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COOPERATIVA MEDICA DEL VALLE Y DE PROFESIONALES DE COLOMBIA COOMEVA

EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

ACUERDO No. 215 (AC-CA-ET-2003.215)

Santiago de Cali, Febrero 28 de 2003

Por medio del cual el Consejo de Administración de la Cooperativa Médica del Valle y de Profesionales de Colombia COOMEVA, aprueba el Código de Buen Gobierno Corporativo

El Consejo de Administración de la Cooperativa Médica del Valle y de Profesionales de Colombia COOMEVA, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias y

CONSIDERANDO: PRIMERO.- Que la Asamblea General Ordinaria de Delegados celebrada el 23 de febrero de 2002, aprobó como recomendación la elaboración e implantación de un Código de Buen Gobierno Corporativo, que compendiara la normatividad que sobre transparencia, eficiencia y probidad en la administración se propugna en la Resolución 275 del 23 de mayo de 2001 emanada de la Superintendencia de Valores. SEGUNDO.- Que corresponde al Consejo de Administración, de conformidad con lo establecido en el artículo 69 del estatuto social, expedir las reglamentaciones necesarias para el desarrollo del objeto social de la Cooperativa.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Expedir el presente Código de Buen Gobierno Corporativo de la Cooperativa. ARTÍCULO SEGUNDO.- El presente Código compila y sistematiza la normatividad legal, reglamentaria, estatutaria y administrativa, así como las políticas internas y mejores prácticas en materia de buen gobierno y va dirigido a los asociados de la Cooperativa, a sus proveedores de servicios y bienes, a los organismos reguladores de control y vigilancia del Estado que tengan competencia sobre la actividad de la empresa, a sus competidores, a sus administradores, a sus empleados, a la localidad donde está ubicada la empresa, a los tenedores de títulos de deuda privada que emitiere la entidad y, en lo pertinente a los representantes legales y directivos de las empresas en las que la Cooperativa tiene inversiones en especial lo concerniente al sistema de relacionamiento, la gestión corporativa y empresarial y la selección, nombramiento y retiro de los designados para cargos de dirección y control de dichas empresas, aspectos éstos regulados en los numerales 8º., 9°,10°., del preámbulo del presente Código.

Febrero 28 de 2003 AC-CA-ET-2003.215 1

COOPERATIVA MEDICA DEL VALLE Y DE PROFESIONALES DE COLOMBIA

COOMEVA

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO


PREÁMBULO

MARCO CONCEPTUAL DEL COOPERATIVISMO

1. DEFINICIÓN

Una Cooperativa es una asociación autónoma de personas agrupadas voluntariamente para satisfacer sus necesidades económicas, sociales y culturales comunes, por medio de una empresa que se posee en conjunto y se controla democráticamente.

Las Cooperativas son organizadas por sus miembros para su beneficio individual y mutuo; en una Cooperativa priman las personas, por encima de los capitales; los beneficios que produce su fuerza asociativa son disfrutados por sus propios miembros; las Cooperativas son propiedad de todos y cada uno de sus asociados, quienes además asumen su mando.

2. CONDICIONES QUE CONFIERE LA CALIDAD DE ASOCIADO A UNA COOPERATIVA

Pertenecer a una Cooperativa confiere tres condiciones innegables: Inversionista: Gracias a sus aportes (unión de esfuerzos) se construye el capital social de la empresa. Gestionario: Corresponde a todos y cada uno de sus asociados la gestión de la empresa. Usuario: Tienen el derecho a utilizar los servicios que presta la Cooperativa como empresa.

3. VALORES COOPERATIVOS:

Al igual que las personas, las organizaciones también se identifican por valores que guían sus acciones y por los que pueden ser reconocidas.

En el caso de las Cooperativas, organizaciones que hacen parte de un movimiento universal, estas basan su actuar en los siguientes valores, los cuales se constituyen en una verdadera ventaja competitiva. a) Autoayuda: Las cooperativas creen que su principal deber es ser responsables de sí

mismas. b) Responsabilidad: Los asociados no sólo se benefician de los servicios que ofrece la

Cooperativa, sino que son conscientes de que el futuro de la misma está en sus manos. c) Democracia: La mejor forma de participar es tomando decisiones y aprendiendo la

importancia de ejercer el derecho del voto. d) Igualdad: La principal fortaleza del Cooperativismo es la gente y ésta tiene derecho a

participar, a ser informada, a ser escuchada y a tomar decisiones sin ninguna distinción ni discriminación.

e) Equidad: Quien más trabaja más recibe, quien más se compromete más logra. f) Solidaridad: Darse la mano sin convertirse en una carga, todo lo contrario: al dar la mano

se ofrece ese impulso inicial para seguir avanzando y mejorar la calidad de vida.

4. PRINCIPIOS COOPERATIVOS

Al igual que existen los valores universales, los principios también son universales, constituyéndose en las guías de aplicación de los valores.


El Cooperativismo surge a través de los valores y se desarrolla mediante sus principios, los cuales se convierten en una experiencia práctica y tangible de lo que se tiene como concepto.

Los actuales Principios Universales del Cooperativismo fueron definidos en la XXI Asamblea de la Alianza Cooperativa Internacional (ACI), en Manchester en el año de 1995:

PRIMER PRINCIPIO: APERTURA Y VOLUNTAD DE SUS MIEMBROS

Las cooperativas son organizaciones voluntarias, abiertas a todas las personas capaces de utilizar sus servicios y deseosas de aceptar las responsabilidades de su membresía, sin discriminación de género, clase social, política, racial o religiosa.

SEGUNDO PRINCIPIO: GESTIÓN DEMOCRATICA DE LOS MIEMBROS

Las cooperativas son organizaciones democráticas controladas por sus miembros, quienes participan activamente en la decisión de sus políticas y en la toma de decisiones. Hombres y mujeres elegidos como representantes de sus miembros, son responsables ante ellos. En principio, los miembros cooperados tienen iguales derechos de voto (un miembro, un voto); las cooperativas de otros niveles también son organizadas de manera democrática.

TERCER PRINCIPIO: PARTICIPACIÓN ECONOMICA DE LOS MIEMBROS

Los miembros contribuyen de manera equitativa al capital de su cooperativa y lo gestionan democráticamente. Por lo menos una parte del capital es usualmente propiedad común de la cooperativa. Los miembros por lo general reciben compensación limitada, si la hay, sobre el capital entregado como condición de membresía. Los miembros deben localizar los excedentes en cualquiera de los propósitos siguientes: desarrollo de su cooperativa; posibilidad para mantener reservas, parte de las cuales por lo menos debe ser indivisible; beneficio a sus miembros proporcionalmente a sus transacciones con la cooperativa; y mantener otras alternativas aprobadas por sus miembros.

CUARTO PRINCIPIO: AUTONOMÍA E INDEPENDENCIA

Las cooperativas son autónomas, organizadas, de autoayuda y controladas por sus miembros. Sí ellas llegan a tener acuerdos con otras organizaciones, incluyendo gobiernos, o aumentos de capital por recursos externos, deben hacerlo dentro de términos que aseguren control democrático por parte de sus miembros y manteniendo su autonomía cooperativa.

QUINTO PRINCIPIO: EDUCACIÓN, CAPACITACIÓN E INFORMACIÓN

Las cooperativas proveen educación y capacitación a sus miembros, representantes elegidos, gerente y empleados, de tal forma que ellos pueden contribuir efectivamente al desarrollo de sus cooperativas, e informar al público en general, particularmente a la gente joven y a los líderes de opinión, sobre la naturaleza y los beneficios de la cooperación.

SEXTO PRINCIPIO: COOPERACIÓN ENTRE COOPERATIVAS


Las cooperativas sirven más efectivamente a sus miembros y estrechan más el movimiento cooperativo trabajando unidad a través de estructuras locales, regionales e internacionales.

SÉPTIMO PRINCIPIO: INTERÉS POR LA COMUNIDAD

Las cooperativas trabajan por un desarrollo sostenible de sus comunidades a través de políticas aprobadas por sus miembros.

5. HISTORIA DE COOMEVA

En la década de los 60s los profesionales de la salud exploraron múltiples modelos asociativos que les permitieran resolver sus necesidades prioritarias.

Luego de varios intentos fallidos, 27 médicos fundan el 4 de marzo de 1964, en la ciudad de Cali, a la Cooperativa Médica del Valle, COOMEVA.

1964: La Cooperativa se inició con la prestación de los servicios de ahorro y crédito, complementados con los seguros de ahorros y préstamos otorgados por una mutual, entidad aseguradora cooperativa de ámbito internacional. 1967: Se da inicio al servicio de seguro de vida para médicos asociados, mediante una póliza emitida por una compañía de seguros. 1968: Se lanza, por medio de una póliza colectiva, el servicio de seguro para los vehículos de los asociados. En ese mismo año Coomeva amplía su vínculo asociativo, permitiendo el ingreso ya no sólo a los profesionales de la medicina sino a todas las especialidades afines a la misma. Progresando en el camino de apertura del vínculo, se permite la vinculación a todas las personas que acreditaran un título en las siguientes modalidades educativas: formación intermedia profesional, formación tecnológica profesional o formación universitaria, título expedido por una entidad superior debidamente reconocida por el Ministerio de Educación o por el ICFES. 1970: En este año se culmina el proceso de apertura de la vinculación asociativa, como oportunidad de ingreso para los cónyuges y miembros de su familia en primer grado de consanguinidad, así como para los empleados de la Cooperativa. 1971: Se dio término al seguro colectivo de vida contratado con una aseguradora particular y se transformó en la autoprotección de vida Coomeva. 1973: Nace el servicio de salud, el cual se constituyó en la primera experiencia de la medicina prepagada organizada en el país. También en este año se inaugura el Colegio COOMEVA. 1975: Se da la transformación de la autoprotección de vida en el actual servicio de Previsión, Asistencia y Solidaridad, de carácter obligatorio y que ampara al asociado en caso de invalidez, incapacidad y servicio funerario y reconoce un auxilio de perseverancia al llegar a los 65 años de edad. 1976: Coomeva pasa de ser una cooperativa especializada en ahorro y crédito a ser una cooperativa multiactiva.


1977: Se reglamentó el Fondo Social de Vivienda, promoviendo proyectos de construcción para los asociados. En ese mismo año se crea el servicio de Turismo Educativo. 1980: Se organiza la Cooperativa de Vivienda Fundadores con 240 asociados, a través de la cual se construyen y entregan igual número de unidades, uno de los proyectos pioneros en el país del sistema de vivienda cooperativa. 1982: Se crea la Agencia de Turismo Coomeva en la ciudad de Bogotá, denominándose inicialmente Procoltur. 1986: Se crea el servicio de odontología o salud oral con 70 asociados adscritos en su primera etapa. 1989: Se crea la Fundación COOMEVA. 1990: Se reforman los Estatutos de COOMEVA, cambiando la razón social de la entidad a Cooperativa Médica del Valle y de Profesionales de Colombia COOMEVA. 1995: Con la entrada en vigencia de la nueva ley 100 de seguridad social, COOMEVA crea su Entidad Promotora de Salud, COOMEVA EPS S.A. 1997: COOMEVA se vincula al esfuerzo de 150 asociados, profesionales de la salud, y se construye e inaugura la Clínica Materno Infantil Los Farallones. Así mismo se constituye la Corporación COOMEVA para la Recreación y la Cultura, entidad especializada encargada de promover programas para el aprovechamiento del tiempo libre de los asociados. 1998: Se constituye la sociedad denominada SALUD COOMEVA MEDICINA PREPAGADA S.A., a la cual se ceden todos los contratos de medicina prepagada que la Cooperativa venía prestando. 1999: En este año COOMEVA aumenta su participación en el capital de la sociedad Funerales Los Olivos Sercofun Ltda.., con lo cual adquiere decidida ingerencia en la administración de la firma. 1999 a 2002: Las asambleas de delegados celebradas en este período reiteraron la naturaleza multiactiva de la Cooperativa y la actividad financiera como uno de los servicios que en desarrollo de su multiactividad se prestan a los asociados. 6. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES CORPORATIVOS Fundamentada en los valores y principios cooperativos de reconocimiento universal, COOMEVA ha desarrollado su MISIÓN, VISIÓN y VALORES corporativos que se consignan a continuación: 1. MISIÓN: Contribuir al desarrollo integral del Asociado y su familia, al fortalecimiento del

Sector Solidario y a la construcción de capital social en Colombia. 2. VISIÓN: Coomeva, exitoso Modelo Empresarial de la Economía Solidaria, reconocida como

fuente de solución a las necesidades y expectativas del profesional colombiano y su familia. 3. VALORES CORPORATIVOS:

a. Solidaridad: Aportamos y potenciamos esfuerzos y recursos para resolver necesidades y retos comunes; la solidaridad es la que nos lleva a unirnos para crecer juntos y a


interesarnos con lo que le pasa a los demás, para lograr una mejor calidad de vida, un mundo más justo y el camino hacia la paz.

b. Honestidad: Somos coherentes con el pensar, decir y actuar, enmarcados dentro de los principios y valores empresariales; es un valor que manifestamos con actitudes correctas, claras, transparentes y éticas.

c. Servicio: Satisfacemos y superamos las expectativas de quienes esperan una respuesta de la empresa, generando un ambiente de tranquilidad, confianza mutua y fidelidad.

d. Trabajo en Equipo: Somos un grupo de personas que se necesitan entre sí, actuamos comprometidos con un propósito común y somos mutuamente responsables por los resultados.

e. Cumplimiento de Compromisos: Somos conscientes y responsables por el cumplimiento de los resultados esperados; por la satisfacción del Asociado; por el compromiso con el entorno y el desarrollo personal de los colaboradores y de las empresas del grupo.

f. Confianza: Sentimiento de credibilidad construido y generado por la organización frente a sus asociados, clientes y colaboradores. Capacidad para decidir y actuar individualmente o en grupo, sin reserva, dentro de la ética y la moral.

7. MODELO ORGANIZACIONAL Consecuente con su naturaleza multiactiva, COOMEVA presta diferentes servicios a sus asociados y a la comunidad en general, en ocasiones de manera directa y en otras a través de las empresas cuya creación ha promovido, y sobre las cuales ejerce la unidad de propósitos, dirección y control. Los servicios que la Cooperativa presta de manera directa a sus asociados, son los de ahorro y crédito (hasta tanto se cedan a una entidad especializada que la Cooperativa cree) y los relacionados con las actividades de previsión, asistencia y solidaridad. A través de sus empresas, presta los siguientes servicios a asociados y a terceros: a. De Salud, a través de Coomeva Entidad Promotora de Salud COOMEVA E.P.S. S.A., de Salud

Coomeva Medicina Prepagada S.A., de la Clínica Materno Infantil Los Farallones S.A. y de Cuidado Hospitalario Domiciliario S.A.

b. De Educación y Desarrollo Empresarial, a través de la Fundación Coomeva para el Desarrollo Social.

c. De Recreación, a través de la Corporación Coomeva para la Recreación y la Cultura y la Corporación Los Andes Golf Club.

d. De Turismo, a través de Turismo Coomeva Agencia de Viajes Ltda. e. De Previsión y Asistencia, a través de Sercofun Ltda. Funerales Los Olivos. 8. SISTEMA DE RELACIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN COOMEVA Con la finalidad de garantizar la unidad de propósito, dirección y control por parte de Coomeva, en las empresas atrás relacionadas y en las que en un futuro la Cooperativa creare o promoviere su creación, y con la finalidad de implementar la gestión y organización corporativa, cuenta con un sistema de relacionamiento que se detalla a continuación: Coomeva estará conformada por Unidades de Negocios y actividades que le generen valor agregado. En el nivel corporativo confluyen dos componentes fundamentales: la Organización Social de Dirección y Control en la que actúan los representantes de los Asociados, y la Organización


Administrativa y de Gestión en la que actúan los empleados. Dentro del Componente Social de Dirección y Control se encuentran: la Asamblea de Delegados, el Consejo de Administración, la Junta de Vigilancia Nacional, la Revisoría Fiscal. Para el desarrollo de sus funciones, el Consejo ha creado Comités Nacionales Asesores. La Organización Administrativa y de Gestión Corporativa está representada por la Gerencia General Corporativa de Coomeva, las Gerencias Nacionales Corporativas y las Direcciones Nacionales Corporativas. El nivel empresarial lo componen los Gerentes de las Empresas y Unidades de Negocio. Existe un espacio de relacionamiento y concertación de las decisiones corporativas, formalizado a través del Comité Directivo Corporativo del cual hacen parte el Gerente General Corporativo, los Gerentes Nacionales Corporativos y los Gerentes Generales de las Empresas y Unidades de Servicio. El responsable directo de las decisiones que se tomen en el Comité Directivo Corporativo será el Gerente General Corporativo, independientemente de si éstas fuesen o no tomadas por consenso. Para guardar integralidad, coherencia y armonía en el relacionamiento y toma de decisiones en el grupo corporativo de la organización Coomeva, existe línea directa de autoridad entre el Consejo de Administración de Coomeva y el Gerente General Corporativo y entre éste y los Gerentes de las Empresas y Unidades de Servicio. Igual línea de autoridad existe entre las Juntas y los Gerentes de las Empresas y Unidades. Existe responsabilidad funcional entre el Consejo de Administración de Coomeva y las Juntas Directivas y entre los Gerentes Nacionales Corporativos y los Gerentes de las Empresas y Unidades de Servicios. 9. GESTIÓN CORPORATIVA Y EMPRESARIAL Toda la Organización Coomeva, entendida como el conjunto conformado por la Cooperativa y su grupo de empresas, debe comportarse dentro del marco de los valores corporativos definidos en el numeral sexto anterior. La actuación corporativa se ejercerá desde la Organización Administrativa y de Gestión Corporativa y ésta será la responsable de la estrategia corporativa, concebida como la forma en que Coomeva busca crear valor a través de criterios de selección aplicados para escoger el conjunto de negocios que tengan un alto impacto en la razón de ser de Coomeva y su Colectivo, estableciendo las estructuras, los sistemas y los procesos que garanticen la captura de las sinergias existentes en todas sus Unidades de Negocios y Servicios. Las Empresas y Unidades de Servicio serán las responsables de la estrategia competitiva, concebida como la forma en que se logran resultados económicos destinados en beneficio del Colectivo, al reconocimiento de la marca Coomeva, a la proyección, al incremento en la participación en los mercados y al aseguramiento de la lealtad de los Usuarios y Afiliados. Con el propósito de garantizar que las decisiones claves que se toman en forma rutinaria o esporádica, estén ubicadas en el nivel adecuado de jerarquía, las relacionadas con políticas, gerencia del control, asesoría, imagen, inversión y en general, las de impacto estratégico, son de responsabilidad del nivel corporativo; las operativas, serán responsabilidad de las Empresas y Unidades de Servicio.


La Gerencia General Corporativa velará porque la gestión y actuación de las Empresas y Unidades de Servicio, se ciñan estrictamente al marco normativo que reglamenta su quehacer operativo y se ajuste a las políticas corporativas trazadas por dicho ente. 10. SELECCIÓN, NOMBRAMIENTO Y RETIRO DE LOS DESIGNADOS PARA CARGOS DE

DIRECCIÓN Y CONTROL DE LAS EMPRESAS Con el propósito de asegurar competencia, idoneidad y transparencia en la selección de los Gerentes Generales, Nacionales y Regionales, Directores Nacionales y Regionales de las Empresas y de las Unidades de Servicio de Coomeva, ésta será realizada por una empresa externa especializada en el desarrollo de esta actividad. El Gerente General Corporativo, como responsable de la sinergia y resultados corporativos, propondrá a las Juntas Directivas la postulación de los candidatos previamente seleccionados en la forma definida en el inciso anterior, para desempeñar el cargo de Gerente General de las empresas. Con el fin de garantizar idoneidad y competencia de los miembros de las Juntas Directivas de las empresas, estos deberán cumplir con el perfil y competencias requeridas y se asegurará el cumplimiento estricto de la normatividad vigente en lo que a incompatibilidades e inhabilidades se refiere. Su designación se hará de acuerdo con lo previsto en los estatutos respectivos. 11. DECISIONES FINANCIERAS En Coomeva se mantendrá una unidad de tesorería corporativa que se encargará de la mejor asignación y flujo de recursos entre la Empresas. Todos los proyectos que desarrollen las diferentes empresas y unidades deben contar con estudios de factibilidad y viabilidad económica y responder al Direccionamiento Estratégico, al objeto social de cada empresa y de la Cooperativa, y deben contener la evaluación de riesgos a administrar en el proyecto. Igualmente, la evaluación de las empresas se hará de forma complementaria por la sinergia empresarial que generen.

TITULO I

DEL RÉGIMEN ADMINISTRATIVO Artículo 1. De conformidad con el estatuto de la Cooperativa, aprobado en la XIV Asamblea General Extraordinaria de Delegados del 28 de septiembre de 2002, el cual se anexa para que forme parte integral de este Código, la Administración de la Cooperativa está a cargo de la Asamblea General de Delegados, del Consejo de Administración y del Gerente General. La organización de la Cooperativa se da en tres ámbitos fundamentales: El Nacional, el Regional y el Zonal.

CAPITULO I ÁMBITO NACIONAL

ARTÍCULO 2. DE LA ASAMBLEA GENERAL La Asamblea General es el máximo órgano de autoridad y administración de la Cooperativa y sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales y estatutarias. Estará conformada por los delegados hábiles


convocados para el efecto. Las normas sobre funcionamiento y clases de Asamblea, número y condiciones de los Delegados a la misma y demás relacionadas con este órgano de administración, están consignadas en los artículos 57 al 66 del Estatuto de la Cooperativa. ARTÍCULO 3. DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS DE ELECCIÓN, FUNCIONES, COMPOSICIÓN, RESPONSABILIDADES E INDEPENDENCIA DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN El Consejo de Administración es el órgano permanente de administración de la Cooperativa; está subordinado a las directrices y políticas de la Asamblea General. Estará integrado por nueve (9) miembros principales, con sus respectivos suplentes personales, elegidos por la Asamblea General para un período de tres años, por el sistema de planchas con aplicación del cuociente electoral y previa la inscripción de éstas. Los miembros del Consejo de Administración podrán ser reelegidos. Los criterios y procedimientos de elección, funciones, composición, responsabilidades, independencia, remuneración, funciones, reuniones y demás correspondientes a este órgano permanente de administración, son los consignados en los artículos 67, 68 y 69 del Estatuto. ARTÍCULO 4. DEL REPRESENTANTE LEGAL. CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS DE DESIGNACIÓN Y RESPONSABILIDADES DE LOS REPRESENTANTES LEGALES DE COOMEVA El Gerente General o quien haga sus veces es el representante legal de la Cooperativa; el ejecutor del Plan de Desarrollo y de las decisiones del Consejo de Administración. Es igualmente el superior jerárquico del personal administrativo. Será elegido por el Consejo de Administración y ejercerá las funciones de su cargo. El Gerente tendrá dos suplentes numéricos que lo reemplazarán en sus ausencias temporales o definitivas; para ser elegidos deberán cumplir los mismos requisitos que se exigen a éste. Los criterios y procedimientos de designación, sus responsabilidades, remuneración y demás normas relacionadas con el representante legal de la Cooperativa, son los relacionados en los artículos 70 a 73 del Estatuto.

CAPÍTULO II ÁMBITO REGIONAL

Artículo 5. Las Unidades Regionales están constituidas por una o varias zonas o unidades de desarrollo que alcancen un nivel adecuado de cobertura social y de consolidación económica, y son autorizadas con la autonomía de funcionamiento previstas en las normas del Estatuto y en las reglamentaciones pertinentes del Consejo de Administración. Artículo 6. La Administración de una Regional estará a cargo de: a.- La Junta Regional de Delegados b.- El Comité Regional de Administración c.- El Gerente Regional o de Sucursal Artículo 7. Comité Regional de Administración. Es el órgano permanente de administración de la Unidad Regional, supeditado a las directrices y políticas emanadas de la Asamblea General,


del Consejo de Administración y de las Juntas Regionales. Estará conformado por siete miembros principales con sus correspondientes suplentes personales, elegidos por la Junta Regional para un período de tres años. Sus miembros pueden ser reelegidos. Artículo 8. Gerente Regional o de Sucursal. Estos funcionarios podrán tener la representación legal de la Cooperativa, dentro de los límites y funciones que le fije o delegue el Gerente General. Artículo 9. La conformación, convocatoria, funcionamiento y demás normas relacionadas con los órganos de administración regional, están consignados en los artículos 74 al 83 del Estatuto.

CAPÍTULO III ÁMBITO ZONAL

Artículo 10. Las Unidades de Desarrollo Zonal se originan en los planes y programas de Desarrollo de las Unidades Regionales o por iniciativa de los propios asociados. La autorización de su funcionamiento corresponde al Consejo de Administración en aplicación del reglamento de descentralización que éste expida. Artículo 11. Para su funcionamiento, las Unidades de Desarrollo Zonal tendrán como estructura la siguiente: La Junta Zonal de Representantes, el Comité Zonal de Administración y el Gerente Zonal. Artículo 12. Juntas Zonales. Están conformadas por 20 representantes de la respectiva Zona, constituida de acuerdo con el reglamento respectivo. La elección de dichos representantes se hará por el sistema de planchas con aplicación del cuociente electoral y será reglamentado por el Consejo de Administración. Artículo 13. Comité Zonal de Administración. Es el órgano permanente de administración de la Unidad de Desarrollo Zonal de COOMEVA, supeditado siempre a las directrices y políticas nacionales, regionales y las adoptadas por la Junta Zonal. Estará conformado por cinco miembros principales, con sus correspondientes suplentes personales, elegido por la junta zonal para un período de tres años. Sus miembros podrán ser reelegidos. Artículo 14. Gerente Zonal. Podrá tener la representación legal de la Cooperativa dentro de los límites y funciones que le señale el Gerente General. Artículo 15. La conformación, convocatoria, funcionamiento y demás normas relacionadas con estos órganos de administración zonal, están consignados en los artículos 84 al 95 del Estatuto.

TÍTULO II DEL SISTEMA ELECTORAL

Artículo 16. Toda elección que se realice en la Cooperativa para un organismo plural administrativo o de vigilancia, se hará siempre por el sistema de Planchas con aplicación del cuociente electoral. Los mecanismos de elección están reglamentados por el Consejo de Administración en el Código Electoral. Artículo 17. El Consejo de Administración garantizará, por medio de reglamentos, que todos los asociados estén en igualdad de condiciones frente al proceso electoral y aplicará sanciones


disciplinarias a los Asociados y empleados que hagan mal uso de la infraestructura de la Cooperativa. Artículo 18. Las normas que rigen el proceso electoral son las consignadas en los artículos 99 al 102 del Estatuto.

TITULO III MECANISMOS PARA LA EVALUACIÓN Y EL CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DE LOS ADMINISTRADORES, DE LOS PRINCIPALES EJECUTIVOS Y DE LOS DIRECTORES DE

COOMEVA Artículo 19. De conformidad con los artículos 65 y 69 del Estatuto, corresponde a la Asamblea de Delegados, en su calidad de órgano máximo de gobierno de la Cooperativa, y al Consejo de Administración evaluar y controlar las actividades de sus administradores y principales ejecutivos, con las facultades y alcances consignados en los citados artículos.

TITULO IV MECANISMOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO QUE PERMITAN HACER UN SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO Y

CONOCER LOS HALLAZGOS RELEVANTES

CAPÍTULO I DEL CONTROL INTERNO

Artículo 20. Concepto de Control Interno. El control interno está diseñado con el fin de dar seguridad razonable en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías: a. Efectividad y eficiencia de las operaciones y cumplimiento de los objetivos básicos de la

Cooperativa, salvaguardando los recursos de la misma, incluyendo sus propios activos, y los bienes de terceros en poder de la Cooperativa y de las empresas en donde COOMEVA tenga participación.

b. Suficiencia y confiabilidad de la información financiera, así como de la preparación de todos los estados financieros, y

c. Cumplimiento de la regulación aplicable: leyes, estatutos, reglamentos e instrucciones internas.

El control interno debe promover la eficiencia de la Cooperativa, de manera que se reduzcan los riesgos de pérdidas de activos operacionales y financieros, y se propicie la preparación y difusión de estados financieros confiables, así como el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias. Artículo 21. Responsables del Control Interno. La Asamblea General, el Consejo de Administración, el Gerente General, la Junta de Vigilancia, la Contraloría, la Auditoría Interna, el Comité de Auditoría y el Oficial de Cumplimiento son los responsables, de acuerdo con sus competencias, de la definición de políticas y la ordenación del diseño de la estructura del sistema de control interno, así como de ordenar y vigilar que los mismos se ajusten a las necesidades de la Cooperativa. Lo anterior deberá divulgarse al nivel directivo de la Organización. Cada uno de los funcionarios de la Cooperativa deberá procurar el cumplimiento de los objetivos trazados por los entes arriba mencionados, en el desarrollo de sus funciones y la aplicación de los


procedimientos operativos apropiados. Artículo 22. De la Junta de Vigilancia. Está conformada por tres miembros con sus suplentes personales elegidos por la Asamblea General para un período de tres años, pudiendo sus miembros ser reelegidos. Los objetivos, responsabilidades, requisitos y demás aspectos relacionados con la Junta de Vigilancia están consignados en los artículos 103 a 106 del Estatuto. Artículo 23. De la Contraloría. Como responsable conjunto del control interno, corresponde a la Contraloría promover el logro de los objetivos estratégicos, los resultados económicos y la excelencia administrativa por medio de medidas preventivas, de vigilancia, seguridad, evaluación y seguimiento para garantizar el óptimo aprovechamiento de los recursos. Artículo 24. De la Auditoría Interna. Su objetivo está dirigido a brindar apoyo a la alta dirección en el logro de los objetivos organizacionales, siendo proactiva en la minimización de los riesgos y promoviendo la cultura del autocontrol en cada uno de los funcionarios responsables de la ejecución de los procesos.

Artículo 25. Del Comité de Auditoría. Está conformado para prestar apoyo al Consejo de Administración en la definición de las políticas y en la ordenación del diseño de los procedimientos de control interno, así como en la supervisión de la operación de dichos sistemas. En consecuencia, sirve de soporte para la toma de decisiones atinentes al control y mejoramiento de la actividad de la Cooperativa, sus administradores y directores.

Con todo, el Comité de Auditoría no sustituye la responsabilidad que le corresponde al Consejo de Administración y a la Administración sobre la supervisión e implementación del control interno.

El Comité de Auditoria tiene, entre otras, las siguientes funciones:

a. Supervisar la estructura de control interno de la Cooperativa y las competencias y actividades de auditoría interna y contraloría.

b. Velar por la transparencia de la información financiera que prepara la Cooperativa y su apropiada revelación; adicionalmente, velará porque existan controles necesarios para evitar que la entidad sea utilizada como instrumento para la realización de actividades delictivas.

c. Evaluar los informes de Control Interno.

d. Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones.

e. Confirmar o reprobar el concepto de la Revisoría Fiscal frente al informe de suficiencia y adecuación de las medidas de control interno de la Cooperativa, que debe presentar a la Asamblea de Delegados.

Artículo 26. Del Oficial de Cumplimiento. COOMEVA tiene designado un Oficial de Cumplimiento encargado de verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos diseñados con el fin de prevenir el lavado de activos. Para este cometido cuenta con la colaboración de todos los funcionarios de la Cooperativa.

CAPÍTULO II DEL CONTROL EXTERNO

Artículo 27. Revisoría Fiscal. El control fiscal y contable de COOMEVA estará a cargo de un


Revisor Fiscal con su respectivo suplente, elegidos por la Asamblea General para un período de un año y sin perjuicio de ser removidos en cualquier tiempo por causa justificada. Con el fin de asegurar la transparencia en la elección, la Asamblea designará una comisión conformada por tres Delegados para que evalúen las diferentes propuestas presentadas por los aspirantes a ejercer el cargo. Con el objeto de garantizar que los hallazgos relevantes sean comunicados a los asociados, en los Estatutos de la Cooperativa se ha asignado a la Revisoría Fiscal precisas funciones de vigilancia y control, las cuales ejecuta de manera independiente con la colaboración estrecha de la Administración y, en especial, de la Contraloría. Las funciones del Revisor Fiscal, sus alcances y manera de divulgar los hallazgos relevantes, están consignadas en los artículos 107 y 108 del Estatuto. Artículo 28. Control Estatal. La Cooperativa se encuentra sometida a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de la Economía Solidaria, en los términos de la Ley 454 de 1998 y demás disposiciones que la adicionen, complementen o reglamenten.

TÍTULO V DE LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL RIESGO EN LAS OPERACIONES DE

TESORERÍA Artículo 29. Administración del riesgo. La Cooperativa ha adoptado mecanismos para revelar y administrar riesgos mediante la autoregulación prudencial en concordancia con los siguientes principios del Acuerdo de Basilea: a. Relación de solvencia b. Adopción de GAP c. Evaluación de riesgo de contraparte d. Evaluación de inversiones a precio de mercado En desarrollo de lo anterior, el Consejo de Administración y la Administración de la Cooperativa han fijado políticas, estrategias y reglas de actuación de la Cooperativa relacionadas con las operaciones de Tesorería, y realiza un permanente monitoreo y seguimiento de dichas actividades. Para el adecuado desarrollo de dicho control, ha creado el Comité de Inversiones y el Comité Interno de Administración de Riesgo de Liquidez, en un todo de acuerdo con las prescripciones de la Circular Externa No. 088 de diciembre de 2000 de la Superintendencia Bancaria. Artículo 30. Del Comité de Inversiones. Tiene por objeto definir el portafolio básico de inversiones de la Cooperativa, atendiendo los lineamientos y políticas fijados por el Consejo de Administración mediante los Acuerdos 208 y 209 del 7 de septiembre de 2002 y las reglamentaciones expedidas por el Gobierno Nacional, la Superintendencia de la Economía Solidaria y las autoridades monetarias, así como evaluar dichas inversiones conforme a la reglamentación vigente. Artículo 31. Del Comité Interno de Administración de Riesgo de Liquidez. Tiene como objetivo primordial apoyar al Consejo de Administración y a la Gerencia General de la Cooperativa en la definición, seguimiento y control de las políticas generales de la Gestión de Activos y Pasivos y de asunción de riesgos, en un todo de conformidad con la reglamentación del Consejo de Administración contenida en la Resolución No. 111 del 22 de febrero de 2002 y de


acuerdo con las previsiones del Decreto 2886 del 24 de diciembre de 2001 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Dicho Comité tiene en especial las siguientes funciones: 1. Establecer los procedimientos y mecanismos adecuados para la gestión y administración de

riesgos, velar por la capacitación del personal de la Cooperativa en lo referente a este tema y propender por el establecimiento de los sistemas de información necesarios.

2. Asesorar al Consejo de Administración en la definición de los límites de exposición por tipo de riesgo, plazos, monto, monedas e instrumentos y velar por su cumplimiento.

3. Proveer a los órganos decisorios de la Cooperativa de estudios y pronósticos sobre el comportamiento de las principales variables económicas y monetarias y recomendar estrategias sobre la estructura del balance en lo referente a plazos, montos, monedas, tipos de instrumento y mecanismos de cobertura.

4. Realizar la medición, evaluación y control de riesgos de Activos y Pasivos de la Cooperativa.

TITULO VI DE LA REVELACIÓN DE INFORMACIÓN

Artículo 32. Revelación de Información Financiera. Con una antelación no inferior a 15 días a la fecha prevista para la Asamblea, los Delegados tendrán a su disposición en las oficinas de las Cooperativa, los documentos, estados financieros y en general los informes que se presentarán a consideración de dicho organismo. Los estados financieros incluirán, entre otros, el balance general, el estado de resultados, el estado de flujos de efectivo, el estado de cambios en la situación financiera y las notas a los estados financieros. Los balances y el estado de resultados estarán acompañados de un informe narrativo por parte del Consejo de Administración y del Gerente General de la Cooperativa. Además de los estados financieros de la Cooperativa, estarán a disposición de los Delegados, con la antelación mencionada, los estados financieros consolidados de la Cooperativa y de las empresas en las que tiene participación mayoritaria o ejerce control administrativo, los cuales son sometidos a consideración de la Asamblea para su refrendación. Artículo 33. De los sistemas de auditoría. La Cooperativa cuenta con sistemas internos de auditoría que permiten evaluar con cierta periodicidad la preparación y presentación de los estados financieros y las revelaciones adicionales que éstos deben contener. Artículo 34. Revelación de Información no Financiera. La Cooperativa revelará a sus Asociados información que no tenga contenido financiero, cuando menos sobre los asuntos relacionados a continuación: 1) Los grandes propósitos organizacionales. 2) Estructura de gobierno corporativo. 3) Derechos y procedimientos de votación. 4) Información eventual no financiera, tales como nombramiento y remoción de ejecutivos

clave, procesos de reorganización empresarial, cambios en la imagen y estrategia corporativa, riesgos no financieros, conflictos de alto impacto, entre otros.

5) Sistemas de control interno y auditoría. 6) Calificación de valores. Artículo 35. Mecanismos de revelación de información. La Cooperativa dispone de oficinas para la atención del Asociado y utilizará además del correo físico, un portal de internet y otros


medios de comunicación telemáticos, para comunicar la información relevante. La Cooperativa periódicamente informará sus relaciones económicas con sus Asociados aportantes, para lo cual atenderá cabalmente las solicitudes efectuadas por los organismos de control. La mencionada información se entrega mediante el diligenciamiento de los reportes correspondientes a la Superintendencia de la Economía Solidaria. Dicha información reposará en archivos públicos en la citada Superintendencia y podrá ser accedida, salvo la información que esté sometida a reserva, por todas las personas directamente de manera personal o por vía electrónica, de acuerdo con los mecanismos establecidos por dicha autoridad para permitir el acceso del público a tal información.

TÍTULO VII DE LA COMPOSICIÓN DEL CAPITAL DE COOMEVA

Artículo 36. El patrimonio de la Cooperativa está compuesto por los aportes sociales individuales ordinarios, los aportes extraordinarios que decrete la Asamblea General, los aportes sociales amortizados, las reservas y fondos de carácter permanente y los auxilios, y las donaciones de carácter patrimonial.

TÍTULO VIII DE LA TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y TÉCNICA

CAPÍTULO I

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LOS PRINCIPALES PROVEEDORES Y DE DIVULGACIÓN DE LOS VÍNCULOS JURÍDICOS Y ECONÓMICOS EXISTENTES ENTRE ESTOS Y

COOMEVA, LOS ASOCIADOS, APORTANTES, DIRECTORES, ADMINISTRADORES Y EJECUTIVOS

Artículo 37. Toda adquisición de productos o contratación de servicios estará precedida de un trámite que garantice la equidad y transparencia del proceso de elección. 1) La Cooperativa cuenta con un manual de contratación y compras, de obligatorio acatamiento

por todos los estamentos y funcionarios encargados de la contratación. 2) La Cooperativa contará con un registro de proveedores en el que deberán estar inscritas

todas las personas que pretendan entablar relaciones contractuales con ella. 3) La Cooperativa no contratará con proveedores que no se encuentren inscritos en el

mencionado registro. 4) No podrán formar parte del registro de proveedores aquellas personas cuyos recursos

presenten un origen desconocido o que no cumplan con todos los requerimientos de conocimiento establecidos en el Sistema de Prevención de Lavado de Activos.

5) En el proceso de negociación se analizarán criterios de oportunidad, calidad y precio. 6) Toda adquisición de bienes o prestación de servicios deberá estar debidamente documentada

mediante contrato, oferta comercial, factura u orden de compra, de conformidad con las políticas establecidas por la administración de la Cooperativa para cada caso.

CAPÍTULO II DE LOS MECANISMOS CONCRETOS PARA LA PREVENCIÓN, EL MANEJO Y LA

DIVULGACIÓN DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS


Artículo 38. Es política de la Cooperativa la eliminación y superación de todo conflicto de interés que pueda tener lugar en desarrollo de su objeto social y el de las empresas donde tiene inversiones de capital o poder decisorio. En desarrollo de lo anterior, en sus Estatutos tiene contemplado un Comité de Ética, entre cuyas funciones se encuentra la de dirimir las situaciones que puedan representar conflictos de interés. Artículo 39. Se entiende por conflicto de interés, la situación en virtud de la cual, una persona natural o jurídica, se enfrenta a distintas alternativas de conducta, debido a que sus intereses particulares pueden prevalecer frente a sus obligaciones legales o contractuales (actividad laboral o económica). Hay también un conflicto de interés, cuando una persona pretende obtener una ventaja material, moral o de cualquier índole, teniendo la opción de decidir entre el deber y el interés creado, o cuando una persona busca renunciar a sus deberes como contraprestación de alguna prebenda. Artículo 40. Los directores, administradores y funcionarios deberán evitar cualquier situación que pueda involucrar un conflicto entre sus intereses personales y los de la Cooperativa y su grupo de empresas, para lo cual deberán abstenerse de: 1) Otorgar rebajas, descuentos, disminuciones o exenciones de cualquier tipo, fundados en

razones de amistad o parentesco. 2) Aprovechar indebidamente las ventajas que la Cooperativa y su grupo de empresas otorga

de manera exclusiva a favor de sus empleados, para el beneficio de terceros. 3) Anteponer el beneficio personal en el trato con actuales o potenciales clientes, proveedores,

contratistas y competidores. 4) Realizar proselitismo político de cualquier tipo, aprovechando cargo, posición o relaciones con

la Cooperativa. Artículo 41. Los directores, administradores y funcionarios que estén frente a un conflicto de interés o consideren que pueden encontrarse frente a uno, deben informar con oportunidad a sus respectivos e inmediatos superiores jerárquicos, acerca de cualquier situación que pueda involucrar algún conflicto de interés, incluyendo relaciones familiares o personales. En el caso de los Miembros del Consejo de Administración, la información será suministrada al Consejo de Administración. Artículo 42. Los asociados, directores, administradores o empleados que incurran en prácticas que constituyan conflicto de interés, se verán sometidos a las acciones y sanciones que la Ley, el Estatuto o el Reglamento Interno de Trabajo contemplan para el efecto, según corresponda.

CAPÍTULO III DE LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

Artículo 43. Con la finalidad de garantizar que el desarrollo de las responsabilidades de sus directivos y del objeto social mismo, esté precedido por los principios de transparencia, objetividad y equidad, la Cooperativa ha instituido un régimen de inhabilidades e incompatibilidades, que se consagra en los artículos 26 al 35 del Estatuto.

CAPÍTULO IV DEL TRIBUNAL DE ÉTICA


Artículo 44. Conformación. La Cooperativa tiene un Tribunal de Ética, el cual estará integrado por tres Asociados de altas calidades morales, profesionales e intelectuales, de reconocida reputación y de hoja de vida intachable, elegidos para períodos de tres años por la Asamblea General, de ternas que presenten los Comités Administrativos Regionales. Sus miembros podrán ser reelegidos. No podrán ser integrantes del Tribunal de Ética los Asociados que sean Delegados o miembros de algunos de los organismos de dirección o administración, principales o suplentes, ni los empleados de la Cooperativa ni de ninguna de las empresas donde COOMEVA tenga participación. Las normas de funcionamiento, responsabilidades y demás relacionadas con el Tribunal de Etica, están contempladas en los artículos 109 y 110 del Estatuto.

TÍTULO IX DE LA POLÍTICA CREDITICIA

Artículo 45. El Consejo de Administración dirige la política crediticia de la Cooperativa, en un todo de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias que regulan la actividad financiera cooperativa, en especial las contenidas en la Ley 454 de 1998 y en los Decretos 2360 de 1993 y 1840 de 1997, en lo relacionado con operaciones autorizadas y límites de créditos, entre otros aspectos. Mediante la Resolución No. 70 del 3 de septiembre de 1999, modificada por la Resolución No. 80 del 26 de mayo de 2000, el Consejo de Administración creó el Comité de Evaluación y Calificación de la cartera de créditos, cuya actuación fue implementada en el Manual de Procesos y de Colocaciones de la Cooperativa.

TÍTULO X MECANISMOS QUE PERMITEN A LOS ASOCIADOS ENCARGAR A SU COSTO Y BAJO SU

RESPONSABILIDAD, AUDITORIAS ESPECIALIZADAS, EMPLEANDO FIRMAS DE RECONOCIDA REPUTACIÓN Y TRAYECTORIA

Artículo 46. Los Asociados podrán inspeccionar libremente los libros y papeles sociales dentro de los 15 días hábiles anteriores a las reuniones de la Asamblea General de Delegados en que se examinen los estados financieros de fin de ejercicio, para lo cual, a su costo y bajo su responsabilidad, podrán contratar una auditoría con una firma de reconocida reputación y trayectoria. Artículo 47. El Asociado que pretenda adelantar tales auditorías deberá, en todos los casos, justificar plenamente su solicitud ante el Consejo de Administración, quien previo análisis del caso, las autorizará o no, teniendo en cuenta que en la Cooperativa existen mecanismos permanentes de control a cargo de la Junta de Vigilancia, la Auditoría Interna, la Revisoría Fiscal y la Contraloría. La solicitud sólo podrá versar sobre asuntos específicos y en ningún caso este derecho se extenderá a los documentos sobre secretos comerciales o industriales, ni a materias cobijadas por la legislación sobre derecho de propiedad industrial, ni a información sujeta a reserva bancaria o cuando se trate de datos que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la Cooperativa y su grupo de empresas. Artículo 48. Los Asociados, por intermedio de sus representantes en las respectivas Juntas Zonales y de los respectivos Delegados, podrán agruparse para nombrar un representante, debatir asuntos relacionados con sus intereses y solicitar al Consejo de Administración la inclusión


de asuntos a debatir en la Asamblea General de Delegados, órgano que decidirá sobre la solicitud.

TÍTULO XI MECANISMOS QUE PERMITEN A LOS ASOCIADOS OBTENER LA CONVOCATORIA DE LA

ASAMBLEA CUANDO ESTA SEA NECESARIA PARA GARANTIZAR SUS DERECHOS U OBTENER INFORMACIÓN

Artículo 49. De conformidad con el Artículo 63 del estatuto de la Cooperativa, por regla general, la Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria será convocada por el Consejo de Administración para la fecha, hora y lugar determinados. Si antes del último día hábil del tiempo límite para convocar la Asamblea General Ordinaria, el Consejo de Administración no ha efectuado la convocatoria, deberá hacerlo la Junta de Vigilancia; fallidas las opciones anteriores, podrá convocarla el 15%, mínimo, de los Asociados a la fecha de la decisión de convocar o el 51% de los Delegados. La Junta de Vigilancia, el Revisor Fiscal, o mínimo el 15% de los asociados hábiles, podrán solicitar al Consejo de Administración la convocatoria de Asamblea General Extraordinaria. Si el Consejo de Administración no atendiere la solicitud de convocatoria de Asamblea Extraordinaria, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la presentación de la petición, ésta podrá ser convocada por la Junta de Vigilancia o, en su defecto, por el Revisor Fiscal o el 15% de los Asociados, o el 51% de los Delegados. Artículo 50. De conformidad con lo previsto en el Artículo 37 Numeral 20 de la Ley 454 de 1998, el ente estatal de control podrá ordenar la convocatoria de la Asamblea a reuniones extraordinarias o hacerlas directamente cuando no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la Ley o por los Estatutos o cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la Asamblea. En estos eventos, la orden de convocar la Asamblea será cumplida por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal.

TÍTULO XII MECANISMOS QUE ASEGUREN UN TRATAMIENTO EQUITATIVO A LOS ASOCIADOS DE

LA COOPERATIVA Artículo 51. De conformidad con lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 79 de 1988, salvo las excepciones de ley, ningún asociado podrá tener más del 10 % del capital social de la Cooperativa si es persona natural o del 49 % si es persona jurídica. Así mismo, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 33 de la misma Ley, a cada asociado le corresponde un voto sin interesar su participación en el capital social.

TÍTULO XIII MECANISMOS QUE PERMITAN A LOS ASOCIADOS RECLAMAR EL CUMPLIMIENTO DE

LO PREVISTO EN EL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Artículo 52. El Representante Legal de la Cooperativa velará por el cumplimiento de la Ley, del estatuto social, de las normas y disposiciones de la Asamblea General y del Consejo de Administración y del presente Código. Artículo 53. Los Asociados podrán hacer solicitudes respetuosas ante la entidad, relacionadas con la aplicación del presente Código, caso en el cual la Administración de la Cooperativa, a


través de su Junta de Vigilancia y de los Comités de Vigilancia en las respectivas regionales y zonas a que hace referencia el Artículo 104 del Estatuto, dará respuesta al solicitante con la mayor diligencia y oportunidad. Los Asociados podrán presentar quejas o reclamaciones ante la Junta de Vigilancia, por el incumplimiento de lo previsto en este Código. Para estos efectos la Cooperativa dará respuesta a los requerimientos que con ocasión de la queja efectúe dicha Junta y atenderá las observaciones que ésta señale sobre el particular, cuando se establezca la existencia del mencionado incumplimiento. Artículo 54. El Representante legal adoptará los mecanismos necesarios para dar a conocer al mercado y a los Asociados de la Cooperativa sus derechos y obligaciones, así como la existencia y contenido del presente Código Para estos efectos, el texto del presente Código deberá quedar a disposición de los Asociados y en general de las personas que tengan relaciones con la Cooperativa, en su sede principal, o mediante cualquier otro medio de carácter electrónico que permita el acceso a su contenido. Artículo 55. La Cooperativa destinará una oficina para la atención de los Asociados y en general de las personas con las que tenga relaciones, la cual servirá de enlace y se ocupará de la gestión necesaria para atender oportunamente las necesidades y requerimientos que sean formulados.

TÍTULO XIV

DE LA DEFINICIÓN DE GRUPOS DE INTERÉS Y RECONOCIMIENTO DE SUS DERECHOS Artículo 56. La Cooperativa reconoce los derechos de los grupos de interés social que aporten directa o indirectamente al desarrollo de su objeto social y promueve la consolidación de sinergias activas con miras a asegurar la creación de riqueza, empleo y lograr que su solidez financiera. 1. Se denominan grupos de interés La comunidad de influencia de la Entidad. La Cooperativa identificará y revelará al mercado quiénes son sus grupos de interés. Entre los grupos de interés se encuentran: a. Los Asociados-usuarios de servicios y bienes: La Cooperativa ha establecido mecanismos que

permiten a sus Asociados-usuarios hacer reclamaciones, obtener un precio justo por la adquisición de bienes y servicios y exigir productos de alta calidad.

b. Los proveedores de servicios y bienes: La Cooperativa ha adoptado un procedimiento para la contratación objetiva de bienes y servicios, cuyos principios generales serán: calidad, precio y cumplimiento.

c. Los organismos reguladores de control y vigilancia del Estado que tengan competencia sobre la actividad de la empresa: La Cooperativa ha adoptado mecanismos para verificar el cumplimiento de normas que regulan su actividad económica y para brindar a los organismos de control y vigilancia información suficiente integral y oportuna. Estos mecanismos observan la siguiente normatividad: (i) tributaria; (ii) laboral; (iii) prácticas restrictivas de la libre competencia; (iv) derechos de consumidor; (V) normas cooperativas; (vi) normas de la actividad financiara cooperativa y de la bursátil.

d. Los competidores: La Cooperativa ha adoptado mecanismos para evitar incurrir en prácticas restrictivas de la libre competencia.


e. Los empleados de la entidad: La Cooperativa ha adoptado mecanismos que garantizan el trato justo a sus empleados, evitan la fuga de talento humano, promueven una sana conducta de los mismos y establecen políticas de incentivos.

f. La localidad donde está ubicada la empresa: La Cooperativa ha adoptado mecanismos para retribuir a la comunidad de influencia donde se encuentran ubicada, beneficios, crecimiento y empleo según las posibilidades financieras de la entidad y las necesidades de dicha comunidad.

g. Los tenedores de título de deuda privada: La Cooperativa, cuando sea del caso, adoptará mecanismos para garantizar los derechos de los acreedores de deuda privada. Para ello elabora esquemas que aseguren la independencia de los representantes de los tenedores, la revelación de información financiera en forma integral y oportuna, el derecho de asociación y la posibilidad de establecer auditorías especiales para verificar las prácticas de buen gobierno corporativo de la entidad.

2. Responsabilidad social: a. Política ambiental: La Cooperativa proporcionará una administración ambiental sana y

ayudará a controlar el impacto de sus actividades, productos y servicios sobre el medio ambiente. En desarrollo de lo anterior, adoptará mecanismos para educar y promover la gestión ambiental, entre los empleados, proveedores y contratistas, en la comunidad en donde opera la empresa.

b. Protección de la propiedad intelectual: La Cooperativa ha adoptado o adoptará, entre otros, los siguientes controles que aseguran el cumplimiento de las normas nacionales y convenciones internacionales sobre los derechos de autor, propiedad industrial e intelectual: 1. Reglamento del uso interno de la copia, la distribución, y demás acciones sobre los

productos propios y ajenos protegidos con derechos de propiedad intelectual, (como por ejemplo software, música ambiental, fotocopias, marcas y patentes, etc.) para evitar las infracciones, intencionales o por equivocación de estos derechos por parte de los empleados.

2. Convenciones internacionales: Protección que en otros países se ha reconocido a los distintos elementos de propiedad intelectual para garantizar su protección internacional independientemente de la territorialidad de las normas cuando ello resulte adecuado.

3. Cláusulas contractuales. Se han incluido cláusulas de protección de la propiedad intelectual (derechos de autor y de propiedad industrial) en los contratos con los empleados, proveedores y demás terceros relacionados con la empresa, en los que se define claramente su titularidad y su uso adecuado con el fin de evitar problemas interpretativos futuros.

4. Promoción: Se educa, entrena y motiva a los empleados para que conozcan la importancia y las consecuencias legales de la protección de la propiedad intelectual.

5. Contrabando: La entidad promueve la protección de los derechos de propiedad intelectual entre los proveedores y contratistas, desestimulando la adquisición de productos de contrabando o sin licencias.

6. Valoración de la propiedad intelectual: La Cooperativa considera sus creaciones como activo valioso de su patrimonio, de manera consistente con las normas contables.

7. Políticas anti-soborno: Tanto para la contratación privada como para la estatal, la Cooperativa ha adoptado mecanismos para minimizar los focos de corrupción y garantizar al público la buena destinación de los recursos de sus asociados y públicos. En tal sentido, en su estatuto contempla principios éticos y un Comité de Ética el cual tiene como finalidad dar a conocer y dirimir los conflictos que se presenten. Adicionalmente y cuando se dé la contratación efectiva con el Estado: a) Dará publicidad a la promulgación de normas éticas y advertirá sobre la determinación

inquebrantable de cumplirlas en el giro ordinario de sus actividades;


b) Promoverá la suscripción de pactos de integridad y de trasparencia por parte de los proponentes en las licitaciones y concursos de méritos, como herramienta que mejora las condiciones estructurales de la contratación estatal, al discutir públicamente los pliegos, evaluar las ofertas dando prioridad al espíritu de la norma y no a los aspectos formales, promover el control social, y garantizar que los procedimientos sean claros, equitativos, viables y transparentes;

c) Denunciará las conductas irregulares de los servidores públicos y/o de los contratistas en los procesos contractuales con los entes del Estado;

d) Capacitará al personal en materia de ética ciudadana y responsabilidad social, como parte de un gran esfuerzo pedagógico a todos los niveles de la comunidad.

8. Política de inversión social: La Cooperativa, en la medida de sus posibilidades y sin poner en riesgo su capital viabilidad financiera, desarrollará programas de mejoramiento de la calidad de vida de las comunidades en donde está ubicada y promoverá la participación de las personas vinculadas con la empresa en proyectos de interés general.

3. E-Governance: La Cooperativa ha establecido mecanismos para garantizar que la

información trasmitida por medios electrónicos responda a los más altos estándares de confidencialidad e integridad. En tal sentido ha incorporado los siguientes principios: 1. Integridad: La Cooperativa garantiza que en todas las operaciones que se realicen por

medios electrónicos se identifica a los sujetos participantes, se evita el repudio de las declaraciones que éstos realizan, se mantiene la integridad de las comunicaciones emitidas y se conserva la confidencialidad de la información.

2. Intimidad: Con el fin de respetar los derechos de intimidad y de protección de datos personales de todas las personas, se ha establecido una política de privacidad y manejo de información reservada de los consumidores y demás terceras personas, la cual se dará a conocer al público en general.

3. Homologación: Considerando que la utilización de mensajes de datos debe cumplir con los mismos requerimientos que la información que tiene soporte físico, se han establecido sistemas que le permitan a la Cooperativa cumplir con sus obligaciones sobre registro y archivo de la información.

4. Capacitación: Se han implementado manuales internos que regulan la utilización de medio electrónicos.

4. Autoregulación: Se han creado marcos regulatorios para las relaciones de la Cooperativa con

terceras personas a través de sitios web y mecanismos de control para el cumplimiento del mismo, respetando en todo momento el derecho a la intimidad y los demás derechos de las personas. El presente Código de Buen Gobierno, fue aprobado por el Consejo de Administración, en su sesión del 28 de febrero de 2003 según consta en el Acta No.911. ARMANDO GONZÁLEZ MATERÓN JOSÉ VICENTE TORRES OSORIO Presidente Secretario Consejo de Administración Consejo de Administración


Los suscritos representantes de las Unidades de Servicio de la Cooperativa Médica del Valle y de Profesionales de Colombia, COOMEVA, y los Representantes Legales de las Empresas en las que ésta tiene participación de capital y/o ingerencia administrativa, de manera directa o indirecta, adherimos al Código de Buen Gobierno Corporativo de COOMEVA, aprobado mediante Acuerdo 215 del 28 de febrero de 2003 del Consejo de Administración de la Cooperativa, el cual declaramos conocer y aceptar y nos comprometemos a cumplir y a hacer cumplir, en lo pertinente, en el desarrollo del objeto social de la Unidades y Empresas que representamos LAUREANO NOVOA GUEVARA ALFREDO ARANA VELASCO Gerente General Gerente Nacional Corporativo Financiero JOSÉ MIGUEL TERREROS OSPINA AURA NELLY VINUEZA MONTENEGRO Gerente Nacional de Ahorro y Gerente Nacional Corporativa de Crédito Planeación y Gestión Gerencial LUIS FERNANDO MARÍN RODRÍGUEZ HUMBERTO RAMÍREZ BALANTA

Gerente Nacional de Sistemas Gerente Nacional Servicios Compartidos

VÍCTOR H. PINZÓN PARRA LUIS ENRIQUE LOZANO ALHAY Director Ejecutivo Director Nacional Fundación COOMEVA Solidaridad y Seguros ISABEL CRISTINA RINCÓN FERNÁNDEZ TITO ARTURO SEVILLANO GUERRERO Gerente Gerente Turismo COOMEVA Agencia Sercofun Ltda. Funerales Los Olivos de Viajes Limitada



CARLOS ALBERTO MADRID PINILLA JORGE HUMBERTO CÉSPEDES IBARRA Gerente General Gerente General Salud COOMEVA Coomeva Entidad Promotora de Salud S.A. Medicina Prepagada S.A. COOMEVA E.P.S. CARLOS ALBERTO LOZANO SANCHEZ CARLOS FERNANDO LÓPEZ RESTREPO Gerente General Gerente General Clínica Materno Infantil Los Farallones S.A. Cuidado Hospitalario Domiciliario S.A.

GERARDO RESTREPO ZULUAGA Gerente

Corporación Coomeva para La Recreación y la Cultura

cooperativa medica del valle y de profesionales de ... · materia de buen gobierno y va dirigido a...

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