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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 1 de 37
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Fecha de Vigencia: 10 / 07 /2019
CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ CARGO FECHA
ANGELA CONSTANZA ACOSTA ECHEVERRIA Coordinadora Grupo Interno
de Trabajo Financiero 03/07/2019
LADY DIANA LAITON DELGADO Asesor 03/07/2019
MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Técnico Administrativo 03/07/2019
REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
MARÍA PEÑA SARMIENTO Asesora 08/07/2019
REVISÓ CARGO FECHA
LUIS ARMANDO LOPEZ BENITEZ Director Administrativo y
Financiero 09/07/2019
ANGELA CONSTANZA ACOSTA ECHEVERRIA Coordinadora Grupo Interno
de Trabajo Financiero 09/07/2019
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
LEONARDO CARVAJAL HERNÁNDEZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo
Organizacional. 10/07/2019
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TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
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1. OBJETIVO
Establecer la secuencia de actividades requeridas para el registro de todas las operaciones presupuestales del Ministerio de Relaciones Exteriores, para dar cumplimiento a su misión y visión. 2. ALCANCE
Todos los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores inician con la elaboración del anteproyecto de presupuesto, pasando por la ejecución de este mediante la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal, registros de compromisos, y termina con la constitución de la reserva presupuestal de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.
3. BASE LEGAL
Ley 819 de 2003: Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones. Decreto de Liquidación de Presupuesto Anual. Decreto 412 de 2018: Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1068 de 2015 en el Libro 2 Régimen Presupuestal del sector Hacienda y Crédito Público, Parte 8 del Régimen Presupuestal, Parte 9 Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación y se establecen otras disposiciones. Decreto 869 de 2016: Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones. Decreto 1067 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores. Decreto 1068 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentado del Sector Hacienda y Crédito Público. Decreto 4836 de 2011: por la cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996, 4730 de 2005, 1957 de 2007 y 2844 de 2010, y se dictan otras disposiciones en la materia. Decreto 1957 de 2007: Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia. Decreto 3487 de 2007: Por el cual se modifica el Decreto 4730 de 2005. Decreto 4730 de 2005: Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto. Decreto 111 de 1996: Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Decreto 568 de 1996: Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación. Decreto 630 de 1996: Por el cual se modifica el Decreto 359 de 1995. Decreto 2260 de 1996: Por el cual se introducen algunas modificaciones al decreto 568 de 1996. Decreto 359 de 1995: Por la cual se reglamenta la Ley 179 de 1994. Resolución 0004 de 2019: Por la cual se modifica la resolución 0010 del 7 de marzo de 2018 por la cual se establece el Catalogo de Clasificación Presupuestal y se dictan otras disposiciones para su administración.
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Resolución 0010 de 2018: Por la cual se establece el Catalogo de Clasificación Presupuestal y se dictan otras disposiciones para su administración. Resolución vigente por la cual se asignan funciones.
4. DEFINICIONES
APROPIACIONES PRESUPUESTALES: Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto General de la Nación, son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse. (Decreto 111/1996. Art 89) CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: De acuerdo con lo establecido en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y sus decretos reglamentarios, el certificado de disponibilidad es un documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso (Resolución 036/1998 Art. 2 Parte A1). COMPROMISO: Son compromisos los actos realizados por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal (Resolución 036/1998 Art 2. Parte B1).
MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO: son los cambios que se efectúan en el Presupuesto por conceptos como traslados, aplazamientos, reducciones o adiciones que se presenten en el trascurso de la vigencia fiscal. PERIODO DE TRANSICIÓN: periodo en el que se realizan los ajustes respectivos a la ejecución presupuestal de las entidades de manera que la constitución del rezago presupuestal sea consistente. PRINCIPIO DE ANUALIDAD: El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 14). PRINCIPIO DE COHERENCIA MACROECONÓMICA: El presupuesto debe ser compatible con las metas macroeconómicas fijadas por el gobierno en coordinación con la Junta Directiva del Banco de la República (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 20).
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PRINCIPIO DE ESPECIALIZACIÓN: Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutará estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 18). PRINCIPIO DE PLANIFICACIÓN: El presupuesto general de la Nación deberá guardar concordancia con los contenidos del plan nacional de desarrollo, del plan nacional de inversiones, del plan financiero y del plan operativo anual de inversiones (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 13). PRINCIPIO DE PROGRAMACIÓN INTEGRAL: Todo programa presupuestal debe contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes. El programa presupuestal incluye las obras complementarias que garanticen su cabal ejecución (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 17). PRINCIPIO DE UNIVERSALIDAD: El presupuesto contendrá la totalidad de los gastos públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia, ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones con cargo al tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 15). REGISTRO DE LA VIGENCIA FUTURA: En cada vigencia fiscal el jefe de presupuesto o quien haga sus veces registrará los compromisos adquiridos con cargo a las autorizaciones de vigencias futuras sin que para ello se requiera expedir un nuevo certificado de disponibilidad, en los rubros presupuestales aprobados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (CONFIS). (Resolución 036 /1998. Art. 2. C. Parágrafo). REGISTRO PRESUPUESTAL DE COMPROMISO: Se entiende por registro presupuestal del compromiso la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso (Resolución 036/1998 Art 2. Parte B1). RESERVAS PRESUPUESTALES: Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos originados en los actos administrativos de bienes y servicios que al 31 de diciembre no se hayan recibido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 89). SIED: Sistema Integrado Electrónico Documental. VIGENCIAS FUTURAS: Es una autorización para la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias posteriores, cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas. Es decir, es una autorización mediante la cual se
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garantiza la existencia de apropiaciones suficientes en los años siguientes para asumir obligaciones con cargo a ellas en la vigencia en curso (Manual de Programación de Inversión Pública - DNP). 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS
GF-PT-53 Plan Anual de Adquisiciones Catálogo de clasificación presupuestal. 6. REGISTROS
Adición de apropiación a posiciones desagregadas en SIIF. Asignación interna de apropiación a dependencia de afectación en SIIF. Actos administrativos. Certificación del 15% de la apropiación, articulo 10 de la Ley 819 de 9 de julio de 2003. Certificación de cumplimiento de las metas del Marco de Gasto de Mediano Plazo. Certificado de Disponibilidad Presupuestal en el SIIF. Creación cuenta bancaria en el SIIF. Concepto favorable para el trámite de solicitud de autorización de cupo de vigencias futuras. Conciliaciones. Contratos. Convenios. Consulta en el SIIF. Compromiso en el SIIF. Correo electrónico. Cuadro de variación e incrementos de los contratos. Desagregación de apropiaciones en SIIF. Documento de recaudo de ingresos presupuestales. Fotocopia de consignación. GC-FO-51 Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal. GF-FO-97 Solicitud de información personal y tributaria.
GF-FO-100 Necesidades de Bienes y Servicios. GF-FO-126 Transferencia electrónica de fondos a cuentas nacionales. GF-FO-127 Transferencia electrónica de fondos a cuentas en el exterior. Justificación técnico-económica. Memorando. Nóminas. Oficio. Oficio remisorio Ministerio de Hacienda y Crédito Público Planilla integrada de liquidación de aportes -PILA. Reducción de apropiación a posiciones desagregadas en SIIF. Registro Presupuestal del Compromiso en el SIIF. Registro de solicitud de traslado en el SIIF.
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Reportes de la reserva presupuestal en el SIIF. Relación de certificados de disponibilidad presupuestal. Reintegro en SIIF. Resolución. Sentencias. Solicitud de cupo de vigencia futura en el SIIF. Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal en el SIIF. Tutelas. Versiones para Anteproyecto gastos – SIIF Nación
7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS
Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF). Sistema de Correspondencia Oficial. Sistema Integrado de Gestión / Sistema Maestro. Sistema Integrado Electrónico Documental. 8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Este procedimiento relaciona los siguientes temas presupuestales: elaboración del anteproyecto de presupuesto, desagregación del presupuesto, ejecución presupuestal, modificaciones al presupuesto, vigencias futuras, constitución de reserva presupuestal y cierre presupuestal, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO E INCORPORACIÓN DEL PRESUPUESTO: Para la elaboración del anteproyecto de presupuesto se deben tener en cuenta los lineamientos que expida la Dirección General de Presupuesto Público Nacional y los formatos establecidos en ésta. Se debe contar con los siguientes insumos para identificación de necesidades, por parte de las dependencias ejecutoras del presupuesto de gastos, recursos nación y recursos propios:
• Información de la apropiación proyectada de la vigencia a 31 de diciembre.
• Plan Anual de Adquisiciones.
• Vigencias futuras aprobadas. EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO: La ejecución presupuestal deberá cumplir las etapas en el siguiente orden: 1) Solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal. 2) Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal. 3) Registro presupuestal del compromiso.
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La solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal mencionada anteriormente deberá estar suscrita por la persona debidamente autorizada. Si es un bien o un servicio, el objeto de la solicitud de disponibilidad presupuestal deberá estar incluido en el Plan Anual de Adquisiciones.
VIGENCIAS FUTURAS: Se realizará solicitud de vigencia futura ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público ó del Departamento Nacional de Planeación, cuando exista una necesidad que abarque más de una vigencia, y tenga debida justificación. La solicitud de vigencia futura recibida deberá citar:
• El plazo de la contratación.
• El valor de la contratación por cada vigencia (presente y futura).
• La justificación técnico-económica de la contratación. La comunicación de solicitud de cupo de vigencias futuras al Ministerio de Hacienda y Crédito Público incluirá los siguientes anexos: La comunicación de solicitud de cupo de vigencias futuras al Ministerio de Hacienda y Crédito Público incluirá los siguientes anexos: Oficio de solicitud de autorización de cupo de vigencia futura, concepto favorable para el trámite de solicitud de autorización de cupo de vigencias futuras expedido por la cabeza de sector, certificado en cumplimiento del literal b) del artículo 10 de la Ley 819 de 2003, Certificado de disponibilidad presupuestal de la presente vigencia, relación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal debidamente firmada, registro de solicitud de vigencia futura en el SIIF, cuadro de variación e incrementos de los contratos, certificación de cumplimiento de las metas del Marco de Gasto de Mediano Plazo, de que trata el artículo 1° de la Ley 819 de 2003 y que los contratos a suscribir con recursos de vigencias futuras no superan el periodo de gobierno y justificación técnico-económica.
CONSTITUCIÓN DE RESERVA PRESUPUESTAL Se deben analizar y verificar los compromisos con saldo de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.
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9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
9.1 ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2
Recibir y analizar parámetros de elaboración del
anteproyecto de presupuesto del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
Representante legal Ministerio de Relaciones
Exteriores.
Director Administrativo y Financiero.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero.
Se recibe una circular indicando los formatos, tasas IPC y fechas de presentación del anteproyecto de prepuesto, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
3
Enviar comunicación a las áreas ejecutoras para que informen las necesidades respectivas de la siguiente
vigencia.
Director Administrativo y Financiero.
Memorando. Correo electrónico.
4 Analizar y seleccionar las tasas de cambio de las
divisas diferentes al dólar.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero.
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9.1 ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
5
Recibir y revisar comunicaciones de las dependencias, según
necesidades de gastos.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero.
GF-FO-100 Necesidades de
bienes y servicios.
6
Realizar las proyecciones de los rubros de presupuesto en
su máximo nivel de desagregación.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero.
7
Diligenciar los formularios del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, consolidar el presupuesto y gastos.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
Estos formularios reposan en la Oficina Asesora de Planeación.
8
Redactar la justificación económica y exposición de
motivos para cada uno de los rubros con la inclusión de las
cifras calculadas.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero. Funcionario asignado
Grupo Interno de Trabajo Financiero -
Presupuesto.
Correo electrónico. Esta información se remite a la Oficina Asesora de Planeación.
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9.1 ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
9 Revisar anteproyecto de
presupuesto.
Director Administrativo y Financiero.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero.
10 Registrar el consolidado del
anteproyecto de presupuesto en SIIF
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
Versiones para
Anteproyecto y gastos – SIIF Nación
Con previa aprobación de la Secretaria General.
11 Oficializar la versión del
anteproyecto de presupuesto registrado en SIIF.
Funcionario asignado de la Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo Organizacional.
12
Enviar vía correo electrónico y copias magnética y dura del anteproyecto de presupuesto al Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
Funcionario asignado de la Oficina Asesora de
Planeación y Desarrollo Organizacional.
Correo electrónico.
12.1 ¿Se presentaron
ajustes u observaciones?
Si
Remítase a la actividad 13.
No Remítase a la actividad 17.
12.2 ¿Es de funcionamiento?
Si
Remítase a la actividad 13.
No Remítase a la actividad 14.
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9.1 ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
13 Efectuar los ajustes
Director Administrativo y Financiero.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero.
14 Enviar oficio al Ministerio de Hacienda y Crédito Público con los ajustes pertinentes.
Representante legal del Ministerio de Relaciones
Exteriores.
Oficio remisorio Ministerio de Hacienda
y Crédito Público.
15
Consultar la Ley de Presupuesto para la vigencia, expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
16 Finalizar proceso.
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9.2 DESAGREGACIÓN DEL PRESUPUESTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2
Consultar la Ley de Presupuesto para la
vigencia expedida por el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
Funcionario asignado
Grupo Interno de Trabajo Financiero -
Presupuesto.
3 Elaborar resolución de
desagregación del presupuesto.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Resolución.
Se elabora una resolución de desagregación de presupuesto. Desagregación de acuerdo con las normas vigentes.
4 Firmar resolución y enviar
para su numeración.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Resolución
La resolución antes de ser enviada a la firma por parte del Representante Legal lleva el visto bueno del Coordinador GIT Financiero, del Director Administrativo y Financiero y del Secretario General.
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9.2 DESAGREGACIÓN DEL PRESUPUESTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES
PREGUNTA RESPUESTAS
5
Registrar en SIIF la desagregación y asignar las partidas por dependencia de
afectación del gasto.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
Desagregación registrada en el SIIF. Asignación interna de
apropiación a dependencias de
afectación en SIIF.
Registrar en SIIF la desagregación y asignar las partidas por dependencia
de afectación del gasto.
6 Finalizar proceso.
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9.3 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2
Registrar el CDP y el compromiso de los actos
administrativos de vigencia futura en SIIF.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
Certificado de disponibilidad
presupuestal en el SIIF. Registro presupuestal
del compromiso en el SIIF.
Registrar el CDP y el compromiso de los actos administrativos de vigencia futura
en SIIF.
3
Recibir y verificar la solicitud de disponibilidad
presupuestal.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
Formato GC-FO-51 Solicitud de certificado
de disponibilidad presupuestal. Memorando.
Correo electrónico.
La solicitud debe estar suscrita por persona autorizada. Si es un bien o un servicio este debe estar incluido en el Plan Anual de Adquisiciones.
4
Analizar el rubro por el cual se debe expedir el CDP y
recurso.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
5
Registrar solicitud de CDP
en SIIF y constatar que a la
fecha existe apropiación
disponible en el rubro con
cargo al cual se afectará el
gasto.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
Solicitud de certificado
de disponibilidad presupuestal en el SIIF.
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9.3 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
5.1 ¿Existe saldo de
apropiación? Si
Remítase a la actividad 7.
No Remítase a la actividad 6
6 Devolver al peticionario.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
7 Expedir CDP, firmar y entregar al solicitante.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
Certificado de disponibilidad
presupuestal en el SIIF.
8 Registrar en SIIF la
información que suministró el beneficiario.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
Creación de cuenta bancaria en el SIIF.
GF-FO-97 Solicitud de información personal y
tributaria. GF-FO-126
Transferencia electrónica de fondos a
cuentas nacionales. GF-FO- 127
Transferencia electrónica de fondos a cuentas en el exterior.
Si corresponde a contratos, convenios etc., se entrega al GIT de Licitaciones y Contratos, los demás se adjuntan como soporte para la obligación presupuestal. Para Viáticos y Menaje se debe solicitar al funcionario el envío de la información de la cuenta bancaria en los formatos GF-FO- 126 Transferencia electrónica de fondos a cuentas nacionales o GF-FO- 127 Transferencia electrónica de fondos a cuentas en el exterior, según lo requiera.
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9.3 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
9
Revisar y recibir a satisfacción documentos
soporte para efectuar en el SIIF el registro presupuestal
del compromiso.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
• Nóminas.
• Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA.
• Actos administrativos.
• Contratos.
• Convenios.
• Tutelas.
• Sentencias.
• Conciliaciones.
• Memorando.
Estos son los documentos soporte para generar el Registro presupuestal del compromiso.
9.1 ¿Es correcta la información?
Si
Remítase a la actividad 11.
No Remítase a la actividad 10.
10 Devolver al peticionario.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
11
Efectuar registro presupuestal del
compromiso en SIIF, firmar y entregar al peticionario.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
Registro presupuestal del compromiso en el
SIIF.
Si corresponde a contratos, convenios etc., se entrega al GIT de Licitaciones y Contratos, los demás se adjuntan como soporte para la obligación presupuestal. Para Viáticos y Menaje si el funcionario solicita que se realice la consignación en una cuenta bancaria en Colombia el
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9.3 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
registro presupuestal del compromiso se realiza con la tasa representativa del mercado del día.
12 Afectar presupuestalmente por diferencial cambiario.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero - Presupuesto.
13 Finalizar proceso.
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9.4 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO (Registro de reintegros para Ministerio de Relaciones Exteriores)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2 Recibir fotocopia de la
consignación efectuada por el área de pagaduría.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Fotocopia de consignación.
Con soportes (si aplica).
3 Establecer la clase de
reintegro.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Clases de reintegro:
• Diferencial cambiario.
• Recibo oficial de caja ROC.
• Ventanilla.
• Vigencia actual.
• Vigencia anterior.
3.1 ¿Es vigencia actual? Si
Remítase a la actividad 4.
No Remítase a la actividad 8.
4
Identificar la obligación para tomar el número de la orden de
pago para SIIF, luego se clasifica la orden de pago, con
la obligación, compromiso y certificado de disponibilidad
presupuestal para proceder a efectuar la clasificación de los
rubros desagregados.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
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9.4 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO (Registro de reintegros para Ministerio de Relaciones Exteriores)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
5 Enviar a pagaduría información
a registrar en SIIF.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Correo electrónico.
6
Elaborar el reintegro teniendo en cuenta el número de orden de pago de acuerdo con los
rubros presupuestales según información enviada por el
funcionario asignado.
Pagador Reintegro en SIIF.
7
Reducir tanto el compromiso como el certificado de
disponibilidad presupuestal, para que este valor vuelva a la
apropiación disponible.
Funcionario asignado
Grupo Interno de Trabajo Financiero -
Presupuesto.
Para reintegros por concepto de nómina y contribuciones no se reduce el saldo en el CDP.
8 Registrar información en el
módulo de ingresos del SIIF.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Documento de recaudo de ingresos
presupuestales.
Corresponde a reintegros de vigencia anterior.
9 Finalizar proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 20 de 37
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9.5 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO (Modificaciones CDP y compromiso)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2 ¿Es por adición? Si
Remítase a la actividad 4.
No Remítase a la actividad 3.
3 Liberar el saldo del
compromiso y de CDP en el SIIF.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
En caso de CDP por solicitud suscrita por la persona autorizada y en caso de compromiso por acta de liquidación de un contrato, convenio etc., o diferencia en la tasa de cambio.
4 Adicionar el valor a la
solicitud del CDP, al CDP y al compromiso en el SIIF.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Certificado de disponibilidad
presupuestal y/o Registro presupuestal del compromiso en el
SIIF.
5 Imprimir, firmar y entregar.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Certificado de disponibilidad
presupuestal y/o Registro presupuestal del compromiso en el
SIIF.
6 Finalizar proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 21 de 37
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9.6 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Desagregación interna)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2
Realizar análisis de los saldos de los rubros
presupuestales de acuerdo con las diferentes
necesidades.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
3 Elaborar proyecto de
resolución de modificación del presupuesto.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Resolución.
La resolución de modificación a la desagregación antes de ser enviada a la firma por parte del Representante Legal lleva el visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero, del Director Administrativo y Financiero y del Secretario General.
4 Firmar resolución de
modificación de desagregación.
Representante legal Ministerio de Relaciones
Exteriores. Resolución.
5
Registrar en SIIF la modificación a la
desagregación teniendo en cuenta lo establecido en la
resolución.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo Financiero -
Presupuesto.
Adición de apropiación a posiciones
desagregadas en SIIF. Reducción de apropiación a
posiciones desagregadas en SIIF.
6 Finalizar proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
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9.7 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Sobre rubros de Ley)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2
Recibir las necesidades de las diferentes áreas
ejecutoras y/o analizar proyección de presupuesto.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Memorando La solicitud en varias ocasiones se realiza de manera verbal.
3 Expedir certificado de
disponibilidad presupuestal para traslado.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Certificado de disponibilidad
presupuestal en el SIIF.
4
Elaborar proyecto de resolución de traslado
presupuestal y enviar a firma del representante legal
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Resolución.
La resolución de traslado presupuestal antes de ser enviada a la firma por parte del Representante Legal lleva el visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero, del Director Administrativo y Financiero y del Secretario General.
5
Firmar resolución de modificaciones al
presupuesto. Traslado presupuestal.
Representante legal Ministerio de Relaciones
Exteriores.
6 Realizar solicitud de traslado
en SIIF.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Registro de solicitud
de traslado en el SIIF. Al interior de la misma sección presupuestal.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
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9.6 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Desagregación interna)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
7
Remitir mediante oficio al Ministerio de Hacienda y
Crédito público la resolución con los anexos.
Director Administrativo y Financiero.
Oficio remisorio
Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
En los anexos se debe remitir el
certificado de disponibilidad presupuestal
y la solicitud de traslado presupuestal
registrada en el aplicativo SIIF.
Una vez radicada la documentación en el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
se deben subir al SIED.
7.1 ¿Es aprobada? Si
Remítase a la actividad 12.
No Remítase a la actividad 9.
8 Preparar proyecto de
resolución de derogatoria.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Resolución.
La resolución antes de ser enviada a la firma por parte del representante legal, debe tener visto bueno del Coordinador Financiero, del Director Administrativo y Financiero y del Secretario General.
9 Firmar resolución
derogatoria.
Representante legal Ministerio de Relaciones
Exteriores Resolución.
10 Enviar resolución para su
numeración.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Resolución.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 24 de 37
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9.6 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Desagregación interna)
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
11 Validar en SIIF la solicitud
aprobada.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Consulta en el SIIF. Consultar en el SIED la aprobación de la solicitud.
12
Registrar apropiación posiciones desagregadas
y/o dependencias de afectación del gasto.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Adición de apropiación
a posiciones desagregadas en SIIF.
13 Finalizar proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 25 de 37
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9.8 CIERRE PRESUPUESTAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2
El último día hábil de cada año, anular todos los
certificados de disponibilidad presupuestal que no fueron
afectados por registro presupuestal del
compromiso.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Consulta en SIIF.
Antes del cierre definitivo, de acuerdo a la circular instructiva del cierre fiscal enviada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, existe un periodo de transición en el cual no se puede crear ni adicionar compromisos únicamente revisión y depuración de la ejecución.
3
Ajustar las tasas de cambio de los registros de
compromisos presupuestal que sea en divisa y reducir saldos de compromisos a
que haya lugar.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
4 Finalizar proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 26 de 37
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9.9 CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2 Verificar los compromisos que al
cierre definitivo se encuentran pendientes de obligación en SIIF.
Funcionario asignado Grupo Interno de Trabajo Financiero -Presupuesto.
3
Seleccionar minuciosamente los compromisos para ser constituidos como reservas presupuestales, así como los respectivos documentos
soporte.
Funcionario asignado Grupo Interno de Trabajo Financiero -Presupuesto.
Contratos. Convenios. Resolución. Nóminas.
Memorando.
Poner en conocimiento a los supervisores los saldos pendientes por ejecutar y depurar saldos de compromiso sin obligar antes del cierre definitivo.
4
Generar y/o imprimir la relación detallada de las reservas
presupuestales del SIIF y constituir legalmente a 31 de diciembre.
Funcionario asignado Grupo Interno de Trabajo Financiero -Presupuesto.
Reportes de la reserva
presupuestal en el SIIF.
Previo cierre del Administrador SIIF Nación.
5 Efectuar reducción del compromiso
en SIIF.
Funcionario asignado Grupo Interno de Trabajo Financiero -Presupuesto.
Registro presupuestal del compromiso en el
SIIF.
Las cancelaciones, entre otras, puede ser:
• Menores valores por pagar ocasionados por diferencia en tasa de cambio.
• Por liquidación de contratos. En estos casos se realiza la correspondiente reducción al Registro presupuestal del compromiso en el SIIF.
6 Finalizar proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 27 de 37
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9.10 VIGENCIAS FUTURAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
1 Iniciar proceso.
2
Recibir solicitud de vigencia futura y CDP, además de la
justificación técnico- económica del área
solicitante.
Director Administrativo y Financiero.
Memorando.
Justificación técnico- económica.
Memorando de la dependencia solicitando el trámite de vigencia futura Estableciendo:
• El valor por vigencia en curso y futuras.
• El plazo por cada subordinal presupuestal.
• La justificación técnico-económica del área solicitante, debe indicar los beneficios que se obtendrían con el tramite ya sea económicos (costos) y/o eficiencia en los procesos, entre otros.
• Plazo de la contratación.
3 Expedir CDP que ampara la solicitud de vigencia futura.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Certificado de disponibilidad
presupuestal en el SIIF.
Previa expedición de solicitud de CDP en SIIF.
4
Elaborar oficio de solicitud de vigencia futura dirigido al
Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Oficio.
Se anexa concepto favorable para el trámite de solicitud de autorización de cupo de vigencias futuras expedido por la cabeza de sector, certificado en
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 28 de 37
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9.10 VIGENCIAS FUTURAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
cumplimiento del literal b) del artículo 10 de la Ley 819 de 2003, certificado de disponibilidad presupuestal de la presente vigencia, relación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal debidamente firmada, registro de solicitud de vigencia futura en el SIIF, cuadro de variación e incrementos de los contratos, certificación de cumplimiento de las metas del Marco de Gasto de Mediano Plazo, de que trata el artículo 1° de la Ley 819 de 2003 y que los contratos a suscribir con recursos de vigencias futuras no superan el periodo de gobierno y justificación técnico-económica.
5 Firmar oficio. Secretario General. Oficio remisorio
Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Previo visto bueno del Coordinador Financiero y del Director Administrativo y financiero.
6
Registrar la solicitud de autorización de vigencias futuras en SIIF y subir los
documentos para su aprobación al SIED.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Solicitud de vigencia futura en el SIIF.
Concepto favorable para el trámite de
solicitud de autorización de cupo de vigencias futuras. Certificación del 15%
Los documentos no se remiten en físico al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la radicación se realiza de forma electrónica a través del SIED.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 29 de 37
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9.10 VIGENCIAS FUTURAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
de la Apropiación, artículo 10 de la ley
819 del 9 de Julio de 2003.
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal en el SIIF.
Relación de certificados de disponibilidad presupuestal.
Solicitud de cupo de vigencia futura en el
SIIF. Cuadro de variación e
incrementos de los contratos.
Certificación de cumplimiento de las metas del Marco de Gasto de Mediano
Plazo. Justificación técnico-
económica.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 30 de 37
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9.10 VIGENCIAS FUTURAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
6.1 ¿Hay aprobación? Si
Consulta en SIIF. Remítase a la actividad 8.
No Remítase a la actividad 7.
7 Reformular.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
8
Comunicar a las áreas responsables de la
contratación para iniciar el proceso de contrato.
Funcionario asignado
Grupo Interno de
Trabajo Financiero -
Presupuesto.
Memorando.
Correo electrónico.
9 Efectuar proceso
contractual.
Funcionario asignado- Grupo Interno de
Trabajo de Licitaciones y Contratos
10 Registrar el compromiso de la vigencia actual y el de las
vigencias futuras.
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Registro presupuestal del compromiso en el
SIIF.
11 Finalizar proceso.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
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10. PUNTOS DE CONTROL
ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL
CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
7
El anteproyecto de
presupuesto no
corresponde a las
necesidades de la
Entidad.
Revisar la
consistencia
entre la
proyección de
ingresos y las
necesidades
de gasto de la
Entidad.
Una vez al año.
Dirección Administrativa y
Financiera.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero.
Oficina Asesora de
Planeación y
Desarrollo
Organizacional.
GF-FO-100 Necesidades de
bienes y servicios.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
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DESAGREGACIÓN DEL PRESUPUESTO
PUNTOS DE CONTROL
N.º ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL
CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
5
Existencia de diferencias entre la Resolución de Desagregación del Presupuesto y lo incorporado en SIIF
Revisión de los valores de la resolución
con la información
registrada en SIIF antes de
grabar la transacción.
Inicio de vigencia
Funcionario asignado Grupo
Interno de Trabajo Financiero -
Presupuesto.
Desagregación registrada en el
SIIF.
EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
PUNTOS DE CONTROL
N.º ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL
CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
7
Error al imputar el rubro Error de digitación en el valor a registrar en SIIF.
Revisión antes de firmar.
Cada vez por operación
Funcionario asignado Grupo
Interno de Trabajo Financiero -
Presupuesto.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal en el SIIF.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
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PUNTOS DE CONTROL
N.º ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL
CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
11 Error de digitación en el valor a registrar en SIIF.
Revisión antes de
firmar
Cada vez por operación
Funcionario asignado Grupo
Interno de Trabajo Financiero -
Presupuesto.
Registro presupuestal del compromiso en
SIIF.
MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Desagregación Interna)
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y VULNERABLE
DESCRIPCION DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
5
Error en la escritura del rubro en la Resolución de Traslado.
Revisión detallada antes de enviar a firmas.
Cada vez que se realice una Resolución.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero.
Resolución.
Diferencia entre lo registrado en SIIF y el proyecto de resolución.
Verificar reporte de
SIIF.
Cada vez que se presente.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero.
Desagregación de
apropiaciones en el SIIF.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 34 de 37
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MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Sobre rubros de Ley)
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL
CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
7
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público no apruebe la modificación al presupuesto porque:
• Supera los montos de austeridad del gasto público.
• No se encuentre bien justificado.
• Carezca de base legal.
La justificación económica debe estar
bien sustentada Cada vez que
se presente
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero
Funcionario asignado Grupo
Interno de Trabajo Financiero -
Presupuesto.
Desagregación de
apropiaciones en el SIIF.
El traslado
debe cumplir con todos los lineamientos
legales
CIERRE PRESUPUESTAL
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
3 Cierre con cifras no depuradas.
Realizar revisiones mensuales con los ajustes respectivos con énfasis en el
periodo de transición (1 enero a 20 de enero de la vigencia posterior al
cierre).
Mensual
Coordinador Grupo Interno de
Trabajo Financiero
Funcionario asignado GIT Financiero -
Presupuesto.
Consulta en SIIF.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 35 de 37
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CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
4 Sobreestimar la reserva presupuestal
Poner en conocimiento a
los supervisores
los saldos pendientes por
ejecutar Depurar saldos de compromiso
sin obligar antes del cierre
definitivo.
Tres veces al año
Una vez al año
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Memorando.
5 Saldos en reserva que no se van a ejecutar
Seguimiento a la ejecución de
la reserva presupuestal
Mensual
Funcionario asignado Grupo Interno de
Trabajo Financiero -Presupuesto.
Memorando.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 36 de 37
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
VIGENCIAS FUTURAS
PUNTOS DE CONTROL
Nº ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA Y
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL
CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
6
Diferencias entre la solicitud a enviar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la información registrada en SIIF.
Verificar el contenido de la solicitud de
vigencia futura y su reporte en
SIIF.
Cada vez que se solicitan vigencias futuras.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero.
Funcionario asignado Grupo
Interno de Trabajo Financiero -
Presupuesto.
Oficio remisorio
Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
No digitar la solicitud en el SIIF.
Verificar que la solicitud se haya incluido
en el SIIF.
Cada vez que se solicitan vigencias futuras.
Coordinador Grupo Interno de Trabajo
Financiero.
Funcionario asignado Grupo
Interno de Trabajo Financiero -
Presupuesto.
Registro de solicitud en el
SIIF.
11. ANEXOS N/A
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-56
NOMBRE: PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 37 de 37
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 Creación y adopción del documento.