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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: INSTRUCTIVO CÓDIGO: GA-IN-01

NOMBRE: CONSIGNAS SEGURIDAD Y VIGILANCIA VERSIÓN: 3

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SEVICIOS GENERALES Página 1 de 51

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Elaboró Cesar Cufiño Cufiño FV: 03 / 10 / 16

1. OBJETIVO Establecer las consignas para todos y cada uno de los puestos de seguridad en el Ministerio de Relaciones Exteriores y sus oficinas satélites. 2. ALCANCE Este instructivo contiene las consignas para los puestos de vigilancia desde el inicio del turno, hasta la entrega 3. DEFINICIONES CONSIGNA: Orden que una persona u organismo dirigente da a los subordinados o afiliados, para su debido cumplimiento 4. DOCUMENTOS ASOCIADOS No Aplica 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Consignas de Seguridad

NOMBRE DEL PUESTO: CANCILLERÍA ASCENSOR PALACIO SAN CARLOS.

ASCENSOR PALACIO SAN CARLOS

1. Rrecibir el puesto enterándose de las consignas, reportarse con el supervisor de turno, y cumplir con su horario de trabajo de las 08:00 a las 18:00 horas diurno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

2. Operar el ascensor para facilitar el desplazamiento de los funcionarios y visitantes, dando prioridad al señor (a) Ministro (a) y Viceministros (as).

3. Observar que no queden paquetes o elementos extraños dentro del ascensor; informar de inmediato cualquier novedad al supervisor de turno o al cctv.

4. Solicitar el porte del carnet en un lugar visible, atender a los funcionarios, contratistas, judicantes, pasantes, usuarios de manera respetuosa y exigir la identificación respectiva en un lugar visible.

5. Identificar a los visitantes verificando que se encuentren acompañados por el funcionario de la oficina respectiva, cuando se realicen reuniones en los salones Protocolario e Indalecio Lievano estar en comunicación con los puestos de diamante 3, diamante 6, y la recepción San Carlos para los ingresos controlados.

6. Informar de manera inmediata cualquier daño o mal funcionamiento del ascensor.







7. Mantener el ascensor en el primer piso, en óptimo estado de aseo; colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el supervisor de turno o el cctv.

8. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el supervisor de turno o por el cctv con el debido respeto.

9. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, iPad, gps, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio.

10. Prohibido guardar paquetes o maletas, ni asumir responsabilidades de custodia de elementos; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

PERIMETRAL CALLE DECIMA CARRERA SEXTA ESQUINA

1. Rrecibir y entregar el puesto en la esquina de la carrera sexta con calle décima enterándose de las consignas, verificando los contadores y tapas metálicas del acueducto sobre el andén de la carrera 6ª entre calles 10 y 9, que no hayan paquetes sospechosos, luego reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

2. La calle decima es peatonal y de uso restringido para vehículos, no debe ser usado como parqueadero, ni como vía de paso vehicular, por lo cual debe identificar plenamente a la persona que solicita su ingreso, y mantener el control con el apoyo del cctv, diamante 3 y diamante 8 y no suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores.

3. Si observa presencia de personas sospechosas, vehículos y motos abandonados o sospechosos, informar inmediatamente al cctv y al supervisor de turno para mantener el control respectivo; está prohibido abordar taxis para el servicio de los funcionarios de la Cancillería.

4. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el supervisor de turno o por el cctv, con el debido respeto.

5. Las coordinaciones durante el servicio deben realizarse por el radio de comunicación y directamente al supervisor de turno o al cctv.

6. En el turno de la noche debe acatar las órdenes impartidas por el supervisor de turno para realizar las rondas correspondientes.

7. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, iPad, gps, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio.

8. Prohibido guardar paquetes o maletas, ni asumir responsabilidades de custodia de vehículos, motos, bicicletas y demás elementos; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

PORTERÍA ACADEMIA DIPLOMÁTICA

1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

2. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes, pasantes y estudiantes, solicitando portar el carnet de identificación en un lugar visible; a los visitantes pasarlos a recepción para realizarles el registro correspondiente, verificar que el funcionario se dirija a la recepción a recibirlo y después de la visita el funcionario lo acompañara para dejarlo nuevamente en recepción.







3. Pasar por el Scanner bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que se vayan a retirar de las instalaciones, deben diligenciar el formato correspondiente, con las firmas autorizadas.

4. Informar inmediatamente al supervisor de turno o al cctv cualquier novedad que se presente en su puesto de trabajo, y en el servicio nocturno permanecer en su puesto asignado donde las cámaras los puedan identificar (recepción), a excepción de las rondas perimetrales, horas de alimentación o cuando sean requeridos para un apoyo por el supervisor de turno.

5. Prohibido recibir cualquier tipo de paquetes y documentación que este dirigida a la Cancillería; remitirlos a la oficina de correspondencia, carrera 5 # 9-03 edificio Marco Fidel Suarez; ni asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Funcionarios, Contratistas, Pasantes y Judicantes.

6. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; para ingreso de personal que se dirija a una reunión, se debe tener el listado respectivo enviado por la oficina de Seguridad y se coordinara con la recepcionista para el ingreso controlado.

7. Registrar en la minuta todos los elementos y equipos de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores que salgan o ingresen por esta portería, y que vayan hacer trasladados de un edificio a otro, por funcionarios autorizados en la sede Centro.

8. Utilizar el detector manual de metales para inspeccionar a todo visitante que no sea de rango diplomático, si trae armamento realizar el procedimiento adecuado, acompañarlo para que realice el descargue respectivo y lo guarde en el armerillo que se encuentra ubicado en el puesto.

9. Para el ingreso de los fines de semana y festivos al personal que labora en ese edificio, deben de diligenciar el formato correspondiente GA-FO-11, con las firmas autorizadas con antelación., por lo tanto deben de llevar un estricto control de ingreso y salida al personal autorizado y anotar en la minuta respectiva para tal fin.


11. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo de la recepción para asuntos personales, darle uso adecuado al teléfono, este es para comunicarse en caso de urgencia o para anunciar visitantes. no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.

12. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, iPad, gps, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

PORTERÍA PALACIO SAN CARLOS


2. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible; a los visitantes pasarlos a recepción para realizarles el registro correspondiente, verificar que el funcionario se dirija a la recepción a recibirlo, y después de la visita el funcionario lo acompañara para dejarlo nuevamente en recepción.







3. Requisar bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que se vayan a retirar de las instalaciones, deben diligenciar el formato correspondiente, con las firmas autorizadas.




7. Registrar en la minuta todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que salgan o ingresen por esta portería, y que vayan hacer trasladados de un edificio a otro, por funcionarios autorizados de la sede Centro.


9. La portería Palacio de San Carlos es la única autorizada para el ingreso de personal los fines de semana y festivos, previo diligenciamiento del formato respectivo GA-FO-11 con las firmas autorizadas, por lo tanto deben de llevar un estricto control de ingreso y salida al personal autorizado y anotar en la minuta respectiva para tal fin.




PARQUEADERO DE VEHÍCULOS DIPLOMÁTICOS

1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, realizar revista minuciosa del área del parqueadero y reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

2. Identificar plenamente a los funcionarios, que ingresen o salgan de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, en los vehículos, motos y bicicletas, solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible.







3. Controlar el ingreso de los vehículos, motos y bicicletas; registrar los elementos personales que ingresen; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

4. El vehículo que vaya a salir, solicitarle muy respetuosamente al conductor bajarse y realizar una requisa minuciosa dentro del vehículo así como al baúl del mismo.

5. En caso de observar actividades sospechosas informar inmediatamente al supervisor de turno y al cctv. 6. Todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores,

que vayan a retirar de las instalaciones, deben diligenciar el formato correspondiente GA-FO-06, con las firmas autorizadas. Los equipos electrónicos (portátiles y demás) que ingresen o salgan y que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores se deben registrar en la minuta establecida.

7. Cuenta con un guarda de apoyo, D-14 de la garita del parqueadero de funcionarios y cada uno debe permanecer en el puesto asignado.

8. Los fines de semana y festivos controlar que la salida de los vehículos diplomáticos, se encuentre diligenciado el formato correspondiente (GA-FO-13), y con la firma autorizada por el Coordinador del Grupo Interno de Servicios Generales o por la oficina Seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores.

9. Debe llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida de las motos y bicicletas; verificar el estado del vehículo diplomático al ingreso y salida de las instalaciones, anotando en el libro cualquier novedad presentada e informando al supervisor de turno de inmediato; pasar revista junto con el formato GA-FO-36 para un mejor control del estado del vehículo en la parte exterior; permanecer en constante recorrido por el parqueadero para evitar novedades que se puedan presentar por daños en los vehículos, motos y bicicletas.

10. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el supervisor de turno o el cctv con el debido respeto; los bicicleteros adquiridos por la entidad para facilitar el orden y control de las bicicletas son los cupos máximos; cuando se encuentren llenos no se pueden dejar ingresar más bicicletas.

11. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo de la garita para asuntos personales, darle uso adecuado al teléfono, este es para comunicarse en caso de urgencia o para anunciar visitantes. no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.


RECEPCIÓN ACADEMIA DIPLOMÁTICA

1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo según programación, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

2. Para el ingreso al sistema de la recepción tendrá una clave personal, la cual no puede divulgarla a ninguna persona.

3. Solicitar a los funcionarios, contratistas, judicantes, pasantes y estudiantes, portar el carnet de identificación en un lugar visible; identificar a los visitantes pidiendo un documento con fotografía, anunciarlo y registrarlo, previa autorización de ingreso a la Academia Diplomática por el funcionario visitado, llevar el control para que el funcionario lo reciba y lo deje nuevamente en la recepción.







4. Ingresar en el sistema al visitante e identificarlo con el sticker impreso y solicitarle que lo porte en un lugar visible, a su salida debe entregar el sticker correspondiente, en el momento de no tener sistema para el registro respectivo, se realizara una ficha de control de visitantes con la huella respectiva.

5. Atender personal y telefónicamente a los funcionarios, contratistas, judicantes, pasantes y usuarios de manera respetuosa; colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el supervisor de turno o el cctv.

6. Informar inmediatamente al supervisor de turno o al cctv cualquier novedad que se presente en su puesto de trabajo.

7. Prohibido recibir cualquier tipo de paquetes y documentación que este dirigida a la Cancillería; remitirlos a la oficina de correspondencia, carrera 5 # 9-03 edificio Marco Fidel Suarez; ni asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los funcionarios, contratistas, pasantes, judicantes y estudiantes.

8. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; para ingreso de personal que se dirija a una reunión, se debe tener el listado respectivo enviado por la oficina de Seguridad y se coordinara con el guarda de la portería para el ingreso controlado.

9. Registrar en la minuta todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que salgan o ingresen por esta portería, y que vayan hacer trasladados de un edificio a otro, por funcionarios autorizados de la sede Centro; en el caso que sean retirados de las Instalaciones deben diligenciar el formato correspondiente con las firmas autorizadas. Los equipos electrónicos (portátiles y demás) que ingresen o salgan y que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores se deben registrar en la minuta establecida.

10. El personal que trae armamento realizar el procedimiento adecuado, acompañarlo para que realice el descargue respectivo y lo guarde en el armerillo que se encuentra ubicado en el puesto.

11. Prohibido realizar el servicio de solicitud de taxis para el personal que labora en el Ministerio de Relaciones Exteriores.




RECEPCIÓN MARCO FIDEL SUAREZ

1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo según programación, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.


3. Solicitar a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, portar el carnet de identificación en un lugar visible; identificar a los visitantes pidiendo un documento con fotografía, anunciarlo y registrarlo,







previa autorización por el funcionario visitado, llevar el control para que el funcionario lo reciba y lo deje nuevamente en la recepción.


5. Los visitantes que se dirijan a la biblioteca deberán dejar las maletas en la recepción, y se les entregara cuando devuelvan la identificación correspondiente.



8. Prohibido recibir cualquier tipo de paquetes y documentación que este dirigida a la Cancillería; remitirlos a la oficina de correspondencia, ni asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los funcionarios, contratistas, pasantes, judicantes y estudiantes.


10. Registrar en la minuta todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que salgan o ingresen por esta portería, y que vayan hacer trasladados de un edificio a otro, por funcionarios autorizados de la sede Centro; en el caso que sean retirados de las Instalaciones deben diligenciar el formato correspondiente con las firmas autorizadas. Los equipos electrónicos (portátiles y demás) que ingresen o salgan y no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores se deben registrar en la minuta establecida.






TERCER PISO PALACIO SAN CARLOS

1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, pasar revista de todo el piso y salones principales, reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.







2. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, solicitando portar el carnet de identificación en un lugar visible; verificar que los visitantes se encuentre acompañados por el funcionario.

3. Cuando un visitante llegue al tercer piso, ya sea por el ascensor o por las escaleras y que no se encuentre acompañado por un funcionario, debe comunicarse inmediatamente con el supervisor de turno para realizarle el acompañamiento hasta la recepción.

4. Estar atento y pendiente de todo el personal que asista a las reuniones del Ministro (a), Viceministro (a), en los salones Protocolarios e Indalecio Lievano.

5. Al terminar las reuniones en los salones Protocolario e Indalecio Lievano verificar que no queden elementos y equipos abandonados, si esto llegare a suceder recogerlos y entregarlos al supervisor de turno, realizando la anotación respectiva en la minuta del puesto.

6. Tener bajo llave los salones Protocolario e Indalecio Lievano, y solo se realizara la apertura para las reuniones correspondientes, previa autorizacion.

7. Informar inmediatamente al supervisor de turno o al cctv cualquier novedad que se presente en su puesto de trabajo, y en el servicio nocturno permanecer en su puesto asignado donde las cámaras lo puedan identificar, a excepción del horario de alimentación o cuando sean requeridos para un apoyo por el supervisor de turno.

8. El guarda de seguridad que recibe a las 18:00 horas, debe estar pendiente del ascensor de San Carlos hasta que no se encuentren laborando en las oficinas los funcionarios del 2 y 3 piso.

9. No asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Funcionarios, Contratistas, Judicantes y Pasantes.

10. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores.



RECEPCIÓN SAN CARLOS (2 SERVICIOS). 1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su

horario de trabajo según programación, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida. 2. Para el ingreso al sistema de la recepción tendrá una clave personal, la cual no puede divulgarla a

ninguna persona. 3. Solicitar a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, portar el carnet de identificación en un

lugar visible; identificar a los visitantes pidiendo un documento con fotografía, anunciarlo y registrarlo, previa autorización por el funcionario visitado, llevar el control para que el funcionario lo reciba y lo deje nuevamente en la recepción.










7. Prohibido recibir cualquier tipo de paquetes y documentación que este dirigida a la Cancillería; | a la oficina de correspondencia, carrera 5 # 9-03 edificio Marco Fidel Suarez; ni asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los funcionarios, contratistas, pasantes, judicantes y estudiantes.








REJA ALMACÉN- PARQUEADERO FUNCIONARIOS


2. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, en las motos por el parqueadero reja almacén, solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible y que se encuentren registradas en el sistema previa autorización y diligenciamiento del respectivo formato GA-FO-05.

3. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero reja almacén, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el funcionario, supervisor de turno o el cctv; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.







4. Si observa presencia de personas sospechosas, vehículos y motos abandonadas o sospechosas sobre la carrera 5 entre calles 9 y 10, informar inmediatamente al supervisor de turno y al cctv para mantener el control respectivo.

5. Todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar de las instalaciones, deben diligenciar el formato correspondiente GA-FO-06, con las firmas autorizadas. Los equipos electrónicos (portátiles y demás) que ingresen o salgan y que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores se deben registrar en la minuta establecida.

6. Cuenta con un guarda de apoyo a partir de las 08:00 horas en el parqueadero reja almacén y usted se pueda desplazar al parqueadero funcionarios para colaborar en la requisa de ingreso de vehículos y motos en las horas pico.

7. Pasar revista junto con el formato GA-FO-36 para un mejor control del estado del vehículo en la parte exterior; permanecer en constante recorrido por el parqueadero de funcionarios para evitar novedades que se puedan presentar por daños en los vehículos al momento de estacionar o salir y realizar la anotación en minuta e informar al supervisor de turno o al cctv si se llegare a presentar.

8. No permitir el ingreso y salida de personas particulares, funcionarios, contratista, pasantes y judicantes a pie por el parqueadero reja almacén; el acceso únicamente es para vehículos que entregan elementos al almacén del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y los demás vehículos previa autorización por el funcionario, supervisor de turno o el cctv.

9. Colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el supervisor de turno o el cctv. 10. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo,

previa autorización por el supervisor de turno o el cctv, con el debido respeto. 11. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo de la garita para asuntos personales, darle uso

adecuado al teléfono, este es para comunicarse en caso de urgencia o para anunciar visitantes. no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.


CENTRO DE MONITOREO (2 SERVICIOS)

1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 horas nocturno y la guarda de apoyo según programación, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

2. Observar, anotar y transmitir, a los guardas de seguridad, las novedades que se presenten alrededor de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y sus sedes, con el fin de minimizar riesgos. Mantener actualizado el listado de las líneas de emergencia de la ciudad de Bogotá en caso que sean requeridas.

3. Informar al supervisor de turno y a la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, las novedades del servicio que se presenten, por parte de los guardas en cada puesto incluyendo las sedes (Pasaportes torre 100, Pasaportes calle 53 y la Casa del Marquez de Valdehoyos en Cartagena). Solicitar reportes a los puestos cuando así se requiera.

4. Apoyar a los guardas de seguridad trasmitiéndoles las novedades que se lleguen a observar, con el propósito de optimizar la seguridad en el Ministerio de Relaciones Exteriores y sus sedes; colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el supervisor de turno.







5. Monitorear constantemente todos los perímetros del Ministerio de Relaciones Exteriores, y sus sedes, para ejercer un efectivo control; junto con el supervisor de turno y los guardas de seguridad, para así observar personas, vehículos y elementos extraños que puedan generar riesgo en las Instalaciones.

6. Los guardas de seguridad del cctv están autorizados para realizar cualquier observación a todos los puestos, que no estén cumpliendo con sus funciones adecuadamente (no comer, correcta posición, estar en sus puestos, no celular, etc.), y programar los descansos respectivos para la alimentación, con el debido respeto.

7. La oficina de monitoreo es restringido su ingreso, se le asignara por medio de lector de huella al personal autorizado, es responsabilidad de los guardas de seguridad de turno hacer cumplir lo anunciado, cuando ingrese personal no autorizado, deberá quedar registrado en la minuta de puesto correspondiente, previa autorización por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Servicios Generales o la oficina de Seguridad del Ministerio de Relacione Exteriores.

8. Toda información la debemos realizar por el radio de comunicación; cuenta con un equipo de cómputo para recibir los correos y transmitirlos a los puestos y sedes correspondientes, previa autorización por la oficina de seguridad.


10. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo a su compañero de apoyo, previa autorización por el supervisor de turno, con el debido respeto.

11. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo para asuntos personales, darle uso adecuado al teléfono, este es para comunicarse en caso de urgencia o para anunciar visitantes. no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.


PORTERÍA CASA LOMA

1. Rrecibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

2. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, solicitando portar el carné de identificación en un lugar visible; a los visitantes pasarlos a recepción para realizarles el registro correspondiente, verificar que el funcionario se dirija a la recepción a recibirlo, y después de la visita el funcionario lo acompañara para dejarlo nuevamente en recepción.

3. Requisar bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que se vayan a retirar de las instalaciones, deben diligenciar el formato correspondiente, con las firmas autorizadas.










7. Registrar en la minuta todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que salgan o ingresen por esta portería, y que vayan hacer trasladados de un edificio a otro, por funcionarios autorizados de la sede Centro.


9. Para el ingreso de los fines de semana y festivos al personal que labora en ese edificio, deben de diligenciar el formato correspondiente GA-FO-11, con las firmas autorizadas con antelación., por lo tanto deben de llevar un estricto control de ingreso y salida al personal autorizado y anotar en la minuta respectiva para tal fin.




PORTERÍA MARCO FIDEL SUAREZ


2. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, solicitando portar el carnet de identificación en un lugar visible; a los visitantes pasarlos a recepción para realizarles el registro correspondiente, verificar que el funcionario se dirija a la recepción a recibirlo y después de la visita el funcionario lo acompañara para dejarlo nuevamente en recepción.









5. Prohibido recibir cualquier tipo de paquetes y documentación que este dirigida a la Cancillería; remitirlos a la oficina de correspondencia, ni asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Funcionarios, Contratistas, Pasantes y Judicantes.







PORTERÍA MARCO FIDEL SUAREZ





5. Prohibido recibir cualquier tipo de paquetes y documentación que este dirigida a la Cancillería; remitirlos a la oficina de correspondencia, ni asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Funcionarios, Contratistas, Pasantes y Judicantes.













PARQUEADERO DE FUNCIONARIOS-GARITA


2. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, en los vehículos, motos y bicicletas por el parqueadero, solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible y que se encuentren registrados en el sistema previa autorización y diligenciamiento del respectivo formato GA-FO-05.

3. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por la oficina de seguridad, supervisor de turno o el cctv y registrar los elementos personales; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

4. No permitir el ingreso de visitantes dentro de los vehículos y motos, orientarlos para que ingresen a la recepción de Marco Fidel Suarez y le realicen el registro correspondiente.

5. El vehículo que vaya a salir, solicitarle muy respetuosamente al conductor bajarse y realizar una requisa minuciosa dentro del vehículo así como al baúl del mismo.

6. Si observa presencia de personas sospechosas, vehículos, motos y bicicletas abandonadas o sospechosas sobre la calle 9 entre la carrera 5 y la carrera 6, informar inmediatamente al supervisor de turno y al cctv para mantener el control respectivo.

7. Todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar de las instalaciones, deben diligenciar el formato correspondiente GA-FO-06, con las







firmas autorizadas. Los equipos electrónicos (portátiles y demás) que ingresen o salgan y que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores se deben registrar en la minuta establecida.

8. Cuenta con los guardas de apoyo D-15 parqueadero vehículos diplomáticos y D-2 del parqueadero de funcionarios y cada uno debe permanecer en el puesto asignado, a excepción de las horas pico para la revisión de los vehículos.

9. Los fines de semana y festivos controlar que la salida de los vehículos diplomáticos, se encuentre diligenciado el formato correspondiente (GA-FO-13), y con la firma autorizada por el Coordinador del Grupo Interno de Servicios Generales o por la oficina Seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores.

10. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el supervisor de turno o el cctv con el debido respeto; los bicicleteros adquiridos por la entidad para facilitar el orden y control de las bicicletas son los cupos máximos; cuando se encuentren llenos no se pueden dejar ingresar más bicicletas.

11. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo de la garita para asuntos personales, darle uso adecuado al teléfono, este es para comunicarse en caso de urgencia o para anunciar visitantes. no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.


PARQUEADERO PRIVADO

1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, realizar revista minuciosa del área del parqueadero y reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 08:00 a las 18:00 horas diurno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

2. Identificar plenamente a los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y los de la Policía Nacional que integran el esquema de seguridad del señor (a) Ministro (a), solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible y permitir el ingreso de los vehículos y motorizados.

3. Coordinar el ingreso y salida del señor (a) Ministro (a) con el esquema de seguridad, el guarda de seguridad del tercer piso San Carlos (diamante 6) y el cctv por el medio de comunicación correspondiente.

4. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero privado de los vehículos y motos que prestan el servicio en el esquema y los vehículos diplomáticos autorizados para parquear.

5. Si observa presencia de personas sospechosas, vehículos, motos y bicicletas abandonadas o sospechosas sobre la carrera 6, informar inmediatamente al supervisor de turno y al cctv para mantener el control respectivo.

6. Verificar que no dejen paquetes o elementos que puedan atentar contra la integridad del señor (a) Ministro (a), funcionarios y demás personas que laboran dentro del Ministerio de Relaciones Exteriores

7. Pasar revista en forma constante a los sitios aledaños a ese puesto, si observa cualquier novedad informar inmediatamente al cctv y al supervisor de turno para tener un mayor control de lo que suceda.

8. El parqueadero es de uso exclusivo para el esquema de seguridad del señor (a) Ministro (a) o previa autorización de estacionar vehículos Diplomáticos de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores.

9. No permitir el ingreso y salida del personal que presta servicio en el esquema, particulares, funcionarios, contratista, pasantes y judicantes a pie por el parqueadero.








previa autorización por el supervisor de turno o el cctv, con el debido respeto. 12. Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, iPad, gps, etc.), consumir

alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

RECEPCIÓN LUIS LOPEZ DE MEZA (2 SERVICIOS)

1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, rreportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo según programación, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.


3. Solicitar a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, portar el carnet de identificación en un lugar visible; identificar a los visitantes pidiendo un documento con fotografía, anunciarlo y registrarlo, previa autorización por el funcionario visitado, llevar el control para que el funcionario lo reciba y lo deje nuevamente en la recepción.




7. Prohibido recibir cualquier tipo de paquetes y documentación que este dirigida a la Cancillería; remitirlos a la oficina de correspondencia, carrera 5 # 9-03 edificio Marco Fidel Suarez; ni asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los funcionarios, contratistas, pasantes, judicantes.














RECEPCIÓN CASA LOMA

1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, rreportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo según programación, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.


3. Solicitar a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, portar el carnet de identificación en un lugar visible; identificar a los visitantes pidiendo un documento con fotografía, anunciarlo y registrarlo, previa autorización por el funcionario visitado, llevar el control para que el funcionario lo reciba y lo deje nuevamente en la recepción.




7. Prohibido recibir cualquier tipo de paquetes y documentación que este dirigida a la Cancillería; remitirlos a la oficina de correspondencia, carrera 5 # 9-03 edificio Marco Fidel Suarez; ni asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los funcionarios, contratistas, pasantes, judicantes.














SUPERVISOR O JEFE DE PUESTO

1. El supervisor o jefe de puesto debe recibir el turno enterándose de las consignas y novedades presentadas durante el turno anterior con el propósito de prestar un sobresaliente servicio.

2. Cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 horas nocturno.

3. El supervisor o jefe de puesto es el encargado de verificar y hacer cumplir las consignas asignadas a cada uno de los puestos de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores y sus Sedes (Pasaportes torre 100, Pasaportes calle 53 y Casa del Marquez de Valdehoyos en Cartagena de Indias), junto con el cctv; teniendo como medios de comunicación Celular Avantel, radio y teléfono IP.

4. Controlar y verificar junto al cctv, los servicios de las sedes recibiendo los reportes diurnos y nocturnos, por el líder de turno correspondiente.

5. Pasar revista de la presentación personal y anímica de los guardas de seguridad, exigiendo el uso del carnet, que la empresa de seguridad les ha expedido, y que utilicen el uniforme con sus prendas completas, bien limpio y en forma adecuada.

6. Controla la hora de llegada y salida de los guardas de seguridad, comportamiento, prestación eficiente del servicio, solicita si fuere necesario al gerente del contrato el relevo de un guarda en caso de presentarse alguna novedad de indisciplina o mala prestación del servicio previo al informe enviado y conocimiento a la Oficina de Seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores.

7. Mantener comunicación permanente con la Oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, reportando las novedades, incluyendo los fines de semana y festivos.

8. Entregar y recibir el material de armamento, comunicaciones y material especial de acuerdo al puesto asignado a cada guarda para su prestación de servicio.

9. Con el propósito de darle solución en el menor tiempo posible a la novedad que se presente, debe informar oportunamente al gerente de contrato y a la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores los daños técnicos que se presenten en los equipos puestos al servicio del Ministerio de Relaciones Exteriores, (armamento, arcos detectores de metal, scanner, material de comunicaciones y otros).

10. Conocer el plan de emergencias del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el propósito de garantizar las comunicaciones y apoyos necesarios para la evacuación de funcionarios y visitantes durante la emergencia.

11. Pasar revista de todas las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores con el propósito de detectar y anular los riesgos que se puedan presentar; durante la noche y los fines de semana y festivos, asume el control del dispositivo y solicita los apoyos necesarios a las autoridades de emergencias de la ciudad de Bogotá en caso que se requiera.







12. Llevar el control de las llaves y realizar la apertura de las puertas en las oficinas que se requieran, para el desarrollo de las actividades laborales entre lunes y viernes, los fines de semana es con previa autorización del ingreso de los funcionarios con el formato correspondiente.

13. Llevar el control de las llaves y realizar la apertura de las puertas auxiliares que dan acceso a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores para ingreso y salida de elementos, equipos y materiales con previa autorización por la oficina de seguridad.

14. Informar diariamente las novedades de los servicios al Gerente de Contrato y la central de comunicaciones de la empresa seguridad superior con el fin de solicitar los relevos necesarios.

15. Informar y recordar a los guardas de seguridad, de las consignas y medidas de seguridad que se deben de tener durante el servicio en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y las Sedes (Pasaportes torre 100, Pasaportes calle 53 y Casa del Marquez de Valdehoyos en Cartagena de Indias), así como con el arma de dotación, aplicando el decálogo de seguridad con las armas de fuego.

16. Ejecutar los Protocolos implementados por el Ministerio de Relaciones Exteriores para cuando se presenten visitas de altas Personalidades de Colombia o del Exterior.

17. Los permisos para el personal de seguridad se manejaran directamente con el Gerente de Contrato y los supervisores o jefes de puesto del Ministerio de Relaciones Exteriores.

PORTERÍA LUIS LOPEZ DE MEZA

1. Rrecibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de 18:00 a 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.



4. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco, coordinar con la recepcionista solicitando el documento de identificación original para que verifiquen la cartilla correspondiente y al momento de ingresar cerrar la puerta durante el tiempo que realicen el procedimiento respectivo.

5. Para los funcionarios del Banco que necesiten realizar alguna operación, revisión o mantenimiento general del cajero automático se debe tener la autorización enviada por la Gestión de Ingresos del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado y al momento de ingresar cerrar la puerta durante el tiempo que realicen el procedimiento respectivo.

6. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Banco, debe tener la autorización enviada por la Gestión de Ingresos del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.















GERENTE DE CONTRATO

1. Atender los requerimientos realizados por parte del Supervisor del Contrato del Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces.

2. El Gerente de Contrato es el encargado de supervisar y hacer cumplir las consignas a los Jefes de Puesto o Supervisores y guardas de seguridad en la sede Centro, Pasaportes, Visas y Apostilla de la sede Torre 100, Pasaportes calle 53 y sede alterna alterna Cartagena de Indias D.T y C., verificar que se cumplan los horarios establecidos, relevos, presentación personal, comportamiento y prestación eficiente del servicio.

3. Mantendrá actualizadas las consignas de cada uno de los puestos de vigilancia. 4. El Gerente de Contrato cumplirá la función de servir de enlace entre la empresa de Seguridad Superior y

el supervisor del Contrato del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para las novedades que se puedan presentar durante la vigencia del contrato.

5. Enviar personal seleccionado, entrenado y capacitado, en materia de vigilancia y seguridad, para la prestación del servicio de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores.

6. Para los cambios de guardas del dispositivo será con previa autorización del Supervisor del Contrato del Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces.







APOYO REJA ALMACÉN

1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, realizar revista minuciosa del área del parqueadero y reportarse con el supervisor de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 07:00 a las 19:00 horas, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

2. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, en las motos por el parqueadero reja almacén, solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible y que se encuentren registradas en el sistema previa autorización y diligenciamiento del respectivo formato GA-FO-05.

3. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero reja almacén, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el funcionario, supervisor de turno o el cctv; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

4. Si observa presencia de personas sospechosas, vehículos y motos abandonadas o sospechosas sobre la carrera 5 entre calles 9 y 10, informar inmediatamente al supervisor de turno y al cctv para mantener el control respectivo.


6. No permitir el ingreso y salida de personas particulares, funcionarios, contratista, pasantes y judicantes a pie por el parqueadero reja almacén; el acceso únicamente es para vehículos que entregan elementos al almacén del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y los demás vehículos previa autorización por el funcionario, supervisor de turno o el cctv.


previa autorización por el supervisor de turno o el cctv, con el debido respeto. 9. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo de la garita para asuntos personales, darle uso

adecuado al teléfono, este es para comunicarse en caso de urgencia o para anunciar visitantes. no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.








NOMBRE DEL PUESTO: TORRE 100 SEGUNDO PISO RECOGEDOR PUERTA DE VIDRIO

RE CORREDOR SEGUNDO PISO PUERTA DE VIDRIO

1. Rrecibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el líder de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 07:00 a las 19:00 horas diurno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

2. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible, con el debido respeto.

3. Pasar revista por todas las oficinas; verificar que se encuentren los equipos y elementos en los puestos de trabajo e informar al líder de turno cualquier novedad que se presente.

4. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido.

5. Permanecer en constante recorrido por el piso, y estar atento de las personas que transitan por las escaleras y los ascensores, informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos; cuenta con un guarda de apoyo para llevar el control del ingreso de los usuarios a los cubículos correspondientes que van a realizar el tramite correspondiente.

6. Para el ingreso de personas particulares a las oficinas debe ser con previa autorización por el funcionario, contratista, judicante y pasante a visitar.

7. No asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Funcionarios, Contratistas, Pasantes, Judicantes y Usuarios.

8. Cuando termine su turno a las 19:00 horas, realizar la entrega al guarda de turno de la noche del 1 piso, con el registro en la minuta correspondiente.

9. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el líder de turno, con el debido respeto.

10. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo y teléfonos de los puestos de trabajo que se encuentran en las oficinas para asuntos personales, no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.


12. Colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el líder de turno, y en caso de atender los parqueaderos tener en cuenta:

13. Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por los parqueaderos, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Ciac, Control y Estadística).

14. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por los parqueaderos de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.








16. No permitir el ingreso de visitantes dentro de los vehículos y motos a los parqueaderos de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

GUARDA DE SEGURIDAD PORTERÍA VISAS, APOSTILLA Y LEGALIZACIONES, CIAC, CONTROL Y ESTADÍSTICA

1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el líder de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 07:00 a las 17:00 horas diurno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.


3. Cuenta con un guarda de apoyo para cualquier novedad que se pueda presentar y realizar los ingresos de los usuarios que se dirigen a las oficinas de Visas, Apostilla y Legalizaciones de manera controlada.

4. Si traen armamento realizar el procedimiento adecuado, acompañarlo para que realice el descargue respectivo y lo guarde en el armerillo que se encuentra ubicado en el puesto.

5. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones; cuentan con el apoyo de la Policía Nacional.








13. Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por los parqueaderos de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a







descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.



PRIMER PISO PASAPORTES- RECORREDOR



3. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto al usuario cuando sea requerido.

4. Permanecer en constante recorrido por las ventanillas de entrega de Pasaportes, el banco y por toda la sala de espera e informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos dentro de las instalaciones.

5. Verificar que no queden usuarios dentro de la sala de espera sin autorización, después de finalizada la jornada laboral; cuenta con apoyo de la Policía Nacional para novedades que se puedan presentar.

6. Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a las oficinas de los Bancos que están ubicados en el primer piso, tercer piso y sexto piso coordinar con el guarda de la portería de entrada, líder de turno y el personal de los Bancos, llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

7. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en las oficinas de los Bancos que están ubicados en el primer piso, tercer piso y sexto piso, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

8. Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general y adecuaciones al cajero automático ubicado en el primer piso, debe tener la autorización respectiva, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

















GUARDA DE SEGURIDAD QUINTO PISO



3. Pasar revista por todas las oficinas; verificar que se encuentren los equipos y elementos en los puestos de trabajo e informar al líder de turno cualquier novedad que se presente.

4. No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido.

5. Permanecer en constante recorrido por el piso, y estar atento de las personas que transitan por las escaleras y los ascensores, informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos.



8. Cuando termine su turno a las 17:00 horas, realizar la entrega al guarda de turno de la noche del 6 piso, con el registro en la minuta correspondiente.















GUARDA DE SEGURIDAD CUARTO PISO- PUERTA DE VIDRIO

1 Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el líder de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 07:00 a las 19:00 horas diurno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

2 Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes y pasantes, solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible, con el debido respeto.

3 Pasar revista por todas las oficinas; verificar que se encuentren los equipos y elementos en los puestos de trabajo e informar al líder de turno cualquier novedad que se presente.

4 No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido.

5 Permanecer en constante recorrido por el piso, y estar atento de las personas que transitan por las escaleras y los ascensores, informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos.

6 Para el ingreso de personas particulares a las oficinas debe ser con previa autorización por el funcionario, contratista, judicante y pasante a visitar.

7 No asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Funcionarios, Contratistas, Pasantes, Judicantes y Usuarios.







8 Cuando termine su turno a las 19:00 horas, realizar la entrega al guarda de turno de la noche del 3 piso, con el registro en la minuta correspondiente.

9 Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el líder de turno, con el debido respeto.

10 Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo y teléfonos de los puestos de trabajo que se encuentran en las oficinas para asuntos personales, no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.

11 Está prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, iPad, gps, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.

12 Colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el líder de turno, y en caso de atender los parqueaderos tener en cuenta:

13 Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por los parqueaderos, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Ciac, Control y Estadística).

14 Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por los parqueaderos de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

15 Todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que vayan a retirar de las instalaciones, deben diligenciar el formato correspondiente GA-FO-06, con las firmas autorizadas. Los equipos electrónicos (portátiles y demás) que ingresen o salgan y que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores se deben registrar en la minuta establecida.

16 No permitir el ingreso de visitantes dentro de los vehículos y motos a los parqueaderos de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

GUARDA DE SEGURIDAD SEXTO PISO

1 Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el líder de turno, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.


3 En los días hábiles laborales su puesto es el sexto piso y a partir de las 17:00 horas, es el encargado de los pisos quinto y sexto piso; lo mismo que los fines de semana y festivos.

4 uando requieran realizar traslados de equipos y elementos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores de un piso a otro se debe anotar en la minuta correspondiente.

5 No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones.








7 Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco, coordinar con el guarda de la portería de entrada, líder de turno y el personal del Banco; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

8 Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Banco, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

















GUARDA DE SEGURIDAD TERCER PISO



3 En los días hábiles laborales su puesto es el tercer piso y a partir de las 19:00 horas, es el encargado de los pisos tercero y cuarto piso; lo mismo que los fines de semana y festivos.

4 Cuando requieran realizar traslados de equipos y elementos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores de un piso a otro se debe anotar en la minuta correspondiente.

5 No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones.


7 Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco, coordinar con el guarda de la portería de entrada, líder de turno y el personal del Banco; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

8 Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Banco, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.








16 Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por los parqueaderos de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por







debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.



GUARDA DE SEGURIDAD SÉPTIMO PISO














14 Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por los parqueaderos de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del







Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.



GUARDA DE SEGURIDAD OCTAVO PISO



3 En los días hábiles laborales su puesto es el octavo piso y a partir de las 17:00 horas, es el encargado de los pisos séptimo y octavo piso; lo mismo que los fines de semana y festivos.






9 Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe solicitar el relevo, previa autorización por el líder de turno, con el debido respeto. Queda prohibido utilizar los equipos de cómputo y teléfonos de los puestos de trabajo que se encuentran en las oficinas para asuntos personales, no tiene permitido el guarda de seguridad insertar memorias, cables de datos o cualquier otro dispositivo periférico.













GUARDA DE SEGURIDAD PRIMER PISO PASAPORTES PORTERIA SALIDA.



3 Revisar a los usuarios bolsos, maletas, paquetes y demás al salir de las Instalaciones. 4 Verificar con el guarda de la portería de ingreso, la minuta de todos los equipos y elementos que

registraron, para autorizar la salida correspondiente. 5 No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones

Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones, cuentan con el apoyo de la Policía Nacional.

6 Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a las oficinas de los Bancos que están ubicados en el primer piso, tercer piso y sexto piso coordinar con el guarda de la portería de entrada, líder de turno y el personal de los Bancos; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

7 Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en las oficinas de los Bancos que están ubicados en el primer piso, tercer piso y sexto piso, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

8 Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general y adecuaciones al cajero automático ubicado en el primer piso, debe tener la autorización respectiva, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

















GUARDA DE SEGURIDAD PRIMER PISO PASAPORTES (PORTERÍA INGRESO)



3 Revisar a los usuarios bolsos, maletas, paquetes y demás al ingresar a las Instalaciones. 4 Si traen armamento realizar el procedimiento adecuado, acompañarlo para que realice el descargue

respectivo y lo guarde en el armerillo que se encuentra ubicado en el puesto. 5 Registrar en la minuta correspondiente, todos los equipos y elementos que ingresen a las instalaciones. 6 No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones

Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se







presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones; cuentan con el apoyo de la Policía Nacional.

7 Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a las oficinas de los Bancos que están ubicados en el primer piso, tercer piso y sexto piso coordinar con el líder de turno y el personal de los Bancos, solicitando el documento de identificación original para que verifiquen la cartilla correspondiente; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

8 Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en las oficinas de los Bancos que están ubicados en el primer piso, tercer piso y sexto piso, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.


10 Para el ingreso de personas particulares a las oficinas debe ser con previa autorización por el funcionario, contratista, judicante y pasante a visitar. 11 Noasumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Funcionarios, Contratistas, Pasantes, Judicantes y Usuarios.















GUARDA DE SEGURIDAD PORTERÍA VISAS, APOSTILLA Y LEGALIZACIONES, CIAC, CONTROL Y ESTADÍSTICA.



3 Pasar por el Scanner bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que se vayan a retirar de las instalaciones, deben diligenciar el formato correspondiente, con las firmas autorizadas.

4 Cuenta con un guarda de apoyo de las 07:00 horas a las 17:00 horas para cualquier novedad que se pueda presentar y realizar los ingresos de los usuarios que se dirigen a las oficinas de Visas, Apostilla y Legalizaciones de manera controlada.

5 Si traen armamento realizar el procedimiento adecuado, acompañarlo para que realice el descargue respectivo y lo guarde en el armerillo que se encuentra ubicado en el puesto.

6 No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones; cuentan con el apoyo de la Policía Nacional.

















GUARDA DE SEGURIDAD PASAPORTES PRIMER PISO-LÍDER

1 Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el supervisor de turno o el cctv en la sede centro, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.


3 Es el responsable de toda la sede en cuanto a seguridad se trata; los días hábiles laborales debe permanecer en constante recorrido por los pisos pasando revista a los guardas de seguridad que estén cumpliendo con las consignas establecidas y atender las solicitudes, novedades y observaciones que realicen los Coordinadores de las oficinas de Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Ciac, Control y Estadística.

4 A partir de las 17:00 horas, es el encargado de los pisos primero y segundo piso; lo mismo que los fines de semana y festivos.

5 Mantener informado al supervisor de turno o al cctv de la sede Centro, todas las novedades que se presenten durante el día, noche y los fines de semana.


7 No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones, cuenta con el apoyo de la Policía Nacional.

8 Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores de las oficinas de los Bancos que están ubicados en el primer piso, tercer piso y sexto piso, coordinar con el guarda de la portería de entrada y el personal del Banco, solicitando el documento de identificación original para que verifiquen la cartilla correspondiente; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

9 Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficinas de los Bancos que están ubicados en el primer piso, tercer piso y sexto piso, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.










13 Por ningún motivo debe retirarse del puesto, debe solicitar el relevo, previa autorización por el supervisor de turno o el cctv de la sede centro, con el debido respeto.



16 En caso de atender los parqueaderos tener en cuenta: 17 Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por

los parqueaderos, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Ciac, Control y Estadística).




RECORREDOR SEGUNDO PISO PUERTA DE VIDRIO











5 Permanecer en constante recorrido por el piso, y estar atento de las personas que transitan por las escaleras y los ascensores, informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos; cuenta con un guarda de apoyo para llevar el control del ingreso de los usuarios a los cubículos correspondientes que van a realizar el trámite correspondiente.












PARQUEADEROS SÓTANOS 1 Y 2








2 Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por los parqueaderos, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Visas, Apostilla y Legalizaciones, Ciac, Control y Estadística), previo envió de la planilla por la oficina de seguridad.

3 Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y firma, salida y firma, por los parqueaderos de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

4 No permitir el ingreso de visitantes dentro de los vehículos y motos a los parqueaderos de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores; los parqueaderos son uso exclusivo para el personal que presta sus servicios a la Cancillería y no se puede autorizar para usuarios que vayan a realizar cualquier trámite de expedición.

5 Para el parqueo de las motos, se tiene un espacio demarcado y no pueden ocupar ningún otro lugar de los sótanos; prohibido que se parqueen frente a la planta eléctrica, subestación eléctrica y los demás tableros señalizados para no entorpecer el ingreso en caso de alguna emergencia que se pueda presentar.

6 En caso de ingreso de visitantes en vehículos, motos y bicicletas, deberán ser autorizados por los Coordinadores de cada oficina enviando el correo respectivo a la oficina de seguridad [email protected]; así como para los vehículos, motos y bicicletas de las empresas que vayan a realizar cualquier mantenimiento o reparaciones solicitadas.

7 Permanecer en constante recorrido por los parqueaderos, y estar atento de las personas que transitan por las escaleras y los ascensores, informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos.


9 Cuando termine su turno a las 19:00 horas, realizar la entrega al líder de turno, con el registro en la minuta correspondiente.

10 Tener en cuenta los memorandos I-GSG-15-020778 de fecha 25 de junio de 2015 y el I-GSG-15-031019 de fecha 6 de octubre de 2015 firmados por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Servicios Generales, enviados al Director de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, para que se sigan cumpliendo a cabalidad.

11 Prohibido autorizar el ingreso de vehículos, motos y bicicletas a los parqueaderos, si no cumplen con el procedimiento establecido para tal fin.


13 Colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el líder de turno. 14 Todos los elementos y equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones

Exteriores, que vayan a retirar de las instalaciones en los vehículos, motos y bicicletas deben diligenciar el formato correspondiente GA-FO-06, con las firmas autorizadas. Los equipos electrónicos (portátiles y demás) que ingresen o salgan por los parqueaderos y que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores se deben registrar en la minuta establecida.

mailto:[email protected]








NOMBRE DEL PUESTO: PASAPORTES CALLE 53 PRIMER PISO-PORTERÍA INGRESO

GUARDA DE SEGURIDAD PRIMER PISO PASAPORTES PORTERÍA INGRESO (2)


2 Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes y, solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible, con el debido respeto.

3 Pasar por el Scanner bolsos y paquetes que entren o salgan del Ministerio de Relaciones Exteriores, registrando en la minuta establecida los equipos electrónicos (portátiles y demás), que no sean propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; los equipos de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que se vayan a retirar de las instalaciones, deben diligenciar el formato correspondiente, con las firmas autorizadas.

4 Si traen armamento realizar el procedimiento adecuado, acompañarlo para que realice el descargue respectivo y lo guarde en el armerillo que se encuentra ubicado en el puesto.

5 No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones; cuentan con el apoyo de la Policía Nacional.

6 Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, coordinar con el líder de turno y el personal del Banco, solicitando el documento de identificación original para que verifiquen la cartilla correspondiente; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

7 Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

8 Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general y adecuaciones al cajero automático ubicado en el segundo piso, debe tener la autorización respectiva, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.

9 Para el ingreso de personas particulares a las oficinas debe ser con previa autorización por el funcionario, contratista, judicante a visitar.











14 Colaborar con los requerimientos de apoyo solicitados por el líder de turno, y en caso de atender el parqueadero tener en cuenta:

15 Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por el parqueadero, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes y Archivo General).

16 Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores o el líder de turno; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.



GUARDA DE SEGURIDAD PRIMER PISO PASAPORTES PORTERIA SALIDA.



3 Revisar a los usuarios bolsos, maletas, paquetes y demás al salir de las Instalaciones. 4 Verificar con el guarda de la portería de ingreso, la minuta de todos los equipos y elementos que

registraron, para autorizar la salida correspondiente. 5 No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones

Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones, cuentan con el apoyo de la Policía Nacional.

6 Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, coordinar con el guarda de la portería de entrada, líder de turno y el personal del Banco; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.

7 Las personas que necesiten realizar alguna revisión, mantenimiento general o reemplazo del cajero en la oficina del Bancos que están ubicados en el segundo piso, debe tener la autorización enviada por el Centro de Control y Monitoreo del Banco, previa autorización por la oficina de seguridad del Ministerio de







Relaciones Exteriores, con el nombre completo, número de identificación y labor a realizar, solamente por el día autorizado.








15 Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por el parqueadero, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Archivo General).




GUARDA PASAPORTES-SEGUNDO PISO


2 Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes, solicitándoles portar el carné de identificación en un lugar visible, con el debido respeto.







3 No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto al usuario cuando sea requerido.

4 Permanecer en constante recorrido por la zona de los cubículos donde realizan el trámite de Pasaporte los usuarios, el banco y las oficinas administrativas e informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos dentro de las instalaciones.

5 Verificar que no queden usuarios dentro de la sala de espera sin autorización, después de finalizada la jornada laboral; cuenta con apoyo de la Policía Nacional para novedades que se puedan presentar; es el encargado del piso durante las horas de la noche, fines de semana y festivos.

6 Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, coordinar con el guarda de la portería de ingreso, líder de turno y el personal del Banco, llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.




10 No asumir responsabilidades de custodia de elementos y documentos por parte de los Funcionarios, Contratistas, Judicantes y Usuarios.





15 Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas y judicantes que ingresen o salgan por el parqueadero, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Archivo General).










SEGUNDO PISO PASAPORTES- RECORREDOR


2 Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes, solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible, con el debido respeto.


4 Permanecer en constante recorrido por las ventanillas de entrega de turnos, y por toda la sala de espera e informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos dentro de las instalaciones.

5 Verificar que no queden usuarios dentro de la sala de espera sin autorización, después de finalizada la jornada laboral; cuenta con apoyo de la Policía Nacional para novedades que se puedan presentar.

6 Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Bancos que está ubicado en el segundo piso, coordinar con el guarda de la portería de ingreso, líder de turno y el personal del Banco, llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.







13 Queda prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, iPad, gps, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.












GUARDA ENTREPISOS-SEGUNDO Y TERCER PISO




4 Este puesto es filtro de la prohibición de acceso al personal ajeno por la puerta de ingreso a los lokers y cafetería de las escaleras del segundo piso al tercer piso.

5 Permanecer en constante recorrido por la zona de las escaleras, el hall del segundo piso y estar pendiente de las personas que transitan por el ascensor, e informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos dentro de las instalaciones.

6 Verificar que no queden usuarios dentro de la sala de espera sin autorización, después de finalizada la jornada laboral; cuenta con apoyo de la Policía Nacional para novedades que se puedan presentar; es el encargado del tercer piso durante las horas de la noche, fines de semana y festivos.

7 Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, coordinar con el guarda de la portería de ingreso, líder de turno y el personal del Banco, llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.















16 Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas y judicantes que ingresen o salgan por el parqueadero, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Archivo General).




TERCER PISO PASAPORTES- RECORREDOR


2 Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, judicantes, solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible, con el debido respeto.








4 Permanecer en constante recorrido por las ventanillas de entrega de turnos, entrega de Pasaportes, la sala de espera, el hall del tercer piso y estar pendiente de las personas que transitan por el ascensor e informar al líder de turno si observa personas o paquetes sospechosos dentro de las instalaciones.

5 Verificar que no queden usuarios dentro de la sala de espera sin autorización, después de finalizada la jornada laboral; cuenta con apoyo de la Policía Nacional para novedades que se puedan presentar.

6 Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores a la oficina del Bancos que está ubicado en el segundo piso, coordinar con el guarda de la portería de ingreso, líder de turno y el personal del Banco, llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.




10 Cuando termine su turno a las 17:00 horas, realizar la entrega al guarda de turno de la noche que presta el servicio de las escaleras del 2 y 3 piso, con el registro en la minuta correspondiente.


12 Queda prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, iPad, gps, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con sus compañeros de trabajo.












GUARDA DE SEGURIDAD PASAPORTES PRIMER PISO-LÍDER

1 Recibir el puesto enterándose de las consignas, luego reportarse con el supervisor de turno o el cctv en la sede centro, cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno, firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.


3 Es el responsable de toda la sede en cuanto a seguridad se trata; los días hábiles laborales debe permanecer en constante recorrido por los pisos pasando revista a los guardas de seguridad que estén cumpliendo con las consignas establecidas y atender las solicitudes, novedades y observaciones que realicen los Coordinadores de las oficinas de Pasaportes, Archivo General.

4 A partir de las 17:00 horas, es el encargado del primer piso y el parqueadero; lo mismo que los fines de semana y festivos.

5 Mantener informado al supervisor de turno o al cctv de la sede Centro, todas las novedades que se presenten durante el día, noche y los fines de semana y festivos.


7 No suministrar información alguna sobre trámites y servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores; dirigirse con el debido respeto a las personas cuando sea requerido; estar atento que no se presenten alteraciones de orden público dentro de las instalaciones, cuenta con el apoyo de la Policía Nacional.

8 Para el ingreso de los funcionarios de la transportadora de valores de la oficina del Banco que está ubicado en el segundo piso, coordinar con el guarda de la portería de ingreso y el personal del Banco, solicitando el documento de identificación original para que verifiquen la cartilla correspondiente; llevar el control necesario hasta que realicen el procedimiento respectivo.





13 Por ningún motivo debe retirarse del puesto, debe solicitar el relevo, previa autorización por el supervisor de turno o el cctv de la sede centro, con el debido respeto.









16 En caso de atender los parqueaderos tener en cuenta: 17 Identificar plenamente a los funcionarios, contratistas, pasantes y judicantes que ingresen o salgan por el

parqueadero, en los vehículos, motos y bicicletas solicitándoles portar el carnet de identificación en un lugar visible y que se encuentren autorizados por el coordinador de cada oficina (Pasaportes, Archivo General).

18 Controlar y llevar un registro riguroso en la minuta correspondiente de la hora de ingreso y salida por el parqueadero de vehículos, motos y bicicletas, inclusive los vehículos y motos particulares que ingresan a descargar elementos, previa autorización por el coordinador de oficina, la oficina de seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores; utilizar el espejo convexo para la visualización por debajo del vehículo, con el fin de identificar elementos extraños que puedan afectar al vehículo, a los funcionarios y a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.



NOMBRE DEL PUESTO: SEDE ALTERNA CARTAGENA DE INDIAS D.T y C.- CASA MARQUEZ DE VALDEHOYOS- PORTERÍA PRINCIPAL.

SEDE ALTERNA CARTAGENA DE INDIAS D.T Y C.

1. Recibir el puesto enterándose de las consignas, reportarse con el supervisor de turno o con el cctv en Bogotá por el medio de comunicación que le fue asignado teléfono avantel, teléfono IP; cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

2. Permanecer ubicado en la portería principal de la casa en el centro histórico, calle de la factoría cra 3 # 36-57 Casa Márquez de Valdehoyos; mantener el control e identificar a todo el personal que vaya a ingresar, previa autorización por la administración de la casa.

3. Registrar en la minuta respectiva todos los elementos que ingresen y retiren de la casa; cuando los elementos sean propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y se vayan a retirar deben de tener una autorización por escrito.

4. Las llaves que no se encuentren bajo custodia de los guardas de seguridad, no es responsabilidad de seguridad por las novedades que se puedan presentar.

5. Dirigirse con respeto y buen trato a todo el personal que sea atendido por esta portería. 6. Cuando lleguen personalidades a hospedarse en la casa, y tengan seguridad personal; la administración

de la casa dará las instrucciones pertinentes a la seguridad privada para el procedimiento respectivo, registrando en la minuta correspondiente.

7. Los eventos que se realicen en la casa; la administración dará a conocer a la seguridad privada el procedimiento respectivo para el ingreso de los invitados y el personal de seguridad personal, registrando en la minuta correspondiente.







8. Estar en permanente comunicación con el guarda de seguridad del puesto de la portería auxiliar para cualquier novedad que se presente.

9. Informar al centro de monitoreo de la empresa seguridad superior en Cartagena, en caso de observar personas o paquetes sospechosos para que informen a la Policía Nacional de inmediato y reportar al supervisor de turno o con el cctv de Bogotá de la novedad.

10. Dar el reporte cuando sea requerido por el supervisor de turno o el cctv en Bogotá. 11. Informar al cctv de Bogotá, cuando se presenten daños (eléctricos, hidráulicos, etc.) y cuando alguna

cámara de seguridad se encuentre fuera de servicio. 12. El guarda de seguridad durante la prestación del servicio, no tiene autorización para realizar trabajos de

mensajería, cargar maletas y otros oficios diferentes al servicio de seguridad ya que va en contra de los reglamentos de la Superintendencia de Seguridad Privada.

13. Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe informar al guarda de seguridad del puesto de la portería auxiliar para que le realice el relevo correspondiente, con el debido respeto.

14. Queda prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, iPad, gps, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con su compañero de trabajo.

15. Hacer buen uso de la cafetería, del cuarto donde se cambian y del baño que utilizan, los cuales deben de permanecer en perfecto estado de aseo.

16. Está prohibido recibir visitas de carácter personal durante el día, la noche y fines de semana, cuando se encuentre prestando servicio.

17. No asumir responsabilidades de custodia de maletas, paquetes y otros elementos que le soliciten guardar.

SEDE ALTERNA CARTAGENA DE INDIAS D.T Y C.

1 Recibir el puesto enterándose de las consignas, reportarse con el supervisor de turno o con el cctv en Bogotá por el medio de comunicación que le fue asignado teléfono avantel, teléfono IP; cumplir con su horario de trabajo de las 06:00 a las 18:00 horas diurno y de las 18:00 a las 06:00 horas nocturno firmando el libro de asistencia con la hora real de llegada o salida.

2 Permanecer ubicado en la portería auxiliar de la casa en el centro histórico, calle de la factoría cra 3 # 36-57 Casa Márquez de Valdehoyos; mantener el control e identificar a todo el personal que vaya a ingresar, previa autorización por la administración de la casa.

3 Registrar en la minuta respectiva todos los elementos que ingresen y retiren de la casa; cuando los elementos sean propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y se vayan a retirar deben de tener una autorización por escrito.

4 Las llaves que no se encuentren bajo custodia de los guardas de seguridad, no es responsabilidad de seguridad por las novedades que se puedan presentar.

5 Dirigirse con respeto y buen trato a todo el personal que sea atendido por esta portería. 6 Cuando lleguen personalidades a hospedarse en la casa, y tengan seguridad personal; la administración

de la casa dará las instrucciones pertinentes a la seguridad privada para el procedimiento respectivo, registrando en la minuta correspondiente.

7 Los eventos que se realicen en la casa; la administración dará a conocer a la seguridad privada el procedimiento respectivo para el ingreso de los invitados y el personal de seguridad personal, registrando en la minuta correspondiente.







8 Estar en permanente comunicación con el guarda de seguridad del puesto de la portería principal para cualquier novedad que se presente.

9 Informar al centro de monitoreo de la empresa seguridad superior en Cartagena, en caso de observar personas o paquetes sospechosos para que informen a la Policía Nacional de inmediato y reportar al supervisor de turno o con el cctv de Bogotá de la novedad.

10 Dar el reporte cuando sea requerido por el supervisor de turno o el cctv en Bogotá. 11 Monitorear las cámaras de seguridad durante el día cada 2 horas; y en la noche desde las 19:00 horas

hasta las 06:00 horas de forma permanente. 12 Informar cuando se presenten daños (eléctricos, hidráulicos, etc.) y cuando alguna cámara de seguridad

se encuentre fuera de servicio. 13 El guarda de seguridad durante la prestación del servicio, no tiene autorización para realizar trabajos de

mensajería, cargar maletas y otros oficios diferentes al servicio de seguridad ya que va en contra de los reglamentos de la Superintendencia de Seguridad Privada.

14 Por ningún motivo debe retirarse del puesto, si requiere una urgencia personal debe informar al guarda de seguridad del puesto de la portería principal, con el debido respeto.

15 Queda prohibido utilizar medios tecnológicos (celulares, computadores portátiles, iPad, gps, etc.), consumir alimentos y fumar durante el servicio; mantener el respeto con su compañero de trabajo.

16 Hacer buen uso de la cafetería, del cuarto donde se cambian y del baño que utilizan, los cuales deben de permanecer en perfecto estado de aseo.

17 Está prohibido recibir visitas de carácter personal durante el día, la noche y fines de semana, cuando se encuentre prestando servicio.

18 No asumir responsabilidades de custodia de maletas, paquetes y otros elementos que le soliciten guardar.

control de revisiones - sigc.cancilleria.gov.co · 8. por ningún motivo debe retirarse del puesto,...

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