Gestion del Valor Ganado

Gestin del Valor GanadoREVISIN0

FECHA28.02.2012

PGINA1 de 14

Gestin del Valor Ganado y Control de Proyecto

Gestin del Valor GanadoREVISIN0

FECHA28.02.2012

PGINA9 de 14

ndice de Contenidos1.Antecedentes32.Gestin del Valor Ganado42.1.Indicadores bsicos42.1.1.Valor planificado (PV)42.1.2.Valor ganado (EV)42.1.3.Costo real (AC).42.1.4.Presupuesto hasta la conclusin (BAC)42.1.5.Tiempo actual (AT)42.1.6.Programacin ganada (ES)42.1.7.Duracin planeada (PD)42.2.Indicadores analsticos52.2.1.Desviaciones52.2.1.1.Variacin del cronograma (SVt)52.2.1.2.Variacin del costo (CV$)52.2.2.ndices52.2.2.1.ndice de desempeo del programa (SPIt)52.2.2.2.ndice del desempeo del costo (CPI$)52.2.2.3.ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI$)62.2.2.4.ndice de Desempeo de la Programacin a la Terminacin (TSPIt)62.3.Proyecciones62.3.1.Proyeccin del Costo (EAC$)62.3.2.Estimado de costo para terminar (ETC$)72.3.3.Desviacin de costo al terminar (VAC$)72.3.4.Proyeccin del Plazo (EACt).72.3.5.Estimado de tiempo para terminar (ETCt)72.3.6.Desviacin de tiempo al terminar (VACt)72.4.Grfico de EVM83.Excel Control de Proyectos93.1.Resumen de Proyecto103.2.Etapas del Proyecto103.3.Actividades de Etapas113.4.Rendimientos113.5.Informacin Mano de Obra123.6.Informacin de Equipos133.7.Gestin de Valor Ganado13

1. Antecedentes

El presente documento est destinado a entregar conceptos bsicos de la Gestin de Valor Ganado, con la finalidad de ser utilizado en el control de proyectos de Abengoa Chile. Esta metodologa permite integrar alcance, cronograma y recursos, para medir el desempeo y el avance del proyecto en forma objetiva. Lo expuesto en este documento se encuentra basado en las metodologas establecidas por la PMI (Project Management Institute) en los libros PMBOK y Practice Standard for Earned Value Management, presentando y adecuando solo aquello necesario para la utilizacin de la Gestin de Valor Ganado en las obras de Abengoa Chile.Adems se intenta explicar de forma breve el uso del Excel para control proyectos de acuerdo a la metodologa de Valor Ganado y rendimientos de actividades relevantes para cada proyecto.

2. Gestin del Valor Ganado

La gestin del valor ganado (EVM, Earned Value Management) es un mtodo que se utiliza comnmente para la medicin del desempeo. Integra las mediciones de alcance del proyecto, costo y cronograma, lo que permite ayudar a todo el equipo encargado de cada obra a evaluar y medir el desempeo y el avance del proyecto. Esta metodologa es utilizada como una tcnica de direccin de proyectos, la que requiere la constitucin de una lnea base a la que se le puede medir el desempeo durante la ejecucin del proyecto.

2.1. Indicadores bsicos

La EVM establece y monitorea las siguientes dimensiones claves para cada paquete de trabajo y cada cuenta de control:

2.1.1. Valor planificado (PV). El valor planificado (PV, Planned Value) es el presupuesto autorizado asignado a los trabajos ya actividades que deben ejecutarse para completar el proyecto.

2.1.2. Valor ganado (EV). El valor ganado (EV, Earned Value) es el valor del trabajo completado expresado en trminos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para una actividad del cronograma.

2.1.3. Costo real (AC). El costo real (AC, Actual Cost) es lo que realmente se ha incurrido y registrado durante la ejecucin.

2.1.4. Presupuesto hasta la conclusin (BAC). El Presupuesto hasta la conclusin (BAC, Budget At Completion) corresponde al presupuesto total del proyecto.

2.1.5. Tiempo actual (AT). El tiempo actual (AT, Actual Time) es la duracin desde el comienzo del proyecto hasta el momento en que se realiza la evaluacin y control del proyecto.

2.1.6. Programacin ganada (ES). La programacin ganada (ES, Earned Schedule) es el tiempo en que la cantidad EV se debera haber ganado. 2.1.7. Duracin planeada (PD). La duracin planeada (PD, Planned Duration) es el tiempo que el proyecto debera finalizar de acuerdo al programa.

2.2. Indicadores analsticos

Una vez conocido los ndices bsicos, es necesario establecer aquellos que son analticos y que su clculo depende de aquellos bsicos. Se pueden obtener algunos indicadores que presentan las deviaciones e ndices generados durante el proyecto.

2.2.1. Desviaciones: Las desviaciones se calculan y monitorean, comprando las variaciones con respecto a la lnea base aprobada:

2.2.1.1. Variacin del cronograma (SVt). La variacin del cronograma es una medida del desempeo del cronograma en un proyecto. En la EVM, la variacin del cronograma es una mtrica til, ya que puede indicar un retraso del proyecto con respecto a la lnea base del cronograma.

2.2.1.2. Variacin del costo (CV$). La variacin del costo es una medida del desempeo del costo en un proyecto. En la EVM, la CV$ es particularmente crtica porque indica la relacin entre el desempeo real y los costos gastados.

2.2.2. ndices: Los ndices son una forma cuantitativa se evaluar y controlar la evolucin del proyecto de acuerdo a los plazos o costos con que se ha incurrido en el proyecto.

2.2.2.1. ndice de desempeo del programa (SPIt). El ndice de desempeo del cronograma (SPIt, Schedule Performance Index) es una medida del avance logrado en un proyecto en comparacin con el avance planificado. Un valor de SPIt inferior a 1 indica que la cantidad de trabajo efectuado es menor a la prevista. Un valor de SPIt superior a 1 indica que la cantidad de trabajo efectuada es mayor a la prevista.

2.2.2.2. ndice del desempeo del costo (CPI$). El ndice del desempeo del costo (CPI$, Cost Performance Index) es una medida del valor del trabajo completado, en comparacin con el costo o avance reales del proyecto. Un valor de CPI$ inferior a 1 indica un sobrecosto con respecto al trabajo completado. Un valor de CPI$ superior a 1 indica un costo inferior con respecto al desempeo a la fecha.

2.2.2.3. ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI$). El ndice de desempeo del trabajo por completar (TCPI$, To Complete Performance Index) corresponde a la eficiencia con que se debera trabajar de ahora en adelante, para terminar el trabajo restante con el objetivo de que le proyecto no cueste ms de lo planificado.

2.2.2.4. ndice de Desempeo de la Programacin a la Terminacin (TSPIt). El ndice de desempeo (TSPIt, To Complete Schedule Performance Index) es la eficiencia que debera tener la ejecucin del proyecto, de ahora en adelante, para terminar el trabajo restante con el objeto que termine el proyecto en el plazo planificado inicialmente.

2.3. Proyecciones

Conforme avanza el proyecto y en funcin del desempeo del mismo, el equipo del proyecto puede desarrollar una proyeccin de la estimacin a la conclusin, basadas en la informacin y el conocimiento disponibles en el momento de realizar la proyeccin.

2.3.1. Proyeccin del Costo (EAC$). La proyeccin del costo (EAC$, Estimated At Completion) se basa en los costos reales en los que se ha incurrido para completar el trabajo, ms una estimacin hasta la conclusin (ETC$) para el trabajo restante. Existen varias formas de calcular EAC$, para este caso se utilizara dos mtodos con que se obtendr un intervalo con ellos. El primer mtodo toma en cuenta el desempeo real del proyecto a la fecha y prev que el trabajo segn la EAC$ se llevar a cabo de acuerdo con el ratio presupuestado.

El segundo mtodo se basa en la premisa de que el proyecto se comporte de igual forma en el futuro. En este caso se utiliza el CPI$ acumulativo en el que el proyecto ha incurrido a la fecha.

2.3.2. Estimado de costo para terminar (ETC$). El costo estimado para terminar (ETC$, Estimate To Complete) son los desembolsos previstos necesario hasta finalizar todo el trabajo restante del proyecto.

2.3.3. Desviacin de costo al terminar (VAC$). La desviacin del costo al terminar (VAC$, Variance at Completion) es una proyeccin de la cantidad de dficit presupuestario o supervit, expresado como la diferencia entre el presupuesto a la terminacin (BAC) y la estimacin a la conclusin (EAC).

2.3.4. Proyeccin del Plazo (EACt). La proyeccin del plazo (EAC$, Estimated At Completion) es la duracin total esperada que el proyecto durar.

2.3.5. Estimado de tiempo para terminar (ETCt). El tiempo estimado para terminar (ETC$, Estimate To Complete) es lo previsto necesario para finalizar todo el trabajo restante del proyecto.

2.3.6. Desviacin de tiempo al terminar (VACt). La desviacin de tiempo al terminar (VAC$, Variance at Completion) es la diferencia entre la duracin prevista asignados al proyecto y la estimacin de duracin total del proyecto.

Con esto se proporcionar al equipo de direccin del proyecto una seal de advertencia temprana si las proyecciones para y no estn dentro de las tolerancias aceptables para cada proyecto.

2.4. Grfico de EVM

Para entender de mejor forma todos los conceptos descritos anteriormente, se presenta la siguiente grfica donde se presentan las relaciones de lo descrito en este documento.

3. Excel Control de Proyectos

Para llevar el control de proyectos de acuerdo a la metodologa de Valor Ganado, se gener un Excel donde se consideraran costos que poseen mayores variaciones respecto a lo presupuestado (Mano de Obra y Equipo), adems en general estos costos son los ms relevantes en los proyectos (pareto, 80/20). El esquema de llenado de los datos es el siguiente:

Un vez que se tiene ingresado todos los valores, tanto plazos, presupuestos y rendimientos, es posible generar valores, proyecciones y graficas en hoja Gestin de Valor Ganado.Dentro de los comentarios generales para este documento son los siguientes:1. Cada Campo que se encuentra en plomo es posible modificar y necesario para el clculo de valores finales.2. Aquellos campos cuyos tonos son naranjos, no es posible modificar. Estos se calculan de forma automtica mediante los campos que se han llenado.

Cada hoja posee en la parte superior un men en donde se puede acceder a las distintas partes del archivo, lo que facilita la navegacin de este.3.1. Resumen de ProyectoLa primera hoja (Resumen de Proyecto) se puede apreciar el resumen del proyecto, donde se debe completar datos bsicos de este (nombre del proyecto, inicio del proyecto, etc). Tambin en este hoja se presentan valores generales (termino proyectado, monto de control y porcentaje monto de control).

3.2. Etapas del ProyectoEn la segunda hoja (Etapas del Proyecto) se debe sealar las etapas constructivas del proyecto, adems de incluir un pequeo esquema en donde grficamente se pueda entender cada una de ellas. En la siguiente imagen se presenta un ejemplo de un esquema.

En la parte inferior de la hoja se encuentra un cuadro en donde se incluir cada etapa del proyecto. Por ejemplo, en este esquema se puede apreciar las etapas de construccin de Subestaciones (3 SSEE) y lneas de transmisin entre ellas (2 LT).

3.3. Actividades de EtapasEn la hoja 3 (Actividades de Etapas) es necesario incluir las actividades de cada etapa. Al igual que en el resto de los campos, es necesario completar solo en aquellos que se encuentren en plomo.

Para este caso se estn incluyendo las actividades de fundaciones de las LT. Por ejemplo para la etapa de LT pueden existir 3 actividades relevantes (que generan un valor al proyecto y poseen HH considerables): fundaciones, montaje y tendido.

3.4. RendimientosEn la hoja 4 (Rendimientos), es necesario incluir los rendimientos que se van obteniendo semanalmente para cada actividad del proyecto ingresada anteriormente. Esta informacin se puede obtener desde informes semanales enviados a Oficina Central.

Primero se selecciona la actividad, posteriormente se ingresa cuanta fue la cantidad lograda durante la semana de control. Dicha semana de control se debe identificar como Fecha de Inicio y Fecha de Trmino. En caso de que el rendimiento se aleje considerablemente de la media muestral () aparecera una alerta en rojo, en caso contrario se encontrara en verde.

En este caso, durante una semana se obtuvieron rendimientos distintos al comportamiento normal de los datos por lo que aparece en rojo. Esto puede ser por errores de medicin o porque efectivamente el rendimiento fue aquello, por lo que se debe incorporar un breve comentario.

3.5. Informacin Mano de ObraLa quinta hoja (Informacin Mano de obra), se debe incluir la cantidad de mano de obra en que se presupuest para cada actividad (tanto las HH como el costo se distribuye de forma uniforme en las filas que aparezcan en azul, las cuales pueden ser modificadas por el controlador). Posteriormente se va agregando en las filas rojas los valores reales, con los cuales se realizan las proyecciones. Para facilitar la incorporacin de valores reales, se genera de forma automtica una lnea roja que presenta el rango de tiempo para dicha actividad.

En la siguiente imagen se puede apreciar aquellas filas que aparecen en rojo (valores reales por mes) y azules (valores presupuestados por mes). Tambin es posible modificar la fecha de inicio real.

3.6. Informacin de EquiposEn la hoja 6 (Informacin de Equipos) se debe detallar la misma informacin que la hoja anterior, pero ahora para los equipos.

Se puede apreciar que los campos a completar son los mismos, salvo aquello con las HH.

3.7. Gestin de Valor GanadoEn la hoja 7 (Gestin del valor Ganado) se encuentran una serie de grficos y tabla que se completan automticamente con la informacin incorporada en las tablas anteriores. Posee dos filtros, uno para las Etapas y otra para las actividades, de esta forma se puede apreciar el comportamiento de los distintos indicadores de forma general o en actividades u etapas particulares del proyecto.

Una vez que se seleccionan los filtros, se debe presionar el botn actualizar y de esta forma se obtendrn las grficas y actualizacin de las tablas segn las preferencias filtradas.