o no para
su investigación. En el Instituto de Investigaciones Históricas de la Universidad
Nacional Autónoma de México se estuvo trabajando durante cinco años (2011-2015)
en la creación de una base de datos para el fondo fotográfico Antonio Alzate con la
finalidad de que los usuarios puedan acceder a sus imágenes sin importar el país
donde se encuentren. El presente trabajo tiene como objetivo dar a conocer el
desarrollo de este proyecto, desde su objetivo, las dificultades que se presentaron en
su desarrollo, los medios que se utilizaron para llevarla a cabo y los resultados
obtenidos.
Breve descripción del Fondo Fotográfico Antonio Alzate
El fondo fotográfico que nos ocupa en esta ocasión, perteneció a la Sociedad
Científica Antonio Alzate, fundada en 1884 en la Ciudad de México por un grupo de
alumnos que cursaban sus estudios dentro de la Escuela Nacional Preparatoria de la
Universidad Nacional Autónoma de México. La Sociedad Alzate con el paso de los
años fue consolidándose como una de las asociaciones más importantes a nivel
nacional en cuanto a estudios científicos se refiere. Es en las primeras décadas del
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siglo XX, cuando la agrupación rompe las fronteras nacionales y empieza a tener un
intercambio de publicaciones y eventos académicos con sociedades científicas de
Europa, Estados Unidos y América del Sur.
Desafortunadamente la Sociedad Antonio Alzate se disgrega aproximadamente en la
segunda mitad del siglo XX, dejando sus colecciones a la deriva, entre ellas su acervo
fotográfico. Por fin en época reciente, la Universidad Nacional Autónoma de México
rescata este fondo y lo alberga en dos recintos: el Palacio de Minería y el Instituto de
Investigaciones Históricas. En este último, es donde se realizó desde el año 2011 y
hasta finales del 2015 el rescate integral del fondo fotográfico, empezando por
cuestiones básicas como su limpieza, almacenamiento, hasta las más complejas como
la realización de su inventario, catalogación, clasificación, creación de una base de
datos y digitalización.
Objetivo, dificultades y procesos previos
La creación de una base de datos para fotografía tiene como primer objetivo lograr un
control y ubicación adecuado de la colección, describiendo a partir de cada registro los
elementos físicos y de contenido que puedan tener cada imagen. El segundo objetivo,
es que a través de la base de datos, el fondo sea consultado por usuarios nacionales y
extranjeros para la realización de sus futuras investigaciones. Este objetivo tuvo como
primer contratiempo el no contar ni siquiera con un inventario del acervo,
desconociendo el número total de fotografías, su temática, su técnica, por mencionar
algunos elementos. Aunado a ello, se debía atender el problema de que los registros
no fueran meramente descriptivos, sino que también fueran visuales, es decir, que el
usuario tuviera la posibilidad de acceder a la información del registro y a la vez pudiera
observar la fotografía. Por último, se tuvieron que planear los elementos que
conformaron la base de datos, como el software, la norma de estructura y la norma de
catalogación.
El primer paso que se realizó fue la elaboración de un inventario. Esta actividad es
“necesaria para determinar cuáles procesos fotográficos están representados en la
colección, cuáles copias están montadas, cuáles no, o si están en álbumes” (Rossa,
2004, p. 4).
Este inventario sirvió como un primer acercamiento para conocer la colección e
identificar aspectos básicos y valiosos de las fotografías, que se tomaron en
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consideración para desarrollar la siguiente etapa del proyecto. El resultado fue de 2,
076 fotografías que conforman el fondo fotográfico, de las cuales 831 se encuentran
dentro de álbumes, y 1,245 imágenes sueltas resguardadas en fundas libres de ácido
y conservadas en cajas de polipropileno.
El 75% (1,567 fotografías) corresponden a las técnicas de álbumina sobre gelatina,
plata sobre gelatina, colodión brillante y papel salado; el 24% (502 imágenes) son
impresiones fotomecánicas y el resto lo conforman 7 grabados. Las dimensiones de
las fotografías van desde 4 x 5 hasta 20 x 24 pulgadas. Todas las fotografías son
procesos positivos, 1,984 en blanco y negro y 92 a color.
Emilio Beauchy. Detalles de la Catedral, lado sur: Sevilla. ca.1900. Col. UNAM, IIH, Fondo Fotográfico Antonio Alzate
Otro dato interesante es de que 1,336 fotografías y 13 álbumes se encuentran en
condiciones adecuadas para su consulta en sala, mientras que 740 y 2 álbumes tienen
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diversos tipos de deterioros a simple vista, como desvanecimiento de la imagen,
manchas, deformación del soporte, anotaciones, entre otros.
La colección está conformada por retratos de otras Sociedades Científicas en México
del siglo XIX, y de la propia Sociedad Científica Antonio Alzate, así como fotografías
de su Biblioteca llamada Rafael Aguilar y Santillán en honor a uno de sus fundadores.
Biblioteca de la Sociedad Científica Antonio Alzate en el Centro Histórico de la Ciudad de México. ca. 1930. Col. UNAM, IIH, Fondo Fotográfico Antonio Alzate
También se aprecian tarjetas postales tanto nacionales como extranjeras; tarjetas de
visita y de gabinete; retratos de médicos y científicos de los siglos XIX y XX en su
mayoría franceses e ingleses; estudios geológicos y geográficos, tarjetas
estereoscópicas, por mencionar algunos.
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Calle del Hospicio : Guadalajara. ca. 1900. Col. UNAM, IIH, Fondo Fotográfico Antonio Alzate.
Después de realizar el inventario, el siguiente paso fue constituir una base de datos en
donde se pudieran registrar los elementos que engloban las imágenes fotográficas,
para ponerla al alcance de los usuarios como una herramienta más en su búsqueda de
información.
Creación de la base de datos
Para conformar la base de datos, era importante delinear en primer lugar dos aspectos
fundamentales: elegir un software de gestión de información que cumpliera con las
necesidades específicas para un fondo fotográfico y que además permitiera compartir
y transferir información bibliográfica a otras bases de datos a nivel mundial.
El software que se utilizó fue el Sistema Integral para la Automatización de Bibliotecas
ALEPH (Automated Library Expandable Program)1 por varias razones, la primera por
ser una base de datos que es empleada en archivos y bibliotecas universitarias y
especializadas en muchas partes del mundo. Otro de los motivos para ser aplicado, es
la familiaridad que se ha logrado en su manejo, ya que se ha utilizado dentro de todo
el sistema bibliotecario de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM)
desde 1996 con la versión 300. En el año 2005 la base se migró a la versión 500, la
cual se utiliza hasta este momento. Otras características por las que se decidió utilizar
ALEPH son: permite una recuperación y visualización de la información de manera
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clara, sencilla y rápida; una vez terminada la captura de la información, ésta se guarda
y el sistema designa un número individual para cada registro; se puede realizar la
migración de datos a otras bases o catálogos; permite que exista una catalogación
normalizada; soporta una gran variedad de formatos MARC y formatos no-MARC; se
pueden definir campos locales, realizando su validación e indexación; es amigable y
fácil de usar para el usuario; se puede buscar en línea y su información puede ser
consultada a cualquier hora y en cualquier lugar los 365 días del año; permite ejecutar
búsquedas básicas y avanzadas; tiene una variedad de veinte idiomas para usar la
interfaz, por mencionar algunos. En términos generales, “El ALEPH es un programa de
una gran simplicidad y sencillez de manejo, lo que facilita mucho la labor no sólo del
profesional, sino fundamentalmente del usuario” (Garrido, 1996, p. 56) y ese punto
medular es al final el propósito de cualquier archivo.
Ya contando con el software, el siguiente paso era elegir una norma de estructura. La
finalidad de tener una norma, es poder recuperar la información a través de un código
que puede ser leído por la computadora. La respuesta a esta solicitud, fue aprovechar
el formato MARC21 (Machine- Readable Cataloging), ya que igual que ALEPH se ha
trabajado con este formato desde 1978, lo que permite una codificación más rápida y
precisa por parte del catalogador. “Un registro MARC contiene una guía de claves
codificadas de los datos que incluye, las cuales preceden a cada elemento de
información bibliográfica” (Furrie, 2009, párrafo 1). Además, está basado en una
estructura lógica que se divide en “etiquetas, indicadores y códigos de subcampo, de
tal forma que toda la información del registro aparece codificada, con la finalidad, tanto
de la lectura por parte de la máquina, como de su posterior recuperación” (Garrido,
1996, p. 57).
El formato MARC21 tiene una serie de etiquetas que ayudan a representar el material
que se va a catalogar, dividiéndolas en aquellas que describirán el ítem, el asiento
principal y los secundarios, los descriptores del contenido, y la clave que ubica al
material en el espacio físico. Para ello, se desarrolló una plantilla de etiquetas lo más
completa posible, pensando siempre en el usuario y en sus necesidades de
información. De esta forma, los elementos que se contemplaron para la descripción de
cada registro son:
• Etiquetas para control interno.
• Estado del registro.
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• Fuente de catalogación (Que institución realiza el registro, en que idioma lo
hace y quién lo modifica).
• Clasificación local.
• Asiento principal (si se sabe quién es el fotógrafo de la imagen).
• Título principal y variación del mismo.
• Pie de imprenta (aquí se asienta información como el lugar donde se realizó la
imagen, la casa editorial y el año).
• Descripción física.
• Tipo de contenido, soporte y portador.
• Particularidades de la fotografía (base, aglutinante, técnica fotográfica, entre
otros).
• Serie del fondo, de la editorial o del fotógrafo.
• Notas (generales y específicas, de restricción, de uso y reproducción, fuente de
adquisición).
• Encabezamientos de materia: contenido y forma (temas generales, específicos
y geográficos).
• Asiento secundario de autor personal, corporativo, congreso.
• Acceso electrónico para visualizar la imagen.
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Imagen tomada de la base de datos del Fondo Fotográfico Antonio Alzate. UNAM, IIH, 2016.
El último punto en el desarrollo de la base de datos, fue elegir el cómo se llevaría a
cabo la catalogación del material. Los elementos a discutir fueron: plantear una norma
que describiera de una manera integral la mayoría de los elementos de información
contenidos en cada imagen; la clase de vocabulario empleado para describir la
temática y el contenido de cada fotografía; que tipo de información era importante o
interesante incluir dentro de la descripción del recurso para utilidad del usuario, entre
otros.
La primera resolución adoptada, fue que la catalogación tuviera dos vertientes, una
descriptiva y otra temática o de materia2, con el objetivo de tener un registro lo más
equilibrado posible, ya que por un lado se describen los elementos físicos que
conforman la imagen solamente como objeto, y por el otro, se asignan temas basados
en vocabularios controlados que representen el contenido de cada fotografía.
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En el caso de la catalogación descriptiva de material fotográfico, existen varias normas
que permiten sistematizar y/o estandarizar la información, entre ellas podemos
mencionar la Norma Internacional General de Descripción Archivística, conocida por
sus siglas como las (ISAD (G)), empleada regularmente en los archivos3 de todo el
mundo. En el caso de Estados Unidos, aparte de las normas ya conocidas
internacionalmente, la Library of Congress desarrolló su propio conjunto de pautas
para la catalogación de materiales raros, incluyendo el fotográfico, cuyo título es
Descriptive Cataloging of Rare Materials, con el propósito de describir con mayor
detalle elementos que son propios de este tipo de materiales y no son considerados
por otras normativas.
México por su parte está conformando la Norma Mexicana de Documentos
Fotográficos-Lineamientos para su Catalogación, cuyo objetivo al igual que las
anteriores, es lograr la descripción generalizada del material fotográfico.
Una de las herramientas más recientes para la catalogación de este material es RDA
(Resource, Description and Access)4, publicada en julio del año 2010, versión inglés, la
cual está reemplazando poco a poco a las Reglas de Catalogación Angloamericanas.
La versión en español se liberó en el año 2013.
En un principio, se decidió elegir las Reglas de Catalogación Angloamericanas
(RCAA2), ya que contemplaban las directrices para la descripción de fotografías, no
obstante es precisamente en ese periodo de tiempo cuando se da a conocer la nueva
normatividad en RDA, por lo que tuvo que valorarse de nuevo si era viable el cambio
de unas reglas a otras. Después de un análisis minucioso se pudo apreciar que tanto
RDA como las RCAA2 lejos de ser modelos diferentes, comparten elementos similares
de descripción de la información, por lo que está asegurada una decodificación integral
del recurso. Por tal motivo se decidió elegir la normatividad RDA, ya que está
relacionada con la manera actual en como la información fluye a través de las nuevas
tecnologías, donde el planteamiento va encaminado a ser una herramienta que
responda a las necesidades del usuario en un ambiente enfocado a Internet; tiene la
posibilidad del intercambio, cooperación y consulta de los registros con otras
bibliotecas alrededor del mundo que recurran a la misma norma, y por último, fue
acuñada para usarse dentro del Sistema Bibliotecario de la UNAM.
Se tuvieron que realizar las modificaciones pertinentes a los registros de una norma a
otra, y para complementar aquellos detalles específicos propios del material fotográfico
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que no estuvieran contemplados, se utilizó el manual Descriptive Cataloging of Rare
Materials de la Library of Congress, para enriquecer el registro catalográfico.
Una vez resuelta la catalogación descriptiva, el siguiente paso fue la estructuración de
la catalogación de materia, donde no se quería utilizar solamente palabras claves para
describir el contenido, sino el uso de vocabularios controlados, incorporando para ello
dos herramientas: Subject Headings y Thesaurus for Graphic Materials: subject terms.
Es importante contar con un vocabulario controlado5, ya que estas dos fuentes se
complementan ante los retos de la búsqueda de información en un ambiente digital,
logrando una mejor identificación y localización a la demanda de información de los
usuarios en cualquier parte del mundo.
Resultado del proyecto
El resultado de la base de datos puede visualizarse desde enero del presente año en
la página web: www.historicas.unam.mx
Imagen tomada de la pàgina web de la biblioteca del Instituto de Investigaciones Históricas de la UNAM, 2016.
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La pantalla que se le muestra al usuario pretende que sea amigable, fácil de usar y
con diversas opciones para encontrar información. La exploración de algún tema
puede realizarse a través de la búsqueda básica, avanzada o por índices
alfabetizados.
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Una vez que el usuario encuentra algo de su interés, puede ver el registro en su
totalidad.
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Imagen tomada de la base de datos del Fondo Fotográfico Antonio Alzate. UNAM, IIH, 2016.
En la parte inferior del registro aparece la leyenda fotografía, postal, grabado, etc.,
según sea el caso, en donde se despliega la imagen para que pueda ser apreciada por
el usuario. (se genera una ventana emergente).
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La información de un registro se puede desplegar de diferentes maneras, dependiendo
las necesidades del usuario, así, los datos aparecen a manera de formato estándar,
tarjeta catalográfica, cita bibliográfica, formato MARC y el nombre de las etiquetas.
Dentro del registro existen puntos de acceso (el fotógrafo, la serie, los temas que
describen los contenidos) que aparecen en color azul. Cada uno de estos puntos
agrupa el mismo término, por lo que si el usuario encontró un tema de su interés y
quiere saber que otros registros dentro de la base contienen información semejante
solo tiene que presionar la casilla de búsqueda y la base mostrará un listado. En la
siguiente imagen se seleccionó: Impresiones en fototipia – 1890-1950.
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El resultado de ello, es un listado de títulos que tienen el tema de forma que buscamos
anteriormente:
Es importante mencionar que el usuario tiene la posibilidad de buscar temas
específicos, generales y de forma. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de
ello:
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Consideraciones finales
La base de datos del Fondo Fotográfico Antonio Alzate, es la culminación de un
proyecto de cinco años que inicio en el 2011 y concluyó a finales del 2015, en el cual
se hizo un rescate integral de esta importante colección.
Para que este proyecto se convirtiera en una realidad, fue necesario el apoyo de
mucha gente en diferentes áreas del conocimiento, desde conservadores,
bibliotecólogos, ingenieros, informáticos, entre otros.
La experiencia bibliotecológica permitió seleccionar aquellas herramientas con las que
se tiene mayor familiaridad, así como los recursos de infraestructura que se tienen al
alcance y así ofrecer una propuesta de calidad que este a la altura de las exigencias
de los investigadores y del público en general.
Es importante destacar que la base de datos puede nutrirse constantemente de
nuevos elementos que permitan su enriquecimiento, por eso es tan importante que los
investigadores la consulten, porque ellos pueden aportar datos valiosos según su línea
de investigación.
La importancia de esta base de datos además de ser un repositorio donde los registros
del acervo están organizados, es que puede consultarse a través de la página web de
la biblioteca Rafael García Granados del Instituto de Investigaciones Históricas de la
UNAM, siendo una herramienta para que el usuario pueda consultarla en cualquier
lugar del mundo y pueda decidir si la información que se le presenta es de utilidad o no
sin tener que desplazarse personalmente hasta el lugar donde se encuentra la
colección y sin restricciones de horario.
Por último, se espera que usuarios de otras partes del mundo deseen navegar por
esta base de datos y se dejen maravillar por las hermosas fotografías que
pertenecieron a una de las Sociedades Científicas más importantes de México como
fue la Sociedad Científica Antonio Alzate, para que vuelva a ser un archivo vivo y
recupere una vez más su época de esplendor.
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Bibliografía
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procesual. Revista interamericana de bibliotecología. v. 22, (1), 99-125.
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descripción archivística adoptada por el comité de normas de descripción, Estocolmo,
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principios y normas, Madrid: Cátedra.
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Artes.
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Valdez Marín, J. C. (2008). Conservación de fotografía histórica y contemporánea:
Fundamentos y procedimientos, México: INAH.
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Notas
1 “El ALEPH es un sistema integrado on-line, diseñado en el Centro de Cálculo de la Biblioteca
de Jerusalén elegido para constituir la base de datos CIRBIC (Centro Informatizado de la Red de Bibliotecas del Consejo Superior de Investigaciones Científicas” (Garrido, 1996, p. 56) 2 La catalogación descriptiva se refiere a “la determinación de aquellos elementos descriptivos
que deben ser la base para la redacción de los diversos puntos de acceso bibliográficos y, de entre estos, la elección del encabezamiento principal y de los encabezamientos secundarios” mientras que la catalogación temática o de materia se entiende como “la selección y asignación de encabezamientos de materia para registros bibliográficos individuales así como las operaciones de clasificación, tarea que se realiza por medio de la asignación de números clasificatorios” (Bereijo, 1999, p. 100-101) 3 La Norma Internacional General de Descripción Archivística como lo marca el Consejo
Internacional de Archivos tiene el objetivo de: “Garantizar la elaboración de descriptores coherentes, pertinentes y explícitos; facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo; compartir datos de autoridad y hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información” (Consejo Internacional de Archivos, 2000, p. 12-13) 4 Las RDA se crearon con el objetivo de “ser una herramienta optimizada para uso en el
entorno web, una herramienta que se adapta para todo tipo de contenido y medio de soporte, una herramienta que apoya registros listos para uso en el entorno digital, es decir a través de Internet, catálogos públicos funcionales en el entorno Web” (Tillett, 2009, p. 20). 5Se conoce como vocabulario controlado a “un conjunto limitado de términos que deben utilizarse para representar las materias de los documentos. Este vocabulario puede ser una lista de encabezamientos de materia, un esquema de clasificación, un tesauro o simplemente una lista autorizada de frases o palabras claves” (Lancaster, 2002, p. 19)