control de calidad de un proyecto simple

Proyecto de Automatización de los Procesos de Control de calidad en GLORIA

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

1.- Identificación del Proyecto

NOMBRE DEL PROYECTO

Automatización de los procesos de Control de Calidad en

Gloria

INTEGRANTES DEL EQUIPO

NOMBRE E - MAIL

2.- Versión

AUTOR

VERSIÓN STATUS FECHA (DD-MM-AAAA)

00 Revisión 14-10-2011

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Control de Versiones

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

Revisión y Aprobación

Nombre Fecha (DD-MM-AAAA)




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Contenido

INTRODUCCIÓN......................................................................................................................................4DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO..............................................................................................................5ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO (EDT).................................................................5FACTORES DE ÉXITO............................................................................................................................7IDENTIFICACIÓN DE ISSUES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN.............................................................7MODIFICACIONES AL PLAN DE CALIDAD............................................................................................11ANEXOS

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1 INTRODUCCIÓN

Actualmente la empresa Gloria. cuenta con un área dedicada al aseguramiento

de la calidad de todos los procesos y productos en su cadena de suministro. Su

sede central está ubicada en el centro de producción de Huachipa, la cual tiene

dirección en otros centros tales como: Arequipa, Majes, Tarapoto, Cajamarca y

Trujillo.

Las actividades de gestión del área de Control de Calidad se agrupan en tres

grandes procesos: planificación, ejecución y medición y mejoras, las cuales

involucran la participación de otras áreas en la empresa, básicamente con

Producción, Logística y Ventas.

El área de Calidad realiza sus procesos con el apoyo de herramientas

ofimáticas y desarrollos a medida, que actualmente son el único soporte para

las actividades de control de calidad donde se tiene una recopilación y manejo

de información de gran volumen correspondiente a muestreos,

inspecciones, análisis de laboratorios entre otros.

El procesamiento de información consiste básicamente en la recopilación de

información a través de distintos formatos de papel (130 aprox.), clasificación

de la información y transcripciones al Excel para convertirlo en gráficas e

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informes requeridos para la gestión. Este trabajo implica tiempos y esfuerzos

considerables del personal del área, pérdida de la información recopilada ya

que debido al volumen no toda es transcrita al Excel y riesgos de considerar

para los análisis información errónea o inconsistente.

2 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

La solución propuesta es automatizar los procesos de control de calidad en la

Empresa Gloria SA lo que ayudaría a controlar mejor las operaciones así como

disponer de información veraz para la toma de decisiones, la propuesta es

implementar el módulo de Control de Calidad que tiene el sistema integrado

ERP SAP considerando en su desarrollo las buenas practicas que esta

herramienta de software propone.

3 ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO (EDT)

A continuación se describe en un diagrama la EDT del proyecto que a su vez

está dividido en las fases del proyecto.

La fase que será analizada para evaluar si existió una desviación de calidad

será la fase de Realización y dentro de este, el conjunto de paquetes de

Aplicación y Datos.

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4 FACTORES DE ÉXITO

A continuación se detalla algunos de los Factores de éxito del proyecto.

Compromiso de los Interesados Entregas a tiempo de los Datos Maestros validados Cumplimiento de los requerimientos Alcance realista y manejable Identificación de los riesgos

5 IDENTIFICACIÓN DE ISSUES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

En la Fase de realización contamos con unos entregables que se detallan en el

Anexo 1 adjunto a este documento, el cumplimiento de cada uno de estas

actividades en los tiempos previstos aseguraría la calidad del proyecto y del

producto.

Sin embargo se identificaron los siguientes issues que causaron la desviación

del proyecto en términos de Calidad, estos issues son:

1. Datos Maestros no entregados a tiempo.

Los Datos maestros de planes de inspección y de las características de

Calidad no fueron entregados en la fecha prevista debido a que el área

usuaria no culmino con el trabajo.

Alternativa de Solución.

A la fecha no se había hecho un seguimiento cercano al desarrollo de las

plantillas de carga de los planes de inspección y de las características de

calidad, dado que esto es considerado un solo entregable se definió en una

reunión con el área involucrada y se acordó hacer entregables de 100

materiales semanales de esa manera aseguraríamos que en las siguientes

semanas se completaría el trabajo.

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2. Calidad de información de los Datos Maestros.

La información entregada hasta el momento no es correcta por mantener

diferentes formatos.

Diferentes personas elaboraron el documento teniendo diferentes criterios

de llenado de los formatos.

Alternativa de Solución

Al otorgar la potestad del desarrollo de las plantillas al área de calidad se

había definido que varias personas trabajen los archivos para eliminar los

diferentes criterios de llenado que puedan ocurrir se definieron parámetros

de llenado y revisiones de parte del consultor encargado de la carga de

datos maestros.

3. Identificación de nuevos escenarios de negocio afectados por la

solución.

La solución propuesta afecta a algunos escenarios de negocio externos al

área directamente involucrada.

Uno de los requerimientos del sistema es colocar los materiales sujetos a

lote esto generaría un issue por tener materiales comunes en todos los

países donde la corporación está presente.


En el diseño de la herramienta no se contempla la totalidad de los

escenarios, para no afectar a las demás áreas con el desarrollo de las

actividades del proyecto se inició un proceso de comunicación de las

acciones siguientes relevantes al proyecto asi mismo se difundio el proyecto

a nivel internacional y se otorgó un manual de usuario ante los cambios

originados.

4. Permisos para manipulación de inventarios en el sistema.

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Para colocar sujeto a lote el sistema tiene unos requerimientos y este es

tener stock en cero en los centros y almacenes para lo cual era necesario

manipular la data en el sistema, para esto debemos obtener el permiso

adecuado del Área de contabilidad para manipular inventarios este permiso

no fue otorgado al Project Manager.


Al encontrar la negativa del área de Contabilidad se tuvo que recurrir a la

dirección del proyecto para que nos puedan otorgar este permiso.

5. Asistencia a la capacitación.

Los Totalidad de los usuarios no asistieron a las capacitaciones, incluso los

usuarios líderes quien son los únicos autorizados en solicitar cambios en el

modelo no asistieron a las capacitación lo cual originaría un retraso ya que

estos cambios de seguro serán pedidos en quizás fases más avanzadas.


Se evidencio la inasistencia gracias a las listas de asistencia y al resultado

de las evaluaciones, se comunicó el impacto de la inasistencia y la

necesidad que en estas capacitaciones se soliciten cambios relevantes al

procesos dentro del sistema de QM propuesto.

6. Modificaciones a los escenarios de negocio ya definidos.

Las áreas involucradas redefinieron escenarios de negocio ya definidos y

aprobados en los documentos de diseño BBP esto ocurrió como

consecuencia el un involucramiento más cercano al proyecto.


Algunos escenarios tuvieron que ser rediseñados para poder cubrir los

requerimientos del proyecto se hizo un estudio del impacto de no realizar el

cambio vs el costo de realizarlo.

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7. Problemas de conocimiento para implementar la herramienta.

Los consultores tenían un conocimiento no muy extenso de la herramienta

que se desea implementar originando retraso en las definiciones de algunos

procesos y/o procedimientos adecuados.


Al evidenciar esta falta de conocimiento se programa un día de sesiones con

expertos para aclarar conceptos y trabajar con tormenta de ideas para

solucionar algunos procesos.

8. Recursos de Programador insuficientes.

Solo se contaba con un programador ABAP que resultó insuficiente por la

cantidad de desarrollos adicionales que se habían identificado en la etapa

de Diseño.


En la etapa de planificación se contempló solo un Programador ABAP este

resulto insuficiente, se solicitó un recurso adicional pero este aún no ha

llegado.

9. Salida del recurso de Programación.

El recurso de Programación ABAP salio del proyecto y en su lugar se tuvo

que conseguir otro recurso de programación.


El recurso asignado a la Programación abandonó el proyecto y tuvo que ser

reemplazado se solicitó 3 días para hacer un traslado de conocimientos y de

esta manera se previera un retraso adicional.

10. Estandarización de Procesos a nivel nacional.

La existencia de otras plantas de Gloria a nivel nacional exige que la

herramienta propuesta funcione de la misma forma en todas estas plantas

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pero los procesos de aprovisionamiento para estas plantas habían

cambiado.


Se decidió hacer viajes a las plantas de las provincias para capacitar ya que

el procesos de difusión por el usuario del área resultaba ineficiente.

11. Difusión de la información a las plantas de provincia.

Todos los cambios no fueron comunicados a todas las plantas originando

problemas de comunicación y de acción resultando llenado de información

inadecuado.


El consultor se encarga de hacer seguimiento diario de las actividades en el

sistema SAP de las plantas de Provincia a fin de detectar alguna

inconsistencia en la información y así poder corregir a tiempo.

6 MODIFICACIONES AL PLAN DE CALIDAD.

En el proyecto se identifican dos documentos para Planificar y Controlar

calidad (Anexo1 Check List de Entregables y Anexo2 Plan de Calidad) a

continuación se define las modificaciones necesarias en cuanto a métricas y

listas de control que se deben agregar para asegurar la calidad según las

lecciones aprendidas (Ver Anexo 3)

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