EL CONTROL DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

EN QUÉ CONSISTE?

CÓMO OPERA O DÓNDE ACTÚA?

CÓMO ESTÁ ESTRUCTURADO?

CÓMO SE PUEDE APLICAR?

QUÉ HERRAMIENTA O TÉCNICAS

PUEDE USAR?

CONTROL

*CÓMO VERIFICAR LOS RESULTADOS QUE SE ESTÁN

OBTENIENDO CON LOS PLANIFICADOS?

*CÓMO CONTROLAR LOS PROGRESOS Y PLAZOS

SEÑALADOS?

*CÓMO RECOGER DATOS QUE PERMITAN EFECTUAR

ACCIONES CORRECTIVAS?

*CÓMO AJUSTAR EL PLAN A LA LUZ DE LOS RESULTADOS

DEL CONTROL?

DEFINICIONES

CONTROL ES AQUEL PROCESO ADMINISTRATIVO QUE

TIENE COMO PROPÓSITO EVALUAR Y CORREGIR

DESEMPEÑOS EN FUNCION DE ASEGURAR

OBJETIVOS Y PLANES DE UNA EMPRESA.

EL CONTROL ES UN PROCESO NORMAL Y

PERMANENTE DE VERIFICAR SI TODO OCURRE

CONFORME AL PLAN ADÓPTADO.

EL CONTROL ES UNA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

ESENCIAL, QUE ACTUA A TODO NIVEL EN UNA

EMPRESA, INTERRELACIONANDO PROPÓSITO Y

OBJETIVO CON ACCIONES Y RESULTADOS.

UNA DEFINICIÓN MÁS COMPLETA

CONTROL:

“CONTROL DIRECTIVO ES AQUEL CONJUNTO DE

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS O NO, QUE NOS PERMITE

AUMENTAR EL NUMERO DE PROBABILIDADES DE QUE EL PLAN

(OBJETIVOS) CONINCIDA O SE APROXIME A LOS LOGROS,

HACIENDO A SU VEZ, POSIBLE DELEGAR AUTORIDAD

CONSERVANDO LA RESPONSABILIDAD.”

DEFINICIÓN AJUSTADA A LA REALIDAD DE HOY

CONTROL ANTICIPADO Y NO BUROCRÁTICO

ALGUNAS CARACTERISTICAS NUEVAS Y ESENCIALES

DEL CONTROL

EL CONTROL ES UN ARMA FUNDAMENTAL, QUE NOS DEBE

AYUDAR A PERCIBIR EL CAMBIO (EPOCA DE CAMBIO

ACELERADO Y REACCIONAR FRENTE AL MISMO)

EL CONTROL DEBE ADAPTARSE A LAS NECESIDADES DEL

MOMENTO Y, SIN RELEGAR LA INFORMACIÓN DEL PASADO,

DEBE SABER OFRECER LA OPORTUNIDAD DE ANALIZAR EL

FUTURO.

EL CONTROL EFECTIVO DEBE TENDER HACIA UNA

DESCENTRALIZACIÓN (PUNTO DE RESPONSABILIDADES)

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE CONTROL

BASES:

a) Que es lo que la empresa pretende

(objetivos claros – precisos – completos)

b) Cuál es la forma de estructuración orgánica

(estructura organizacional, coherente, integrada,

representativa)

Medición de desviaciones

Fijación de responsabilidades en cuanto a

desviaciones y correcciones.

CONTROL DE GESTIÓN

TEMA : ESTRUCTURA PARA EL CONTROL DE GESTIÓN

CUÁL ES LA ESTRUCTURA QUE VA A SER DEFINIDA PARA EL

CONTROL DE GESTIÓN?

CUÁLES SON LOS CENTROS DE RESPONSABILIDAD QUE VAN

A CONOCERSE?

QUÉ UNIDADES VAN A DEFINIRSE COMO CENTROS DE

COSTOS?

CUÁLES SON LOS PRINCIPALES SERVICIOS QUE PRESENTAN

ESTAS UNIDADES ENTRE SI?

CUÁLES SON LOS PRECIOS DE TRANSFERENCIA QUE DEBEN

DEFINIRSE?

CON QUÉ CRITERIO SE VAN A FIJAR ESTOS PRECIOS?

EL CONTROL COMO SISTEMA DE RETRO-ALIMENTACIÓN

INSUMOPROCESO DE

OPERACIONDESVIACIONES

PRODUCTO

(META)

RETROALIMENTACIÓ

Acción correcta

•TRABAJO

•CAPITAL

•TECNOLOGIA

•PLANES

•OTROS

CONSIDERACIONES DE ORDEN GENERAL

SISTEMA DE CONTROL

•Tiempo de respuesta (estático dinámico)

•Orientación futura del sistema (pronósticos cuidadosos)

•Asociación adecuada de planes y puestos (estructura

organizacional)

•Conocimiento de los individuos y sus personalidades

•Relación de eficiencia y eficacia

•Control objetivo versus normas objetivas

•Control subjetivo versus calidad de los individuos

•Flexibilidad como norma general (ejs. Ptto.)

•Relación costo/beneficio del control y su efectividad

NECESIDADES DE CONTROL

FACTORES QUE INCIDEN:

1. OBJETIVO DE LAS PERSONAS Y LAS

ORGANIZACIONES POR LO GENERAL SON

DIFERENTES.

2. EXISTEN PERIODOS DE ESPERA O

INCERTIDUMBRE ENTRE FIJACIÓN

INICIAL DE OBJETIVOS Y RESULTADOS

FINALES ALCANZADOS.

SIN CONTROL

ACTIVIDADES

NO DIRIGIDAS

CARENCIA DE

COORDINACIÓN

(EFECTOS)

CLASIFICACIÓN DE CONTROL

CONTROL

ORGANIZACIONAL

OPERACIONAL

POLITICAS

CONTROL ORGANIZACIONAL

EVALUA:

ACTUACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN O PARTE

SIGNIFICATIVA DE ELLA.

A TRAVÉS DE ESTANDARES DE MEDICIÓN:

•RENTABILIDAD

•PATRIMONIO (ÍNDICES)

•CRECIMIENTO VENTAS

•PROCESOS

CONTROLES OPERACIONAL

EVALUAN:

ACTUACIONES COTIDIANAS

VARIACIONES DE LOS ESTÁNDARES Y MEDIDAS

CORRECTIVAS

Comentario :

CONTROL DE OPERACIONES

“EL ÉXITO DE UNA EMPRESA DEPENDE EN GRAN

PARTE, DE SU CAPACIDAD PARA PRODUCTIR

BIENES Y SERVICIOS CON EFICIENCIA Y

EFICACIA”

“LAS TÉCNICAS DE CONTROL DE OPERACIONES

TIENEN LA FINALIDAD DE EVALUAR EL GRADO

DE EFICIENCIA Y EFICACIA DE LOS PROCESOS

DE TRANSFORMACIÓN O PRODUCCIÓN”

OPORTUNIDAD DE CONTROL

1. CONTROL PREDICTIVO (ANTES)

2. CONTROL SOBRE LA MARCHA (DURANTE)

3. CONTROL HISTÓRICO (DESPUÉS)

CONTROL PREDICTIVO (ANTES)

1. IDENTIFICAR LOS PROBLEMAS ANTES DE QUE

OCURRAN

2. USO PERMANENTE DE HERRAMIENTAS

PROSPECTIVAS (ESTUDIOS E INVESTIGACIONES)

CONTROL SOBRE LA MARCHA

(DURANTE)

1. CONECCIONES DE VARIACIONES O ESTANDARES, DE

INMEDIATO

2. REQUIERE DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

CONTROLES EN TIEMPO REAL

CONTROLES HISTÓRICOS

1. ENTREGA RESULTADOS CON POSTERIORIDAD A LOS

HECHOS

2. MIDE GRADO DE CUMPLIMIENTO O SATISFACCIÓN

DE OBJETIVOS

CONTROL DE GESTIÓN

(REQUISITOS PREVIOS)

ANTES DE COMENZAR A DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL DE

GESTIÓN DEBE CONTARSE CON UNA DEFINICIÓN, AUNQUE SEA

TENTATIVA, DE LA ESTRATEGIA Y DE LA CORRESPONDIENTE

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA BÁSICA.

ESTRATEGIA

ESTRUCTURA

CONTROL DE GESTIÓN

TRAMO DE CONTROL

“LA DEPARTAMENTALIZACIÓN SIRVE COMO BASE DE

AGRUPACIÓN”

¿CÓMO SE INCLUIRAN ESTAS PERSONAS EN CADA

UNIDAD O DEPARTAMENTO?

“LA RESPUESTA DEPENDERA DEL TRAMO DE CONTROL”

“NUMERO DE PERSONAS QUE PUEDE SUPERVISAR EN

FORMA EFICAZ UN EJECUTIVO O GERENTE”

TRAMO DE CONTROL

TRAMO OPTIMO

AMPLIOS

REDUCIDOS

FACTORES QUE DETERMINAN EL TRAMO DE CONTROL

•SIMILITUD DE FUNCIONES

•CERCANIAS GEOGRÁFICAS

•COMPLEJIDAD DE FUNCIONES

•DIRECCIÓN Y CONTROL

•COORDINACIÓN (MECANISMO)

•PLANEACIÓN

“LA DETERMINACIÓN DEL TRAMO DE CONTROL

CONDICIONA MUCHAS VECES EL FENÓMENO DE LA

DESCENTRALIZACIÓN ALUDIDO EN EL PROCESO DE

DISEÑO ESTRUCTURAL”

“CONTROL”

(Materia a Reflexionar)

“Un área gravitante de atención de los Administradores del

Futuro es la importancia tanto de medir en forma objetiva

el desempeño de sus colaboradores como de recompensar el

buen desempeño, imponer sanciones por una mala

operación y ejercer acciones correctivas cuando sea

necesaria”.

Lo anterior obligará a:

•Establecer medidas de desempeño (standard)

•Resultados verificables

•Habilidades de las personas

PROCESO DE CONTROL (SISTEMA)

(TECNICAS TRADICIONALES)

ESTABLECIMIENTO DE

ESTÁNDARES

(CRITERIOS MÍNIMOS)

MEDICIÓN DE DESEMPEÑOS

CONTRA ESTANDARES

(VISION ESTRATEGICA)

CORRECIÓN DE DESVIACIONES

(PARTE IMPORTANTE)

TECNICAS TRADICIONALES DE CONTROL

PRESUPUESTO

•Formulación de necesidades

•Ejecución Presupuestaria

•Balance presupuestario

AUDITORIA FINANCIERA OPERACIONAL

•Revisión de cuentas

•Evaluación de Mecanismo de Control Interno

•Apreciación de Operaciones

•Comparación de Saldos Reales

•Refrendaciones, indagaciones, etc.

OBSERVACIÓN PERSONAL

•Mediciones en el terreno (seres humanos)

•Otros.

CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE CONTROL DE GESTIÓN

SEGUIMIENTO ACTIVO DE LAS ACTIVIDADES ESTRATÉGICAS Y OPERACIONALES

DE LA INSTITUCION

NO CORRESPONDE TAN SOLO A ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN, TAMBIÉN

CONSIDERA EL MANEJO (DIRECCIONAMIENTO) DE LA EMPRESA, DURANTE EL AÑO

EN CURSO.

REQUIERE DE UN SISTEMA ELABORADO DE MEDICIONES Y EVALUACIONES QUE

NORMALMENTE CORRESPONDE A LA CONTABILIDAD, QUE ES UNA DE LAS FORMAS

QUE ADOPTA LA CONTABILIDAD DE GESTIÓN.

PROPONE INDIRECTAMENTE REGLAS DE COMPORTAMIENTO A LOS INDIVIDUOS

A TRAVES DE INCENTIVOS Y ESQUEMAS DE COMPENSACION, QUE FAVORECEN

UNOS OBJETIVOS SOBRE OTROS.

LO QUE SE PRETENDE CONSEGUIR ES QUE LAS MOTIVACIONES QUE EL

INDIVIDUO TIENE PARA SATISFACER SUS PROPIAS NECESIDADES SEAN

SUFICIENTES PARA GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA

ORGANIZACIÓN. (CONGRUENCIA ENTRE FINALIDADES DEL INDIVIDUO Y DE LA

ORGANIZACIÓN)

PRINCIPIOS DE CONTROL

1. Principios sobre el propósito del control

2. Principio del control oportuno y moderno

3. Principio de la Responsabilidad por el control

4. El principio de la eficiencia de los controles

5. El principio del Control alternativo o indirecto

6. El principio de la reflexión de los planes.

7. El principio de una adecuada organización

8. El principio de los estándares

9. El principio del control en puntos críticos

10. El principio de la excepción

11. El principio de la flexibilidad

12. El principio de la acción

SISTEMA CONTROL EFICAZ /DECÁLOGO A DIRECTIVOS Y

EMPLEADOS)

1. Información (dónde están con respecto al plan)

2. Información exacta con respecto de objetivos (dónde deberían estar)

3. Información exacta respecto a los planes que deben conducirle al objetivo

4. Información precisa con respecto a plazos (para alcanzar objetivos)

5. Cuál es el grado de participación que corresponde (a unos y a otros)

6. Qué autoridad asume responsabilidad

7. Información clara respecto a medios que se dispone (medir/objetivos)

8. Información exacta y cuantificable respecto a táctica y estrategias (en pro de

objetivos)

9. Información sobre procedimientos de control y mediciones de logros obtenidos

10. Información anticipada relativa a la ayuda que se puede recibir (superiores)