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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

INFORME DE SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES, PRODUCTO DE LAS AUDITORÍAS DE GESTIÓN PRACTICADAS POR LA OFICINA DE

CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., Abril de 2.016


1. OBJETIVO Realizar seguimiento a las Recomendaciones formuladas por la Oficina de Control Interno, en ejercicios de Auditoría de Gestión, practicados por esta Oficina tanto a los procesos Misionales como de Apoyo de la Superintendencia Nacional de Salud, referentes en el periodo Octubre 2015- Febrero 2016. 2. ALCANCE El alcance de la auditoria se circunscribe a realizar la verificación del cumplimiento a las Recomendaciones formuladas por la Oficina de Control Interno en las auditorías practicadas a los procesos Misionales y de Apoyo en el lapso de tiempo transcurrido en octubre 2015- Febrero 2016. 3. METODO De las auditorías practicadas durante octubre 2015- febrero 2016., se realizó seguimiento a las recomendaciones de cuatro (4) Informes de Auditoría. La metodología aplicada fue la referente, visitas in situ, por el equipo Auditor de la Oficina de Control Interno a cada una de las Dependencias, recopilación y solicitud de evidencias y demás actuaciones a que hubiera lugar.


MUESTRA ANALIZADA

Informe Recomendaciones

Analizadas Responsable de la Recomendación

Informe de Auditoria Especial al Procedimiento Administración de Correspondencia

6

Secretaria General

Informe Auditoria Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos

2

Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos

Informe Auditoria Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional

6

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional

Informe final de Auditoría realizado a la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos - proceso diseño e implementación de políticas, metodologías e instrumentos para la Inspección, Vigilancia y Control (IVC) de la Superintendencia Nacional de Salud.

5

Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos

TOTAL 19


4. JUSTIFICACIÓN La Oficina de Control Interno, en desarrollo del control posterior establecido en la Constitución Nacional, en la Ley 87 de 1993, los Decretos que la reglamentan y en cumplimiento a las actividades programadas para el mes de Abril de la presente vigencia en el Plan Anual de Gestión (PAG), se efectuó un seguimiento aleatorio a las Recomendaciones formuladas por la Oficina de Control Interno en ejercicios de Auditorías de Gestión, practicados por esta Oficina, tanto a los procesos Misionales como de Apoyo de la Superintendencia Nacional de Salud, referentes el periodo Octubre 2015- Febrero 2016. 5. INFORME La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento a la Normatividad Vigente y al Plan Anual de Gestión estipulado para esta Oficina durante el periodo Octubre 2015 - Febrero 2016, realizó ejercicios de auditoría a los diferentes procesos de la Entidad. Ahora bien, en el informe que nos ocupa, se practicó un seguimiento aleatorio a las recomendaciones formuladas de cuatro (4) Informes de Auditoría, los cuales se relacionan a continuación:

1. Informe de Auditoria Especial al Procedimiento Administración de

Correspondencia

2. Informe Auditoria Superintendencia Delegada para la Supervisión de

Riesgos

3. Informe Auditoria Superintendencia Delegada para la Supervisión

Institucional

4. Informe final de Auditoría realizado a la Oficina de Metodologías de

Supervisión y Análisis de Riesgos - proceso diseño e implementación de

políticas, metodologías e instrumentos para la Inspección, Vigilancia y

Control (IVC) de la Superintendencia Nacional de Salud.


5.1 AUDITORÍA ESPECIAL AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA EL CUAL HACE PARTE DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL - NURC 3-2016-001600 DEL 29 ENE 2016 RECOMENDACIÓN N°1 La Oficina de Control Interno recomienda realizar periódicamente jornadas de capacitación tanto a los funcionarios del Grupo de Correspondencia como a los enlaces de las diferentes dependencias sobre los procesos y procedimientos de la Gestión Documental, como en la normatividad aplicable al tema. SEGUIMIENTO De conformidad con la información suministrada por el Grupo de Correspondencia de la Subdirección Administrativa, mediante NURC 3-2016-006981 del 14 de abril de 2016 se evidencia respuesta a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2016-006598 del 08 de abril de 2016 en los siguientes términos: ‘’Se realizó capacitación a los funcionarios del Grupo de Correspondencia los días 7, 8, 9, 10 y 14 de marzo de 2016, en horario de 7 a 8 AM; y a funcionarios (enlaces y profesionales) de la Delegada para la Supervisión Institucional, el día 3 de marzo de 2016 de 3 - 4 PM y de 4 a 5 PM (se adjuntan formatos de asistencia, la presentación del Grupo de Correspondencia y el informe de las capacitaciones en lo correspondiente a Gestión Documental). De otra parte, se están levantando actas mensuales de los comentarios que han sido necesario colocar a los documentos, cuando se observa alguna inconsistencia.’’ Análisis de las Evidencias: La Oficina de Control Interno pudo evidenciar en las siguientes imágenes la capacitación sobre ‘’Correspondencia y Gestión Documental’’ realizada a los enlaces de la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, el día 3 de marzo de 2016 con la participación de 44 funcionarios en horas de la tarde.


La Oficina de Control Interno pudo evidenciar en las siguientes imágenes la capacitación realizada, al Grupo de Correspondencia el día 7 de marzo de 2016 con la participación de 13 funcionarios en horas de la mañana.




De lo anterior se puede concluir, que esta recomendación por parte de la Oficina de Control Interno, al Grupo de Correspondencia fue ACOGIDA, toda vez, que se pudo constatar dicha capacitación con sus respectivas listas de asistencia. Diapositivas de la Capacitación:


El Grupo de Correspondencia, por otro lado manifiesta: ‘’que se han venido levantando Actas Mensuales de los comentarios que han sido necesario colocar a los documentos, cuando se observa alguna inconsistencia. ’’ Evidencia:

Con lo anterior se evidencia que adicional a la atención de la recomendación, de manera adicional el Grupo de Correspondencia, adicionalmente levantó Actas Mensuales, que pueden llevan a concluir si las capacitaciones realizadas han logrado impactar en el mejoramiento continuo de la dependencia con efectividad, por lo que la Oficina de Control Interno recomienda que se continúen efectuando las Actas de Seguimiento a Compromisos, y en las mismas se señale específicamente si las capacitaciones impartidas a los funcionarios del Grupo de Correspondencia en el procedimiento que se encuentra a cargo del mismo, han sido efectivas, labor que se puede ejecutar si se considera pertinente, con el apoyo del Grupo de Talento Humano RECOMENDACIÓN N°2 ‘’La Oficina de Control Interno recomienda realizar el Punteo manualmente, con el fin de dejar evidencia del registro de entrega y/o recibo de la documentación, dejando constancia del ejercicio de verificación realizado entre las partes, de la documentación registrada tanto en la Hoja de Ruta como en las Planillas, contra la documentación física. Al ser un Instrumento Archivístico de Respaldo, se debe diligenciar manualmente, uno a uno por cada unidad documental punteada entre las partes, con las firmas correspondientes en cada campo del formato.’’


SEGUIMIENTO De conformidad con la información suministrada por el Grupo de Correspondencia de la Subdirección Administrativa, mediante NURC 3-2016-006981 del 14 de abril de 2016 se evidencia respuesta a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2016-006598 del 08 de abril de 2016 en los siguientes términos: ‘’La Gestora de Calidad revisa que el Formato (GDFT24) se diligencie correctamente; y ocasionalmente revisa la ejecución de la labor de los digitalizadores y de la persona que elabora las planillas de recorrido, mediante la observación de la tarea. De esta labor no se deja ningún registro, aunque el soporte siempre serán los formatos GDFT14 "Planilla de Entrega de Correspondencia a Dependencias". Es importante aclarar que el formato (GDFT24) es electrónico, no físico, por lo que la evidencia está en la carpeta de "correspondencia" del Grupo de Correspondencia, la cual se encontrará a su disposición en el momento que lo requiera.’’ En relación, con esta recomendación, La Oficina de Control Interno, evidenció, que. El Grupo de Radicación de la Dependencia realiza el diligenciamiento del formato GDFT024, por lo cual, se muestra una imagen a continuación:


RECOMENDACIÓN N°3 ‘’La Oficina de Control Interno recomienda que siendo las planillas un instrumento de control interno dentro del procedimiento, estas sean diligenciadas en su totalidad, casilla por casilla y de forma manual, confrontando uno a uno documentos frente a registros.’’ SEGUIMIENTO De conformidad con la información suministrada por el Grupo de Correspondencia de la Subdirección Administrativa, mediante NURC 3-2016-006981 del 14 de abril de 2016 se evidencia respuesta a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2016-006598 del 08 de abril de 2016 en los siguientes términos: ‘’La coordinadora de Correspondencia envió correo a todos los enlaces de correspondencia de la Entidad, recordando las recomendaciones de la OCI sobre el particular y dando las respectivas instrucciones. Igualmente, el funcionario encargado de la entrega y recibo de documentos permanece atento al diligenciamiento total de los Formatos y la Gestora de Calidad hace verificación aleatoria, por lo que, si encuentra alguna inconsistencia deberá indicarle al funcionario encargado a fin de que la subsane inmediatamente. ( Se adjunta el correo electrónico enviado)’’ Evidencia: En relación, con esta recomendación, La Oficina de Control Interno, evidenció, que mediante correo enviado el día viernes 15 de Enero de 2016 en Horas de la tarde, la Coordinadora del Grupo de Correspondencia Soraya Mahecha Romero, envío correo a los diferentes enlaces de las Dependencias, recordando las recomendaciones de la Oficina de Control Interno sobre el diligenciamiento de las planillas.


RECOMENDACIÓN N°4 ‘’La Oficina de Control Interno recomienda a los enlaces de las diferentes dependencias realizar el seguimiento a las comunicaciones tanto enviadas como recibidas con el fin de evitar inconvenientes a la Entidad por respuestas inoportunas a las peticiones, quejas o reclamos o vencimientos de términos (puntos rojos).’’


SEGUIMIENTO De conformidad con la información suministrada por el Grupo de Correspondencia de la Subdirección Administrativa, mediante NURC 3-2016-006981 del 14 de abril de 2016 se evidencia respuesta a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2016-006598 del 08 de abril de 2016 en los siguientes términos: ‘’En la capacitación dictada se recordó a los enlaces y profesionales la importancia de atender las peticiones oportunamente y entregar las comunicaciones de respuesta al Grupo de Correspondencia para su envío. No obstante, lo anterior, se siguen enviando los memorandos en los que se indican los documentos pendientes de entregar al Grupo de Correspondencia, tal como consta en los memorandos 3-2016-003771 al 3-2016-003797 del 8 de marzo de 2016. (Se adjuntan algunos como evidencia)’’ Evidencia: La Oficina de Control Interno verificó con muestra aleatoria, en el SUPERCOR los Memorandos relacionados con los NURC 3-2016-003771 y 3-2016-003797, para constatar que efectivamente se relacionan, aquellos documentos que necesitan un trámite de salida para evitar la generación de los Puntos Rojos en el SUPERCOR. RECOMENDACIÓN N°5 ‘’Teniendo en cuenta que los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos, la Oficina de Control Interno recomienda que diariamente, al terminar el día se realice la organización de la documentación de acuerdo al consecutivo con el fin de evidenciar faltantes y de igual manera evitar que después de cuatro cinco meses todavía se tengan archivos desorganizados. ’’ SEGUIMIENTO De conformidad con la información suministrada por el Grupo de Correspondencia de la Subdirección Administrativa, mediante NURC 3-2016-006981 del 14 de abril de 2016 se evidencia respuesta a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2016-006598 del 08 de abril de 2016 en los siguientes términos:


‘’El funcionario encargado organiza diariamente los formatos así: Formato GDFT14 por orden consecutivo (numeración) y el Formato GDFT15 por fechas de recibo. Igualmente se tiene digitalizado el Formato consecutivo GDFT14 de febrero y marzo de 2016 y se archiva en la carpeta compartida del grupo "correspondencia" (se puede verificar directamente en el Grupo de Correspondencia) Sin embargo, se adjuntan las planillas del 8 de abril de 2016 como evidencia.’’ Evidencia: La Oficina de Control Interno, pudo evidenciar, mediante información suministrada por el Grupo de Correspondencia que se realiza diariamente el diligenciamiento en los Formatos de Entrada y Salida para la documentación de acuerdo al consecutivo, tal como se evidencia en las siguientes imágenes que corresponden a los formatos GDFT 014 Y GDFT 015, objeto de recomendación.


RECOMENDACIÓN N°6 ‘’La Oficina de Control Interno recomienda al Grupo de Correspondencia cumplir estrictamente con las políticas y mecanismos de prevención y control, establecidos en los procedimientos con el propósito de lograr el mejoramiento continuo de los procesos; y de esta manera dar cumplimiento al principio de Autocontrol, con el propósito de tener una seguridad razonable en el cumplimiento de sus objetivos.’’ SEGUIMIENTO De conformidad con la información suministrada por el Grupo de Correspondencia de la Subdirección Administrativa, mediante NURC 3-2016-006981 del 14 de abril de 2016 se evidencia respuesta a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2016-006598 del 08 de abril de 2016 en los siguientes términos: ‘’El Grupo de Correspondencia está cumpliendo estrictamente con las políticas y mecanismos de prevención y control establecidos en los procedimientos. Entre otros, se cuenta con los siguientes controles: i) Se levantan Actas mensuales sobre los comentarios que se colocan a los documentos de entrada radicados en la Entidad. ii) Se documenta en correo electrónico cada uno de los casos de duplicidad NURC, cuando esta es generada por el sistema, con el fin de que la OTI asigne un nuevo NURC a los mismos. iii) Se revisa que los documentos producidos por la Entidad y entregados al Grupo de Correspondencia para su envío incluyan toda la información del destinatario, en caso contrario se devuelven mediante


memorando. (Se adjuntan ejemplos como evidencia de c/u de los mencionados)’’ Evidencias La Oficina de Control Interno evidencia, que el Grupo de Correspondencia, elabora actas mensuales, sobre los comentarios que se colocan a los documentos de entrada radicados en la Entidad., tal como se muestra en las siguientes imágenes:

La Oficina de Control Interno evidencia, que el Grupo de Correspondencia, envía correos electrónicos a las dependencias, cuando detecta duplicidad de NURC, tal como se muestra en las siguientes imágenes:


La Oficina de Control Interno evidencia, que el Grupo de Correspondencia, envía mediante NURC 3-2016-004020 DEL 01/03/2016 a Directora De Atención Al Usuario, los oficios que no incluyen toda la información del destinatario, tal como se muestra en las siguientes imágenes:

Conforme a lo expuesto anteriormente y las evidencias que se han incorporado en imágenes en este informe y que reposan como papeles de trabajo, se puede afirmar que el Grupo de Correspondencia acató las recomendaciones de la Auditoría efectuada a esa dependencia, las que han sido objeto de seguimiento por parte de profesionales de la Oficina de Control Interno. La recomendación de la Oficina de Control Interno, luego de realizar el seguimiento que ahora ocupa a este informe es que los controles propios del procedimiento se continúen ejecutando; y que, si así se considera oportuno, se desarrollen las actas Mensuales implementadas como medida adicional, y que, con el apoyo del Grupo de Talento Humano, se verifique la efectividad de las capacitaciones impartidas a los funcionarios del Grupo al que se le hizo seguimiento.


5.2 INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA SUPERVISIÓN DE RIESGOS NURC 3-2016- 003633 del 24 de febrero de 2016 RECOMENDACIÓN N°1 Que se analice la posibilidad de poder contar con una herramienta tecnológica que automatice el Proceso de Evaluación Integral del Riesgo de Sujetos Vigilados, y permita la optimización del mismo. SEGUIMIENTO De conformidad con la información suministrada por la Delegada de Supervisión de Riesgos, mediante NURC 3-2016- 006593 del 08 de abril de 2016 se evidencia respuesta a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2016-006595 del 08 de abril de 2016 en los siguientes términos: ‘’Dentro de los análisis de requerimientos definidos por la Delegada para la Supervisión de Riesgos, se evidenció la necesidad de implementación de una herramienta sistematizada que permita cumplir con los objetivos básicos para la revisión, evaluación y seguimiento integral del riesgo de los sujetos vigilados, específicamente los relacionados con los Planes de Gestión Integral del Riesgo-PGIR de las Empresas Sociales del Estado_ De acuerdo con lo anterior, se establecieron las fases del proceso de sistematización, las cuales se van a desarrollar al interior de la Delegada con la participación del talento humano técnico que se dispone. Se inició la primera fase del desarrollo, relacionada con las actividades de levantamiento de información y análisis de requerimientos, de las cuales se identificaron los procesos y las estructuras para el almacenamiento en base de datos. Actualmente se inició la construcción de los medios de almacenamiento y los procesos y procedimientos para el cargue automatizado de información.’’


Evidencia La Oficina de Control Interno evidenció, que efectivamente existe un documento en donde se construye una Herramienta 100% Web, para los procesos de cargue de información, validación, control y generación de informes de gestión de los Planes de Gestión Integral del Riesgo (PGIR), este documento contiene, los siguientes Ítems, tal como lo muestra, las siguientes imágenes: 1. Funcionamiento actual de los procesos PGIR

2. Debilidades

3. Fortalezas

4. Estrategias de Implementación

5. Construcción de una Herramienta 100% Web, para los procesos de cargue de

información, validación, control y generación de informes de gestión.

6. Adecuación del sistema de información RVCC de la SNS.

7. Cargue de archivo con formato texto.

8. Situación actual de la herramienta tecnológica.

9. Recomendación Tecnológica.


Ver Cronograma:

RECOMENDACIÓN N°2 ‘’ Teniendo en cuenta la Ley 1712 del Marzo 6 del 2014; por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones es importante publicar la información correspondiente a las E.S.E. viabilizadas, en un espacio de la página Web de la Superintendencia Nacional de Salud, que por Resolución N°4086 del 19 de Diciembre de 2.014 adoptó el Proceso Evaluación Integral de Riesgos de Sujetos Vigilados RICR01, ejecutado por la Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos; todo lo anterior; como evidencia de un proceso transparente el cual se viene solidificando y fortaleciendo para beneficio de las E.S.E. que participan dinámicamente y en general del Sistema General de Seguridad Social en Salud.’’ SEGUIMIENTO De conformidad con la información suministrada por la Delegada de Supervisión de Riesgos, mediante NURC 3-2016- 006593 del 08 de abril de 2016 se evidencia respuesta a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2016-006595 del 08 de abril de 2016 en los siguientes términos:


La herramienta tecnológica que permita la optimización del proceso de viabilización de los Planes de Gestión Integral del Riesgo- PGIR, se halla en primera fase de análisis y levantamiento de información. Una vez se cuente con la herramienta y se cuente con los correspondientes reportes de información, se dispondrá su publicación. No obstante, lo anterior, La Superintendencia Nacional de Salud en cumplimiento del artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), publicó en la Página Web de la SNS el informe de Gestión correspondiente a la vigencia 2015, informando a la ciudadanía la gestión realizada en cumplimiento de su misión de defender los derechos de los usuarios del SGSSS. En el citado informe se incluyó toda la gestión realizada con las Empresas Sociales del Estado y los resultados de los Planes de Gestión del Riesgo viabilizados en la vigencia 2015. El Informe de Gestión se halla publicado en la Página de la SNS, en el link https://www.supersalud.gov.co/es-co/atencion-ciudadano/transparencia-y-acceso-a-la-informacion-publica Evidencia: La Oficina de Control Interno, evidenció que en el Informe de Gestión de la SNS vigencia 2015, PUBLICADO en la página web de la Entidad, https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/planeacion/InformesGestion/INF GESTION 2015

VERSIÓN FINAL 1PDI.docx se halla incluido en el Numeral 3, Página 17, los resultados de la gestión desarrollada por la delegada para la Supervisión de Riesgos relacionada con los Planes de Gestión Integral del Riesgo.


Conforme al seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno a través de los profesionales asignados para esta tarea, y los documentos que se han incorporado como imagen a este informe, se puede concluir que la Superintendencia Delegada Para la Supervisión Institucional acató las recomendaciones de la Oficina de Control Interno, siendo la respetuosa recomendación, que ya que la misma dependencia a la que se le hace seguimiento es consciente de la importancia de establecer una herramienta tecnológica que apoye la gestión, la cual conforme se ha establecido con las evidencias aportadas se viene adelantando, en lo posible pueda concluirse, en procura de lograr un mejoramiento continuo del proceso y procedimiento actualmente vigente. 5.3 INFORME AUDITORIA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA

SUPERVISIÓN INSTITUCIONAL

RECOMENDACIÓN N°1 En lo referente al contrato No. 103 de 2015, el cual tal y como se constató tiene a la fecha una ejecución igual del 0%, en el cual se impuso multa a la firma contratista, esto es, HAGGEN AUDIT LTDA, por incumplimiento en las obligaciones contractuales. De lo evidenciado se extracta: Se expidió el Acto Administrativo que resuelve situación administrativa sancionatoria de que trata el Estatuto Anticorrupción:.. Resolución No 2024 de 03 NOV de 2015: '' Por la cual resuelve la Actuación Administrativa Sancionatoria Contractual de que trata el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, iniciada contra la sociedad HAGGEN AUDIT LTDA en el marco presunto incumplimiento de las obligaciones del Contrato de Prestación de Consultoría No 103 de 2015'' La Superintendencia Nacional de Salud, mediante Resolución No. 002024 del 03 de Noviembre de 2015, impuso multa a la firma contratista por presunto incumplimiento de las obligaciones contractuales, en razón a que el producto entregado (Informe Preliminar), no cumplía con las calidades y requerimientos técnicos exigidos por la Superintendencia Nacional de Salud, sanción consistente en multas diarias sucesivas del uno por mil (1 x mil) del valor del contrato, hasta tanto el Supervisor del contrato certifique que el producto contratado fue entregado según especificaciones y calidades técnicas requeridas. Mediante Resolución No. 002452 del 30 de noviembre de 2015, se liquidó la multa impuesta la firma HAGGEN AUDIT LTDA., la firma HAGGEN AUDIT LTDA. Mediante Resolución No. 002024 del 03 de noviembre de 2015, en razón a que el Supervisor del contrato certificó que el contratista no cumplió con la entrega oportuna y con las calidades requeridas del producto contratado.


La Oficina de Control Interno, con base en la sanción impuesta al contrista HAGGEN AUDIT LTDA., por el incumplimiento en la entrega con falta de calidad y oportunidad y las deficiencias anotadas en los Actos Administrativos mencionados, respetuosamente, recomienda a la Supervisión del Contrato 103 de 2015, se adelanten las actuaciones administrativas contractuales, en procura del cumplimiento del contrato, o de la declaratoria del incumplimiento del mismo, atendiendo al principio de la debida ejecución presupuestal, con el fin de observar los principios y fines de la contratación estatal que consagra la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2011 y demás normas concordantes; reiterando la importancia de que por parte de los supervisores, se requiera a los contratistas, en el sentido de que se les informe permanentemente de las actuaciones adelantadas, en procura de lograr la recepción oportuna de los productos con las calidades exigidas por la Institución en los correspondientes Pliegos de Condiciones y Contratos, respetando el principio de anualidad del presupuesto, aspectos estos que consideramos de trascendental importancia en procura que la Entidad pueda avanzar positivamente en su contratación, conforme a los recursos oportunamente asignados por las instancias competentes. SEGUIMIENTO De conformidad con la información suministrada por Superintendente Delegada para la Supervisión Institucional, mediante NURC 3-2016-007349 del 19 de abril de 2016 se evidencia respuesta a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2016-006596 del 08 de abril de 2016 en los siguientes términos: ‘’Dando trámite a lo solicitado por la supervisora del contrato a través del NURC 3-2016-000965 del 20 de enero de 2016, contentivo del Informe Final de la Supervisión, la Secretaría General adelantó el proceso de declaratoria de incumplimiento (art 86 de la ley 1474 de 2011), el cual culminó con la Resolución No.855 del 22 de marzo de 2016. Por lo anterior, existe ya un proyecto de Acta de Liquidación Bilateral que se dará a conocer al contratista a fin de obtener su consentimiento y suscripción y, de no haber aceptación, se procederá a la Liquidación Unilateral del contrato dentro del término dispuesto en el art 11 de la Ley 1150 de 2007 (30 meses siguientes al término de ejecución del contrato). ’’


Evidencias: La Oficina de Control Interno, evidenció que efectivamente se ACOGIÓ la recomendación, toda vez, que existe Acta de liquidación por mutuo acuerdo del Contrato de consultoría No. 103 de 2015.

RECOMENDACIÓN N°2 La Oficina de Control Interno recomienda muy respetuosamente al Grupo de Gestión de la Información de la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, como líder de la automatización y estandarización de las actividades propias de esta Delegada, que en coordinación y con la orientación de la Oficina de Tecnologías de la Información, se socialice y sensibilice a todo el personal sobre el uso de buenas prácticas de seguridad de la información, teniendo en cuenta que esa dependencia, maneja bases de datos de Entidades Vigiladas que requieren un nivel de protección alto, para lo cual entre otras acciones, se podrían si lo consideran viable técnicamente y benéfico para el desarrollo de sus labores, crear usuarios y claves para las carpetas compartidas permitiendo identificar quien y que consulta de ellas. SEGUIMIENTO De conformidad con la información suministrada por Superintendente Delegada para La Supervisión Institucional, mediante NURC 3-2016-007349 del 19 de abril de 2016 se evidencia respuesta a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2016-006596 del 08 de abril de 2016 en los siguientes términos:


‘’El grupo de Información de la Delegada para la Supervisión Institucional, realizó capacitación sobre: (Tipo de Información que se encuentra en la carpeta compartida, consulta y lectura de carpeta compartida. Así mismo en la actualidad se cuanta con roles para la consulta de la misma, de acuerdo al perfil de cada funcionario).´´ La Superintendente Delegada para la Supervisión Institucional ACOGIO la recomendación realizada por la Oficina de Control Interno, toda vez, que se realizaron dos capacitaciones de los siguientes temas: ‘’Socialización del sistema Integrados de Gestión’’, realizada el 16 de septiembre de 2015. Y ‘’Carpeta Compartida – Sistema de Información’’, realizada el 09 de Diciembre de 2015. Evidencias:


Presentación Objeto de Capacitación:

RECOMENDACIÓN N°3 En cuanto a la descarga de formatos propios del sistema integrado de gestión, la Oficina de Control Interno, de manera muy respetuosa recomienda a la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, se tomen los correctivos necesarios con el fin de no incumplir las políticas de operación, establecidas en el sistema integrado de gestión y las cuales se pueden consultar en el Mapa de Procesos, localizando el documento que tiene asignado el código ASPD01. SEGUIMIENTO De conformidad con la información suministrada por Superintendente Delegada para La Supervisión Institucional, mediante NURC 3-2016-007349 del 19 de abril de 2016 se evidencia respuesta a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2016-006596 del 08 de abril de 2016 en los siguientes términos: ‘’El grupo de Información de la Delegada para la Supervisión Institucional, realizó capacitación sobre: Consulta y lectura de la carpeta compartida, teniendo en cuenta que en la presentación Sistemas de Información, de la diapositiva 8 a la 13 se encuentra todo el tema referente al Sistema Integrado de Gestión – Subsistema de Gestión de Calidad.’’


Evidencias: La Oficina de Control Interno, evidenció, que la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, tomo los correctivos necesarios con el fin de no incumplir las políticas de operación, establecidas en el sistema integrado de gestión, mediante capacitación realizada a todos los funcionarios de la Dependencia, tal como se muestra en las siguiente imágenes: Presentación Imágenes 8 – 13.

RECOMENDACIÓN N°4 ‘’Se recomienda a la Superintendencia Delegada tener en cuenta para el manejo de la información que capta y produce en desarrollo de su labor misional, se tengan en cuenta los preceptos de las normas que a continuación se enlistan, con el objeto, puedan ser materializados las instrucciones allí contempladas, en la ejecución de sus procesos y procedimientos, todo con el fin último de preservar en debida forma la memoria institucional y el adecuado archivo y custodia de esa información. - Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo), artículos 4, 11, 12, 14 y 26, Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de 2004, 1100 de 2014. - Ley 527 de 1999 (Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones, artículos 12 y 13. - Ley 734 de 2002 (Código Único Disciplinario), artículos 34. - Resoluciones Nos.2190 de 2013 y 1215 de 13 de Julio de 2015 (Procedimiento de Visitas – Formato AIPD039, del Sistema Integrado de Gestión.


SEGUIMIENTO De conformidad con la información suministrada por Superintendente Delegada para La Supervisión Institucional, mediante NURC 3-2016-007349 del 19 de abril de 2016 se evidencia respuesta a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2016-006596 del 08 de abril de 2016 en los siguientes términos: ‘’De acuerdo a los preceptos de las normas que se listan, la Delegada para la Supervisión Institucional, realizó las siguientes acciones: * Ley 594 de 2000: Capacitación Gestión Documental Tablas de Retención y Documento Electrónico Migración Pagina WEB. * Ley 527 de 1999: Se realizaron capacitaciones por parte de la OTI (Grupo Selcomp) en manejo de impresoras, Tips de Correos y Supercor, Correo Outloolk, manejo de antivirus y tips de seguridad, manejo office 365, capacitanón Link (Skype Empresarial), capacitación servicios y clientes (mesa de servicios). * Resoluciones Nos.2190 de 2013 y 1215 de 13 de Julio de 2015: Se realizó socialización del Sistema Integrado de Gestión, se realizó fortalecimiento de las competencias mediante evaluación a la jornada de capacitación de los sistemas de información y plataforma estratégica.’’ NOTA: De conformidad con información suministrada por el Asesor de la Dependencia Dr. Arango, manifiesta que dicha recomendación se materializó antes del Informe Final de Auditoría, toda vez, que se pueden evidenciar que fueron realizadas en el mes de Octubre de 2015, tal como lo muestran las siguientes imágenes, que corresponden a los listados de asistencia a las respectivas capacitaciones: Ley 594 de 2000


- Ley 527 de 1999

RECOMENDACIÓN N°5 Por último, se reitera recomendación plasmada en el texto de este informe, que se origina con posterioridad a la contestación del informe preliminar de auditoría que desarrolló la Oficina de Control Interno a la Superintendencia Delegada Para la Supervisión Institucional, ya que con base en la interpretación que se desprende de la contestación dada por la Superintendencia Delegada Para la Supervisión Institucional al Informe Preliminar de auditoría que desarrolló la Oficina de Control Interno, las prórrogas solicitadas por los contratistas auditores, salvo mejor comprensión en contrario, serán otorgadas.


Si ello es así, debe existir una estrecha y fluida comunicación entre la Superintendencia Delegada auditada y el Secretario General de la Entidad, para que como Ordenador del Gasto, puedan tomarse las previsiones tanto contractuales como presupuestales, que permitan por una parte la debida instrumentación de la prórroga de los contratos, a nivel documental y tomando las previsiones del caso como son la prórroga de las garantías de estos estos contratos; así como de nivel presupuestal, evitando que para el caso de generación de reservas o cuentas por cobrar, la institución pueda contabilizarlas debidamente, no sobrepasando límites, ni temporalidad consagradas en la normativa vigente, por lo que la respetuosa recomendación de la Oficina de Control Interno es que pueda formalizarse al Ordenador del Gasto de la Entidad la solicitud e prorroga de contratos, para que este, conforme a lo expuesto, pueda tomar las previsiones pertinentes.’’ SEGUIMIENTO De conformidad con la información suministrada por Superintendente Delegada para la Supervisión Institucional, mediante NURC 3-2016-007349 del 19 de abril de 2016 se evidencia respuesta a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2016-006596 del 08 de abril de 2016 en los siguientes términos: ‘’El hallazgo hace referencia a la solicitud de prórrogas que hace en primer lugar, el contratista para la entrega de informes preliminares y finales con calidad y en segundo lugar el supervisor por no poder entregar a tiempo, es decir a diciembre 31 de 2015 todos los informes a los vigilados, objeto de las auditorías contratadas, por las diferentes causas que se describen en la páginas 16 a la 22 del informe final, en donde en los descargos al informe preliminar realizado por la oficina de control interno nos informan que a fecha Noviembre, la ejecución de los contratos se encuentran en menos del 50%. De acuerdo a la recomendación dada, la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional como acción de mejora, requirió una modificación al Manual de Contratación y Supervisión de la Superintendencia Nacional de Salud, con el fin de tener una herramienta que permita ser la guía de los diferentes supervisores que hacen parte de esta Delegada, frente a las actividades propias que implica el ser designado para esta actividad. Bajo esta premisa se emitió la Resolución 711 de 2016 por la cual se modifica el Manuela de Contratación y Supervisión de la Superintendencia Nacional de Salud. La versión 3 del nuevo manual contiene todo lo referente a la SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.


Adicionalmente se solicitó a la Secretaria General mediante Nurc No. 3-2016-005332 del 17 de marzo de 2016, SOLICITUD CAPACITACION "Supervisión e Interventoría y Seguimiento a la Ejecución del Contrato" La Oficina de Control Interno evidenció que la Delegada de Supervisión Institucional ACOGIO la recomendación planteada por la Oficina en mención, mediante NURC 3-2016-005632 del 17 de marzo de 2016, relacionada con el Asunto Solicitud Capacitación ‘’Supervisión e Interventoría y Seguimiento a la Ejecución del Contrato’’. Evidencia


Imagen de la Resolución No 00711 del 2016 por la cual se modificó el Manual de Contratación y Supervisión de la Superintendencia Nacional de Salud.

Conforme al seguimiento efectuado por los profesionales asignados para esta actividad, y las evidencias que se han incorporado a este informe como recortes, la Oficina de Control Interno encuentra que se han acogido las recomendaciones de esta dependencia, en procura de lograr un mejoramiento de procesos y procedimientos a cargo de la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, e incluso se desarrollaron actividades que son transversales a toda la Institución, como la modificación del manual de contratación y supervisión de la Superintendencia Nacional de Salud, aspecto que se exalta en este informe, ya que con estas, se ha buscado cumplir con los principios que establece la Constitución Nacional de Eficiencia, Eficacia y Efectividad


5.4 INFORME FINAL DE AUDITORÍA REALIZADO A LA OFICINA DE METODOLOGÍAS DE SUPERVISIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS - PROCESO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS, METODOLOGÍAS E INSTRUMENTOS PARA LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL (IVC) DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD. RECOMENDACIÓN N°1 Como Fortaleza del Proceso auditado, se evidencia la utilización, por parte del líder del proceso de herramientas tecnológicas como lo es “OneDrive” de Microsoft la que contribuye al control y monitoreo de las actividades y proyectos que son desarrolladas por cada uno de los servidores públicos que integran ese equipo de trabajo. Sin embargo, la Oficina de Control Interno, en este aspecto, recomienda a la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos incorporar la fecha de finalización del Proyecto a desarrollar en la Matriz Proyectos OMSAR SEGUIMIENTO De conformidad con la información suministrada por oficina de metodologías de supervisión y análisis de riesgos, mediante NURC 3-2016-007139 del 15 de abril de 2016 se evidencia respuesta a la solicitud realizada por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2016-006595 del 08 de abril de 2016 en los siguientes términos: ‘’Se adoptó recomendación y se incluyó el campo de fecha de finalización en la matriz de proyectos de la oficina. (ver hoja "Recomendación1" La oficina de Control Interno evidenció que la Recomendación fue ACOGIDA, toda vez, que se incluyó el campo de fecha de finalización en la matriz de proyectos de la oficina.


Evidencia:

En relación con las siguientes recomendaciones: RECOMENDACIÓN N°2 ‘’Se recomienda a la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos efectuar la revisión del “Análisis de tiempo” que se encuentra definido en los procedimientos que ejecuta el Proceso “Diseño e Implementación de Políticas, Metodologías e Instrumentos para la Inspección, Vigilancia y Control (IVC)”; así como concertar con las dependencias clientes del mismo, las fechas de entrega de los productos finales que sean solicitados a la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos y de esta manera poder evidenciarlas.’’ Respuesta: ‘’La oficina tiene pendiente la revisión del proceso junto con la oficina de planeación.’’ Recomendación Pendiente de atender


RECOMENDACIÓN N°3 ‘’En lo que hace referencia a la ejecución presupuestal, se pudo evidenciar en desarrollo de la Auditoría que el Porcentaje de Ejecución Global ascendió a 92.33%, sin embargo uno de los proyectos solo alcanzó un porcentaje de ejecución del 39.93%. En este orden de ideas, debe informarse a la Oficina Asesora de Planeación, para que se tomen las acciones a que hubiere lugar, en caso que los recursos puedan ser usados en otra actividad, sin trasgredir las normas presupuestales vigentes’’ Respuesta: ‘’Se avisó a la oficina de planeación la no ejecución de los recursos que ya no iban a ser ejecutados del proyecto de sostenibilidad financiera.’’ La Oficina de Control Interno recomienda que esta recomendación sea tenida en cuenta para la presente vigencia, en caso que algún rubro asignado, no vaya a ser utilizado por la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos, para que oportunamente, si ello fuera posible, puedan tomarse las acciones pertinentes. RECOMENDACIÓN N°4 ‘’En relación con los contratos en que la dependencia auditada actúa como Supervisor, se sugiere seguir efectuando los controles que se consideren necesarios y efectivos a fin de obtener los productos definidos en los contratados celebrados por la Superintendencia Nacional de Salud.’’ Respuesta: ‘’Se continuaron realizando actividades necesarias, como el seguimiento estricto a cronograma y revisión y de productos, a fin de obtener los productos definidos en los contratos que la oficina supervisa.’’


RECOMENDACIÓN N°5 Dentro de los diez (10) días siguientes a la presentación del Informe Final de Auditoría, la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos, deberá remitir a la Oficina Asesora de Planeación, las acciones correctivas o Plan de Mejoramiento que apunten al mejoramiento continuo del proceso auditado, en relación con las observaciones citadas en el presente informe. Respuesta: La oficina se encuentra revisando los procedimientos y procesos, a partir de la observación de las actividades diarias, para definir los cambios que sean pertinentes a los mismos. La Oficina de Control Interno en seguimiento efectuado que ahora se reporta en este informe, pudo contar con evidencia del cumplimiento de una (1) de las recomendaciones, sin embargo, del resto, si bien se recibió contestación del Jefe de la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos mediante correo electrónico, las cuales se han transcrito en este informe, no se acompañaron documentos, que pudieran ser incorporados; sin embargo se afirmó; que se vienen ejecutando actividades relacionadas con las recomendaciones, con lo cual esta dependencia entiende que existe el ánimo de desarrollar mejoramiento de los procesos y procedimientos de la Institución, A pesar de lo anteriormente expuesto, con mira a futuros ejercicios de seguimiento; agradecemos de antemano a la dependencia objeto de seguimiento, aporte copia de Memorandos o Correos y demás documentos que considere pertinentes, que permitan evidenciar el cumplimiento de las recomendaciones efectuadas.


CONCLUSIONES -Una vez realizado el seguimiento a las recomendaciones formuladas por la Oficina de Control Interno, derivadas de auditorías realizados a los procesos misionales y de apoyo de la Superintendencia Nacional de Salud, correspondiente al Periodo (Octubre 2015 – Febrero 2016), se evidenció que de las diecinueve (19) recomendaciones, a las áreas a las que se les practicó seguimiento, fueron acogidas el 100% de las recomendaciones por parte de las Dependencias; situación que evidencia, que las auditorías practicados por la Oficina de Control Interno han sido de buen recaudo por parte de las dependencias, siendo así que las observaciones de esta Oficina han contribuido a la mejora de los procesos y procedimientos que se desarrollan en la Entidad.

Muestra Analizada

Informe Recomendaciones Analizadas Responsable de la Recomendación

Informe de Auditoria Especial al Procedimiento Administración de Correspondencia

6

Secretaria General

Informe Auditoria Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos

2

Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos

Informe Auditoria Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional

6

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional

Informe final de Auditoría realizado a la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos - proceso diseño e implementación de políticas, metodologías e instrumentos para la Inspección, Vigilancia y Control (IVC) de la Superintendencia Nacional de Salud.

5

Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos

TOTAL 19


Ahora bien, la Oficina de Control Interno con el objeto de poder evidenciar el acogimiento

de las recomendaciones formuladas en los ejercicios de auditoría, en este informe ha

incorporado imágenes que ratifican las acciones adelantadas por cada una de las

dependencias visitadas, incluida la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis

de Riesgos de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos, quien a pesar

de solo remitir una (1) evidencia de las cinco (5) recomendaciones formuladas,

envío a la Oficina de Control Interno un correo refiriéndose a cada una de las

recomendaciones, explicación que se ha transcrito literalmente en este informe,

todo lo cual lleva a concluir que las dependencias de la Institución, a través de sus

responsables, como dueños de los procesos auditados, han procurado implementar

acciones de mejora, incluso que en algunos casos han ido más allá de las

propuestas por esta dependencia, lo que aporta al cumplimiento de los principios de

Eficiencia Eficacia y Efectividad consagrados en la Constitución Nacional.

Las recomendaciones particulares de la Oficina de Control Interno, teniendo en

cuenta el seguimiento realizado y los soportes suministrados son:

-Al Grupo de Correspondencia, si lo considera oportuno, con el apoyo del Grupo de

Talento Humano, realice análisis de la efectividad de las capacitaciones que se

impartieron a los funcionarios de esa dependencia.

-A la Superintendencia Delegada Para la Supervisión de Riesgos, se continúe con

el plan para la adquisición de herramienta tecnológica que incida en la mejora

continua del proceso que actualmente se viene adelantando por aquella,

ampliamente descrito en este documento.

-A la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgos se recomienda

continuar con la efectiva ejecución o materialización de las recomendaciones

contenidas en el informe de auditoría, recomendación que tiene su origen en las

afirmaciones contenidas en correo electrónico, que en síntesis expone que se viene

trabajando en las mismas.

Cordialmente, JUAN DAVID LEMUS PACHECO Jefe Oficina de Control Interno

informe de seguimiento a las recomendaciones, producto de ... · ‘’la oficina de control...

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