control
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Universidad Mayor Real y Pontificia de
San Francisco Xavier de Chuquisaca
ControlControl
CONTROL
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
IMPORTACIA DEL CONTROL
Crear mejor Calidad.Enfrentar el Cambio.Producir ciclos más rápidos.Agregar Valor.Facilitar la delegación y el trabajo en
equipo.
Enfoques del Control
Existen tres enfoques distintos para diseñar sistemas de control
Enfoques para diseñar Sistemas de Control
Control de Mercado
•Mecanismos de Mercados
•Establecer normas empleadas en el sistema de control
•Existe gran competencia
Control Burocrático
Control de Clan
•Valores
•Cultura Organizacional
•Autoridad de la Organización
•Normas Reglamentos y políticas
Actividades Importantes del Control
Comparar los resultados con los planes generales.
Evaluar los resultados con los estandares de desempeño.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuales son los medios de medición.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
Condiciones para el ControlPara que el proceso del control sea más efectivo y eficaz a la hora de tomar decisiones debe cumplir adecuadamente con las siguientes condiciones:
Su propósito y naturaleza:
Su estructura organizativa y planes:
Su proceso:
•Objetivos.
• Eficiencia.
• Responsabilidad Directriz.
• Proyección.
• Planes.
• Comunicación, Dirección y Coordinación•Establecimiento de Medidas.
• Determinar y Conocer Aspectos Estratégicos de la Empresa.
• Principio de Excepción
• Flexibilidad y Utilidad.
Instrumentos para Efectuar el Control
Los Instrumentos más comúnmente empleados para efectuar el control son:
Informes.
Auditorias.
Estudios de tiempo y movimiento.
Tipos de Control
RETROALIMENTACIÒN
CONCURRENTE
PRELIMINAR
Según Terry
Según Melinkoff
CONTROL PREVIO CONTROL POSTERIOR
Tipos de Control
¿Cómo identificar los puntos estratégicos de Control ?
CONCENTRACIÓN
PUNTOS DEL PROCESO PRODUCTIVO
Pasos del proceso de control
El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de re-información, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".
Objetivos de la función Control
Establecer normas y métodos para medir el rendimiento.
Medir los resultados.
Tomar medidas correctivos .
Retroalimentación
Principios de controlEquilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.
De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
Principios de controlDe los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente.
De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempoy dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
Áreas de controlLas principales áreas de control en la
empresa son:
Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producciónes aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:
Control de producción
Control de calidad
Control de costos
Control de los tiempos de producción
Control de inventarios
Control de operaciones Productivas
Control de mantenimiento y conservación
Control de desperdicios
Gestión estratégica
Las herramientas mas populares son:
Planificación Estratégica ..... Usado por 76%Misión y Visión .................... Usado por 70%
Bain’s 2001 Survey
Planificación estratégica
• Misión
• Valores
• Análisis FODA
• Determinación de la visión
• Lineamientos para estrategia
• Perspectivas
• Objetivos estratégicos
• Medidas estratégicas
• Metas
• Acciones estratégicas: plan de acción
• Recursos para ejecutar el plan de acción
• Ejecución: seguimiento y control
• Perspectivas
• Objetivos estratégicos
• Medidas estratégicas
• Metas
• Acciones estratégicas: plan de acción
• Recursos para ejecutar el plan de acción
Formulación del concepto
estratégico
Formulación plan estratégico:
Definición de la estrategia
Formulación planes tácticos operacionales: Acción a corto
plazo
Ejecución de los planes: Control
de la gestión
Obstáculos para la Implementación.
Errores en la comunicaciónde la visión
Los gerentes no se involucran en la implementación
Los planes estratégicos no incorporan presupuestos para la implementación
Los incentivos al personal no están diseñados para apoyar la estrategia
Sólo 5% de los empleados conoce y comprende la estrategia
85% de los directivos le dedican menos de una hora mensual a discutir
estrategias
60% de las empresas no vincula los presupuestos a la estrategia
75% de las empresas no tienen incentivos relacionados a la estrategia
< 10% de las estrategias bien formuladas son ejecutadas efectivamente.
Fortune Magazine
En la mayoría de los casos (aproximadamente 70%), el problema real no es una mala estrategia sino una mala ejecución.
Ram Charan y Geoffrey Colvin. Fortune 21 Jun 99
GESTION ESTRATEGICA
Cifras claves del BSCCifras claves del BSC
40% de las 1000 empresas FORTUNE están usando el concepto del BSC en el año 2000
El concepto del BSC fue elegido como uno de los cinco mayores aportes de HARVARD al mundo gerencial.
150,000 copias del libro vendidas (Libro número uno en ventas en Amazon.Com en la categoría Negocios-Business)
El libro BSC ha sido traducido en 17 idiomas
El espacio de los Scorecard “empezará a crecer en los próximos 18 meses”. Meta Gruop Reseach, 1998.
EXISTE VACIO ENTRE MISION-VISION-ESTRATEGIA Y LA ACCION DIARIA DE LOS EMPLEADOS
MISION ¿Porqué existimos?
VALORES¿Qué es importante para nosotros?
VISION¿Qué queremos ser?
ESTRATEGIANuestro Plan
MEJORA DE LA CALIDAD¿En qué debemos mejorar?
OBJETIVOS PERSONALES/EMPOWERMENT¿Yo, qué necesito hacer?
GAP
VINCULAR LA MISION-VISION-ESTRATEGIA Y LA ACCION DIARIA DE LOS EMPLEADOS
MISION ¿Porqué existimos?
VALORES¿Qué es importante para nosotros?
VISION¿Qué queremos ser?
ESTRATEGIANuestro Plan
MEJORA DE LA CALIDAD¿En qué debemos mejorar?
OBJETIVOS PERSONALES/EMPOWERMENT¿Yo, qué necesito hacer?
INICIATIVAS ESTRATEGICAS¿cuáles son las prioridades?
TABLERO DE MANDOS INTEGRALBalanced Scorecard
RESULTADOS ESTRATEGICOS
Medición de la estrategia
VisiónObjetivos
estratégicosIndicadores y Mediciones
BSC traduce la Visión y objetivos estratégicos en indicadores/mediciones del desempeño de la
organización
DE LAS IDEAS A LA IMPLEMENTACION
Perspectivas del BSC
Visión y Estrategia
FINANZAS¿Qué objetivos financieros
debo perseguir para ser exitoso?
PROCESOS INTERNOS
¿En qué procesos debemos ser los mejores?
CLIENTES¿Cómo me deben ver mis clientes para ser exitoso?
APRENDIZAJE
¿Cómo mantener la capacidad de cambio y
mejora?
1. Mapa Estratégico de Empresa AseguradoraIncrementar el
ROCE
Incrementar las ventas
Reducir la frecuen-cia de pérdidas
Reducir la seve-ridad de pérdidas
Reducir costos de servicio de
apoyo
Mejorar relaciones conlos segmentos meta
Satisfacer a nuestrosasegurados
Seleccionar o inven-tar mercados
rentables
Manejo del riesgo queafecta la rentabilidad
Administrar la pre-vensión y controlde reclamaciones
Mejorar procesosde apoyo
Mejorar el pensa-miento estratégico
Mejorar capacida-des de suscripción
de seguros
Mejorar el flujo de informaciónentre suscripciones y reclamaciones
Cambiar el sistema deincentivos
Construir capacidades del equipo de reclamaciones
Mejorar las capaci-dades para el
cambio
Financiera
Clientes
Procesos Internos
Aprendizaje yRenovación
2. Tabla Balanceada de un BSC
Mapa Estratégico Objetivos Mediciones/Indicadores
Línea deBase
N
MetasAño
(N+1)
Iniciativas/Estrategias
Rentabilidad
Incremento y retenciónde los clientes A1
Facilidad en el usodel producto
Mejorar la confia-bilidad del producto Obtener el liderazgo
en producto
Servicio de cali-dad superior
Atraer y reteneral mejor personal
Aumentarla Rentabi-lidad
RSI 10% 14%
ImplantarcostosABC
Mejorar lasatisfacción delcliente
Comprasrepetidas 30% 60%
Programa decalidad defidelización
Modernizar elproceso de producción
% del proyectoavanzado
n.d.60% elprimeraño
Programa deinstalación
Desarrollar competenciasdel personalen TI
Prueba de habilidadestructura-da
25%50% Año 175% Año 2
Plan capaci-tación paratodos
3. Mapa de iniciativas
In IcIatIvas
Rela-ciones
conlos
clien-tes
Iden-tidadCor-pora-tiva
Publi-cidad
Semi-narios
Basede
datosde
clien-tes
Infor-maciónespe-cial
Pro-yec-tosde
mar-keting
Pro-yectoespe-cial No 1
Pro-yectoespe-cial
No 2
Perspec-tiva
Financiera
Cliente
Interna
Innovación
Maximizar ingresos
Incremento de utilidades
Reducir costosSeguridad en transacciones
Ahorro en tiempo
Servicio a tiempo
Servicio cómodoMejorar programas de marketingDesarrollar mayor capacidad servicioManejar alianzas para reducción costosAtraer y retener clientes claveDestacar fortalezas
Implementar BSC en organización
Objetivos
Diagrama de relaciones causales
Cómo generar mayor rentabilidad?
Consiguiendo que los clientes repitan y expandan sus compras, es decir, generar clientes leales.
Cómo generar clientes leales?
Dándole lo que mas valora, ejemplo entrega oportuna.
Cómo lograr entrega oportuna?
Mejorando el ciclo del proceso y su calidad para evitar reprocesos.
Cómo mejorar los procesos internos?
Entrenando a los empleados.
RSI
Lealtad del cliente
Entrega a tiempo
Habilidades de empleados
Calidad del proceso Ciclo y duración
Medidas de resultado
Procesos
Aprendizaje
Cliente
Financiera
Mejorar Competencias
Mejorar Ambiente de
Trabajo
ProductividadProductividad
Servicio al Servicio al ClienteCliente
Necesidades Necesidades del Clientedel Cliente
Diseño de Diseño de SolucionesSoluciones
Generar Generar ConfianzaConfianza
Maximizar Maximizar ValorValor
¡ ¡ No se puede gerenciar lo que no seNo se puede gerenciar lo que no se puede medir! puede medir!
VisiónMisión
ObjetivosEstratégicos
Conjunto deIndicadores/Mediciones
El BSC traduce la Visión y Objetivos enIndicadores/mediciones del desempeño
de la organización
El Tablero como sistema de gestión
El BSC pone énfasis que los indicadores financieros y no financieros deben formar parte del sistema de información para los empleados, en todos los niveles.
Aclarar y traducir la visión y la estrategia.
Comunicar y vincular los objetivos e indicadores estratégicos.
Planificar, establecer objetivos y alinear las iniciativas estratégicas.
Aumentar el feedback y formación estratégica.
Planificación• Establecer objetivos
• Alinear iniciativas estratégicas
• Asignación de recursos• Establecer metas
Traducir la Visión y la estrategia
• Clarificar la Visión
• Obtener el consenso
Comunicación
• Comunicar y educar• Establecer objetivos
• Incentivos al personal
Formación y feedback• Articular la visión
compartida• Feedback estratégico
• Facilitar la formación y la revisión de la estrategia
BSC
Traducir la estrategia a términos operativos.
Asegurar que los componentes de la estrategia (objetivos, medidas e iniciativas) estén alineados y relacionados.
Comunicar la estrategia en la organización.
Establecer la base de un proceso administrativo de estrategia integrado.
Metas del Balanced Scorecard
Ayudará a aclarar la visión corporativa en la organización.
Contribuirá a ganar consenso y propiedad en el equipo ejecutivo.
Proporcionará un marco para alinear la organización.
Integrará la planeación estratégica y los procesos de implementación.
Conducirá el capital y el proceso de asignación de recursos.
Mejorará la efectividad administrativa.
Los Beneficos del Scorecard