EL CONTROL ORGANIZACIONALPROCESO DE CONTROL

Ing. Alfredo Asmat

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La administracin comprende la coordinacin de recursos financieros, humanos y materiales hacia el logro de objetivos mediante un sistema de informacin-decisin.

El proceso administrativo incluye las funciones de planeacin, organizacin, direccin y control.

La funcin de control es el monitor del sistema, ya que mantiene las cosas en lnea y facilita la integracin de las actividades. El control organizacional se encuentra entrelazado con la planeacin, la cual nos proporciona un marco de referencia.

La retroalimentacin de la fase de control con frecuencia identifica la necesidad de nuevos planes o por lo menos ajustes a los existentes.

El objetivo general de una teora de control es hacer que un sistema (cualquier clase de sistema) opere de manera ms deseable: hacerlo ms confiable, ms conveniente o ms econmico. (Richard Bellman)

SIGNIFICADOS DE CONTROL1regular2verificar3comparar con un estndar4ejercer autoridad sobre (dirigir u ordenar), o 5limitar o restringir

Regular implica la verificacin de ciertas caractersticas utilizando algn medio de medicin y algn estndar que pueda servir como marco de referencia en el proceso de control.

DEFINICIN DE CONTROLLa funcin de control puede definirse como la fase del proceso administrativo que mantiene la actividad organizacional dentro de lmites tolerables, al compararlos con las expectativas, contenidas en los planes, objetivos, etc.

El control es un medio importante para coordinar actividades diversas hacia el logro del objetivo; regula la produccin del sistema midiendo el desempeo real con el esperado. La retroalimentacin continua acerca de cmo se lleva a cabo la actividad organizacional, es de vital importancia.

ELEMENTOS DE LA TEORIA DEL CONTROLEquilibrio dinmico

La homeostasis es la tendencia de los organismos y organizaciones a regresar a su estado deequilibrio despes de ser desequilibrados al recibir algn estmulo del exterior.

Los organismos y las organizaciones no son estticos: cambian y se ajustan a travs del tiempo, exhibiendo, a la vez, un comportamiento orientado hacia objetivos, el proceso puede ser descrito mejor como un equilibrio dinmico.

CibernticaProviene del griego Kibernetes, que significa timonel,o direccin de; esto es, el mantenimiento del curso hacia un objetivo e implica comunicacin y control.

RetroalimentacinIngrediente esencial en cualquier proceso de control, ya que proporciona la informacin para las decisiones que ajustan el sistema a travs del tiempo.La retroalimentacin se obtiene con referencia tanto a los fines buscados y a los medios diseados para alcanzarlos.

El control organizacional es la fase del sistema administrativo de decisin que ajusta el desempeo y suministra informacin retroalimentada, la cual puede emplearse para el ajuste tanto de los medios como de los fines. Como en cualquier proceso de toma de decisiones, el flujo de informacin es la materia prima o ingrediente clave.

ELEMENTOS DE CONTROLExisten 4 elementos comunes y fundamentales a los sistemas de control: una caracterstica medible, dispositivo sensor, medio de comparacin y medio de ejecucin (Grfica 1)

FIGURA 1 LOS ELEMENTOS BSICOS DE UN SISTEMA DE CONTROL

a) una caracterstica medible y controlable de la cual se conocen estndares;

b) medio (dispositivo sensor) de medicin de la caracterstica;

c) medio de comparacin de los resultados reales, con los estndares y evaluacin de lasdiferencias;

d) medio para efectuar los cambios en el sistema, con objeto de ajustar la caracterstica pertinente.

Sistema Operativo(a) Caractersticas(b) Sensor(d) Ejecutor(c) Comparador

FIGURA 2 EL CICLO DE CONTROL (Marvin E. Mundel, A ConceptualFramework for the Management Sciences, McGraw-Hill Book Company, NuevaYork, 1967, pg. 162)

123456789Determina objetivos y metas.Planes y programas.Determina cargos de trabajo.Adquiere autoridad para emplearRecursos.Desempea el trabajo

Interfase con el control de bajo nivel.Compara el desempeoCon el plan.Compara el programaRealizado con el planeadoCompara objetivos logradosCon los deseados.Realimentacionesprincipales

CONTROL EN LOS SISTEMAS SOCIALES COMPLEJOS

Los sistemas de control por lo general se enfocan en nicamente una o cuando mucho algunas caractersticas a la vez.

Se requiere gran habilidad administrativa para designar un sistema que suministre control organizacional efectivo y eficiente.

El sobrecontrol puede ser tanto costoso por el tiempo y el esfuerzo involucrados, como disfuncional.

CONTROL DE CIRCUITO CERRADO Y ABIERTOEl concepto de control de circuito cerrado y abierto depende de la presencia o ausencia de retroalimentacin automtica.

Los sistemas de circuito cerrado implican retroalimentacin automtica y ajustes del sistema sin la intervencin humana.

Los sistemas de circuito abierto implican un ser humano en la toma de decisiones, que es parte del proceso de control.

LA DIMENSIN TIEMPO

Precontrol.- Polticas, procedimientos, reglas o reglamentos establecidos previamente con la finalidad de garantizar que las operaciones permanecern en lmites tolerables.

Postcontrol.- Ajuste de las operaciones despus de hechas, a efecto de garantizar los resultados del comportamiento, evalundolo, y efectuando cualquier accin que corrija o ajuste el comportamiento en situaciones futuras.

Control de tiempo real (concurrente).-Las operaciones se ajustan contina e inmediatamente a cuando ocurren.

Frecuentemente, es ms fcil el ajuste de las desviaciones menores, a medida que ocurren, que corregir las ms amplias en momento posterior (postcontrol).El control de tiempo real sugiere que la retroalimentacin inmediata es importante para el proceso.El concepto de retroalimentacin inmediata es importante para el objetivo de mantener un equilibrio dinmico.Es importante identificar los puntos crticos de las operaciones

CONTROL DEL SISTEMA SOCIAL Los sistemas de contabilidad social son un intento para formalizar la retroalimentacin no cuantitativa y no econmica con respecto al desempeo social.

Contabilidad de valores humanos (inteligencia, entrenamiento, liderazgo, calidad de la comunicacin, calidad de la toma de decisiones, entre otras).

El valor de la administracin. Los analistas financieros le otorgan un papel muy importante a la direccin de una compaa.

CONTROL INDIRECTOAcontecimiento organizacional. La coordinacin y el orden creado de los diversos intereses y comportamiento potencialmente difusos de los miembros es, en gran parte, la funcin de control de la organizacin.

Socializacin de los administradores. La funcin de control a niveles altos debe ser sofisticada y lo suficientemente flexible como para ajustarse a los conocimientos cambiantes.

EJEMPLOS DE CONTROLControl Presupuestal. Un presupuesto se define como un plan establecido en trminos financieros. Es decir, la actividad organizacional se traduce a resultados esperados en pesos como denominador comn.

Sistema planeado de presupuesto por programa. Este enfoque requiere la identificacin de programas y la realizacin de la planeacin con base en el programa para el futuro inmediato y para los objetivos de mediano y largo plazos.

Control de calidad. Intenta asegurar la calidad y la cantidad de produccin del sistema de acuerdo con planes y estndares predeterminados.

Sistemas de control en tiempo real. Un ejemplo lo encontramos en aplicaciones militares para los sistemas de defensa, la NASA y el sistema de control de trfico areo.

LA ECONOMA DEL CONTROL La diferencia entre el costo del subsistema de control y la mejora en el desempeo del sistema es el beneficio econmico neto.

FIGURA 4 VARIEDADES DE SISTEMAS SOCIALES

Hoja1

NivelesGruposOrganismos formalesEntidades territoriales

InformalesFamiliasAsociacionesEmpresasDep. Gob.Gobiernoreas

Micro SGrupos pequeosFamilias nuclearesAsociaciones sencillasUnidades sencillasLocalesGob. LocalVillas vecindarios

S de gruposMultitudesFamilias derivadasFederaciones locales y regionalesGrupos localesGruposEstatal y regionalPueblos ciudades

Contelacin SistmicaTribusFederaciones nacionalesGrupos nacionalesAgencias nacionalesEdos. FederadosMegalpilis estados

Macro SFederaciones internacionalesGrupos internacionalesAgencias internac.Sistemas internc.Regiones internac.

FIGURA 3 MODELO DEL PROCESO DE CONTROL (Dale A. Henning, Non financial Controls in Smaller Enterprises, University of Washington, Bureau of Business Research, Seattle, 1964, pg. 22) MEDICIN(2)COMPARACIN(3)APRECIACIN(4)EXCEPCIONESCENTRO DE DESEMPEO(1)PLAN PRINCIPALPLAN EMERGENTECONTROL DEL PLAN:ESTANDARESSin derivacin si actuacin > estndar EvaluacinDesviacinDesviacin inaceptableSe necesitan cambios en desempeo o estndaresDesviacin aceptableSe desean cambios en desempeo o estndaresDesviacin aceptable No se hacen cambios en el desempeo, estndar o plan Desviacin inaceptable e incontrolable No se hacen cambios en el desempeo, estndar o plan