corporaciÓn peruana de aeropuertos y aviaciÓn …

Elaborado Área de Organización y Métodos

Revisado Área de Coordinación General

Aprobado Gerencia General

CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL S.A.

INSTRUCTIVO DE TRABAJO

ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN LA SEDE CENTRAL Y

SEDES AEROPORTUARIAS DE CORPAC S.A.

INSTRUCTIVO DE TRABAJO .

Código:OM-IT-01 -2013

Organización y administración de los archivos en la sede central y las sedes aeroportuarias de

CORPAC S.A.

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Área de Organización y Métodos

Í N D I C E

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I. OBJETIVO 04 II. ALCANCE 04

III. BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA 04 IV. DISPOSICIONES GENERALES 04 V. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 05

VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 07 VII. DISPOSICION TRANSITORIA 08

VIII. DISPOSICIONES FINALES 08 IX. ANEXOS 08

Anexo 1: Formato de rotulación 09 Anexo 2: Formato para la recepción de cajas de documentos 11 Anexo 3: Formato de inventario de transferencia de documentos al archivo central

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Instrucciones para llenar el formato (Anexo 3) 15




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I. OBJETIVO

Establecer las instrucciones adecuadas para la organización y administración de los archivos de CORPAC S.A. en la sede central y las sedes aeroportuarias, garantizando la integridad y conservación del acervo documental.

II. ALCANCE El alcance del presente Instructivo es de aplicación y cumplimiento tanto para la sede central como para las sedes aeroportuarias a nivel nacional de CORPAC S.A.

III. BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA Las normas legales y/o administrativas que sustentan el Instructivo son las siguientes: Ley Nº 25323 del 11.06.1991 – Ley Sistema Nacional de Archivos. Resolución Jefatural Nº 073 – 85 – AGN/J del 31.05.1985 – Normas Generales del

Sistema Nacional de Archivos. Resolución Jefatural N° 346 – 2008 – AGN/J del 03.09.2008 que aprueba la

Directiva N° 003 – 2008 – AGN/DNDAAI – Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública.

Resolución Jefatural Nº 173 – 86 – AGN/J del 18.11.1986 – Normas para la Formulación del Programa de Control, Transferencia, Eliminación y Conservación de Documentos.

Directiva N° 005-2008-AGN/DNDAAI- Normas para la foliación de documentos archivísticos en los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos.

IV. DISPOSICIONES GENERALES

4.1 El Equipo de Archivo Central Documentario, para el caso de la sede central, o las jefaturas de aeropuertos, para el caso de las sedes aeroportuarias, serán las encargadas de velar y supervisar la organización y custodia de los archivos que mantienen las diferentes unidades orgánicas de la Corporación.

4.2 El Equipo de Archivo Central Documentario, coordinará en materia de archivos con todas las unidades orgánicas de la Corporación para brindarles un servicio eficiente a los usuarios internos y externos.

4.3 Cada unidad orgánica, deberá organizar sus archivos con aquellos documentos que elaboran para fines internos y externos. La organización de documentos en los archivos de gestión y periféricos, se realizará de acuerdo al sistema más conveniente: alfabético, numérico o cronológico.

4.4 Todas las unidades orgánicas deberán enviar al Archivo Central Documentario, una

relación del tipo de documentos que trabajan en sus oficinas, así como la serie asignada (cartas, oficios, memorandos, informes, circulares, facturas en original).

4.5 Si alguna unidad orgánica contempla un cambio o creación de una nueva serie documental, se deberá comunicar al Equipo de Archivo Central Documentario a fin de ingresarlo al sistema de datos.

4.6 No son documentos de archivo las normas legales, revistas, folletos, libros o copias fotostáticas, por lo que no deben ser parte del Archivo Central Documentario.

4.7 La ubicación física de los documentos se hará de tal manera que la fecha más

reciente de producción se encontrará al inicio de la carpeta y la fecha más antigua se encontrará al final de la misma.




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V. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

5.1 De la organización de los archivos de gestión y periféricos

5.1.1 Los archivos de gestión deben estar ubicados en lugares de fácil acceso a

las personas responsables de su administración y manejo. De preferencia deberá mantenerse un sólo archivo de gestión por área o gerencia.

5.1.2 Las unidades de archivamiento (archivadores de palanca, files, etc.) deberán ser organizados de acuerdo al anexo N° 1 del presente Instructivo. Cada unidad de archivamiento debe tener un máximo de 200 folios.

5.1.3 La persona designada como responsable de los archivos de cada una de

las unidades orgánicas tanto en la sede central como en las sedes aeroportuarias, garantizará la integridad física y funcional de los documentos sin alterar su contenido, con la supervisión del Archivo Central Documentario.

5.1.4 El responsable de los archivos de cada una de las unidades orgánicas,

deberá revisar los plazos de retención de sus series documentales y de ser el caso proceder a su remisión al Archivo Central Documentario.

5.1.5 La persona responsable de los archivos solicitará la presencia del Comité

de Evaluación de Documentos, para iniciar el proceso de eliminación, en coordinación con cada representante de la oficina descentralizada del Archivo General de la Nación.

5.2 De la transferencia de documentos y organización del Archivo Central

Documentario

5.2.1 La transferencia documental es un procedimiento archivístico que consiste en el traslado físico de documentos de un archivo de gestión al archivo central. Cabe precisar que cada una de las unidades orgánicas tanto de la sede central como de las sedes aeroportuarias, deberán administrar su propio archivo documentario siguiendo las pautas y formatos establecidos en el presente Instructivo (anexos: 1, 2 y 3) y coordinar con el Archivo Central Documentario.

5.2.2 Todas las unidades orgánicas, deben organizar e inventariar el archivo físico, así como actualizar los registros correspondientes del acervo documental a ser transferido, con la finalidad que el Archivo Central Documentario pueda asumir su administración y brindar una información ágil y oportuna.

5.2.3 Los documentos de cada unidad orgánica deberán ser transferidos

debidamente organizados (clasificados, ordenados e inventariados), conformando series documentales. Asimismo, el acervo documental deberá ser foliado en concordancia con la Directiva N° 0052008/AGN/DNDAAI- Normas para la Foliación de Documentos Archivísticos en los Archivos Integrantes del Sistema Nacional de Archivos.

5.2.4 Toda transferencia de documentos deberá efectuarse utilizando el formato

del anexo 3 a fin de homogenizar la información.




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5.2.5 Las unidades de archivamiento serán rotuladas, indicando el fondo

documental, la sección (órgano de dirección y unidad orgánica), series documentales, año y el correlativo de la unidad de archivamiento, tal como se indica en el numeral 5.1.2 (anexo 1). Asimismo el contenido de cada file de palanca deberá estar foliado.

5.2.6 De no cumplirse con lo estipulado en el presente Instructivo, la

documentación no será recibida por el Equipo de Archivo Central Documentario.

5.2.7 A partir de la transferencia documental, el Archivo Central Documentario asume la administración de los archivos para realizar consultas y/o requerir préstamo de los documentos originales garantizando la integridad física y funcional de los archivos.

5.2.8 Como regla general, el Archivo Central Documentario utilizará cajas

archiveras como unidades de archivamiento; en cada caja se empacará una serie documental, conservando el orden que tuvo en su respectiva unidad orgánica y deberá estar etiquetada con la información del anexo 2.

5.3 De la conservación de los documentos

5.3.1 La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en

mantener la integridad del soporte y del texto de los documentos de cada entidad, a través de la implementación de medidas de prevención y procesos de restauración.

5.3.2 La infraestructura que alberga el archivo de cada unidad orgánica deberá ser de material noble, con buena iluminación y ventilación, sin conexiones eléctricas expuestas y otros lugares que generen humedad.

5.3.3 Para la adecuada conservación de los documentos se debe contar con

materiales de archivo básicos, sistemas de seguridad y equipos de protección adecuados para el resguardo y conservación de la información y de los soportes.

5.3.4 Evitar colocar excesivas piezas documentales en una misma unidad de

archivamiento (folder, file de palanca, etc.). Si es necesario se deben abrir nuevas unidades de archivamiento para el mismo asunto, enumerándolos con I. II. III., etc., a fin de no forzar la capacidad.

5.4 De las medidas de prevención de los siniestros en los archivos.

5.4.1 El Archivo Central Documentario, deberá contar con extintores en polvo químico seco, cuya fecha de vencimiento será controlada por el responsable del Equipo de Archivo Central Documentario.

5.4.2 Medidas preventivas:

Revisión de los riesgos internos y externos del local como: ubicación geográfica, muros de contención, paredes, techos, ventanas, etc.

Tener conocimiento de la ubicación del tablero de control de la energía eléctrica que abastece a las áreas y de la llave general del agua.




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Evitar colocar obstáculos en pasadizos y puertas de las oficinas. Mantener operativos los equipos de extinción en polvo químico

seco y el sistema de detección de humo. Capacitar a los responsables de los archivos en los procedimientos

que debe seguir, para rescatar los documentos en caso de incendio y/o inundación.

Se debe contar con directorio telefónico de emergencia y contactos en casos de siniestros.

5.4.3 Ante un eventual siniestro como un incendio, inundación o terremoto, es de

prioridad fundamental la integridad física de las personas; solo si la emergencia está bajo control y no existe ningún riesgo para las personas en el recinto, se debe optar por salvar el acervo documental. Por lo tanto se tomará las siguientes medidas: En caso de incendios: Cortar el fluido eléctrico. Activar los extintores en el foco de inicio de propagación del fuego. Evacuar la documentación afectada priorizando la más valiosa. En caso de ser necesario llamar a los contactos de emergencia:

bomberos.

En caso de inundaciones: Cortar de inmediato la llave general de agua. Cubrir los documentos con plásticos. Evacuar los documentos afectados a áreas ventiladas.

Después del siniestro: Una vez apagado el fuego, ventilar la zona afectada. Aislar los documentos afectados utilizando para ello cajas o

cubetas plásticas, priorizando los documentos más valiosos. La documentación húmeda deberá secarse por ventilación,

colocando papeles absorbentes entre las hojas para evitar que se peguen entre sí.

Los documentos serán extendidos sobre mesas o anaqueles para su secado por ventilación natural o artificial. Nunca deberá exponerse al calor ni a las incidencias directas de los rayos solares.

Posteriormente se iniciará la restauración de los documentos.

VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

6.1 Los documentos que por alguna razón no pueden alinearse a cualquiera de las características señaladas en el presente Instructivo, serán revisados por el Archivo Central Documentario.

6.2 No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (discos compactos, discos externos, etc.) pero sí dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen.




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VII. DISPOSICIÓN TRANSITORIA

El Área de Organización y Métodos, adecuará los documentos normativos de gestión que sean necesarios a fin de concordarlos con el presente Instructivo de Trabajo.

VIII. DISPOSICIONES FINALES PRIMERA El Área de Organización y Métodos se encargará de la actualización del presente Instructivo de Trabajo a solicitud del Área de Coordinación General y el Equipo de Archivo Central Documentario. SEGUNDA El Área de Organización y Métodos queda encargada de la difusión mediante el buzón de correo informativo corporativo del presente Instructivo de Trabajo, así como realizar las gestiones para su publicación a través de la intranet de CORPAC S.A. TERCERA El Órgano de Control Institucional verificará y cautelará el estricto cumplimiento del presente Instructivo de Trabajo, debiendo informar las inobservancias a las gerencias pertinentes. CUARTA Quedan sin efecto las disposiciones administrativas que se opongan o contravengan a lo dispuesto en el presente Instructivo de Trabajo.

IX. ANEXOS




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ANEXO 1 FORMATO DE ROTULACIÓN




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GERENCIA DE OPERACIONES DE AEROPUERTOS

EQUIPO DE OPERACIONES AERONÁUTICAS

CARTAS ORIGINAL

N° 001-200

2013

TOMO 1 DE 3

a) Logo oficial de la institución

b) Nombre de la Gerencia a que pertenece

c) Nombre del Área o equipo a que pertenece si la hubiera

d) Nombre de serie documental

e) Colocar si es original o copia

f) Numero de folios y tomos ( si hubiese mas tomos de la misma serie indicar el número de tomo correlativo)

g) Indicar el año




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ANEXO 2 FORMATO PARA LA RECEPCIÓN

DE CAJAS DE DOCUMENTOS




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OBSERVACIÓN

Conformidad del usuario

SI NO

/ / : Fecha de Recepción Hora

FORMATO PARA RECEPCIÓN DE CAJAS DE DOCUMENTOS ARCHIVO CENTRAL DOCUMENTARIO

I.- Información General

II.- Información del Registro

III.- Conformidad del Usuario y ACD

Usuario:

Gerencia:

Área / Equipo:

Sede Aeroportuaria:

Contenido

N° Cajas

Código

N° de files

Ubicación Física

(Asignado por ACD) (En el ACD)

V°B° Gerencia/ Área usuaria

V°B° Responsable de la Recepción (ACD)

V°B° Jefe del Archivo Central Documentario




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ANEXO 3 FORMATO DE INVENTARIO DE

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO




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1.1 UNIDAD ORGÁNICA : 1.2 SIGLAS : 1.3 NIVEL DE ARCHIVO : 1.4 AÑO : 1.5 REMISIÓN N° :

N° FILE N° DESCRIPCIÓN DOCUMENTARIA FECHAS EXTREMAS

OBSERVACIONES (Original, copia, cargos,

faltantes)

3.1 CANTIDAD TOTAL A TRANSFERIR :

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL DOCUMENTARIO

I. INFORMACIÓN GENERAL

II. INVENTARIO ESQUEMÁTICO

III. REFERENCIA Y CONTROL




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INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO DE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL

DOCUMENTARIO

I. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Unidad Orgánica: Gerencia / Área que envía la carga documentaria. 1.2 Siglas: Las que han sido asignadas por el Archivo Central Documentario. 1.3 Nivel de Archivo: Deberá indicar si es archivo de gestión (el que genera durante el

año en curso) o, periférico, aquel que a pesar de no ser del año lo mantiene cerca del ambiente físico del área usuaria, se refiere también a los archivos de las sedes aeroportuarias.

1.4 Año: En que se envía al Archivo Central Documentario. 1.5 Remisión N°: En caso se hicieran más de una al año.

II. INVENTARIO ESQUEMÁTICO

N°: Número de orden correlativo. Cantidad: Cantidad de archivadores sobre un mismo tema o asunto (si es uno o

más). Descripción: Describir detalladamente el contenido de cada unidad de

archivamiento, según la serie o series que la conforman. Fechas extremas: Indicar la fecha más antigua y más reciente de cada una de las

series. Observaciones: Indicar toda información que es relevante como el faltante en los

correlativos, indicar si vienen originales o cargos.

III. REFERENCIA Y CONTROL 3.1 Cantidad total a transferir: Es un control tanto para el área usuaria de la

documentación que ha descargado, como del Archivo Central Documentario de la que ha recibido.

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