cooperativa de ahorros, créditos y servicios múltiples en

MANUAL DE CONTROL INTERNO POR TRANSACCIONES

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Cooperativa de Ahorros, Créditos y Servicios

Múltiples en Atención Primaria en Salud

(COOP-APS)

MANUAL

CONTROL INTERNO POR TRANSACCIONES

SANTO DOMINGO

AGOSTO, 2016 PREPARADO POR: Rafael O. Tejeda C. Consultor


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CONTENIDO

1.1 LA COOPERATIVA .................................................................................................................................. 4 1.2 CONTROL INTERNO A TRAVÉS DEL CICLO DE LAS TRANSACCIONES ............................................... 5

1.2.1 Objetivos del Sistema Contable ................................................................................................ 5 1.2.2 Objetivos de Autorización ........................................................................................................... 5 1.2.3 Objetivos de Procesamiento y Clasificación de Transacciones ........................................ 5 1.2.4 Objetivos de Verificación y Evaluación ................................................................................... 6 1.2.5 Objetivos de Salvaguarda Física.............................................................................................. 6

1.3 ALCANCE DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO POR TRANSACCIONES ........................................... 6 1.4 APROBACIÓN, EDICIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ................................................................. 6

1.4.1 Hoja de Autorización ...................................................................................................................... 7 1.4.2 Registro de Actualización del Manual ..................................................................................... 7

1.5 DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL ............................................................................................................... 7 1.6 ARCHIVO DEL MANUAL ........................................................................................................................ 7

2. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................................................ 8 2.1 DEFINICIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO ............................................................................. 8 2.2 EL CONTROL INTERNO COMO SISTEMA ............................................................................................. 8 2.3 SEGURIDAD RAZONABLE ..................................................................................................................... 9 2.4 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO .............................................................................................. 9 2.5 FUNDAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ........................................................................ 9

2.5.1 Valores Éticos .............................................................................................................................. 10 2.5.2 Cumplimiento de las Normas .................................................................................................. 11 2.5.4 Relaciones con los Socios y Ong’s ......................................................................................... 11 2.5.5 Información Privilegiada ........................................................................................................... 11

2.6 CLASIFICACIÓN DE CONTROL ............................................................................................................ 12 2.6.1 Controles Contables ................................................................................................................... 12 2.6.2 Controles Administrativos ........................................................................................................ 12

2.7 TIPOS DE CONTROL ............................................................................................................................ 13 2.7.1 Control Preventivo....................................................................................................................... 13 2.7.2 Control Interno Detectivo .......................................................................................................... 13 2.7.3 Control Interno Correctivo......................................................................................................... 13

3. MARCO ORGANIZACIONAL ................................................................................................................ 13 3.1 RÉGIMEN DE ASAMBLEAS ................................................................................................................. 13

3.1.1 Asambleas General de Socios ................................................................................................. 13 3.1.2 Asambleas Extraordinarias ..................................................................................................... 13

3.2 CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ........................................................................................................ 14 3.3 CONSEJO DE VIGILANCIA .................................................................................................................. 15 3.4 COMITÉ DE CRÉDITO ......................................................................................................................... 16 3.5 GERENCIA GENERAL .......................................................................................................................... 16 3.6 RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ........................................................ 17 3.7 RESPONSABILIDADES DEL RESTO DEL PERSONAL .......................................................................... 17

4. MARCO REGULATORIO ....................................................................................................................... 17 4.1 AUTORIDAD ......................................................................................................................................... 17 4.2 LEGISLACIÓN....................................................................................................................................... 17 4.3 RESOLUCIONES .................................................................................................................................. 18 4.4 REGULACIÓN INTERNA ....................................................................................................................... 18

5. CONTROL INTERNO POR TRANSACCIONES ............................................................................... 18 5.1 CONTROL DE LA DISPONIBILIDAD ..................................................................................................... 19

5.1.1 Control Interno ............................................................................................................................. 19 5.2 FONDO DE OPERACIONES ................................................................................................................. 20

5.2.1 Control Interno ............................................................................................................................. 20 5.2.2 Reposición del Fondo de Operaciones .................................................................................. 21


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5.3 EFECTIVO EN CAJA CHICA ................................................................................................................ 22 5.3.1 Control Interno ............................................................................................................................. 22 5.3.2 Reposición de Fondo de Caja Chica ...................................................................................... 23

5.4 FONDO DE CRÉDITOS ........................................................................................................................ 24 5.4.1 Control Interno ............................................................................................................................. 24 5.4.2 Reposición del Fondo de Créditos .......................................................................................... 26

5.5 CUENTAS DE BANCOS ........................................................................................................................ 27 5.5.1 Aperturas de las Cuentas en Bancos ................................................................................... 27 5.5.2 Protección para Operar las Cuentas en Bancos ................................................................ 27 5.5.3 Cheques Emitidos - Transferencias Bancarias .................................................................. 28 5.5.4 Conciliación Bancaria ................................................................................................................ 29 5.5.5 Controles Internos Conciliación Bancaria ............................................................................ 30 5.5.6 Reportes Cuentas de Banco .................................................................................................... 30

5.6 INVERSIONES EN VALORES ................................................................................................................ 31 5.6.1 Adquisición y Cancelación de Inversión ............................................................................... 31 5.6.2 Custodia y Control ..................................................................................................................... 31 5.6.3 Revisión y Monitoreo .................................................................................................................. 32

5.7 CARTERA DE CRÉDITO ....................................................................................................................... 32 5.7.1 Solicitud de Crédito .................................................................................................................... 32 5.7.2 Aprobación - Comité de Crédito .............................................................................................. 33 5.7.3 Formalización del Crédito......................................................................................................... 33 5.7.4 Desembolso de Crédito ............................................................................................................. 34 5.7.5 Seguimiento y Recuperación.................................................................................................... 34 5.7.6 Nómina de Cobro y Depósitos ................................................................................................. 35 5.7.7 Manejo de Cartera en Mora ..................................................................................................... 37 5.7.8 Reestructuración de Crédito .................................................................................................... 37 5.7.9 Créditos Castigados .................................................................................................................. 38

5.8 CAPTACIÓN DE AHORROS .................................................................................................................. 38 5.8.1 Ahorros Normales ....................................................................................................................... 38 5.8.2 Controles ....................................................................................................................................... 38 5.8.3 Depósitos a Plazo Fijo ............................................................................................................... 40 5.8.4 Controles ....................................................................................................................................... 40

5.9 APORTACIONES DE SOCIOS ............................................................................................................... 41 5.9.1 Controles ....................................................................................................................................... 41

5.10 INGRESOS Y GASTOS .......................................................................................................................... 42 5.10.1 Controles ....................................................................................................................................... 42 5.10.2 Nómina de Pago .......................................................................................................................... 42 5.10.3 Control Interno ............................................................................................................................ 42 5.10.4 Registro Contable de la Nómina ............................................................................................. 43

5.11 SERVICIOS A LOS SOCIOS .................................................................................................................. 44

6. ATENCIÓN PRIMARIA EN SALUD .................................................................................................... 45 6.1 CONTROL INTERNO ............................................................................................................................. 45

7.0 REPORTES FINANCIEROS ................................................................................................................. 47 7.1 GERENCIA GENERAL .......................................................................................................................... 47 7.2 CONSEJO DE VIGILANCIA .................................................................................................................. 48 7.3 FIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ................................................................................ 48

8. GLOSARIO ................................................................................................................................................ 50


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1. ASPECTOS GENERALES

1.1 La Cooperativa

La Cooperativa de Ahorros, Créditos y Servicios Múltiples en Atención Primaria en Salud (COOPAPS). Nace con el objeto de servir de instrumento solidario para unir los esfuerzos y recursos de los asociados, con el fin de proveerlos de bienes y servicios de atención primaria en salud y otros servicios que contribuyan a satisfacer sus necesidades y las de sus familias, a dignificar su progreso personal y al desarrollo comunitario integral, actuando con base en el esfuerzo propio, la ayuda mutua, la solidaridad y la responsabilidad social. Dentro de sus objetivos están: a) Garantizar la atención de salud en los servicios de todos los niveles, con

criterio de calidad, eficacia, eficiencia y oportunidad. b) Proporcionar a precio justos todos los servicios de salud equitativos e integrales

que estén a su alcance y que considere necesarios para mejorar la calidad de vida de la población objeto de las asociaciones.

c) Recibir aportaciones al capital, ahorros, depósitos en sus diferentes modalidades y otras formas a ser definidas por el Consejo de Administración.

d) Promover el mejoramiento educativo de los asociados y sus directivos, así como su capacitación técnica, profesional y solidaria.

e) Promover y fortalecer los lazos de solidaridad, integración y ayuda mutua entre sus asociados y de éstos con el sector cooperativo, mediante programas educativos permanentes.

f) Desarrollar programas y proyectos que satisfagan necesidades de vivienda, salud, trabajo, seguridad social, calamidad e inversión productiva, de los asociados y sus familias.

g) Conceder créditos a sus socios conforme los reglamentos aprobados por el Consejo de Administración, al tipo de interés razonable, con garantía personal, prendaria, hipotecaria o solidaria, con fines productivos o para atender necesidades individuales o familiares.

h) Realizar alianzas, contratos y convenios, con entidades públicas o privadas, en condiciones de equidad, que le permitan obtener y ofrecer nuevos servicios y productos para los asociados.

La Cooperativa es un Cooperativa legalmente regida por las disposiciones de la Ley No. 127/64 sobre Asociaciones Cooperativas, publicada en la gaceta oficial No. 8826 del 26 de enero del 1964 y su Reglamento No. 623-86 sobre el funcionamiento de las Cooperativas organizadas en la República Dominicana. Sus operaciones son supervisadas y controladas por el Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativa (IDECOOP), creado en base a la Ley 31/63 del 25 de octubre del año 1963, según Gaceta No. 8803, del 6 de Noviembre del 1963 y tiene como función promover, educar, tecnificar y fiscalizar el Movimiento Cooperativo a nivel nacional.


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1.2 Control Interno a Través del Ciclo de las Transacciones El manual de control interno se establecerá a través de los ciclos de transacciones que se realizarán en la Cooperativa.

1.2.1 Objetivos del Sistema Contable

Este consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar registrar y producir información cuantitativa de todas las operaciones realizadas por COOP-APS. Para que este tenga utilidad y sea confiable para la toma de decisión debe contar con métodos y registros para: a. Identificar y registrar contablemente las transacciones que reúnan los criterios

establecidos por la Gerencia General y/o el Consejo de Administración. b. Que las transacciones estén bien detalladas que permitan una adecuada

clasificación contable. c. Que se les pueda asignar valor monetario a las operaciones. d. Que todas las operaciones queden registradas en el mes que corresponden. e. Que los estados financieros revelen todas las transacciones realizadas por la

Cooperativa.

1.2.2 Objetivos de Autorización

Todas las transacciones deben ejecutarse de acuerdo a las autorizaciones establecidas por el Consejo de Administración. a. Las autorizaciones deben establecerse de acuerdo a la estructura organizacional. b. Las transacciones deben ser válidas para que sean aceptadas oportunamente. c. Las transacciones realizadas serán las que cumplan con los requisitos

establecidos por el Consejo de Administración, los Estatutos Sociales y las disposiciones legales.

d. El procesamiento de todas las operaciones deben contar con el respaldo de los documentos y/o archivos que lo soportan.

1.2.3 Objetivos de Procesamiento y Clasificación de Transacciones

Todas las operaciones se registrarán para permitir la preparación de los reportes y estados financieros de conformidad con las normas y principios contables de aceptación general y aquellos que les sean aplicables a la Cooperativa. a. Las transacciones se clasificarán para permitir la preparación de los reportes y

estados financieros de acuerdo con normas y principios contables de aceptación general y aquellos que les sean aplicables a la Cooperativa.

b. Todas las transacciones se registrarán contablemente en el mismo período

contable, las que abarquen más de dos períodos deben quedar bien especificadas.


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c. Las operaciones se registrarán contablemente de acuerdo a los códigos contables establecidos para las diferentes transacciones realizadas.

1.2.4 Objetivos de Verificación y Evaluación

La Cooperativa debe contar con controles que faciliten la verificación y evaluación de manera continua y sistemática de las operaciones y de los saldos presentados en los diferentes grupos de cuentas que integran los estados financieros.

1.2.5 Objetivos de Salvaguarda Física

Las Gerencia General, los directivos y el personal tendrán acceso a los activos de acuerdo a las políticas establecidas por el Consejo de Administración. El personal de la Cooperativa estará en el deber y obligación de custodiar, cuidar y preservar los activos utilizados para el desarrollo de sus deberes y responsabilidades establecidas para su puesto de trabajo.

1.3 Alcance del Manual de Control Interno por Transacciones

El Manual de Control Interno por Transacciones, se utilizará en el desarrollo de las operaciones crediticias, administrativas, de finanzas y actividades realizadas por COOP-APS y se aplicará a todos los directivos y personal que realicen funciones o tomen decisiones que tengan relaciones directas o indirectas en los procesos y operaciones. Los objetivos del Sistema de Control Interno y los lineamientos para su implementación, así como sus modificaciones, al igual que las normativas internas, deberán ser de conocimiento de los directivos y todo el personal de acuerdo a su ámbito de competencia y será la base para la ejecución de sus deberes y responsabilidades definidas en el manual organizacional. 1.4 Aprobación, Edición y Actualización del Manual El Manual será aprobado por el Consejo Administración. Su distribución, actualización y control será responsabilidad de la Gerencia General, con el objetivo de disponer de un instrumento actualizado a los cambios del sistema de control interno. La Gerencia General debe llevar un registro de actualización donde se describe el motivo del cambio. Las actualizaciones deben constar en las actas de las reuniones celebradas para estos fines. La actualización del Manual se realizará como mínimo una vez al año. En cada actualización de uno o varios capítulos de este, se reedita la página del contenido y la portada del mismo, de tal manera que se tenga un control de dichas actualizaciones. Se debe llevar el control de las modificaciones


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1.4.1 Hoja de Autorización

En fecha once (11) de agosto de dos mil dieciséis (2016) El Consejo de Administración de la COOP-APS, analizó y revisó el presente Manual de Control Interno por Transacciones. Por esta razón, aprobamos estar de acuerdo con el contenido en todas sus partes, por lo que autorizamos su puesta en ejecución de forma integral y alcance después de darlo a conocer a todo el personal. Teniendo que revisar su contenido en agosto de cada año por el Consejo de Administración y la Gerencia General.

A T E N T A M E N T E

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Bayardo Gómez

Presidente

Joseph Cherubín Nicomedes Castro Secretario Tesorero

1.4.2 Registro de Actualización del Manual

Fecha de Revisión

Persona solicitante

Cometario Modificación

Fecha de Solicitud

Fecha de Aprobación

Fecha de Aplicación

Mención Sustitución

1.5 Distribución del Manual

La distribución del Manual será responsabilidad de la Gerencia General, quien será la única autorizada para distribuir copias del Manual de Control Interno.

1.6 Archivo del Manual

El archivo de la edición inicial y de las modificaciones posteriores, así como el mantenimiento de los registros de actualización y distribución, es responsabilidad de la Gerencia General, quien debe mantener custodia en un lugar seguro libre de riesgo.


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2. MARCO CONCEPTUAL

2.1 Definición de Sistema de Control Interno

El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de políticas y procedimientos que garanticen que los activos de la Cooperativa están debidamente protegidos, que los registros contables de las operaciones son confiables, oportunos y útiles, y que la actividad operativa se desarrolla eficazmente de acuerdo a las disposiciones del Consejo de Administración y a la legislación cooperativa. El sistema de control interno es un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la Gerencia General y el resto de personal de la Cooperativa, diseñado para proporcionar SEGURIDAD RAZONABLE respecto de la consecución de los objetivos institucionales.

2.2 El Control Interno como Sistema

Es un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes cuya dinámica facilita el cumplimiento de los objetivos estratégicos, específicos e institucionales de COOP-APS. El sistema de control interno se compone de: a. Entradas: Normas, políticas y procedimientos de gobierno, administrativos y

operativos para el desarrollo sistemático, oportuna y estandarizado de las operaciones.

b. Proceso: Desarrollo de las actividades sobre la base de las normativas internas, el marco legal y demás disposiciones legales que les son aplicables. Estos son inherentes a la manera de como el Consejo de Administración y la Gerencia General dirigen Cooperativa.

c. Retroalimentación: Actitud de la Gerencia General y del personal hacia la mejora basada en la comunicación interna y externa efectiva y en los indicadores de gestión.

d. Variables de Comparación: Indicadores de gestión que permiten la evaluación de impacto en los socios y de los resultados de la Cooperativa a nivel interno y externo.

e. Resultados: deben ser un reflejo de la imagen institucional, solidez empresarial y permanencia en el largo plazo de las operaciones de la Cooperativa.

f. Variables de Acción: Decisiones y acciones correctivas tomadas oportunamente para lograr el cumplimiento de los objetivos, a través de operar con un eficiente y efectivo sistema de control interno.


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2.3 Seguridad Razonable El control interno, sin importar su diseño, aplicación operativa y monitoreo interno y externo, solo proporciona seguridad razonable a la Gerencia General y al Consejo de Administración de la Cooperativa, con miras a lograr los objetivos. La probabilidad de lograr los objetivos está afectada por las limitaciones inherentes al sistema de control interno. El control interno tiene la posibilidad de prevenir las opiniones y decisiones erradas o los acontecimientos externos que pueden afectar de manera negativa el logro de los objetivos institucionales. Un buen sistema de control interno, no hace una buena gestión a la Gerencia General.

2.4 Limitaciones del Control Interno

El control interno no importa lo bien diseñado que esté o la efectividad con que esté se aplique en el desarrollo de las operaciones, solo puede proporcionar seguridad razonable a la Cooperativa. Dentro de las limitaciones del control interno, están: a. Disfunciones del Sistema: El control interno a pesar de estar bien diseñado,

pueden cometerse errores originados en interpretaciones erradas de los directivos de los diferentes consejos, comités y el personal, por descuido, omisión o agotamiento del personal. También, es probable que ante un cambio de los sistemas operativos, contables e informáticos, el personal todavía no se encuentren bien entrenado, capacitado o informado sobre los mismos, lo que como consecuencia, puede originar errores de control en el desempeño de sus funciones y cumplimiento a sus responsabilidades.

b. Omisión de los Controles por los Directivos: El sistema de control interno no

puede ser más eficaz que las personas responsables de su funcionamiento y control. Siempre existe la posibilidad de que directivos eviten el sistema de control interno con fines particulares y/o personales.

c. Complicidad: Cuando dos o más empleados actúan de manera conjunta

para cometer u ocultar un acto con la finalidad de evitar el sistema de

control interno para provecho personales o de terceros.

d. Relación costos/beneficios: Al momento en que la dirección decida establecer el

sistema de control interno, siempre debe evaluar los costos y beneficios de su implementación.

2.5 Fundamento del Sistema de Control Interno Para que un sistema de control interno sea efectivo, es necesario generar y promover de parte de los directivos y la Gerencia General y de forma permanente, un ambiente en la Cooperativa que influya positivamente sobre el control de las operaciones en todos los niveles de esta.


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COOP-APS debe establecer principios y reglas de conducta, los perfiles del talento humano y de los puestos, las políticas de capacitación y formación, y la permanente actualización frente a las estrategias y a la forma de desarrollar adecuadamente los procesos, todo con el fin de desarrollar y solidificar una cultura de autocontrol y autorregulación. Como las políticas y procedimientos pueden no ser cumplidas, se debe de disponer de medidas administrativas, correctivas y las sanciones correspondientes en caso de incumplimiento e incentivos en los casos en que presenten propuestas relevantes y de posible implantación en la Cooperativa. En este sentido, COOP-APS debe tener en cuenta los siguientes elementos mínimos, que resultan fundamentales, para diseñar y mantener un sistema de control interno efectivo, a saber:

2.5.1 Valores Éticos

Hacer referencia a principios cooperativos de comportamiento como: la Honestidad, la Lealtad, la Transparencia, la Integridad, la Confidencialidad, la Responsabilidad, el Compromiso Social, y aquellos que deban ser característicos de los directivos y empleados de COOP-APS. Se debe preparar un Código de Ética, y la Gerencia General debe difundirlo ampliamente mediante programas de capacitación y formación, en los sistemas de información, en las normativas internas, y cualquier otro medio de difusión, y ser conocidos y aceptados por los directivos y el personal, al momento de su vinculación y durante el tiempo que trabajen en COOP-APS. La Gerencia General es responsable de explicar con detalle las sanciones y amonestaciones en caso de acciones contrarias al Código de Ética.

COOP-APS debe identificarse con altos niveles de integridad y valores con las siguientes características:

a. Directivos y empleados a todos los niveles de la Cooperativa, hacen lo correcto desde el punto de vista legal, moral y ético.

b. Crea una cultura organizacional de apoyo al cumplimiento a las normativas internas y disposiciones legales, comprometida con la gestión de riesgos inherentes a la actividad de COOP-APS.

c. No operar en áreas donde no existan normas o disposiciones específicas para el

cumplimiento a las leyes y normas aplicables a las operaciones de COOP-APS.

d. Fomenta una cultura de buscar ayuda y de informar a los niveles correspondientes, los problemas presentados antes de que estos no tengan soluciones.


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2.5.2 Cumplimiento de las Normas

Todo el personal y directivos está obligados, sin excepción, y comenzando por el Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia, Comité de Crédito y la Gerencia General, a cumplir con los estatutos, las políticas, las normas internas, las disposiciones legales y demás disposiciones que rijan la actividad operativa y de negocio de COOP-APS. El Consejo de Administración, el Consejo de Vigilancia, el Comité de Crédito y la Gerencia General deben dar ejemplo en cuanto al cumplimiento de las normativas internas y a las disposiciones legales, tales como las relacionadas con la selección y contratación del personal, en el sentido de no intervenir personalmente en la contratación o promoción de empleados, si no se cumplen todos los procedimientos y requisitos establecidos para la administración del capital humano, y el respeto a los límites de crédito establecidos en las políticas. 2.5.4 Relaciones con los Socios y Ong’s

Las relaciones con los socios y las Ong’s deben ser manejadas en ambientes estrictamente de negocios, de manera que no tengan la posibilidad de entender que cualquiera otra relación les pueden favorecer en sus operaciones con COOP-APS. Prohibir a los empleados y directivos:

i. Solicitar o recibir dineros de los socios, sin estar autorizado expresamente. ii. Ofrecer crédito sin tener facultad para ello. iii. Ofrecer condiciones financieras o plazos especiales para los créditos sin tener

facultad para ello. iv. En general, ofrecer cualquier ventaja a los socios, apartándose de las

directrices institucionales y emanadas del Consejo de Administración.

2.5.5 Información Privilegiada

Es prohibido el uso o aprovechamiento, la difusión o publicación a terceras personas ajenas a COOP-APS de información relacionada con las operaciones y el trabajo que conocen los directivos y el personal, en perjuicio de la Cooperativa, o para obtener beneficio personal o de terceros, dicha información puede estar relacionada con nuevos productos, manuales, estrategias de negocios, entre otros. Se entiende por información privilegiada aquella que no haya sido revelada, o aquella que por disposición de la administración de COOP-APS o por disposición legal debe quedar restringida al público o a ciertos niveles jerárquicos en la Cooperativa. El personal de COOP-APS no debe compartir la información confidencial con los compañeros de trabajo excepto cuando éstos se encuentren expresamente autorizados para recibir dicha información. No se deben tener diálogos irresponsables fuera de las oficinas de COOP-APS.


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Los directivos y el personal que realicen actividades docentes o de capacitación, deberán abstenerse de utilizar información confidencial de COOP-APS en sus labores personales o institucionales en caso de directivos.

2.6 Clasificación de Control

2.6.1 Controles Contables

Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente y están relacionados directamente con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros contables. Incluyen controles tales como: Sistemas de autorización y aprobación, segregación de funciones relativas a la anotación de registros e informes contables de aquellas concernientes a las operaciones o custodia de los activos. Los controles físicos sobre los activos y la auditoría interna. Objetivos

a. Observar que todas las operaciones de la Cooperativa se registren: por el monto

correcto, oportunamente, las cuentas contables correctas y en el periodo que le corresponde. Permite preparar los estados financieros y mantener el control de los activos.

b. Que todas las operaciones registradas contablemente existan y todas las que existan estén registradas. Investigar las diferencias existentes y adoptar las acciones correctivas.

2.6.2 Controles Administrativos

Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que están relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las normativas internas y que, por lo común, no tienen que ver directamente con los aspectos financieros. Incluyen controles tales como: análisis estadísticos, estudios de tiempo y movimientos, informes de actuación, programas de adiestramiento del personal y controles de calidad.

Objetivos

a. Mantener informado sobre la situación de la Cooperativa. b. Mantener una ejecución eficiente. c. Asegurase de que se están logrando los objetivos propuestos. d. Asegurarse de que la Cooperativa está operando conforme a las normativas

internas establecidas y a las disposiciones legales. e. Coordinar las funciones de la Cooperativa.


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2.7 Tipos de Control

2.7.1 Control Preventivo

Previene desviaciones antes de iniciar el proceso. El punto de control se establece al inicio del proceso y las desviaciones se dirigen para EVITAR los errores antes de que afecten los resultados.

2.7.2 Control Interno Detectivo

Identifica el punto de control dentro del proceso realizado y las adecuaciones al control, se colocan para DETECTAR y compensar los errores cometidos o las desviaciones producidas antes de que se obtengan los resultados del proceso.

2.7.3 Control Interno Correctivo

Identifica desviaciones ya concluido el proceso. El punto de control del proceso dispone al final del flujo del proceso y las adecuaciones para CORREGIR los errores y se dirigen sobre los resultados obtenidos. 3. MARCO ORGANIZACIONAL

3.1 Régimen de Asambleas1 3.1.1 Asambleas General de Socios La Asamblea General de Socios es la autoridad suprema de la Cooperativa y obligan a todos los asociados presentes o ausentes a respetar las decisiones de esta, siempre que se hubieran tomados en conformidad con el Estatuto Social, las normativas internas, la Ley sobre Asociaciones Cooperativas y su Reglamento. Dicha Asamblea estará integrada por todos los Socios de los Distritos de acuerdo a lo establecido estatutariamente.

3.1.2 Asambleas Extraordinarias

La Asamblea Extraordinaria puede ser convocada a requerimiento de los socios, dicha

solicitud deberá dirigirse por escrito al (la) presidente (a) del Consejo de

Administración por lo menos treinta (30) días antes de la fecha en que se desee

celebrar la Asamblea y deberá especificar él o los propósitos de la misma. En esta

Asamblea sólo podrán considerarse los asuntos especificados en la convocatoria.

3.1.3 Facultades de las Asambleas

Dentro de las facultades que le concede el Estatuto Social, la Ley sobre Asociaciones Cooperativas y su Reglamento, a las Asambleas están:

1 Según Estatutos Sociales y Disposición Legal


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a. Separación de los socios, en caso de apelación de éstos por acuerdo del Consejo de Administración.

b. Modificación del Estatuto. c. Disolución de la Sociedad. d. Fusión de la Cooperativa con otras sociedades de igual finalidad. e. Afiliación a una Federación Central o Confederación. f. Cambios generales en los servicios de la empresa. g. Nombrar o remover, con motivo justificado, a los miembros del Consejo de

Administración, Consejo de Vigilancia, Comité de Crédito, Comisiones y /o Comités Especiales.

h. Reparto de Excedentes, incluyendo la fijación de intereses sobre el capital. i. Emisión de bonos y contratación de crédito en exceso al cincuenta por ciento (50%)

del capital pagado de la Cooperativa. 3.2 Consejo de Administración

El Consejo de Administración será el órgano ejecutivo de la Asamblea General de Socios y tendrá la representación de la Sociedad, y podrá elegir entre los socios o personas no asociadas a uno o más gerentes con las facultades y poderes que les asigne para realizar los fines de la sociedad, y tiene dentro de sus responsabilidades del sistema de control interno:

a. Dirigir y orientar las actividades de la Cooperativa y de la Gerencia General,

estableciendo principios, valores y políticas que forman parte de la base del sistema de control interno.

b. Celebrar reuniones periódicamente con la Gerencia General y personal encargado

de unidades administrativas con el fin de revisar sus responsabilidades y como controlan sus actividades.

c. Conocer y aprobar los objetivos del Sistema de Control Interno y los lineamientos

para su implementación. d. Proporcionar un adecuado empleo y aprovechamiento de los recursos humanos,

financieros y materiales de la Cooperativa.

e. Regular y controlar lo relativo a la instalación y uso de los sistemas automatizados de procesamiento de datos y redes de telecomunicaciones.

f. Aprobar, al menos, hasta el nivel de la Gerencia General, la estructura

organizacional de la Cooperativa, presentada por la Gerencia General, así como las eventuales modificaciones hasta ese nivel. Y vigilar el cumplimiento de las medidas correctivas, que se deriven de los informes preparado por el Consejo de Vigilancia y Auditoría Interna.

g. Analizar mediante reportes elaborados al efecto por la Gerencia General y el

Consejo de Vigilancia, que el Sistema de Control Interno esté funcionando adecuadamente, para el manejo prudente de COOP-APS.


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h. Aprobar, en su caso, el Código de Ética, así como promover su divulgación y aplicación en coordinación con la Gerencia General.

i. Contratar la firma responsable para los trabajos de Auditoría Externa.

j. Revisar por lo menos anualmente, los objetivos del Sistema de Control Interno y

los lineamientos para su implementación, así como evaluar las funciones de la Gerencia General.

k. Determinar las acciones que correspondan a fin de subsanar las irregularidades que sean de su conocimiento e implementar las medidas correctivas correspondientes.

l. Ejecutar las políticas, planes, estrategias y presupuestos aprobados por la

Asamblea. m. Conocer, aprobar o desaprobar las propuestas para la modificación y/o creación

de actividades empresariales.

n. Reglamentar la inversión de fondos. Los encargados unidades administrativas y el personal poseen la responsabilidad sobre el control interno relacionado con los objetivos de cada una de sus áreas, es decir, que apliquen las políticas y procedimientos de control interno que permitan conseguir los resultados de sus áreas y por consecuencia, lograr en forma global los objetivos estratégicos de COOP-APS.

3.3 Consejo de Vigilancia

El Consejo de Vigilancia ejercerá la supervisión de todas las actividades de la sociedad y tendrá derecho de veto, con el objeto de que el Consejo de Administración reconsidere las resoluciones vetadas. El derecho de veto debe ejercerse ante el Presidente del Consejo de Administración dentro de las 48 horas de haber recibido el de Vigilancia la notificación de los acuerdos de aquél, la cual debe ser transmitida por el Secretario del Consejo de Administración al Presidente del Consejo de Vigilancia dentro de las 48 horas de aprobada. El Consejo de Administración podrá ejecutar su decisión bajo su responsabilidad, pero la siguiente Asamblea General estudiará el conflicto y resolverá en definitiva. El Consejo de Vigilancia tiene las siguientes atribuciones: a. Fiscalizar todas las operaciones y actividades de la Cooperativa. b. Presentar a la Asamblea General un informe de las actividades ejercidas durante

el periodo en el que haya actuado. c. Informar ante el Consejo de Administración y/o ante la Asamblea General de

Socios, los hallazgos en las evaluaciones realizadas y las desviaciones que se hayan cometido en el funcionamiento de la Cooperativa, sugiriendo las medidas que tiendan a impedir esas circunstancias.


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d. Convocar a la Asamblea Extraordinaria a través del Consejo de Administración, si a su juicio se justificase esta medida y aprobada a unanimidad en dicho organismo.

e. Proponer a la Asamblea la suspensión de uno o más directivos de los órganos,

siempre que haya cometido faltas graves contra la Cooperativa, cuando se trate de empleados deberá hacerlo al Consejo de Administración a través de la Gerencia General.

f. Conocer de las reclamaciones que soliciten los asociados contra el Consejo de

Administración y el Comité de Crédito sobre los servicios de la Cooperativa. Dichas reclamaciones deberán ser tramitadas al Consejo de Administración.

g. Recibir informe trimestral de todos los órganos de dirección sobre la asistencia de

sus miembros.

3.4 Comité de Crédito

El Comité de Crédito será el árbitro de todas las solicitudes de crédito de los socios, con excepciones de aquellos casos de consejeros o miembros del mismo comité que soliciten crédito por encima de sus aportaciones. En estos casos las solicitudes deberán ser aprobadas con la anuencia del Consejo de Administración. La determinación acordada figurara en los libros de actas de ambos órganos, disponiéndose que en dicha reunión no participara el (la) miembro solicitante. Es responsable de cumplir con las políticas y procedimientos establecidos para el proceso creditico y que forman parte de las actividades del sistema de control interno.

3.5 Gerencia General

El Gerente General es nombrado por el Consejo de Administración fijándole por

escrito, sus responsabilidades. Será responsable ante dicho Consejo, de la buena

marcha de los negocios de la Cooperativa, siendo dentro de sus atribuciones con el

control interno, las siguientes:

a. Responsable ante el Consejo de Administración de la implementación del sistema

de control interno.

b. Prever las medidas que se estimen necesarias para que las transacciones u

operaciones de la Cooperativa y el Sistema de Control Interno, sean congruentes

entre sí.

c. Proporcionar en tiempo y forma, información al Consejo de Administración y al

IDECOOP, conforme a lo establecido en los Estatutos Sociales y en la legislación

cooperativa.

d. Ejecutar bajo instrucción, los acuerdos de la Asamblea General de Socios y que el

Consejo de Administración le señale.


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e. Elaborar y someter al Consejo de Administración, los reglamentos internos de la

Cooperativa y el presupuesto operacional de cada año, así como su proyección

financiera.

f. Firmar, previa autorización del Consejo de Administración, los contratos y opera-

ciones en que intervenga la Sociedad, tales como dar o recibir en calidad de crédito, enajenar, permutar o gravar muebles e inmuebles propiedad de la Cooperativa

g. Organizar y dirigir el funcionamiento de la Cooperativa de acuerdo con los poderes

que se le otorguen.

h. Responsabilizarse de que la contabilidad de la Cooperativa se lleve con

transparencia, uniformidad y oportunidad.

3.6 Responsabilidad del Departamento de Contabilidad

El Departamento de Contabilidad posee una importancia significativa, en razón de que sus acciones se encuentran estrechamente vinculadas con todas las unidades operativas y administrativas de la Cooperativa. Dentro de los papeles importantes que tiene esta unidad, está el desarrollo y ejecución del presupuesto, planificación financiera, desarrollo de todo el proceso de contabilidad, preparación de los reportes y estados financieros, cumplimiento a las disposiciones legales relativas a la información financiera y fiscal, entre otras.

3.7 Responsabilidades del Resto del Personal

Todos y cada uno de los empleados que forman parte de Cooperativa, empezando por el Consejo de Administración y la Gerencia General, son responsables, en relación directa con su nivel jerárquico y autoridad delegada, del efectivo funcionamiento del sistema de control interno. Esta responsabilidad debe encontrarse explícita o implícita en la descripción de los deberes y responsabilidades que le competen a cada uno de ellos y que se describen en el Manual de Funciones y Descripción de Puestos. 4. MARCO REGULATORIO

El marco regulatorio bajo el cual opera Cooperativa es el siguiente:

4.1 Autoridad

Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo (IDECOOP)

4.2 Legislación

a. Ley 127/64 sobre Sociedades Cooperativa y su reglamento. b. Ley 16/ 92 Código de Trabajo c. Ley 11/92 Código Tributario de la República Dominicana


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d. Ley 87/01 Seguridad Social

4.3 Resoluciones

a. IDECOOP b. Asamblea General c. Consejo de Administración

4.4 Regulación Interna

a. Manual de Políticas de Crédito b. Manual de Organización y Funciones c. Manual de Contabilidad y Políticas Contables d. Manual de Control Interno e. Otros Manuales

5. CONTROL INTERNO POR TRANSACCIONES

El sistema de control interno se establecerá atendiendo a las diferentes transacciones que desarrollará la Cooperativa. Dentro de las operaciones o actividades que desarrollará COOP-APS. Estas son: a. Caja General y Caja Fuerte b. Caja Chica c. Fondo de Operaciones d. Fondo de Créditos e. Cuentas de Banco f. Inversiones en Valores g. Cartera de Crédito h. Captación de ahorros i. Ingresos y gastos j. Atención Primaria en Salud k. Estados y Reportes Financieros Las transacciones son hechos que involucran un cambio en la estructura financiera de COOP-APS. La agrupación de las transacciones por tipo de actividad realizada, permite establecer una relación entre el personal que interviene en la actividad o proceso, con la siguiente secuencia de acción: a. Identificar funciones. Cada ciclo de operación o actividad está compuesta por

dos o más actividades relacionadas, así como varias personas o unidades administrativas.

b. Identificar objetivos de control interno. Son los objetivos específicos de control interno que se deben aplicar a una operación o proceso, y el personal responsable del control interno.

c. Documentar procedimientos de cada actividad. Todo procedimiento estará documentado facilitando el análisis realizado a los procedimientos de cada actividad o proceso.


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d. Identificar técnicas de control interno. Es el conjunto de actividades para

prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades que puedan ocurrir al procesar y registrar las operaciones.

e. Riesgos de Incumplimiento. Identificación de los riesgos que asume COOP-APS, al no cumplimiento del control interno aplicables a cada tipo de actividad u operación.

5.1 Control de la Disponibilidad

Las operaciones realizadas en caja afectarán el saldo de este rubro por las entradas y salidas de efectivo por aportaciones, crédito, ahorros y servicios. El Consejo de Vigilancia es responsable de asegurar el cumplimiento a las políticas y procedimientos establecidos en el Reglamento de Caja y Caja Fuerte.

5.1.1 Control Interno

a. Mantener un monto mínimo para operar en caja y caja fuerte.

b. Preparar recibos por la recepción de efectivo donde se exprese lo siguiente:

i. Nombre del socio ii. Monto en letra y número iii. Fecha del movimiento iv. Concepto de la operación v. Firmar del socio y de la cajera vi. Sello de la cajera para certificar la operación realizada

c. Sacar un seguro de fidelidad al personal o directivo que manejen el efectivo en

caja y caja fuerte. d. Realizar arqueos del efectivo en existencia diariamente el cierre de caja y de

manera sorpresiva, estos pueden ser realizados por la unidad de contabilidad para conciliar con los saldos contables y el Consejo de Vigilancia.

e. Con las diferencias presentadas en caja o caja fuerte, proceder de acuerdo a lo establecido en el “Reglamento Efectivo en Caja y Caja Fuerte”.

f. La unidad de contabilidad debe asegurar que a fin de mes correspondiente al cierre de las operaciones, el efectivo en existencia esté conciliado con el saldo presentado en el Balance.

g. La Gerencia General diariamente se asegurará que los valores recibidos por caja

sean transferidos a la caja fuerte para ser depositados en banco de acuerdo a las políticas establecidas.


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h. El Consejo de Vigilancia revisará de forma periódica, los depósitos realizados en banco para garantizar que se cumplen con las normativas internas y que los montos depositados concilian con los valores expresados en los recibos de recepción de efectivo.

i. La Gerencia General y el Consejo de Vigilancia se asegurarán que el sistema de

seguridad en el manejo del efectivo, sea confiable y efectivo.

j. Asegurar que los recibos de caja se preparan sin tachaduras y borraduras.

k. La persona responsable de operar con el efectivo no debe tener acceso a los registros contables.

l. El efectivo en caja debe ser utilizado exclusivamente en las operaciones indicadas

en el “Reglamento de Efectivo en Caja y Caja Fuerte”, excepto para retiros de ahorros.

m. La Gerencia General transferirá diariamente el efectivo a caja para el manejo del Fondo de Operaciones y el Fondo de Créditos.

n. El Consejo de Vigilancia realizará arqueos sorpresivos al efectivo e existencia en

la caja fuerte de acuerdo a su plan de trabajo. También puede hacer evaluación a solicitud del Consejo de Administración.

o. El Consejo de Vigilancia evaluará las pólizas de seguro para asegurar que las

mismas tienen la cobertura requerida para proteger el efectivo en existencia.

5.2 Fondo de Operaciones

El Fondo de Operaciones, es un fondo reponible utilizado exclusivamente para hacer efectivo los retiros en las cuentas de ahorro de los socios. Se debe establecer un monto que facilite las operaciones de los socios sin ningún tipo de dificultad. Al ser un fondo reponible, el saldo que presenta el Fondo de Operaciones en el Balance a fin de mes debe ser igual al monto total del Fondo. A pesar de ser un fondo fijo reponible, se afecta contablemente con los retiros realizados por los socios.


a. No cambiar con los fondos de operaciones ningún tipo de cheque, sea este de

empleado, de socio o proveedor. b. Sacar un seguro de fidelidad para la persona responsable del manejo del fondo

de operaciones.

c. Establecer un límite para que la cajera responsable del fondo pueda efectuar retiros de ahorro.

d. Los retiros de ahorro deben expresar lo siguiente:


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i. Nombre y cédula de identidad y electoral del socio ii. Monto en número y letra del retiro realizado iii. Fecha de la operación iv. Firmar del socio v. Firma y sello de la cajera

e. Reponer el fondo cuando se haya agotado en un 85.0%. f. El efectivo del Fondo de Operaciones debe estar resguardado en un lugar seguro y

libre de riesgos bajo la responsabilidad de la Gerencia General.

g. El aumento, disminución o cancelación del Fondo de Operaciones será realizado por la Gerencia General previa autorización del Consejo de Administración.

h. Hacer arqueos periódicos y sorpresivos para verificar el cumplimiento a las

normativas internas y para evitar el uso de fondos en pagos que no corresponden con su finalidad.

i. Para efectuar los retiros se debe confirmar en el sistema y la libreta del socio, el saldo de la cuenta de ahorro.

j. La libreta del socio debe ser firmada por la cajera responsable del fondo como

constancia de la operación realizada.

5.2.2 Reposición del Fondo de Operaciones

a. El efectivo del Fondo de Operaciones se repondrá de acuerdo a la política

establecida en el Reglamento del Fondo de Operaciones. b. En todas las reposiciones del Fondo de Operaciones se debe hacer un arqueo al

efectivo en existencia. Los comprobantes de retiro más el efectivo en existencia al momento de la reposición del fondo deben conciliar con el monto del fondo.

c. Los cheques de reposición de Fondo de Operaciones serán emitidos a favor de la

Gerencia General responsable del fondo. No se debe cargar a la cuenta personal de esta, el efectivo de reposición del fondo.

d. Al final de cada mes se repondrán los importes retirados por los socios, sin

importar la cuantía de estos para que los retiros de ahorro se registren contablemente en el mes que se realizaron.

e. Las diferencias (faltante o sobrante) se registraran contablemente de acuerdo a

las políticas establecidas en el Reglamento del Fondo de Operaciones.

f. Las reposiciones del efectivo del Fondo de Operaciones deben tener como soporte el documento de retiro preparado para la entrega del efectivo con todos los requisitos exigidos para realizar un retiro.

g. El Consejo de Vigilancia realizará revisiones y evaluaciones a las reposiciones del fondo para asegurar el cumplimiento a las políticas y procedimientos establecidos.


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h. Las reposiciones del fondo deben ser archivadas de forma cronológica por mes para facilitar la revisión de la unidad de contabilidad, Consejo de Vigilancia y los técnicos del IDECOOP.

5.3 Efectivo en Caja Chica

El fondo de efectivo de caja chica, es un fondo reponible que se utiliza para la erogación de efectivo de bajo monto, que por el monto del gasto en cuestión, no es necesario emitir un cheque o hacer una transferencia bancaria. Los cheques que se emiten para la caja chica son para reponer los fondos gastados o aumentar el monto del fondo Al ser un fondo reponible, el saldo que presenta el Fondo de Caja Chica en el Balance, sólo se afecta contablemente con el aumento, disminución o eliminación del mismo, con las reposiciones de los gastos a través de este fondo, se afectan las cuentas de gastos establecidos en el catálogo de cuentas correspondientes al uso del efectivo.


a. Establecer un monto máximo a desembolsar como pago individual. Este debe

representar un porcentaje del monto del fondo de caja chica. b. No se debe pagar el importe de una factura utilizando dos comprobantes de caja

chica. Este sistema superaría el monto máximo establecido en el reglamento de caja chica.

c. Sacar un seguro de fidelidad para el empleado que opera el fondo de caja chica

d. No cambiar con los fondos de caja chica ningún tipo de cheque, sea este de

empleado, de socio o proveedor. e. El empleado responsable de operar el fondo de caja chica, no debe tener

responsabilidad con los registros contables. f. La salida de efectivo del fondo de caja chica debe ser autorizada por la Gerencia

General o por otro personal autorizado por el Consejo de Administración. El comprobante siempre debe estar firmado por la personal que recibe, por la que entrega y por la que autoriza la entrega del efectivo.

g. Todos los comprobantes de caja chica deben estar foliados (pre numerados) de

imprenta, para que haya una secuencia lógica relacionada con la salida del efectivo.

h. Reponer a final de cada mes el efectivo utilizado por caja chica, para que los

gastos se registren contablemente en el mes que corresponde. i. Para los anticipos pagados con fondos de caja chica, el reglamento debe

establecer el tiempo mínimo que debe ser preparado el comprobante definitivo, si


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no se entregan los documentos justificativos del gasto en el tiempo establecido, el efectivo debe ser devuelto por la persona que recibió los recursos.

j. Hacer arqueos periódicos y sorpresivos para verificar el cumplimiento al

reglamento establecido y para evitar el uso de fondos en pagos que no corresponden al fondo de caja chica.

k. Los comprobantes de caja chica deben ser codificados con las cuentas contables

que corresponden al gasto incurrido. l. Los importes de los comprobantes de caja chica deben ser preparados con tinta

(no lápiz), tanto en letras como en número. m. El efectivo en existencia en caja chica debe estar custodiado en un lugar seguro y

libre de riesgo. n. El reglamento de caja chica debe especificar el manejo contable y operativo de las

diferencias (sobrante o faltante) en caja chica. o. El aumento, disminución o cancelación del fondo de caja chica será autorizado por

la Gerencia General.

5.3.2 Reposición de Fondo de Caja Chica

a. En todas las reposiciones del fondo de caja chica se debe hacer un arqueo al

efectivo en existencia. Los comprobantes definitivo y provisional de caja chica más el efectivo en existencia al momento de la reposición del fondo debe conciliar con el monto del fondo.

b. Las diferencias (faltante o sobrante) se registraran contablemente de acuerdo a las políticas establecidas en las políticas.

c. Los cheques de reposición de fondo de caja chica serán emitidos a favor del

responsable del fondo. No se debe cargar a la cuenta personal del responsable del fondo, el efectivo de reposición del fondo.

d. Con la reposición del fondo de caja chica no se afecta la cuenta del activo del

fondo, sólo las cuentas de gastos correspondientes al concepto que expresa el comprobante.

e. Los comprobantes de gastos para reponer los fondos de caja chica, deben tener la

secuencia numérica correspondiente. f. Los comprobantes a reponer no deben presentar tachaduras o borraduras. g. Todos los documentos fuentes (facturas, recibos) que justifican la salida de

efectivo deben indicar “PAGADO”, para evitar la duplicidad de pago.


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h. Al final de cada mes se repondrán los importes de caja chica, sin importar la cuantía de estos para que dichos gastos se registren contablemente en el mes que corresponde.

i. El Consejo de Vigilancia realizará revisiones y evaluaciones a las reposiciones del

fondo para asegurar el cumplimiento a las políticas y procedimientos establecidos.

j. Las reposiciones del fondo deben ser archivadas de forma cronológica por mes para facilitar la revisión de la unidad de contabilidad, Consejo de Vigilancia y los técnicos del IDECOOP.

5.4 Fondo de Créditos

Es un fondo desinado para el desembolso en efectivo de los créditos aprobados por la Gerencia General por los montos involucrados en este. El Fondo operará como un fondo fijo reponible para la administración y control de la existencia del efectivo y los desembolsos realizados a través del mismo.


a. La finalidad del Fondo es la de hacer efectivo el desembolso de los créditos que

por la rapidez del desembolso, la necesidad del socio y el monto involucrado, es importante un nivel de decisión rápido, por esta razón, estos tipos de créditos serán aprobados por la Gerencia General.

b. El Fondo funciona bajo el sistema de fondo fijo reponible para fines de administración y control en caja y caja fuerte del efectivo. Los valores desembolsados se reponen con los comprobantes o documentos preparados para la entrega del efectivo y que es firmado por el socio como constancia de la recepción.

c. El monto del Fondo es de RD$5,000.00, y solo realizarán desembolsos hasta la

suma de RD$15.0%. d. Diariamente para inicial las operaciones, la Gerencia General hará una

transferencia de la caja fuerte al (la) responsable del manejo de los recursos por la suma de RD$25,000.00, este monto será siempre el mismo para inicial las operaciones diarias con el Fondo.

e. El Fondo de Crédito se repondrá cuando se haya agotado el 85.0%% del monto

total.

f. Todos los días al cierre de las operaciones, el efectivo en existencia del Fondo será transferido a la caja fuerte, y quedará bajo la custodia y responsabilidad de la Gerencia General.

g. Para la entrega del efectivo a través de este Fondo por la aprobación de un

crédito, es imperativo preparar un comprobante preferiblemente emitido por el sistema y que tendrá entre otras, la siguiente información:


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i. Nombre y número del socio ii. Fecha del desembolso iii. Monto en letras y número iv. Concepto de la salida de efectivo v. Firma del quien recibe el efectivo vi. Firma y sello de quien entrega

h. Los desembolsos que no hayan sido repuestos deben permanecer archivados

como comprobantes de los valores a reponer. Los valores que se repongan deben conciliar con el 100% con los desembolsos realizados.

i. El monto inicial del Fondo, los aumentos y las disminuciones serán autorizadas

por el Consejo de Administración, previo análisis de las operaciones del Fondo y a solicitud de la Gerencia General.

j. Se prohíbe destinar recursos del Fondo efectuar cambio de cheques, pago de

sueldos y cualquier otra operación diferente a la finalidad del mismo.

k. El efectivo del Fondo de Créditos se puede reponer de los valores en efectivo recibidos por caja por las operaciones de: depósitos de ahorro, depósitos a plazo fijo, aportaciones, pago de créditos y servicios. También, en esta reposición se prepara el cheque por la suma a reponer.

l. Todos los cheques que se originen para la reposición del Fondo, se emitirá a

nombre de la Gerencia General, si es responsable de la administración y control de este efectivo.

m. En todas las reposiciones del Fondo, se realizará un arqueo al efectivo para

conciliar el monto del Fondo con el efectivo en existencia y los valores a reponer. n. Se efectuarán arqueos sorpresivos por el Consejo de Vigilancia y/o Auditoría

Interna, y se documentará el resultado de los mismos en el formulario ARQUEO DEL FONDO DE CRÉDITOS.

o. Las reposiciones del Fondo serán revisados por el Consejo de Vigilancia y/o

Auditoría Interna de acuerdo a su plan de trabajo preparado para estos fines.

p. En caso de presentar diferencia en el arqueo realizado y ésta no ser localizada después de realizar un análisis detallado de las operaciones, se debe proceder de la siguiente manera:

i. El efectivo del Fondo de Operaciones se repondrá de acuerdo a la política

establecida en el Reglamento del Fondo de Operaciones. j. En todas las reposiciones del Fondo de Operaciones se debe hacer un arqueo al



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k. Los cheques de reposición de Fondo de Operaciones serán emitidos a favor de la Gerencia General responsable del fondo. No se debe cargar a la cuenta personal de esta, el efectivo de reposición del fondo.

l. Al final de cada mes se repondrán los importes retirados por los socios, sin

importar la cuantía de estos para que los retiros de ahorro se registren contablemente en el mes que se realizaron.

m. Las diferencias (faltante o sobrante) se registraran contablemente de acuerdo a

las políticas establecidas en el Reglamento del Fondo de Operaciones. n. Las reposiciones del efectivo del Fondo de Operaciones deben tener como

soporte el documento de retiro preparado para la entrega del efectivo con todos los requisitos exigidos para realizar un retiro.

o. El Consejo de Vigilancia realizará revisiones y evaluaciones a las reposiciones

del fondo para asegurar el cumplimiento a las políticas y procedimientos establecidos.

p. Las reposiciones del fondo deben ser archivadas de forma cronológica por mes

para facilitar la revisión de la unidad de contabilidad, Consejo de Vigilancia y los técnicos del IDECOOP.

5.4.2 Reposición del Fondo de Créditos

a. El efectivo del Fondo de Operaciones se repondrá de acuerdo a la política

establecida en el Reglamento del Fondo de Créditos. b. En todas las reposiciones del Fondo de Créditos se debe hacer un arqueo al


c. Los cheques de reposición de Fondo de Créditos serán emitidos a favor de la

Gerencia General responsable del fondo. No se debe cargar a la cuenta personal de esta, el efectivo de reposición del fondo.

d. Al final de cada mes se repondrán los importes correspondientes a los créditos

desembolsados a los socios, sin importar el monto del desembolso para que los créditos aprobados y desembolsados por la Gerencia General, se registren contablemente en el mes que se realizaron.

e. Las diferencias (faltante o sobrante) se registraran contablemente de acuerdo a

las políticas establecidas en el Reglamento del Fondo de Créditos.

f. Las reposiciones del efectivo del Fondo de Créditos deben tener como soporte, el documento que justifica el crédito aprobado y desembolsado.

g. El Consejo de Vigilancia realizará revisiones y evaluaciones a las reposiciones del fondo para asegurar el cumplimiento a las políticas y procedimientos establecidos.


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h. Las reposiciones del fondo deben ser archivadas de forma cronológica por mes para facilitar la revisión de la unidad de contabilidad, Consejo de Vigilancia y los técnicos del IDECOOP.

5.5 Cuentas de Bancos

Las cuentas de bancos reciben movimientos por los depósitos realizados, los cheques emitidos por la Cooperativa, girados a favor de los beneficiarios de los recursos y por los cargos y abonos realizados por el banco.

Las principales operaciones que se realizan en el banco, la ejecuta la Cooperativa, para mantenerse informado y seguro de que las operaciones realizadas corresponden a las autorizadas por el personal responsable de la Cooperativa, se hace necesario tener controles internos que den una seguridad sobre los saldos presentados por los bancos.

Los controles internos para administrar las cuentas de banco son los siguientes:

5.5.1 Aperturas de las Cuentas en Bancos

a. Las cuentas que se abren en los diferentes bancos, se hará con autorización del

Consejo de Administración. b. Los funcionarios que firmar los cheques emitidos y/o las transferencias, serán las

autorizadas por el Consejo de Administración.

c. El Consejo de Administración y la Gerencia General son los responsables de la administración de los recursos de las cuentas de banco.

d. Todas las cuentas de bancos estarán a nombre de la Cooperativa.

e. Todas las cuentas de banco tendrán como mínimo dos firmar y se firmarán los

cheques y/o transferencias de forma mancomunada.

5.5.2 Protección para Operar las Cuentas en Bancos

a. Verificar la secuencia lógica de la numeración de todos los cheques nuevos entregados por el banco.

b. Establecer políticas para el control y administración del efectivo en banco. c. Mantener niveles mínimos de efectivo en las cuentas de bancos, por la

improductividad de los mismos. d. Mantener en custodia en un lugar seguro y libre de riesgo todos los cheques en

blanco que no están en uso. e. Los cheques emitidos y no entregados a sus beneficiarios deben estar bajo la

responsabilidad de la Gerencia General o la persona asignada para estos fines.


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f. Mantener actualizado en el banco y en las oficinas de la Cooperativa, el registro y autorización para la emisión de los cheques.

g. Mantener archivados en orden secuencial numérico los cheques que se anulen. h. El personal que administre u opera las cuentas de bancos, deben tener una póliza

de seguro de fidelidad a favor de la Cooperativa. i. Las transferencias de fondos a diferentes cuentas de bancos deben ser

autorizadas por la Gerencia General. Las transferencias a realizar deben tener los documentos o información que justifiquen la misma.

j. Disponer que todos los cheques emitidos sean nominativos y fijar un monto

mínimo para realizar pagos con cheques. k. No permitir que se firmen cheques en blanco. l. Responsabilizar a un empleado de la unidad de contabilidad, el manejo operativo

de las cuentas de banco. m. Adherir a los blocks (talonarios) de cheques los originales de los cheques

cancelados. n. Mantener en un lugar seguro copia de los documentos o tarjetas donde aparecen

las firmar autorizadas para firmar cheques y/o transferencias. o. Mantener en un lugar seguro y libre de riesgos los blocks de cheques por usar. p. Los funcionarios autorizados para firmar cheques y/o transferencias no deben

hacer los registros contables de estas operaciones.

5.5.3 Cheques Emitidos - Transferencias Bancarias

a. Todos los cheques emitidos deben estar pre numerados de imprenta. Mantener una secuencia numérica de las transferencias autorizadas.

b. Todos los cheques emitidos deben hacerse por montos superiores a los importes

máximos a utilizar como erogación o salida de efectivo a través de la caja chica. c. Llevar un libro control de banco de forma manual o en computadoras, para

controlar los movimientos registrados en las diferentes cuentas de banco. d. Para la firma de los cheques emitidos de parte de los funcionarios y directivos

responsable, se verifica que los cheques tengan anexo los documentos que justifican el pago.

e. Las transferencias a realizar de una cuenta de banco a otro de la Cooperativa,

estarán autorizadas por la Gerencia General u otro funcionario o directivo con los niveles de responsabilidad asignado.


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f. Las transferencias de las cuentas de banco de la Cooperativa a otras cuentas de bancos de suplidores u otro beneficiario, tendrán anexo la documentación y autorización que justifican la erogación de los recursos.

g. La emisión de todos los cheques será autorizada por la Gerencia General, sin

importar el importe de los mismos.

h. Verificar en los cheques emitidos y/o transferencias que los importes coinciden en letras y número.

i. Los cheques deben ser entregados con un documento de identificación de quien

recibe, y una autorización del beneficiario del cheque, si no es el mismo que lo recibe.

j. Mantener en lugar seguro y apropiado (caja fuerte de ser posible) los talonarios

de cheques por usar. La unidad de contabilidad solamente debe tener el talonario de cheque en uso. Es necesario llevar un control sobre el uso de los talonarios, mediante el número del mismo.

k. Los cheques entregados a la unidad de contabilidad, se hará mediante un formato para que quede constancia de la cantidad que se entrega y quien lo entrega y lo recibe.

l. Todos los cheques emitidos (excepto para los desembolsos de crédito) se harán

con una solicitud de cheques, que indique:

i. Fecha de la solicitud ii. Nombre del beneficiario iii. Monto a pagar iv. Concepto de la emisión del cheque v. Firmar autorizada

5.5.4 Conciliación Bancaria

Todos los meses a más tardar diez (10) días después de cierre del mes operativo, se prepararán las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas de banco. La conciliación bancaria consiste en la comparación de los registros de las operaciones realizadas por la Cooperativa y por el banco. Los cheques, transferencias y depósitos son realizados por Cooperativa, mientras que el banco realiza cargos y abonos por cobros y pagos realizados a la Cooperativa. Es imprescindible hacer mensualmente la conciliación bancaria en razón de que no todos los cheques emitidos y/o depósitos realizados son registrados por el banco en el mismo mes que lo registra la Cooperativa, y el saldo que presenta el banco no coincide con el que refleja el libro de banco, por las siguientes razones: a) Cheque emitidos y no pagados en el mes (cheques en tránsito) b) Depósitos realizados a fin de mes que el banco hace el cargo con fecha de mes

siguiente (depósitos en tránsito).


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c) Errores en el registro de parte del banco de los cheques pagados y los depósitos

cargados. d) Cargos que el banco realiza por intereses y/o comisiones pagadas que no son

registrados contablemente. e) Abonos hechos por el banco a la Cooperativa por concepto de intereses y/o

comisiones por servicios bancarios, que no son registrados contablemente. f) Errores u omisiones de parte del banco. g) Errores u omisiones de parte de la Cooperativa, al registrar los importes de los

cheques, depósitos, cargos o abonos.

5.5.5 Controles Internos Conciliación Bancaria

a. Conciliar mensualmente los estados de cuentas de banco con el saldo que presenta los auxiliares en los estados financieros preparados por contabilidad.

b. Todos los depósitos deben estar registrados en el mismo mes, caso contrario

registrarlo en la conciliación como depósito en tránsito. c. Los depósitos en tránsito se verificarán que en el mes siguiente están cargados el

primer día hábil del referido mes.

d. Investigar las partidas de conciliación y los depósitos no identificados, para proceder a los registros contables correspondientes.

e. Confirmar que los cargos y abonos realizados por el banco corresponden a la

Cooperativa y se registran contablemente correcto.

f. La conciliación preparada debe estar firmada por el empleado que la realizó y el que la revisa.

g. Las personas que preparan las conciliaciones bancarias no deben realizar

registros contables relacionados con esta. h. Los cheques no presentados al cobro durante un período largo que se investigue el

motivo. Después de transcurrido el tiempo establecido por la Ley de Cheques para su presentación, proceder a reintegrarlo.

i. Comprobar si las transferencias de los traspasos entre bancos se realizan sin

demora excesiva.

5.5.6 Reportes Cuentas de Banco

a. La unidad de contabilidad debe:

http://www.monografias.com/trabajos10/teca/teca.shtml


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i. Preparar semanalmente un reporte de los saldos de las cuentas de banco y verificar con el saldo contable.

ii. Preparar un reporte de disponibilidad para prever oportunamente los

desembolsos a realizar y los ingresos de efectivos, para los sobrantes (si los hubiere) colocarlos en inversiones productivas.

iii. Preparar un reporte con los conceptos bien definidos sobre los ingresos y

pagos realizados. b. Los documentos justificativos deben archivarse para futuros reportes y/o

consultas.

5.6 Inversiones en Valores

En este rubro de activo registra la adquisición de títulos valores en instituciones financieras y/o Cooperativas con el fin de obtener un rendimiento futuro. El rendimiento o interés generado se registrarán en el Estado Resultados, como un ingreso por intereses en inversiones. Estos pueden ser pagados por las instituciones mediante interés simple o compuesto.

5.6.1 Adquisición y Cancelación de Inversión

Para mantener el control en la compra de inversiones en instituciones financieras o Cooperativas es necesario que: a. Todas las adquisiciones deben ser autorizadas por el Consejo de Administración. b. La tasa de rendimiento debe ser negociada para obtener la mayor tasa posible

manteniendo el mínimo nivel de riesgo. c. Todas las inversiones deben estará nombre de la Cooperativa. d. El Consejo de Administración identifique el banco o la Cooperativa para realizar

las inversiones previo informe de la Gerencia General sobre las diferentes tipos de tasa de interés.

e. Las cancelaciones sean autorizadas por el Consejo de Administración. f. Las inversiones canceladas deben contener los intereses generados por el tiempo

desde el último pago de interés hasta la fecha de cancelación.

5.6.2 Custodia y Control

La custodia y control de los títulos de las inversiones estarán bajo la responsabilidad de la Gerencia General. Para el control de estas es importante: a. Mantenerlas en un lugar seguro y libre de riesgo. b. Que mensualmente contabilidad concilie los títulos vigentes con el saldo

presentado en el balance. c. Que la Gerencia General cada tres meses prepare un informe sobre los

movimientos de las inversiones y los rendimientos obtenidos de las mismas.


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d. Revisar que los intereses generados mensualmente sean registrados correctamente en la cuenta de activo y de resultado correspondientes y que los impuestos pagados por estos están de acuerdo a las disposiciones legales.

e. Tener fianza de fidelidad para la responsable de la custodia y control de las inversiones.

5.6.3 Revisión y Monitoreo

El Consejo de Vigilancia es responsable de la revisión y evaluación de las inversiones en valores, para garantizar un trabajo efectivo y eficiente y para que se logre el objetivo deben proceder de la siguiente manera:

a. Comprobar con la unidad de contabilidad, los saldos de las inversiones en valores

a la fecha de realización de la revisión. b. Realizar el conteo físico (Arqueo) a los títulos valores vigentes y cancelados el

último año a la fecha de la realización de la evaluación. c. Comprobar que los intereses pagados están de acuerdo a la tasa de interés, el

monto de la inversión y el tiempo. d. Preparar programa de seguimiento para asegurar que se procederá con los

hallazgos observados.

5.7 Cartera de Crédito

La cartera de crédito es el más importante activo generador de ingresos de la Cooperativa, y el control de esta es imprescindible para mantener un nivel de riesgo aceptable y manejable, que no afecte de forma negativa la rentabilidad y como consecuencia, el patrimonio institucional. En este sentido, se hace necesario mantener un sistema de control interno eficaz en la administración de esta. En sistema de control interno debe implementarse de acuerdo a las diferentes etapas del proceso crediticio establecido en las políticas de crédito de la Cooperativa.

5.7.1 Solicitud de Crédito

Las operaciones de crédito se inician con la solicitud de crédito realizada por los socios. Es el paso inicial del proceso de crédito. a. Las solicitudes deben estar preparadas de forma correcta y completa en todas sus

partes, tales como:

i. Datos generales del socio ii. Datos del garante (si procede) iii. Información del crédito iv. Información de ingresos y gastos

b. La unidad de crédito se asegurará que las solicitudes estén correctas y que

cumplen con las políticas establecidas.


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c. El Consejo de Vigilancia de acuerdo a su plan de trabajo, hará evaluaciones y revisiones periódicas a las solicitudes de crédito para asegurar que se cumplen con las políticas y procedimientos establecidos por la dirección.

d. La solicitud de crédito debe estar firmada por el socio y el garante (si procede). 5.7.2 Aprobación - Comité de Crédito

a. Se digita en el sistema toda la información relacionada con los créditos conocidos

para los socios. b. El Encargado de Crédito verifica y certifica que las solicitudes de créditos están

preparadas en todas sus partes y que la acompañan los documentos requeridos para solicitar un crédito.

c. Se solicita la información crediticia al Buró de Crédito para conocer sobre el

historial crediticio del socio.

d. El Encargado de Crédito analiza todos los reportes de crédito del Buró de Crédito, comprobando el historial crediticio del socio.

e. El Encargado de Crédito aprueba las solicitudes en lo relativo a la preparación de

esta, y los créditos que presentan buen historial de crédito y cumple con las disposiciones internas serán sometidas al nivel de decisión: Comité de Crédito Normal, Comité de Crédito Ampliado o Gerencia General.

5.7.3 Formalización del Crédito

En esta etapa, se procede con la captura en el sistema información de los créditos aprobados por los niveles de decisión y de la preparación de la documentación legal (contrato y pagaré), para la emisión de los cheques para los desembolsos o la entrega en efectivo. a. El Encargado de Crédito valida que toda la información procesa en el sistema esté

correcta. b. Con la validación de los documentos legales preparados por el área de sistema, la

Gerencia General, autoriza que se procede a preparar los cheques y/o transferencia para los desembolsos o autorizar el desembolso por caja de los créditos gerenciales y de emergencia.

c. El Departamento de Contabilidad y Administración prepara todos los cheques y

los remite a la Gerencia General para asegurarse que todos los cheques emitidos están preparados técnicamente correctos y con los importes de acuerdo a los montos aprobados de los créditos.

d. La Gerencia General remite los cheques a los directivos para fines de firma,

acompañados de los documentos legales preparados para la firma de los mismos de parte de los directivos.


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e. Los directivos verifican que los cheques están preparados correctamente y proceden a la firma de los mismos.

f. Para los desembolsos vía transferencia bancaria se procederá igual que para la emisión de los cheques.

5.7.4 Desembolso de Crédito

En esta etapa se hace la entrega formal del cheque u otro instrumento de pago establecido, para lo cual todos los documentos que respaldan la operación deben estar completos y en orden. Los objetivos que se persiguen en esta etapa son:

a. Establecer las actividades necesarias para realizar el desembolso del crédito. b. El Encargado de Crédito antes de la entrega de los cheque, verifica que todos los

cheques están firmados por los directivos responsables para estos fines. Se preparan las dos carpetas integradas con lo siguiente: Carpeta 1: Expediente de Crédito. Esta carpeta tendrá integrada los formularios utilizados para la solicitud de un crédito, entre estos están: (i) solicitud firmada, (ii) copia de la cédula de identidad y electoral, (iii) reporte del Buró de Crédito, (iv) copia del cheque, (v) copia de los documentos legales, entre otros. Carpeta 2: Documentación legal. Esta estará integrada por el contrato y el pagaré preparados para el desembolso de los créditos. El Encargado de Crédito verifica como medida de control que, las carpetas están integradas con todos los documentos y la información requerida en las políticas de créditos. 5.7.5 Seguimiento y Recuperación

El objetivo de esta etapa es establecer un proceso para la gestión de seguimiento y recuperación de los recursos prestados. La unidad de crédito verificará de manera continua y oportuna el pago realizado por los socios, para asegurar el cumplimiento a los planes de pago establecidos en los créditos desembolsados. a. El Consejo de Vigilancia realiza evaluaciones periódicas a la cartera de crédito

para comprobar que en los créditos desembolsados, se cumplió con el proceso y políticas de créditos establecidas por el Consejo de Administración. Preparará un


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informe al Consejo de Administración sobre las desviaciones encontradas y las recomendaciones para superar esas situaciones.

También, preparará un programa de seguimiento y monitoreo para verificar el cumplimiento al plan de acción para corregir las desviaciones encontradas.

b. El Consejo de Vigilancia preparará un programa para revisar y evaluar las carpetas de créditos y documentación legal, para comprobar el cumplimiento a las políticas establecidas por el Consejo de Administración, se asegurará que la documentación legal está preparada correctamente para garantizar la recuperación del crédito vía extra judicial o judicialmente (si fuese necesario). Comprobará que los documentos legales están archivados en lugares seguros y libres de riesgos.

c. A nivel de seguimiento y monitoreo, la programación de las visitas a los ex socios,

se harán de manera tal que en un periodo corto se puedan visitar todos los ex socios que presenta morosidad.

d. Durante todo el proceso de cobranza se debe llevar un registro de las gestiones de

recuperación realizadas. Los diferentes informes preparados durante el proceso de gestión de cobranza, deben ser incorporados a la carpeta de crédito del socio, para que pueda ser consultado por la Gerencia General, Consejo de Vigilancia y la unidad de crédito.

a. La reserva para cuentas incobrables debe estar de acuerdo a la estratificación presentada en las políticas crediticias, se debe cuantificar y contabilizar mensualmente en función al nivel de riesgo presentado por la cartera de crédito y a las normativas establecidas. La Ley 127/64 sobre Asociaciones Cooperativas establece el porcentaje a obtener de los ingresos de cartera.

La unidad de crédito debe: Verificar todos los meses el saldo de la cartera de crédito de acuerdo a la clasificación contable, concilian con los saldos presentados en los estados financieros preparados por el Departamento de Contabilidad y Administración. Si el saldo de cartera según los auxiliares que la integran no concilian con el presentado en el Balance, se procederá a realizar un análisis para determinar las diferencias y proceder a hacer los ajustes correspondientes. Todos los ajustes a realizar deben ser de conocimiento de la Gerencia General, si dichos ajustes son significativos, deben ser autorizados por el Gerente General, con el conocimiento de la encargada de la unidad de crédito e informarlo al Consejo de Administración.

5.7.6 Nómina de Cobro y Depósitos El proceso de gestión de cobranza de los créditos desembolsados es través de los descuentos de nómina a los socios. Además, de los valores a cobrar por los créditos, también la nómina incluye ahorros, aportaciones y servicios. También, los socios pueden hacer pagos directos en el área de caja.


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a. Preparación de Nómina

La unidad de crédito como responsable de la gestión crediticia, todos los meses debe preparar la nómina de descuentos para ser enviada a la institución. Para la preparación de la nómina debe tomar en consideración:

i. Los nuevos créditos otorgados y que corresponde el cobro de la primera cuota. ii. Los importes a descontar que no corresponden a cuotas de crédito como son:

ahorros, servicios y aportaciones. iii. A los socios que no corresponde cobro de crédito por estar saldados. iv. Que la suma de los valores a descontar es correcta. v. Que los nombres, cédula de identidad y electoral y el código de socio, es

correcto. vi. No incluir a los socios que han cancelados sus créditos. vii. La fecha oportuna para el envío a las instituciones. b. Cobranza

El Encargado de Crédito se asegurará que la institución haga las transferencias de los valores, a la cuenta de banco asignada por la Cooperativa y en el tiempo establecido (preferiblemente). Verificará a través del sistema de información, que el importa pagado corresponda con el monto indicado en la nómina enviada. c. Aplicación de Descuentos

Para aplicación de los valores enviados a descontar a cada socio, el Encargado de Crédito debe:

i. Comprobar que el monto concilia con la nómina enviada. ii. Si la nómina no concilia, investigar porque el monto no coincide con el enviado. iii. Cuando verifica y analiza los cobros realizados, a través del sistema procede

aplicar la nómina. iv. Todos los meses se asegurará con contabilidad que los valores fueron

contabilizados correctamente en las cuentas que corresponden. d. Seguimiento El Encargado de Crédito debe investigar con las responsables de los descuentos en la institución, porque algunos socios no les fueron realizados los descuentos incluidos en la nómina. Cuando conozca las razones de por qué no se realizaron los descuentos, le informará a la Gerencia General para fines de investigación y análisis de la situación presentada. El Encargado de Crédito debe mantener el seguimiento de los valores no descontados a los socios, hasta que se haga la recuperación correspondiente. Además, no debe proceder analizar solicitudes de créditos de estos socios hasta que no se conozca las razones de los no descuentos, que las mismas sean justificadas y autorizadas por la Cooperativa.


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5.7.7 Manejo de Cartera en Mora

Esta etapa comprende todas las actividades que deben efectuarse cuando uno o varios socios no realizaron sus pagos en tiempo y forma establecida. Se incluyen principalmente los ex socios. La recuperación de cartera en mora debe ser planificada caso por caso, actuando de forma inmediata y eficiente, sin cortar la comunicación y la relación con los socios. Los objetivos de esta Etapa son: a) Ejecutar los procedimientos de seguimiento y recuperación de pagos.

b) Reaccionar rápidamente si los socios no cumplen con las fechas pactadas para el

pago de sus cuotas.

c) Recuperar los montos adeudados. Los directivos, la Gerencia General y el Encargado de Crédito, son responsables del seguimiento de la cartera en mora. Mensualmente, el Encargado de Crédito debe preparar un informe sobre la gestión de recuperación y enviarlo a la Gerencia General para su conocimiento y diseño de plan de recuperación. El Encargado de Crédito, informará mensualmente a la Gerencia General sobre la gestión de recuperación de la cartera en mora y las metas logradas. El cobro vía judicial constituye el último recurso para la recuperación de un crédito. El proceso de recuperación judicial es de responsabilidad del abogado y al mismo tiempo el Encargado de Crédito, quienes llevarán un control de las operaciones con acción judicial, con el objeto de seguir los pasos del proceso y buscar la mejor opción de recuperar un crédito. El Encargado de Crédito es responsable del monitoreo de la recuperación de los créditos, y debe preparar un informe mensual a la Gerencia General sobre la gestión de recuperación y la situación de cada uno de los créditos. 5.7.8 Reestructuración de Crédito

Para la reestructuración de los créditos, se debe determinar las condiciones financieras justificadas que imposibilitan al socio cumplir con las condiciones de pago establecidas originalmente en el crédito. Las causas para la reestructuración de un crédito pueden ser: a. Un análisis y estructuración de crédito no de acuerdo con el destino del crédito.

b. Cambios inesperados en el comportamiento de las actividades o alguna otra circunstancia no controlable por el socio.

c. Modificación del plazo para la reducción de la cuota mensual.


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El procedimiento para la reestructuración de un crédito, se realizará de acuerdo a lo establecido en el Manual de Políticas de Crédito. Los créditos reestructurados por problemas de incumplimiento de pago del socio o ex socio, representan un mayor riesgo de incobrabilidad o pérdida, por esta razón, la reserva para cuentas incobrables, dentro de la estratificación por días de atrasos, se establecerá un porcentaje superior que la correspondiente a los créditos que no han sido reestructurados. El Consejo de Vigilancia en su trabajo debe verificar si con la reestructuración de un crédito, se instrumentó un nuevo contrato o un adendum al contrato original del crédito reestructurado. Así como si realizó de acuerdo a lo establecido al respecto. 5.7.9 Créditos Castigados

Los créditos se castigarán cuando se consideran perdidos, porque no existe posibilidad cierta de recuperación judicial o extrajudicial y las condiciones económicas de los ex socios se han deteriorado considerablemente, por lo tanto se debe reconocer como pérdida de la Cooperativa. El castigo de crédito irrecuperable se realizará contablemente contra la reserva para cuentas incobrables y por lo establecido en la Ley 127/64 sobre la garantía de los valores depositados de los ex socios por las obligaciones contraídas por estos. Los créditos castigados deben ser separados de los activos de la Cooperativa. Para tener control sobre los movimientos de esta cuenta, los créditos castigados deben ser registrados contablemente en una cuenta de orden, la misma se afectará con los créditos castigados y la recuperación de estos. Esta cuenta de orden es un rubro de control y administración de estas operaciones, no forma parte de los estados financieros, se presenta su saldo en la balanza de comprobación para fines de conciliar los cargos y abonos. El Encargado de Crédito preparará mensualmente un informe sobre los movimientos de esta cuenta, así como sobre la gestión de recuperación de estos valores.

5.8 Captación de Ahorros

5.8.1 Ahorros Normales

La Cooperativa oferta productos de ahorros normales en varias modalidades para que el socio pueda ahorrar en los diferentes tipos de ahorros. Para el control de los procesos y operatividad de estos, se debe mantener un estricto control que garantice un manejo efectivo y eficiente de estas cuentas. 5.8.2 Controles

Los controles aplicar a las operaciones en las cuentas de ahorros deben garantizar un efectivo manejo en la Cooperativa y un eficiente servicio a los socios. Los controles serán los siguientes:


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a. La apertura de las cuentas de ahorros serán autorizadas por la Gerencia General. b. La apertura de una nueva cuenta debe ser exclusivamente a socios. c. Asignar número de cuenta secuencial de acuerdo al establecido en el sistema de

información. d. Todos los socios deben firmar la libreta de ahorro. e. La libreta emitida debe contener:

i. Nombre del socio ii. Fecha de apertura iii. Número de la cuenta iv. Nombre de la institución donde trabaja v. Firma autorizada de la Cooperativa vi. Firma invisible del socio

f. Para las libretas estar firmada por la Gerencia General debe tener la constancia

de caja de la recepción del efectivo. g. Todas las transacciones realizadas en la libreta en el área de caja deben tener la

firma de la cajera. h. Mensualmente, contabilidad debe conciliar el saldo de los ahorros con el

presentado en el Balance. i. El Consejo de Vigilancia debe revisar que las operaciones en las cuentas de

ahorros se están realizando de acuerdo a las políticas establecidas por el Consejo de Administración.

j. El Consejo de Vigilancia tiene la responsabilidad de comprobar que los intereses pagados en las cuentas de ahorros están en función a la tasa pagada y al sistema establecido y que están contabilizados correctamente.

k. De los depósitos dados en garantías (pignorados), el importe correspondiente debe ser inmovilizado en el sistema de información para evitar el retiro de los valores.

l. Las cuentas canceladas deben ser autorizadas por la Gerencia General previa comprobación de que el socio no tiene deuda pendiente con la Cooperativa.

m. Todos los retiros de los depósitos de ahorros, se realizarán a través del Fondo de Operaciones, atendiendo en monto en cuestión.

n. Los comprobantes de depósitos y retiros deben ser firmados y sellados por la cajera.

o. Los retiros de ahorros se archivarán conjuntamente con los cheques emitidos para la reposición de los valores.

p. Las libretas de ahorro que sean duplicados, debe estar en la libreta la palabra “DUPLICADO”, a estas libretas siempre se le indica la fecha de apertura de la cuenta y la fecha del duplicado.

q. Los retiros de ahorros a realizar por personas no titulares, serán autorizados por la Gerencia General, quien se asegurará que en la autorización se cumple con las políticas de la Cooperativa.

r. Las libretas en blanco estarán bajo custodia de la Gerencia General, quien las entregará a Servicio al Socio mediante documento de entrega.

s. Para la apertura de una nueva cuenta se debe seguir el orden numérico de las libretas de ahorros.

t. Ningún empleado, excepto la Gerencia General debe tener en su poder libretas de ahorros de los socios.


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u. Ningún empleado debe tener acceso al lugar donde está la custodia las libretas de ahorro, sin previa autorización.

5.8.3 Depósitos a Plazo Fijo

Los depósitos a plazo fijo, son valores captados de los socios que tienen una tasa de interés más elevada y con una duración mayor para el uso de los recursos que las cuentas de ahorros. Para este tipo de depósito, se emite un certificado con las condiciones de apertura y futura cancelación del mismo.

5.8.4 Controles

Los controles de este tipo de depósito, serán los siguientes: a. La apertura de los depósitos a plazo fijo se hará con autorización de la Gerencia

General. b. Los depósitos emitidos expresarán en el certificado lo siguiente:

i. Nombre y código del socio ii. Número del certificado, siguiendo la secuencia numérica de imprenta. iii. La fecha de apertura y la de cancelación iv. Monto en letras y número v. Tasa de interés a pagar vi. Firmar del socio vii. Firma autorizada de la Cooperativa viii. Sello de la Cooperativa

b. Los depósitos en blanco estarán bajo la custodia de la Gerencia General, serán

entregado a la empleada de prepararlo en el orden numérico correspondiente. c. Los depósitos anulados por cualquier razón debe tener la expresión de

“ANULADO” en el original y las copias del depósito. d. Los depósitos cancelados por los socios serán autorizados por la Gerencia General

previa comprobación de las obligaciones de los socios. e. Los depósitos cancelados deben tener la expresión “CANCELADO” en el original y

las copias f. Los certificados cancelados se archivarán separados de los vigentes. g. El Consejo de Vigilancia debe revisar que las operaciones en los depósitos a plazo

fijo se están realizando de acuerdo a las políticas establecidas por el Consejo de Administración.

h. El Consejo de Vigilancia tiene la responsabilidad de comprobar que los intereses pagados en los depósitos a plazo fijo están de acuerdo a la tasa de interés, el monto del depósito y el tiempo pagado.

i. El Consejo de Vigilancia tiene la responsabilidad de hacer arqueos a los depósitos vigentes para verificar que los importes suman el saldo presentado en contabilidad.

j. Los depósitos en blanco y las copias de los vigentes deben estar en lugar seguro y libre de riesgo.

k. Los depósitos a plazo fijo dados en garantía de crédito, el original del depósito estará en poder de la Cooperativa, bajo la responsabilidad de la Gerencia General.


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l. Los depósitos a plazo fijo se prepararán en original y dos copias, que se distribuirán de la siguiente manera:

i. El original al socio; ii. La primera copia a la Gerencia General para el control de los depósitos; iii. Y la segunda copia a Contabilidad como constancia de la operación

realizada para fines de registro contable y conciliación mensual de los mismos.

m. Los certificados de depósitos a plazo fijo deben ser pre - numerados de imprenta. n. Ningún empleado, excepto la Gerencia General debe tener en su poder certificado

de depósitos a plazo fijo. o. Ningún empleado debe tener acceso al lugar donde está la custodia de los

certificados de depósitos a plazo fijo, sin previa autorización.

5.9 Aportaciones de Socios

Las aportaciones son los certificados que adquieren los socios para poder utilizar los servicios y productos de la Cooperativa. Para ser socio, es necesario adquirir por lo menos un Certificado de Aportación por un valor de RD$500.00 (QUINIENTOS PESOS) y cumplir con las condiciones establecidas en los Estatutos Sociales. 5.9.1 Controles

Para la operatividad de las aportaciones de socios se establecen los siguientes controles: a. Los certificados de aportación se prepararán con la siguiente información:

i. Nombre del socio ii. Número del certificado iii. Código del socio iv. Fecha de apertura v. Monto en letra y número vi. Cantidad de aportaciones

b. La Cooperativa mantendrá control de los certificados emitidos, con la coletilla o

libreta del certificado emitido. La coletilla (si es la forma) estará bajo control de la Gerencia General.

c. Los certificados de aportaciones en blanco estarán bajo la responsabilidad de la Gerencia General.

d. El Consejo de Vigilancia debe revisar que las operaciones con las aportaciones de socios se están realizando de acuerdo a las políticas establecidas por el Consejo de Administración y a lo expresado en los Estatutos Sociales.

e. El Consejo de Vigilancia tiene la responsabilidad de comprobar que los intereses pagados por los certificados de aportaciones están de acuerdo a lo establecido en la Legislación Cooperativa y por la resolución de la Asamblea General.

f. El Consejo de Vigilancia tiene la responsabilidad de hacer arqueos a los certificados de aportaciones para verificar que los importes suman el saldo presentado en contabilidad.


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g. Contabilidad debe hacer comprobaciones periódicas sobre los certificados de aportaciones emitidos y el saldo en contabilidad.

5.10 Ingresos y Gastos

Los ingresos y gastos integran el estado de resultados, estos deben ser revisados y evaluados mensualmente para asegurar que los resultados corresponden con las operaciones realizadas.

5.10.1 Controles

a. El Consejo de Vigilancia verificará y comprobará que los ingresos registrados

corresponden con las actividades que los generaron. b. El Consejo de Vigilancia comprobará que los ingresos están registrados

correctamente en la cuenta que le corresponde. c. El Consejo de Vigilancia verificará que no se dejan ingresos sin registrar. d. Todos los cheques emitidos para pagar gastos deben tener los documentos

soporte que justifiquen el gasto. e. El Consejo de Vigilancia verificará que los gastos se registran en las cuentas que

corresponden y por los montos correspondientes. f. El Consejo de Vigilancia verificará los saldos contrarios a su origen que presenten

los ingresos y los gastos, para conocer las razones y proceder en consecuencia. g. El pago de todos los gastos deben ser autorizados por la Gerencia General. 5.10.2 Nómina de Pago

La nómina representa un gasto dentro de la estructura de gastos de la Cooperativa, en consecuencia es importante que exista un control interno eficaz y efectivo que coadyuve con su administración. El ciclo que comprende el proceso de nómina es de interés relevante, porque es relacionado de manera importante con todos los aspectos operativos y administrativos de la Cooperativa y su esfuerzo por lograr eficiente utilización del capital humano.


Por los cálculos y detalles que se consideran para la preparación de la nómina, el proceso de preparación debe estar sujeto a principios de control interno. Los controles internos aplicar a la nómina deben garantizar que los recursos monetarios destinados a la administración de recursos humanos, están siendo adecuadamente distribuidos y de acuerdo a las disposiciones de la Gerencia General. Los controles serán los siguientes: a. La persona que prepara la nómina debe ser independiente del que la tiene que

autorizar, pagar y registrar contablemente.

http://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/adpreclu/adpreclu.shtml


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b. Las novedades que se registren en la nómina deben ser autorizados por la Gerencia General.

c. Los valores netos a pagar debe ser revisados por la unidad de contabilidad para

determinar que la operación aritmética está correcta para establecer el importe a pagar a cada empleado.

d. La nómina será revisada por la unidad de contabilidad para comprobar los

cálculos y el cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con el pago de impuestos.

e. La nómina será autorizada por la Gerencia General previa revisión de la unidad

de contabilidad.

f. El personal será contratado de acuerdo a las políticas establecidas y los salarios se asignarán en función a las responsabilidades que asumirá al nivel dentro de la estructura organizacional.

g. El responsable de preparar la nómina debe tener conocimiento sobre las

deducciones a realizar de los sueldos de los empleados, de acuerdo a las disposiciones establecidas por los organismos gubernamentales.

h. Debe existir separación de funciones entre quien autoriza, prepara y paga la

nómina.

i. El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por el Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna.

j. Los sueldos no reclamados (si lo hubiere) deben ser controlados por una persona

diferente a la que elabora la nómina o realizó el pago. Estos casos deben ser de conocimiento de la Gerencia General.

k. El pago posterior de los sueldos no reclamados, debe ser aprobado por la

Gerencia General. l. La unidad de contabilidad debe verificar que los descuentos y retenciones por

concepto de salarios se hacen conforme a las disposiciones legales. m. Que se efectúen oportunamente las transferencias a los organismos

correspondientes de los importes de las retenciones realizadas de acuerdo a los requerimientos legales, con la finalidad de evitar pago de penalidades.

n. El Consejo de Vigilancia evaluará el periodo de pago de las retenciones al

personal para asegurar que se realizan en los plazos establecidos legalmente.

5.10.4 Registro Contable de la Nómina

La nómina de pago se afecta contablemente de la siguiente manera:

http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml


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i. Como gasto, dentro de grupo de gastos administrativos, el importe bruto de la nómina, no incluye las retenciones;

ii. Como retenciones por pagar, las deducciones realizadas de acuerdo a las disposiciones legales; y

iii. La cuenta de banco, por el neto a pagar a cada empleado. a. La unidad de contabilidad verificará que las deducciones a los sueldos son

correctos y se asegurará de hacer los registros contables correctos.

b. Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por el Consejo de Administración y las disposiciones legales aplicables y registrarse correctamente.

c. El Consejo de Vigilancia verificará que las deducciones son pagadas en los

periodos establecidos para evitar retrasos y penalidades.

5.11 Servicios a los Socios La Cooperativa con la finalidad de llevar la mayor cantidad de servicios a sus socios y cumplir con su finalidad, podrá hacer acuerdos con establecimientos comerciales, tales como:

i. Tiendas de electrodomésticos ii. Farmacias iii. Establecimiento de expendios de gas iv. Otros comercios

a. Se establecerá un contrato de acuerdo entre la Cooperativa y la empresa

comercial donde se establezcan los términos y condiciones del contrato y las responsabilidades de las partes.

b. Para utilizar los servicios, los socios deben hacer una solicitud por escrito a la

Gerencia General de la Cooperativa.

c. La Gerencia General revisa la solicitud y si está de acuerdo, la autoriza. d. Se prepara la carta orden (en original y copia) autorizando al establecimiento

comercial realizar la operación con el socio. Esta carta debe estar firmada por la Gerencia General.

e. La unidad de contabilidad mantendrá el control de las copias de la carta orden

con la finalidad de compararla con la factura del establecimiento comercial y proceder al registro contable.

f. Los registros contables se realizarán cuando la unidad de contabilidad reciba las facturas de los establecimientos comerciales que realizó la operación.


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g. La unidad de contabilidad llevará el control de las cuentas por pagar a los establecimientos comerciales.

h. La unidad de crédito llevará el control de las cuentas por cobrar a los socios por

los servicios utilizados.

i. El Consejo de Vigilancia revisará que en los servicios recibidos por los socios, se cumple con las políticas y procedimientos establecidos por el Consejo de Administración.

j. Mensualmente, se concilian las cuentas por pagar con los establecimientos

correspondientes.

k. Los montos por cobrar a los socios de los servicios recibidos se registrarán contablemente en la cuenta de “Deudores Diversos”, no en la cartera de crédito, si por estos no se cobra tasa de interés.

l. Las comisiones recibidas de los establecimientos por los servicios prestados, se registrarán contablemente en la cuenta de ingresos correspondientes, al momento de pagar las cuentas a los establecimientos.

m. Las comisiones serán descantadas de los montos a pagar de acuerdo a las

facturas de los establecimientos comerciales.

n. El Consejo de Vigilancia hará evaluaciones para garantizar que los socios utilizan los servicios de acuerdo a la carta orden autorizada.

Si la carta orden no es utilizada para adquirir lo especificado en ella, la

Cooperativa se reserva el derecho de exigir al socio, el pago inmediato del

monto de la orden, más una penalidad igual al porcentaje de la comisión que paga el establecimiento favorecido con la orden original.

6. ATENCIÓN PRIMARIA EN SALUD

El Departamento de Gestión Social es responsable de la coordinación, ejecución, administración y control de las actividades desarrolladas en el aspecto de Atención Primaria en Salud, dichas actividades se ejecutadas en las comunidades donde la cooperativa tiene presencia y con todos los socios.

6.1 Control Interno

a. Asegurar que los programas de salud primaria se están ejecutando de acuerdo a

los términos establecidos en dichos programas.

b. Garantizar que los servicios de salud lleguen a socios y a las comunidades lleguen con calidad, eficacia, eficiencia y oportunidad, para que se logren los resultados esperados.

c. Llevar el control de los acuerdos establecidos en asociación con entidades

especializadas, servicios de previsión asistencial, solidaridad y recreación para los asociados y sus familiares.


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d. Preparar datos estadísticos sobre los servicios desarrollados en salud primaria y

los resultados logrados de acuerdo a lo planificado.

e. Verificar mensualmente con Contabilidad que los recursos recibidos e invertidos en salud primaria se están utilizando en las actividades programadas y aprobadas por el Consejo de Administración.

f. Preparar mensualmente a la Gerencia General, un informe sobre la ejecución de

las actividades de salud primaria, comparando lo programado con lo ejecutado.

g. Verificar que todos los recursos invertidos en los programas de salud primaria tengan los documentos que justifiquen la erogación de los recursos.

h. Para la ejecución de los planes en salud primaria es imperativo preparar un

presupuesto que sirva de control financiero para la utilización de los recursos. i. La utilización de los recursos en estos programas deben tener la aprobación de la

Gerencia General o en su defecto del contador.

j. Comprobar que los servicios que se están llevando a las comunidades y a los socios, sean puntales y con la calidad requerida para buscar soluciones a las situaciones presentadas.

k. Llevar el control de la programación y ejecución de las actividades de capacitación

y orientación desarrolladas en las comunidades y con los socios.

l. Aperturar cuentas corrientes para la administración y control de los recursos utilizados en los programas y proyectos de salud primaria.

m. Contar con sistema de información que sirva de base para el diseño y

planificación de los programas a desarrollar.

n. Conciliar mensualmente con recursos utilizados con los saldos contables que presentan las diferentes cuentas afectadas con las actividades de Atención Primaria en Salud.

o. Los deberes y responsabilidades del personal de Atención en Salud Primaria

deben estar bien definidas y que haya una efectiva segregación de funciones.

p. Hacer evaluación al personal responsable de las actividades de Atención en Salud Primaria.

q. Mantener un sistema continuo y sistemático de capacitación y entrenamiento del

personal de esta área.

r. El Consejo de Vigilancia es responsable de realizar evaluación y revisiones a todas las actividades de Atención en Salud Primaria, para certificar que estas se están ejecutando de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos y aprobados por el Consejo de Administración.


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s. El Consejo de Vigilancia debe desarrollar actividades de fiscalización en campo, para asegurar que en el desarrollo de los programas y proyectos se cumple con las políticas establecidas, asi como con los términos de referencia establecidos en los convenios con organismos nacionales e internacionales.

t. EL Consejo de Vigilancia es responsable de realizar arqueos al efectivo disponible

para la ejecución de los diferentes programas y proyectos.

7.0 REPORTES FINANCIEROS

7.1 Gerencia General

Establecer mecanismos que les permitan a los empleados comunicar debilidades encontradas en los procesos o sistemas relacionados con la información financiera y los aspectos contables. Mantener una cultura de control interno con principios y buenas prácticas de actuación, que para lograr los objetivos institucionales relacionados con la información financiera, tales como: a. Especificar los objetivos de control sobre la información financiera. b. Elaborar y mantener actualizado el Código de Ética relativa a la información

financiera y al cumplimiento de las normativas aplicables, aprobadas por el Consejo de Administración y difundida por la Gerencia General a nivel de toda la estructura de la Cooperativa.

c. Favorecer dentro del Consejo de Administración, el análisis y discusión de una

manera abierta sobre la relevancia de la información financiera contenida en los estados y reportes financieros.

d. Desarrollar las líneas de autoridad y responsabilidad en los diferentes procesos

de elaboración de la información financiera para cada área funcional de la Cooperativa.

e. Contratar personal del área contabilidad con la preparación y evaluación de la

información financiera que tengan conocimientos necesarios y suficientes sobre: las normas y principios de contabilidad, control interno, entre otros.

f. Implantar controles que respondan adecuadamente al logro de los objetivos

relacionados con la información financiera.

g. Diseñar y establecer controles sobre los sistemas de información y comunicación con impacto en la información financiera y los cierres operativos contables, para garantizar la seguridad de acceso a los datos y programas, control sobre los cambios, segregación de funciones, entre otros.

h. Lograr que la comunicación con el Consejo de Administración relacionada con la

fiabilidad de la información financiera sea fluida para el adecuado desempeño de sus deberes y responsabilidades.


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7.2 Consejo de Vigilancia

El Consejo de Vigilancia tiene la responsabilidad de supervisar el proceso de presentación de la información financiera y de la eficacia de los controles internos. Identificar los procesos para el cumplimiento de la información financiera de acuerdo a la Legislación Cooperativa. Supervisar el proceso de integración y elaboración de los reportes y estados financieros de la Cooperativa, revisando el cumplimiento de los requisitos normativos y las políticas y normativas contables. Comprobar que la información financiera contenida en los reportes e informes presentados a la Gerencia General corresponde a la contabilización de todas las operaciones realizadas por la Cooperativa en el período que comprende el informe. Dar seguimiento a las observaciones de la auditoría externa y de los técnicos del IDECOOP, relacionadas con la preparación de los estados financieros, que pueden afectar la razonabilidad de dichos estados. Comprobar que la información financiera está compuesta por: a. Balance General b. Estado de Resultados c. Notas a los estados financieros

7.3 Fiabilidad de la Información Financiera

Para que la información financiera remitida a la Gerencia General por la unidad de contabilidad, se considere fiable debe presentar las transacciones, hechos y eventos que afectan financieramente a la Cooperativa y que cumple con las principios y normas contables de aceptación general y aplicables a la Sociedad. El consejo de Vigilancia debe asegurar:

a. Existencia y Ocurrencia: Las transacciones, hechos y eventos contenidos en la

información financiera existen y se han registrados contablemente de forma adecuada en el tiempo que corresponde a cada transacción y en los códigos contables establecidos para cada tipo de transacción.

b. Integridad: La información financiera refleja la totalidad de las transacciones,

hechos y eventos que afectan financieramente a la Cooperativa. c. Valoración: Las transacciones, hechos y eventos se registran y valoran de

acuerdo a los principios y normas contables de aceptación general y aplicable a la Cooperativa.

d. Comparabilidad, Presentación y Desglose: Las transacciones, hechos y

eventos se clasifican, presentan y revelan en la información financiera de


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acuerdo a los principios y normas contables de aceptación general y aplicable a la Cooperativa.

e. Derechos y Obligaciones: La información financiera, a la fecha preparada debe

presentar los derechos y obligaciones a través de los activos, pasivos y capital de conformidad a los principios y normas contables aplicables a la Cooperativa.


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8. GLOSARIO

1. Actividades de Control Actividades expresadas en las políticas, en los sistemas y en los procedimientos que coadyuvan a asegurar que las actividades administrativas se realicen de acuerdo a las normas institucionales. Ayudan a que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos institucionales.

2. Control

Medidas tomadas por la Gerencia General para aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidas. La Gerencia General planifica, organiza y dirige la realización de las acciones para proporcionar una seguridad razonable para lograr los objetivos y metas.

3. Control Interno

Es el Proceso efectuado por el Consejo de Administración, la Gerencia y el resto de personal de la Sociedad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable sobre el logro de los objetivos en las siguientes categorías:

i. Eficacia y eficiencia de las operaciones; ii. Confiabilidad de la información financiera; y iii. Cumplimiento de las leyes y normativas internas.

4. Control Interno Contable

Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente y están relacionados directamente con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros contables.

5. Control Efectivo Es el que está presente si la Gerencia General ha planeado y diseñado las operaciones de manera tal que proporcionen una seguridad razonable de que los objetivos y metas de la Cooperativa serán alcanzados de forma eficiente y económica. 6. Cumplimiento

Se refiere a la capacidad de asegurar razonablemente el cumplimiento y apego a las políticas de los planes y procedimientos de la Cooperativa y a leyes, regulaciones y contratos. 7. Fraude Irregularidades y actos ilegales caracterizados por un engaño intencionado. También definido como cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o violación de confianza. Los fraudes son perpetrados por individuos y por organizaciones para


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obtener dinero, bienes o servicios, para evitar pagos o pérdidas de servicios, o para asegurarse ventajas personales o de negocio. 8. Información y comunicación Es el proceso de identificar, capturar y comunicar información (externa o interna) pertinente en una forma y en un tiempo que les permita a los empleados de la Cooperativa, cumplir con sus responsabilidades y funciones. 9. Integridad

Se refiere a la confiabilidad, exactitud y suficiencia de la información entregada a los diferentes usuarios finales. 10. Monitoreo o supervisión

Acciones tomadas por el Consejo de Administración, la Gerencia General y áreas de la Sociedad, para evaluar la calidad del desempeño del sistema de control interno a través del tiempo.

11. Política Mandato de la administración respecto de qué debe hacerse para efectuar el control. Proporciona guías generales para dirigir el pensamiento administrativo en directrices específicas. 12. Procedimiento

Una acción conjunta que implementa una política en secuencia cronológica que precisa la forma sistemática de desarrollar las actividades. 13. Riesgo

Es la posibilidad de que se produzca un hecho que genere pérdidas y que afecte los resultados y/o el patrimonio y la solvencia de la Cooperativa. 14. Riesgo de Crédito

La posibilidad de pérdida potencial por falta de pago de los ex socios y que se disminuya el valor de los activos, como consecuencia de que sus deudores no cumplan oportunamente o cumplan irregularmente con los términos contractuales establecidos en el crédito. Toda la cartera de crédito está expuesta a este riesgo, en mayor o menor medida. 15. Salud Primaria

La asistencia sanitaria esencial accesible a todos los individuos y familias de la comunidad a través de medios aceptables para ellos, con su plena participación y a un costo asequible para la comunidad y el país.


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16. Seguridad razonable

Significa que la probabilidad de conseguir los objetivos está limitada por los juicios humanos en la toma de decisiones, la relación costo/beneficio de implantación de controles, fallas humanas, tales como interpretaciones erradas, por descuido, omisión o agotamiento de los empleados o porque la alta Gerencia puede sobrepasar el sistema de control interno.

17. Valores éticos Son los valores morales que les permiten a los responsables de la toma de decisiones en la Cooperativa, determinar un comportamiento que se considere adecuado para el funcionamiento de esta. Esos valores se basan en lo que se considere que es correcto, los cuales pueden ir más allá de lo puramente legal.

cooperativa de ahorros, créditos y servicios múltiples en

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