VEEDURIA DISTRITALDIRECTIVA 03 DE 2013 - SEGUIMIENTO ABRIL 30 DE 2015

CONTROL INTERNOACTIVIDAD I SEGUIMIENTO

1. Frente a la perdida de elementos y documentos

1.1. Frente a la perdida de elementos

EI proceso de Administradon de bienes y servidos de la Entidad apliea los siguientesprocedimientos:

VeriflCar que los manuales de procedimientos relacionados con el15-PT-01 Ingreso de bienes de AlmacenlS-PT -02 Salida de Almaceo

manejo de bienes propendan, no solamente por su eficiente y 15-PT-03 Traslado de Bienesoportuna utilizacion, sino tambien por su efectiva salvaguarda. 15-PT-()4 Procedimiento Administraoon de Vehiculos

15-PT-OS Procedimiento Mantenimiento de InfraestrueturalS-PT-06 Procedimiento Manejo de pagos de Servidos Publicos

EI proceso de Administracion de bienes y servidos de la Entfdad en el mapa deriesgos, cuenta con dos riesgos asociados.

Reforzar el sistema de control interno de tal manera que se definan 1. La perdida, dana parcial a dana total de los elementos que se encuentran bajoy minimicen los riesgos sabre los activos de la entklad custodia de los servidores.

2. Ocurrencia de accidentes laborales derivados de la prestacion de los servicioscrenerales v de viQilancia

Para el control de lnventarios se cuenta con una serie de fonnatos que permitencontrolar los movimientos de los elementos, as; como la satisfacci6n de los usuaries ylas solidtudes de los mismos. estos fonnates son los sigulentes:lS.RE.04 Traslado de Elementos15.RE.20 Acta de Entrega y Recibo15.RE.02 Control de Gasolina de Vehiculos

Establecer sistemas efectivos de adualizaoon y control de lS.RE.12 Control de Vales de Gasalina

inventarios. 15-RE.15 Solidtud de Servicio de Transporte15.RE.19 Control Vehiculos15.RE.22 Encuesta de satisfaccion - Condudores15.RE.09 SoHcitud de servicio de Mantenimiento15.RE'10. 5eguimiento Adividades de Aseo15.RE.17 Encuesta de Satisfacdon Interna15-RE.21 Cronograma de Mantenimiento

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CONTROL INTERNOACTIVIDAD SEGUIMIENTO

La Veeduria Distrital cuenta con dnce txxlegas de aJmacenamiento, las cuales seencuentran ubicadas en el primer pisc de Ja Entidad, estas bodegas son utilizadas de

Asegurar que se disponga de los medios de conservaoon y la sigulente manera:seguridad indispensables para la salvaguarda de los bienes que 1. Almacen de tonerforman parte del mobiliario de las oficinas y puestos de trabajo, 2. Almacenamiento de produetos de papeleriacon especial enfasis en los slUos donde se atmacenan elementos. 1. Almacenamiento de productos para aseo y cafeteria

1. Almacenamiento de residuos peligrosos

La Entidad suscribio mediante el contrato No. 166 DE 2015, fa prestadon de serviciosde vigilante recepcionista y de vigilanda y seguridad privada a las instaladones de laVeeduria Distrital, con la empresa Helam seguridad Ltda.. Contrato en Ia cual se

Verificar que en los contratos de vigilancia que se suscriban Queden encuentran detalladas las obligaciones relacionadas con 1a custodia de bienes, asielaramente detalladas las obligaciones relacionadas con la custodia como 10 estipula la c1ausula septima del mismo. "vigllar .y cuidar m ~ *de bienes y las respansabilidades del contratista estableciendo su propiedac! *!£ Entidad .Y~ llQfJJ.!& ~ m elementos gg g encueatren *tJlrgrigurosa aplicadon en easo de perdida de elementos. *m EnJidad.Y oticinas!JQ gjJ.fl obieto * sustracd6n Q dana., eI cual ademas es

respaldo par las palizas No. 18-40-101023037 de segura de respansabilidad eMlextracontraetual y la No. 18-44.101037858 segura de cumplimiento de EntidadesEstatales

En los cantratos de prestaeion de servicios induye una clausula denominada"obligaciones generales del eontratista" en la cual establece 10 siguiente: "Mantener

lncorporar en los contratos, teniendo en cuenta su objeto y 1a en buen estiJdo y usa los elementos y equipos que fa Entidad ponga a su disposicidnnecesidad de poner al servido de los contratistas elementos para fa realizaoon de aetividades inherentes alobjeto del presente contrato" asi comopublicos, dausu1as reladonadas con fa conservaeiOn y usa tambien •• Custodiar hasta fa tem1inaci6n del presente contrato los insumos,adecuado de los mismos y Ia obfigadOn de responder par su suminisUos, heffamienta5, dotad6n, implementadOn, inventarios yjo materlilles quedeteriorQ 0 perdida. sean puestos a su disposk:i6n para fa prestaciOn del servido objeto de este contrato,

y devolverlos ala finalizaci6n, cuando a ello haya lugar"; ademas eada contrato estaacompanado par una paliza de cumplimiento.

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CONTROLINTERNOACTIVIDAD 5EGUIMIENTO

La Veedurla Distrital a la fecha tiene seis p6lizas de seguros que amparan los bJenesde la entidad, asl:

COn el prop6sito de disminuir el impacto originado en la perdida de No. 705714097 Paliza de manejo para entidades oflCiates

elementos se debera hacer seguimiento a la constitudOn, vigenda No. 705732065 Transporte de ValoresNo. 705731992 Paliza de autom6vites ~r reladony cobertura de las p6lizas de seguros de los bienes de fa entidad.No. 705732002 POlizade responsabilidad civil servidores publicosNo. 705732066 Paliza de responsabilidad dvil extracontractualNo. 705714096 PoUzade todo riesgo dana material

Identificar los elementos que se pierden con mayor frecuenda en No se evidenci6 reporte de perdida de elementos, excepto el relacionado con Iaeada una de las dependencias, con el fin de especializar Ia perdida de una camara fotografica, heche que fue denundado ante la polida nadonalestrategia que prevenga Ia perdida de estos. el dia 02-Q9-2014 ante la estadOn E~13Teusaquillo No 14269321

EI proceso de Bienes y Servicios euenta con un formato de entrega de elementos quese eneuentran a cargo del funcionario, los cuales tienen que ser devueltos el dia delretire del mismo de Ia Entidad. En el perkxfo comprendido entre noviembre 2014 yAbril 2015 se evidendaron las siguientes aetas de retire.

Es neeesario que se organice una estrategia en el almaeen de cada Carlos Julio Piedra 01-10-2014una de las entidades del Distrito capital en Ia que, a la finalizad6n Carlos Leonamo Comoba 31-10-2014de cada uno de los contratos, el funcionario entregue a esta Jose william Ospina 28-11-2014dependencia, a traves de un comprobante de reintegro, los Marcela Marquez 23-10-2014elementos que tenia a su cargo; en el mismo orden de ideas, elresponsable del almacen expedira un certificado de recibo a 5e evidencio ademas que no registran aetas de bienes por retiro los siguientessatisfacdon que debera anexarse al informe de finalizacion del funcionarios:contrato. Maria catalina Parra

Patricia Helena cardenas AtehortuaLuz Eneida Saldana

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CONTROL INTERNOACTIVIDAD T 5EGUIMIENTO

1.2. Frente a la perdida de documentos:

se evidencia que desde eJ proceso de Gestion Documental se viene cumpliendo conlas norrnas archivlstlcas tales como la ley general de archive S94 de 2000, acuerdo 42

Verificar la implementacion y revisar el efectivo cumplimiento de de 2002 archives de gestion, decreta 173 de 2004 memoria institudonal, directiVa No.las normas archivisticas y de conservacion de documentos. 04 de 2014 cera papel a la cuar se Ie da cumplimiento con la implementacion del

Orfeo, sistema que ha ayudado a la reduction del papel y para la conservacion dedocumentos se vlene apticando el Acuerdo 37 de 2002.

EI proceso de GestiOn Documental a la fecha cuenta con cinoo procedimientos

Verificar que los manuales de funciones y de procedimientosrelacionados con el manejo de los documentos:13-PT.Ol Administracion de las oomunkaciones Ofidales

relacionados con el manejo de documentos garanticen no13.PT-02 Transferencia Documental

solamente su ertclente y oportuno tramite, sino tambien su efectiva13.PT-03 Actualizacion y Administracion deTRD

salvaguarda. 13.PT..()4Administraci6n de las Publicaciones de la Veeduria Distrital13.PT-oS Prestamo y Consutta de Documentos

Reforzar el sistema de control interno de tal manera que se definan EI proceso de Gestion Documental tienen establecido definido y establecido un riesgo.y minimicen los riesgos de perdida 0 destrucd6n de Ia • Deterioro y perdida de la informaciOn de Ia Entidad contenida en documentos tlsicosdocumentaclon publica y digitales.

Establecer los mecanismos de recepcion y tramite de documentos Con el procedimiento 13-PT.02 Transferencia Documental 50 establecen lasque pennitan realizar control, hacer seguimiento y determinar el actividades y responsables y los puntos de control de los mismos, esto con el fin deresponsabfe de los misrnos. reallzar el control efectivo de los tramites de documentos.

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CONTROL INTERNOACTIVIDAD I 5EGUIMIENTO

2. Frente al incumplimlento de manuales de funclones y de procedimientos.

Revisar que los manuales de fundones y de procedimientos no salo Durante la realizadOn de las auditorias en sitio 2014, se pudo evidendar que elmanifiesten las necesidades de cada entidad, sino que sean c1aros manual de funciones cumple con todos los requisitos legales y existe como documentopara los servidores responsables de su aplicaciOn. integral del Sistema de Gestion de la entidad.

Realizar una estrategia comunlcadonal, a traves de medios nsicosEl manual de funciones se eocuentra en publicado en la Intranet de Ia Entidad y se dioa electr6nicos, que garanticen el acceso de los servidores a susa conocer a cada uno de los funcionarios, segun consta en las respectivas hojas demanuales de funciones y de procedimientos, as! como a susvida.

actualizaciones.

Con la realizacion de las auditorias de la vigencia 2014, se realizo la siguienteobservacion frente af tema del manual de funciones. "OBSERVAOON: En el ejerciclode la auditona intema se evidenciO el plena cumplimiento de las normas que regulanel tema de manual de funciones como elemento del sistema; sin embargo, se observaIa necesidad de fortalecer los mecanismos e instrumentos de sodaUzaciOn y

Verificar que en la estrategia de capadtadon disenada se haga divulgacion del manual de fundones, para garantizar que el 100% de los funcionariosde planta reconozcan y ejecuten las fundones que legalmente les corresponde"; A sienfasis en la aplicacion rigurosa de los manuales de funciones y demismo el despacho de la Viceveedora, como directo responsable del proceso deprocedimlentos.talento humane, se comprometl6 a traves del plan de mejoramiento a realizar lassiguientes actividades : " Divulgar en las Jomadas de Inducdon y Re induccion elManual de Funclones y realizar entrega digital del Manual de Fundones a todos losFundonarios de la Veeduria Distrital.

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